Program AKP, aktualizacja windowsowa v

Transkrypt

1 ALEXA Zygmunt Wiśniewski Opole, ul. Jana Bytnara Rudego 3a/ Opole, ul. Pomorska 26, tel./fax NIP: , REGON: Program AKP, aktualizacja windowsowa v Opole Uwaga: aktualizacja AKP e jest bezpłatna dla użytkowników programu AKP v i wyższych. Wersja 2019 jest PŁATNA. PRZED jej zainstalowaniem należy złożyć zamówienie na zakup tej wersji, a następnie odczytać przesyłkę wysłaną na Państwa indywidualne konto poczty elektronicznej ( ). UWAGA! Przed wczytaniem nowej wersji należy zabezpieczyć aktualne dane (patrz pkt 2, poniżej) Instalacja wymaga uprawnień administratora systemu operacyjnego komputera. Instrukcja wprowadzania zmian do programu AKP Aby wprowadzić zmiany do systemu AKP należy: 1) zakończyć pracę programu AKP na wszystkich komputerach (w czasie wprowadzania zmiany nikt nie może używać programu AKP) oraz innych programów, które korzystają ze zbiorów systemu AKP 2) w programie AKP, funkcją Pomocnicze / Archiwowanie danych /Archiwowanie na dysku twardym wszystkie lata zarchiwować aktualne dane AKP na pen drive'ie lub dysk twardy Zmiany do programu można zainstalować na dwa sposoby: I. 1) W programie AKP uruchomić funkcję NOWA WERSJA -> Zmiany z INTERNETU I. 2) uważnie czytać i zatwierdzać komunikaty UWAGA! niektóre programy antywirusowe mogą blokować bezpośredni dostęp do plików aktualizujących i aktualizacja tym sposobem może być utrudniona lub niemożliwa. LUB II. 1) Z skopiować wszystkie pliki jednej aktualizacji do podkatalogu POCZTA systemu AKP II. 2) w programie AKP, funkcją NOWA WERSJA -> Zmiany z POCZTA uruchomić proces aktualizacji II. 3) uważnie czytać i zatwierdzać komunikaty 1. Archiwowanie danych (v , ) Moduł POMOCNICZE -> Archiwowanie danych został wymieniony na postać graficzną. 2. Odtwarzanie danych (v , ) Moduł POMOCNICZE -> Odtwarzanie danych został wymieniony na postać graficzną. 3. Gotowe wydruki: Przeglądanie/Drukowanie/Kasowanie (v , ) W module Gotowe wydruki został zmieniony sposób obsługi. Pojawia się lista dostępnych plików z gotowymi wydrukami i przyciski Przeglądaj / Drukuj / Kasuj 4. Nowe deklaracje podatkowe od przychodów za 2018 rok (v , ) Przygotowaliśmy nowe deklaracje podatkowe PIT-11(24) i PIT-4R(8) od przychodów za rok 2018 w wersji papierowej i elektronicznej. 1

