WZÓR UMOWY. zwanym dalej Wykonawcą w wyniku przeprowadzenia przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy w trybie przetargu nieograniczonego.

Transkrypt

1 zawarta w dniu r. pomiędzy: WZÓR UMOWY Załącznik nr 3 do SIWZ. zwanym dalej Zamawiającym, a reprezentowaną przez zwanym dalej Wykonawcą w wyniku przeprowadzenia przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy w trybie przetargu nieograniczonego. 1 Przedmiotem umowy jest zapewnienie na okres 3 lat dostępności i niezawodności Elektronicznego Systemu Zarządzania Dokumentacją OfficeObjects (zwanego dalej Systemem), użytkowanego w Wielkopolskim Urzędzie Wojewódzkim, poprzez realizację świadczenia usługi serwisu pogwarancyjnego Systemu zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia zawartym w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, znajdującej się w posiadaniu obu stron. 2 Świadczenie usługi serwisu pogwarancyjnego Systemu rozumiane jest przez Zamawiającego jako: 1. Aktualizacja i konserwacja obejmująca: a) rozwiązywanie problemów występujących w trakcie eksploatacji, b) pomoc helpdesk na rzecz Zamawiającego w zakresie konsultacji technicznych i funkcjonalnych: Wykonawca zapewni osobom upoważnionym przez Zamawiającego skontaktowanie się z pracownikiem helpdesk każdego dnia w godzinach od 6.00 do Usługa ta będzie realizowana przez kompetentnych pracowników Wykonawcy. W przypadku problemów, co do których pracownik helpdesk nie będzie mógł udzielić wyjaśnień, Wykonawca zapewni możliwość skontaktowania się ze specjalistą Wykonawcy, c) serwis konserwacyjny Systemu wraz z konfiguracją elementów programowych powiązanych z działaniem Systemu, w tym systemów operacyjnych, baz danych, przestrzeni dyskowych wykorzystywanych przez System, d) w wypadku awarii sprzętowych udzielenie pomocy w zakresie uruchomienia, instalacji, konfiguracji oraz przenoszenia poszczególnych elementów Systemu. 1

2 2. Rozpoznawanie i usuwanie błędów zgodnie z wytycznymi sprecyzowanymi w tabeli: Priorytet Opis Czas reakcji * ** Czas naprawy błędu A błąd krytyczny - uniemożliwia eksploatację Systemu przez wszystkich lub część użytkowników 2 godziny Pracownicy Wykonawcy pracować będą bez przerwy, aż do zlokalizowania i jego naprawy, przy czym całkowity czas naprawy nie może przekroczyć 8 godzin roboczych***. B błąd powoduje nieprawidłowe działanie istotnych funkcji użytkowych Systemu, w szczególności rejestracji korespondencji wchodzącej/wychodzącej, rejestracji spraw, dekretacji i przekazania, funkcjonowania raportów 4 godziny Pracownicy Wykonawcy pracować będą bez przerwy, aż do zlokalizowania i jego naprawy, przy czym w terminie nie dłuższym niż 4 godziny robocze*** Wykonawca zapewni metodę tymczasowego obejścia problemu, natomiast całkowity czas wykonania naprawy nie może przekroczyć 24 godzin roboczych. C błąd powoduje nieprawidłowe działanie mało istotnych funkcji użytkowych Systemu, nieobjętych priorytetami A i B 8 godzin 5 dni roboczych * ** oznacza czas od momentu zgłoszenia błędu przez Zamawiającego do momentu potwierdzenia przyjęcia do realizacji przez Wykonawcę, oznacza czas od momentu przyjęcia do realizacji przez Wykonawcę do momentu usunięcia błędu, *** godziny robocze oznaczają godziny w dni robocze. 3. Modyfikacje Systemu wynikające z dostosowania do zmian w obowiązujących przepisach prawa, wykonywane w ramach przedmiotu umowy. 2

