KSIĘGA PROCEDUR AUDYTU WEWNĘTRZNEGO. w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Prezesa Zarządu Nr 1 /2008 z dnia roku KSIĘGA PROCEDUR AUDYTU WEWNĘTRZNEGO w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu /Księga Procedur Komórki Audytu Wewnętrznego będzie podlegała przynajmniej raz w roku przeglądowi i aktualizacji/ Poznań, 2008

2 PODSTAWA PRAWNA Księga procedur Audytu Wewnętrznego w WFOŚiGW w Poznaniu jest dokumentem opracowanym na podstawie: - ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz ze zm.), - rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz. U. z 2006r. Nr 112, poz. 765), - rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006 r. w sprawie trybu sporządzania oraz wzoru sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego (Dz. U. z 2006 r. Nr 112, poz. 764), - komunikatu Nr 11/2006 Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 r. w sprawie Standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 56), - komunikatu Nr 16/2006 Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie ogłoszenia Kodeksu etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych i Karty audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 9, poz.70). - Wytycznych do audytu zgodności systemów zarządzania i kontroli, Ministerstwo Finansów Departament Certyfikacji i Poświadczeń Środków z Unii Europejskiej, - Ogólnych wytycznych do systemów zarządzania i kontroli funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności, Ministerstwo Finansów Departament Certyfikacji i Poświadczeń Środków z Unii Europejskiej. 2

3 SPIS TERŚCI I. Cel i zakres działania 4 1. Definicja audytu wewnętrznego 4 2. Rola audytu wewnętrznego 4 3. Zasady działania audytu wewnętrznego 4 II. Zadania i organizacja stanowiska audytora wewnętrznego 5 1. Organizacja stanowiska audytora wewnętrznego 5 2. Planowanie działań audytora wewnętrznego 5 3. Zarządzanie i rozwój zawodowy 5 III. Planowanie audytu 6 1. Analiza ryzyka 6 2. Roczny plan audytu 7 3. Plan strategiczny 7 4. Sprawozdawczość 7 IV. Wykonywanie zadań audytowych 8 1. Przegląd wstępny 8 2. Program zadania 8 3. Przeprowadzenia zadania 9 4. Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu Ocena jakości zadania audytowego Czynności sprawdzające 11 V. Czynności doradcze 12 VI. Dokumenty robocze audytu 13 VII. Akta audytu wewnętrznego Bieżące akta audytu wewnętrznego Stałe akta audytu wewnętrznego 14 VIII. Uwagi końcowe Aktualizacja księgi procedur Archiwizacja dokumentów audytowych 14 3

4 I. CEL I ZAKRES DZIAŁANIA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO 1. Definicja audytu wewnętrznego Audytem wewnętrznym jest ogół działań obejmujących: 1) niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostce, w tym procedur kontroli finansowej, w wyniku, którego kierownik jednostki uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę adekwatności, efektywności i skuteczności tych systemów; 2) czynności doradcze, w tym składanie wniosków, mające na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki. Ocena, dokonywana przez audytora wewnętrznego, dotyczy w szczególności: - zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi w jednostce procedurami wewnętrznymi; - efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli; - wiarygodności sprawozdania finansowego. 2. Rola audytu wewnętrznego Zakres i rola audytu wewnętrznego polega na identyfikacji i zrozumieniu potencjalnego ryzyka w działaniu jednostki, na zbadaniu i ocenie adekwatności oraz efektywności systemów kontroli wewnętrznej stworzonych w celu kontrolowania takiego ryzyka. Audyt wewnętrzny obejmuje wszelkie działania prowadzone przez Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu. Obowiązki KAW obejmują badanie ocenę adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli, zarządzania ryzykiem; ocenę przestrzegania zasady celowości i oszczędności w dokonywaniu wydatków, uzyskiwania możliwie najlepszych efektów w ramach posiadanych środków oraz przestrzegania terminów realizacji zadań i zaciągniętych zobowiązań. Audyt wewnętrzny jest zatem narzędziem zarządzania, służącym Prezesowi Zarządu WFOŚiGW do uzyskania racjonalnego zapewnienia, że: - cele i zadania postawione przed WFOŚiGW są realizowane, - procedury wynikające z przepisów prawa powszechnie obowiązującego lub wewnętrznych uregulowań są wdrażane i przestrzegane, - mechanizmy i procedury stanowiące system kontroli wewnętrznej są adekwatne i skuteczne dla prawidłowego działania WFOŚiGW. 