Wytyczne Instytucji Zarządzającej MRPO w zakresie kontroli i monitorowania projektów

Transkrypt

1 Załącznik do Uchwały Nr 502/2018 Zarządu Województwa Małopolskiego z dnia 27 marca 2018 r. Wytyczne Instytucji Zarządzającej MRPO w zakresie kontroli i monitorowania projektów Dotyczy Osi priorytetowej I VIII i Działania 9.3 z wyłączeniem osi II Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Kraków, marzec 2018 r.

2 Spis treści Podstawy prawne... 4 CZĘŚĆ I. KONTROLA PROJEKTÓW W RAMACH MRPO Główne zasady realizacji procesu kontroli projektów Cele kontroli Zakres kontroli Kontrola merytoryczna projektu Kontrola zamówień publicznych Kontrola finansowa projektu Korekty finansowe Uprawnienia kontrolujących Obowiązki Beneficjenta Zasady prowadzenia kontroli Powiadomienie o kontroli Prowadzenie kontroli Informacja pokontrolna Zalecenia pokontrolne Wyniki kontroli CZĘŚĆ II. MONITOROWANIE I KONTROLA W OKRESIE TRWAŁOŚCI Obowiązki Beneficjenta MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU KONTROLA PROJEKTU W OKRESIE TRWAŁOŚCI Główne zasady realizacji procesu kontroli w okresie trwałości projektów Cel kontroli w okresie trwałości Zakres kontroli Korekty finansowe Zasady prowadzenia kontroli Przygotowanie do procesu kontroli trwałości Powiadomienie o kontroli o okresie trwałości projektu Prowadzenie kontroli Informacja pokontrolna Zalecenia pokontrolne Wyniki kontroli Strona 2 z 19

3 Wstęp Poniższe Wytyczne obejmują zasady przeprowadzania kontroli na miejscu lub w siedzibie Instytucji Zarządzającej MRPO (zwaną dalej IZ) z zakresu merytorycznego, finansowego i zamówień publicznych oraz określają zasady monitorowania projektu w trakcie realizacji oraz po jego zakończeniu w myśl art. 55 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z późn. zm., w związku z art. 152 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dn r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. U. L 347 z ). Wytyczne opisują sposób w jaki Beneficjent jest zobowiązany poddać się kontroli w okresie trwałości projektu w okresie 5 lat od dnia zakończenia realizacji (lub 3 lat w przypadku beneficjentów będących MŚP) pod kątem przestrzegania art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z późn. zm., w związku z art. 152 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dn r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. U. L 347 z ). Strona 3 z 19

4 Podstawy prawne 1. Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie 1260/1999 (Dz. Urz. UE L z 2006r., Nr 210, s. 25 ze zm.), 2. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. U. L 347 z ) 3. Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 (Dz. U. z 2006r., Nr 210, s. 1 ze zm.), 4. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. U. z 2006r., Nr 371, s.1 ze zm.), 5. Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, 6. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, 7. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, 8. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, 9. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, 10. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane, 11. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny. Strona 4 z 19

5 CZĘŚĆ I. KONTROLA PROJEKTÓW W RAMACH MRPO 1. Główne zasady realizacji procesu kontroli projektów 1. Kontrola projektów na miejscu przeprowadzona jest na zakończenie realizacji, po przedstawieniu przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową i po weryfikacji dokumentu przez IZ. 2. W trakcie realizacji projektu dopuszcza się możliwość kontroli na miejscu lub w siedzibie IZ. 3. IZ dopuszcza możliwość kontroli projektu po zakończeniu realizacji projektu. 4. Kontrola projektu może obejmować: a) kontrolę merytoryczną projektu w zakresie rzeczowej realizacji projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie; b) kontrolę finansową projektu w zakresie finansowej realizacji projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, c) kontrolę zamówień publicznych w zakresie stosowania prawa wspólnotowego i polskiego, w szczególności Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych z późn. zm., 5. Kontrola projektu może być przeprowadzona w każdym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją projektu. 6. W przypadku Beneficjentów realizujących projekty w partnerstwie, kontroli poddawany jest Lider projektu. 7. Dopuszcza się możliwość przeprowadzania czynności kontrolnych u Partnera/Partnerów projektu. 8. Kontrola projektów na miejscu przeprowadzana jest przez członków Zespołu kontrolującego (zwanych w dalszej części Wytycznych Kontrolującymi ) na podstawie pisemnego upoważnienia do przeprowadzenia czynności kontrolnych, wystawianego przez IZ. 9. Kontrola projektów przyjmuje postać kontroli planowej, która może być przeprowadzona na miejscu realizacji projektu lub w siedzibie IZ w trakcie realizacji projektu z zakresu zamówień publicznych. Dodatkowo IZ może przeprowadzać kontrole doraźne w trakcie realizacji projektu. 2. Cele kontroli Kontrola projektu ma na celu potwierdzenie prawidłowości realizacji projektu z warunkami umowy, w szczególności potwierdzenie, że: a) współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone, b) zadeklarowane przez Beneficjenta wydatki zostały faktycznie poniesione, c) zadeklarowane przez Beneficjenta wydatki zostały poniesione zgodnie z zasadami wspólnotowymi i krajowymi. 3. Zakres kontroli 3.1. Kontrola merytoryczna projektu. Kontrola merytoryczna obejmuje: Strona 5 z 19

