Regulamin przeprowadzania audytu wewnętrznego przez Biuro Audytu Wewnętrznego w Gminie Polkowice

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia nr 1195/04 Burmistrza Polkowic z dnia r. Regulamin przeprowadzania audytu wewnętrznego przez Biuro Audytu Wewnętrznego w Gminie Polkowice 1. Regulamin przeprowadzania audytu wewnętrznego, zwany w dalszej części Regulaminem, określa cel, uprawnienia, odpowiedzialność i szczegółowe zasady przeprowadzania audytu oraz postępowania sprawdzającego przez Biuro Audytu Wewnętrznego. 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) audycie wewnętrznym należy rozumieć przez to ogół działań, przez które Burmistrz uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę funkcjonowania jednostek i komórek organizacyjnych w zakresie ich działalności, z uwzględnieniem gospodarki finansowej pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, a także przejrzystości i jawności, 2) jednostce audytowanej należy rozumieć przez to jednostkę organizacyjną Gminy Polkowice, wykazaną w załączniku nr 3 do Statutu Gminy Polkowice (Uchwała Nr VI/27/03 Rady Miejskiej w Polkowicach z dnia 27 marca 2003 r. zmieniona Uchwałą Nr VIII/64/03 Rady Miejskiej w Polkowicach z dnia 30 maja 2003 r.) oraz komórkę organizacyjną Urzędu Gminy Polkowice wymienioną w 7 załącznika do Zarządzenia Nr 182/03 Burmistrza Polkowic z dnia r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Polkowice zmienionego Zarządzeniem Nr 870/04 z dnia r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Polkowice. 3) Burmistrzu należy rozumieć przez to Burmistrza Polkowic, 4) Kierowniku jednostki audytowanej należy rozumieć przez to kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Polkowice oraz dyrektorów i kierowników wydziałów i biur Urzędu Gminy Polkowice oraz Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych, 5) zadaniu audytowym należy rozumieć przez to czynności zmierzające do oceny systemu funkcjonującego w wyznaczonym obszarze audytu wewnętrznego, z uwzględnieniem gospodarki finansowej konkretnej jednostki audytowanej, 6) obszarze audytu wewnętrznego należy rozumieć przez to każdy obszar działania jednostki audytowanej, w obrębie którego audytor wewnętrzny wyodrębnił obszary ryzyka do przeprowadzenia zadania audytowego, 7) Audytorze wewnętrznym należy rozumieć przez to osobę upoważnioną do przeprowadzenia zadania audytowego, 8) Koordynatorze zadania audytowego należy rozumieć przez to osobę sprawującą nadzór nad realizacją zadania audytowego. 3. Czynności dokonywane w ramach audytu wewnętrznego polegają w szczególności na: 1) ocenie funkcjonowania systemu organizacyjnego w obszarze audytowanym, 2) ocenie adekwatności, efektywności i skuteczności systemu kontroli, 3) ustaleniu stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania i gospodarki finansowej jednostki audytowanej poprzez: a) kontrolę poprawności dowodów księgowych z zapisami w księgach rachunkowych, b) dokonanie oceny systemu gromadzenia środków publicznych i dysponowania nimi oraz gospodarowania mieniem, c) dokonanie oceny efektywności i gospodarności zarządzania finansowego,

