Numer postępowania 1/OWES/Ełk/2017

Transkrypt

1 Ełk, dnia r. Zapytanie ofertowe dotyczące zapewnienia usługi noclegowej, usługi restauracyjnej i wynajmu sal szkoleniowych finansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w oparciu o projekt Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w Ełku realizowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata Nazwa i adres zamawiającego: Stowarzyszenie Adelfi ul. Armii Krajowej 6/ Ełk 2. Opis przedmiotu zamówienia: Numer postępowania 1/OWES/Ełk/2017 Wspólny słownik zamówienia (CPV) Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Usługa hotelarska w zakresie spotkań i konferencji Hotelarskie usługi noclegowej Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne Podstawa prawna: Zamówienie powyżej 50 tys. PLN netto udzielane jest zgodnie z zasadą konkurencyjności oraz nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Dokumentem regulującym są Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata Przedmiotem niniejszego zamówienia jest zapewnienie usług noclegowych, restauracyjnych oraz wynajmu sal szkoleniowych wraz z niezbędnym wyposażeniem na: 25 dwudniowych szkoleń dla 16 osób każde, 12 dwudniowych szkoleń dla 17 osób każde, 5 dwudniowych spotkań Zespołów ds. ES z subregionu ełckiego dla 46 osób każde. Terminy poszczególnych szkoleń/spotkań ustalane będą z wybranym Wykonawcą. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Opis usługi noclegowej: usługa noclegowa musi być realizowana w jednym obiekcie, obiekt powinien znajdować się w miejscu dogodnym w kontekście dojazdu publicznymi środkami lokomocji (autobusem, busem prywatnego przewoźnika lub pociągiem),

2 obiekt musi zagwarantować miejsce noclegowe dla odpowiednio 16 lub 17 osób w przypadku szkoleń oraz 16 osób w przypadku spotkań Zespołów ds. ES, obiekt musi dysponować pokojami 1 i 2 osobowymi wraz z możliwością dostawki dla dziecka do lat 7 (każdy pokój ogrzewany, wyposażony w łazienkę z prysznicem oraz pojedyncze łóżka), nie dopuszcza się zakwaterowania części uczestników w innym (współpracującym) ośrodku/hotelu, pokoje hotelowe zostaną udostępnione w pierwszym dniu pobytu od godz i w ostatnim dniu pobytu do godziny 16.00, obiekt musi dysponować pokojami oraz infrastrukturą dostosowaną do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, przy obiekcie musi być zlokalizowany bezpłatny parking dla uczestników na minimum 46 samochodów osobowych, w godzinach nocnych od godz do godz zapewniony zostanie wypoczynek uczestnikom szkoleń, niezakłócony hałasami i odbywającymi się imprezami, spotkaniami towarzyskimi np. wesela, itp. Opis usługi restauracyjnej: śniadanie w formie stołu szwedzkiego dla 16/17/46 osób, z min. 1 daniem na ciepło (w tym dostosowane do diety wegetariańskiej, wegańskiej lub innej każdorazowo podanej przed szkoleniem), dwa obiady w formie stołu szwedzkiego dla 16/17/46 osób, zupa, 2 rodzaje dań głównych mięsne i bezmięsne (dieta wegetariańska, wegańska lub inna każdorazowo podana przed szkoleniem), min. 4 dodatki tj: surówki, warzywa, ryż, ziemniaki, kasza, napoje, dwie przerwy kawowe ciągłe każdego z dwóch dni szkolenia (uzupełnianie stołu pomiędzy przerwami) dla 16/17/46 osób, składające się z: kawy, herbaty, ciastek, mleka, cukru, cytryny, wody niegazowej i gazowanej, soków, owoców, kolacja w formie stołu szwedzkiego dla 16/17/46 osób, z min. 1 daniem na ciepło (w tym dostosowane do diety wegetariańskiej i wegańskiej lub innej każdorazowo podanej przed szkoleniem). Zamawiający zastrzega sobie prawo do ostatecznego wyboru menu spośród propozycji przedstawionych przez wybranego Wykonawcę. Opis wynajmu sali: Wykonawca zapewni dostępną przez cały czas trwania szkoleń salę szkoleniową dla 16/17/46 osób, z możliwością indywidualnej aranżacji, sala szkoleniowa musi być przestronna (min. 60 m2), widna (z dostępem do światła dziennego), cicha (usytuowana w miejscu zapewniającym swobodne prowadzenie zajęć, m.in. znajdująca się poza strefą jadalną), odizolowana od dostępu osób postronnych i przypadkowych) oraz ciepła (temp. min. 21 stopni C), a także dostępna dla osób z niepełnosprawnościami, sala musi być wyposażona w: krzesła, stoły mobilne, ekran, flipchart z papierem (minimum 50 kartek) i markerami, projektor, oświetlenie górne i boczne, miejsce na catering kawowy, Wykonawca zobowiązuje się do udostępnienia bazy szkoleniowej w dniu przyjazdu od godz i w ostatnim dniu pobytu do godziny

