Zarządzenie Nr 11/2014 Wójta Gminy Ostrówek z dnia 15 stycznia 2014 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 11/2014 Wójta Gminy Ostrówek z dnia 15 stycznia 2014 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planu kont, sposobu ewidencjonowania i finansowania dochodów i wydatków na operacji z zakresu małych projektów w ramach działania 413,,Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju objętego PROW na lata Na podstawie art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.) i art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych jednostek budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289 z późn. zm.) zarządza się, co następuje: 1 Wprowadzam w życie: 1. Procedurę kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów w związku z realizacją operacji projektu pt.,, Wyposażenie świetlicy wiejskiej w miejscowości Tarkawica stanowiącą załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2. Zasady księgowe i ewidencja projektu z udziałem środków z Unii Europejskiej dla operacji projektu pt.,,wyposażenie świetlicy wiejskiej w miejscowości Tarkawica stanowiące załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia. 2 Wykonanie zarządzenia powierza się skarbnikowi gminy. 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 11/2014 Wójta Gminy Ostrówek z dnia 15 stycznia 2014 r. Procedura kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów w związku z realizacją projektu pt.,,wyposażenie świetlicy wiejskiej w miejscowości Tarkawica Procedura obejmuje: I. Wstęp; II. III. IV. Osoby odpowiedzialne za realizacje projektu; Zasady kontroli procesu realizacji projektu; Ścieżki obiegu dokumentów w zewnętrznych i wewnętrznych; V. Promocję projektu; VI. I. Wstęp Przechowywanie dokumentów projektu. Procedurę niniejszą opracowano na podstawie przepisów ogólnie obowiązujących, a w szczególności na podstawie: 1.Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.); 2.Ustawy dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.); 3.Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.); 4.Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetów państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami RP (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 289 z późn. zm.); 5.Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.); 6.Innych aktów prawnych, na które powołuje się instrukcja w zakresie omawianych zagadnień. Ustawa o finansach publicznych środki pomocowe zalicza do środków publicznych i jednakowo traktuje środki krajowe i środki z funduszy pomocowych. Kwalifikuje je do działu i rozdziału klasyfikacji budżetowej. W umowie zawartej pomiędzy Samorządem Województwa Lubelskiego, a Gminą Ostrówek określono ogólny koszt projektu, w tym koszty kwalifikowane i niekwalifikowane.

3 Zasady finansowania projektu wynikają z zawartej umowy nr UM /13 z dn. 10 stycznia 2014 r. Wszystkie operacje związane z tym projektem księgowane będą poprzez wyodrębnioną ewidencję na kontach z końcówką 31. Operacje finansowe Projektu znajdują potwierdzenie w wyciągach bankowych. II. Osoby odpowiedzialne za realizację projektu W Urzędzie Gminy Ostrówek osobą odpowiedzialną za wdrażanie i realizację projektu oraz sprawdzanie dokumentów pod względem merytorycznym jest koordynator projektu p. Małgorzata Karasek.. Koordynator ma za zadanie: - koordynację i nadzór nad terminową realizacją projektu, - nadzór nad przygotowaniem umów związanych z realizacja projektu, - kontrolowanie kosztów projektu, - kontrolę i nadzór wniosków o płatność, sprawozdań z realizacji projektu. - monitorowanie wskaźników finansowych i merytorycznych projektu, - współpracować z instytucją zarządzającą, - sprawozdanie z realizacji projektu. W realizacji całego projektu biorą udział osoby zatrudnione na stanowiskach.: - ds. zamówień publicznych p. Małgorzata Karasek (zadania koordynatora oraz przygotowanie wniosku, sprawy zamówień publicznych przygotowanie wniosku o płatność, raportów, sprawozdań i innych dokumentów związanych z projektem); - inspektorzy ref. FK p. Agata Jankowska Bojczuk i p. Monika Guz (prowadzenie wyodrębnionej ewidencji umożliwiającej pełny monitoring i kontrolę jego realizacji na każdym etapie, weryfikację zgodności wydatków z wydatkami zapisanymi we wniosku o płatność, sprawdzanie pod względem formalnym i rachunkowym, sporządzanie przelewów, sprawozdań budżetowych i finansowych. - Wójt Gminy, Z-ca Wójta -Skarbnik Gminy. Wykaz osób upoważnionych do realizacji projektu, sporządzania i weryfikacji dokumentacji stanowi załącznik nr 1 do procedury kontroli. Wzory podpisów do sprawdzenia w,,polityce rachunkowości. III. Zakres kontroli procesu realizacji projektu Kontrola realizacji projektu obejmuje wydatkowanie środków publicznych, w tym zagranicznych niepodlegających zwrotowi zgodnie z umową i przepisami prawa. Kontrolę projektu powierzam koordynatorowi projektu, który ponosi odpowiedzialność za: - realizację projektu zgodnie z harmonogramem, umową i przepisami prawa, a w szczególności prawem zamówień publicznych; - kwalifikowalność ponoszonych wydatków, sposób dokumentacji i zgodność dokumentacji

