LotusLive. LotusLive Engage i LotusLive Connections Podręcznik użytkownika

Transkrypt

1 LotusLie LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

2

3 LotusLie LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

4 Uwaga Przed skorzystaniem z informacji zawartych w niniejszej publikacji i przed użyciem produktu, którego one dotyczą, należy zapoznać się z informacjami zawartymi w sekcji Uwagi na stronie 183. Uwaga Informacje zawarte w tym wydaniu dotyczą produktów LotusLie Engage i LotusLie Connections oraz wszystkich kolejnych wersji i modyfikacji, o ile w nowym wydaniu nie zostanie zamieszczona uwaga o tym, że jest inaczej. Copyright IBM Corporation 2010, 2011.

5 Rozdział 1. LotusLieDziałania Komponent Działania umożliwia porządkowanie treści i przyznawanie priorytetu czynnościom związanym z celem projektu. Jesteś nowym użytkownikiem komponentu Działania? Obejrzyj obraz wideo, aby dowiedzieć się więcej o komponencie Działania. Ostatnie aktualizacje Tutaj znajdują się informacje o tym, jakie składniki zostały dodane od czasu wydania ostatniej aktualizacji. Używanie komponentu Działania Tworzenie działania na potrzeby organizowania projektu zespołu Śledzenie i przypisywanie czynności do wykonania Ponowne wykorzystywanie utworzonego działania na potrzeby śledzenia czynności cyklicznej Aby uzyskać pomoc dotyczącą innych czynności, należy kliknąć odpowiedni temat w spisie treści. Witamy w komponencie Działania Po zalogowaniu się do komponentu Działania można otwierać i tworzyć działania oraz publikować wpisy własnych działaniach. Strona główna komponentu Działania może zawierać niewiele elementów, gdy rozpoczyna się pracę z działaniami. Wraz z tworzeniem działań i dodawaniem do działań innych osób, na tej stronie pojawiają się kolejne elementy. W poniższej tabeli podano dostępne widoki. Ich znajomość będzie pomocna podczas poruszania się po stronie: Tabela 1. Widoki komponentu Działania. Widok Moje działania Zakończone Działania niemonitorowane Opis Zawiera działania utworzone przez bieżącego użytkownika lub działania, do których został on dodany jako członek, włącznie z prywatnymi działaniami społeczności. Ten widok nie obejmuje działań organizacji. Jest to widok domyślny. Zawiera działania, które zostały oznaczone jako zakończone. Podczas tworzenia każdego działania określany jest jego cel. Po zrealizowaniu tego celu działanie jest oznaczane jako zakończone. Działania zakończone są usuwane z widoku Moje działania. Zawiera działania, dla których wyłączono monitorowanie. Użytkownik należący do działania, którym nie jest zainteresowany, może wyłączyć jego monitorowanie w celu usunięcia działania ze swojego widoku Moje działania. IBM Corporation 2007, 2011 IBM 2010,

6 Tabela 1. Widoki komponentu Działania. (kontynuacja) Widok Opis Kosz Zawiera działania lub wpisy, które zostały usunięte. Usunięte elementy można odtwarzać do momentu opróżnienia kosza. Częstotliwość opróżniania kosza określa administrator. Działania z określonym priorytetem Zawiera odsyłacze do działań, które zostały oznaczone jako działania o wysokim lub średnim priorytecie. Wraz z rozrastaniem się listy działań, nadanie im priorytetów według ważności ułatwia pracę z nimi. Ustawienia priorytetów są unikalne dla każdego użytkownika. Żadni inni członkowie nie widzą tych kolekcji. Oznaczenie najistotniejszych działań wysokim priorytetem umożliwia szybkie uzyskanie dostępu do nich w widoku Priorytet wysoki. Działania <nazwa_organizacji> Zawiera listę działań organizacji, przy czym <nazwa_organizacji> to nazwa organizacji, do której użytkownik ma dostęp, nawet jeśli nie znajduje się na liście członków. Działania organizacji mogą być wyświetlane przez wszystkich członków organizacji lub gości, którym przyznano dostęp do niektórych działań. Aktywne, zakończone lub usunięte działania organizacji są dostępne tylko w sekcji Działania organizacji. Znaczniki Zawiera wszystkie znaczniki przypisane do działań. Użytkownik może wybrać sposób wyświetlania znaczników w kolekcji znaczników: w postaci listy lub chmury. Lista znaczników wyświetla znaczniki w postaci listy, z tym że na początku znajdują się najbardziej popularne znaczniki. Chmura znaczników wizualizuje popularność znaczników w kolekcji przez grupowanie znaczników i wyświetlanie najczęściej używanych znaczników przy użyciu większej i ciemniejszej czcionki, a znaczników rzadziej używanych - przy użyciu mniejszej i jaśniejszej czcionki. Na poziomie działania w widoku Znaczniki wyświetlane są wszystkie znaczniki przypisane do wpisów działania. Uwaga: Widoki można sortować według ostatnio używanych, daty zakończenia lub nazwy. W widokach dostępne są następujące karty: Tabela 2. Karty komponentu Działania Tab Działania Opis Zawiera działania utworzone przez użytkownika i działania, do których dodano go jako członka. Jest to karta domyślna. Na poziomie działania można kliknąć tę kartę, aby wyjść z bieżącego działania i wrócić do widoku Moje działania. 2 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

7 Tabela 2. Karty komponentu Działania (kontynuacja) Tab Lista czynności do wykonania Szablony działań Ostatnie aktualizacje Opis Wyświetlane są otwarte czynności do wykonania, które zostały przypisane do użytkownika we wszystkich jego działaniach. Na tej karcie można zobaczyć działania, które należy podjąć, aby zakończyć projekty. Zawiera utworzone przez użytkownika szablony działań lub szablony, które współużytkuje on z innymi członkami. Zawiera listę ostatnich zmian, które zostały wprowadzone w działaniach w widoku Moje działania. Wyświetlane ostatnie zmiany obejmują dowolne spośród następujących działań: Uruchamianie działania Dodawanie wpisu Dodawanie czynności do wykonania Dodawanie sekcji Dodawanie komentarza Edytowanie, kopiowanie, przenoszenie lub usuwanie Zapisywanie jako szablonu wpisu Zmienianie priorytetu Dodawanie członków działania Ta karta nie zawiera aktualizacji działań organizacji ani działań, których monitorowanie zostało wyłączone. W obrębie działania na pasku nawigacyjnym można kliknąć opcję Ostatnie aktualizacje, aby otworzyć widok zawierający listę ostatnich zmian dotyczących bieżącego działania. Czasami po otwarciu aplikacja Działania widać w nim niewiele treści. Można dodać więcej treści, rozpoczynając tworzenie działania. Najpierw należy określić cel, taki jak utworzenie prezentacji, rozwiązanie błędu programu lub przeprowadzenie badań na określony temat. Następnie należy utworzyć działanie, aby śledzić realizację tego celu. Po utworzeniu działania można dodać do niego wpisy, aby zarejestrować wymagane zadania, zapisać powiązane dokumenty i zebrać osoby potrzebne do osiągnięcia celu. Wideo: Korzyści wynikające ze współpracy komponentów Konferencje, Pliki, Działania i Społeczności Często zadawane pytania dotyczące aplikacji Działania W tym temacie podano pytania najczęściej zadawane przez użytkowników aplikacji Działania oraz krótkie odpowiedzi. Co to jest działanie i działanie społeczności? Czy mogę przekształcić standardowe działanie w działanie społeczności? Jak rozpoznać wyświetlany typ działania? Co to są znaczniki i czemu warto ich używać? Rozdział 1. Działania 3

8 Co to jest pole niestandardowe? Co to jest szablon wpisu? Co to jest szablon działań? Dlaczego nie można przeciągnąć i upuścić wpisu? Jak dodać strukturę do działania? Co to jest sekcja? Dlaczego widok Moje działania jest pusty? W jaki sposób zapobiec zaśmiecaniu widoków przez niepożądane działania? Jak określić, czy należy usunąć lub zakończyć działanie, czy też wyłączyć jego monitorowanie? Dlaczego nie mogę usunąć członka z działania? Co to jest działanie? Działanie jest miejscem, w którym osoby biorące udział w projekcie mogą współużytkować informacje, przypisywać zadania i współużytkować zasoby, takie jak pliki, narzędzia i serwisy WWW. Co to jest działanie społeczności? Działanie społeczności jest tworzone z poziomu społeczności. Dostęp do tego działania można uzyskiwać przy użyciu widgetu Działania w społeczności lub przy użyciu aplikacji Działania. Działanie społeczności może pomóc społeczności we współpracy zorientowanej na osiągnięcie konkretnego celu. Działania społeczności są wyświetlane w widokach Działania. Gdy działanie społeczności zostanie otwarte, na karcie społeczności panelu nawigacyjnego są wyświetlane informacje o społeczności, do której należy to działanie. Karta społeczności zawiera odsyłacze, których kliknięcie umożliwia przejście do aplikacji Społeczności i pracę z powiązaną społecznością. Czy mogę przekształcić standardowe działanie w działanie społeczności? Nie ma automatycznego sposobu transformowania działania. Można jednak wykonać następujące kroki, aby uruchomić działanie społeczności, które zawiera większość treści działania standardowego. 1. W komponencie Działania zapisz działanie standardowe jako szablon działania. 2. Uruchom nowe działanie w społeczności. Kliknij opcję Wybierz szablon działania obok pozycji Szablon w formularzu nowego działania, a następnie wybierz szablon utworzony w poprzednim kroku. 3. Aby uniknąć mylenia standardowej i społecznościowej wersji działania, usuń oryginalne działanie, jeśli nie jest już potrzebne, lub podaj inną nazwę dla społecznościowej wersji działania. Uwaga: Członków oryginalnego działania nie można dodać do społecznościowej wersji działania. Lista przypisań działania społeczności jest określana przez listę przypisań społeczności. Alternatywnie można udostępnić standardowe działanie do współużytkowania dla społeczności. Po udostępnieniu działania do współużytkowania dla społeczności to działanie zostanie dodane do listy dostępnych działań społeczności, dla której to działanie zostało udostępnione. Jak rozpoznać wyświetlany typ działania? W widoku Moje działania w aplikacji Działania wyświetlane są zarówno działania standardowe, jak i działania społeczności. Tekst Działanie społeczności jest wyświetlany obok tytułu działania społeczności. Z poziomu działania można ustalić, 4 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

9 że wyświetlane działanie jest działaniem społeczności, gdy w górnej części panelu nawigacyjnego jest wyświetlana karta społeczności. W przeciwnym razie wyświetlane jest działanie standardowe. Co to jest znacznik? Znacznik jest zawierającym jedno słowo terminem przypisywanym przez użytkownika do działania lub wpisu. Wszystkie dodane znaczniki są wyświetlane w kolekcji znaczników, która może być wyświetlana jako lista lub chmura. Aby uzyskać listę wpisów lub działań korzystających z tego samego znacznika, można kliknąć znacznik znajdujący się w kolekcji znaczników. Jakie korzyści płyną z używania znaczników? Znajdowanie dodanej treści. Gdy wpisy i działania są podzielone na kategorie za pomocą jednego zdefiniowanego słowa, łatwiej można wyszukać taki wpis lub działanie w późniejszym czasie, ponieważ znacznik jest dodawany do kolekcji znaczników. W widoku pojedynczego działania lub działań można kliknąć znacznik znajdujący się w kolekcji znaczników, aby uzyskać powiązany z nim wpis lub działanie. Znajdowanie pokrewnej treści. Po kliknięciu znacznika w kolekcji znaczników zwracane są nie tylko wpisy i działania oznaczone przez Ciebie, ale także pokrewne wpisy i działania. Zwracane są wszystkie informacje, do których masz dostęp, oznaczone tym samym znacznikiem przez Ciebie lub inne osoby. W ten sposób oznaczanie znacznikami pomaga wykryć nowe i potencjalnie przydatne informacje. Identyfikowanie trendów. Ponadto stosowanie znaczników ułatwia określenie nad czym pracują znajomi, ponieważ kolekcja znaczników wizualizuje najbardziej popularne znaczniki. Chmura znaczników wyświetla najczęściej stosowane znaczniki z użyciem większej, pogrubionej czcionki. Lista znaczników wyświetla najczęściej stosowane znaczniki na początku listy. Dzięki temu jedno spojrzenie na kolekcję znaczników umożliwia określenie, czym najbardziej interesują się członkowie Twoich działań. Co to jest pole niestandardowe? Pola niestandardowe są polami, które można dodać do wpisu, aby zebrać informacje o określonym typie. Obsługiwane są następujące typy pól: Data. Zawiera datę. Datę można wpisać lub wybrać ją z kontrolki kalendarza wyświetlanej po aktywowaniu tego pola. Osoba. Zawiera nazwisko. Po rozpoczęciu wpisywania nazwiska osoby w tym polu wyświetlana jest lista nazwisk z katalogu. Korzystając z tej listy, można wybrać nazwisko. Można również kontynuować wpisywanie nazwiska lub adresu danej osoby. Tekst. Zawiera tekst niesformatowany. Możesz dodać dowolną ilość pól o tym typie, a następnie je dostosować, zmieniając etykiety pól. Domyślnie każdy wpis uzyskuje nazwę zgodną z typem pola. Na przykład pole daty ma nazwę Data. Etykietę pola możesz zmienić, aby odzwierciedlić informacje, które będą gromadzone w nim gromadzone. Na przykład nazwę Data możesz zmienić na Termin ostateczny. Dodając nowe pola niestandardowe i zmieniając ich nazwy, możesz utworzyć wpis niestandardowy. Co to jest szablon wpisów? Szablon wpisu jest prototypem wpisu. Ponieważ do wpisu możesz dodawać pola niestandardowe, możesz także zapisać dostosowany wpis jako szablon wpisów, który można wykorzystać w późniejszym czasie. Co to jest szablon działań? Szablon działań jest prototypem działania. Szablonu można użyć do określenia i Rozdział 1. Działania 5

10 zebrania wymaganych kroków, kontaktów, zasobów i narzędzi używanych do wykonania wspólnego procesu. Po utworzeniu szablonu na jego podstawie można utworzyć wiele działań dla każdego rozpoczynanego projektu korzystającego z tego procesu. Szablon można utworzyć na podstawie działania społeczności, a działanie społeczności - na podstawie szablonu. Nie można jednak powiązać informacji o członku z szablonem działania społeczności. Dlaczego nie można przeciągnąć i upuścić wpisu? Użytkownik może nie mieć uprawnień do edytowania wpisu. Użytkownik może przenosić tylko te wpisy, które może edytować. Właściciele mogą przeciągać i upuszczać wszystkie wpisy, natomiast autorzy mogą przeciągać i upuszczać tylko te wpisy, które utworzyli. Szybkim sposobem określenia praw dostępu do przeniesienia wpisu jest przesunięcie nad nim kursora myszy. Jeśli przenoszenie jest dozwolone, zostanie wyświetlony uchwyt przeciągania. Jeśli przenoszenie nie jest dozwolone, widok nie zmieni się. Aby ułatwić określenie miejsc, w których wpis można upuścić, po przeciągnięciu wpisu do obszaru, w którym może zostać upuszczony, zostanie wyświetlone pole upuszczania. Jak dodać strukturę do działania? W tym celu należy użyć widoku Schemat działania. Domyślnie widok ma płaską strukturę. Aby dodać do niego strukturę, należy zgrupować wpisy w sekcje. Co to jest sekcja? Sekcja jest kontenerem dla zestawu wpisów działania. Podczas dodawania sekcji do działania jest do niego dodawana struktura. Aby struktura nie była definiowana przez wątek wpisu lub daty dodania wpisów, można użyć sekcji grupujących wpisy w taki sposób, który będzie sensowny dla użytkownika i innych członków działania. W działaniu nie można tworzyć wielowarstwowych hierarchii, ponieważ nie można dodać sekcji do sekcji. Dlaczego widok Moje działania jest pusty? W widoku Moje działania wyświetlane są wszystkie aktywne działania, do których użytkownik ma dostęp. Widok jest pusty w następujących przypadkach: Użytkownik jest nowym użytkownikiem. Widok będzie pusty do momentu utworzenia działania lub dodania go do działania przez innego użytkownika. Działania zostały automatycznie oznaczone jako zakończone z powodu nieaktywności. Jeśli użytkownik nie jest nowy i brał udział w działaniach, ale nie są one wyświetlane w widoku Moje działania, mogą znajdować się w widoku Zakończone. Domyślnie serwer oznacza działanie jako zakończone, jeśli nie było aktualizowane przez 90 dni. Jeśli działanie zostało oznaczone jako zakończone, chociaż nie powinno, właściciel działania może je odtworzyć w widoku Moje działania. Jeśli użytkownik nie jest właścicielem działania, o odtworzenie działania należy poprosić jego właściciela. Właściciela można zidentyfikować, otwierając działanie w widoku Zakończone i rozwijając sekcję Członkowie. Jeśli użytkownik jest właścicielem działania, aby je odtworzyć, należy znaleźć działanie w widoku Zakończone, kliknąć opcję Więcej w celu rozwinięcia opisu działania, a następnie kliknąć opcję Odtwórz. Uwaga: Administrator systemu może zmienić odstęp czasu, po którym działania są automatycznie oznaczane jako zakończone. Jeśli istnieje działanie, w przypadku którego wiadomo, że było wcześniej dostępne, ale nie można go znaleźć w widoku Moje działania, należy go poszukać w widoku Aktywne w obszarze Działania <nazwa_organizacji>, gdzie <nazwa_organizacji> to nazwa organizacji użytkownika. Działania organizacji użytkownika nie mają listy przypisań. Dostęp do nich ma każda osoba w 6 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

11 organizacji z dostępem do serwera komponentu Działania. Działania organizacji użytkownika nie są wyświetlane w widoku Moje działania. W jaki sposób zapobiec zaśmiecaniu widoków przez niepożądane działania? Jednym ze sposobów jest zredukowanie działań wyświetlanych w widoku Moje działania. Działania, dla których osiągnięto cel, należy zawsze zaznaczać jako zakończone. To działanie powoduje ich usunięcie z widoku Moje działania. Można także zaprzestać monitorowania działania, co powoduje jego usunięcie z widoku Moje działania. Innym rozwiązaniem jest przypisanie działaniom poziomów priorytetów. Na przykład ważne działania oznacza się wysokim priorytetem. W ten sposób są one dodawane do widoku Priorytet wysoki. Następnie można bezpośrednio przejść do tego widoku, aby dowiedzieć się co nowego dzieje się w najważniejszych działaniach. Ustawienia priorytetów są prywatne. Wynikające z nich widoki priorytetów są unikalne w środowisku. Innymi słowy, Twój przełożony nie dowie się, że zaniechano monitorowania działania. Jak określić, czy należy usunąć lub zakończyć działanie, czy też wyłączyć jego monitorowanie? Usuwanie. Działanie należy usunąć tylko po stwierdzeniu, że ani Ty ani żaden inny członek tego działania już go nie potrzebuje. Usunięcie działania powoduje przeniesienie go do widoku Kosz. Możesz odtworzyć usunięte działanie z widoku Kosz, ale tylko do czasu opróżnienia kosza. Opróżnienie kosza jest realizowane zgodnie z harmonogramem określonym przez administratora. Możesz usunąć tylko takie działanie, którego jesteś właścicielem. Zakańczanie. Po zakończeniu używania działania do śledzenia postępu prac w projekcie oznacz je jako zakończone. Zakończenie działania powoduje przeniesienie go do widoku Zakończone. Możesz zawsze zajrzeć do zakończonych działań, używając widoku Zakończone. Ten widok nie jest opróżniany. Możesz zakończyć tylko takie działanie, którego jesteś właścicielem. Wyłączenie monitorowania. Jeśli nie interesuje Cię dane działanie, możesz wyłączyć jego monitorowanie, przez co nie będzie ono wyświetlane w Twoich głównych widokach. Stopień ważności, który określasz dla działań, jest prywatny, co oznacza, że inni członkowie nie będą wiedzieli, że monitorowanie danego działania zostało wyłączone. Członkowie mogą nadal wysyłać Ci powiadomienia o konkretnych wpisach. Wyłączenie monitorowania działania można wykonać z użyciem dowolnej roli członka. Dlaczego nie mogę usunąć członka z działania? Aby móc usunąć członka działania, należy być autorem lub właścicielem działania. Właściciele mogą usunąć dowolnego członka. Autor może usuwać czytelników i innych autorów. Użytkownik może usunąć siebie z działania, ale tylko wtedy, gdy nie jest ostatnim pozostałym właścicielem działania lub właścicielem biznesowym. Jeśli zachodzi taka okoliczność, użytkownik powinien zmienić rolę istniejącego członka na rolę Właściciel, a następnie usunąć siebie. Listę członków działania społeczności można edytować tylko wtedy, gdy użytkownicy byli dodawani indywidualnie, a nie w ramach pełnego przypisania do społeczności. W takiej sytuacji można jedynie usuwać autorów i czytelników. Jeśli dostęp do działania został przyznany pełnemu przypisaniu do społeczności, należy usunąć członka z powiązanej społeczności. Aby usunąć członka, należy rozwinąć pozycję Członkowie, kliknąć ikonę usuwania znajdującą się obok nazwiska wybranej osoby, a następnie kliknąć przycisk OK. Po usunięciu członka działania, pozostali członkowie mogą nadal wyświetlać wpisy dokonane przez tego członka, a właściciele działania mogą je edytować i usuwać. Rozdział 1. Działania 7

