System PŁACE funkcjonuje w oparciu o kartotekę danych osobowych obsługiwaną przez system KADRY oraz dokumenty płacowe wprowadzane do systemu PŁACE.

Transkrypt

1 Przedsiębiorstwo Informatyczne ALEXA Zygmunt Wiśniewski Opole, ul. Pomorska 26, tel./fax Płace Dokumentacja eksploatacyjna systemu informatycznego PŁACE v.8.1. kwiecień 2012

2

3 Spis treści: I. OGÓLNY OPIS SYSTEMU. System PŁACE funkcjonuje w oparciu o kartotekę danych osobowych obsługiwaną przez system KADRY oraz dokumenty płacowe wprowadzane do systemu PŁACE. Płace pracowników obliczane są na podstawie: danych z umowy o pracę (system KADRY) stażu pracy (system KADRY) absencji (system KADRY) stałych składników płacowych bieżących składników płacowych kart pracy (dla pracowników fizycznych wynagradzanych wg stawki godzinowej) Obliczaniem płac steruje baza składników płacowych, w której zawarty jest opis algorytmów i klasyfikacja wszystkich występujących w firmie tytułów płacowych. Ilość składników jest ograniczona do 999. Zmiana zasad naliczania danego składnika wymaga aktualizacji w bazie bez konieczności zmian programowych. Płace liczone są w jednym lub kilku oddzielnych terminach. O wyborze pracownika do płac w odpowiednim terminie decyduje kod charakteru pracy (Fizyczny, Umysłowy, Dydaktyczny) lub przypisany pracownikowi kod płatnika (pole termin wypłaty w słowniku płatników), w zależności od ustawienia parametrów systemu. Umowy-zlecenia (umowy o dzieło) są możliwe do naliczenia po wprowadzeniu pracownika do kartoteki osobowej (w systemie KADRY) z numerami ewidencyjnymi powyżej PODSTAWOWE DANE TECHNICZNE. System został opracowany w języku bazy danych CLIPPER i jest przystosowany do pracy w sieci z oprogramowaniem sieciowym Novell NetWare i Windows 95/98/NT/2000/XP. Programy systemu działają w trybie MS-DOS. Wymagana konfiguracja: komputer typu IBM PC 486, pamięć operacyjna 4 MB, stacja dyskietkowa 1,44 MB, 100 MB na twardym dysku system operacyjny: - MS-DOS co najmniej v.5.0 albo - Windows 95/98/NT/2000/XP tak skonfigurowany, aby rozmiar największego programu wykonywalnego w sesji DOS wynosił co najmniej 590KB dostęp do internetu: - dostęp do strony internetowej - poczta elektroniczna o objętości skrzynki pocztowej co najmniej 5MB z możliwością odbioru listów z załącznikami *.EXE lub *.ZIP drukarka igłowa zgodna z EPSON z szerokim wałkiem (15 ) albo drukarka laserowa/atramentowa pracująca w systemie MS-DOS i przyjmująca komendy PCL,

4 z polskimi literami w standardzie MAZOWIA albo LATIN-2 System PŁACE może być zainstalowany na dowolnym katalogu np. na...\kp. Na katalogu głównym (np....\kp) zapisane są programy i zbiory parametrów systemu oraz podkatalogi: BAZY - bazy kodowe (słowniki) KADRY - kartoteki kadrowe (stałe) KADRY\rrrr - kartoteki kadrowe roczne (np. absencja) PLACE - kartoteki płacowe stałe PLACE\rrrr - kartoteki płacowe miesięczne i roczne (np. kartoteka podatkowa, płace miesięczne), gdzie rrrr oznacza czterocyfrowy rok (np. PLACE\2003\) WYDRUKI\KADRY - zbiory tekstowe emitowanych wydruków oraz zbiory robocze z systemu KADRY WYDRUKI\PLACE - zbiory tekstowe emitowanych wydruków oraz zbiory robocze z systemu PŁACE ZMIANA.TAR - katalog roboczy do automatycznej aktualizacji systemu 2. ZAKRES SYSTEMU. System PŁACE przeznaczony jest do: obliczania płac pracowników (na liście podstawowej i listach dodatkowych wraz z koniecznymi wydrukami) obsługi pożyczek (np. z funduszu mieszkaniowego, PKZP) obsługi umów-zleceń rozliczenia funduszu płac (zbiorcze zestawienie składników listy płac, rozdzielnik kosztów) obsługi kartoteki płacowej obsługi kartoteki podatkowej obsługi kartoteki zasiłkowej 3. STRUKTURA SYSTEMU PODZIAŁ SYSTEMU NA MODUŁY. System PŁACE jest podzielony na moduły. Każdy moduł obsługiwany jest przez oddzielny program: a) DOKUMENTY PŁACOWE (program PL1234.EXE) - wprowadzanie i możliwość korekty następujących dokumentów płacowych: STAŁE SKŁADNIKI PŁACOWE BIEŻĄCE SKŁADNIKI KARTY PRACY (dla pracowników fizycznych) Funkcja ta poprzedza liczenie płac w miesiącu. b) LICZENIE PŁAC (program PL56A.EXE) - generowanie i korekta podstawowej listy płac na dany miesiąc (oddzielnie dla każdego terminu wypłaty): GENEROWANIE NIEOBECNOŚCI DO PŁAC - wybieranie z rocznej ewidencji nieobecności w systemie KADRY tych, które mają wejść do

5 płac w danym miesiącu. Na etapie generowania nieobecności zostaje wyliczona kwota wynagrodzenia oraz (w wypadku chorobowego) zostaje określone źródło finansowania (ZUS lub fundusz płac). Wygenerowane do płac nieobecności można korygować oraz dla kontroli wydrukować. GENEROWANIE WYPŁATY - tworzenie zbioru składników na wypłatę na podstawie: umów stażu pracy wygenerowanych z systemu KADRY nieobecności stałych składników bieżących składników kart pracy robotników dla pracowników fizycznych, umysłowych i dydaktycznych. PRZEGLĄDANIE/KOREKTA PŁAC PRACOWNIKA. Na ekranie wyświetlane są składniki wypłaty dla wybranego pracownika z możliwością ich korekty. Składniki te pochodzą z kartoteki miesięcznej wypłaty, jeśli wykonane było generowanie wypłaty, lub z dokumentów płacowych pracownika. b) LISTY DODATKOWE - generowanie i korekta list dodatkowych w danym miesiącu LISTY DODATKOWE (program PL56BD.EXE) tworzenie/korekta oraz wydruk list dodatkowych w danym miesiącu (bez umów-zleceń i umów o dzieło) UMOWY - ZLECENIA I O DZIEŁO (program PL56BZ.EXE) - tworzenie/korekta oraz wydruk list dodatkowych w danym miesiącu na umowyzlecenia i umowy o dzieło c) WYDRUK LISTY PŁAC (program PL_7.EXE) - wydruk dokumentów związanych z wypłatą: LISTA PŁAC ODCINKI ZESTAWIENIE ANALITYCZNE WYBRANY SKŁADNIK BRUTTO NA PRACOWNIKA Wydruki te są najpierw zapisywane do zbiorów tekstowych na dysku komputera (do katalogu WYDRUKI\PLACE). Przy pomocy klawisza funkcyjnego <F1> możliwe jest ich przeglądanie lub drukowanie na papierze. d) INNE WYDRUKI Z WYPŁATY (program PL9.EXE) - zestawienia (wydruki) wykonywane na podstawie miesięcznych zbiorów płacowych: ZBIORÓWKI za miesiąc ZESTAWIENIE SKŁADNIKÓW PŁAC ZA OKRES WKŁADY I ZADŁUŻENIA PKZP ZADŁUŻENIA - FUNDUSZU ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH PRZELEWY (na rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe pracowników) ROZLICZENIE CZASU PRACY za miesiąc ZESTAWIENIE PŁAC za miesiąc f) ROZDZIELNIK KOSZTÓW / PRZEKSIĘGOWANIA (program PL9RK.EXE) WERYFIKACJA KONTA DLA PRACOWNIKA wprowadzanie/korekta MPK (miejsca powstawania kosztów) dla pracownika ROZDZIELNIK KOSZTÓW - wydruki rozdzielnika i przeksięgowań, tworzenie zbioru do automatycznych księgowań do systemu FK g) ZAMKNIĘCIE MIESIĄCA (program PL8.EXE): zapisanie daty rozliczenia nieobecności w kartotece nieobecności

