PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO NA ROK 2005

Transkrypt

1 Urząd Miejski w Wałbrzychu Plac Magistracki Wałbrzych PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO NA ROK Podstawowe informacje o jednostce Gmina Wałbrzych obejmuje obszar miasta Wałbrzycha o powierzchni 84,6 km 2. Na terenie miasta zamieszkuje ok mieszkańców. Do r. gmina miała status miasta na prawie powiatu. 1 stycznia 2003 r. połączono powiat grodzki z powiatem ziemskim; powstał powiat wałbrzyski, a miasto Wałbrzych stało się samodzielną gminą, co wiązał się z szeregiem zmian w zakresie organizacji i finansów. Gmina Wałbrzych działa na podstawie Statutu Miasta Wałbrzycha Uchwalonego Uchwałą nr XI/125/03 Rady Miejskiej Wałbrzycha z dnia 25 czerwca 2003 r. Urząd Miejski funkcjonuje w oparciu o Regulamin Organizacyjny wprowadzony Zarządzeniem Nr 249/04 Prezydenta Miasta Wałbrzycha z dnia 30 IV 2004 r. Budżet Miasta Wałbrzycha na rok 2005 został uchwalony przez Radę Miejską Wałbrzycha uchwałą Nr XXXIV/137/04 z dnia 29 grudnia 2004 r. Zakłada on dochody w wysokości zł i wydatki w kwocie zł. Deficyt w wysokości zł z pożyczek i kredytów bankowych. W Urzędzie Miejskim w Wałbrzychu należy prowadzić audyt wewnętrzny od dnia r. na mocy przepisów Ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. z dnia 2003 r., Nr 148, ze zm.) oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 20 grudnia 2002 r. W sprawie określenia kwot przychodów oraz wydatków środków publicznych dokonywanych w ciągu roku kalendarzowego, których przekroczenie powoduje obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz.U. z dnia 22 grudnia 2002 r., Nr 234, poz 1970). Jednostką powołaną do realizacji zadań audytowych jest Biuro Audytu umiejscowione w Kancelarii Prezydenta Miasta Wałbrzycha, merytorycznie podlegające bezpośrednio Prezydentowi Miasta. 2. Analiza ryzyka Analiza jest to metoda oceny podatności systemu lub grupy systemów na czynniki ryzyka, przez które należy rozumieć czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka. Analiza ryzyka stosowana jest na wielu poziomach planowania i pracy operacyjnej, także jako narzędzie wspomagające planowanie audytu. Ryzyko jest to prawdopodobieństwo wystąpienia dowolnego zdarzenia, którego skutkiem może być szkoda w majątku lub wizerunku danej jednostki lub które może przeszkodzić w osiągnięciu wyznaczonych celów i zadań. Rezultatem wystąpienia takiego zdarzenia mogą być bezpośrednie lub pośrednie konsekwencje finansowe albo też straty, które nie mają wymiaru finansowego. strona 1

2 2.1. Charakterystyka obszaru poddawanego audytowi wewnętrznemu W celu przygotowania planu audytu na rok 2004, dnia r. wystąpiono do kierowników jednostek organizacyjnych i ich zastępców o wskazanie zadań audytowych, które według nich powinny zostać przeprowadzone w 2004 roku. Ponieważ zadania audytowe planowane na rok 2004 nie zostały wykonane dnia r. ponownie wystąpiono do kierowników jednostek organizacyjnych celem aktualizacji i weryfikacji informacji o potrzebach audytowych. Wynikiem obu przeprowadzonych wywiadów są następujące propozycje: Zastępca Naczelnika Wydziału Spraw Obywatelskich i Administracji Magdalena Kocur 1. Udzielanie zamówień publicznych o wartości do 6 tys euro Komendant Straży Miejskiej Jerzy Karski: 1. Organizacja służby Straży Miejskiej a. sposób dokumentowania