3. Zasady działania audytu wewnętrznego Stanowisko audytora wewnętrznego w WFOSiGW w Szczecinie jest niezależną jednostką organizacyjną podległą bezpośrednio Prezesowi Zarządu WFOŚiGW. Niezależność w pracy audytora pozwala mu na wydawanie bezstronnych i pozbawionych tendencyjności sądów. Audytor wewnętrzny powinien przestrzegać zasad ujętych w : 1. Kodeksie Etyki Audytora Wewnętrznego w Jednostkach Sektora Finansów Publicznych ogłoszonym w Komunikacie Nr 16/2006 Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2006r. 2. Standardów Audytu Wewnętrznego, którymi zgodnie z Komunikatem Nr 11 Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych są Międzynarodowe Standardy Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych IIA(załącznik nr 4). 4

5 II. ORGANIZACJA STANOWISKA PRACY AUDYTORA WEWNĘTRZNEGO 1. Organizacja stanowiska audytora wewnętrznego W Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu stanowisko audytora wewnętrznego utworzone zostało na podstawie uchwały nr 40/168/2002 Rady Nadzorczej Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu z dnia 11 grudnia 2002r. Audytor wewnętrzny podlega bezpośrednio Prezesowi Zarządu WFOŚiGW, który zapewnia mu organizacyjną odrębność wykonywania zadań określonych w ustawie o finansach publicznych. 2. Planowanie działań audytora wewnętrznego Audytor wewnętrzny planuje działania w taki sposób, aby efektywnie wykorzystać umiejętności i czas pracy oraz materiały potrzebne do wykonania zadania audytowego, biorąc pod uwagę w szczególności: ilość zadań, rozwój zawodowy audytora, w tym potrzeby szkoleniowe, działalność organizacyjną dotyczącą audytu wewnętrznego, urlop oraz inne nieobecności. Planowanie pracy opiera się na ocenie wystąpienia potencjalnych zagrożeń w obszarach poddawanych audytowi, według kryterium istotności ryzyka. 3. Zarządzanie i rozwój zawodowy Audytor wewnętrzny powinien zapewnić realizację zadań audytowych z biegłością i odpowiednią starannością zawodową. Poprzez szkolenia i zapewnienie ciągłego rozwoju zawodowego, w tym celu corocznie audytor wewnętrzny sporządza plan szkoleń biorąc pod uwagę potrzeby oraz dostępne środki finansowe. Dokonuje również corocznej samooceny w oparciu o arkusze oceny przedstawiane przez Ministerstwo Finansów. Wynik samooceny omawia każdorazowo z kierownikiem jednostki. Ponadto audytor wewnętrzny podlega corocznej ocenie pracowniczej, wynikającej z obowiązujących w WFOŚiGW w Poznaniu, zasad zarządzania zasobami ludzkimi. (Uchwała Nr 107/2007 Zarządu Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu z dnia r.) Celem tej oceny jest: - tworzenie podstaw do prowadzenia polityki kadrowej, - wskazanie osiągnięć pracowników oraz niedociągnięć wymagających poprawy, - identyfikacja potrzeb szkoleniowych poszczególnych pracowników, - motywowanie i kształtowanie pożądanych postaw pracowników Funduszu. 5

6 III. PLANOWANIE AUDYTU Audyt wewnętrzny w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu przeprowadza się na podstawie rocznego planu audytu. Audytor wewnętrzny ma zagwarantowaną niezależność w zakresie planowania. Podstawą opracowania planów rocznego, strategicznego czy zadania audytowego jest przeprowadzona analiza ryzyka. Przeprowadzenie analizy ryzyka powinno w szczególności poprzedzać sporządzenie rocznego planu audytu wewnętrznego. 