Przygotowanie prezentacji technicznej. dr inż. Michał Michna

Transkrypt

1 Przygotowanie technicznej dr inż. Michał Michna

2 Plan Mity i fakty dotyczące technicznych Zasady przygotowania dobrej Przygotowanie technicznej 2

3 Jednym z najważniejszych aspektów, umożliwiających osiągnięcie sukcesu w pracy i karierze naukowej, zawodowej jest umiejętność komunikacji słownej i pisemnej Prof. Sherman Frankel Przygotowanie technicznej 3

4 Prezentacja techniczna - MITY Mit 1 Słuchacze specjaliści wymagają wielu szczegółów technicznych do oceny przedstawianego pomysłu / idei less is more mniej znaczy więcej Słuchacze oczekują prostego przekazu, dobrze zorganizowanej i łatwej do śledzenia 4

5 Prezentacja techniczna - MITY Mit 1 Słuchacze specjaliści wymagają wielu szczegółów technicznych do oceny przedstawianego pomysłu / idei less is more mniej znaczy więcej Badania wykazały, że przedstawienie w prosty sposób oraz powtarzania głównych idei zwiększa i podtrzymuje uwagę słuchaczy 5

6 Prezentacja techniczna - MITY Mit 2 Najważniejsza jest treść. Styl jest nieistotny. Zapał/entuzjazm prelegenta jest irytujący/obraźliwy dla słuchaczy Badania wykazały, że słuchacze się nudzą 6

7 Prezentacja techniczna - MITY Mit 2 Najważniejsza jest treść. Styl jest nieistotny. Zapał/entuzjazm prelegenta jest irytujący/obraźliwy dla słuchaczy Badania wykazały, że słuchacze się nudzą Oczekujemy Większego entuzjazmu ze strony prelegenta Wykorzystania pomocy technicznych, wizualnych Nudna prelekcja osłabia skuteczność przekazu 7

8 Prezentacja techniczna - MITY Mit 2 Najważniejsza jest treść. Styl jest nieistotny. Zapał/entuzjazm prelegenta jest irytujący/obraźliwy dla słuchaczy Albert Mehrabian dominacja przekazu niewerbalnego i brzmienia głosu nad treścią komunikacja niewerbalna ; 55% treść wypowiedzi; 7% brzmienie głosu; 38% 8

9 Prezentacja techniczna - MITY Mit 3 Tekst na slajdach jest ważniejszy od tekstu mówionego zbyt dużo informacjami na slajdach slajdy są nieczytelne irytacja słuchaczy i rozproszenie uwagi Prelegent jest centralnym punktem Ważne jest co i jak mówi 9

10 Prezentacja techniczna - MITY Mit 3 Tekst na slajdach jest ważniejszy od tekstu mówionego zbyt dużo informacjami na slajdach slajdy są nieczytelne irytacja słuchaczy i rozproszenie uwagi Wizualne środki techniczne mają pomagać utrzymać tempo / rytm prezentować przepływ / kolejność informacji 10

11 Prezentacja techniczna - MITY Mit 4 Nie jest istotna organizacja / plan przemówienia Prelegenci uważają, że wystarczy przedstawić szczegóły rozwiązania, by słuchacze sami wyciągnęli właściwe wnioski Pominięcie wstępu i bezpośrednie przejście do omawiania głównych treści / danych / szczegółów Cel pozostaje niejasny, aż do jej końca Należy zrozumieć różnice pomiędzy różnymi rodzajami i dobierać odpowiednie środki oraz strategie przedstawiania informacji 11

12 Prezentacja techniczna - MITY Mit 4 Nie jest istotna organizacja / plan przemówienia Prelegenci uważają, że wystarczy przedstawić szczegóły rozwiązania, by słuchacze sami wyciągnęli właściwe wnioski Pominięcie wstępu i bezpośrednie przejście do omawiania głównych treści / danych / szczegółów Cel pozostaje niejasny, aż do jej końca Prelegent nie powinien polegać na wiedzy słuchaczy 12

13 Prezentacja techniczna FAKTY Krzywa uwagi słuchaczy 13

14 Prezentacja techniczna FAKTY Efektywność Długość wykładu 15 minut Słuchacz może zapamiętać 40% informacji Długość wykładu 45 minut Słuchacz może zapamiętać 20% informacji źródło: H.R. Mills: Techniques of Technical Training, Macmillan, London,