3 3 1. Prawo do dokonywania zmian w Systemie, w zakresie objętym przedmiotem umowy, mają jedynie pracownicy Wykonawcy (z wyjątkiem możliwości tworzenia raportów i formularzy, definiowania procesów, zarządzania ontologią, oraz innych czynności możliwych do wykonania z poziomu narzędzi dostępnych w Systemie, do których prawo mają również pracownicy Zamawiającego). 2. Problemy występujące w trakcie eksploatacji Systemu będą zgłaszane przez wyznaczonych i upoważnionych pracowników Zamawiającego, odpowiedzialnych za jego eksploatację, przy użyciu uruchomionego przez Wykonawcę i dostępnego przez przeglądarkę internetową dedykowanego rejestru problemów, telefonicznie lub pocztą elektroniczną na adresy wskazane przez Wykonawcę. 3. Kwalifikacja priorytetu błędu zgłoszonego przez Zamawiającego podlega weryfikacji przez Wykonawcę. Zmiana priorytetu na niższy przez Wykonawcę wymaga uzgodnień z Zamawiającym. 4. Wykonawca każdorazowo niezwłocznie potwierdzi przyjęcie zgłoszenia błędu do realizacji oraz zgłosi zakończenie prac nad jego usuwaniem, wraz z merytorycznym opisem usunięcia błędu. W takim przypadku Zamawiający potwierdzi prawidłowość wykonania prac. W przypadku nie wywiązania się przez Wykonawcę z czasów reakcji oraz naprawy błędów przedstawionych w 2 ust. 2 Wykonawcy przysługuje prawo do kar umownych zgodnie z 7 ust Jeśli treść zgłoszenia nie jest jasna i wymaga doprecyzowania przez Zamawiającego, Wykonawca po przyjęciu zgłoszenia zobowiązany jest niezwłocznie zwrócić się o szczegółowe informacje celem doprecyzowania opisu problemu, podanie informacji o warunkach, w jakich błąd wystąpił. Jeśli Wykonawca przed upływem czasu wyznaczonego na naprawę błędu nie wystosował zapytania/prośby o jego doprecyzowanie, uznaje się, że treść zgłoszenia jest wystarczająco sprecyzowana. W takim przypadku należy przyjąć, iż ewentualny brak rozwiązania błędu nastąpił z winy Wykonawcy. 6. Wykonawca w ramach realizacji usługi serwisu będzie świadczyć wsparcie zarówno dla produkcyjnej, jak i testowej instalacji Systemu. 7. Zamawiający ma prawo do nowych wersji Systemu. Każdorazowo, w uzgodnieniu z Zamawiającym, nowa wersja będzie instalowana przez Wykonawcę najpierw na testowej instancji Systemu, a po jej pełnym przetestowaniu i zatwierdzeniu przez Zamawiającego w uzgodnionym terminie na instancji produkcyjnej. 8. Wykonawca ma prawo, po uprzednim zawiadomieniu Zamawiającego dokonanym z trzymiesięcznym wyprzedzeniem, zaniechać konserwacji nieaktualnych wersji Systemu. Jeśli za wersję nieaktualną Wykonawca uzna wersję na bieżąco eksploatowaną przez Zamawiającego, powyższe może mieć zastosowanie tylko w sytuacji, gdy Zamawiający zatwierdził nową wersję Systemu jako gotową do przeniesienia z platformy testowej na produkcyjną. 3

4 9. Wykonawca wraz z dostarczeniem nowszej wersji Systemu będzie przekazywał Zamawiającemu opis różnic w stosunku do wersji poprzedniej, a także zaktualizowaną dokumentację Systemu oraz nośniki instalacyjne Wykonawca oświadcza, że usługi serwisu przedmiotu umowy wykonywane będą zgodnie z dokumentacją techniczną, zasadami współczesnej wiedzy technicznej oraz z należytą starannością. 2. W ramach usługi serwisu Wykonawca zobowiązuje się dostosowywać System do zmieniających się regulacji prawa na dzień ich wejścia w życie poprzez modyfikację istniejącej funkcjonalności Systemu oraz jego dokumentacji w obszarze zmian obowiązujących przepisów prawa w zakresie ustaw i aktów wykonawczych dotyczących funkcjonalności wdrożonego Systemu, w szczególności w odniesieniu do: a) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi, b) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U r., poz. 235 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi, c) ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262, z późn. zm.), d) ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U.z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi, e) ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U r. poz. 267) Strony ustalają, że z tytułu realizacji umowy Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w złotych polskich w wysokości zł brutto (słownie:..). 2. We wskazanej kwocie zawiera się wynagrodzenie za: serwis systemu autentykacji i autoryzacji pracowników Urzędu z możliwością zastosowania podpisu elektronicznego, centralnego serwera katalogowego, serwis kompleksowego systemu zarządzania obiegiem dokumentów Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu, systemu zarządzania pracą urzędu (workflow), aplikacji klienta do systemu workflow, aplikacji klienta do definiowania procesów workflow, narzędzia projektowania formularzy, serwis Centralnego Repozytorium Informacji, systemu archiwizacji dokumentów i danych, aplikacji klienta do eksploracji danych, aplikacji klienta systemu eksperckiego, regionalnego brokera usług elektronicznych, 4

