ZARZĄDZENIE NR 146/BAW/2012 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 14 marca 2012 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 146/BAW/2012 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 14 marca 2012 r. w sprawie zatwierdzenia Podręcznika procedur w Urzędzie Miejskim w Słupsku Na podstawie art. 272, art. 273 pkt. 2, art. 280, art. 283, art. 284 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240; z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz. 1020, Nr 238, poz. 1578, Nr 257, poz. 1726; z 2011 r. Nr 185, poz. 1092, Nr 201, poz. 1183, Nr 234, poz i Nr 240, poz. 1429), Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010 r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania (Dz. U. z 2010 r. Nr 157, poz. 1240), Komunikatu Nr 16 Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie ogłoszenia "Kodeksu etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych" i "Karty w jednostkach sektora finansów publicznych" (Dz. Urz. Ministra Finansów z 2006 r. Nr 9, poz. 70) oraz na podstawie Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. w sprawie standardów w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Ministra Finansów z 2011 r. Nr 5, poz. 23). zarządzam, co następuje: Zatwierdzam Podręcznik procedur w Urzędzie Miejskim w Słupsku, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. Wykonanie zarządzenia powierzam Kierownikowi Biura Audytu Wewnętrznego Traci moc Zarządzenie Nr 799/AW/04 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 4 października 2004 r. w sprawie zatwierdzenia Procedur w Urzędzie Miejskim w Słupsku. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 4 PREZYDENT Miasta Słupska Maciej Kobyliński

2 Załącznik do Zarządzenia Nr 146/BAW/2012 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 14 marca 2012 r. PODRĘCZNIK PROCEDUR AUDYTU WEWNĘTRZNEGO w Urzędzie Miejskim w Słupsku

3 Wstęp. Podręcznik procedur w Urzędzie Miejskim w Słupsku jest dokumentem określającym metodykę przeprowadzania, jak również zbiorem wzorów druków stosowanych przez pracowników Biura Audytu Wewnętrznego. W szczególności opisuje w sposób praktyczny następujące zagadnienia: 1) opracowanie rocznego planu audytu, 2) opracowanie wieloletniego planu audytu, 3) przeprowadzenie analizy ryzyka, 4) przeprowadzenie zadania zapewniającego, 5) system monitorowania wyników audytu, 6) przeprowadzanie czynności doradczych, 7) opracowanie sprawozdania z wykonania rocznego planu audytu. I. Podstawy prawne metodyki wykonywania. 1. W Urzędzie Miejskim w Słupsku audyt wewnętrzny prowadzony jest przez Biuro Audytu Wewnętrznego. 2. Audyt wewnętrzny wykonywany jest w oparciu o następujące podstawy prawne: 1) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, 2) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010 r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania, 3) Komunikat Nr 16 Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie ogłoszenia "Kodeksu etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych" i "Karty w jednostkach sektora finansów publicznych", 4) Komunikat Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. w sprawie standardów w jednostkach sektora finansów publicznych, 5) Podręcznik w administracji publicznej, wydanie Ministerstwa Finansów z 2003 r. 3. W Urzędzie Miejskim w Słupsku na mocy zarządzenia nr 59/BAW/2012 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 9 luty 2012 r. została wprowadzona Karta. 4. Zgodnie ze standardami w Urzędzie Miejskim w Słupsku na mocy Zarządzenia Nr 139/BAW/12 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 06 marca r. został wprowadzony Program Zapewnienia i Poprawy Jakości. 5. Podstawowym warunkiem wykonywania obowiązków przez audytora wewnętrznego jest stosowanie standardów ujętych w trzech kategoriach: 1) standardy atrybutów określające cel, uprawnienia i odpowiedzialność audytu wewnętrznego, 2) standardy działania opisujące charakter działań oraz kryteria jakościowe służące ich ocenie, 3) standardy wdrożenia opisujące wymagania dotyczące działań zapewniających lub doradczych. 6. Audytor wewnętrzny wykonując swoje obowiązki postępuje zgodnie z Kodeksem etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych. II. Wieloletni plan audytu. 1. Kierownik Biura Audytu Wewnętrznego przygotowuje wieloletni plan audytu na okres obejmujący jeden cykl audytu czyli okres, w którym wszystkie obszary ryzyka powinny zostać poddane audytowi przynajmniej jeden raz. 2. Wieloletni plan audytu podlega corocznemu przeglądowi oraz aktualizacji równocześnie przy sporządzaniu rocznego planu audytu.

