Wersja 5.2 dla EKES-u

Transkrypt

1 Przewodnik uŝytkownika Wersja 5.2 dla EKES-u PL

2

3 I Wstęp...5 II Ostatnie zmiany...7 III Obszar publiczny...8 Dostęp...8 Wyszukiwanie dokumentów dostępnych publicznie...9 Porządek obrad i kalendarz...11 Opinie...16 Przeglądaj...17 IV Obszar członków...20 Łączenie się z obszarem członków...20 Jak zmienić hasło...23 Strona główna...24 Moje posiedzenia...26 Zgłaszanie nieobecności w trybie on-line...27 Kalendarz innego członka...29 WyraŜanie zainteresowania nowymi pracami...30 Wykaz grup analitycznych, w których uczestniczyłeś...30 Moje konto...31 Moja strona...32 Poczta elektroniczna EKES-u...34 Wyszukiwanie urzędników lub pracowników czasowych...35 Wyszukiwanie dokumentów Komitetu...36 Dokumenty Komisji w wersji papierowej...37 V Stan prac w innych instytucjach...38 Dostęp do opinii Komitetu poprzez bazę PreLex...38 Dostęp do opinii Komitetu poprzez OEIL...40 VI VII Format i nazwy dokumentów...42 Uwagi końcowe...45 Zalecenia...45 Czy portal członków jest bezpieczny?...45

4

5 I Wstęp Co to jest portal członków? Portal członków jest aplikacją internetową umoŝliwiającą dostęp do kalendarzy, porządków obrad i dokumentów roboczych związanych z posiedzeniami Komitetu. Ponadto za jego pośrednictwem członkowie mogą korzystać z usług on-line, które mogą być pomocne w codziennej pracy na rzecz Komitetu. Portal członków zapewnia bezpośredni dostęp do informacji wprowadzonych przez sekretariat za pomocą wewnętrznej aplikacji słuŝącej do organizacji prac Komitetu (Agora). Portal członków uzupełnia strony internetowe i intranetowe Komitetu, dostarczając członkom informacji pomocnych w sprawowaniu mandatu. Jakie informacje zawiera? Portal członków dzieli się na dwa obszary: 1) obszar publiczny, 2) obszar członków. Obszar publiczny zawiera kalendarze, porządki obrad na sesje plenarne i posiedzenia sekcji, publicznie dostępne dokumenty robocze oraz przegląd prac bieŝących Komitetu. Do publicznie dostępnych dokumentów roboczych naleŝą dokumenty sekcji (ECO, INT, NAT, REX, SOC i TEN) oraz komisji CCMI, dokumenty na sesje plenarne, komunikaty prasowe, materiały Zespołu ds. Komunikacji, a takŝe dokumenty robocze Komisji. Obszar członków zawiera zindywidualizowane informacje dla członków Komitetu. W szczególności umoŝliwia on kaŝdemu członkowi dostęp do osobistego kalendarza. Ponadto oferuje szereg usług online, które pozwalają członkom: aktualizować dane administracyjne (np. zmienić adres ); zarządzać swoim udziałem w posiedzeniach (np. zgłosić nieobecność); wyrazić zainteresowanie nowymi pracami Komitetu; zarządzać osobistą stroną na witrynie internetowej Komitetu (np. zaktualizować dane nt. sieci społecznościowych). W jakich językach? Dokumenty dostępne są we wszystkich językach roboczych natychmiast po przetłumaczeniu. Nawigacja moŝliwa jest we wszystkich językach roboczych. 5

6 Czego potrzebuję, by korzystać z portalu członków? Do korzystania z obszaru publicznego potrzebne są: komputer z przeglądarką internetową (np. Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox); system został gruntownie przetestowany przy uŝyciu przeglądarek Internet Explorer 8 oraz Mozilla Firefox 7; w przypadku innych przeglądarek mogą wystąpić pewne problemy; obecnie nie ma wersji portalu przeznaczonej dla urządzeń mobilnych, lecz wiele funkcji, takich jak pobieranie porządków obrad, zostało zaprojektowanych z myślą o korzystaniu z tego typu urządzeń; dostęp do internetu. Do korzystania z obszaru członków potrzebne są takŝe: nazwa uŝytkownika i hasło; członkowie Komitetu otrzymują nazwę uŝytkownika i hasło na początku swojej kadencji; własny adres ; w ramach wielu usług on-line potwierdzenia wysyłane są pocztą elektroniczną; z tego względu naleŝy podać swój adres ; prosimy zwrócić uwagę, iŝ nie ma moŝliwości dzielenia adresu z innym członkiem, zastępcą itp. Pomocy w kwestii dostępu do portalu członków udziela Helpdesk IT: tel (0) helpdesk@eesc.europa.eu (lub Helpdesk IT ) budynek im. Berthy von Suttner II piętro stoisko informacyjne przed salą obrad sesji plenarnych 6