służby: - prowadzenie dokumentacji, - zasady dokumentowana przebiegu służby, wykonawstwa zadań oraz czynności związanych z ujawnianiem przestępstw i wykroczeń, b. obieg dokumentów wpływających i wytworzonych: - zgodność z zasadami pracy kancelaryjnej, - wymogi formalne prowadzonych dzienników korespondencyjnych, rejestrów itp. - tryb rejestrowania pism, - zasady ewidencjonowania i kontroli druków ścisłego zarachowania (bloczki mandatów karnych gotówkowych i kredytowych), c. sprawozdawczość - okresy i zakres sprawozdań przedkładanych organom samorządu terytorialnego, d. współpraca z Policją, e. zadania z zakresu profilaktyki i edukacji realizowane przez Straż Miejską, f. realizacja budżetu, 2. Postępowanie mandatowe i pozarepresyjne a. sposób przydziału bloczków mandatów karnych i ich rozliczanie, b. analiza wymierzonych grzywien i zastosowanych środków oddziaływania pozarepresyjnego, - ilość nałożonych grzywien i zastosowanych pouczeń, - struktura nałożonych grzywien oraz ocena kompetencyjności straży w stosowaniu postępowania mandatowego (według uprawnień oraz zasadności). c. dokumentowanie nałożonych kar i rozliczeń strażników z druków mandatów karnych, - ewidencjonowanie nałożonych mandatów karnych, - sposób i terminy rozliczenia strażników z druków mandatów karnych d. brak skutecznej egzekucji nakładanych grzywien przez strażników. Ponad 50% nakładanych grzywien jest nie wpłacane i nie egzekwowane od osób ukaranych 3. Skargi i wnioski kierowane pod adresem Straży Miejskiej a. ilość i rodzaj skarg i wniosków, w tym ilość skarg związana z użyciem poszczególnych środków przymusu bezpośredniego, b. tryb rozpatrywania skarg i wniosków, c. zasadność skarg, 4. Stopień realizacji zadań nałożonych na Straż Miejską realizacja zadań ustawowych z zakresu ochrony porządku publicznego spoczywających na formacji Straży Miejskiej wg punktów art.11 ustawy o strażach gminnych, realizacja zadań związanych z egzekwowaniem przestrzegania prawa miejscowego stanowionego przez organy władzy samorządowej oraz zadań określonych przez organ założycielski, w tym jego jednostki organizacyjne 5. Kontrola sposobu zabezpieczenia dokumentów i sprzętu po zakończeniu pracy 6. Występujące problemy i zagrożenia: strona 2

3 - ograniczony dostęp do baz danych takich jak: PESEL, Ewidencja pojazdów i kierowców, abonenci sieci telefonicznych. Stan taki wydłuża czas prowadzonych postępowań a niekiedy uniemożliwia prowadzenie sprawy, - nakładane dodatkowe zadania (asysty przy otwieraniu lokali, wywiady środowiskowe itp.) ograniczają możliwości realizacji ustawowych zadań. Powyższe powoduje spadek wymiernych wyników działalności straży, brak patroli na terenie miasta. Skutkuje to spadkiem pozytywnego wizerunku strażnika, - w zakresie egzekucji obowiązków i realizacji spraw porządkowych największe problemy występują na terenach należących do gminy i terenach, których właściciele przebywają poza granicami kraju. W przypadku terenów gminy spowodowane jest to nie wystarczającymi środkami finansowymi, - realizowane przez naszą jednostkę zadania z zakresu zwalczania i przeciwdziałania nielegalnemu pozyskiwaniu węgla (tzw. bieda szyby) napotykają na wiele trudności, głównie z powodu braku ludzi do załadunku zajmowanego węgla i dyspozycyjnego środka transportu. Także właściciele i użytkownicy terenów, na których