2 Uwaga! Jeżeli PIT-4R za rok 2018 został wykonany w starszej wersji AKP, to po wczytaniu wersji AKP 2019 należy powtórzyć przygotowanie PIT-4R za rok 2018, tj. wykonać funkcje: - Przygotowanie danych do PIT-4R za rok 2018, - ewentualną Korektę danych - Wydruk Proces przygotowania i wysyłki PIT ów nie uległ zmianie. Szczegółowy opis znajduje się w dokumencie o zamknięciu roku. 5. Nowe deklaracje ZUS-DRA i ZUS-RPA (v , ) Wraz z nowym programem Płatnik następuje zmiana deklaracji ZUS-DRA i zostaje dodana nowa deklaracja ZUS-RPA. Deklaracja ZUS-DRA została dostosowana do nowego schematu. Deklaracja ZUS-RPA dotyczy: - przychodów wypłaconych w danym miesiącu stanowiących podstawę składki emerytalno-rentowej, ale należnych za inny rok kalendarzowy, - przychodów wypłaconych w danym miesiącu stanowiących podstawę składki wypadkowej, ale należnych za inny rok kalendarzowy, - przychodów wypłaconych w danym miesiącu wyłączonych z podstawy składki emerytalno-rentowej za okres choroby (np. dodatek stażowy nieozusowany za czas choroby) - przychodów wypłaconych w danym miesiącu wyłączonych z podstawy składki emerytalno-rentowej za okres choroby (np. dodatek stażowy), ale należnych za inny rok kalendarzowy, - okresów pracy nauczycielskiej Deklaracja ZUS-RPA generuje się automatycznie wraz z innymi deklaracjami do Płatnika w funkcji Eksport deklaracji rozliczeniowych do Płatnika. Obsłużyliśmy następujące przypadki tworzenia zapisów na deklaracji ZUS-RPA: 1. Wypłata z przesunięciem (płatna do 10-go następnego miesiąca), czyli wypłata za grudzień 2018 wypłacona w styczniu Tę sytuację program obsługuje automatycznie. 2. Wypłata w trakcie roku, np. wypłata 13-tki w marcu 2019, ekwiwalentu za urlop wypłaconego w 2019, ale należnych za rok Takie składniki należy wypłacać na liście dodatkowej. Przy tworzeniu listy należy w polu Czy za poprzedni rok wpisać wartość T (tak). 3. Składniki nieozusowane za czas choroby. Tę sytuację program obsługuje automatycznie (na podstawie wartości składników 021, 022 lub innych zawierających zmniejszenie składek ZUS za czas choroby) 4. Składniki nieozusowane za czas choroby za poprzedni rok. Tę sytuację program obsługuje automatycznie jak w pkt. 3 i 1 Wartości w/w przychodów są widoczne na Kartotece Ubezpieczeniowej ( KARTOTEKA ZUS -> Kartoteka Składek na ubezpieczenia -> Przeglądanie Kartoteki Ubezpieczeń Społecznych, kolumny PODST.EMER.ROK UBIEGŁY, PODST.WYPAD.ROK UBIEGŁY, NIEOZUSOW.CZAS CHOROBY, NIEOZUSOW.ROK UBIEGŁY ) Uwagi: 1. Przychody za poprzednie lata program traktuje zawsze jako jeden rok wstecz. Tzn. w 2019 za rok Jeżeli zdarzy się sytuacja, że przychody w roku 2019 będą dotyczyły lat wcześniejszych (np. roku 2017), wówczas należy poprawić deklarację ZUS-RPA w programie Płatnik. 2. Jeżeli z wypłaty za grudzień 2018 wypłaconej w styczniu 2019 chcemy wygenerować deklarację ZUS-RPA, to należy ponownie wykonać funkcję zamknięcie 2018/12: - PŁACE->Zamknięcie miesiąca 2018/12 : a. Czy tworzyć zbiór łączny Płac = T b. Aktualizacja kartoteki ZUS = T wykonanie pozostałych punktów można pominąć - KARTOTEKA ZUS -> Eksport deklaracji rozliczeniowych do Płatnika 3. Okresy pracy nauczycielskiej nie zostały obsłużone 2

3 Uwagi dot. powiązania programu AKP z programem Płatnik: 1. AKP 2018 i Płatnik funkcjonuje do AKP 2018 i Płatnik funkcjonuje do AKP 2019 i Płatnik każdorazowo (!) przed eksportem deklaracji rozliczeniowych ustawić parametr Czy płatnik = T ( Eksport deklaracji rozliczeniowych do Płatnika -> <F2-parametry>, <F10-zapisz>) 4. AKP 2019 i Płatnik funkcjonuje od momentu instalacji 6. Rozszerzenie funkcjonalności związanej z RODO (v , ) Wyszukiwanie pracowników podlegających anonimizacji (prawu do zapomnienia). Dołożyliśmy wydruk, który wyszuka pracowników spełniających kryteria prawa do zapomnienia wg RODO w podanym przedziale czasowym: KADRY -> Wydruk pracowników do usunięcia zgodnie z RODO. Jako parametry wydruku podaje się przedział czasowy (daty od.. do..) oraz okres przedawnienia (może być różny dla pracowników etatowych i obcych). Kryterium analizy jest data zwolnienia pracownika. Jeżeli data zwolnienia jest niewypełniona (np. dla pracowników obcych), to pod uwagę brane są daty wyrejestrowania z ubezpieczeń (późniejsza z nich). Uwaga! jeżeli pracownicy obcy nie mają uzupełnionej daty zwolnienia ani dat wyrejestrowania z ubezpieczeń, to nie zostaną wykazani na wydruku. Uwaga! program nie usuwa automatycznie danych pracowników. 7. Korekta Świadectwa Pracy (v a, ) W niektórych przypadkach na świadectwie pracy nie były wykazywane zmiany etatów. Usterka została usunięta. 8. Korekta e-pit-11(24) dotyczy wysyłki pojedynczych PIT ów przez stronę Ministerstwa Finansów (v a, ) Po zaimportowaniu formularza PIT-11(24) utworzonego w programie AKP do arkusza na stronie Ministerstwa Finansów ( i weryfikacji poprzez Sprawdź poprawność pojawiał się komentarz Pozycja 56 nie została wypełniona. Usterka została usunięta. Uwaga jeżeli pomimo powyższego komentarza PIT został wysłany i zostało odebrane UPO, to oznacza, że PIT jest prawidłowy i nie należy powtarzać wysyłki. 9. Błąd przy wprowadzaniu nieobecności (v b, ) W szczególnych sytuacjach przy wprowadzaniu nieobecności z roku 2019 pojawiał się błąd. Usterka została usunięta. 10. Nowa deklaracja ZUS-ZWUA (v c, ) Wraz z nowym programem Płatnik nastąpiła zmiana deklaracji ZUS-ZWUA. W związku z powyższym w programie AKP podczas zwalniania pracownika została dołożona dodatkowa informacja: Z czyjej inicjatywy nastąpiło zwolnienie. Pozostałe informacje o zwolnieniu wymagane przez ZUS: Tryb rozwiązania umowy oraz Podstawa prawna (kody narzucone przez ZUS) należy uzupełnić w BAZA09-Sposób rozwiązania umowy (PARAMETRY -> ZBIORY-Moduł KADRY -> BAZA09.DBF, <F5-aktualizacja>). Przy każdym kodzie fluktuacji uzupełnić kody wymagane w programie Płatnik: Tryb rozwiązania kod ZUS i Podstawa prawna kod ZUS. Podczas eksportu deklaracji ZUS ZWUA do programu Płatnik program AKP komunikuje braki powyższych kodów. 11. Korekta deklaracji ZUS-RPA (v d, ) Korekta dotyczy bloku III.C deklaracji ZUS RPA (kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe). 3

