Forte Środki Trwałe. Podręcznik użytkownika. Wersja 2014

Transkrypt

1 Forte Środki Trwałe Podręcznik użytkownika Wersja 2014

2 Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Microsoft SQL Server jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. System Zarządzania Forte jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Sage sp. z o.o. Opracowanie i skład: Sage sp. z o.o. Warszawa, wrzesień 2013 Symbol dokumentu MXSTFV2014P0001 Copyright Sage sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. All Rights Reserved. Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy Sage sp. z o.o. jest zabronione.

3 Spis treści Spis treści I Wstęp 1-1 Dokumentacja modułu Korzystanie z podręczników elektronicznych Korzystanie z pomocy kontekstowej Pomoc techniczna Zastrzeżenia Aktualne informacje Filozofia modułu 2-1 Wstęp Przechowywanie informacji w module - pojęcie firmy Odwzorowanie struktury przedsiębiorstwa Odwzorowanie księgowości przedsiębiorstwa Środki trwałe - własne Obce środki trwałe Inwentaryzacja Raporty VBA Współpraca z Excelem Pojęcia podstawowe 3-1 Firma Otwieranie firmy Aktywacja firmy Struktura firmy w module Miejsca użytkowania Osoby odpowiedzialne Odwzorowanie księgowości firmy w module Lata działalności Ulgi inwestycyjne Odliczenie i korekta VAT Konta Szablony księgowań Konta specjalne Parametry kont Centra kosztów Konta księgowe w module Ewidencjonowanie środków trwałych Ewidencja ilościowo-wartościowa Grupy środków trwałych Cechy Numery ewidencyjne Rodzaje środków i numery fabryczne Części składowe Dokumenty zakupu

4 II Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Kontrahenci Rozliczanie procesu użytkowania Amortyzacja Amortyzacja metodą liniową Amortyzacja metodą degresywną Amortyzacja metodą indywidualną Amortyzacja metodą naturalna Amortyzacja jednorazowa Zaokrąglenia przy wyliczaniu odpisów amortyzacyjnych Zmiana metody amortyzacji Planowanie przebiegu amortyzacji Aktualizacja wartości środków trwałych Ograniczenia podatkowe Zmiana wartości Korekta umorzeń środków trwałych Kwoty amortyzacji podatkowej nie wliczane w koszty Koszty eksploatacji środków trwałych Zakończenie użytkowania środka trwałego Likwidacja środka trwałego Sprzedaż środka trwałego Eksport danych do modułu finansowo-księgowego Wymiana danych przez pliki XML Operacje Data operacji w module Numery dokumentów operacji Inwentaryzacja Etykiety środków trwałych Grupy inwentaryzacyjne Środki obce i umowy LWD Ustawienia administracyjne 4-1 Ustalenie parametrów wydruku Drukarki graficzne Drukarki tekstowe Określenie użytkowników i ich uprawnień Współpraca z FK Kartoteki 5-1 Wypełnienie listy kont Zbudowanie zestawienia cech Wypełnienie listy osób Wypełnienie listy kontrahentów Zdefiniowanie rodzajów Zdefiniowanie szablonów księgowań Zdefiniowanie przyczyn likwidacji Odwzorowanie elementów struktury przedsiębiorstwa 6-1 Zdefiniowanie lat działalności Wprowadzenie kwot ulg inwestycyjnych Wprowadzenie proporcji obrotów VAT Zdefiniowanie ograniczeń podatkowych Zdefiniowanie miejsc użytkowania Zdefiniowanie centrów kosztów GruZdefiniowanie grup środków MXSTFV2014P0001

5 Spis treści III Ustawienia merytoryczne 7-1 Uaktualnienie Klasyfikacji Środków Trwałych Ustawienia umorzeń jednorazowych Ustawienia amortyzacji degresywnej Określenie momentu rozpoczęcia amortyzacji Ustawienia sposobu zaokrąglania w planie amortyzacji Sposób rozliczania zmian wartości Sposób rozliczania ulg inwestycyjnych Sposób umarzania części składowych Ustawienia pomocnicze 8-1 Dostosowanie znaczników Wybór sposobu ustalania numerów ewidencyjnych Ustalenie formatu numerów dokumentów operacji Wybór domyślnego sposobu umarzania części Wybór sposobu prezentacji wartość środków Zmiana daty operacji Zmiana hasła Wskazanie logo firmy w raportach Zmiana proporcji logo firmy Własne środki trwałe 9-1 Wprowadzanie środka trwałego do ewidencji Szybkie wprowadzanie środków trwałych Pełny opis środka Opis identyfikujący środek - panel Nazwa Lista części składowych - panel Stawki Dokumenty zakupu - panel Konta Parametry odliczenia i korekty VAT - panel Vat Wartości początkowe środka - panel Stawki Parametry amortyzacji - panel Amortyzacja Prognoza przebiegu umarzania - panel Arkusz Ustalenie parametrów księgowania - panel Konta Opis amortyzacji przed zaewidencjonowaniem w systemie - panel Historia Przypisanie środka do miejsca użytkowania - panel Miejsca Przypisanie środka do grupy Przydzielenie środka osobie odpowiedzialnej - panel Inne Oznaczenie środka cechami - panel Inne Objęcie środka ulgą inwestycyjną Dokumentowanie operacji na środkach trwałych Zakup środka Przyjęcie środka do użytkowania Rozpoczęcie obliczeń w systemie Zatwierdzanie przyjęcia środka do użytkowania Włączenie pełnej ewidencji części składowych Wybór metody umarzania części składowych Oddzielenie amortyzacji podatkowej Zmiana kwoty nie stanowiącej KUP Wyznaczenie planu amortyzacji Korekta planu amortyzacji Umorzenie wartości środka Ewidencjonowanie zużycia resursu Korekta wartości umorzenia Korekta wartości umorzeń części składowych Dodanie części składowej Usunięcie części składowej Przeniesienie części składowej pomiędzy środkami

6 IV Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Aktualizacja wartości środka Zmiana wartości środka Częściowa sprzedaż środka Częściowa likwidacja środka Zmiana metody amortyzacji Skierowanie środka do amortyzacji Wyłączenie i włączenie umorzenia w koszty Skierowanie amortyzacji podatkowej poza KUP Skierowanie amortyzacji podatkowej do KUP Korekta zaliczenia umorzenia do kosztów uzyskania przychodów Dodanie kosztów eksploatacji Dodanie kosztów eksploatacji środka trwałego Dodanie kosztów eksploatacji dla centrum Zmiana wartości środka o koszty eksploatacji Zmiana szablonu księgowania Zmiana parametrów kont Sprzedaż środka Likwidacja środka Eksport do FK Operacje pomocnicze Dołączanie środka do miejsca w oknie Miejsca użytkowania Zmiana miejsca w oknie Miejsca użytkowania Zmiana miejsca użytkowania dla wielu środków Dołączanie środka do centrum kosztów Zmiana centrum kosztów Zmiana udziału w centrum kosztów Zmiana osoby odpowiedzialnej dla wielu środków Porównanie zawartości grup Eksport danych Określenie zakresu eksportu Eksport do pliku XML Import z pliku XML Utworzenie dokumentu dla wykonanej operacji Zmiana numeru dokumentu operacji Drukowanie dokumentów operacji Wycofywanie i zatwierdzanie wykonanych operacji Rozliczanie ulg inwestycyjnych Umowy LWD 10-1 Przygotowanie środowiska rozliczeniowego Zdefiniowanie szablonu księgowań Zaewidencjonowanie umowy Dołączenie środka Zapłata raty Podgląd i zatwierdzanie wyniku operacji Eksport wyniku do programu finansowo-księgowego Wynik eksportu w module finansowo-księgowym Operacje pomocnicze Wycofanie zapłaty raty umowy Zmiana szablonu księgowań umów LWD Inwentaryzacja 11-1 Drukowanie etykiet środków Tworzenie zestawu grup inwentaryzacyjnych Zdefiniowanie szablonów księgowania inwentaryzacji Tworzenie listy środków do inwentaryzacji Wprowadzanie wyników spisu z natury MXSTFV2014P0001

7 Spis treści V Ręczne wprowadzanie wyników spisu Wprowadzenie wyników spisu według numerów środków Wprowadzanie wyników spisu z czytników kodów kreskowych Wprowadzanie środków nie zarejestrowanych w module Ręczne wprowadzanie odnalezionych środków Wprowadzenie wyników spisu według numerów środków Wprowadzanie wyników spisu z czytników kodów kreskowych Rozliczanie niedoborów Rozliczenie niedoborów części składowych Rozliczanie nadwyżek Rozliczenie nadwyżek części składowych Wskazanie miejsca odnalezienia środka Rejestr zdarzeń 12-1 Dodawanie zdarzenia Ustalenie cykliczności zdarzenia Drukowanie opisu zdarzenia Synchronizacja z MS Outlook Eksport kalendarza

8

9 Wstęp System Zarządzania Forte to rozwiązanie klasy ERP pozwalające osiągnąć przedsiębiorstwom trwałe i wymierne korzyści biznesowe. Wspiera zarządzanie strategicznymi obszarami i procesami zachodzącymi w organizacji, przyczynia się do wzrostu efektywności i optymalizacji kosztów jej funkcjonowania. Szybki dostęp do wiarygodnej i spójnej informacji zarządczej pozwala elastycznie reagować na zmiany rynkowe, wpływa na zwiększenie przewagi konkurencyjnej oraz obniża ogólne ryzyko działalności. System Zarządzania Forte jest zintegrowanym systemem o budowie modułowej, który obejmuje swoim zakresem strategiczne obszary i procesy w organizacji - finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi, sprzedaż i marketing oraz analizy i zarządzanie informacją. Zaawansowane rozwiązania oraz wykorzystywana baza Microsoft SQL Server pozwalają na bezpieczny rozwój poszczególnych modułów, integrację z innymi systemami oraz tworzenie nowych raportów i zestawień dostosowanych do specyfiki i potrzeb firmy. Istotnym aspektem działalności każdej firmy jest dbałość o bezpieczeństwo danych, ze względu na ich poufność. System Zarządzania Forte daje taką możliwość, ponieważ dostęp do danych jest nadawany i kontrolowany przez administratora, dzięki czemu użytkownicy mają precyzyjnie określony zestaw praw. Forte Środki Trwałe jest jednym z modułów Systemu Zarządzania Forte. Moduł umożliwia wprowadzanie danych niezbędnych do amortyzacji podatkowej czy księgowej i przesyłanie ich do modułu Forte Finanse i Księgowość tylko raz w miesiącu dokumentem zbiorczym. System Forte współpracuje z serwisem internetowym przez co umożliwia szybką i prostą wymianę dokumentów elektronicznych. Ułatwia bezpieczny obrót fakturami elektronicznymi z wieloma kontrahentami jednocześnie, zgodnie z aktualnymi przepisami prawa, bez konieczności posiadania podpisu kwalifikowanego. Tę automatyczną wymianę e-faktur z serwisem umożliwia moduł Forte e-faktury, będący elementem Forte Repozytorium Dokumentów. Wraz z wersją 2014 oferta Systemu Zarządzania Forte została rozszerzona o moduł BI. Forte Business Intelligence jest narzędziem analityczno-raportującym, którego głównym zadaniem jest wspieranie procesów zarządzania w firmie. Jego zastosowanie jest szczególnie istotne dla oceny efektywności podejmowanych działań i planowania potencjalnych kierunków rozwoju przedsiębiorstwa. Za jego pomocą osoby zarządzające w firmie mogą samodzielnie dokonywać analizy danych w obszarach: finanse, sprzedaż, zakup. Podstawową formą prezentacji danych analitycznych i innych informacji o stanie działalności przedsiębiorstwa jest forma graficzna. Dokumentacja modułu W skład dokumentacji modułu wchodzi podręcznik elektroniczny w formacie.pdf inne dokumenty w tym formacie oraz pliki pomocy kontekstowej. Korzystanie z podręczników elektronicznych Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełną wiedzę o module. Podręczniki elektroniczne są tworzone w formacie.pdf. Oprócz tego do modułu mogą być dołączane inne dokumenty w tym formacie, opisujące wybrane zagadnienia i wprowadzane w module zmiany.

10 1 2 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Do korzystania z dokumentów w formacie.pdf niezbędne jest zainstalowanie w systemie przeglądarki Acrobat Reader. Jej najnowsza, bezpłatna wersja jest dostępna do pobrania na stronie producenta (link do strony producenta w języku polskim: Korzystanie z pomocy kontekstowej Moduł posiada typową dla większości aplikacji Windows dodatkową instrukcję obsługi nazywaną pomocą kontekstową. Wywoływana jest przez naciśnięcie klawisza F1. Pomoc przypomina trochę suflera, który podpowiada potrzebną akurat kwestię. Użyciu klawiszy Shift+F1, powoduje zmianę kształtu kursora na. Kliknięcie takim kursorem na dowolnym elemencie okna modułu otwiera pomoc kontekstową w miejscu dotyczącym tego elementu. W modułach Systemu Forte została dodatkowo zastosowana pomoc kontekstowa opisująca dostarczone z modułem raporty i język, w którym zostały napisane. Pomoc ta jest dostępna w oknach związanych z tworzeniem i wykonywaniem raportów po wybraniu klawiszy Ctrl+F1. Pomoc techniczna Jeżeli wystąpią trudności związane z modułem należy skorzystać z pomocy technicznej dostępnej dla użytkowników produktów Sage. Preferowana jest następująca kolejność korzystania z kolejnych elementów pomocy technicznej. Wykorzystać informacje z pliku pomocy kontekstowej otwieranego klawiszem F1. Zastrzeżenia Skorzystać z informacji zawartych w podręczniku użytkownika. Jest on otwierany poleceniem Podręcznik użytkownika z menu Pomoc modułu. Przeczytać plik zawierający najnowsze informacje, jego wersję elektroniczną otwiera polecenie Aktualności z menu Pomoc modułu. Zgłosić problem wykorzystując polecenie Zgłoszenie problemu z menu Pomoc modułu i postępując zgodnie z ukazującymi się kolejnymi wskazówkami. Skontaktować się z Działem Wsparcia Technicznego Produktu Sage. Możliwości uzyskiwania pomocy w tej formie zależą od zakresu wykupionego wraz z systemem pakietu usług wsparcia technicznego. Aktualny sposób kontaktu jest opisany na naszej stronie w Internecie. Przytaczane w dokumentacji przykłady wprowadzania danych należy traktować jako ilustrację działania modułu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów. Autorzy zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi programów w środowisku Windows oraz w stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej. Dokumentacja została opracowana i opublikowana zgodnie ze stanem modułu w momencie publikacji. Moduł i dokumentacja mogą podlegać modyfikacji bez dodatkowego powiadamiania użytkowników. Sage sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad. Aktualne informacje System jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w module, które nie zostały ujęte w niniejszym podręczniku można znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie instalacji modułu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie. MXSTFV2014P0001

11 Filozofia modułu Wstęp W tym rozdziale znajdują się ogólne informacje o miejscu i roli, jaką w przedsiębiorstwie mogą pełnić narzędzia informatyczne, które zostały zastosowane w module Forte Środki Trwałe. Jest to wypadkowa wizji, jaka przyświecała twórcom tego modułu Systemu Zarządzania Forte oraz rozwiązań powstałych na podstawie uzyskanych od użytkowników informacji o ich potrzebach. Kilkunastoletni rozwój modułu w zmieniającym się środowisku programowym oraz prawnym dał w rezultacie narzędzie, które jest opisane w dalszej części podręcznika. Naszym zamiarem jest pokazanie ogólnej funkcjonalności modułu Forte Środki Trwałe, z podziałem na mniejsze moduły funkcjonalne. Powinno to ułatwić zrozumienie możliwości zastosowania modułu i pomóc w przystosowaniu go do potrzeb własnego przedsiębiorstwa. Mamy nadzieję, że przedstawione tu informacje będą dobrym punktem wyjścia do szybkiego i skutecznego przyswojenia sobie zagadnień opisanych szczegółowo w dalszej części podręcznika. Wierzymy również, że okażą się przydatne w codziennej pracy i sprawią, że będzie ona bardziej wydajna oraz efektywna. Na początek odpowiedzmy na pytanie, co ogólnie powinien "robić" moduł taki jak Forte Środki Trwałe. Krótka odpowiedź jest bardzo prosta, powinien umożliwiać przeprowadzenie wszelkich działań dokumentujących istnienie i wykorzystanie w przedsiębiorstwie środków trwałych. A jeżeli dodać wymagania ze strony osób obsługujących moduł, to najlepiej, aby działał on bez zbędnego wysiłku użytkowników. Rzeczywista funkcjonalność modułu nieco odbiega od tak sformułowanej wizji. Moduł Forte Środki Trwałe pozwala na wyodrębnienie trzech obszarów, które ze względu na historię rozwoju tworzą jeden moduł. Odpowiednie określenie uprawnień pozwala na podział funkcjonalności, przynajmniej z punktu widzenia użytkowników. Poniżej ogólna funkcjonalność modułu zostanie przedstawiona, jako zestawienie funkcjonalności poszczególnych obszarów. Moduł współdziała w ramach Systemu Zarządzania Forte z modułem finansowo-księgowym, umożliwiając wymianę danych. Przechowywanie informacji w module - pojęcie firmy Bardzo istotnym dla zrozumienia działania modułu Forte Środki Trwałe jest pojęcie firmy. Stanowi ono bowiem pewną zamkniętą całość ograniczającą obszar, w którym funkcjonuje moduł. Logicznie jest to kompletny zestaw danych o firmie i posiadanych przez nią środkach trwałych, wymagany do prawidłowego wykonywania czynności związanych z obsługą procesu wykorzystywania tych środków. Natomiast technicznie jest to wyodrębniony, o spójnej zawartości, plik (lub pliki) bazy danych. Moduł może równocześnie operować na danych tylko jednej firmy, ale jego konstrukcja umożliwia ewidencjonowanie środków trwałych wielu firm. Dla każdego z użytkowników istotne jest, aby miał świadomość, że jego czynności podczas pracy z modułem są na bieżąco rejestrowane w bazie danych firmy. Rejestrowane są informacje o parametrach każdej wykonywanej w module operacji, użytkowniku, który wykonał operację oraz czasie jej wykonania. Taki sposób działania modułu wynika z faktu, że jego zadaniem jest zarejestrowanie rzeczywistych zdarzeń w przedsiębiorstwie. Operacja w module nie jest anonimowa. Każdą operację wykonuje jednoznacznie wskazany (podczas autoryzacji do modułu) użytkownik, który odpowiada za zgodność rejestracji zdarzenia ze stanem faktycznym oraz zasadami wynikającymi z obowiązujących przepisów prawa.

12 2 2 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Odwzorowanie struktury przedsiębiorstwa Pominiemy w tym miejscu rozważania o ustawieniach parametrów technicznych, niezbędnych do prawidłowego działania modułu. Należą one do zakresu działań administratora i użytkownik nie musi zajmować sobie nimi uwagi. Powinien natomiast wiedzieć, jaki jest cel ustawień związanych z obsługą środków trwałych. Moduł pracuje w środowisku umożliwiającym bezpośredni dostęp do danych modułu finansowoksięgowego i wymianę niezbędnych informacji. Ustawienia związane z ewidencjonowaniem i umarzaniem wartości środków trwałych powinny odzwierciedlać obraz przedsiębiorstwa (z punktu widzenia związanego z modułem Forte Środki Trwałe) oraz przyjętych do stosowania zasad prowadzenia rachunkowości. Przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań ewidencyjnych należy przystosować moduł do zasad księgowości środków trwałych ustalony w przedsiębiorstwie. Taka kolejność jest szczególnie istotna ze względu na wpływ niektórych ustawień na wstępny opis środków trwałych wprowadzanych do modułu. W skrajnych przypadkach, bez wprowadzonych odpowiednich ustawień, niemożliwe będzie wprowadzenie prawdziwego opisu środka trwałego. Wszystkie elementy ustawień są zebrane w jednym oknie ustawień, wyposażonym w przejrzysty układ nawigacji pomiędzy nimi. Rys. 2-1 Okno Ustawienia z przykładowym panelem ustawień. W rzeczywiście działającym przedsiębiorstwie środki trwałe nie są abstrakcyjnymi pozycjami w ewidencji, ale istniejącymi przedmiotami, wykorzystywanymi przez konkretne osoby. Moduł Forte Środki MXSTFV2014P0001

13 Filozofia modułu 2 3 Trwałe zawiera mechanizmy umożliwiające powiązanie ewidencji środków ze strukturą przedsiębiorstwa. Są nimi miejsca użytkowania oraz osoby odpowiedzialne. Można również w taki sposób zdefiniować centra kosztów i grupy środków, aby były powiązane ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa. Miejsca użytkowania środków trwałych ułatwiają powiązanie środka z jego fizyczną lokalizacją i późniejsze wykorzystanie prowadzonej w module ewidencji do celów np. inwentaryzacji. Środek trwały może być wiązany ze zdefiniowanym miejscem użytkowania w czasie wprowadzania do ewidencji lub w dowolnym późniejszym momencie użytkowania środka. Możliwa jest również zmiana miejsca użytkowania oraz pozostawanie środka bez określonego miejsca użytkowania. Osoby odpowiedzialne są pracownikami przedsiębiorstwa, którym powierzono środki trwałe. Powiązanie pracowników z przydzielonymi im środkami trwałymi możliwe jest za pośrednictwem listy osób odpowiedzialnych. Ułatwia to później ustalenie odpowiedzialności pracowników za środki trwałe. Środek trwały może być wiązany z osobą odpowiedzialną za jego użytkowanie w dowolnym momencie użytkowania środka. Możliwa jest również zmiana osoby odpowiedzialnej oraz pozostawanie środka bez oddawania pod nadzór konkretnego pracownika. Grupy środków są pomocniczym mechanizmem modułu, ułatwiającym dodatkowe klasyfikowanie środków. Można utworzyć praktycznie dowolną hierarchiczną strukturę umożliwiającą zgodny z wymaganiami przedsiębiorstwa sposób grupowania środków. Każdy ze środków może być zaliczony do dowolnej liczby grup. W module dostępny jest również mechanizm porównywania zawartości grup, np. w celu znalezienia środków należących równocześnie do każdej z porównywanych grup. Rys. 2-2 Przykład struktury grup. Odwzorowanie księgowości przedsiębiorstwa Moduł Forte Środki Trwałe zawiera mechanizmy ułatwiające przekazanie wyników operacji do modułu Forte Finanse i Księgowość. Podstawowa współpraca między modułem Forte Środki Trwałe oraz modułem Forte Finanse i Księgowość polega na eksporcie danych z modułu Forte Środki Trwałe do modułu finansowo-księgowego. W module Forte Środki Trwałe zastosowane zostało pojęcie lat działalności. Lata działalności umożliwiają rozliczanie w module procesów związanych z kolejnymi latami obrachunkowymi. Początek i koniec roku działalności powinien być w module definiowany zgodnie z odpowiednimi datami roku obrachunkowego firmy. Wraz z latami działalności można wprowadzić kwoty ulg inwestycyjnych, dostępne do wykorzystania w kolejnych latach. Moduł umożliwia uwzględnienie, w procesie wyliczania kwot odpisów amortyzacyjnych, uzyskanych ulg inwestycyjnych, zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa. W przypadku utraty uprawnień do ulgi moduł umożliwia uwzględnienie tego faktu w procesie amortyzacji. Możliwe jest także rozliczanie starych ulg przyznanych zgodnie z obowiązującymi wtedy przepisami i dalej przysługujących firmie. W module możliwe jest rozliczanie odliczeń podatku od towarów i usług zapłaconego przy zakupie środków trwałych zgodnie z zasadami wprowadzonymi od 1 maja 2004 roku. W tym celu należy dla

14 2 4 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe kolejnych lat kalendarzowych (okresów rozliczeniowych) określać udział procentowy obrotu, w związku z którym przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego. Natomiast podczas wprowadzania do ewidencji informacji o środku trwałym, opisywane są (na panelu VAT) parametry decydujące o sposobie odliczania podatku i korekty podatku naliczonego. Rys. 2-3 Parametry rozliczenia VAT w opisie środka. Proces użytkowania środków trwałych z punktu widzenia ewidencji księgowej, polega na okresowym (najczęściej comiesięcznym) księgowaniu odpowiednich kwot na właściwych kontach. W module Forte Środki Trwałe został wprowadzony mechanizm wiązania wyników różnych operacji na środkach trwałych z odpowiednimi kontami księgowymi. Konta te muszą zostać wcześniej zdefiniowane w ustawieniach modułu. Możliwy jest bezpośredni dostęp do planu kont modułu Forte Finanse i Księgowość. W celu ułatwienia tworzenia odpowiednich dokumentów opracowany został mechanizm szablonów księgowań. Jego działanie umożliwia zdefiniowanie wzorca dokumentu, który odzwierciedla dla modułu finansowo-księgowego, wynik operacji na środkach trwałych, ewidencjonowanych w module Forte Środki Trwałe. Mechanizm szablonów księgowań przyspiesza pracę i zmniejsza ryzyko popełnienia błędów. W celu uelastycznienia wykorzystywania szablonów księgowań, każdy ze środków może mieć zdefiniowane własne konta specjalne oraz opisane parametry kont. Pozwala to na zindywidualizowanie parametrów księgowania pojedynczego środka trwałego w ramach tego samego szablonu księgowań. Działanie kont specjalnych polega na zastąpieniu kontem specjalnym odpowiedniego konta w szablonie księgowania. Konta specjalne nie działają bez udziału szablonu księgowania. Oddzielną strukturą umożliwiającą odwzorowanie księgowe wykorzystywania środków trwałych są centra kosztów. Centra kosztów są pojęciem wywodzącym się z rachunkowości zarządczej i umożliwiającym precyzyjne określenie udziału kwot umorzeń środka trwałego w kosztach wyodrębnionej działalności firmy lub jej działów. W module można zdefiniować wielopoziomową strukturę centrów. Można określić centra kosztów, jako elementy słownika ośrodki odpowiedzialności systemu Forte. Rys. 2-4 Struktura centrów kosztów. MXSTFV2014P0001

15 Filozofia modułu 2 5 Centrum kosztów jest związane z odpowiednim zestawem kont księgowania kwot umorzeń. Zestaw kont księgowania kwot umorzeń w centrum kosztów, jeżeli został zdefiniowany, jest domyślnie nadrzędny w stosunku do szablonu przypisanego indywidualnie do środka, przez czas, gdy środek jest przypisany do centrum kosztów. Każdy ze środków trwałych może być przydzielony do jednego lub kilku centrów kosztów. W przypadku przypisania do wielu centrów, kwota umorzenia środka jest dzielona proporcjonalnie do zadeklarowanego procentowo udziału w poszczególnych centrach. Przełącznikiem zmieniającym zestaw kont księgowych dla środka jest pole wyboru Używaj zawsze kont zdefiniowanych w szablonie, na panelu Konta opisu środka. Zaznaczenie tego pola oznacza, że nadrzędne będą konta szablonu księgowań. Parametry kont są związane z konkretnym środkiem trwałym. Umożliwiają wprowadzenie do polecenia księgowania operacji części numeru konta dotyczącej środka. Zmniejsza to ilość definiowanych szablonów księgowań z równoczesnym rozszerzeniem ich funkcjonalności. Dla przykładu konto księgowe z parametrem 1 (zapis o postaci 010-1#1) zastosowane zostanie w szablonie księgowań Szablon 1. W opisie środka trwałego pole #1 wypełniono zapisem -101 oraz przypisano do środka Szablon 1. Jeżeli zostanie wykonana na środku operacja, której definicja w szablonie zawiera konto 010-1, to podczas eksportu wyników tej operacji do modułu finansowo-księgowego zostanie w poleceniu księgowania utworzony zapis księgowania wyniku operacji na konto Środki trwałe - własne Rys. 2-5 Przypisanie szablonu i kont w opisie środka. Środek trwały ma w systemie zapewnioną pełną ewidencję historii swojego istnienia w przedsiębiorstwie. Podstawą zarejestrowania środka trwałego jest odpowiedni dokument (faktura nabycia, protokół wytworzenie). Dokument powinien posiadać opis określający jego umiejscowienie w przedsiębiorstwie. Na podstawie takich danych osoba odpowiedzialna za prowadzenie ewidencji środków trwałych może dokonać wstępnego zarejestrowania środka.

16 2 6 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Rys. 2-6 Okno Wprowadzanie z maksymalną zawartością. Taka ilość informacji często nie jest wystarczająca, dlatego po wprowadzeniu środka dalsze działania powodujące zmianę opisu środka prowadzi się w wielopanelowym oknie opisu środka. Jest to podstawowe okno zawierające opis środka trwałego. Można w nim uzyskać szczegółowe informacje o środku i jego historii. Jeżeli do ewidencji wprowadzany jest środek częściowo już zużyty, to należy wprowadzić również informacje o dotychczasowym wykorzystywaniu, wpływające na ewidencjonowanie dalszej eksploatacji. Rys. 2-7 Panel Nazwa okna opisu środka trwałego. Po zapisaniu opisu środka trwałego pojawia się on w oknie zawierającym listę środków trwałych zaewidencjonowanych w systemie. Z tego okna wykonywana jest większość operacji potwierdzających zdarzenia, jakie zaszły w związku z wykorzystywaniem środka w przedsiębiorstwie. MXSTFV2014P0001

17 Filozofia modułu 2 7 Rys. 2-8 Okno Środki trwałe. Po wprowadzeniu środka trwałego do ewidencji musi nastąpić sprawdzenie zgodności wprowadzonych danych ze stanem faktycznym, a następnie zatwierdzenie środka do obliczeń w systemie. Kolejnym krokiem jest wyznaczenie dla środka planu amortyzacji. Plan taki jest dostępny do przeglądania i ewentualnie przeprowadzania korekt w odrębnym oknie Amortyzacja planowana i miesięczne umorzenia. W oknie tym widoczny jest zarówno plan, jak i jego realizacja. Rys. 2-9 Okno Amortyzacja planowana i miesięczne umorzenia. Kolejne operacje związane z amortyzacją wartości środka to w zasadzie realizacja tego planu. Jeżeli pojawi się konieczność dokumentowania dodatkowych zdarzeń związanych z wykorzystywaniem środka trwałego w przedsiębiorstwie, to dostępne są odpowiednie mechanizmy. Zwykle jest to formularz z opisem podstawowych parametrów zdarzenia otwierany odpowiednim przyciskiem w oknie z listą środków. W następstwie zapisania danych z formularza, zależnie od rodzaju operacji i wprowadzonych parametrów, zostaną wprowadzone odpowiednie zmiany do obliczeń związanych z amortyzacją środka. Księgowy prowadzący ewidencjonowanie i umorzenia środków trwałych musi jednak osobiście przeprowadzać operacje okresowego umarzania wartości środków. System tworzy zestawienie kwot, przypadających do umorzenia dla każdego ze środków. Zadaniem księgowego jest jedynie sprawdzenie i zatwierdzenie do zapisania wyników operacji umorzenia. W zależności od zasad księgowania musi również przeprowadzić przekazanie do bazy modułu finansowo-księgowego dokumentów prostych z wynikami operacji na środkach trwałych. Dokumenty takie są podstawą do zaksięgowania operacji na środkach trwałych w module finansowo-księgowym. Po przeprowadzeniu wszystkich operacji dotyczących środków trwałych w okresie rozliczeniowym można zbiorczo dokonać przekazania odpowiednich dokumentów prostych do bufora modułu finansowo-księgowego.

18 2 8 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Po zakończeniu wykorzystywania środka w przedsiębiorstwie system umożliwia udokumentowanie zakończenia jego eksploatacji na drodze sprzedaży lub likwidacji. Rejestrowany jest fakt i przyczyna zakończenia wykorzystywania środka oraz ewentualnie inne dane niezbędne do opisania zdarzenia. Opisy wszystkich wykonanych operacji dostępne są w jednym oknie. Operacje są pogrupowane według miesięcy ich przeprowadzenia. Okno Operacje jest swoistym centrum zarządzania, umożliwiającym comiesięczne podsumowywanie rejestracji wykorzystywania środków trwałych w przedsiębiorstwie. Możliwe jest tu przeglądanie i weryfikacja oraz zatwierdzenie zarejestrowanych operacji i przesłanie opisu ich skutków księgowych do modułu finansowo-księgowego. Rys Okno Operacje z listą operacji. Natomiast wszelkie zdarzenia dla pojedynczego środka trwałego, dostępne są na panelu Operacje jego opisu. MXSTFV2014P0001

19 Filozofia modułu 2 9 Rys Okno opisu środka z listą operacji. W celu dodatkowej ochrony integralności danych w module Forte Środki Trwałe zastosowano możliwość wycofywania przeprowadzonych operacji oraz ochrony przed przypadkowym wycofaniem operacji przez ich zatwierdzenie. Moduł umożliwia wycofanie jedynie ostatniej w porządku chronologicznym operacji. Oznacza to, że aby wycofać inną operację niż ostatnia, trzeba najpierw wycofać operacje przeprowadzone po niej. Natomiast, aby uchronić użytkownika przed omyłkowym wycofaniem poprawnej operacji, wprowadzona została możliwość ich zatwierdzania. Zatwierdzenie operacji powoduje równocześnie zablokowanie możliwości wycofania wszystkich operacji poprzedzających zatwierdzoną. Obce środki trwałe W Forte Środki Trwałe możliwe jest ewidencjonowanie obcych środków trwałych wykorzystywanych w prowadzonej działalności gospodarczej na podstawie umów leasingu, wynajmu lub dzierżawy. Umowy tego typu są nazywane w module umowami LWD. Ewidencjonowane są umowy, powiązane z nimi środki trwałe oraz obsługa umów tj. rozliczanie kosztów wynikających z umów. Początkiem ewidencji obcych środków trwałych jest wprowadzenie do odpowiedniego formularza opisu umowy, na podstawie której obcy środek trwały pojawił się w przedsiębiorstwie. Na podstawie wprowadzonych informacji moduł umożliwia wyliczenie harmonogramu spłaty rat. Raty leasingowe są automatycznie dzielone na kapitał i odsetki metodą degresywną lub uproszczoną zgodnie z zasadami Międzynarodowych Standardów Rachunkowości. Uwzględniane są również ograniczenia w podatku VAT przy zakupie pojazdów. Tak przygotowany harmonogram powinien być zweryfikowany z zapisami umowy i zatwierdzony, jako podstawa do rozliczania umowy. Możliwe jest również zdefiniowanie szablonu księgowań operacji spłaty rat umów LWD i powiązanie umowy z odpowiednim szablonem. Kolejnym krokiem jest wprowadzenie opisu środków objętych umową na listę środków trwałych. W tym miejscu wykorzystywane są mechanizmy identyczne jak dla środków własnych. Należy jedynie zadbać o zgodność parametrów opisujących proces amortyzacji z warunkami odpowiednich umów. Jeżeli środek nie będzie podlegał amortyzacji, to oczywiście zostanie jedynie zaewidencjonowany. Po zaewidencjonowaniu należy powiązać każdy ze środków z dotyczącą go umową.

20 2 10 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Rys Okno Parametry umowy LWD. Po zaewidencjonowaniu umów LWD i objętych nimi środków pozostaje jedynie comiesięczne ewidencjonowanie opłacanych rat i przeprowadzanie umorzeń środków. System pozwala na niezależne rozliczanie spłatę rat leasingowych (najmu i dzierżawy) przy jednoczesnym prowadzeniu odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych użytkowanych na podstawie tych umów. W module jest również dostępne centrum zarządzania umowami LWD, pozwalające na zbiorczy nadzór nad ich realizacją. Inwentaryzacja Rys Okno Umowy LWD z widocznym rozliczeniem rat. W module Forte Środki Trwałe zastosowane zostały mechanizmy związane z obsługą procesu inwentaryzacji środków trwałych. Ułatwiają przeprowadzanie tej operacji. Umożliwiają przygotowanie list posiadanych środków trwałych podlegających inwentaryzacji oraz wprowadzenie do bazy wyników MXSTFV2014P0001

21 Filozofia modułu 2 11 przeprowadzonej inwentaryzacji. Wprowadzanie wyników może być przeprowadzone ręcznie lub poprzez wczytanie plików zawierających wynik inwentaryzacji z zastosowaniem czytników kodów kreskowych. Pierwszym etapem po wprowadzeniu środka trwałego do ewidencji jest możliwość wydrukowania dla niego etykiety z kodem kreskowym, zawierającym zakodowany opis środka. Można wydrukować etykietę na papierze samoprzylepnym i nakleić na środek. Tak oznaczony środek jest przygotowany do późniejszej inwentaryzacji. Rys Etykieta środka trwałego gotowa do wydrukowania. Pierwszym etapem przeprowadzenia inwentaryzacji jest utworzenie listy środków do inwentaryzacji. Przeprowadzane jest to z okna zawierającego listę środków trwałych. Mechanizmy filtrujące w tym oknie pozwalają na dowolne określenie warunków wyboru środków trwałych podlegających umieszczeniu na liście. Po wykonaniu operacji tworzenia listy otwarte zostanie okno zawierające listę środków trwałych podlegających inwentaryzacji. Rys Okno z listą środków trwałych podlegających inwentaryzacji. Kolejnym krokiem jest przygotowanie i wydrukowanie arkusza spisu z natury. Zawiera on listę środków trwałych podlegających inwentaryzacji, która może być podstawą do przeprowadzenia spisu. Po wypełnieniu taka lista jest dokumentem potwierdzającym wykonanie spisu z natury. Moduł jest przygotowany również do wprowadzania dotychczas niezaewidencjonowanych środków oraz zapisania faktu braku środka trwałego istniejącego w ewidencji. Zwieńczeniem spisu z natury jest wydrukowanie zestawień z przeprowadzonej inwentaryzacji, które mogą być wykorzystane do udokumentowania, że inwentaryzacja została przeprowadzona i uzyskano opisane wyniki.

22 2 12 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Raporty Informację o wyniku operacji dokonanych w module można uzyskać również przy pomocy raportów. Raport jest sformatowanym w sposób ułatwiający jego analizę przez użytkownika, zestawem informacji pobranych z baz danych modułu. W module Forte Środki Trwałe wbudowany jest język raportów, przeznaczony do tworzenia raportów i sprawozdań na podstawie wprowadzonych danych. Ponadto język raportów umożliwia dowolne przetwarzanie danych, ich prezentację oraz komunikowanie się z użytkownikiem. Wraz z modułem instalowany jest zestaw standardowych raportów, które można wykorzystywać do uzyskiwania syntetycznych informacji o przebiegu procesu użytkowania środków trwałych na podstawie danych zarejestrowanych w module. Użytkownik, posiadający odpowiednie uprawnienia, może definiować własne raporty. Dokładny opis składni języka raportów wraz z przykładami stosowania znajduje się w pliku pomocy Język raportów, zainstalowanym wraz z modułem. UWAGA jeśli użytkownik nie ma doświadczenia w programowaniu, to nie powinien wprowadzać poprawek do istniejących raportów. UWAGA Jeśli raporty dostarczone wraz z modułem nie spełniają wszystkich oczekiwań użytkowników, można spróbować zdefiniować własne ich wersje lub utworzyć nowe. Producent i autoryzowani dostawcy zapewniają opracowanie raportów na zamówienie. W celu uruchomienia procesu wykonywania raportu należy w odpowiednim oknie modułu wybrać przycisk. Spowoduje to otwarcie okna Raporty. Rys Okno Raporty. W oknie dostępne są raporty zdefiniowane w module Forte Środki Trwałe. Po podświetleniu nazwy raportu można wywołać pomoc kontekstową opisującą jego przeznaczenie (dla raportów dostarczonych wraz z modułem) po naciśnięciu klawiszy Ctrl+F1. Ten sam opis jest dostępny w każdym z okien dialogowych wykonywanego raportu po wybraniu klawisza F1. Po zakończeniu wykonywania raportu, zależnie od pól wyboru zaznaczonych w oknie Raporty zostanie wydrukowany gotowy raport lub wyświetlone okno Widok wydruku, w którym możliwe jest przeglądanie raportu przed wydrukowaniem. Aby dokonywać jakichkolwiek zmian w zdefiniowanych raportach lub tworzyć własne raporty należy otworzyć okno środowiska IDE przez wybranie polecenia Raporty z menu Funkcje. Można w nim pracować nad raportami w sposób zbliżony do innych podobnych środowisk. Wraz z modułem dostępny jest plik pomocy opisujący język raportów i funkcjonalność środowiska. MXSTFV2014P0001

23 Filozofia modułu 2 13 VBA Rys Okno środowiska IDE języka raportów. Jednym z dodatkowych narzędzi znacznie rozbudowujących możliwości wykorzystania informacji z bazy danych programów jest środowisko VBA dołączone do systemu Forte. VBA (Visual Basic for Applications) jest opracowanym przez firmę Microsoft wbudowanym środowiskiem (zestawem narzędzi) do programowania w języku Visual Basic. Wbudowany oznacza, że nie jest przeznaczony do samodzielnego działania, ale stanowi element programu, z którym został zintegrowany. Jego przeznaczeniem jest udostępnianie zaawansowanym użytkownikom możliwości rozszerzenia funkcjonalności programu. Dostęp do elementów VBA można uzyskać za pośrednictwem poleceń z menu VBA. Współpraca z Excelem Moduł Forte Środki Trwałe jest również przystosowany do eksportu niektórych danych bezpośrednio do arkusza Excela. W celu wykonania takiego eksportu należy w oknie wybrać przycisk, a następnie uruchomić raport, który umożliwia przesłanie wyników do Excela. Po utworzeniu odpowiedniego zestawienia otwierany jest arkusz Excel i tam umieszczane są wyniki raportu.