pozyskiwany jest węgiel wykazują małe zainteresowanie współpracą i współfinansowaniem zadań związanych z eliminacją nielegalnego pozyskiwania węgla, - od początku br. Straż Miejska działa jako gminna jednostka organizacyjna ze ściśle określonym budżetem. Pojawiające się nowe wcześniej nie przewidziane - zadania i problemy, powodują konieczność ponoszenia dodatkowych kosztów nie zaplanowanych w budżecie na rok bieżący Biuro ds. Rejestracji Działalności Gospodarczej i Koncesji Krzysztof Fila 1. System komputerowy potencjalne problemy z wymaganym ustawowo uzupełnieniem danych w ewidencji i połączeniem z ogólnopolskim systemem informacji o podmiotach gospodarczych. 2. Weryfikacja wpłat z tytułu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych i ich terminowości. Zespół Planowania Przestrzennego Kluczowe procesy to: wydawanie decyzji o warunkach zabudowy, wydawanie decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego. Istotnym problemem wpływającym na realizację tych procesów jest utrudniony dostęp do ewidencji gruntów będącej podstawą do określenia stron postępowania Sekretariat Wydziału gospodarki Miasta Kluczowe procesy to: proces przygotowania i realizacji inwestycji, proces wspierania przedsiębiorczości. Problemy i zagrożenia bardzo duża różnorodność zagadnień formalno prawnych, zmiany w prawie, zwłaszcza dostosowanie naszego prawa do prawa unijnego, brak komentarzy do tych zmian, ograniczony dostęp do LEX-a, utrudniona współpraca z wewnętrznymi i zewnętrznymi jednostkami organizacyjnymi wynikająca z braku oprogramowania MS Office Naczelnik Wydziału Edukacji i Spraw Społecznych Kluczowym procesem w aspekcie wielości zadań i ich realizatorów oraz ponoszonych kosztów jest realizacja programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Sekretarz Miasta Wałbrzycha Krzysztof Prędki 1. Obieg dokumentów 2. Korespondencja wewnętrzna strona 3

4 3. Sprawy dotyczące nieruchomości i mienia w układzie relacji w Układzie relacji pomiędzy Wydziałem Infrastruktury Miasta a Wydziałem Finansowo Budżetowym 4. Sprawy dotyczące struktury Urzędu w układzie: e. branżowym f. funkcjonalnym w zakresie: kierowania (gospodarka, planowanie, inwestycje, programy) administrowania (decyzje administracyjne) Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich i Administracji Maria Nowocień: 1. Załatwianie skarg ilość, procedura, zasadność, skuteczność, tematyka pod kątem ich wyeliminowania lub wprowadzenia działań usprawniających poszczególne sfery działań Urzędu 2. Procedura i trafność wydawania decyzji i prowadzenia postępowań w zakresie wymeldowań i zameldowań pod kątem wyeliminowania ewentualnych uchybień decyzji administracyjnych 3. Dysponowanie nadgodzinami (wyznaczanie, naliczanie ewidencjonowanie) celem doprowadzenia do ich możliwie najracjonalniejsze polityki poprzez wprowadzanie działań systemowych Skarbnik Miasta Wałbrzycha Robert Hadaś 1. Procedura rejestrowania wszelkich umów w Urzędzie Miejskim 2. Pdatek od nieruchomości i podatek od środków transportu proces kontroli deklaracji podatkowych, kontrola podatników 3. Inwestycje przetargi, kontakty z uczestnikami przetrgów, projekty przygotowywanych umów, realizacja umowy, rozliczani wykonawcy, współpraca z inwestorem zastępczym 4. Realizacja uchwały o opłacie adiacenckiej Naczelnik Wydziału Budźetu i Finanów Agnieszka Sobkowska 