Opis funkcjonalności systemu rejestracji i ewidencji zwiedzających i wystawców:

Transkrypt

1 ZAŁĄCZNIK NR 5 Opis funkcjonalności systemu rejestracji i ewidencji zwiedzających i wystawców: 1. System rejestracji i ewidencji zwiedzających i wystawców oraz dystrybucji biletów: 1.1 Definiowanie obiektów na terenie Targów poprzez drzewiastą strukturę prezentacji obszarów dla dowolnego zagłębiania się obiektów jeden w drugi. 1.2 Kontrola przepustowości danego obiektu za pomocą określenia maksymalnej ilości osób przebywających w danym obszarze. 1.3 Definiowanie wielu bramek wejściowo-wyjściowych dla każdego elementu oraz określanie polityki wstępu (kontrola biletu na wejściu i wyjściu, tylko na wejściu, itp.) 1.4 Definiowanie wielu wydarzeń odbywających się równolegle: po stworzeniu nowej imprezy możliwość tworzenia szablonów biletów dla danego wydarzenia (szablon biletu określa parametry dla konkretnego typu biletu, np. atrybuty drukowane na bilecie, cenę, politykę praw sprzedaży, obszary w jakich posiadający dany bilet może przebywać w czasie trwania wydarzenia). 1.5 Możliwość definiowania w dowolny sposób wymagań wobec konkretnych typów biletów dla każdej imprezy: precyzowania dla danego wydarzenia zakresu trwania wydarzenia, montażu i demontażu ekspozycji, kontrowanie dostępu do obiektów dla różnych osób (zwiedzający, montażysta, itp.). 1.6 Formowanie w systemie schematów ankiet dla imprez wypełnianych przez zwiedzających w terminalu wejściowym lub na stronie internetowej (ankiety internetowe i papierowe maja tę samą budowę i takie same pola do wypełnienia). 1.7 Możliwość wygenerowania wielu ankiet danego typu opatrzonych unikalnym kodem zapisanym w formie normalnej oraz dwuwymiarowego kodu kreskowego. 1.8 Możliwość przeglądania ankiet wypełnionych przez rejestrujących się w Internecie klientów. 1.9 Możliwość sprzedaży biletów oraz asortymentu dodatkowego (katalogi, itp.) zwiedzającym targi w wariantach: sprzedaż biletów po rejestracji osoba zwiedzająca, aby dokonać zakupu biletu po rejestracji musi okazać kasjerce wypełnioną ankietę lub gdy rejestrowała się w Internecie podać imię i nazwisko. Kasjerka skanuje kod z ankiety i na tej podstawie system prezentuje kasjerce bilety możliwe do sprzedaży na podstawie wczytanego dokumentu albo przeszukuje bazę wypełnionych ankiet po podaniu imienia i nazwiska przez kupującego/zwiedzającego.

2 sprzedaż biletów bez rejestracji gdy zwiedzający nie rejestrował się przez Internet ani nie wypełniał ankiety kasjerka ma możliwość sprzedania biletu bez rejestracji Możliwość definiowania innego rodzaju dokumentu wstępu (karty służbowe, karty honorowe, karty dla prasy, karty okresowe, itp.) z dowolnością definiowania zakresów wstępu na wyznaczony teren (możliwość wstępu na wszystkie wydarzenia, na wszystkie zakresy montażu i demontażu ekspozycji lub w okresach sprecyzowanych w systemie) Możliwość rejestracji i zakupu biletu przez Internet dzięki integracji systemu z odpowiednia platforma internetowa (np.: płatnosci.pl). Użytkownik, po zakupie biletu ma możliwość wyeksportowania go do PDF lub PNG i wydrukowania. Każdy dokument ma unikalny kod wygenerowany na bilecie w formie kodu dwuwymiarowego. Klient internetowy może również wypełnić tylko ankietę a bilet kupić w dniu wydarzenia w kasie podają imię i nazwisko lub drukując ankietę ze strony internetowej Możliwość prowadzenia podglądu sprzedaży biletów na bieżąco w podziale na konkretna imprezę oraz kasjerkę Możliwość wygenerowania raportu z wydarzeń które odbyły się w przeszłości i raportu dobowego kasjerki. 2. Obsługiwane okresy: 2.1. Okres montażu i demontażu stoisk 2.2. Okres trwania imprezy targowej lub konferencji oraz okres pomiędzy poszczególnymi wydarzeniami. Uwaga: system powinien uwzględniać wzajemne przenikanie się kilku różnych okresów jednocześnie. 3. Obsługiwane podmioty: 1.1. Wystawy wystawcy, organizatorzy konferencji, prelegenci Pracownicy stali, czasowi i praktykanci Firmy zewnętrzne najemcy, usługodawcy jednorazowi, usługodawcy stali, osoby umówione na jednorazowe spotkania Zwiedzający indywidualni, grupowi, VIP, uczestnicy niezależnych konferencji Dziennikarze 1.6. Pojazdy wjeżdżające na teren Targów. 4. Cechy, jakim powinien odpowiadać system:

3 4.1. Możliwość kupna/rezerwacji biletów wstępu w kasach na terenie targów lub za pomocą internetu z dowolnego miejsca w Polsce Praca w oparciu o jedną bazę danych z gwarancją sprzedaży w czasie rzeczywistym dla wszystkich sprzedawców i użytkowników sklepu internetowego Autoryzacja użytkownika w systemie (kasjera, wystawcy, zwiedzającego, sprzedawcy w punkcie sprzedaży poza terenem Targów itp.) za pomocą identyfikatora i hasła Konfigurowanie kalendarza imprez (jednoczesna sprzedaż wejściówek na wiele imprez/okresów wzajemnie się przenikających w tym również biletów na całe wydarzenie lub na poszczególne jego części) Sprzedaż biletów wstępu na targi połączonych z kartą wjazdu na parking wewnętrzny Możliwość modyfikacji cenników zarówno co do wartości poszczególnych kategorii cenowych, jak również co do liczby tych kategorii w zależności od np. liczby dni targowych, dostępu do poszczególnych stref targów, przysługującej zniżki oraz możliwość różnicowania cenników w zależności od kanału dystrybucji (kasy biletowe, sklep internetowy itp.) 4.7. Automatyczne wygaszanie rezerwacji i ponowna sprzedaż zwolnionego miejsca 4.8. Tworzenie raportów 4.9. Tworzenie statystyk Możliwość utworzenia 4 wersji językowych systemu dystrybucji biletów Szybka obsługa klienta jedynie za pomocą klawiatury Definiowanie dowolnej ilości nakładających się na siebie okresów danego wydarzenia: sprzedaży wejściówek przez Internet, sprzedaży biletów, sprzedaży kart, montażu stoisk, demontażu stoisk Definiowanie dowolnej ilości stref dostępu dla poszczególnych osób - strefy dostępu ujęte w strukturę drzewa Definiowanie obszarów dostępności z określoną liczbą miejsc lub bez dla danego obszaru z koniecznością weryfikacji wyjścia (ponowne wejście możliwe po zczytaniu biletu na terminalu wyjściowym) lub bez (możliwości wejścia tylko jednokrotnego lub wielokrotnego) Tworzenie przynajmniej 15 różnych szablonów dokumentów wstępu dla danego wydarzenia: biletów jednorazowych, biletów na dany dzień, biletów na całe wydarzenie, biletów ulgowych, normalnych itp Definiowanie dowolnego szablonu ankiety dla danego wydarzenia oraz generowanie grup ankiet - specyficznej ankiety dla określonej liczby uczestników,

4 4.17. Możliwość zakupu tańszego biletu - po wypełnieniu ankiety i wczytaniu jej do systemu. Ankieta stanowi Voucher uprawniający do zakupu tańszego biletu Definiowanie i sprzedaż określonej liczby biletów zdefiniowanych przez ankietę (najczęściej 1 bilet do 1 ankiety) Dostęp do puli imprez dla osób, które wypełniły ankiety oraz do puli imprez dla osób bez ankiety, sprzedaż dowolnej ilości biletów dla osób bez ankiety Obsługa następujących form płatności: gotówka (PLN i EURO), karty kredytowe i przelewy elektroniczne i uwzględnianie tych form płatności w raportach zamknięcia kas (dzienne raporty kasjerów). 5. Rodzaje dokumentów wejściowych obsługiwanych przez system: 5.1. Bilety papierowe z kodem kreskowym 1D, 2D lub chipem RFID (wydruk termiczny, termo transferowy, laserowy lub z drukarni) 5.2. Bilet papierowy do samodzielnego wydruku w domu (jako Voucher uprawniający do odbioru biletu wstępu w kasach lub jako właściwy bilet wstępu); (MHT) 5.4. Karty z chipem bezstykowym RFID - w standardzie MIFARE 5.5. Sms/mms - z mechanizmem wysyłania na komórkę, 5.6. Strona www - z konwersją do wydruku na drukarce. 6. Funkcjonalność portalu klienckiego założenia: W kalendarzu imprez targowych znajdują się imprezy przeznaczone do sprzedaży. Aby kupić bilet lub wydrukować voucher (do późniejszego opłacenia gotówką w kasie) konieczne jest wypełnienie ankiety. Dane pozostawiane w portalu przez klientów są przechowywane w bazie danych (indywidualne profile użytkowników) dla potrzeb obsługi przyszłych imprez. System obsługuje (eliminuje) zdublowane rekordy. Proces zakupu biletu lub vouchera kończy się przygotowaniem dokumentu PDF do samodzielnego wydruku w domu. Opcjonalnie dla osób nie posiadających drukarek istnieje możliwość wystania informacji SMS - celem odbioru właściwego biletu w kasie targowej. Portal kliencki posiada funkcje. płatności definitywnej za pomocą przelewu on-line lub karty płatniczej. Każdy zarejestrowany klient ma możliwość aktualizacji danych w swoim profilu. 7. System kontroli biletów opis System sprawdzarek biletowych połączonych poprzez sterowniki grupowe z serwerem kontroli biletów. Sprawdzarki sterują kołowrotami, bramkami lub szlabanami i odbierają z nich sygnał zwrotny umożliwiając zliczenie biletu na podstawie faktycznego przejścia osoby lub przejazdu pojazdu Rodzaje obsługiwanych znaczników:

5 Kody kreskowe 1D: Interleaved 2 of 5, UPS/EAN, Code 128. Code 39, Code 93, Code 11 Kody kreskowe 2D: PDF 417, Data Matrix, Maxicode, QR Code Chipy RFID w standardzie MIFARE 7.2. Cechy systemu kontroli biletów: Bezobsługowa praca sprawdzarek, Współpraca on-line z systemem dystrybucji biletów. Dwustopniowe zabezpieczenie na wypadek awarii. Awaria gfownego serwera kontroli biletów powoduje, ze sterowniki grupowe przejmują funkcję serwera dla danej grupy sprawdzarek, a w przypadku awarii sterownika - Sprawdzarki pracują samodzielnie z wykorzystaniem pamięci wewnętrznej - w trybie off line. Możliwość definiowania mobilnych punktów kontroli jako wejściowych lub wyjściowych oraz przypisanych do konkretnej strefy dostępu. Obsługa wjazdów samochodów na teren targów (a w nich gości targowych). Bieżąca prezentacja zapełnienia obiektu w rozbiciu na poszczególne strefy, poszczególne wejścia oraz wszystkie wejścia razem. Możliwość importowania bazy biletów z dowolnego systemu dystrybucji Rozpoznawanie biletów zniżkowych, Weryfikacja poprawności biletu w czasie nie dłuższym niż 1,5 sekundy, 8. Organizacja wejścia opis System kontroli obsługuje różne typy wejść: 8.1. Posiadacz konkretnego biletu może tylko raz wejść przez kołowroty wejściowe na obiekt. Próba wejścia do obiektu z biletem, który został przez system zaznaczony jako znajdujący się na obiekcie, kończy się niepowodzeniem Posiadacz konkretnego biletu np. na dany dzień może wielokrotnie wchodzić na ten sam bilet Posiadacz konkretnego biletu może jedynie raz wejść na obiekt. Ponowne wejście jest po zczytaniu biletu na sprawdzarce wyjściowej - w kołowrocie (rozwiązanie takie umożliwia obsługę chwilowych wyjść z obiektu lub obsługę biletów na dany dzień lub całe wydarzenie). Każda osoba wychodząca, która chce ponownie wejść na obiekt na ten sam bilet musi wyjść przez kołowrót i zczytać bilet na sprawdzarce. 9. System wideo nadzoru opis 9.1. System wideonadzoru w sposób ciągły monitoruje proces wejścia osób na obiekt.

6 9.2. Oprogramowanie wideo nadzoru umożliwia sprzężenie z systemem kontroli biletów w taki sposób, ze w archiwum wideo do zapisanego wizerunku osoby wchodzącej przypisany jest elektroniczny numer biletu, umożliwiając identyfikację osoby i ułatwiając rozpatrywanie reklamacji (stopklatka z możliwością przewijana sekwencji do przodu i do tyłu) System umożliwia wyszukanie zdarzenia z wejścia danej osoby na obiekt w kasie reklamacyjnej tylko po numerze biletu w czasie nie dłuższym niż 1,5 sekundy System wideo nadzoru rejestruje wizerunek osoby wchodzącej i w sposób jednoznaczny i trwały wiąże daną klatkę wideo z numerem seryjnym biletu.