6 1. ocenę zgodności działań Beneficjenta w zakresie rzeczowej realizacji projektu z zapisami umowy o dofinansowanie (w szczególności z wnioskiem aplikacyjnym) 2. ustalenie stopnia wykonania wskaźników monitoringowych zapisanych we wniosku o dofinansowanie, 3. ocenę sposobu przechowywania dokumentacji, 4. weryfikację prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych. W celu ustalenia stopnia wykonania wskaźników założonych w projekcie, Beneficjent wypełnia Sprawozdanie w zakresie monitorowania projektu w okresie trwałości, w którym winien poinformować IZ o utrzymaniu wskaźnika produktu oraz osiągnięciu wskaźnika rezultatu w kolejnych latach zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie. W przypadku problemów z osiągnięciem wskaźnika rezultatu w momencie zakończenia realizacji projektu, Beneficjent musi poinformować IZ o terminie jego osiągnięcia wraz z podaniem wyjaśnień jego nieosiągnięcia w zakładanym terminie. Weryfikacja stopnia wykonania wskaźników rezultatu będzie miała miejsce podczas przeprowadzenia kontroli w okresie trwałości projektów. Szczegółowe informacje w ww. zakresie zawarto w części III niniejszych Wytycznych. Ocena sposobu przechowywania dokumentacji oparta jest na zapisach Wytycznych Instytucji Zarządzającej MRPO w zakresie zasad archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektów. W szczególności, kontrola w tym zakresie ma na celu potwierdzenie, iż przyjęte przez Beneficjenta, w wewnętrznych aktach prawnych, zasady archiwizacji zapewniają przechowywanie/ archiwizowanie dokumentacji związanej z projektem w wymaganym okresie, określonym w szczególności, w umowie o dofinansowanie. Podczas weryfikacji prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych projekt jest kontrolowany pod kątem przestrzegania przez Beneficjenta wymogów promocyjnych i informacyjnych związanych z zamieszczeniem we wszystkich dokumentach, które są związane z realizacją projektu, informacji o udziale Unii Europejskiej we współfinansowaniu projektu oraz oznaczenia dokumentów i miejsca realizacji projektu logo Unii Europejskiej wraz z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Programu. Dodatkowo weryfikowana jest zgodność zrealizowanych działań informacyjnych i promocyjnych z działaniami zadeklarowanymi przez Beneficjenta we wniosku aplikacyjnym. Dodatkowo, podczas kontroli merytorycznej weryfikowana jest zgodność z zasadami pomocy publicznej w przypadkach projektów, w których zasady mają zastosowanie. Strona 6 z 19

7 3.2. Kontrola zamówień publicznych Kontrola zamówień publicznych obejmuje ocenę zgodności działań Beneficjenta w zakresie przestrzegania przepisów prawa wspólnotowego oraz polskiego w szczególności Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych z późn. zm. oraz przestrzegania zachowania ponoszenia wydatków zgodnie z zasadą konkurencyjności. Zgodnie z zapisami umowy Beneficjent realizując projekt zobowiązuje się do stosowania przepisów o zamówieniach publicznych w zakresie, w jakim Ustawa ma zastosowanie do Beneficjentów lub projektu. W pozostałych przypadkach Beneficjent zobowiązuje się do realizacji projektu z należytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, wytycznymi, zaleceniami i procedurami przewidzianymi w ramach MRPO oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację projektu oraz osiągnięcie celów i wskaźników zakładanych we wniosku o dofinansowanie projektu. Przeprowadzając kontrolę zamówień publicznych IZ ma prawo do nałożenia korekt finansowych, zgodnie z Taryfikatorem dokumentem pn. Wymierzanie korekt finansowych za naruszenie prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE wydanym przez Instytucję Koordynującą RPO. Dodatkowo IZ może nałożyć korektę za inne naruszenia niż te wskazane w Taryfikatorze. W przypadku naruszeń prawa zamówień publicznych poziom korekty ustala się kierując się zapisami Taryfikatora. Poza wymierzeniem korekty finansowej, w przypadku uzasadnionego przypuszczenia, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia doszło do naruszenia przepisów ustawy prawo zamówień publicznych, które mogło mieć wpływ na wynik postępowania, IZ powiadamia odpowiednie organy o stwierdzonych naruszeniach. IZ dopuszcza możliwość weryfikacji dokumentacji przetargowej na każdym etapie realizacji projektu. Beneficjentów obowiązuje ogólna zasada, zgodnie z którą realizacja zamówień dotyczących dostaw, usług lub robót budowlanych powinna być udzielona w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę z uwzględnieniem uczciwej konkurencji i przejrzystości postępowania. Przestrzeganie tej zasady polega również na jednakowym traktowaniu podmiotów poprzez stawianie jednakowych wymagań dla wszystkich. Jednocześnie Beneficjent zobowiązany jest do dołożenia wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności przy wyłanianiu wykonawcy do realizacji usług, dostaw lub robót budowlanych w ramach realizowanego projektu. W razie wątpliwości co do zastosowania ww. zasady ciężar dowodu zachowania bezstronności i obiektywności przy wyłanianiu wykonawcy każdorazowo spoczywa na Beneficjencie. Gwarancją jawności i przejrzystości jest wymóg stosowania trybu pisemnego, który powoduje, że wszelkie oświadczenia stron winny być sporządzane w formie pisemnej. Beneficjent ma obowiązek racjonalnego gospodarowania dostępnymi środkami, jakie zostały przewidziane na daną kategorię wydatku w umowie o dofinansowanie. Warunkiem racjonalnego gospodarowania jest możliwość wyboru pomiędzy różnymi wariantami rozwiązań, a także sprecyzowane kryteria wyboru. Strona 7 z 19