1. Realizacja zamówień publicznych (szczególnie w zakresie mniejszych wydatków, których dysponentami są bezpośrednio wydziały merytoryczne) 2. Realizacja inwestycji Zastępca Naczelnika Wydziału Budźetu i Finanów Dział Butżetowy Katarzyna Mikulska 1. Gospodarka finasowa Gminnego Fundus Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej 2. Zamówienia publiczne 3. Windykacja należności Zastępca Prezydenta Miasta Halina Pankanin 1. Prawidłowość wykorzystania środków finansowych na dosonalenie nauczycieli 2. Prawidłowość tworzenia i wykorzystania środków n fundusz sojalny 3. Prawidłowość wykorzystania środków na dodatki motywacyjne dla nauczycieli 4. Organizowanie i funkcjonowanie świetlic środowiskowych 5. Komleksowa kontrola Wałbrzyskiego Ośrodka Kultury 6. Kompleksowa kontrola Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie Zastępca Naczelnika Wydziału Edukacji i Spraw Społecznych - Dział Edukacji i Wychowania Zygmunt Nowaczyk 1. Racjonalny sytem finansowania szkół i przedszkoli (wypracowanie jasnego i jednolitego systemu podziału środków finnsowych pochodzących z subwencji oświatowej oraz ze środków własnych Gminy dla posczególnych szkół i przedszkoli) 2. Ocena stanu zabezpieczenia mienia w szkołach i przedszkolach 3. W ramach kontroli organizacyjnych samorządu gminnego zbadanie: prawidlowość tworzenia i wykorzystania funduszu premiowego dla pracowników szkół i przedszkoli nie będących nauczycielami prawidłowość wykorzystania środków na dodatki motywacyjne dla nauczycieli strona 4

5 prawidłowość tworzenia i wykorzystania środków na fundusz socjalny prawidłowość naliczania wynagrodzenia za pracę poszczególnych pracowników (w tym: wynagrodzenia zasadniczego, dodatków za wysługę lat i innych) prawidłowość naliczania i wypłacania nagród jubileuszowych prawidłowość wypłat należności z tytułu delegacji służbowych ze szczególnym uwzględnienim delegacji dla nauczycieli studiujących i dokształcających się dokumentoanie wypłat nauczycieli za zastępstwa doraźne ewidencjonowanie druków ścisłego zarachowania Zastępca Naczelnika Wydziału Edukacji i Spraw Społecznych Dział Spraw Społecznych 1. Kontrola Wałbrzyskiego Ośrodka Kultury 2. Kontrola Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie Zastępca Naczelnika Wydziału Gospodarki Miasta Dział Działalności Gospodarczej i Koncesji Marek Pabisz 1. Prawidłowość udzielania ulg w podatku od nieruchomości, w przypadku korzystania przez przedsiębiorców ze zwolnień w tym podatku na podstawie obowiązujących uchwał Rady Miejskiej 2. Prawidłowość stosowania zasad wynajmu lokali użytkowych będących w zasobie gminy, w kontekscie uchwał Rady Miejskiej i Zarządu Miasta 3. Prawidłowość naliczania i pobierani opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych Zastępca Naczelnika Wydziału Infrastruktury Miasta Dział Obrotu Mieniem Komunalnym Maria Kuźmicka 1. Procedura opiniowania przez zarządców nieruchomości wniosków o sprzedaż lokali mieszkalnych i użytkowych Kierownik Biura Ochrony i Reagowania Kryzysowego Romuald Owczarek 1. Zgodność organizacji i funkcjonowania Miejskiego Zespołu Reagowania z uregulowaniami prawnymi zawartymi w ustawie o stanie klęski żywiołowej i rozporządzeniach wykonawczych do niej Pozostali członkowie kierownictwa Urzędu nie przedstawili swoich propozycji. Zidentyfikowane przez Biuro Audytu obszary ryzyka