24

25 Pojęcia podstawowe Moduł Forte Środki Trwałe został zaprojektowany jako narzędzie umożliwiające odwzorowanie aktualnego stanu rzeczywistego majątku przedsiębiorstwa w systemie oraz usprawniające przeprowadzenie działań związanych z bieżącym użytkowaniem środków trwałych. Realizacja takich założeń jest widoczna zarówno w organizacji przechowywania zebranych danych, jak też w układzie modułu. W celu jednoznacznego zrozumienia działania zdefiniowana została grupa pojęć stosowanych w module Forte Środki Trwałe. Jest to przypomnienie znanych i powszechnie stosowanych definicji, jak również charakterystyczne dla modułu określenie szczegółowego ich znaczenia. Firma Działalność gospodarcza jest prowadzona pod zarejestrowaną nazwą. Moduł Forte Środki Trwałe wymaga określenia parametrów działalności. Ogólne informacje na ten temat podawane są w momencie zakładania firmy w module administracyjnym systemu. Natomiast po jej założeniu należy uzupełnić opis firmy. Opis firmy zawiera ogólne informacje z dokumentów rejestracyjnych, pozwalające na wypełnienie odpowiednich pól podczas przygotowywania i drukowania raportów. Pojęcie firmy jest w module Forte Środki Trwałe niezwykle istotne. Stanowi bowiem pewną zamkniętą całość. Logicznie jest to kompletny zestaw danych o środkach trwałych firmy. Otwieranie firmy Otwieranie firmy to czynność, którą trzeba wykonać, aby rozpocząć pracę z firmą, uzyskując dostęp do jej danych. W momencie otwierania lub też, mówiąc inaczej, uaktywnienia danych firmy podawana jest również nazwa użytkownika i hasło dostępu. Hasło dostępu jest to określony dla użytkownika tajny tekst o długości od kilku do kilkunastu znaków, który służy do ochrony danych firmy przed niepowołanym dostępem. System sprawdza hasło, umożliwiając dalszą pracę tylko po podaniu właściwego hasła. Wybór użytkownika i zidentyfikowanie go przez system na podstawie hasła jest niezbędne ze względu na zasadę działania systemu, który każdą zmianę danych w bazach firmy łączy z wprowadzającym je użytkownikiem. Dialog Logowanie będzie pojawiać się automatycznie zawsze po uruchomieniu modułu. Dialog ten pojawi się również po wybraniu polecenia Otwórz z menu Firma lub kliknięciu odpowiedniego przycisku na pasku narzędziowym. UWAGA Aby otworzyć firmę, należy ją wcześniej założyć i w module administracyjnym ustalić odpowiednie uprawnienia dla użytkownika.

26 3 2 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Rys. 3-1 Dialog Logowanie. UWAGA Jeżeli program wykorzystuje uwierzytelnienie systemowe pola Użytkownik jest przyciemnione i niedostępne, pole Hasło znika, a informacje definiujące użytkownika są przekazywane do serwera z wykorzystaniem mechanizmów systemu operacyjnego. Aktywacja firmy Pod nazwą aktywacji firmy należy rozumieć informacje o prawach do korzystania z modułu, podczas pracy z konkretną firmą. Przed rozpoczęciem stałego wykorzystywania modułu do obsługi danych firmy, należy przeprowadzić aktywację (rejestrację u producenta i wprowadzenie otrzymanego kodu aktywacji) w module administracyjnym systemu. Dostęp do danych nieaktywowanej firmy jest możliwy tylko przez określony czas umożliwiający zapoznanie się z działaniem modułu. Poprawne wykonanie aktywacji usuwa ograniczenia czasowe w wykorzystywaniu modułu do obsługi firmy. Struktura firmy w module W rzeczywiście działającym przedsiębiorstwie środki trwałe nie są abstrakcyjnymi elementami w ewidencji, ale rzeczywiście istniejącymi przedmiotami, wykorzystywanymi przez konkretne osoby. Moduł zawiera elementy umożliwiające powiązanie ewidencji ze strukturą firmy. Miejsca użytkowania W module możliwe jest zdefiniowanie miejsc użytkowania środków trwałych. Jest to istniejące w przedsiębiorstwie miejsce, w którym eksploatowany jest środek trwały. Dla celów modułu nie musi to być fizycznie istniejące miejsce, ale identyfikujący go symbol. Możliwe jest zdefiniowanie miejsc użytkowania środków trwałych, ułatwiające późniejsze wykorzystanie prowadzonej ewidencji do celów np. inwentaryzacji. Środek trwały może być wiązany ze zdefiniowanym miejscem użytkowania w czasie wprowadzania środka do ewidencji lub w dowolnym późniejszym momencie użytkowania środka. Możliwa jest również zmiana miejsca użytkowania oraz pozostawanie środka bez określonego miejsca użytkowania. Osoby odpowiedzialne Osobą odpowiedzialną jest pracownik firmy, któremu przydzielono środek trwały. Powiązanie pracowników firmy z przydzielonymi im środkami trwałymi możliwe jest za pośrednictwem listy osób odpowiedzialnych. Ułatwia to później ustalenie odpowiedzialności pracowników za środki trwałe. Środek trwały MXSTFV2014P0001

27 Pojęcia podstawowe 3 3 może być wiązany z osobą odpowiedzialną za jego użytkowanie w dowolnym momencie użytkowania środka. Możliwa jest również zmiana osoby odpowiedzialnej oraz pozostawanie środka bez oddawania pod nadzór konkretnego pracownika. Odwzorowanie księgowości firmy w module Moduł Forte Środki Trwałe zawiera szereg elementów ułatwiających przekazanie wyników operacji do modułu finansowo-księgowego. Podstawowa współpraca między modułem Forte Środki Trwałe oraz modułem Forte Finanse i Księgowość polega na eksporcie danych z modułu Forte Środki Trwałe do modułu finansowo-księgowego. Lata działalności W module Forte Środki Trwałe zastosowane zostało pojęcie lat działalności. Lata działalności umożliwiają rozliczanie procesów związanych z kolejnymi latami obrachunkowymi. Początek i koniec roku działalności powinien być definiowany zgodnie z odpowiednimi datami roku obrachunkowego firmy. Natomiast do celów odliczeń i korekt VAT definiowane są kolejne okresy odliczeń i związane z nimi proporcje obrotów. Z latami działalności należy powiązać kwoty ulg inwestycyjnych, dostępne do wykorzystania w kolejnych latach. Ulgi inwestycyjne Moduł umożliwia uwzględnienie, w procesie wyliczania kwot odpisów amortyzacyjnych, uzyskanych ulg inwestycyjnych, w kolejnych latach działalności, w których użytkowane są środki trwałe, zgodnie z odpowiednimi przepisami. W celu uruchomienia mechanizmu rozliczania ulg niezbędne jest ustalenie sposobu rozliczania ulg inwestycyjnych, a następnie przed rozpoczęciem naliczania kwot umorzeń w kolejnym roku działalności, wprowadzenie do ustawień modułu kwoty ulgi inwestycyjnej, przeznaczonej do odliczenia w danym roku działalności. Przydzielenie kwoty ulgi inwestycyjnej dla środka trwałego musi nastąpić przed wyznaczeniem dla niego amortyzacji planowanej. W przypadku utraty uprawnień do ulgi oraz otrzymania refundacji zakupu środków trwałych system umożliwia uwzględnienie tego faktu w procesie amortyzacji. Umożliwia rozliczanie starych ulg przyznanych zgodnie z obowiązującymi wtedy przepisami i dalej przysługujących firmie. Odliczenie i korekta VAT W module Forte Środki Trwałe możliwe jest naliczanie odliczeń podatku od towarów i usług zgodnie z zasadami wprowadzonymi od 1 maja 2004 roku z uwzględnieniem zmian w tym zakresie wprowadzanych od 2011 roku. W tym celu przed rozpoczęciem wprowadzania środków do ewidencji należy dla kolejnych okresów rozliczeniowych określić udział procentowy obrotu, w związku z którym przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego i uzupełniać na bieżąco kolejne lata. Natomiast podczas wprowadzania do ewidencji informacji o środku trwałym, opisywane są parametry decydujące o sposobie odliczania podatku i korekty podatku naliczonego. Należy je określić przed zatwierdzeniem środka trwałego. Można także zmienić parametry VAT dla już zatwierdzonego środka. Jeżeli do ewidencji będą wprowadzane środki amortyzowane wcześniej poza modułem i objęte nowymi zasadami odliczenia VAT po 1 maja 2004 roku, to należy zdefiniować wszystkie lata, w których były amortyzowane i wprowadzić do opisu historię ich amortyzacji wraz z korektami. Ma to na celu umożliwienie prawidłowego opisania historii odliczeń VAT. Konta Proces użytkowania środków trwałych z punktu widzenia modułu finansowo-księgowego, polega na księgowaniu odpowiednich kwot na właściwych kontach. W module Forte Środki Trwałe został wprowadzony mechanizm wiązania wyników różnych operacji z odpowiednimi kontami księgowymi. Zestaw powiązań operacji z kontami może zostać zapisany jako jedna struktura w szablonie księgowań. Konta księgowe muszą jednak zostać wcześniej zdefiniowane w kartotece kont ustawień modułu. Możliwy jest bezpośredni dostęp do planu kont i import kont z modułu Forte Finanse i Księgowość.

28 3 4 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Szablony księgowań W celu ułatwienia tworzenia odpowiednich dokumentów opracowany został mechanizm szablonów księgowania. Jego działanie umożliwia zdefiniowanie wzorca dokumentu prostego, który odzwierciedla wynik księgowy operacji na środkach trwałych, ewidencjonowanych w module Forte Środki Trwałe. Dokumenty z operacji przeprowadzanych w module Forte Środki Trwałe przesyłane są do bufora modułu Forte Finanse i Księgowość. Ułatwieniu tej operacji i wykluczeniu możliwość popełnienia błędów służy właśnie mechanizm szablonów księgowania. Mechanizm ten jest również wykorzystywany do sporządzania wydruku dokumentu polecenie księgowania. Szablon księgowania można utożsamić z przepisem definiującym konta, na które moduł powinien zapisywać i rozksięgowywać wyniki operacji w module Forte Środki Trwałe. Tak utworzone szablony można przypisać do konkretnego środka trwałego. W trakcie tworzenia dokumentu towarzyszącego operacji obejmującej większą ilość środków trwałych (dla tych, do których zostały przypisane te same szablony księgowania), moduł zsumuje ich kwoty w jeden zapis. Konta specjalne W module Forte Środki Trwałe został zastosowany mechanizm uelastyczniający możliwości stosowania szablonów księgowań. Do środka trwałego można oprócz szablonu księgowań przypisać numery kont specjalnych. Zostały one nazwane kontami specjalnymi, ze względu na sposób zastosowania w module. Jeżeli pola kont specjalnych (w panelu Konta okna opisu środka trwałego) są wypełnione, to podczas tworzenia dokumentu księgowego zastępują one odpowiednie konta szablonu, ale tylko dla konkretnego środka. Parametry kont W celu uelastycznienia mechanizmu szablonów księgowań wprowadzone zostało pojęcie parametrów kont. Parametry kont są związane z konkretnym środkiem trwałym. Umożliwiają wprowadzenie do polecenia księgowania operacji części numeru konta dotyczącej środka. Zmniejsza to ilość definiowanych szablonów księgowań z równoczesnym rozszerzeniem ich funkcjonalności. Dla przykładu konto księgowe z parametrem 1 (zapis o postaci #1) zastosowane zostanie w szablonie księgowań Szablon 1. W opisie środka trwałego pole #1 wypełniono zapisem -100 oraz przypisano do środka Szablon 1. Jeżeli zostanie wykonana na środku operacja, której definicja w szablonie zawiera konto , to podczas eksportu wyników tej operacji do modułu finansowoksięgowego zostanie w poleceniu księgowania utworzony zapis księgowania wyniku operacji na konto Centra kosztów Centra kosztów są pojęciem umożliwiającym precyzyjne określenie udziału kwot umorzeń środka trwałego w kosztach wyodrębnionej działalności firmy lub jej działów. Centrum kosztów jest związane z odpowiednim zestawem kont księgowania kwot umorzeń. Zestaw kont księgowania kwot umorzeń w centrum kosztów, jeżeli został zdefiniowany, jest domyślnie nadrzędny w stosunku do szablonu przypisanego indywidualnie do środka, przez czas, gdy środek jest przypisany do centrum kosztów. Każdy ze środków trwałych może być przydzielony do jednego lub kilku centrów kosztów. Kwota umorzenia środka jest dzielona proporcjonalnie do zadeklarowanego procentowo udziału w poszczególnych centrach. Można określić centra kosztów, jako elementy słownika ośrodki odpowiedzialności systemu Forte. Konta księgowe w module W module Forte Środki Trwałe wielokrotnie w różnym kontekście wykorzystywane jest pojęcie kont księgowych. Miejscem pojawienia się konta księgowego jest kartoteka kont ustawień modułu. Konto pojawia się na liście po bezpośrednim wpisaniu przez użytkownika. Możliwy jest bezpośredni import kont z planu kont modułu finansowo-księgowego. Tak utworzona lista kont jest podstawą do stosowania znajdujących się na niej kont w innych miejscach modułu. Jest to jedyne miejsce w module, gdzie konto może zaistnieć. W innych miejscach może tylko zostać zastosowane. MXSTFV2014P0001

29 Pojęcia podstawowe 3 5 Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie szablonów księgowań. Szablony księgowań są niezbędne do prawidłowego generowania poleceń księgowania dokumentujących przeprowadzone w module operacje. Definiowanie szablonu polega na przypisaniu dla każdej operacji, odpowiednich kont z listy do właściwych kwot wyliczanych w wyniku przeprowadzania operacji. W niektórych pozycjach możliwe jest wybranie zamiast kont z listy nazw kont specjalnych z opisu środka trwałego. W takim przypadku konieczne jest, aby środek trwały, do którego przypisany jest szablon miał zdefiniowane konta specjalne. Podczas wprowadzania opisu środka trwałego należy wybrać odpowiedni szablon księgowań. Można również wprowadzić do odpowiednich pól konta specjalne, spośród zdefiniowanych wcześniej na liście kont. Szablon księgowania jest niezbędny do prawidłowego generowania poleceń księgowania. Konta specjalne mogą zostać podstawione do PK jedynie za pośrednictwem szablonu. Mechanizm działania kont specjalnych polega na zastąpieniu kontem specjalnym odpowiedniego konta w szablonie księgowania. Konta specjalne nie działają bez udziału szablonu księgowania. Jeżeli pola kont specjalnych są puste: (--brak konta--) to konta z szablonu księgowania nie są zamieniane. Pole wyboru Używaj zawsze tego zestawu kont w panelu Konta okna opisu środka trwałego, jest przełącznikiem decydującym o księgowaniu umorzeń dla środków trwałych dołączonych do centrów kosztów. Zaznaczenie tego pola wyboru oznacza, że wykorzystane będą konta szablonu. W przeciwnym wypadku zostaną zastosowane konta z zestawu ustalonego podczas definiowania centrum kosztów. Jeżeli podczas definiowania zostało wybrane (--konto umorzeń--) zamiast konkretnego numeru konta, to stosowane jest konto z szablonu księgowań lub kolejno konto specjalne z opisu środka. Jeżeli pole wyboru Używaj zawsze kont zdefiniowanych w szablonie nie zostało zaznaczone, to zestaw kont księgowania kwot umorzeń w centrum kosztów, jeżeli został zdefiniowany, jest domyślnie nadrzędny w stosunku do szablonu księgowania przypisanego indywidualnie do środka, przez czas, kiedy środek jest przypisany do centrum kosztów. Ewidencjonowanie środków trwałych Moduł Forte Środki Trwałe pozwala na przeprowadzenie kompletnej ewidencji środków trwałych od momentu zakupu, aż po zlikwidowanie, sprzedaż czy zamortyzowanie. Każdy środek trwały musi zostać, w celu poprawnego działania modułu, dokładnie zdefiniowany. Opis ujmuje różne informacje identyfikujące środek, czyli np. jego numer ewidencyjny i nazwę oraz informacje opisujące proces jego użytkowania, takie jak metoda amortyzacji, stopa procentowa, współczynnik modyfikujący itp. Ewidencja ilościowo-wartościowa Moduł Forte Środki Trwałe wprowadza dla dużej ilości jednakowych składników majątku trwałego (lub wyposażenia) możliwość ewidencjonowania w ujęciu ilościowo - wartościowym. Środki takie są wprowadzane jako jedna pozycja. Natomiast w opisie środka (pole Ilość środków w panelu Nazwa) wpisywana jest ilość jednakowych środków. Wszystkie kwoty w opisie dotyczą wtedy wartości całej grupy środków. Dla obsługi ewidencji ilościowo-wartościowej wprowadzono podczas zmiany wartości mechanizm umożliwiający częściową sprzedaż lub likwidację wymaganej ilości środków. Grupy środków trwałych W celu ułatwienia prowadzenia ewidencji i operacji na środkach trwałych możliwe jest utworzenie grup środków trwałych i przypisanie do nich zaewidencjonowanych środków. Grupy mogą być związane np. ze strukturą firmy lub też z pozycjami w Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT). Każdy ze środków może być zaliczony do dowolnej liczby grup. W module Forte Środki Trwałe zastosowany został mechanizm umożliwiający porównywanie zawartości grup. Cechy Możliwe jest zdefiniowanie cech, które mogą być następnie przypisywane wprowadzanym środkom trwałym. Cecha jest unikalnym ciągiem znaków, dla łatwiejszego stosowania powinna to być treść łatwa do zinterpretowania przez użytkownika. Cechy pozwalają na grupowanie środków według dowolnie narzuconych zasad, np. Amortyzacja wg schematu 1.

30 3 6 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Cechy środków trwałych są pogrupowane w jednopoziomowe zbiory cech. Możliwe jest przenoszenie cechy pomiędzy zbiorami. Każdy ze zbiorów cech może być oznaczony atrybutem Tylko jedna. Nadanie tego atrybutu powoduje, że środek może być oznaczony tylko jedną cechą ze zbioru oznaczonego atrybutem. Blokowane jest przenoszenie cech nadanych środkom między zbiorami w sposób naruszający atrybut Tylko jedna. Numery ewidencyjne W module Forte Środki Trwałe możliwe jest wykorzystanie mechanizmu automatycznego nadawania numerów ewidencyjnych wprowadzanym środkom trwałym w zależności od przydzielenia ich do miejsca użytkowania lub grupy. Możliwe jest również wyłączenie tego mechanizmu. Sposób ustalania numerów ewidencyjnych wprowadzanych środków należy określić w panelu Numery ewidencyjne okna ustawień modułu. Rodzaje środków i numery fabryczne W module Forte Środki Trwałe możliwe jest zdefiniowanie bloku rodzajów środków zawierających do czterech numerów fabrycznych (lub innych identyfikatorów) związanych ze środkiem. Oznaczenie środka rodzajem otwiera możliwość opisania go dodatkowymi identyfikatorami. Standardowym przykładem jest opisanie samochodu numerem rejestracyjnym, numerem nadwozia, silnika itp. Predefiniowany jest rodzaj ogólny, zawierający tylko pojedynczy numer fabryczny. Części składowe W opisie każdego środka można również zaewidencjonować części wchodzące w jego skład. Jest to szczególnie istotne w przypadku kompletu różnych elementów, który z punktu widzenia przepisów stanowią jeden środek trwały. Wszelkie działania związane z ewidencjonowaniem części składowych przeprowadzane są w panelu Stawki okna opisu środka trwałego. W zależności od wybranych zasad obliczeń lista części składowych może być traktowana jak pomocniczy spis elementów środka trwałego lub może być prowadzona pełna ewidencja pozwalająca na prowadzenie oddzielnych obliczeń umorzeń dla każdej części składowej. Dokumenty zakupu W module Forte Środki Trwałe możliwe jest zaewidencjonowanie dokumentów zakupu (wytworzenia) każdego ze środków trwałych. Wszelkie działania związane z ewidencjonowaniem dokumentów zakupu przeprowadzane są w panelu Konta okna opisu środka trwałego. Kontrahenci Dostawcy poszczególnych środków trwałych mogą zostać zaewidencjonowani w panelu Konta okna opisu każdego ze środków. Muszą jednak zostać wcześniej zdefiniowani w kartotece kontrahentów ustawień modułu. Rozliczanie procesu użytkowania Z punktu widzenia księgowego nie jest w zasadzie istotne, w jaki sposób był wykorzystywany środek, ale jakie kwoty powinny być zapisane na odpowiednich kontach jako skutek wykorzystywania środka w firmie. Moduł umożliwia regularne wyliczanie tych kwot na podstawie przyjętych w firmie zasad i z uwzględnieniem zaewidencjonowanych zdarzeń. MXSTFV2014P0001

31 Pojęcia podstawowe 3 7 Amortyzacja Amortyzacja są to odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Moduł Forte Środki Trwałe umożliwia umarzanie środków trwałych według dozwolonych przepisami metod amortyzacji z zastosowaniem obowiązujących ograniczeń podatkowych (oddzielnie amortyzacja bilansowa i podatkowa). Moduł umożliwia amortyzację według metody liniowej, degresywnej, naturalnej lub na podstawie indywidualnie wyznaczonych kwot umorzeń w kolejnych miesiącach. Środek może być także tylko zaewidencjonowany bez prowadzenia umorzeń. Możliwe jest umarzanie środków trwałych używanych tylko sezonowo oraz obsługa amortyzacji odnoszącej się jedynie do części, a nie całości wartości początkowej środka trwałego. Jeżeli wprowadzany do ewidencji środek trwały spełnia warunki przepisów dla niskocenowego środka trwałego lub stanowi wartość niematerialną i prawną, możliwe jest takie jego zakwalifikowanie i uwzględnienie tego faktu w procesie użytkowania. Środek spełniający odpowiednie warunki może być również jednorazowo umorzony i zakwalifikowany w koszty. Można wprowadzić do ewidencji środki trwałe wcześniej umarzane, dołączając historię ich dotychczasowego użytkowania, a następnie kontynuować ich umarzanie w module. Amortyzacja metodą liniową Amortyzacja metodą liniową, przyjmuje jako podstawę założenie, że dany środek trwały w czasie jego eksploatacji będzie zużywał się równomiernie. Stawki odpisów podatkowych będą tu więc stałe - niezmienne w czasie. Amortyzacja metodą degresywną Amortyzacja metodą degresywną umożliwia nierównomierne rozłożenie kwot stawki amortyzacyjnej wybranego środka trwałego w czasie jego eksploatacji. W pierwszych latach użytkowania naliczane są wyższe stawki, a w miarę upływu czasu odpisy amortyzacyjne maleją. W zależności od zdefiniowanych ustawień, system rozpoczyna naliczanie odpisów według metody liniowej począwszy od roku następującego po roku, kiedy kwota amortyzacji degresywnej zrówna się z kwotą amortyzacji liniowej lub od roku następnego. Możliwy jest również wybór momentu naliczania nowej kwoty amortyzacji po upływie kolejnych lat od daty zakupu środka lub po upływie kolejnego roku obrachunkowego. Amortyzacja metodą indywidualną Amortyzacja metodą indywidualną umożliwia określenie przez użytkownika dowolnych kwot umorzeń w kolejnych miesiącach użytkowania środka. Tak wprowadzone kwoty zastępują generowany automatycznie w innych metodach plan amortyzacji. Amortyzacja metodą naturalna Amortyzacja metodą naturalną (może być stosowana tylko do amortyzacji bilansowej) prowadzona jest przy założeniu, że zużycie środków trwałych jest jednakowe na jednostkę pracy, np. na godzinę pracy maszyny, jaką ma wykonać środek trwały w całym okresie jego eksploatacji. Umorzenie jest naliczane jako stosunek wprowadzonej wartości jednostek pracy (resursu) do całkowitego resursu eksploatacyjnego środka. Amortyzacja jednorazowa Amortyzacja jednorazowa polega na wprowadzeniu wartości środka trwałego jednorazowo w koszty, w miesiącu przyjęcia do użytkowania lub w miesiącu następny, zależnie od przyjętych zasad rachunkowości. Zaokrąglenia przy wyliczaniu odpisów amortyzacyjnych W module Forte Środki Trwałe możliwy jest wybór jednej z dwóch metod doliczania zaokrągleń powstających przy wyliczaniu odpisów amortyzacyjnych. Dostępna jest metoda doliczania powstałych różnic w miesiącu, gdy przekroczą one jeden grosz lub w ostatnim miesiącu roku.

32 3 8 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Zmiana metody amortyzacji Polskie przepisy o rachunkowości i o podatku dochodowym zabraniają zmiany metody amortyzacji w ciągu całego okresu amortyzacji. Natomiast Międzynarodowe Standardy Rachunkowości mówią, że: "Metoda amortyzacji zastosowana do rzeczowych aktywów trwałych powinna być okresowo weryfikowana i jeżeli zaszła znacząca zmiana w oczekiwanym trybie uzyskiwania korzyści ekonomicznych z tych aktywów, metodę należy zmienić w taki sposób, aby odzwierciedlała zmianę zaistniałą w sposobach uzyskiwania tychże korzyści. Jeżeli zmiana metody amortyzacji jest konieczna, zmiana taka powinna być zaksięgowana jako zmiana wartości szacunkowej, zaś odpisy amortyzacyjne za bieżące i przyszłe okresy powinny zostać skorygowane." Moduł umożliwia przeprowadzenie takiej zmiany po spełnieniu następujących warunków: Zmiana dotyczy tylko amortyzacji bilansowej. Operację zmiany metody amortyzacji można wykonać tylko raz do roku w pierwszym miesiącu roku bilansowego. Operację zmiany metody amortyzacji musi być wykonana przed wyznaczeniem planu amortyzacji na dany rok. dodatkowo przy zmianie z metody liniowej na degresywną: W panelu Amortyzacja degresywna ustawień modułu należy w ramce Przejście amortyzacji bilansowej na metodę liniową nastąpi wybrać opcję w roku, w którym umorzenie degresywne stanie się mniejsze od wyznaczanego metodą liniową. Przy zachowaniu tych warunków należy przeprowadzić zmianę wartości środka. W dialogu Zmiana wartości będzie wtedy aktywna rozwijana lista Typ amortyzacji, z której można wybrać nową metodę amortyzacji. Planowanie przebiegu amortyzacji Po opisaniu i zatwierdzeniu środka trwałego należy zaplanować dla niego przebieg procesu amortyzacji w roku. W module Forte Środki Trwałe należy wykonać operację wyznaczenia amortyzacji planowanej. Wyznaczanie amortyzacji planowanej pozwala określić, dla których środków trwałych ma być przeprowadzona amortyzacja. Po wykonaniu tej operacji możliwe jest wyznaczanie umorzeń środka w kolejnych miesiącach. Wyznaczenie amortyzacji planowanej należy przeprowadzać po rozpoczęciu każdego kolejnego roku działalności oraz po przyjęciu nowego środka do użytkowania. Aktualizacja wartości środków trwałych W przypadku wprowadzania do ewidencji środków trwałych zakupionych przed 1995 rokiem i następnie aktualizowanych z dniem 1 stycznia 1995 roku lub zarządzenia przepisami kolejnej aktualizacji, moduł umożliwia indywidualną i grupową aktualizację wartości oraz automatyczne rozksięgowanie wartości aktualizacji według przyjętego wzorca. Ograniczenia podatkowe W związku z aktualizacją z dniem 1 stycznia 1995 roku wartości środków trwałych nałożone zostały ograniczenia na przyrosty odpisów amortyzacyjnych dla celów podatkowych. Obecnie obowiązująca ustawa o rachunkowości wymaga, aby ewidencja księgowa i sporządzane na jej podstawie sprawozdania finansowe dawały prawdziwy i rzetelny obraz działalności przedsiębiorstwa oraz jego sytuacji finansowej. MXSTFV2014P0001

33 Pojęcia podstawowe 3 9 Konsekwencją tych wymagań są różnice pomiędzy ewidencją prowadzoną w ujęciu podatkowym i bilansowym. Powstaje więc konieczność równoczesnego prowadzenia amortyzacji podatkowej i bilansowej. Moduł umożliwia prowadzenia dwutorowej amortyzacji: bilansowej i podatkowej. Dla środków objętych aktualizacją z dniem 1 stycznia 1995, zdefiniowane w module ograniczenia podatkowe umożliwiają już w momencie przeprowadzania aktualizacji i później, podczas wyznaczania kwot okresowych odpisów amortyzacyjnych, poprawne wyznaczenie przez moduł odpowiednich wartości dla celów podatkowych. Środki, które nie były aktualizowane w styczniu 1995 roku, a więc również środki przyjęte do użytkowania po tej dacie, są amortyzowane zgodnie z ich wartością, bez uwzględniania ograniczeń podatkowych. Zmiana wartości System pozwala na zmianę wartości środka trwałego w czasie jego użytkowania i związaną z tym zmianę okresu jego amortyzowania lub zmianę współczynnika modyfikującego. Możliwe jest również przeprowadzenie zmiany wartości z powodu częściowej sprzedaży lub likwidacji środka trwałego. Może to być spowodowane np. zniszczeniem lub sprzedażą jednej z części składowych środka, albo jednego ze środków ewidencjonowanych w ujęciu ilościowo-wartościowym. Korekta umorzeń środków trwałych Pod nazwą korekty umorzeń środków trwałych należy rozumieć wprowadzenie w module Forte Środki Trwałe informacji, umożliwiających wygenerowanie dokumentów korygujących dokonane zapisy księgowe. Możliwe jest dokonanie korekty dotychczas wyliczonych wartości umorzenia bilansowego i podatkowego dla wybranego środka trwałego oraz planowanych wartości umorzeń w kolejnych miesiącach. Może to być konieczne na przykład wtedy, gdy zapomniano przeprowadzić w module likwidację lub sprzedaż środka trwałego i amortyzacja naliczała się zbyt długo. Kwoty amortyzacji podatkowej nie wliczane w koszty System umożliwia w dowolnym momencie zaprzestanie wliczania kwot umorzeń podatkowych w koszty, jak również operację odwrotną, tj. ponowne wliczanie w koszty. Jeżeli dla środka jest ustalona kwota, która nie powinna być zaliczana do kosztów, to należy ją wprowadzić w odpowiednim polu opisu amortyzacji podatkowej środka trwałego. Koszty eksploatacji środków trwałych Ewidencjonowanie zdarzeń związanych z procesem eksploatacji środków trwałych jest ułatwione przez udostępnienie możliwości wprowadzania opisu kolejnych zdarzeń oraz związanych z nimi kosztów. W zależności od charakteru tych kosztów może to być odpowiednio operacja Wpisanie kosztów dla środka lub Wpisanie kosztów do centrum. Operacja ta jest dokonywana w celu wprowadzenia do obliczeń informacji o dodatkowych kosztach poniesionych w związku ze środkiem trwałym lub centrum kosztów. Zakończenie użytkowania środka trwałego Moduł Forte Środki Trwałe umożliwia ewidencjonowanie zakończenia procesu eksploatacji środka trwałego poprzez jego likwidację lub sprzedaż oraz wydrukowanie dokumentu potwierdzającego dokonanie tej operacji. Likwidacja środka trwałego Zakończeniem użytkowania środka trwałego może być jego fizyczna likwidacja, udokumentowana i zaewidencjonowana zgodnie z obowiązującymi przepisami. Moduł umożliwia ewidencjonowanie zakończenia procesu eksploatacji środka trwałego poprzez jego likwidację, wraz z rejestracją przyczyny likwidacji. W szczególnych przypadkach operacja likwidacji środka może dokumentować jego przekazanie do innej jednostki gospodarczej.

34 3 10 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Sprzedaż środka trwałego Zakończeniem użytkowania środka trwałego może być jego sprzedaż, udokumentowana i zaewidencjonowana zgodnie z obowiązującymi przepisami. Moduł umożliwia ewidencjonowanie zakończenia procesu eksploatacji środka trwałego poprzez jego sprzedaż. Eksport danych do modułu finansowo-księgowego Do modułu Forte Finanse i Księgowość eksportowane są wyniki operacji prowadzonych w module Forte Środki Trwałe. W celu poprawnego eksportu niezbędne jest wcześniejsze przeprowadzenie ustawień, definiujących sposób eksportu i format wymiany danych. Wymiana danych przez pliki XML Moduł Forte Środki Trwałe umożliwia bezpośrednie przenoszenie danych związanych z opisem środków trwałych zapisanych w formacie XML, pomiędzy firmami pracującymi w oparciu o system Forte. Możliwe jest również zaimportowanie danych z innego systemu do modułu Forte Środki Trwałe. W takim przypadku konieczne jest przygotowanie odpowiedniego dopasowania formatu danych w plikach XML. Operacje W module Forte Środki Trwałe pełna i całkowita lista wyników operacji wykonanych przez moduł od początku jego użytkowania w firmie jest dostępna w oknie Operacje. Dla pojedynczego środka związane z nim operacje są zapisane w panelu Operacje opisującego go formularza. Na listach zarejestrowane są wszystkie operacje wraz z opisującymi je uwagami. Data operacji w module W module Forte Środki Trwałe możliwe jest ustalenie w trakcie pracy z firmą daty wykonywania operacji. Wszystkie operacje w module będą wykonywane z tak ustaloną datą. Pozwala to na bardziej elastyczną obsługę np. na przeprowadzenie wyliczenia umorzeń za kilka okresów i przesłanie poleceń księgowania operacji do bufora modułu Forte Finanse i Księgowość, z którego będą pobierane do księgowania w odpowiednim dniu. W module Forte Środki Trwałe możliwe jest ustalenie w trakcie pracy z firmą daty wykonywania operacji. Pozwala to na przeprowadzenie amortyzacji za poprzednie, jak i następne miesiące. W celu zmiany daty należy dwukrotnym kliknięciem pola daty na pasku stanu otworzyć dialog Zmiana daty operacji. Dostęp do tej samej funkcji można uzyskać w panelu Data operacji ustawień modułu. W celu zmiany daty operacji należy użyć odpowiednio przycisków przewijających liczby na kolejnych pozycjach lub bezpośrednio wpisać datę w polu. Rys. 3-2 Dialog Zmiana daty operacji. MXSTFV2014P0001

35 Pojęcia podstawowe 3 11 Numery dokumentów operacji W module możliwe jest ustalenie formatu numerów dokumentów, które można wydrukować jako potwierdzenie przeprowadzonych w module operacji. Dopuszczalne jest również ustalenie aktualnego numeru kolejnego dokumentu określonego typu. Numer kolejny dokumentu można edytować podczas wstępnej konfiguracji modułu, a także w czasie wykorzystywania modułu. Edycja numerów kolejnych po rozpoczęciu wykorzystywania modułu grozi powstaniem podwójnych dokumentów z tym samym numerem lub przerw w numeracji dokumentu. Jeżeli zaistnieje potrzeba zmian numeracji dokumentu lub np. potrzebny jest powtórny wydruk, należy skorzystać z możliwości funkcjonalnych okna Dokumenty operacji środków lub okna Operacje. Inwentaryzacja Moduł umożliwia przeprowadzenie operacji związanych z inwentaryzacją (spisem z natury) posiadanych środków trwałych. Możliwe jest wydrukowanie list posiadanych środków trwałych, przeprowadzenie sprawdzenia ich fizycznej obecności w firmie oraz zarejestrowanie wyników tego sprawdzenia. Dostępna jest również funkcja dodawania do ewidencji środków wykorzystywanych w przedsiębiorstwie, ale dotychczas niezaewidencjonowanych. Jeżeli posiadane środki trwałe oznaczone są etykietami z kodem kreskowym, inwentaryzacja może być zautomatyzowana przez wykorzystanie czytnika. Etykiety środków trwałych Moduł umożliwia, na podstawie wprowadzonych danych opisujących środki, wydrukowanie etykiet z kodem kreskowym przeznaczonych do oznaczania posiadanych środków trwałych. Ten sposób oznakowania ułatwia później przeprowadzanie inwentaryzacji z wykorzystaniem czytników kodów kreskowych. Grupy inwentaryzacyjne Jednym z zastosowań cech środków trwałych jest możliwość wykorzystywania ich podczas inwentaryzacji do podziału listy środków trwałych na mniejsze listy, ułatwiające przeprowadzenie inwentaryzacji. Należy utworzyć zestaw cech o nazwie skojarzonej z inwentaryzacją, oznaczony atrybutem tylko jedna. Cechy zawarte w tym zbiorze mogą być wykorzystane jako nazwy grup inwentaryzacyjnych. Środki obce i umowy LWD W module możliwe jest ewidencjonowanie obcych środków trwałych wykorzystywanych w prowadzonej działalności gospodarczej na podstawie umów leasingu, wynajmu lub dzierżawy. Umowy tego typu są nazywane umowami LWD. Ewidencjonowane są umowy, powiązane z nimi środki trwałe oraz obsługa umów tj. rozliczanie kosztów wynikających z umów. Zastosowana metoda ewidencjonowania obcych środków trwałych umożliwia bardzo elastyczną ich obsługę, pozwalając na równoległe rozliczanie wpłacanych rat umowy oraz umarzanie środków dowolną z dostępnych metod.

36

37 Ustawienia administracyjne Ustawienia administracyjne są wykorzystywane przez administratora w celu przystosowania modułu do wykorzystywania przez użytkowników. Ustawienia te są niedostępne dla użytkowników, nieposiadających uprawnień do administrowania programem. Związane jest to z koniecznością posiadania dodatkowej wiedzy, aby nie dokonać zmian utrudniających wykorzystywanie modułu. Ustalenie parametrów wydruku W celu zapewnienia poprawnego drukowania wyników wykonywanych w module raportów należy wykonać ustawienie parametrów wydruku. Można to zrobić przed rozpoczęciem wykorzystywania modułu albo później. W przypadku, gdy nie zostaną ustawione parametry wydruku mogą pojawić się błędy w czasie wykonania raportów. UWAGA Po zainstalowaniu modułu lub zmianie drukarki należy zweryfikować ustawienia drukarki, rozmiaru papieru oraz style pisma. W przeciwnym wypadku sporządzane raporty mogą być nieprawidłowo formatowane. Ustawienie drukarek dotyczy tylko modułu Forte Środki Trwałe. W przypadku pracy również w innych modułach Forte, parametry te należy określić dla każdego z nich oddzielnie. Ustalenia parametrów wydruku dokonywane są oddzielnie dla drukarki graficznej i tekstowej w odpowiednich panelach okna Ustawienia. Dostęp do nich można uzyskać wybierając odpowiedni przycisk na pasku narzędziowym lub polecenie Ustawienia z menu Funkcje. Pojawi się okno Ustawienia. Po rozwinięciu gałęzi Drukarki, z drzewka ustawień należy wybrać zakładkę Graficzne lub Tekstowe. W prawej części okna pojawi się panel zawierający dane, związane z odpowiednim rodzajem drukarki i stylami pisma wykorzystywanymi przez raporty.