7 II Ostatnie zmiany Listopad 2011 r. Nowy moduł WyraŜanie zainteresowania nowymi pracami, który umoŝliwia członkom zgłaszanie chęci udziału w nowych pracach Komitetu, takich jak grupy analityczne, delegacje itp. 7

8 III Obszar publiczny Dostęp Publiczny obszar portalu członków dostępny jest pod następującym adresem: Strona główna Strona główna, podobnie jak wszystkie inne strony witryny, oferuje następujące funkcje: Menu nawigacji, które umoŝliwia dostęp do wszystkich funkcji Rozwijaną listę umoŝliwiającą wybór języka Szybki dostęp do strony głównej Dostęp do przewodnika uŝytkownika Strona główna 8

9 Wyszukiwanie dokumentów dostępnych publicznie Portal członków pozwala wyszukiwać dokumenty o charakterze publicznym (dokumenty sekcji, dokumenty na sesje plenarne, komunikaty prasowe, materiały Zespołu ds. Komunikacji oraz dokumenty robocze Komisji). System umoŝliwia wyszukiwanie według: atrybutów, takich jak źródło, rodzaj sprawy (dossier), numer sprawy (dossier), numer dokumentu, język dokumentu, data publikacji, nazwisko sprawozdawcy czy data posiedzenia; przedziałów czasowych (w okresie od dnia do dnia lub począwszy od danej daty); słów w tytule lub treści dokumentu. Aby rozpocząć wyszukiwanie: kliknij polecenie Szukaj w menu z lewej strony (lub link u góry strony). Rozpoczynanie wyszukiwania Wyszukiwarka w obszarze publicznym umoŝliwia dostęp wyłącznie do dokumentów publicznych. Dostęp do wszystkich dokumentów Komitetu zapewnia wyszukiwarka w obszarze członków. 9

10 Aby znaleźć Ŝądany dokument: wybierz język (i ewentualne inne kryteria); kliknij ikonę Szukaj. 1. Wybierz język 2. Kliknij ikonę Szukaj Kryteria wyszukiwania Wyniki wyszukiwania obejmujące tytuły dokumentów w języku oryginalnym ORAZ w języku wyszukiwania Wyszukiwanie dokumentów Aby otworzyć Ŝądany dokument: wybierz odpowiednią ikonę z lewej strony okna wyników. Więcej informacji na temat wyszukiwania dokumentów moŝna znaleźć w przewodniku uŝytkownika QuickFind. Przewodniki uŝytkownika dostępne są na stronach intranetowych działu IT: 10

11 Porządek obrad i kalendarz Terminy posiedzeń i sesji plenarnych oraz porządki obrad dostępne są niezwłocznie po ich wprowadzeniu do wewnętrznej aplikacji słuŝącej do zarządzania posiedzeniami (Agora). Informacje te moŝna przeglądać: za pośrednictwem porządków obrad, wg typów posiedzeń (sesje plenarne, posiedzenia sekcji); za pomocą róŝnych widoków kalendarza z terminami przyszłych posiedzeń. Porządki obrad Sekcja Porządki obrad przedstawia informacje na temat terminów sesji plenarnych i posiedzeń sekcji (zarówno przeszłych, jak i przyszłych) wraz z hiperlinkami do zawiadomień i dokumentów roboczych. Dostępne są róŝne porządki obrad. W celu otwarcia zawiadomienia naleŝy postępować następująco: 1. Kliknij odsyłacz PLEN lub skrót odpowiedniej sekcji, by wyświetlić wykaz terminów sesji plenarnych lub posiedzeń sekcji 2. Wybierz: Porządek obrad, by wyświetlić porządek na dane posiedzenie Dokumenty, by wyświetlić dokumenty na dane posiedzenie. Porządek obrad Kliknij odsyłacz Porządek obrad, by otworzyć porządek na dane posiedzenie. Kliknij odsyłacz Dokumenty, by otworzyć stronę z pełnym wykazem wewnętrznych i zewnętrznych dokumentów roboczych na dane posiedzenie. Przydatne informacje: Wyświetlane dokumenty zostały przypisane do danego posiedzenia przez sekretariat. Foldery wyświetlane są w kolejności zgodnie z porządkiem obrad wprowadzonym przez sekretariat za pomocą aplikacji Agora. Dokumenty w folderze uporządkowane są chronologicznie według daty utworzenia. Tytuły (i rodzaje) dokumentów wyświetlane są w języku nawigacji. 11