12 Co to jest działanie? Komponent Działania jest wspomagającym pracę grupową narzędziem z interfejsem WWW służącym do gromadzenia, organizowania, współużytkowania i ponownego wykorzystywania treści związanej z celem projektu. Dzięki komponentowi Działania można skupić się na organizowaniu pracy zespołu wokół zadań projektowych, a nie wokół wielu narzędzi, których używasz. Członkowie działania współdziałają interaktywnie w sieciowej lokalizacji, w której mogą tworzyć, gromadzić i współużytkować zestaw pomysłów i zasobów, pomagając w ten sposób osiągnąć cel projektu. Przykłady projektów, w których można używać działania do śledzenia: Doprowadzenie procesu sprzedaży do końca. Przygotowanie się do ważnego spotkania. Napisanie raportu dla klienta. Zatrudnienie nowego pracownika. Działanie stanowi dla użytkownika sposób zorganizowania pracy i współpracy z innymi we współużytkowanej przestrzeni sieci WWW. Działanie można uruchomić na podstawie pojedynczego pomysłu lub fragmentu pomysłu w wiadomości . Zapraszanie nowych członków jest łatwe, a więc można szybko zebrać właściwe osoby i zasoby wymagane do wykonania pracy. Istnieje możliwość wysyłania wiadomości, współużytkowania plików i odsyłaczy do serwisów WWW oraz tworzenia i przypisywania czynności do wykonania. W działaniu można także publikować odsyłacze do innych pokrewnych działań. Działania społeczności Użytkownik może również tworzyć działania społeczności. Działanie społeczności to działanie utworzone w aplikacji Społeczności. Działania społeczności są uwzględniane w standardowych widokach komponentu Działania, w którym to komponencie można je otwierać i edytować. Jedyną różnicą dotyczącą działania społeczności jest jego przypisanie. Działanie społeczności może zostać utworzone przy pomocy listy przypisań odzwierciedlającej listę przypisań do społeczności. Można także utworzyć działanie społeczności, którego członkowie będą stanowić podzbiór społeczności. Lista członków działania nie może jednak zawierać użytkownika niebędącego również członkiem społeczności-właściciela. Działania stanowią dobry sposób na poprawę dostępności i koordynacji w zespołach. Gdy członek współużytkuje dokument projektu, porządek spotkania lub arkusz kalkulacyjny, ten element nie tylko jest natychmiast dostępny dla ludzi w zespole, ale jest także umieszczany w odpowiednim miejscu z innymi zasobami projektu. Członkowie zespołu zawsze wiedzą, że mogą przejść do działania i znaleźć tam informacje o najnowszych wydarzeniach w projekcie oraz sprawdzić, kto ostatnio włączył się do projektu. Otwieranie działania Otwarcie działania umożliwia pracę z jego wpisami i członkami. Aktywne działania przypisane do użytkownika są wyświetlane w widoku Moje działania. Aby otworzyć działanie i wyświetlić jego wpisy, wykonaj następujące kroki: 8 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

13 1. Jeśli widok Moje działania nie jest otwarty, na panelu nawigacyjnym kliknij opcję Moje działania. Z poziomu działania nie są widoczne działania użytkownika wymienione na panelu nawigacyjnym. W celu ich wyświetlenia należy najpierw kliknąć kartę Działania. 2. Kliknij tytuł działania. Jeśli poszukiwane działanie nie jest wyświetlone na bieżącej stronie, należy użyć przycisku Dalej znajdującego się u dołu listy, aby przewinąć działania. Można również zwiększyć liczbę działań wyświetlanych na bieżącej stronie do maksymalnie 100. W tym celu należy kliknąć liczbę u dołu listy działań. Listę można filtrować, rozwijając pozycję Znaczniki, a następnie klikając znacznik przypisany do działania. Wskazówka: Rozważ oznaczenie często używanych działań jako działania o wysokim priorytecie, dzięki czemu można je łatwo znaleźć. Aby wyświetlić listę tylko tych działań, które uważasz za ważne, otwórz widok Działania z określonym priorytetem > Priorytet wysoki. Zadania pokrewne: Ustawianie priorytetów działania na stronie 45 Ustawienie priorytetu działania ułatwia użytkownikowi znajdowanie tych działań, które są dla niego najistotniejsze. Tworzenie działania na potrzeby organizowania projektu zespołu Tworząc działanie, można udostępnić miejsce dla wszystkich osób zaangażowanych w projekt, w którym osoby te mogą współużytkować informacje, przypisywać zadania i współużytkować zasoby, takie jak narzędzia, serwisy WWW i pliki. Tworzenie działania jest proste - wystarczy kliknąć przycisk i wypełnić formularz. Nie istnieją żadne wymagane pola. Działanie można edytować później, aby dodać lub zmienić informacje. Do utworzenia działania nie jest wymagane posiadanie szczególnego dostępu. Jeśli użytkownik posiada dostęp do serwera produktu Działania, może utworzyć działanie. Rozdział 1. Działania 9

14 Za pomocą tej procedury nie można utworzyć działania społeczności. Działanie społeczności można utworzyć tylko w składniku Społeczności. Więcej informacji zawiera temat Tworzenie działania społeczności w pomocy komponentu Społeczności. 1. W widoku Moje działania kliknij opcję Uruchom działanie. Jeśli działanie jest już otwarte, na panelu nawigacyjnym nie jest wyświetlany przycisk Uruchom działanie. Najpierw należy więc kliknąć kartę Działania, aby wyjść z otwartego działania. 2. W polu Nazwa wpisz krótką nazwę opisującą przeznaczenie działania, na przykład nazwę projektu. Nazwa działania jest wyświetlana w temacie powiadomienia wysyłanego do osób dodanych do działania jako członkowie. Jeśli nazwa nie zostanie wpisana, działaniu zostanie nadana nazwa bez_tytułu. Nazwę można nadać później, modyfikując to działanie. 3. Wybierz opcję Zezwól osobom spoza mojej organizacji na zostanie członkami tego działania lub anuluj wybór tej opcji, aby ustawić następujące uprawnienia: Tę opcję należy wybrać, aby uwzględnić członków organizacji użytkownika albo gości spoza organizacji. Działania umożliwiające udział osób zewnętrznych można udostępniać do współużytkowania ze społecznościami umożliwiającymi udział osób z zewnątrz lub osób z wewnątrz. Później można usunąć to uprawnienie, aby członkowie z zewnątrz nie mieli dostępu do działania tylko wtedy, gdy do działania nie przypisano żadnych członków z zewnątrz. Działania zewnętrzne są identyfikowane za pomocą ikony Zewnętrzne znajdującej się obok tytułu działania. Opcji tej nie należy wybierać, jeśli mają zostać uwzględnieni tylko członkowie organizacji użytkownika. Działania uniemożliwiające udział osób z zewnątrz można udostępniać do współużytkowania tylko dla społeczności, które nie umożliwiają udziału osób z zewnątrz. Na zewnętrzny udział w wewnętrznym działaniu można zezwolić w późniejszym czasie. 4. W polu Znaczniki wpisz jeden lub więcej terminów odpowiadających znacznikom we wpisie. Podczas wpisywania jest wyświetlana lista zgodnych znaczników z kolekcji znaczników. Kliknięcie znacznika umożliwia jego dodanie. Można również wpisywać dalej znacznik, którego nie ma na liście. Poszczególne znaczniki należy oddzielać przecinkami. Znacznik to zawierająca jedno słowo etykieta lub słowo kluczowe przypisywane do działania w celu jego sklasyfikowania. Po zapisaniu działania znacznik jest dodawany do kolekcji znaczników. Później za pomocą tego znacznika można znaleźć działanie, klikając znacznik w kolekcji znaczników. Lista wyników zawiera nie tylko to działanie, ale również działania oznaczone podobnymi znacznikami, co jest pomocne w znajdowaniu powiązanych treści. Należy pamiętać, że kolekcja znaczników jest złożona ze znaczników tworzonych przez użytkowników. Jeśli dotąd nie został utworzony żaden znacznik, w trakcie wpisywania danych w tym polu nie będzie wyświetlana lista pasujących znaczników. 5. Dodaj członków do działania, wybierając z listy rozwijanej Członkowie opcję Osoba, Grupa lub Społeczność. Uwaga: opcja dotycząca grupy jest dostępna na żądanie. Aby uzyskać informacje, należy się skontaktować z administratorem organizacji. Aby dodać członka do roli innej niż rola domyślna (Autor), należy kliknąć strzałkę w dół obok pola Autor, a następnie wybrać opcję Właściciel lub Czytelnik. Opcje poziomu dostępu są zdefiniowane w następujący sposób: Autor. Może wyświetlać treść i dodawać wpisy. 10 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

15 Właściciel. Może dodawać treść i wyświetlać oraz edytować wszystkie wpisy. Twórca działania jest automatycznie do niego dodawany jako właściciel jednostki biznesowej. Każde działanie musi mieć właściciela biznesowego. Prawo własności biznesowej można przekazać innemu członkowi. Czytelnik. Nie może brać udziału w działaniu. Jego dostęp jest ograniczony tylko do przeglądania treści. W drugim polu należy rozpocząć wpisywanie imienia i nazwiska osoby, adresu lub nazwy grupy albo społeczności. Podczas wpisywania wyświetlana jest lista zgodnych nazw w organizacji. Należy kliknąć nazwę na liście, aby dodać osobę, grupę lub społeczność. Alternatywnie można wyszukać konkretną grupę, klikając opcję Przeglądaj grupy, a następnie wprowadzając słowo kluczowe i klikając opcję Znajdź grupy. Należy kliknąć odpowiednią grupę, a następnie kliknąć opcję Dodaj. Jeśli grupa zawiera zagnieżdżone grupy, można dodać grupę nadrzędną lub wybrać zagnieżdżoną grupę. W celu przełączenia między poziomami zagnieżdżonych grup należy użyć ścieżki nawigacyjnej powyżej selektora grupy. Uwaga: jeśli zostanie wprowadzony adres osoby bez konta LotusLie lub osoby z kontem, ale spoza organizacji użytkownika, należy kliknąć ikonę ze znakiem plus w celu dodania tej osoby. Jeśli dana osoba nie ma konta LotusLie, zostanie wyświetlona prośba o wysłanie do tej osoby zaproszenia, tak aby po zapisaniu działania ta osoba dołączyła jako gość. Goście muszą zaakceptować zaproszenie, aby mieć dostęp do działań, do których zostali dodani jako członkowie. Powtarzaj ten krok, aby dodać kolejnych członków. 6. W polu Cel działania dodaj opis działania. Wprowadź jedno lub dwa zdania streszczające cel działania, jego odbiorców lub typ treści, którą członkowie mogą do niego dodawać. Należy podać dostateczną ilość informacji o celu, tak aby umożliwić członkom rozróżnianie działań o podobnych nazwach. Informacje podane w tym polu są dostępne do przeszukiwania i są wyświetlane w wiadomości powiadamiającej, którą członkowie otrzymują w zaproszeniu do dołączenia do działania. 7. W polu Data zakończenia podaj datę wskazującą termin zakończenia działania. Wpisz datę lub kliknij pole, aby wybrać datę przy użyciu kontrolki kalendarza. 8. Aby utworzyć działanie na podstawie szablonu, wykonaj poniższe kroki. Szablon zawiera zadania wymagane do wykonania konkretnego zadania. Na przykład szablon dla patentów może zawierać odsyłacze do plików, baz danych, narzędzi lub serwisów WWW, które wynalazca szukający patentu może potrzebować. Może on także zawierać listę czynności do wykonania, które wynalazca musi zrealizować w ramach procesu ubiegania się o patent. a. Kliknij opcję Wybierz szablon działania, a następnie wybierz szablon z listy. Aby zawęzić listę, w polu można wpisać nazwę szablonu. Szablony zewnętrzne nie są dostępne dla działań wewnętrznych. Po wybraniu szablonu wyświetlany jest opis tego szablonu. Aby zrezygnować z użycia dostępnego szablonu, należy wybrać na liście pozycję Brak. b. Aby zapełnić listę członków członkami zdefiniowanymi w szablonie, wybierz opcję Użyj członków z szablonu. 9. Kliknij opcję Zapisz, aby zakończyć tworzenie działania. Po utworzeniu działania serwer wysyła wiadomość lub umieszcza powiadomienie na karcie Aktualizacje w komponencie Mój panel kontrolny, aby powiadomić o działaniu osoby dodane jako członkowie. Rozdział 1. Działania 11

16 Co dalej Od tego momentu można do działania dodawać wpisy. Zadania pokrewne: Tworzenie działania na podstawie szablonu na stronie 56 Tworzenie działania na podstawie szablonu (jeśli jest dostępny), który został zaprojektowany do realizacji żądanego celu. Właściwy szablon umożliwia szybsze i efektywniejsze rozpoczęcie projektu. Śledzenie czynności przy użyciu wpisów czynności do wykonania Czynności, które muszą zostać wykonane, aby zespół osiągnął konkretny cel projektu, można śledzić przy użyciu wpisów czynności do wykonania. Czynność do wykonania można przypisać do poszczególnych członków zespołu lub pozostawić ją nieprzypisaną. Można także określić datę zakończenia czynności do wykonania. Więcej szczegółowych informacji zawiera temat Dodawanie wpisów czynności do wykonania. Każde działanie ma widok Czynności do wykonania zawierający listę pogrupowanych wpisów czynności do wykonania utworzonych w tym działaniu. Lista wyświetlana w tym widoku zawiera przypisania, daty zakończenia oraz informacje o tym, czy czynności do wykonania zostały zakończone. Karta Lista czynności do wykonania aplikacji Działania pobiera informacje dotyczące wpisów czynności do wykonania ze wszystkich działań, których członkiem jest użytkownik. Czynności do wykonania można wyświetlać w następujących obszarach: Moje czynności do wykonania Zawiera listę wszystkich czynności do wykonania przypisanych użytkownikowi lub utworzonych przez niego. Zakończone czynności do wykonania Zawiera listę wszystkich zakończonych czynności do wykonania. Ta lista obejmuje czynności do wykonania przypisane użytkownikowi lub utworzone przez niego, a także czynności do wykonania utworzone przez innych użytkowników lub im przypisane. Niezakończone czynności do wykonania Zawiera listę wszystkich niezakończonych czynności do wykonania. Ta lista 12 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

17 obejmuje czynności do wykonania przypisane użytkownikowi lub utworzone przez niego, a także czynności do wykonania utworzone przez innych użytkowników lub im przypisane. Dodawanie wpisów czynności do wykonania Istnieje możliwość dodania do działania jednego lub większej liczby wpisów czynności do wykonania i przypisania ich do członków działania. Wpis czynności do wykonania reprezentuje zadanie do wykonania. Czynność do wykonania można przypisać dowolnemu indywidualnemu członkowi działania, a ponadto można dla niej wybrać datę zakończenia. Wszystkie wpisy czynności do wykonania można wyświetlić w widoku Czynności do wykonania. Uwaga: Podczas tworzenia lub edytowania wpisu czynności do wykonania stan pracy jest automatycznie zapisywany co 5 minut, chyba że administrator zmienił ten przedział. Jeśli użytkownik pozostawi niezapisany wpis czynności do wykonania po wylogowaniu się z komponentu Działania, po kolejnym zalogowaniu na górze każdej strony będzie wyświetlane przypomnienie o niezapisanym wpisie. W komunikacie powiadomienia można kliknąć opcję Wyświetl, aby otworzyć wpis czynności do wykonania i wznowić pracę, lub Usuń, aby usunąć wpis czynności do wykonania. Aby dodać wpis czynności do wykonania, wykonaj następujące kroki: 1. Otwórz działanie. 2. Wykonaj jedną z następujących czynności: Aby dodać wpis czynności do wykonania bezpośrednio do działania, kliknij opcję Dodaj czynność do wykonania. Aby dodać wpis czynności do wykonania jako odpowiedź na inny wpis, otwórz wpis, a następnie kliknij opcję Dodaj czynność do wykonania. 3. Wpisz krótki opis czynności w polu Czynność do wykonania. Ten opis czynności stanie się tekstową etykietą identyfikującą wpis i będzie wyświetlany we wszystkich widokach zawierających wpis. Aby dodać odsyłacze do plików przechowywanych w komponencie Pliki produktu LotusLie, załączniki, zakładki lub pola niestandardowe, przypisać czynność do wykonania lub określić datę zakończenia, należy kliknąć opcję Więcej opcji. 4. Domyślnym przypisaniem czynności jest Każdy (współużytkowana). Oznacza to, że każdy członek działania może wykonać tę czynność i po zakończeniu oznaczyć ją jako wykonaną. Aby przypisać czynność do wykonania do konkretnego członka działania, kliknij opcję Wybierz osobę, a następnie wykonaj jedną z poniższych czynności. Działanie standardowe: Aby przypisać wpis czynności do wykonania do konkretnej osoby, wybierz opcję Pojedynczy członkowie działania, a następnie wybierz z listy imiona i nazwiska osób. Aby znaleźć odpowiednie osoby, przewiń listę alfabetyczną nazwisk lub wpisz nazwisko danej osoby w polu Wpisz tekst, aby filtrować tę listę. Jeśli działanie zostało udostępnione do współużytkowania dla społeczności, czynność do wykonania można przypisać członkowi społeczności, wybierając opcję Społeczność: <nazwa_społeczności> (gdzie <nazwa_społeczności> to nazwa społeczności), a następnie wybierając osobę z listy. Działanie społeczności, do którego zostali dodani wszyscy członkowie społeczności: Rozdział 1. Działania 13

18 Wybierz imię i nazwisko osoby z listy. Aby znaleźć odpowiednie osoby, przewiń listę alfabetyczną nazwisk lub wpisz nazwisko danej osoby w polu Wpisz tekst, aby filtrować tę listę. Jeśli działanie ma więcej niż 500 członków, po kliknięciu przycisku Dalej zostaną wyświetlone kolejne nazwy. Uwaga: Filtr wyszukuje tylko nazwy z bieżącej strony. Jeśli stron jest wiele, należy klikać przycisk Dalej do momentu otworzenia strony z nazwiskami z tego samego zakresu alfabetycznego co poszukiwana osoba, a następnie wpisać nazwę w polu filtru. Działanie społeczności, do którego został dodany tylko podzbiór członków społeczności: Wybierz opcję Pojedynczy członkowie działania, a następnie wybierz z listy imiona i nazwiska osób. Aby znaleźć odpowiednie osoby, przewiń listę alfabetyczną nazwisk lub wpisz nazwisko danej osoby w polu Wpisz tekst, aby filtrować tę listę. Jeśli działanie ma więcej niż 500 członków, po kliknięciu przycisku Dalej zostaną wyświetlone kolejne nazwy. Uwaga: Filtr wyszukuje tylko nazwy z bieżącej strony. Jeśli stron jest wiele, należy klikać przycisk Dalej do momentu otworzenia strony z nazwiskami z tego samego zakresu alfabetycznego co poszukiwana osoba, a następnie wpisać nazwę w polu filtru. Aby przypisać wpis czynności do wykonania do osoby, która nie jest jawnym członkiem działania społeczności, kliknij opcję Przypisz do nowego członka. Wybierz rolę, która ma zostać przypisana do dodawanego członka, a następnie w drugim polu rozpocznij wpisywanie imienia i nazwiska osoby lub jej adresu . Podczas wpisywania będzie wyświetlana lista zgodnych nazw. Kliknij imię i nazwisko na liście, aby dodać daną osobę, a następnie kliknij opcję Zapisz. Jeśli wpis czynności do wykonania zostanie przypisany do osoby, która nie jest członkiem społeczności, ta osoba zostanie automatycznie dodana jako jawny członek społeczności. Aby przypisać wpis czynności do wykonania właścicielowi społeczności, wybierz opcję <nazwa_społeczności> (właściciele społeczności), gdzie <nazwa_społeczności> to nazwa społeczności, a następnie wybierz właścicieli z listy. Aby przypisać czynność do wykonania zarówno do właścicieli społeczności, jak i pojedynczych osób, wybierz nazwiska właścicieli z listy <nazwa_społeczności> (właściciele społeczności), gdzie <nazwa_społeczności> jest nazwą społeczności, 14 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