3 Wykonawca składający ofertę wyraża zgodę na: Proporcjonalne obniżenie ceny usługi w przypadku pobytu mniejszej liczby odbiorców usług i poinformowaniu o tym fakcie Wykonawcy na minimum 3 dni przed rozpoczęciem danego szkolenia/spotkania. Jednocześnie Wykonawca akceptuje możliwość realizacji zamówienia i zapłaty przez Zamawiającego za faktycznie uczestniczącą liczbę osób. Zasada proporcjonalności dotyczyć będzie kosztów noclegu oraz wyżywienia. 3. Termin wykonania usługi Usługa będzie wykonana w terminie od 1 lutego 2017 do 31 grudnia Warunki udziału w postępowaniu 1. Wykonawcy ubiegający się o zamówienie muszą spełniać niżej wymienione warunki udziału w postępowaniu: a) dysponować adekwatnym do zamówienia potencjałem technicznym, umożliwiającym przeprowadzenie wszystkich elementów zamówienia, b) w okresie ostatniego roku przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, zrealizować obsługę minimum 10 szkoleń dla co najmniej 15 osób (z zapewnieniem usługi restauracyjnej, usługi noclegowej oraz zapewnieniem odpowiednio wyposażonych sal szkoleniowych), c) miejsce zakwaterowania uczestników musi znajdować się w subregionie ełckim w promieniu 60 km od Ełku. 2. Wykonawca nie może być powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej (rodzice, dzieci, wnuki, teściowie, zięć, synowa), w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia (rodzeństwo, krewni małżonka/i) lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 3. W sytuacji wystąpienia powiązania Wykonawca będzie podlegał odrzuceniu z postępowania. 4. Do postępowania przystąpić mogą jedynie Wykonawcy bezpośrednio wykonujący zamawianą usługę (bez pośredników). 5. Ocena spełniania przedstawionych powyżej warunków zostanie dokonana wg formuły: spełnia nie spełnia. Wykonawca, który nie spełni któregokolwiek z warunków zostanie odrzucony w postępowaniu. 5. Dokumenty wymagane w celu potwierdzenia spełniania warunków