38 4 2 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Drukarki graficzne Rys. 4-1 Panel Drukarka graficzna w oknie Ustawienia. Drukarka Z tej rozwijanej listy należy wybrać spośród zainstalowanych w systemie, sterownik drukarki, która będzie wykorzystywana do drukowania raportów z modułu Forte Środki Trwałe. Ustawienia Wybranie tego przycisku, otwiera okno ustawień sterownika drukarki, gdzie należy wybrać rozmiar papieru (taki, jaki faktycznie jest włożony do drukarki) oraz inne ustawienia drukarki (np. jakość wydruku). Wszystkie raporty będą dopasowywać się do ustalonego rozmiaru strony. W przypadku, gdy wybrany rozmiar strony jest niewystarczający dla sporządzenia raportu (np. ze względu na ilość danych umieszczanych w jednym wierszu raportu), moduł automatycznie zmieni orientację wydruku z pionowej na poziomą. Jeśli mimo to rozmiar strony jest za mały, zostanie wyświetlony odpowiedni informujący o tym fakcie komunikat. Marginesy W tych polach należy określić sposób formatowania strony wydruku, czyli umieszczenie wydruku na stronie. Jest tu możliwość podania dodatkowych marginesów drukarki. Umożliwia to skorygowanie pozycjonowania wszystkich wydruków w przypadku, gdy zbyt duże marginesy drukarki powodują obcinanie tekstu. Należy sprawdzić poprawność ustawienia marginesów, dokonując próbnego wydruku dowolnego raportu wykonanego w module i w razie potrzeby dokonać korekty ustawień. Kody polskich liter Dla drukarek graficznych w tym polu dostępne jest pod nazwą Windows jedynie ustawienie zgodne ze zdefiniowanym dla systemu. Tabela definiowania stylów Dwa przyciski poleceń sterują definiowaniem stylów pisma: Ten przycisk dodaje nowy styl pisma. Ten przycisk usuwa zaznaczony styl pisma. Tabela poniżej umożliwia tworzenie powiązań pomiędzy symboliczną nazwą stylu pisma, a czcionkami do niego przypisanymi. Jest to podobne do wyboru czcionek w typowych edytorach tekstu. MXSTFV2014P0001

39 Ustawienia administracyjne 4 3 Nazwa dla raportu W tej kolumnie należy wybrać z rozwijanego pola listy symboliczną nazwę stylu pisma wykorzystywaną w raportach. Po wykorzystaniu nazw stylów zdefiniowanych w module można dodawać własne nazwy, a następnie używać ich w swoich raportach. Nazwa kroju pisma W tej kolumnie należy wybrać z rozwijanego pola listy nazwę kroju pisma (czcionki) spośród wszystkich krojów zainstalowanych w środowisku Windows na komputerze. G K S P W tych kolumnach należy zaznaczyć pola wyboru, przypisujące pozostałe atrybuty czcionek do stylu pisma. Są to: G - pogrubienie K - kursywa (pochylony) S - przekreślenie P - podkreślenie. Wys. W tej kolumnie należy wpisać wysokość czcionek. Wielkość czcionki dla drukarek graficznych jest podawana w dziesiątych częściach milimetra. Przeliczenia z jednostek punktowych na dziesiętne części milimetra należy wykonywać samodzielnie. Jeden amerykański punkt drukarski, stosowany w Windows, to mm, stąd wielkości czcionki najczęściej wykorzystywanej przy druku książek, tj. 10 punktów, odpowiada wielkość 35. Zdefiniowane w tym panelu style pisma mogą teraz być identyfikowane w definiowanych raportach przez nadaną im nazwę symboliczną. Drukarki tekstowe Rys. 4-2 Panel Drukarka tekstowa w oknie Ustawienia. UWAGA Style pisma dla raportu tekstowego należy zdefiniować tylko dla zainstalowanych w systemie drukarek igłowych. Drukarka Z tej rozwijanej listy należy wybrać spośród zainstalowanych w systemie, sterownik drukarki, która będzie wykorzystywana do drukowania raportów z modułu Forte Środki Trwałe. Należy wybrać jeden spośród zaprezentowanych sterowników drukarki: właściwy sterownik dla faktycznie zainstalowanej drukarki

40 4 4 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe sterownik o nazwie typowy-tylko tekst (generic / text only). Użycie sterownika właściwego dla danej drukarki jest prostsze, ale może stwarzać problemy przy druku polskich liter. Wynika to z faktu, że sterowniki dokonują wewnętrznej zmiany kodów liter z zakresu , a w tym właśnie zakresie znajdują się kody polskich liter. Z tego powodu wybrane w ustawieniach modułu kody polskich liter mogą nie przynieść spodziewanego efektu. W takim przypadku należy wybrać opcję bez polskich liter lub zastosować sterownik typowytylko tekst. Użycie sterownika typowy-tylko tekst wymaga dodatkowej pracy przy jego konfiguracji oraz pewnego doświadczenia i wiedzy fachowej. Ustawienia Wybranie tego przycisku, otwiera okno ustawień sterownika drukarki, gdzie należy wybrać rozmiar papieru (taki, jaki faktycznie jest włożony do drukarki) oraz inne ustawienia drukarki (np. jakość wydruku). Wszystkie raporty będą dopasowywać się do ustalonego rozmiaru strony. Marginesy W tych polach należy określić sposób formatowania strony wydruku, czyli umieszczenie wydruku na stronie. Jest tu możliwość podania dodatkowych marginesów drukarki. Umożliwia to skorygowanie pozycjonowania wszystkich wydruków w przypadku, gdy zbyt duże marginesy drukarki powodują obcinanie tekstu. Należy sprawdzić poprawność ustawienia marginesów, dokonując próbnego wydruku dowolnego raportu wykonanego w module i w razie potrzeby dokonać korekty ustawień. Kody polskich liter W tym polu należy wskazać sposób kodowania polskich liter dla drukarki igłowej. Są tu do wyboru następujące możliwości: Bez polskich liter IBM Latin 2 Mazovia Windows DHN PN ISO Latin Moduł ma wbudowany mechanizm przekodowywania polskich znaków. Zmiana sposobu kodowania nie wymaga jakiejkolwiek zmiany w zdefiniowanych poprzednio raportach. W takiej sytuacji polskie litery nie są jednak widoczne na ekranie, ale są poprawnie drukowane. Wynika to z cechy systemu Windows, stanowiącej o tym, że czcionki drukowane zostają zastępowane na ekranie przez najbliższe czcionki ekranowe, posiadające inne kodowanie polskich znaków. Kody drukarek Ten przycisk otwiera okno Kody sterujące drukarek, w którym możliwe jest ustalenie kodów sterujących posiadaną drukarką igłową. Grupa opcji Kody sterujące umożliwia wybór zestawu kodów sterujących drukarką. Dostępne są: Driver WIN jest to opcja domyślna. Wybranie tej opcji włącza standardowy mechanizm wydruków tekstowych, zapewniając pełną zgodność z zainstalowanym dla drukarki sterownikiem. ESC/P włącza bezpośrednie sterowanie drukarką i przyjmuje dla drukarki standard kodów sterujących ESC/P. Pola edycyjne kodów sterujących są wypełnione wartościami odpowiadającymi temu standardowi (są zablokowane do edycji). Możliwe jest wpisanie tylko dwóch dodatkowych kodów sterujących odpowiadających dodatkowym krojom pisma, których można używać ponad standardowe 5,10,12 oraz 17 cpi. IBM włącza bezpośrednie sterowanie drukarką i przyjmuje dla drukarki standard kodów sterujących IBM. Pola edycyjne kodów sterujących są wypełnione wartościami odpowiadającymi temu standardowi (są zablokowane do edycji). Możliwe jest wpisanie tylko dwóch dodatkowych kodów ste- MXSTFV2014P0001

41 Ustawienia administracyjne 4 5 Inne rujących odpowiadających dodatkowym krojom pisma, których można używać ponad standardowe 5,10,12 oraz 17 cpi. włącza bezpośrednie sterowanie drukarką i umożliwia podanie dowolnych niestandardowych kodów sterujących dla drukarki. Aby wprowadzić własne kody sterujące należy skorzystać z instrukcji obsługi drukarki i odnaleźć kody sterujące dla odpowiednich operacji drukarki. UWAGA Wprowadzając kody sterujące należy pamiętać, że często nie wystarczy włączenie jednej opcji, ale także należy wyłączyć inne ustawienia. Tabela definiowania stylów Dwa przyciski poleceń sterują definiowaniem stylów pisma: Ten przycisk dodaje nowy styl pisma. Ten przycisk usuwa zaznaczony styl pisma. Tabela poniżej umożliwia tworzenie powiązań pomiędzy symboliczną nazwą stylu pisma, a czcionkami do niego przypisanymi. Jest to podobne do wyboru czcionek w typowych edytorach tekstu. Nazwa dla raportu W tej kolumnie należy wybrać z rozwijanego pola listy symboliczną nazwę stylu pisma wykorzystywaną w raportach. Po wykorzystaniu nazw stylów zdefiniowanych w module można dodawać własne nazwy, a następnie używać ich w swoich raportach. Nazwa kroju pisma W tej kolumnie należy wybrać z rozwijanego pola listy nazwę kroju pisma (czcionki) spośród wszystkich krojów zainstalowanych w środowisku Windows na komputerze. Raporty tekstowe stosują kroje pisma zainstalowane w drukarce, tj. wbudowane przez producenta. Każda drukarka posiada swoje własne kroje pisma, o różnej nazwie, np.: Orator, Courier, Roman lub Draft. Z tego powodu każda zmiana drukarki wymusza zmianę krojów pisma. Po każdej zmianie należy więc wskazać właściwe kroje i szerokości pisma dla wszystkich nazw stosowanych przy sporządzaniu raportów. Dostępne kroje pisma drukarki oraz nazwy używane przez język raportów są wybierane z rozwijanej listy. W przypadku sterownika typowy-tylko tekst dostępne są kroje pisma o nazwie Roman i odpowiedniej szerokości. G K S P W tych kolumnach należy zaznaczyć pola wyboru, przypisujące pozostałe atrybuty czcionek do stylu pisma. Są to: G - pogrubienie K - kursywa (pochylony) S - przekreślenie P - podkreślenie. Wys. W tej kolumnie należy wpisać wysokość czcionek. Dla wydruków tekstowych nie należy zmieniać wysokości liter - wartość ta jest wpisywana automatycznie. UWAGA Po wybraniu (lub zmianie) sterownika drukarki należy ustalić właściwe kroje pisma. Dla przyspieszenia wydruków tekstowych można wybrać w ustawieniach drukarki jakość wydruku roboczego (draft).

42 4 6 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Określenie użytkowników i ich uprawnień System umożliwia selekcję uprawnień przez określenie użytkowników i zdefiniowanie zakresu ich dostępu do danych. Przed wykonaniem tej czynności niezbędne jest powiązanie zadań osób, które będą pracować w systemie, z dostępnymi poziomami uprawnień. Ułatwi to realizację dalszych czynności związanych ze zdefiniowaniem sposobu wykorzystywania modułu przez użytkowników. System umożliwia pracę tylko tym osobom, które wcześniej zostały wpisane na listę jako użytkownicy. Aby uniemożliwić niepowołany dostęp do danych firmy, każdy użytkownik ma możliwość zabezpieczenia swoich uprawnień indywidualnym hasłem dostępu, podawanym w momencie rozpoczynania pracy z firmą. UWAGA Jeżeli w czasie wykorzystywania modułu użytkownik będzie chciał wykonać czynność, do której nie jest uprawniony, pojawi się komunikat informujący o tym fakcie. Do wykonywania wszelkich czynności związanych z zarządzaniem użytkownikami i ich prawami służy wspólny moduł opisany szczegółowo w wydzielonej części dokumentacji. Współpraca z FK Moduł Forte Środki Trwałe współpracuje bezpośrednio z modułem Forte Finanse i Księgowość. W zależności od ustawień modułu możliwe są dwa sposoby wymiany danych: eksport dokumentów wybranych operacji do plików tekstowych bezpośrednie pobieranie i wprowadzanie danych do baz programu finansowo-księgowego Wyboru sposobu wymiany danych należy dokonać w panelu Współpraca z FK ustawień modułu. Dostęp do panelu umożliwia wybranie polecenia Ustawienia z menu Funkcje lub odpowiedniego przycisku na pasku narzędziowym modułu. Pojawia się okno Ustawienia. Należy rozwinąć grupę Parametry globalne i wybrać z drzewka ustawień zakładkę Współpraca z FK. Podstawową metodą wymiany danych jest bezpośredni dostęp do baz danych modułu Forte Finanse i Księgowość z wykorzystaniem mechanizmów systemu Forte. Panel z takimi ustawieniami jest widoczny na rysunku poniżej. Widoczny na rysunku zestaw pól pojawi się po wybraniu opcji Bezpośrednia synchronizacja z FK, oraz zaznaczenia współpracy w trybie Wspólnej bazy. Zintegrowane logowanie Zaznaczenie tego pola wyboru powoduje włączenie stosowania zintegrowanego logowania. Do identyfikacji użytkownika wykorzystywane są wtedy mechanizmy weryfikacji systemu operacyjnego. Decyzja o zastosowaniu zintegrowanego logowania zależy od konfiguracji sieci komputerowej w firmie i stosowanych zasad bezpieczeństwa. Jeżeli to pole nie zostało zaznaczone, to widoczne są dwa kolejne pola. Użytkownik W tym polu należy podać nazwę konta użytkownika (identyfikator) z modułu Forte Finanse i Księgowość. Konto to zostanie wykorzystane do połączenia. Hasło W tym polu należy wpisać hasło. Litery hasła, dla zabezpieczenia przed podglądaniem, będą wyświetlane w postaci gwiazdek. W czasie pracy przy takich ustawieniach możliwy jest bezpośredni odczyt zawartości tabel bazy modułu Forte Finanse i Księgowość. Przy takich ustawieniach eksport dokumentu wybranej operacji dokonywany z okna Operacje, spowoduje zapisanie w buforze modułu Forte Finanse i Księgowość, dokumentu zgodnego z poleceniem księgowania powstałym w module Forte Środki Trwałe. MXSTFV2014P0001

43 Ustawienia administracyjne 4 7 Rys. 4-3 Panel Współpraca z FK dla integracji baz danych. Po wybraniu opcji Format zgodny z FK 3.0 i nowszymi, można zdefiniować parametry wymiany danych przez plik tekstowy. Panel z takimi ustawieniami jest widoczny na rysunku poniżej. Rys. 4-4 Panel Współpraca z FK przez plik tekstowy. Domyślny katalog W tym polu należy wpisać ścieżkę dostępu do folderu, zawierającego pliki wymiany danych między modułami.

44 4 8 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Nazwa stanowiska To pole związane jest z organizacją działania firmy i dotyczy sytuacji, gdy moduł jest zainstalowany na więcej niż jednym stanowisku. W celu rozróżnienia tych stanowisk powinny one posiadać nazwy unikalne w strukturze firmy. Moduł podpowiada domyślną nazwę AMST1. Należy ją zmienić na dowolną inną jednoznacznie identyfikującą stanowisko. Przy takich ustawieniach eksport dokumentu wybranej operacji dokonywany z okna Operacje, spowoduje zapisanie we wskazanym domyślnym katalogu, dokumentu zgodnego z poleceniem księgowania powstałym w module Forte Środki Trwałe. MXSTFV2014P0001

45 Kartoteki Moduł umożliwia wprowadzenie do bazy i wykorzystanie do opisu środków trwałych oraz operacji list elementów stanowiących kartoteki. Są to: konta księgowe, cechy środków, szablony księgowania, osoby odpowiedzialne, kontrahenci oraz pozycje w klasyfikacjach środków trwałych. Kartoteki mogą być wypełnione bezpośrednio po skonfigurowaniu modułu lub później. W czasie wykorzystywania modułu można w każdym czasie dodawać nowe elementy do kartotek. Wypełnienie listy kont Konta księgowe są niezbędne do opisu księgowego operacji na środkach trwałych przeprowadzanych w module. Moduł pozwala wykorzystywać w tym celu jedynie konta istniejące w kartotece (na liście) kont. Wprowadzenia kont na listę należy dokonać w oknie Lista kont otwieranym poleceniem Konta z menu Funkcje lub odpowiednim przyciskiem polecenia. Rys. 5-1 Okno Lista kont. W celu dodania nowych kont do listy należy wybrać przycisk. Otwarte zostanie okno Plan kont FK, zawierające zestawienie kont, odczytany ze zintegrowanej bazy modułu finansowo-księgowego. Należy wskazywać kolejno na liście konta i przesyłać opis na listę kont modułu Forte Środki Trwałe.

46 5 2 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Rys. 5-2 Okno Plan kont. Możliwe jest również ręczne dodawanie kont na liście, ale nie jest to metoda zalecana. Jej stosowanie może doprowadzić do błędów w opisie kont i trudności w eksporcie danych do modułu finansowoksięgowego. Zbudowanie zestawienia cech W module możliwe jest zdefiniowanie cech, które mogą być następnie przypisywane wprowadzanym środkom trwałym. Cecha jest unikalnym ciągiem znaków, dla łatwiejszego stosowania powinna to być treść łatwa do zinterpretowania przez użytkownika. Cechy pozwalają na grupowanie środków według dowolnie narzuconych zasad. Cechy środków trwałych są pogrupowane w jednopoziomowe zbiory cech. Możliwe jest przenoszenie cechy pomiędzy zbiorami. Każdy ze zbiorów cech może być oznaczony atrybutem Tylko jedna. Nadanie tego atrybutu powoduje, że środek może być oznaczony tylko jedną cechą ze zbioru. Blokowane jest przenoszenie cech nadanych środkom między zbiorami w sposób naruszający atrybut Tylko jedna. Wprowadzenia cech na listę należy dokonać w oknie Lista cech otwieranym poleceniem Cechy środków z menu Funkcje lub odpowiednim przyciskiem polecenia. MXSTFV2014P0001

47 Kartoteki 5 3 Wypełnienie listy osób Rys. 5-3 Okno Lista cech. Osoby (odpowiedzialne) to pracownicy, którym powierzono środki trwałe zaewidencjonowane w module. Moduł pozwala wykorzystywać w tym celu jedynie osoby zaewidencjonowane w kartotece (na liście) osób. Wprowadzenia osób na listę należy dokonać w oknie Lista osób otwieranym poleceniem Osoby z menu Funkcje lub odpowiednim przyciskiem polecenia. Rys. 5-4 Okno Lista osób.

48 5 4 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Wypełnienie listy kontrahentów Kontrahenci to firmy, które dostarczyły środki trwałe zaewidencjonowane w module, opisane w dokumentach zakupu. Moduł pozwala wykorzystywać w tym celu jedynie kontrahentów zaewidencjonowanym w kartotece (na liście) kontrahentów. Wprowadzenia kontrahentów na listę należy dokonać w oknie Lista kontrahentów otwieranym poleceniem Kontrahenci z menu Funkcje lub odpowiednim przyciskiem polecenia. Rys. 5-5 Okno Lista kontrahentów. Zdefiniowanie rodzajów W module możliwe jest wykorzystywanie rodzajów środków, zawierających do czterech numerów fabrycznych (lub innych identyfikatorów) związanych ze środkiem. Oznaczenie środka rodzajem otwiera możliwość opisania go dodatkowymi identyfikatorami. Predefiniowany jest rodzaj ogólny, zawierający tylko pojedynczy numer fabryczny. Definiowania rodzajów należy dokonać w panelu Rodzaje środków ustawień modułu. Dostęp do panelu umożliwia wybranie polecenia Ustawienia z menu Funkcje lub odpowiedniego przycisku na pasku narzędziowym modułu. Pojawia się okno Ustawienia. Z drzewka ustawień należy wybrać zakładkę Rodzaje środków. MXSTFV2014P0001

49 Kartoteki 5 5 Rys. 5-6 Panel Rodzaje środków. Zdefiniowanie szablonów księgowań Szablon księgowań pozwala ustalić konta, na które moduł powinien zapisywać i rozksięgowywać wyniki operacji przeprowadzonych w module Forte Środki Trwałe. Utworzone szablony księgowań będą wykorzystywane w module przy wyborze sposobu księgowania dla poszczególnych środków trwałych. Na podstawie przyjętych szablonów moduł utworzy dokument PK, który może zostać przesłany do modułu Forte Finanse i Księgowość. Definiowania szablonów księgowania należy dokonać w panelu Szablony księgowania ustawień modułu. Dostęp do panelu umożliwia wybranie polecenia Ustawienia z menu Funkcje lub odpowiedniego przycisku na pasku narzędziowym modułu. Pojawia się okno Ustawienia. Z drzewka ustawień należy wybrać zakładkę Szablony księgowania. Rys. 5-7 Panel Szablony księgowania.

50 5 6 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe W tym panelu możliwe jest dodawanie, usuwanie i modyfikacja szablonów księgowań. W kolejnych wierszach można wprowadzić nazwy identyfikujące szablony. Następnie należy podświetlić wybrany szablon na liście i przyciskiem otworzyć okno jego definiowania. Rys. 5-8 Okno definiowania szablonu. Okno definiowania szablonu umożliwia oddzielne zdefiniowanie: Księgowania podstawowego i każdego z czterech Księgowania równoległego. W górnej części okna znajduje się rozwijana lista Operacja, w którym należy wybrać kolejne operacje (grupy operacji) w definiowanym szablonie. Definiowane są szablony dla następujących operacji: Przyjęcie środka Likwidacja, sprzedaż, przekazanie środka Amortyzacja bilansowa Amortyzacja podatkowa Korekta umorzenia bilansowego środka Korekta umorzenia podatkowego środka Ulepszenie środka Częściowa likwidacja środka Aktualizacja wartości środka Zapłać ratę - leasing kapitałowy Zapłać ratę - wynajem, dzierżawa, leasing operacyjny W zależności od zasad rachunkowości przyjętych do stosowania w przedsiębiorstwie należy odpowiednio zdefiniować sposób księgowania każdej z wymienionych powyżej operacji. W ramce Obowiązuje od widoczna jest data ostatniej modyfikacji szablonu. Jeżeli szablon jest definiowany po raz pierwszy, to ramka ta jest pusta. Po przeprowadzeniu zmian w definicji szablonu należy je zapamiętać przyciskiem polecenia Zapisz. Każda modyfikacja istniejącego szablonu traktowana jest jak nowa operacja Zmiana szablonu księgowania. Wybranie przycisku Zapisz spowoduje wyświetlenie dialogu Zapisz operację, w którym należy potwierdzić dokonanie operacji zmiany szablonu księgowania. W celu dobrego udokumentowania historii zmian, wskazane jest umieszczanie w polu Komentarz informacji o przyczynach i ewentualnie zakresie zmian szablonu. MXSTFV2014P0001

51 Kartoteki 5 7 Rys. 5-9 Dialog Zapisz operację. UWAGA Po przeprowadzeniu zmiany układu szablonu wszystkie operacje wykonane z wykorzystaniem tego szablonu będą księgowane według nowego układu. UWAGA W module przewidziano, że dziennie dopuszczalna jest jednokrotna zmiana układu szablonu księgowania. Z tego powodu kolejna zmiana przeprowadzona tego samego dnia nadpisuje poprzednią. Na liście operacji będzie widoczna tylko jedna zmiana szablonu księgowania dziennie, niezależnie od ilości kroków, w których była przeprowadzana. Możliwe jest również utworzenie nowego szablonu na bazie istniejącego po wybraniu przycisku. Zdefiniowanie przyczyn likwidacji Podczas likwidacji środka trwałego można wskazać przyczynę likwidacji. Po zainstalowaniu modułu dostępna jest tylko jedna predefiniowana przyczyna: Przekazanie środka trwałego. Aby możliwe było wykorzystywanie innych przyczyn likwidacji należy je wcześniej zdefiniować w ustawieniach. Definiowania przyczyn likwidacji należy dokonać w panelu Przyczyny likwidacji ustawień. Dostęp do panelu umożliwia wybranie polecenia Ustawienia z menu Funkcje lub odpowiedniego przycisku na pasku narzędziowym modułu. Pojawia się okno Ustawienia. Z drzewka ustawień należy wybrać zakładkę Przyczyny likwidacji. Rys Panel Przyczyny likwidacji.

52 5 8 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Dostępna na liście para kolumn Dod. Info i Opis dodatkowych info działa na zasadzie wymuszenia wpisu treści jeżeli zaznaczone jest pole wyboru. Jeżeli przyczyna likwidacji zawiera dodatkowe informacje, to podczas dokumentowania likwidacji, po jej wybraniu z listy w dialogu Likwidacja środka, pojawia się pole o nazwie wprowadzonej w kolumnie Opis dodatkowych info tego panelu. MXSTFV2014P0001

53 Odwzorowanie elementów struktury przedsiębiorstwa Każde przedsiębiorstwo ma własną organizację i przyjęte zasady prowadzenie rachunkowości. Mogą one, być pomocne w dokumentowaniu procesów użytkowania środków trwałych. Przed rozpoczęciem ewidencjonowania środków wskazane jest zdefiniowanie niektórych elementów opisu organizacji. Zdefiniowanie lat działalności W module Forte Środki Trwałe wprowadzone zostało pojęcie lat działalności. Lata działalności umożliwiają rozliczanie procesów związanych z kolejnymi latami obrachunkowymi. Początek i koniec roku działalności powinien być w module definiowany zgodnie z odpowiednimi datami roku obrachunkowego przedsiębiorstwa. UWAGA Jeżeli w systemie będą naliczane umorzenia środków objętych ograniczeniami podatkowymi w trakcie obowiązywania tych ograniczeń (np. będzie naliczana amortyzacja za rok 1996 środków aktualizowanych w roku 1995), należy zdefiniować lata rozpoczynając od 1994, nawet jeżeli amortyzacja będzie naliczana dopiero w roku W przeciwnym przypadku nie będzie można poprawnie zdefiniować ograniczeń podatkowych. UWAGA Jeżeli do ewidencji będą wprowadzane środki amortyzowane wcześniej poza systemem i objęte nowymi zasadami odliczeniami VAT po 1 maja 2004 roku, to w tym panelu należy zdefiniować wszystkie lata, w których były amortyzowane. Ma to na celu umożliwienie prawidłowego opisania historii odliczeń VAT. UWAGA Jeżeli w module będą ewidencjonowane umowy LWD (opisujące korzystanie z obcych środków trwałych), to konieczne jest zdefiniowanie wszystkich lat działalności objętych umowami. Zdefiniowanie kolejnych lat działalności jest możliwe w panelu Lata działalności ustawień modułu. Dostęp do panelu umożliwia wybranie polecenia Ustawienia z menu Funkcje lub odpowiedniego przycisku na pasku narzędziowym. Pojawia się okno Ustawienia. Z drzewka ustawień należy wybrać zakładkę Lata działalności.

54 6 2 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Rys. 6-1 Panel Lata działalności. Aby dodać kolejny rok działalności, należy przyciskiem roku, a następnie zapisać wprowadzoną treść. uaktywnić nową linię, wpisać do niej opis UWAGA Dla uniknięcia nieporozumień najlepiej stosować nazwy i daty dotyczące kolejnych lat zgodne ze stosowanymi w module finansowo-księgowym. Wprowadzenie kwot ulg inwestycyjnych System umożliwia również uwzględnienie ulg inwestycyjnych, w kolejnych latach działalności, zgodnie z odpowiednimi przepisami. Wprowadzenie kwot ulg inwestycyjnych w kolejnych latach jest możliwe w panelu Lata działalności ustawień modułu. Dostęp do panelu umożliwia wybranie polecenia Ustawienia z menu Funkcje lub odpowiedniego przycisku na pasku narzędziowym. Pojawia się okno Ustawienia. Z drzewka ustawień należy wybrać zakładkę Lata działalności. Rys. 6-2 Panel Lata działalności z kwotami ulg. Przycisk zmiany. uruchamia tryb edycji dla wskazanego roku. Po wprowadzeniu kwoty ulgi, należy zapisać MXSTFV2014P0001

55 Odwzorowanie elementów struktury przedsiębiorstwa 6 3 Wprowadzenie proporcji obrotów VAT Moduł Forte Środki Trwałe umożliwia rozliczanie podatku VAT, w zależności od proporcji kwot obrotu z działalności uprawniającej do odliczenia VAT i obrotu ogółem, zgodnie z zasadami wprowadzonymi od 1 maja 2004 roku z uwzględnieniem zmian w tym zakresie wprowadzanych od 2011 roku. W tym celu przed rozpoczęciem wprowadzania środków do ewidencji należy dla kolejnych okresów rozliczeniowych określić udział procentowy obrotu, w związku z którym przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego. UWAGA Jeżeli do ewidencji będą wprowadzane środki amortyzowane wcześniej poza systemem, to w tym panelu należy zdefiniować wszystkie lata, w których były amortyzowane. Umożliwia to prawidłowe opisanie historii odliczeń VAT. Zdefiniowanie okresów rozliczeniowych i proporcji obrotów jest możliwe w panelu Proporcje VAT ustawień modułu. Dostęp do panelu umożliwia wybranie polecenia Ustawienia z menu Funkcje lub odpowiedniego przycisku na pasku narzędziowym. Pojawia się okno Ustawienia. Z drzewka ustawień należy wybrać zakładkę Proporcje VAT. Rys. 6-3 Panel Proporcje VAT. Nazwa okresu W tej kolumnie należy wpisać nazwę kolejnego okresu rozliczeniowego. Początek i Koniec W tych kolumnach należy wpisać w formacie RRRR-MM-DD datę początku i końca okresu rozliczeniowego. W roku 2004 był to okres od początku maja do końca grudnia, w kolejnych latach jest to w zasadzie rok kalendarzowy. Prop. VAT W tej kolumnie należy wpisać proporcje kwot obrotu z działalności uprawniającej do odliczenia VAT i obrotu ogółem, obliczone zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług na podstawie obrotów poprzedniego roku. Wyliczenie proporcji należy przeprowadzić w module finansowoksięgowym. Wpisana wartość jest traktowana jako wstępna, dla definiowanego okresu rozliczeniowego oraz jako rzeczywista dla poprzedniego okresu. System wykorzystuje wpisaną wartość do wyliczania korekty rocznej oraz wyliczania VAT w kolejnych miesiącach bieżącego roku. Korekty Zaznaczenie tego pola wyboru uaktywnia obliczanie korekt VAT dla opisywanego roku. Różn.2% Zaznaczenie tego pola wyboru uaktywnia mechanizm obliczania korekt VAT dla opisywanego okresu, gdy różnica pomiędzy wartością proporcji w kolejnych latach jest mniejsza niż 2 %.

56 6 4 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Zdefiniowanie ograniczeń podatkowych Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów wprowadzone zostały ograniczenia wielkości kwot umorzeń w kolejnych latach dla środków trwałych zakupionych przed 1995 rokiem i aktualizowanych w 1995 roku. Skutki tego ciągle obowiązują dla środków trwałych spełniających warunki rozporządzenia. System umożliwia uwzględnianie w procesie naliczania kwot umorzeń ograniczeń podatkowych, pod warunkiem ich wcześniejszego zdefiniowania w panelu Ograniczenia podatkowe ustawień modułu. Dostęp do panelu umożliwia wybranie polecenia Ustawienia z menu Funkcje lub odpowiedniego przycisku na pasku narzędziowym. Pojawia się okno Ustawienia. Z drzewka ustawień należy wybrać zakładkę Ograniczenia podatkowe. Rys. 6-4 Panel Ograniczenia podatkowe. W kolejnych wierszach tabeli panelu widoczne są lata działalności, dla których zdefiniowane są ograniczenia podatkowe. Po wybraniu nazwy roku z ograniczeniami podatkowymi należy podświetlić ją i wybrać przycisk, otwierający okno Ograniczenia podatkowe, w którym możliwe jest zdefiniowanie ograniczeń. Dostępne są, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, dwie metody definiowania ograniczeń podatkowych, odrębnie dla roku 1995 i dla lat następnych. Rys. 6-5 Okno Ograniczenia podatkowe dla roku MXSTFV2014P0001

57 Odwzorowanie elementów struktury przedsiębiorstwa 6 5 Rys. 6-6 Okno Ograniczenia podatkowe dla roku 1996 i Rozpoczęcie procesu definiowania następuje po zaznaczeniu opcji, uaktywniającej odpowiednio górną lub dolną część okna, a tym samym wybraniu metody naliczania ograniczeń. Następnie należy wypełnić aktywne pola panelu przez wpisanie liczb lub wybranie z rozwijanych pól listy odpowiednich dla wybranej metody wartości. Należy pamiętać, że poprawne działanie w systemie wpisywanego ograniczenia jest uzależnione od wypełnienia wszystkich pól w wybranej części okna. Zdefiniowanie miejsc użytkowania W module możliwe jest zdefiniowanie miejsc użytkowania środków trwałych, ułatwiające późniejsze wykorzystanie prowadzonej w module ewidencji do celów np. inwentaryzacji. W celu zdefiniowania kolejnego miejsca użytkowania należy wybrać polecenie Miejsca użytkowania z menu Funkcje lub odpowiedni przycisk na pasku narzędziowym. Wyświetlone zostanie okno Miejsca użytkowania. Rys. 6-7 Okno Miejsce użytkowania z panelem Miejsce użytkowania. W lewej części okna znajduje się zaczątek struktury drzewiastej o nazwie Miejsca użytkowania. Traktując go jako korzeń drzewa miejsc użytkowania można zbudować planowaną strukturę drzewiastą przeznaczoną do późniejszego wykorzystywania w module. Po wybraniu przycisku wyświetlony zostanie pusty panel Miejsce użytkowania, w którym należy wprowadzić definicję nowego miejsca, a następnie zapisać wprowadzoną treść przyciskiem następujące informacje: Nazwa miejsca W tym polu należy wpisać nazwę definiowanego miejsca użytkowania.. Opis miejsca użytkowania zawiera

58 6 6 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Symbol miejsca W tym polu należy wpisać symbol, który identyfikuje definiowane miejsce. Symbol ten może być później wykorzystywany do generowania numerów ewidencyjnych środków. Wzorzec num. ew. W tym polu można zdefiniować wzorzec numeru ewidencyjnego generowanego automatycznie w oparciu o miejsce użytkowania. Pomocą są wybierane z rozwijanego pola listy elementy numeru ewidencyjnego środka trwałego. Dostępne są następujące elementy wzorca numeru: #L numer porządkowy #u kolejny numer środka w roku przyjęcia do użytkowania #z kolejny numer środka w roku zakupu #n kolejny numer środka w miejscu użytkowania/grupie środków #K numer w KŚT #M symbol miejsca użytkowania #G symbol grupy środków #U określona liczba cyfr roku przyjęcia do użytkowania #p pisany cyframi arabskimi miesiąc przyjęcia do użytkowania #P pisany cyframi rzymskimi miesiąc przyjęcia do użytkowania #Z określona liczba cyfr roku zakupu #a pisany cyframi arabskimi miesiąc zakupu #A pisany cyframi rzymskimi miesiąc zakupu. Umieszczona pomiędzy znakiem # i literą cyfra, np. #3L, określa liczbę cyfr w tworzonym numerze ewidencyjnym. Z tych elementów można składać dowolne wzorce numerów ewidencyjnych. Np. dla miejsca użytkowania o symbolu MC1 wzorzec zdefiniowany jako #M/WAW/#m będzie generował kolejne numery ewidencyjne MC1/WAW/1, MC1/WAW/2, itd. Numer ostatniego środka W tym polu widoczny jest numer środka ostatnio nadany podczas automatycznego tworzenia numeru ewidencyjnego. W czasie przygotowywania modułu do pracy, gdy nie były jeszcze wykonywane żadne operacje w tym polu powinno być zero. Zdefiniowanie centrów kosztów Jeżeli firma prowadzi ewidencję wymagającą stosowania centrów kosztów, należy przeprowadzić ich definiowanie dla znanych już rodzajów działalności. Można w każdym czasie zdefiniować następne centra kosztów i deklarować udział w nich posiadanych środków trwałych. W celu zdefiniowania kolejnego centrum kosztów należy wybrać polecenie Centrum kosztów z menu Funkcje lub odpowiedni przycisk na pasku narzędziowym. Wyświetlone zostanie okno Centra kosztów. MXSTFV2014P0001

59 Odwzorowanie elementów struktury przedsiębiorstwa 6 7 Rys. 6-8 Okno Centrum kosztów z panelem Centra kosztów. W lewej części okna znajduje się zaczątek struktury drzewiastej o nazwie Centra kosztów. Traktując go jako korzeń drzewa centrów kosztów można zbudować planowaną strukturę drzewiastą przeznaczoną do późniejszego wykorzystywania w module. Po wybraniu przycisku wyświetlony zostanie pusty panel Centra kosztów, w którym należy wprowadzić nazwę nowego centrum. UWAGA Jeżeli w panelu Współpraca z FK ustawień modułu wybrana jest jedna z opcji wspólnych danych, to nowo utworzone centrum staje się elementem wspólnego słownika ośrodki odpowiedzialności i może być wykorzystywane w innych modułach systemu zgodnie z ich zasadami działania. Kolejnym krokiem jest wywołanie przyciskiem Wzorzec księgowania amortyzacja bil. (pod.) okna Tabela kont bil. (pod.). Rys. 6-9 Okno Tabela kont. W oknie Tabela kont bil. (pod.), należy zdefiniować zestaw kont, na których będą księgowane kwoty umorzeń w centrum.

60 6 8 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe UWAGA Zestaw kont przypisanych do centrum jest nadrzędny w stosunku do szablonu księgowania środka trwałego w czasie jego przypisania do centrum. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy w panelu Konta opisu środka zaznaczone zostało pole wyboru Używaj zawsze kont zdefiniowanych w szablonie. W górnej części okna znajduje się tabela, umożliwiająca zdefiniowanie zestawu kont księgowania podstawowego, zaś w dolnej - zdefiniowanie zestawu kont księgowania równoległego. W części Konto Wn, widoczna jest również kolumna Procent, umożliwiająca określenie podziału kwoty na poszczególne konta. Jeżeli suma liczb wpisanych w kolumnie Procent jest mniejsza od 100, należy dopisać kolejne wiersze w tabelce. Podczas dodawania kolejnego wiersza moduł podpowie, jaki procent kwoty pozostał do rozksięgowania. Pole Obowiązuje od dnia zawiera datę ostatniej modyfikacji zestawu. Jeżeli zestaw jest definiowany po raz pierwszy, to pole jest puste. Po przeprowadzeniu zmian w definicji zestawu należy je zapamiętać przyciskiem. Każda modyfikacja istniejącego zestawu kont jest traktowana jest jak nowa operacja i gdy w celu zapamiętania zmian wybrany zostanie przycisk to spowoduje wyświetlenie dialogu Zmiana wzorca księgowania centrum kosztów, w którym należy potwierdzić dokonanie operacji zmiany zestawu kont. Rys Dialog Zmiana wzorca księgowania centrum kosztów. UWAGA W celu zapewnienia spójności danych, dziennie dopuszczalna jest jednokrotna zmiana układu wzorca księgowania centrum kosztów. GruZdefiniowanie grup środków W module możliwe jest grupowanie wprowadzonych środków w celu ułatwienia obsługi procesu ich użytkowania. Środki trwałe można zgrupować według dowolnego scenariusza, np. numerów pokojów firmy, oddziałów, departamentów, tych samych nazw towarów przychodzących w różnych dostawach, itp. Organizacja grup może być dowolnie dostosowana do struktury firmy. Każdy ze środków trwałych może być włączony do dowolnej liczby grup. Definiowanie grupy należy przeprowadzić w oknie Środki trwałe. W celu wyświetlenia tego okna należy wybrać polecenie Środki trwałe z menu Funkcje lub odpowiedni przycisk na pasku narzędziowym. MXSTFV2014P0001

61 Odwzorowanie elementów struktury przedsiębiorstwa 6 9 Rys Prawa część okna Środki trwałe ze strukturą grup. W lewej części okna znajduje się zaczątek struktury drzewiastej o nazwie Środki trwałe. Traktując ją jako korzeń drzewa grup środków trwałych można zbudować planowaną strukturę drzewiastą, przeznaczoną do późniejszego wykorzystywania w module. Po wybraniu przycisku wyświetlony zostanie dialog Właściwości grup środków, w którym należy wprowadzić definicję nowej grupy. Rys Dialog Właściwości grup środków. Nazwa grupy W tym polu należy wpisać nazwę definiowanej grupy środków. Symbol grupy W tym polu należy wpisać symbol, który identyfikuje definiowaną grupę. Symbol ten może być później wykorzystywany do automatycznego generowania numerów ewidencyjnych środków. Wzorzec num. ew. W tym polu można zdefiniować wzorzec numeru ewidencyjnego generowanego automatycznie w oparciu o grupę środków. Pomocą są wybierane z rozwijanego pola listy elementy numeru ewidencyjnego środka trwałego. Dostępne są następujące elementy wzorca numeru: #L numer porządkowy #u kolejny numer środka w roku przyjęcia do użytkowania #z kolejny numer środka w roku zakupu #n kolejny numer środka w miejscu użytkowania/grupie środków #K numer w KŚT

62 6 10 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe #M symbol miejsca użytkowania #G symbol grupy środków #U określona liczba cyfr roku przyjęcia do użytkowania #p pisany cyframi arabskimi miesiąc przyjęcia do użytkowania #P pisany cyframi rzymskimi miesiąc przyjęcia do użytkowania #Z określona liczba cyfr roku zakupu #a pisany cyframi arabskimi miesiąc zakupu #A pisany cyframi rzymskimi miesiąc zakupu. Umieszczona pomiędzy znakiem # i literą cyfra, np. #3L, określa liczbę cyfr w tworzonym numerze ewidencyjnym. Z tych elementów można składać dowolne wzorce numerów ewidencyjnych. Np. dla miejsca użytkowania o symbolu GR1, wzorzec zdefiniowany jako #G/WAW/#m będzie generował kolejne numery ewidencyjne GR1/WAW/1, GR1/WAW/2, itd. Numer ostatniego środka W tym polu widoczny jest numer środka ostatnio nadany podczas automatycznego tworzenia numeru ewidencyjnego. W czasie przygotowywania modułu do pracy, gdy nie były jeszcze wykonywane żadne operacje w tym polu powinno być zero. MXSTFV2014P0001

63 Ustawienia merytoryczne W tej części podręcznika omówiony zostanie wpływ ustawień merytorycznych w module Forte Środki Trwałe, na działanie systemu. Pod ustawieniami merytorycznymi będziemy rozumieć takie parametry określane w oknie ustawień modułu, które wpływają na rozliczanie procesu eksploatacji środka trwałego. Pomijamy tu ustawienia techniczne, których poprawność nadzorować powinien administrator. W zależności od zastosowanego ustawienia wystąpi różnica w zmianie wartości środka trwałego w czasie. Analiza tych różnic pozwoli na wybór ustawienia najkorzystniejszego dla przedsiębiorstwa. Uaktualnienie Klasyfikacji Środków Trwałych Podstawą do automatyzacji niektórych czynności w module jest Klasyfikacja Środków Trwałych i związany z nią wykaz rocznych stawek amortyzacyjnych. Podstawowa Klasyfikacja Środków Trwałych jest załącznikiem do Rozporządzenia Rady Ministrów natomiast związany z nią wykaz rocznych stawek amortyzacyjnych jest załącznikiem do ustawy o podatku dochodowym. Stanowi podstawę do rozliczania procesu eksploatacji środków trwałych. Moduł Forte Środki Trwałe posiada dwie tabele: podstawową i dodatkową. Klasyfikacja podstawowa zawiera dane z przywołanych powyżej polskich przepisów podatkowych i jej zawartość jest dostarczana razem z modułem. Klasyfikacja dodatkowa jest pustą tabelą, która powinna zostać wypełniona przez użytkownika przed rozpoczęciem ewidencjonowania środków w module. System umożliwia stosowanie dwóch różnych klasyfikacji: jednej do amortyzacji podatkowej, drugiej do amortyzacji bilansowej. Ze względu na możliwe zmiany przepisów, wskazane jest przed rozpoczęciem wykorzystywania modułu oraz po wydaniu nowych przepisów przejrzenie bazy klasyfikacji podstawowej i ewentualne dokonanie zmian. Moduł dostarcza tabelę, prezentującą hierarchiczny podział środków trwałych na grupy, podgrupy i rodzaje. Jeśli jest potrzebny bardziej szczegółowy podział, należy wprowadzić do niej modyfikacje. Przeprowadzenie aktualizacji kartotek KŚT jest możliwe w panelu Klasyfikacja środków ustawień modułu. Dostęp do panelu umożliwia wybranie polecenia Ustawienia z menu Funkcje lub odpowiedniego przycisku na pasku narzędziowym. Pojawia się okno Ustawienia. Z drzewka ustawień należy wybrać zakładkę Klasyfikacja środków. W nagłówku panelu znajduje się nazwa klasyfikacji (podstawowa lub dodatkowa). Przełączenia dokonuje się przyciskiem. Poniżej znajdują się dwa pola wyboru, zaznaczenie których przypisuje stosowanie klasyfikacji do rodzaju amortyzacji.