15 Prezentacja techniczna CEL przedstawić swoje pomysły, argumenty, rozwiązania Przekonać słuchaczy, że moje pomysły są interesujące, argumenty ważne, rozwiązania prawidłowe Prezentacje prowadzić w sposób interesujący dla słuchaczy 15

16 dobre przygotowanie wybór, selekcja i opracowanie materiału próby i praktyka dobra zawartość przemyślany i dobrze opracowany tekst umiejętnie zaprojektowane pomoce techniczne dobre wykonanie ciekawa wypowiedź i dobra mowa ciała zaangażowanie prelegenta 16

17 17 dr inż. Michał Michna PG, WEiA 2014/15

18 zmierzaj do celu wyznacz cel poznaj swoja publiczność przygotuj się 18

19 zmierzaj do celu wyznacz cel poznaj swoja publiczność przygotuj się mów zrozumiale mów ludzkim językiem stosuj środki retoryczne pracuj nad głosem 19

20 zmierzaj do celu wyznacz cel poznaj swoja publiczność przygotuj się mów zrozumiale mów ludzkim językiem stosuj środki retoryczne pracuj nad głosem bądź zaangażowany szanuj swoją publiczność przeżywaj swoje wystąpienie myśl pozytywnie 20

21 Mów zrozumiale powoli wyraźnie dobrym słownictwem poprawnie gramatycznie i stylistycznie niezbyt złożonymi zdaniami Używaj czasowników 21

22 Dobrze rozpocznij wejście postawa wzrok oddech spokój Pierwszych trzech zdań można nauczyć się na pamięć 22

23 Dobrze zakończ zakończ według planu z przekonaniem o czasie z uśmiechem Ostatnie zdanie to Twój testament może Cię pogrążyć 23

24 Bądź zaangażowany mów do ludzi!!! przeżywaj swoją wypowiedź opowiadaj, nie recytuj rozmawiaj, nie przemawiaj uśmiechaj się Publiczność jest nastawiona pozytywnie 24

25 Rozkładaj akcenty zacznij mocnym wejściem podkreślaj ważne myśli i spostrzeżenia akcentuj wnioski zakończ z przekonaniem skupiaj uwagę słuchaczy Ważne rzeczy trzeba powtórzyć 3 razy 25

26 Nie ucz się na pamięć dobrze opracuj swoje wystąpienie bądź świadom jego konstrukcji zapamiętuj idee, nie słowa przeprowadź próby rys. Corbis Tekst można sobie napisać, ale nie należy się go uczyć na pamięć Język pisany jest inny niż mówiony 26

27 Wykorzystaj pomoce Pomoce wizualne Eksponaty Filmy, audycje Pomoce mają pomagać a nie przeszkadzać Jeden obraz jest wart 1000 słów 27

28 28 dr inż. Michał Michna PG, WEiA 2014/15

29 Schemat sformułuj problem przedstaw plan przedstaw swoje rozumowanie i rozwiązanie przedyskutuj je zalety wady możliwości zastosowań podaj kierunki dalszych badań podsumuj 29

30 Schemat OIBCC Basic Formula Opening rozpoczęcie przykuć uwagę Introduction wstęp dlaczego wybrano ten temat Body część główna argumenty na poparcie głównych tez Conclusion podsumowanie przypomnienie najważniejszych tez Close zamknięcie ostatnie zdanie, które zostanie w pamięci słuchaczy 30

31 Schemat PREPY Harvard School Formula Point of View punkt widzenia Palenie jest szkodliwe dla życie Reasons przyczyna Palenie powoduje raka Examples/Evidence przykład, dowód ludzi rocznie umiera na raka Point of view restated ponownie punkt widzenia Jeśli chcesz długo żyć rzuć palenie You oriented zwróć się do słuchaczy Zrób pierwszy krok dzisiaj i zapisz się do klubu już nie palę 31

32 Przygotowanie do zbieraj więcej materiałów niż wykorzystasz możliwie szybko zdecyduj jaki będzie styl bądź świadom celu dowiedz się jak najwięcej o publiczności przeprowadź próby bądź gotów na zmiany Znajdź czas na przygotowanie 32

33 Tekst tytuł wprowadzenie cześć główna zakończenie Wyróżnienia 33

34 Określenie stylu jak długo będziesz mówił jakich pomocy użyjesz plansze jakie (przeźrocza, folie, komputer) i ile czy będziesz pokazywać eksponaty jak rozpoczniesz i zakończysz jaki będzie charakter 34