4 III.Roczny plan audytu. 1. Szczegółowy sposób sporządzania planu audytu zawarty jest w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010 r. w sprawie prowadzenia i dokumentowania audytu wewnętrznego. 2. Kierownik Biura Audytu Wewnętrznego w uzgodnieniu z Prezydentem Miasta Słupska sporządza roczny plan audytu, w terminie do 31 grudnia każdego roku, według wzoru stanowiącego załącznik nr Plan audytu zatwierdzany jest przez Prezydenta Miasta Słupska. 4. Po zatwierdzeniu Planu audytu, Kierownik Biura Audytu Wewnętrznego powiadamia o planowanym przeprowadzeniu zadań zapewniających wszystkich kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Słupsku oraz kierowników jednostek organizacyjnych Miasta objętych planem audytu. 5. Plan audytu powinien zawierać w szczególności: 1) wyniki przeprowadzonej analizy ryzyka, 2) wyniki przeprowadzonych analiz zasobów osobowych, 3) listę obszarów ryzyka, w których zostaną przeprowadzone zadania zapewniające, 4) czas planowany w osobodniach na realizację każdego zadania zapewniającego, 5) czas planowany w osobodniach na realizację czynności doradczych, 6) czas planowany w osobodniach na realizację czynności sprawdzających, 7) informacje na temat cyklu audytu. III.1. Ocena ryzyka. 1. Plan zadań Biura Audytu Wewnętrznego opiera się na udokumentowanej ocenie ryzyka, przeprowadzanej co najmniej raz w roku. 2. Proces oceny ryzyka obejmuje etapy: 1) identyfikację obszarów ryzyka, 2) analizę ryzyka. 3. Biuro Audytu Wewnętrznego przeprowadza ocenę ryzyka na poziomie: 1) przygotowania rocznego planu audytu, 2) każdego zadania zapewniającego. 4. Ocenę ryzyka na poziomie przygotowania rocznego planu audytu, przeprowadza kierownik Biura Audytu Wewnętrznego, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, uwzględniając w szczególności: 1) cele i zadania Urzędu Miejskiego w Słupsku oraz jednostek organizacyjnych Miasta, 2) priorytety Prezydenta Miasta Słupska, 3) system kontroli zarządczej, 4) ryzyka wpływające na realizację celów i zadań Urzędu Miejskiego w Słupsku oraz jednostek organizacyjnych Miasta, 5) wyniki wcześniej przeprowadzonych audytów i kontroli. 5. Identyfikacja obszarów ryzyka następuje na podstawie wiedzy zawodowej kierownika Biura Audytu Wewnętrznego. 6. Po dokonaniu identyfikacji obszarów ryzyka dokonuje analizę stosując matematyczną metodę analizy ryzyka. 7. Dokumentację identyfikacji i analizy ryzyka stanowi matryca analizy ryzyka, której wzór przedstawia załącznik nr Analizę ryzyka kierownik Biura Audytu Wewnętrznego przeprowadza według kryteriów: 1) priorytet Prezydenta Miasta Słupska, 2) data ostatniego audytu, 3) kategorie ryzyka.