8 Zasada konkurencyjności dotyczy wydatków ponoszonych na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy PZP przez Beneficjentów zobowiązanych do stosowania ustawy prawo zamówień publicznych oraz do wydatków ponoszonych przez Beneficjentów niezobowiązanych do stosowania ustawy prawo zamówień publicznych. KONTROLA WYDATKÓW PONIESIONYCH W OPARCIU O ZASADY KONKURENCYJNOŚCI W REALIZOWANYCH PROJEKTACH: BENEFICJENCI ZOBOWIĄZANI DO STOSOWANIA USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W odniesieniu do Beneficjentów zobowiązanych do stosowania ustawy prawo zamówień publicznych wydatki na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy PZP winny być ponoszone zgodnie z następującymi zasadami: WYDATKI DO WARTOŚCI PLN NETTO Wydatki winny być poniesione w sposób oszczędny, racjonalny, rzetelny, celowy, uzyskujący najlepsze efekty z danych nakładów w sposób optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. Kontrola w tym zakresie opiera się na złożonym przez Beneficjenta oświadczeniu o dokonaniu wydatków z oparciu o ww. zasady. WYDATKI O WARTOŚCI PRZEKRACZAJĄCEJ PLN NETTO W przypadku gdy Beneficjent posiada wewnętrzne uregulowania dotyczące ponoszenia wydatków na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy PZP, jest zobowiązany do ponoszenia wydatków zgodnie z wewnętrznymi uregulowaniami. Kontrola w tym zakresie opiera się na złożonym przez Beneficjenta oświadczeniu o ponoszeniu wydatku zgodnie z ustanowionym procedurami wraz z dokumentem stanowiącym wewnętrzne uregulowania. Natomiast, w przypadku gdy Beneficjent nie posiada wewnętrznych uregulowań dotyczących ponoszenia wydatków na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy PZP, Beneficjent zobowiązany jest do udokumentowania w sposób możliwy do weryfikacji, że wartość danego zamówienia dotyczącego ponoszonego wydatku nie przekracza jego wartości rynkowej (np. rozesłanie co najmniej 2 zapytań ofertowych do potencjalnych wykonawców/ dostawców, w których zostaną określone parametry/ cechy/ funkcjonalności, danego świadczenia, a następnie dokona się wyboru w sposób zgodny z przyjętymi kryteriami). Kontrola w tym zakresie opiera się na złożonym przez Beneficjenta oświadczeniu o przeprowadzonych czynnościach skutkujących wyborem danego wykonawcy zawierającym krótki opis przeprowadzonych czynności. Instytucja kontrolująca może żądać pełnej dokumentacji w tym zakresie. BENEFICJENCI NIEZOBOWIĄZANI DO STOSOWANIA USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W odniesieniu do Beneficjentów niezobowiązanych do stosowania ustawy prawo zamówień publicznych obowiązują następujące zasady: Strona 8 z 19

9 WYDATKI DO WARTOŚCI PLN NETTO Wydatki winny być poniesione w sposób oszczędny, racjonalny, rzetelny, celowy, uzyskujący najlepsze efekty z danych nakładów w sposób optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. Kontrola w tym zakresie opiera się na złożonym przez Beneficjenta oświadczeniu o dokonaniu wydatków z oparciu o ww. zasady. WYDATKI PONIESIONE PONAD WARTOŚĆ PLN NETTO Beneficjent zobowiązany jest do udokumentowania w sposób możliwy do weryfikacji, że wartość danego zamówienia dotyczącego ponoszonego wydatku nie przekracza jego wartości rynkowej (np. rozesłanie co najmniej 2 zapytań ofertowych do potencjalnych wykonawców/ dostawców, w których zostaną określone parametry/ cechy/ funkcjonalności danego świadczenia, a następnie dokona się zakupu w sposób zgodny z przyjętymi kryteriami). Kontrola w tym zakresie opiera się na złożonym przez beneficjenta oświadczeniu o przeprowadzonych czynnościach skutkujących wyborem danego wykonawcy zawierającym krótki opis przeprowadzonych czynności. Instytucja kontrolująca może żądać pełnej dokumentacji w tym zakresie. W odniesieniu do wszystkich wyżej wymienionych Beneficjentów, w przypadku dóbr powszechnie dostępnych dopuszcza się możliwość rozeznania rynku na podstawie własnej informacji uzyskanej w punktach sprzedaży. W sytuacji uzasadnionego przypuszczenia, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego bądź przy ponoszeniu wydatków na podstawie zasady konkurencyjności doszło do naruszenia ww. zasad, a jednocześnie Beneficjent nie będzie w stanie udowodnić dochowania obowiązków z nich wynikających, IZ wskaże na niekwalifikowalność kosztów (w całości lub w części) kontrolowanego zamówienia w zakresie objętym ww. naruszeniem Kontrola finansowa projektu Kontrola finansowa obejmuje: 1. ocenę zgodności działań Beneficjenta w zakresie finansowej realizacji projektu z zapisami umowy o dofinansowanie, 2. weryfikację dokumentacji finansowej związanej z realizacją projektu, 3. weryfikację planowania i realizacji wydatków oraz dochodów budżetowych dotyczących projektu, 4. weryfikację prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej na potrzeby projektu. Podczas kontroli weryfikowana jest dokumentacja finansowa projektu, którą Beneficjent powinien prowadzić zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej MRPO dotyczącymi zasad rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków. Strona 9 z 19