6 (aktualizacja kartoteki ABSEN_rr) zarejestrowanie dokonanych wpłat na PKZP oraz spłat pożyczek (aktualizacja kartoteki PL_STALE) zapis miesięcznych płac pracowników do kartoteki płacowej (aktualizacja kartoteki PLACE) aktualizacja kartoteki do analiz (PODST_rr) wyliczenie podstaw do chorobowego oraz urlopu pracowników z ich płacy miesięcznej (aktualizacja kartoteki PODZUSrr) aktualizacja kartoteki zasiłkowej ZASILKI aktualizacja kartoteki składek ZUS (ZUS_SKrr) h) KARTOTEKA PŁACOWA (program PL10Z.EXE): - z ostatnich 12 miesięcy - dla wybranego roku przeglądanie KARTOTEKI PŁACOWEJ dla wybranego pracownika: - płace - kwoty (i godziny) poszczególnych składników płacowych - potrącenia - średnie zarobki - wysokość zarobku w poszczególnych miesiącach, średnie zarobki z ostatnich 3-ch, 6-ciu, 12-tu miesięcy, średni zarobek z wybranych miesięcy - podstawy do urlopu i chorobowego, czas pracy (ilość dni roboczych, przepracowanych, do chorobowego (dni przepracowane + dni urlopu)) - stałe składniki - wysokość wkładów, stan zadłużenia - nieobecności i zawieszenia WYDRUK ŚREDNICH PŁAC WG KOMÓREK w miesiącu i narastająco od początku roku WYDRUK PŁAC OBJĘTYCH SKŁADKĄ ZUS WYDRUK KARTOTEKI PŁACOWEJ ZESTAWIENIE ZBIORCZE KARTOTEKI PŁACOWEJ AKTUALIZACJA ROCZNA KARTOTEKI PŁACOWEJ i) KARTOTEKA PODATKOWA (program PL10P.EXE): AKTUALIZACJA DANYCH OSOBOWYCH do deklaracji podatkowych KARTOTEKA PODATKOWA PRACOWNIKA wyświetlenie/korekta kartoteki podatkowej dla pracownika WYDRUK RÓŻNIC PODATKOWYCH z możliwością dopisania różnic podatkowych do zbioru składników bieżących wskazanego miesiąca WYDRUK ROZLICZENIA ROCZNEGO dla poszczególnych pracowników WYDRUK KARTOTEKI PODATKOWEJ PRACOWNIKÓW ZESTAWIENIE UMÓW ZLECEŃ DLA URZĘDÓW SKARBOWYCH wg US pracowników roczne deklaracje podatkowe (PIT-11, PIT-40,PIT-4R) DEKLARACJA PODATKOWA PIT-4 za miesiąc DEKLARACJA PODATKOWA PIT-4R za rok AKTUALIZACJĘ KARTOTEKI PODATKOWEJ płacami miesięcznymi wydruk deklaracji podatkowych (PIT-4, PIT-11) za miesiąc ZBIORCZE ZESTAWIENIE PODATKOWE za miesiąc ZBIORCZE ZESTAWIENIE PODATKOWE za rok j) KARTOTEKA ZASIŁKOWA (program ZASILKI.EXE):

7 KAROTEKA ZASIŁKOWA PRACOWNIKA wyświetlenie/korekta kartoteki zasiłkowej pracownika WYDRUK KARTOTEKI zasiłkowej pracownika KASOWANIE POZYCJI kartoteki zasiłkowej dla pracowników zwolnionych k) KARTOTEKA UBEZPIECZENIOWA DANE OSOBOWE DO ZGŁOSZENIA (program ZUS_KADR.EXE) KARTOTEKA SKŁADEK NA UBEZPIECZENIA (program ZUS_AKT.EXE) EKSPORT DEKLARACJI ZGŁOSZENIOWYCH DO PROGRAMU PŁATNIK (program PPE.EXE) EKSPORT DEKLARACJI ROZLICZENIOWYCH DO PROGRAMU PŁATNIK (program PPER.EXE) l) BAZY KODOWE / PARAMETRY SYSTEMU (program KA_ZBIOR.EXE) - aktualizacja baz kodowych w tym bazy składników płacowych, indeksowanie zbiorów, parametry systemu m) PRZEGLĄDANIE / DRUKOWANIE wcześniej utworzonych plików z wydrukami (program DRUK_F1.EXE) n) PROGRAMY POMOCNICZE INDEKSOWANIE wszystkich zbiorów (program KA_INDEX.EXE) ARCHIWOWANIE DANYCH NA DYSKIETKACH (ARCH_P.BAT) tworzenie kopii bezpieczeństwa na dyskietkach FORMATOWANIE DYSKIETEK (program FORMAT_A.BAT) UŻYTKOWNICY, HASŁA, PRAWA (program GH.EXE) - definicja użytkownika systemu KADRY-PŁACE, określanie jego hasła ODTWARZANIE DANYCH Z DYSKIETEK (program ODTW_PL.BAT) - odtwarzanie danych ze składu archiwalnego na dyskietkach PROGRAM NARZĘDZIOWY (program DBU_PL.BAT) ręczna aktualizacja baz danych (uruchamiać TYLKO w porozumieniu z autorami programu) EDYTOR TEKSTÓW (program EDYTOR.BAT) edycja zbioru tekstowego ZMIANA DATY WYPŁATY listy głównej (program ZM_DATYL.EXE) LICENCJA (program LICENCJA.EXE) dane systemowe o maksymalnej ilości pracowników przetwarzanych przez system i maksymalnej dacie ważności systemu DOS sesja MS-DOS dla systemu operacyjnego WINDOWS Szczegółowy opis działania poszczególnych programów zawiera część III dokumentacji (SZCZEGÓŁOWY OPIS SYSTEMU) ZBIORY DANYCH. Zbiory danych systemu PŁACE to - zbiory parametrów - kartoteki płacowe - bazy kodowe

8 Zbiory parametrów. Zbiory parametrów zawierają takie informacje jak dane o systemie: nazwa systemu, struktura katalogu (nazwy podkatalogów), itp. dane o firmie: nazwa pełna i skrócona, NIP, REGON, nazwisko dyrektora firmy, nr konta bankowego firmy, Urząd Skarbowy informacje potrzebne do rejestracji firmy w ZUS: informacja o zarejestrowaniu firmy w sądzie, adres firmy, dane osobowe właściciela firmy jeżeli firmę stanowi osoba prywatna stawki składek ZUS płaconych przez przedsiębiorstwo i pracowników stawka składki na Fundusz Pracy stawka składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych wartości progów i stawek podatkowych wykaz dni wolnych od pracy w roku harmonogramy czasu pracy w poszczególnych miesiącach (jeśli pracownicy rozliczani są według indywidualnych harmonogramów) postać karty pracy dla różnych grup pracowników godzinowych (np. akordowi, dniówkowi, prowizyjni, itp.) dodatkowe parametry sterujące pracą systemu. Szczegółowy wykaz tych parametrów zawiera rozdział III.10. (WARIANTOWE USTAWIENIE DZIAŁANIA SYSTEMU). Pełny opis parametrów systemu zawarty jest w rozdziale V.2. Nazwa pełna i nazwa skrócona firmy są wpisywane do parametrów przy instalowaniu systemu i nie mogą być zmienione przez użytkownika. Zbiory płacowe. Wszystkie zbiory płacowe są powiązane z kartoteką osobową KADRY.DBF. Kluczem łączącym wszystkie zbiory jest numer ewidencyjny pracownika. Wykaz zbiorów płacowych zawiera rozdział V.1. Bazy kodowe. Niektóre informacje w zbiorach płacowych są zapisywane w postaci symbolicznych kodów (np. komórka organizacyjna, rodzaj nieobecności, składniki płacowe). Bazy kodowe zawierają wykazy kodów oraz ich znaczenie (rozkodowaną treść). Szczegółowy wykaz baz kodowych zawiera rozdział IV.2. dokumentacji KADRY.

