Załącznik nr 3 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.

Transkrypt

1 Załącznik nr 3 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. ZP/27 12/PN/2011 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia na zakup i instalację oprogramowania typu serwerowa baza danych do ewidencji, zarządzania muzealiami i informacjami na ich temat oraz udostępniania danych na ich temat w Internecie dla Centralnego Muzeum Morskiego w Gdańsku. Spis treści. 1. Wstęp Założenia ogólne Zastosowana terminologia struktura dokumentu Funkcjonalności Wymagania ogólne Wymagania techniczne Struktura programu Wdrożenie Administracja Użytkownik Inwentarz Kwerenda Historia zmian Ewidencja Konserwacja Archeologia Ruch zabytku Multimedia Zestawienia... 53

2 2.16. Indeksy, listy haseł, słowniki, tezaurusy Wydarzenia Kalendarz Edukacja Kontakty Wystawy Katalog On line Bibliografia Transport Pomieszczenia Wydruki Spis rekordów Rejestr Gospodarczy Dokumentacja zgodności ze standardem SPECTRUM Migracja danych Szkolenia Wstęp Założenia ogólne Celem zamówienia jest zakup serwerowego oprogramowania bazodanowego wraz z instalacją i wdrożeniem, w tym migracją danych, na potrzeby Centralnego Muzeum Morskiego w Gdańsku. Oprogramowanie ma zapewniać możliwość ewidencjonowania i zarządzania zbiorami i multimediami oraz eksportowania danych na serwer strony internetowej w celu prezentacji On line. Pozyskane oprogramowanie ma służyć digitalizacji zbiorów Centralnego Muzeum Morskiego. Użyty w oprogramowaniu schemat metadanych opisowych ma być zgodny co najmniej z brytyjskim standardem SPECTRUM 3.2 (bądź nowszym). Ponadto uwzględnione zostaną jednostki informacji nie

3 ujęte w standardzie, dotyczące między innymi opisu multimediów, sprzętu pomocniczego i innych. Więcej o standardzie SPECTRUM w punkcie 1.2 Uwaga: zgodnie z warunkami licencji, wykonawca musi samodzielnie pozyskać licencję od Collection Trust na korzystanie ze standardu SPECTRUM w komercyjnym produkcie. Muzeum posiada własną licencję na SPECTRUM. Warunki umowy z Collection Trust zakazują Muzeum udostępniać standardu stronie trzeciej. Program musi umożliwiać eksport danych do schematu LIDO i Dublin Core ES. Program powinien być zgodny z wytycznymi ICOM i MINERVA. Program ma w szczególności służyć: ewidencji obiektów własnych i użyczonych Muzeum, w tym pozyskiwaniu obiektów, ich opracowywaniu oraz kontroli dokumentacji ze stanem faktycznym, zarządzaniu ruchem obiektów zarówno wewnątrz Muzeum (miejsca przechowywania), jak i wypożyczeniami do i z Muzeum, zarządzaniu obiektami na polach: inwentaryzacji, ekspozycji, konserwacji, zarządzaniu wizerunkami obiektów, w tym licencjami (zezwolenie na wykorzystanie wizerunku), przeszukiwaniu zasobu pod kątem przeprowadzania kwerend, do wydruku różnego typu dokumentów i zestawień zaprojektowanych przez Muzeum, generowaniu statystyk i raportów na podstawie informacji wprowadzonych do Programu, dokonywaniu operacji na danych osobowych (wg wskazań Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych), tj. przetwarzania w Programie, udostępniania i zmieniania informacji na żądanie osoby, której dane znajdują się w Programie, eksportowaniu danych do różnych formatów, eksportowaniu i prezentacji zbiorów w katalogu internetowym, katalogowaniu multimediów, udostępnianiu informacji pracownikom, klientom.

4 Okres gwarancji 24 miesiące Zastosowana terminologia. Dział komórka organizacyjna Muzeum wymieniona w statucie organizacji. W Muzeum jest łącznie 20 działów, z czego 12 jest bezpośrednio związanych z opieką nad zbiorami. Pracownicy tych działów będą stanowili głównych Użytkowników Programu. Doraźnie będą z niego korzystali również pracownicy 3 innych działów. Grupa Informacji zbiór powiązanych ze sobą relacjami Jednostek Informacji standardu SPECTRUM, ułożony w kolejności alfabetycznej, np. Grupy Informacji związane z pozyskaniem Obiektów w terenie, Grupy Informacji powiązanych z identyfikacją Obiektu etc. Hasło zestaw znaków literowych i cyfr, potwierdzający uprawnienia Użytkownika do uruchomienia Programu. Ilość licencji aktywnych określa ilość zalogowanych jednocześnie do Programu Użytkowników, którzy tworzą bądź korzystają z zasobów bazy danych. Indeks alfabetyczny spis haseł bez struktury hierarchicznej. Jednostka Informacji określenie odnoszące się do pojedynczej jednostki metadanych (składającej się z nazwy jak i wpisanej treści), np. Rok produkcji, Opis fizyczny, Aktualne miejsce przechowania, Numer inwentarzowy, Dział Sprawujący Opiekę nad Zabytkiem. Jednostka informacji odpowiada potocznemu określeniu Nazwa pola. Login identyfikator, unikalna nazwa Użytkownika, używana do logowania do Programu. Muzeum Centralne Muzeum Morskie w Gdańsku z siedzibą główną w spichlerzach na wyspie Ołowiance, wraz z oddziałami: Żuraw w Gdańsku, Ośrodek Kultury Morskiej w Gdańsku, Statek Muzeum Sołdek cumujący przy nabrzeżu w Gdańsku, Statek Muzeum Dar Pomorza cumujący przy nabrzeżu w Gdyni, Muzeum Rybołówstwa w Helu, Muzeum Wisły w Tczewie, Muzeum Zalewu Wiślanego w Kątach Rybackich, Brama Żuławska w Gdańsku (formalnie nie stanowi oddziału Muzeum, pracownia Działu Konserwacji Muzealiów). Obowiązujący skrót nazwy Muzeum to CMM. Numer Depozytu unikalny identyfikator nadany obiektowi w Księdze Depozytów Muzeum, składający się ze skrótu nazwy Muzeum, skrótu DEP i numeru z zakresu od 1 do 99999; np. CMM/DEP/1, CMM/DEP/101.