35 Przyswajanie tekstu nie ucz się na pamięć zapamiętuj idee a nie słowa dobrze opanuj początek i koniec przyswajaj konstrukcję a nie dosłowną jego treść 35

36 Dobra prezentacja dobre przygotowanie wybór, selekcja i opracowanie materiału próby i praktyka dobra zawartość przemyślany i dobrze opracowany tekst umiejętnie zaprojektowane pomoce techniczne dobre wykonanie ciekawa wypowiedź i dobra mowa ciała zaangażowanie prelegenta 36

37 37 dr inż. Michał Michna PG, WEiA 2014/15

38 Notatki uporządkowane zrozumiałe z krótkim czasem dostępu Notatki to notatki a nie tekst 38

39 Pomoce wizualne uzupełniają przekaz słowny ilustrują wywód pomagają publiczności śledzić tok rozumowania Pomoce wizualne to pomoce a nie tekst 39

40 Siła różnych sygnałów wizualnych czas utajenia [s] siła [%] obiekt naturalny 0,4 100 rysunek barwny 0,9 77 rysunek biało-czarny 1,2 55 rysunek schematyczny 2,5 28 ekwiwalent słowny 2,8 16 Czas utajenia czas od przyczyny do zaistnienia skutku Źródło: Jan Młodkowski: Aktywność wizualna człowieka, PWN Warszawa

41 Zasady przygotowywania plansz elementy graficzne to jest to ilustracje schematy wykresy jak najmniej tekstu duże czytelne czcionki, najwyżej 2 rodzaje wyrównanie do lewej ostrożnie z wersalikami kolory umiar i estetyka przede wszystkim czytelność 41

42 Czas obserwacji plansz 40 % 20% 25% 15% źródło: Jan Młodkowski: Aktywność wizualna człowieka, PWN Warszawa

43 Kierunek obserwacji 43

44 Kierunek obserwacji 44

45 Rola elementów wizualnych pomagać w przekazaniu informacji wzmacniać przekaz słowny nie odciągać uwagi od prezentera pokazywać, ilustrować, wyjaśniać, niekoniecznie bawić 45

46 46 dr inż. Michał Michna PG, WEiA 2014/15

47 Elementy wypowiedź głos pauzy postawa gestykulacja kontakt wzrokowy obserwacja publiczności pomoce wizualne i eksponaty inne (przerywniki, dowcipy, dygresje) 47

48 Strach przed wystąpieniem publicznym objawy nerwowość, drżenie rąk, przyspieszone bicie serca przezwyciężanie lęku przeprowadź próby w domu zapomnij o zapominaniu oddychaj spokojnie i głęboko odpręż się 48

49 Strach przed wystąpieniem publicznym objawy nerwowość, drżenie rąk, przyspieszone bicie serca przezwyciężanie lęku naucz się pierwszego i ostatniego zdania nie spiesz się nie baw się ołówkiem/zegarkiem/telefonem mów powoli 49

50 zwroty z nadmiarem dwie równe połowy autentyczny fakt całkowity monopol krótki moment Jak nie mówić zwroty nadużywane to znaczy po prostu tak naprawdę więc de facto eee, hmmm, yyy, tego, no 50

51 Typowe błędy w wymowie głos zbyt wysoki lub stłumiony, bezdźwięczny wymowa niewyraźna, bełkotliwa seplenienie połykanie końcówek dodawanie głosek (eee, yyy ) nadmierna krzykliwość 51

52 Mowa ciała oczy patrz na ludzi śmiej się oczami nie uciekaj wzrokiem nie wpatruj się w: sufit, ściany, podłogę komputer, ekran prezesa, przyjaciela 52

53 reszta twarzy uśmiechaj się mów wyraźnie rób miny kiedy trzeba Mowa ciała nie krzyw się nie okazuj znudzenia lub zniecierpliwienia 53

54 Mowa ciała ręce otwarte dłonie otwarte gesty nie chowaj nie wiatrakuj nie myłnkuj 54

55 nogi stój spokojnie spaceruj kiedy trzeba Mowa ciała nie łaź nie kołysz się nie stój jak skała 55