2 4) określeniu ewentualnych nieprawidłowości, 5) analizie przyczyn i skutków ustalonych uchybień, 6) przedstawieniu uwag i wniosków w sprawie usunięcia uchybień oraz usprawnienia systemu organizacji, z uwzględnieniem gospodarki finansowej jednostki audytowanej, 7) sprawdzeniu wykorzystania propozycji i zaleceń sformułowanych w sprawozdaniu z audytu wewnętrznego. 4. Audyt wewnętrzny może przyjąć formę zadania: 1) kompleksowego przeprowadzonego w celu dokonania oceny całokształtu zagadnień, problemów związanych z działalnością jednostki audytowanej, 2) problemowego przeprowadzonego w celu dokonania oceny wybranego zagadnienia, 3) sprawdzającego przeprowadzonego w celu dokonania oceny dostosowania działań jednostki audytowanej do zaleceń sformułowanych w treści sprawozdania z wcześniej przeprowadzonego audytu wewnętrznego Zadania audytowe winny być realizowane w oparciu o roczny plan audytu, przygotowany przez Kierownika Biura Audytu Wewnętrznego do 31 października roku poprzedzającego jego realizację (wzór rocznego planu stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu). 2. Powyższy plan winien być przygotowany w porozumieniu z Burmistrzem, a następnie przez niego zatwierdzony. 3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Biuro Audytu Wewnętrznego na wniosek Burmistrza może przeprowadzić audyt wewnętrzny poza planem. Jeżeli przeprowadzenie audytu wewnętrznego poza planem stworzy zagrożenie dla realizacji tego planu, Kierownik Biura Audytu Wewnętrznego zawiadamia o tym Burmistrza Audytor wewnętrzny przeprowadza czynności na podstawie pisemnego, imiennego upoważnienia (wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 2 niniejszego Regulaminu) podpisanego przez Burmistrza. 2. Jeżeli audyt wewnętrzny przeprowadzany jest przez zespół audytorów wewnętrznych to Kierownik Biura Audytu Wewnętrznego wykonuje czynności Koordynatora zadania audytowego lub powierza ich wykonanie pracownikowi Biura Audytu Wewnętrznego. 3. Audytor wewnętrzny podlega wyłączeniu od udziału w zadaniu audytowym, jeżeli wyniki oceny mogą wywołać uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności. Audytor wewnętrzny nie powinien, co najmniej przez dwa lata, oceniać działalności jednostki za którą był uprzednio odpowiedzialny. 4. Udział audytora wewnętrznego w badaniu działań, za które odpowiada Kierownik Biura Audytu Wewnętrznego, powinien podlegać nadzorowi osoby wskazanej przez Burmistrza. Osoba nadzorująca nie może pozostawać w stosunku podległości służbowej do Kierownika Biura Audytu Wewnętrznego. 5. W sytuacjach uzasadnionych szczególnymi względami Kierownik Biura Audytu Wewnętrznego powołuje w uzgodnieniu z Burmistrzem rzeczoznawcę (wzór wniosku o powołanie rzeczoznawcy stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu), któremu zleca wykonanie określonych czynności wspomagających wykonanie zadania audytowego. 6. Czynności związane z przeprowadzeniem zadania audytowego wykonywane są w dniach i godzinach pracy obowiązujących w jednostce audytowanej. W przypadkach szczególnych możliwe jest przeprowadzanie audytu poza godzinami urzędowania za zgodą kierownika jednostki audytowanej W terminie 7 dni przed rozpoczęciem działań audytowych kierujący jednostką audytowaną otrzymuje informacje o planowanym terminie rozpoczęcia zadania audytowego w jego jednostce. 2

3 2. Po zakończeniu wstępnych etapów planowania, oraz przed rozpoczęciem czynności audytorskich na miejscu, audytor wewnętrzny przeprowadza naradę otwierającą. Podczas narady otwierającej audytor wewnętrzny przedstawienia cel, tematykę i założenia organizacyjne zadania audytowego, w celu minimalizacji zakłóceń w pracy jednostki audytowanej, oraz uzyskania ogólnych informacji na temat tej jednostki. 3. W naradzie o której mowa w ust. 2, uczestniczą: 1) koordynator zadania audytowego, 2) audytorzy wewnętrzni, 3) kierownik jednostki audytowanej, 4) pracownicy wyznaczeni przez kierownika jednostki audytowanej, 5) inne osoby delegowane przez Burmistrza Polkowic. 