5 Numer Dokumentacji Konserwatorskiej numer nadany dokumentacji związanej z przeprowadzeniem zabiegów konserwatorskich Numer Ewidencji Gospodarczej unikalny numer identyfikacyjny nadany przedmiotom stanowiącym sprzęt pomocniczy, wyposażenie, elementy scenograficzne i inne. Numer składa się z oznakowań typu CMM/803/82, D III 5 IV/71 72, WOW/6 7 Numer Inwentarzowy unikalny identyfikator nadany obiektowi wpisanemu do Księgi Inwentarzowej określonego Działu, składający się ze skrótu nazwy Muzeum, skrótu Działu sprawującego opiekę nad zabytkiem oraz kolejnego numeru z Księgi, o zmiennej liczbie znaków z zakresu od 1 do 99999; np. CMM/BO/1, CMM/HZ/2500. Numer Księgi Wpływu kolejny numer w Księdze Wpływu przypisany obiektowi włączonemu do zbiorów Muzeum. Do Księgi Wpływu wpisuje się wszystkie obiekty pozyskane do zbiorów Muzeum, wpisane do Ksiąg Inwentarzowych Muzeum, Rejestrów Pomocniczych NW Muzeum i Księgi Depozytu. Numer Polowej Księgi Wpływu kolejny numer w Polowej Księdze Wpływu przypisany obiektowi archeologicznemu pochodzącemu z badań Muzeum. Numer Polowej Księgi Wpływu składa się z dwóch rodzajów oznakowania. Starsze oznakowanie: symbol wraku, kolejny numer porządkowy PKW i rok wpisu (dwucyfrowy) np. W5/460/aa/79, W32/200/98. Aktualny sposób zapisu, dla nowoodkrytych wraków, bazujący na siatce geograficznej, składa się z oznaczenia kwadratu np. F33 i lokalizacji wewnątrz kwadratu np. F.33.2/49/03. Numer Rejestru Pomocniczego NW unikalny identyfikator nadany obiektowi w Rejestrze Pomocniczym NW określonego Działu, składający się ze skrótu nazwy Muzeum, skrótu działu sprawującego opiekę nad zabytkiem, oznakowania NW oraz kolejnego numeru z Rejestru o zmiennej liczbie znaków z zakresu od 1 do 99999; np. CMM/BO/NW/1, CMM/WM/NW/100. Numer Rejestru Pomocniczego PK unikalny identyfikator nadany obiektowi w Rejestrze Pomocniczym PK Muzeum, składający się ze skrótu nazwy Muzeum, skrótu PK (Pomocniczy Konfiskata) oraz kolejnego numeru z Rejestru o zmiennej liczbie znaków z zakresu , np. CMM/PK/1. Obiekt przedmiot, który był, jest lub będzie pod opieką Muzeum, niezależnie od tego, czy jest jego własnością, depozytem, wypożyczeniem bądź jest przechowywany w Muzeum w oparciu o inne podstawy prawne. Pojęcie obejmuje: muzealia, zabytki, dobra kultury, artefakty i inne.

6 Program Serwerowy system bazodanowy dedykowany muzeom, przeznaczony do ewidencji i zarządzania zbiorami muzealnymi. Umożliwia również udostępnianie zbiorów w Internecie i zarządzanie multimediami. Może mieć postać kilku ściśle ze sobą powiązanych aplikacji. Rekord elektroniczna karta ewidencyjna (może dotyczyć obiektu, pomieszczenia, osoby, podmiotu, miejsca i in.). W dokumencie stosowane są określenia: rekord ewidencyjny obiektu dotyczy ewidencji wszelkich informacji związanych z obiektem; rekord konserwatorski dotyczy ewidencjonowania wszelkich informacji związanych z pracami konserwatorów; rekord ewidencji gospodarczej dotyczy ewidencjonowania przedmiotów z Ewidencji Gospodarczej. Skontrum sprawdzenie (kontrola) stanów zasobów materiałowych danej instytucji, w tym porównanie stanu faktycznego z zapisem w ewidencji muzealnej SPECTRUM stworzony i wydany przez brytyjski Collection Trust standard dokumentacji muzealnej, obejmujący procedury i jednostki informacyjne umożliwiające opis i zarządzanie zbiorami. Zalecany m. in. w publikacjach projektów: ATHENA (m. in. w dokumencie: ECP 2007 DILI Athena, Recommendations and Best practice report regarding the apllication of standards, including recommendations for a harvesting format and fact sheet for dissemination, 2009), Minerva (Minerva Technical Guidelines for Digital Cultural Content Creation Programmes, 2008). SPECTRUM stanowił obok pochodnych CDWA (CDWA Lite i MuseumDat) główny standard opisu zbiorów muzealnych, do którego odnoszono się przy tworzeniu schematu LIDO (patrz LIDO Lightweight Information Describing Objects, ver. 1.0, 2010). Standard CDWA stworzono z myślą o dokumentacji dzieł sztuki i dlatego nie odpowiada on potrzebom opisu zbiorów Centralnego Muzeum Morskiego, ponadto nie uwzględnia w wystarczającym stopniu danych administracyjnych. SPECTRUM został również wskazany w dokumentach ICOM: ICOM CIDOC Statement of principles of museum documentation, v. 6, 2007; oraz w opracowaniu Standardy w procesie digitalizacji obiektów dziedzictwa kulturowego, pod red. G. Płoszajskiego, Warszawa, Za każdym razem, gdy mowa jest w dalszej części dokumentu o standardzie SPECTRUM, należy przez to rozumieć wersję SPECTRUM 3.2 bądź nowszą. Tezaurus słownik języka deskryptorowego, którego hasłami są deskryptory i askryptory z wyraźnie określonymi i oznaczonymi relacjami semantycznymi (zgodnie z PN 92/N 09018). Użytkownik pracownik Muzeum korzystający z Programu w zakresie wprowadzania i wyszukiwania danych. Zestawienie wyselekcjonowany w Programie zespół rekordów służący przygotowaniu wystawy bądź wypożyczenia, a także pracy badawczej i innym celom. Zestawienia mogą być tworzone, zapisywane, łączone, udostępniane i likwidowane według doraźnych potrzeb Użytkowników.

7 1.3. struktura dokumentu Zamieszczony poniżej opis usystematyzowano w postaci tabel w ramach bloków tematycznych, obejmujących najważniejsze elementy Programu. Większość bloków składa się z dwóch tabel, pierwsza uwzględnia elementy obligatoryjne, jakie Program musi spełniać, druga elementy opcjonalne, które są przedmiotem oceny oferty.

8 2. Funkcjonalności Kod grupy Nazwa grupy Liczba funkcji Liczba funkcji Liczba punktów funkcji obowiązkowych opcjonalnych do zdobycia 2.1. WYMAGANIA OGÓLNE WYMAGANIA TECHNICZNE STRUKTURA PROGRAMU WDROŻENIE ADMINISTRACJA UŻYTKOWNIK INWENTARZ KWERENDA HISTORIA ZMIAN EWIDENCJA KONSERWACJA ARCHEOLOGIA RUCH ZABYTKU MULTIMEDIA ZESTAWIENIA INDEKSY, LISTY HASEŁ, SŁOWNIKI, TEZAURUSY WYDARZENIA KALENDARZ EDUKACJA KONTY WYSTAWY KATALOG ON LINE BIBLIOGRAFIA TRANSPORT POMIESZCZENIA WYDRUKI SPIS REKORDÓW REJESTR GOSPODARCZY SUMA

