Załącznik do Uchwały Nr 1203/10 Zarządu Województwa Małopolskiego z dnia 19 października 2010 roku

Transkrypt

1 Załącznik do Uchwały Nr 1203/10 Zarządu Województwa Małopolskiego z dnia 19 października 2010 roku Wytyczne Instytucji Zarządzającej w zakresie kontroli i monitorowania projektów realizowanych w ramach Osi priorytetowej I VIII z wyłączeniem osi II Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Kraków,19 października 2010 r.

2 Spis treści Podstawy prawne Główne zasady realizacji procesu kontroli projektów Cele kontroli Zakres kontroli Kontrola merytoryczna projektu Kontrola zamówień publicznych Kontrola finansowa projektu Korekty finansowe Uprawnienia kontrolujących Obowiązki Beneficjenta Zasady prowadzenia kontroli Powiadomienie o kontroli Prowadzenie kontroli Informacja pokontrolna Zalecenia pokontrolne Wyniki kontroli CZĘŚĆ II. KONTROLA TRWAŁOŚCI I MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU Obowiązki Beneficjenta II. 1. MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU Zakres stosowania Sprawozdanie w zakresie wypełniania przez Beneficjenta obowiązku utrzymania trwałości projektu zrealizowanego w ramach osi priorytetowej I-VIII z wyłączeniem Osi II Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata oraz generowania dochodu przez projekt INSTRUKCJA Obszar I: Informacje ogólne Obszar II: Promocja projektu Obszar III: Wskaźniki realizacji projektu Obszar IV: Kwalifikowalność podatku VAT Obszar V: Generowanie dochodu w projekcie Etapy monitorowania Obszar VI: Zgodność projektu z politykami horyzontalnymi Obszar VII: Archiwizacja II.2. KONTROLA TRWAŁOŚCI PROJEKTU Główne zasady realizacji procesu kontroli trwałości projektów Cel kontroli trwałości Zakres kontroli Korekty finansowe Zasady prowadzenia kontroli Przygotowanie do procesu kontroli trwałości Powiadomienie o kontroli trwałości projektu Prowadzenie kontroli Informacja pokontrolna Zalecenia pokontrolne Wyniki kontroli SPRAWOZDANIE Strona 2 z 32

3 Spis załączników Sprawozdania w zakresie wypełniania przez Beneficjenta obowiązku utrzymania trwałości projektu zrealizowanego w ramach osi priorytetowej I-VIII z wyłączeniem Osi II Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata oraz generowania dochodu przez projekt...25 Sposób aktualizacji analizy finansowej Strona 3 z 32

4 Wstęp PoniŜsze Wytyczne obejmują zasady przeprowadzania kontroli na miejscu lub w siedzibie Instytucji Zarządzającej MRPO (zwaną dalej IZ) z zakresu merytorycznego, finansowego i zamówień publicznych oraz określają zasady monitorowania projektu w trakcie realizacji oraz po jego zakończeniu w myśl art. 55 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z późn. zm Wytyczne opisują sposób w jaki Beneficjent jest zobowiązany poddać się kontroli trwałości projektu w okresie 5 lat od dnia zakończenia realizacji (lub 3 lat w przypadku beneficjentów będących MŚP) pod kątem przestrzegania art. 57 pkt. 1 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z późn. zm. Strona 4 z 32

5 Podstawy prawne 1. Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie 1260/1999 (Dz. Urz. UE L z 2006r., Nr 210, s. 25 ze zm.), 2. Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 (Dz. U. z 2006r., Nr 210, s. 1 ze zm.), 3. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. U. z 2006r., Nr 371, s.1 ze zm.), 4. Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712 ze zm.), 5. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz ze zm.), 6. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r., nr 113, poz. 759 t.j.), 7. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.), 8. Ustawa z dnia 29 września 2004 r. o rachunkowości (Dz. U z 2009 r. Nr 152, poz ze. zm. t.j.), 9. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2006 r. Nr 156, poz.1118 z późn. zm.), 10. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.), 11. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wybranych zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód, 12. Wytyczne IZ dotyczące przygotowania studium wykonalności w poszczególnych projektach realizowanych w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata (MRPO). Strona 5 z 32

6 CZĘŚĆ I. KONTROLA PROJEKTÓW W RAMACH MRPO 1. Główne zasady realizacji procesu kontroli projektów 1. Kontrola projektów na miejscu przeprowadzona jest na zakończenie realizacji, po przedstawieniu przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową i po weryfikacji dokumentu przez IZ. 2. W trakcie realizacji projektu dopuszcza się moŝliwość kontroli na miejscu lub w siedzibie IZ. 3. Kontrola projektu moŝe obejmować: a) kontrolę merytoryczną projektu w zakresie rzeczowej realizacji projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie; b) kontrolę finansową projektu w zakresie finansowej realizacji projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, c) kontrolę zamówień publicznych w zakresie stosowania prawa wspólnotowego i polskiego, w szczególności Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych z późn. zm., 4. Kontrola projektu moŝe być przeprowadzona w kaŝdym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją projektu. 5. W przypadku Beneficjentów realizujących projekty w partnerstwie, kontroli poddawany jest Lider projektu. 6. Dopuszcza się moŝliwość przeprowadzania czynności kontrolnych u Partnera/Partnerów projektu. 7. Kontrola projektów na miejscu przeprowadzana jest przez członków Zespołu kontrolującego (zwanych w dalszej części Wytycznych Kontrolującymi ) na podstawie pisemnego upowaŝnienia do przeprowadzenia czynności kontrolnych, wystawianego przez IZ. 8. Kontrola projektów przyjmuje postać kontroli planowej, która moŝe być przeprowadzona na miejscu realizacji projektu lub w siedzibie IZ w trakcie realizacji projektu z zakresu zamówień publicznych. Dodatkowo IZ moŝe przeprowadzać kontrole doraźne w trakcie realizacji projektu. 2. Cele kontroli Kontrola projektu ma na celu potwierdzenie prawidłowości realizacji projektu z warunkami umowy, w szczególności potwierdzenie, Ŝe: a) współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone, b) zadeklarowane przez Beneficjenta wydatki zostały faktycznie poniesione, c) zadeklarowane przez Beneficjenta wydatki zostały poniesione zgodnie z zasadami wspólnotowymi i krajowymi. 3. Zakres kontroli 3.1. Kontrola merytoryczna projektu. Kontrola merytoryczna obejmuje: 1. ocenę zgodności działań Beneficjenta w zakresie rzeczowej realizacji projektu z zapisami umowy o dofinansowanie (w szczególności z wnioskiem aplikacyjnym) Strona 6 z 32