4. Z przeprowadzonej narady wyznaczony audytor wewnętrzny sporządza protokół, który zawiera w szczególności informacje o celu, przebiegu i ustaleniach narady. 5. Protokół podpisują Koordynator zadania audytowego oraz kierownik jednostki audytowanej. 6. Narada otwierająca rozpoczyna realizację zadania audytowego Kierownik jednostki audytowanej przedkłada na żądanie audytora wewnętrznego wszelkie dokumenty niezbędne do przygotowania i przeprowadzenia zadania audytowego. 2. Kierownik jednostki audytowanej zapewnia audytorom wewnętrznym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia zadania audytowego, co w szczególności oznacza: 1) niezwłoczne przedstawienie żądanych dokumentów i materiałów, 2) terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników jednostki, 3) udostępnienie oddzielnego pomieszczenia do przeprowadzenia audytu, 4) udostępnienie urządzeń technicznych dla potrzeb dokonania oceny. 3. Pracownicy jednostki audytowanej mają obowiązek udzielania informacji audytorom wewnętrznym, a także podejmowania czynności niezbędnych do prawidłowego przebiegu zadania audytowego. 4. Audytorzy wewnętrzni wykonując czynności z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych mają w szczególności prawo do: 1) swobodnego wstępu do obiektów i pomieszczeń jednostki, w której przeprowadza się ocenę, 2) wglądu do wszelkich dokumentów związanych z działalnością jednostki, 3) sporządzania niezbędnych do przeprowadzenia audytu odpisów, kopii lub wyciągów z dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez pracownika jednostki audytowanej, 4) zabezpieczenia dowodów i innych materiałów księgowych będących przedmiotem ustaleń, 5) przeprowadzania oględzin obiektów, składników majątkowych w obecności pracownika wyznaczonego przez kierownika jednostki, w której przeprowadzany jest audyt, 6) odbywania narad z pracownikami jednostki audytowanej, 7) żądania od pracowników jednostki, w której przeprowadzany jest audyt, udzielania ustnych lub pisemnych wyjaśnień, 8) żądania od pracowników ocenianej jednostki sporządzenia notatek obrazujących stan faktyczny, 9) utrwalania czynności dokonywanych w ramach audytu za pomocą urządzeń technicznych, 10) korzystania w razie potrzeby z pomocy specjalistów, w tym szczególnie rzeczoznawców Audytor wewnętrzny dokonuje ustaleń na podstawie: 1) dokumentacji spraw realizowanych przez jednostkę audytowaną, 3

4 2) dokumentacji finansowej w tym m. in.: dowodów księgowych, danych z ewidencji i sprawozdawczości, 3) oględzin, 4) wyjaśnień i oświadczeń pracowników, 5) w razie konieczności opinii rzeczoznawców. 2. Przy dokonywaniu oględzin magazynu, kontroli kasy i podobnych czynności niezbędna jest obecność osoby odpowiedzialnej materialnie za znajdujące się w pomieszczeniach magazynowych ruchomości lub przydzielone do kasy środki pieniężne. W razie nieobecności osoby, o której mowa w zdaniu poprzednim, kierownik jednostki audytowanej powołuje komisję. Z przebiegu wykonania czynności sporządza się protokół. 3. Każdy pracownik jednostki audytowanej ma prawo złożyć z własnej inicjatywy pisemne lub ustne oświadczenia dotyczące przedmiotu audytu. Koordynator zadania audytowego nie może odmówić włączenia tych oświadczeń do bieżących akt audytu. 4. Treść ustnego oświadczenia audytor wewnętrzny utrwala w formie pisemnego protokołu, który podlega podpisaniu przez pracownika składającego oświadczenie. W przypadku odmowy podpisu dokument załączany jest również do akt. 5. W uzasadnionych przypadkach Koordynator zadania audytowego po uzyskaniu opinii Burmistrza dokonuje zmian programu zadania audytowego w trakcie jego przeprowadzania. 