9 2.1. Wymagania ogólne Obligatoryjne: KOD OPIS FUNKCJI OBLIGATORYJNE Program musi być dedykowany wyłącznie dla muzeów Program w proponowanej wersji musi być wdrożony przynajmniej w 1 Muzeum o zbiorach przekraczających (pięćdziesiąt tysięcy) sztuk zewidencjonowanych obiektów Program musi posiadać polską wersję językową menu Program umożliwia ewidencję i zarządzanie zbiorami muzealnymi co najmniej zgodnie ze standardem SPECTRUM. W tym celu wykonawca sporządzi i dostarczy Muzeum dokumentację poświadczającą, że wszystkie jednostki informacji standardu SPECTRUM są wprowadzone w programie (więcej o tym na stronie 57). W całym okresie gwarancji i dodatkowego serwisu po upływie 24 miesięcy (jeśli okres serwisowy został uwzględniony w umowie), wykonawca zmieni nazwę dowolnej jednostki informacji w Programie na inną (podaną przez Muzeum) na wniosek Muzeum. Program umożliwia eksport zestawu danych o obiekcie zgodny z: LIDO i Dublin Core SE i posiada gotowe szablony w języku angielskim, w tym w formacie XML Pogram pozwala m.in. na: ewidencjonowanie obiektów własnych i pozyskanych czasowo; ewidencję na potrzeby GUS kwerendy (wyszukiwanie proste i złożone); tworzenie dokumentów (raporty, zestawienia, umowy, protokoły, karty katalogowe etc.); eksport danych do katalogu On line; gromadzenie danych o obiektach i wydarzeniach; gromadzenie danych o osobach zgodnie ze wskazaniami Głównego Inspektora ds. Ochrony Danych Osobowych; tworzenia powiązań między danymi; kontrolę ruchu muzealiów; grupowanie obiektów w zestawieniach (w tym w grupowanie zabytków na wystawy i do wypożyczeń); generowanie danych i raportów; skontrum; inwentaryzację

10 dokumentację konserwacji; dokumentację stanowiska archeologicznych planowanie i dokumentację wydarzeń Opcjonalne (nieobligatoryjne): KOD OPIS FUNKCJI OBLIGATORYJNE WAGA Program posiada polską wersję językową jednostek informacji standardu SPECTRUM Program posiada certyfikat zgodności ze standardem SPECTRUM COMPLIANT wystawiony przez Collection Trust Program posiada przygotowany anglojęzyczny szablon XML standardu SPECTRUM do eksportu pełnego zestawu jednostek informacji o obiekcie z uwzględnieniem podziału na grupy informacji.

11 2.2. Wymagania techniczne Obligatoryjne: KOD OPIS FUNKCJI OBLIGATORYJNE Program pracuje na następujących systemach operacyjnych: Windows XP, Vista, 7; Unix (Linux); MacOS Oprogramowanie instalowane na serwerze pracuje na następujących bazach danych: Microsoft SQL wersja 2000 i nowsza, MySQL wersja 5 i nowsza Program korzysta z danych zapisanych na serwerze Program umożliwia wprowadzanie odsyłaczy jedynie do plików umieszczonych na serwerze. Program umożliwia dodawanie różnego rodzaju plików na serwer do domyślnie wskazanego repozytorium, przez Użytkowników o odpowiednich uprawnieniach Program obsługuje nazwy plików i folderów dłuższe niż 8 znaków Program automatycznie dostosowuje się do rozdzielczości ekranu Program ma budowę modułową, umożliwiającą w przyszłości dodawanie nowych elementów Możliwe jest utworzenie minimum 100 kont Użytkowników Ilość aktywnych Użytkowników może być limitowana przez ilość licencji Jeśli licencja obejmuje np. 30 aktywnych Użytkowników, oznacza to, że nie mniej niż 30 Użytkowników może jednocześnie pracować z bazą danych On line Możliwe jest łączenie się z Programem w oddziałach Muzeum za pomocą sieci Internet, w tym tworzenie i korzystanie z zasobów cyfrowych serwerowej bazy danych Program musi umożliwiać łatwy eksport danych do programów pakietu Microsoft Office 97 i nowszych, Open Office Program musi umożliwiać łatwy import otwartego tekstu z programów pakietu Microsoft Office 97 i nowszych, Open Office za pomocą funkcji kopiuj/wklej Program umożliwia publikację zdefiniowanych danych (wybranych rekordów) na nośniku zewnętrznym (CD/DVD/BR/pamięci masowe) w formacie umożliwiającym odtworzenie tych danych np. przez przeglądarki internetowe lub programy Microsoft lub Adobe Acrobat Reader

12 Program umożliwia tworzenie powiązań co najmniej między zapisanymi danymi o: a) obiektach i grupach obiektów; b) osobach, podmiotach, społecznościach, datach, miejscach, adresach, lokalizacjach z danymi o obiektach (i odwrotnie); c) osobach, podmiotach, społecznościach, datach, miejscach, adresach, lokalizacjach z danymi o wydarzeniach, użyczeniach, depozytach, konserwacjach, (i odwrotnie); d) bibliografii z danymi o obiektach (i odwrotnie); e) obiektach z danymi o: wydarzeniach, wrakach, stanowiskach archeologicznych, multimediach, depozytach, konserwacji (i odwrotnie); f) lokalizacjach z danymi o obiektach, które się tam znajdują (i odwrotnie); g) obiektach z danymi o kolegium ds. pozyskiwania zbiorów (i odwrotnie); h) obiektach z danymi o komisji szacunkowej (i odwrotnie); i) multimediach (i samych multimediów) z danymi o wydarzeniach, wrakach, stanowiskach archeologicznych j) obiektach z multimediami Dane, które nie są dostępne dla Użytkownika nie są widoczne na ekranie i nie są brane pod uwagę podczas wyszukiwania Przesyłanie informacji w sieci musi być szyfrowane kluczem co najmniej 128 bitowym Opcjonalne (nieobligatoryjne): KOD OPIS FUNKCJI OBLIGATORYJNE WAGA Łączenie z bazą danych przez Użytkownika odbywa się za pośrednictwem przeglądarki internetowej, w związku z czym nie ma konieczności instalowania dodatkowej aplikacji klienckiej na stacji roboczej Użytkownika Program musi umożliwiać łatwy eksport danych do plików PDF, RTF, HTML, XML, XLS Program musi umożliwiać łatwy eksport danych (wszystkich lub wybranych dla jednego lub wielu obiektów) do formatki tekstowej lub tabelarycznej w programach Microsoft Office i Open Office realizowany przez funkcję eksportuj do Program musi umożliwiać łatwy import otwartego tekstu z plików PDF, RTF, HTML, XML, XLS za pomocą funkcji kopiuj/wklej NIE 2 NIE 1 NIE 2