4 Zamawiający w celu potwierdzenia warunków określonych w punkcie 4 wymaga przedłożenia następujących dokumentów: 1. Wykazu co najmniej 10 zorganizowanych usług szkoleniowych dla co najmniej 15 osób (z zapewnieniem usługi restauracyjnej, usługi noclegowej oraz zapewnieniem odpowiednio wyposażonych sal szkoleniowych) według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego. 2. Opis obiektu z propozycją menu z uwzględnieniem specyfikacji przedmiotu zamówienia według wzoru określonego w załączniku 4 do Zapytania Ofertowego. 3. Oświadczenia o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym załącznik nr 5 do Zapytania Ofertowego; 4. Oświadczenie spełniania Kryteriów dodatkowych. 6. Waluta, w jakiej będą prowadzone rozliczenia związane z realizacją niniejszego zapytania ofertowego: Cena oferty zostanie podana przez wnioskodawcę w PLN. 7. Opis sposobu przygotowania oferty: 1. Wymagania podstawowe: a) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. b) Oferta oraz wszelkie załączniki muszą być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku, gdy oferta jest podpisana przez inną osobę niż przedstawiciel/e prawny/i Wykonawcy, do oferty należy dołączyć oryginał lub poświadczoną kopię stosownego pełnomocnictwa wystawionego przez osoby do tego upoważnione. c) Wzory dokumentów dołączonych do niniejszego zapytania powinny zostać wypełnione przez Wykonawcę i dołączone do oferty, bądź też przygotowane przez Wykonawcę w formie zgodnej z niniejszym zapytaniem. d) Nie ma możliwości składania ofert częściowych. e) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. f) Wykonawca w toku postępowania może zwracać się z pytaniami o wyjaśnienie niniejszego zapytania. Odpowiedź zostanie wysłana do wykonawcy zadającego pytanie oraz zamieszczona na stronie internetowej oraz w Bazie Konkurencyjności Wyjaśnienia zamieszczane na stronie internetowej nie będą zdradzać, wskazywać ani identyfikować podmiotu zadającego pytanie. Zamawiający zastrzega możliwość pozostawienia pytania bez odpowiedzi w sytuacji jego złożenia w terminie krótszym niż 1 dzień przed terminem składania ofert. g) Wykonawcy są zobowiązani do regularnego przeglądania stron internetowych, na których zamieszczone jest niniejsze zapytanie celem rejestrowania wszelkich zmian zapytania i udzielonych wyjaśnień. h) Wykonawca przed upływem terminu składania ofert może dokonywać jej zmian, uzupełnień, wycofań. 2. Forma oferty:

5 a) Ofertę należy złożyć do biura projektu Ośrodka Wsparcia Ekonomii Społecznej, ul. Małeckich 3/1, Ełk osobiście lub pocztą tradycyjną (liczy się data wpływu do siedziby Zamawiającego). b) Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawiane w formie oryginałów lub poświadczonych przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem kopii. c) Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wówczas, gdy złożona przez Wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi uzasadnione wątpliwości, co do jej prawdziwości. d) Oferta powinna przedstawiać: cenę brutto za 1 uczestnika zgodnie z przedmiotem zamówienia: pobyt dwudniowy (nocleg, 2 obiady, śniadanie, kolacja, 2 przerwy kawowe całodniowe uzupełniane), cenę za 16 godz. wynajmu sali szkoleniowej (podczas jednego szkolenia/spotkania 2-dniowego) zgodnie z przedmiotem zamówienia). 3. Elementy oferty: Kompletna oferta powinna zawierać: a) Wypełniony Formularz Oferty, b) Dokument stwierdzający status prawny, c) Pełnomocnictwo w przypadku, gdy oferta jest podpisana przez inną osobę niż przedstawiciel/e prawny/i Wykonawcy, d) Dokumenty wymienione w punkcie 5 niniejszego Zapytania Ofertowego: wykaz zorganizowanych usług szkoleniowych Załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego; opis obiektu z propozycją menu z uwzględnieniem specyfikacji przedmiotu zamówienia Załącznik nr 4 do Zapytania Ofertowego; oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym Załącznik nr 5 do Zapytania Ofertowego; oświadczenie spełniania Kryteriów dodatkowych Załącznik nr 6 do Zapytania Ofertowego; 8. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami Osobą upoważnioną przez Zamawiającego do kontaktowania z Wykonawcami jest: Kamila Guzewicz tel. 87/ , kamila.guzewicz@adelfi.pl 9. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty Ofertę należy złożyć do biura projektu Ośrodka Wsparcia Ekonomii Społecznej, ul. Małeckich 3/1, Ełk osobiście lub pocztą tradycyjną w nieprzekraczalnym terminie: do dnia 30 stycznia 2017 do godz. 16:00 Decyduje data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego.