9 4. HARMONOGRAM PRZETWARZANIA. System PŁACE pracuje w cyklu miesięcznym. Pozwala on na ustalenie: terminów wypłaty według charakteru pracy (maksymalnie 3 różne terminy w miesiącu): wypłata dla pracowników umysłowych wypłata dla pracowników fizycznych wypłata dla pracowników dydaktycznych terminów wypłaty według kodu płatnika (maksymalnie 6 terminów) dowolnej ilości list dodatkowych w miesiącu płaconych w dowolnych terminach metody memoriałowej albo kasowej rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne Miesięczny harmonogram przetwarzania systemu PŁACE: a) CZYNNOŚCI WYKONYWANE W MIARĘ POTRZEB (w dowolnym terminie): aktualizacja baz kodowych oraz parametrów systemu zmiana płatników / kont ROR pracowników zmiana wartości stałych składników przeglądanie kartoteki płacowej, podatkowej, zasiłkowej pracowników b) CZYNNOŚCI POPRZEDZAJĄCE OBLICZANIE WYPŁATY ZA MIESIĄC: kasowanie kartotek dokumentów bieżących DOKmm i kart pracy KARTYmm z poprzedniego roku (tylko dla wersji bez katalogów rocznych) aktualizacja danych kadrowych w zakresie informacji pobieranych do płac (w systemie KADRY, m.in. nieobecności) aktualizacja składników stałych wprowadzenie składników bieżących wprowadzenie kart pracy (dla pracowników na stawce godzinowej) Czynności te można wykonywać w dowolnym terminie pomiędzy wypłatą poprzedniego i następnego miesiąca. c) OBLICZANIE WYPŁATY ZA MIESIĄC (dla jednego terminu wypłaty): pobieranie nieobecności z KADRY do PŁACE (z możliwością korekty) generowanie wypłaty dla wybranego miesiąca (z możliwością późniejszej korekty) wydruk dokumentów płacowych (lista płac, odcinki, wydruk analityczny płac) d) WYDRUKI PO OBLICZENIU WYPŁATY (dla jednego terminu wypłaty): wkłady i zadłużenie PKZP zadłużenie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zestawienie zbiorcze składników z listy płac wydruk dowolnego składnika z listy płac wydruk przelewów na rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy e) TWORZENIE I WYDRUK LIST DODATKOWYCH - w dowolnym terminie w ciągu miesiąca. f) CZYNNOŚCI WYKONYWANE PRZY ZAMKNIĘCIU MIESIĄCA: aktualizacja kartotek rocznych połączonymi płacami miesięcznymi: kartoteka nieobecności (ABSENrr) stałe składniki (PL_STALE) kartoteka płacowa (PLACE)

10 kartoteka analiz (PODST_rr) kartoteka podstaw do urlopu i chorobowego (PODZUSrr) kartoteka zasiłkowa (ZASILKI) wydruk zbiorówki łącznej (zestawienie zbiorcze składników list płac, wszystkie terminy wypłat + listy dodatkowe) wydruk rozdzielnika kosztów aktualizacja kartoteki podatkowej płacami miesięcznymi, wydruk deklaracji PIT-4, PIT-11 g) KARTOTEKA UBEZPIECZENIOWA: aktualizacja kartoteki składek na ubezpieczenia eksport deklaracji rozliczeniowej do ZUS owskiego Programu Płatnika Raz w roku, po zamknięciu miesiąca grudnia, wykonujemy: a) KARTOTEKA NIEOBECNOŚCI. PO wprowadzeniu wszystkich nieobecności starego roku należy dokonać otwarcia nowego roku. W tym celu należy: uruchomić z menu funkcję KADRY -> Nieobecności podając rok nowy uruchomić z menu funkcję F8 aktualizacja roczna <stary rok>/<nowy rok> uruchomić funkcję F7 weryfikacja kalendarza UWAGA: funkcję F7 weryfikacja kalendarza należy uruchomić przy ustawionym numerze ewidencyjnym równym 0 (zero). Jeżeli nie zostaną wykonane w/w czynności system KADRY-PŁACE nie pozwoli na wprowadzanie nieobecności w nowym roku. b) AKTUALIZACJA ROCZNA KARTOTEKI PŁACOWEJ PO zamknięciu miesiąca grudnia w starym roku, a PRZED zamknięciem miesiąca stycznia roku nowego należy wykonać aktualizację roczną kartoteki płacowej: uruchomić z menu funkcję PŁACE -> Kartoteka Płacowa, podając rok stary, m-c 12 uruchomić funkcję Aktualizacja roczna kartoteki płacowej. Wykonanie tej funkcji spowoduje utworzenie zbioru PLACErr (gdzie rr - <stary rok>) (Kartoteka płacowa za stary rok), w którym zostaną zapisane zarobki pracowników za okres 01-12/<stary rok>. W bieżącej kartotece płacowej (zbiór PLACE) przechowywane są zarobki pracowników z ostatnich 12-tu miesięcy. UWAGA: nie należy spieszyć się z zamknięciem miesiąca 01 w nowym roku, jeżeli przewiduje się korektę płac za m-c 12 starego roku. Po zamknięciu miesiąca 01 w nowym roku NIE WOLNO zamykać miesiąca 12 starego roku i powtarzać aktualizacji rocznej Kartoteki Płacowej. c) WYDRUK KARTOTEKI PŁACOWEJ Zaleca się wykonanie wydruków: - ZESTAWIENIE ZBIORCZE Z KARTOTEKI PŁACOWEJ za stary rok - WYDRUK KARTOTEKI PŁACOWEJ pracowników za okres za stary rok Wydruki te można wykonać funkcjami PŁACE -> Kartoteka Płacowa -> ZESTAWIENIE ZBIORCZE Z KARTOTEKI PŁACOWEJ albo WYDRUK KARTOTEKI PŁACOWEJ, podając rok nowy, m-c 01: z ostatnich 12 m-cy -po zamknięciu miesiąca 12 w starym roku, a przed zamknięciem miesiąca 01 w nowym roku

11 lub dla wybranego roku <stary rok> -po wykonaniu aktualizacji rocznej Kartoteki Płacowej. UWAGA: Kartotekę Płacową można wydrukować na drukarce igłowej o szerokim wałku lub na drukarce laserowej/atramentowej, wybierając drukarkę HP_LS1100p (wydruk poziomy). d) DNI WOLNE W NOWYM ROKU. Przed nanoszeniem nieobecności za nowy rok i przed przystąpieniem do liczenia płac za m-c 01 w nowym roku, należy wprowadzić do wykazu dni wolnych dni wolne w nowym roku. Należy wybrać funkcję Bazy Kodowe/Parametry systemu (podać nowy rok) -> Parametry Systemu -> Generowanie dni wolnych. Jako dni wolne automatycznie zostaną wygenerowane niektóre święta oraz wszystkie soboty i niedziele. Należy zweryfikować kalendarz dni wolnych w funkcji Bazy Kodowe / Parametry Systemu -> Zbiory moduł KADRY -> zbiór >Wykaz dni wolnych<. e) ZMIANA PROGÓW PODATKOWYCH. Nowe progi podatkowe należy wprowadzić do systemu w funkcji Bazy Kodowe / Parametry Systemu -> Parametry Systemu -> Progi Podatkowe (podać nowy rok). Prosimy właściwie wpisać informację Rodzaje i terminy wypłat (na dole ekranu). W razie wątpliwości prosimy podejrzeć parametry w starym roku. f) ZMIANA KOSZTÓW UZYSKANIA PRZYCHODU I ULGI PODATKOWEJ. Przed przystąpieniem do liczenia płac w styczniu nowego roku należy wszystkim pracownikom zmienić w zbiorze stałych składników wysokość kosztów uzyskania przychodu oraz ulgi podatkowej. Wykonuje się to automatycznie dla wszystkich pracowników w funkcji PŁACE -> Dokumenty Płacowe -> Obsługa Kartoteki Stałych Składników -> Zmiana Kwoty/% składnika. Należy podać: kod składnika (004 koszty lub 971 ulga) wybrać opcję warunkowa zmiana kwoty wpisać: dotychczasowa wartość kwoty wpisać: nowa wartość kwoty % nie zmieniamy Program automatycznie zamieni w zbiorze stałych składników dla podanego składnika wysokość kwoty dotychczasowej na nową (dla wszystkich pracowników). UWAGA: dla kosztów uzyskania przychodu funkcję tę należy wykonać oddzielnie dla kosztów zwykłych i kosztów zwiększonych. UWAGA: konieczność ponownego przeliczenia płac pracownikowi za stary rok wymaga przywrócenia kosztów i ulgi dla tego pracownika ze starego roku na okres obliczeń. UWAGA: Użytkownicy, którzy wypełniają daty obowiązywania składnika (za okres od.. do..) muszą wypełnić pola w następujący sposób: kod składnika (004 koszty lub 971 ulga) za okres: od <nowy rok>.01 do <nowy rok>.12 dla pracowników, którzy otrzymują wypłatę w końcu miesiąca (np.28) od <stary rok>.12 do <nowy rok>.11 - dla pracowników, którzy otrzymują wypłatę do 10-go następnego miesiąca UWAGA! - jeżeli w starym roku były wypełnione daty obowiązywania składnika koszty lub ulga, to w nowym roku NIE MOŻNA pozostawić tych dat pustych. wybrać opcję D (dopisanie)