13 Na ekranie podstawowym musi być umieszczone przedstawienie ikonograficzne obiektu. Wskazane jest aby w pozostałych modułach/zakładkach było widoczne przedstawienie ikonograficzne obiektu. Przedstawienie ikonograficzne prezentowane w rekordzie jest zaznaczone jako główne spośród zdjęć dołączonych do obiektu Program umożliwia przybliżanie i oddalanie zdjęć powiązanych z rekordami (np.: otwieranie w nowym oknie, opcja zoom lub inne) Program uniemożliwia zapisywanie przez Użytkowników prezentowanych na ekranie plików graficznych przy użyciu poleceń zapisz obraz jako, zapisz element docelowy jako Program umożliwia tworzenie powiązań między zapisanymi danymi o: a) obiektach a kalendarzem (terminy użyczeń, udział w wydarzeniu, wystawie, konserwacja etc.) (i odwrotnie); b) kolegium do spraw pozyskiwania zbiorów a kalendarzem (i odwrotnie); c) o wydarzeniach z kalendarzem (i odwrotnie); d) o wypożyczeniach z kalendarzem (i odwrotnie) Program powinien generować raport w panelu administracyjnym za każdym razem, gdy wystąpi krytyczny błąd Programu Katalog On line utworzony w Internecie lub udostępniony osobom spoza Muzeum na przeznaczonych do tego stanowiskach roboczych ze względów bezpieczeństwa powinien być repliką oryginalnej bazy danych oprogramowania Program umożliwia generowanie kodów kreskowych na podstawie unikalnego oznaczenia numerycznego obiektu (np. Numeru Inwentarzowego). Ma umożliwiać generowanie kodów kreskowych i drukowanie ich na etykietach oraz import kodów kreskowych do programu NIE 1 NIE 2 NIE 2 NIE Program zbudowany jest w oparciu o rozwiązania Open Source

14 2.3. Struktura programu Poniżej zestawiono modelową strukturę Programu. Struktura nie jest obligatoryjna, ponieważ Muzeum ma świadomość, że nabywa przynajmniej częściowo ukończony produkt, w którym nie wszystkie proponowane rozwiązania mogą być zastosowane. KOD OPIS FUNKCJI OBLIGATORYJNE WAGA Program umożliwia zarządzanie zbiorami co najmniej poprzez następujące moduły: 1. Obiekt 2. Ruch zbiorów 3. Wydarzenia 4. Podmiot 5. Archeologia 6. Miejsce 7. Inwentarz 8. Konserwacja 9. Pomocnicze Moduł Obiekt obejmuje podgrupy: 1.a. Ewidencja (metadane dotyczące: identyfikacji, powstania, opisu, wartości, udostępniania i podpisów, uwzględniają co najmniej jednostki informacji z grup informacji SPECTRUM: Object Identification Information, Object Production Information, Object Description Information, Object Valuation Information, Object Use Information, <rozbudowane w odpowiednich jednostkach informacji o metadane z grup: Date Information, Place Information, Person Information, People Information, Organisation Information>; oraz dane dla GUS (patrz punkt ) 1.b. Stan obiektu (metadane dotyczące: stanu zachowania, zaleceń konserwatorskich oraz zabiegów konserwatorskich, uwzględniające co najmniej jednostki informacji z grup informacji SPECTRUM: Object Condition and Technical Assessment Information, Object Requirement Information, Object Conservation and Treatment) c. Kontrola obiektu (metadane dotyczące: kontroli zgodności stanu faktycznego obiektu z dokumentacją oraz informacje o uszkodzeniach bądź brakach, uwzględniające co najmniej jednostki

15 informacji z grup informacji SPECTRUM: Object Audit Information, Loss/Damage Information <rozbudowane w odpowiednich jednostkach informacji o metadane z grup: Person Information>) 1.d. Pozyskanie/zwrot (metadane dotyczące: pozyskania obiektu w terenie, przyjęcia obiektu <do zbiorów, bądź w depozyt/przechowanie>, zwrotu/wydania zabytku, skreślenia, uwzględniające co najmniej jednostki informacji z grup informacji SPECTRUM: Object Collection Information, Object Entry Information, Object Exit Information, Disposal Information, Common Procedural Units, <rozbudowane w odpowiednich jednostkach informacji o metadane z grup: Date Information, Place Information, Person Information, People Information, Organisation Information>) 1.e. Miejsce przechowania (metadane obejmujące co najmniej jednostki informacji z grupy informacji SPECTRUM: Object Location Information) 1.f. Historia (metadane dotyczące: historii obiektu, powiązań obiektu, informacji o obiekcie od właściciela i odbiorców, w tym badaczy i zwiedzających, uwzględniające co najmniej jednostki informacji z grup informacji SPECTRUM: Object History And Association Information, Object Owner s Contribution Information, Object Viewer s Contribution Information, <rozbudowane w odpowiednich jednostkach informacji o metadane z grup: Date Information, Place Information, Person Information, People Information, Organisation Information>) 1.g. Prawa (metadane dotyczące: praw do zabytku, praw pozyskanych dla CMM, praw udzielonych przez CMM, uwzględniające co najmniej jednostki informacji z grup informacji SPECTRUM: Object Rights Information, Objects Rights In Information, Object Rights Out Information, <rozbudowane w odpowiednich jednostkach informacji o metadane z grup: Person Information, People Information, Organisation Information>) 1.h. Dokumentacja (metadane obejmujące bibliografię i odniesienia, uwzględniające co najmniej jednostki informacji z grupy informacji SPECTRUM: Reference Information; metadane opisujące załączone multimedia) 1.i. Dane o rekordzie (metadane dotyczące: historii zmian, warunków udostępniania informacji z rekordu, informacji o

16 rekordzie, danych kto i kiedy założył rekord, kto i kiedy wypełnił rekord, kto i kiedy zatwierdził rekord; metadane mają uwzględniać jednostki informacji z grup informacji SPECTRUM: Amendment History, Use And Provision Of Information, Record Information) Układ jednostek informacji w poszczególnych podgrupach powinien być intuicyjny, a nie alfabetyczny (np. jednostka informacji Tłumaczenie Nazwy, powinna znajdować się blisko jednostki informacji Nazwa) Moduł Ruch Zbiorów obejmuje podgrupy: 2.a. Przeniesienie obiektu (metadane dotyczące planowania przeniesienia obiektu i dokumentacji przeniesienia obiektu bądź obiektów <z możliwością utworzenia listy numerów identyfikacyjnych obiektów>, uwzględniające co najmniej jednostki informacji z grup informacji SPECTRUM: Movement Information, Common Procedural Units, <rozbudowane w odpowiednich jednostkach informacji o metadane z grup: Person Information>) 2.b. Użyczenia i depozyty do CMM (metadane dotyczące: warunków użyczenia do Muzeum, stron użyczenia, odpowiedzialnych osób, gwarancji, poręczeń i ubezpieczeń, <wraz z listą obiektów przewidzianych do użyczenia>, uwzględniające co najmniej jednostki informacji z grup informacji SPECTRUM: Loan In Information, Indemnity Information, Insurance Information, Common Procedural Units, <rozbudowane w odpowiednich jednostkach informacji o metadane z grup: Organisation Information, Person Information, Place Information>) 2.c. Użyczenia i depozyty z CMM (metadane dotyczące: warunków użyczenia z Muzeum, stron użyczenia, odpowiedzialnych osób, gwarancji, poręczeń i ubezpieczeń, <wraz z listą obiektów przewidzianych do użyczenia>, uwzględniające co najmniej jednostki informacji z grup informacji SPECTRUM: Loan Out Information, Indemnity Information, Insurance Information, Common Procedural Units, <rozbudowane w odpowiednich jednostkach informacji o metadane z grup: Organisation Information, Person Information, Place Information>) d. Lokalizacja (metadane dotyczące lokalizacji, w tym stanu lokalizacji, umiejscowienia i panujących warunków <temperatura, wilgotność etc.> oraz przypisanego do lokalizacji obiektu, uwzględniające co najmniej jednostki informacji z grup informacji