19 a następnie wybierz pojedyncze nazwiska z listy Konkretni członkowie działania. Wybór zostanie zapamiętany podczas przełączania między listami. 5. W polu Data zakończenia przypisz datę, po upływie której czynność do wykonania musi być już zakończona. Wpisz datę lub wybierz datę za pomocą kontrolki kalendarza. 6. Możesz dodać treść do wpisu, klikając następujące odsyłacze: Dodaj plik > Załącz plik Służy do dodawania pliku do wpisu. Aby znaleźć plik, należy kliknąć przycisk Przeglądaj znajdujący się obok tego pola. Uwaga: Maksymalny limit wielkości plików załączników domyślnie ma wartość 10 MB, ale ta wartość może zostać zmieniona przez administratora. Dodaj plik > Odsyłacz do pliku Dodaje odsyłacz do pliku przechowywanego w aplikacji Pliki. a. Należy wybrać typ pliku, który ma zostać udostępniony do współużytkowania, korzystając z opcji wyświetlanych po lewej stronie okna. Tabela 3. Opcje udostępniania pliku do współużytkowania Opcja Ostatnio używane pliki Przypięte pliki Moje pliki Udostępnione dla mnie do współużytkowania Pliki innych osób Przypięte foldery Moje foldery Współużytkowane foldery Opis Pliki, które zostały ostatnio przesłane do aplikacji Pliki. Pliki, które zostały oznaczone jako priorytetowe w aplikacji Pliki. Pliki, które zostały przesłane do aplikacji Pliki. Pliki, które zostały udostępnione do współużytkowania dla użytkownika z poziomu aplikacji Pliki. Pliki, które inne osoby udostępniły do współużytkowania dla użytkownika z poziomu aplikacji Pliki. Pliki z folderów oznaczonych jako priorytetowe w aplikacji Pliki. Pliki z folderów osobistych użytkownika w aplikacji Pliki. Pliki ze współużytkowanych folderów w aplikacji Pliki. b. Z wyświetlonej listy należy wybrać co najmniej jeden plik, a następnie kliknąć przycisk OK. Dodaj plik > Odsyłacz do folderu Dodaje odsyłacz do folderu przechowywanego w aplikacji Pliki. a. Korzystając z opcji wyświetlanych po lewej stronie okna, należy wybrać typ folderu, który ma zostać udostępniony do współużytkowania. Tabela 4. Opcje udostępniania folderu do współużytkowania Opcja Ostatnio używane foldery Moje foldery Opis Foldery, które zostały ostatnio przesłane do aplikacji Pliki. Foldery, których właścicielem w aplikacji Pliki jest użytkownik. Rozdział 1. Działania 15

20 Tabela 4. Opcje udostępniania folderu do współużytkowania (kontynuacja) Opcja Foldery udostępnione dla mnie do współużytkowania Folder <organizacja użytkownika> Opis Foldery, które zostały udostępnione do współużytkowania dla użytkownika z poziomu aplikacji Pliki. Foldery w aplikacji Pliki, które są widoczne dla wszystkich w danej organizacji. b. Z wyświetlonej listy należy wybrać co najmniej jeden folder, a następnie kliknąć przycisk OK. Dodaj zakładkę Służy do dodawania adresu WWW do wpisu. Należy wpisać tytuł strony WWW w polu Tytuł zakładki i skopiować adres WWW do pola rozpoczynającego się od łańcucha Dodaj pola niestandardowe > Pole Data Służy do dodawania pola Data do wpisu. Po kliknięciu pustego pola zostanie wyświetlona kontrolka kalendarza. Datę można wpisać w polu lub wybrać z kalendarza. Dodaj pola niestandardowe > Pole Osoba Dodaje do wpisu pole Osoba. Po rozpoczęciu wpisywania nazwiska w tym polu wyświetlana jest lista nazwisk z katalogu. Można wybrać nazwę z listy lub kontynuować wpisywanie pełnej nazwy lub adresu danej osoby. Dodaj pola niestandardowe > Pole Tekst Służy do dodawania pola Tekst do wpisu. Liczba typów pól, które można dodać, jest dowolna, a pola tego samego typu można dodawać wielokrotnie. Aby usunąć dodane pole, należy kliknąć znak X znajdujący się obok tego pola. 7. Opcjonalne: Zmień nazwę dodanego pola, klikając etykietę tego pola w celu otwarcia jej do edycji. Po dodaniu pliku, zakładki lub pola niestandardowego do wpisu możesz zmienić nazwę domyślnie powiązaną z tym polem na nazwę, która lepiej opisuje przeznaczenie tego pola. Jeśli na przykład używasz czynności do wykonania w celu zidentyfikowania pliku, który musisz przejrzeć, możesz załączyć plik do czynności do wykonania i zmienić nazwę pola pliku załącznika na Dokument do przejrzenia. Możesz także dodać pole tekstowe o nazwie Zmiany, aby śledzić aktualizacje wprowadzane w tym pliku. 8. W polu Opis opisz wpis lub dodaj treść wpisu. Do formatowania dodanego tekstu można użyć przycisków paska narzędzi. 9. W polu Znaczniki wpisz jeden lub więcej terminów odpowiadających znacznikom we wpisie. Podczas wpisywania jest wyświetlana lista zgodnych znaczników z kolekcji znaczników. Kliknięcie znacznika umożliwia jego dodanie. Można również wpisywać dalej znacznik, którego nie ma na liście. Poszczególne znaczniki należy oddzielać przecinkami. Znacznik jest to zawierająca jedno słowo etykieta lub słowo kluczowe przypisywane przez użytkownika do wpisu w celu jego sklasyfikowania. Po zapisaniu wpisu znacznik jest dodawany do kolekcji znaczników działania. Później za pomocą tego znacznika można znaleźć wpis, klikając znacznik w kolekcji znaczników. Lista wyników zawiera nie tylko ten wpis, ale również wpisy oznaczone podobnymi znacznikami, co jest pomocne w znajdowaniu powiązanych treści. Należy pamiętać, że kolekcja znaczników składa się ze znaczników utworzonych przez Ciebie i Twoich znajomych. Jeśli nikt jeszcze nie utworzył żadnych znaczników, podczas wprowadzania danych w tym polu nie jest wyświetlana lista zgodnych znaczników. 16 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

21 10. Aby dodać ten wpis do konkretnej sekcji działania, kliknij strzałkę w dół obok pola Sekcja, a następnie wybierz sekcję z listy. 11. Aby ukryć wpis przed innymi członkami, wybierz opcję Oznacz ten wpis jako prywatny. 12. Jeśli chcesz powiadamiać członków działania o tym wpisie, wykonaj następujące kroki: a. Wybierz opcję Powiadom użytkowników o tym wpisie. b. Wykonaj jedną z następujących czynności: Działanie standardowe: Aby powiadomić wszystkich członków, zaznacz pole wyboru Wszyscy członkowie tego działania. Ta opcja nie powoduje powiadamiania członków grup ani społeczności. Uwaga: Opcja dotycząca grupy jest dostępna na żądanie. Aby uzyskać informacje, należy się skontaktować z administratorem organizacji. Aby powiadomić konkretne osoby, wybierz opcję Konkretni członkowie działania, a następnie zaznacz pola wyboru obok nazw poszczególnych członków, którzy mają zostać powiadomieni. Aby znaleźć odpowiednie osoby, przewiń listę alfabetyczną nazwisk lub wpisz nazwisko danej osoby w polu Wpisz tekst, aby filtrować tę listę. Jeśli działanie zostało udostępnione do współużytkowania dla społeczności, można powiadomić podzbiór członków społeczności, wybierając opcję Społeczność: <nazwa_społeczności> (gdzie <nazwa_społeczności> to nazwa społeczności) i następnie zaznaczając pola wyboru obok nazw członków działania, którzy mają zostać powiadomieni. Działanie społeczności, do którego zostali dodani wszyscy członkowie społeczności: Zaznacz pola obok nazw poszczególnych członków, których chcesz powiadomić. Aby znaleźć odpowiednie osoby, przewiń listę alfabetyczną nazwisk lub wpisz nazwisko danej osoby w polu Wpisz tekst, aby filtrować tę listę. Jeśli działanie ma więcej niż 500 członków, po kliknięciu przycisku Dalej zostaną wyświetlone kolejne nazwy. Uwaga: Filtr wyszukuje tylko nazwy z bieżącej strony. Jeśli stron jest wiele, należy klikać przycisk Dalej do momentu otworzenia strony z nazwiskami z tego samego zakresu alfabetycznego co poszukiwana osoba, a następnie wpisać nazwę w polu filtru. Działanie społeczności, do którego został dodany tylko podzbiór członków społeczności: Aby powiadomić podzbiór członków społeczności, wybierz opcję Konkretni członkowie działania, a następnie zaznacz pola wyboru obok nazw poszczególnych członków, którzy mają zostać powiadomieni. Aby znaleźć odpowiednie osoby, przewiń listę alfabetyczną nazwisk lub wpisz nazwisko danej osoby w polu Wpisz tekst, aby filtrować tę listę. Jeśli działanie ma więcej niż 500 członków, po kliknięciu przycisku Dalej zostaną wyświetlone kolejne nazwy. Uwaga: Filtr wyszukuje tylko nazwy z bieżącej strony. Jeśli stron jest wiele, należy klikać przycisk Dalej do momentu otworzenia strony z nazwiskami z tego samego zakresu alfabetycznego co poszukiwana osoba, a następnie wpisać nazwę w polu filtru. Rozdział 1. Działania 17

22 Co to jest wpis? Aby powiadomić tylko właścicieli społeczności, wybierz opcję <nazwa_społeczności> (właściciele społeczności), gdzie <nazwa_społeczności> to nazwa społeczności. Aby powiadomić zarówno właścicieli społeczności, jak i pojedyncze osoby, wybierz nazwiska właścicieli z listy <nazwa_społeczności> (właściciele społeczności), gdzie <nazwa_społeczności> jest nazwą społeczności, a następnie wybierz pojedyncze nazwiska z listy Konkretni członkowie działania. Wybór zostanie zapamiętany podczas przełączania między listami. c. Aby dodać komentarz, który będzie wyświetlany w powiadomieniu wysyłanym do członków, wpisz go w polu Komunikat powiadomienia. Domyślnie powiadomienie wskazuje, że członek ma zostać poinformowany o tym wpisie. 13. Kliknij przycisk Zapisz. 14. Wykonaj jedną z następujących czynności: Aby utworzyć kolejny element czynności do wykonania, wpisz go w polu Czynność do wykonania. Jeśli nie chcesz tworzyć kolejnej czynności do wykonania, kliknij opcję Anuluj. Wpis działania to jednostka treści, która jest dodawana do działania. Typy treści, które można dodawać, obejmują tekst, pliki i zakładki. Użytkownik może także dodawać wpisy czynności do wykonania oraz niestandardowe typy wpisów, które zdefiniował. Każdy wpis ma tytuł i określony typ treści. Do wpisu można również dodać opcjonalny opis tekstowy i znaczniki. Tekst opisu i znaczniki mogą być używane przy wyszukiwaniu, co pomaga później odszukać dany wpis. Domyślnie wpisy w działaniu są współużytkowane ze wszystkimi członkami działania. Wpis można ukryć przed innymi członkami działania zaznaczając go jako prywatny. Do działania można dodać następujące typy wpisów: Typ wpisu Standardowy Opis Użytkownik może dodać sformatowaną wiadomość tekstową, odsyłacze do plików przechowywanych w komponencie Pliki produktu LotusLie, pliki załączników oraz zakładki odwołujące się do stron WWW. Do wpisu można także dodać jedno lub wiele pól niestandardowych, aby utworzyć pola z nazwą, tekstem i datą. Po dodaniu odsyłaczy, załączników, zakładek i nowych pól można zmienić etykiety pól w taki sposób, aby odpowiadały informacjom udostępnianym w tych polach, plikach załączników i zakładkach. 18 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

23 Typ wpisu Czynność do wykonania Niestandardowy Komentarz Działanie pokrewne Opis Wpis czynności do wykonania tworzony w obrębie działania. Istnieje możliwość uwzględnienia daty zakończenia i przypisania wpisu do określonego członka działania. Po zakończeniu zadania możesz zaznaczyć pole wyboru czynności do wykonania, aby oznaczyć to zadanie jako zakończone. Podobnie jak w przypadku wpisu standardowego, do czynności do wykonania można dodać jeden lub wiele odsyłaczy do komponentu Pliki produktu LotusLie, jeden lub wiele plików załączników i jedną lub wiele zakładek wskazujących strony WWW. Do czynności do wykonania można także dodać co najmniej jedno pole niestandardowe, aby utworzyć pola z nazwą, tekstem i datą. Po dodaniu odsyłaczy, załączników, zakładek i nowych pól można zmienić etykiety pól. Wpis utworzony na podstawie szablonu wpisu. Szablon wpisu jest prototypem wpisu. W przypadku utworzenia wpisu, który ma zostać ponownie wykorzystany, ten wpis można zapisać jako szablon i użyć tego szablonu podczas następnego tworzenia wpisu. Jeśli na przykład jest używane działanie do gromadzenia raportów o statusie członków zespołu, można utworzyć standardowy wpis i dodać do niego nowe pola, aby zebrać nazwiska członków zespołu, daty raportów o statusie i inne informacje. Następnie możesz zapisać ten wpis standardowy jako nowy szablon wpisów o nazwie Raport dotyczący statusu. Po jego zapisaniu, gdy bieżący użytkownik i pozostali członkowie działania tworzą wpis, aby uzyskać informacje o statusie, można wybrać z listy typów wpisów do utworzenia szablon wpisów o nazwie Raport dotyczący statusu. Niestandardowe wpisy mogą być tworzone i ponownie wykorzystywane tylko w ramach jednego działania. Aby szybko dodać komentarz do działania, należy utworzyć wpis standardowy i dodać komentarz w polu Tytuł. Komentarz można także dodać w odpowiedzi na inny wpis. Podczas tworzenia komentarza będącego odpowiedzią na wpis można dodawać odsyłacze do plików przechowywanych w komponencie Pliki produktu LotusLie, pliki załączników i zakładki, ale nie można dodawać pól niestandardowych. Odsyłacz stanowiący odwołanie do istniejącego działania. Lista członkostwa i data zakończenia działania pokrewnego mogą różnić się od tych ustawionych dla działania głównego. Aby uzyskać dostęp do działania za pomocą odsyłacza do działania pokrewnego, musisz być członkiem tego działania pokrewnego. Rozdział 1. Działania 19

24 Dodawanie wpisu Do działania można dodać wpis w celu skomentowania tematu, opublikowania ogłoszenia, zadania pytania lub udostępnienia pliku albo adresu WWW zespołowi. Aby dodawać wpisy do działania, należy być autorem lub właścicielem działania. Uwaga: Podczas tworzenia lub edycji wpisu stan pracy jest automatycznie zapisywany co 5 minut, chyba że administrator zmienił ten przedział. Jeśli użytkownik pozostawi niezapisany wpis po wylogowaniu się z komponentu Działania, po kolejnym zalogowaniu na górze każdej strony będzie wyświetlane powiadomienie przypominające o niezapisanym wpisie. W komunikacie powiadomienia można kliknąć opcję Wyświetl, aby otworzyć wpis i wznowić pracę, lub opcję Usuń, aby usunąć wpis. Aby dodać wpis, otwórz działanie i wykonaj następujące kroki: 1. Kliknij opcję Dodaj wpis. 2. W polu Tytuł wprowadź tytuł wpisu. 3. Możesz dodać treść do wpisu, klikając następujące odsyłacze: Dodaj plik > Załącz plik Służy do dodawania pliku do wpisu. Aby znaleźć plik, należy kliknąć przycisk Przeglądaj znajdujący się obok tego pola. Uwaga: Maksymalny limit wielkości plików załączników domyślnie ma wartość 10 MB, ale ta wartość może zostać zmieniona przez administratora. Dodaj plik > Odsyłacz do pliku Dodaje odsyłacz do pliku przechowywanego w aplikacji Pliki. a. Należy wybrać typ pliku, który ma zostać udostępniony do współużytkowania, korzystając z opcji wyświetlanych po lewej stronie okna. Tabela 5. Opcje udostępniania pliku do współużytkowania Opcja Ostatnio używane pliki Przypięte pliki Moje pliki Udostępnione dla mnie do współużytkowania Pliki innych osób Przypięte foldery Moje foldery Opis Pliki, które zostały ostatnio przesłane do aplikacji Pliki. Pliki, które zostały oznaczone jako priorytetowe w aplikacji Pliki. Pliki, które zostały przesłane do aplikacji Pliki. Pliki, które zostały udostępnione do współużytkowania dla użytkownika z poziomu aplikacji Pliki. Pliki, które inne osoby udostępniły do współużytkowania dla użytkownika z poziomu aplikacji Pliki. Pliki z folderów oznaczonych jako priorytetowe w aplikacji Pliki. Pliki z folderów osobistych użytkownika w aplikacji Pliki. 20 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

25 Tabela 5. Opcje udostępniania pliku do współużytkowania (kontynuacja) Opcja Współużytkowane foldery Opis Pliki ze współużytkowanych folderów w aplikacji Pliki. b. Z wyświetlonej listy należy wybrać co najmniej jeden plik, a następnie kliknąć przycisk OK. Dodaj plik > Odsyłacz do folderu Dodaje odsyłacz do folderu przechowywanego w aplikacji Pliki. a. Korzystając z opcji wyświetlanych po lewej stronie okna, należy wybrać typ folderu, który ma zostać udostępniony do współużytkowania. Tabela 6. Opcje udostępniania folderu do współużytkowania Opcja Ostatnio używane foldery Moje foldery Foldery udostępnione dla mnie do współużytkowania Folder <organizacja użytkownika> Opis Foldery, które zostały ostatnio przesłane do aplikacji Pliki. Foldery, których właścicielem w aplikacji Pliki jest użytkownik. Foldery, które zostały udostępnione do współużytkowania dla użytkownika z poziomu aplikacji Pliki. Foldery w aplikacji Pliki, które są widoczne dla wszystkich w danej organizacji. b. Z wyświetlonej listy należy wybrać co najmniej jeden folder, a następnie kliknąć przycisk OK. Dodaj zakładkę Służy do dodawania adresu WWW do wpisu. Należy wpisać tytuł strony WWW w polu Tytuł zakładki i skopiować adres WWW do pola rozpoczynającego się od łańcucha Dodaj pola niestandardowe > Pole Data Służy do dodawania pola Data do wpisu. Po kliknięciu pustego pola zostanie wyświetlona kontrolka kalendarza. Datę można wpisać w polu lub wybrać z kalendarza. Dodaj pola niestandardowe > Pole Osoba Dodaje do wpisu pole Osoba. Po rozpoczęciu wpisywania nazwiska w tym polu wyświetlana jest lista nazwisk z katalogu. Można wybrać nazwę z listy lub kontynuować wpisywanie pełnej nazwy lub adresu danej osoby. Dodaj pola niestandardowe > Pole Tekst Służy do dodawania pola Tekst do wpisu. Liczba typów pól, które można dodać, jest dowolna, a pola tego samego typu można dodawać wielokrotnie. Aby usunąć dodane pole, należy kliknąć znak X znajdujący się obok tego pola. 4. Opcjonalne: Zmień nazwę dodanego pola, klikając etykietę tego pola w celu otwarcia jej do edycji. Po dodaniu do wpisu odsyłacza do komponentu Pliki produktu LotusLie, pliku, zakładki lub pola niestandardowego można zmienić nazwę domyślnie powiązaną z polem na nazwę, która lepiej opisuje przeznaczenie pola. Jeśli na przykład używasz wpisu do podania komentarza z recenzją, możesz dodać dwa pola nazwisk i zmienić Rozdział 1. Działania 21

26 nazwę jednego pola na Autor, a drugiego na Recenzent. Można również dodać pole daty o nazwie Recenzja wg daty, a następnie dodać plik załącznika w polu o etykiecie Dokument do recenzji. 5. W polu Opis opisz wpis lub dodaj treść wpisu. Do formatowania dodanego tekstu można użyć przycisków paska narzędzi. 6. W polu Znaczniki wpisz jeden lub więcej terminów odpowiadających znacznikom we wpisie. Podczas wpisywania jest wyświetlana lista zgodnych znaczników z kolekcji znaczników. Kliknięcie znacznika umożliwia jego dodanie. Można również wpisywać dalej znacznik, którego nie ma na liście. Poszczególne znaczniki należy oddzielać przecinkami. Znacznik jest to zawierająca jedno słowo etykieta lub słowo kluczowe przypisywane przez użytkownika do wpisu w celu jego sklasyfikowania. Po zapisaniu wpisu znacznik jest dodawany do kolekcji znaczników działania. Później za pomocą tego znacznika można znaleźć wpis, klikając znacznik w kolekcji znaczników. Lista wyników zawiera nie tylko ten wpis, ale również wpisy oznaczone podobnymi znacznikami, co jest pomocne w znajdowaniu powiązanych treści. Należy pamiętać, że kolekcja znaczników składa się ze znaczników utworzonych przez Ciebie i Twoich znajomych. Jeśli nikt jeszcze nie utworzył żadnych znaczników, podczas wprowadzania danych w tym polu nie jest wyświetlana lista zgodnych znaczników. 7. Aby dodać ten wpis do konkretnej sekcji działania, kliknij strzałkę w dół obok pola Sekcja, a następnie wybierz sekcję z listy. 8. Aby ukryć wpis przed innymi członkami, wybierz opcję Oznacz ten wpis jako prywatny. 9. Jeśli chcesz powiadamiać członków działania o tym wpisie, wykonaj następujące kroki: a. Wybierz opcję Powiadom użytkowników o tym wpisie. b. Wykonaj jedną z następujących czynności: Działanie standardowe: Aby powiadomić wszystkich członków, zaznacz pole wyboru Wszyscy członkowie tego działania. Ta opcja nie powoduje powiadamiania członków grup ani społeczności. Uwaga: Opcja dotycząca grupy jest dostępna na żądanie. Aby uzyskać informacje, należy się skontaktować z administratorem organizacji. Aby powiadomić konkretne osoby, wybierz opcję Konkretni członkowie działania, a następnie zaznacz pola wyboru obok nazw poszczególnych członków, którzy mają zostać powiadomieni. Aby znaleźć odpowiednie osoby, przewiń listę alfabetyczną nazwisk lub wpisz nazwisko danej osoby w polu Wpisz tekst, aby filtrować tę listę. Jeśli działanie zostało udostępnione do współużytkowania dla społeczności, można powiadomić podzbiór członków społeczności, wybierając opcję Społeczność: <nazwa_społeczności> (gdzie <nazwa_społeczności> to nazwa społeczności) i następnie zaznaczając pola wyboru obok nazw członków działania, którzy mają zostać powiadomieni. Działanie społeczności, do którego zostali dodani wszyscy członkowie społeczności: Zaznacz pola obok nazw poszczególnych członków, których chcesz powiadomić. Aby znaleźć odpowiednie osoby, przewiń listę alfabetyczną nazwisk lub wpisz nazwisko danej osoby w polu Wpisz tekst, aby filtrować tę listę. Jeśli działanie ma więcej niż 500 członków, po kliknięciu przycisku Dalej zostaną wyświetlone kolejne nazwy. 22 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