64 7 2 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Rys. 7-1 Panel Klasyfikacja środków z tabelą klasyfikacji podstawowej. Dla klasyfikacji dodatkowej udostępniona jest pusta struktura bazy, która powinna zostać wypełniona przez użytkownika przed rozpoczęciem ewidencjonowania środków. Zawartość tej bazy będzie zależeć od zasad przyjętych do stosowania w przedsiębiorstwie. Rys. 7-2 Panel Klasyfikacja środków z tabelą klasyfikacji dodatkowej. W wypełnianiu struktury klasyfikacji dodatkowej pomocna będzie znajomość niektórych zasad pracy w tym panelu. Aby dodać kolejną pozycję należy wybrać przycisk, w dodanej linii wpisać informację o odpowiedniej grupie środków trwałych i zapisać je. Poszczególne kolumny zawierają dane tworzące pozycje tabeli KŚT. W kolumnie Numer należy wpisać numer identyfikujący pozycję w tabeli. Numer może zawierać maksymalnie sześć cyfr. Trzy pierwsze cyfry odpowiadają symbolowi grupy, podgrupy, rodzaju. Kolejne trzy stanowią dalsze rozwinięcie w hierarchii podziału. Przy wpisywaniu moduł grupuje ten ciąg liczb według schematu xxx-xxx, stąd użytkownik nie musi myśleć o sposobie ich wprowadzania. Jeżeli numer zawiera jedną lub dwie cyfry jest traktowany jak nagłówek grupy i wyróżniany odpowiednią czcionką. W kolumnie Opis należy umieścić nazwę zdefiniowanej grupy, podgrupy, rodzaju środków. W kolumnie Stopa należy umieścić liczbę odpowiadającą wartość rocznej stawki amortyzacyjnej. Wszystkie nagłówki kolumn są jednocześnie przyciskami sortującymi, tzn. kliknięcie nagłówka lewym przyciskiem myszy powoduje ustawienie wierszy tabeli według zawartości pól tej kolumny. Kolejne MXSTFV2014P0001

65 Ustawienia merytoryczne 7 3 klikanie tego samego nagłówka powoduje sortowanie według wartości rosnących lub malejących. W wybranej (aktywnej) kolumnie udostępnione jest dodatkowo wyszukiwanie według początkowych znaków opisu. W celu jego zastosowania należy wpisać z klawiatury ten ciąg znaków. Ustawienia umorzeń jednorazowych Panel Umorzenia jednorazowe ustawień modułu umożliwia wybór miesiąca, w który będą księgowane umorzenia jednorazowe środków trwałych. Środki trwałe o wartości mniejszej od określonej przepisami mogą być umarzane jednorazowo. Należy określić miesiąc zaliczenia w koszty kwoty ich umorzenia. Możliwe jest to w: miesiącu zakupu, miesiącu przyjęcia do użytkowania miesiącu następnym po miesiącu przyjęcia do użytkowania. Dostęp do panelu umożliwia wybranie polecenia Ustawienia z menu Funkcje lub odpowiedniego przycisku na pasku narzędziowym. Pojawia się okno Ustawienia. Należy rozwinąć grupę Parametry globalne i wybrać z drzewka ustawień zakładkę Umorzenia jednorazowe. UWAGA Ustawienia w tym panelu mają wpływ na naliczane kwoty umorzeń, dlatego powinny być zdefiniowane przed rozpoczęciem pracy z firmą i nie powinny być później zmieniane. Po przeprowadzaniu zmiany, każde wyznaczanie planu amortyzacji zostanie przeprowadzone zgodnie z nowymi ustawieniami. Nieprzemyślana zmiana tego ustawienia może spowodować niezgodny z oczekiwaniami przebieg umorzenia środków. Rys. 7-3 Panel Umorzenia jednorazowe. Wynikiem przeprowadzonych tu ustawień jest jedynie określenie miesiąca księgowania umorzenia. Dla środka zakupionego w marcu, a przyjętego do użytkowania w maju zdefiniowane tu ustawienia spowodują: Wybrane ustawienie w miesiącu zakupu w miesiącu przyjęcia do użytkowania w miesiącu następnym po miesiącu przyjęciu do użytkowania Księgowanie umorzenia marzec maj czerwiec

66 7 4 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Ustawienia amortyzacji degresywnej Panel Amortyzacja degresywna ustawień modułu zawiera kilka możliwości wyboru ułatwiających dopasowanie przebiegu umorzeń amortyzacji degresywnej do sposobu działania przedsiębiorstwa. UWAGA Ustawienia w tym panelu mają wpływ na naliczane kwoty umorzeń, dlatego powinny być zdefiniowane przed rozpoczęciem pracy z danymi firmy i nie powinny być później zmieniane. Po przeprowadzaniu zmiany, każde wyznaczanie planu amortyzacji zostanie przeprowadzone zgodnie z nowymi ustawieniami modułu. Nieprzemyślana zmiana tego ustawienia może spowodować niezgodny z oczekiwaniami przebieg umorzenia środków. Dostęp do panelu umożliwia wybranie polecenia Ustawienia z menu Funkcje lub odpowiedniego przycisku na pasku narzędziowym. Pojawia się okno Ustawienia. Należy rozwinąć grupę Parametry globalne i wybrać z drzewka ustawień zakładkę Amortyzacja degresywna. Rys. 7-4 Panel Amortyzacja degresywna. Na podstawie przyjętych w przedsiębiorstwie zasad rachunkowości należy dokonać odpowiednich ustawień sposobu naliczania umorzeń amortyzacji degresywnej. Przed rozpoczęciem ewidencjonowania środków trwałych można sprawdzić skutki zmian ustawień. W tym celu należy wprowadzić testowy środek trwały o wymaganych do porównań parametrach. Następnie można zmieniać ustawienia i w panelu Arkusz opisu niezatwierdzonego środka trwałego sprawdzać przewidywany przebieg amortyzacji. Kwoty kolejnych umorzeń można również wydrukować wykonując w tym panelu raport Przewidywany przebieg amortyzacji. Porównanie wpływu zastosowania każdego z ustawień przedstawimy poniżej. Dla powtarzalności prezentacji przyjmujemy następujące założenia. Rok obrachunkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Do rozważań wykorzystany zostanie środek trwały o wartości początkowej zł, przyjęty do użytkowania w połowie lipca. W celu pokazania porównań zastosowano następujące zasady amortyzacji: Amortyzacja bilansowa liniowa ze stopą procentową 30% i współczynnikiem modyfikującym równym 1,00. Amortyzacja podatkowa degresywna ze stopą procentową 30%, współczynnikiem modyfikującym równym 2,00 oraz odliczeniem 30% wartości w miesiącu przyjęcia do użytkowania. MXSTFV2014P0001

67 Ustawienia merytoryczne 7 5 Moment wyznaczania nowej kwoty umorzenia rocznego Grupa opcji zatytułowana Nowa kwota umorzeń rocznych będzie wyznaczana: zawiera dwie opcje: po upływie kolejnego roku od daty przyjęcia do użytkowania na początku każdego roku obrachunkowego Zaznaczona opcja określa moment wyznaczenia nowej kwoty umorzenia w kolejnym roku (początek kolejnego roku amortyzacji degresywnej). Rys. 7-5 Porównanie przebiegu narastania sumy umorzeń amortyzacji degresywnej - w. 1. Symbolem B (bilansowa) jest oznaczony przebieg amortyzacji liniowej stanowiący odniesienie. P1 (podatkowa 1) oznacza przebieg amortyzacji degresywnej, gdy nowa kwota umorzenia jest wyznaczana po upływie kolejnego roku od daty przyjęcia do użytkowania. P5 (podatkowa 5) oznacza przebieg amortyzacji degresywnej, gdy nowa kwota umorzenia jest wyznaczana na początku każdego roku obrachunkowego. Moment przejścia z metody degresywnej na liniową Oddzielnie dla amortyzacji bilansowej i podatkowej dostępne są po dwie opcje określające moment przejścia z metody degresywnej na liniową: w roku następnym po roku, w którym umorzenie degresywne stanie się mniejsze od wyznaczanego metodą liniową w roku, w którym umorzenie degresywne stanie się mniejsze od wyznaczanego metodą liniową Zaznaczona opcja określa moment zakończenia umarzania kwotami wyliczonymi metodą degresywną i przejście do wyliczania kwot umorzenia metodą liniową.

68 7 6 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Rys. 7-6 Porównanie przebiegu narastania sumy umorzeń amortyzacji degresywnej - w. 2. Symbolem B (bilansowa) jest oznaczony przebieg amortyzacji liniowej stanowiący odniesienie. P1 (podatkowa 1) oznacza przebieg amortyzacji degresywnej, gdy przejście na metodę liniową nastąpi w roku następnym po roku, w którym umorzenie degresywne stanie się mniejsze od wyznaczanego metodą liniową. P2 (podatkowa 2) oznacza przebieg amortyzacji degresywnej, gdy przejście na metodę liniową nastąpi w roku, w którym umorzenie degresywne stanie się mniejsze od wyznaczanego metodą liniową. Sposób ustalania wartości początkowej w amortyzacji przyspieszonej Pole wyboru Dla amortyzacji przyspieszonej umorzenie w pierwszym roku zmniejsza wartość początkową w kolejnych latach umożliwia sterowanie sposobem wyznaczania wartości początkowej środka, do naliczenia kwot umorzeń w kolejnych latach degresywnych. Dotyczy to nowych środków trwałych objętych nadzwyczajnym przyspieszeniem amortyzacji, dla których zaznaczone zostało pole wyboru amortyzacja przyspieszona (30% w mies. przyjęcia) na panelu Amortyzacja opisu środka. MXSTFV2014P0001

69 Ustawienia merytoryczne 7 7 Rys. 7-7 Porównanie przebiegu narastania sumy umorzeń amortyzacji degresywnej - w. 3. Symbolem B (bilansowa) jest oznaczony przebieg amortyzacji liniowej stanowiący odniesienie. P7 (podatkowa 7) oznacza przebieg amortyzacji degresywnej, gdy nie zaznaczone pole wyboru Dla amortyzacji przyspieszonej umorzenie w pierwszym roku zmniejsza wartość początkową w kolejnych latach. P8 (podatkowa 8) oznacza przebieg amortyzacji degresywnej, gdy zaznaczone pole wyboru Dla amortyzacji przyspieszonej umorzenie w pierwszym roku zmniejsza wartość początkową w kolejnych latach. Określenie momentu rozpoczęcia amortyzacji Panel Rozpoczęcie amortyzacji ustawień modułu umożliwia ustalenie miesiąca rozpoczęcia umarzania środków metodą degresywną lub liniową. Ustawienie to jest oddzielne dla amortyzacji podatkowej i bilansowej. UWAGA Ustawienia w tym panelu mają wpływ na naliczane kwoty umorzeń, dlatego powinny być zdefiniowane przed rozpoczęciem pracy z danymi firmy i nie powinny być później zmieniane. Po przeprowadzaniu zmiany ustawień, każde wyznaczanie planu amortyzacji zostanie przeprowadzone zgodnie z nowymi ustawieniami. Dostęp do panelu umożliwia wybranie polecenia Ustawienia z menu Funkcje lub odpowiedniego przycisku na pasku narzędziowym. Pojawia się okno Ustawienia. Należy rozwinąć grupę Parametry globalne i wybrać z drzewka ustawień zakładkę Rozpoczęcie amortyzacji.

70 7 8 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Rys. 7-8 Panel Rozpoczęcie amortyzacji. Zaznaczenie odpowiednich opcji, zgodnie z zasadami prowadzenia rachunkowości przyjętymi w przedsiębiorstwie, powoduje jedynie przesunięcie o miesiąc naliczenia kwoty pierwszego umorzenia. Może również nieznacznie wpływać na kwoty kolejnych umorzeń przy amortyzacji degresywnej. Rys. 7-9 Porównanie przebiegu narastania sumy umorzeń amortyzacji degresywnej - w. 4. Symbolem B (bilansowa) jest oznaczony przebieg amortyzacji liniowej stanowiący odniesienie. P2 (podatkowa 2) oznacza przebieg amortyzacji degresywnej, gdy amortyzacja rozpoczyna się w miesiącu przyjęcia do użytkowania. P6 (podatkowa 6) oznacza przebieg amortyzacji degresywnej, gdy amortyzacja rozpoczyna się w miesiącu następnym po miesiącu przyjęcia do użytkowania. MXSTFV2014P0001

71 Ustawienia merytoryczne 7 9 Ustawienia sposobu zaokrąglania w planie amortyzacji Panel Zaokrąglenia w planie amortyzacji ustawień modułu zawiera ustawienia sterujące sposobem zaokrąglania kwot umorzeń podczas amortyzacji środków w przedsiębiorstwie. UWAGA Ustawienia w tym panelu mają wpływ na naliczane kwoty umorzeń, dlatego powinny być zdefiniowane przed rozpoczęciem pracy z danymi firmy i nie powinny być później zmieniane. Po przeprowadzaniu zmiany ustawień, każde wyznaczanie planu amortyzacji zostanie przeprowadzone zgodnie z nowymi ustawieniami. Nieprzemyślana zmiana tego ustawienia może spowodować niezgodny z oczekiwaniami przebieg umorzenia środków. Dostęp do panelu umożliwia wybranie polecenia Ustawienia z menu Funkcje lub odpowiedniego przycisku na pasku narzędziowym. Pojawia się okno Ustawienia. Należy rozwinąć grupę Parametry globalne i wybrać z drzewka ustawień zakładkę Zaokrąglenia w planie amortyzacji. Rys Panel Zaokrąglenia w planie amortyzacji. Wyznaczając kwotę umorzenia miesięcznego, zmuszeni jesteśmy do dokonania zaokrąglenia tej kwoty w przypadku, gdy kwota umorzenia rocznego nie dzieli się dokładnie przez ilość miesięcy. W module można wybrać jeden z dwóch sposobów doliczania w planie amortyzacji różnic, wynikających z zaokrąglania do pełnych groszy, pomiędzy wyznaczoną kwotą umorzenia rocznego a sumą kwot umorzeń miesięcznych. Możliwe jest ich doliczanie na bieżąco (w miesiącu, w którym przekroczy jeden grosz) lub jednorazowo (w ostatnim miesiącu roku, dla którego przekroczy jeden grosz). W tabeli poniżej przedstawione zostało zestawienie kwot umorzeń w jednym roku dla każdej z metod zaokrąglania: Miesiąc na bieżąco 3,91 3,91 3,91 3,90 3,91 3,91 3,91 3,91 3,91 3,90 3,91 3,91 jednorazowo 3,90 3,90 3,90 3,90 3,90 3,90 3,90 3,90 3,90 3,90 3,90 4,00 Kwota ostatniego umorzenia środka jest wyrównaniem sumy kwot umorzeń do wartości początkowej. Z tego powodu mogą to być bardzo niskie kwoty, nawet 1 grosz. W module można ustalić sposób zaokrąglania ostatniej kwoty umorzenia. Można ustalić, że: ostatnie umorzenie nie będzie zaokrąglane lub można określić minimalną wartość kwoty ostatniego umorzenia, poniżej której będzie ona doliczana do umorzenia w poprzednim miesiącu. W tabeli poniżej przedstawione zostało zestawienie kwot umorzeń w ostatnim roku dla każdej z metod zaokrąglania:

72 7 10 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Miesiąc nie zaokrąglane 0,39 0,39 0,39 0,39 0,39 0,36 minimalna kwota 0,50 0,39 0,39 0,39 0,39 0,75 Sposób rozliczania zmian wartości Panel Zmiany wartości ustawień modułu zawiera ustawienia sterujące sposobem uwzględniania zmian wartości środków podczas ich amortyzacji w przedsiębiorstwie. W przypadku zmiany wartości środka trwałego należy określić sposób traktowania przez moduł kwot zmian wartości środków trwałych. W module można ustalić, czy kwota zmiany wartości środka trwałego, przeprowadzonej po aktualizacji, będzie podlegać ograniczeniom podatkowym, czy zmiana wartości będzie uwzględniona w umorzeniach w następnym miesiącu po jej przeprowadzeniu, czy zmiana wartości będzie obowiązywać w następnym roku degresywnym po jej przeprowadzeniu, oraz czy zmiana wartości w pierwszym roku spowoduje odliczenie części zmiany wartości w miesiącu dokonania zmiany. Ponadto można ustalić czy możliwe będzie odliczenie więcej niż 30% wartości środka w miesiącu przyjęcia do użytkowania, jeżeli takie wartości wynikną z parametrów amortyzacji przyjętych dla środka. UWAGA Ustawienia w tym panelu mają wpływ na naliczane kwoty umorzeń, dlatego powinny być zdefiniowane przed rozpoczęciem pracy z danymi firmy i nie powinny być później zmieniane. Po przeprowadzaniu zmiany, każde wyznaczanie planu amortyzacji zostanie przeprowadzone zgodnie z nowymi ustawieniami. Nieprzemyślana zmiana tego ustawienia może spowodować niezgodny z oczekiwaniami przebieg umorzenia środków. Dostęp do panelu umożliwia wybranie polecenia Ustawienia z menu Funkcje lub odpowiedniego przycisku na pasku narzędziowym. Pojawia się okno Ustawienia. Należy rozwinąć grupę Parametry globalne i wybrać z drzewka ustawień zakładkę Zmiany wartości. Rys Panel Zmiany wartości. MXSTFV2014P0001

73 Ustawienia merytoryczne 7 11 Zwiększenie wartości środka po aktualizacji, nie objęte ograniczeniami podatkowymi Kwota zmiany wartości środka przeprowadzona po aktualizacji środków objętych ograniczeniami podatkowymi może być objęta lub nie ograniczeniami podatkowymi. Zaznaczenie pola wyboru Kwoty zwiększeń wartości środka, przeprowadzonych po aktualizacji, nie są objęte ograniczeniami podatkowymi spowoduje, że kwota zmiany wartości jest umarzana bez uwzględniania ograniczeń podatkowych. Porównanie wpływu tego pola wyboru na przebieg amortyzacji przedstawiamy poniżej. Dla prezentacji przyjmujemy następujące założenia. Rok obrachunkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Do rozważań wykorzystany zostanie środek trwały o wartości początkowej zł, przyjęty do użytkowania w maju 1994r. W styczniu 1995r. przeprowadzono aktualizację wartości ze współczynnikiem 2,00, natomiast w maju 1995r. dokonano zwiększenia wartości o kwotę 2.000zł. W celu pokazania porównań zastosowano następujące zasady amortyzacji: Amortyzacja bilansowa liniowa ze stopą procentową 30% i współczynnikiem modyfikującym 1,00. Amortyzacja podatkowa liniowa ze stopą procentową 30% i współczynnikiem modyfikującym 1,00. Rys Porównanie przebiegu narastania sumy umorzeń - p. 1. Symbolem B (bilansowa) jest oznaczony przebieg amortyzacji bilansowej. P1 (podatkowa 1) oznacza przebieg amortyzacji podatkowej, gdy nie zaznaczone pole wyboru Kwoty zwiększeń wartości środka, przeprowadzonych po aktualizacji, nie są objęte ograniczeniami podatkowymi. P2 (podatkowa 2) oznacza przebieg amortyzacji podatkowej, gdy zaznaczone pole wyboru Kwoty zwiększeń wartości środka, przeprowadzonych po aktualizacji, nie są objęte ograniczeniami podatkowymi. ZW oznacza moment zmiany wartości.

74 7 12 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Zmiana wartości podlega odliczeniu w miesiącu następnym po jej przeprowadzeniu Zmiana wartości środka może być ujęta w kwotach umorzeń w miesiącu jej przeprowadzenia lub w miesiącu następnym. Zaznaczenie pola wyboru Zmiany wartości podlegają amortyzacji w miesiącu następnym po przeprowadzeniu zmiany spowoduje, że kwota zmiany wartości jest umarzana od miesiąca następnego po jej dokonaniu. Porównanie wpływu tego pola wyboru na przebieg amortyzacji przedstawiamy poniżej. Dla prezentacji przyjmujemy następujące założenia. Rok obrachunkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Do rozważań wykorzystany zostanie środek trwały o wartości początkowej zł, przyjęty do użytkowania w na początku stycznia. W sierpniu wartość środka została podwyższona o zł. W celu pokazania porównań zastosowano następujące zasady amortyzacji: Amortyzacja liniowa ze stopą procentową 50% i współczynnikiem modyfikującym równym 1,00. Rys Porównanie przebiegu narastania sumy umorzeń - p. 2. Symbol P7 (podatkowa 7) oznacza przebieg amortyzacji, gdy nie jest zaznaczone pole wyboru Zmiany wartości podlegają amortyzacji w miesiącu następnym po przeprowadzeniu zmiany. P8 (podatkowa 8) oznacza przebieg amortyzacji, gdy zaznaczone pole wyboru Zmiany wartości podlegają amortyzacji w miesiącu następnym po przeprowadzeniu zmiany. MXSTFV2014P0001

75 Ustawienia merytoryczne 7 13 Zwiększenia wartości dla amortyzacji degresywnej Zmiana wartości środka dla amortyzacji degresywnej może być ujęta w kwotach umorzeń w miesiącu jej przeprowadzenia lub w następnym roku degresywnym. Zaznaczenie pola wyboru Dla amortyzacji degresywnej zwiększenia wartości podlegają amortyzacji od następnego roku degresywnego spowoduje, że kwota zmiany wartości jest umarzana od następnego roku degresywnego po jej dokonaniu. Porównanie wpływu tego pola wyboru na przebieg amortyzacji przedstawiamy poniżej. Dla prezentacji przyjmujemy następujące założenia. Rok obrachunkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Do rozważań wykorzystany zostanie środek trwały o wartości początkowej zł, przyjęty do użytkowania w na początku stycznia. W sierpniu wartość środka została podwyższona o zł. W celu pokazania porównań zastosowano następujące zasady amortyzacji degresywnej: Amortyzacja ze stopą procentową 20% i współczynnikiem modyfikującym równym 2,00. Rys Porównanie przebiegu narastania sumy umorzeń - p. 3. Symbol P7 (podatkowa 7) oznacza przebieg amortyzacji, gdy nie jest zaznaczone pole wyboru Dla amortyzacji degresywnej zwiększenia wartości podlegają amortyzacji od następnego roku degresywnego. P8 (podatkowa 8) oznacza przebieg amortyzacji, gdy zaznaczone pole wyboru Dla amortyzacji degresywnej zwiększenia wartości podlegają amortyzacji od następnego roku degresywnego.

76 7 14 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Odliczenie części kwoty zmiany wartości w pierwszym roku amortyzacji przyspieszonej Dla środka objętego amortyzacją przyspieszoną 30% wartości środka jest odliczane w miesiącu przyjęcia do użytkowania. Jeżeli w ciągu pierwszego roku dokonywana jest zmiana wartości środka, to zostanie uwzględniona dopiero w kolejnym roku działalności. Zaznaczenie pola wyboru Dla amortyzacji podatkowej przyspieszonej zmiana wartości w pierwszym roku spowoduje odliczenie części kwoty zmiany wartości w miesiącu, w którym wartość została zmieniona spowoduje, że 30% kwoty zmiany wartości jest umarzane w miesiącu dokonania zmiany. Porównanie wpływu tego pola wyboru na przebieg amortyzacji przedstawiamy poniżej. Dla prezentacji przyjmujemy następujące założenia. Rok obrachunkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Do rozważań wykorzystany zostanie środek trwały o wartości początkowej zł, przyjęty do użytkowania w na początku stycznia. W lutym wartość środka została podwyższona o zł. W celu pokazania porównań zastosowano następujące zasady amortyzacji: Amortyzacja podatkowa liniowa ze stopą procentową 50%, współczynnikiem modyfikującym równym 1,00 oraz odliczeniem 30% wartości w miesiącu przyjęcia do użytkowania. Rys Porównanie przebiegu narastania sumy umorzeń - p. 4. Symbol P7 (podatkowa 7) oznacza przebieg amortyzacji, gdy nie jest zaznaczone pole wyboru Dla amortyzacji podatkowej przyspieszonej zmiana wartości w pierwszym roku spowoduje odliczenie części kwoty zmiany wartości w miesiącu, w którym wartość została zmieniona. Symbol P8 (podatkowa 8) oznacza przebieg amortyzacji, gdy zaznaczone pole wyboru Dla amortyzacji podatkowej przyspieszonej zmiana wartości w pierwszym roku spowoduje odliczenie części kwoty zmiany wartości w miesiącu, w którym wartość została zmieniona. MXSTFV2014P0001

77 Ustawienia merytoryczne 7 15 Zwiększenie ponad 30% wartości odpisów w pierwszym roku amortyzacji przyspieszonej W sytuacji, gdy kwota umorzeń w pierwszym roku amortyzacji przyspieszonej wyliczona na podstawie założonych wartości stopy procentowej i współczynnika modyfikującego przekracza 30% wartości środka, jest domyślnie ograniczana. Zaznaczenie pola wyboru Dla amortyzacji przyspieszonej zezwalaj na odpisy ponad 30% wartości początkowej środka w roku przyjęcia do użytkowania (wynikające ze stopy i współczynnika), spowoduje usunięcie ograniczenia kwoty umorzenia. Ograniczenie kwoty do 30% wartości dotyczy środków przyjętych do użytkowania przed 1 stycznia 2007 roku. Porównanie wpływu tego pola wyboru na przebieg amortyzacji przedstawiamy poniżej. Dla prezentacji przyjmujemy następujące założenia. Rok obrachunkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Do rozważań wykorzystany zostanie środek trwały o wartości początkowej zł, przyjęty do użytkowania na początku stycznia. W celu pokazania porównań zastosowano następujące zasady amortyzacji: Amortyzacja podatkowa liniowa ze stopą procentową 50%, współczynnikiem modyfikującym równym 1,00 oraz odliczeniem 30% wartości w miesiącu przyjęcia do użytkowania. Rys Porównanie przebiegu narastania sumy umorzeń - p. 5. Symbol P7 (podatkowa 7) oznacza przebieg amortyzacji, gdy nie jest zaznaczone pole wyboru Dla amortyzacji przyspieszonej zezwalaj na odpisy ponad 30% wartości początkowej środka w roku przyjęcia do użytkowania (wynikające ze stopy i współczynnika). P8 (podatkowa 8) oznacza przebieg amortyzacji, gdy zaznaczone pole wyboru Dla amortyzacji przyspieszonej zezwalaj na odpisy ponad 30% wartości początkowej środka w roku przyjęcia do użytkowania (wynikające ze stopy i współczynnika).

78 7 16 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Sposób rozliczania ulg inwestycyjnych Panel Sposób rozliczania ulg ustawień modułu zawiera ustawienia sterujące sposobem uwzględniania ulg inwestycyjnych podczas amortyzacji środków trwałych w przedsiębiorstwie. System umożliwia odliczanie ulg inwestycyjnych w kolejnych latach działalności, w których użytkowane są środki trwałe. Możliwe jest zastosowanie jednego z dwóch sposobów rozliczania ulg inwestycyjnych: Umorzenia są najpierw wpisywane w koszty, aż do zrównania z wartością nie objętą ulgą, pozostałe umorzenia są wpisywane na konto rozliczania ulgi. Kwota umorzenia jest rozpisywana pomiędzy koszty i kwotę ulgi, proporcjonalnie do stosunku wartości środka do wartości środka objętej ulgą. Natomiast rozpoczęcie amortyzacji środka objętego ulgą może nastąpić w: roku przyjęciu środka do użytkowania roku następnym po przyjęciu środka do użytkowania. Przepisy pozwalają na wybór spośród opisanych powyżej możliwości. UWAGA Ustawienia w tym panelu mają wpływ na naliczane kwoty umorzeń, dlatego powinny być zdefiniowane przed rozpoczęciem pracy z danymi firmy i nie powinny być później zmieniane. Po przeprowadzaniu zmiany, każde wyznaczanie planu amortyzacji zostanie przeprowadzone zgodnie z nowymi ustawieniami. Nieprzemyślana zmiana tego ustawienia może spowodować niezgodny z oczekiwaniami przebieg umorzenia środków. Dostęp do panelu umożliwia wybranie polecenia Ustawienia z menu Funkcje lub odpowiedniego przycisku na pasku narzędziowym. Pojawia się okno Ustawienia. Należy rozwinąć grupę Parametry globalne i wybrać z drzewka ustawień zakładkę Sposób rozliczania ulg. Sposób rozliczania ulg Rys Panel Sposób rozliczania ulg. O sposobie rozliczania kwoty ulgi w czasie umarzania wartości środków trwałych decyduje wybór jednej z opcji w grupie Sposób rozliczania ulg. Porównanie wpływu wyboru opcji na przebieg amortyzacji przedstawiamy poniżej. Dla prezentacji przyjmujemy następujące założenia. Rok obrachunkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Do rozważań wykorzystany zostanie środek trwały o wartości początkowej zł, przyjęty do użytkowania w na początku stycznia. W celu pokazania porównań zastosowano następujące zasady amortyzacji: MXSTFV2014P0001

79 Ustawienia merytoryczne 7 17 Amortyzacja bilansowa liniowa ze stopą procentową 50%, współczynnikiem modyfikującym równym 1,00. Amortyzacja podatkowa liniowa ze stopą procentową 50%, współczynnikiem modyfikującym równym 1,00 oraz ulgą zł. Sposób 1 - Umorzenia są najpierw wpisywane w koszty, aż do zrównania z wartością nie objętą ulgą, pozostałe umorzenia są wpisywane na konto rozliczania ulgi. Rys Porównanie przebiegu narastania sumy umorzeń i ulgi - o. 1. Sposób 2 - Kwota umorzenia jest rozpisywana pomiędzy koszty i kwotę ulgi, proporcjonalnie do stosunku wartości środka do wartości środka objętej ulgą. Rys Porównanie przebiegu narastania sumy umorzeń i ulgi - o. 2.

80 7 18 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Dla każdego z pokazanych sposobów odliczania symbolem B (bilansowa) jest oznaczony przebieg amortyzacji bilansowej. P (podatkowa) oznacza przebieg amortyzacji podatkowej. U (ulga) oznacza przebieg rozliczania ulgi inwestycyjnej. Rozpoczęcie amortyzacji środków przypisanych O momencie rozpoczęcia amortyzacji środków trwałych przypisanych do ulgi decyduje wybór jednej z opcji w grupie Rozpoczęcie amortyzacji środków przypisanych nastąpi w:. Porównanie wpływu wyboru opcji na przebieg amortyzacji przedstawiamy poniżej. Dla prezentacji przyjmujemy następujące założenia. Rok obrachunkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Do rozważań wykorzystany zostanie środek trwały o wartości początkowej zł, przyjęty do użytkowania w na początku stycznia. W celu pokazania porównań zastosowano następujące zasady amortyzacji: Amortyzacja bilansowa liniowa ze stopą procentową 50%, współczynnikiem modyfikującym równym 1,00. Amortyzacja podatkowa liniowa ze stopą procentową 50%, współczynnikiem modyfikującym równym 1,00 oraz ulgą zł. Rys Porównanie przebiegu narastania sum umorzeń i ulg - o. 3. Symbolem B (bilansowa) jest oznaczony przebieg amortyzacji bilansowej. P (podatkowa) oznacza przebieg amortyzacji podatkowej. U (ulga) oznacza przebieg rozliczania ulgi inwestycyjnej. Indeks 1 oznacza przebieg dla opcji w roku przyjęcia środka do użytkowania, indeks 2 oznacza przebieg dla opcji w roku następnym po przyjęciu środka do użytkowania. UWAGA Rozpoczęcie amortyzacji w roku następnym oznacza, że pierwsze umorzenie wartości środka dokonywane jest w pierwszym miesiącu następnego roku działalności. MXSTFV2014P0001

81 Ustawienia merytoryczne 7 19 Sposób umarzania części składowych W systemie możliwe jest wybranie metody wyliczania umorzeń dla części składowych środków z włączoną pełną ewidencją części składowych. Dostępne są dwie metody obliczeń: Od wartości netto, według wzoru: Gdzie: W _ netto _ czs K _ odp _ srd K _ odp _ czs W _ netto _ srd K _ odp _ czs kwota miesięcznego umorzenia części składowej W _ netto _ czs wartość początkowa części składowej pomniejszona o dotychczasowe umorzenie K _ odp _ srd kwota miesięcznego umorzenia środka W _ netto _ srd wartość początkowa środka pomniejszona o dotychczasowe umorzenie Od wartości brutto, według wzoru: Gdzie: W _ brutto _ czs S _ proc K _ odp _ czs 12 K _ odp _ czs kwota miesięcznego umorzenia części składowej W _ brutto _ czs wartość początkowa części składowej S _ proc Stopa procentowa Wybór metody jest możliwy w dialogu Umorzenia dla części, indywidualnie dla każdego środka z włączoną pełną ewidencją części składowych. Różnica zastosowanej metody ma znaczenie zwłaszcza w sytuacji, gdy do amortyzowanego środka nowa część składowa jest dodawana (lub usuwana). Na wykresach poniżej przedstawiona została różnica zmian wartości środka trwałego i dodanej części składowej w zależności od przyjętej metody obliczeń. 1 środek trwały bez dodanej części składowej, 2 dodana część składowa. Rys Porównanie zmian wartości części składowej.

82

83 Ustawienia pomocnicze Moduł udostępnia również ustawienia, nie wpływające na sposób rozliczania procesu użytkowania środków trwałych, ale w różny sposób oddziałujące na wykorzystywanie modułu. Dostosowanie znaczników Znaczniki to lista jednorodnych pojęć (w postaci ciągu znaków), wykorzystywana do oznaczania pozycji list. Wraz z modułem dostarczana jest predefiniowana lista znaczników w formie Znacznik A i związana z nim ikona. Ciąg znaków Znacznik A, może być edytowany i zmieniony przez użytkownika na lepiej oddający opis znacznika, natomiast ikona nie ulega zmianie. Lista znaczników jest dostępna w panelu Znaczniki ustawień modułu. Dostęp do panelu umożliwia wybranie polecenia Ustawienia z menu Funkcje lub odpowiedniego przycisku na pasku narzędziowym. Pojawia się okno Ustawienia. Z drzewka ustawień należy wybrać zakładkę Znaczniki. Rys. 8-1 Panel Znaczniki. W celu zmiany treści opisu znacznika należy wybrać go na liście, a następnie przyciskiem uaktywnić tryb edycji. Natomiast zaznaczenie pola wyboru używaj powoduje, że znacznik jest dostępny do wykorzystywania (widoczny) w module. Każda próba zmiany powoduje zmianę przycisku widocznego na rysunku, na parę przycisków umożliwiających zapisanie lub anulowanie zmian.

84 8 2 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Wybór sposobu ustalania numerów ewidencyjnych W module możliwe jest wykorzystanie mechanizmu automatycznego nadawania numerów ewidencyjnych wprowadzanym środkom trwałym. Wybór metody nadawania numerów jest możliwy w panelu Numery ewidencyjne ustawień modułu. Dostęp do panelu umożliwia wybranie polecenia Ustawienia z menu Funkcje lub odpowiedniego przycisku na pasku narzędziowym. Pojawia się okno Ustawienia. Z drzewka ustawień należy wybrać zakładkę Numery ewidencyjne w grupie Parametry globalne. UWAGA Ustawienia w tym panelu mogą mieć wpływ na uporządkowanie i ciągłość numeracji środków. Rys. 8-2 Panel Numery ewidencyjne. W zależności od zasad obowiązujących w firmie, należy wybrać odpowiednią opcję w panelu i zapisać ustawienie przyciskiem. Do wyboru są następujące możliwości automatycznego nadawania numerów: na podstawie wzorców w miejscach użytkowania na podstawie wzorców w grupach środków nie będą nadawane automatycznie UWAGA Automatyczne nadanie numeru ewidencyjnego następuje tylko w sytuacji, gdy podczas wprowadzania danych nowego środka pole Numer ewidencyjny pozostanie nieedytowane. Ustalenie formatu numerów dokumentów operacji Niekiedy wymagane jest potwierdzenie przeprowadzonej operacji w module dokumentem wydrukowanym i podpisanym przez uprawnione osoby w firmie. System zapewnia wykonanie tej czynności. W panelu Numery dokumentów operacji ustawień modułu możliwe jest określenie, zgodnego z przyjętym w firmie, formatu numerów tych dokumentów. Dostęp do panelu umożliwia wybranie polecenia Ustawienia z menu Funkcje lub odpowiedniego przycisku na pasku narzędziowym. Pojawia się okno Ustawienia. Z drzewka ustawień należy wybrać zakładkę Numery dokumentów operacji. MXSTFV2014P0001

85 Ustawienia pomocnicze 8 3 Rys. 8-3 Panel Numery dokumentów operacji. W celu zmiany opisu dokumentów operacji należy wybrać go na liście, a następnie przyciskiem uaktywnić tryb edycji. Zapis danych w tym panelu dokonuje się oddzielnie dla każdego wiersza listy. W panelu znajduje się lista rodzajów dokumentów. Lista ma formę tabeli zawierającej trzy kolumny: Nazwa dokumentu Kolumna ta zawiera listę rodzajów dokumentów opisujących przeprowadzaną operację, aktualnie dostępnych w module. Zawartości tej kolumny nie można edytować. Wzorzec numeru Kolumna ta umożliwia edycję i sformatowanie dla każdego z rodzajów dokumentów wzorca jego numeru. Dostępne są następujące elementy wzorca numeru ewidencyjnego: #n numer porządkowy #m kolejny numer miesiąca #D kolejny numer roku obrachunkowego #r kolejny numer roku kalendarzowego Z tych elementów można składać dowolne wzorce numerów dokumentów. Np. wzorzec zdefiniowany jako #n/dok/#d będzie generował kolejne numery dokumentów 1/DOK/2008, 2/DOK/2008. Numer Kolumna ta zawiera numer kolejny ostatnio wystawionego dokumentu określonego typu. Podczas przygotowywania modułu do pracy, gdy nie były jeszcze wykonywane żadne operacje w każdym z wierszy powinno być zero. UWAGA Numer kolejny dokumentu można edytować w każdym momencie wykorzystywania modułu, ale grozi to zakłóceniem numeracji dokumentów. Jeżeli potrzebny jest powtórny wydruk dokumentu, należy skorzystać z możliwości okna Lista dokumentów operacji lub okna Operacje. Wybór domyślnego sposobu umarzania części Dla środków trwałych z włączoną pełną ewidencją części składowych można wybrać sposób naliczania kwot umarzania dla części składowych. W panelu Części składowe ustawień modułu można wybrać, który z dostępnych sposobów umarzania części składowych będzie stosowany jako domyślny. Dostęp do panelu umożliwia wybranie polecenia Ustawienia z menu Funkcje lub odpowiedniego przycisku na pasku narzędziowym. Pojawia się okno Ustawienia. Z drzewka ustawień należy wybrać zakładkę Części składowe.

86 8 4 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Rys. 8-4 Panel Części składowe. Należy wybrać odpowiednią opcję i zapisać zmianę. Skutkiem tego wyboru będzie domyślnie zaznaczona opcja w oknie dialogu Umorzenia dla części. Wybór sposobu prezentacji wartość środków Możliwy jest wybór sposobu wyświetlania wartości środków trwałych, które zostały już sprzedane lub zlikwidowane. Znajdują się one w ewidencji i w zależności od zasad stosowanych w firmie mogą być prezentowane na liście w oknie Środki trwałe, ich rzeczywiste wartości w chwili zakończenia procesu użytkowania lub wartości zerowe. W panelu Wartości środków ustawień modułu możliwe jest określenie, sposobu prezentacji wartości. Dostęp do panelu umożliwia wybranie polecenia Ustawienia z menu Funkcje lub odpowiedniego przycisku na pasku narzędziowym. Pojawia się okno Ustawienia. Z drzewka ustawień należy wybrać zakładkę Wartości środków w grupie Parametry globalne. Rys. 8-5 Panel Wartości środków. W zależności od potrzeb, należy wybrać odpowiednie opcję w panelu i zapisać nowe ustawienie. MXSTFV2014P0001

87 Ustawienia pomocnicze 8 5 Zmiana daty operacji W module możliwe jest ustalenie w trakcie pracy z firmą daty wykonywania operacji. Pozwala to na przeprowadzenie operacji z inną datą niż systemowa. W celu zmiany daty należy otworzyć dialog Zmiana daty operacji, dwukrotnym kliknięciem pola daty na pasku stanu [Ctrl+D]. Możliwe jest także przeprowadzenie zmiany daty w odpowiednim panelu ustawień modułu. Rys. 8-6 Dialog Zmiana daty operacji. W celu zmiany daty operacji należy użyć odpowiednio przyciski poniżej i powyżej pól daty. Można również bezpośrednio wpisać datę w pole. Kolejne operacje w module będą wykonywane z ustaloną w ten sposób datą operacji. Zmiana hasła Użytkownik, który uzyskał dostęp do danych firmy bez stosowania zintegrowanego logowania ma możliwość zmiany swojego hasła dostępu. W tym celu powinien wybrać polecenie Zmiana hasła z menu Firma. Otwarte zostanie okno dialogu Zmiana hasła. Rys. 8-7 Dialog Zmiana hasła. W polu Stare hasło należy wpisać ciąg znaków, które dotychczas były wykorzystywane jako hasło. W polu Nowe hasło należy wpisać ciąg znaków, który będzie wykorzystywany jako nowe hasło. W polu Powtórz nowe hasło powtórnie należy wpisać ciąg znaków, który będzie wykorzystywany jako nowe hasło. Dwukrotne podanie nowego hasła ma zabezpieczać przed pomyłkami w czasie jego wprowadzania.