17 SPECTRUM: Location Information) Układ jednostek informacji w poszczególnych podgrupach powinien być intuicyjny, a nie alfabetyczny Moduł Wydarzenia obejmuje podgrupy: 3.a. Dokumentacja zadania związanego z obiektem (metadane dotyczące: terminów i sposobu realizacji zadania związanego z obiektem, uwzględniające co najmniej jednostki informacji z grup informacji SPECTRUM: Process Information, Common Procedural Units, <rozbudowane w odpowiednich jednostkach informacji o metadane z grup: Organisation Information, Person Information, People Information>) 3.b. Kalendarz (z układem dni i miesięcy w formie tabelarycznej bądź terminarza, z widocznie zaznaczonymi datami, do których odnoszą się użyczenia, wydarzenia i zadania związane z zarządzaniem zbiorami) 3.c. Udostępnianie zbiorów (metadane dotyczące: udostępniania zbiorów na wystawy poza Muzeum, udostępniania zbiorów do badań i użycia (np. uruchomienie zabytkowej maszyny), uwzględniające co najmniej jednostki informacji z grup informacji SPECTRUM: Use Of Collections Information, Common Procedural Units, <rozbudowane w odpowiednich jednostkach informacji o metadane z grup: Organisation Information, Person Information>) Układ jednostek informacji w poszczególnych podgrupach powinien być intuicyjny, a nie alfabetyczny Moduł Podmiot obejmuje podgrupy: 4.a. Osoba (metadane dotyczące osób związanych z Muzeum i obiektami, w tym artystów, autorów, osób przedstawionych na obiektach bądź z nimi związanych (w tym postacie historyczne), darczyńcy, właściciele, kuratorzy, pracownicy odpowiedzialni za procedury mające miejsce w Muzeum <delegowani bądź odpowiedzialni za realizację opisywanych zadań>, uwzględniające co najmniej jednostki informacji z grup informacji SPECTRUM: Person Information, <rozbudowane w odpowiednich jednostkach informacji o metadane z grup: Date Information, Address Information, Place Information>)

18 4.b. Podmiot [lub Organizacja] (metadane dotyczące podmiotów związanych z Muzeum i obiektami, a w tym: instytucji, firm, przedsiębiorstw, organizacji, stowarzyszeń, fundacji, spółek, zrzeszeń, także komisje, komitety, rady, etc., uwzględniające co najmniej jednostki informacji z grup informacji SPECTRUM: Person Information, <rozbudowane w odpowiednich jednostkach informacji o metadane z grup: Date Information, Address Information, Place Information, Person Information>) 4.c. Społeczność (metadane dotyczące społeczności związanych z Muzeum i obiektami społeczności, w tym kultur, cywilizacji, grup językowych, wspólnot i narodów, uwzględniające co najmniej jednostki informacji z grupy informacji SPECTRUM: People Information) Układ jednostek informacji w poszczególnych podgrupach powinien być intuicyjny, a nie alfabetyczny Moduł Archeologia obejmuje podgrupy: 5.a. Wrak 5.b. Podwodne Stanowisko Archeologiczne 5.c. Lądowe Stanowisko Archeologiczne (metadane obejmujące jednostki informacji zgodne z Kartą Ewidencyjną Stanowiska Archeologicznego AZP (opracowana przez Krajowy Ośrodek Badań i Dokumentacji Zabytków KOBIDZ, obecnie Narodowy Instytut Dziedzictwa NID) Układ jednostek informacji w poszczególnych podgrupach powinien być intuicyjny, a nie alfabetyczny Moduł Miejsce obejmuje podgrupę: 6.a. Miejsce (metadane dotyczące miejsc związanych z obiektem, w tym zwłaszcza miejsca historyczne: miejsce powstania, miejsce pozyskania, miejsce przedstawione na obiekcie bądź z nim związane, uwzględniające co najmniej jednostki informacji z grup informacji SPECTRUM: Place Information, <rozbudowane w odpowiednich jednostkach informacji o metadane z grup: Date Information, Organisation Information, People Information, Person Information> Układ jednostek informacji w poszczególnych podgrupach powinien być intuicyjny, a nie alfabetyczny

19 Moduł Inwentarz obejmuje podgrupy: 7.a. Kolegium (metadane dotyczące Kolegium do Spraw Pozyskiwania Zbiorów, uwzględniające co najmniej jednostki informacji z grup informacji SPECTRUM: Object Entry Information, Acquisition Information, Object Exit Information, Common Procedural Units, <rozbudowane w odpowiednich jednostkach informacji o metadane z grup: Organisation Information, Person Information>) 7.b. Kontrola (metadane dotyczące Kontroli zgodności stanu faktycznego zbiorów z dokumentacją, w tym metoda kontroli, zakres i kontrolujący, nr zarządzenia etc., uwzględniające co najmniej jednostki informacji z grup informacji SPECTRUM: Audit Information, Common Procedural Units, <rozbudowane w odpowiednich jednostkach informacji o metadane z grup: Organisation Information, Person Information>) 7.c. GUS (metadane obejmujące jednostki informacji zgodne z kategoriami w sprawozdaniu GUS) 7.d. Komisja Szacunkowa (metadane związane z pracami Komisji Szacunkowej Muzeum, w tym skład komisji, nr protokołu, data obrad, wnioski i uwagi, uwzględniające co najmniej jednostki informacji z grup informacji SPECTRUM: Valuation Information, Common Procedural Units, <rozbudowane w odpowiednich jednostkach informacji o metadane z grup: Organisation Information, Person Information>) Układ jednostek informacji w poszczególnych podgrupach powinien być intuicyjny, a nie alfabetyczny Moduł Konserwacja obejmuje podgrupy: 8.a. Dokumentacja konserwatorska (metadane związane z stanem zachowania, zaleceniami dotyczącymi zabytku, zabiegami konserwatorskimi, opiniami konserwatorskimi, analizami, uwzględniające co najmniej jednostki informacji z grup informacji SPECTRUM: Object Condition and Technical Assessment Information, Condition Check/Technical Assessment Information, Object Requirement Information, Object Conservation and Treatment, Conservation And Treatment Information,

20 <rozbudowane w odpowiednich jednostkach informacji o metadane z grup: Organisation Information, Person Information>) Układ jednostek informacji w poszczególnych podgrupach powinien być intuicyjny, a nie alfabetyczny Moduł Pomocnicze obejmuje podgrupy: 9.a. Rejestr Gospodarczy; 9.b. Edukacja; 9.c. Eksport do modułu On line; Układ jednostek informacji w poszczególnych podgrupach powinien być intuicyjny, a nie alfabetyczny