6. W razie ujawnienia w toku oceny okoliczności uzasadniających podejrzenie o popełnienie przestępstwa audytor wewnętrzny winien niezwłocznie zawiadomić Burmistrza, który podejmie decyzje co do dalszych czynności w tym zakresie. 7. Kierownik Biura Audytu Wewnętrznego, uwzględniając realizację rocznego planu audytu, może przedłużyć czas trwania zadania audytowego Po zakończeniu zadania audytowego Koordynator zadania audytowego zwołuje naradę zamykającą. 2. Narada zamykająca organizowana jest w celu przedstawienia wstępnych ustaleń i wniosków oraz określenia i omówienia środków zmierzających do usprawnienia badanej działalności. Podczas narady zamykającej Koordynator zadania audytowego przedstawia ustalenia stanu faktycznego, zaistniałe nieprawidłowości, przyczyny ich wystąpienia, konsekwencje oraz wstępne zalecenia dla jednostki audytowanej. W porozumieniu z jednostką audytowaną określone zostają sposoby i terminy realizacji ustalonych zaleceń. 3. W naradzie, o której mowa w ust. 2, uczestniczą: 1) koordynator zadania audytowego, 2) audytorzy wewnętrzni, 3) kierownik jednostki audytowanej, 4) pracownicy wyznaczeni przez kierownika jednostki audytowanej, 5) inne osoby delegowane przez Burmistrza. 4. Z przeprowadzonej narady wyznaczony audytor wewnętrzny sporządza protokół, który zawiera w szczególności informacje o celu, przebiegu i wyniku narady. Protokół podpisują Koordynator zadania audytowego oraz kierownik jednostki audytowanej lub wskazany przez niego pracownik jednostki audytowanej. 5. W przypadku odmowy podpisania protokołów, o których mowa w 7 ust. 4 i 10 ust. 4, przez kierownika jednostki audytowanej Koordynator zadania audytowego czyni na ten temat wzmiankę w protokole. Kierownik jednostki audytowanej powinien niezwłocznie pisemnie uzasadnić przyczyny odmowy podpisania protokołu Ostateczne ustalenia zadania audytowego zawarte są w sprawozdaniu z przeprowadzenia audytu wewnętrznego, który powinien określać fakty stanowiące podstawę do oceny działalności jednostki audytowanej. 4

5 2. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, winno w szczególności zawierać: 1) datę sporządzenia sprawozdania, 2) datę rozpoczęcia i zakończenia zadania audytowego z podaniem ewentualnych przerw w jego przeprowadzeniu, 3) nazwę jednostki audytowanej, 4) imiona i nazwiska osób, które uczestniczyły w zadaniu audytowym i numery upoważnień do przeprowadzenia audytu, 5) zwięzły opis działań komórki zwłaszcza w obszarze poddanym audytowi, 6) nazwę zadania audytowego, 7) określenie celu i zakresu przedmiotowego zadania audytowego, 8) określenie działań i zastosowanych metod przeprowadzania zadania audytowego, 9) zwięzły opis wyników audytu, ze wskazaniem źródeł i przyczyn stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień, ich rozmiarów i skutków, 10) wnioski i propozycje zmian zmierzających do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz działań usprawniających funkcjonowanie komórki, 11) informację o sporządzonych protokołach dodatkowych, odpisach i wyciągach, oświadczeniach do sprawozdania, 12) podpisy audytorów wewnętrznych uczestniczących w zadaniu audytowym, 13) dane o liczbie sporządzonych egzemplarzy sprawozdania, 14) spis załączników stanowiących część składową sprawozdania, 15) informację o pouczeniu kierownika jednostki audytowanej o przysługujących mu uprawnieniach i o możliwości wniesienia ewentualnych zastrzeżeń, 16) adnotację czy zadanie audytowe przeprowadzono zgodnie ze Standardami Audytu Wewnętrznego Po naradzie zamykającej Koordynator zadania audytowego sporządza sprawozdanie z przeprowadzonego zadania audytowego które doręcza kierownikowi jednostki audytowanej. 