Akademia Erasmus+ Spotkanie z cyklu Na ważny temat : Skuteczna promocja rezultatów projektów w programie Erasmus+ Warszawa, 16 grudnia 2014 r.

Transkrypt

1 Akademia Erasmus+ Spotkanie z cyklu Na ważny temat : Skuteczna promocja rezultatów projektów w programie Erasmus+ Warszawa, 16 grudnia 2014 r. Warsztat 3 Trwałość rezultatów Tadeusz Wojciechowski Zespół Upowszechniania Rezultatów i Analiz Programowych RFSE Marcin Podogrocki Kierownik biura międzynarodowych projektów edukacyjnych Uniwersytetu Łódzkiego

2 Plan warsztatu 1. Wprowadzenie 2. Identyfikacja problemów/wyzwań związanych z trwałością rezultatów 3. Ogólne wymogi jakościowe w zakresie upowszechniania i wykorzystywania rezultatów projektów 4. Cechy charakteryzujące trwałość rezultatów/produktów projektu 5. Pojęcia, które pozwalają określić trwałość rezultatów/produktów projektu 6. Analiza przypadku przykłady trwałości rezultatów/produktów zrealizowanych projektów 7. Kroki zapewniające trwałość rezultatów projektu 8. Podsumowanie, zebranie wyników pracy, rekomendacje

3 Wprowadzenie, czyli dlaczego TRWAŁOŚĆ 1. Zapewnienie trwałości projektu i jego rezultatów to jedno z największych wyzwań podczas realizacji projektów, szczególnie tzw. projektów miękkich jakimi są projekty edukacyjne. 2. Aby osiągnąć sukces należy pamiętać o tym już na etapie planowania działań, należy określić warunki i możliwe ścieżki zapewnienia trwałości rezultatów czyli wykorzystywania rezultatów po zakończeniu projektu. 3. Niezwykle istotne jest właściwe rozumienie pojęć, które pozwalają określić trwałość, takich jak: kontynuacja, zastosowanie, transfer, akredytacja, przeniesienie, komercjalizacji i networking. 4. Dla obecnych i przyszłych beneficjentów programu Erasmus+ ważne są przykłady dobrej praktyki oraz możliwe źródła wiedzy do samodzielnego studiowania i okrywania nowych możliwości. 5. Potrzebujemy też odpowiedzieć na pytanie jak mierzyć trwałość czyli określenia wskaźników trwałości czyli zwracamy uwagę na jakość i wartość rezultatu, które są istotnymi przesłankami zapewniającymi trwałość rezultatów projektu.

4 Zasady współpracy Lista TŁAMSICIELI morderczych zwrotów, których unikamy w podczas warsztatu! Pan/Pani nie rozumie naszej (specyficznej) sytuacji Pan/Pani po prostu nie rozumie, na czym polega nasz problem Już nad tym pracowaliśmy Zbyt teoretyczne To nie nasza sprawa Za późno na to Nie Nigdy To się nie uda! Pamiętajmy! Pracujemy razem żeby wiedzieć Co zrobić, aby. czyli konstruktywna krytyka Co zrobić, aby. osiągnąć wspólne cele/dzieło

5 Identyfikacja problemów Wyzwania i problemy, z którymi spotykamy się w praktyce w odniesieniu do zagadnienia trwałości efektu/rezultatu/produktu projektu

6 Wyzwania i problemy trwałości efektów/rezultatów/produktów projektu zidentyfikowane przez uczestników warsztatu 1. Wymagania trwałości - co oznacza, że efekt/rezultat/produkt projektu jest trwały 2. Określenie trwałych efektów mobilności 3. Mierzalność efektów/rezultatów/produktów projektu 4. Motywacja i zachęcanie do wykorzystywania efektów/rezultatów/produktów projektu 5. Problemy z zakresem i rozumieniem pojęć dotyczących trwałości 6. Czas, ludzie, środki finansowe zabezpieczające trwałość 7. Udokumentowanie, udowodnienie trwałości efektów/rezultatów/produktów projektu 8. Uwarunkowania instytucjonalne