7 2. ustalenie stopnia wykonania wskaźników monitoringowych zapisanych we wniosku o dofinansowanie, 3. ocenę sposobu przechowywania dokumentacji, 4. weryfikację prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych. W celu ustalenia stopnia wykonania wskaźników załoŝonych w projekcie, Beneficjent kaŝdorazowo raz do roku, w terminie do 15 lipca kolejnego roku wypełnia Sprawozdanie w zakresie wypełniania przez Beneficjenta obowiązku utrzymania trwałości projektu zrealizowanego w ramach MRPO (...) w którym winien poinformować IZ o utrzymaniu wskaźnika produktu oraz osiągnięciu wskaźnika rezultatu w kolejnych latach zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie. W przypadku problemów z osiągnięciem wskaźnika rezultatu w momencie zakończenia realizacji projektu, Beneficjent musi poinformować IZ o terminie jego osiągnięcia wraz z podaniem wyjaśnień jego nieosiągnięcia w zakładanym terminie. Weryfikacja stopnia wykonania wskaźników rezultatu będzie miała miejsce podczas przeprowadzenia kontroli trwałości projektów. Ocena sposobu przechowywania dokumentacji oparta jest na zapisach Wytycznych w zakresie zasad archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektów w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata W szczególności, kontrola w tym zakresie ma na celu potwierdzenie, iŝ przyjęte przez Beneficjenta, w wewnętrznych aktach prawnych, zasady archiwizacji zapewniają przechowywanie/archiwizowanie dokumentacji związanej z projektem w wymaganym okresie, określonym w szczególności, w umowie o dofinansowanie. Podczas weryfikacji prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych projekt jest kontrolowany pod kątem przestrzegania przez Beneficjenta wymogów promocyjnych i informacyjnych związanych z zamieszczeniem we wszystkich dokumentach, które są związane z realizacją projektu, informacji o udziale Unii Europejskiej we współfinansowaniu projektu oraz oznaczenia dokumentów i miejsca realizacji projektu logo Unii Europejskiej wraz z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Programu. Dodatkowo weryfikowana jest zgodność zrealizowanych działań informacyjnych i promocyjnych z działaniami zadeklarowanymi przez Beneficjenta we wniosku aplikacyjnym Kontrola zamówień publicznych Kontrola zamówień publicznych obejmuje ocenę zgodności działań Beneficjenta w zakresie przestrzegania przepisów prawa wspólnotowego oraz polskiego w szczególności Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych z późn. zm. Zgodnie z zapisami umowy Beneficjent realizując projekt zobowiązuje się do stosowania przepisów o zamówieniach publicznych w zakresie, w jakim Ustawa ma zastosowanie do Beneficjentów lub projektu. W pozostałych przypadkach Beneficjent zobowiązuje się do realizacji projektu z naleŝytą Strona 7 z 32

8 starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, wytycznymi, zaleceniami i procedurami przewidzianymi w ramach MRPO oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację projektu oraz osiągnięcie celów i wskaźników zakładanych we wniosku o dofinansowanie projektu. Przeprowadzając kontrolę zamówień publicznych IZ ma prawo do nałoŝenia korekt finansowych, zgodnie z Taryfikatorem dokumentem pn. Wymierzanie korekt finansowych za naruszenie prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE wydanym przez Instytucję Koordynującą RPO. Dodatkowo IZ moŝe nałoŝyć korektę za inne naruszenia niŝ te wskazane w Taryfikatorze. W przypadku naruszeń prawa zamówień publicznych poziom korekty ustala się kierując się zapisami Taryfikatora, mając na uwadze, Ŝe określa on jedynie maksymalne stawki korekt za dane naruszenie. Istnieje zatem moŝliwość zastosowania niŝszych stawek, niŝ te przewidziane w Taryfikatorze, jeŝeli jest to uzasadnione okolicznościami danego naruszenia. Poza wymierzeniem korekty finansowej, w przypadku uzasadnionego przypuszczenia, Ŝe w postępowaniu o udzielenie zamówienia doszło do naruszenia przepisów ustawy prawo zamówień publicznych, które mogło mieć wpływ na wynik postępowania, IZ powiadamia odpowiednie organy o stwierdzonych naruszeniach. IZ dopuszcza moŝliwość weryfikacji dokumentacji przetargowej na kaŝdym etapie realizacji projektu. Beneficjentów, których nie dotyczy stosowanie Ustawy PZP, obowiązuje ogólna zasada, zgodnie z którą realizacja zamówień dotyczących dostaw, usług lub robót budowlanych powinna być udzielona w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę z uwzględnieniem uczciwej konkurencji i przejrzystości postępowania. Przestrzeganie tej zasady polega równieŝ na jednakowym traktowaniu podmiotów poprzez stawianie jednakowych wymagań dla wszystkich. Gwarancją jawności i przejrzystości jest wymóg stosowania trybu pisemnego, który powoduje, Ŝe wszelkie oświadczenia stron winny być sporządzane w formie pisemnej. Beneficjent ma obowiązek racjonalnego gospodarowania dostępnymi środkami, jakie zostały przewidziane na daną kategorię wydatku w umowie o dofinansowanie. Warunkiem racjonalnego gospodarowania jest moŝliwość wyboru pomiędzy róŝnymi wariantami rozwiązań, a takŝe sprecyzowane kryteria wyboru. Beneficjent winien dokumentować w sposób moŝliwy do weryfikacji, Ŝe wartość danego zamówienia dotyczącego dobra i/lub usługi nie przekracza jego wartości rynkowej (np. Beneficjent roześle co najmniej 2 zapytania ofertowe do potencjalnych wykonawców/ dostawców, w których określi parametry i cechy poszukiwanych przez niego dóbr i/lub usług a następnie dokona zakupu w sposób zgodny z przyjętymi przez siebie kryteriami). W przypadku dóbr powszechnie dostępnych dopuszcza się moŝliwość rozeznania rynku na podstawie własnej informacji uzyskanej w punktach sprzedaŝy. Strona 8 z 32