5 9. Kryterium priorytetu ustalane jest poprzez przyznanie przez Prezydenta Miasta Słupska każdemu zadaniu audytowemu wartości priorytetu w skali od 1 do Ostateczną wartość oceny ryzyka wg priorytetu Prezydenta Miasta Słupska uzyskuje się w wyniku algorytmu: priorytet Prezydenta x data ostatniego audytu / 10 (dzielenie przez 10 wynika z matematycznego sprowadzenia liczby do układu dziesiętnego) 11. W celu określenia oceny ryzyka według kryterium daty ostatniego audytu stosuje się następujące wartości czynnika upływu czasu: 1) audyt przeprowadzony 1-2 lata temu 0 punktów, 2) audyt przeprowadzony 3-4 lata temu 1 punkt, 3) audyt przeprowadzony 5-6 lat temu 2 punkty, 4) nigdy nie przeprowadzono audytu 3 punkty. 12. Ostateczną wartość oceny ryzyka wg kryterium daty ostatniego audytu otrzymuje się w wyniku algorytmu: ocena ryzyka wg kryteriów + czynnik upływu czasu / 30 (dzielenie przez 30 wynika z ograniczenia czynnika upływu czasu) 13. Ocenę ryzyka według kategorii ryzyka dokonuję się stosując skalę punktowa zawartą w załączniku nr 3 Podręcznika procedur. 14. Ostateczną wartość oceny ryzyka według kryterium kategorii ryzyka otrzymuje się w wyniku algorytmu: {(istotność x waga I) + (jakość zarządzania x waga JZ) + (kontrola wewnętrzna x waga KW) + (czynniki zewnętrzne x waga CZ) + (czynniki operacyjne x waga CO)} / 4 x 100% (dzielenie przez 4 wynika ze czterostopniowej skali przyznawania punktów) 15. Końcową ocenę ryzyka dla poszczególnych obszarów ryzyka uzyskuje się poprzez zastosowanie algorytmu: ocena ryzyka wg priorytetu kierownictwa + ocena ryzyka wg daty ostatniego audytu + ocena ryzyka wg kryteriów ryzyka 16. Uzyskane w ten sposób wyniki oceny ryzyka podlegają uporządkowaniu stosując czterostopniową skalę priorytetu: 1) najwyższy, 2) wysoki, 3) średni, 4) niski. 17. Ocenę ryzyka na poziomie zadania zapewniającego przeprowadza audytor wewnętrzny poprzez identyfikację ryzyk w danym obszarze objętym zadaniem audytowym oraz analizę ryzyk, według kryterium kategorii ryzyk (załącznik nr 3 audytu wewnętrznego). 18. Pracownicy Biura Audytu Wewnętrznego w celu dokonania oceny ryzyka wykorzystują również ocenę ryzyka dokonywaną w ramach systemu zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Słupsku i jednostkach organizacyjnych Miasta. III.2. Analiza zasobów osobowych. 1. Analizę zasobów osobowych dokonuje kierownik Biura Audytu Wewnętrznego w ramach sporządzania rocznego planu audytu. 2. Czas na realizację zadania audytowego wyrażony jest w osobodniach (1 dzień roboczy na 1 audytora wewnętrznego). 3. Ustalając osobodni przeznaczone na pracę audytora wewnętrznego kierownik Biura Audytu Wewnętrznego planuje czas na potrzeby: 1) podnoszenia kwalifikacji przez audytora wewnętrznego, 2) wykorzystania urlopu wypoczynkowego, 3) kontaktów z instytucjami kontrolnymi zewnętrznymi, 4) uczestniczenia w sesjach Rady Miejskiej,