12 Strona dokumentów Poszczególne dokumenty moŝna przeglądać, wybierając spośród dostępnych wersji językowych. Ikony wskazujące dostępne wersje językowe Ikona w prawym górnym rogu umoŝliwia pobranie jednym kliknięciem wszystkich dokumentów dostępnych w wybranym języku nawigacji (w formacie.zip). JeŜeli dany dokument nie został jeszcze przetłumaczony, ikona danego języka przekreślona jest czerwoną linią. Kliknij tę ikonę, by dowiedzieć się, kiedy Ŝądany dokument będzie dostępny: 12

13 Kalendarz posiedzeń Sekcja Kalendarz posiedzeń przedstawia terminy wszystkich posiedzeń wraz z linkami do porządków obrad i dokumentów. Kalendarz miesięczny Kliknij odsyłacz Miesięczny, by wyświetlić kalendarz w widoku miesięcznym. Kalendarz miesięczny Wybierz określoną datę, by wyświetlić szczegółowe informacje dotyczące posiedzeń przewidzianych na dany dzień (godzina, temat, sala itp.). Kalendarz na dany dzień 13

14 Funkcje dostępne w kalendarzu Kalendarz pozwala wyświetlić porządek obrad kaŝdego posiedzenia oraz związane z nim dokumenty robocze, a takŝe wyeksportować informacje dotyczące posiedzenia do osobistego kalendarza elektronicznego. Pokazuje on takŝe najnowsze informacje na temat tłumaczenia ustnego przewidzianego na dane posiedzenie (zgodnie z danymi wprowadzonymi przez sekretariat w aplikacji Agora). Wybierz: Porządek obrad, by wyświetlić porządek obrad na dane posiedzenie Dokumenty, by wyświetlić dokumenty na dane posiedzenie. Porządek obrad i dokumenty Eksportowanie informacji dotyczących posiedzenia Kliknij link Zapisz plik icalendar w swoim komputerze (wybierz zapisz ) Importuj plik icalendar do swojego elektronicznego kalendarza (Outlook, Gmail, Hotmail ) Kliknij więcej, by wyświetlić najnowsze informacje dotyczące tłumaczenia ustnego Informacje dotyczące tłumaczenia ustnego 14

15 Kalendarz kwartalny Kalendarz kwartalny umoŝliwia przeglądanie terminów wszystkich posiedzeń w kolejnych kwartałach (w odniesieniu do wszystkich grup i rodzajów posiedzeń). Kalendarz kwartalny Inne kalendarze Odsyłacz Inne kalendarze umoŝliwia przeglądanie róŝnych innych kalendarzy, w tym kalendarzy Grupy I, II i III. Inne kalendarze 15

16 Opinie Odsyłacz Opinie otwiera stronę wyszukiwania, za pomocą której moŝna szukać opinii i rezolucji Komitetu. Dostępne są następujące kryteria wyszukiwania: sekcja, rodzaj dokumentu, numer opinii, rok, język, sprawozdawca, data (opracowania), słowa kluczowe i sesja plenarna. Na przykład wprowadzenie poniŝszych kryteriów: rodzaj: Opinia Komitetu, sekcja: CCMI, data od 1 marca 2003 r. do 31 maja 2003 r., w języku francuskim da następujący wynik wyszukiwania: opinia CESE nr 413/2003. Wyszukiwanie według sprawozdawcy lub sesji plenarnej Wynik wyszukiwania Opinie 16

17 Przeglądaj Odsyłacz Przeglądaj umoŝliwia przeglądanie dokumentów według folderów. Kliknij dany folder, by go otworzyć. Kliknij dany folder, by go otworzyć Foldery Wyświetlony zostanie wykaz podfolderów, podobnie jak w poniŝszym przykładzie. Kliknij dany podfolder, by go otworzyć. Podfoldery Wyświetlony zostanie wykaz dokumentów, podobnie jak w poniŝszym przykładzie. Dokumenty w podfolderze 17

18 Prace bieŝące Funkcja Prace bieŝące Przegląd ogólny przedstawia ogólny przegląd wszystkich bieŝących prac Komitetu z uwzględnieniem ich najwaŝniejszych szczegółów i z linkami do odpowiednich dokumentów. Przegląd obejmuje następujące informacje w odniesieniu do poszczególnych spraw" (sekcja/numer sprawy): nazwisko sprawozdawcy, współsprawozdawcy i ekspert(-ów); link do danego dokumentu oraz notatki informacyjnej; kliknij sygnaturę, by wyświetlić dany dokument; podstawę prawną, instytucję zasięgającą opinii oraz datę decyzji Prezydium EKES-u; nazwiska członków grupy analitycznej, szczegółowe informacje dotyczące posiedzeń grupy analitycznej oraz sesji plenarnej; stan prac w innych instytucjach wraz z linkami do systemów OEIL i PreLex oraz odsyłaczami do PE, KR-u i Rady. Wszelkie informacje dostępne na tej stronie aktualizowane są przez Kancelarię za pomocą aplikacji Agora. Kliknij tutaj, aby wyświetlić ogólny przegląd prac bieŝących Prace bieŝące 18