9 3.3. Kontrola finansowa projektu Kontrola finansowa obejmuje: 1. ocenę zgodności działań Beneficjenta w zakresie finansowej realizacji projektu z zapisami umowy o dofinansowanie, 2. weryfikację dokumentacji finansowej związanej z realizacją projektu, 3. weryfikację planowania i realizacji wydatków oraz dochodów budŝetowych dotyczących projektu, 4. weryfikację prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej na potrzeby projektu. Podczas kontroli weryfikowana jest dokumentacja finansowa projektu, którą Beneficjent powinien prowadzić zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej dotyczącymi zasad rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków dla projektów realizowanych w ramach MRPO z wyłączeniem II i IX Osi Priorytetowej. Beneficjenci realizujący projekty w ramach MRPO na podstawie Umowy o dofinansowanie projektu są zobligowani do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej w ramach projektu. Wytyczne Instytucji Zarządzającej w zakresie zasad prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla osi priorytetowej I VIII z wyłączeniem osi II w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata określają sposób ujmowania operacji gospodarczych przez Beneficjentów dla wydatków ponoszonych w ramach realizowanych projektów w zaleŝności od rodzaju prowadzonej ewidencji księgowej, zarówno przed jak i po podpisaniu Umowy o dofinansowanie projektu. Kontrola finansowa obejmuje równieŝ weryfikację zasadności kwalifikowania podatku VAT. IZ MRPO zastrzega, iŝ w sytuacjach, w których kwalifikowalność podatku VAT moŝe budzić wątpliwość, IZ MRPO moŝe nakazać beneficjentowi wystąpienie o indywidualną interpretację. Podczas kontroli finansowej kontrolujący potwierdzają całkowitą wartość projektu. W przypadku projektów, których całkowita wartość zmieniła się w stosunku do wartości zadeklarowanej w wniosku o płatność końcową istnieje konieczność ponownej aktualizacji i przedłoŝenia analizy finansowej (nie dotyczy projektów objętych pomocą publiczną (w tym pomoc de minimis) oraz projektów, których wartość całkowita projektu na zakończenie realizacji projektu nie przekracza równowartości 1 mln euro). Dodatkowo, podczas kontroli finansowej weryfikowana jest zgodność z zasadami pomocy publicznej w przypadkach projektów, w których zasady mają zastosowanie. 4. Korekty finansowe W przypadkach, w których nie wypracowano dokumentów o charakterze taryfikatora, w sytuacji, w której uznanie całości wydatku za niekwalifikowalny byłoby nieproporcjonalne do wagi naruszenia, Strona 9 z 32

10 za niekwalifikowalny naleŝy uznać jedynie odpowiednią część wydatku. W takiej sytuacji IZ posiada kompetencję do określenia rozmiaru szkody i uznania części wydatku za niekwalifikowalny. Strona 10 z 32

11 5. Uprawnienia kontrolujących 1. W trakcie kontroli Kontrolujący ma prawo do: a) swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej bez obowiązku uzyskania przepustki, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową, b) wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej, w zakresie dotyczącym kontroli (z zachowaniem przepisów o tajemnicy chronionej prawem), c) wglądu w informacje zawarte w elektronicznych systemach komputerowych jednostki kontrolowanej, w zakresie dotyczącym kontroli, d) przeprowadzania oględzin obiektów i składników majątkowych w zakresie dotyczącym kontroli, e) Ŝądania ustnych i pisemnych wyjaśnień od Beneficjenta w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli (w przypadku odmowy wykonania tych czynności kontrolujący sporządza adnotację, którą zamieszcza w informacji pokontrolnej), f) zabezpieczania materiałów dowodowych, g) Ŝądania odpisów, zestawień i wyciągów z badanych dokumentów, których prawdziwość potwierdza Beneficjent, h) sprawdzania przebiegu określonych czynności, w zakresie dotyczącym kontroli, i) sporządzania adnotacji na skontrolowanych dokumentach, j) przyjmowania oświadczeń. Kontrolujący podlegają przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu z materiałami i dokumentami ustawowo chronionymi obowiązującymi w danej jednostce kontrolowanej. 6. Obowiązki Beneficjenta Obowiązkiem Beneficjenta w zakresie kontroli jest: a) zapewnienie warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli, b) przedstawianie na Ŝądanie kontrolującego, w ustalonym przez niego terminie dokumentów i materiałów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli, c) sporządzanie lub przekazywanie uwierzytelnionych kopii, odpisów i wyciągów z dokumentów oraz zestawień i danych niezbędnych do przeprowadzenia kontroli, d) zapewnienie terminowego udzielania ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli, e) zapewnienie nienaruszalności zabezpieczonych przez kontrolujących dokumentów i materiałów pozostawionych na przechowanie w jednostce kontrolowanej. Strona 11 z 32

12 7. Zasady prowadzenia kontroli 8.1. Powiadomienie o kontroli 1. O terminie oraz zakresie planowanej kontroli powiadamia się Beneficjenta pisemnie na co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli. Beneficjent ma moŝliwość jednokrotnej zmiany terminu wyznaczonego w powiadomieniu o czym musi poinformować IZ pisemnie wraz z podaniem uzasadnienia. Zmiana terminu wyznaczonego w drugim powiadomieniu traktowana będzie jako odmowa poddania się kontroli. 2. O terminie oraz zakresie kontroli doraźnej powiadamia się Beneficjenta pisemnie na co najmniej 3 dni robocze przed rozpoczęciem kontroli Prowadzenie kontroli 1. Kontrolujący dokonują ustalenia stanu faktycznego na podstawie oględzin oraz zebranych w toku kontroli dowodów. Dowodami są dokumenty i inne nośniki informacji, opinie biegłych, pisemne wyjaśnienia i oświadczenia oraz inne zabezpieczone rzeczy. 2. Beneficjent powinien przedstawić podczas kontroli, na Ŝądanie kontrolującego, oryginały dokumentów związanych z przedmiotem kontroli w szczególności: dowody księgowe potwierdzające poniesione wydatki wraz z potwierdzeniami dokonania płatności, wniosek o dofinansowanie, korespondencję, umowy, inne dokumenty związane z realizacją projektu oraz udzielić szczegółowych wyjaśnień. 3. W przypadku odmowy przedstawienia dokumentu lub wyjaśnień, nie będą uwzględnione ewentualne zastrzeŝenia złoŝone w tym zakresie do informacji pokontrolnej. 4. Sporządzone w trakcie kontroli dokumenty stanowiące dowód uchybień lub nieprawidłowości podpisują kontrolujący wchodzący w skład zespołu kontrolującego. 5. Zebrane w toku postępowania kontrolnego dowody w razie potrzeby kontrolujący odpowiednio zabezpieczają, w szczególności poprzez: a) oddanie na przechowanie, za pokwitowaniem, Beneficjentowi, b) przechowanie w jednostce kontrolowanej w oddzielnym, zamkniętym pomieszczeniu Informacja pokontrolna 1. W terminie do 20 dni roboczych od dnia zakończenia czynności kontrolnych Zespół kontrolujący sporządza w formie pisemnej pierwszą, roboczą wersję Informacji pokontrolnej i wysyła do jednostki kontrolowanej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Informacja pokontrolna zawiera opis stanu faktycznego ze wskazaniem obowiązku Beneficjenta w zakresie monitorowania dalszej realizacji projektu na etapie trwałości projektu. 2. JeŜeli sporządzenie Informacji pokontrolnej wymaga dodatkowych wyjaśnień, termin o którym mowa w pkt. 1 zostaje wydłuŝony o czas niezbędny do uzyskania tych wyjaśnień. 3. O zaistnieniu okoliczności o których mowa w pkt. 2 Beneficjent jest pisemnie informowany. Strona 12 z 32