6 5) nieobecności audytora wewnętrznego np. z powodu choroby, 6) rezerwy czasowej. 4. Po odliczeniu dni zaplanowanych na wyżej wymienione potrzeby, pozostały zasób czasowy stanowi faktyczny czas na wykonywanie zadań audytowych. 5. Kierownik Biura Audytu Wewnętrznego prowadzi bieżącą ewidencję czasu pracy poświęconego na poszczególne czynności wykonywane przez audytora wewnętrznego w ramach: 1) zadań zapewniających, 2) czynności doradczych, 3) czynności sprawdzających. III.3. Planowanie czasu na realizację zadań audytowych. 1. Planowanie czasu na realizację zadań audytowych zapewniających, doradczych i sprawdzających uzależnione jest od priorytetu jaki został nadany każdemu zadaniu w procesie oceny ryzyka. 2. W celu przyporządkowania poszczególnym zadaniom audytowym odpowiednią ilość osobodni stosuje się skalę: 1) dla zadania o najwyższym priorytecie 60 osobodni, 2) dla zadania o wysokim priorytecie 45 osobodni, 3) dla zadania o średnim priorytecie 40 osobodni, 4) dla zadania o niskim priorytecie 30 osobodni. III.4. Cykl audytu. 1. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, cykl audytu oblicza się jako iloraz liczby wszystkich obszarów ryzyka oraz liczby obszarów ryzyka wyznaczonych do przeprowadzenia zadań audytowych w danym roku. IV. Przeprowadzenie zadania zapewniającego. 1. Audytor wewnętrzny wykonuje swoje zadania na podstawie imiennego Upoważnienia udzielonego przez Prezydenta Miasta Słupska według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 oraz zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia i dokumentowania. 2. Kierownik Biura Audytu Wewnętrznego przydziela wykonanie zadania audytowego, audytorowi wewnętrznemu na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr Przed rozpoczęciem każdego zadania audytowego, audytor wewnętrzny wystawia Zawiadomienie o rozpoczęciu audytu i przekazuje je kierownikowi komórki organizacyjnej Urzędu Miejskiego w Słupsku lub kierownikowi jednostki organizacyjnej Miasta, w której planowane jest przeprowadzenie zadania audytowego. Wzór zawiadomienia stanowi załącznik nr W ramach czynności przygotowawczych audytor wewnętrzny przeprowadza analizę ryzyka badanego obszaru na poziomie zadania zapewniającego oraz ocenia system kontroli funkcjonujący w komórce audytowanej. 5. Informacje pozyskuje za pomocą technik przeglądu, do których należą między innymi: 1) rozmowy z pracownikami komórki audytowanej, 2) obserwacja stanowisk pracy, 3) analiza sprawozdań i innych dokumentów, 4) wykorzystanie dokumentów roboczych audytu np.: ścieżka audytu, kwestionariusz samokontroli.

7 6. Zadania audytowe powinny być wykonywane z biegłością i starannością zawodową z uwzględnieniem w szczególności: 1) zakresu czynności niezbędnych do osiągnięcia celów zadania, 2) złożoności, istotności oraz znaczenia tematów objętych zadaniami audytowymi, 3) adekwatności i skuteczności procesów ładu organizacyjnego, zarządzania ryzykiem i kontroli, 4) prawdopodobieństwa wystąpienia niezgodności. 4. Rozpoczynając zadanie audytowe, audytor wewnętrzny w komórce organizacyjnej Urzędu Miejskiego w Słupsku lub w jednostce organizacyjnej Miasta, objętych zadaniem audytowym, przeprowadza naradę otwierającą. Z narady sporządzany jest protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr Planowanie zadania audytowego audytor wewnętrzny przeprowadza za pomocą programu zadania zapewniającego, według wzoru stanowiącego załącznik nr 8 do Podręcznika procedur. 6. Szczegółowy sposób opracowania programu zadania zapewniającego zawarty jest w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego. 7. W trakcie wykonywania zadania audytowego audytor wewnętrzny gromadzi, analizuje, ocenia i dokumentuje otrzymane informacje, które stanowią podstawę do tworzenia dokumentów roboczych, do których należą między innymi: 1) ścieżka audytu dokument wskazujący procesy zachodzące w audytowanej komórce, dokumenty powstające w trakcie procesów, systemy informatyczne wspomagające realizację procesów, funkcjonowanie mechanizmów kontrolnych wzór dokumentu stanowi załącznik nr 9, 2) kwestionariusz samooceny dokument zawierający pytania do kierownictwa audytowanej komórki, wspomagające w opisaniu swojej działalności (wzór stanowi załącznik nr 10 ), 3) lista kontrolna dokument zawierający listę czynności pomagających w ujednoliceniu uzyskanych podczas zadania zapewniającego informacji, 4) kwestionariusz kontroli wewnętrznej dokument zawierający pytania dotyczące przedmiotu audytu. Odpowiedzi pomagają w ocenie systemu kontroli zarządczej. 8. Po zakończeniu czynności audytowych w komórce organizacyjnej Urzędu Miejskiego w Słupsku lub w jednostce organizacyjnej Miasta, audytor wewnętrzny przeprowadza naradę zamykającą, podczas której przedstawia ustalenia stanu faktycznego oraz wstępne wyniki audytu. Z narady sporządzany jest protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr Wyniki z przeprowadzonego zadania audytowego audytor formułuje w postaci sprawozdania według wzoru stanowiącego załącznik nr Sprawozdanie powinno w sposób jasny, zwięzły i rzetelny przedstawiać wyniki i zalecenia, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia i dokumentowania. 11. Kierownik Biura Audytu Wewnętrznego przekazuje sprawozdanie kierownikom komórek audytowanych objętych zadaniem zapewniającym. 12. Kierownik komórki organizacyjnej Urzędu Miejskiego w Słupsku lub dyrektor jednostki organizacyjnej Miasta objętych zadaniem zapewniającym, w terminie 7 dni po otrzymaniu sprawozdania może przedstawić na piśmie wyjaśnienia lub zastrzeżenia do treści sprawozdania. 13. Po rozpatrzeniu dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń do treści sprawozdania z przeprowadzonego zadania zapewniającego, audytor wewnętrzny przekazuje sprawozdanie Prezydentowi Miasta Słupska. 14. W przypadku uznania zasadnych zaleceń w sprawozdaniu z,