5 serwis oprogramowania integracyjnego. 3. Za realizację umowy Wykonawcy przysługuje comiesięczne wynagrodzenie w kwocie. zł brutto. 4. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 3, płatne będzie przez Zamawiającego na rachunek bankowy Wykonawcy, w cyklach miesięcznych, na podstawie wystawianych faktur w terminie 21 dni od dnia otrzymania faktury, przy czym fakturę Wykonawca może wystawić nie wcześniej niż z pierwszym dniem miesiąca następującego po miesiącu, za który przysługuje wynagrodzenie. 5. W przypadku wykonywania umowy w niepełnym (krótszym niż jeden miesiąc kalendarzowy) okresie, kwotę wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 3., Wykonawca obliczy proporcjonalnie do liczby dni wykonywania usług w danym miesiącu. 6. Dniem dokonania zapłaty jest dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. 7. Strony wyłączają możliwość dokonania przez Wykonawcę przelewu wierzytelności wynikających z niniejszej umowy bez zgody Zamawiającego Zamawiający zastrzega sobie prawo do dysponowania wytworzonymi przez Wykonawcę projektami, oprogramowaniami, systemami, w zakresie, w jakim nie narusza to praw autorskich osób trzecich, z zastrzeżeniem, że prawa te nie mogą ograniczać ilości użytkowników uprawnionych do korzystania z systemu bez ponoszenia dodatkowych opłat przez Zamawiającego oraz do bezpłatnego rozpowszechniania wyników częściowych lub całkowitych wdrażanego Systemu jednostkom administracji publicznej. 2. Wszelkie dokumenty oraz inne informacje w jakiejkolwiek formie otrzymane przez Wykonawcę w związku z realizacją niniejszej Umowy nie będą udostępniane stronie trzeciej przez Wykonawcę i osoby przez niego zaangażowane. Nie będą one pod żadną postacią prezentowane ani udostępniane jakimkolwiek osobom trzecim bez wcześniejszego pisemnego zezwolenia od Zamawiającego, chyba, że jest to konieczne dla prawidłowej realizacji przez Wykonawcę zobowiązań wynikających z niniejszej umowy. Wyżej wymienione informacje zawarte w dokumentach oraz inne informacje przekazane Wykonawcy pozostają własnością Zamawiającego, o ile nie są własnością strony trzeciej Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty kary umownej w następujących przypadkach: 1) opóźnienia w przystąpieniu do rozpoznania i poprawy każdego błędu lub wskazania jego tymczasowego obejścia w wysokości 0,2 % od wartości brutto określonej w 5 ust. 1 za każdy dzień opóźnienia, 2) odstąpienia od umowy przez którąkolwiek ze stron na skutek okoliczności, za które odpowiedzialność ponosi Wykonawca 25 % wynagrodzenia brutto określonego w 5 ust. 1. 5

6 2. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego zastrzeżone na jego rzecz kary umowne. 3. Strony uzgadniają, że w razie naliczenia przez Zamawiającego kar umownych Zamawiający potrąci z wynagrodzenia kwotę stanowiącą równowartość tych kar i tak pomniejszone wynagrodzenie wypłaci Wykonawcy Umowa zostaje zawarta na okres od r. do r. 2. W przypadku rażącego naruszenia postanowień umowy każdej ze Stron przysługuje prawo do jej wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym. 3. Po upływie 1 roku obowiązywania umowy każda ze stron może rozwiązać umowę za wypowiedzeniem, którego okres wynosi 3 miesiące kalendarzowe Zamawiający, jako administrator danych osobowych, powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych w oprogramowaniu w zakresie niezbędnym do realizacji przedmiotu umowy określonego w Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.). 3. Wykonawca oświadcza, że spełnia wymagania określone w art ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz w celu zapewnienia ochrony przetwarzanych danych osobowych zastosował środki organizacyjne i techniczne zgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024). 10 W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. Nie obowiązują wówczas kary umowne a Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy. 11 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.) oraz Kodeksu cywilnego. 6

7 12 Właściwym do rozpoznania sporów wynikających z realizacji umowy jest sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 13 Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 14 Umowę sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach, każdy na prawach oryginału, z tego 2 egzemplarze otrzymuje Zamawiający, a 1 egzemplarz otrzymuje Wykonawca. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 7