1. Analiza ryzyka Audytor wewnętrzny WFOŚiGW, w celu przygotowania planu audytu wewnętrznego, dokonuje analizy obszarów ryzyka biorąc pod uwagę w szczególności: Cele i zadania jednostki Przepisy prawne na podstawie, których jednostka funkcjonuje Wyniki wcześniej przeprowadzonych audytów i kontroli oraz dokonywanych ocen systemów kontroli Zewnętrzne i wewnętrzne czynniki ryzyka Uwagi pracowników jednostki Ilość i wartość transakcji dokonywanych przez jednostkę Dysponowanie przez jednostkę środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych Doświadczenie zawodowe audytora Działania, które mogą wpłynąć na opinię publiczną Sprawozdawczość finansową i merytoryczną Wielkość majątku, sytuację finansową WFOŚiGW Skomplikowanie lub zmienność wykonywanej działalności Skomputeryzowanie - jakość i bezpieczeństwo Akceptację ustaleń audytu i jakość podejmowanych działań naprawczych, Zaufanie do kierownictwa operacyjnego. Kluczowym etapem w procesie analizy ryzyka jest identyfikacja obszarów i czynników ryzyka. Audytor wewnętrzny dokonuje identyfikacji obszarów ryzyka na podstawie swojego profesjonalnego osądu. W Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej ustalono, że w obszarze działania Funduszu, zostaną wyodrębnione obszary ryzyka, tj. jednorodne fragmenty działalności, związane z gospodarką finansową, dające się wyodrębnić ze względu na przedmiot, zaangażowane komórki organizacyjne oraz rezultat tej działalności. Podział ten powinien być w miarę możliwości stały, o ile nie wystąpią okoliczności (np. nałożenie na WFOŚiGW nowych zadań) powodujące ich zmianę. Wyodrębnia się następujące obszary: Udzielanie pomocy finansowej w formie pożyczek Udzielanie pomocy finansowej w formie dotacji Inne formy działalności podstawowej Pozostała działalność Funduszu Realizacja zadań w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Realizacja zadań w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego Przychody Koszty działalności Funduszu Gospodarka majątkowa Rachunkowość funduszu System informatyczny 6

7 Sprawy pracownicze Administracja biura Każdorazowo dla każdego obszaru ryzyka przeprowadza się analizę potrzeb audytu na kolejny rok. Analiza zawiera podział obszaru na tematy audytu, cel ich wykonania, zakres podmiotowy oraz zakres przedmiotowy danego obszaru. Stanowi ona każdorazowo dokument roboczy do rocznego planu audytu. 2. Roczny plan audytu Do przeprowadzenia analizy wykorzystuje się metodę matematyczną z uwzględnieniem priorytetu kierownictwa jednostki oraz wcześniej przeprowadzonych zadań audytowych. Szczegółowe zasady oceny ryzyka przy zastosowaniu w/w metody stanowi każdorazowo dokument roboczy do rocznego planu audytu. Kolejność poddania obszarów i obiektów ryzyka audytowi wewnętrznemu ustala się, biorąc pod uwagę stopień ich ważności oraz czynniki organizacyjne takie jak: - czas niezbędny do przeprowadzenia zadań, - dostępne zasoby ludzkie i rzeczowe, - szacunkowe koszty przeprowadzenia zadania. Plan audytu sporządza się zgodnie ze wzorem określonym w załączniku do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz. U. nr 112 z 2006 r. poz. 765) Plan audytu wewnętrznego sporządza się do końca października każdego roku i przedstawia Prezesowi Zarządu oraz przekazuje do Ministra Finansów. W czasie realizacji rocznego planu audytu, audytor wewnętrzny dokonuje na bieżąco weryfikacji wykorzystanego czasu pracy oraz realizacji planu. 3 Plan strategiczny Audytor wewnętrzny przygotowuje strategiczny plan audytu na okres obejmujący 3 lata. W WFOŚiGW w Poznaniu przyjęto 3 - letni okres planowania strategicznego, a nie cykl audytu, w którym wszystkie obszary ryzyka powinny zostać poddane audytowi przynajmniej jeden raz, gdyż przy obsadzeniu stanowiska audytora wewnętrznego przez jedną osobę w okresie 3-4 letnim audytor nie jest w stanie przebadać wszystkich obszarów audytu. Cykl taki wynosiłby więcej niż 3-4 lata, a przy bardzo zmiennym środowisku zewnętrznym i wewnętrznym planowanie na dłuższy okres czasu jest bardzo trudne.. Strategiczny plan audytu podlega corocznemu przeglądowi oraz aktualizacji, której dokonuje audytor wewnętrzny i stanowi element planu rocznego. 4. Sprawozdawczość Audytor wewnętrzny przedstawia Prezesowi Zarządu Funduszu oraz przekazuje Ministrowi Finansów, do końca marca każdego roku, sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok poprzedni. Sprawozdanie z wykonania rocznego planu audytu sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006r. w sprawie trybu sporządzania oraz wzoru sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego ( Dz. U. nr 112 poz. 764).. Ponadto każdorazowo, audytor wewnętrzny przedstawia kierownikowi jednostki i Ministrowi Finansów, na ich wniosek, informację o przeprowadzanych audytach wewnętrznych. 7