19 Folder, w którym przechowywane są wszystkie dokumenty Poszczególne dokumenty Wydrukuj dokument lub zapisz go w formacie Word Szczegóły dotyczące posiedzeń Wykaz członków grupy Bezpośrednie linki do innych instytucji Prace bieŝące Przegląd ogólny 19

20 IV Obszar członków Obszar członków zapewnia dostęp do informacji zindywidualizowanych oraz usług on-line. Łączenie się z obszarem członków Na stronie głównej: Kliknij odsyłacz Portal członków w menu z lewej strony (lub link u góry strony). Łączenie się z obszarem członków JeŜeli na ekranie pojawią się komunikaty o bezpieczeństwie dotyczące tej strony, za kaŝdym razem naleŝy udzielić odpowiedzi twierdzącej. Rodzaj i liczba komunikatów zaleŝy od uŝywanej przeglądarki. 20

21 W okienku dialogowym logowania: W polu Domain\user name wpisz isis\ i swoją nazwę uŝytkownika, a w polu Password wpisz swoje hasło. W hasłach rozróŝniane są wielkie i małe litery (tzn. mysecret35 róŝni się od mysecret35). Kliknij przycisk Log On ; pojawi się portal członków. Nazwa uŝytkownika musi być poprzedzona słowem isis oraz symbolem \. JeŜeli nie moŝesz znaleźć symbolu \" na swojej klawiaturze, moŝesz takŝe kliknąć ten symbol w okienku logowania (powyŝej oznaczony na czerwono), by wstawić go w odpowiednie pole. Jeśli jesteś jedynym uŝytkownikiem tego komputera, wybierz opcję This is a private computer (To jest komputer prywatny). Dopuszcza ona dłuŝszy czas bezczynności przed automatycznym wylogowaniem uŝytkownika. JeŜeli nie zaznaczysz tej opcji, zostaniesz automatycznie wylogowany po 10 minutach bezczynności. Przydatne informacje: Z przyczyn technicznych weryfikacja nazwy uŝytkownika i hasła podczas logowania moŝe trochę potrwać. Prosimy o cierpliwość. Aby bezpiecznie zakończyć połączenie, kliknij przycisk. Aby przejść bezpośrednio do obszaru członków: na stronie głównej w intranecie kliknij ; na stronach internetowych kliknij. 21

22 Informacje dotyczące hasła Hasło zabezpiecza twoje prywatne dane przed dostępem niepowołanych uŝytkowników. Dlatego bardzo waŝne jest, by wybrać mocne hasło i regularnie je zmieniać. Hasło jest prywatną własnością i nie naleŝy go nigdy przekazywać innym osobom. Hasło musi spełniać określone kryteria, tak by było odporne na ataki cybernetyczne. Minimalna długość hasła wynosi osiem znaków i musi ono zawierać znaki z przynajmniej trzech spośród pięciu wymienionych poniŝej kategorii. 1. Wielkie litery z języków europejskich (A do Z, w tym znaki diakrytyczne oraz litery alfabetu greckiego i cyrylicy). 2. Małe litery z języków europejskich (a do z, w tym znaki diakrytyczne oraz litery alfabetu greckiego i cyrylicy). 3. Cyfry (0 do 9). 4. Znaki niealfanumeryczne: ~!@#$%^&*_-+=` \(){}[]:;"'<>,.?/ 5. Wszelkie znaki unicode, które są sklasyfikowane jako znaki alfabetu, lecz nie są wielką lub małą literą. Dotyczy to znaków unicode z języków azjatyckich. Wskazówki dotyczące wyboru bezpiecznego hasła NaleŜy uŝywać liter, liczb i znaków specjalnych. MoŜna np. posłuŝyć się mnemonikiem: We Love to work! Wlv2wrk! Never late to work! Nvrl2wrk! Can t wait to logon! Kantw2lo! 22

23 Jak zmienić hasło Swoje hasło moŝesz zmienić w kaŝdej chwili. Niemniej raz na rok kaŝdy uŝytkownik zobowiązany jest zmienić hasło (w praktyce stosowne przypomnienie zawsze wysyłane jest pocztą elektroniczną). Hasło moŝesz zmienić z komputera stacjonarnego w Komitecie, albo ze strony logowania (okienko dialogowe, które pojawia się, kiedy logujesz się do portalu członków lub do skrzynki ). Aby zmienić hasło ze strony logowania: Zaznacz pole I want to change my password after logging on. Zaloguj się zgodnie procedurą opisaną powyŝej. Po zalogowaniu system poprosi cię o podanie nowego hasła ( New password ), które musi spełniać wymogi przedstawione powyŝej. Swoje nowe hasło wpisz takŝe w polu Confirm new password. Kliknij przycisk Change Password, aby zatwierdzić zmiany. 23

