2. Pojemnik na mięso (1,9 kg)

Transkrypt

1 a 1 6 Napisana przez: Sprawdzona przez: Zatwierdzona przez: Osoby objęte procedurą: Komórki/osoby odpowiedzialne za wdrożenie i działanie procedury: Patrycja Budzińska ZWP Szymon Piduch Pracownicy marketów, Agro Rydzyna Kierownicy marketów, Dział Operacyjny Nr. wyd Tabela zmian w dokumencie Data: Zmiana Zatwierdził: Dotyczy miejsca przechowywania opakowań i dokumentów zwrotu Szymon Piduch Aktualizacja Szymon Piduch Dodano w punkcie 2.1pojemniki umieścić przy wejściu, w sposób zapewniający swobodny do nich dostęp. Pojemniki należy oddawać puste, pozbawione odpadów. Szymon Piduch Cel: Zapewnienie poprawności obiegu opakowań do drobiu, mięsa i wędlin z Agro-Rydzyna Sp. z o.o. oraz ich właściwego odzwierciedlenia w księgach Spółki 1.Pojemnik na drób 2kg (może występować w różnych kolorach) 2. Pojemnik na mięso (1,9 kg) Pojemnik na wędliny (2,2 kg) Pokrywa pojemnika

2 a Wózek transportowy Agro Niniejsza procedura reguluje zasady obrotu opakowaniami na drób, mięso i wędliny w sklepach DINO. Sklepy DINO otrzymują towar z Agro-Rydzyny w opakowaniach transportowych. Opakowania te posiadają swoja wartość, co powoduje, że muszą podlegać ewidencji magazynowej. Pracownicy sklepu są odpowiedzialni za zapewnienie stanu ilościowego pojemników w stanach magazynowych zgodnego ze stanem rzeczywistym. Błędne przyjęcia pojemników czy też źle przygotowane zwroty mogą spowodować, że sklep będzie mieć błędne stany magazynowe. W przypadku ich wystąpienia, sklepy będą obciążane ujawnionymi w trakcie inwentaryzacji niedoborami pojemników. 1.Dokument PZ-przyjęcie towaru z Agro Rydzyny 1.1 Agro-Rydzyna wystawia elektroniczne dokumenty PZ na opakowania zwrotne w chwili przygotowania dostawy do sklepu DINO Dostawy z firmy AGRO-RYDZYNA przyjmują się w systemie G.O.L.D. automatycznie, jako JEDEN albo DWA dokumenty przyjęcia o tym samym numerze PZ. 1.2 Agro-Rydzyna dostarcza towar z opakowaniami zwrotnymi do sklepu DINO. Dostawy mają miejsce w nocy, lub w trakcie funkcjonowania sklepu. Po dostarczeniu dostawy, ale nie później niż przed wyłożeniem towaru z dostawy w ladach chłodniczych, kierownik sklepu (bądź osoba wyznaczona) ma obowiązek sprawdzić fizycznie ilości dostarczonych opakowań przez Agro- Rydzyna. Ilości dostarczonych opakowań należy zweryfikować z ilościami ujętymi w dokumencie PZ W przypadku zgodności ilości dostarczonych z dokumentem PZ z Agro - Rydzyna, kierownik sklepu zatwierdza dokument PZ. W przypadku niezgodności (nadwyżka/niedobór) kierownik sklepu powinien: Niezgodność ilościową zgłosić na Serwis Dysk zgodnie z procedurą reklamacyjną Agro. Poprosić o potwierdzenie mailowe z Agro o uznanie reklamacji