8 kierownik komórki organizacyjnej Urzędu Miejskiego w Słupsku lub dyrektor jednostki organizacyjnej Miasta, w terminie 14 dni od otrzymania sprawozdania wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację zaleceń oraz termin ich realizacji, powiadamiając o tym pisemnie audytora wewnętrznego. V. Monitorowanie wyników audytu. 1. W ramach standardu monitorowanie postępów, audytor wewnętrzny monitoruje na bieżąco wdrażane zalecenia poaudytowe. 2. Po upływie terminów realizacji zaleceń, o których mowa w rozdziale IV punkcie 12, audytor wewnętrzny zwraca się do kierowników komórek audytowanych objętych zadaniem o przekazanie informacji na temat działań podjętych w celu realizacji zaleceń oraz stopnia ich realizacji. 3. Audytor wewnętrzny może dokonać oceny stopnia realizacji zaleceń podejmując czynności sprawdzające, którymi mogą być: 1) rozmowa telefoniczna, 2) zbadanie określonej procedury, 3) realizacja od początku procesu zadania audytowego. 4. Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających oraz ich ocenę audytor wewnętrzny zamieszcza w notatce informacyjnej, którą przekazuje Prezydentowi Miasta Słupska oraz kierownikom komórek audytowanych objętych czynnościami sprawdzającymi. VI. Przeprowadzanie czynności doradczych. 1. Na wniosek Prezydenta Miasta Słupska lub z własnej inicjatywy audytor wewnętrzny wykonuje czynności doradcze. 2. Audytor wewnętrzny powstrzymuje się od wykonywania czynności doradczych, które prowadzą do przejęcia przez audytora obowiązków, odpowiedzialności lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania Urzędem Miejskim w Słupsku oraz jednostkami organizacyjnymi Miasta. 3. Sposób wykonywania i dokumentowania czynności doradczych powinien być odpowiedni do rodzaju i charakteru działań podjętych przez audytora wewnętrznego. VII. Sprawozdanie z wykonania rocznego planu audytu. 1. W terminie do 31 stycznia każdego roku kierownik Biura Audytu Wewnętrznego sporządza i przedstawia Prezydentowi Miasta Słupska sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok ubiegły, według wzoru stanowiącego załącznik nr 13 audytu wewnętrznego. 2. Szczegółowy sposób sporządzania sprawozdania z wykonania planu audytu zawiera Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010 r. w sprawie prowadzenia i dokumentowania. 3. Sprawozdanie z wykonania planu audytu powinno w szczególności zawierać: 1) informacje o wszystkich zrealizowanych zadaniach zapewniających, czynnościach doradczych i czynnościach sprawdzających w odniesieniu do planu audytu, 2) przyczyny powstania ewentualnych odstępstw w realizacji planu audytu, 3) zidentyfikowane istotne ryzyka i słabości kontroli zarządczej.