88 8 6 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe UWAGA Wszystkie wpisywane znaki haseł są widoczne jako gwiazdki w celu zabezpieczenia przed możliwością poznania hasła przez inne osoby. Jeżeli wystąpią wątpliwości co do przyczyn trudności z wprowadzeniem nowego hasła, przycisk Wymagania spowoduje wyświetlenie okna z opisem aktualnych wymagań dla hasła. Opis wymagań powinien ułatwić wykrycie przyczyn trudności. Rys. 8-8 Dialog Wymagania względem hasła. Szczegółowy opis zarządzania dostępem do danych znajduje się w oddzielnym dokumencie opisującą wspólne elementy systemu Forte o nazwie Administracja.pdf. Wskazanie logo firmy w raportach Możliwe jest umieszczanie logo firmy na wydrukach wykonywanych raportów. Rys. 8-9 Fragment nagłówka z logo firmy. W celu wskazania pliku z logo firmy należy wykorzystać polecenie Edycja logo firmy z menu Funkcje. Po jego wybraniu otwiera się okno zainstalowanego w systemie programu graficznego, umożliwiając zmiany w logo firmy. Domyślny plik o nazwie Logo.bmp znajduje się w podkatalogu dodatki. Jeżeli w podkatalogu dodatki znajduje się plik Logo.bmp, to wszystkie utworzone firmy będą miały to samo logo. Aby przyporządkować osobne logo dla każdej firmy, należy skasować plik Logo.bmp lub zmienić jego nazwę. W takim przypadku po wybraniu polecenia Edycja logo firmy pojawi się systemowy dialog Otwieranie, w którym należy wskazać plik z logo firmy. To samo należy zrobić dla każdej z firm. Przypisane logo będzie się pojawiać w nagłówkach raportów. Zmiana proporcji logo firmy Domyślny plik o nazwie Logo.bmp standardowo ma rozmiar 100 x 100 pixeli. Jeżeli zostanie w tym miejscu zapisany obraz o większych wymiarach, to automatycznie zostanie na raportach przeskalowany do rozmiaru 100 x 100. Możliwa jest zmiana rozmiaru, a właściwie proporcji logo firmy na wydrukach raportów. UWAGA Zmian może dokonać wyłącznie osoba posiadająca prawa do edycji raportów. MXSTFV2014P0001

89 Ustawienia pomocnicze 8 7 Należy otworzyć okno definiowania raportów wybierając z menu Funkcje polecenie Raporty. Następnie z grupy raporty systemowe otworzyć do edycji raport o nazwie hf_all_sci i odszukać w nim widoczny poniżej fragment. Szerokość (wartość parametru LOGO_WIDTH) należy zmienić tak, aby w połączeniu z wysokością (LOGO_HEIGHT) uzyskać proporcje właściwe dla rzeczywistego logo firmy. Wysokości (parametr LOGO_HEIGHT) nie powinno się zmienić, gdyż logo może zostać nietypowo umieszczone lub obcięte na wydrukach.

90

91 Własne środki trwałe Po założeniu firmy i określeniu ustawień parametrów modułu, możliwe jest przystąpienie do ewidencjonowania posiadanych przez firmę środków trwałych. W tym rozdziale opisane zostały sposoby wprowadzania własnych środków trwałych przedsiębiorstwa do ewidencji oraz określania indywidualnych parametrów procesu ich użytkowania. Większość czynności związanych z ewidencjonowaniem środków trwałych i związanych z nimi operacji przeprowadzana jest w oknie Środki trwałe. W celu uzyskania dostępu do tego okna należy wybrać polecenie Środki trwałe z menu Funkcje lub odpowiedni przycisk polecenia na pasku narzędziowym. Okno Środki trwałe jest podzielone na część sterującą listą wyświetlonych środków umieszczoną po lewej stronie okna oraz listę środków z paskiem przycisków uruchamiających wykonywanie różnych operacji na wybranej grupie środków trwałych. Część sterująca może mieć jeden z czterech układów, zależnie od wybranej zakładki. Rys. 9-1 Okno Środki trwałe - cztery panele sterujące. Rys. 9-2 Okno Środki trwałe - lista środków.

92 9 2 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Wprowadzanie środka trwałego do ewidencji Wprowadzanie do ewidencji nowych środków trwałych możliwe jest w zmniejszonym zakresie podstawowych informacji z późniejszym uzupełnieniem opisu lub pełnego opisu środka. Wybranie w oknie Środki trwałe przycisku otwiera okno Wprowadzanie, umożliwiające wprowadzenie podstawowych informacji opisujących środek trwały. Wybranie przycisku go, w którym dostępny jest pełny opis. Szybkie wprowadzanie środków trwałych otwiera okno opisu środka trwałe- Szybkie wprowadzenie do ewidencji zakupionych środków trwałych umożliwia ich uproszczone zaewidencjonowanie w module. Możliwe jest wprowadzenie środków trwałych do ewidencji np. na podstawie faktur, z późniejszym uszczegółowieniem parametrów procesu ich amortyzowania. W celu rozpoczęcia szybkiego wprowadzania środków trwałych należy przyciskiem otworzyć okno Wprowadzanie. w oknie Środki trwałe Rys. 9-3 Okno Wprowadzanie dla dwóch rodzajów amortyzacji. Widoczne w oknie pola dzielą się na widoczne stale, zapewniające minimum informacji o wprowadzanym środku trwałym oraz ukryte, które mogą być widoczne na życzenie użytkownika. W celu dostosowania wyglądu okna należy wybrać przycisk i zaznaczyć odpowiednie pola w dialogu Wybierz widoczne pola. Natomiast pole wyboru Oddzielna am. podatkowa, jest przełącznikiem. Jego zaznaczenie wyświetla grupę pól na szarym tle zatytułowaną Parametry podatkowe. W przeciwnym przypadku system przyjmuje, że parametry bilansowe i podatkowe są identyczne, wyświetla tylko pola zatytułowane na rysunku jako Parametry bilansowe. Widoczny na pasku tytułu okna napis Grupa 1 oznacza, że w chwili otwierania okna Wprowadzanie, zaznaczona była Grupa 1 w strukturze grup okna Środki trwałe. Skutkiem takiego działania jest fakt, że nowy środek zostanie automatycznie zaliczony do Grupy 1. Dostępne w oknie Wprowadzanie pola umożliwiają wprowadzenie następujących informacji: MXSTFV2014P0001

93 Własne środki trwałe 9 3 Data zakupu środka W tym polu należy wpisać (ewentualnie wybrać z rozwiniętego dwukrotnym kliknięciem kalendarza) datę zakupu lub wytworzenia środka trwałego, wynikającą z odpowiedniego dokumentu. Określa ona moment zakupu środka trwałego i jest wykorzystywana w procesie aktualizacji środka trwałego do przypisania mu odpowiedniej wartości współczynnika aktualizacji oraz w procesie odliczania podatku VAT. System automatycznie podpowiada aktualną datę operacji. Numer ewidencyjny W tym polu należy wpisać nadany środkowi numer identyfikujący go w firmie. Jeżeli numer nie zostanie wpisany, wtedy system może automatycznie wygenerować numer ewidencyjny zgodnie z ustawieniami modułu. UWAGA Aby nastąpiło automatyczne nadanie numeru należy pole z numerem ewidencyjnym pominąć podczas wprowadzania danych. Wpisanie jakiegokolwiek znaku w tym polu jest traktowane jako nadanie numeru przez użytkownika, niezależnie od stanu ustawień modułu. Nazwa środka W tym polu należy wpisać nazwę środka trwałego, pod jaką będzie figurował w ewidencji. Rodzaj Z tej rozwijanej listy należy wybrać rodzaj środka, spośród zdefiniowanych wcześniej w ustawieniach modułu. Domyślnie jest tu dostępny rodzaj o nazwie ogólny, z którym związany jest w następnym polu pojedynczy identyfikator - numer fabryczny. Numer fabryczny (lub nazwa innego identyfikatora) Z tej rozwijanej listy należy wybierać kolejno nazwy identyfikatorów (numerów fabrycznych) związanych z wybranym rodzajem. W polu związanym z wybraną nazwą identyfikatora należy wpisać odpowiednią wartość identyfikatora (numer fabryczny środka trwałego), jeżeli go posiada. Pozycja ta jest istotna zwłaszcza dla identycznych urządzeń, wymagających nadzoru procesu użytkowania każdego egzemplarza. Miejsce użytkowania Z tej rozwijanej listy należy wybrać nazwę miejsca użytkowania, do którego został przypisany wprowadzany środek trwały. Jeżeli środek nie został przypisany do żadnego miejsca to należy pozostawić -- brak miejsca użytkowania --. Na liście dostępne są miejsca użytkowania, które zostały wcześniej zdefiniowane w oknie Miejsce użytkowania. Wartość niematerialna i prawna To pole wyboru należy zaznaczyć wówczas, gdy wprowadzany środek zaliczony został np. do nabytych praw majątkowych, programów komputerowych lub innych będących zgodnie z przepisami wartością materialną lub prawną. Wyposażenie To pole wyboru należy zaznaczyć wówczas, gdy wprowadzany środek należy, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, do wyposażenia. Oddzielna am. podatkowa To pole wyboru należy zaznaczyć wówczas, gdy wprowadzany środek ma naliczaną oddzielnie amortyzację podatkową i bilansową. Zaznaczenie tego pola powoduje podział okna poniżej na część Parametry bilansowe i Parametry podatkowe. Data przyjęcia do użytkowania W tym polu należy wpisać (ewentualnie wybrać z rozwiniętego dwukrotnym kliknięciem kalendarza) datę przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Określa ona moment rozpoczęcia naliczania przez moduł umorzeń dla środka trwałego. System automatycznie podpowiada aktualną datę operacji.

94 9 4 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Numer w klasyfikacji środków W tym polu należy wpisać numer z Klasyfikacji Środków Trwałych (czyli symbol grupy, podgrupy i rodzaju środka trwałego). Można także wybrać przycisk i w otwartym oknie Klasyfikacja Środków Trwałych wskazać odpowiedni numer z listy, a następnie przyciskiem Użyj automatycznie przypisać go do środka. Jeżeli do amortyzacji podatkowej i bilansowej są stosowane różne klasyfikacje środków trwałych, to otwierane będą okna z odpowiednimi klasyfikacjami, zgodnie z ustawieniami modułu. System wykorzystuje zawartość tego pola do automatycznego wyboru danych w celu przeprowadzania operacji w module, np. przy tworzeniu wydruków, aktualizacji, itp. Bez przypisania środkowi trwałemu właściwego numeru KŚT, system nie będzie mógł poprawnie wykonywać operacji dla danego środka, jeżeli kryterium wyboru do operacji będzie numer w KŚT. Wartość początkowa środka W tym polu należy wpisać wartość początkową środka trwałego, z którą został przyjęty do użytkowania. Może to być jego wartość zakupu, wartość wytworzenia we własnym zakresie, itp. Jest to równocześnie jego wartość bieżąca (po przeszacowaniach). Kwota nie amortyzowana W tym polu należy wprowadzić kwotę tej części wartości środka trwałego, która nie będzie podlegać umarzaniu....nie zmniejsza um. rocznego Zaznaczenie tego pola wyboru powoduje, że kwoty umorzeń rocznych nie są korygowane o odpowiednią część kwoty wprowadzonej w poprzednim polu. Typ amortyzacji Z tej rozwijanej listy należy wybrać typ amortyzacji, który ma być stosowany dla wprowadzanego środka. Możliwy jest wybór jednej z poniżej wymienionych możliwości: UWAGA Liniowa Degresywna Jednorazowa Indywidualna Nie podlega amortyzacji Naturalna Sposób obliczania umorzeń każdą z metod określają aktualne przepisy oraz dozwolone nimi, wewnętrzne ustalenia firmy. Stopa procentowa W tym polu należy wpisać roczną stawkę amortyzacyjną, zgodną z zaszeregowaniem środka do odpowiedniej grupy w Klasyfikacji Środków Trwałych. Zakres możliwych wartości stawek amortyzacyjnych dla poszczególnych grup środków trwałych jest określony przepisami. Jeżeli wcześniej wypełnione zostało pole Numer w klasyfikacji środków to system automatycznie podpowiada właściwą stopę wynikającą z klasyfikacji. Współczynnik modyfikujący W tym polu system podpowiada - w zależności od przyjętej metody amortyzacji - wartość równą 1,00 albo 2,00. Można te wartości dowolnie zmieniać w zakresie określonym przepisami. amortyzacja przyspieszona Zaznaczenie tego pola wyboru spowoduje, że w obliczeniach kwot umorzeń podatkowych środka będzie uwzględnione jednorazowe odliczenie w miesiącu przyjęcia do użytkowania odpowiedniej kwoty umorzenia. Dla środków przyjętych do użytkowania przed 1 stycznia 2007 roku wyniesie ona 30% wartości nowego środka trwałego (i taki opis zostanie wyświetlony). Dla środków przyjętych do użytkowania po 1 stycznia 2007 roku pojawi się dodatkowe pole, w którym należy wpisać kwotę umorzenia. MXSTFV2014P0001

95 Własne środki trwałe 9 5 Pełny opis środka Wpisanie pełnej informacji o wprowadzanym do ewidencji środku trwałym oraz parametrach jego użytkowania jest możliwe w czasie pracy w oknie Środki trwałe. Należy w tym celu otworzyć okno Środek trwały z formularzem opisu środka. W celu uzyskania dostępu do okna formularza należy: Dla nowo wprowadzanego środka wybrać przycisk. Dla istniejącego środka trwałego (w celu uzupełnienia opisu) podświetlić środek na liście i wybrać przycisk lub dwukrotnie kliknąć wiersz opisu środka na liście. Poszczególne panele zawierające różne zestawy danych są dostępne po wybraniu listka z odpowiednią nazwą w dolnej części formularza. W górnej części okna znajdują się przyciski poleceń oraz sterownik bazy danych. Rys. 9-4 Sterownik bazy danych środków trwałych. Wewnętrzne strzałki służą do przemieszczania bazy o jeden rekord, skrajne przesuwają odpowiednio do pierwszego i ostatniego rekordu. Umieszczona wewnątrz rozwijana lista służy do wyboru kryterium uporządkowania rekordów. Dostępne są następujące kryteria wyboru uporządkowania dostępu do rekordów bazy danych: Przycisk Kolejność wprowadzania Numer porządkowy Nazwa środka Szablon księgowania umożliwia rozwinięcie listy środków trwałych z aktualnie wybranej grupy. Opis identyfikujący środek - panel Nazwa Panel Nazwa umożliwia wprowadzenie podstawowych danych środka trwałego. Rys. 9-5 Panel Nazwa.

96 9 6 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Numer porządkowy W tym polu należy wpisać numer porządkowy środka. System automatycznie podpowiada kolejny numer, pod jakim rejestrowany jest wprowadzany środek. Numer ewidencyjny W tym polu należy wpisać nadany środkowi numer identyfikujący go w firmie. Jeżeli nie zostanie wpisany żaden numer i zdefiniowane są ustawienia automatycznej numeracji, wtedy system sam wygeneruje numer ewidencyjny zgodnie z ustawieniami. Data zakupu środka W tym polu należy wpisać datę zakupu lub wytworzenia środka trwałego, wynikającą z odpowiedniego dokumentu. Określa ona moment zakupu środka trwałego i jest wykorzystywana podczas aktualizacji wartości środka trwałego do przypisania mu odpowiedniej wartości współczynnika aktualizacji oraz w procesie rozliczania podatku VAT. Rok produkcji W tym polu można wpisać rok produkcji opisywanego środka trwałego, jeżeli jest znany i informacja ta jest istotna. Ilość środków W tym polu należy wpisać ilość środków, jeżeli pod jedną pozycją wprowadzane jest do ewidencji więcej niż jedna sztuka jednakowych środków trwałych. Wprowadzenie w tym polu liczby większej od jednego blokuje możliwość dodawania do opisu środka części składowych w panelu Stawki. Nazwa środka W tym polu należy wpisać nazwę środka trwałego, pod jaką będzie figurował w ewidencji. Zdjęcie Wybranie tego przycisku otwiera okno Zdjęcie środka, w którym można zaimportować z zewnętrznego pliku zdjęcie opisywanego środka trwałego. Jeżeli zdjęcie było już zaimportowane, to w tym oknie możliwe jest sprawdzenie jak wygląda zaewidencjonowany środek trwały. Rys. 9-6 Okno Zdjęcie środka przed wczytaniem zdjęcia. Rodzaj Z tej rozwijanej listy należy wybrać rodzaj środka, spośród zdefiniowanych wcześniej w ustawieniach modułu. Domyślnie jest tu dostępny rodzaj o nazwie ogólny, z którym związany jest w następnym polu pojedynczy identyfikator - numer fabryczny. Przycisk Kartoteka rodzajów na dole listy rozwiniętej listy otwiera okno Lista rodzajów środków, w którym można wyszukać rodzaj lub dodać nowy. MXSTFV2014P0001

97 Własne środki trwałe 9 7 Numer fabryczny (lub nazwa innego identyfikatora) Z tej rozwijanej listy należy wybierać kolejno nazwy identyfikatorów (numerów fabrycznych) związanych z wybranym rodzajem. W polu związanym z wybraną nazwą identyfikatora należy wpisać odpowiednią wartość identyfikatora (numer fabryczny środka trwałego), jeżeli go posiada. Pozycja ta jest istotna zwłaszcza dla urządzeń, zawierających podzespoły wymagające identyfikowania każdego egzemplarza. Środek obcy Zaznaczenie tego pola wyboru kwalifikuje środek do grupy objętych jedną z umów LWD. Zaznaczenie pola powoduje automatycznie przyjęcie (wybór typu amortyzacji w panelu Amortyzacja), że środek nie podlega amortyzacji. umowa: Z tej rozwijanej listy można wybrać umowę, na podstawie której wykorzystywany jest w przedsiębiorstwie opisywany środek trwały. Umowa musi być wcześniej zaewidencjonowana w oknie Umowy LWD. Wybór umowy dla środka spowoduje, że znajdzie się on na liście środków w oknie Umowy LWD. Przycisk Kartoteka umów LWD na dole listy rozwiniętej listy otwiera okno Umowy LWD, w którym można wyszukać umowę lub dodać nową. Wartość niematerialna i prawna To pole wyboru należy zaznaczyć wówczas, gdy wprowadzany środek został zaliczony np. do nabytych praw majątkowych, nadających się do gospodarczego wykorzystania. Wyposażenie (środek niskocenowy) To pole wyboru należy zaznaczyć wówczas, gdy wprowadzany środek należy ze względu na wartość początkową do wyposażenia, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Zaznaczenie tego pola wyboru powoduje automatycznie zastosowanie dla środka amortyzacji jednorazowej. Data przyjęcia do użytkowania W tym polu należy wpisać datę przyjęcia środka trwałego do użytkowania - system automatycznie podpowiada aktualną datę operacji. Wprowadzona tu data jest punktem odniesienia dla określenia momentu rozpoczęcia naliczania przez system umorzeń dla środka trwałego. Numer w klasyfikacji środków W tym polu należy wpisać numer z Klasyfikacji Środków Trwałych (czyli symbol grupy, podgrupy i rodzaju środka trwałego). Można także wybrać przycisk i w otwartym oknie Klasyfikacja Środków Trwałych wskazać odpowiedni numer z listy, a następnie przyciskiem Użyj automatycznie przypisać go do środka. Jeżeli do amortyzacji podatkowej i bilansowej są stosowane różne klasyfikacje środków trwałych, to otwierane będą okna z odpowiednimi klasyfikacjami, zgodnie z ustawieniami modułu. System wykorzystuje zawartość tego pola do automatycznego wyboru danych w celu przeprowadzania operacji w module, np. przy tworzeniu wydruków, aktualizacji, itp. Bez przypisania środkowi trwałemu właściwego numeru KŚT, system nie będzie mógł poprawnie wykonywać operacji dla środka, jeżeli kryterium wyboru do operacji będzie numer w KŚT. Pola Dotychczasowe umorzenie oraz Wartość netto środka, są nieedytowalne i w czasie wprowadzania opisu powinny prezentować wartości zerowe. Wybranie przycisku polecenia Oddzielna amortyzacja podatkowa, powoduje podział panelu na oddzielne części dla każdego z rodzajów amortyzacji oraz oddzielne zdefiniowanie warunków dla amortyzacji bilansowej i podatkowej. Jeżeli środek trwały ma ustaloną odmienną amortyzację podatkową, to panel Nazwa zmienia wygląd na następujący:

98 9 8 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Rys. 9-7 Panel Nazwa dla dwóch rodzajów amortyzacji. W dolnej części następuje podział panelu i pola istotne dla obliczeń wartości umorzeń są pokazane oddzielnie dla każdego rodzaju amortyzacji. Lista części składowych - panel Stawki Jeżeli w skład środka trwałego (z punktu widzenia ewidencji księgowej) wchodzi komplet złożony z oddzielnych fizycznie elementów, to można zaewidencjonować ich listę w dolnej części panelu Stawki. Rys. 9-8 Panel Stawki - części składowe. W kolumny Wartość bil. i Wartość pod., należy wprowadzić odpowiednie wartości zakupu lub wytworzenia części składowej środka trwałego. W kolumny Nie podl um bil i odpowiednio Nie podl um pod należy wprowadzić kwoty takiej części wartości części składowej, która nie będzie umarzana. Do obliczeń system będzie przyjmował wartość równą różnicy pomiędzy liczbami z pól Wartość bil i Nie podl um bil. Zaznaczenie pola wyboru Rd oznacza, że jest to część podstawowa, odłączenie której nie jest możliwe w czasie eksploatacji środka. Dokumenty zakupu - panel Konta Dokumenty związane z zakupem i zmianami wartości środka trwałego można zaewidencjonować w dolnej części panelu Konta. Znajduje się tam tabela, w której można ewidencjonować dokumenty. MXSTFV2014P0001

99 Własne środki trwałe 9 9 Rys. 9-9 Panel Konta - dokumenty zakupu. Z rozwijanej listy w kolumnie Kontrahent należy wybrać nazwę kontrahenta, spośród zdefiniowanych wcześniej w ustawieniach modułu. Przycisk Kartoteka kontrahentów na dole rozwiniętej listy otwiera okno Lista kontrahentów, w którym można wyszukać kontrahenta lub dodać nowego. Parametry odliczenia i korekty VAT - panel Vat Panel Vat umożliwia określenie warunków odliczania i korekty podatku od towarów i usług w odniesieniu do opisywanego środka trwałego. Rys Panel Vat. UWAGA Jeżeli środek trwały był amortyzowany wcześniej poza systemem, to w tym panelu należy wprowadzić wartości kwot, na dzień rozpoczęcia obliczeń w systemie. Zawartość panelu dotyczy wyłącznie środków trwałych objętych przepisami nowej ustawy po 1 maja 2004 roku. Data zakupu środka W tym polu należy wpisać datę zakupu lub wytworzenia środka trwałego w formacie RRRR-MM- DD, wynikającą z odpowiedniego dokumentu. Data ta przenosi się z panelu Nazwa. Kwota netto W tym polu należy wpisać wartość netto środka trwałego, wynikającą z dokumentu zakupu. Stawka VAT W tym polu należy wpisać stawkę VAT dotyczącą środka trwałego. Kwota VAT W tym polu pojawia się kwota VAT wynikająca z dwóch poprzednich pól. Można ją zmienić, jeżeli z dokumentacji wynika inna wartość.

100 9 10 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Środek objęty ograniczeniem odliczenia VAT Zaznaczenie tego pola wyboru informuje, że zastosowane jest ograniczenie ze znajdującej się poniżej rozwijanej listy. W zależności od wyboru typu ograniczenia zmienia się zawartość pól z kwotami odliczeń VAT. Dostępne są następujące ograniczenia: 60% nie więcej niż 6000 Ograniczenie indywidualne 50% nie więcej niż 5000 VAT nie do odliczenia Środek objęty coroczną korektą odliczenia VAT... Zaznaczenie tego pola wyboru informuje, że w znajdującym się poniżej polu Korekty dokonuje się przez XX lat od zakupu, została ustalona ilość lat przeprowadzania korekty. VAT odliczony po ograniczeniach W tym polu widoczna jest naliczona kwota VAT dotycząca środka trwałego, podlegająca odliczeniu z uwzględnieniem ograniczeń. Pole to jest dostępne do edycji tylko w sytuacji, gdy wybrany rodzaj ograniczeń to Ograniczenie indywidualne. Należy wtedy wpisać właściwą kwotę VAT podlegającą odliczeniu. VAT odlicz. po ogranicz. i korektach: oraz VAT nieodl. po ogr. i korektach: W tych polach system automatycznie prezentuje wartości wyliczone na podstawie zawartości innych pól. W dolnej części panelu znajduje się (pusta w czasie wprowadzania opisu środka) tabela LISTA ZMIAN I KOREKT VAT DLA ŚRODKA, w której widoczna jest lista przeprowadzonych operacji korekty odliczenia VAT i zmian wartości VAT środka trwałego w kolejnych latach. Wartości początkowe środka - panel Stawki Panel Stawki zawiera pola umożliwiające określenie warunków rozpoczęcia procesu amortyzacji. Rys Górna część panelu Stawki. Data przyjęcia do użytkowania W tym polu należy wpisać datę przyjęcia środka trwałego do użytkowania w formacie RRRR- MM-DD. Wprowadzona tu data jest punktem odniesienia dla określenia momentu rozpoczęcia naliczania przez system umorzeń dla środka trwałego. Data ta przenosi się z panelu Nazwa. Jeżeli istnieje taka konieczność, można ją edytować. Wartość przyjęcia do ewidencji W tym polu należy wpisać wartość początkową środka trwałego, z jaką został przyjęty do użytkowania. Może to być jego wartość zakupu, wartość wytworzenia we własnym zakresie, itp. Kwota ta przenosi się jako suma z pól Kwota netto i VAT nieodl. po ogr. i korektach panelu Vat. Jeżeli istnieje taka konieczność, można ją edytować. Wartość początkowa po zmianach W tym polu należy wprowadzić wartość początkową na dzień rozpoczęcia obliczeń, tzn. z uwzględnieniem wszystkich aktualizacji i zmian wartości tego środka, dokonanych przed dniem rozpoczęcia obliczeń. Dla nowo zakupionego środka jest to wartość zakupu środka. MXSTFV2014P0001

101 Własne środki trwałe 9 11 Kwota nie amortyzowana W tym polu należy wprowadzić kwotę części wartości środka trwałego, która nie będzie umarzana. Do obliczeń system będzie przyjmował wartość środka równą różnicy pomiędzy liczbami z pól Wartość początkowa po zmianach i Kwota nie amortyzowana....nie zmniejsza um. rocznego Zaznaczenie tego pola wyboru powoduje, że kwoty umorzeń rocznych nie są korygowane o odpowiednią część kwoty nie amortyzowanej. Wybranie przycisku polecenia Oddzielna amortyzacja podatkowa, powoduje podział panelu na oddzielne części dla każdego z rodzajów amortyzacji oraz oddzielne zdefiniowanie warunków dla amortyzacji bilansowej i podatkowej. Po wykonania operacji rozdzielenia amortyzacji bilansowej i podatkowej panel Stawki zostanie podzielony na dwie części jak na rysunku poniżej. W części opisującej amortyzację podatkową pojawia się pole Kwota nie stanowiąca KUP, w którym należy wpisać kwoty nie zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w tym kwotę refundacji dla tego środka trwałego. Rys Górna część panelu Stawki dla dwóch rodzajów amortyzacji. Parametry amortyzacji - panel Amortyzacja Panel Amortyzacja zawiera parametry opisujące warunki prowadzenia umorzeń środka trwałego. Rys Panel Amortyzacja.

102 9 12 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Typ amortyzacji Z tej rozwijanej listy należy wybrać typ amortyzacji, który ma być stosowany dla wprowadzanego środka. Możliwy jest wybór jednej z poniżej wymienionych możliwości: UWAGA Liniowa Degresywna Jednorazowa Indywidualna Nie podlega amortyzacji Naturalna Sposób obliczania umorzeń każdą z metod określają aktualne przepisy oraz dozwolone nimi, wewnętrzne ustalenia przedsiębiorstwa. Stopa procentowa W tym polu należy wpisać roczną stawkę amortyzacyjną, zgodną z zaszeregowaniem środka do odpowiedniej grupy w Klasyfikacji Środków Trwałych. Zakres możliwych wartości stawek amortyzacyjnych dla poszczególnych grup środków trwałych jest określony aktualnymi przepisami. Można nie wpisywać tej wartości, jeżeli wypełnione zostało pole Numer w klasyfikacji środków w panelu Nazwa, to system automatycznie podpowie wartość stopy procentowej z tabeli zdefiniowanej w ustawieniach modułu. Współczynnik modyfikujący W tym polu system podpowiada - w zależności od przyjętej metody amortyzacji - wartość równą 1,00 albo 2,00. Można te wartości dowolnie zmieniać w zakresie określonym przepisami. Środek jest używany przez cały rok Taki napis w ramce oznacza, że środek trwały nie ma ustalonej sezonowości używania. Jest to ustawienie domyślne po wprowadzeniu środka trwałego. Wybranie przycisku polecenia Pokaż miesiące powoduje wyświetlenie w ramce 12 pól wyboru dla poszczególnych miesięcy roku. Rys Ramka ustawień sezonu użytkowania. Możliwe jest tu wskazanie miesięcy, w których ma być przeprowadzona amortyzacja dla środków trwałych używanych sezonowo. Operacja ta powinna być przeprowadzona przed wykonaniem pierwszego umorzenia środka trwałego w systemie. Liczba miesięcy W tym polu widoczna jest liczba miesięcy, przez jaką trwać będzie proces amortyzacji środka. UWAGA Pole to może być wypełnione na etapie definiowania procesu amortyzacji (przed zatwierdzeniem środka). Wpisanie w tym polu liczby miesięcy amortyzacji spowoduje dopasowanie do niej wartości w polach Stopa procentowa, Umorzenie roczne i Data zamortyzowania. Natomiast prognozowany przebieg amortyzacji jest dostępny w panelu Arkusz. Umorzenie roczne W tym polu system wyświetla kwotę rocznego umorzenia, wyliczoną na podstawie danych, wprowadzonych w poprzednich polach tego panelu. W momencie, gdy zostanie wyznaczona amortyzacja planowana dla środka, system pokazuje w tym polu kwotę planowanego umorzenia dla bieżącego roku (zgodnego z datą operacji widoczną na pasku stanu). Jeżeli dla bieżącego roku nie ma wyznaczonej amortyzacji planowej, pokazywana jest orientacyjna kwota umorzenia dla danego roku, która może ulegać zmianom na skutek przeprowadzanych korekt. Data zamortyzowania W tym polu system wyświetla datę całkowitego zamortyzowania opisywanego środka trwałego, wyliczoną na podstawie danych, wprowadzonych w poprzednich polach tego panelu. MXSTFV2014P0001

103 Własne środki trwałe 9 13 Wybranie przycisku polecenia Oddzielna amortyzacja podatkowa, powoduje podział panelu na oddzielne części dla każdego z rodzajów amortyzacji oraz oddzielne zdefiniowanie warunków dla amortyzacji bilansowej i podatkowej. Po wykonania operacji rozdzielenia amortyzacji bilansowej i podatkowej panel Amortyzacja zostanie podzielony na dwie części jak na rysunku poniżej. W każdej z nich będą widoczne wszystkie pola opisujące parametry procesu amortyzacji. Rys Panel Amortyzacja dla dwóch rodzajów amortyzacji. W części Parametry podatkowe panelu znajduje się pole wyboru amortyzacja przyspieszona. Zaznaczenie tego pola wyboru spowoduje, że w obliczeniach kwot umorzeń podatkowych środka będzie uwzględnione jednorazowe odliczenie w miesiącu przyjęcia do użytkowania odpowiedniej kwoty umorzenia. Dla środków przyjętych do użytkowania przed 1 stycznia 2007 roku wyniesie ona 30% wartości nowego środka trwałego (i taki opis zostanie wyświetlony). Dla środków przyjętych do użytkowania po 1 stycznia 2007 roku pojawi się dodatkowe pole, w którym należy wpisać kwotę jednorazowego umorzenia. Pole wyboru ograniczenia podatk. jest domyślnie zaznaczone w przypadku, gdy zostały zdefiniowane ograniczenia podatkowe i środek spełnia określone w nich warunki. Zaznaczone pole wyboru informuje, że w obliczeniach kwot umorzeń podatkowych środka są uwzględnione ograniczenia podatkowe. Również w części Parametry podatkowe panelu znajduje się pole wyboru Umorzenie nie w koszty umożliwiające dokonanie operacji wyłączenia lub włączenia przeprowadzonego umorzenia w koszty. Zmiana stanu znacznika z tego pola wyboru otworzy okno dialogu Zmiana zaliczenia amortyzacji do KUP/NKUP, w którym należy wprowadzić opis operacji. Jeżeli zostanie wybrana amortyzacja metodą naturalną to nastąpi automatyczne rozdzielenie amortyzacji podatkowej od bilansowej i podział panelu na dwie części jak na rysunku poniżej. W lewej części pojawią się elementy opisujące parametry amortyzacji metodą naturalną.

104 9 14 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Rys Panel Amortyzacja dla amortyzacji naturalnej. Resurs W tym polu należy wpisać ilość jednostek resursu (godzin pracy, cykli itp.) jakie posiada opisywany środek trwały. Prognoza przebiegu umarzania - panel Arkusz Panel Arkusz dla środków niezatwierdzonych zawiera informacje o prognozowanym przebiegu procesu amortyzacji środka, umożliwiając dostosowanie parametrów amortyzacji do wymagań firmy. Rys Panel Arkusz dla środka przed zatwierdzeniem. W tabeli przedstawiony jest prognozowany przebieg procesu amortyzacji środka trwałego w kolejnych miesiącach i latach. Jeżeli środek trwały ma zdefiniowaną oddzielną amortyzację podatkową, to dla każdego miesiąca pokazane są kwoty umorzeń oddzielnie dla amortyzacji bilansowej i podatkowej. MXSTFV2014P0001

105 Własne środki trwałe 9 15 Ustalenie parametrów księgowania - panel Konta W górnej części panelu Konta możliwe jest wprowadzenie informacji istotnych dla zdefiniowania obiegu dokumentacji księgowej procesu użytkowania środka trwałego. UWAGA Przed rozpoczęciem ustalania wpisów w tym panelu wskazane jest zapoznanie się z akapitem Konta księgowe w module, umieszczonym w rozdziale Pojęcia podstawowe tego podręcznika. Rys Górna część panelu Konta. Pole Szablon księgowania jest w tym panelu nieedytowalne. W celu przypisania do środka szablonu księgowania należy wybrać przycisk. Otwarte zostanie okno dialogu Zmiana szablonu księgowań środków, w którym zostanie przeprowadzona operacja przypisania szablonu. Każdorazowe przypisanie szablonu księgowania do środka nie jest tylko wypełnieniem pola w formularzu, ale jest traktowane jako operacja w module i rejestrowane podobnie jak pozostałe operacje. Rys Dialog Zmiana szablonu księgowań środków. Należy z rozwijanej listy wybrać nazwę szablonu i potwierdzić parametry operacji przyciskiem Wykonaj. Szablon musi być wcześniej zdefiniowany w ustawieniach modułu. UWAGA Przypisanie szablonu księgowań można również przeprowadzić dla grupy środków, wybierając przycisk w oknie Środki trwałe. Używaj zawsze kont zdefiniowanych w szablonie Zaznaczenie tego pola wyboru informuję, że dla środków trwałych przypisanych do centrów kosztów wykorzystywany jest szablon księgowania, a nie zestaw kont z centrum kosztów.

106 9 16 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Poniżej znajdują się pola kont specjalnych. UWAGA Mechanizm działania kont specjalnych polega na zastąpieniu kontem wprowadzonym w tym panelu odpowiedniego konta w szablonie księgowania. Konta specjalne nie działają bez udziału szablonu księgowania. Jeżeli pola kont specjalnych są puste (-brak konta-) to konta z szablonu księgowania nie są zamieniane. Konto środka trwałego W tym polu można wybrać z rozwijanej list numer konta, na którym jest zaksięgowany środek trwały. Standardowo są to konta z grupy 010-x. Przycisk Kartoteka kont na dole rozwiniętej listy otwiera okno Lista kont, w którym można wyszukać konto lub dodać nowe. Konto umorzeń W tym polu można wybrać z rozwijanej list numer konta, na którym jest księgowana kwota umorzeń. Standardowo są to konta z grupy 070-x. Przycisk Kartoteka kont na dole rozwiniętej listy otwiera okno Lista kont, w którym można wyszukać konto lub dodać nowe. Parametry kont W tych polach można wpisać dodatkowe parametry kont, wykorzystywane do rozszerzenia definicji szablonu dla pojedynczego środka trwałego. Są one wykorzystywane do szczegółowego ustalania poziomu analityki podczas tworzenia dekretów księgowań wyników operacji na środkach trwałych. Jeżeli środek trwały ma oddzielne zdefiniowanie warunki dla amortyzacji bilansowej i podatkowej, to panel Konta zostanie podzielony na dwie części jak na rysunku poniżej. W części opisującej amortyzację podatkową pojawią się dodatkowe pola. Rys Górna część panelu Konta dla dwóch rodzajów amortyzacji. Konto umorzeń W tym polu można wybrać z rozwijanej list numer konta, na którym jest księgowana kwota umorzeń podatkowych. Standardowo są to konta z grupy 070-x. Przycisk Kartoteka kont na dole rozwiniętej listy otwiera okno Lista kont, w którym można wyszukać konto lub dodać nowe. Konto różnicy W tym polu można wybrać z rozwijanej list numer konta, na którym jest księgowana kwota różnicy pomiędzy umorzeniem podatkowym i bilansowym. Przycisk Kartoteka kont na dole rozwiniętej listy otwiera okno Lista kont, w którym można wyszukać konto lub dodać nowe. Um. poza koszty W tym polu można wybrać z rozwijanej list numer konta, na którym są księgowane kwoty ulg inwestycyjnych i refundacji. Przycisk Kartoteka kont na dole rozwiniętej listy otwiera okno Lista kont, w którym można wyszukać konto lub dodać nowe. Opis amortyzacji przed zaewidencjonowaniem w systemie - panel Historia System posiada możliwość ewidencjonowania procesu dalszego użytkowania środków trwałych amortyzowanych przed rozpoczęciem pracy z systemem. Aby można było włączyć do systemu środki trwałe zamortyzowane tylko w pewnej części, należy wypełnić panel Historia. MXSTFV2014P0001

107 Własne środki trwałe 9 17 UWAGA Ten panel należy wypełnić wyłącznie dla środków trwałych, które były umarzane przed ich zaewidencjonowaniem w systemie. Rys Panel Historia dla dwóch rodzajów amortyzacji. UWAGA Wprowadzane dane powinny być zgodne ze stanem na dzień wprowadzony w polu Data rozpoczęcia ewidencji i amortyzacji środka w programie. Pola dotyczące kwot amortyzacji degresywnych należy wypełnić tylko dla środków trwałych amortyzowanych metodą degresywną w momencie rozpoczęcia obliczania umorzeń w systemie. Data rozpoczęcia ewidencji i amortyzacji środka w programie W tym polu należy wpisać datę, od której system ma rozpocząć ewidencję środka. System rozpocznie obliczanie umorzeń od pierwszego dnia podanego tu miesiąca - pod uwagę brany jest rok i miesiąc. Pole wspólne dla obu rodzajów amortyzacji. UWAGA Po wpisaniu daty rozpoczęcia ewidencji może uaktywnić się przycisk VAT. Warunkiem dodatkowym jest zdefiniowanie w ustawieniach modułu wszystkich lat działalności, w których wprowadzane środki były amortyzowane poza systemem oraz proporcji VAT we wszystkich dotychczasowych okresach rozliczeniowych VAT. Przycisk VAT to przełącznik ukrywający grupę Parametry ostatniej aktualizacji środka przeprowadzonej na dzień przed rozpoczęciem obliczeń. W jej miejscu pojawi opis historii podatku VAT. W grupie Kwoty umorzeń środka (w dniu rozpoczęcia obliczeń) Całkowite umorzenie W tym polu należy wpisać kwotę umorzenia wartości środka od początku użytkowania do miesiąca poprzedzającego rozpoczęcie procesu ewidencjonowania umorzeń w systemie. Pola dostępne dla obu rodzajów amortyzacji. W bieżącym roku obrachunkowym W tym polu należy wpisać kwotę umorzenia środka trwałego w roku obrachunkowym, w którym rozpocznie się proces ewidencjonowania umorzeń środka w systemie. Należy wpisać kwotę umorzeń za okres od pierwszego miesiąca roku obrachunkowego do ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego datę rozpoczęcia obliczeń w systemie. Pola dostępne dla obu rodzajów amortyzacji.