7 Ogólne wymogi jakościowe w zakresie trwałości rezultatów projektów Zapewnienie trwałości Oddziaływanie Rezultaty

8 JAKOŚĆ Jakość jest to pewien stopień doskonałości (Platon) Jakość to stopień, w jakim zbiór inherentnych właściwości spełnia wymagania - wg PN-EN 9000:2001 Jakość to zgodność z wymaganiami - Crosby

9 REZULTAT STRUKTURA TRWAŁOŚCI analiza potrzeb działania po zakończeniu realizacji projektu projektowanie i wykonalność realizacja i wdrożenie planowanie działań

10 Ogólne wymogi jakościowe w zakresie trwałości rezultatów projektów Jakie działania związane z zapewnieniem jakości efektów/rezultatów projektu należy podjąć? Kiedy należy je podjąć?

11 Działania związane z zapewnieniem jakości rezultatów Oddziaływanie to efekt i rezultat jaki przeprowadzane działania mają na ludzi, organizacje i systemy. Korzyści dla innych podmiotów także powinny zostać uwzględnione aby oddziaływanie projektu było jak najszersze. Zapewnienie trwałości zakłada takie zaprojektowanie projektu, aby jego efekty były trwale i ciągle wykorzystywane po zakończeniu okresu jego finansowania. Rezultaty projektu mogą zostać wykorzystane i upowszechnione w dłuższej perspektywie, wykorzystując środki komercyjne czy akredytację. Ważne jest, aby postrzegać upowszechnianie i wykorzystywanie rezultatów jako kontynuację, która rozciąga się także poza czas trwania projektu. Upowszechnianie i wykorzystywanie rezultatów stanowią nieodłączną część projektów finansowanych ze środków programu Erasmus+ na wszystkich etapach ich realizacji: począwszy od pomysłu, poprzez fazę realizacji a nawet po jego zakończeniu. Należy określić harmonogram działań wraz z zaangażowanymi partnerami i zaplanować adekwatny budżet i środki. Planowanie powinno (wraz z partnerami) zakładać: realne cele i terminy tak, aby monitorować postępy działań; działania upowszechniające i wykorzystujące rezultaty odpowiednio do poszczególnych etapów projektu; odpowiednią elastyczność aby odpowiadać na potrzeby grup docelowych i aby wpływać na tworzenie polityk i działań.

12 Charakterystyka cech w odniesieniu do trwałości rezultatów/produktów projektu Projekt jest trwały (uznaje się za trwały), jeśli nawet po zakończeniu okresu finansowania w dalszym ciągu przynosi rezultaty i korzyści swym odbiorcom i/lub innym podmiotom. ogólne warunki trwałości rezultatów projektu: przesłanki realizacji projektu edukacyjnego, proces wytworzenia produktów projektu, jakość produktu i jego przeznaczenie, forma, zastosowanie produktu. Charakterystyka cech w odniesieniu do wykorzystania i trwałości: warunki użytkowania, komercjalizacja, zagadnienia praw (IPR). Dwa poziomy trwałości: w odniesieniu do produktu/rezultatu, W odniesieniu do zakładanego oddziaływania.

13 Charakterystyka cech w odniesieniu do trwałości rezultatów/produktów projektu Cechy trwałości rezultatu/produktu: Jakość, użyteczność, czyli musi odpowiadać na potrzeby, dostępność, możliwość adaptacji, mierzalność, musi mieć opiekuna, ludzi, którzy będą dbać o aktualizacje i podtrzymanie,

14 POJĘCIA które pozwalają określić trwałość rezultatów/produktów projektu kontynuacja zastosowanie transfer akredytacja przeniesienie multiplikacja komercjalizacja networking

15 Analiza przypadku, analiza porównawcza 1. Na ile realizacja projektu wynikała z potrzeb odbiorców, czy i w jaki sposób zbadano potrzeby? 2. W jaki sposób działania w projekcie były zorientowane na osiągnięcie rezultatu? 3. Jak można scharakteryzować produkt/rezultat osiągnięty w wyniku realizacji projektu? 4. W jaki sposób produkt/rezultat znalazł zastosowanie, czy został osiągnięty efekt działań? 5. Jakie cechy świadczą o trwałości produktów/rezultatów projektu?