24 Aby zmienić hasło z komputera stacjonarnego w Komitecie: Jeśli jesteś juŝ zalogowany, w kaŝdej chwili moŝesz zmienić hasło, uŝywając kombinacji klawiszy Carl + Alt + Del". Po kliknięciu przycisku (patrz: ekran zmiany hasła poniŝej). moŝesz wprowadzić nowe hasło System Windows przypomni Ci o tym, by zmienić hasło na 21 dni przed końcem jego waŝności. Jeśli nie zmienisz hasła, system będzie wyświetlał ten komunikat podczas kaŝdego logowania. Jeśli klikniesz Yes, będziesz mógł zmienić hasło za pomocą pokazanego poniŝej ekranu. 1. Wprowadź aktualne hasło 2. Wprowadź nowe hasło 3. Wprowadź ponownie nowe hasło 4. Kliknij OK, aby potwierdzić zmianę Sprawdź język klawiatury: jeśli jest nieprawidłowy, moŝesz go zmienić, przytrzymując klawisz ALT i uderzając klawisz SHIFT do momentu, aŝ pojawi się prawidłowy język klawiatury. 24

25 Strona główna Ze strony głównej dostępne są następujące informacje i usługi: Formularze moŝliwość pobrania formularzy administracyjnych; Moja działalność dostęp do zindywidualizowanych informacji oraz moŝliwość aktualizowania informacji wyświetlanych na osobistej stronie na witrynie internetowej Komitetu; Poczta elektroniczna EKES-u dostęp do wewnętrznej skrzynki poczty elektronicznej w Komitecie oraz moŝliwość wyszukiwania adresów członków Komitetu i pracowników sekretariatu; Wyszukiwanie moŝliwość wyszukiwania informacji na temat członków i pracowników EKES-u oraz dostęp do wszystkich dokumentów Komitetu; Informacje praktyczne dostęp do przydatnych stron internetowych. Strona główna portalu członków 25

26 Moje posiedzenia Sekcja Moja działalność oferuje dostęp do osobistego kalendarza (odsyłacz Moje posiedzenia ), w którym moŝna sprawdzać informacje dotyczące określonego posiedzenia w oparciu o jego datę. Kalendarz osobisty Przydatne informacje: Lista obecności aktualna lista osób, które wezmą udział w posiedzeniu. Dane kontaktowe pod tym odsyłaczem znaleźć moŝna adresy swojej Grupy, sekretariatów sekcji, organizatora posiedzenia oraz administratorów odpowiedzialnych za poszczególne sprawy przewidziane w porządku obrad posiedzenia. Na przykład: Stałe dane kontaktowe (sekretariaty sekcji i Grupy) Administratorzy odpowiedzialni za poszczególne sprawy przewidziane w porządku obrad Kontakt w kwestiach praktycznych z organizatorem posiedzenia 26

27 Zgłaszanie nieobecności w trybie on-line Istnieje moŝliwość zgłoszenia swojej nieobecności na posiedzeniu bezpośrednio z osobistego kalendarza. Zgłoszenie zostanie przesłane do sekretariatu Grupy. Wyślij zgłoszenie nieobecności do sekretariatu Grupy Kalendarz osobisty Łącza Zgłoś swoją nieobecność i Zmień zgłoszenie nieobecności pozwalają na wprowadzenie komentarza i wysłanie zgłoszenia. Zgłoszenie nieobecności na posiedzeniu 27

28 W przypadku kaŝdego zgłoszenia otrzymujesz kopię wiadomości przesłanej do sekretariatu Grupy. Kopia potwierdzenia zgłoszenia Pamiętaj: Ŝeby otrzymywać potwierdzenia musisz podać swój adres . 28

29 Kalendarz innego członka Kliknij odsyłacz Kalendarz innego członka, by wybrać członka, którego kalendarz chcesz wyświetlić. Wybierz nazwisko członka, by wyświetlić jego kalendarz Kalendarz innego członka 29