9 VIII. Akta audytu. 1. Audytor wewnętrzny dokumentuje wszystkie czynności i zdarzenia mające znaczenie dla wyników zadania audytowego, w postaci akt audytu, do których należą: 1) akta stałe stanowiące podstawowe informacje o Urzędzie Miejskim w Słupsku oraz jednostkach organizacyjnych Miasta, o systemach będących przedmiotem audytu oraz o obszarach ryzyka mogących być przedmiotem audytu, 2) akta bieżące stanowiące dokumentację przebiegu i wyników zadania audytowego. 2. Ewidencję akt stałych i bieżących prowadzi się wg wzoru stanowiącego załącznik nr 14 i W Biurze Audytu Wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Słupsku obowiązuje następująca formuła numerowania dokumentacji roboczej: AW X/Y/Z/S/V Gdzie: X oznacza numer zadania audytowego, Y oznacza klasyfikację akt (AS-akta stałe, AB-akta bieżące), Z oznacza rodzaj dokumentu z zadania (np. RAP raporty, REG- regulacje, IN -inne), S oznacza rok, V oznacza bieżący numer dokumentu. 4. Sposób oznaczenia teczek zawierających akta oraz zasady ich archiwizacji uregulowane są w instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w Urzędzie Miejskim w Słupsku. IX. Doskonalenie zawodowe. 1. Pracownicy Biura Audytu Wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Słupsku zobowiązani są do podnoszenia kwalifikacji i umiejętności zawodowych zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych oraz regulaminem wynagradzania pracowników zatrudnionych w Urzędzie Miejskim w Słupsku. 2. Kierownik Biura Audytu Wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Słupsku w ramach przygotowań planu budżetu sporządza jednostkowy budżet Biura, w którym rezerwuje środki na szkolenia pracowników Biura Audytu Wewnętrznego. 3. Zapotrzebowanie na dany rodzaj szkolenia wynika z dokonanej przez kierownika Biura Audytu Wewnętrznego analizy potrzeb szkoleniowych.

10 Załącznik Nr 3 PUNKTY ISTOTNOŚĆ JAKOŚĆ ZARZĄDZANIA 1 Brak implikacji finansowych 2 Małe implikacje finansowe 3 Duże implikacje finansowe 4 Kluczowe systemy finansowe KATEGORIA RYZYKA KONTROLA WEWNĘTRZNA CZYNNIKI ZEWNĘTRZNE CZYNNIKI OPERACYJNE bardzo wysoka bardzo wysoka niski wpływ mała wysoka wysoka umiarkowany Średnia umiarkowana zadowalająca wysoki duża niska niska bardzo wysoki bardzo duża WAGA MODELU 0,25 0,2 0,25 0,15 0,15

11 Załącznik Nr 4 Upoważnienie Nr... do przeprowadzania Na podstawie art.287 ust.1, 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r., nr 157, poz z póź. zm.) upoważnia się Panią/Pana... audytora wewnętrznego w Biurze Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Słupsku (imi ę, nazwisko i stanowisko służbowe) do przeprowadzenia zgodnie z planem audytu na rok... w Urzędzie Miejskim w Słupsku oraz do udostępniania i przetwarzania danych osobowych w ramach wykonywanych zadań audytowych. Upoważnienie jest ważne za okazaniem dowodu osobistego nr... Termin ważności upoważnienia upływa z dniem Prezydent Miasta Słupska

12 Załącznik Nr 5 FORMULARZ PRZYDZIAŁU ZADANIA AUDYTOWEGO Temat zadania Numer zadania Planowany czas wykonania Data przydziału Uwagi ogólne: Cele zadania audytowego: Instrukcje specjalne: Audytor przydzielony:... (kierownik BAW)... (audytor przyjmujący zadanie)

13 Załącznik Nr 6 ZAWIADOMIENIE Zawiadamiam Panią/Pana Dyrektor/a Wydziału/na samodzielnym stanowisku/dyrektor/a jednostki organizacyjnej Miasta, iż zgodnie z zatwierdzonym Planem audytu na rok.., w dniu...zostanie rozpoczęty audyt wewnętrzny w Pani/Pana komórce organizacyjnej, przez audytora wewnętrznego... (imię i nazwisko audytora wewnętrznego) Temat : Termin rozpoczęcia :... Termin zakończenia :... Audyt wewnętrzny zostanie przeprowadzony na podstawie Upoważnienia nr... wydanego przez Prezydenta Miasta Słupska (data i podpis audytora wewnętrznego)