8 IV. WYKONYWANIE ZADAŃ AUDYTOWYCH Do przeprowadzenia audytu wewnętrznego uprawnia roczne imienne upoważnienie wystawione przez Prezesa Zarządu WFOŚiGW w Poznaniu oraz dowód osobisty. Upoważnienie przygotowuje audytor wewnętrzny. Zadanie audytowe przeprowadza audytor wewnętrzny. W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji, audytor wewnętrzny może, w uzgodnieniu z Prezesem Zarządu Funduszu, powołać rzeczoznawcę. Wniosek o powołanie rzeczoznawcy przygotowuje audytor wewnętrzny i przedkłada do zatwierdzenia Prezesowi Zarządu. 1. Przegląd wstępny Wstępny przegląd polega na zbieraniu informacji o badanej działalności, bez ich szczegółowej weryfikacji. Do głównych celów wstępnego przeglądu należą: - zrozumienie badanej działalności, - wyodrębnienie istotnych obiektów audytu, wymagających szczególnej uwagi w trakcie zadania audytowego, - zidentyfikowanie istniejących mechanizmów kontroli, - uzyskanie informacji ułatwiających przeprowadzenie zadania audytowego, - ustalenie, czy konieczne jest przeprowadzanie zadania audytowego w danym obszarze ryzyka. Wstępny przegląd pozwala zaplanować i przeprowadzić zadanie audytowe w sposób efektywny. Zebrane informacje stanowią dla audytora podstawę do opisania procesu, który ma być poddany badaniu w trakcie zadania audytowego. Stanowi również bazę do przeprowadzenia analizy ryzyka na etapie zadania audytowego. W procesie analizy ryzyka w obszarze objętym zadaniem, audytor wewnętrzny powinien zidentyfikować i oszacować ryzyka związane z obszarem działalności jednostki objętym zadaniem. Wybór metodologii przeprowadzenia analizy audytor będzie określał odrębnie dla poszczególnych zadań w zależności rodzaju działalności podlegającej przeglądowi. Wyniki tej oceny powinny być odzwierciedlone w celach zadania. Natomiast ustalony zakres zadania powinien być wystarczający dla realizacji celów. 2. Program zadania Przed przystąpieniem do realizacji zadania audytowego audytor wewnętrzny opracowuje program zadania audytowego, uwzględniając w szczególności: 1) oznaczenie zadania, ze wskazaniem jego numeru i tematu, 2) cele zadania, 3) podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania, 4) wskazówki metodyczne, w tym: a) planowane techniki przeprowadzania zadania, b) problemy, na które należy zwrócić szczególną uwagę w badaniach, c) rodzaj dowodów niezbędnych do dokonania ustaleń i sposób ich badania, 5) założenia organizacyjne, planowany harmonogram przeprowadzania zadania. Dobrze skonstruowany program umożliwia: - systematyczne planowanie każdego etapu pracy, - istnienie narzędzi samooceny działań własnych audytora, - istnienie instrumentów, za pomocą których audytor wewnętrzny może sprawdzać i porównywać wyniki pracy z zatwierdzonymi planami, - dokumentowanie rzeczywiście wykonanych prac. 8

9 W uzasadnionych przypadkach, audytor wewnętrzny, może dokonać zmian w programie zadania w trakcie jego przeprowadzania. Zmiany programu powinny być udokumentowane. Zmiany mogą dotyczyć wyłącznie: 1) analizy ryzyka, 2) podmiotowego i przedmiotowego zakresu zadania, 3) wskazówek metodycznych, 4) założeń organizacyjnych, 5) harmonogramu przeprowadzania zadania. 