12 wybrać opcję warunkowa zmiana kwoty wpisać: dotychczasowa wartość kwoty wpisać: nowa wartość kwoty % nie zmieniamy g) ZMIANA MAKSYMALNEJ PODSTAWY DLA UBEZPIECZENIA EMERYTALNO- RENTOWEGO I WIELKOŚCI SKŁADKI NA UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE. Nową kwotę limitu płacenia składki emerytalno-rentowej oraz nowy procent składki na ubezpieczenie zdrowotne należy wprowadzić do systemu w funkcji Bazy Kodowe / Parametry Systemu -> Parametry do ZUS. Należy dopisać nową pozycję z datą obowiązywania od <nowy rok> i nową wartością limitu. Procent składki na ubezpieczenie zdrowotne należy wypełnić następująco: ubezpieczenie zdrowotne procent: <zgodnie z przepisami> % ubezpieczenie zdrowotne odejmowane od podatku procent: 7.75 % UWAGA! Przy dopisywaniu nowej pozycji podpowiadają się wartości ze starego roku. Należy je koniecznie zweryfikować! h) ZMIANA WIELKOŚCI SKŁADKI NA FUNDUSZ GWARANTOWANYCH ŚWIADCZEŃ PRACOWNICZYCH. Składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych wylicza się w momencie: - wydruku zbiorówki - wydruku Polecenia Księgowania - transmisji do programu PŁATNIK jako aktualnie zapisany w parametrach procent z odpowiedniej podstawy. Należy zatem zmienić ten parametr we właściwym momencie (zależnym od terminów wypłat wynagrodzeń w firmie czy od kasowej/memoriałowej/ metody rozliczania z ZUS'em). Nowy procent składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych należy wprowadzić do systemu w funkcji Bazy Kodowe / Parametry Systemu -> Parametry Systemu -> Parametry Inne i) KASOWANIE MIESIĘCZNYCH ZBIORÓW ROBOCZYCH NIE DOTYCZY wersji z KATALOGAMI ROCZNYMI W menu głównym programu w drugiej linijce od góry ekranu wyświetlony jest numer wersji oraz informacja czy jest to wersja z KATALOGACH ROCZNYMI. Dalsza część dotyczy użytkowników NIE posiadających wersji z Katalogami Rocznymi. Przed przystąpieniem do liczenia płac za nowy miesiąc należy koniecznie, skasować zbiory: DOKmm (składniki bieżące za miesiąc mm) KARTYmm (karty pracy za miesiąc mm) PLACmmX (lista podstawowa za miesiąc mm dla pracowników o charakterze pracy X) LDmm_nnn (lista dodatkowa nr nnn za miesiąc mm) W przypadku zbiorów PLACmmX, program przy generowaniu wypłaty za miesiąc mm zapyta się czy usunąć istniejące zbiory PLACmmX. W przypadku pozostałych zbiorów nie ma takiego pytania. Nie usunięcie miesięcznych zbiorów roboczych spowoduje nałożenie się danych z nowego i starego roku (patrz rozdziały II.15.3 i III.2.5). Kasowanie w/w zbiorów wykonuje się w funkcji PŁACE -> Dokumenty płacowe -> Kasowanie zbiorów. W przypadku list dodatkowych, poza skasowaniem zbiorów LDmm_nnn, należy usunąć listy dodatkowe z miesięcznych wykazów list dodatkowych PŁACE -> Listy dodatkowe Umowy zlecenia i o dzieło -> (rok i miesiąc obliczeniowy) -> Del Anulowanie listy.

13 j) ROCZNE ROZLICZENIE PODATKU : PIT-11, PIT-40 aktualizację danych osobowych potrzebnych do deklaracji PIT ZBIORCZE ZESTAWIENIE PODATKOWE za rok WYDRUK ROZLICZENIA ROCZNEGO wydruk deklaracji PIT-11, PIT-40 Program ma możliwość drukowania : PIT-11, PIT Aby wydrukować PIT-11 należy w warunkach wydruku wybrać ustawienie Pracownicy nie rozliczani i w polu miesiąc zwolnienia wpisać spacje (klawiszem <del>). - Aby wydrukować PIT-40 należy w warunkach wydruku wybrać ustawienie Pracownicy rozliczani i w polu miesiąc zwolnienia wpisać spacje (klawiszem <del>). Ponadto dla pracowników rozliczanych przez zakład (PIT-40) należy uzupełnić pole PIT12 w funkcji PŁACE -> Kartoteka Podatkowa -> Aktualizacja Danych Osobowych -> <F9>edycja informacja PIT12 : 1 -drukuj PIT-40 <spacja> -drukuj PIT-11 Dla pracowników, którym przysługuje ulga z tytułu wychowania dziecka należy wypełnić pole Il.dzieci Program wyliczy kwotę ulgi jako iloczyn ilości dzieci i kwoty ulgi na jedno dziecko. Kwota ulgi na jedno dziecko musi być wcześniej wpisana w parametrach programu (Bazy Kodowe/Parametry systemu -> Parametry Systemu -> Progi podatkowe). Kwotę ulgi z tyt.wychowania dziecka przysługującą pracownikowi można też wpisać ręcznie (za znakiem minus!). Jeżeli pracownik jest zwolniony, to aby wydrukować dla niego PIT należy w warunkach wydruku w polu miesiąc zwolnienia wpisać właściwy rok-miesiąc lub wybrać ustawienie ze zwolnionymi. UWAGA: jeżeli pracownik osiągał przychody opodatkowane na dwóch numerach ewidencyjnych, powinien mieć wpisany ten sam numer głównego zatrudnienia (patrz Kadry -> Kartoteka Osobowa -> klawisz <F2>-przyjęcia ). Wówczas wydrukuje się PIT łączny. UWAGA: wszystkie dane na PIT drukują się z Kartoteki Podatkowej pracownika. W przypadku niezgodności należy ustawić się na Kartotekę Podatkową pracownika i przeanalizować wartości z poszczególnych miesięcy. Na klawisz <Enter> rozwija się szczegółowe rozpisanie źródeł przychodów ważne, żeby nie było przesunięć poszczególnych wartości do niewłaściwych źródeł przychodów. Wartości na Kartotece Podatkowej pracownika można zmieniać. Ci z Państwa, którzy posiadają funkcję wydruku Kartoteki Podatkowej mogą z niej skorzystać przy wyjaśnianiu ewentualnych wątpliwości. UWAGA: jeżeli pracownicy otrzymali PIT-40, to należy wygenerować składnik wyrównania podatku do zbioru dokumentów bieżących przy obliczaniu płac w jednym z pierwszych miesięcy nowego roku, w funkcji PŁACE -> Kartoteka Podatkowa -> Wydruk różnic podatkowych (w trakcie tworzenia wydruku automatycznie zostaną wygenerowane składniki wyrównania podatku) k) ROCZNE ROZLICZENIE PODATKU : PIT-4R. PIT-4R roczny zastępuje od 2007 roku miesięczne PIT-4. Obsługa PIT-4R składa się z trzech funkcji: a) Przygotowanie danych do PIT-4R za rok 2007 Ta funkcja musi być wykonana jako pierwsza. Powoduje zebranie danych z Kartoteki Podatkowej potrzebnych do wydruku PIT-4R za wszystkie miesiące wybranego roku.