10 Beneficjenci realizujący projekty w ramach MRPO na podstawie Umowy o dofinansowanie projektu są zobligowani do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej w ramach projektu. Wytyczne Instytucji Zarządzającej MRPO w zakresie zasad prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej określają sposób ujmowania operacji gospodarczych przez Beneficjentów dla wydatków ponoszonych w ramach realizowanych projektów w zależności od rodzaju prowadzonej ewidencji księgowej, zarówno przed jak i po podpisaniu Umowy o dofinansowanie projektu. Kontrola finansowa obejmuje również weryfikację zasadności kwalifikowania podatku VAT. IZ zastrzega, iż w sytuacjach, w których kwalifikowalność podatku VAT może budzić wątpliwość, IZ może zobowiązać beneficjenta o wystąpienie o indywidualną interpretację podatkową. Podczas kontroli finansowej kontrolujący potwierdzają całkowitą wartość projektu. W przypadku projektów, których całkowita wartość zmieniła się w stosunku do wartości zadeklarowanej w wniosku o płatność końcową istnieje konieczność ponownej aktualizacji i przedłożenia analizy finansowej (nie dotyczy projektów objętych pomocą publiczną (w tym pomoc de minimis) oraz projektów, których wartość całkowita projektu na zakończenie realizacji projektu nie przekracza równowartości 1 mln euro). 4. Korekty finansowe W przypadkach, w których nie wypracowano dokumentów o charakterze taryfikatora, w sytuacji, w której uznanie całości wydatku za niekwalifikowalny byłoby nieproporcjonalne do wagi naruszenia, za niekwalifikowalne należy uznać jedynie odpowiednią część wydatku. W takiej sytuacji IZ posiada kompetencję do uznania części wydatku za niekwalifikowalny. 5. Uprawnienia kontrolujących 1. W trakcie kontroli Kontrolujący ma prawo do: a) swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej bez obowiązku uzyskania przepustki, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową, b) wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej, w zakresie dotyczącym kontroli (z zachowaniem przepisów o tajemnicy chronionej prawem), c) wglądu w informacje zawarte w elektronicznych systemach komputerowych jednostki kontrolowanej, w zakresie dotyczącym kontroli, d) przeprowadzania oględzin obiektów i składników majątkowych w zakresie dotyczącym kontroli, Strona 10 z 19

11 e) żądania ustnych i pisemnych wyjaśnień od Beneficjenta w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli (w przypadku odmowy wykonania tych czynności kontrolujący sporządza adnotację, którą zamieszcza w informacji pokontrolnej), f) zabezpieczania materiałów dowodowych, g) żądania odpisów, zestawień i wyciągów z badanych dokumentów, których prawdziwość potwierdza Beneficjent, h) sprawdzania przebiegu określonych czynności, w zakresie dotyczącym kontroli, i) sporządzania adnotacji na skontrolowanych dokumentach, j) przyjmowania oświadczeń. Kontrolujący podlegają przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu z materiałami i dokumentami ustawowo chronionymi obowiązującymi w danej jednostce kontrolowanej. 6. Obowiązki Beneficjenta Obowiązkiem Beneficjenta w zakresie kontroli jest: a) zapewnienie warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli, b) przedstawianie na żądanie kontrolującego, w ustalonym przez niego terminie dokumentów i materiałów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli, c) sporządzanie lub przekazywanie uwierzytelnionych kopii, odpisów i wyciągów z dokumentów oraz zestawień i danych niezbędnych do przeprowadzenia kontroli, d) zapewnienie terminowego udzielania ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli, e) zapewnienie nienaruszalności zabezpieczonych przez kontrolujących dokumentów i materiałów pozostawionych na przechowanie w jednostce kontrolowanej. 7. Zasady prowadzenia kontroli 7.1. Powiadomienie o kontroli 1. O terminie oraz zakresie planowanej kontroli powiadamia się Beneficjenta pisemnie na co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli. Beneficjent ma możliwość jednokrotnej zmiany terminu wyznaczonego w powiadomieniu o czym musi poinformować IZ pisemnie wraz z podaniem uzasadnienia. Zmiana terminu wyznaczonego w drugim powiadomieniu traktowana będzie jako odmowa poddania się kontroli. 2. O terminie oraz zakresie kontroli doraźnej powiadamia się Beneficjenta pisemnie na co najmniej 3 dni robocze przed rozpoczęciem kontroli Prowadzenie kontroli 1. Kontrolujący dokonują ustalenia stanu faktycznego na podstawie oględzin oraz zebranych w toku kontroli dowodów. Strona 11 z 19