4 Z poradnika wypełniania deklaracji ZUS RPA opublikowanego na stronie ZUS u wynika: cyt.: Ten blok wypełniasz, jeśli w danym miesiącu wypłaciłeś ubezpieczonemu przychód należny za inny rok kalendarzowy, a przychód ten nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalnorentowe, lecz stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe. Program AKP wypełniał oba pola (podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe i podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe) Poprawiliśmy program zgodnie z poradnikiem ZUS (pole podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe jest wypełniane w przypadku zerowej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe). W związku z powyższym należy złożyć korektę deklaracji ZUS RPA, czyli: 1. Zaktualizować program AKP do wersji d (pamiętaj o wykonaniu kopii bezpieczeństwa danych) 2. Wykonać eksport deklaracji rozliczeniowych za 2019/01 3. W Płatniku utworzyć zestaw ZUS DRA + ZUS RPA i wysłać jako korektę. 12. Korekta deklaracji ZUS-ZWUA (v e, ) Skorygowano generowanie deklaracji ZUS-ZWUA dla zleceniobiorców podlegających wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Cennik aktualizacji z wersji do x do 20 osób do 100 do 200 osób osób powyżej 200 ALEXA AKP v ,00 zł 600,00 zł 800,00 zł 1200,00 zł Koszty wdrożenia, szkolenia, konsultacji liczone są wg stawki 80,00 zł (osiemdziesiąt) za każdą rozpoczętą roboczogodzinę. Do kosztu świadczonych usług doliczamy koszt dojazdu: Opole i okolice ryczałt 22,00 zł, poza Opolem: 1,20 zł/km Podane wyżej ceny są cenami netto (nie zawierają podatku VAT) Zamówienia prosimy wysyłać fax em lub pocztą elektroniczną na adres alexa@alexa.com.pl Prosimy w zamówieniu o podanie danych wyświetlanych w systemie AKP w funkcji "Programy pomocnicze... -> Licencja": 1) NAZWA FIRMY-pełna 2) NAZWA FIRMY-skrócona 3) SUMA kontrolna 4) Maksymalna ilość pracowników oraz sposobu dostarczenia zmian (internet, przyjazd) 4