14 Dane do PIT-4R za dany rok są przechowywane w oddzielnym pliku. Funkcję można powtarzać wielokrotnie. Przed tworzeniem zbioru należy podać procent wynagrodzenia za terminowe wpłacanie podatku oraz miesiące, w których nastąpiło rozliczenie podatku za ubiegły rok. b) Przeglądanie/Korekta danych do PIT-4R za rok 2007 W tej funkcji można przeglądać i edytować niektóre dane do PIT-4R utworzone w pkt. a). Wiersze, które są wyliczane na podstawie innych, nie podlegają edycji. Uwaga! Wiersz C12-Wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatku nie jest automatycznie przeliczany. W przypadku zmiany wartości podatku w innych wierszach należy samodzielnie wyliczyć i skorygować wartość wiersza C12. c) Wydruk PIT-4R za rok W tej funkcji można wydrukować PIT-4R. Wszystkie dane liczbowe pobierane są z pliku utworzonego w pkt. a) z uwzględnieniem ewentualnych korekt wykonanych w pkt. b). UWAGA! Przy powtórnym wykonaniu f-cji a). znikną korekty dokonane w pkt. b). 5. ALGORYTMY. a) Składki na ubezpieczenie społeczne płacone przez pracownika (emerytalna, rentowa, chorobowa) i płacone przez pracodawcę (emerytalna, rentowa, wypadkowa) wyliczane są tylko od tych składników płacowych, które mają to zapisane w bazie składników płacowych (Bazy Kodowe / 3=BAZA SKŁADNIKÓW PŁACOWYCH). Wielkość tych składek zapisana jest w bazie składek ZUS ( Bazy Kodowe / 4=SKŁADKI ZUS ). b) Podatek od wynagrodzeń i składka na ubezpieczenie zdrowotne wyliczane są tylko od tych składników płacowych, które mają to zapisane w bazie składników płacowych (Bazy Kodowe / 3=BAZA SKŁADNIKÓW PŁACOWYCH). c) Podstawy do chorobowego i urlopu naliczane są zgodnie z opisem składników w bazie składników płacowych (Bazy Kodowe / 3=BAZA SKŁADNIKÓW PŁACOWYCH). d) Wysługa lat - dodatek stażowy obliczany jest według bazy tabele wysługi (Bazy Kodowe / 1=ZBIORY - Moduł KADRY / Tabele wysługi). 6. WARIANTOWE USTAWIENIE DZIAŁANIA SYSTEMU. System pozwala, za pomocą zbioru parametrów, ustawić wariantowo działanie niektórych funkcji. Szczegółowy opis sposobu ustawiania parametrów znajduje się w rozdziale III WYDRUKI EMITOWANE PRZEZ SYSTEM. Wszystkie wydruki emitowane przez system składają się z nagłówka, treści tabulogramu oraz zakończenia. Nagłówek drukowany jest na każdej stronie tabulogramu i zawiera nazwę systemu oraz numer jego wersji,

15 nazwę użytkownika systemu, tytuł tabulogramu, datę emisji, numer strony. Dla listy płac każda strona jest zakończona podsumowaniem narastająco kwoty wypłat a strona kolejna rozpoczyna się podaniem kwoty z przeniesienia. Tabulogram kończy linia o treści Koniec Wydruku. Wyjątek od w/w zasady to wydruki robocze oraz wydruki będące formularzami (np. PITy).

16 II. VADEMECUM UŻYTKOWNIKA (PRZEWODNIK PO SYSTEMIE). 1. URUCHAMIANIE SYSTEMU MENU. System KADRY-PŁACE uruchamia się pisząc instrukcję PL <ENTER>. Następnie należy podać inicjały użytkownika oraz hasło: ALEXA, Opole, ul. Chłodnicza 4, tel Podaj swoje inicjały: Menu główne systemu obejmuje moduły KADRY i PŁACE. W nagłówku menu wyświetlona jest nazwa systemu oraz numer jego wersji. ALEXA KADRY-PŁACE ver. 7_40 Menu główne systemu KADRY PŁACE Kartoteka UBEZPIECZENIOWA Przeglądanie/Drukowanie Bazy Kodowe / Parametry systemu Programy pomocnicze... KADRY/PŁACE - zmiany w systemie KONIEC

17 Wybieramy moduł PŁACE, ukazuje się menu: ALEXA KADRY-PŁACE ver. 7_ P Ł A C E DOKUMENTY PŁACOWE LICZENIE PŁAC LISTY DODATKOWE WYDRUK LISTY PŁAC INNE WYDRUKI Z WYPŁATY ROZDZIELNIK KOSZTÓW / PRZEKSIĘGOWANIA ZAMKNIĘCIE MIESIĄCA KARTOTEKA PŁACOWA KARTOTEKA PODATKOWA KARTOTEKA ZASIŁKOWA PŁACE - KOREKTA!!! Wprowadzanie / aktualizacja miesięcznych dokumentów płacowych 1.2. PARAMETRY SYSTEMU. W parametrach systemu są zapisane takie informacje jak: dane o firmie nazwa pełna i skrócona, adres firmy, nazwisko dyrektora firmy, nr konta bankowego firmy itp. stawki składek ZUS płaconych przez przedsiębiorstwo i pracowników stawka składki na Fundusz Pracy stawka składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych wartości progów i stawek podatkowych parametry do deklaracji podatkowych PIT wartość najniższej płacy Nazwa pełna i nazwa skrócona firmy są wpisywane do parametrów przy instalowaniu systemu i nie mogą być zmienione przez użytkownika. Zmiana parametrów dostępna jest w funkcji Bazy Kodowe/Parametry systemu -> PARAMETRY SYSTEMU Po wyjściu kursorem z ostatniego pola na ekranie następuje zapis zmienionych parametrów. 2. AKTUALIZACJA BAZ KODOWYCH BAZA SKŁADNIKÓW PŁACOWYCH. Aby zaktualizować bazę składników płacowych należy uruchomić funkcję (Bazy Kodowe / 3=BAZA SKŁADNIKÓW PŁACOWYCH). Po pojawieniu się makiety podać kod składnika płacowego albo nacisnąć klawisz <F2> Przeglądanie aby zobaczyć wykaz

18 składników już istniejących. Przy wypełnianiu pól dostępny jest klawisz pomocy <F1> podpowiadający co zrobić. Szczegółowy opis funkcji zawarty jest w rozdziale III BAZA SKŁADEK ZUS. Aby zaktualizować bazę składek ZUS należy uruchomić funkcję (Bazy Kodowe -> PARAMETRY SYSTEMU -> PARAMETRY DO ZUS). Po pojawieniu się makiety można wpisać kody składek ubezpieczeniowych na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz maksymalną podstawę do naliczania składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. UWAGA: aby móc wpisać w bazie składek ZUS kod składnika będącego składką, najpierw należy go zdefiniować w bazie składników płacowych INNE BAZY KODOWE. a) Uruchomić funkcję Bazy Kodowe -> ZBIORY - Moduł PŁACE lub Bazy Kodowe -> ZBIORY - Moduł KADRY b) Najechać kursorem na odpowiednią bazę kodową (jeśli bazy nie ma na ekranie, nacisnąć klawisz <PgDn>, wyświetli się następna strona z bazami kodowymi, <PgDn> strona poprzednia). c) Nacisnąć klawisz <F5>, wyświetli się zawartość zbioru. d) Klawisz <F2> - dopisanie pozycji do bazy, <ENTER> - korekta wybranej pozycji. 3. PRZYGOTOWANIE DANYCH DO WYPŁATY. Przygotowanie danych do wypłaty obejmuje: wprowadzanie nieobecności do kartoteki nieobecności (system KADRY) wprowadzanie / korekta stałych składników płacowych wprowadzanie bieżących dodatków i potrąceń wprowadzanie kart pracy (dla pracowników fizycznych) Czas i kolejność wykonywania w/w czynności są obojętne STAŁE SKŁADNIKI. W celu wprowadzenia lub poprawy stałych składników płacowych należy uruchomić funkcję PŁACE -> DOKUMENTY PŁACOWE -> A. Obsługa kartoteki stałych składników. Szczegółowy opis działania funkcji znajduje się w części III, rozdział BIEŻĄCE SKŁADNIKI. W celu wprowadzenia bieżących dodatków i potrąceń należy uruchomić funkcję PŁACE ->