12 Dowodami są dokumenty i inne nośniki informacji, opinie biegłych, pisemne wyjaśnienia i oświadczenia oraz inne zabezpieczone rzeczy. 2. Beneficjent powinien przedstawić podczas kontroli, na żądanie kontrolującego, oryginały dokumentów związanych z przedmiotem kontroli w szczególności: dowody księgowe potwierdzające poniesione wydatki wraz z potwierdzeniami dokonania płatności, wniosek o dofinansowanie, korespondencję, umowy, inne dokumenty związane z realizacją projektu oraz udzielić szczegółowych wyjaśnień. 3. W przypadku odmowy przedstawienia dokumentu lub wyjaśnień, nie będą uwzględnione ewentualne zastrzeżenia złożone w tym zakresie do informacji pokontrolnej. 4. Sporządzone w trakcie kontroli dokumenty stanowiące dowód uchybień lub nieprawidłowości podpisują kontrolujący wchodzący w skład zespołu kontrolującego. 5. Zebrane w toku postępowania kontrolnego dowody w razie potrzeby kontrolujący odpowiednio zabezpieczają, w szczególności poprzez: a) oddanie na przechowanie, za pokwitowaniem, Beneficjentowi, b) przechowanie w jednostce kontrolowanej w oddzielnym, zamkniętym pomieszczeniu Informacja pokontrolna 1. W terminie do 20 dni roboczych od dnia zakończenia czynności kontrolnych Zespół kontrolujący sporządza w formie pisemnej pierwszą, roboczą wersję Informacji pokontrolnej i wysyła do jednostki kontrolowanej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Informacja pokontrolna zawiera opis stanu faktycznego ze wskazaniem obowiązku Beneficjenta w zakresie monitorowania dalszej realizacji projektu na etapie trwałości projektu. 2. Jeżeli sporządzenie Informacji pokontrolnej wymaga dodatkowych wyjaśnień, termin o którym mowa w pkt. 1 zostaje wydłużony o czas niezbędny do uzyskania tych wyjaśnień. 3. O zaistnieniu okoliczności o których mowa w pkt. 2 Beneficjent jest pisemnie informowany. 4. Informacja pokontrolna podpisywana jest przez członków Zespołu kontrolującego oraz Beneficjenta. 5. Beneficjent może zgłosić w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania Informacji pokontrolnej zastrzeżenia do treści zawartych w Informacji. 6. Zastrzeżenia do Informacji pokontrolnej i ich uzasadnienie wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej Informacji pokontrolnej Beneficjent przesyła do IZ. 7. Jeżeli Beneficjent nie zgłasza zastrzeżeń do Informacji pokontrolnej, Beneficjent podpisuje przesłane Informacje pokontrolne i przesyła jeden egzemplarz do IZ w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania tej Informacji. Podpisanie pierwszej, roboczej wersji Informacji pokontrolnej sprawia, iż staje się ona ostateczną wersją Informacji pokontrolnej. 8. W przypadku przekroczenia terminu określonego w pkt. 5, zgłoszone zastrzeżenia nie będą uwzględnione z wyjątkiem sytuacji, gdy sporządzenie zastrzeżeń przez Beneficjenta wymaga dodatkowych wyjaśnień i Beneficjent uzyska zgodę IZ na wydłużenie tego terminu. Strona 12 z 19

13 9. Kontrolujący analizują zastrzeżenia w terminie 10 dni roboczych od dnia ich otrzymania od Beneficjenta. Kontrolujący mogą w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne w celu ustalenia zasadności zastrzeżeń. 10.Jeżeli odpowiedź na zastrzeżenia wymaga dodatkowych wyjaśnień, termin o którym mowa w pkt.9 zostaje wydłużony o czas niezbędny do uzyskania tych wyjaśnień. 11.O zaistnieniu okoliczności o których mowa w pkt. 10 Beneficjent jest pisemnie informowany. 12.W przypadku stwierdzenia zasadności zgłoszonych zastrzeżeń Kontrolujący zmieniają lub uzupełniają część Informacji pokontrolnej, której dotyczyły zastrzeżenia, a następnie przesyłają poprawioną Informację pokontrolną ponownie do akceptacji Beneficjenta. Wersja ta jest ostateczną wersją Informacji pokontrolnej. 13.W przypadku nieuwzględnienia zgłoszonych zastrzeżeń, w całości lub części, Kontrolujący przekazują tę informację wraz z uzasadnieniem do Beneficjenta oraz ponownie przekazują dwa egzemplarze informacji pokontrolnej do podpisu. Wersja ta jest ostateczną wersją Informacji pokontrolnej. 14.Beneficjent w terminie do 5 dni roboczych od dnia otrzymania ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej wysyła podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej albo przesyła w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej. 15.Odmowa podpisania ostatecznej informacji pokontrolnej nie wstrzymuje sporządzenia i przekazania zaleceń pokontrolnych Zalecenia pokontrolne 1. IZ w uzasadnionych przypadkach, w terminie do 15 dni roboczych od otrzymania od Beneficjenta podpisanej Informacji pokontrolnej lub odmowy podpisania ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej, formułuje Zalecenia pokontrolne w formie pisemnej i przesyła je Beneficjentowi. 2. Zalecenia pokontrolne zawierają w szczególności: a. podstawę prawną sformułowania zaleceń, b. informację o kontroli, do której się odnoszą, c. uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych w czasie przeprowadzonej kontroli uchybień i nieprawidłowości. 3. Beneficjent jest zobowiązany, w terminie 7 dni roboczych, do poinformowania o działaniach podjętych w celu uwzględniania uwag oraz wykonania zaleceń pokontrolnych, a w przypadku niepodjęcia takich działań o przyczynach takiego postępowania Wyniki kontroli Wyniki kontroli potwierdzające prawidłową realizację projektu lub usunięcie uchybień i nieprawidłowości wskazanych w informacji pokontrolnej, zgodnie z wydanymi Zaleceniami pokontrolnymi, są warunkiem dokonania płatności końcowej na rzecz Beneficjenta. Strona 13 z 19