6 10. Kryteria oceny oferty 1. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego. 2. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie: Kryterium Znaczenie procentowe Maksymalna liczba punktów, jakie może otrzymać oferta za dane kryterium Cena usługi* [C] pkt pkt Doświadczenie i atrakcyjność oferty [D] Kryteria dodatkowe [KD] 30% 30 pkt 10% 10 pkt * Cena brutto to cena jaką zamawiający będzie zobowiązany ponieść w związku z realizacją niniejszej usługi. 3. Zasady oceny kryterium "Cena usługi" (C). Na Cenę usługi składają się: 1) Cena pobytu jednego uczestnika podczas jednego 2-dniowego szkolenia: Premiowana będzie najniższa cena. W przypadku tego kryterium, oferta najtańsza niepodlegająca odrzuceniu otrzyma 50 pkt., oferty droższe otrzymają proporcjonalnie mniej punktów. Punkty za kryterium cena będą obliczone wg poniższego wzoru: Najniższa cena brutto spośród badanych ofert C = x 50 pkt Cena brutto badanej oferty gdzie: C - ilość punktów w kryterium cena 1 pkt= 1 % 2) Cena wynajmu sali szkoleniowej Premiowana będzie najniższa cena. W przypadku tego kryterium, oferta najtańsza niepodlegająca odrzuceniu otrzyma 10 pkt., oferty droższe otrzymają proporcjonalnie mniej punktów. Punkty za kryterium cena będą obliczone wg poniższego wzoru:

7 Najniższa cena brutto spośród badanych ofert C = x 10 pkt Cena brutto badanej oferty Gdzie: C - ilość punktów w kryterium cena 1 pkt= 1 % 4. Zasady oceny kryterium "Doświadczenie i atrakcyjność oferty (D): W przypadku tego kryterium oceniane będzie doświadczenie w organizowaniu usług szkoleniowych (szkoleń, spotkań) spełniających wymagania określone w pkt 4.1 b) niniejszego zapytania w ciągu ostatniego roku działalności Wykonawcy. Kryteria przyznania punktów: zorganizowanych usług szkoleniowych 5 pkt zorganizowanych usług szkoleniowych 10 pkt zorganizowanych usług szkoleniowych 15 pkt zorganizowanych usług szkoleniowych 20 pkt zorganizowanych usług szkoleniowych 25 pkt. powyżej zorganizowanych 36 usług szkoleniowych 30 pkt. 5. Zasady oceny kryterium Kryteria Dodatkowe (KD) : W przypadku kryteriów dodatkowych, możliwe jest przyznanie łącznie 10 pkt. W ramach dwóch kryteriów oceniana będzie: 1) deklaracja udostępnienia przez Wykonawcę wyodrębnionej sali zabaw dla dzieci wraz z usługą animatora zabaw dla dzieci. W przypadku gdy Wykonawca zadeklaruje powyższą usługę uzupełniającą otrzyma 5 pkt. W przypadku braku takiej deklaracji Wykonawca otrzyma 0 pkt. 2) informacja o położeniu ośrodka poza granicami miast powyżej 50 tys. mieszkańców. Kryterium jest traktowane jako strategiczne ze względu na zapewnienie komfortu nabywania wiedzy przez uczestników szkoleń/spotkań. Wyjazd uczestników szkoleń poza miejsce zamieszkania zapewnia większy stopień uczestnictwa w spotkaniu szkoleniowym, przyczynia się do zajścia procesu grupowego. W przypadku gdy Wykonawca określi położenie ośrodka poza granicami miast powyżej 50 tys. mieszkańców zaznaczając odpowiedź TAK, otrzyma 5 pkt. W przypadku zaznaczenia odpowiedzi NIE, Wykonawca otrzyma 0 pkt. Ocena spełnienia powyższych kryteriów weryfikowana będzie na podstawie oświadczenia spełniania Kryteriów dodatkowych, stanowiącego załącznik nr 6 do Zapytania Ofertowego. 6. Ostateczna ocena punktowa oferty: 1) Wykonawca maksymalnie może zdobyć 100 pkt. Liczba punktów wynikająca z działań matematycznych będzie zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.