19 DOKUMENTY PŁACOWE -> B. Wprowadzanie bieżących dodatków i potrąceń.. Szczegółowy opis działania funkcji znajduje się w części III. rozdział KARTY PRACY. W celu wprowadzenia kart pracy pracownikom fizycznym należy uruchomić funkcję PŁACE -> DOKUMENTY PŁACOWE -> C. Zbiorcza (miesięczna) karta pracy. Szczegółowy opis działania funkcji znajduje się w części III, rozdział OBLICZANIE WYPŁATY ZA MIESIĄC. Aby obliczyć wypłatę za miesiąc (dla jednego terminu wypłaty) należy wykonać kolejno następujące funkcje: pobieranie nieobecności i zawieszeń z KADR do systemu PŁACE generowanie wypłaty za miesiąc przeglądanie i korekta wygenerowanej wypłaty za miesiąc W/w czynności mogą być w razie potrzeby wielokrotnie powtarzane (z zachowaniem wymaganej kolejności). Uwaga: Termin wypłaty ustalany jest, w zależności od parametrycznego ustawienia systemu, na podstawie: - charakteru pracy pracownika (Fizyczny, Umysłowy, Dydaktyczny) wartość parametru ZB_PARAM M_JESTPLAT = N lub brak parametru - przypisanego pracownikowi Kodu płatnika; każdy kod płatnika (opisany w bazie płatników) jest przypisany do konkretnego terminu wypłaty oznaczonego jednoliterowym symbolem wartość parametru ZB_PARAM M_JESTPLAT = P 4.1. POBIERANIE NIEOBECNOŚCI I ZAWIESZEŃ Z KADR DO SYSTEMU PŁACE. W celu pobrania nieobecności i zawieszeń z KADR do systemu PŁACE należy: uruchomić funkcję PŁACE -> LICZENIE PŁAC podać rok i miesiąc obliczeniowy oraz termin wypłaty wybrać pozycję GENEROWANIE NIEOBECNOŚCI I ZAWIESZEŃ DO PŁAC uruchomić GENEROWANIE NIEOBECNOŚCI I ZAWIESZEŃ DO PŁAC dla lepszej kontroli wybranych nieobecności można wykonać WYDRUK WYGENEROWANYCH NIEOBECNOŚCI w razie potrzeby dokonania korekty uruchomić KOREKTĘ WYGENEROWANYCH NIEOBECNOŚCI Szczegółowy opis działania funkcji znajduje się w części III, rozdział 3.1. UWAGA: powyższe funkcje można powtarzać pamiętając, że powtórzenie GENEROWANIA NIEOBECNOŚCI powoduje likwidację wykonanych korekt.

20 4.2. GENEROWANIE WYPŁATY ZA MIESIĄC. W celu wygenerowania wypłaty za miesiąc: uruchomić funkcję PŁACE -> LICZENIE PŁAC podać rok i miesiąc obliczeniowy oraz termin wypłaty wybrać pozycję GENEROWANIE WYPŁATY DLA WYBRANEGO MIESIĄCA Szczegółowy opis działania funkcji znajduje się w części III, rozdział KOREKTA WYPŁATY DLA KONKRETNEGO PRACOWNIKA. W celu dokonania korekty płac konkretnego pracownika należy: uruchomić funkcję PŁACE -> LICZENIE PŁAC podać rok i miesiąc obliczeniowy oraz termin wypłaty wybrać pozycję PRZEGLĄDANIE / KOREKTA SKŁADNIKÓW dla pracownika podać numer ewidencyjny (lub nazwisko) wybranego pracownika wykonać korektę płac pracownika (dopisanie, kasowanie, korekta składników płacowych) nacisnąć klawisz <F10> w celu zapamiętania dokonanych zmian Szczegółowy opis działania funkcji znajduje się w części III, rozdział 3.2. UWAGA: powtórzenie GENEROWANIA WYPŁATY ZA MIESIĄC (rozdział I.4.2.) po wykonaniu korekt powoduje likwidację wykonanych wcześniej korekt. 5. WYPŁATA - WYDRUK DOKUMENTÓW. Z wygenerowanej w rozdziale 4.2. wypłaty za miesiąc, można otrzymać następujące dokumenty płacowe: lista płac do kasy (kasówka) odcinki dla pracowników (paski) wydruk analityczny płac (dla Działu Rachuby) wydruk analityczny wybranego składnika zestawienie wynagrodzenia brutto pracowników zestawienie zbiorcze z wypłaty (zbiorówka) wkłady i zadłużenia PKZP pożyczki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych przelewy wypłaty na konta pracowników 5.1. LISTA PŁAC (KASÓWKA), ODCINKI (PASKI), WYDRUK ANALITYCZNY PŁAC, WYBRANY SKŁADNIK, WYNAGRODZENIE BRUTTO PRACOWNIKÓW. W celu wydrukowania listy płac (albo odcinków płacowych, albo wydruku analitycznego, albo wybranego składnika albo wynagrodzenia brutto pracowników) do kasy należy: uruchomić funkcję PŁACE / WYDRUK LISTY PŁAC

21 podać rok i miesiąc obliczeniowy oraz termin wypłaty wykonać Tworzenie zbioru do wypłaty, jeśli program się tego domaga wybrać pozycję: Lista płac Odcinki Zestawienie analityczne Wybrany składnik Brutto na pracownika i dalej wykonać zgodnie z poleceniami programu (zapamiętać nazwę zbioru, do którego kierowany jest wydruk) nacisnąć klawisz <F1> i DRUKOWANIE, wskazać zbiór z wydrukiem z poprzedniego punktu i potwierdzić klawiszem <ENTER> Szczegółowy opis działania funkcji znajduje się w części III, rozdział ZESTAWIENIE ZBIORCZE (ZBIORÓWKA). W celu wydrukowania zbiorówki należy: uruchomić funkcję PŁACE / INNE WYDRUKI Z WYPŁATY podać rok i miesiąc obliczeniowy wybrać rodzaj zbiorówki: zbiorówka wg Płatników, zbiorówka wg Kont Kosztów, zbiorówka Razem Zakład. wybrać listy płac wchodzące do zbiorówki: listy z poszczególnych terminów wypłat listy dodatkowe: wszystkie lub listy dodatkowe wybrane (dowolne z danego m-ca) lub listy dodatkowe zgodne z datą wypłaty (wypłacone w ustalonym dniu) lub pozostałe listy dodatkowe (nie związane z żadnym terminem wypłaty U/F/D) dla terminu (związane z wybranym terminem wypłaty głównej) wybrać klawiszem <F3> - Urządzenie, na które zostanie skierowany wydruk: monitor zbiór na dysku drukarka klawiszem <F4> - Wydruk, uruchomić tworzenie wydruku Jeśli wydruk został skierowany do zbioru na dysku komputera, to po naciśnięciu klawisza <F1> - Pomoc, można go obejrzeć lub wydrukować na papierze. Szczegółowy opis działania funkcji znajduje się w części III, rozdział WKŁADY I ZADŁUŻENIA PKZP. W celu wydrukowania wkładów i zadłużeń PKZP należy: uruchomić funkcję PŁACE -> INNE WYDRUKI Z WYPŁATY podać rok i miesiąc obliczeniowy wybrać pozycję WKŁADY I ZADŁUŻENIA PKZP podać kody składników (wkłady, pożyczka) PKZP.