to: 1. Kadry Urzędu, 2. Realizacja zadań określonych w statucie przez poszczególne jednostki organizacyjne Urzędu, 3. Kontrola funkcjonalna, 4. Obieg dokumentów, 5. Realizacja inwestycji miejskich, 6. Zamówienia publiczne, 7. Gospodarka finansowa, w tym gospodarka finansowa funduszy gminnych, 8. Realizacja pomocy społecznej, 9. Zabezpieczenie majątku Gminy, 10.Informatyzacja Urzędu, 11.Postępowanie mandatowe i represyjne, 12.Funkcjonowanie jednostek miejskich (Wałbrzyski Ośrodek Kultury, Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie, Ośrodek Sportu i Rekreacji), 13.Współpraca ze spółkami z większościowym udziałem gminy Wałbrzych, 14.Rozpatrywanie skarg i wniosków, 15.Środki na przeciwdziałanie alkoholizmowi, 16.Organizacja i funkcjonowanie tzw. świetlic środowiskowych strona 5

6 Na podstawie określonych określonych obszarów ryzyka oraz informacji uzyskanych od kierownictwa jednostki określono następujące propozycje zadań audytowych. 1. Analiza jakości realizacji zadań przez poszczególne jednostki organizacyjne Urzędu, 2. Analiza przyjęcia należności i zobowiązań po zlikwidowanym zakładzie budżetowym MZBiK, 3. Analiza stopnia obciążenia wydziałów, działów, zespołów i poszczególnych pracowników, 4. Audyt informatyczny, 5. Efektywność systemu wynagrodzeń, 6. Funkcjonowanie Biura ds. Rewalidacji Pokopalnianej, 7. Funkcjonowanie Biura Obsługi Rady Miejskiej, 8. Funkcjonowanie Biura Zarządzania Kryzysowego, 9. Funkcjonowanie Działu Promocji i Integracji Europejskiej, 10.Funkcjonowanie Działu Rozwoju i Inwestycji Miejskich, 11.Funkcjonowanie Izby Wytrzeźwień, 12.Funkcjonowanie Zespołu Egzekucyjnego w Wydziale Budżetu i Finansów, 13.Funkcjonowanie Zespołu Nadzoru Właścicielskiego Wydziału Infrastruktury Miasta, 14.Gospodarka lokalami użytkowymi i mieszkalnymi 15.Komunikacja między jednostkami organizacyjnymi Urzędu, 16.Nadzór nad dokumentami i zapisami 17.Obrót nieruchomościami 18.Ocena funkcjonowania miejskiego Ośrodka pomocy rodzinie, 19.Ocena funkcjonowania Ośrodka Sportu i Rekreacji, 20.Ocena funkcjonowania Wałbrzyskiego Ośrodka Kultury, 21.Ocena prawidłowości realizacji udziału Gminy Wałbrzych we wspólnotach mieszkaniowych, 22.Ocena systemu oceniania pracowników, 23.Ocena systemu składania i weryfikacji oświadczeń majątkowych pracowników Urzędu, 24.Ochrona informacji niejawnych, 25.Organizacja i funkcjonowanie świetlic środowiskowych, 26.Prawidłowość naliczania i egzekucji podatków i opłat lokalnych, 27.Prawidłowość wydatkowania środków Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, 28.Procedura naboru pracowników, 29.Procedura rozpatrywania skarg i wniosków, 30.Realizacja dostaw materiałów biurowych, 31.Realizacja egzekucji mandatów, 32.Realizacja egzekucji należności czynszowych, 33.Realizacja instrukcji kancelaryjnej, 34.Realizacja inwentaryzacji majątku gminy, 35.Realizacja inwestycji budowa kolektora tłocznego i sieci sanitarnej Lubiechów, 36.Realizacja inwestycji budowa PSP nr 26, 37.Realizacja inwestycji kolektor kanalizacji sanitarnej Poniatów II, 38.Realizacja inwestycji pn. Uzbrojenie WSSE, 39.Realizacja inwestycji przebudowa ul. Głównej, 40.Realizacja inwestycji przez jednostki zależne, 41.Realizacja inwestycji rekultywacja wysypiska przy ul. Stacyjnej, 42.Realizacja inwestycji renowacja kompleksu pałacowo parkowego Zamek Książ, 43.Realizacja inwestycji uzbrojenie osiedla Konradów, 44.Realizacja inwestycji związanych z budową wysypisk komunalnych, 45.Realizacja inwestycji związanych z Obwodnicą Miejską odcinek wschodni, 46.Realizacja kontroli funkcjonalnej, 47.Realizacja korespondencji na linii Urząd obywatel, 48.Realizacja nadzoru Urzędu Miejskiego nad jednostkami podległymi, 49.Realizacja postępowania mandatowego i pozarepresyjnego przez Straż Miejską, strona 6