4 z zapisami umowy; - wykonanie prac zgodnie z umową; - osiągnięcie zapisanych w umowie celów, wskaźników, rezultatów; - trwałość projektu. 1.Przygotowanie realizacji projektu W oparciu o złożony wniosek do Samorządu Województwa Lubelskiego o dofinansowanie realizacji Projektu, podpisana została umowa na dofinansowanie projektu, gdzie dofinansowane ze środków UE stanowi nie więcej niż 80 % poniesionych kosztów kwalifikowalnych, jednak nie więcej niż zł, co stanowi kwotę ,98 zł. Pozostałą część finansowania kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych do projektu stanowią środki własne z budżetu gminy 8.836,76 zł, Łączny koszt projektu stanowi kwotę ,74 zł. Po przeprowadzonym zamówieniu publicznym wyłonieni zostaną wykonawcy. Dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przygotowuje pracownik na stanowisku ds. zamówień publicznych. 2. Weryfikacja faktur oraz innych dokumentów księgowych i ich płatności Pracownicy zajmujący się realizacją projektu są odpowiedzialni za zgodność zapisów otrzymanych faktur, rachunków. a) cechy dowodów księgowych dokumentujących projekt. Każdy dowód księgowy dotyczący projektu powinny charakteryzować: dokumentalność zaistniałych zdarzeń lub stanów (dokumentuje zdarzenia lub stany w danym miejscu lub w czasie), trwałość wpisanej treści i liczb (zapobiegająca usunięciu, wymazaniu, poprawieniu lub wyblaknięciu z upływem czasu), rzetelność danych (dane na dowodzie księgowym muszą odzwierciedlać stan faktyczny, realnie istniejący), kompletność danych (dane na dowodzie księgowym muszą być kompletne, zawierające, co najmniej te wymienione w art. 21 ustawy o rachunkowości), jednorodność dokumentowanych operacji gospodarczych dotyczących projektu, chronologiczność wystawionych kolejno dowodów księgowych (kolejne dowody tego samego rodzaju muszą być datowane zgodnie ze stanem faktycznym, nie wolno antydatować dowodów księgowych), systematyczność numerowania kolejnych dowodów księgowych dotyczących projektu (dowody tego samego rodzaju muszą posiadać numerację kolejną od początku roku obrotowego), identyfikacyjność każdego dowodu księgowego (dowody podłączone pod wyciąg bankowy winny mieć numer zgodny z numerem wyciągu, numer kolejny zapisu na zbiorczym dokumencie księgowym),

5 poprawność formalna (tj. zgodność wystawionego dowodu księgowego z przepisami prawa), poprawność merytoryczna (tj. zgodność przedmiotowa, cenowa, podatkowa, odpowiedniość zastosowanych miar), poprawność rachunkowa(tj. zgodność obliczeń rachunkowych ze stanem faktycznym i zasadami matematyki), podmiotowość dowodu księgowego (każdy dowód musi zawierać dane o podmiocie lub podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczej dotyczącej tego projektu, wg tej cechy stosuje się podział kolejnych egzemplarzy np. oryginał dla nabywcy, kopia dla sprzedawcy). b) dowody księgowe dotyczące projektu muszą być: rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, czyli zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, wolne od błędów rachunkowych. c) niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych dotyczących tego Projektu wymazywania i przeróbek, a błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie (tj. dowodu korygującego) wraz ze stosowanym uzasadnieniem. d) błędy w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury VAT, koryguje się przez wystawienie noty korygującej. e) błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie wolno poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Kontrola faktur polega na: - zamieszczaniu na dokumentach księgowych dotyczących realizacji projektu opisu wydatku; - sprawdzeniu dokumentów pod względem merytorycznym (rzeczowym) polega na ustaleniu prawdziwości, rzetelności, celowości i zgodności z przepisami operacji gospodarczej potwierdzonej tymi dowodami oraz sprawdzeniu czy dokumenty te zostały wystawione przez właściwą komórkę (osobę). Kontrola merytoryczna ma na celu przede wszystkim sprawdzenie zgodności danych dotyczących danej operacji (zawartych w dowodzie poddanym kontroli) ze stanem faktycznym. Kontrolę merytoryczną projektu dokonuje osoba wskazana przez wójta, opatrując pieczęć,,sprawdzono pod względem merytorycznym datą i swoim podpisem. - pracownicy referaty FK, dokonują weryfikacji dokumentów sprawdzając ich pod względem formalno-rachunkowym. Sprawdzenie dowodów pod względem formalno-rachunkowym