22 podać termin wypłaty podać, czy było wykonane zamknięcie miesiąca. wybrać klawiszem <F3> - Urządzenie, na które zostanie skierowany wydruk: monitor zbiór na dysku drukarka klawiszem <F4> - Wydruk, uruchomić tworzenie wydruku Jeśli wydruk został skierowany do zbioru na dysku komputera, to po naciśnięciu klawisza <F1> - Pomoc, można go obejrzeć lub wydrukować na papierze. Szczegółowy opis działania funkcji znajduje się w części III, rozdział POŻYCZKI Z ZAKŁADOWEGO FUNDUSZU ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH. W celu wydrukowania wkładów i zadłużeń PKZP należy: uruchomić funkcję PŁACE -> INNE WYDRUKI Z WYPŁATY podać rok i miesiąc obliczeniowy wybrać pozycję ZADŁUŻENIA - FUNDUSZ ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH podać kod składnika pożyczki ZFŚS podać termin wypłaty podać, czy było wykonane zamknięcie miesiąca. wybrać klawiszem <F3> - Urządzenie, na które zostanie skierowany wydruk: monitor zbiór na dysku drukarka klawiszem <F4> - Wydruk, uruchomić tworzenie wydruku Jeśli wydruk został skierowany do zbioru na dysku komputera, to po naciśnięciu klawisza <F1> - Pomoc, można go obejrzeć lub wydrukować na papierze. Szczegółowy opis działania funkcji znajduje się w części III, rozdział PRZELEWY NA ROR. W celu wydrukowania przelewów na ROR należy: uruchomić funkcję PŁACE -> INNE WYDRUKI Z WYPŁATY podać rok i miesiąc obliczeniowy wybrać pozycję PRZELEWY wybrać listę płac: z określonego terminu wypłaty albo określoną listę dodatkową podać Data przelewu i Tekst na przelewie wybrać klawiszem <F3> - Urządzenie, na które zostanie skierowany wydruk: monitor zbiór na dysku drukarka klawiszem <F4> - Wydruk, uruchomić tworzenie wydruku Jeśli wydruk został skierowany do zbioru na dysku komputera, to po naciśnięciu klawisza <F1> - Pomoc, można go obejrzeć lub wydrukować na papierze. Wydruk przelewów składa się z trzech części:

23 wykaz potrąceń na ROR wg kont bankowych z podsumowaniem na banki kwity przelewów zbiorówka Szczegółowy opis działania funkcji znajduje się w części III, rozdział LISTY DODATKOWE. W celu utworzenia nowej zwykłej listy dodatkowej albo listy dodatkowej na umowyzlecenia / o dzieło, należy: uruchomić właściwą funkcję: PŁACE -> LISTY DODATKOWE -> Listy dodatkowe PŁACE -> LISTY DODATKOWE ->Umowy zlecenia i o dzieło podać rok i miesiąc obliczeniowy. nacisnąć klawisz <INSERT> podać datę i tytuł wypłaty podać numer pracownika, kod składnika płacowego (dla UMOWY-ZLECENIA kod umowy-zlecenie albo umowy o dzieło), wypełnić wszystkie żądane pola Ten punkt powtórzyć w miarę potrzeb. nacisnąć klawisz <ESC> dla Listy Dodatkowej na pytania: CZY LICZYĆ ZUS? odpowiedzieć T CZY LICZYĆ KOSZTY UZYSKU? odpowiedzieć T CZY LICZYĆ PODATEK odpowiedzieć T CZY TWORZYĆ PRZELEWY odpowiedzieć T, jeśli osoby z listy mają konta ROR Domyślnie podpowiadane są odpowiedzi N, aby nie zakłócić korekty listy dodatkowej. W przypadku korekty listy już istniejącej należy najechać kursorem na wybraną listę i nacisnąć klawisz <ENTER>. Dalsze postępowanie jak przy tworzeniu nowej listy. Wydruk listy dodatkowej: najechać kursorem na wybraną listę nacisnąć klawisz <F8>, odpowiedzieć na zadawane przez program pytania klawiszem <F1> Pomoc, można przeglądać lub wydrukować wcześniej utworzony wydruk listy (wydruk jest zapisywany w pliku LDmm_nnn.TXT, gdzie: mm nr miesiąca, nnn - numer listy dodatkowej w miesiącu mm) Szczegółowy opis działania funkcji znajduje się w rozdziale III.3.3. Przelewy na ROR z list dodatkowych drukujemy zgodnie z opisem w rozdziale II ZAMKNIĘCIE MIESIĄCA. Funkcja wykonywana po policzeniu wszystkich płac w miesiącu. Wykonuje aktualizację poszczególnych kartotek rocznych zbiorem utworzonym z połączonych wypłat z całego

24 miesiąca (wszystkie terminy wypłat + listy dodatkowe). Aby wykonać ZAMKNIĘCIE MIESIĄCA należy: uruchomić funkcję PŁACE -> ZAMKNIĘCIE MIESIĄCA podać rok i miesiąc obliczeniowy podać czas nominalny miesiąca odpowiedzieć na pytania: CZY TWORZYĆ ZBIÓR ŁĄCZNY T (zawsze) AKTUALIZACJA NIEOBECNOŚCI T, zaznaczenie nieobecności rozliczonych AKTUALIZACJA STAŁYCH SKŁADNIKÓW T, dopisanie kolejnej raty spłacanej pożyczki oraz powiększenie wkładów PKZP AKTUALIZACJA ZBIORU PŁACE T, dopisanie płac miesięcznych do kartoteki płacowej AKTUALIZACJA ANALIZ T, wyliczanie płac miesięcznych wg grup (BRUTTO, POTRĄCENIA, ZASIŁKI, WYNAGRODZENIA SPORADYCZNE, ZYSK, itp.) AKTUALIZACJA PODSTAW T, wyliczanie miesięcznych podstaw (chorobowej i urlopowej) AKTUALIZACJA KARTOTEKI ZASIŁKOWEJ T, dopisanie nieobecności z płac miesięcznych do kartoteki zasiłkowej AKTUALIZACJA KARTOTEKI ZUS T, dopisanie płac miesięcznych do kartoteki składek ZUS Szczegółowy opis działania funkcji znajduje się w rozdziale III.6. UWAGA: Po zamknięciu miesiąca można dokonywać korekty płac za dwa miesiące wstecz. Np. po zamknięciu m-ca kwietnia można dokonywać korekty płac za m-c kwiecień i marzec. Korekta oraz generowanie płac dla miesięcy wcześniejszych są zablokowane. Można natomiast bez ograniczeń powtarzać funkcje aktualizujące kartoteki płacowe (ponieważ nie modyfikują one naliczonych wynagrodzeń). UWAGA: Zamknięcie miesiąca marca utożsamiane jest z zamknięciem roku. Po zamknięciu roku zablokowana jest aktualizacja Kartoteki Podatkowej za rok ubiegły. UWAGA: aktualizację kartoteki podatkowej wykonujemy w funkcji PŁACE -> Kartoteka Podatkowa -> ROZLICZENIE PODATKOWE -> AKTUALIZACJA KARTOTEKI PODATKOWEJ dla m-ca 8. ZAMKNIĘCIE MIESIĄCA - WYDRUKI ZBIORCZE. Funkcję tą należy wykonywać po ZAMKNIĘCIU MIESIĄCA (aktualizacji miesięcznej kartotek) ROZDZIELNIK KOSZTÓW. W celu wydrukowania Rozdzielnika Kosztów należy: uruchomić funkcję PŁACE wybrać pozycję Rozdzielnik Kosztów/Przeksięgowania podać rok i miesiąc obliczeniowy wybrać kolejno wszystkie listy płac wchodzące do Rozdzielnika Kosztów listy z poszczególnych terminów wypłat