3 a 3 6 Zmodyfikować dokument PZ o ilości faktycznie dostarczone podczas dostawy Agro - Rydzyna. Korektę należy nanieść w systemie (GOLD) wykonać modyfikację przyjętych ilości w ekranie 16.2 Modyfikacja przyjęć i zwrotów (do wydruku modyfikowanego przyjęcia podpiąć potwierdzenie z Agro). W przypadku towarów, dla których brakuje dokumentu przyjęcia z firmy AGRO RYDZYNA a fizycznie zostały dostarczone do marketu należy: utworzyć zamówienie w systemie G.O.L.D.; zgłosić na Serwis Dysk numer wcześniej utworzonego zamówienia. W obu przypadkach o powyższych sytuacjach należy powiadomić firmę AGRO-RYDZYNA wysyłając na adres RYDZYNA reklamacjeagro@marketdino.pl lub PIOTRKÓW TRYB.piotrkow@agrorydzyna.pl. Korektę opakowań w systemie należy zrobić do godziny 10:00 w dniu dostawy opakowań (dla dostaw nocnych i porannych) lub 10:00 dnia następnego (w przypadku dostaw wieczornych w trakcie funkcjonowania sklepu). 2. Zwrot opakowań do Agro-Rydzyny przez DINO DOKUMENT ZAMÓWIENIA 2.1. Po zakończeniu sprzedaży kierownik sklepu zleca przygotowanie przez pracownika pojemników Agro-Rydzyny do zwrotu (dla sklepów o dostawach z Agro-Rydzyny w godzinach pracy wieczorem pojemniki powinny być przygotowane bezpośrednio przed przekazaniem kierowcy dowożącemu towar z Agro-Rydzyny). Dostawy wieczorna rozpoczynają się od godz Osoby oddelegowane ustawiają pojemniki w kolumnach według rodzaju, układając jeden na drugim, przy wejściu, w sposób zapewniający swobodny do nich dostęp. Pojemniki należy oddawać puste, pozbawione odpadów. Kierownik sklepu (osoba wyznaczona) przygotowuje dokument ZA (zamówienie do dostawcy) w systemie GOLD na ilości opakowań przygotowanych do zwrotu. W przypadku, gdy towar dotarł do sklepów na wózku transportowym, pojemniki należy przygotować na tym wózku. Obowiązkowo należy sprawdzić ilości opakowań przed stworzeniem zamówienia i ponownie je przeliczyć. Dwa egzemplarze wydruku dokumentu z systemu kierownik sklepu umieszcza a koszulce przymocowanej do drzwi chłodni, co oznacza, że kierowcy mają zakaz odbierania opakowań bez dokumentów lub z jednym egzemplarzem dokumentu zwrotu.

4 a 4 6 Pojemniki muszą być należycie przygotowane, w szczególności: - posortowane wg rodzaju/indeksu i ułożone; - umieszczone w chłodni 2.2. Podczas dostawy z Agro-Rydzyny, kierowca odbiera przygotowane opakowania. Brak odbioru opakowań należy zgłosić na adres (odpowiednio dla dostawcy) Rydzyna - reklamacjeagro@marketdino.pl lub Piotrków Trybunalski - piotrkow@agrorydzyna.pl niezwłocznie rano w dniu dostawy. Nie dotyczy to odbioru częściowego (pojemniki nieodebrane w całości, lecz tylko w części, z powodu braku miejsca w pojeździe - dotyczy poniedziałków lub pierwszych dni bezpośrednio następujących po dniach świątecznych). Kierowca ma obowiązek: odebrać pojemniki w liczbie przynajmniej równej tej w dostawie bieżącej. sprawdzenia ilości opakowań przygotowanych przez sklep z ilością przedstawioną na dokumencie, zatwierdzić swoim podpisem i datą zgodność dokumentu ze stanem faktycznym ZA na dwóch egzemplarzach. W przypadku niezgodności kierowca musi wpisać na dokumencie ilości, które były przygotowane do zwrotu. Taki dokument również zatwierdza datą i podpisem. Drugi egzemplarz wydruku ZA kierowca zabiera z pojemnikami do Agro-Rydzyny. Zamówienie jest propozycją i nie zmienia stanu w systemie Gold. DOKUMENT ZWROTU 2.3. Następnego dnia rano, nie później niż do godziny 10: 00, kierownik sklepu wprowadza do systemu GOLD dokument ZD (zwrot do dostawcy) na podstawie dokumentu ZA podpisanego przez kierowcę z Agro-Rydzyny Korekty na zamówieniu- zwrot robimy na tą ilość, jaką skorygował kierowca(oczywiście, jeśli się zgadzamy z poprawkami). W razie jakiś niejasności możemy sprawdzić na monitoringu kierowcę, zgłosić do Agro wątpliwości. Ważne jest, aby to robić systematyczne - na bieżąco zawsze można wychwycić błędy. W razie braku zamówienia(kierowca nie zostawił lub został zgubiony) należy skontaktować się z Agro i poprosić o potwierdzenie na maila ile kierowca przywiózł pojemników i potwierdzić to na kamerach-na tej podstawie dopiero można zrobić brakujący zwrot ręcznie lub z propozycji. Do godziny 13: 00 w dniu dostawy, kierownik sklepu ma bezwzględny obowiązek poinformować o różnicach między ZA a faktycznie odebranymi pojemnikami oraz ewentualnych nieprawidłowościach w potwierdzonych przez kierowcę ilościach na adres opakowaniaagro@marketdino.pl oraz RYDZYNA reklamacjeagro@marketdino.pl lub PIOTRKÓW TRYB.piotrkow@agrorydzyna.pl. Agro wszystkie poprawki naniesione na zamówieniach bezpośrednio wysyła na adres e- mailowy sklepów, aby miały bezpośrednią kontrolę nad różnicami. Tabela zawiera: - sklep / pojemnik - ilość deklarowana przez sklep (autentyczna ilość na zamówieniu) - ilość deklarowana przez kierowcę (naniesione korekty kierowcy-na tą ilość powinien być zrobiony zwrot) - data - różnica (różnica pomiędzy ZA a korektami kierowcy-ilość, jaka powinna zostać na sklepie) Każdorazowo dokumenty ZA i ZD należy ewidencjonować w formie fizycznej/papierowej, w celu udokumentowania wydanych ilości opakowań przez 60dni w teczce.