8 2) Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta niepodlegająca odrzuceniu, która po zsumowaniu punktów przyznanych w poszczególnych podkryteriach otrzyma największą liczbę punktów. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z ceną niższą. 3) Przed zawarciem umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą lub z dwoma Wykonawcami, których oferty zostały ocenione najwyżej, w szczególności jeśli oferty przekroczą kwoty, które Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia lub zaproponowane ceny w rażący sposób odbiegają od cen rynkowych. Jeżeli najniższa złożona oferta przekracza cenę zakontraktowaną w budżecie, Zamawiający przeprowadzi ze wszystkimi Oferentami negocjacje. Jeśli w wyniku negocjacji dojdzie do zmiany treści ofert, Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertę ostateczną w terminie 2 dni od dnia zakończenia negocjacji. W przypadku niewybrania Wykonawcy (np. brak ofert, odrzucenie ofert) Zamawiający dopuszcza możliwość ponownego rozpoczęcia procedury zapytania ofertowego. 11. Tryb oceny ofert i ogłoszenie wyników 1. Wyjaśnienia treści ofert i poprawianie oczywistych omyłek. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców uzupełnień (jeżeli nie naruszy to konkurencyjności) i wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Może również zwracać się z prośbami poprawienie oczywistych omyłek i błędów rachunkowych. 2. Sprawdzanie wiarygodności ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny oferty wiarygodności przedstawionych przez Wykonawców dokumentów, oświadczeń, wykazów, danych i informacji. 3. Ogłoszenie wyników postępowania. Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres wskazany w ofercie (a w przypadku jego na adres pocztowy), nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia upływu terminu składania ofert. Informacja o wynikach postępowania zostanie opublikowana na stronie internetowej Zamawiającego: oraz w Bazie Konkurencyjności 4. Podpisanie umowy. Po przeprowadzeniu postępowania Zamawiający podpisze z Wykonawcą umowę, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego. W przypadku, gdy wykonawca odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów. O terminie zawarcia umowy Zamawiający powiadomi Wykonawcę drogą telefoniczną lub ową. 5. Zgodnie z rozdziałem pkt. 17 ppkt. c lit. ii Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany umowy o ile wartość zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie. W takim wypadku nie będzie konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności.

9 12. Odrzucenie wykonawcy Wykonawca zostanie odrzucony z niniejszego postępowania w przypadku: 1. Niespełniania warunków udziału w postępowaniu; 2. Niezgodności oferty z niniejszym zapytaniem; 3. Przedstawienia przez Wykonawcę informacji nieprawdziwych; 4. Powiązania Wykonawcy z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. 13. Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie lub poprzez Unieważnienie postępowania Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny, w szczególności jeżeli najkorzystniejsza oferta przekroczy cenę zakontraktowaną w budżecie projektu. 15. Pozostałe informacje 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego przed upływem terminu na składanie ofert. Informacja o wprowadzeniu zmiany lub uzupełnieniu treści Zapytania Ofertowego zostanie przekazana Wykonawcom ( ) jak również zostanie opublikowana na stronie Zamawiającego: 2. Jeżeli wprowadzone zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego będą wymagały zmiany treści ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas potrzebny na dokonanie zmian w ofercie. 3. Zamawiający zapłaci za faktycznie wykonaną usługę na podstawie protokołu sporządzonego przez Wykonawcę, wskazującym prawidłowe wykonanie usługi. 4. Zapłata zostanie dokonana po otrzymaniu poprawnie wystawionego rachunku/faktury w terminie wskazanym w rachunku/fakturze. 16. Finansowanie Zamówienie jest finansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w oparciu o projekt: Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w Ełku. 17. Wykaz załączników Załącznikami do niniejszego Zapytania Ofertowego są następujące wzory: LP. Oznaczenie Załącznika 1) Załącznik nr Wzór Formularza Oferty 2) Załącznik nr Wzór umowy Nazwa Załącznika

10 3) Załącznik nr Wzór wykazu zorganizowanych usług szkoleniowych 4) Załącznik nr 4 5) Załącznik nr 5 Wzór opisu obiektu z propozycją menu z uwzględnieniem specyfikacji przedmiotu zamówienia Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym 6) Załącznik nr Oświadczenie spełniania Kryteriów dodatkowych 7) Załącznik nr Wzór protokołu odbioru wykonania usługi