6 polega na ustaleniu, czy wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy, zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu oraz, że ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. Dowodem weryfikacji jest podpis i data na pieczęci,,sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym. W przypadku niezgodności faktury z umową lub błędów formalno-rachunkowych, wykonawcy są wzywani do korekty wystawionych dokumentów; - umieszczeniu informacji, które są wymagane do rozliczenia ( wydatek współfinansowany ze środków UE; nazwa projektu; kwota wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych). Opisane dokumenty otrzymuje koordynator celem weryfikacji. Dowodem weryfikacji jest data i podpis; - umieszczeniu pieczęci przez pracownika ref. FK z klasyfikacja budżetową oraz kwota do zapłaty; -wstępnej kontroli zgodności kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych przez skarbnika. Dowodem dokonania wstępnej kontroli jest podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. Złożenie podpisu przez skarbnika na dokumencie oznacza, że: a) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej operacji, b) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji, c) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym. W razie ujawnienia nieprawidłowości skarbnik zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach zawiadamia pisemnie kierownika jednostki. Kierownik jednostki może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji. W celu realizacji swoich zadań skarbnik ma prawo żądać udzielenia w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień. Po dokonaniu kontroli przez skarbnika dokument podlega zatwierdzeniu do zapłaty. Do zatwierdzenia dokumentów uprawniony jest kierownik jednostki lub osoba zastępująca kierownika. IV. Ścieżki obiegu dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych 1. dokumenty zewnętrzne Dokumenty zewnętrzne związane z realizacją projektu wpływają do sekretariatu jednostki, zostają wpisane do dziennika korespondencji oraz ostemplowane datą wpływu, następnie zostają przekazane Wójtowi Gminy, który kieruje je do Skarbnika. Skarbnik, niezwłocznie po otrzymaniu tych dokumentów i wstępnej weryfikacji, przekazuje dokumenty do pracownika

7 ref. FK, który sprawdza dokument pod względem formalno-rachunkowym i przekazuje pracownikowi, który zajmuje się realizacją projektu. Dokument zostaje poddany kontroli opisanej w punkcie III. Po dokonaniu czynności kontrolnych pracownik ref. FK przygotowuje polecenie zapłaty z rachunku realizacji projektu na rachunki wykonawców projektu lub dokument do wypłaty wykonawcom w kasie. Polecenia przelewu są podpisywane przez osoby wymienione w karcie wzorów podpisów. 2. przygotowanie i złożenie wniosku o płatność, raportów i sprawozdań merytorycznych oraz innych dokumentów związanych z realizacja projektu. Osobą odpowiedzialną za przygotowanie wniosku o płatność, sporządzenie raportów i sprawozdań oraz innych dokumentów z realizacji projektu jest p. Małgorzata Karasek. Osoba przygotowujące wniosek, raport, sprawozdanie oraz inne dokumenty związane z realizacją projektu podpisuje go na kopii dokumentu. W przypadku wystąpienia danych księgowych obowiązuje sprawdzenie przez pracownika księgowości sporządzonych dokumentów pod względem rachunkowym (kwoty płatności z poszczególnych faktur oraz innych dokumentów, numery i daty wystawienia poleceń przelewów, wyciągów bankowych lub innych dokumentów płatniczych). Sprawdzenia pod względem merytorycznym dokonuje koordynator projektu składając podpis na kopii sporządzonego dokumentu. Sprawdzone dokumenty podpisuje kierownik jednostki. Oryginał wniosku, sprawozdania lub raportu zostaje dostarczany do instytucji pośredniczącej, natomiast drugi egzemplarz wymienionych dokumentów pozostaje w jednostce. 3. W sprawdzeniu dowodów dotyczących projektu bierze udział szereg właściwych samodzielnych stanowisk pracy, na skutek czego zachodzi konieczność przekazania dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami. W ten sposób powstaje tzw. obieg dokumentów księgowych, który obejmuje drogę dokumentu dotyczącą projektu od chwili sporządzenia lub wpływu do jednostki aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania. Bez względu na rodzaj dokumentu dotyczącego projektu należy zawsze dążyć, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady obiegu dowodów księgowych: zasada terminowości przestrzeganie terminu przekazania dokumentów dotyczących Projektu pomiędzy ogniwami, skrócenie do minimum czasu przetwarzania dokumentów przez poszczególne ogniwa, zasada systematyczności wykonywanie czynności związanych z obiegiem dokumentów dotyczących projektu w sposób systematyczny, ciągły, zasada częstotliwości - przepływ tych samych dokumentów przy określonej powtarzalności,