21 2.4. Wdrożenie Obligatoryjne: KOD OPIS FUNKCJI OBLIGATORYJNE W ramach wdrażania Programu muszą być do niego importowane wszystkie dane ze wszystkich dotychczas używanych w Muzeum programów tj. FileMaker Pro i Excel, przeniesienie danych odbędzie się zgodnie ze schematem mapowania dostarczonym przez Muzeum W ramach wdrażania Programu wykonawca uwzględni wszelkie zmiany zalecone przez Muzeum w zakresie użytych nazw jednostek informacji i nazw grup informacji standardu SPECTRUM W ramach wdrażania oprogramowania i migracji danych ze starego oprogramowania, musi istnieć możliwość scalenia wybranych danych dotyczących konkretnego obiektu w jednym rekordzie nowego oprogramowania, podstawę takiego scalenia stanowić będzie numer Inwentarzowy, numer Rejestru Pomocniczego NW bądź numer Polowej Księgi Wpływu, numeru Depozytu, numeru rejestru pomocniczego PK W ramach wdrażania nastąpi masowe przypisanie zdjęć znajdujących się na serwerze Muzeum do rekordów na podstawie numerów Inwentarzowych, numerów Rejestru Pomocniczego NW, numeru Polowej Księgi Wpływu, numeru Depozytu, numeru rejestru pomocniczego PK, ujętych w nazwach plików graficznych, wg schematu: skrót nazwy muzeum skrót nazwy działu numer _ numer nadany przez aparat : CMM BO 1_MG_1234; CMM WM 33_IMG_3565 lub skrót nazwy muzeum skrót nazwy działu skrót NW numer _ numer nadany przez aparat: CMM HZ NW 1300_MG_0725 lub skrót nazwy muzeum skrót DEP numer _ numer nadany przez aparat : CMM DEP 23_MG_9500 lub numer polowej księgi wpływu _ numer nadany przez aparat: W6 460 aa 79_MG_1235; W _IMG_1235 lub skrót nazwy muzeum skrót PK numer _ numer nadany przez aparat : CMM PK_MG_3245 Należy zaznaczyć, że elementem separującym oznaczenie Muzeum od numeru nadanego przez aparat (niezależnie czy jest to IMG_1234, czy MG_1234 bądź inne) jest pierwszy pojedynczy dolny podkreślnik (drugi nadawany jest przez aparat Canon, przy czym, przy użyciu innych aparatów dolny podkreślnik w nazwie zdjęcia nadanej przez urządzenie może w ogóle nie występować ).

22 W wyniku migracji zostanie utworzone rekordów danych dla zabytków (szczegóły w punkcie 4) i ok rekordów dla rejestru gospodarczego W ramach przedmiotu zamówienia powinno zostać zainstalowane minimum 25 aktywnych licencji Program może być instalowany na dowolnej ilości stanowisk roboczych Opcjonalne (nieobligatoryjne): KOD OPIS FUNKCJI OBLIGATORYJNE WAGA W ramach wdrożenia zostaną przygotowane szablony kart ewidencyjnych, zgodne z szablonami obowiązującymi w Muzeum

23 2.5. Administracja Obligatoryjne: KOD OPIS FUNKCJI OBLIGATORYJNE Administrator administruje Programem w zakresie wszystkich jego funkcji Administrowanie oprogramowaniem odbywa się za pośrednictwem panelu administracyjnego w aplikacji klienckiej Administrator zakłada i usuwa konta Użytkowników Administrator musi mieć możliwość definiowania uprawnień dla każdego z Użytkowników Administrator określa prawa dostępu Użytkownika do przeglądania rekordów Programu, tzn. czy ma dostęp do wszystkich rekordów, czy tylko tych stworzonych w ramach jego Działu lub wybranej grupy Działów Dostęp do każdej z jednostek informacji Programu powinien być definiowany osobno dla każdego z Użytkowników; Administrator określa uprawnienia Użytkowników w zakresie tworzenia i modyfikacji/zmiany treści każdej jednostki informacji, z zastrzeżeniem, że możliwe jest ustawienie następującego parametru: Użytkownik może zmieniać treść jednostki informacji, w zakresie zbioru jednego Działu lub kilku bądź wszystkich Działów Muzeum. Taka konieczność wynika z faktu, że niektórzy Użytkownicy opiekują się zbiorami więcej niż jednego Działu. Administrator określa uprawnienia Użytkowników w zakresie dodawania terminów do słowników zamkniętych, indeksów i tezaurusów; Użytkownik bez odpowiednich uprawnień nie ma możliwości ingerować w strukturę słowników Administrator określa uprawnienia Użytkowników w zakresie tworzenia nowych rekordów Administrator określa uprawnienia Użytkowników w zakresie kasowania rekordów Administrator musi mieć możliwość redefiniowania wszystkich uprawnień w dowolnym momencie użytkowania oprogramowania dla każdego Użytkownika

24 Prawa dostępu powinny być określane przez Użytkownika o pełnych prawach administratora, z możliwością utworzenia większej ilości administratorów o równych lub pomniejszonych prawach Administrator ma możliwość określania okresu ważności hasła i jego długości wyrażonej przez ilość znaków w nim zawartych Program umożliwia tworzenie haseł z wielkich i małych liter, znaków specjalnych oraz cyfr Administrator ma możliwość cofnięcia zmian wprowadzonych w rekordzie lub przywrócenia wykasowanego rekordu przez Użytkownika o ile zapisywana jest historia zmian Opcjonalne (nieobligatoryjne): KOD OPIS FUNKCJI OBLIGATORYJNE WAGA Program musi umożliwiać tworzenie statystyk w panelu administracyjnym. Statystyki powinny obejmować ilość rekordów założonych i zmodyfikowanych w określonym czasie w poszczególnych Działach a także w całej bazie. Statystyki powinny uwzględniać poszczególnych Użytkowników Administrator ustala jednostki informacji, dla których prowadzona jest historia zmian. Administrator ma możliwość w dowolnej chwili zmienić dotychczasowe ustawienia dotyczące zapisywania historii zmian, np. dodać nowe jednostki informacji Program zapewnia prosty i przejrzysty sposób przywracania danych Administrator ma możliwość zdefiniowania jednostek informacji, których zawartość jest przenoszona do jednostek informacji IPTC w module zarządzającym zdjęciami Administrator ma możliwość kontroli duplikatów, co pozwala wyeliminować omyłkowo stworzone podwójne i wielokrotne wpisy jednego obiektu; ponadto może określić uprawnienia Użytkowników w tym zakresie (np. ograniczone do rekordów jednego Działu) Administrator ma możliwość zmiany nazwy jednostek informacji w dowolnym momencie użytkowania Administrator ma możliwość zapisywania tworzonych przez siebie szablonów dostępu, wykorzystywanych później przy tworzeniu nowych kont z tymi samymi uprawnieniami/dostępem do jednostek informacji NIE 2 NIE 2

25 Program umożliwia dołączanie i odłączanie słowników (tezaurusów) do poszczególnych jednostek informacji przez administratora