11 Załącznik nr 1 Wzór formularza oferty OFERTA ZŁOŻONA W ZAPYTANIU OFERTOWYM dotyczącym zapewnienia usługi noclegowej, usługi restauracyjnej i wynajmu sal szkoleniowych finansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w oparciu o projekt Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w Ełku realizowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata Nr postępowania: 1/OWES/Ełk/ ZAMAWIAJĄCY: Stowarzyszenie Adelfi ul. Armii Krajowej 6/ Ełk 2. WYKONAWCA: Niniejsza oferta zostaje złożona przez: Nazwa: Osoba/osoby uprawnione do reprezentowania wykonawcy: Imię i nazwisko osoby do kontaktu: Adres: Nr telefonu: Nr faksu: Adres NIP: Regon: 3. Ja (my) niżej podpisany(i) oświadczam(y), że: 1. Oświadczam(y), że zapoznałem(liśmy) się w sposób wystarczający i konieczny ze szczegółowym zakresem zamówienia zawartymi w Zapytaniu Ofertowym oraz wszystkimi informacjami niezbędnymi do zrealizowania zamówienia. Nieznajomość powyższego stanu nie może być przyczyną dodatkowych roszczeń finansowych. 2. Zobowiązuję/zobowiązujemy się do wykonania zamówienia w terminie określonym w zapytaniu ofertowym. 3. Oświadczam/y, że sytuacja finansowa Wykonawcy umożliwia wykonanie zamówienia zgodnie z wymogami Zapytania Ofertowego. 4. Cena usługi na którą składają się: a) Koszt pobytu jednego uczestnika: pobyt dwudniowy (jedno szkolenie/spotkanie): cena (z VAT) zł (słownie:...), w tym:

12 nocleg ze śniadaniem cena (z VAT) zł (słownie:.) wyżywienie (2 obiady, 1 kolacja, 2 przerwy kawowe ciągłe) cena (z VAT). zł (słownie: ) b) Koszt wynajmu sali szkoleniowej: wynajem sali szkoleniowej na każdorazowo jedno szkolenie/spotkanie 2-dniowe (16 godz.) cena za 16 godz. wynajmu sali (z VAT) zł (słownie:.). l.p. Nazwa pozycji z cennika Cena jednostkowa (brutto) za pobyt jednej osoby za 1 dzień 1. Zapewnienie usługi noclegowej wraz ze śniadaniem 2. Zapewnienie usługi restauracyjnej bufet kawowy 3. Zapewnienie usługi restauracyjnej obiad 4. Zapewnienie usługi restauracyjnej kolacja 4. Akceptuję(emy) bez zastrzeżeń wzór umowy stanowiący załącznik nr 2, oraz wzór protokołu odbioru wykonania usługi stanowiący załącznik nr 7 do Zapytania Ofertowego; 5. W przypadku udzielenia mi(nam) zamówienia zobowiązuję(emy) się do zawarcia pisemnej umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego; 6. Załącznikami do niniejszej oferty są: Dokument stwierdzający status prawny; Pełnomocnictwo jeżeli upoważnienie do podpisania oferty nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny; Wykaz zorganizowanych usług szkoleniowych Załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego; Opis obiektu z propozycją menu z uwzględnieniem specyfikacji przedmiotu zamówienia Załącznik nr 4 do Zapytania Ofertowego; Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym Załącznik nr 5 do Zapytania Ofertowego; Oświadczenie spełniania Kryteriów dodatkowych Załącznik nr 6 do Zapytania Ofertowego.., dnia *Pieczątka nie dotyczy osób fizycznych, nieprowadzących działalność (czytelny podpis i pieczątka*)

13 Załącznik nr 2 wzór Umowy Nr postępowania: 1/OWES/Ełk/2017 UMOWA nr.. zawarta w dniu r. w... pomiędzy : Stowarzyszeniem Adelfi z siedzibą w Ełku, ul. Armii Krajowej 6/ Ełk, NIP: , REGON wpisanego do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji i publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: , zwaną dalej Zamawiającym, reprezentowanym przez Urszulę Podurgiel a.., zwanym dalej Wykonawcą, reprezentowanym przez Niniejsza umowa została zawarta w wyniku przeprowadzonego zapytania ofertowego 1/OWES/Ełk/2017 w trybie zasady konkurencyjności. 2. Niniejsza umowa jest finansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w oparciu o projekt Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w Ełku realizowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko- Mazurskiego na lata Na podstawie niniejszej umowy Zamawiający zleca wykonanie.. w ramach projektu Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w Ełku (zwane dalej zleceniem ). 1. Przedmiot zlecenia ma być wykonany zgodnie z wymaganiami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym (i ewentualnymi wyjaśnieniami i zmianami do Zapytania) oraz zgodnie z ofertą złożoną przez Wykonawcę. Kopia Zapytania Ofertowego oraz jego wyjaśnień i zmian stanowi załącznik nr 1 do niniejszej umowy, natomiast kopia Oferty stanowi załącznik nr 2 do niniejszej umowy. 2. W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią Zapytania Ofertowego a Ofertą Wykonawcy, przeważa treść Zapytania Ofertowego. 3. Strony dopuszczają możliwość zmniejszenia lub zwiększenia liczby osób objętych przedmiotem zamówienia. 4. Strony dopuszczają możliwość zmniejszenia lub zwiększenia przez Zamawiającego przedmiotu zamówienia określonego w ust Termin zapewnienia usługi może ulec zmianie. Osoba wskazana przez Zamawiającego z odpowiednim wyprzedzeniem poinformuje Wykonawcę o nowym terminie zlecenia.