56 Mowa ciała postawa spokojna wyprostowana pogodna nie czaj się w kącie nie chowaj się nie stój jak skała 56

57 Mowa ciała gesty spokojne zrównoważone potrzebne uzasadnione wzmacniaj przekaz słowny pokazuj, demonstruj 57

58 Podsumowanie - wskazówki 58 dr inż. Michał Michna PG, WEiA 2014/15

59 Ucz się na błędach cudzych uczestnicz w prezentacjach oceniaj, dyskutuj o cudzych prezentacjach obserwuj sytuacje prezentacyjne identyfikuj skuteczne i nieskuteczne mechanizmy komunikacyjne 59

60 Doświadczenia prezentacyjne po udanej dlaczego się udało co można poprawić po nieudanej dlaczego się nie udało? jak można to poprawić ćwiczenia biblioteka pomysłów 60

61 Najczęstsze błędy brak kontaktu wzrokowego z publicznością mała dynamika głosu, monotonny przekaz zbyt szybkie mówienie nadmierna ruchliwość prezentera bezradność wobec pomocy technicznych 61

62 Najczęstsze błędy zbyt wiele informacji umieszczonej w przeładowanie slajdów informacjami zbyt dużo tekstu brak jasno określonego celu 62

63 Dobre rady mów zrozumiale dobrze rozpocznij dobrze zakończ bądź zaangażowany rozkładaj akcenty wykorzystuj pomoce 63

64 Przygotowanie technicznej 64 dr inż. Michał Michna PG, WEiA 2014/15

65 Czytelność Duża sala (wykład, konferencja) Większa czcionka Większe odstępy między elementami Mniej treści Kontrast między tłem a treścią Nagłośnienie Pilot 65

66 Czcionka Czcionki bezszeryfowe / Czcionki bezszeryfowe Arial, Verdana, Corbel Rozmiar 20,24,28,32 Stosujemy sprawdzone szablony przykład 66

67 Czcionka formatowanie Unikaj wersalików Strefy bezpiecznego wyświetlania uwaga na brzegi Podkreślanie ważności Rozmiar, pogrubienie Nie pogrubiaj (bold) wszystkiego 67

68 Kolory Jednolity szablon Tło skontrastowane z tekstem Charakter Spokojna kolory pastelowe Dynamiczna kolor czerwony Ograniczenia techniczne projektor, folie 68

69 Szblony 69

70 Animacje nie przesadzać nie przeszkadzać przejścia między slajdami 70

71 Animacje Animacja niestandardowa 71

72 Animacje Animacja SmartArt 72

73 Animacja Ścieżki ruchu 73

74 Efekty dźwiękowe Nie przesadzać nie przeszkadzać Upewnij się, że plik dźwiękowy można odtworzyć 74

75 Efekty dźwiękowe 75

76 Efekty dźwiękowe Pliki osadzone Plik jest częścią Pliki wav do 100kB ( kb) Pliki połączone Nie jest zawarty w W wskazywany jest za pomocą łącza Pliki wav > 100kB Inne typy plików Zalecaną metodą jest skopiowanie i wklejenie plików dźwiękowych do folderu zawierającego prezentację przed wstawieniem ich do programu PowerPoint. 76

77 Efekty dźwiękowe Muzyka z dysku CD Dysk CD nie będzie automatycznie odtwarzany na wszystkich slajdach. Są używane te same ustawienia dźwięku co w przypadku odtwarzania plików dźwiękowych 77

78 Wideo 78

79 Stałe elementy slajdu Nagłówek i stopka 79

80 Wzorzec slajdu Układ slajdu Slajd tytułowy Tytuł zawartość Wzorzec slajdu Miniatura wzorca slajdów Miniatury układów Wzorzec slajdów w głównym obszarze slajdu 80

81 Układ niestandardowy Wstaw układ Dodaj elementy/symbole zastępcze Zmień nazwę Dodawanie obrazów Szablony 81

82 Podgląd wydruku 82

83 Narzędzia Online Warto odwiedzić Darmowe Komercyjne

84 Prezi link 84

85 Emaze 85

86 Literatura 86

87 Literatura 1. Murzyn P.: Prezentacje publiczne 2. Pakuła A.: Prezentacja o 3. Nahrstedt K.: Excellence in Oral Presentation for Technical Speakers 4. Presenting with PowerPoint: 10 dos and don'ts (link) 5. Tips for a Successful Technical Presentation (link) 87