108 9 18 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Kwota rozliczenia ulgi lub refundacji W tym polu należy wpisać wykorzystaną do momentu rozpoczęcia obliczania umorzeń w systemie, kwotę ulgi podatkowej lub refundacji. Pole tylko dla amortyzacji podatkowej. W grupie Kwoty umorzeń dla środków amortyzowanych metodą degresywną (w dniu rozpoczęcia obliczeń) UWAGA Pojęcie roku degresywnego wynika z możliwości różnego sposobu określania w panelu Amortyzacja degresywna ustawień modułu, początku kolejnego roku w amortyzacji degresywnej. W bieżącym roku degresywnym W tym polu należy wpisać kwotę umorzenia środka trwałego w roku degresywnym, w którym rozpocznie się proces ewidencjonowania umorzeń w systemie. Należy wpisać kwotę umorzeń za okres od pierwszego dnia roku degresywnego, trwającego w momencie rozpoczęcia obliczeń przez system, do ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego datę rozpoczęcia obliczeń w systemie. Pola dostępne dla obu rodzajów amortyzacji. W poprzednim roku degresywnym W tym polu należy wpisać kwotę umorzenia środka trwałego w roku degresywnym poprzedzającym rok, w którym rozpocznie się proces ewidencjonowania umorzeń w systemie. Pola dostępne dla obu rodzajów amortyzacji. W grupie Parametry ostatniej aktualizacji środka przeprowadzonej na dzień przed rozpoczęciem obliczeń Data na dzień W tym polu należy wpisać datę przeprowadzenia tej operacji aktualizacji. Pole wspólne dla obu rodzajów amortyzacji. Współczynnik W tym polu należy wpisać wartość współczynnika, który został użyty w trakcie ostatniej aktualizacji opisywanego środka trwałego. Pole wspólne dla obu rodzajów amortyzacji. Przyrost netto z aktualizacji W tym polu należy wpisać kwotę zwiększenia wartości netto środka trwałego w wyniku przeprowadzenia aktualizacji. Pola jest dostępne dla obu rodzajów amortyzacji. Zmiany wartości po aktualizacji Jeżeli po ostatniej aktualizacji wartości przeprowadzona została zmiana wartości środka trwałego, w tym polu należy wpisać jej kwotę. Pole tylko dla amortyzacji podatkowej. Umorzenie za rok 1995 W tym polu należy wpisać faktyczną kwotę dokonanego w 1995 roku umorzenia opisywanego środka trwałego. Pola dostępne dla obu rodzajów amortyzacji. Umorzenie w roku 1994 W tym polu należy wpisać faktyczną kwotę dokonanego w 1994 roku umorzenia opisywanego środka trwałego. Pole tylko dla amortyzacji bilansowej. Resurs rozpoczęcia obliczeń (dla metody naturalnej) W tym polu należy wpisać dotychczas zużyty (wypracowany) resurs środka, dla środków amortyzowanych metodą naturalną. Po wybraniu przycisku VAT ukryta zostanie grupa Parametry ostatniej aktualizacji środka przeprowadzonej na dzień przed rozpoczęciem obliczeń. Pojawi się opis historii podatku VAT. MXSTFV2014P0001

109 Własne środki trwałe 9 19 Rys Fragment panelu Historia z elementami historii VAT. UWAGA Pola opisujące historię podatku VAT związanego ze środkiem trwałym należy wypełniać wyłącznie dla środków trwałych objętych przepisami nowej ustawy po 1 maja 2004 roku i amortyzowanych przed zaewidencjonowaniem w systemie. Zmiana w roku kalendarzowym rozpoczęcia obliczeń W tym wierszu należy wypełnić pola zmian wartości netto i VAT. Opisuje się tu zmiany wartości spowodowane np. nabyciem elementu powiększającego wartość środka trwałego. Zmiany odliczonego VAT w roku rozpoczęcia i poprzednich latach kalendarzowych W tej grupie wyświetlają się do wypełnienia pary pól Rok i VAT. Należy w nich opisać historię zmian odliczonego VAT w kolejnych latach. Przypisanie środka do miejsca użytkowania - panel Miejsca W panelu Miejsca możliwe jest przypisanie środka trwałego do miejsca użytkowania i przegląd listy dotychczasowych miejsc użytkowania środka. Rys Górna część panelu Miejsca. Z rozwijanej listy Aktualne miejsce użytkowania należy wybrać miejsce użytkowania do którego powinien zostać przypisany środek trwały i zapisać nowe przypisanie przyciskiem. W tabeli poniżej widoczna jest lista kolejnych miejsc użytkowania środka trwałego. Data obok nazwy miejsca użytkowania oznacza dzień, w którym środek został przypisany do tego miejsca. Przypisanie środka do grupy W dolnej części panelu Miejsca widoczna jest lista grup, do których aktualnie należy środek trwały. Rys Dolna część panelu Miejsca. Aby grupa znalazła się na tej liście w opisie środka środek powinien zostać przypisany do grupy. Najprościej, dla nowo wprowadzanych środków, rozpocząć wprowadzanie opisu środka z okna Środki

110 9 20 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe trwałe, po wcześniejszym zaznaczeniu odpowiedniej grupy na drzewku w lewej części okna. W tym przypadku środek jest automatycznie dopisywany do wskazanej grupy. Po zapisaniu środka można go przenieść do odpowiedniej grupy w oknie Środki trwałe, przez "chwycenie" środka na liście lewym przyciskiem myszy i "położenie" na nazwie odpowiedniej grupy w lewej części okna. Przydzielenie środka osobie odpowiedzialnej - panel Inne W panelu Inne możliwe jest przydzielenie środka trwałego osobie odpowiedzialnej. Rys Górna część panelu Inne. Z rozwijanej listy Osoba odpowiedzialna należy wybrać osobę, której powinien zostać przydzielony środek trwały i zapisać przyciskiem. Przycisk Kartoteka osób odpowiedzialnych na dole rozwiniętej listy otwiera okno Lista osób, w którym można wyszukać osobę lub dodać nową. Oznaczenie środka cechami - panel Inne W panelu Inne możliwe jest oznaczenie środka trwałego cechami. Rys Dolna część panelu Inne. Możliwe jest tu przypisanie do środka dowolnej liczby cech charakteryzujących środek, zdefiniowanych wcześniej w panelu Lista cech ustawień modułu. Aby dodać kolejną cechę należy wybrać przycisk, a następnie rozwinąć listę w dodanej linii i wybrać odpowiednią cechę. Przycisk Kartoteka cech na dole rozwiniętej listy otwiera okno Lista cech, w którym można wyszukać cechę lub dodać nową. W polu Uwagi obok listy cech środka można wpisać komentarz tekstowy charakteryzujący opisywany środek. Zawartość tego pola może być prezentowana w wynikach raportów, dlatego można je wykorzystać do dodatkowego sygnowania środków. MXSTFV2014P0001

111 Własne środki trwałe 9 21 Objęcie środka ulgą inwestycyjną Określona dla danego roku kwota ulgi inwestycyjnej jest w systemie przydzielana do objętych nią środków trwałych. UWAGA Przydzielenie kwoty ulgi inwestycyjnej dla środka trwałego musi nastąpić przed wyznaczeniem dla niego amortyzacji planowanej. W celu przydzielenia kwot odliczeń dla poszczególnych środków należy wybrać polecenie Ulgi inwestycyjne z menu Funkcje. Rys Okno Ulga inwestycyjna z panelem Środki. Przyciskiem należy dodać nową linię w tabeli, a następnie z rozwiniętej listy w kolumnie Nazwa środka wybrać środek trwały, który będzie objęty ulgą. Przycisk Kartoteka środków na dole rozwiniętej listy otwiera okno Środki trwałe, w którym można wyszukać środek lub dodać nowy. W kolejnym kroku należy w kolumnie Kw. obj. ulgą wpisać kwotę przeznaczoną dla wybranego środka. Po zapamiętaniu (przyciskiem ) wprowadzonych danych, wartość w polu Pozostało zmniejszy się o przypisaną dla środka kwotę objętą ulgą. Jednocześnie prawidłowe przypisanie kwoty ulgi spowoduje pojawienie się tej kwoty w panelu Stawki okna opisu środka. Będzie widoczna w polu Kwota nie stanowiąca KUP w części Parametry podatkowe. Rys Panel Stawki z kwotą ulgi.

112 9 22 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Dokumentowanie operacji na środkach trwałych Po wprowadzeniu środków trwałych do ewidencji rozpoczyna się proces ich użytkowania. W czasie jego trwania występują różne wydarzenia, które powinny zostać zaewidencjonowane w systemie. W tym rozdziale przedstawione są metody przeprowadzenia związanych z tym czynności. Zachodzące zdarzenia (operacje) zostają zarejestrowane i są dostępne w sposób opisany w dalszej części podręcznika. Zastosowano dwustopniowy mechanizm dokumentowania operacji. Każda z operacji, wykonanych przez uprawnionego użytkownika, jest następnie zatwierdzana przez użytkownika posiadającego wyższy poziom uprawnień. Opis większości z przeprowadzonych operacji jest dostępny w dwóch miejscach modułu. W oknie Operacje dostępne są wszystkie operacje przeprowadzone na środkach trwałych firmy. Wybranie odpowiedniej operacji na drzewku w lewej części okna powoduje wyświetlenie jej opisu w prawej części. Dla pojedynczego środka trwałego lista związanych z nim operacji jest dostępna w panelu Operacje opisu środka trwałego. Wybranie przycisku otwiera dialog zawierający szczegółowy opis podświetlonej na liście operacji. MXSTFV2014P0001

113 Własne środki trwałe 9 23 Zakup środka Operacja zakupu środka trwałego jest rejestrowana przez wypełnienie pola Data zakupu w panelu Nazwa okna Środek trwały. Data ta jest następnie wykorzystywana w module, wraz z numerem w Klasyfikacji Środków Trwałych, do określenia współczynnika aktualizacji dla środka. Operacja zakupu środka trwałego nie jest widoczna w oknie Operacje, ale jedynie jako wpis w panelu Operacje okna opisu środka trwałego, bez możliwości otwierania dialogu szczegółowego opisu. Rys Zapis operacji Zakup środka w panelu Operacje. Przyjęcie środka do użytkowania Operacja przyjęcia do użytkowania środka trwałego jest rejestrowane przez wypełnienie pola Data przyjęcia do użytkowania w panelu Nazwa okna Środek trwały. System rozpoczyna amortyzowanie środka trwałego od pierwszego dnia miesiąca określonego w panelu Rozpoczęcie amortyzacji ustawień modułu. Operacja przyjęcia do użytkowania środka trwałego nie jest widoczna w oknie Operacje, ale jedynie jako wpis w panelu Operacje okna opisu środka trwałego, bez możliwości otwierania dialogu szczegółowego opisu. Rys Zapis operacji Przyjęcie środka do użytkowania w panelu Operacje. Rozpoczęcie obliczeń w systemie Operacja rozpoczęcie obliczeń w systemie jest zamienna z przyjęciem środka do użytkowania. Dotyczy środków trwałych, które były umarzane przed zarejestrowaniem w systemie. Operacja jest rejestrowane przez wypełnienie pola Data rozpoczęcia ewidencji i amortyzacji środka w programie w panelu Historia okna Środek trwały. Data ta powinna być pierwszym dniem miesiąca. Operacja rozpoczęcie obliczeń w systemie nie jest widoczna w oknie Operacje, ale jedynie jako wpis w panelu Operacje okna opisu środka trwałego, bez możliwości otwierania dialogu szczegółowego opisu. Rys Zapis operacji Rozpoczęcie obliczeń w module w panelu Operacje.

114 9 24 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Zatwierdzanie przyjęcia środka do użytkowania Zatwierdzanie środka trwałego jest potwierdzeniem poprawności jego opisu i jednocześnie granicą pomiędzy definiowaniem opisu, a rozpoczęciem ewidencjonowania w module procesu użytkowania środka trwałego. Przeprowadzane jest przez wybranie przycisku w oknie Środki trwałe. Otwiera to okno dialogu Zatwierdzanie nowych środków, w którym można przeprowadzić operację. UWAGA Zatwierdzenie środka trwałego jest jedną z operacji i podlega również zatwierdzeniu, w sposób opisany w dalszej części tego rozdziału. Rys Dialog Zatwierdzanie nowych środków. Z grupy opcji Zatwierdź należy zaznaczyć jedną z dostępnych opcji wyboru środków do zatwierdzenia. Dostępne są następujące: Tylko bieżący środek Wszystkie wybrane środki Wszystkie środki z bieżącej listy Z rozwijanej listy Dokument operacji można wybrać typ dokumentu (nazwę raportu, który zostanie wykonany w celu utworzenia gotowego do dokumentu) potwierdzającego wykonanie operacji. Zaznaczenie pola wyboru Drukuj dokument(y) w trakcie wykonywania operacji spowoduje wykonanie raportu, przetwarzającego dokument, potwierdzający przeprowadzenie operacji, do postaci gotowej do wydrukowania. UWAGA Dokument potwierdzający wykonanie operacji może być wydrukowany później z okna Dokumenty operacji środków lub okna Operacje. Jeżeli nie zostanie wybrany żaden typ dokumentu, to dokument nie zostanie utworzony. MXSTFV2014P0001

115 Własne środki trwałe 9 25 Włączenie pełnej ewidencji części składowych Dla środków posiadających części składowe można włączyć ich pełną ewidencję. Włączenie pełnej ewidencji spowoduje oddzielne rozliczanie umorzeń dla każdej z części składowych. Operację taką należy przeprowadzić po zatwierdzeniu przyjęcia środka do użytkowania. W celu włączenia pełnej ewidencji należy w panelu Stawki opisu środka zaznaczyć pole wyboru pełna ewidencja. Wyświetlony zostanie komunikat z prośbą o potwierdzenie włączenia. Rys Komunikat potwierdzenia włączenia pełnej ewidencji. Jeżeli środek był już amortyzowany jako następny pojawi się komunikat z prośbą o określenie sposobu przeliczenia dotychczasowego umorzenia. Rys Komunikat wyboru sposobu przeliczenia umorzenia. Wybranie przycisku Tak spowoduje automatyczne rozbicie kwot umorzeń proporcjonalnie do wartości części składowych. Wybranie przycisku Nie spowoduje przypisanie zerowych kwot dotychczasowych umorzeń dla części składowych. Aby wprowadzić kwoty umorzeń należy przyciskiem uruchomić korektę umorzeń i w oknie dialogu Umorzenia dla części wprowadzić kwoty umorzeń. UWAGA Włączenie pełnej ewidencji jest operacją nieodwracalną, niemożliwą do wycofania w odróżnieniu od innych operacji w module. Po włączeniu pełnej ewidencji w panelu Stawki staną się dostępne przyciski nad listą części składowych, sterujące obsługą przenoszenia części składowych oraz możliwością korygowania kwot umorzeń części składowych. Rys Dolna część panelu Stawki po włączeniu pełnej ewidencji części składowych.

116 9 26 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Wybór metody umarzania części składowych Po włączeniu pełnej ewidencji części składowych należy przyciskiem otworzyć dialog Umorzenia dla części i sprawdzić czy ustalona jest odpowiednia metoda umarzania części składowych. Rys Dialog Umorzenia dla części. Zmiana metody dokonywana jest przez wybór odpowiedniej opcji w górnej części okna. Po potwierdzeniu w pojawiającym się komunikacie zostanie przeprowadzona zmiana. Jeżeli środek był już wcześniej umarzany i podczas włączania nie zostało wybrane automatyczne rozbicie umorzeń na części składowe, to należy je wpisać. UWAGA Dla środków umarzanych w systemie przed 2009 rokiem stosowana była metoda liczenia umorzenia od wartości netto. MXSTFV2014P0001

117 Własne środki trwałe 9 27 Oddzielenie amortyzacji podatkowej System umożliwia oddzielnego rozliczania kwot umorzeń bilansowych i podatkowych. Można zdefiniować warunki tych odliczeń podczas wprowadzania informacji opisujących warunki amortyzacji środka trwałego do momentu zatwierdzenia przyjęcia środka do użytkowania. Jeżeli konieczność rozdzielenia amortyzacji wystąpi po zatwierdzeniu, to należy przeprowadzi operację oddzielenia amortyzacji podatkowej. W celu oddzielenia amortyzacji podatkowej należy w jednym z paneli okna opisu środka trwałego wybrać przycisk Oddzielna amortyzacja podatkowa. Otwiera to okno dialogu Oddzielenie amortyzacji podatkowej, w którym można przeprowadzić rozdzielenie amortyzacji bilansowej i podatkowej. Rys Dialog Oddzielenie amortyzacji podatkowej. Po pomyślnym przeprowadzeniu operacji oddzielenia amortyzacji podatkowej wyświetlony zostanie potwierdzający ten fakt komunikat. W panelach okna opisu środka trwałego nastąpi podział na części opisujące oddzielnie przebieg amortyzacji podatkowej i bilansowej.

118 9 28 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Zmiana kwoty nie stanowiącej KUP Kwotę nie stanowiącą kosztów uzyskania przychodów powinno się wprowadzić przed zatwierdzeniem środka. Ze względu na proces rozliczania dotacji na modernizację środków można wprowadzić kwoty NKUP również dla środków zatwierdzonych, dla których rozpoczęto naliczanie umorzeń. W tym celu należy wybrać przycisk polecenia w panelu Stawki okna opisu środka. Otwarte zostanie okno dialogu Zmiana kwoty niestanowiącej KUP. Rys Dialog Zmiana kwoty niestanowiącej KUP. Należy w nim wprowadzić wartość kwoty NKUP, wskazać na co przeznaczona jest dotacja (zakup czy ulepszenie) i opisać źródło tej dotacji. Jeżeli przeprowadzone zostało ulepszenie środka, to pojawi się rozwijana lista Operacja ulepszenia, z której należy wybrać ulepszenie, spośród zarejestrowanych w panelu Inne opisu środka. UWAGA Aby ulepszenie było widoczne na liście należy wcześniej w panelu Inne przeprowadzić zmianę wartości środka spowodowaną tym ulepszeniem. Zaznaczenie pola wyboru Wstecznie rozlicz zmianę kwoty NKUP spowoduje, że dla kwot dotacji wypłaconych z opóźnieniem przeprowadzona zostanie korekta rozliczeń poprzednich miesięcy. Po zaznaczeniu poniżej pojawi się grupa opcji korekty, z których należy wybrać właściwą do zastosowania w konkretnym rozliczeniu. MXSTFV2014P0001

119 Własne środki trwałe 9 29 Wyznaczenie planu amortyzacji Wyznaczenie amortyzacji planowanej umożliwia wstępne określenie kwot odliczeń w poszczególnych miesiącach aktualnego roku. Operacja ta musi poprzedzać próbę wyliczenia kwot umorzeń na konkretny dzień. W celu wyznaczenia amortyzacji planowanej należy w oknie Środki trwałe lub oknie Amortyzacja planowana i miesięczne umorzenia wybrać przycisk. Otwiera to okno dialogu Wyznaczenie amortyzacji planowanej umożliwiającego uruchomienie naliczenia amortyzacji planowanej w aktualnym roku. Rys Dialog Wyznaczenie amortyzacji planowanej. Z grupy opcji Wyznaczenie amortyzacji planowanej należy zaznaczyć jedną z dostępnych opcji wyboru środków do wyznaczenia planu amortyzacji. Dostępne są następujące: UWAGA Tylko dla bieżącego środka Dla wszystkich zaznaczonych środków Dla wszystkich środków z bieżącej listy Jeżeli środek trwały, dla którego przeprowadzane jest wyznaczanie amortyzacji planowej ma wybrany indywidualny typ amortyzacji, to przycisk Wykonaj otwiera okna dialogu Indywidualny plan amortyzacji, w którym należy wprowadzić odpowiednie kwoty.

120 9 30 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Rys Dialog Indywidualny plan amortyzacji. W tabeli należy wprowadzić planowane kwoty umorzeń w kolejnych miesiącach roku. Dla kolejnych miesięcy należy wprowadzić kwoty, zgodnie z przyjętym harmonogramem umarzania środka. W dialogu znajdują się dwa dodatkowe przyciski ułatwiające wypełnienie tabeli. Przycisk Kopiuj powoduje wpisanie dla kolejnych miesięcy roku kwoty z zaznaczonego miesiąca. Przycisk Poprzedni powoduje wpisanie dla kolejnych miesięcy roku kwot z planu amortyzacji na poprzedni rok. Fakt wykonania operacji jest zarejestrowany w oknie Operacje, a dla każdego ze środków w panelu Operacje okna opisu środka. Natomiast plan amortyzacji dla każdego ze środków jest dostępny w oknie Amortyzacja planowana i miesięczne umorzenia. Aby go otworzyć należy wybrać polecenia Amortyzacja planowana z menu Funkcje lub odpowiedni przycisk na pasku narzędziowym. Rys Okno Amortyzacja planowana i miesięczne umorzenia. UWAGA Operacja ta może być również wykonana w oknie Amortyzacja planowana i miesięczne umorzenia. MXSTFV2014P0001

121 Własne środki trwałe 9 31 Korekta planu amortyzacji Korektę kwoty planowanego umorzenia można przeprowadzić w oknie Amortyzacja planowana i miesięczne umorzenia. Aby go otworzyć należy wybrać polecenia Amortyzacja planowana z menu Funkcje lub odpowiedni przycisk na pasku narzędziowym. Następnie w otwartym oknie Amortyzacja planowana i miesięczne umorzenia należy zaznaczyć planowaną kwotę umorzenia podlegającą korekcie i wybrać przycisk. Otwiera okno dialogu Korekta planu amortyzacji, w którym należy określić parametry zmiany planu. Jeżeli środek trwały ma oddzielną amortyzację podatkową, to pola kwot są podzielone na dwie części: pola białe amortyzacja bilansowa i pola szare amortyzacja podatkowa. Rys Dialog Korekta planu amortyzacji. Z grupy opcji Skoryguj plan amortyzacji należy zaznaczyć jedną z dostępnych opcji wyboru środków do korekty. Dostępne są następujące: Tylko dla bieżącego środka Wszystkich wybranych środków Wszystkich środków z bieżącej listy W zależności od parametrów prowadzonej korekty należy wybrać opcję Kwota po korekcie lub Korekta o kwotę i w uaktywnione pola tekstowe wpisać odpowiednie kwoty. Zaznaczenie pola wyboru Skoryguj następne miesiące do końca roku spowoduje uruchomienie procesu wyliczania skorygowanych kwot umorzeń, dla następnych miesięcy do końca roku i wyświetlenie tabelki z tymi wyliczeniami. W tabelce widoczne są dla kolejnych miesięcy roku poczynając od wybranego planowane kwoty umorzeń. W razie potrzeby kwoty w tabelce można edytować i zmieniać.

122 9 32 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Rys Dialog Korekta planu amortyzacji z tabelą miesięcy. Po przeprowadzeniu korekty w oknie Amortyzacja planowana i miesięczne umorzenia można oglądać historią zmodyfikowanych kwot. W celu wyświetlenia komentarza zawierającego historię zmian kwoty planowanego umorzenia należy wskazać kursorem myszy odpowiednią pozycję w tabeli. Warunkiem wyświetlania komentarza jest ustawienie okna w tryb widocznych komentarzy, odpowiedni przycisk nie powinien być przekreślony. Rys Okno Amortyzacja planowana i miesięczne umorzenia z historią zmian kwoty. MXSTFV2014P0001

123 Własne środki trwałe 9 33 Umorzenie wartości środka Po opisaniu posiadanego środka trwałego, wyznaczeniu stawek amortyzacyjnych, zastosowaniu jednej z możliwych metod amortyzacji oraz wyznaczeniu planu amortyzacji, można rozpocząć proces amortyzacji. Umorzenia w kolejnych okresach obliczeniowych mają obrazować zużywanie się środka trwałego w czasie jego eksploatacji. Zakończenie amortyzacji następuje w chwili, gdy wartość dokonanych odpisów zrówna się z wartością początkową lub gdy środek trwały zostanie przeznaczony do likwidacji albo sprzedaży. W celu przeprowadzenia okresowego umorzenia środka należy w oknie Środki trwałe wybrać przycisk. Otwiera to okno dialogu Wyznaczenie umorzenia, umożliwiającego wyznaczenie kwot umorzeń na dzień ustalony jako data operacji w module. UWAGA Operacja ta może być również wykonana w oknie Amortyzacja planowana i miesięczne umorzenia. Rys Dialog Wyznaczenie umorzenia. Z grupy opcji Wyznaczenie umorzenia należy zaznaczyć jedną z dostępnych opcji wyboru środków do wyznaczenia kwot umorzenia. Dostępne są następujące: Tylko dla bieżącego środka Dla wszystkich zaznaczonych środków Dla wszystkich środków z bieżącej listy Po wykonaniu operacji wyznaczania kwot umorzeń na wskazany dzień otworzy się okno Lista umorzeń. W oknie przedstawione są kwoty umorzenia bilansowego i podatkowego dla każdego z objętych operacją środków. Można je przeglądać i jeżeli są poprawne, dokonać zatwierdzenia przeprowadzonych obliczeń przyciskiem polecenia ZAPISZ UMORZENIA. Spowoduje to zmianę kwoty dotychczasowego umorzenia i aktualnej wartości środków trwałych. Jeżeli natomiast wartość umorzenia któregokolwiek środka nie jest zgodna z oczekiwaniami, można usunąć je z listy przyciskiem polecenia Usuń. Usunięty z listy środek nie będzie miał naliczonej amortyzacji za ten okres. Można teraz sprawdzić słuszność swoich zastrzeżeń, dokonać ewentualnych zmian i ponownie wyznaczyć umorzenie dla tego środka.

124 9 34 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Rys Okno Lista umorzeń. Fakt wykonania operacji jest zarejestrowany w oknie Operacje, a dla każdego ze środków w panelu Operacje okna opisu środka. Natomiast kwoty umorzeń naliczone w kolejnych miesiącach są widoczne w panelu Arkusz okna opisu środka. Rys Panel Arkusz z wynikami umorzenia. Po przeprowadzeniu ostatniego umorzenia dla środka trwałego, na panelu Nazwa pojawi się czerwona pieczęć ZAMORTYZOWANY. Rys Pieczęć ZAMORTYZOWANY. MXSTFV2014P0001

125 Własne środki trwałe 9 35 Ewidencjonowanie zużycia resursu Dla środków trwałych amortyzowanych metodą naturalną przed wyznaczeniem umorzenia za wybrany okres należy zaewidencjonować zużycie resursu za ten okres. W celu przeprowadzenia tej operacji należy otworzyć okno opisu środka trwałego i wybrać panel Amortyzacja. Rys Panel Amortyzacja dla metody naturalnej. W nagłówku tabeli PRZEBIEG UŻYTKOWANIA należy wybrać przycisk. Otwarty zostanie dialog Dodaj resurs środka, w którym należy wpisać ilość zużytych w miesiącu jednostek pracy (resursu) środka trwałego. Rys Dialog Dodaj resurs środka.

126 9 36 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Korekta wartości umorzenia Korektę kwoty umorzenia można przeprowadzić w oknie Amortyzacja planowana i miesięczne umorzenia. Aby go otworzyć należy wybrać polecenia Amortyzacja planowana z menu Funkcje lub odpowiedni przycisk na pasku narzędziowym. Następnie w otwartym oknie Amortyzacja planowana i miesięczne umorzenia należy zaznaczyć planowaną kwotę przeprowadzonego umorzenia podlegającą korekcie i wybrać przycisk. Otwiera okno dialogu Korekta umorzenia, w którym należy określić parametry zmiany kwot umorzenia. Rys Dialog Korekta umorzenia. Z grupy opcji Skoryguj umorzenie należy zaznaczyć jedną z dostępnych opcji wyboru środków do korekty. Dostępne są następujące: Tylko dla bieżącego środka Wszystkich wybranych środków Wszystkich środków z bieżącej listy W zależności od parametrów prowadzonej korekty należy wybrać opcję Kwota po korekcie lub Korekta o kwotę i w uaktywnione pola tekstowe wpisać odpowiednie kwoty. Jeżeli środek trwały ma oddzielną amortyzację podatkową, to pola kwot są podzielone na dwie części: pola białe amortyzacja bilansowa i pola szare amortyzacja podatkowa. Po przeprowadzeniu korekty w oknie Amortyzacja planowana i miesięczne umorzenia można oglądać historią zmodyfikowanych kwot. W celu wyświetlenia komentarza zawierającego historię zmian kwoty umorzenia należy wskazać kursorem myszy odpowiednią pozycję w tabeli. Warunkiem wyświetlania komentarza jest ustawienie okna w tryb widocznych komentarzy, odpowiedni przycisk nie powinien być przekreślony. MXSTFV2014P0001

127 Własne środki trwałe 9 37 Rys Okno Amortyzacja planowana i miesięczne umorzenia z historią zmian kwoty. Można również w tym samym oknie wyświetlać kwoty umorzeń w zależności od stanu odpowiedniego przycisku z korektą lub bez korekty umorzeń. Rys Fragmenty okna z ilustracją działania przełącznika.

128 9 38 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Korekta wartości umorzeń części składowych Dla środków trwałych zawierających części składowe, oprócz korekt umorzenia dla kompletnego środka możliwe jest przeprowadzenie korekty umorzeń dla poszczególnych części. W celu jej przeprowadzenia należy w panelu Stawki opisu środka wybrać przycisk. Otwarte zostanie okno dialogu Umorzenia dla części, w którym można skorygować kwoty umorzeń. Rys Dialog Umorzenie dla części. Podczas próby zapisu wprowadzonych korekt pojawia się komunikat z prośbą o potwierdzenie zapisu. MXSTFV2014P0001

129 Własne środki trwałe 9 39 Dodanie części składowej Możliwe jest dodanie części składowej do środka trwałego znajdującego się w eksploatacji i podlegającego już umarzaniu. W tym celu należy wybrać przycisk w panelu Stawki opisu środka. Pojawi się komunikat ostrzegający o istotności uruchamianej operacji. Rys Komunikat o uruchamianiu operacji. Po potwierdzeniu komunikatu uaktywniona zostanie w tabeli z listą części składowych nowa linia umożliwiając wprowadzenie opisu części składowej. Natomiast podczas zapisu wprowadzonych zmian uruchomiona zostanie operacja zmiany wartości środka. Otwarte zostanie okno dialogu Zmiana części składowych, w którym należy określić sposób traktowania wartości wprowadzonej części. Rys Dialog Zmiana części składowych.

130 9 40 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Usunięcie części składowej Możliwe jest usunięcie części składowej ze środka trwałego znajdującego się w eksploatacji i podlegającego już umarzaniu. W tym celu należy wybrać przycisk w panelu Stawki opisu środka. Pojawi się komunikat ostrzegający o istotności uruchamianej operacji. Rys Komunikat o uruchamianiu operacji. Jeżeli wskazana została do usunięcia ostatnia część składowa środka to pojawi się dodatkowy komunikat ostrzegawczy. Rys Komunikat ostrzegający, że usuwana jest ostatnia część składowa środka. Po potwierdzeniu komunikatu wyszarzona zostanie w tabeli z listą części składowych linia opisu usuwanej części składowej. Natomiast podczas zapisu wprowadzonych zmian uruchomiona zostanie operacja zmiany wartości środka. Otwarte zostanie okno dialogu Zmiana części składowych, w którym należy określić sposób traktowania wartości usuniętej części. Rys Dialog Zmiana części składowych. W zależności od wyboru opcji określającej sposób zmiany wartości środka w wyniku operacji w różny sposób traktowane jest dotychczasowe umorzenie części związane ze środkiem trwałym. Na rysunku poniżej Element 4 został usunięty z wyborem opcji Zmiana wartości o netto części. Element 3 został usunięty z wyborem opcji Częściowa likwidacja (z korektą umorzenia). Element 2 został usunięty z wyborem opcji Częściowa sprzedaż (z korektą umorzenia). MXSTFV2014P0001

131 Rys Panel Stawki z listą usuniętych środków. Własne środki trwałe 9 41

132 9 42 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Przeniesienie części składowej pomiędzy środkami W celu przeniesienia części składowej pomiędzy dwoma środkami należy w panelu Stawki opisu środka wskazać na liście przenoszoną część i wybrać przycisk. Pojawi się komunikat z prośbą o potwierdzenie operacji. Rys Komunikat potwierdzenia operacji. Po jego potwierdzeniu pojawi się dialog Zmiana części składowych, w którym należy wskazać środek docelowy i sposób traktowania wartości środków. Rys Dialog Zmiana części składowych. W zależności od wyboru opcji określającej sposób zmiany wartości środka w wyniku operacji w różny sposób traktowane jest dotychczasowe umorzenie części związane ze środkiem trwałym. Na rysunku poniżej Element 14 został przesunięty z wyborem opcji Zmiana o netto części (bez korekty umorzenia). Element 13 został przesunięty z wyborem opcji Zmiana o netto części (z korektą umorzenia). Rys Lista części składowych środka, z którego dokonano przeniesienia. MXSTFV2014P0001

133 Własne środki trwałe 9 43 Natomiast na liście w opisie środka, do którego dokonano przeniesienia pojawią się nowe części składowe o wartości początkowej i kwocie dotychczasowego umorzenia zależnych od wybranej opcji rozliczenia operacji. Rys Lista części składowych środka, do którego dokonano przeniesienia.

134 9 44 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Aktualizacja wartości środka Aktualizacja wartości środka trwałego polega na przemnożeniu przez odpowiedni współczynnik wartości środka trwałego i jego umorzenia, w celu uwzględnienia wpływu inflacji. Prowadzona jest każdorazowo na podstawie odpowiednich przepisów, określających datę jej przeprowadzenia i współczynniki dla poszczególnych grup środków trwałych. Możliwa jest indywidualna i grupowa aktualizacja z zastosowaniem zmodyfikowanej na własny użytek tabeli oraz automatyczne rozksięgowanie wartości aktualizacji według przyjętego szablonu. W celu wyznaczenia zaktualizowanych wartości środków trwałych należy w oknie Środki trwałe wybrać przycisk polecenia. Otwarty zostanie dialog Aktualizacja wartości. Rys Dialog Aktualizacja wartości. Z grupy opcji Zaktualizuj należy zaznaczyć jedną z dostępnych opcji wyboru środków do zaktualizowania. Dostępne są następujące: Tylko bieżący środek Wszystkie wybrane środki Wszystkie środki z bieżącej listy W polu Data aktualizacji widoczna jest data przeprowadzenia aktualizacji. Program podpowiada pierwszy dzień miesiąca zawierającego ustaloną datę operacji. Data ta może być edytowana i zmieniona. Natomiast dla aktualizacji dokonywanej według tabeli widoczna jest data ustalona podczas definiowania tabeli aktualizacji i nie jest możliwa jej zmiana. Poniżej należy wybrać z grupy opcji sposób przeprowadzenia aktualizacji. Dostępne są następujące możliwości: Współczynnik - W polu związanym należy wpisać wartość współczynnika, z jakim ma być przeprowadzona aktualizacja. Wartość środka po aktualizacji - W polu związanym należy określić wartość, jaką powinien mieć środek trwały po przeprowadzeniu aktualizacji. Ta opcja jest racjonalna przy aktualizacji wartości pojedynczego środka. Tabela aktualizacji - Należy wybrać z rozwijanej listy tabelę, zgodnie z którą będzie przeprowadzona aktualizacja. Odpowiednia tabela aktualizacji powinna być wcześniej zdefiniowana w ustawieniach programu. MXSTFV2014P0001

135 Własne środki trwałe 9 45 Po wykonaniu operacji aktualizacji na wskazany dzień otworzy się okno Wynik aktualizacji. W oknie przedstawione są dla każdego z objętych operacją środków parametry aktualizacji i jej wyniki. Można je przeglądać i jeżeli są poprawne, dokonać zatwierdzenia obliczeń przyciskiem ZAPISZ AKTUALI- ZACJĘ. Spowoduje to zmianę wartości środków trwałych. Jeżeli natomiast zaktualizowana wartość któregokolwiek środka nie jest zgodna z oczekiwaniami, można usunąć go z listy przyciskiem Usuń. Usunięty z listy środek nie będzie miał przeprowadzonej aktualizacji wartości. Można teraz sprawdzić słuszność zastrzeżeń, dokonać ewentualnych zmian i ponownie wykonać aktualizację dla tego środka. Rys Okno Wynik aktualizacji.

136 9 46 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Zmiana wartości środka W przypadku ulepszenia, remontu, sprzedaży lub kradzieży części środka trwałego można dokonać w module stosownego zapisu. Zapis ten będzie opisywał zmianę wartości środka trwałego i ewentualnie zmianę parametrów jego amortyzacji. W celu udokumentowania operacji zmiany wartości środka trwałego należy w oknie Środki trwałe wybrać przycisk polecenia. Otwarty zostanie dialog Zmiana wartości, umożliwiającego przeprowadzenie operacji rejestracji zmiany wartości środka trwałego w module. Rys Dialog Zmiana wartości. Jeżeli środek trwały ma oddzielną amortyzację podatkową, to niektóre pola są podzielone na dwie części: pola białe amortyzacja bilansowa i pola szare amortyzacja podatkowa. Z grupy opcji Zmiana wartości należy zaznaczyć jedną z dostępnych opcji wyboru środków do zmiany. Dostępne są następujące: Tylko dla bieżącego środka Wszystkich wybranych środków Wszystkich środków z bieżącej listy Częściowa likwidacja Zaznaczenie tego pola wyboru powoduje, że operacja zmiany wartości jest obsługiwana jak częściowa likwidacja (np. części składowej) środka trwałego. Jego zaznaczenie spowoduje pojawienie się pola wyboru Wykonaj amortyzację w miesiącu likwidacji lub sprzedaży i zniknięcie pola Na dzień oraz pól opisujących zmiany kwot VAT. MXSTFV2014P0001

137 Własne środki trwałe 9 47 Częściowa sprzedaż Zaznaczenie tego pola wyboru powoduje, że operacja zmiany wartości jest obsługiwana jak częściowa sprzedaż (np. części składowej) środka trwałego. Jego zaznaczenie spowoduje pojawienie się pola wyboru Wykonaj amortyzację w miesiącu likwidacji lub sprzedaży i zniknięcie pola Na dzień oraz pól opisujących zmiany kwot VAT. Wykonaj amortyzację w miesiącu likwidacji lub sprzedaży Zaznaczenie tego pola wyboru powoduje, że przed zmianą wartości zostanie automatycznie przeprowadzona operacja umorzenia w miesiącu likwidacji lub sprzedaży. UWAGA Pole Wykonaj amortyzację w miesiącu likwidacji lub sprzedaży jest widoczne tylko w sytuacji, gdy zostało zaznaczone jedno z pól wyboru: Częściowa likwidacja lub Częściowa sprzedaż. Na dzień W tym polu należy wpisać datę dokonywania zmian. Program podpowiada pierwszy dzień miesiąca zawierającego aktualną datę operacji w module. UWAGA Pole Na dzień jest widoczne tylko w sytuacji, gdy nie zostało zaznaczone żadne z pól wyboru: Częściowa likwidacja lub Częściowa sprzedaż. Zmiana o kwotę W tym polu należy wpisać kwotę różnicy w stosunku do wartości początkowej środka trwałego. Wpisana kwota może powodować zarówno wzrost wartości początkowej, jak i jej zmniejszenie. Zmiana kwoty nie amort. o W tym polu należy wpisać kwotę zmieniającą część wartości środka trwałego, która nie będzie umarzana. Typ amortyzacji Z tej rozwijanej listy można wybrać typ amortyzacji, który ma być stosowany dla dalszego umarzania środka. Program umożliwia wybór jednej możliwości: UWAGA Liniowa Degresywna Indywidualna Pole Typ amortyzacji jest widoczne jedynie w sytuacji, gdy środek spełnia warunki do zmiany metody amortyzacji. Jest aktywne jedynie dla amortyzacji bilansowej. Operację zmiany metody amortyzacji można wykonać tylko raz do roku w pierwszym miesiącu roku bilansowego, przed wyznaczeniem planu amortyzacji na dany rok. Polskie przepisy o rachunkowości i o podatku dochodowym zabraniają zmiany metody amortyzacji w ciągu całego okresu amortyzacji, natomiast zezwalają na nią w pewnych przypadkach Międzynarodowe Standardy Rachunkowości. Zmień stopę % na W tym polu można podać nową wartość, według której będzie przeprowadzana, od podanej wyżej daty, amortyzacja wybranego środka. Program podpowiada dotychczasową wartość stopy procentowej. Aby wpisana liczba została zastosowana, należy zaznaczyć powiązane pole wyboru, w przeciwnym przypadku operacja nie zmieni tej wartości. Wylicz Ten przycisk otwiera okno dialogu Czas trwania amortyzacji, w którym można wprowadzić liczbę miesięcy amortyzacji lub datę (miesiąc i rok) zakończenia amortyzacji. Na podstawie wprowadzonych danych program wyliczy wymaganą wartość dla pola Zmień stopę % na.

138 9 48 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Rys Dialog Czas trwania amortyzacji. Zmień współczynnik na W tym polu można podać nową wartość, według której będzie przeprowadzana, od podanej wyżej daty, amortyzacja wybranego środka. Program podpowiada dotychczasową wartość współczynnika modyfikującego. Aby wpisana liczba została zastosowana, należy zaznaczyć powiązane pole wyboru, w przeciwnym przypadku operacja nie zmieni tej wartości. Zmiana kwoty netto W tym polu można wpisać zmianę kwoty wartości netto środka trwałego. Zmiana kwoty VAT W tym polu można wpisać zmianę kwoty VAT dla środka trwałego. Zmiana VAT odliczonego W tym polu można wpisać zmianę kwoty VAT odliczonego dla środka. UWAGA Pola Zmiana kwoty netto, Zmiana kwoty VAT oraz Zmiana VAT odliczonego widoczne są tylko w sytuacji, gdy nie zostało zaznaczone żadne z pól wyboru: Częściowa likwidacja lub Częściowa sprzedaż. Zmień ilość środków na W tym polu należy wpisać ilość środków, jaka pozostanie po operacji. Wpisanie odpowiedniej ilości umożliwia wykonanie operacji częściowej sprzedaży lub likwidacji środków ewidencjonowanych w ujęciu ilościowo-wartościowym. Aby wpisana liczba została zastosowana, należy zaznaczyć powiązane pole wyboru, w przeciwnym przypadku operacja nie zmieni tej wartości. Zmień wartości części składowych (tylko gdy pełna ewidencja) Zaznaczenie tego pola wyboru powoduje, że zmianą wartości zostaną objęte części składowe, jeżeli dla środka prowadzona jest pełna ewidencja. Po zaznaczeniu poniżej pojawiają się opcje: Proporcjonalnie zwiększ wartość wszystkich części Wybranie tej opcji spowoduje, że zwiększona zostanie wartość każdej z dotychczasowych części składowych środka. Dodaj nową część składową Wybranie tej opcji wyświetla dodatkowe pola, w których należy wpisać nazwę dodawanej części, jej numer i pole wyboru do zaznaczenia, jeżeli dodawana część ma być rdzenna. Z rozwijanej listy Dokument operacji można wybrać typ dokumentu (nazwę raportu, który zostanie wykonany w celu utworzenia gotowego do dokumentu) potwierdzającego wykonanie operacji. Zaznaczenie pola wyboru Drukuj dokument(y) w trakcie wykonywania operacji spowoduje wykonanie raportu, przetwarzającego dokument, potwierdzający przeprowadzenie operacji, do postaci gotowej do wydrukowania. UWAGA Dokument potwierdzający wykonanie operacji może być wydrukowany później z okna Dokumenty operacji środków lub okna Operacje. Jeżeli nie zostanie wybrany żaden typ dokumentu, to dokument nie zostanie utworzony. Na kolejnych rysunkach poniżej przedstawione zostały wyniki zmiany wartości po wybraniu opcji podziału kwoty na istniejące części składowe oraz po dodaniu nowej części. MXSTFV2014P0001

139 Własne środki trwałe 9 49 Rys Przed operacją zwiększenia wartości. Rys Po operacji z opcją Proporcjonalnie zwiększ wartość wszystkich części. Rys Po operacji z opcją Dodaj nową część składową. Częściowa sprzedaż środka W czasie użytkowania środka trwałego możliwa jest jego częściowa sprzedaż (dla środka złożonego z wielu części składowych). Jest to rejestrowane w module jako zmiana wartości środka z opcją Częściowa sprzedaż. Dla grupy jednakowych środków zaewidencjonowanych pod jedną pozycją możliwa jest częściowa sprzedaż pewnej liczby środków z grupy. W polu Ilość środków należy wtedy wpisać ilość, która pozostanie w ewidencji po przeprowadzeniu operacji. Częściowa likwidacja środka W czasie użytkowania środka trwałego możliwa jest jego częściowa likwidacja (dla środka złożonego z wielu części składowych). Jest to rejestrowane w module jako zmiana wartości środka z opcją Częściowa likwidacja. Dla grupy jednakowych środków zaewidencjonowanych pod jedną pozycją możliwa jest częściowa likwidacja pewnej liczby środków z grupy. W polu Ilość środków należy wtedy wpisać ilość, która pozostanie w ewidencji po przeprowadzeniu operacji.