8 zasada odpowiedzialności indywidualnej imienne wyznaczenie osób odpowiedzialnych za konkretne czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów, przekazywanie dokumentów tylko do tych ogniw, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych dotyczących projektu i są kompetentne do ich sprawdzenia, zasada samokontroli obiegu poszczególne ogniwa kontrolują się nawzajem i wymuszają ciągły ruch obiegowy. V. Promocja projektu Odpowiedzialnymi za promocję projektu są osoby merytorycznie związane z projektem. Promocja projektu obejmuje: - oznakowanie dokumentów wychodzących z jednostki związanych z realizacja projektu, - umieszczenie informacji na stronie internetowej jednostki. VI. Przechowywanie dokumentów projektu Dokumenty dotyczące realizacji projektu są przechowywane w siedzibie jednostki, w zamkniętych szafach. Segregatory, teczki są oznaczone: - nazwą jednostki. - nazwa programu, projektu, - okresem realizacji projektu, - symbolem komórki organizacyjnej oraz symbolem akt zgodnie z instrukcją kancelaryjną. 1. Dokumenty księgowe przechowuje referat FK (księgowość), oryginały dokumentacji przetargowej na stanowisku pracy do spraw zamówień publicznych, a pozostałe dokumenty u pracownika w referacie ds. gospodarki komunalnej. 2. Do dokumentów mogą mieć dostęp wyłącznie pracownicy upoważnieni do przygotowania i sprawdzania w/w dokumentów. Po zakończeniu roku, w którym proces realizacji projektu został ukończony dokumenty są przechowywane w archiwum, które mieści się w pomieszczeniach Urzędu Gminy. Całość dokumentacji związana z realizacją projektu przechowywana będzie przez okres 5 lat od dnia przyznania pomocy. Wykaz osób upoważnionych do sporządzania i weryfikacji dokumentacji związanej z realizacją projektu zawiera Załącznik Nr 1 do procedury. Wzór stosowanych pieczęci na dowodach księgowych dotyczących projektu wg załącznika nr 4 do części II,,Polityki rachunkowości

9 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 11/2014 Wójta Gminy Ostrówek z dnia 15 stycznia 2014 r. Zasady księgowe i ewidencja projektu z udziałem środków z Unii Europejskiej dla operacji projektu pt.,,wyposażenie świetlicy wiejskiej w miejscowości Tarkawica I. Zasady ewidencji Projekt realizowany jest w ramach już posiadanego rachunku bankowego, który jest wspólny dla budżetu i jednostki. W Urzędzie Gminy Ostrówek ewidencjonowanie operacji dotyczących projektu odbywa się poprzez wydzielone konta w organie i jednostce z zastosowaniem końcówki Wyodrębnienie kont ksiąg analitycznych daje pełny obraz, tj.: dowody księgowe, faktury stanowią odrębny zbiór. Dokumentowanie księgowe projektu następuje zgodnie z załączonym planem kont będącym integralną częścią niniejszej procedury. Potwierdzenia dowodów księgowych za zgodność z oryginałem dokonuje wójt lub z-ca wójta. Księgi rachunkowe prowadzone są komputerowo w programie FK. Operacje związane z realizacją projektu ewidencjonują pracownicy referatu finansowego. Pracownicy upoważnieni są do dekretacji dowodów księgowych, która polega na: - umieszczeniu na dokumentach księgowych adnotacji, na jakich kontach syntetycznych ma być dokument zaksięgowany, - określenie daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany, - podpisaniu przez osobę upoważnioną do dekretacji. II. Oznaczenia dla kont związanych z realizacją projektu: Operacje na projekcie księgowane będą w dziale 754, rozdziale i na paragrafach: z końcówką 7 środki UE, z końcówką 9 środki własne. 1. dla kont budżetu (organu) /O31, dla kont analitycznych prowadzonych według klasyfikacji budżetowej paragrafy z ostatnią cyfrą 7 dla środków UE i z ostatnia cyfrą 9 dla udziału środków własnych; 2. dla kont jednostki.../j31; /D31;../W31;, dla kont analitycznych prowadzonych według klasyfikacji budżetowej paragrafy z ostatnia cyfrą 7 dla środków UE, a z ostatnia cyfra 9 dla udziału środków własnych.