30 WyraŜanie zainteresowania nowymi pracami Funkcja ta pozwala wyrazić zainteresowanie nowymi pracami Komitetu. UmoŜliwia ona: dostęp do otwartych i zamkniętych zaproszeń do wyraŝania zainteresowania; przeglądanie odpowiednich dokumentów Komisji poprzez wybór spośród dostępnych wersji językowych; uzyskanie informacji na temat planowanych prac Komitetu. Dostęp do otwartego zaproszenia do wyraŝania zainteresowania Otwarte zaproszenia do wyraŝania zainteresowania nowymi pracami Wyraź swoje zainteresowanie wybranymi funkcjami w danej sprawie Zgłoś Przykładowe zaproszenie do wyraŝania zainteresowania Wykaz grup analitycznych, w których uczestniczyłeś Odsyłacz ten prowadzi do wykazu grup analitycznych, w których uczestniczyłeś, z uwzględnieniem dat rozpoczęcia i zakończenia prac poszczególnych grup. 30

31 Moje konto Odsyłacz Moje konto prowadzi do strony, za pomocą której moŝesz podać Komitetowi wszelkie informacje niezbędne to komunikacji między tobą a EKES-em: adresy ; poufne adresy na potrzeby informacji finansowych lub potencjalnie delikatnych (w tym szczegółowych informacji dotyczących zwrotu kosztów podróŝy i diet); języki, które mogą być wykorzystywane w komunikacji między tobą a Komitetem. Wymienione dane osobiste są potrzebne Komitetowi. Podaj adres na potrzeby ogólnych informacji z EKES-u Podaj poufny adres Podaj informacje na temat języków, którymi się posługujesz Moje konto 31

32 Moja strona KaŜdy członek EKES-u posiada na witrynie internetowej Europejskiego Komitetu Ekonomiczno- Społecznego stronę prezentującą jego sylwetkę. Informacje te dotyczą twojego profilu publicznego na stronie członków. Funkcja Moja strona pozwala zarządzać tą stroną oraz dostosowywać jej treść. Za jej pomocą moŝesz: dodawać linki do portali społecznościowych, których jest uŝytkownikiem, swoich blogów i swoich stron internetowych; wskazać dziedziny, którymi się interesujesz; opublikować swój Ŝyciorys; wybrać informacje, które będą wyświetlane na stronie (zdjęcie, adres , adres pocztowy, nazwisko zastępcy, grupy analityczne, do których naleŝysz itp.); wyświetlić podgląd swojej strony. Wybierz informacje, które będą wyświetlane W tym przykładzie na twojej stronie nie będzie adresu pocztowego, adresów ani daty urodzenia Ustawienia strony Wybierz adres portalu społecznościowego (np. swojej strony na Facebooku) Podaj adres swojego bloga Podaj adres swojej strony internetowej Portale społecznościowe, blogi i strona internetowa 32

33 Podaj dziedziny, którymi się interesujesz Przedstaw swój Ŝyciorys (dowolny tekst) Zapisz Wyświetl podgląd Obszary zainteresowań, stowarzyszenia, Ŝyciorys 33

34 Poczta elektroniczna EKES-u Funkcja Dostęp do Office Outlook Web Access" umoŝliwia dostęp do wewnętrznej skrzynki poczty elektronicznej w Komitecie (dla członków, którzy nadal korzystają ze skrzynki wewnętrznej). Więcej informacji na ten temat znaleźć moŝna w przewodniku uŝytkownika Outlook Web Access (OWA). Przewodniki uŝytkownika dostępne są na stronach intranetowych działu IT: Funkcja Adresy członków pozwala znaleźć adres dowolnego członka Komitetu poprzez wpisanie jedynie fragmentu jego nazwiska. Adresy członków Funkcja Adresy sekretariatu wyświetla adresy poczty elektronicznej poszczególnych Grup i sekcji. Adresy sekretariatu 34

35 Wyszukiwanie urzędników lub pracowników czasowych Odsyłacz Personel w sekcji Wyszukiwanie umoŝliwia wyszukiwanie adresów i numerów telefonów osób pracujących w instytucjach europejskich. KsiąŜka teleadresowa wyszukiwanie adresów i numerów telefonów KsiąŜka teleadresowa wynik wyszukiwania 35

36 Wyszukiwanie dokumentów Komitetu Odsyłacz Dokumenty słuŝy do wyszukiwania dokumentów Komitetu. QuickFind wyszukiwanie wszystkich najnowszych dokumentów Wyszukiwarka w obszarze członków umoŝliwia dostęp do wszystkich dokumentów Komitetu, do wyświetlania których dany członek jest uprawniony. Na przykład członek naleŝący do Grupy I moŝe wyświetlić jedynie dokumenty Grupy I. Wyszukiwarka w obszarze publicznym umoŝliwia dostęp wyłącznie do dokumentów publicznych. Więcej informacji na temat wspomnianej wyszukiwarki dostępnych jest w przewodniku uŝytkownika QuickFind. Przewodniki uŝytkownika dostępne są na stronach intranetowych działu IT: 36