14 6. Wykonawca zobowiązuje się w trakcie wykonywania niniejszej umowy uwzględniać sugestie i życzenia Zamawiającego dotyczące sposobu jej wykonania. 7. Wykonawca gwarantuje, iż równoległe inne organizowane przez niego usługi, nie będą zakłócały realizacji przedmiotu niniejszej umowy. 8. Wykonawca oświadcza, że jest uprawniony do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie objętym przedmiotem umowy. 9. Wykonawca oświadcza, że posiada odpowiednie możliwości osobowe i techniczne konieczne do realizacji przedmiotowej umowy Za zrealizowane zamówienie Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy kwotę brutto za dwudniowy pobyt 1 osoby zgodnie z kwotami poszczególnych składników kosztu pobytu zawartymi w zaakceptowanej ofercie. 2. Wynagrodzenie określone w ust. 1 obejmuje wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej i zgodnej z umową oraz obowiązującymi przepisami prawa, realizacją umowy. 3. Zamawiający jest uprawniony do zrezygnowania (bez konsekwencji finansowych) z realizacji zamówienia Zapłata za wykonanie przedmiotu niniejszej umowy następuje na podstawie protokołu odbioru należytego wykonania usługi (uwzględniającego weryfikację danych zawartych w złożonych do Zapytania Ofertowego oświadczeniach Załącznik nr 7 do Zapytania Ofertowego) oraz prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury/rachunku po zrealizowaniu przedmiotu umowy. 2. Zapłata nastąpi przelewem na numer rachunku podanego przez Wykonawcę, na podstawie wystawionej faktury/rachunku w terminie 30 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury/rachunku pod warunkiem dostępności środków na subkoncie Stowarzyszenia Adelfi wydzielonym na potrzeby ww. projektu. W wypadku opóźnień w przekazaniu środków przez Instytucję Pośredniczącą/Lidera na subkonto projektu, Zamawiający zastrzega sobie prawo do dokonania zapłaty natychmiast po otrzymaniu zaległych środków. 3. Za dzień zapłaty uważa się dzień złożenia polecenia przelewu przez Zamawiającego Ze strony Zamawiającego osobą upoważnionymi do kontaktów z Wykonawcą w sprawach dotyczących zapytania ofertowego oraz kwestii finansowych jest Kamila Guzewicz tel , kamila.guzewicz@adelfi.pl 2. Ze strony Wykonawcy osobą upoważnioną do kontaktów z Zamawiającym w sprawach dotyczących realizacji przedmiotu umowy jest...,tel..., faks., W przypadku niezrealizowania przez Wykonawcę zamówienia Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 30% kwoty brutto wskazanej w 3 ust.1 niniejszej umowy. 2. W przypadku gdy szkoda przeniesie wysokość zastrzeżonych kar umownych Zamawiający jest upoważniony do dochodzenia odszkodowania do rzeczywiście poniesionej szkody.