13 4. Informacja pokontrolna podpisywana jest przez członków Zespołu kontrolującego oraz Beneficjenta. 5. Beneficjent moŝe zgłosić w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania Informacji pokontrolnej zastrzeŝenia do treści zawartych w Informacji. 6. ZastrzeŜenia do Informacji pokontrolnej i ich uzasadnienie wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej Informacji pokontrolnej Beneficjent przesyła do IZ. 7. JeŜeli Beneficjent nie zgłasza zastrzeŝeń do Informacji pokontrolnej, Beneficjent podpisuje przesłane Informacje pokontrolne i przesyła jeden egzemplarz do IZ w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania tej Informacji. Podpisanie pierwszej, roboczej wersji Informacji pokontrolnej sprawia, iŝ staje się ona ostateczną wersją Informacji pokontrolnej. 8. W przypadku przekroczenia terminu określonego w pkt. 5, zgłoszone zastrzeŝenia nie będą uwzględnione z wyjątkiem sytuacji, gdy sporządzenie zastrzeŝeń przez Beneficjenta wymaga dodatkowych wyjaśnień i Beneficjent uzyska zgodę IZ na wydłuŝenie tego terminu. 9. Kontrolujący analizują zastrzeŝenia w terminie 10 dni roboczych od dnia ich otrzymania od Beneficjenta. Kontrolujący mogą w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne w celu ustalenia zasadności zastrzeŝeń. 10.JeŜeli odpowiedź na zastrzeŝenia wymaga dodatkowych wyjaśnień, termin o którym mowa w pkt.9 zostaje wydłuŝony o czas niezbędny do uzyskania tych wyjaśnień. 11.O zaistnieniu okoliczności o których mowa w pkt. 10 Beneficjent jest pisemnie informowany. 12.W przypadku stwierdzenia zasadności zgłoszonych zastrzeŝeń Kontrolujący zmieniają lub uzupełniają część Informacji pokontrolnej, której dotyczyły zastrzeŝenia, a następnie przesyłają poprawioną Informację pokontrolną ponownie do akceptacji Beneficjenta. Wersja ta jest ostateczną wersją Informacji pokontrolnej. 13.W przypadku nieuwzględnienia zgłoszonych zastrzeŝeń, w całości lub części, Kontrolujący przekazują tę informację wraz z uzasadnieniem do Beneficjenta oraz ponownie przekazują dwa egzemplarze informacji pokontrolnej do podpisu. Wersja ta jest ostateczną wersją Informacji pokontrolnej. 14.Beneficjent w terminie do 5 dni roboczych od dnia otrzymania ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej wysyła podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej albo przesyła w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej. 15.Odmowa podpisania ostatecznej informacji pokontrolnej nie wstrzymuje sporządzenia i przekazania zaleceń pokontrolnych Zalecenia pokontrolne 1. Instytucja Zarządzająca w uzasadnionych przypadkach, w terminie do 15 dni roboczych od otrzymania od Beneficjenta podpisanej Informacji pokontrolnej lub odmowy podpisania ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej, formułuje Zalecenia pokontrolne w formie pisemnej i przesyła je Beneficjentowi. 2. Zalecenia pokontrolne zawierają w szczególności: Strona 13 z 32

14 a. podstawę prawną sformułowania zaleceń, b. informację o kontroli, do której się odnoszą, c. uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych w czasie przeprowadzonej kontroli uchybień i nieprawidłowości. 3. Beneficjent jest zobowiązany, w terminie 7 dni roboczych, do poinformowania o działaniach podjętych w celu uwzględniania uwag oraz wykonania zaleceń pokontrolnych, a w przypadku niepodjęcia takich działań o przyczynach takiego postępowania Wyniki kontroli Wyniki kontroli potwierdzające prawidłową realizację projektu lub usunięcie uchybień i nieprawidłowości wskazanych w informacji pokontrolnej, zgodnie z wydanymi Zaleceniami pokontrolnymi, są warunkiem dokonania płatności końcowej na rzecz Beneficjenta. Strona 14 z 32

15 CZĘŚĆ II. KONTROLA TRWAŁOŚCI I MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU Beneficjenci, którzy zakończyli realizację projektu, w tym dokonali rozliczenia końcowego są zobligowani do corocznego sporządzania i składania do IZ sprawozdania w zakresie wypełniania przez Beneficjenta obowiązku utrzymania trwałości oraz generowania dochodu przez projekty zrealizowane w ramach osi priorytetowej I-VIII z wyłączeniem Osi II Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Obowiązki Beneficjenta 1. Beneficjenci sporządzają i składają do IZ sprawozdania za okres trwałości projektu, tj. za okres 5 lat (3 lat w przypadku projektów realizowanych przez MŚP) liczony od dnia ostatniej płatności na rzecz projektu. 2. KaŜde sprawozdanie winno być przedłoŝone najpóźniej do dnia 15 lipca. 3. Dane zawarte w sprawozdaniach winny się odnosić do pełnych, zamkniętych lat kalendarzowych. Przy czym w zakresie sprawozdania za pierwszy i ostatni rok okresu trwałości dane naleŝy przedstawić odpowiednio dla pierwszego sprawozdania za okres licząc od dnia ostatniej płatności na rzecz projektu do końca roku, a dla ostatniego roku okresu trwałości do upływu daty okresu trwałości. 4. Sprawozdanie naleŝy sporządzić, zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszych Wytycznych. 5. Sprawozdanie naleŝy złoŝyć w wersji papierowej i w wersji elektronicznej (zapis na nośniku CD). 6. Sprawozdanie naleŝy złoŝyć w siedzibie IZ w Krakowie przy ul. Wielickiej 72 B lub wysłać pocztą na adres: Departament Funduszy Europejskich UMWM ul. Racławicka Kraków 7. IZ dokonuje weryfikacji złoŝonych sprawozdań. W przypadku wystąpienia błędów/niejasności w przedłoŝonym sprawozdaniu IZ wzywa Beneficjenta do złoŝenia poprawionego sprawozdania oraz do uzupełnień lub dodatkowych wyjaśnień w terminie do 7 dni roboczych od otrzymania informacji od IZ. 8. Informacje zawarte w sprawozdaniu stanowią podstawę do przeprowadzenia monitoringu i kontroli trwałości projektu o której mowa poniŝej. Strona 15 z 32