26 2.6. Użytkownik Obligatoryjne: KOD OPIS FUNKCJI OBLIGATORYJNE Warunkiem przystąpienia do pracy z Programem jest posiadanie konta oraz wpisanie Loginu (nazwy identyfikacyjnej np. j.kowalski) i hasła Użytkownika. Program nie zapamiętuje hasła. Każdorazowe rozpoczęcie pracy z Programem wymaga wpisania hasła Program powinien umożliwiać ukrywanie zbędnych lub pustych jednostek informacji, nie używanych przez Użytkownika (personalizowanie) Program umożliwia powielanie rekordów z wprowadzonymi danymi, szczególnie przydatne w przypadku wprowadzania do bazy obiektów o bardzo zbliżonych cechach jak np. monety Tworzenie nowego rekordu lub jego modyfikowanie może być przerwane w dowolnym momencie i kontynuowane w późniejszym czasie po ponownym logowaniu, pod warunkiem, że rekord otrzymał unikalny numer identyfikacyjny w postaci numeru: Inwentarzowego, akt (np. Księga Wpływu), Polowej Księgi Wpływu, Rejestru Pomocniczego NW, Rejestru Pomocniczego PK, Rejestru Ewidencji Gospodarczej, Rekonstrukcji, Konserwacji i in. Użytkownik może tworzyć zestawienie rekordów spośród rekordów do których ma dostęp; ponadto ma możliwość udostępnienia tej grupy innym Użytkownikom Program zapewnia możliwość wprowadzenia przez Użytkownika o odpowiednich uprawnieniach wpisu lub zmian wpisu do wybranej jednostki informacji we wszystkich wyszukanych rekordach jednocześnie. Wpis może być np. ograniczony do rekordów obiektów należących do przygotowanego zestawienia związanego z wypożyczeniem lub wystawą w konkretnym Dziale Program musi w prosty sposób umożliwiać Użytkownikom tworzenie dowolnej ilości zestawień, wykazów, list kontrolnych, etykiet/opisów obiektów na wystawie, raportów i umów

27 Opcjonalne (nieobligatoryjne): KOD OPIS FUNKCJI OBLIGATORYJNE WAGA Program umożliwia przeskakiwanie do kolejnych jednostek informacji rekordu za pomocą klawisza TAB Program umożliwia ustawienie przez Użytkownika kolejności "przeskakiwania" do kolejnych jednostek informacji modułu za pomocą klawisza TAB (TAB order) Program umożliwia ustawienie przez Użytkownika skrótów klawiszowych dla rozkazów: wyszukaj, przejdź jeden rekord do przodu, przejdź jeden rekord do tyłu, wklej do wszystkich wybranych, zastąp, zastąp we wszystkich wybranych, zaznacz wszystkie informacje w polu, kopiuj, wytnij Użytkownik ma możliwość modyfikacji wielkości czcionek nazw jednostek informacji i kategorii NIE 1 NIE 1 NIE 1 NIE Użytkownika ma możliwość modyfikacji tła Programu NIE 1 Użytkownika ma możliwość modyfikacji układu graficznego Programu NIE 1 Użytkownika ma możliwość modyfikacji paska narzędzi NIE 1 Program umożliwia pracę On line z serwerem, oraz Off line z wcześniej skopiowaną częścią danych. Po ponownym podłączeniu do serwera następuje ujednolicenie/synchronizacja danych we wskazanym kierunku (serwer stanowisko robocze; stanowisko NIE 2 robocze serwer) w zależności od uprawnień Użytkownika do wprowadzania zmian Program posiada funkcję cofnij ostatnią zmianę NIE 2 Użytkownik może określić dokładną listę użytkowników, którym udostępni przygotowane przez siebie zestawienie rekordów NIE 2

28 2.7. Inwentarz Obligatoryjne: KOD OPIS FUNKCJI OBLIGATORYJNE [KONTROLA] Program musi umożliwiać zarządzanie okresową kontrolą zgodności dokumentacji ewidencyjnej ze stanem faktycznym. Dla każdej kontroli można określić co najmniej dane zawarte w jednostkach informacji grupy informacji standardu SPECTRUM Audit Information i Common Procedural Units [KONTROLA] Kontrola może być ograniczona do jednego Działu/Oddziału, bądź pomieszczenia [KONTROLA] Kontrola powinna odbywać się w prosty sposób przez zaznaczanie kontrolowanego obiektu na liście lub odczyt kodu kreskowego, co automatycznie przenosi obiekt do kategorii sprawdzone. Po zaznaczeniu kontrolowanego obiektu jako sprawdzony, Program automatycznie wypełnia dane w jednostkach informacji Object Audit Date, Object Audit Type, Object Audit Result, grupy informacji standardu SPECTRUM Object Audit Information oraz jednostce informacji Auditor grupy informacji standardu SPECTRUM Audit Information. Ponadto odnotowywana jest godzina, minuta i sekunda kontroli (moment, w którym oznaczono obiekt jako sprawdzony). Część z tych danych pobierana jest z rekordu kontroli (patrz punkt ), data i godzina generowana jest przez Program, zgodnie z czasem rzeczywistym. Wspomniane jednostki informacji znajdują się w rekordzie ewidencyjnym obiektu [KONTROLA] Rekordy obiektów poddanych kontroli mogą być prezentowane jako spis rekordów w dwóch tabelach: skontrolowane, nieskontrolowane. Spis rekordów umożliwia wskazania jednostek informacji wyświetlanych w poszczególnych kolumnach, przy czym muszą one uwzględniać: numer identyfikacyjny obiektu, jednostki informacji z punktu oraz w ostatniej kolumnie automatycznie przypisywać Użytkownika, który skontrolował obiekt. Musi być możliwe dodanie kolumn z lokalizacją obiektu (jednostka informacji Current Location w grupie informacji standardu SPECTRUM Object Location Information), stanem zachowania (jednostka

29 informacji Condition w grupie informacji standardu SPECTRUM Object Condition And Technical Assessment Information) i stanem inwentarzowym obiektu (patrz punkt ) [KONTROLA] Podczas przeprowadzanej kontroli możliwy jest podgląd rekordu obiektu [KONTROLA] Rekordy poszczególnych kontroli tworzą spis rekordów (patrz punkt 2.27.), gdzie w poszczególnych kolumnach prezentowana jest zawartość wskazanych jednostek informacji rekordów. W spisie rekordów przeprowadzonych i prowadzonych kontroli powinny móc znaleźć się co najmniej jednostki informacji z grupy informacji standardu SPECTRUM Audit Information i Common Procedural Units Program musi umożliwiać sumowanie ilości/liczby (sztuk a także pozycji inwentarzowych) i wartości wszystkich obiektów. Ponadto, Program umożliwia zliczanie obiektów przypisanych do poszczególnych Działów bądź rejestrów, według formy zapisu numeru: Inwentarzowego, Rejestru Pomocniczego NW, Rejestru Pomocniczego PK, Rejestru Ewidencji Gospodarczej Program umożliwia rejestrowanie utraconych bądź wykreślonych obiektów. Informacja o stanie inwentarzowym obiektu (jest, brak, wykreślony) powinna być umieszczona na głównej zakładce rekordu ewidencyjnego obiektu (moduł Obiekt) Program podczas zliczania obiektów, umożliwia pominięcie danych wpisanych w polu liczba sztuk (jednostka informacji Number of Objects standardu SPECTRUM) w rekordach wykreślonych bądź utraconych obiektów Program umożliwia zarządzanie wypożyczeniami poprzez uproszczony system tworzenia zestawień do wypożyczeń, rezerwacji terminów wypożyczenia i zwrotu [GUS] Program umożliwia ewidencjonowanie danych do sprawozdań GUS. Ewidencjonowanie odbywa się na poziomie rekordu ewidencyjnego obiektu (moduł Obiekt, podgrupa Dane dla GUS) i jest klonowane do zakładki GUS (wraz z numerem identyfikacyjnym obiektu: Numerem Inwentarzowym, Numerem Depozytu, Numerem Rejestru Pomocniczego NW, Numerem Rejestru Pomocniczego PK) w module Inwentarz. Program umożliwia wygenerowanie następujących informacji w oparciu o ewidencjonowane dane dotyczące obiektów: (uwaga: dane do sprawozdań GUS podają liczbę pozycji