10 III. Wykaz kont dla budżetu gminy (organ),,o dla operacji projektu pt.,,wyposażenie świetlicy wiejskiej w miejscowości Tarkawica Konta bilansowe: 1) 133/031 - Rachunek budżetu 2) 901/031 - Dochody budżetu 3) 902/M31 - Wydatki budżetu 4) 960/0 - Skumulowane wyniki budżetu 5) 961/0 - Wynik wykonania budżetu Konta pozabilansowe 1) 991/031 - Planowane dochody budżetu 2) 992/M3 - Planowane wydatki budżetu IV. Wykaz kont jednostki budżetowej,,j - Urząd Gminy dla operacji projektu pt.,,wyposażenie świetlicy wiejskiej w miejscowości Tarkawica Konta bilansowe: 1) 011/J31 - Środki trwałe 2) 013/J31 - Pozostałe środki trwałe 3) 071/J31 - Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych 4) 072/J31 - Umorzenie pozostałych środków trwałych 5) 080/J31 - Inwestycje (środki trwałe w budowie) 6) 130/D31 - Rachunek bieżący jednostki dochody 7) 130/M31 - Rachunek bieżący jednostki wydatki 8) 201/M31 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami 9) 400/J31 - Amortyzacja 10) 720/J31 - Przychody z tytułu dochodów budżetowych 11) 800/JJ - Fundusz jednostki 12) 810/JJ - Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje 13) 860/J - Wynik finansowy, Konta pozabilansowe. 1) 980/M31 - Plan finansowy wydatków budżetowych 2) 998/M31 - Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego: Zasady funkcjonowania w/w kont zostały opisane w zarządzeniu kierownika jednostki nr 69/2010 z dnia 31 grudnia 2010 r. z późn. zm. w sprawie zakładowego planu kont. Wykaz osób upoważnionych do sporządzania i weryfikacji dokumentacji związanej z realizacją projektu zawiera Załącznik Nr 1 do procedury.

11 Na koniec roku budżetowego lub po zakończeniu realizacji zadania z projektu w ciągu roku sporządza się wydruk z kont Organu i Jednostki (z końcówką 31), na których były dokonane operacje księgowe. Wydruki należy wpiąć do teczki z dokumentami projektu. Należy również robić ksero wyciągów bankowych (potwierdzonych za zgodność z oryginałem), na których były operacje księgowe dotyczące projektu i wpinać je do teczki z dokumentami projektu. Inne dokumenty, które nie są wpinane do teczki projektu w oryginale ( np. listy płac..) należy skserować i potwierdzone za zgodność z oryginałem wpiąć do teczki projektu. W/w czynności wykonują pracownicy ref. FK, zgodnie z zakresem obowiązków.

12 Załącznik Nr 1 do procedury kontroli Wykaz osób upoważnionych do sporządzania i weryfikowania dokumentacji związanej z realizacją projektu,,wyposażenie świetlicy wiejskiej w miejscowości Tarkawica Przygotowanie projektu Imię i nazwisko Stanowisko Zakres czynności Wzór podpisu Małgorzata Karasek Kierownik ref. d/s Sporządzanie wniosku i innych Jak na wykazie inwestycji i dokumentów rozliczeniowych, w,,polityce rolnictwa, współpraca z instytucją rachunkowości pracownik d/s zarządzającą i nadzór nad zamówień realizacją projektu publicznych z zakresu koordynatora Małgorzata Karasek Kierownik ref. d/s Przygotowanie dokumentów Jak na wykazie inwestycji i przetargowych, sporządzanie w,,polityce rolnictwa, dokumentów rozliczeniowych, rachunkowości pracownik d/s współpraca z instytucją zamówień zarządzającą publicznych Weryfikacja dokumentów Imię i nazwisko Stanowisko Zakres czynności Wzór podpisu Krzysztof Karczmarz Bańkowski Jerzy Wójt Z-ca Wójta Akceptacja i zatwierdzanie do zapłaty dokumentów Jak na wykazie w,,polityce rachunkowości

13 Danuta Ciechańska Skarbnik Gminy Wstępna kontrola dokumentów, akceptacja` Monika Guz pracownik ref. FK Weryfikacja dokumentów pod względem formalno - rachunkowym, przygotowanie dyspozycji i przelewów Agata Jankowska pracownik ref. FK Księgowanie dokumentów Bojczuk w programie finansowym FK Jak na wykazie w,,polityce rachunkowości Jak na wykazie w,,polityce rachunkowości Jak na wykazie w,,polityce rachunkowości Powołuję p. Małgorzatę Karasek na koordynatora projektu pt.,,wyposażenie świetlicy wiejskiej w miejscowości Tarkawica Powołanie obowiązuje na okres realizacji w/w projektu.

14