7 50.Realizacja przetargu na świadczenie usług transportowych dla mieszkańców Wałbrzycha, 51.Realizacja uchwały o opłacie adiacenckiej, 52.Realizacja udzielania zamówień publicznych o wartości do 6 tys. euro, 53.Realizacja udzielania zamówień publicznych przez jednostki podległe, 54.Realizacja udzielania zamówień publicznych przez Urząd Miejski, 55.Realizacja ustawy o dostępie do informacji publicznej, 56.Realizacja wydatkowania środków na dodatki mieszkaniowe, 57.Realizacja zabezpieczenia należytego wykonania umów, 58.Realizacja zabezpieczeń fizycznych i technicznych majątku Gminy, 59.Realizacja zabezpieczeń majątkowych przez jednostki podległe, 60.Realizacja zabezpieczeń majątkowych przez Urząd Gminy, 61.Rejestracja umów, 62.Rozpatrywanie skarg i wniosków dotyczących Straży Miejskiej, 63.Sprawowanie zarządu nad cmentarzami komunalnymi, 64.Sprawowanie zarządu nad mieszkaniami komunalnymi, 65.Sprawowanie zarządu nad wysypiskami komunalnymi, 66.System oceny pracy poszczególnych jednostek organizacyjnych, 67.Udział Gminy Wałbrzych w stowarzyszeniach, 68.Udział Gminy Wałbrzych w Wałbrzyskim Związku Wodociągów i Kanalizacji, 69.Windykacja należności, 70.Współpraca z inwestorami zastępczymi, 71.Wydatkowanie środków na Miejski Program Przeciwdziałania Alkoholizmowi, 72.Wydawanie koncesji, licencji i zezwoleń, 73.Zarządzanie ochroną danych osobowych, 74.Zarządzanie pojazdami służbowymi Przy identyfikacji i ocenie obszarów ryzyka związanych z zarządzaniem jednostką wzięto pod uwagę w szczególności: cele i zadania jednostki, przepisy prawne dotyczące działania jednostki, przewidywane zmiany przepisów prawnych, liczba i kwalifikacje pracowników jednostki, warunki pracy w jednostce, uwagi pracowników jednostki, postawy etyczne pracowników jednostki, ich nastawienie i motywacja do realizacji zadań, jakość kierowania daną komórką doświadczenie i kwalifikacje jej kierowników, delegowanie kompetencji, specyficzne ryzyka związane ze sprawami, którymi zajmuje się dany wydział, jakość i bezpieczeństwo używanych systemów teleinformatycznych, liczba, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych, wielkość majątku, którym dysponuje jednostka, sytuacja finansowa jednostki, sprawozdania finansowe, sprawozdania z wykonania budżetu, możliwość dysponowania przez jednostkę środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych ze szczególnym uwzględnieniem wymogów dawcy, wyniki wcześniej przeprowadzonych kontroli, akceptacja ustaleń ustaleń poprzednich kontroli, podjęte działania naprawcze Metody analizy ryzyka Do przeprowadzenia analizy ryzyka wybrano metodę matematyczną z zastosowaniem arkusza kalkulacyjnego. Metoda ta pozwala na ustalenie harmonogramu audytów z uwzględnieniem ich priorytetów. Uwzględnia ona zarówno podstawowe kategorie ryzyk jak i priorytety strona 7