16 II. 1. MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU KaŜdy Beneficjent zobligowany jest do utrzymania trwałości projektu, zgodnie z ramami prawnymi ustalonymi przez Unię Europejską. Monitorowanie projektów po zakończeniu ich realizacji (ostatniej płatności) obejmuje w szczególności następujące obszary: I: Informacje ogólne; II: Promocja projektu; III: Wskaźniki realizacji projektu; IV: Kwalifikowalność podatku VAT; V: Generowanie dochodu w projekcie; VI: Zgodność projektu z politykami horyzontalnymi; VII: Archiwizacja 1. Zakres stosowania Monitorowaniem projektu za okres trwałości objęte są wszystkie projekty, które uzyskały dofinansowanie w ramach MRPO oraz zostały zakończone i prawidłowo rozliczone. W ramach MRPO, monitorowaniem dochodu objęte zostaną projekty inwestycyjne, których wartość całkowita po realizacji przekracza równowartość 1 mln euro, z wyłączeniem projektów: objętych zasadami pomocy publicznej (m.in. regionalna pomoc inwestycyjna, pomoc de minimis, pomoc na projekty realizowane w energetyce, pomoc dla instytucji otoczenia biznesu), realizowanych w ramach Działań 4.1 oraz 7.4, tj. działań dotyczących infrastruktury drogowej oraz ochrony przeciwpowodziowej Sprawozdanie w zakresie wypełniania przez Beneficjenta obowiązku utrzymania trwałości projektu zrealizowanego w ramach osi priorytetowej I-VIII z wyłączeniem Osi II Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata oraz generowania dochodu przez projekt INSTRUKCJA 2.1. Obszar I: Informacje ogólne Pytania zawarte w części I sprawozdania mają na celu weryfikację czy od zakończenia realizacji projektu zaszły zasadnicze modyfikacje na mocy art. 57 rozporządzenia nr 1083/2006. Zgodnie z przytoczonym artykułem jako zasadnicze modyfikacje uznaje się modyfikacje mające wpływ na charakter lub warunki realizacji inwestycji lub powodujące uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny oraz modyfikacje wynikające ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej. 1 Wyłączenie wynika z faktu, iŝ projekty realizowane w ramach Działań 4.1 oraz 7.4 z reguły nie generują przychodów lub generują przychody niewspółmierne do kosztów. Strona 16 z 32

17 2.2. Obszar II: Promocja projektu Beneficjent winien potwierdzić Ŝe nadal stosuje odpowiednie środki informowania i promocji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu oraz wymienić instrumenty informacji i promocji projektu, których uŝywał realizując projekt. Instrumentami promocji są m.in. tablice informacyjne, stałe tablice pamiątkowe, naklejki informacyjne, billboardy, plakaty, dyplomy, certyfikaty, publikacje, ulotki itd. IZ przypomina o obowiązku zamieszczania we wszystkich dokumentach, które Beneficjent przygotowuje w związku z realizacją projektu, informacji o udziale Unii Europejskiej we współfinansowaniu projektu oraz oznaczania dokumentów i miejsca realizacji projektu logo Unii Europejskiej wraz z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Programu Obszar III: Wskaźniki realizacji projektu W zakresie pytania nr 1, tj. Czy osiągnięte na zakończenie realizacji projektu wskaźniki produktu zostały utrzymane? moŝliwe są odpowiedzi: TAK/NIE/CZĘŚCIOWO Beneficjent winien wypełnić informacje w oparciu o dane z wniosku aplikacyjnego oraz wartość docelową na zakończenie projektu określoną na dzień przeprowadzenia kontroli końcowej projektu oraz potwierdzić stan obecny wpisując utrzymane w przypadku braku modyfikacji lub zmodyfikowane w przypadku zmian. W przypadku odpowiedzi NIE lub CZĘŚCIOWO naleŝy opisać odstępstwa w zakresie wartości osiągniętych i utrzymanych wskaźników oraz wskazać zaistniałe zmiany. W zakresie pytania nr 2, tj. Czy wskaźniki rezultatu planowane do osiągnięcia po zakończeniu realizacji projektu zostały osiągnięte? moŝliwe są odpowiedzi: TAK/NIE/CZĘŚCIOWO Beneficjent winien wypełnić informacje w oparciu o dane z wniosku aplikacyjnego podając wartość docelową na rok sprawozdawczy oraz wskazać rzeczywistą wartość osiągniętą w roku za który składa sprawozdanie. W przypadku zmian w osiągniętej wartości wskaźnika rezultatu w okresie od zakończenia kontroli końcowej projektu do sprawozdania naleŝy załączyć oświadczenie o osiągnięciu wskaźników w danym roku lub braku jego osiągnięcia wraz z podaniem powodów i wyjaśnień braku ich osiągnięcia. Zgodnie z procedurą kontroli weryfikacja stopnia wykonania wskaźników rezultatu ma miejsce podczas przeprowadzenia kontroli trwałości projektów. Strona 17 z 32

18 2.4. Obszar IV: Kwalifikowalność podatku VAT Część IV składa się z pięciu pytań, w szczególności: W zakresie pytania nr 1, tj. Czy w projekcie podatek VAT był kwalifikowalny lub niekwalifikowalny? W przypadku, gdy VAT jest wydatkiem niekwalifikowalnym, Beneficjent nie ma obowiązku wypełniania dalszej części sprawozdania w tym obszarze. W zakresie pytania nr 2, tj. Czy Beneficjent posiada indywidualną interpretację przepisów prawa podatkowego? moŝliwe są odpowiedzi: TAK/NIE W przypadku, gdy VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym w projekcie a Beneficjent posiada indywidualną Interpretację Dyrektora Izby Skarbowej działającego z upowaŝnienia Ministra Finansów, a jednocześnie Interpretacja dotyczy całego okresu realizacji projektu winien dostarczyć do IZ interpretację wraz z wypełnionym Sprawozdaniem. W przypadku Beneficjentów, którzy posiadają Interpretację Beneficjent zwolniony jest z obowiązku składania wraz z wypełnionym Sprawozdaniem kserokopii deklaracji VAT-7 za styczeń (lub za I kwartał roku) przez cały okres trwałości projektu. Natomiast wymagane jest by Beneficjent wraz z wypełnionym Sprawozdaniem składał oświadczenie, w którym zobowiąŝe się do niezwłocznego poinformowania IZ MRPO o zmianie swojej sytuacji czy stanu prawnego, które to zmiany miałyby wpływ na treść przedstawionej Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej. Zaznaczenie odpowiedzi TAK zwalnia Beneficjenta z wypełnienia dalszej części pytań w tym obszarze. W zakresie pytania nr 5, tj. Czy dokonano korekty deklaracji VAT związanej z wydatkami objętymi projektem za okres, w którym przysługiwało prawo do obniŝenia podatku naleŝnego w związku z realizacją projektu? moŝliwe są odpowiedzi: TAK/NIE/NIE DOTYCZY W przypadku, gdy zaznaczono odpowiedź TAK naleŝy określić kwotę korekty VAT oraz opisać z jakiego powodu dokonano korekty. Dodatkowo Beneficjent zobowiązany jest dostarczać wraz z wypełnionym Sprawozdaniem kserokopię deklaracji VAT-7 za styczeń (lub za I kwartał roku), za kaŝdy rok okresu trwałości projektu. JeŜeli ww. deklaracja będzie zawierała korektę podatku naliczonego, wówczas Beneficjent zobowiązany jest dostarczyć dodatkowo szczegółowe wyliczenia korekty ze wskazaniem czy kwota ww. korekty ma związek z wydatkami kwalifikowalnymi rozliczonymi w projekcie. Strona 18 z 32