14 Załącznik Nr 7 PROTOKÓŁ NARADY OTWIERAJĄCEJ AUDYT WEWNĘTRZNY Temat zadania audytowego: Numer zadania: Sporządził: Data: Termin i miejsce narady: Cel narady: Osoby uczestniczące w naradzie: Ustalenia z narady: Protokół przeprowadzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kierownik komórki organizacyjnej... Audytor Wewnętrzny

15 Załącznik Nr 8 PROGRAM ZADANIA AUDYTOWEGO TEMAT ZADANIA AUDYTOWEGO NR ZADANIA AUDYTOWEGO PLANOWANY TERMIN ROZPOCZĘCIA AUDYTU PLANOWANY TERMIN SPORZĄDZENIA SPRAWOZDANIA Z PRZEPROWADZONEGO AUDYTU PLANOWANY TERMIN OGŁOSZENIA OSTATECZNEGO SPRAWOZDANIA Z PRZEPROWADZONEGO AUDYTU CEL ZADANIA AUDYTOWEGO ZAKRES ZADANIA AUDYTOWEGO: 1) PODMIOTOWY 2) PRZEDMIOTOWY ISTOTNE RYZYKA W OBSZARZE RYZYKA OBJĘTYM ZADANIEM METODYKA AUDYTU 1) PROBLEMY, NA KTÓRE NALEŻY ZWRÓCIĆ UWAGĘ 2) PLANOWANE TECHNIKI PRZEPROWADZENIA ZADANIA AUDYTOWEGO 3) RODAJ DOWODÓW NIEZBĘDNYCH DO DOKONANIA USTALEŃ I SPOSOBU ICH BADANIA KRYTERIA OCENY USTALEŃ STANU FAKTYCZNEGO SPOSÓB KLASYFIKOWANIA WYNIKÓW POSZCZEGÓLNYCH KRYTERIÓW AUDYTOR DOKONUJĄCY ZADANIA AUDYTOWEGO MIEJSCOWOŚĆ, DATA

16 Załącznik Nr 10 KWESTIONARIUSZ SAMOOCENY Temat zadania audytowego: Komórka audytowana: Numer zadania: Obiekt audytu: Sporządził: Data: Lp. Zagadnienie Tak Nie Uwagi kierownik komórki organizacyjnej

17 Załącznik Nr 11 PROTOKÓŁ Z NARADY ZAMYKAJĄCEJ Temat zadania audytowego: Numer zadania audytowego: Sporządził: Data: Termin i miejsce narady: Cel narady: Osoby uczestniczące w naradzie: Przebieg narady i ustalenia: Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kierownik komórki organizacyjnej... Audytor Wewnętrzny

18 Załącznik Nr 12 SPRAWOZDANIE Z AUDYTU Temat zadania audytowego: Numer zdania: Sporządził: Data: SPRAWOZDANIE Rozdział I I.1. Nazwa i adres komórki audytowanej. I.2. Skład zespołu audytowego. I.3. Cele zadania audytowego. I.4. Podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania audytowego. I.5. Termin realizacji. Rozdział II II.1. Podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzonego zadania audytowego. Rozdział III III.1. Opis działań jednostki w obszarze objętym zadaniem. Rozdział IV IV. 1. Arkusz ustaleń audytu. IV.1.1. Kryteria. IV.1.2. Ustalenia, przyczyny wystąpienia nieprawidłowości, konsekwencje oraz zalecenia. Zgodnie z 25 pkt. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 01 luty 2010r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania, Dyrektor Wydziału, w którym przeprowadzono zadanie audytowe w ciągu 7 dni od przedłożenia sprawozdania, może ustosunkować się do przedstawionych zaleceń w sprawozdaniu. Sporządził:... (audytor wewnętrzny)

19 Załącznik Nr 14 AUDYT WEWNĘTRZNY PLANOWY I POZA PLANEM ROK BAW Oznaczenie teczki 1720 Nr sprawy Sprawa Data Uwagi

20 Załącznik Nr 15 STAŁE AKTA AUDYTU Rok Biuro Audytu Wewnętrznego Oznaczenie teczki 1721 Data Uwagi Nr sprawy Sprawa

21