27 Uwaga: Filtr wyszukuje tylko nazwy z bieżącej strony. Jeśli stron jest wiele, należy klikać przycisk Dalej do momentu otworzenia strony z nazwiskami z tego samego zakresu alfabetycznego co poszukiwana osoba, a następnie wpisać nazwę w polu filtru. Działanie społeczności, do którego został dodany tylko podzbiór członków społeczności: Aby powiadomić podzbiór członków społeczności, wybierz opcję Konkretni członkowie działania, a następnie zaznacz pola wyboru obok nazw poszczególnych członków, którzy mają zostać powiadomieni. Aby znaleźć odpowiednie osoby, przewiń listę alfabetyczną nazwisk lub wpisz nazwisko danej osoby w polu Wpisz tekst, aby filtrować tę listę. Jeśli działanie ma więcej niż 500 członków, po kliknięciu przycisku Dalej zostaną wyświetlone kolejne nazwy. Uwaga: Filtr wyszukuje tylko nazwy z bieżącej strony. Jeśli stron jest wiele, należy klikać przycisk Dalej do momentu otworzenia strony z nazwiskami z tego samego zakresu alfabetycznego co poszukiwana osoba, a następnie wpisać nazwę w polu filtru. Aby powiadomić tylko właścicieli społeczności, wybierz opcję <nazwa_społeczności> (właściciele społeczności), gdzie <nazwa_społeczności> to nazwa społeczności. Aby powiadomić zarówno właścicieli społeczności, jak i pojedyncze osoby, wybierz nazwiska właścicieli z listy <nazwa_społeczności> (właściciele społeczności), gdzie <nazwa_społeczności> jest nazwą społeczności, a następnie wybierz pojedyncze nazwiska z listy Konkretni członkowie działania. Wybór zostanie zapamiętany podczas przełączania między listami. c. Aby dodać komentarz, który będzie wyświetlany w powiadomieniu wysyłanym do członków, wpisz go w polu Komunikat powiadomienia. Domyślnie powiadomienie wskazuje, że członek ma zostać poinformowany o tym wpisie. 10. Kliknij przycisk Zapisz, aby zakończyć dodawanie wpisu. Zadania pokrewne: Tworzenie szablonów wpisów na stronie 35 Zaprojektowany wpis, który chcesz ponownie wykorzystać, możesz zapisać jako szablon wpisów. Dodawanie komentarza Użytkownik może dodać komentarz bezpośrednio do działania lub jako odpowiedź na istniejący wpis. Aby dodać komentarz, wykonaj następujące kroki: 1. Wykonaj jedną z następujących czynności: Aby dodać komentarz autonomiczny, otwórz działanie, a następnie kliknij opcję Dodaj wpis. Jeśli komentarz jest krótki, można go wpisać w polu Tytuł. W przeciwnym razie należy go wpisać w polu Opis.Opcjonalnie można dodać odsyłacze do plików przechowywanych w komponencie Pliki produktu LotusLie, załączniki, zakładki lub utworzyć pola niestandardowe. Więcej informacji zawiera sekcja Dodawanie wpisu. Rozdział 1. Działania 23

28 Aby skomentować wpis innego użytkownika, otwórz wpis, kliknij opcję Dodaj komentarz, a następnie wpisz komentarz w polu Komentarz.Aby skomentować wpis innego użytkownika, otwórz wpis, kliknij opcję Dodaj komentarz, a następnie wpisz komentarz w polu Opis. Opcjonalnie możesz dodać odsyłacze do plików przechowywanych w komponencie Pliki produktu LotusLie, a także załączniki lub zakładki. Więcej informacji zawiera sekcja Dodawanie wpisu. 2. Aby ukryć wpis przed innymi członkami, wybierz opcję Oznacz ten wpis jako prywatny. 3. Jeśli chcesz powiadamiać członków działania o tym wpisie, wykonaj następujące kroki: a. Wybierz opcję Powiadom użytkowników o tym wpisie. b. Wykonaj jedną z następujących czynności: Działanie standardowe: Aby powiadomić wszystkich członków, zaznacz pole wyboru Wszyscy członkowie tego działania. Ta opcja nie powoduje powiadamiania członków grup ani społeczności. Uwaga: Opcja dotycząca grupy jest dostępna na żądanie. Aby uzyskać informacje, należy się skontaktować z administratorem organizacji. Aby powiadomić konkretne osoby, wybierz opcję Konkretni członkowie działania, a następnie zaznacz pola wyboru obok nazw poszczególnych członków, którzy mają zostać powiadomieni. Aby znaleźć odpowiednie osoby, przewiń listę alfabetyczną nazwisk lub wpisz nazwisko danej osoby w polu Wpisz tekst, aby filtrować tę listę. Jeśli działanie zostało udostępnione do współużytkowania dla społeczności, można powiadomić podzbiór członków społeczności, wybierając opcję Społeczność: <nazwa_społeczności> (gdzie <nazwa_społeczności> to nazwa społeczności) i następnie zaznaczając pola wyboru obok nazw członków działania, którzy mają zostać powiadomieni. Działanie społeczności, do którego zostali dodani wszyscy członkowie społeczności: Zaznacz pola obok nazw poszczególnych członków, których chcesz powiadomić. Aby znaleźć odpowiednie osoby, przewiń listę alfabetyczną nazwisk lub wpisz nazwisko danej osoby w polu Wpisz tekst, aby filtrować tę listę. Jeśli działanie ma więcej niż 500 członków, po kliknięciu przycisku Dalej zostaną wyświetlone kolejne nazwy. Uwaga: Filtr wyszukuje tylko nazwy z bieżącej strony. Jeśli stron jest wiele, należy klikać przycisk Dalej do momentu otworzenia strony z nazwiskami z tego samego zakresu alfabetycznego co poszukiwana osoba, a następnie wpisać nazwę w polu filtru. Działanie społeczności, do którego został dodany tylko podzbiór członków społeczności: Aby powiadomić podzbiór członków społeczności, wybierz opcję Konkretni członkowie działania, a następnie zaznacz pola wyboru obok nazw poszczególnych członków, którzy mają zostać powiadomieni. Aby znaleźć odpowiednie osoby, przewiń listę alfabetyczną nazwisk lub wpisz nazwisko danej osoby w polu Wpisz tekst, aby filtrować tę listę. Jeśli działanie ma więcej niż 500 członków, po kliknięciu przycisku Dalej zostaną wyświetlone kolejne nazwy. 24 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

29 Uwaga: Filtr wyszukuje tylko nazwy z bieżącej strony. Jeśli stron jest wiele, należy klikać przycisk Dalej do momentu otworzenia strony z nazwiskami z tego samego zakresu alfabetycznego co poszukiwana osoba, a następnie wpisać nazwę w polu filtru. Aby powiadomić tylko właścicieli społeczności, wybierz opcję <nazwa_społeczności> (właściciele społeczności), gdzie <nazwa_społeczności> to nazwa społeczności. Aby powiadomić zarówno właścicieli społeczności, jak i pojedyncze osoby, wybierz nazwiska właścicieli z listy <nazwa_społeczności> (właściciele społeczności), gdzie <nazwa_społeczności> jest nazwą społeczności, a następnie wybierz pojedyncze nazwiska z listy Konkretni członkowie działania. Wybór zostanie zapamiętany podczas przełączania między listami. c. Aby dodać komentarz, który będzie wyświetlany w powiadomieniu wysyłanym do członków, wpisz go w polu Komunikat powiadomienia. Domyślnie powiadomienie wskazuje, że członek ma zostać poinformowany o tym wpisie. 4. Kliknij przycisk Zapisz. Dodawanie odpowiedzi do wpisu Do wpisu w działaniu można dodać odpowiedź w celu skomentowania tematu, opublikowania ogłoszenia, zadania pytania, wyrażenia opinii dotyczącej istniejącego wpisu lub w celu udostępnienia pliku lub adresu WWW do współużytkowania dla zespołu. Aby dodać wpis, otwórz działanie i wykonaj następujące czynności: 1. We wpisie, do którego ma zostać utworzona odpowiedź, kliknij opcję Dodaj komentarz. Uwaga: Jeśli odsyłacz Dodaj komentarz jest niewidoczny, być może widok jest zwinięty. Aby rozwinąć ten wpis, należy kliknąć jego tytuł. 2. W polu Opis dodaj odpowiedź. Do formatowania dodanego tekstu można użyć przycisków paska narzędzi. 3. Możesz dodać więcej treści do wpisu, klikając następujące odsyłacze: Dodaj odsyłacz do pliku w komponencie Pliki produktu LotusLie Umożliwia dodanie do wpisu odsyłacza do pliku przechowywanego w komponencie Pliki produktu LotusLie. Aby znaleźć plik, należy wybrać opcję Moje pliki lub Pliki udostępnione dla mnie do współużytkowania z listy rozwijanej Widok, a następnie trzeba wybrać co najmniej jeden plik z listy i kliknąć opcję Dodaj pliki. Uwaga: Użytkownik może również wyszukać plik, do którego użytkownik ma dostęp i który jest częścią folderu. Aby znaleźć plik, należy wybrać folder z listy rozwijanej Foldery. Załącz plik Służy do dodawania pliku do wpisu. Aby znaleźć plik, należy kliknąć przycisk Przeglądaj obok pola Nazwa pliku. Dodaj zakładkę Służy do dodawania adresu WWW do wpisu. Należy wprowadzić tytuł strony WWW w polu Tytuł zakładki, a następnie dodać adres WWW do pola rozpoczynającego się od łańcucha Rozdział 1. Działania 25

30 Liczba pól odsyłaczy do komponentu Pliki produktu LotusLie, pól zakładek lub plików jest nieograniczona. Domyślne etykiety pól można zmienić na nazwy bardziej odpowiadające potrzebom użytkownika i innych osób. Aby edytować etykietę pola, należy ją kliknąć. Aby usunąć dodany odsyłacz lub pole, należy kliknąć symbol X obok tego odsyłacza lub pola. 4. Aby ukryć odpowiedź przed innymi członkami, kliknij opcję Oznacz ten wpis jako prywatny. 5. Aby powiadomić członków działania o odpowiedzi, wykonaj następujące kroki: a. Wybierz opcję Powiadom użytkowników o tym wpisie. b. Wykonaj jedną z następujących czynności: Działanie standardowe: Aby powiadomić wszystkich członków, zaznacz pole wyboru Wszyscy członkowie tego działania. Ta opcja nie powoduje powiadamiania członków grup ani społeczności. Uwaga: Opcja dotycząca grupy jest dostępna na żądanie. Aby uzyskać informacje, należy się skontaktować z administratorem organizacji. Aby powiadomić konkretne osoby, wybierz opcję Konkretni członkowie działania, a następnie zaznacz pola wyboru obok nazw poszczególnych członków, którzy mają zostać powiadomieni. Aby znaleźć odpowiednie osoby, przewiń listę alfabetyczną nazwisk lub wpisz nazwisko danej osoby w polu Wpisz tekst, aby filtrować tę listę. Jeśli działanie zostało udostępnione do współużytkowania dla społeczności, można powiadomić podzbiór członków społeczności, wybierając opcję Społeczność: <nazwa_społeczności> (gdzie <nazwa_społeczności> to nazwa społeczności) i następnie zaznaczając pola wyboru obok nazw członków działania, którzy mają zostać powiadomieni. Działanie społeczności, do którego zostali dodani wszyscy członkowie społeczności: Zaznacz pola obok nazw poszczególnych członków, których chcesz powiadomić. Aby znaleźć odpowiednie osoby, przewiń listę alfabetyczną nazwisk lub wpisz nazwisko danej osoby w polu Wpisz tekst, aby filtrować tę listę. Jeśli działanie ma więcej niż 500 członków, po kliknięciu przycisku Dalej zostaną wyświetlone kolejne nazwy. Uwaga: Filtr wyszukuje tylko nazwy z bieżącej strony. Jeśli stron jest wiele, należy klikać przycisk Dalej do momentu otworzenia strony z nazwiskami z tego samego zakresu alfabetycznego co poszukiwana osoba, a następnie wpisać nazwę w polu filtru. Działanie społeczności, do którego został dodany tylko podzbiór członków społeczności: Aby powiadomić podzbiór członków społeczności, wybierz opcję Konkretni członkowie działania, a następnie zaznacz pola wyboru obok nazw poszczególnych członków, którzy mają zostać powiadomieni. Aby znaleźć odpowiednie osoby, przewiń listę alfabetyczną nazwisk lub wpisz nazwisko danej osoby w polu Wpisz tekst, aby filtrować tę listę. Jeśli działanie ma więcej niż 500 członków, po kliknięciu przycisku Dalej zostaną wyświetlone kolejne nazwy. 26 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

31 Praca z wpisami Uwaga: Filtr wyszukuje tylko nazwy z bieżącej strony. Jeśli stron jest wiele, należy klikać przycisk Dalej do momentu otworzenia strony z nazwiskami z tego samego zakresu alfabetycznego co poszukiwana osoba, a następnie wpisać nazwę w polu filtru. Aby powiadomić tylko właścicieli społeczności, wybierz opcję <nazwa_społeczności> (właściciele społeczności), gdzie <nazwa_społeczności> to nazwa społeczności. Aby powiadomić zarówno właścicieli społeczności, jak i pojedyncze osoby, wybierz nazwiska właścicieli z listy <nazwa_społeczności> (właściciele społeczności), gdzie <nazwa_społeczności> jest nazwą społeczności, a następnie wybierz pojedyncze nazwiska z listy Konkretni członkowie działania. Wybór zostanie zapamiętany podczas przełączania między listami. c. Aby dodać komentarz, który będzie wyświetlany w powiadomieniu wysyłanym do członków, wpisz go w polu Komunikat powiadomienia. Domyślnie powiadomienie wskazuje, że członek ma zostać poinformowany o tym wpisie. 6. Kliknij przycisk Zapisz, aby zakończyć dodawanie odpowiedzi. W działaniu można wyświetlać i edytować wpisy, dodawać dla nich znaczniki, odpowiadać na nie lub zarządzać nimi. Przenoszenie wpisu Istnieje możliwość przeniesienia wpisu w nowe miejsce w tym samym działaniu lub do innego działania. Wpis należy przenieść w przypadku, gdy należy go dodać do sekcji, zgrupować z wpisami pokrewnymi lub posortować wpisy w określonej kolejności. Zanim rozpoczniesz Właściciele mogą przenosić dowolne wpisy. Autorzy mogą przenosić jedynie swoje własne wpisy. Aby przenieść wpis do innego działania, należy również być autorem lub właścicielem działania docelowego. Jeśli wpis zostanie przeniesiony do innego działania, a członkowie pierwotnego działania nie są członkami tego działania, utracą oni dostęp do wpisu. Jeśli wpis jest przenoszony w obrębie bieżącego działania, można go przenieść za pomocą menu lub przeciągając go i upuszczając. Podczas przenoszenia wpisu mającego co najmniej jedną odpowiedź odpowiedzi są przenoszone wraz z wpisem, bez względu na stosowaną metodę. Nie można przeciągać i upuszczać odpowiedzi na wpis. Podczas przeciągania i upuszczania wpisu można go tylko upuszczać powyżej lub poniżej innego wpisu: nie można go upuścić poniżej odpowiedzi na wpis w celu przekształcenia go w odpowiedź. Aby przenieść wpis, wykonaj następujące kroki: 1. W widoku Moje działania otwórz działanie i przewiń widok do przenoszonego wpisu. 2. Wykonaj jedną z następujących czynności: Aby przenieść wpis do innego działania, kliknij opcję Więcej działań > Przenieś. Rozdział 1. Działania 27

32 Uwaga: Jeśli odsyłacz Więcej działań jest niewidoczny, być może widok jest zwinięty. Aby rozwinąć ten wpis, należy kliknąć jego tytuł. Na karcie Przenieś do działania wybierz działanie z listy, a następnie kliknij opcję Przenieś. Uwaga: Przenosząc wpis do innego działania nie można określić, gdzie ma być umieszczony w tym działaniu. Później można otworzyć inne działanie i przenieść wpis w jego obrębie. Aby przenieść wpis do sekcji w bieżącym działaniu, umieść wskaźnik myszy nad wpisem i poczekaj na wyświetlenie uchwytu przeciągania. Przesuwaj uchwyt przeciągania, dopóki kształt kursora nie zostanie zmieniony ze wskaźnika na symbol krzyżyka, a następnie przeciągnij wpis do sekcji. Aby umieścić wpis po innym wpisie w bieżącym działaniu, umieść wskaźnik myszy nad wpisem, który ma zostać przeniesiony, i poczekaj na wyświetlenie uchwytu przeciągania. Przesuwaj uchwyt przeciągania, dopóki kształt kursora nie zostanie zmieniony ze wskaźnika na symbol krzyżyka, a następnie przeciągnij wpis poniżej innego wpisu. Uwaga: Co oznacza brak uchwytu przeciągania po umieszczeniu wskaźnika myszy nad wpisem? Jeśli uchwyt przeciągania nie jest wyświetlany, użytkownik nie ma dostępu na poziomie wymaganym do przeciągnięcia wpisu. Nie wiadomo, gdzie można upuścić wpis? Po przeciągnięciu wpisu do obszaru, w którym można go upuścić, jest wyświetlana pogrubiona pionowa linia. Zadania pokrewne: Kopiowanie wpisu Użytkownik może dodać kopię wpisu w tym samym miejscu działania, w nowym miejscu w tym samym działaniu lub w innym działaniu. Kopiowanie wpisu jest użyteczne w sytuacji, jeśli użytkownik chce przenieść wpis do sekcji, pogrupować go z wpisami pokrewnymi lub jeśli chce posortować wpisy w określonej kolejności, zachowując jednocześnie kopię wpisu w bieżącej pozycji. Kopiowanie wpisu Użytkownik może dodać kopię wpisu w tym samym miejscu działania, w nowym miejscu w tym samym działaniu lub w innym działaniu. Kopiowanie wpisu jest użyteczne w sytuacji, jeśli użytkownik chce przenieść wpis do sekcji, pogrupować go z wpisami pokrewnymi lub jeśli chce posortować wpisy w określonej kolejności, zachowując jednocześnie kopię wpisu w bieżącej pozycji. Zanim rozpoczniesz Autorzy mogą kopiować tylko własne wpisy. Właściciele mogą skopiować dowolny wpis. Aby skopiować wpis do innego działania, należy również być autorem lub właścicielem działania docelowego. Podczas kopiowania wpisu mającego co najmniej jedną odpowiedź odpowiedzi są kopiowane wraz z wpisem. 28 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

33 1. W widoku Moje działania otwórz działanie i przewiń widok do kopiowanego wpisu. 2. Kliknij opcję Więcej działań > Kopiuj. Uwaga: Jeśli odsyłacz Więcej działań jest niewidoczny, być może widok jest zwinięty. Aby rozwinąć ten wpis, należy kliknąć jego tytuł. 3. Wykonaj jedną z następujących czynności: Aby dodać kopię wpisu do tego samego działania lub do innego działania, na karcie Kopiuj do działania wybierz z listy działanie. Kopiując wpis do innego działania, nie można określić, gdzie ma być umieszczony wpis w tym działaniu. Później można otworzyć inne działanie i przenieść wpis w jego obrębie. Aby dodać kopię wpisu do sekcji, kliknij kartę Kopiuj do sekcji, a następnie wybierz sekcję z listy. Aby umieścić kopię wpisu po danym wpisie lub po innym wpisie w bieżącym działaniu, kliknij kartę Kopiuj do wpisu, a następnie wybierz nazwę wpisu z listy. 4. Kliknij przycisk Kopiuj. Zadania pokrewne: Przenoszenie wpisu na stronie 27 Istnieje możliwość przeniesienia wpisu w nowe miejsce w tym samym działaniu lub do innego działania. Wpis należy przenieść w przypadku, gdy należy go dodać do sekcji, zgrupować z wpisami pokrewnymi lub posortować wpisy w określonej kolejności. Powiadamianie członków działania o wpisie Aby zwrócić uwagę członków działania na wpis, można ich o nim powiadomić. Powiadamiani członkowie otrzymają wiadomość lub powiadomienie na karcie Aktualizacje w aplikacji Strona główna zawierające opis wpisu i odsyłacz do niego. Zanim rozpoczniesz Dowolny członek działania może powiadamiać pozostałych członków o dowolnym wpisie w działaniu. Serwer może wysyłać powiadomienia do bieżących członków działania i do każdej osoby, która dodała bieżący wpis do działania, nawet jeśli ta osoba nie jest już członkiem. Wysłanie powiadomienia nie powoduje utworzenia wpisu w działaniu. Aby powiadomić członków o wpisie, wykonaj następujące kroki: Powiadomień nie można wysyłać do grup. Uwaga: Opcja dotycząca grupy jest dostępna na żądanie. Aby uzyskać informacje, należy się skontaktować z administratorem organizacji. 1. Otwórz działanie i znajdź wpis, o którym ma zostać wysłane powiadomienie do wybranych osób. 2. Kliknij opcję Więcej działań > Powiadom inne osoby. Rozdział 1. Działania 29