14 CZĘŚĆ II. MONITOROWANIE I KONTROLA W OKRESIE TRWAŁOŚCI Beneficjenci, którzy zakończyli realizację projektu, w tym dokonali rozliczenia końcowego, są zobligowani do sporządzania i składania do IZ sprawozdań/ankiet w zakresie monitorowania projektu w okresie trwałości (zwanymi dalej sprawozdaniami/ankietami), przy czym dokumenty są składane w okresie trwałości projektu wyłącznie po wezwaniu IŻ w zakresie i w terminie wskazanym przez IZ. Wybór danego projektu do złożenia sprawozdania/ankiety w danym roku jest poprzedzony indywidualną analizą m.in. w zakresie ilości złożonych dotychczas sprawozdań, rodzaju dotychczas stwierdzonych problemów w projekcie, wyników kontroli, informacji uzyskanych ze źródeł zewnętrznych nt. ewentualnych nieprawidłowości w projekcie itp. Beneficjenci, których projekty nie zostają wezwane przez IZ do złożenia sprawozdania/ankiety w danym roku, są wliczane do populacji, z której wybierane są projekty do kontroli w okresie trwałości zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszych Wytycznych. Kontroli w okresie trwałości oraz monitorowaniu poprzez sprawozdanie/ankietę nie podlegają projekty nieinfrastrukturalne tzw. miękkie Oś 8 oraz projekty z Osi 3 (Działanie 3.3B) i Osi 7 (Działanie w zakresie usuwania azbestu). Wyjątek w zakresie składania ankiet stanowią projekty z działania 9.3 ze względu na ich bezpośrednie powiązanie z realizacją perspektywy programowej na lata Niezależnie od powyższego w sytuacji, gdy w określonym roku trwałości dany projekt nie został wezwany do złożenia sprawozdania/ankiety, ani też nie został wytypowany do kontroli, a Beneficjent zamierza wprowadzić w okresie trwałości projektu istotne zmiany, które mogłyby mieć bezpośredni wpływ na zachowanie trwałości projektu, w tym m. in. na cele projektu, osiągnięcie wskaźników rezultatu, kwalifikowalność podatku VAT lub ryzyko wystąpienia pomocy publicznej ma obowiązek o tym poinformować IZ oddzielnym pismem przed wprowadzeniem takiej modyfikacji. Obowiązki Beneficjenta 1. Beneficjenci sporządzają i składają do IZ sprawozdania/ankiety za okres trwałości projektu, tj. za okres 5 lat (3 lat w przypadku projektów realizowanych przez MŚP) od dnia ostatniej płatności na rzecz projektu, a w przypadku projektów, które nie miały wypłaconej płatności końcowej od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność końcową (liczony od dnia obciążenia rachunku IZ lub od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność końcową). 2. Dane zawarte w sprawozdaniach/ankietach winny się odnosić do pełnych, zamkniętych lat kalendarzowych. 3. Co do zasady sprawozdanie/ankietę należy sporządzić zgodnie ze wzorami stanowiącymi załączniki do niniejszych Wytycznych lub w innym zakresie wymaganym przez IZ (tj. informacje, o które może zostać poproszony Beneficjent mogą odnosić się do całego formularza sprawozdania/ankiety wraz z jego załącznikami lub tylko do konkretnych dokumentów wskazanych przez IZ). 4. Sprawozdanie/ankietę wraz z ew. załącznikami należy sporządzić jedynie po indywidualnym pisemnym wezwaniu IZ MRPO skierowanym do Beneficjenta. Strona 14 z 19