3. Przeprowadzenia zadania Zadania audytowe przeprowadza się zgodnie ze szczegółowym sposobem i trybem przeprowadzania audytu określonym w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006r. oraz zgodnie ze standardami audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych ogłoszonymi w Komunikacie nr 11 Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006r. Przed rozpoczęciem audytu wewnętrznego w komórce organizacyjnej, audytor wewnętrzny zawiadamia kierownika tej komórki o przedmiocie i czasie trwania audytu wewnętrznego. Realizację zadania poprzedza narada otwierająca, przeprowadzona przez audytora wewnętrznego z udziałem kierownika komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, lub z udziałem wyznaczonego przez niego pracownika. Podczas narady otwierającej audytor wewnętrzny przedstawia cel, tematykę i założenia organizacyjne zadania. Kierownik komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, przedstawia informacje dotyczące jej funkcjonowania oraz uzgadnia z audytorem wewnętrznym sposoby unikania zakłóceń jej pracy w trakcie przeprowadzania zadania. Z przeprowadzonej narady otwierającej audytor wewnętrzny sporządza protokół, który zawiera w szczególności informacje o celu, przebiegu i wyniku narad. Protokół z narady otwierającej podpisują prowadzący naradę audytor wewnętrzny oraz kierownik komórki, w której jest przeprowadzane zadanie, albo osoba przez niego wskazana. W razie odmowy podpisania protokołu, audytor wewnętrzny czyni o tym wzmiankę w protokole. Kierownik komórki, w której jest przeprowadzane zadanie albo osoba przez niego wskazana powinny niezwłocznie pisemnie uzasadnić przyczyny odmowy podpisania protokołu. Wstępna ocena systemów kontroli wewnętrznej powinna dostarczyć rozsądnego, chociaż nie absolutnego zapewnienia, że podstawowe elementy systemu są wystarczające do osiągnięcia zamierzonych celów. Ocena winna być wystarczająco udokumentowana oraz poparta wynikami testów, obserwacji i badań. Celem wszystkich prac audytorskich jest ocena systemu kontroli wewnętrznej. Badając system kontroli wewnętrznej audytor może posłużyć się kwestionariuszami kontroli wewnętrznej lub listami kontrolnymi. W ocenie mechanizmów kontroli wewnętrznej audytor bierze pod uwagę następujące czynniki: - typy błędów i nieprawidłowości, które mogą występować, - procedury kontroli służące zapobieganiu i wykrywaniu błędów i nieprawidłowości, - czy zostały przyjęte stosowne procedury i czy są zadowalająco przestrzegane, - słabe strony, które mogłyby umożliwiać występowanie błędów i nieprawidłowości, pomimo istniejących mechanizmów kontroli, 9

10 - wpływ słabych stron na charakter, rozłożenie w czasie i stopień nasilenia technik audytu, które trzeba zastosować. Tylko te funkcje mechanizmów kontroli wewnętrznej, które zostaną uznane za krytyczne albo ważne dla zachowania siły określonego cyklu transakcji, są testowane i oceniane. Obowiązkiem audytora wewnętrznego jest rzetelne, obiektywne i niezależne: - ustalenie stanu faktycznego, - określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień, - przedstawienie uwag i wniosków w sprawie usunięcia uchybień. Podjęte czynności audytowe służą zidentyfikowaniu informacji wystarczających do osiągnięcia celów zadania, dokonania ich analizy, oceny oraz udokumentowania. Informacje istotne dla poparcia wniosków oraz wyników realizacji zadania winny być udokumentowane Przeprowadzając zadanie audytowe, audytor wewnętrzny może stosować różne techniki, a w szczególności wskazane w 15 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego. Techniki badania stosowane są przez audytora wewnętrznego tak na etapie planowania zadania audytowego, jak również w trakcie czynności audytorskich. Audytor stosuje tylko te techniki, które są potrzebne do realizacji konkretnego programu lub działalności stanowiącej przedmiot badania. Należy dążyć do opracowywania nowych i bardziej efektywnych technik. Przy dokonywaniu wyboru najlepszej metody badania danej konkretnej działalności, audytor stosuje takie techniki, które doprowadzą do pożądanego wyniku, uwzględniając związane z tym koszty. Wykaz technik i procedur uzyskiwania dowodów badania stanowi załącznik nr 1 do księgi procedur. Po zakończeniu zadania, w celu przedstawienia wstępnych wyników, audytor wewnętrzny przeprowadza