8 kierownictwa. Założenia przyjęte do realizacji analizy ryzyka metodą matematyczną opisane są w załączniku nr 1. Wyniki analizy ryzyka zamieszczone są w załączniku nr Zadania audytowe do przeprowadzenia w roku Zakres tematyczny i organizacja zadań audytowych Lp. Temat zadania audytowego Planowany termin przeprowadze nia audytu wewnętrznego Niezbędne zasoby (liczba osobodni, inne) 1 Realizacja profilaktyki uzależnień marzec 20 2 Realizacja wydatkowania środków na dodatki mieszkaniowe 3 Prawidłowość naliczania i egzekucji podatków i opłat lokalnych 4 Zarządzanie infrastrukturą miejską 5 Realizacja udzielania zamówień publicznych o wartości do 6 tys. euro 6 Realizacja inwestycji związanych z budową wysypisk komunalnych 7 Realizacja udzielania zamówień publicznych przez jednostki podległe marzec / kwiecień 20 kwiecień / maj 20 maj / czerwiec 40 czerwiec / lipiec wrzesień / październik październik / listopad Obszar ryzyka realizacja zadań określonych w statucie gospodarka finansowa gospodarka finansowa zabezpieczenie majątku Gminy zamówienia publiczne realizacja inwestycji miejskich zamówienia publiczne Ewentualna potrzeba powołania rzeczoznawcy (zakres pracy, planowany czas pracy) Uwagi Poza wskazanymi wyżej zadaniami audytowymi planuje się zarezerwowanie możliwości osobowo-czasowych na przeprowadzenie dwóch zadań audytowych wynikających z doraźnych potrzeb zgłaszanych przez Prezydenta Miasta. Zgodnie z planem zarezerwowano miesiące czerwiec i grudzień po 20 osobodni. 4. Planowane obszary, które powinny zostać objęte audytem w kolejnych latach Lp. Obszar audytu wewnętrznego Planowany rok przeprowadzenia 1 Realizacja udzielania zamówień publicznych o wartości powyżej 6000 euro Obszar ryzyka 2006 zamówienia publiczne 2 Windykacja należności 2006 gospodarka finansowa Uwagi strona 8

9 Lp. Obszar audytu wewnętrznego Planowany rok przeprowadzenia 3 Funkcjonowanie Działu Rozwoju i Inwestycji Miejskich 4 Funkcjonowanie Biura Ochrony i Reagowania Kryzysowego 5 Współpraca z inwestorami zastępczymi 6 Udział Gminy Wałbrzych w Wałbrzyskim Związku Wodociągów i Kanalizacji 7 Funkcjonowanie Działu Promocji i Integracji Europejskiej 8 Realizacja zabezpieczenia należytego wykonania umów 9 Funkcjonowanie Zespołu Egzekucyjnego w Wydziale Budżetu i Finansów 10 Realizacja inwestycji związanych z Obwodnicą Miejską odcinek wschodni Obszar ryzyka 2006 realizacja zadań określonych w Statucie 2006 realizacja zadań określonych w Statucie 2006 realizacja inwestycji miejskich 2006 realizacja zadań określonych w Statucie 2006 realizacja zadań określonych w Statucie 2006 realizacja inwestycji miejskich 2006 realizacja zadań określonych w Statucie 2006 Realizacja inwestycji miejskich Uwagi 5. Organizacja pracy komórki audytu wewnętrznego L.p Zadania Zasoby ludzkie (liczba osobodni) 1 Przeprowadzanie zadań audytowych 240 laptop 2 Opracowanie technik przeprowadzenia zadania audytowego 3 Przeprowadzenie czynności sprawdzających 20 4 Współpraca z innymi służbami kontrolnymi 10 5 Czynności organizacyjne, w tym plan i sprawozdawczość 6 Szkolenia i rozwój 30 7 Urlopy 52 8 Inne działania, w tym audyt wewnętrzny poza planem audytu wewnętrznego Razem Zasoby rzeczowe Uwagi 6. Uwagi Obowiązek zatrudnienia audytora wewnętrznego został wprowadzony przez ustawodawcę w celu wspomożenia jakości zarządzania jednostką sektora finansów publicznych przez jej kierownika. Z przedstawionego wyżej zestawienia dot. potencjalnych obszarów ryzyka w funkcjonowaniu Urzędu Miejskiego w Wałbrzychu wynika, że tak duża jednostka, w której strona 9