140 9 50 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Zmiana metody amortyzacji Polskie przepisy o rachunkowości i o podatku dochodowym zabraniają zmiany metody amortyzacji w ciągu całego okresu amortyzacji. Natomiast Międzynarodowe Standardy Rachunkowości pozwalają na zmianę metody amortyzacji, jeżeli pozwoli to na lepsze odzwierciedlenie rzeczywistego wykorzystywania środka. System umożliwia przeprowadzenie takiej zmiany po spełnieniu następujących warunków: Zmiana dotyczy tylko amortyzacji bilansowej. Operację zmiany metody amortyzacji można wykonać tylko raz do roku w pierwszym miesiącu roku bilansowego. Operację zmiany metody amortyzacji musi być wykonana przed wyznaczeniem planu amortyzacji na dany rok. dodatkowo przy zmianie z metody liniowej na degresywną: W panelu Amortyzacja degresywna ustawień programu należy w ramce Przejście amortyzacji bilansowej na metodę liniową nastąpi wybrać opcję: w roku, w którym umorzenie degresywne stanie się mniejsze od wyznaczanego metodą liniową. Przy zachowaniu tych warunków można przeprowadzić zmianę metody amortyzacji środka postępując jak przy zmianie wartości środka trwałego. MXSTFV2014P0001

141 Własne środki trwałe 9 51 Skierowanie środka do amortyzacji Operacja skierowania środka trwałego do amortyzacji przeprowadzana jest w momencie zmiany typu amortyzacji z Jednorazowa na inny typ w panelu Amortyzacja okna opisu umorzonego środka trwałego. Operacja ta oznacza, że wartość środka trwałego, która była jednorazowo ujęta w kosztach firmy, zostaje z nich wycofana i będzie podlegać umarzaniu w kolejnych miesiącach użytkowania. Otwiera się wtedy dialog Skierowanie środka do amortyzacji. Rys Dialog Skierowanie środka do amortyzacji. Rozpoczęcie amortyzacji W tym polu należy wpisać datę, od której program powinien uruchomić procedury naliczania umorzeń dla środka. System podpowiada pierwszy dzień miesiąca zawierającego aktualną datę operacji. Wartość do amortyzacji W tym polu należy wpisać wartość środka, która będzie stanowić podstawę do naliczania kwot umorzeń w kolejnych miesiącach. Może ona być mniejsza lub równa wartości początkowej środka trwałego. System podpowiada wartość początkową środka. Stopa procentowa W tym polu należy wpisać stopę procentową, która powinna być zastosowana w procesie naliczania kwot umorzeń. Współczynnik W tym polu należy wpisać współczynnik modyfikujący, który powinien być zastosowany w procesie naliczania kwot umorzeń.

142 9 52 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Wyłączenie i włączenie umorzenia w koszty W niektórych sytuacjach związanych z amortyzacją środków trwałych może nastąpić konieczność wymuszenia niezaliczania lub ponownego zaliczenia w koszty kwot umorzeń podatkowych. Można to przeprowadzić wyłącznie dla środków z oddzielną amortyzacją podatkową. W tym celu należy w części Parametry podatkowe panelu Amortyzacja opisu środka trwałego zmienić zaznaczyć pole wyboru Umorzenie nie w koszty. Spowoduje to otwarcie okna dialogu Zmiana zaliczenia amortyzacji do KUP/NKUP, w którym należy potwierdzić przeprowadzenie tej operacji. Skierowanie amortyzacji podatkowej poza KUP W celu ustawienia zaliczania kwot umorzeń poza koszty uzyskania przychodów, należy w części Parametry podatkowe panelu Amortyzacja opisu środka trwałego zaznaczyć pole wyboru umorzenie nie w koszty. Otwarte zostanie okna dialogu Amortyzacja podatkowa poza koszty, w którym należy potwierdzić przeprowadzenie operacji. Rys Dialog Amortyzacja podatkowa poza koszty. W grupie Amortyzacja podatkowa środka wliczana będzie: należy zaznaczyć pole wyboru poza koszty w xxx,xx procentach. Spowoduje, to, że od daty przeprowadzenia operacji kwoty umorzeń podatkowych nie będą zaliczne do KUP. Można również zaznaczyć pole wyboru Wstecznie przesuń amortyzację podatkową do KUP/NKUP i wybierając odpowiednią opcję określić zakres przesuniecia dotychczasowych umorzeń poza KUP. MXSTFV2014P0001

143 Własne środki trwałe 9 53 Skierowanie amortyzacji podatkowej do KUP W celu ustawienia zaliczania kwot umorzeń do kosztów uzyskania przychodów, należy w części Parametry podatkowe panelu Amortyzacja opisu środka trwałego usunąć zaznaczenie pola wyboru umorzenie nie w koszty. Otwarte zostanie okna dialogu Amortyzacja podatkowa poza koszty, w którym należy potwierdzić przeprowadzenie operacji. Rys Dialog Amortyzacja podatkowa w koszty. W grupie Amortyzacja podatkowa środka wliczana będzie: należy zaznaczyć pole wyboru całkowicie w koszty. Spowoduje, to, że od daty przeprowadzenia operacji kwoty umorzeń podatkowych będą zaliczne do KUP. Można również zaznaczyć pole wyboru Wstecznie przesuń amortyzację podatkową do KUP/NKUP i wybierając odpowiednią opcję określić zakres przesuniecia dotychczasowych umorzeń do KUP. Korekta zaliczenia umorzenia do kosztów uzyskania przychodów Przepisy mające na celu zapobieganie powstawania zatorów płatniczych wymagają korekty kwot zaliczonych do kosztów uzyskiwania przychodów (również umorzeń środków trwałych), jeżeli nie zostało w odpowiednich terninach uregulowane zobowiązanie z tytułu jego zakupu. Mechanizm umożliwiający przeprowadzenie korekty dokonanego umorzenia środka trwałego, działa w oknie dialogu Zmiana zaliczenia amortyzacji do KUP/NKUP. W celu skorygowania kosztów uzyskania przychodów o kwoty dotychczasowych umorzeń środka, należy w grupie Amortyzacja podatkowa środka wliczana będzie, zaznaczyć pole wyboru poza koszty w xxx,xx procentach. Należy również zaznaczyć pole wyboru Wstecznie przesuń amortyzację podatkową do NKUP i z rozwiniętej grupy opcji wybrać pozycję od całkowitego umorzenia. Po zapłaceniu należności należy w tym samym dialogu przywrócić zaliczanie umorzeń do kosztów uzyskania przychodów i skorygować koszty również o kwoty wcześniej niezaliczonych umorzeń. Na rysunku poniżej przedstawiony został skutek przeprowadzenia takich korekt zgodnie z ustawieniami w widocznych na poprzednich rycunkach oknach dialogu Zmiana zaliczenia amortyzacji do KUP/NKUP.

144 9 54 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Rys Zmiany kwot KUP dla środka. MXSTFV2014P0001

145 Własne środki trwałe 9 55 Dodanie kosztów eksploatacji Możliwe jest ewidencjonowanie informacji o zdarzeniach związanych z procesem eksploatacji środków trwałych i dodatkowymi kosztami poniesionymi w związku z tymi zdarzeniami. Możliwe jest zarejestrowanie dodatkowych kosztów dla wybranego środka trwałego i dla wybranego centrum kosztów. Możliwe jest także powiązanie krzyżowe tzn. kwotę wprowadzaną dla środka można dodatkowo powiązać z jednym z centrów kosztów, a kwotę wprowadzaną dla centrum z jednym ze środków. Dodanie kosztów eksploatacji środka trwałego System umożliwia ewidencjonowanie informacji o kosztach nie wynikających z obliczeń, ale związanych z konkretnym środkiem. W celu wprowadzenia opisu takiej operacji należy otworzyć panel Inne okna opisu środka trwałego i wybrać w nim przycisk. Otwarte zostanie okno dialogu Koszty eksploatacji. Rys Dialog Koszty eksploatacji dla środka. Środek W tym polu widoczna jest nazwa identyfikująca środek trwały. Centrum Z tej rozwijanej listy należy wybrać nazwę centrum kosztów, do którego powinna zostać dołączona wprowadzana kwota. Dostępne są tylko te centra kosztów, do których dołączony jest środek trwały. Możliwe jest również wprowadzenie kwoty bez wybierania centrum. Opis W tym polu można wprowadzić opis informujący czego dotyczy wprowadzana kwota kosztu, a w szczególności na czym polega ulepszenie. Na dzień W tym polu należy wprowadzić datę przeprowadzania operacji ewidencjonowania kosztów eksploatacji. System podpowiada aktualną datę operacji. Ulepszenie środka To pole wyboru należy zaznaczyć, jeżeli koszt ponoszony jest w celu ulepszenia środka (może zwiększać wartość). Koszty lub Koszty bilansowe i Koszty podatkowe W tym polu (polach) należy wprowadzić kwoty poniesionych kosztów. Wprowadzone kwoty kosztów są później widoczne w tabeli na panelu Inne opisu środka trwałego.

146 9 56 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Rys Panel Inne z listą kosztów eksploatacji. Dodanie kosztów eksploatacji dla centrum Program umożliwia ewidencjonowanie informacji o kosztach nie wynikających z obliczeń, ale związanych z konkretnym centrum. W celu wprowadzenia opisu takiej operacji należy otworzyć panel Centra kosztów okna Centrum kosztów i wybrać w nim przycisk eksploatacji.. Otwarte zostanie okno dialogu Koszty Rys Dialog Koszty eksploatacji dla centrum. Centrum W tym polu wyświetlona jest nazwa identyfikująca wybrane centrum kosztów. Środek W tym polu można wybrać z rozwijanego pola listy nazwę środka trwałego, którego ma dotyczyć modyfikacja kosztów w centrum lub Brak wybranego środka, jeżeli dodanie kosztów nie dotyczy konkretnego środka. Opis W tym polu można wprowadzić opis informujący czego dotyczy wprowadzana kwota kosztu, a w szczególności na czym polega ulepszenie. Na dzień W tym polu należy wpisać datę modyfikacji kosztów w centrum. Podpowiadana jest aktualna data operacji w module. Ulepszenie środka To pole wyboru należy zaznaczyć, jeżeli koszt ponoszony jest w celu ulepszenia środka (może zwiększać wartość). Koszty lub Koszty bilansowe i Koszty podatkowe W tym polu (polach) należy wprowadzić kwoty poniesionych kosztów. MXSTFV2014P0001

147 Własne środki trwałe 9 57 Wprowadzone kwoty kosztów są później widoczne dla wybranego centrum w tabeli na panelu Centra kosztów okna Centra kosztów. Rys Okno Centrum kosztów z kwotami kosztów eksploatacji.

148 9 58 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Zmiana wartości środka o koszty eksploatacji W module istnieje częściowo zautomatyzowano możliwość ulepszenia środka trwałego o wartości ewidencjonowane w kosztach eksploatacji. W momencie, gdy wartość ulepszeń przekroczy 3500 PLN (suma kwot eksploatacji oznaczonych jako ulepszenie środka w ciągu roku), program automatycznie zaproponuje zwiększenie wartości początkowej środka trwałego o wartość ulepszeń. Potwierdzenie komunikatu spowoduje zmianę wyglądu tabeli w panelu Inne opisu środka trwałego. Pojawi się dodatkowa kolumna Wybierz do zw zawierająca pole wyboru lub parę pól wyboru b i p, jeżeli środek ma oddzielną amortyzację podatkową. Zaznaczenie tych pól określa, które kwoty kosztów eksploatacji powinny być uwzględnione podczas zmiany wartości. UWAGA Jeżeli użytkownik nie potwierdził chęci zmiany wartości lub kwota kosztów nie przekroczyła 3500 PLN, można przygotować zmianę wartości wybierając przycisk. Spowoduje to wyświetlenie kolumny Wybierz do zw. Rys Panel Inne przed zmianą wartości o koszty eksploatacji. W kolejnym kroku należy wybrać przycisk otwierający okno dialogu Zmiana wartości. Wypełnienie pól w tym dialogu i zatwierdzenie spowoduje zwiększenie wartości środka o wskazane koszty. Rys Dialog Zmiana wartości. MXSTFV2014P0001

149 Własne środki trwałe 9 59 Skutki zwiększenia wartości dla środków z włączoną pełną ewidencją części składowych zależą od pola Zmień wartości części składowych (tylko gdy pełna ewidencja). Po jego zaznaczeniu poniżej pojawiają się opcje: Proporcjonalnie zwiększ wartość wszystkich części Wybranie tej opcji spowoduje, że zwiększona zostanie wartość każdej z dotychczasowych części składowych środka. Dodaj nową część składową Wybranie tej opcji wyświetla dodatkowe pola, w których należy wpisać nazwę dodawanej części, jej numer i pole wyboru do zaznaczenia, jeżeli dodawana część ma być rdzenna. Po przeprowadzeniu operacji koszty eksploatacji zwiększające wartość środka są w panelu Inne wyświetlane kursywą w kolorze szarym, a kwoty wykorzystane do zwiększenia wartości nie są od tej pory sumowane z pozostałymi kosztami eksploatacji. Rys Panel Inne po zmianie wartości o koszty eksploatacji.

150 9 60 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Zmiana szablonu księgowania Przypisanie środka do odpowiedniego szablonu księgowania lub zmiana tego szablonu może być wykonywane w oknie Środki trwałe lub dla pojedynczego środka w panelu Konta okna opisu środka trwałego. W celu dokonania zmian należy wybrać przycisk. Otwarte zostanie okno dialogu Zmiana szablonu księgowań środków. Można w nim określić parametry operacji zmiany szablonu księgowania w opisach środków trwałych. Rys Dialog Zmiana szablonu księgowań środków. Z grupy opcji Zmiana szablonu księgowań należy zaznaczyć jedną z dostępnych opcji wyboru środków do zmiany szablonu księgowania. Dostępne są następujące: UWAGA Tylko dla bieżącego środka Dla wszystkich zaznaczonych środków Dla wszystkich środków z bieżącej listy Powyższe opcje są wyświetlane jedynie po wywołaniu dialogu z okna Środki trwałe. Nie ma ich, gdy wywołanie nastąpi z panelu Konta opisu środka. Data operacji W tym polu widoczna jest data z jaką zostanie zarejestrowana w module operacja zmiany szablonu. Jest to aktualna data operacji w module. Zmień szablon księgowań na Z rozwijanej listy wybrać nazwę nowego szablonu. UWAGA Wszystkie wybierane z listy szablony muszą być wcześniej zdefiniowane w panelu Szablony księgowania ustawień programu. Używaj zawsze kont zdefiniowanych w szablonie Zaznaczenie tego pola wyboru powoduje, że dla środków przypisanych do centrów kosztów wykorzystywany jest zestaw kont zdefiniowanych w wybranym szablonie księgowania, a nie w centrum kosztów. To zaznaczenie przeniesie się do pola o takiej samej nazwie w panelu Konta opisu środka trwałego. MXSTFV2014P0001

151 Własne środki trwałe 9 61 Nazwa szablonu aktualnie przypisanego do środka jest widoczna w panelu Konta. Rys Panel Konta z nazwą szablonu księgowania. W panelu Konta można również sprawdzić historię zmian przypisania do środka szablonów księgowania. W tym celu należy wybrać przycisk. Otwarte zostanie okno Historia zmian szablonu ks. środka, zawierające listę zmian szablonów księgowania. Rys Okno Historia zmian szablonu ks. środka. Inne możliwości w tym zakresie są dostępne w panelu Szablony księgowania ustawień programu. Wybranie przycisku otwiera okno z listą środków przypisanych do szablonu. Rys Okno z listą środków przypisanych do szablonu księgowania.

152 9 62 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Zmiana parametrów kont Zmianę parametrów kont pojedynczego środka dokonywana jest w panelu Konta okna opisu środka trwałego, na drodze edycji odpowiedniego pola. Natomiast zbiorcza zmiana parametrów kont jest wykonywana w oknie Środki trwałe. W celu dokonania zmian należy wybrać przycisk stanie okno dialogu Zmiana parametrów kont.. Otwarte zo- Rys Dialog Zmiana parametrów kont. Z grupy opcji Zmiana parametrów kont środków należy zaznaczyć jedną z dostępnych opcji wyboru środków do zmiany parametrów kont. Dostępne są następujące: Tylko dla bieżącego środka Dla wszystkich zaznaczonych środków Dla wszystkich środków z bieżącej listy Zmień parametr #1 na i kolejne Zaznaczenie każdego z pól wyboru udostępnia do edycji związane z nim pole, w którym można wpisać nową wartość parametru. Po wybraniu przycisku Wykonaj zostaje przeprowadzona zmiana parametrów kont w sposób zgodny z wprowadzonym opisem. Wyniki zmiany będą widoczne w panelu Konta opisu środka. Rys Panel Konta z wprowadzonym parametrem. UWAGA Zapisywana jest tylko ostatnią wartość parametru każdego z kont. Nie jest rejestrowana historia zmian parametrów kont. MXSTFV2014P0001

153 Własne środki trwałe 9 63 Sprzedaż środka Dokonana sprzedaż środka trwałego jest dokumentowana jako kolejna operacja. W celu udokumentowania operacji sprzedaży środka trwałego należy w oknie Środki trwałe wybrać przycisk. Otwarte zostanie okno dialogu Sprzedaż środka trwałego, umożliwiającego określenie warunków sprzedaży. Rys Dialog Sprzedaż środka trwałego. Z grupy opcji Sprzedaj należy zaznaczyć jedną z dostępnych opcji wyboru środków do sprzedaży. Dostępne są następujące: Tylko bieżący środek Wszystkie wybrane środki Wszystkie środki z bieżącej listy Wykonaj amortyzację w miesiącu sprzedaży Zaznaczenie tego pola wyboru powoduje, że przed operacją sprzedaży zostanie automatycznie przeprowadzona operacja umorzenia w miesiącu sprzedaży. Sprzedaż objęta podatkiem VAT Zaznaczenie tego pola wyboru powoduje, że do rozliczenia przyjęto informację, iż sprzedaż środka trwałego jest opodatkowana VAT. Wykonaj korektę umorzenia środka Zaznaczenie tego pola wyboru powoduje, że w związku ze sprzedażą przeprowadzana jest korekta dotychczasowego umorzenia środka. Z rozwijanej listy Dokument operacji można wybrać typ dokumentu (nazwę raportu, który zostanie wykonany w celu utworzenia gotowego do dokumentu) potwierdzającego wykonanie operacji. Zaznaczenie pola wyboru Drukuj dokument(y) w trakcie wykonywania operacji spowoduje wykonanie raportu, przetwarzającego dokument, potwierdzający przeprowadzenie operacji, do postaci gotowej do wydrukowania. UWAGA Dokument potwierdzający wykonanie operacji może być wydrukowany później z okna Dokumenty operacji środków lub okna Operacje. Jeżeli nie zostanie wybrany żaden typ dokumentu, to dokument nie zostanie utworzony.

154 9 64 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Po przeprowadzeniu operacji sprzedaży środka trwałego w kolumnie Sprzedany (S) okna Środki trwałe będzie widoczny znacznik, natomiast wartość środka może być zerowa, jeżeli takie są ustawienia programu. Rys Okno Środki trwałe ze sprzedanym środkiem. Natomiast na panelu Nazwa opisu środka trwałego pojawi się czerwona pieczęć SPRZEDANY. Rys Pieczęć SPRZEDANY. MXSTFV2014P0001

155 Własne środki trwałe 9 65 Likwidacja środka Dokonana likwidacja środka trwałego jest dokumentowana w module jako kolejna operacja. W celu udokumentowania operacji likwidacji środka trwałego należy w oknie Środki trwałe wybrać przycisk. Otwarte zostanie okno dialogu Likwidacja środka trwałego, umożliwiającego określenie warunków likwidacji. Rys Dialog Likwidacja środka trwałego. Z grupy opcji Zlikwiduj należy zaznaczyć jedną z dostępnych opcji wyboru środków do zlikwidowania. Dostępne są następujące: Tylko bieżący środek Wszystkie wybrane środki Wszystkie środki z bieżącej listy Przyczyna likwidacji Z tego rozwijanego pola listy można wybrać przyczynę likwidacji środka. UWAGA Wybranie z listy przyczyny przeprowadzania likwidacji, dla której w ustawieniach zdefiniowano pole z informacjami dodatkowymi powoduje wyświetlenie poniżej pola Opis przyczyny. Wykonaj amortyzację w miesiącu likwidacji Zaznaczenie tego pola wyboru powoduje, że przed operacją likwidacji zostanie automatycznie przeprowadzona operacja umorzenia w miesiącu likwidacja. Likwidacja objęta podatkiem VAT Zaznaczenie tego pola wyboru powoduje, że do rozliczenia przyjęto informację, iż likwidacja środka trwałego jest opodatkowana VAT. Wykonaj korektę umorzenia środka Zaznaczenie tego pola wyboru powoduje, że w związku z likwidacją przeprowadzana jest korekta dotychczasowego umorzenia środka.

156 9 66 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Z rozwijanej listy Dokument operacji można wybrać typ dokumentu (nazwę raportu, który zostanie wykonany w celu utworzenia gotowego do dokumentu) potwierdzającego wykonanie operacji. Zaznaczenie pola wyboru Drukuj dokument(y) w trakcie wykonywania operacji spowoduje wykonanie raportu, przetwarzającego dokument, potwierdzający przeprowadzenie operacji, do postaci gotowej do wydrukowania. UWAGA Dokument potwierdzający wykonanie operacji może być wydrukowany później z okna Dokumenty operacji środków lub okna Operacje. Jeżeli nie zostanie wybrany żaden typ dokumentu, to dokument nie zostanie utworzony. Po przeprowadzeniu operacji likwidacji środka trwałego w kolumnie Zlikwidowany (L) okna Środki trwałe będzie widoczny znacznik, natomiast wartość środka może być zerowa, jeżeli takie są ustawienia programu. Rys Okno Środki trwałe ze zlikwidowanym środkiem. Natomiast na panelu Nazwa opisu środka trwałego pojawi się czerwona pieczęć ZLIKWIDOWANY. Rys Pieczęć ZLIKWIDOWANY. MXSTFV2014P0001

157 Własne środki trwałe 9 67 Eksport do FK Wyniki operacji przeprowadzonych w module Forte Środki Trwałe, których wyniki powinny być rejestrowane w module finansowo-księgowym mogą być eksportowane do bufora modułu Forte Finanse i Księgowość. Eksport taki możliwy jest zarówno w przypadku zainstalowania programów na jednym komputerze (w jednej sieci), jak również na oddzielnych komputerach. Przed rozpoczęciem operacji eksportu powinny być ustalone jego parametry w panelu Współpraca z FK ustawień programu. Eksport wykonywany jest z okna Operacje. Rys Okno Operacje. W celu rozpoczęcia procesu eksportu do programu finansowo-księgowego należy wybrać przycisk. Otworzy się okno dialogu Rodzaj Dokumentów. Można w nim określić które dokumenty opisujące wykonane operacje powinny być wysłane do programu finansowo-księgowego. Rys Dialog Rodzaj Dokumentów.

158 9 68 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Widoczny powyżej dialog ma postać typową dla sytuacji, gdy w chwili jego wywołania na drzewku operacji zaznaczony jest miesiąc. W tej sytuacji przygotowywane do wysłania są wszystkie dekrety operacji wskazanego typu dla wybranego miesiąca. Jeżeli dialog został wywołany dla pojedynczej operacji, to widoczny będzie tylko moduł Wysyłane dekrety zawierają. Po wybraniu rodzaju eksportowanych dokumentów otwarte zostanie okno Księgowanie. Rys Okno Księgowanie. W oknie Księgowanie należy przejrzeć i ewentualnie zmodyfikować zapisy księgowe dokumentujące przeprowadzone operacje. Po potwierdzeniu prawidłowości zapisów można je wysłać do bufora modułu Forte Finanse i Księgowość. W tym celu należy wybrać przycisk Eksport do FK w nagłówku okna. Pojawi się okno Eksport danych, w którym można określić jaki typ dokumentu FK zapisywany do bufora. Rys Dialog Eksport danych. Podczas eksportu mogą się pojawiać komunikaty o jego przebiegu oraz o poprawności przesyłanych danych. Po przeprowadzeniu eksportu w buforze modułu Forte Finanse i Księgowość pojawi się nowy dokument, który po sprawdzeniu poprawności może zostać zaksięgowany. MXSTFV2014P0001

159 Rys Dokument w buforze programu finansowo-księgowego. Własne środki trwałe 9 69

160 9 70 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Operacje pomocnicze Poza wymienionymi powyżej operacjami związanymi z procesem użytkowania środków trwałych, moduł udostępnia dodatkowe możliwości funkcjonalne. Niektóre z nich są rozwinięciem lub innym sposobem realizacji już opisanych operacji. Inne zapewniają dodatkowe możliwości obsługi środków trwałych w module. Dołączanie środka do miejsca w oknie Miejsca użytkowania Środek trwały może być przydzielany do miejsca użytkowania w dowolnym momencie po zarejestrowaniu w module. Przydzielenie środka trwałego do miejsca użytkowania w panelu Miejsca okna opisu środka trwałego zostało przedstawione powyżej. Można przeprowadzić taką operację również w panelu Środki trwałe okna Miejsca użytkowania. W celu dołączenia środka trwałego do miejsca użytkowania należy podświetlić na drzewku w lewej części okna nazwę miejsca użytkowania, do którego powinien zostać dodany środek trwały. Następnie przyciskiem dodać nowy wiersz do tabeli i w kolumnie Nazwa środka wybrać z rozwijanego pola listy nazwę środka trwałego dołączanego do miejsca użytkowania. Rys Okno Miejsca użytkowania z panelem Środki trwałe. Zmiana miejsca w oknie Miejsca użytkowania Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego może być dokonywana np. w przypadku zmian organizacyjnych w firmie. Można dokonania zmiany w oknie Miejsca użytkowania z panelem Środki trwałe. Należy rozwinąć drzewko miejsc użytkowania do poziomu, na którym znajduje się środek trwały. Zmiany miejsca dokonuje się przez "chwycenie" środka na liście lewym przyciskiem myszy i "położenie" na nazwie odpowiedniego miejsca użytkowania w lewej części okna. Po zwolnieniu przycisku myszy pojawi się komunikat, w którym należy potwierdzić zmianę miejsca użytkowania środka. Zmiana miejsca użytkowania dla wielu środków Możliwa jest także równoczesna zmiana miejsca użytkowania dla więcej niż jednego środka trwałego. W tym celu należy w oknie Środki trwałe wybrać przycisk. Otwarte zostanie okno dialogu Zmiana miejsca użytkowania środków, w którym zostanie przeprowadzona ta operacja. MXSTFV2014P0001

161 Własne środki trwałe 9 71 Rys Dialog Zmiana miejsca użytkowania środków. Z grupy opcji Zmiana miejsca użytkowania środków należy zaznaczyć jedną z dostępnych opcji wyboru środków do zmiany miejsca użytkowania. Dostępne są następujące: Tylko dla bieżącego środka Dla wszystkich zaznaczonych środków Dla wszystkich środków z bieżącej listy Data operacji W tym polu widoczna jest data z jaką zostanie zarejestrowana w module operacja zmiany miejsca użytkowania. Jest to aktualna data operacji w module. Zmień miejsce użytkowania na Z rozwijanej listy należy wybrać nazwę nowego miejsca. Z rozwijanej listy Dokument operacji można wybrać typ dokumentu (nazwę raportu, który zostanie wykonany w celu utworzenia gotowego do dokumentu) potwierdzającego wykonanie operacji. Zaznaczenie pola wyboru Drukuj dokument(y) w trakcie wykonywania operacji spowoduje wykonanie raportu, przetwarzającego dokument, potwierdzający przeprowadzenie operacji, do postaci gotowej do wydrukowania. UWAGA Dokument potwierdzający wykonanie operacji może być wydrukowany później z okna Dokumenty operacji środków lub okna Operacje. Jeżeli nie zostanie wybrany żaden typ dokumentu, to dokument nie zostanie utworzony.

162 9 72 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Dołączanie środka do centrum kosztów Dołączenie środka trwałego do centrum kosztów umożliwia zautomatyzowanie rejestrowania kwot umorzeń, jeżeli w firmie prowadzony jest taki sposób rozliczania kosztów. Można przeprowadzić taką operację w panelu Środki trwałe okna Centra kosztów. W celu dołączenia środka trwałego do miejsca użytkowania należy podświetlić na drzewku w lewej części okna nazwę centrum kosztów, do którego powinien zostać dodany środek trwały. Następnie przyciskiem dodać nowy wiersz do tabeli i w kolumnie Nazwa środka wybrać z rozwijanego pola listy nazwę środka trwałego dołączanego do centrum kosztów. Zmiana centrum kosztów Rys Okno Centra kosztów z panelem Środki trwałe. W przypadku zmiany zasad wykorzystywania środka trwałego może wystąpić konieczność przeniesienia środka trwałego pomiędzy centrami kosztów. Można dokonania zmiany w oknie Centra kosztów z panelem Środki trwałe. Należy rozwinąć drzewko centrów kosztów do poziomu, na którym znajduje się środek trwały. Zmiany centrum dokonuje się przez "chwycenie" środka na liście lewym przyciskiem myszy i "położenie" na nazwie odpowiedniego centrum kosztów w lewej części okna. Po zwolnieniu przycisku myszy pojawi się komunikat, w którym należy potwierdzić zmianę centrum kosztów do którego przypisywany jest środek trwały. Zmiana udziału w centrum kosztów Dołączając do centrum kosztów środek trwały, który został wcześniej dołączony do innego centrum, należy dokonać podziału wykorzystania środka pomiędzy centra kosztów. Dlatego po wybraniu środka trwałego w celu przypisania do kolejnego centrum kosztów otworzy się okno dialogu Zmodyfikuj udziały środka w podanych centrach. MXSTFV2014P0001

163 Własne środki trwałe 9 73 Rys Dialog Zmodyfikuj udziały środka w podanych centrach. W polach z liczbami należy dokonać edycji określając udział procentowy środka trwałego w poszczególnych centrach. Jeżeli podane wartości nie będą się sumować do 100%, wyświetlony zostanie komunikat, informujący o nieprawidłowym przydziale do centrów kosztów i dane nie zostaną zapisane.

164 9 74 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Zmiana osoby odpowiedzialnej dla wielu środków W celu kontroli nad odpowiedzialnością pracowników za poszczególne środki trwałe wskazane jest prowadzenie dokumentującej ten fakt ewidencji. Przypisanie pojedynczego środka trwałego osobie odpowiedzialnej za jego użytkowanie można przeprowadzić w panelu Inne opisu środka trwałego. W tym samym miejscu można również przeprowadzić zmianę osoby odpowiedzialnej. Możliwa jest także równoczesna zmiana osoby odpowiedzialnej dla więcej niż jednego środka trwałego. W tym celu należy w oknie Środki trwałe wybrać przycisk. Otwarte zostanie okno dialogu Zmiana osoby odpowiedzialnej, w którym można wskazać parametry operacji. Rys Dialog Zmiana osoby odpowiedzialnej. Z grupy opcji Zmiana osoby odpowiedzialnej należy zaznaczyć jedną z dostępnych opcji wyboru środków do zmiany osoby odpowiedzialnej. Dostępne są następujące: Tylko dla bieżącego środka Dla wszystkich zaznaczonych środków Dla wszystkich środków z bieżącej listy Data operacji W tym polu widoczna jest data z jaką zostanie zarejestrowana w module operacja zmiany osoby odpowiedzialnej. Jest to aktualna data operacji w module. Zmień osobę odpowiedzialną na Z rozwijanej listy wybrać nową osobę odpowiedzialną. MXSTFV2014P0001

165 Własne środki trwałe 9 75 Porównanie zawartości grup W module możliwe jest prowadzenie porównań zawartości grup środków trwałych. Operacja ta może być prowadzona w oknie Porównanie zawartości grup środków, otwieranym po wybraniu polecenie Porównanie zawartości grup z menu Funkcje. Rys Okno Porównanie zawartości grup środków. Okno to powinno być wykorzystywane z równocześnie otwartym oknem Środki trwałe. Okno Porównanie zawartości grup środków podzielone jest na dwie części, do których należy z okna Środki trwałe przenieść, metodą "przeciągnij i upuść", porównywane grupy. Do każdej z części okna można przenieść więcej niż jedną grupę środków oraz pojedyncze środki. Kolumny widoczne w obu częściach okna odpowiadają kolumnom z okna Środki trwałe. W każdej z części okna widoczna będzie lista środków trwałych należąca do wybranej grupy (grup). Każda zmiana dokonana w oknie Środki trwałe, będzie natychmiast odwzorowana w oknie Porównanie zawartości grup środków. Jeżeli środek należy tylko do grup w jednej części okna, to po lewej stronie wiersza opisującego środek pojawi się znacznik. ZAWARTOŚĆ LISTY Wybranie tego przycisku nagłówka otwiera listę grup, które zostały przeniesione do tej części okna. Jeżeli do tej części okna były przenoszone pojedyncze środki to na liście pojawia się pozycja Środki wybrane przez użytkownika. UWAGA Przenoszenie środków do poszczególnych części okna Porównanie zawartości grup środków, nie ma skutków dla rzeczywistej zawartości grup, natomiast przenoszenie środków z tego okna do grup w oknie Środki trwałe, powoduje zmianę zawartości grup środków trwałych.

166 9 76 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Eksport danych Eksportowanie danych polega na zapisywaniu danych z kartoteki środków trwałych modułu do pliku tekstowego. Plik taki można potem wczytać w innym programie. W celu rozpoczęcia procesu eksportu należy wybrać polecenie Eksport danych z menu kaskadowego rozwiniętego poleceniem Import/Eksport w menu Firma. Otworzy się okno dialogu Eksport danych, w którym należy zdefiniować parametry eksportu. Rys Dialog Eksport danych. Baza danych W tym rozwijanym polu listy należy wybrać nazwę bazy danych modułu, z której będzie wykonywany eksport. Zbiór danych W tym polu należy wpisać nazwę pliku, do którego będą eksportowane dane. Można również wybrać przycisk polecenia Wybierz i w dialogu Zapisz jako wskazać odpowiednie parametry ścieżki dostępu. Ogranicznik pola Z tej rozwijanej listy należy wybrać znak oddzielający kolejne pola w pliku docelowym. Ogranicznik tekstu Z tej rozwijanej listy należy wybrać znak ograniczający pola tekstowego w pliku docelowym. Typ zbioru Z tej rozwijanej listy należy wybrać format kodowania znaków docelowego pliku tekstowego. Pierwszy wiersz zawiera nazwy pól Zaznaczenie tego pola wyboru powoduje wpisanie w pierwszym wierszu pliku docelowego nazw kolumn bazy danych. Po określeniu parametrów eksportu i wybraniu przycisku polecenia OK pojawi się okno Pola eksportowane, w którym należy dokonać wyboru pól, które powinny zostać wyeksportowane. Określenie zakresu eksportu Okno Pola eksportowane przeznaczone jest do szczegółowego zdefiniowania zakresu eksportu danych do pliku tekstowego. MXSTFV2014P0001

167 Własne środki trwałe 9 77 Rys Okno Pola eksportowane. Pola eksportowane W tym polu widoczna jest lista pól rekordu wybranych do eksportu. Pola dostępne W tym polu widoczna jest lista pól rekordu, z których można wybrać pola przeznaczone do eksportu i wykorzystując przyciski z prawej strony okna, przenieść je na listę Pola eksportowane. OK. Ten przycisk uruchamia proces eksportu. Przyciski < Dodaj, << Wszystkie, Odejmij >, Wszystkie >> służą do przenoszenia nazw pól rekordów pomiędzy listami Pola dostępne i Pola eksportowane. Zakres identyfikatorów W polach Od i Do tej ramki można wpisać zakres identyfikatorów rekordów, które powinny zostać wyeksportowane. Możliwości dostępne w tej ramce powinny być wykorzystywane przez użytkowników dobrze rozumiejących problematykę baz danych. Zdefiniowane w ten sposób zestawy eksportowanych pól mogą zostać zapamiętane pod nazwą schematu eksportu i wykorzystywany wielokrotnie. W dolnej części okna znajdują się pola i przyciski sterujące posługiwaniem się schematami eksportu. Nazwa schematu W tym polu należy zapisać nazwę, pod jaką powinien zostać zapamiętany schemat eksportu, zdefiniowany w polach górnej części okna. Schematy W tym polu widoczna jest lista wszystkich zdefiniowanych schematów. Ładuj schemat Ten przycisk powoduje załadowanie do pól w górnej części okna wskazanego na liście schematu eksportu. Zapisz schemat Ten przycisk powoduje zapisanie zdefiniowanego schematu eksportu pod nazwą wpisaną w polu Nazwa schematu. Usuń schemat Ten przycisk powoduje usunięcie wskazanego schemat eksportu.

168 9 78 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Po ustaleniu schematu eksportu i wybraniu przycisku OK nastąpi eksport danych do wskazanego pliku tekstowego. Jeżeli taki plik nie istnieje, to zostanie utworzony we wskazanym katalogu. Po zakończeniu eksportu zostanie wyświetlony komunikat o jego wynikach. Rys Komunikat o wynikach eksportu. MXSTFV2014P0001

169 Własne środki trwałe 9 79 Eksport do pliku XML Eksport danych do pliku XML polega na zapisaniu zawartości wskazanych pól kartoteki do odpowiednio sformatowanego pliku. Plik taki można potem np. wczytać do innej firmy. W celu rozpoczęcia procesu eksportu należy wybrać polecenie Eksport danych do pliku xml z menu kaskadowego rozwiniętego poleceniem Import/Eksport w menu Firma. Otworzy się okno dialogu Eksport do pliku xml, w którym należy zdefiniować parametry eksportu. Po wybraniu z rozwijanej listy Eksportuj, nazwy eksportowanej kartoteki, zmieni się tytuł okna, a w polach poniżej pojawi się zawartość odpowiadająca wybranej kartotece. W niektórych oknach możliwe jest uruchomienie tej operacji za pomocą odpowiedniego polecenia z menu kontekstowego. Rys Dialog Eksport do pliku xml dla listy kont. W środkowej części ramki Eksportowane pola należy zaznaczyć pola, których zawartość zostanie wyeksportowana, a następnie dokonać eksportu. Pola, których nazwy zostały wyszarzone, są obowiązkowe i nie można z nich zrezygnować. W oknie dostępne są standardowe mechanizmy ułatwiające zdefiniowanie układu pliku XML, które zostały opisane szczegółowo w pomocy kontekstowej.

170 9 80 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Import z pliku XML Import danych z pliku XML polega na odczytaniu z odpowiednio sformatowanego pliku danych i zapisaniu ich do wskazanej kartoteki. W celu rozpoczęcia procesu importu należy wybrać polecenie Import danych z pliku xml z menu kaskadowego rozwiniętego poleceniem Import/Eksport w menu Firma. Otworzy się okno dialogu Import z pliku xml, w którym należy zdefiniować parametry importu. Po wybraniu z rozwijanej listy Importuj, nazwy kartoteki, zmieni się tytuł okna. Następnie należy wskazać plik z którego będą importowane dane i uruchomić import. W niektórych oknach możliwe jest uruchomienie tej operacji za pomocą odpowiedniego polecenia z menu kontekstowego. Rys Dialog Import z pliku xml dla listy kont. UWAGA W czasie planowania sposobu przeprowadzenia importu należy uwzględnić możliwość wystąpienia kolizji importowanych danych. Np. dane o środkach mogą zawierać również opis grup, do których przypisane są środki. Późniejszy import grup środków spowoduje komunikaty o błędach, bo takie grupy już będą zaimportowane. MXSTFV2014P0001

171 Własne środki trwałe 9 81 Utworzenie dokumentu dla wykonanej operacji Niektóre operacje mogą być potwierdzane odpowiednim dokumentem. Numer dokumentu jest nadawany automatycznie podczas wykonywania operacji. Jeżeli w trakcie wykonywania operacji nie został wybrany dokument operacji możliwe jest późniejsze jego utworzenie w oknie Dokumenty operacji środków. Dostępne jest po wybraniu przycisku dialogu zakresu operacji do wyświetlenia. w oknie Środki trwałe i wskazaniu w otwartym Rys Okno Dokumenty operacji środków. Jeżeli w kolumnie Nr dokumentu brak jest numeru można utworzyć dokument wybierając przycisk i w otwartym dialogu Dokument operacji określając parametry dokumentu. Rys Dialog Dokument operacji. UWAGA Pozostawienie w polu Numer dokumentu wyboru automatycznego spowoduje, że zostanie nadany automatycznie kolejny numer operacji. Wpisywanie numeru może spowodować zakłócenie ciągłości numeracji dokumentów. UWAGA Dla pojedynczego środka operację można przeprowadzić w panelu Operacje.