15 3. Zamawiający jest upoważniony do potrącenia kar umownych z wypłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 7 Zamawiający jest upoważniony do pisemnego rozwiązania umowy bez wypowiedzenia (z zachowaniem uprawnienia do dochodzenia odszkodowań i kar umownych) w przypadku: 1. Nie wykonywania lub nienależytego wykonania obowiązków umownych przez Wykonawcę; 2. Rozwiązania umowy o dofinansowanie/współpracy, na podstawie której jest finansowana niniejsza umowa; 3. Nie przekazania przez Jednostkę Pośredniczącą/Lidera środków na realizację niniejszej umowy Wszelkie ewentualne spory między stronami, wynikające z niniejszej umowy, powinny być rozwiązane bez zbędnej zwłoki, drogą negocjacji między Stronami. 2. W przypadku niepowodzenia negocjacji, spory będzie rozstrzygał sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania jej przez upoważnionych przedstawicieli Stron. 2. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. Zamawiający: Wykonawca:

16 Załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego wzór wykazu zorganizowanych usług szkoleniowych (szkoleń, spotkań, itp.). Nr postępowania: 1/OWES/Ełk/2017 WYKAZ ZORGANIZOWANYCH SZKOLEŃ L.p. Nazwa zleceniodawcy Usługi szkoleniowe m.in. nocleg, usługa restauracyjna, sala szkoleniowa Data realizacji od do Liczba uczestników 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) Niniejszym wyrażam zgodę na sprawdzenie przez Zamawiającego podanych powyżej danych.., dnia... (czytelny podpis)

17 Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego wzór opisu obiektu Nr postępowania: 1/OWES/Ełk/2017 OPIS OBIEKTU Prosimy o uwzględnienie w opisie następujących punktów: 1. Położenia obiektu i jego otoczenia Ilości miejsc parkingowych Obecności infrastruktury dostosowanej do potrzeb osób niepełnosprawnych Sale szkoleniowe i ich wyposażenie Propozycja menu z uwzględnieniem wszystkich pozycji opisanych w specyfikacji przedmiotu zamówienia... Niniejszym wyrażam zgodę na sprawdzenie przez Zamawiającego podanych powyżej danych., dnia... (czytelny podpis)

18 Załącznik nr 5 do zapytania ofertowego oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym Nr postępowania: 1/OWES/Ełk/2017 OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ OSOBOWYCH LUB KAPITAŁOWYCH Z ZAMAWIAJĄCYM Oświadczam/y, że nie jesteśmy/jesteśmy* podmiotem, który jest powiązany z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo w szczególności poprzez: 1. Uczestniczenie w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 2. Posiadanie co najmniej 10% udziałów lub akcji; 3. Pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; 4. Pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej (rodzice, dzieci, wnuki, teściowie, zięć, synowa), w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia (rodzeństwo, krewni małżonka/i) lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.., dnia... (czytelny podpis) *Niepotrzebne skreślić

19 Załącznik nr 6 do zapytania ofertowego oświadczenie o spełnianiu kryteriów dodatkowych Nr postępowania: 1/OWES/Ełk/2017 Oświadczenie spełniania kryteriów dodatkowych Wykonawca zapewnia wyodrębnioną salę zabaw dla dzieci wraz z obecnością animatora zabaw dla dzieci jako usługę uzupełniającą. Opis usługi Wnioskodawca oświadcza, iż posiada oraz udostępni w czasie organizacji szkoleń objętych zapytaniem ofertowym nr 1/OWES/Ełk/2017 wyodrębnioną salę zabaw dla dzieci wraz usługą animatora zabaw dla dzieci.. (czytelny podpis) Ośrodek położony poza granicami miast powyżej 50 tys. mieszkańców.? TAK / NIE *., dnia... (czytelny podpis) *Niepotrzebne skreślić

20 Załącznik nr 7 do zapytania ofertowego wzór protokołu odbioru wykonania usługi Nr postępowania: 1/OWES/Ełk/2017 Sporządzony: Miejscowość:.. Data:..... Na podstawie umowy nr:.. Pomiędzy: Odbiorcą/zamawiającym: Stowarzyszenie Adelfi ul. Armii Krajowej 6/ Ełk a Dostawcą/wykonawcą: PROTOKÓŁ ODBIORU WYKONANIA USŁUGI Przedmiot dostawy/zamówienia: Odbiorca przyjmuje/nie przyjmuje* pod względem jakościowym i ilościowym wykonaną usługę. Uwagi:... Załączniki do protokołu: Odbiorca/zamawiający:. Dostawca/wykonawca:. *niepotrzebne skreślić