15 5. Sprawozdania/ankiety wraz z ew. załącznikami podpisanymi przez osobę upoważnioną należy złożyć w terminie 30 dni od dnia otrzymania pisma wzywającego do złożenia dokumentów w formie elektronicznej podpisane kwalifikowalnym podpisem elektronicznym. 6. IZ dopuszcza możliwość złożenia sprawozdania/ankiety w formie papierowej tradycyjnej (dalsza korespondencja odbywać się będzie już w formie elektronicznej). Wzór Sprawozdania wraz z jego instrukcją wypełniania oraz ankiety monitoringowe znajdują się na stronie internetowej IZ Dokumenty stanowiące załączniki do sprawozdania/ ankiety, wymagane w zależności od charakteru projektu (o których mowa w sprawozdaniu): jeśli, Beneficjent posiada aktualną Indywidualną Interpretację podatkową Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, która działa w ramach Krajowej Administracji Skarbowej w pełni odzwierciedlającą stan faktyczny wówczas składa oświadczenie, w którym to zobowiąże się do niezwłocznego poinformowania IZ o zmianie swojej sytuacji czy stanu prawnego, które to zmiany miałyby wpływ na treść przedstawionej Interpretacji; jeśli Beneficjent posiada indywidualną interpretację podatkową, to do sprawozdania załącza jej kopię za zgodność z oryginałem; wyciąg z wyników kontroli przeprowadzonych przez inne instytucje niż IZ (np. NIK, UKS/KAS, Ministerstwo itp.) w zakresie projektu; Beneficjent może zostać wezwany przez IZ do złożenia Ankiety (jeśli realizował projekty z poniższych działań): - Ankieta NFZ (dotyczy jedynie ZOZ realizujących projekty w ramach działania 5.2, 6.3.a oraz 1.2 w zakresie dotyczącym sprzętu medycznego, zgodnie z załącznikiem nr 3 do niniejszych wytycznych); - Ankieta dotycząca wykorzystania infrastruktury powstałej w ramach projektów realizowanych przez Uczelnie Wyższe w ramach Działania 1.1.A oraz 5.1 (dotyczy jedynie Uczelni Wyższych realizujących projekty w zakresie budowy/modernizacji infrastruktury dydaktycznej/badawczej oraz zakupionego wyposażenia/sprzętu w ww. zakresie, zgodnie z załącznikiem nr 4 do niniejszych wytycznych); - Ankieta dotycząca Stref Aktywności Gospodarczej (dotyczy projektów realizowanych w ramach Działania 4.3. Tworzenie i rozwój stref aktywności gospodarczej, zgodnie z załącznikiem nr 5 do niniejszych wytycznych); - Ankieta Działanie 9.3 Przygotowanie inwestycji strategicznych, zgodnie z załącznikiem 6 do niniejszych wytycznych; Aktualne zdjęcie tablic/tablicy promocyjnej, informującej o udziale UE we współfinansowaniu projektu; inne. Strona 15 z 19

16 7. IZ dokonuje weryfikacji złożonych sprawozdań/ankiet. W przypadku wystąpienia błędów/niejasności w przedłożonym sprawozdaniu/ankiecie IZ wzywa Beneficjenta do złożenia poprawionego sprawozdania/ankiety oraz do uzupełnień lub dodatkowych wyjaśnień w terminie wskazanym przez IZ. 8. Informacje zawarte w sprawozdaniu/ankiecie lub innych dokumentach stanowią podstawę do prowadzenia działań monitoringowych w projekcie oraz przeprowadzenia kontroli w okresie trwałości projektu, o której mowa poniżej. 1. MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU Każdy Beneficjent zobligowany jest do utrzymania trwałości projektu, zgodnie z ramami prawnymi ustalonymi przez Unię Europejską. Monitorowanie projektów po zakończeniu ich realizacji (ostatniej płatności) obejmuje w szczególności następujące obszary: I: Informacje ogólne; II: Promocja projektu; III: Wskaźniki realizacji projektu; IV: Kwalifikowalność podatku VAT; V: Zgodność projektu z politykami horyzontalnymi; VI: Archiwizacja Monitorowaniem projektu w okresie trwałości objęte są projekty, które uzyskały dofinansowanie w ramach MRPO oraz zostały zakończone i prawidłowo rozliczone. 2. KONTROLA PROJEKTU W OKRESIE TRWAŁOŚCI Beneficjent jest zobowiązany poddać się kontroli w okresie trwałości projektu w okresie 5 lat (3 lat w przypadku projektów, realizowanych przez MŚP) od dnia zakończenia realizacji pod kątem przestrzegania art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) 1260/1999, w związku z art. 152 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. 1. Główne zasady realizacji procesu kontroli w okresie trwałości projektów a. Kontrola w okresie trwałości projektów prowadzona jest w oparciu o Metodykę doboru projektów do kontroli w okresie trwałości MRPO, stanowiącą Załącznik nr 7 do Wytycznych. b. Moment w którym rozpoczyna się okres trwałości projektu następuje, gdy: projekt zostanie rzeczowo zakończony; projekt zostanie finansowo zakończony; Strona 16 z 19