34 Uwaga: Jeśli odsyłacz Więcej działań jest niewidoczny, być może widok jest zwinięty. Aby rozwinąć ten wpis, należy kliknąć jego tytuł. 3. Wykonaj jedną z następujących czynności: Działanie standardowe: Aby powiadomić wszystkich członków, zaznacz pole wyboru Wszyscy członkowie tego działania. Aby powiadomić wszystkich członków, zaznacz pole wyboru Wszyscy członkowie tego działania. Ta opcja nie służy do powiadamiania członków społeczności. Aby powiadomić konkretne osoby, wybierz opcję Konkretni członkowie działania, a następnie zaznacz pola wyboru obok nazw poszczególnych członków, którzy mają zostać powiadomieni. Aby znaleźć odpowiednie osoby, przewiń listę alfabetyczną nazwisk lub wpisz nazwisko danej osoby w polu Wpisz tekst, aby filtrować tę listę. Jeśli działanie zostało udostępnione do współużytkowania dla społeczności, można powiadomić podzbiór członków społeczności, wybierając opcję Społeczność: <nazwa_społeczności> (gdzie <nazwa_społeczności> to nazwa społeczności) i następnie zaznaczając pola wyboru obok nazw członków działania, którzy mają zostać powiadomieni. Działanie społeczności, do którego zostali dodani wszyscy członkowie społeczności: Zaznacz pola obok nazw poszczególnych członków, których chcesz powiadomić. Aby znaleźć odpowiednie osoby, przewiń listę alfabetyczną nazwisk lub wpisz nazwisko danej osoby w polu Wpisz tekst, aby filtrować tę listę. Jeśli działanie ma więcej niż 500 członków, po kliknięciu przycisku Dalej zostaną wyświetlone kolejne nazwy. Uwaga: Filtr wyszukuje tylko nazwy z bieżącej strony. Jeśli stron jest wiele, należy klikać przycisk Dalej do momentu otworzenia strony z nazwiskami z tego samego zakresu alfabetycznego co poszukiwana osoba, a następnie wpisać nazwę w polu filtru. Działanie społeczności, do którego został dodany tylko podzbiór członków społeczności: Aby powiadomić podzbiór członków społeczności, wybierz opcję Konkretni członkowie działania, a następnie zaznacz pola wyboru obok nazw poszczególnych członków, którzy mają zostać powiadomieni. Aby znaleźć odpowiednie osoby, przewiń listę alfabetyczną nazwisk lub wpisz nazwisko danej osoby w polu Wpisz tekst, aby filtrować tę listę. Jeśli działanie ma więcej niż 500 członków, po kliknięciu przycisku Dalej zostaną wyświetlone kolejne nazwy. Uwaga: Filtr wyszukuje tylko nazwy z bieżącej strony. Jeśli stron jest wiele, należy klikać przycisk Dalej do momentu otworzenia strony z nazwiskami z tego samego zakresu alfabetycznego co poszukiwana osoba, a następnie wpisać nazwę w polu filtru. Aby powiadomić tylko właścicieli społeczności, wybierz opcję <nazwa_społeczności> (właściciele społeczności), gdzie <nazwa_społeczności> to nazwa społeczności. Aby powiadomić zarówno właścicieli społeczności, jak i pojedyncze osoby, wybierz nazwiska właścicieli z listy <nazwa_społeczności> (właściciele społeczności), gdzie <nazwa_społeczności> jest nazwą społeczności, a następnie wybierz pojedyncze nazwiska z listy Konkretni członkowie działania. Wybór zostanie zapamiętany podczas przełączania między listami. 30 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

35 4. Opcjonalne: W polu Komunikat powiadomienia możesz dodać komentarz, który zostanie wyświetlony oprócz opisu wpisu w powiadomieniu wysyłanym do członków. 5. Kliknij przycisk Wyślij, aby wysłać powiadomienie, a następnie kliknij przycisk OK. Oznaczanie wpisu jako prywatnego tak, aby nie był widoczny dla innych członków Istnieje możliwość oznaczenia wpisu jako prywatnego, jeśli użytkownik chce go zapisać w działaniu, ale nie chce udostępniać jego treści innym członkom działania. Wpis można oznaczyć jako prywatny przy pierwszym jego wysłaniu lub podczas późniejszej edycji. Zanim rozpoczniesz Tylko twórca wpisu może oznaczyć go jako prywatny. Domyślnie podczas wysyłania wpisu do działania może odczytać go każdy z uczestników działania. Oznaczenie działania jako prywatnego umożliwia zachowanie prywatnego obszaru roboczego w obrębie działania. Na przykład robocza wersja wpisu może być oznaczona jako prywatna tak długo aż użytkownik będzie gotowy ją udostępnić. Wpis można oznaczyć jako prywatny również wtedy, gdy informacja nie dotyczy innych członków działania. Aby oznaczyć wpis jako prywatny, wykonaj następujące kroki: 1. Otwórz działanie, znajdź wpis, który ma zostać oznaczony jako prywatny, a następnie kliknij opcję Edytuj. Uwaga: Jeśli odsyłacz Edytuj jest niewidoczny, być może widok jest zwinięty. Aby rozwinąć ten wpis, należy kliknąć jego tytuł. Odsyłacz Edytuj jest widoczny tylko dla właściciela działania lub osoby, która utworzyła dany wpis. 2. Wybierz opcję Oznacz ten wpis jako prywatny, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Uwaga: Pole wyboru Oznacz ten wpis jako prywatny jest widoczne tylko dla osoby, która utworzyła dany wpis. Po zapisaniu wpisu inni uczestnicy nie będą go widzieć po otwarciu działania. Możesz określić, które wpisy są prywatne, ponieważ są one oznaczone terminem [Prywatne]. Co dalej Wpis można później współużytkować z innymi członkami, modyfikując go ponownie przez anulowanie zaznaczenia pola wyboru Oznacz ten wpis jako prywatny. Dodawanie pliku do wpisu działania Użytkownik może dodać plik do wpisu działania bez względu na to, czy jest to wpis standardowy, wpis czynności do wykonania, wpis niestandardowy czy komentarz do wpisu. Zanim rozpoczniesz Aby użytkownik mógł dodać plik do wpisu, musi być autorem wpisu lub właścicielem działania. Rozdział 1. Działania 31

36 Pliki załączane do działania standardowego lub działania społeczności są przechowywane w działaniu i nie mogą być współużytkowane poza przypisaniem działania. Aby przesłać plik, który ma być później współużytkowany z większą liczbą osób, należy go dodać do aplikacji Pliki. Użytkownik może dodać odsyłacz do pliku lub folderu w aplikacji Pliki z poziomu wpisu działania w celu współużytkowania tego pliku lub folderu z członkami działania. Pliki załączane do wpisu działania są przechowywane tylko w działaniu, dlatego na przykład nie można do nich uzyskiwać dostępu po oznaczeniu działania jako zakończonego i usunięciu go z systemu. Aby dodać plik do wpisu, otwórz wpis, a następnie wykonaj następujące kroki: 1. Kliknij jeden z poniższych odsyłaczy: Dodaj plik > Załącz plik Służy do dodawania pliku do wpisu. Aby znaleźć plik, należy kliknąć przycisk Przeglądaj znajdujący się obok tego pola. Uwaga: Maksymalny limit wielkości plików załączników domyślnie ma wartość 10 MB, ale ta wartość może zostać zmieniona przez administratora. Dodaj plik > Odsyłacz do pliku Dodaje odsyłacz do pliku przechowywanego w aplikacji Pliki. a. Należy wybrać typ pliku, który ma zostać udostępniony do współużytkowania, korzystając z opcji wyświetlanych po lewej stronie okna. Tabela 7. Opcje udostępniania pliku do współużytkowania Opcja Ostatnio używane pliki Przypięte pliki Moje pliki Udostępnione dla mnie do współużytkowania Pliki innych osób Przypięte foldery Moje foldery Współużytkowane foldery Opis Pliki, które zostały ostatnio przesłane do aplikacji Pliki. Pliki, które zostały oznaczone jako priorytetowe w aplikacji Pliki. Pliki, które zostały przesłane do aplikacji Pliki. Pliki, które zostały udostępnione do współużytkowania dla użytkownika z poziomu aplikacji Pliki. Pliki, które inne osoby udostępniły do współużytkowania dla użytkownika z poziomu aplikacji Pliki. Pliki z folderów oznaczonych jako priorytetowe w aplikacji Pliki. Pliki z folderów osobistych użytkownika w aplikacji Pliki. Pliki ze współużytkowanych folderów w aplikacji Pliki. b. Z wyświetlonej listy należy wybrać co najmniej jeden plik, a następnie kliknąć przycisk OK. Dodaj plik > Odsyłacz do folderu Dodaje odsyłacz do folderu przechowywanego w aplikacji Pliki. a. Korzystając z opcji wyświetlanych po lewej stronie okna, należy wybrać typ folderu, który ma zostać udostępniony do współużytkowania. 32 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

37 Tabela 8. Opcje udostępniania folderu do współużytkowania Opcja Ostatnio używane foldery Moje foldery Foldery udostępnione dla mnie do współużytkowania Folder <organizacja użytkownika> Opis Foldery, które zostały ostatnio przesłane do aplikacji Pliki. Foldery, których właścicielem w aplikacji Pliki jest użytkownik. Foldery, które zostały udostępnione do współużytkowania dla użytkownika z poziomu aplikacji Pliki. Foldery w aplikacji Pliki, które są widoczne dla wszystkich w danej organizacji. b. Z wyświetlonej listy należy wybrać co najmniej jeden folder, a następnie kliknąć przycisk OK. Aby usunąć dodany plik, należy kliknąć symbol X obok pola pliku załącznika. 2. Opcjonalne: Zmień nazwę dodanego pola, klikając etykietę tego pola w celu otwarcia jej do edycji. Po dodaniu do wpisu odsyłacza komponentu Pliki produktu LotusLie lub pola pliku nazwę domyślnie powiązaną z polem można zmienić na nazwę, która lepiej opisuje przeznaczenie pola. Jeśli przeznaczeniem wpisu jest na przykład uzyskiwanie komentarzy z recenzją dotyczącą utworzonego przez użytkownika dokumentu, etykietę pola pliku załącznika można zmienić na Dokument do recenzji. 3. Opcjonalne: Powtarzając poprzednie kroki, można dodać większą liczbę plików do wpisu. 4. Kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać dodawanie pliku do wpisu. Usuwanie wpisu Istnieje możliwość usunięcia wpisu w celu usunięcia go z działania. Usunięty wpis jest przenoszony do widoku kosza dla tego działania. Wpis ten można odtworzyć, ale odtworzenie jest możliwe zanim administrator trwale usunie ten wpis przez opróżnienie kosza. Zanim rozpoczniesz Autorzy mogą usuwać jedynie swoje własne wpisy. Właściciele mogą usuwać dowolne wpisy. Aby usunąć wpis, wykonaj następujące kroki: 1. Otwórz działanie, a następnie przejdź do usuwanego wpisu. 2. Kliknij opcję Więcej działań > Usuń. Uwaga: Jeśli odsyłacz Więcej działań jest niewidoczny, być może widok jest zwinięty. Aby rozwinąć ten wpis, należy kliknąć jego tytuł. 3. Kliknij przycisk OK, aby potwierdzić usunięcie. Wyniki Aby odtworzyć wpis, otwórz działanie, z którego ten wpis został usunięty. Na panelu nawigacyjnym kliknij Kosz, aby wyświetlić widok kosza. Znajdź wpis, kliknij jego tytuł, aby go rozwinąć, a następnie kliknij pozycję Odtwórz. Rozdział 1. Działania 33

38 Uwaga: Tylko właściciel działania lub autor wpisu może odtworzyć usunięty wpis. Dla pozostałych użytkowników odsyłacz Odtwórz będzie niewidoczny. Uzyskanie adresu WWW pojedynczego wpisu Użytkownik może otworzyć wpis na osobnej stronie WWW, a następnie zapisać tę stronę jako zakładkę, wysłać do innego członka w rozmowie sieciowej albo wysłać ją jako wpis zakładki w działaniu. Każda osoba, która otworzy ten odsyłacz, zostanie przeniesiona bezpośrednio do strony WWW tego wpisu. Zanim rozpoczniesz Aby otworzyć wpis ze stałego adresu WWW, należy być członkiem działania zawierającego ten wpis. Nie można użyć odsyłacza do wpisu, aby go współużytkować z kimś, kto nie jest członkiem działania. Praca z szablonami wpisów Aby uzyskać adres WWW wpisu, wykonaj następujące kroki: 1. Znajdź wpis, który ma zostać oznaczony zakładką lub udostępniony do współużytkowania, a następnie kliknij opcję Więcej działań > Odsyłacz do tego wpisu. Uwaga: Jeśli odsyłacz Więcej działań jest niewidoczny, być może widok jest zwinięty. Aby rozwinąć ten wpis, należy kliknąć jego tytuł. 2. Teraz możesz utworzyć zakładkę dla tego wpisu lub udostępnić go do współużytkowania dla innych członków, kopiując adres WWW z pola adresu przeglądarki WWW i wklejając go do rozmowy sieciowej lub pola zakładki wpisu działania. Wpis niestandardowy może zostać ponownie wykorzystany z poziomu działania poprzez utworzenie szablonu wpisu. Co to jest szablon wpisów? Szablon wpisu jest prototypem wpisu. Szablonu wpisów można użyć do przechwycenia zestawu pól zawierającego wpis niestandardowy. Gdy szablon wpisu zostanie utworzony, na jego podstawie można utworzyć wiele wpisów. Na przykład można założyć, że menedżer chce, aby użytkownik wraz ze współpracownikami dodawał wpisy cotygodniowego raportu o statusie do działania, które jest używane do współużytkowania informacji i zasobów w projekcie. Oznacza to, że każda z tych osób będzie tworzyć oddzielny wpis zawierający te same informacje wprowadzające, takie jak nazwisko i tydzień, którego dotyczy status. Aby uprościć tę procedurę, można utworzyć szablon wpisu z polami, które będą zawierały informacje o statusie, takie jak pole nazwy Status dla i pole daty Tydzień. Po utworzeniu własnego wpisu można zapisać go jako szablon wpisu i nadać mu nazwę Raport o statusie. Gdy następnym razem będzie konieczne dostarczenie raportu o statusie, można będzie kliknąć opcję Dodaj z szablonu wpisu > Dodaj Raport o statusie, aby otworzyć formularz wpisu oparty na utworzonym szablonie, w którym znajdują się pola przeznaczone do przechowywania informacji raportu o statusie. 34 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

39 Tworzenie szablonów wpisów Zaprojektowany wpis, który chcesz ponownie wykorzystać, możesz zapisać jako szablon wpisów. Szablon wpisu jest prototypem wpisu. Możesz utworzyć szablon, a następnie używać go do tworzenia wielu wpisów niestandardowych. Szablony wpisów są dostępne tylko w obrębie działania, w którym zostały utworzone. Nie są one współużytkowane między działaniami. Aby utworzyć szablon wpisów, wykonaj następujące kroki: 1. Utwórz wpis, który będzie modelem dla szablonu. Dodaj wszystkie potrzebne pola i odpowiednio zmień ich nazwy. 2. Zapisz wpis. 3. Znajdź utworzony wpis, a następnie kliknij Więcej działań > Zapisz jako szablon wpisów. Jeśli odsyłacz Więcej działań jest niewidoczny, być może wpis jest zwinięty. Należy kliknąć tytuł wpisu, aby go rozwinąć. 4. Wpisz nazwę w polu Nazwa. Na przykład Raport dotyczący statusu. 5. Jeśli chcesz powiązać ikonę z szablonem i wszystkimi wpisami utworzonymi na jego podstawie, kliknij ikonę. 6. Kliknij opcję Zapisz, aby zapisać szablon, a następnie kliknij opcję Zamknij, aby zamknąć wyświetlone okno komunikatu potwierdzenia. 7. Aby użyć nowego szablonu wpisu, kliknij opcję Dodaj z szablonu wpisu > Dodaj <nazwa szablonu wpisu>. gdzie <nazwa szablonu wpisu> jest nazwą utworzonego szablonu wpisu (na przykład Dodaj raport o statusie). Zadania pokrewne: Dodawanie wpisu na stronie 20 Do działania można dodać wpis w celu skomentowania tematu, opublikowania ogłoszenia, zadania pytania lub udostępnienia pliku albo adresu WWW zespołowi. Edytowanie szablonów wpisów na stronie 38 Właściciel działania może edytować szablony wpisów utworzone na podstawie własnych wpisów używanych w działaniu. Na przykład właściciel działania może chcieć zmienić ikonę używaną przez szablon jako identyfikator. Dodawanie wpisu niestandardowego Użytkownik może dodać oparty na szablonie wpis niestandardowy, który został utworzony i jest zapisany w bieżącym działaniu.niestandardowe szablony wpisów mogą być tworzone i używane na potrzeby wpisów działań oraz czynności do wykonania. Dodawanie wpisu niestandardowego Użytkownik może dodać oparty na szablonie wpis niestandardowy, który został utworzony i jest zapisany w bieżącym działaniu.niestandardowe szablony wpisów mogą być tworzone i używane na potrzeby wpisów działań oraz czynności do wykonania. Zanim rozpoczniesz Aby można było utworzyć wpis niestandardowy na podstawie szablonu, w bieżącym działaniu musi zostać utworzony co najmniej jeden szablon wpisu. Rozdział 1. Działania 35

40 Aby dodawać wpisy do działania, należy być autorem lub właścicielem działania. Aby dodać wpis niestandardowy, otwórz działanie i wykonaj następujące kroki: 1. Kliknij opcję Dodaj z szablonu wpisu > Dodaj <nazwa szablonu wpisu>, gdzie <nazwa szablonu wpisu> jest nazwą szablonu, który ma służyć jako podstawa wpisu niestandardowego. 2. W polu Tytuł wpisz tytuł wpisu. 3. Aby dodać do wpisu dodatkową treść, kliknij jeden z następujących odsyłaczy: Dodaj odsyłacz do pliku w komponencie Pliki produktu LotusLie Umożliwia dodanie do wpisu odsyłacza do pliku przechowywanego w komponencie Pliki produktu LotusLie. Aby znaleźć plik, należy wybrać opcję Moje pliki lub Pliki udostępnione dla mnie do współużytkowania z listy rozwijanej Widok, a następnie trzeba wybrać co najmniej jeden plik z listy i kliknąć opcję Dodaj pliki. Uwaga: Użytkownik może również wyszukać plik, do którego użytkownik ma dostęp i który jest częścią folderu. Aby znaleźć plik, należy wybrać folder z listy rozwijanej Foldery. Załącz plik Służy do dodawania pliku do wpisu. Aby znaleźć plik, należy kliknąć przycisk Przeglądaj znajdujący się obok tego pola. Dodaj zakładkę Służy do dodawania adresu WWW do wpisu. Należy wpisać tytuł strony WWW w polu Tytuł zakładki i skopiować adres WWW do pola rozpoczynającego się od łańcucha Dodaj pola niestandardowe > Pole Data Służy do dodawania pola Data do wpisu. Po kliknięciu pustego pola zostanie wyświetlona kontrolka kalendarza. Datę można wpisać w polu lub wybrać z kalendarza. Dodaj pola niestandardowe > Pole Osoba Dodaje do wpisu pole Osoba. Po rozpoczęciu wpisywania nazwiska w tym polu wyświetlana jest lista nazwisk z katalogu. Można wybrać nazwę z listy lub kontynuować wpisywanie pełnej nazwy lub adresu danej osoby. Dodaj pola niestandardowe > Pole Tekst Służy do dodawania pola Tekst do wpisu. Liczba typów pól, które można dodać, jest dowolna, a pola tego samego typu można dodawać wielokrotnie. Aby usunąć dodane pole, należy kliknąć znak X znajdujący się obok tego pola. 4. Opcjonalne: Zmień nazwę dodanego pola, klikając etykietę tego pola w celu otwarcia jej do edycji. Po dodaniu pliku, zakładki lub pola niestandardowego do wpisu można zmienić nazwę domyślnie powiązaną z tym polem na nazwę, która lepiej opisuje przeznaczenie tego pola. Jeśli na przykład używasz wpisu do podania komentarza z recenzją, możesz dodać dwa pola nazwisk i zmienić nazwę jednego pola na Autor, a drugiego na Recenzent. Można również dodać pole daty o nazwie Recenzja wg daty, a następnie dodać plik załącznika w polu o etykiecie Dokument do recenzji. 36 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