25 listy dodatkowe: wszystkie lub wybrane (dowolne z danego m-ca) lub zgodne z datą wypłaty (wypłacone w ustalonym dniu) lub pozostałe listy dodatkowe (nie związane z żadnym terminem wypłaty U/F/D) dla terminu (związane z wybranym terminem wypłaty głównej) wybrać klawiszem <F3> - Urządzenie, na które zostanie skierowany wydruk: monitor zbiór na dysku drukarka klawiszem <F4> - Wydruk, uruchomić tworzenie wydruku Jeśli wydruk został skierowany do zbioru na dysku komputera, to po naciśnięciu klawisza <F1> - Pomoc, można go obejrzeć lub wydrukować na papierze. W wyniku uruchomienia funkcji PŁACE -> ROZDZIELNIK KOSZTÓW / PRZEKSIĘGOWANIA powstają: Rozdzielnik Kosztów (wydruk) Polecenie Księgowania (wydruk) Zbiór do automatycznych przeksięgowań (PLACE\PL_mm.DBF) Szczegółowy opis działania funkcji znajduje się w rozdziale III ZESTAWIENIE ZBIORCZE - ZBIORÓWKA RAZEM ZAKŁAD. Drukowanie ZESTAWIENIA ZBIORCZEGO (ZBIORÓWKI) opisane jest w części II, rozdział 5.2. ZBIORÓWKA - RAZEM ZAKŁAD jest szczególnym przypadkiem - do zestawienia należy wybrać wszystkie listy płac utworzone w miesiącu PŁACE NARASTAJĄCO OD POCZĄTKU ROKU. W celu wydrukowania płac narastająco od początku roku należy: uruchomić funkcję PŁACE -> INNE WYDRUKI Z WYPŁATY podać rok i miesiąc obliczeniowy wybrać pozycję Zestawienie składników płac za okres klawiszem <F2> można: zmienić rok na poprzedni wybrać jedną jednostkę (płatnika) do wydruku wybrać jedną grupę zatrudnienia do wydruku podać składniki płacowe do wydruku. wybrać klawiszem <F3> - Urządzenie, na które zostanie skierowany wydruk: monitor zbiór na dysku drukarka klawiszem <F4> - Wydruk, uruchomić tworzenie wydruku Jeśli wydruk został skierowany do zbioru na dysku komputera, to po naciśnięciu klawisza <F1> - Pomoc, można go obejrzeć lub wydrukować na papierze. Powstaje zestawienie zbiorcze składników płac (brutto) za ostatni miesiąc i narastająco od

26 początku roku (umysłowi, fizyczni, razem) dla komórek organizacyjnych w rozbiciu na grupy zatrudnienia oraz razem zakład. Szczegółowy opis działania funkcji znajduje się w rozdziale III WYDRUK DEKLARACJI PIT-4. Wydruk deklaracji PIT-4 wykonuje się po aktualizacji Kartoteki Podatkowej (patrz rozdz. 10.4) Aby wydrukować deklarację PIT-4 należy: uruchomić funkcję PŁACE -> Kartoteka Podatkowa podać rok i miesiąc obliczeniowy wybrać pozycję DEKLARACJA PODATKOWA PIT-4 za m-c wybrać klawiszem <F3> - Urządzenie, na które zostanie skierowany wydruk: monitor zbiór na dysku drukarka klawiszem <F4> - Wydruk, uruchomić tworzenie wydruku Jeśli wydruk został skierowany do zbioru na dysku komputera, to po naciśnięciu klawisza <F1> - Pomoc, można go obejrzeć lub wydrukować na papierze. Powstaje deklaracja PIT-4 za podany miesiąc. Szczegółowy opis działania funkcji znajduje się w rozdziale III WYDRUK DEKLARACJI PIT-4R. Wydruk deklaracji PIT-4R wykonuje się po przygotowaniu danych do wydruku PIT-4R (patrz rozdz. II.14.4) Aby wydrukować deklarację PIT-4R należy: uruchomić funkcję PŁACE -> Kartoteka Podatkowa podać rok i miesiąc obliczeniowy 12 wybrać pozycję DEKLARACJA PODATKOWA PIT-4R za rok wybrać klawiszem <F3> - Urządzenie, na które zostanie skierowany wydruk: monitor zbiór na dysku drukarka klawiszem <F4> - Wydruk, uruchomić tworzenie wydruku Jeśli wydruk został skierowany do zbioru na dysku komputera, to po naciśnięciu klawisza <F1> - Pomoc, można go obejrzeć lub wydrukować na papierze. Powstaje deklaracja PIT-4R za podany rok. Szczegółowy opis działania funkcji znajduje się w rozdziale III KARTOTEKA PŁACOWA WYŚWIETLANIE KARTOTEKI PŁACOWEJ PRACOWNIKA. Aby wyświetlić kartotekę płacową pracownika należy: uruchomić funkcję PŁACE -> Kartoteka Płacowa

27 podać rok i miesiąc obliczeniowy wybrać pozycję KARTOTEKA PŁACOWA wybrać kartotekę: z ostatnich 12-tu miesięcy dla wybranego roku (jeśli rok jest zamknięty) podać numer lub nazwisko pracownika nacisnąć klawisz <F10> - Zarobki. Wyświetlą się składniki zarobków pracownika w poszczególnych miesiącach. strzałkami można przesuwać ekran <F2> - składniki potrąceń w poszczególnych miesiącach <F3> - średnie płace w poszczególnych miesiącach <F4> - podstawy chorobowe i urlopowe <F5> - stałe składniki (stan aktualny), w tym spłata i zadłużenie z tytułu pożyczki <F6> - nieobecności pracownika Szczegółowy opis działania funkcji znajduje się w rozdziale III WYŚWIETLANIE PODSTAW DO URLOPU I CHOROBOWEGO. Aby wyświetlić podstawy do urlopu i chorobowego należy: uruchomić funkcję PŁACE -> Kartoteka Płacowa podać rok i miesiąc obliczeniowy wybrać pozycję KARTOTEKA PŁACOWA wybrać kartotekę: z ostatnich 12-tu miesięcy dla wybranego roku (jeśli rok jest zamknięty) podać numer lub nazwisko pracownika nacisnąć klawisz <F10> - Płace. Wyświetlą się składniki płacowe pracownika w poszczególnych miesiącach. nacisnąć klawisz <F4> Podstawy. Wyświetlą się podstawy do urlopu i chorobowego w poszczególnych miesiącach. <ENTER> - poprawa danych w wybranym miesiącu <F8> wyświetli: średnie zatrudnienie w miesiącu ogółem średnie zatrudnienie w miesiącu bez chorob. ZUS płaca zasadnicza + dodatek funkcyjny godziny nadliczbowe (wynagrodzenie + dopłaty) premia wynagrodzenie sporadyczne wypłaty z ZUS <F4> możliwość obliczenia średniej chorobowej i urlopowej z wybranych miesięcy Szczegółowy opis działania funkcji znajduje się w rozdziale III WYDRUK KARTOTEKI PŁACOWEJ PRACOWNIKA. Aby wydrukować kartotekę płacową pracownika należy:

28 uruchomić funkcję PŁACE -> Kartoteka Płacowa podać rok i miesiąc obliczeniowy wybrać pozycję WYDRUK KARTOTEKI PŁACOWEJ wybrać kartotekę: z ostatnich 12-tu miesięcy dla wybranego roku (jeśli rok jest zamknięty) podać okres (od miesiąca do miesiąca) klawiszem <F2> wybrać warunki: sort wg nazwisk lub numeru pracownika zakres (pracownicy od numeru do numeru) wybrać klawiszem <F3> - Urządzenie, na które zostanie skierowany wydruk: monitor zbiór na dysku drukarka klawiszem <F4> - Wydruk, uruchomić tworzenie wydruku Jeśli wydruk został skierowany do zbioru na dysku komputera, to po naciśnięciu klawisza <F1> - Pomoc, można go obejrzeć lub wydrukować na papierze. Szczegółowy opis działania funkcji znajduje się w rozdziale III.7. UWAGA: zaleca się wykonywanie wydruku kartoteki płacowej wszystkich pracowników po zakończeniu roku obliczeniowego. 10. KARTOTEKA PODATKOWA PRZEGLĄDANIE KARTOTEKI PODATKOWEJ PRACOWNIKA. uruchomić funkcję PŁACE -> Kartoteka Podatkowa podać rok i miesiąc obliczeniowy wybrać pozycję KARTOTEKA PODATKOWA PRACOWNIKA podać numer lub nazwisko pracownika nacisnąć klawisz <F10> - Podatki. Wyświetlą się przychody, koszty, dochody pracownika w poszczególnych miesiącach. <ENTER> - źródła przychodów z możliwością korekty <F2> - przełącznik wyświetlania składki zdrowotnej: odliczona (od podatku) / pobrana <F8> - aktualizacja miesięczna Szczegółowy opis działania funkcji znajduje się w rozdziale III AKTUALIZACJA DANYCH OSOBOWYCH DO PIT ów. uruchomić funkcję PŁACE -> Kartoteka Podatkowa podać rok i miesiąc obliczeniowy wybrać pozycję AKTUALIZACJA DANYCH OSOBOWYCH podać numer lub nazwisko pracownika nacisnąć klawisz <F9> - Edycja. Wypełnić wszystkie pola. Szczegółowy opis działania funkcji znajduje się w rozdziale III.7.