19 2.5. Obszar V: Generowanie dochodu w projekcie Etapy monitorowania 1. W przypadku zmiany w poziomie kosztów i/lub przychodów operacyjnych w stosunku do danych z dokumentacji z etapu aplikowania lub w stosunku do danych z ostatniej aktualizacji dokumentacji, które wpływają na wzrost dochodu netto, Beneficjent zobowiązany jest do sporządzenia aktualizacji analizy finansowej i przedłoŝenia jej wraz z formularzem sprawozdawczym, celem weryfikacji. Wymagany sposób i forma sporządzenia aktualizacji analizy opisane zostały w załączniku nr 2 - Sposób aktualizacji analizy finansowej do niniejszych wytycznych. 2. Końcowym efektem weryfikacji jest odpowiedź na pytanie czy, w wyniku zmian w analizie, poziom dochodu netto wzrósł, tym samym koniecznym będzie obniŝenie poziomu dofinansowania. 3. Zmniejszenie poziomu dofinansowania nastąpi w przypadku stwierdzenia przez IZ wystąpienia wzrostu w poziomie dochodu netto, które jednocześnie powoduje, iŝ nowy wskaźnik luki w finansowaniu jest niŝszy o ponad 10% od wskaźnika luki w finansowaniu obliczonego ex ante. Obliczenia w tym zakresie naleŝy przeprowadzić według wzoru: gdzie: (R ex ante - R1)/ R ex ante >0,1 R ex ante wskaźnik luki w finansowaniu obliczony w ramach analizy ex ante na etapie składania wniosku o dofinansowanie R1 nowy wskaźnik luki w finansowaniu obliczony w wyniku monitoringu dochodu generowanego przez projekt 4. W przypadku wystąpienia błędów/niejasności w przedłoŝonej przez Beneficjenta dokumentacji, istnieje moŝliwość jej poprawy lub uzupełnienia w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania takiej informacji od IZ. W tym celu IZ przygotowuje zestawienie błędów/niejasności. 5. Poprawiona dokumentacja podlegać będzie ponownej weryfikacji. Weryfikacja udokumentowana zostanie notatką zawierającą informację m.in. na temat zaistniałych zmian w projekcie oraz poziomu dofinansowania. 6. W przypadku wystąpienia wątpliwości w zakresie poziomu dochodu netto, przeprowadzona zostanie wizyta monitorująca. W efekcie Beneficjent moŝe zostać zobligowany do ponownego sporządzenia aktualizacji analizy finansowej, która podlegać będzie weryfikacji przez IZ. Z kolei w przypadku wystąpienia zmian, wynikających z przeprowadzonej kontroli trwałości, konieczne będzie ponowne sporządzenie i przedłoŝenie aktualizacji analizy finansowej celem weryfikacji. Weryfikacja udokumentowana zostanie notatką. 7. Po zatwierdzeniu notatki przez Dyrektora Departamentu Funduszy Europejskich UMWM lub upowaŝnioną przez niego osobę, IZ podejmuje decyzję o pozostawieniu dofinansowania na dotychczasowym poziomie lub jego obniŝeniu w korespondencji z ww. dokumentami. 8. JeŜeli w wyniku monitorowania wartość dofinansowania ulegnie obniŝeniu, to Beneficjent jest zobowiązany do zwrotu otrzymanej nadwyŝki dofinansowania tak, aby suma wypłaconego Strona 19 z 32

20 dofinansowania była równa wartości dofinansowania wyliczonego w zaktualizowanej analizie finansowej. 9. W sytuacji, gdy Beneficjent nie dokona zwrotu środków, IZ podejmuje czynności zmierzające do odzyskania nadmiernie pobranego dofinansowania z wykorzystaniem dostępnych środków prawnych. Koszty czynności zmierzających do odzyskania środków, o którym mowa powyŝej, obciąŝają Beneficjenta. Część V składa się z trzech pytań: W zakresie pytania nr 1, tj. Czy projekt był objęty zasadami pomocy publicznej? moŝliwe są odpowiedzi: TAK/NIE/CZĘŚCIOWO OdpowiedŜ TAK naleŝy zaznaczyć w przypadku, gdy projekt podlegał zasadom pomocy publicznej (m.in. Regionalna Pomoc Inwestycyjna, pomoc de minimis, pomoc na projekty realizowane w energetyce, pomoc dla instytucji otoczenia biznesu). W przypadku udzielenia odpowiedzi TAK Beneficjent nie jest zobowiązany do odpowiedzi na pozostałe pytania w zakresie Generowania dochodu w projekcie. W przypadku udzielenia odpowiedzi NIE Beneficjent winien udzielić odpowiedzi na kolejne pytania w zakresie Generowania dochodu w projekcie. W zakresie pytania nr 2, tj. Czy wartość całkowita projektu po zakończeniu jego realizacji przekracza równowartość 1 mln euro? moŝliwe są odpowiedzi: TAK/NIE Opowiadając na powyŝsze pytanie naleŝy wziąć pod uwagę, iŝ projekt o wartości powyŝej 1 mln euro to projekt współfinansowany ze środków UE, którego wartość całkowita, rozumiana jako suma kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych wraz z wartością podatku VAT, przekracza równowartość 1 mln euro. W celu określenia, czy całkowity koszt zadania przekracza 1 mln euro, stosuje się kurs wymiany euro/pln stanowiący średnią miesięczną obrachunkowych kursów stosowanych przez Komisję Europejską z ostatnich 6 miesięcy poprzedzających miesiąc złoŝenia wniosku o dofinansowanie (kurs publikowany na stronie: age=en). Ustalona w ten sposób wartość kursu nie ulega zmianie w czasie i jest wykorzystywana do sprawdzenia wartości progowej na kolejnych etapach weryfikacji, wdraŝania i monitorowania projektu. W procedurze monitorowania dochodu brana jest pod uwagę wartość całkowita projektu zawarta w rozliczeniu końcowym projektu. W przypadku udzielenia odpowiedzi TAK Beneficjent winien udzielić odpowiedzi na kolejne pytanie w zakresie Generowania dochodu w projekcie. Strona 20 z 32