41 5. W polu Opis opisz wpis lub dodaj treść wpisu. Do formatowania dodanego tekstu można użyć przycisków paska narzędzi. 6. W polu Znaczniki wpisz jeden lub więcej terminów odpowiadających znacznikom we wpisie. Podczas wpisywania jest wyświetlana lista zgodnych znaczników z kolekcji znaczników. Kliknięcie znacznika umożliwia jego dodanie. Można również wpisywać dalej znacznik, którego nie ma na liście. Poszczególne znaczniki należy oddzielać przecinkami. Znacznik jest to zawierająca jedno słowo etykieta lub słowo kluczowe przypisywane przez użytkownika do wpisu w celu jego sklasyfikowania. Po zapisaniu wpisu znacznik jest dodawany do kolekcji znaczników działania. Później za pomocą tego znacznika można znaleźć wpis, klikając znacznik w kolekcji znaczników. Lista wyników zawiera nie tylko ten wpis, ale również wpisy oznaczone podobnymi znacznikami, co jest pomocne w znajdowaniu powiązanych treści. Należy pamiętać, że kolekcja znaczników składa się ze znaczników utworzonych przez Ciebie i Twoich znajomych. Jeśli nikt jeszcze nie utworzył żadnych znaczników, podczas wprowadzania danych w tym polu nie jest wyświetlana lista zgodnych znaczników. 7. Aby dodać ten wpis do konkretnej sekcji działania, kliknij strzałkę w dół obok pola Sekcja, a następnie wybierz sekcję z listy. 8. Aby ukryć wpis przed innymi członkami, wybierz opcję Oznacz ten wpis jako prywatny. 9. Jeśli chcesz powiadamiać członków działania o tym wpisie, wykonaj następujące kroki: a. Wybierz opcję Powiadom użytkowników o tym wpisie. b. Wykonaj jedną z następujących czynności: Działanie standardowe: Aby powiadomić wszystkich członków, zaznacz pole wyboru Wszyscy członkowie tego działania. Ta opcja nie powoduje powiadamiania członków grup ani społeczności. Uwaga: Opcja dotycząca grupy jest dostępna na żądanie. Aby uzyskać informacje, należy się skontaktować z administratorem organizacji. Aby powiadomić konkretne osoby, wybierz opcję Konkretni członkowie działania, a następnie zaznacz pola wyboru obok nazw poszczególnych członków, którzy mają zostać powiadomieni. Aby znaleźć odpowiednie osoby, przewiń listę alfabetyczną nazwisk lub wpisz nazwisko danej osoby w polu Wpisz tekst, aby filtrować tę listę. Jeśli działanie zostało udostępnione do współużytkowania dla społeczności, można powiadomić podzbiór członków społeczności, wybierając opcję Społeczność: <nazwa_społeczności> (gdzie <nazwa_społeczności> to nazwa społeczności) i następnie zaznaczając pola wyboru obok nazw członków działania, którzy mają zostać powiadomieni. Działanie społeczności, do którego zostali dodani wszyscy członkowie społeczności: Zaznacz pola obok nazw poszczególnych członków, których chcesz powiadomić. Aby znaleźć odpowiednie osoby, przewiń listę alfabetyczną nazwisk lub wpisz nazwisko danej osoby w polu Wpisz tekst, aby filtrować tę listę. Jeśli działanie ma więcej niż 500 członków, po kliknięciu przycisku Dalej zostaną wyświetlone kolejne nazwy. Rozdział 1. Działania 37

42 Uwaga: Filtr wyszukuje tylko nazwy z bieżącej strony. Jeśli stron jest wiele, należy klikać przycisk Dalej do momentu otworzenia strony z nazwiskami z tego samego zakresu alfabetycznego co poszukiwana osoba, a następnie wpisać nazwę w polu filtru. Działanie społeczności, do którego został dodany tylko podzbiór członków społeczności: Aby powiadomić podzbiór członków społeczności, wybierz opcję Konkretni członkowie działania, a następnie zaznacz pola wyboru obok nazw poszczególnych członków, którzy mają zostać powiadomieni. Aby znaleźć odpowiednie osoby, przewiń listę alfabetyczną nazwisk lub wpisz nazwisko danej osoby w polu Wpisz tekst, aby filtrować tę listę. Jeśli działanie ma więcej niż 500 członków, po kliknięciu przycisku Dalej zostaną wyświetlone kolejne nazwy. Uwaga: Filtr wyszukuje tylko nazwy z bieżącej strony. Jeśli stron jest wiele, należy klikać przycisk Dalej do momentu otworzenia strony z nazwiskami z tego samego zakresu alfabetycznego co poszukiwana osoba, a następnie wpisać nazwę w polu filtru. Aby powiadomić tylko właścicieli społeczności, wybierz opcję <nazwa_społeczności> (właściciele społeczności), gdzie <nazwa_społeczności> to nazwa społeczności. Aby powiadomić zarówno właścicieli społeczności, jak i pojedyncze osoby, wybierz nazwiska właścicieli z listy <nazwa_społeczności> (właściciele społeczności), gdzie <nazwa_społeczności> jest nazwą społeczności, a następnie wybierz pojedyncze nazwiska z listy Konkretni członkowie działania. Wybór zostanie zapamiętany podczas przełączania między listami. c. Aby dodać komentarz, który będzie wyświetlany w powiadomieniu wysyłanym do członków, wpisz go w polu Komunikat powiadomienia. Domyślnie powiadomienie wskazuje, że członek ma zostać poinformowany o tym wpisie. 10. Kliknij przycisk Zapisz, aby zakończyć dodawanie wpisu. Zadania pokrewne: Tworzenie szablonów wpisów na stronie 35 Zaprojektowany wpis, który chcesz ponownie wykorzystać, możesz zapisać jako szablon wpisów. Edytowanie szablonów wpisów Właściciel działania może edytować szablony wpisów utworzone na podstawie własnych wpisów używanych w działaniu. Na przykład właściciel działania może chcieć zmienić ikonę używaną przez szablon jako identyfikator. Edytowanie szablonów wpisów Właściciel działania może edytować szablony wpisów utworzone na podstawie własnych wpisów używanych w działaniu. Na przykład właściciel działania może chcieć zmienić ikonę używaną przez szablon jako identyfikator. Zanim rozpoczniesz Nie wykonuj tej procedury, jeśli w działaniu nie ma żadnych szablonów wpisów. Szablon wpisu jest prototypem wpisu. Jeśli utworzysz własny wpis, który chcesz ponownie wykorzystać, możesz go zapisać jako szablon. Podczas następnego dodawania wpisu będziesz dysponować opcją dodania wpisu za pomocą własnych pól określonych w szablonie. Więcej informacji zawiera sekcja Tworzenie szablonów wpisów. 38 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

43 Aby edytować szablon wpisów, wykonaj następujące kroki: 1. Otwórz działanie zawierające szablony wpisów, które mają być edytowane. 2. Na pasku tytułu kliknij opcję Więcej działań, a następnie wybierz opcję Edytuj szablony wpisów. 3. Kliknij opcję Edytuj znajdującą się obok szablonu, który ma zostać zmieniony. 4. Wprowadź zmiany. Aby powiązać ikonę z szablonem, wybierz ikonę. Gdy ikona zostanie powiązana z szablonem, będzie wyświetlana w tytułach wpisów utworzonych za pomocą tego szablonu. 5. Kliknij przycisk Zapisz. 6. Dokonaj edycji kolejnego szablonu lub kliknij Zamknij. Zadania pokrewne: Tworzenie szablonów wpisów na stronie 35 Zaprojektowany wpis, który chcesz ponownie wykorzystać, możesz zapisać jako szablon wpisów. Dodawanie wpisu niestandardowego na stronie 35 Użytkownik może dodać oparty na szablonie wpis niestandardowy, który został utworzony i jest zapisany w bieżącym działaniu.niestandardowe szablony wpisów mogą być tworzone i używane na potrzeby wpisów działań oraz czynności do wykonania. Praca z wyszukiwaniami w komponencie Działania W komponencie Działania można wyszukiwać informacje, stosując różne metody. Wyszukiwanie działań na podstawie słowa lub frazy Element sterujący wyszukiwania znajdujący się na pasku tytułu umożliwia wyszukiwanie we wszystkich działaniach i wpisach elementów zawierających słowo lub frazę. Zanim rozpoczniesz Użytkownik może przeszukiwać tylko działania, których jest członkiem. Wyszukiwanie obejmuje zakończone działania. Wyniki wyszukiwania nie obejmują wpisów oznaczonych jako prywatne ani wpisów i działań znajdujących się w koszu. Aby wyszukać działania lub wpisy zawierające konkretny łańcuch tekstowy, wykonaj następujące kroki: 1. Wpisz słowo lub termin do wyszukania w polu Szukaj na pasku tytułu. 2. Określ elementy do przeszukiwania, klikając strzałkę w dół obok pola Szukaj, a następnie wybierając jedną z następujących opcji: Moje działania Ta opcja umożliwia wyszukanie łańcucha tekstowego w tytułach i opisach wszystkich działań bieżącego użytkownika (w tym działań utworzonych przez tego użytkownika oraz działań udostępnionych mu lub jego społecznościom do współużytkowania), a także w polach i wpisach we wszystkich działaniach tego użytkownika. Rozdział 1. Działania 39

44 Wszystkie działania Ta opcja umożliwia wyszukanie łańcucha tekstowego w tytułach i opisach wszystkich działań dostępnych dla użytkownika oraz w polach i wpisach we wszystkich tych działaniach. Lista czynności do wykonania Służy do wyszukiwania łańcucha tekstowego we wpisach czynności do wykonania wszystkich działań, w przypadku których użytkownik jest członkiem. Szablony Służy do wyszukiwania łańcucha tekstowego w tytułach i opisach wszystkich szablonów, do których dostęp ma użytkownik. To działanie Ta opcja umożliwia wyszukanie łańcucha tekstowego w tytule i opisie bieżącego działania, a także w polach i wpisach w bieżącym działaniu. Uwaga: Jeśli otwarty jest szablon, zamiast tej opcji jest wyświetlana opcja Ten szablon. Można wybrać opcję Ten szablon w celu wyszukania łańcucha tekstowego w tytule i opisie bieżącego szablonu. 3. Kliknij ikonę Szukaj. Wyniki wyszukiwania zostaną wyświetlone na bieżącej stronie. W przypadku przeszukiwania tego działania lub szablonu można bezpośrednio edytować wyniki wyszukiwania. W przeciwnym razie należy kliknąć tytuł wyniku, aby go otworzyć do edycji. Filtrowanie działań i wpisów za pomocą znacznika Aby znaleźć grupę działań związanych z tym samym pomysłem, projektem, branżą lub inną klasyfikacją, działania można filtrować za pomocą znacznika. Można także filtrować wpisy w jednym działaniu. Oznaczanie wpisów i działań umożliwia tworzenie folderów wirtualnych, po których można później nawigować. Wszystkie znaczniki w Twoich działaniach, utworzone przez Ciebie i inne osoby, są wyświetlane w kolekcji znaczników. Znaczniki w kolekcji można wyświetlić w postaci chmury lub listy. W chmurze znaczników najczęściej używane terminy znaczników są wyświetlane jako pogrubione i z użyciem większej czcionki. Lista znaczników wyświetla najczęściej stosowane znaczniki na początku. Przeglądanie znaczników nie tylko umożliwia znalezienie oznaczonych informacji, ale także pozwala na wykrycie podobnie oznaczonych informacji pochodzących od innych członków działania. Użytkownik po poznaniu członków, którzy dołączyli informacje znajdujące się w jego obszarze zainteresowań, może przeglądać informacje według poszczególnych osób, aby poznać inne informacje wysłane przez te osoby. Zarówno chmura znaczników, jak i lista znaczników zawierają tylko zbiór najpopularniejszych znaczników. Lista znaczników zawiera 10 najpopularniejszych znaczników. Chmura znaczników zawiera więcej niż 10 znaczników. Wykonaj jedną z następujących czynności: Aby znaleźć działania podzielone na kategorie za pomocą znacznika, w widoku Moje działania rozwiń pozycję Znaczniki na panelu nawigacyjnym, a następnie kliknij znacznik. 40 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

45 Aby znaleźć wpisy w pojedynczym działaniu, które używa znacznika, otwórz to działanie, rozwiń Znaczniki, a następnie kliknij wybrany znacznik. Wskazówka: Jeśli nie można wyświetlić kolekcji znaczników bez przewijania ekranu, należy zwinąć sekcję Członkowie, klikając ikonę rozwijania. Wyszukiwanie konkretnego znacznika jest możliwe zarówno z poziomu widoku działań, jak i z poziomu pojedynczego działania. W tym celu należy kliknąć opcję Znajdź znacznik, wpisać nazwę znacznika w polu wyszukiwania i kliknąć ikonę wyszukiwania. Użytkownik może skorzystać z tej możliwości na przykład w sytuacji, gdy używana lista znaczników lub chmura znaczników jest tak duża, że jest w niej wyświetlany tylko podzbiór znaczników, a interesujący użytkownika znacznik nie jest jednym z wyświetlanych. Subskrybowanie kanału informacyjnego komponentu Działania w celu uzyskiwania automatycznych aktualizacji Za pomocą czytnika kanałów można zasubskrybować kanał informacyjny dla pojedynczego działania lub kolekcji działań. Po zasubskrybowaniu kanału informacyjnego czytnik kanałów monitoruje i automatycznie pobiera aktualizacje. Kanał informacyjny jest sposobem reprezentowania i automatycznego dostarczania najnowszych treści strony WWW bezpośrednio na komputer. Do publikowania kanałów informacyjnych działań używany jest protokół o nazwie Atom. Zasubskrybowanie kanału informacyjnego upraszcza zadanie monitorowania działania, ponieważ czytnik kanałów automatycznie sprawdza i pobiera aktualizacje treści dla każdego kanału. Subskrypcję kanału informacyjnego można przeprowadzić z dowolnego miejsca, w którym jest wyświetlona ikona Kanał informacyjny, w tym z widoku Moje działania i z poziomu indywidualnych działań. Proces subskrybowania kanału informacyjnego przebiega odmiennie w zależności do używanego czytnika kanałów. Ogólne wytyczne przedstawiono w poniższych krokach. 1. Wykonaj jedną z następujących czynności: Aby zasubskrybować pojedyncze działanie, otwórz to działanie, znajdź widok lub sekcję zawierającą listę wpisów, odnośnie do których chcesz otrzymywać aktualne informacje, a następnie kliknij opcję Kanał informacyjny dla tych wpisów. Aby zasubskrybować wiele działań, otwórz widok obejmujący typy działań, dla których mają być otrzymywane aktualne informacje, na przykład widok Działania z określonym priorytetem > Priorytet wysoki, a następnie kliknij opcję Kanał informacyjny dla tych działań. Aby zasubskrybować listę czynności do wykonania, kliknij kartę Lista czynności do wykonania, a następnie kliknij opcję Kanał informacyjny dla tych czynności do wykonania. Aby zasubskrybować szablony, kliknij kartę Szablony działań, a następnie kliknij opcję Kanał informacyjny dla tych szablonów. 2. Dodaj kanał informacyjny do preferowanego czytnika kanałów. Kroki, które należy tu wykonać, różnią się w zależności od używanej przeglądarki WWW i czytnika kanałów. Więcej informacji na ten temat zawiera dokumentacja przeglądarki WWW i czytnika kanałów. Rozdział 1. Działania 41

46 Praca z działaniami W tej sekcji opisano czynności, które można wykonywać względem działania. Edytowanie działania Aby edytować działanie, trzeba być jego właścicielem. Zanim rozpoczniesz Edycja tytułu, opisu, daty zakończenia lub znaczników powiązanych z działaniem nie wpływa na treść wpisów publikowanych w działaniu. Aby edytować działanie, wykonaj następujące kroki: 1. Wykonaj jedną z następujących czynności: W widoku Moje działania znajdź na liście działanie do edycji, kliknij opcję Więcej, aby rozwinąć opis działania, a następnie kliknij opcję Edytuj. Z poziomu działania, które ma być edytowane, kliknij na pasku tytułu opcję Czynności dotyczące działania, a następnie wybierz opcję Edytuj działanie. Uwaga: Działanie może być edytowane tylko przez jego właściciela. Dla pozostałych użytkowników odsyłacz Edytuj i opcja menu Edytuj działanie będą niewidoczne. 2. Zmodyfikuj wybrane pola, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Dodawanie odsyłacza do działania pokrewnego Utwórz wpis umożliwiający połączenie z innym działaniem, jeśli to inne działanie zawiera informacje, które mogą być interesujące dla członków bieżącego działania. Zanim rozpoczniesz Dostęp do innego działania za pomocą tego wpisu jest możliwy tylko w przypadku członków z prawami dostępu do tego innego działania. Aby dodać działanie pokrewne, wykonaj następujące kroki: 1. Otwórz działanie, do którego chcesz dodać odsyłacz do działania pokrewnego. 2. Kliknij opcję Czynności dotyczące działania na pasku tytułu, a następnie wybierz opcję Dodaj działanie pokrewne. 3. Wybierz z listy dostępnych opcji działanie, do którego chcesz utworzyć odsyłacz, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Co dalej Zostanie utworzony wpis z działaniem pokrewnym. Gdy członek mający dostęp do innego działania rozwinie wpis działania pokrewnego, a następnie kliknie odsyłacz do niego, zostanie wyświetlone to działanie pokrewne. 42 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

47 Wyjście z działania Jeśli szukasz widoku w panelu nawigacyjnym i nie widzisz go, być może znajdujesz się w działaniu i szukasz elementu, który jest dostępny tylko w panelu nawigacyjnym w widoku Moje działania. Aby zobaczyć widok Moje działania, musisz wyjść z aktualnie otwartego działania. Panel nawigacyjny zostanie zmieniony i będzie zawierał odsyłacze odpowiednie dla treści strony bieżącej. Z poziomu działania panel nawigacyjny umożliwia szybki dostęp do elementów mających zastosowanie tylko do tego działania, takich jak lista czynności do wykonania i lista sekcji działań. Panel nawigacyjny dostępny w widoku Moje działania umożliwia szybkie uzyskiwanie dostępu do innych widoków, na przykład widoku Działania z określonym priorytetem. Aby wyjść z działania, kliknij zakładkę Działania. Spowoduje to powrót do widoku Moje działania. Kopiowanie działania Widzisz utworzone przez kogoś działanie, które chcesz ponownie wykorzystać? Jeśli właściciele tego działania nie utworzyli dla niego szablonu w celu umożliwienia innym osobom jego ponownego wykorzystania, możesz utworzyć jego kopię. Możesz także skopiować jedno z własnych działań, jeśli chcesz je ponownie wykorzystać, ale nie czekaj na jego ponowne wielokrotne wykorzystanie, zanim uznasz, że warto utworzyć szablon. Zanim rozpoczniesz Działanie może skopiować każdy członek działania. Podczas kopiowania działania jesteś dodawany do nowego działania jako jego właściciel. Działania zewnętrzne są kopiowane jako działania zewnętrzne, a działania wewnętrzne są kopiowane jako działania wewnętrzne. Aby skopiować działanie, wykonaj następujące kroki: 1. Otwórz działanie, które chcesz skopiować. 2. Na pasku tytułu kliknij opcję Czynności dotyczące działania, a następnie wybierz opcję Kopiuj działanie. 3. W formularzu nowego działania dodaj nowe wartości lub zmień wartości w polach, które mają zostać zaktualizowane. 4. Aby dołączyć do nowego działania członków z kopiowanego działania, kliknij opcję Użyj członków z działania. 5. Kliknij opcję Zapisz. Drukowanie z poziomu działania Treść działania można wydrukować w taki sam sposób jak każdą inną stronę WWW. Drukowanie z poziomu działania umożliwia wydrukowanie tylko bieżącej strony. Aby wydrukować działanie, wykonaj następujące kroki: Rozdział 1. Działania 43