naradę zamykającą z udziałem kierownika komórki, w której było przeprowadzane zadanie. Audytor wewnętrzny może zaprosić do uczestniczenia w naradzie zamykającej osoby sprawujące nadzór nad działalnością komórki oraz wskazanych przez kierownika pracowników komórki, ustalając czas i miejsce odbycia narady. Celem narady jest poinformowanie kierownictwa komórki poddanej audytowi o wynikach audytu, osiągnięcie porozumienia na temat ustaleń oraz zapoznanie się z działaniami naprawczymi zaplanowanymi lub już podjętymi w celu poprawy ewentualnych niedociągnięć ujawnionych przez audyt. Należy również przedstawić pozytywne mechanizmy kontroli wewnętrznej i zarządzania, zidentyfikowane podczas przeprowadzania audytu. Z przeprowadzonej narady zamykającej audytor wewnętrzny sporządza protokół, który zawiera w szczególności informacje o celu, przebiegu i wyniku narad. Protokół z narady zamykającej podpisują prowadzący naradę audytor wewnętrzny oraz kierownik komórki, w której jest przeprowadzane zadanie, albo osoba przez niego wskazana. W razie odmowy podpisania protokołu, audytor wewnętrzny czyni o tym wzmiankę w protokole. Kierownik komórki, w której jest przeprowadzane zadanie albo osoba przez niego wskazana powinny niezwłocznie pisemnie uzasadnić przyczyny odmowy podpisania protokołu. 4. Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu Sprawozdanie z audytu wewnętrznego, stanowi wynik końcowy każdego zadania audytowego. Audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego, w którym przedstawia, w sposób jasny, rzetelny i zwięzły, ustalenia i zalecenia poczynione w trakcie przeprowadzania zadania. Sprawozdanie powinno zawierać: 1) oznaczenie zadania, 2) datę jego sporządzenia, 10

11 3) nazwę i adres komórki, w której przeprowadzane było zadanie, 4) imię i nazwisko audytora wewnętrznego uczestniczącego w zadaniu oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzania audytu wewnętrznego, 5) cele zadania, 6) podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania, 7) podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania zadania, 8) termin, w którym przeprowadzono zadanie, 9) zwięzły opis działań jednostki w obszarze objętym zadaniem, 10) ustalenia stanu faktycznego, 11) określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień, 12) zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień lub wprowadzenia usprawnień, 13) opinię audytora wewnętrznego w sprawie adekwatności, skuteczności i efektywności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności jednostki objętym zadaniem, 14) podpis audytora wewnętrznego uczestniczącego w zadaniu. Audytor wewnętrzny zobowiązany jest przekazać kierownikowi komórki audytowanej, projekt sprawozdania (sprawozdanie wstępne) z audytu wewnętrznego, w dniu przeprowadzenia narady zamykającej. W razie zgłoszenia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń do treści sprawozdania wstępnego, audytor wewnętrzny dokonuje ich analizy i w miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające w tym zakresie, a w przypadku stwierdzenia zasadności części albo całości dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń - zmienia lub uzupełnia odpowiednią część albo całość sprawozdania. W razie nieuwzględnienia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, w części albo w całości, audytor wewnętrzny przekazuje swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem, na piśmie, kierownikowi komórki. Dodatkowe wyjaśnienia lub zastrzeżenia oraz kopię stanowiska, audytor wewnętrzny włącza do bieżących akt. Audytor wewnętrzny po rozpatrzeniu dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, przekazuje po jednym egzemplarzu sprawozdania kierownikowi jednostki oraz kierownikowi komórki, w której jest przeprowadzane zadanie. Trzeci egzemplarz włącza do bieżących akt. Prezes Zarządu WFOŚiGW, na podstawie sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego, podejmuje działania mające na celu usunięcie uchybień lub wprowadzenie usprawnień, wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację zaleceń zawartych w sprawozdaniu i wskazuje termin ich realizacji oraz informuje o tym audytora wewnętrznego. Podejmowane działania podlegają systematycznemu i konsekwentnemu monitoringowi ze strony audytora wewnętrznego. Osoby odpowiedzialnie za wykonanie zaleceń składają audytorowi pisemne informacje o sposobie ich realizacji. 