17 Beneficjent otrzyma płatność końcową od IZ; a więc co do zasady za datę rozpoczęcia okresu trwałości należy przyjąć dzień przekazania Beneficjentowi środków ostatniej płatności na rzecz projektu przez IZ (liczony od dnia obciążenia rachunku IZ). Wyjątek stanowi sytuacja gdy Beneficjent nie otrzymuje płatności końcowej od IZ, wówczas za datę rozpoczęcia okresu trwałości należy przyjąć dzień zatwierdzenia wniosku o płatność końcową. Pozostałe przesłanki 1 i 2 muszą być spełnione. O dacie zatwierdzenia wniosku Beneficjent zostaje poinformowany. c. Kontrola w okresie trwałości projektu może być przeprowadzona w każdym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją projektu. d. W przypadku Beneficjentów realizujących projekty w partnerstwie, kontroli w okresie trwałości poddawany jest Lider projektu. e. Dopuszcza się możliwość przeprowadzania czynności kontrolnych u Partnera/Partnerów projektu. f. Kontrola w okresie trwałości projektów na miejscu przeprowadzana jest przez członków Zespołu kontrolującego na podstawie pisemnego upoważnienia do przeprowadzenia czynności kontrolnych, wystawianego przez IZ. 2. Cel kontroli w okresie trwałości Celem głównym kontroli w okresie trwałości jest ocena zachowania trwałości projektów zgodnie z art. 57 Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. z późn. zm. w związku z art. 152 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. Państwo członkowskie lub instytucja zarządzająca zapewniają, aby operacja obejmująca inwestycje w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne zachowała wkład funduszy, wyłącznie jeżeli w terminie pięciu lat od jej zakończenia (trzech lat w przypadkach dotyczących utrzymania inwestycji przez małe i średnie przedsiębiorstwa) nie zostanie poddana zasadniczej modyfikacji wynikającej ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej i mającej wpływ na charakter lub warunki realizacji operacji lub powodującej uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny. 3. Zakres kontroli Kontrola w okresie trwałości projektów potwierdza, czy: w projekcie nie nastąpiły zasadnicze modyfikacje w rozumieniu art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z późn. zm. w związku z art. 152 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. oraz dodatkowo czy: projekt jest zgodny z wnioskiem o dofinansowanie i zawartą umową, cel projektu został zachowany, Beneficjent wypełnia obowiązki wynikające z umowy w zakresie promocji dla projektu, Projekt jest zgodny z politykami horyzontalnymi, system archiwizacji akt istnieje i jest odpowiedni, Beneficjent wywiązał się z obowiązków kontrolnych, Strona 17 z 19

18 nie nastąpiły zmiany związane z kwalifikowalnością podatku VAT. 4. Korekty finansowe. W przypadku wystąpienia znaczącej modyfikacji w projekcie, wydatki związane z elementami projektu poddanymi modyfikacji traktowane są jako nieprawidłowość, podlegają korekcie finansowej. W przypadku naruszenia zasady trwałości stosuje się korektę finansową proporcjonalną do charakteru i wagi naruszenia za okres, w którym doszło do naruszenia zasad określonych w art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006 z późn. zm. w związku z art. 152 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. Wysokość korekty finansowej uwzględnia, w jakim stopniu Beneficjent wypełnił zobowiązanie utrzymania inwestycji w okresie trwałości. W sytuacji, w której w okresie trwałości projektu uznanie całości wydatku za niekwalifikowalny byłoby nieproporcjonalne do wagi naruszenia, za niekwalifikowalny należy uznać jedynie odpowiednią część wydatku. W takiej sytuacji IZ posiada kompetencję do uznania części wydatku za niekwalifikowalny. 5. Zasady prowadzenia kontroli 5.1. Przygotowanie do procesu kontroli trwałości 1. Pierwszym etapem jest zweryfikowanie zobowiązań Beneficjenta dotyczących finansowania i zarządzania projektem po zakończeniu okresu realizacji poprzez weryfikację sprawozdania/ankiety w zakresie monitorowania projektu w okresie trwałości, o których mowa w części II Wytycznych. 2. IZ przeprowadza kontrole trwałości w oparciu o metodykę doboru projektów do kontroli w okresie trwałości. 3. Kontrola w okresie trwałości projektów przybiera charakter wizyt monitorujących. 4. Kontrola w okresie trwałości projektów przeprowadzana jest przez pracowników Zespołu ds. Kontroli projektów RPO. W uzasadnionych przypadkach członkami Zespołu kontrolującego mogą być pracownicy innych Zespołów Departamentu Funduszy Europejskich/ Departamentów UMWM/instytucji zewnętrznych Powiadomienie o kontroli o okresie trwałości projektu IZ informuje Beneficjenta o zamiarze przeprowadzenia kontroli co najmniej na 3 dni przed planowaną kontrolą. Termin wizyty monitorującej może zostać ustalony telefonicznie przez pracowników IZ Prowadzenie kontroli Przeprowadzenie czynności kontrolnych jest tożsame z czynnościami kontrolnymi opisanymi w pkt. 7.2 Części I: Kontrola projektów w ramach MRPO Informacja pokontrolna Proces opracowania informacji pokontrolnej, przekazanie dokumentu i prawa Beneficjenta są tożsame z zapisami pkt. 7.3 Części I: Kontrola projektów w ramach MRPO. Strona 18 z 19

19 5.5. Zalecenia pokontrolne Proces opracowania zaleceń pokontrolnych, przekazanie dokumentu i prawa Beneficjenta są tożsame z zapisami pkt. 7.4 Części I: Kontrola projektów w ramach MRPO Wyniki kontroli Wyniki kontroli w okresie trwałości opisane w informacji pokontrolnej informują o utrzymaniu/ nieutrzymaniu trwałości projektu. Strona 19 z 19