48 1. Opcjonalne: Przy drukowaniu działania rozwiń wszystkie zwinięte sekcje, kliknij ikonę Rozwiń wszystko obok opcji Wyświetl, aby rozwinąć wszystkie zwinięte wpisy, a jeśli wpis ma długi opis, który nie jest wyświetlony, kliknij opcję więcej, aby go wyświetlić w całości. 2. Wydrukuj widok lub działanie, wybierając z menu przeglądarki WWW opcję Plik > Drukuj. Organizowanie działań użytkownika Działania warto zorganizować w taki sposób, aby uzyskiwanie dostępu do żądanych działań oraz wyszukiwanie informacji przebiegało szybko i łatwo. Dodawanie sekcji na potrzeby organizowania treści działania Sekcje są kontenerami dla zestawów wpisów działań. Sekcje dodaje się do działania, aby jego schemat uzyskał strukturę hierarchiczną. Aby dodać sekcję do działania, wykonaj następujące kroki: 1. Otwórz działanie, do którego chcesz dodać sekcję. 2. Kliknij opcję Dodaj sekcję. 3. W polu Sekcja dodaj tytuł sekcji, a następnie kliknij opcję Zapisz. Została utworzona nowa sekcja, do której możesz dodać wpisy. 4. Aby dodać wpis, wykonaj jeden z poniższych kroków: Aby dodać standardowy wpis do sekcji, kliknij opcję Wpis. Aby dodać czynność do wykonania do sekcji, kliknij Czynność do wykonania. Aby dodać wpis wykorzystujący szablon wpisu, kliknij Więcej, a następnie wybierz typ wpisu do dodania. Uwaga: Opcja Więcej nie jest wyświetlana, jeśli w danym działaniu nie utworzono żadnych niestandardowych szablonów wpisów. Aby przenieść istniejący wpis do sekcji, przeciągnij go do tej sekcji. Przenoszenie i zmiana nazw sekcji Po utworzeniu sekcji można ją przenieść wyżej lub niżej w widoku, aby lepiej zorganizować działanie. Istnieje również możliwość zmiany nazwy sekcji. Aby przenieść sekcję lub zmienić jej nazwę, wykonaj następujące kroki: 1. Na pasku nawigacyjnym w obrębie działania rozwiń pozycję Sekcje, jeśli jest zwinięta, a następnie kliknij sekcję, którą chcesz przenieść lub której nazwę chcesz zmienić. 2. Wykonaj jedną z następujących czynności: Aby zmienić nazwę sekcji, kliknij opcję Działania > Edytuj sekcję, zmień tytuł sekcji w polu Sekcja, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Aby przenieść sekcję, kliknij opcję Działania > Przenieś w górę lub opcję Działania > Przenieś w dół. 44 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

49 Ustawianie priorytetów działania Ustawienie priorytetu działania ułatwia użytkownikowi znajdowanie tych działań, które są dla niego najistotniejsze. Domyślnie wszystkie działania mają priorytet zwykły. Poziom priorytetu działania można zmienić po określeniu jego znaczenia. Poziom priorytetu przypisywany działaniu jest widoczny tylko dla danego użytkownika. Nie wpływa on na priorytet, który może zostać przypisany działaniu przez innego członka tego działania. Działania z ustawionym wysokim lub średnim priorytetem są wyświetlane na liście dostępnej po rozwinięciu opcji Działania z określonym priorytetem na panelu nawigacyjnym widoku Moje działania. Uwaga: Działania z określonym priorytetem nie są wyświetlane na panelu nawigacyjnym na poziomie działania. Najpierw należy wyjść z działania. Kliknij kartę Działania, aby wyjść z bieżącego działania i powrócić do widoku Moje działania. Aby określić priorytet działania, wykonaj jeden z następujących kroków: W widoku Moje działania znajdź działanie, dla którego chcesz określić priorytet. Kliknij opcję Więcej, aby rozwinąć opis działania, kliknij opcję Określ priorytet, a następnie wybierz poziom priorytetu. Z poziomu działania kliknij opcję Czynności dotyczące działania na pasku tytułu działania, a następnie wybierz poziom priorytetu. Uwaga: Poziom priorytetu nie jest widoczny z poziomu działania. Należy przejść ponownie do widoku Moje działania lub użyć opcji Działania z określonym priorytetem na panelu nawigacyjnym widoku Moje działania w celu wyświetlenia poziomów priorytetów działań. Dostępne są następujące opcje poziomu priorytetu: Priorytet wysoki Wskazuje, że dane działanie jest ważne. Priorytet średni Wskazuje, że dane działanie ma priorytet wyższy niż zwykłe działanie. Priorytet zwykły (domyślny) Wskazuje, że dane działanie ma zwykły priorytet. Oznacz jako niemonitorowane Powoduje przeniesienie działania do widoku Działania niemonitorowane. Rozdział 1. Działania 45

50 Zadania pokrewne: Otwieranie działania na stronie 8 Otwarcie działania umożliwia pracę z jego wpisami i członkami. Wyłączenie monitorowania działania, które nie interesuje użytkownika Można zaprzestać monitorowania działania, co spowoduje usunięcie go z widoku Moje działania. Jeśli to działanie stanie się znowu przydatne, można z powrotem włączyć jego monitorowanie. Wyłącz monitorowanie działań, aby ograniczyć listę działań wyświetlanych w widoku Moje działania tylko do tych działań, którymi użytkownik jest najbardziej zainteresowany. Po wyłączeniu monitorowania działania nadal jesteś członkiem działania i możesz uzyskiwać dostęp do jego treści, przechodząc do widoku Działania niemonitorowane. Pozostali członkowie działania mogą nadal przesyłać użytkownikowi powiadomienia o wpisach dokonywanych w działaniu. Aby wyłączyć monitorowanie działania, wykonaj jeden z następujących kroków: W widoku Moje działania znajdź działanie, dla którego chcesz wyłączyć monitorowanie, a następnie kliknij opcję Więcej > Określ priorytet > Oznacz jako niemonitorowane. Z poziomu działania kliknij na pasku tytułu opcję Czynności dotyczące działania, a następnie wybierz opcję Oznacz jako niemonitorowane. Co dalej Aby z powrotem włączyć monitorowanie, należy otworzyć widok Działania niemonitorowane na panelu nawigacyjnym widoku Moje działania. Następnie należy kliknąć opcję Więcej > Określ priorytet obok działania, dla którego ma zostać ponownie włączone monitorowanie, i wybrać odpowiedni poziom priorytetu. Oznaczanie działania jako zakończone Działanie można oznaczyć jako zakończone po osiągnięciu jego celu. Ta czynność nie powoduje usunięcia działania. Zakończone działanie jest nadal dostępne w widoku Zakończone. Po oznaczeniu działania jako zakończone uczestnicy przestają widzieć je na liście swoich działań. Zanim rozpoczniesz Aby oznaczyć działanie jako zakończone, trzeba być jego właścicielem. Aby oznaczyć działanie jako zakończone, wykonaj następujące kroki: Wykonaj jedną z następujących czynności: W widoku Moje działania znajdź na liście działanie, które ma zostać oznaczone jako zakończone, kliknij opcję Więcej, aby rozwinąć opis działania, a następnie kliknij opcję Oznacz jako zakończone. 46 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

51 Z poziomu działania, które ma zostać oznaczone jako zakończone, kliknij opcję Oznacz działanie jako zakończone na pasku tytułu. Wyniki Działania zakończone znajdują się w widoku Zakończone. Co dalej Aby odtworzyć zakończone działanie, wykonaj następujące kroki: 1. Otwórz widok Zakończone. Uwaga: Istnieją dwa widoki Zakończone: jeden zawiera tylko zakończone działania prywatne, których członkiem był użytkownik, a drugi zawiera tylko zakończone działania organizacji. 2. Wykonaj jedną z następujących czynności: Znajdź działanie, kliknij opcję Więcej, aby rozwinąć opis tego działania, a następnie kliknij opcję Odtwórz. Z poziomu działania, które ma zostać odtworzone, kliknij na pasku tytułu opcję Odtwórz działanie. Domyślnie działania, które przez 90 dni nie są aktywne, są automatycznie oznaczane jako zakończone. Wcześniej do właścicieli działań są wysyłane powiadomienia o tym, że działania zostaną oznaczone jako zakończone, jeśli oni ich nie użyją. Długość okresu nieaktywności trwającego 90 dni może zostać zmieniona przez administratora. Usuwanie działania Działanie można usunąć, przenosząc je do widoku Kosz. Zanim rozpoczniesz Działanie można usunąć tylko wtedy, gdy nie trzeba zachować żadnych informacji dostępnych w tym działaniu. Aby móc usunąć działanie, trzeba być jego właścicielem. Aby usunąć działanie, wykonaj następujące kroki: 1. Wykonaj jedną z następujących czynności: W widoku Moje działania znajdź działanie do usunięcia na liście działań, kliknij opcję Więcej, aby rozwinąć opis działania, a następnie kliknij opcję Usuń. Uwaga: Działanie może zostać usunięte tylko przez jego właściciela. Dla pozostałych użytkowników odsyłacz Usuń będzie niewidoczny. Z poziomu działania, które ma zostać usunięte, kliknij na pasku tytułu opcję Czynności dotyczące działania, a następnie wybierz opcję Usuń działanie. Uwaga: Działanie może zostać usunięte tylko przez jego właściciela. Jeśli użytkownik nie jest właścicielem, opcja menu Usuń działanie będzie wyłączona. 2. Kliknij przycisk OK, aby potwierdzić przeniesienie działania do widoku Kosz. Rozdział 1. Działania 47

52 Co dalej Działania można odtwarzać w widoku Kosz, ale tylko do momentu opróżnienia kosza (domyślnie kosz jest opróżniany co 90 dni). Aby odtworzyć usunięte działanie, wykonaj następujące kroki: 1. Na panelu nawigacyjnym widoku Moje działania kliknij Kosz, aby wyświetlić widok Kosz. Uwaga: Na poziomie działania kliknij kartę Działania, aby wyjść z bieżącego działania i powrócić do widoku Moje działania. Uwaga: Istnieją dwa widoki Kosz, w których tymczasowo są przechowywane usunięte działania: jeden zawiera tylko działania prywatne, których członkiem był bieżący użytkownik, a drugi zawiera tylko działania organizacji użytkownika. 2. Znajdź działanie, kliknij opcję Więcej, aby rozwinąć opis tego działania, a następnie kliknij opcję Odtwórz. Uwaga: Tylko właściciel usuniętego działania może je odtworzyć. Dla pozostałych użytkowników odsyłacz Odtwórz będzie niewidoczny. Eksportowanie działań Po wyeksportowaniu danych z działania można utworzyć różne typy raportów opartych na arkuszach kalkulacyjnych. Każdy członek działania może wyeksportować dane z działania do pliku zawierającego wartości rozdzielane przecinkami (CSV). Wyeksportowanie działania do pliku CSV pozwala na przeniesienie jego danych do formatu arkusza kalkulacyjnego. Po przeniesieniu działania do tego typu formatu można rozpocząć tworzenie kilku typów raportów na podstawie tych danych. 1. Otwórz działanie, dla którego mają zostać wyeksportowane dane. 2. Kliknij opcję Akcje działania > Eksportuj działanie. 3. Wybierz opcję To działanie, aby wyeksportować całe działanie (wraz ze wszystkimi wpisami, komentarzami, sekcjami i czynnościami do wykonania) lub wybierz konkretną sekcję w oknie dialogowym Eksport. 4. Wykonaj jedną z następujących czynności: 48 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

53 Praca z szablonami działań a. Wybierz opcję Otwórz za pomocą, aby wybrać program w którym natychmiast zostanie otwarte wyeksportowane działanie. Pliki CSV są zazwyczaj otwierane przy użyciu aplikacji arkusza kalkulacyjnego. b. Wybierz opcję Zapisz plik, aby zapisać wyeksportowane działanie w systemie lokalnym i otworzyć je później. Styl lub treść działania mogą zostać ponownie wykorzystane poprzez utworzenie szablonu działania. Co to jest szablon działań? Szablon działań jest prototypem działania. Szablonu działania można użyć do określenia i zebrania wymaganych kroków, kontaktów, zasobów i narzędzi używanych do wykonania wspólnego procesu. Gdy szablon zostanie utworzony, na jego podstawie można utworzyć wiele działań dla każdego rozpoczynanego projektu korzystającego z tego procesu. Na przykład, jeśli opracowujesz patent, możesz utworzyć szablon dla procesu ubiegania się o przyznanie patentu. Do szablonu dodaj listę czynności do wykonania, która będzie zawierała kroki wymagane do zrealizowania tego procesu. Dodaj pliki i odsyłacze WWW powiązane z narzędziami i zasobami używanymi do wykonania poszczególnych kroków. Przypisz znaczniki do szablonu, aby zdefiniować jego cel. Podczas tworzenia szablonu działania standardowego można dodać najważniejsze osoby rozumiejące proces jako członków, których następnie można zaangażować w przepływ pracy projektu. W przypadku tworzenia działania społeczności należy zapewnić najważniejszym osobom członkostwo w społeczności. Gdy szablon zostanie utworzony, na jego podstawie można utworzyć działanie dla każdego pomysłu lub produktu, który ma zostać opatentowany. Użycie szablonu zmniejsza nakład pracy wymagany przy każdym rozpoczęciu nowego projektu, ponieważ używane początkowe działanie już zawiera większość właściwych członków, odsyłacze do niezbędnych informacji - w widoku czynności do wykonania - nakreśla wymagane kroki, które należy wykonać, a ponadto z tym działaniem są powiązane odpowiednie znaczniki. Jeśli jesteś menedżerem projektu, możesz utworzyć szablon i współużytkować go ze swoim zespołem, aby zorganizować ten projekt. Szablon można utworzyć w jeden z następujących sposobów: Od początku. Doświadczony członek zespołu może zgromadzić zatwierdzone zasoby i wyszczególnić elementy listy czynności do wykonania, które są wymagane do zrealizowania procesu, a następnie udostępnić je zespołowi lub odpowiednim klientom. Uwaga: Szablonu działania społeczności nie można utworzyć od podstaw. Na podstawie istniejącego działania. Zespół może w działaniu zgromadzić zasoby, które były używane, i elementy listy czynności do wykonania, które musiały zostać zrealizowane podczas procesu wykonywania zadania. Po zebraniu informacji w działaniu można sformalizować proces, tworząc szablon na podstawie tego działania. Rozdział 1. Działania 49

54 Zadania pokrewne: Tworzenie szablonu na podstawie działania w celu ponownego wykorzystania zasobów na stronie 52 Jeśli Ty lub ktoś inny wykorzystał działanie do wykonania procesu i to działanie było przydatne, ponieważ zawierało kroki, które trzeba było wykonać, a ponadto zawierało ono wszystkie potrzebne zasoby, tego działania można użyć jako punktu początkowego dla szablonu. Tworzenie szablonu działań od zera Utwórz szablon działań, aby pomóc sobie i innym członkom zespołu zorganizować kroki i zasoby związane z wykonaniem wspólnego zadania. Tworzenie szablonu działań od zera Utwórz szablon działań, aby pomóc sobie i innym członkom zespołu zorganizować kroki i zasoby związane z wykonaniem wspólnego zadania. Zanim rozpoczniesz Podczas tworzenia szablonu od zera identyfikuje się kluczowe części procesu. Aby utworzyć przydatny szablon, należy znać dany proces lub skontaktować się z osobą, która ma doświadczenie związane z tym procesem i wie, jakie zakładki, bazy danych programu IBM Lotus Notes, pliki dokumentów, arkusze kalkulacyjne i prezentacje są potrzebne osobie, która próbuje wykonać proces. Twórca szablonu powinien także znać wymagane zadania i najlepszą kolejność ich wykonania. Uwaga: za pomocą tej procedury nie można utworzyć szablonu działania społeczności. Aby utworzyć szablon od zera, wykonaj następujące kroki: 1. Kliknij zakładkę Szablony działań. 2. Kliknij opcję Utwórz szablon. 3. Wypełnij podane poniżej pola. Żadne z tych pól nie jest polem wymaganym. Nazwa Wpisz tytuł szablonu. Jeśli nie podasz tytułu, domyślnie zostanie mu nadana nazwa Bez tytułu. Uprawnienia: zezwalaj osobom spoza mojej organizacji na zostanie członkami tego działania Tę opcję należy wybrać, aby uwzględnić członków organizacji użytkownika albo gości spoza organizacji. Szablony działań umożliwiające udział osób zewnętrznych można udostępniać do współużytkowania dla społeczności pozwalających na udział osób z zewnątrz lub osób z wewnątrz. To uprawnienie może zostać potem usunięte, aby zabronić osobom z zewnątrz dostępu do szablonu działania, ale tylko wtedy, gdy w szablonie działania nie ma osób z zewnątrz. Szablony działań zewnętrznych są identyfikowane za pomocą ikony Zewnętrzny znajdującej się obok tytułu szablonu działania. Opcji tej nie należy wybierać, jeśli mają zostać uwzględnieni tylko członkowie organizacji użytkownika. Szablony działań uniemożliwiające udział osób z zewnątrz można udostępniać do współużytkowania tylko dla społeczności, które nie pozwalają na udział osób z zewnątrz. Na udział osób z zewnątrz w szablonie działania wewnętrznego nie można zezwolić w późniejszym czasie. 50 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

55 Informacje o tym szablonie Wpisz opis szablonu. Opisz do czego jest on potrzebny. Znaczniki Wpisz jedno lub więcej słów kluczowych, które powinny być związane z działaniami tworzonymi na podstawie tego szablonu. Gdy jakiś użytkownik tworzy działanie na podstawie tego szablonu, zdefiniowane tu znaczniki są przypisywane do wynikowego działania. Poszczególne znaczniki należy oddzielać przecinkami. 4. Utwórz listę członków dla szablonu. Członkowie mają dostęp do szablonu i mogą pomóc w zapełnianiu szablonu wpisami. Dodanie wpisów ułatwia utworzenie przepływu pracy działań, które będą korzystać z szablonu. Aby utworzyć listę członków, wykonaj następujące kroki: a. Wybierz opcję Osoba, Grupa lub Społeczność z listy rozwijanej Członkowie. b. Rozpocznij wpisywanie imienia i nazwiska osoby, nazwy grupy lub nazwy społeczności albo odpowiedniego adresu w drugim polu. Podczas wpisywania będzie wyświetlana lista zgodnych nazw. Kliknij nazwę na liście, aby dodać grupę lub społeczność, albo kliknij imię i nazwisko osoby w celu jej dodania. Alternatywnie można wyszukać konkretną grupę, klikając opcję Przeglądaj grupy, a następnie wprowadzając słowo kluczowe i klikając opcję Znajdź grupy. Należy kliknąć odpowiednią grupę, a następnie kliknąć opcję Dodaj. Jeśli grupa zawiera zagnieżdżone grupy, można dodać grupę nadrzędną lub wybrać zagnieżdżoną grupę. W celu przełączenia między poziomami zagnieżdżonych grup należy użyć ścieżki nawigacyjnej powyżej selektora grupy. Uwaga: Opcja dotycząca grupy jest dostępna na żądanie. Aby uzyskać informacje, należy się skontaktować z administratorem organizacji. 5. Aby do dodawanej osoby, grupy lub społeczności przypisać rolę inną niż domyślna rola autora, kliknij strzałkę w dół obok pola Autor, a następnie wybierz opcję Właściciel lub Czytelnik. Opcje poziomu dostępu są zdefiniowane w następujący sposób: Autor Może wyświetlać treść, dodawać wpisy i edytować własne wpisy. Właściciel Może dodawać treść i wyświetlać oraz edytować wszystkie wpisy. Twórca działania jest automatycznie dodawany do niego jako jego właściciel. Czytelnik Nie może uczestniczyć w działaniu. Dostęp jest ograniczony tylko do wyświetlania treści. 6. Powtórz dwa poprzednie kroki, aby dodać kolejnych członków. 7. Kliknij przycisk Zapisz, aby utworzyć szablon. 8. Zapełnij szablon wpisami. Dodaj wpisy, aby poprowadzić użytkowników szablonu przez zaprojektowany dla nich proces. Co dalej Szablon jest teraz gotowy do użycia. Przetestuj ten szablon, tworząc działanie na jego podstawie. Rozdział 1. Działania 51

56 Zadania pokrewne: Co to jest szablon działań? na stronie 49 Szablon działań jest prototypem działania. Tworzenie działania na podstawie szablonu na stronie 56 Tworzenie działania na podstawie szablonu (jeśli jest dostępny), który został zaprojektowany do realizacji żądanego celu. Właściwy szablon umożliwia szybsze i efektywniejsze rozpoczęcie projektu. Tworzenie szablonu na podstawie działania w celu ponownego wykorzystania zasobów Jeśli Ty lub ktoś inny wykorzystał działanie do wykonania procesu i to działanie było przydatne, ponieważ zawierało kroki, które trzeba było wykonać, a ponadto zawierało ono wszystkie potrzebne zasoby, tego działania można użyć jako punktu początkowego dla szablonu. Zanim rozpoczniesz W wyniku utworzenia szablonu na podstawie działania wewnętrznego tworzony jest szablon działania wewnętrznego. Natomiast w wyniku utworzenia szablonu na podstawie działania zewnętrznego tworzony jest szablon działania zewnętrznego. Aby utworzyć szablon na podstawie działania, wykonaj następujące kroki: 1. Otwórz działanie, którego chcesz użyć jako punktu początkowego dla szablonu. 2. Na pasku tytułu kliknij pozycję Więcej działań, a następnie wybierz opcję Kopiuj jako nowy szablon. 3. Zmodyfikuj podane poniżej pola. Domyślnie zawierają one informacje dotyczące działania używanego do utworzenia szablonu. Nazwa Tytuł szablonu. Wartością domyślną jest tytuł działania. Tytuł szablonu należy zmodyfikować. W tym celu należy wybrać nazwę na tyle ogólną, aby można było jej użyć w różnych sytuacjach. Na przykład, jeśli działanie ma tytuł "Sprzedaż firmie ABC", zmień tytuł szablonu na "Sprzedaż firmie". Informacje o tym szablonie Zmień opis, aby zawierał informacje o tym, w jaki sposób szablon ma być używany. Znaczniki Edytuj słowa kluczowe powiązane z działaniem. Usuń znaczniki, które są zbyt wąskie dla bieżącego działania, aby można je było dołączyć do szablonu, lub dodaj nowe słowa kluczowe. Poszczególne znaczniki należy oddzielać przecinkami. Strona startowa Określ widok, który ma być wyświetlany domyślnie po utworzeniu działania. Wybierz jeden z następujących widoków: Schemat działania Ostatnie aktualizacje Czynności do wykonania 4. Utwórz listę członków dla szablonu. Członkowie mają dostęp do szablonu i mogą uzupełniać dodane wpisy. Dodając wpisy, można zainicjować przepływ pracy dla działań, które będą korzystać z szablonu. Wykonaj jedną z następujących czynności: 52 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