5 a Transfer opakowań - przerzut na inne obiekty 18. Transfery -> 18.8 Transfer między sklepami bez zapotrzebowania Należy pamiętać, aby przy transferze mięsa, wędlin, drobiu zrobić również transfer na pojemnik i pokrywę, w którym zostaje towar przewieziony. Aktualizacja zapasu w Goldzie przy transferze pomiędzy obiektami następuje dopiero w momencie odbioru (przyjęcia) danego transferu przez obiekt docelowy. Transfery wysłane z innego obiektu na nasz sklep odbieramy w opcji: 16.6 Przyjęcie transfery. W przypadku, gdy zaobserwujemy rozbieżności pomiędzy systemem a dostawą fizyczną: Jeżeli fizycznie jest za dużo należy poprosić obiekt wysyłający o dodatkowy transfer na różnicę Jeżeli systemowo jest za dużo należy zrobić transfer zwrotny na obiekt, który przysłał nam transfer. 4.Inwentaryzacja opakowań Agro Rydzyna 4.1 Stany opakowań na markecie-wyrównanie Inwenturę przeprowadzamy raz w miesiącu w wyznaczonym odgórnie terminie. Należy opierać się na procedurze 13.5 Inwentaryzacja pojemników Agro-Rydzyna oraz postępować zgodnie z instrukcją 8.8 Inwentaryzacja. Przed przeprowadzeniem inwentaryzacji należy porównać stan fizyczny i systemowy pojemników Agro: - Jeśli jest zgodność należy przeprowadzić inwentaryzację. - Jeśli są rozbieżności należy Sprawdzić zgodność dokumentów ZA i ZD, Poprosić Agro o raport za dany okres ile kierowca przywoził pojemników(raport będzie wg. daty zamówień) i porównać z ZD Sprawdzić czy wszystkie transfery są zatwierdzone (wysyłane i odbierane). Nie można robić samemu inwentaryzacji na opakowaniach ani prostować błędne zwroty dokumentem PZ. Błędny zwrot należy modyfikować 16.2 Modyfikacja przyjęć i zwrotów( szukać po numerze błędnego zwrotumodyfikować błędną pozycję ze znakiem - -błędny dokument papierowy opisać) a brakujący zwrot wprowadzić do systemu ręcznie lub z propozycji zmieniając datę na aktualną Raport sprawdzający zgodność zwrotów sklepowych: Po inwenturze Agro-Rydzyna tworzy raport dostarczonych ilości opakowań do poszczególnych sklepów i stanów na koniec miesiąca, DINO tworzy raport dostarczonych ilości opakowań do poszczególnych sklepów i stanów na koniec miesiąca. Raporty są porównywane ze sobą. W przypadku niezgodności, zostaną podjęte kroki wyjaśniające różnice. Podsumowując: Inwentura potrzebna jest do wyrównania stanu na sklepach oraz uzgodnieniu stworzonych zwrotów. Po inwenturze są wysyłane wszystkie zwroty do Agro i rozliczane są zgodnie z tym, co kierowca przywiózł. Jeśli nie ma zwrotów to sklep ma rozbieżności. Braki oraz nadwyżki pojemników rozliczane będą podczas comiesięcznej inwentaryzacji opakowań AGRO oraz wliczane w wynik operacyjny marketu.

6 a 6 6 Procedury powiązane: 13.5 Inwentaryzacja pojemników Agro-Rydzyna 8.8 Inwentaryzacja 7.7 Procedura reklamacji Agro Obrót pojemnikami do mięsa i drobiu