16 Potencjalne problemy - brak rzeczywistej trwałości rezultatów Dlaczego trwałość rezultatów projektu po jego zakończeniu i komercjalizacja rezultatów pozostają często papierową fikcją? Projekty jest utożsamiany tylko z fazą realizacji. Nie starcza czasu w końcowej fazie projektu. Rezultat - piękna forma brak treści Partnerzy nie wykazują zainteresowania zapewnieniem trwałości (odpowiednie zobowiązania umowne, zabezpieczenie środków, aktualizacja, prawa własności,.). Umowa między partnerami o komercjalizacji rezultatów pozostaje martwym, formalnym zapisem, bez praktycznych działań po zakończeniu projektu. Beneficjent nie zaplanował zasobów na zapewnienie trwałości. Uwaga: AN, EACEA i eksperci zwracają baczną uwagę na aspekt trwałości rezultatów jest to bardzo ważnym elementem oceny końcowej. Brak skutkuje wyraźnym obniżeniem punktacji.

17 Jak mierzyć skuteczność? Ocena skuteczności jest bardzo ważną częścią projektu. Ocenia bowiem osiągnięcia i tworzy zalecenia dla przyszłych przedsięwzięć. W celu mierzenia postępów i osiągania celów można zastosować różnorodne wskaźniki, które pomogą mierzyć skuteczność działań. Wskaźniki mogą być ilościowe, odnoszące się do liczb czy procentów oraz jakościowe, oceniające jakość projektu. Kwestionariusze, wywiady, obserwacje i oceny także mogą być użyte do mierzenia oddziaływania projektu. Określenie wskaźników dotyczących poszczególnych działań projektu powinno być przewidziane na jego początku i stanowić część planu upowszechniania.

18 Przykłady: o Jak mierzyć skuteczność? fakty i liczby dotyczące strony internetowej organizatorów projektu (aktualizowanie, odsłony, odwiedziny, linkowanie); liczba spotkań z kluczowymi podmiotami; o o liczba uczestników dyskusji czy sesji informacyjnych (warsztatów, seminariów, ewaluacji rówieśniczych); działania następujące po zakończeniu projektu; produkcja i obrót produktami; o obecność w mediach (artykuły w prasie branżowej, newslettery, informacje prasowe, wywiady itd.); widoczność w mediach społecznościowych; o uczestnictwo w wydarzeniach publicznych; odniesienia do istniejących sieci i międzynarodowych partnerstw, transfer informacji i wiedzy praktycznej; o wpływ na polityki regionalne, krajowe i unijne; komentarze i sugestie od odbiorców, rówieśników, decydentów i innych podmiotów.

19 Rekomendacje Kroki zapewniające trwałość rezultatów projektu Aby zabezpieczyć trwałość rezultatów/produktów należy zwrócić szczególna uwagę na: specyfikę rezultatów danego projektu, trwałość powinna być wpisana w cele, plany i działania w projekcie rezultat/produkt powinien charakteryzować się wspólnymi cechami trwałości takim jak jakość, użyteczność, dostępność, możliwość adaptacji, mierzalność oraz aktualizacje i podtrzymanie analizę ryzyka funkcjonowania rezultatów/produktów w dłuższej perspektywie czasowej, określenie w jaki sposób będzie zabezpieczona trwałość rezultatów/produktów projektu np. ludzie, środki, umowy komercjalizacyjne, otwarte licencje, partnerzy stowarzyszeniu itp.