2. Jeżeli kierownik jednostki audytowanej, stwierdzi zasadność uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu, wyznacza osoby odpowiedzialne za ich wykonanie oraz wskazuje termin ich realizacji, powiadamiając o tym audytora wewnętrznego. 3. W terminie 14 dni, od dnia otrzymania sprawozdania z przeprowadzonego zadania audytowego kierownik jednostki audytowanej może zgłosić pisemne wyjaśnienie lub umotywowane zastrzeżenia, co do zawartych w sprawozdaniu ustaleń. 4. W razie zgłoszenia wyjaśnień lub zastrzeżeń, o których mowa w ust. 3, audytor wewnętrzny winien zbadać zasadność tych zastrzeżeń oraz wyjaśnień i w uzasadnionych przypadkach uzupełnić lub skorygować sprawozdanie. 5. W razie nieuwzględnienia powyższych zastrzeżeń Koordynator zadania audytowego w uzgodnieniu z Kierownikiem Biura Audytu Wewnętrznego przekazuje swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem, w formie pisemnej, kierownikowi jednostki audytowanej. 6. W przypadku uwzględnienia przez audytora wewnętrznego wyjaśnień lub zastrzeżeń, o których mowa w ust. 3, audytor wewnętrzny zmienia lub uzupełnia sprawozdanie ostateczne, które następnie przekazywane jest Burmistrzowi i kierownikowi jednostki audytowanej. Jeden egzemplarz załącza się do akt bieżących audytu Audytorzy wewnętrzni przeprowadzają czynności sprawdzające dokonując oceny dostosowania działań jednostki audytowanej do uwag i zaleceń sformułowanych w treści sprawozdania. 2. Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających sporządzane są w formie notatki informacyjnej. 3. Notatka informacyjna przekazywana jest Burmistrzowi oraz kierownikowi jednostki audytowanej, w której przeprowadzono czynności sprawdzające. 5

6 Audyt sprawdzający Biuro Audytu Wewnętrznego przeprowadza w szczególnie uzasadnionych przypadkach. 2. Celem audytu sprawdzającego jest ocena realizacji zaleceń skierowanych do jednostki audytowanej. 3. Do przeprowadzenia audytu sprawdzającego stosuje się przepisy niniejszego Regulaminu W przypadku ujawnienia naruszenia dyscypliny finansów publicznych w rozumieniu art. 138 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) audytor wewnętrzny na podstawie materiałów z przeprowadzonego audytu niezwłocznie zawiadamia w formie pisemnej Burmistrza. 2. Burmistrz kieruje powyższe zawiadomienie do odpowiedniego rzecznika dyscypliny finansów publicznych Sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni w Urzędzie Gminy Polkowice sporządza Kierownik Biura Audytu Wewnętrznego (wzór sprawozdania z wykonania planu audytu stanowi załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu). 2. Sprawozdanie, o którym mowa w ustępie 1, Kierownik Biura Audytu Wewnętrznego przekazuje Burmistrzowi do końca marca każdego roku Audytorzy wewnętrzni zobowiązani są prowadzić: 1) akta stałe audytu w celu gromadzenia informacji dotyczących obszarów audytów, 2) akta bieżące audytu w celu dokumentowania przebiegu i wyniku zadań audytowych. 2. Audytorzy wewnętrzni dokumentują przebieg i działania audytu wewnętrznego, zgodnie wymogami określonymi w obowiązującej Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin oraz Standardami audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych. 18. Integralną część niniejszego Regulaminu stanowią niżej wymienione załączniki: 1) załącznik nr 1 plan audytu wewnętrznego, 2) załącznik nr 2 upoważnienie do przeprowadzenia audytu wewnętrznego, 3) załącznik nr 3 wniosek o powołanie rzeczoznawcy, 4) załącznik nr 4 sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego. 6