37 Dokumenty Komisji w wersji papierowej Odsyłacz Dokumenty Komisji w wersji papierowej w sekcji Formularze umoŝliwia zamówienie wydruku określonej liczby egzemplarzy pewnych dokumentów Komisji w wybranym języku. NaleŜy podać Ŝądaną sygnaturę i rok. Zamówienie drukowanych egzemplarzy dokumentów Komisji 37

38 V Stan prac w innych instytucjach Istnieje wiele systemów umoŝliwiających monitorowanie stanu prac w róŝnych instytucjach uczestniczących w procesie stanowienia prawa (Parlament Europejski, Rada, Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny, Komitet Regionów, Europejski Bank Centralny, Europejski Trybunał Sprawiedliwości itd.). Dostęp do opinii Komitetu poprzez bazę PreLex PreLex to nazwa zarządzanej przez Komisję bazy danych procedur międzyinstytucjonalnych, która pozwala śledzić najwaŝniejsze etapy procesu decyzyjnego w Komisji i pozostałych instytucjach: etap procedury; decyzje instytucji; nazwiska zaangaŝowanych osób; odpowiedzialne słuŝby; sygnatury dokumentów itp. Z portalu członków moŝna do niej dotrzeć, klikając PRELEX na dole menu nawigacji. Dostęp do bazy PreLex Baza ta jest dostępna w internecie, poprzez portal EUROPA (Portal Unii Europejskiej), pod następującym adresem: Moduł Prace bieŝące umoŝliwia bezpośredni dostęp do strony PreLex dotyczącej danego dokumentu Komitetu. 38

39 PreLex wyszukiwanie dokumentów za pośrednictwem bazy danych PreLex Wychodząc od dokumentu COM Komisji Europejskiej (COM(2003) 383 w poniŝszym przykładzie), moŝna wyświetlić wszystkie dokumenty innych instytucji UE związane z pierwotnym wnioskiem. Odsyłacz do opinii EKES-u PreLex odsyłacze do opinii EKES-u Kliknięcie odsyłacza do opinii Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego (w tym przypadku CES/2004/842) otwiera tekst danej opinii. 39

40 Dostęp do opinii Komitetu poprzez OEIL Obserwatorium Legislacyjne Parlamentu Europejskiego (OEIL) analizuje i monitoruje międzyinstytucjonalny proces decyzyjny w Unii Europejskiej, miejsce PE w europejskim procesie prawodawczym i działania instytucji uczestniczących w procedurze legislacyjnej. Obserwatorium rejestruje wszystkie postępowania bieŝące, bez względu na datę ich rozpoczęcia, oraz wszystkie zakończone postępowania od czasu czwartej kadencji (lipiec 1994 r.). Przyjęte przez EKES opinie są publikowane na stronach internetowych Obserwatorium Legislacyjnego Parlamentu Europejskiego, gdzie mogą być przeglądane przez obywateli w taki sam sposób, jak wnioski Komisji czy poprawki Parlamentu. Baza ta jest dostępna w internecie pod następującym adresem: Moduł Prace bieŝące umoŝliwia bezpośredni dostęp do strony OEIL dotyczącej danego dokumentu Komitetu. Wychodząc od dokumentu Komitetu (1244/2007 w poniŝszym przykładzie), moŝna wyświetlić dokumenty innych instytucji UE związane z pierwotnym wnioskiem. 1. Na stronie głównej wybierz zakładkę Procedures 2. Kliknij documents of other EU institutions and bodies OEIL 40

41 3. Wprowadź kryteria wyszukiwania Wyszukiwanie w OEIL Dokumenty innych instytucji odnoszące się do wniosku Opinia Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego Wyniki wyszukiwania 41

42 VI Format i nazwy dokumentów Format dokumentów Większość dokumentów jest w formacie Microsoft Word Do ich przeglądania słuŝą następujące aplikacje: Microsoft Word (lub Microsoft WordPad); nowsze przeglądarki internetowe (Microsoft Explorer); program Word Viewer dostępny bezpłatnie w internecie; wszelkie aplikacje, które obsługują format Microsoft Word, np. OpenOffice. W ostatnich dwóch przypadkach, choć nigdy nie moŝna zagwarantować, Ŝe dokument będzie wyglądał dokładnie tak samo jak oryginał, moŝemy przyjąć, Ŝe efekty będą zadowalające. NaleŜy zwrócić uwagę, Ŝe niektóre dokumenty mogą być przedstawiane w formacie Excel (np. dokumenty na posiedzenie Prezydium lub Zespołu BudŜetowego), PDF (np. zewnętrzne dokumenty źródłowe) lub HTML (np. porządki obrad, dokumenty z wyszukiwarek). Komitet stosuje się do przyjętych przez instytucje UE wytycznych dotyczących formatów wymiany dokumentów: 42