172 9 82 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Zmiana numeru dokumentu operacji Niektóre operacje mogą być potwierdzane odpowiednim dokumentem. Numer dokumentu jest nadawany automatycznie podczas wykonywania operacji. Możliwa jest zmiana tego numeru przez uprawnionego użytkownika. UWAGA Zmiana numeru może spowodować zakłócenie ciągłości numeracji określonego typu operacji, dlatego należy zachować szczególną ostrożność. W celu dokonania zmiany numeru należy otworzyć okno Dokumenty operacji środków i odszukać operację, której numer będzie modyfikowany. Dostępne jest po wybraniu przycisku w oknie Środki trwałe i wskazaniu w otwartym dialogu zakresu operacji do wyświetlenia. Rys Okno Dokumenty operacji środków. Następnie należy wybrać przycisk lub prawym przyciskiem myszy należy rozwinąć dla tej operacji menu kontekstowe i wybrać z niego polecenie Pokaż dokument operacji. Spowoduje to wyświetlenie dialogu Dokument operacji, w którym można przeprowadzić zmiany. Rys Dialog Dokument operacji. Z rozwijanej listy Dokument operacji można wybrać typ dokumentu, który zostanie zastosowany po zmianie, natomiast w polu Numer dokumentu można edytować numer dokumentu. UWAGA Dla pojedynczego środka operację można przeprowadzić w panelu Operacje. MXSTFV2014P0001

173 Własne środki trwałe 9 83 Drukowanie dokumentów operacji Niektóre operacje są potwierdzane odpowiednim dokumentem. W celu wydrukowania dokumentów należy otworzyć okno Dokumenty operacji środków i odszukać operację, której dokument będzie drukowany. Dostępne jest po wybraniu przycisku dialogu zakresu operacji do wyświetlenia. w oknie Środki trwałe i wskazaniu w otwartym Rys Okno Dokumenty operacji środków. Następnie należy wybrać przycisk lub prawym przyciskiem myszy należy rozwinąć dla tej operacji menu kontekstowe i wybrać z niego polecenie Drukuj dokumenty. Spowoduje to wyświetlenie dialogu Dokumenty operacji środków trwałych, w którym można ustalić parametry wydruku. Rys Dialog Dokumenty operacji środków trwałych. UWAGA Dla pojedynczej operacji można wydrukować dokument wybierając przycisk lub polecenie Drukuj dokument z menu kontekstowego. Takie samo działanie można przeprowadzić w panelu Operacje.

174 9 84 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Wycofywanie i zatwierdzanie wykonanych operacji W oknie Operacje możliwe jest wycofywanie przeprowadzonych operacji. Może to okazać się konieczne np. z powodu pomyłki użytkownika. Moduł umożliwia jednak wycofanie jedynie ostatniej w porządku chronologicznym operacji. Oznacza to, że aby wycofać inną niż ostatnia operację, trzeba najpierw wycofać operacje przeprowadzone po niej. Wycofywanie operacji jest realizowane poprzez wybranie przycisku, umieszczonego ponad drzewkiem katalogów w lewej części okna. Aby uchronić użytkownika przed omyłkowym wycofaniem poprawnej operacji, wprowadzona została możliwość ich zatwierdzania. Po wybraniu przycisku pojawi się okno z pytaniem o potwierdzenie zatwierdzenia operacji, z podaną datą przeprowadzenia. Można też zatwierdzić wszystkie operacje przeprowadzone w danym miesiącu, podświetlając na drzewku zakładkę miesiąca i wybierając przycisk. Zatwierdzona operacja jest oznaczona obok daty jej wykonania na drzewku w oknie Operacje oraz w panelu Operacje opisu środka. W szczególnych warunkach istnieje możliwość wycofania wcześniejszych operacji dla pojedynczego środka. Jest to możliwe w panelu Operacje opisu środka trwałego. Wybranie przycisku, powoduje wycofanie ostatniej operacji dla środka trwałego. Możliwe jest jednorazowe wycofanie tylko ostatniej chronologicznie operacji. Dodatkowym warunkiem wycofania operacji jest jej niezatwierdzenie w oknie Operacje. UWAGA Jeżeli w oknie Operacje została zatwierdzona ostatnia z przeprowadzonych operacji, dotycząca innego środka trwałego, to w panelu Operacje opisu środka możliwe jest jeszcze wycofywanie operacji dla pozostałych środków trwałych. UWAGA Dla operacji zapłacenia raty z umowy LWD wycofanie operacji jest możliwe do przeprowadzenia tylko z okna Umowy LWD. MXSTFV2014P0001

175 Własne środki trwałe 9 85 Rozliczanie ulg inwestycyjnych Bieżący stan wykorzystania przydzielonej dla każdego ze środków trwałych oraz łącznej kwoty ulgi inwestycyjnej można sprawdzić w panelu Rozliczenia okna Ulga inwestycyjna. Aby otworzyć to okno należy wybrać polecenie Ulgi inwestycyjne z menu Funkcje lub odpowiedni przycisk z paska narzędziowego. Rys Rozliczenie ulg inwestycyjnych. W formie tabeli przedstawiona jest tu, dla każdego z objętych ulgą środków trwałych, kwota przydzielonej ulgi, kwota rozliczona i kwota do rozliczenia. Rozliczenie wykorzystania przydzielonej dla środka trwałego kwoty ulgi inwestycyjnej w kolejnych miesiącach i latach można sprawdzić w panelu Szczegółowe rozliczenie okna Ulga inwestycyjna. Rys Szczegółowe rozliczenie ulg inwestycyjnych. W zależności od wyboru opcji w grupie Pokaż kwoty rozliczenia ulgi możliwe jest przedstawienia dla każdego ze środków objętych ulgą, kwot zaliczonych w koszty i kwot zaliczonych jako rozliczenia ulgi w kolejnych miesiącach lub w kolejnych latach.

176

177 Umowy LWD W systemie możliwe jest ewidencjonowanie obcych środków trwałych wykorzystywanych w prowadzonej działalności gospodarczej na podstawie umów leasingu, wynajmu lub dzierżawy. Umowy tego typu są nazywane umowami LWD. W systemie ewidencjonowane są umowy, powiązane z nimi środki trwałe oraz obsługa umów tj. rozliczanie kosztów wynikających z umów. Zastosowana metoda ewidencjonowania obcych środków trwałych umożliwia bardzo elastyczną ich obsługę, pozwalając na równoległe rozliczanie wpłacanych rat umowy oraz umarzanie środków dowolną z dostępnych metod.

178 10 2 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Przygotowanie środowiska rozliczeniowego Przed rozpoczęciem ewidencjonowania obcego środka trwałego w systemie wskazane jest zdefiniowanie kolejnych elementów ustawień, wykorzystywanych do rozliczenia umowy. Treść poniżej została oparta na sposobie postępowania dla przypadku leasingu kapitałowego. Zdefiniowanie szablonu księgowań W celu zdefiniowania szablonu księgowań należy wybrać polecenie Ustawienia z menu Funkcje lub odpowiedni przycisk na pasku narzędziowym. Następnie w otwartym oknie Ustawienia wybrać zakładkę Szablony księgowań. W prawej części okna pojawi się panel Szablony księgowania. W tym panelu możliwe jest dodawanie, usuwanie i modyfikacja szablonów księgowania. Należy podświetlić wybrany szablon na liście i przyciskiem otworzyć okno jego definiowania. Rys Okno definiowania szablonów - rata leasingu kapitałowego. Z rozwijanej listy Operacje należy wybrać pozycję: Zapłać ratę - leasing kapitałowy, a następnie wprowadzić odpowiednie numery kont do poszczególnych pozycji szablonu. UWAGA Podane w dalszej części numery kont są tylko jedną z możliwości, wybraną w celu bardziej jednoznacznego pokazania sposobu działania programu w zakresie rozliczania rat leasingowych. Kapitał Do tej pozycji szablonu przypisane zostanie przykładowo konto (zobowiązania z tytułu leasingu \ Kapitał). Odsetki Do tej pozycji szablonu przypisane zostanie konto z grupy 700 (koszty finansowe) przykładowo konto (Koszty odsetek \ Jednostki niepowiązane). VAT odliczony Do tej pozycji szablonu przypisane zostanie przykładowo konto (rozrachunki VAT wraz z odpowiednią analityką). VAT nieodliczony Do tej pozycji szablonu przypisane zostanie przykładowo konto (Zobowiązania z tytułu leasingu \ VAT nieodliczony). MXSTFV2014P0001

179 Umowy LWD 10 3 UWAGA Ustalenie numeru konta dla pozycji VAT nieodliczony ma sens jedynie dla sytuacji, gdy szablon będzie stosowany do umów, dla których występuje ograniczenie odliczenia VAT. Przykładem mogą tu być umowy leasingu samochodów osobowych. Rata Do tej pozycji szablonu przypisane zostanie konto z grupy 200 (związane z rozrachunkami z odpowiednim kontrahentem) przykładowo Zaewidencjonowanie umowy W celu zaewidencjonowania umowy leasingu należy wybrać polecenie Umowy LWD z menu Funkcje lub odpowiedni przycisk na pasku narzędziowym. Pojawia się okno Umowy LWD. W oknie Umowy LWD należy wybrać przycisk Nowa. Otworzy się okno Parametry umowy otwarte na panelu Parametry. Należy wypełnić kolejne pola definiujące wprowadzaną umowę. Rys Panel Parametry okna Parametry umowy. Numer umowy W tym polu należy wpisać numer ewidencjonowanej umowy. Kontrahent W tym polu należy wybrać z rozwijanej listy nazwę kontrahenta, z którym została zawarta ewidencjonowana umowa. Szablon księg Z tej rozwijanej listy należy wybrać szablon księgowań dla umowy. Rodzaj umowy Z tej rozwijanej listy należy wybrać: Leasing. Pojawi się kolejna rozwijana lista Rodzaj leasingu, z której należy wybrać: Kapitałowy.

180 10 4 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Data rozpoczęcia W tym polu należy wpisać datę rozpoczęcia obowiązywania dla ewidencjonowanej umowy w formacie RRRR-MM-DD. Data zakończenia W tym polu należy wpisać datę zakończenia obowiązywania dla ewidencjonowanej umowy w formacie RRRR-MM-DD. UWAGA Zaewidencjonowanie dat jest możliwe tylko, jeżeli dotyczą lat zdefiniowanych wcześniej w panelu Lata działalności ustawień programu. Ilość rat W tym polu program wylicza ilość rat równą liczbie miesięcy między datami rozpoczęcia i zakończenia. Forma płatności Z tej rozwijanej listy należy wybrać sposób wpłacania kolejnych rat spośród następujących możliwości: Z dołu lub Z góry. Wartość przedmiotu umowy W tym obszarze należy w pozycjach Netto, Stawka VAT i VAT zaewidencjonować odpowiednie wartości na podstawie zapisów umowy. Wpłata wstępna W tym obszarze należy w pozycjach Netto, Stawka VAT i VAT zaewidencjonować odpowiednie wartości. Suma rat W tym obszarze należy w pozycji Netto zaewidencjonować odpowiednią kwotę. UWAGA Kwota w pozycji VAT jest wyliczana jako podsumowanie odpowiedniej kolumny w panelu Raty. Kwota wykupu W tym obszarze należy w pozycjach Netto, Stawka VAT i VAT zaewidencjonować odpowiednie wartości. Kapitał W tym polu wyświetlona jest wyliczona kwota równa Wartość przedmiotu umowy Wpłata wstępna Kwota wykupu. Odsetki W tym polu wyświetlona jest wyliczona kwota równa Suma rat (netto) Kapitał. Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól zostanie wyliczony domyślny plan spłat rat związanych z umową. W panelu Raty wyświetlona zostanie tabela zawierająca ten plan. Można edytować pozycje planu, dostosowując proponowany przez program plan do rzeczywistego planu wynikającego z zawartej umowy. MXSTFV2014P0001

181 Umowy LWD 10 5 Rys Panel Raty okna Parametry umowy. Pomocą powinny być przyciski MD i MU. Wybranie przycisku powoduje podzielenie kwot rat na kapitał i odsetki, zgodnie z zasadami Międzynarodowych Standardów Rachunkowości, dla wszystkich kolejnych wierszy w tabeli. Podział zostanie przeprowadzony MD metodą degresywną pełną (wewnętrzna stopa zwrotu) lub MU metodą uproszczoną (równe raty), odpowiednio do wybranego przycisku.

182 10 6 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Dołączenie środka Po zdefiniowaniu szablonu księgowań dla umów leasingu kapitałowego oraz zaewidencjonowaniu umowy należy dołączyć rozliczany środek trwały do umowy. Środek ten powinien być wcześniej wprowadzony do ewidencji środków. Dołączanie można to przeprowadzić na dwa sposoby: W panelu Środki okna Parametry umowy wybierając przycisk, a następnie wskazując środek trwały na rozwijanej liście. Rys Dołączanie środka do umowy LWD w oknie Parametry umowy. W oknie opisu środka trwałego wybierając umowę z rozwijanej listy w panelu Nazwa po zaznaczeniu pola wyboru Środek obcy. MXSTFV2014P0001

183 Umowy LWD 10 7 Rys Dołączanie środka do umowy LWD w panelu Nazwa opisu środka.

184 10 8 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Zapłata raty W odpowiednich terminach należy ewidencjonować zapłatę kolejnych rat leasingowych. W tym celu należy w otwartym oknie Umowy LWD, wybrać przycisk Zapłać. Otwarte zostanie okno dialogu Zapłać ratę. Rys Okno Umowa LWD. Rys Dialog Zapłać ratę. Należy w tym dialogu potwierdzić zamiar zaewidencjonowania wpłaty raty z umowy LWD. Prawidłowe wykonanie operacji potwierdzi komunikat. Zaewidencjonowanie zapłacenia raty spowoduje w oknie Umowy LWD zmianę koloru znaków opisujących ratę. Natomiast w panelu Raty opisu umowy zostanie zaznaczone pole wyboru w kolumnie Zapłacone. Jeżeli umowa dotyczy pojazdu samochodowego, od którego nie można w pełni odliczyć podatku VAT, wówczas po zapłacie VAT z raty jest dzielony na odliczany i nieodliczany. Podział VAT jest przeprowadzany z uwzględnieniem ograniczeń w odliczaniu VAT, przypisanych do środka w panelu VAT okna jego opisu. Poszczególne części kwoty VAT są przypisywane do kont zgodnie z szablonem księgowań. MXSTFV2014P0001

185 Umowy LWD 10 9 Podgląd i zatwierdzanie wyniku operacji Ogólny opis operacji zapłacenia raty można sprawdzić w oknie Operacje, otwieranym po wybranie polecenia Operacje z menu Funkcje lub odpowiedniego przycisku z paska narzędziowego. Należy odnaleźć wykonaną operację na drzewku w lewej części okna i zaznaczając ją spowodować wyświetlenie opisu operacji na panelu w prawej części okna. Rys Okno Operacje z opisem operacji Zapłacenie raty. Poprawnie wykonana operacja powinna zostać zatwierdzona w celu zablokowania możliwości dokonywania jej omyłkowego wycofania. Po wybraniu przycisku pojawi się okno dialogu z pytaniem o potwierdzenie zatwierdzenia operacji, z podaną datą przeprowadzenia.

186 10 10 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Eksport wyniku do programu finansowo-księgowego Wynik operacji zapłaty raty leasingowej powinien zostać przesłany do modułu finansowo-księgowego, w celu odpowiedniego zaewidencjonowania w księgach rachunkowych. W celu rozpoczęcia procesu eksportu należy zaznaczyć operację na drzewku w lewej części okna i wybrać przycisk w oknie Operacje. Otworzy się okno dialogu Rodzaj Dokumentów, a po wybraniu rodzaju eksportowanych dokumentów okno Księgowanie. Rys Dialog Rodzaj Dokumentów. Rys Okno Księgowanie. W oknie Księgowanie można przeglądać i ewentualnie korygować przygotowane do eksportu zapisy. Po uznaniu ich poprawności można wydrukować papierowy dokument PK, wybierając przycisk Drukuj. Otworzy się wtedy kolejno okno Parametry Dokumentu, a po ustaleniu warunków podgląd gotowego dokumentu. MXSTFV2014P0001

187 Umowy LWD Rys Okno Parametry Dokumentu. Rys Podgląd polecenia księgowania. Wybranie przycisku Eksport do FK powoduje uruchomienie eksportu zawartości okna do bufora modułu finansowo-księgowego. Podczas przeprowadzania eksportu mogą pojawiać się komunikaty informujące o jego przebiegu. Wynik eksportu w module finansowo-księgowym Wyeksportowany dokument znajduje się w buforze modułu finansowo-księgowego. Można go tam otworzyć i po sprawdzeniu poprawności zaksięgować.

188 10 12 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Rys Wyeksportowany dokument w buforze modułu finansowo-księgowego. MXSTFV2014P0001

189 Umowy LWD Operacje pomocnicze Wycofanie zapłaty raty umowy Operacje zapłaty rat leasingowych, które nie zostały jeszcze zatwierdzone mogą zostać wycofane z ewidencji. Aby to przeprowadzić należy w oknie Umowy LWD zaznaczyć odpowiednią operację, wybrać przycisk i potwierdzić komunikat o chęci wycofania operacji. Rys Komunikat o wycofaniu zapłacenia raty. Zmiana szablonu księgowań umów LWD W celu dokonania zmian należy w oknie Umowy LWD wybrać przycisk dialogu Zmiana szablonu księgowań umów LWD.. Otwarte zostanie okno Rys Dialog Zmiana szablonu księgowań umów LWD. Z grupy opcji Zmiana szablonu księgowań należy zaznaczyć jedną z dostępnych opcji wyboru umów do zmiany szablonu księgowania. Dostępne są następujące: Tylko dla bieżącej umowy Dla wszystkich zaznaczonych umów Dla wszystkich umów z bieżącej listy Data operacji W tym polu widoczna jest data z jaką zostanie zarejestrowana w module operacja zmiany szablonu księgowania umowy LWD. Jest to aktualna data operacji w module. Zmień szablon księgowań na Z rozwijanej listy wybrać nazwę nowego szablonu księgowania. UWAGA Wszystkie wybierane z listy szablony muszą być wcześniej zdefiniowane w panelu Szablony księgowań ustawień modułu.

190

191 Inwentaryzacja Inwentaryzacja środków trwałych ma na celu sprawdzenie zgodności ewidencji środków trwałych ze stanem faktycznym. System umożliwia przeprowadzenie operacji związanych z inwentaryzacją (spisem z natury) posiadanych środków trwałych. Możliwe jest wydrukowanie list posiadanych środków trwałych, przeprowadzenie sprawdzenia ich fizycznej obecności w firmie oraz zarejestrowanie wyników tego sprawdzenia. Jeżeli posiadane środki trwałe oznaczone są etykietami z kodem kreskowym, inwentaryzacja może być zautomatyzowana przez wykorzystanie czytnika kodów kreskowych. Księgowe skutki wykrycia niedoborów i nadwyżek środków trwałych zostaną rozliczone, a wynik rozliczeń przesłany do modułu finansowo-księgowego.

192 11 2 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Drukowanie etykiet środków Możliwe jest przygotowanie i wydrukowanie etykiet z kodem kreskowym do oznaczania zarejestrowanych w module środków trwałych. W celu wykonania zestawu etykiet należy w oknie Środki trwałe wybrać przycisk i z okna Raporty wykonać raport o nazwie Etykiety środków trwałych - graficzny. Skutkiem wykonania tego raportu jest gotowy do druku zestaw etykiet, sformatowany zgodnie z wybranymi podczas wykonywania raportu ustawieniami. Etykiety mogą być drukowane na papierze samoprzylepnym z oznaczeniem miejsca nadruku na arkuszu, co pozwala użytkownikowi na pełne wykorzystanie papieru. Gotowe etykiety można nakleić na środkach trwałych zgodnie z przyjętymi w firmie zasadami oznaczania środków. Umożliwią one inwentaryzację środków trwałych z wykorzystaniem czytnika kodów kreskowych. Rys Etykieta testowa. Tworzenie zestawu grup inwentaryzacyjnych W celu ułatwienia przeprowadzania inwentaryzacji w przedsiębiorstwach posiadających dużą liczbę środków trwałych można stosować zestawy grup inwentaryzacyjnych. Jest to zastosowanie mechanizmu cech środków trwałych do podziału listy środków trwałych na mniejsze listy, ułatwiające przeprowadzenie inwentaryzacji. Należy utworzyć zestaw cech o nazwie skojarzonej z inwentaryzacją, oznaczony atrybutem tylko jedna. Cechy zawarte w tym zbiorze mogą być wykorzystane jako nazwy grup inwentaryzacyjnych. Na rysunku poniżej widoczny jest przykładowy zestaw grup inwentaryzacyjnych. Rys Zestaw cech jako grupy inwentaryzacyjne. Dla ułatwienia inwentaryzacji, przed jej wykonaniem, każdemu ze środków należy nadać jedną z cech zawartą w zestawie grup inwentaryzacyjnych, związanym z planowaną do wykonania inwentaryzacją. Możliwe jest również późniejsze przypisanie do grupy inwentaryzacyjnej w oknie Inwentaryzacja środków trwałych. Należy w tym celu wybrać polecenie Przypisz do grupy z menu kontekstowego i wskazać odpowiednią grupę w otwartym dialogu Wybierz grupę inwentaryzacji. MXSTFV2014P0001

193 Inwentaryzacja 11 3 Zdefiniowanie szablonów księgowania inwentaryzacji Przed rozpoczęciem inwentaryzacji środków trwałych w systemie, wskazane jest zdefiniowanie elementów szablonów księgowań, wykorzystywanych do rozliczenia skutków inwentaryzacji. W celu zdefiniowania szablonu księgowań należy wybrać polecenie Ustawienia z menu Funkcje lub odpowiedni przycisk na pasku narzędziowym. Następnie w otwartym oknie Ustawienia wybrać zakładkę Szablony księgowań. W prawej części okna pojawi się panel Szablony księgowania. W tym panelu możliwe jest dodawanie, usuwanie i modyfikacja szablonów księgowania. Należy podświetlić wybrany szablon na liście i przyciskiem otworzyć okno jego definiowania. W związku z inwentaryzacją niezbędne jest zdefiniowanie szablonu księgowania (wzorca dokumentu prostego, który odzwierciedla wynik księgowy operacji na środkach trwałych) dla następujących operacji możliwych do wystąpienia: Stwierdzenie niedoboru Stwierdzenie nadwyżki Rozliczenie niedoborów środków likwidacja Rozliczenie niedoborów części składowych częściowa likwidacja Rozliczenie niedoborów części składowych korekta umorzenia Rozliczenie nadwyżek Rozliczenie nadwyżek części składowych zwiększenie wartości Z rozwijanej listy Operacje należy wybrać odpowiednią pozycję, a następnie wprowadzić numery kont do poszczególnych pozycji szablonu. Rys Okno definiowania szablonów. Zdefiniowany szablon powinien zostać przypisany do środków trwałych przed wykonaniem operacji związanych z inwentaryzacją (rozliczeniem wyników inwentaryzacji).

194 11 4 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Tworzenie listy środków do inwentaryzacji W celu wykonania listy środków do inwentaryzacji należy w oknie Środki trwałe wybrać przycisk. Otwarte zostanie okno dialogu Inwentaryzacja środków, w którym należy określić warunki wyboru środków trwałych podlegających umieszczeniu na liście. Rys Dialog Inwentaryzacja środków. Z grupy opcji Inwentaryzacja środków należy zaznaczyć jedną z dostępnych opcji wyboru środków trwałych do objęcia inwentaryzacją. Dostępne są następujące: Tylko dla bieżącego środka Dla wszystkich zaznaczonych środków Dla wszystkich środków z bieżącej listy Data operacji W tym polu widoczna jest data z jaką zostanie zarejestrowana inwentaryzacja środków. Jest to data operacji w module. Uwzględnij środki nie zatwierdzone Zaznaczenie tego pola wyboru spowoduje uwzględnienie niezatwierdzonych środków trwałych na liście środków do inwentaryzacji. Uwzględnij środki sprzedane Zaznaczenie tego pola wyboru spowoduje uwzględnienie sprzedanych środków trwałych na liście środków do inwentaryzacji. Uwzględnij środki zlikwidowane Zaznaczenie tego pola wyboru spowoduje uwzględnienie zlikwidowanych środków trwałych na liście środków do inwentaryzacji. Przycisk Wykonaj powoduje wyselekcjonowanie środków trwałych wybranych do inwentaryzacji. Otwarte zostanie okna Inwentaryzacja środków trwałych, z listą środków. MXSTFV2014P0001

195 Inwentaryzacja 11 5 Rys Okno Inwentaryzacja środków trwałych. W oknie Inwentaryzacja środków trwałych należy wybrać przycisk i z okna Raport wybrać do wykonania raport o nazwie Inwentaryzacja - arkusz spisu - graficzny. Skutkiem wykonania tego raportu jest lista środków trwałych podlegających inwentaryzacji, która może być podstawą do przeprowadzenia spisu. Rys Arkusz spisu z natury gotowy do wydrukowania. Po wypełnieniu taka lista jest dokumentem potwierdzającym wykonanie spisu z natury. Zapamiętanie przygotowanej listy jest możliwe po wybraniu przycisku Zapisz. W przypadku, gdy nie zostanie zakończony proces inwentaryzacji istnieje możliwość powrotu do wcześniej zapisanych danych i kontynuację pracy. Lista jest później dostępna w oknie Operacje, po wybraniu przycisku Szczegóły. Możliwe jest wyselekcjonowanie z listy wszystkich środków tylko wybrane z wykorzystaniem mechanizmu filtrów dostępnych w oknie Inwentaryzacja środków trwałych. Wybranie przycisku otwiera okno dialogu Filtr inwentaryzacji, w którym można ustalić kryteria wyświetlania pozycji listy w oknie Inwentaryzacja środków trwałych. Jeżeli do filtrowania będzie wykorzystywany zestaw grup inwentaryzacyjnych, to należy z rozwijanej listy Zestaw grup w oknie Inwentaryzacja środków trwałych wybrać nazwę odpowiedniego zestawu. Wtedy nazwy grup inwentaryzacyjnych wybranego zestawu, będą dostępne w rozwijanej liście Grupa, okna dialogu Filtr inwentaryzacji.

196 11 6 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Rys Dialog Filtr inwentaryzacji. Stosując taką metodę można wykonać fragmentaryczne listy środków trwałych, w celu ułatwienia przeprowadzenia inwentaryzacji. Listy mogą jak na rysunku powyżej zawierać dane dla wybranych podkomisji prowadzących inwentaryzację. Możliwe jest również zapisanie danych z inwentaryzacji do pliku tekstowego. Po wybraniu przycisku otwarte zostanie okno dialogu Zapisz dane do pliku, w którym można ustalić parametry zapisu, a następnie zapisać dane. Rys Dialog Zapisz dane do pliku. MXSTFV2014P0001

197 Inwentaryzacja 11 7 Wprowadzanie wyników spisu z natury Wynik przeprowadzonego spisu z natury można wprowadzić do bazy danych firmy, a następnie wydrukować wynik. Wprowadzanie wyników przeprowadzonego spisu następuje w oknie Inwentaryzacja środków trwałych. Dostęp do wydrukowanych i zapamiętanych list jest możliwy w oknie Operacje. Wybranie na drzewku w lewej części okna zapisanej wcześniej inwentaryzacji otworzy w prawej części opis. Wybranie w tym oknie przycisku polecenia Szczegóły otwiera okno Inwentaryzacja środków trwałych z zapisaną listą środków podlegających inwentaryzacji. Można w nim wprowadzać wyniki przeprowadzonego spisu z natury. Można to przeprowadzić na kilka sposobów. Rys Okno Inwentaryzacja środków trwałych podczas wprowadzania wyników spisu. Ręczne wprowadzanie wyników spisu W celu ręcznego wprowadzenia wyników wpisu należy odnaleźć na liście środek znajdujący się na liście spisu z natury i potwierdzić fakt jego fizycznej obecności w firmie. Można tego dokonać dwukrotnie klikając na polu w kolumnie, powoduje to pojawienie się w tej kolumnie znacznika oraz w kolumnie Stan zwiększenie ilości posiadanych środków o jeden. Inną metodą jest edycja pola w kolumnie Stan przez jego dwukrotne kliknięcie i wpisanie stanu środków. Druga metoda jest wygodna, jeżeli należy wprowadzić większą liczbę identycznych środków w jednym wierszu. Wprowadzenie wyników spisu według numerów środków Powyżej listy środków podlegających inwentaryzacji znajduje się pole Znajdź środek ułatwiająca wprowadzanie stanu spisanych środków według ich numerów. Wybór z rozwijanej listy pozycji ewidencyjny, porządkowy lub fabryczny umożliwia określanie jakie numery będą wprowadzane. Zaewidencjonowanie istniejącego środka w bazie polega na wpisanie jego numeru w polu Numer i przyciśnięciu klawisza Enter. Na liście zostanie odnaleziony środek o wprowadzonym numerze i liczba w polu Stan zostanie powiększona o jeden. Jeżeli prowadzona jest ewidencja ilościowo-wartościowa i inwentaryzowane są środki zaewidencjonowane w jednej pozycji, to numer należy wpisać tyle razy, ile jest identycznych środków. Wprowadzanie wyników spisu z czytników kodów kreskowych Zamiast prowadzenia ręcznego spisu z natury można go przeprowadzić wykorzystując czytniki kodów kreskowych. Warunkiem koniecznym jest wcześniejsze oznakowanie wszystkich posiadanych środków etykietami z kodem kreskowym. Jeżeli prowadzona jest ewidencja ilościowo-wartościowa i inwentaryzowane są środki zaewidencjonowane w jednej pozycji, to odczytu kodu należy dokonać tyle razy, ile jest środków. Wynikiem tak przeprowadzonego spisu są pliki tekstowe z urządzeń (czytników). Wprowadzenie takiego spisu do programu polega na wczytaniu odpowiedniego pliku. W tym celu należy w oknie Inwentaryzacja środków trwałych, wybrać przycisk Czytaj dane z pliku.. Otwarte zostanie okno dialogu

198 11 8 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Rys Dialog Czytaj dane z pliku. Nazwa pliku W tym polu należy wpisać lub wskazać nazwę pliku, z którego powinny być wczytane wyniki spisu. Przycisk otwiera systemowe okno Otwórz, w którym można wskazać położenie pliku. Separator pól Z tej rozwijanej polu listy należy wybrać znak oddzielający zawartość kolejnych kolumn wiersza, we wczytywanym pliku tekstowym. Należy wykorzystać w tym celu informacje z opisu czytnika kodów kreskowych. Pierwszy wiersz zawiera nazwy pól Zaznaczenie tego pola wyboru powoduje odczytanie z pliku źródłowego pierwszego wiersza i wyświetlenie nazw kolumn w polu Pola w pliku. Przyporządkowanie pól W tej ramce można wykorzystując przyciski i przyporządkować kolumny pliku źródłowego, kolumnom bazy danych. Wprowadzanie środków nie zarejestrowanych w module Inwentaryzacja środków trwałych ma na celu sprawdzenie zgodności ewidencji środków trwałych ze stanem faktycznym. Wykryte niedobory i nadwyżek środków trwałych powinny zostać zarejestrowane. W zależności od metody wprowadzania wyników inwentaryzacji, nieco różnią się również działania związane z wprowadzaniem dodatkowych środków trwałych oraz usuwaniem z ewidencji brakujących. Ręczne wprowadzanie odnalezionych środków W celu ręcznego wprowadzenia środka trwałego należy wybrać przycisk. Otwarty zostanie dialog Dodaj środek, w którym można wprowadzić nazwę środka ewentualnie numer ewidencyjny i numer fabryczny. Należy wypełnić przynajmniej pole Nazwa środka i dodać środek do listy. MXSTFV2014P0001

199 Inwentaryzacja 11 9 Rys Dialog Dodaj środek. W celu ręcznego wprowadzenia części składowej środka trwałego należy wybrać (podświetlić) ten środek na liście i wybrać przycisk. Otworzy się dialog Dodaj część składową. Należy wypełnić przynajmniej pole Nazwa części skł i dodać część składową środka do listy. Rys Dialog Dodaj część składową. Wprowadzenie wyników spisu według numerów środków Podczas wprowadzania danych ze spisu może wystąpić sytuacja, w której zostanie stwierdzone istnienie środka trwałego o numerze nie zaewidencjonowanego w module. Pojawi się wtedy komunikat informujący o tym fakcie. Potwierdzenie dodania środka do ewidencji powoduje wyświetlenie dialogu Dodaj środek umożliwiającego wprowadzenie danych niezbędnych do zaewidencjonowania środka. Rys Dialog Dodaj środek. Należy wpisać nazwę środka w pole o tej samej nazwie i ewentualnie numer fabryczny. Wybranie przycisku polecenia Dodaj spowoduje pojawienie się środka na liście w oknie Inwentaryzacja środków trwałych oraz w oknie Środki trwałe. W kolumnie pojawi się znacznik oraz w kolumnie Stan liczba 1. Dla tak wprowadzonych środków w kolumnie Ilość oczekiwana widoczna jest wartość "0". Należy ją zmienić na rzeczywistą według spisu z natury.

200 11 10 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Wprowadzanie wyników spisu z czytników kodów kreskowych Zamiast prowadzenia ręcznego spisu z natury można go przeprowadzić wykorzystując czytniki kodów kreskowych. Warunkiem koniecznym jest wcześniejsze oznakowanie wszystkich posiadanych środków etykietami z kodem kreskowym. Wynikiem tak przeprowadzonego spisu są pliki tekstowe z urządzeń (czytników). Wprowadzenie takiego spisu do programu polega na wczytaniu odpowiedniego pliku. Jeżeli w pliku znajdzie się środek lub część składowa środka nie ujęta na liście w oknie Inwentaryzacja środków trwałych pojawi się odpowiedni komunikat. Poniżej przedstawiona została sekwencja dla wykrytego środka złożonego z dwóch części składowych. Rys Komunikat o wykrytej części składowej. Rys Komunikat o braku środka w ewidencji. Po potwierdzeniu dodania środka i części składowej do list pojawi się okno dialogu Dodaj środek i część składową. Należy wpisać przynajmniej nazwę środka i części składowej i ewentualnie numer fabryczny środka. Rys Dialog Dodaj środek i część składową. Następnie pojawia się komunikat o wykryciu części składowej nie występującej w ewidencji, a po jego potwierdzeniu dialog Dodaj część składową. Rys Komunikat o wykryciu części składowej nie występującej w ewidencji. MXSTFV2014P0001

201 Inwentaryzacja Rys Dialog Dodaj część składową. Po wykonaniu cyklu wczytywania w ewidencji pojawia się niezatwierdzony środek trwały, złożony z dwóch części składowych. Rozliczanie niedoborów Po wykryciu niedoborów zarejestrowanych środków trwałych i ich części składowych zazwyczaj prowadzone jest postępowanie zmierzające do wyjaśnienia przyczyny ich wystąpienia. Niezależnie od tego należy przeprowadzić rozliczenie ewidencyjne i księgowe niedoborów. Stwierdzenie niedoboru w module Forte Środki Trwałe następuje po zapisaniu wyników inwentaryzacji. Jeżeli do środka jest przypisany odpowiedni szablon, to z okna Operacje można zaksięgować stwierdzenie niedoboru w module Forte Finanse i Księgowość. Podczas tworzenia odpowiedniego komunikatu dla operacji inwentaryzacji wyświetlone zostanie okno dialogu Rodzaj dokumentów z dodatkowymi polami wyboru, związanymi z niedoborami i nadwyżkami. Należy zaznaczyć właściwe dla tworzonego dokumentu. Rys Dialog Rodzaj dokumentów dla inwentaryzacji. W kolejnym kroku można usunąć środek z ewidencji przeprowadzając jego likwidację. Likwidację należy w tym przypadku prowadzić wybierając przycisk z okna Inwentaryzacja środków trwałych. Operacja likwidacji będzie wtedy oznaczona komentarzem Likwidacja w wyniku inwentaryzacji środków w dniu, oraz zostanie zapamiętana przyczyna likwidacji. Oznacza to, że podczas księgowania operacji likwidacji z okna Operacje wykorzystana zostanie z szablonu operacja likwidacji w wyniku inwentaryzacji (rozliczenie niedoborów).

202 11 12 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Rys Dialog Likwidacja środka trwałego w wyniku inwentaryzacji. Rozliczenie niedoborów części składowych Rozliczenie niedoborów części składowych przeprowadzane jest również z okna Inwentaryzacja środków trwałych. Należy wybrać przycisk i w oknie opisu środka trwałego otwartym na panelu Stawki przeprowadzić usunięcie części składowej. UWAGA Operacja ta jest dostępna jedynie dla środków, które posiadały części składowe w momencie inwentaryzacji. MXSTFV2014P0001

203 Inwentaryzacja Rozliczanie nadwyżek Po wykryciu nadwyżek środków trwałych i ich części składowych należy przeprowadzić rozliczenie ewidencyjne i księgowe nadwyżek. Stwierdzenie nadwyżki w module Forte Środki Trwałe następuje po zapisaniu wyników inwentaryzacji, w wyniku której dodano środek trwały lub część składową nie występujące dotychczas w ewidencji. Jeżeli do środka jest przypisany odpowiedni szablon, to z okna Operacje można zaksięgować stwierdzenie nadwyżki w module Forte Finanse i Księgowość. Podczas tworzenia odpowiedniego komunikatu dla operacji inwentaryzacji wyświetlone zostanie okno dialogu Rodzaj dokumentów z dodatkowymi polami wyboru, związanymi z niedoborami i nadwyżkami. Należy zaznaczyć właściwe dla tworzonego dokumentu. W kolejnym kroku, po uzyskaniu odpowiednich informacji (np. wyceny), należy z okna Inwentaryzacja środków trwałych otworzyć opis dodanego środka trwałego i uzupełnić informacje niezbędne do jego umarzania. Następnie należy zatwierdzić środek wybierając przycisk. Zatwierdzenie środka z okna Inwentaryzacja środków trwałych, powoduje w szablonie księgowania związanie tej operacji z układem kont inwentaryzacja rozliczenie nadwyżek. Rys Dialog Zatwierdzanie nowych środków w wyniku inwentaryzacji. Rozliczenie nadwyżek części składowych Rozliczenie nadwyżek części składowych przeprowadzane jest również z okna Inwentaryzacja środków trwałych. Należy wybrać przycisk i w oknie opisu środka trwałego otwartym na panelu Stawki przeprowadzić dodanie części składowej. UWAGA Operacja ta jest dostępna jedynie dla środków, które posiadały części składowe w momencie inwentaryzacji. Równolegle dostępna jest metoda zwiększenia wartości środka o wartość ujawnionej części składowej. Metoda ta jest w szczególności przydatna w sytuacji, gdy nie jest włączona pełna ewidencja części składowych. Należy wybrać przycisk i w otwartym dialogu Zmiana wartości wprowadzić odpowiednie dane. Wykonanie zwiększenia wartości z okna Inwentaryzacja środków trwałych powoduje podczas księgowania wykorzystana z szablonu operacji inwentaryzacja - rozliczenie nadwyżek części składowych zwiększenie wartości.

204 11 14 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Rys Dialog Zmiana wartości w wyniku inwentaryzacji. Wskazanie miejsca odnalezienia środka Podczas inwentaryzacji środków niektóre z nich mogą się znajdować w innym miejscu niż przypisane do środka w module. W celu zaewidencjonowania tej informacji w oknie Inwentaryzacja środków trwałych znajduje się rozwijana lista w:, z której można wybrać odpowiednie miejsce użytkowania. Kolumny Oczekiwano w: i Znaleziono w: również odnoszą się do miejsc użytkowania środka. W kolumnie Oczekiwano w: widoczne jest miejsce użytkowania, do którego środek jest przypisany w module. W kolumnie Znaleziono w: widoczne jest miejsce użytkowania, w którym rzeczywiście zinwentaryzowano środek. Jeżeli podczas inwentaryzacji (potwierdzania znalezienia środka) z rozwijanej lista w: będzie wybrane miejsce użytkowania, to będzie ono wpisywane w kolumnie Znaleziono w: w innym przypadku będzie tam wpisane miejsce z pola Oczekiwano w:. Możliwe jest również przeprowadzenie zmiany miejsca użytkowania środka przez zaznaczenie go na liście w oknie Inwentaryzacja środków trwałych i wybranie przycisku. W otwartym dialogu Zmiana miejsca użytkowania środków będzie już wprowadzony komentarz, że zmiana jest wynikiem inwentaryzacji. MXSTFV2014P0001

205 Rejestr zdarzeń Wszelkie zdarzenia eksploatacyjne związane ze środkiem trwałym mogą być ewidencjonowane w programie. Rejestr zdarzeń ma formę terminarza, w którym można zaewidencjonować zdarzenie ustalić możliwość sygnalizacji o wystąpieniu planowanego zdarzenia oraz wprowadzać różne informacje o przebiegu tych zdarzeń. Okno Rejestru zdarzeń środków trwałych otwiera się po wybraniu polecenia Rejestr zdarzeń z menu Funkcje, przycisku polecenia z paska narzędziowego lub przycisków w innych oknach zawierających listę środków. Dodawanie zdarzenia Rys Okno Rejestr zdarzeń środków trwałych. W celu dodania nowego zdarzenia należy zaznaczyć obszar kalendarza odpowiadający czasowi zdarzenia i kliknięciem otworzyć okno opisu zdarzenia.

206 12 2 Podręcznik użytkownika Forte Środki Trwałe Rys Okno Zdarzenie. Należy wprowadzić opis zdarzenia zgodnie ze stanem faktycznym i zasadami ewidencji zdarzeń eksploatacyjnych w firmie. Po zapisaniu tak zdefiniowanego zdarzenia pozostaje ono w rejestrze i może być wykorzystywane w planowaniu działań w firmie. Jeżeli zdefiniowane zdarzenie ma się powtarzać w regularnych odstępach czasu to należy wybrać przycisk polecenia Cykl. Otwarte zostanie okno Zdarzenie cykliczne, w którym można ustalić warunki powtarzania się zdarzenia. Ustalenie cykliczności zdarzenia Rys Okno Zdarzenie cykliczne. MXSTFV2014P0001