30 inwentarzowych) Muzealiów ogółem Muzealia ogółem w danym roku Muzealia zdigitalizowane w danym roku Muzealia pozyskane drogą badań w danym roku Muzealia zakupione w danym roku /w kraju/ Muzealia zakupione w danym roku /za granicą/ Muzealia przekazane w darze w danym roku /od osób prywatnych/ Muzealia przekazane w darze w danym roku /od instytucji/ Depozyty ogółem Wpisy do Ksiąg Inwentarzowych w danym roku Skreślenia z Ksiąg Inwentarzowych w danym roku /w tym: a/ skreślenia z powodu kradzieży, b/ skreślenia z powodu zaginięcia, c/ skreślenia z powodu sprzedaży/ Wypożyczenia w danym roku Wypożyczenia w danym roku do innych muzeów Wpisy do Księgi Depozytów w danym roku Skreślenia z Ks. Depozytów w danym roku /w tym: a/ skreślenia z powodu kradzieży, b/ skreślenia z powodu zaginięcia, c/ skreślenia z powodu sprzedaży/ Program umożliwia ewidencjonowanie zbiorów zgodnie z podziałem na typy według GUS: Sztuka Archeologia Etnografia Historia Militaria Numizmaty Technika Przyroda Geologia Fotografia Kartografia Archiwalia Inne Jednostka informacji dotycząca typu zbiorów w rekordzie ewidencyjnym obiektu (moduł Obiekt) jest klonowana do zakładki GUS

31 w module Inwentarz. Możliwe jest zliczenie liczby obiektów dla każdego typu zbiorów [GUS] Program umożliwia zliczanie pozycji GUS dla całego zbioru, jak również oddziałów i Działów z poziomu zakładki GUS w module Inwentarz [KOLEGIUM] Program umożliwia prowadzenie dokumentacji związanej z odbywającymi się cyklicznie posiedzeniami Kolegium Doradczego ds. Pozyskiwania Zbiorów, w tym spisu obiektów proponowanych do zakupu, darowizn, depozytów. Dokumentacja kolegium obejmuję: numer kolegium datę posiedzenia/obrad skład (wielokrotne: uczestnik i rola) listę prezentowanych obiektów z opisem w formie rekordu Oferowany Obiekt proponowana forma nabycia i ceny uzasadnienie i decyzja o pozyskaniu Metadane związane z pozyskaniem zbiorów powinny być zgodne z jednostkami informacji grupy informacji standardu Spectrum Acquisition Information [KOLEGIUM] Rekordy z poszczególnych kolegiów tworzą spis rekordów (patrz punkt 2.27.), gdzie w poszczególnych kolumnach prezentowana jest zawartość wskazanych pól rekordów Opcjonalne (nieobligatoryjne): KOD OPIS FUNKCJI OBLIGATORYJNE WAGA [KOLEGIUM] Jeśli obiekt został pozyskany po zatwierdzeniu na Kolegium ds. Pozyskiwania Zbiorów, nadawany jest mu ręcznie unikalny nr akt (np. Numer Księgi Wpływu), w SPECTRUM jest to jednostka informacji Acquisition Reference Number. Jeśli w rekordzie obiektu (moduł Obiekt) zostanie wprowadzony nr akt, nastąpi automatyczne klonowanie wszystkich danych z rekordu Kolegium ds. Pozyskiwania Zbiorów, które są wymagane Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach (wybrane jednostki informacji grupy informacji standardu SPECTRUM: Acqusition Information)

32 [KOLEGIUM] Rekordy z poszczególnych kolegiów tworzą spis rekordów (patrz punkt 2.26.), gdzie w poszczególnych kolumnach prezentowana jest zawartość wskazanych jednostek informacji rekordu Program sugeruje opcjonalne opakowanie dla obiektu, w oparciu o wymiary spośród skatalogowanych opakowań/skrzyń [GUS] Program umożliwia, podczas zliczania pozycji inwentarzowych dla GUS, pominięcie wartości wpisanych w jednostkach informacji rekordów wykreślonych bądź utraconych obiektów Program umożliwia generowanie raportów miesięcznych, kwartalnych i rocznych w zakresie wypożyczonych obiektów z uwzględnieniem rodzaju wypożyczenia, instytucji wypożyczającej, ilości i wartości obiektów, pozycji inwentarzowych, z podziałem na oddziały i Działy, z uwzględnieniem nazw obiektów Rekord może być prezentowany w formie tabelarycznej oraz tekstu w formacie HTML NIE 2

33 2.8. Kwerenda Obligatoryjne: KOD OPIS FUNKCJI OBLIGATORYJNE Program umożliwia pełnotekstowe przeszukiwanie bazy danych Wyszukiwanie rekordów/danych może potencjalnie odbywać się przy użyciu każdej z jednostek informacji bazy danych. Ograniczenie stanowią prawa dostępu Użytkownika do zastrzeżonych jednostek informacji. Użytkownik nie może definiować wyszukiwania w niedostępnych dla niego jednostkach informacji Program umożliwia wyszukiwanie proste i złożone. Możliwe jest wyszukiwanie obiektu według 5 kryteriów jednocześnie Program umożliwia wykorzystywanie powiązań między wynikami wyszukiwania. Możliwe jest przejście z wyniku wyszukiwania: np. wystawy między 1990 a 2000 r. (wydarzenia) do listy obiektów prezentowanych na tych wystawach Program umożliwia zapisanie wyników wyszukiwania jako zestawienia rekordów Rezultaty wyszukiwania są wyświetlane jako spis rekordów (patrz 2.27.) Wyszukiwanie może być prowadzone z uwzględnieniem struktury podziału zbiorów na Działy Opcjonalne (nieobligatoryjne): KOD OPIS FUNKCJI OBLIGATORYJNE WAGA Rezultaty wyszukiwania mogą być wyświetlane zarówno z wizerunkami (załączone pliki graficzne) jak i bez wizerunków Rezultaty mogą być prezentowane w formie tabelarycznej oraz tekstu w formacie HTML Program umożliwia prowadzenie wyszukiwania w wynikach wyszukiwania Program umożliwia oglądanie rekordów pominiętych w wyniku poprzedniego wyszukiwania Program umożliwia wybór trybu wyszukiwania, z lub bez uwzględnienia wielkości czcionek (wielka/mała litera) Program posiada algorytm przeliczający daty związane z utworzeniem obiektu, na takiej zasadzie, że jeśli w przypadku jednego obiektu podano przedział dat , w przypadku NIE 2 NIE 2 NIE 1