43 Nazwy dokumentów Wykaz oznaczeń wskazujących rodzaj dokumentu Oznaczenie Rodzaj dokumentu Priorytet AM Poprawki pilny CP Komunikaty prasowe pilny Other ZaleŜnie od charakteru pilny AC Opinia Komitetu priorytetowy APA Wstępny projekt opinii priorytetowy APRI Wstępny projekt raportu informacyjnego priorytetowy AS Opinia sekcji priorytetowy CAAF Dokument komisji CAFA (Komitet Regionów) priorytetowy DI Oficjalny dokument z numerem DI priorytetowy DT Dokument roboczy priorytetowy GB Zespół BudŜetowy priorytetowy NB Notatka na posiedzenie Prezydium priorytetowy PA 1 Projekt opinii priorytetowy PAC Projekt opinii Komitetu priorytetowy PRES Projekt rezolucji priorytetowy PRI 1 Projekt raportu informacyjnego priorytetowy PSP Notatka wyjaśniająca dotycząca punktu obrad sesji plenarnej priorytetowy RES Rezolucja priorytetowy RI Raport informacyjny priorytetowy TCD Prace konsultacyjne dokumenty róŝne priorytetowy ADD Uzupełnienie niepriorytetowy ADMIN Dokument administracyjny niepriorytetowy ANN Załącznik niepriorytetowy AO Zaproszenie do składania ofert niepriorytetowy BRO Broszura niepriorytetowy CONV-POJ Zawiadomienie / Projekt porządku obrad niepriorytetowy 1 W przypadku dokumentów PA, PRI lub innych wersji następujących bezpośrednio po APA, termin zaleŝeć będzie od całkowitej liczby stron. 43

44 Oznaczenie Rodzaj dokumentu Priorytet CORR Sprostowanie niepriorytetowy CR Sprawozdanie z obrad niepriorytetowy DECL Deklaracja niepriorytetowy DISC Przemówienie niepriorytetowy ETU Analiza niepriorytetowy INFO Dokument informacyjny niepriorytetowy LET Pismo niepriorytetowy NI Notatka informacyjna niepriorytetowy PV Protokół niepriorytetowy REGL Zarządzenie niepriorytetowy RS Sprawozdanie monitorujące niepriorytetowy WEB Strona internetowa niepriorytetowy Przykładowe nazwy plików ces _am5_am_en.doc: poprawka 5. do opinii EKES-u nr 1368/2004 wersja angielska r_ces _apa_en.doc: wstępny projekt opinii EKES-u nr 23/2005 wersja angielska ces _corr_fr.doc: sprostowanie do opinii EKES-u nr 1786/2007 wersja francuska 44

45 VII Uwagi końcowe Zalecenia Aby bezpiecznie korzystać z portalu członków, naleŝy pamiętać o następujących zasadach: Hasło Wybierz dobre hasło i zmieniaj je regularnie. Nigdy nie podawaj nikomu swojego hasła. Komputer stacjonarny Dopilnuj, by na twoim komputerze zainstalowane było odpowiednie oprogramowanie antywirusowe oraz by było ono zawsze aktualne. Dopilnuj, by na twoim komputerze zainstalowane były najnowsze aktualizacje systemu operacyjnego. Dopilnuj, by na twoim komputerze zainstalowana była najnowsza wersja przeglądarki internetowej. Regularnie sporządzaj kopie zapasowe najwaŝniejszych danych. Laptop Nigdy nie pozostawiaj swojego laptopa w miejscu, gdzie nie jest bezpieczny. Smartfony UŜywaj bezpiecznego kodu PIN lub hasła. Więcej informacji na temat bezpieczeństwa IT dostępnych jest na stronach intranetowych Działu IT: Tematy: bezpieczeństwo, przeglądarka, smartfony Czy portal członków jest bezpieczny? Portal członków korzysta z protokołu szyfrowania Secure Sockets Layer (SSL). SSL jest protokołem komunikacyjnym zaprojektowanym z myślą o przesyłaniu danych osobistych przez internet. Szyfruje dane przesyłane za pośrednictwem połączeń SSL i jest kompatybilny z przeglądarkami Mozilla Firefox oraz Microsoft Internet Explorer. Przy otwieraniu sesji portalu członków nazwa uŝytkownika i hasło zostają zaszyfrowane, a następnie przesłane przez internet za pośrednictwem połączenia SSL. Nikt nie moŝe odczytać danych przekazywanych w ten sposób ani uzyskać do nich dostępu. 45

46

47

48 Tytuł: Portal członków przewodnik uŝytkownika Wersja: 5.2 dla EKES-u Data: 9 stycznia 2012 r. Autor: Dział Pomocy dla UŜytkowników