21 W przypadku udzielenia odpowiedzi NIE Beneficjent nie jest zobowiązany do odpowiedzi na pozostałe pytanie w zakresie Generowania dochodu w projekcie. W zakresie pytania nr 3, tj. Czy w ramach projektu poziom kosztów i/lub przychodów operacyjnych zmienił się, wpływając tym samym na wzrost dochodu netto, w stosunku do danych prezentowanych w analizie sporządzanej na etapie składania wniosku o dofinansowanie lub w stosunku do danych z ostatniej aktualizacji? moŝliwe są odpowiedzi: TAK/NIE Odpowiadając na powyŝsze pytanie naleŝy pamiętać, iŝ w myśl art. 55 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1083/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady przychody to operacje obejmujące inwestycje w infrastrukturę, korzystanie z której podlega opłatom ponoszonym bezpośrednio przez korzystających lub jakąkolwiek operację pociągającą za sobą sprzedaŝ gruntu lub budynków lub dzierŝawę gruntu lub najem budynków, lub jakiekolwiek inne odpłatne świadczenie usług. Wypełniając formularz po raz pierwszy, punktem odniesienia winny być dane zawarte w dokumentacji, na podstawie której przyznano dofinansowanie lub dane z ostatniej aktualizacji przedłoŝonej do IZ. Przy kolejnych naleŝy mieć na uwadze, iŝ punktem odniesienia winny być dane zawarte w ostatnio przedłoŝonej do IZ dokumentacji. W przypadku udzielenia odpowiedzi TAK naleŝy dokonać aktualizacji analizy finansowej i przedłoŝyć analizę wraz ze sprawozdaniem, w celu weryfikacji przyznanego poziomu dofinansowania. W przypadku udzielenia odpowiedzi NIE naleŝy uzasadnić odpowiedź Obszar VI: Zgodność projektu z politykami horyzontalnymi Beneficjent winien wskazać czy zrealizowany projekt jest nadal zgodny z politykami horyzontalnymi określonymi we wniosku aplikacyjnym Obszar VII: Archiwizacja Beneficjent winien wskazać miejsce przechowywania dokumentacji związanej z projektem oraz potwierdzić czy przechowuje dokumentację zgodnie z Wytycznych w zakresie zasad archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektów w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata oraz zapewnić, Ŝe zgodnie z umową o dofinansowanie posiada procedury które zapewnią przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją projektu do dnia 31 grudnia 2020 r. Strona 21 z 32

22 Beneficjent, który otrzymał dofinansowanie stanowiące pomoc publiczną, jest zobowiązany do przechowywania dokumentów przez okres 10 lat od dnia zawarcia niniejszej Umowy lecz nie krócej niŝ do dnia 31 grudnia 2020 r. Strona 22 z 32

23 II.2. KONTROLA TRWAŁOŚCI PROJEKTU Beneficjent jest zobowiązany poddać się kontroli trwałości projektu w okresie 5 lat (3 lat w przypadku projektów, realizowanych przez MŚP) od dnia zakończenia realizacji pod kątem przestrzegania art. 57 pkt. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) 1260/ Główne zasady realizacji procesu kontroli trwałości projektów a. Kontrola trwałości projektów przeprowadzona jest w drugiej połowie okresu trwałości projektu przez IZ. Dopuszcza się moŝliwość przeprowadzenia kontroli trwałości wcześniej w przypadku, gdy zajdzie prawdopodobieństwo braku zachowania trwałości projektu oraz jeŝeli na podstawie weryfikacji sprawozdania z wypełniania przez Beneficjenta obowiązku utrzymania trwałości projektu IZ uzna, Ŝe istnieje konieczność weryfikacji trwałości projektu. b. Moment w którym rozpoczyna się okres trwałości projektu następuje, gdy: projekt zostanie rzeczowo zakończony; projekt zostanie finansowo zakończony; Beneficjent otrzyma płatność końcową od IZ; a więc za datę rozpoczęcia okresu trwałości naleŝy przyjąć dzień przekazania Beneficjentowi środków płatności końcowej przez IZ. c. Kontrola trwałości projektu moŝe być przeprowadzona w kaŝdym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją projektu. d. W przypadku Beneficjentów realizujących projekty w partnerstwie, kontroli trwałości poddawany jest Lider projektu. e. Dopuszcza się moŝliwość przeprowadzania czynności kontrolnych u Partnera/Partnerów projektu. f. Kontrola trwałości projektów na miejscu przeprowadzana jest przez członków Zespołu kontrolującego na podstawie pisemnego upowaŝnienia do przeprowadzenia czynności kontrolnych, wystawianego przez IZ. 2. Cel kontroli trwałości Celem głównym kontroli trwałości jest ocena zabezpieczenia trwałości projektów zgodnie z art. 57 pkt. 1 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. Państwo członkowskie lub instytucja zarządzająca zapewniają, aby operacja obejmująca inwestycje w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne zachowała wkład funduszy, wyłącznie jeŝeli w terminie pięciu lat od jej zakończenia (trzech lat w przypadkach dotyczących utrzymania inwestycji przez małe i średnie przedsiębiorstwa) nie zostanie poddana zasadniczej modyfikacji wynikającej ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej i mającej Strona 23 z 32

24 wpływ na charakter lub warunki realizacji operacji lub powodującej uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny. 3. Zakres kontroli Kontrola trwałości projektów potwierdza, czy: w projekcie nie nastąpiły zasadnicze modyfikacje w rozumieniu art. 57 rozporządzenia nr 1083/2006, projekt jest realizowany zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie i zawartą umową, projekt jest realizowany zgodnie z zapisami prawa krajowego i wspólnotowego, cel projektu został zachowany, Beneficjent wypełnia obowiązki wynikające z umowy w zakresie promocji dla projektu; system archiwizacji akt istnieje i jest odpowiedni, Beneficjent wywiązał się z obowiązków kontrolnych. 4. Korekty finansowe. W przypadku wystąpienia modyfikacji w projekcie, wydatki związane z elementami projektu poddanymi modyfikacji będą zwracane na rzecz IZ. Podobnie jak na etapie realizacji projektu, w sytuacji, w której w okresie trwałości projektu uznanie całości wydatku za niekwalifikowalny byłoby nieproporcjonalne do wagi naruszenia, za niekwalifikowalny naleŝy uznać jedynie odpowiednią część wydatku. W takiej sytuacji IZ posiada kompetencję do określenia rozmiaru szkody i uznania części wydatku za niekwalikowalny. 5. Zasady prowadzenia kontroli 5.1. Przygotowanie do procesu kontroli trwałości 1. Pierwszym etapem jest zweryfikowanie zobowiązań Beneficjenta dotyczących finansowania i zarządzania projektem po zakończeniu okresu realizacji poprzez weryfikację sprawozdania w zakresie wypełniania przez Beneficjenta obowiązku utrzymania trwałości projektu zrealizowanego w ramach osi priorytetowej I-VIII z wyłączeniem Osi II Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata oraz generowania dochodu przez projekt, o którym mowa w części II Wytycznych. 2. IZ przeprowadza kontrole trwałości w oparciu o metodologię doboru projektów do kontroli trwałości. 3. Kontrola trwałości projektów przybiera charakter wizyt monitorujących. 4. Kontrola trwałości projektów przeprowadzana jest przez pracowników Zespołu ds. Kontroli projektów. W uzasadnionych przypadkach członkami Zespołu kontrolującego mogą być pracownicy innych Zespołów Departamentu Funduszy Europejskich/ Departamentów UMWM/instytucji zewnętrznych. Strona 24 z 32