5. Ocena jakości zadania audytowego Po opracowaniu sprawozdania z przeprowadzenia badania audytor wewnętrzny, może przeprowadzić ocenę jakości zadania audytowego. W tym celu audytor może wykorzystać ankietę poaudytową oceniającą jakość przeprowadzonego zadania. Ankietę sporządza audytor i przekazuje do wypełnienia kierownikowi audytowanej komórki. Jej celem jest zapewnienie wysokiej jakości wyników audytu. 6. Czynności sprawdzające Czynności sprawdzające, to zespół czynności wykonywanych przez audytora wewnętrznego w celu sprawdzenia czy i w jakim stopniu, jednostka podjęła kroki, zmierzające do wprowadzenia w życie zaleceń udzielonych w wyniku przeprowadzenia zadania. Audytor wewnętrzny może przeprowadzić czynności sprawdzające, dokonując oceny działań WFOŚiGW podjętych w celu realizacji zaleceń. Dokonując oceny, audytor wewnętrzny powinien w szczególności uwzględnić ocenę ryzyka występującego w obszarze działalności jednostki objętym zadaniem audytowym. W 11

12 tym celu audytor wewnętrzny może wystosować do kierowników komórek, do których skierowane były zalecenia, pisemne zapytanie o stan prac nad wdrożeniem zaleceń. Przed przystąpieniem do przeprowadzenia czynności sprawdzających audytor wewnętrzny przygotowuje plan czynności sprawdzających, w którym zamieszcza w szczególności: - oznaczenie zadania (czynności sprawdzających), - podmiotowy i przedmiotowy zakres czynności sprawdzających, - zalecenia audytora wewnętrznego sformułowane w trakcie zadania, którego czynności sprawdzające dotyczą, - cel czynności sprawdzających, - wskazówki metodyczne, - założenia organizacyjne, - harmonogram przeprowadzenia czynności sprawdzających. W trakcie czynności sprawdzających, audytor wewnętrzny wykorzystuje te techniki przeprowadzania audytu, które są niezbędne do osiągnięcia założonych celów. Czynności sprawdzające mogą obejmować kategorie działań o różnej skali, od rozmowy, poprzez zbadanie określonej procedury, aż po realizację od początku procesu zadania. Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających audytor wewnętrzny zamieszcza w notatce informacyjnej. Notatkę informacyjną audytor wewnętrzny przekazuje Prezesowi Zarządu, kierownikowi komórki, w której było przeprowadzane zadanie, a trzeci egzemplarz włącza do bieżących akt audytu wewnętrznego. V. CZYNNOŚCI DORADCZE Audytor wewnętrzny wykonuje czynności doradcze jako część zadań w zakresie badania systemów zarządzania i kontroli w jednostce lub na wniosek kierownika jednostki, w której jest zatrudniony. Audytor wewnętrzny może odmówić wykonania czynności doradczych, jeżeli uzna, że zakres lub cel tych czynności nie jest zgodny z celami audytu wewnętrznego. W szczególności audytor wewnętrzny nie powinien podejmować czynności doradczych, których wykonywanie prowadziłoby do przyjęcia przez niego zadań lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania jednostką. O odmowie wykonania czynności doradczych i jej przyczynach, audytor wewnętrzny zawiadamia pisemnie Prezesa Zarządu. W wyniku czynności doradczych audytor wewnętrzny może przedstawić opinie lub zalecenia dotyczące usprawnienia funkcjonowania jednostki. Audytor wewnętrzny może z własnej inicjatywy składać kierownikowi audytowanej komórki organizacyjnej lub kierownikowi jednostki wnioski mające na celu usprawnienie funkcjonowania tej komórki lub jednostki. Prezes Zarządu i kierownik komórki organizacyjnej nie są związani wnioskami, zaleceniami i opiniami z przeprowadzonych czynności doradczych. Cel i zakres czynności doradczych oraz sposób prezentowania wyników powinny być uzgodniony ze zlecającym na etapie zlecania zadania. Audytor wewnętrzny może wykonywać nieformalne czynności doradcze, których wyniki są przekazywane ustnie bez potrzeby zachowania formy pisemnej.. 12