10 realizowane jest tak duże spektrum zadań, winno posiadać sprawne organy kontroli, której elementem jest Biuro Audytu. W roku 2004 sporządzono plan audytu, w którym wskazano do przeprowadzenia 10 zadań audytowych. Niestety, ze względu na niewystarczające zasoby ludzkie (zatrudniony tylko jeden audytor) oraz inne okoliczności plan nie został wykonany. Biorąc powyższe pod uwagę kierownictwo jednostki zwiększyło zatrudnienie w Biurze Audytu do dwóch audytorów posiadających stosowny certyfikat. Dodatkową pomocą w pracy Biura jest wyposażenie go w laptop, przydatny szczególnie do pracy w terenie (data) (audytora wewnętrznego) (data) (podpis kierownika jednostki sektora finansów publicznych) strona 10

11 Załącznik nr 1 Założenia przyjęte do realizacji analizy ryzyka metodą matematyczną Wartość Ludzie Procedury/ 1 Ustabilizowana kadra, brak zmian w kierownictwie, wysoka efektywność działania 2 Kadra częściowo zmieniona brak zmian w kierownictwie, dobra wydajność pracy 3 Kadra zmieniona, nowe kierownictwo, poprawne działanie 4 Kadra ulegająca rutynie, brak innowacyjności w zarządzaniu, niewysoka fektywność 5 Kadra działająca rutynowo, błędy w zarządzaniu, bardzo niska efektywność pracy, niska ocena realizowanych zadań czynniki operacyjne Bardzo stabilne, brak propozycji zmian KATEGORIE RYZYK Przepisy prawa/ czynniki zewnętrzne Bardzo stabilne, ugruntowane Finanse Brak implikacji finansowych Stabilne Stabilne Potencjalne implikacje finansowe Wymagające częściowych zmian Znaczące zmiany, proponowany rozwój systemu Nowy system Możliwe wprowadzenie zmian Nieuchronne wprowadzenie zmian System z implikacjami finansowymi Duże implikacje finansowe Nowowprowadzone Kluczowy system finansowy Wizerunek jednostki Bardzo niewielki wpływ Niewielki wpływ Realny wpływ Istotny wpływ Bardzo istotny wpływ Waga 0,3 0,2 0,1 0,25 0,15 Priorytet kierownictwa [%] Z-ca Prezydenta Miasta Dyrektor KPM Niski 0 0 Średni Wysoki Bardzo wysoki strona 11

12 Załącznik nr 2 Wyniki analizy matematycznej Numer zadania audytowego Ludzie Procedury Kategorie ryzyk Przepisy prawa Finanse Wizerunek jednostki Podsumowanie [%] 0,3 0,2 0,1 0,25 0, ,5 2,5 2,5 1,5 4, ,5 58, , , ,5 4 3,5 1,5 3, ,5 3,5 2 3,5 65, , , ,5 57, , , ,5 3,5 2,5 1,5 4 59, ,5 0 89, ,5 3,5 3,5 2 4,5 65, , , , ,5 3,5 3 3,5 4 64, , , , ,5 3,5 3 2,5 3, , ,5 5 66, , , ,5 3 1,5 4 63, , , ,5 2,5 2,5 1,5 3 52, , , ,5 3 2, ,5 64, , , ,5 61, , , , ,5 64, , , , , ,5 2,5 2,5 1 1,5 45, , , , ,5 3, ,5 3 2, ,5 2, ,5 4, ,5 2 2,5 2 1,5 42, ,5 0 52, ,5 2,5 2,5 2,5 3 57, , , ,5 3,5 2,5 3 4,5 68, , , ,5 3 2, ,5 2 54, , , , ,5 61, , , , , ,5 64, , , ,5 3 2, ,5 3 2, ,5 3 3,5 66, , , ,5 3 2, , ,5 67, , , ,5 3,5 3,5 5 71, , , ,5 1 2,5 49, , , ,5 3,5 3 1,5 4, ,5 3 3,5 1,5 2, , ,5 2, ,5 3 3,5 60, , , ,5 2,5 2 2,5 3 50, , , ,5 2 2,5 2, , ,5 57, , , ,5 3 2, , ,5 65, , , ,5 2 2,5 3, ,5 2 2,5 2, ,5 2 2,5 2, ,5 2 2,5 2, ,5 2,5 2, , ,5 50, , , ,5 2,5 2 2,5 4 53, , , , ,5 4 55, , , ,5 2,5 2,5 2,5 3, , ,5 49, , , ,5 2,5 2,5 4 61, , , ,5 3,5 2, , ,5 3, ,5 58, , , ,5 2,5 3,5 3 59, , , ,5 2,5 3 2,5 3, ,5 2,5 2,5 1,5 2 49, , , ,5 3 2, Priorytet Dyrektora KPM Ocena uwzględniająca priorytet KPM Priorytet Z-cy Prezydenta miasta Ocena uwzględniająca priorytet kierownictwa Kolejność strona 12