5 ZAŁĄCZNIK 1 Przygotowanie danych do sprawozdania Z-06. Dla ustalenia uwagi przyjmijmy, że sprawozdanie Z-06 wykonujemy za 2016 rok. I. CZYNNOŚCI poprzedzające wykonanie sprawozdania: 1. Wykonać f-cję KADRY -> Stan zatrudnienia dla wszystkich miesięcy roku 2016 zawsze za pełny miesiąc (od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca). UWAGA użytkownicy, którzy regularnie korzystają z wydruku Stan zatrudnienia, czyli co miesiąc wykonują powyższą f-cję, pomijają ten punkt. II. WYKONANIE sprawozdania 1. Wybrać f-cję PŁACE -> Dane do sprawozdania Z Uzupełnić parametry przed wydrukiem: - rok, za który wykonujemy sprawozdanie (2016) - kody płacowe godzin nadliczbowych do zliczania wynagrodzenia za godziny nadliczbowe - kody płacowe godzin nadliczbowych do zliczania ilości godzin nadliczbowych - kody płacowe absencji do zliczania ilości godzin absencji - numer ewidencyjny (z reguły 90000) - numery ewidencyjne większe będą pomijane w sprawozdaniu - nazwa zbioru tekstowego z wydrukiem UWAGA parametry są zapamiętywane i podpowiadają się po ponownym uruchomieniu wydruku. 3. Po częściowej analizie danych pojawi się makieta z wyliczonymi wartościami: - Średnie zatrudnienie w roku 2016 (bez uczniów) - Nominalny czas pracy w roku 2016 (wyliczony na podstawie bazy DNIWOLNE) Wyliczone wartości można zmienić. 4. Komentarz do końcowego wydruku: Wynagrodzenia do Działu 1 i 2 pobrane są z Kartoteki Płacowej 2016 (rok 2016 musi być zamknięty!) Sumowane są składniki płacowe, dla których parametr Czy obciąża koszty przyjmuje jedną z wartości 1,2,3, Dane do Działu 1: - Wynagrodzenia brutto - wynagrodzenia z osobowego funduszu płac - Przeciętna liczba zatrudnionych wyliczona jest w taki sam sposób jak stan zatrudnienia. Jeżeli w stanie zatrudnienia nie uwzględnia się uczniów, to w Z-06 też uczniowie nie będą wykazani - Składki na ubezpieczenia pobrane są z Kartoteki ZUS 4.2 Dane do Działu 2: Podział wynagrodzeń na: osobowe + wynagr.z tyt. Umowy zlecenia i o dzieło + honoraria jest wykonane w oparciu o Typy podatku (BAZA100) analogicznie jak na PIT. - Dodatkowe wynagr.roczne - sumowane są składniki płacowe, dla których parametr Czy składnik wchodzi do podstawy chorobowej = 4 5

6 - Wynagr. z tyt. umowy zlecenia i o dzieło - sumowane są składniki płacowe z tyt. umowyzlecenia, umowy o dzieło i rady nadzorczej - Honoraria - sumowane są składniki płacowe z tyt. honorariów z umowy o pracę i praw autorskich 4.3 Dane do Działu 3: - Czas pracy jest wyliczony jako różnica czasu nominalnego i absencji. - Czas nominalny jest wyliczony dla każdego pracownika z bazy DNIWOLNE albo z harmonogramu (w zależności od konfiguracji) z uwzględnieniem okresu zatrudnienia (data umowy i data zwolnienia) i wymiaru etatu. - Godziny robocze absencji są pobrane ze składników płacowych określonych w parametrach początkowych wydruku. 4.4 Dane do Działu 4: na podstawie danych do stanu zatrudnienia (patrz I.1) i danych kadrowych. Stan na Pracujący, dla których jednostka sprawozdawcza jest głównym miejscem pracy na podstawie informacji Typ pracownika = A - Zatrudnieni na umowy okresowe na podstawie informacji Forma umowy o pracę (jest różna od 08 ) - Członkowie spółdzielni produkcji rolniczej dla RSP - Niepełnosprawni na podstawie informacji Stopień niepełnosprawności w danych ubezpieczeniowych - Cudzoziemcy na podstawie informacji Obywatelstwo w danych kadrowych - Emeryci i renciści - na podstawie informacji Prawo do Emerytury/Renty w danych ubezpieczeniowych 4.5 Dane do Działu 5: na podstawie danych kadrowych Obejmuje okres do Przyjęci (pełnozatrudnieni) od 1 I do 31 XII 2015 na podstawie daty zatrudnienia - Osoby podejmujące pracę po raz pierwszy - na podstawie daty zatrudnienia i daty rozpoczęcia pierwszej pracy - Podział na wykształcenie określa się na podstawie kodów wykształcenia wg ZUS w danych ubezpieczeniowych - Zwolnieni (pełnozatrudnieni) - na podstawie daty zwolnienia, w rozbiciu na kody fluktuacji 6