13 VI. DOKUMENTY ROBOCZE AUDYTU Cele tworzenia dokumentów roboczych: Poparcie dowodami ustaleń zawartych w raporcie. Udokumentowanie wykonanej pracy. Umożliwienie osobom upoważnionym kontroli. Usprawnienie wykonywanej pracy Dokument roboczy sporządzany przez audytora dla potrzeb przeprowadzania zadań audytowych (np. karty badań, kwestionariusze) powinny odznaczać się następującymi cechami: Nazwa dokumentu roboczego i czego dotyczy, Nazwa komórki audytowanej, Nazwa zadania audytowego, Osoba sporządzająca, Data sporządzenia Numery identyfikacyjne dokumentów roboczych Każdy dokument roboczy będzie opatrzony numerem referencyjnym. Numer referencyjny będzie miał następującą formę: AW/.X / Y / Z / V Gdzie: X Symbol z rzeczowego wykazu akt WFOŚiGW Y nr kolejny zadania audytowego, zgodny z planem audytu na dany rok, Z rok, w którym przeprowadzany jest audyt, V nr kolejny dokumentu w aktach zadania, VII. AKTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO 1. Bieżące akta audytu wewnętrznego Audytor wewnętrzny prowadzi bieżące akta audytu wewnętrznego w celu dokumentowania przebiegu i wyniku zadań audytowych. Bieżące akta audytu wewnętrznego obejmują: 1. dokumenty zgromadzone przed rozpoczęciem zadania audytowego, 2. dokumenty związane z przygotowaniem programu zadania audytowego i program zadania audytowego, 3. protokoły z narad, 4. imienne upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego, 5. dokumenty sporządzone przez audytora wewnętrznego oraz dokumenty otrzymane od osób trzecich w trakcie przeprowadzania audytu wewnętrznego, 6. notatkę informacyjną, 7. dokumenty robocze przygotowywane przez audytora wewnętrznego w trakcie przeprowadzania audytu wewnętrznego, 8. oświadczenia pracowników, 9. sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego, 13

14 10. inne dokumenty o istotnym znaczeniu dla przeprowadzanego audytu wewnętrznego. Kierownik komórki organizacyjnej, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny oraz Prezes mają prawo wglądu do bieżących akt audytu wewnętrznego. 2. Stałe akta audytu wewnętrznego Audytor wewnętrzny prowadzi stałe akta audytu wewnętrznego w celu gromadzenia informacji dotyczących obszarów, które mogą być przedmiotem audytu wewnętrznego. Stałe akta audytu wewnętrznego obejmują w szczególności: 1. akty normatywne oraz inne akty prawne związane z zakresem działania Funduszu oraz regulujące jego funkcjonowanie, 2. dokumenty zawierające opis procedur kontroli, w tym kontroli finansowej, i mające wpływ na system kontroli finansowej, 3. inne informacje mogące mieć wpływ na przeprowadzanie audytu wewnętrznego i analizę ryzyka, 4. plany audytu, sprawozdania z wykonania planu. W WFOŚiGW w Poznaniu akta stałe gromadzone są w formie papierowej lub w formie elektronicznej (publikacja przepisów wewnętrznych w intranecie oraz dostęp do zbioru Lex sigma online ). Stałe akta audytu podlegają ciągłej aktualizacji. VIII. UWAGI KOŃCOWE 1. Aktualizacja księgi procedur Księga procedur będzie podlegać okresowym przeglądom. Przynajmniej raz na rok pracownik audytu wewnętrznego dokonuje przeglądu księgi procedur w celu jej aktualizacji. O zmianach w pisemnych procedurach audytu należy na bieżąco informować Prezesa WFOŚiGW. Księga procedur i jej aktualizacja wymaga akceptacji zarządu WFOŚIGW w Poznaniu w formie zarządzenia Prezesa Zarządu. Wszystkie wersje dokumentu (podstawowa i po zmianach), będą stanowiły dokumentację archiwalną kaw. 2. Archiwizacja dokumentów audytowych Bieżące akta audytu wewnętrznego przenosi się do archiwum zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Audytor wewnętrzny prowadzi dokumentację audytową zgodnie z instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt obowiązującym w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Jednolity rzeczowy wykaz dla akt audytu wewnętrznego stanowi załącznik nr 2 do księgi procedur. 14