25 5.2. Powiadomienie o kontroli trwałości projektu Wizyta monitorująca dopuszcza nieinformowanie Beneficjenta o zamiarze przeprowadzenia kontroli. Termin wizyty monitorującej moŝe zostać ustalony telefonicznie przez pracowników IZ Prowadzenie kontroli Przeprowadzenie czynności kontrolnych jest toŝsame z czynnościami kontrolnymi opisanymi w pkt. 8.2 Części I: Kontrola projektów w ramach MRPO Informacja pokontrolna Proces opracowania informacji pokontrolnej, przekazanie dokumentu i prawa Beneficjenta są toŝsame z zapisami pkt. 8.3 Części I: Kontrola projektów w ramach MRPO Zalecenia pokontrolne Proces opracowania zaleceń pokontrolnych, przekazanie dokumentu i prawa Beneficjenta są toŝsame z zapisami pkt. 8.4 Części I: Kontrola projektów w ramach MRPO Wyniki kontroli Wyniki kontroli potwierdzające prawidłowe utrzymanie trwałości projektu lub usunięcie uchybień i nieprawidłowości wskazanych w informacji pokontrolnej, zgodnie z wydanymi Zaleceniami pokontrolnymi, są warunkiem poprawności utrzymania trwałości projektu. Strona 25 z 32

26 Załącznik nr 1 do Wytycznych Instytucji Zarządzającej w zakresie kontroli i monitorowania projektów realizowanych w ramach Osi priorytetowej I VIII z wyłączeniem Osi II Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata SPRAWOZDANIE w zakresie wypełniania przez Beneficjenta obowiązku utrzymania trwałości projektu zrealizowanego w ramach osi priorytetowej I VIII z wyłączeniem osi II Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata oraz generowanie dochodu przez projekt. Nr i nazwa Osi priorytetowej Nr i nazwa działania/schematu Nr projektu Tytuł projektu Nazwa Beneficjenta Data zakończenia realizacji - data ostatniej płatności IZ Termin końcowy zachowania trwałości projektu (wypełnia IZ) Okres sprawozdawczy rrrr lub dd-mm-rrrr 2 I. Informacje ogólne 1. Czy w okresie sprawozdawczym cel projektu został zachowany? TAK NIE (JeŜeli nie, to naleŝy wyjaśnić przyczyny) 2. Czy w okresie sprawozdawczym zaszły zmiany w formie prawnej Beneficjenta? TAK NIE (JeŜeli tak, to proszę opisać zaistniałe zmiany i ich przyczyny)... 2 Zaleca się pełne wpisanie daty dla pierwszego i ostatniego roku okresu trwałości. Strona 26 z 32

27 3. Czy w okresie sprawozdawczym projekt został poddany modyfikacji mającej wpływ na charakter lub warunki realizacji projektu? (np. infrastruktura powstała podczas realizacji projektu została wykorzystana na inny niŝ przewidziany we wniosku cel) TAK NIE (JeŜeli tak, to proszę opisać zaistniałe zmiany i ich przyczyny) Czy w okresie sprawozdawczym projekt został poddany modyfikacji powodującej uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez beneficjenta lub podmiot publiczny? (np. na przedmiot objęty projektem uzyskano dofinansowanie ze środków publicznych wspólnotowych bądź krajowych, bądź oddano go w leasing, najem, odsetki, zyski kapitałowe, dofinansowano projekt z innych źródeł, np. NFOŚiGW, nastąpiło umorzenie kredytu). TAK NIE (JeŜeli tak, to proszę opisać zaistniałe zmiany i ich przyczyny) Czy w okresie sprawozdawczym projekt został poddany modyfikacji wynikającej ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury? (np. sprzedano zakupione/wytworzone środki trwałe, wartości niematerialne i prawne/poddane robotom budowlanym obiekty). TAK NIE (JeŜeli tak, to proszę opisać zaistniałe zmiany i ich przyczyny) Czy w trakcie trwania okresu realizacji projektu lub po jego zakończeniu projekt został skontrolowany na miejscu jego realizacji przez instytucję zewnętrzną inną aniŝeli IZ MRPO np. NIK, UKS, UZP? TAK NIE (JeŜeli tak to naleŝy podać zakres, termin przeprowadzenia kontroli oraz załączyć kopię wyników kontroli)... II. Promocja projektu 1. Czy Beneficjent stosuje odpowiednie środki informowania i promocji projektu, zgodnie z umową zawartą w ramach MRPO? TAK NIE Strona 27 z 32

28 2. Proszę wymienić instrumenty informacji i promocji, które są stosowane dla projektu. (Instrumentami informacji i promocji projektu są m.in. tablice informacyjne, stałe tablice pamiątkowe, naklejki informacyjne, billboardy, plakaty, dyplomy, certyfikaty, publikacje, ulotki itd.).... III. Wskaźniki realizacji projektu 1. Czy osiągnięte na zakończenie realizacji projektu wskaźniki produktu zostały utrzymane? TAK NIE CZĘŚCIOWO Nazwa wskaźnika Jednostka miary Wartość docelowa wg wniosku o dofinansowanie na zakończenie projektu Rok osiągnięcia Stan obecny utrzymane/ zmodyfikowane (W przypadku odpowiedzi NIE lub CZĘŚCIOWO naleŝy opisać odstępstwa w zakresie wartości osiągniętych i utrzymanych wskaźników oraz wskazać zaistniałych zmian). 2. Czy wskaźniki rezultatu planowane do osiągnięcia po zakończeniu realizacji projektu zostały osiągnięte? TAK NIE CZĘŚCIOWO Nazwa wskaźnika Jednostka miary Wartość docelowa wg wniosku o dofinansowanie na rok sprawozdawczy Wartość osiągnięta w roku sprawozdawczym Uwagi (w przypadku rozbieŝności pomiędzy zakładana wielkością docelową a osiągniętą naleŝy opisać przyczyny) (W przypadku zmian w osiągniętej wartości wskaźnika rezultatu w okresie od zakończenia kontroli końcowej projektu do sprawozdania naleŝy załączyć oświadczenie o osiągnięciu wskaźników w danym roku lub braku jego osiągnięcia wraz z podaniem powodów i wyjaśnień braku ich osiągnięcia. Dodatkowo naleŝy dostarczyć kopie dokumentów potwierdzające ich realizację np. umowy o pracę, zdjęcia itp.) Strona 28 z 32