57 Aby ponownie wykorzystać listę członków bieżącego działania w szablonie, wybierz opcję Użyj członków z działania. Uwaga: ta opcja jest niedostępna w przypadku tworzenia szablonu na podstawie działania społeczności. Aby dodać członków, wykonaj następujące kroki: a. Wybierz opcję Osoba, Grupa lub Społeczność z listy rozwijanej Członkowie. b. Rozpocznij wpisywanie imienia i nazwiska osoby, nazwy grupy lub nazwy społeczności albo odpowiedniego adresu w drugim polu. Podczas wpisywania będzie wyświetlana lista zgodnych nazw. Kliknij nazwę na liście, aby dodać grupę lub społeczność, albo kliknij imię i nazwisko osoby w celu jej dodania. Alternatywnie można wyszukać konkretną grupę, klikając opcję Przeglądaj grupy, a następnie wprowadzając słowo kluczowe i klikając opcję Znajdź grupy. Należy kliknąć odpowiednią grupę, a następnie kliknąć opcję Dodaj. Jeśli grupa zawiera zagnieżdżone grupy, można dodać grupę nadrzędną lub wybrać zagnieżdżoną grupę. W celu przełączenia między poziomami zagnieżdżonych grup należy użyć ścieżki nawigacyjnej powyżej selektora grupy. Uwaga: opcja dotycząca grupy jest dostępna na żądanie. Aby uzyskać informacje, należy się skontaktować z administratorem firmy. c. Aby dodać czytelników i właścicieli, kliknij strzałkę w dół obok Autora, aby wybrać inną rolę. Opcje poziomu dostępu są zdefiniowane w następujący sposób: Autor Może wyświetlać treść, dodawać wpisy i edytować własne wpisy. Właściciel Może dodawać treść i wyświetlać oraz edytować wszystkie wpisy. Twórca działania jest automatycznie dodawany do niego jako jego właściciel. Czytelnik Nie może uczestniczyć w działaniu. Dostęp jest ograniczony tylko do wyświetlania treści. 5. Kliknij przycisk Zapisz. 6. Przejrzyj wszystkie wpisy w szablonie i usuń te, które nie mają zastosowania do procesu. Na przykład, utworzono wpis wiadomości z domowym numerem telefonu, aby członkowie zespołu mogli się z Tobą skontaktować w sytuacji krytycznej. Ten wpis dobrze jest usunąć z szablonu, aby uniknąć publikowania prywatnego numeru telefonu w całej organizacji. 7. Uzupełnij szablon, dodając wpisy. Dodaj standardowe wpisy i czynności do wykonania, aby obejmowały one odpowiednie informacje, których brakowało w istniejącym działaniu. Co dalej Szablon jest teraz gotowy do użycia. Przetestuj ten szablon, tworząc działanie na jego podstawie. Rozdział 1. Działania 53

58 Zadania pokrewne: Co to jest szablon działań? na stronie 49 Szablon działań jest prototypem działania. Tworzenie działania na podstawie szablonu na stronie 56 Tworzenie działania na podstawie szablonu (jeśli jest dostępny), który został zaprojektowany do realizacji żądanego celu. Właściwy szablon umożliwia szybsze i efektywniejsze rozpoczęcie projektu. Edytowanie szablonów działań Edytuj szablon, aby wprowadzić w nim zmiany po jego utworzeniu. Zanim rozpoczniesz Edycja szablonu w żaden sposób nie wpływa na działania, które zostały wcześniej utworzone na podstawie tego szablonu. Aby zmodyfikować szablon, wykonaj następujące kroki: 1. Kliknij zakładkę Szablony działań, aby otworzyć listę szablonów. 2. Znajdź szablon do edycji, kliknij opcję Więcej, aby go rozwinąć, a następnie kliknij opcję Edytuj. Jeśli szablon jest już otwarty, na pasku tytułu należy wybrać opcję Czynności dotyczące szablonu > Edytuj szablon. Uwaga: Szablon może być edytowany wyłącznie przez jego właścicieli. Dla pozostałych użytkowników odsyłacz Edytuj nie będzie wyświetlany, a opcja menu Edytuj szablon będzie wyłączona. 3. Wprowadź żądane zmiany, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Oznaczanie szablonów działań jako ulubionych na potrzeby łatwego dostępu Dostępne szablony działań można klasyfikować, oznaczając wybrane z nich jako ulubione. Wykonanie tej czynności powoduje dodanie szablonów do widoku szablonów ulubionych dostępnego z panelu nawigacyjnego karty Szablony działań i umożliwia szybki dostęp do najbardziej przydatnych szablonów. Zanim rozpoczniesz Każda osoba mająca dostęp do szablonu działań może zaznaczyć go jako szablon ulubiony. Aby oznaczyć szablon działania jako ulubiony, wykonaj następujące kroki: 1. Kliknij zakładkę Szablony działań, aby otworzyć listę szablonów. 2. Znajdź szablon, kliknij Więcej, aby go rozwinąć, a następnie kliknij opcję Oznacz jako ulubiony szablon. 54 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

59 Wyniki Szablony oznaczone jako ulubione są identyfikowane w widoku Szablony działań i wyświetlane w widoku Ulubione szablony. Co dalej Aby usunąć szablon z widoku Ulubione szablony, należy otworzyć ten widok, znaleźć szablon na liście, kliknąć opcję Więcej, aby go rozwinąć, a następnie wybrać opcję Oznacz jako zwykły szablon. Usuwanie szablonów działań Usuwanie szablonów działań, które nie będą już używane lub które są nieaktualne. Zanim rozpoczniesz Szablon działań może usunąć tylko właściciel szablonu działań. Usunięcie szablonu w żaden sposób nie wpływa na działania utworzone na podstawie tego szablonu. Aby usunąć szablon działań, wykonaj następujące kroki: 1. Kliknij zakładkę Szablony działań, aby otworzyć listę szablonów. 2. Znajdź szablon do usunięcia, kliknij opcję Więcej, aby go rozwinąć, a następnie kliknij opcję Usuń. Jeśli szablon jest już otwarty, na pasku tytułu należy wybrać opcję Czynności dotyczące szablonu > Usuń szablon. Rozdział 1. Działania 55

60 Uwaga: Szablon może zostać usunięty wyłącznie przez jego właścicieli. Dla pozostałych użytkowników odsyłacz Usuń i opcja menu Usuń szablon będą niewidoczne. 3. Kliknij przycisk OK, aby potwierdzić usunięcie. Co dalej Aby odtworzyć usunięty szablon, kliknij Kosz szablonu na panelu nawigacyjnym karty Szablony działań, znajdź szablon, kliknij opcję Więcej, aby rozwinąć jego opis, a następnie kliknij opcję Odtwórz. Uwaga: Usunięty szablon może zostać odtworzony wyłącznie przez jego właścicieli. Dla pozostałych użytkowników odsyłacz Odtwórz będzie niewidoczny. Tworzenie działania na podstawie szablonu Tworzenie działania na podstawie szablonu (jeśli jest dostępny), który został zaprojektowany do realizacji żądanego celu. Właściwy szablon umożliwia szybsze i efektywniejsze rozpoczęcie projektu. Role członkostwa Zanim rozpoczniesz Za pomocą tej procedury nie można utworzyć działania społeczności. Informacje dotyczące tworzenia działania społeczności na podstawie szablonu zawiera sekcja Tworzenie działania społeczności w pomocy do komponentu Społeczności. W wyniku utworzenia działania na podstawie szablonu działania wewnętrznego zostanie utworzone działanie wewnętrzne. Natomiast w wyniku utworzenia działania na podstawie szablonu działania zewnętrznego zostanie utworzone działanie zewnętrzne. Aby utworzyć działanie na podstawie szablonu, wykonaj poniższe kroki: 1. Kliknij zakładkę Szablony działań, aby wyświetlić listę dostępnych szablonów. Kliknij opcję Więcej obok tytułu szablonu, aby przeczytać jego opis. 2. Po znalezieniu żądanego szablonu otwórz go, jeśli jeszcze nie jest otwarty, a następnie kliknij opcję Uruchom działanie z tego szablonu. 3. Dodaj lub zmień wybrane wartości pól działania. 4. Kliknij przycisk Zapisz, aby utworzyć działanie. Zadania pokrewne: Tworzenie działania na potrzeby organizowania projektu zespołu na stronie 9 Tworząc działanie, można udostępnić miejsce dla wszystkich osób zaangażowanych w projekt, w którym osoby te mogą współużytkować informacje, przypisywać zadania i współużytkować zasoby, takie jak narzędzia, serwisy WWW i pliki. Lista członkostwa w działaniu określa, kto może mieć dostęp do działania i jakich może dokonywać w nim zmian. Sposób zarządzania przypisaniem zależy od tego, czy dotyczy ono działania standardowego, czy działania społeczności. 56 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

61 Działanie standardowe Działanie standardowe to działanie utworzone w aplikacji Działania. Prywatne Aby widzieć działanie prywatne, jego wpisy oraz listę przypisań, trzeba być członkiem działania. Domyślnie nowe działania są prywatne. Dostęp do działania mają tylko dodani do niego członkowie. Zwykle członkowie są dodawani do działania standardowego podczas jego tworzenia. Użytkownik oraz inni członkowie działania nadal mają możliwość dodawania nowych członków po uruchomieniu działania. Użytkownik może dodawać pojedyncze osoby, grupy oraz społeczności. Uwaga: Opcja dotycząca grupy jest dostępna na żądanie. Aby uzyskać informacje, należy się skontaktować z administratorem organizacji. Gdy członek jest dodawany do działania standardowego, przypisywana jest mu konkretna rola. Członkowie mogą należeć do jednej z następujących ról: Właściciel biznesowy Twórca działania. Może dodawać, modyfikować i usuwać dowolną treść lub dowolnych członków działania, a także samo działanie. Czytelnik Może wyświetlać treść i członków, a także powiadamiać innych członków o wpisach. Nie może dodawać ani modyfikować treści ani członków. Autor Może przeglądać i zamieszczać wpisy; dodawać, modyfikować i przenosić znaczniki działania i jego wpisów; przeglądać, dodawać i usuwać członków pełniących role autorów lub czytelników. Właściciel Może dodawać, modyfikować i usuwać dowolną treść lub dowolnych członków działania, a także samo działanie. Osoba tworząca działanie automatycznie staje się jego właścicielem biznesowym. Każde działanie musi mieć właściciela biznesowego i może mieć tylko jednego właściciela biznesowego. Właściciel biznesowy może wykonywać dowolne działania, które może wykonać właściciel. Właściciel biznesowy może także przekazać rolę właściciela biznesowego innemu członkowi działania. Osoba, która została dodana do członkostwa jako pojedyncza osoba i jednocześnie jako część grupy, uzyskuje prawa dostępu odpowiadające wpisowi dla pojedynczej osoby. Na przykład jeśli Maria została imiennie dodana do roli czytelnika dla działania i należy do grupy, która została dodana do roli autora, to Maria ma dostęp do działania na poziomie czytelnika. Jednak jeśli dana osoba należy do dwóch grup, które zostały dodane jako członkowie, i każda z tych grup ma inną rolę członka działania, osobie tej zostaną nadane prawa członka grupy o wyższym poziomie dostępu. Na przykład jeśli Grupa A została dodana do działania w roli autorów, Grupa B-wroliczytelników, a Jan jest członkiem obu grup, Janowi zostanie nadany dostęp do działania w roli autora. Jeśli utworzono działanie pozwalające osobom spoza organizacji na zostanie członkami, można zmienić uprawnienie tak, aby zezwalać tylko na członków należących do organizacji, jeśli członkowie z zewnątrz nie zostali dodani do działania. Jeśli do działania przypisano członków zewnętrznych, należy ich usunąć przed zmianą działania zewnętrznego na wewnętrzne. Aby zmienić działanie zewnętrzne na działanie wewnętrzne, rozwiń listę Członkowie, a następnie w obszarze Dostęp kliknij opcję (Zmień) obok opcji Zewnętrzne, usuń zaznaczenie opcji Zezwól osobom spoza mojej organizacji na zostanie członkami tego działania, a następnie kliknij opcję Zapisz. Po zmianie działania zewnętrznego na działanie wewnętrzne ikona Zewnętrzne zostanie usunięta z tytułu działania. Rozdział 1. Działania 57

62 <nazwa_organizacji> Dostęp do działań organizacji mają wszystkie osoby z organizacji, które mają dostęp do serwera komponentu Działania. Uwaga: Działania organizacji są wyświetlane tylko w widoku Działania <nazwa_organizacji>, gdzie <nazwa_organizacji> to nazwa organizacji użytkownika. Działania organizacji nie są wyświetlane w żadnym innym widoku, włącznie z widokami priorytetów. Aby udostępnić działanie dla organizacji, należy utworzyć działanie i rozwinąć listę Członkowie. W obszarze Dostęp <nazwa_organizacji> należy kliknąć opcję (Zmień) obok aktualnie wybranego poziomu dostępu w celu wybrania innego poziomu. Domyślnym poziomem dostępu jest dostęp prywatny. Uwaga: Ta opcja jest niedostępna w działaniu społeczności. Działanie społeczności Działanie społeczności to działanie utworzone w aplikacji Społeczności. Prywatne Jeśli społeczność jest prywatna, wszystkie jej powiązane działania są prywatne. Ponadto lista przypisań prywatnego działania społeczności jest określona przez listę przypisań społeczności, do której ono należy. Lista członków działania społeczności nie może być zmieniana w aplikacji Działania. Dodawanie członków do działania standardowego Aby przydzielić danej osobie dostęp do działania standardowego, można ją dodać jako członka. Aby dodawać członków, należy być autorem lub właścicielem danego działania. Autor może dodawać czytelników i innych autorów. Właściciel może dodawać członków działania w dowolnej roli. Jeśli dodajesz osobę, która jest już członkiem danego działania, nowy wpis przypisania zastępuje pierwotny wpis. Aby dodać członka do działania, wykonaj następujące kroki: 58 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

63 1. Otwórz działanie w widoku Moje działania. 2. Na panelu nawigacyjnym kliknij opcję Członkowie w celu otwarcia widoku Członkowie. 3. Kliknij opcję Dodaj członków. 4. Wykonaj jeden z następujących kroków: Aby dodać poszczególne osoby, wykonaj następujące kroki: a. Z listy rozwijanej Członkowie wybierz pozycję Osoba. b. Aby dodawanemu członkowi przypisać rolę inną niż domyślna rola Autor kliknij strzałkę w dół obok pola Autor, a następnie wybierz opcję Właściciel lub Czytelnik. Jeśli nie jesteś właścicielem działania, nie możesz dodać osoby jako właściciela. c. W drugim polu rozpocznij wpisywanie imienia i nazwiska lub adresu osoby. Podczas wpisywania będzie wyświetlana lista zgodnych nazw. Kliknij nazwisko na liście, aby dodać wybraną osobę. Aby dodać więcej osób o tej samej roli, należy wpisać imiona i nazwiska osób lub ich adresy . Ważne: Nie należy klikać przycisku Anuluj, chyba że mają zostać usunięte wszystkie dodane do tej pory osoby. Aby usunąć dodaną osobę, należy kliknąć przycisk X znajdujący się obok jej nazwy. d. Powtórz te kroki, aby do działania dodać inne osoby. Aby dodać wszystkich członków społeczności do działania standardowego, wykonaj następujące kroki: a. Z listy rozwijanej Członkowie wybierz pozycję Społeczność. b. Aby dodawanemu członkowi (społeczności) przypisać rolę inną niż domyślna rola Autor, kliknij strzałkę w dół obok pola Autor, a następnie wybierz opcję Właściciel lub Czytelnik. Jeśli użytkownik nie jest właścicielem działania, nie może dodać członka (społeczności) jako właściciela. c. Rozpocznij wpisywanie nazwy społeczności w drugim polu. Podczas wpisywania wyświetlana jest lista społeczności, do których należy użytkownik. Wybierz społeczność z listy. Rozdział 1. Działania 59

64 Ważne: Nie należy klikać przycisku Anuluj, chyba że mają zostać usunięte dodane do tej pory społeczności. Aby usunąć dodaną społeczność, należy kliknąć przycisk X obok nazwy tej społeczności. d. Powtórz te kroki, aby dodać inne społeczności do działania. Aby dodać wszystkich członków grupy do działania standardowego, wykonaj następujące kroki: Uwaga: opcja dotycząca grupy jest dostępna na żądanie. Aby uzyskać informacje, należy się skontaktować z administratorem organizacji. a. Z listy rozwijanej Członkowie wybierz pozycję Grupa. b. Aby dodawanemu członkowi (grupie) przypisać rolę inną niż domyślna rola Autor, kliknij strzałkę w dół obok pola Autor, a następnie wybierz opcję Czytelnik. Aby dodać grupy jako właścicieli działania, użytkownik musi być właścicielem działania. c. Rozpocznij wpisywanie nazwy grupy w drugim polu. Podczas wpisywania będzie wyświetlana lista zgodnych nazw. Wybierz grupę z listy. Alternatywnie można wyszukać konkretną grupę, klikając opcję Przeglądaj grupy, a następnie wprowadzając słowo kluczowe i klikając opcję Znajdź grupy. Należy kliknąć odpowiednią grupę, a następnie kliknąć opcję Dodaj. Jeśli grupa zawiera zagnieżdżone grupy, można dodać grupę nadrzędną lub wybrać zagnieżdżoną grupę. W celu przełączenia między poziomami zagnieżdżonych grup należy użyć ścieżki nawigacyjnej powyżej selektora grupy. Ważne: Nie należy klikać przycisku Anuluj, chyba że mają zostać usunięte dodane do tej pory grupy. Aby usunąć dodaną grupę, należy kliknąć przycisk X obok nazwy tej grupy. 5. Powtarzaj ten krok, aby dodać kolejnych członków. 6. Po zakończeniu dodawania członków do działania kliknij przycisk Zapisz. Wyniki Serwer wysyła wiadomość lub umieszcza powiadomienie na karcie Aktualizacje składnika Strona główna w przypadku każdego nowego członka, powiadamiając go o działaniu. Dodawanie członków do działania społeczności Do działania społeczności można dodać wszystkich członków tej społeczności lub tylko wybrany ich podzbiór. Aby móc dodawać członków, należy być autorem lub właścicielem działania społeczności. Autor może dodawać czytelników i innych autorów. Właściciel może dodawać członków działania w dowolnej roli. Jeśli dodajesz osobę, która jest już członkiem danego działania, nowy wpis przypisania zastępuje pierwotny wpis. Aby dodać członka do działania społeczności, wykonaj następujące kroki: 1. Otwórz działanie społeczności w widoku Moje działania. 2. Kliknij opcję Dodaj członków. 60 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

65 Użytkownik, który w działaniu społeczności ma przypisaną rolę czytelnika lub został dodany do działania społeczności wraz z całą społecznością, a nie indywidualnie, nie ma dostępnego odsyłacza Dodaj członków. 3. Wykonaj jeden z następujących kroków: Aby dodać wszystkich członków społeczności jako autorów, wybierz opcję Zezwól wszystkim członkom społeczności na dostęp do działania jako autorzy. Ta opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy użytkownik jest właścicielem działania społeczności. Aby dodać wszystkich członków w roli innej niż Autor lub ograniczyć dostęp do działania społeczności do podzbioru członków społeczności, wykonaj następujące kroki: a. Wybierz opcję Zezwól tylko następującym członkom społeczności na dostęp do działania z uprawnieniami Autor. Ta opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy użytkownik jest właścicielem działania społeczności. b. Aby dodawanemu członkowi społeczności przypisać rolę inną niż domyślna rola Autor, kliknij strzałkę w dół obok pola Autor, a następnie wybierz opcję Właściciel lub Czytelnik. Jeśli nie jesteś właścicielem działania, nie możesz dodać osoby jako właściciela. c. Zaznacz pole wyboru obok każdej osoby lub grupy, która ma zostać dodana do działania społeczności. Uwaga: Opcja dotycząca grupy jest dostępna na żądanie. Aby uzyskać informacje, należy się skontaktować z administratorem organizacji. 4. Po zakończeniu dodawania członków do działania kliknij przycisk Zapisz. Wyniki Jeśli do dodania do działania społeczności wybrano pojedynczych członków, to zostanie do nich wysłane powiadomienie z informacją o działaniu. Do członków dodanych w ramach całej społeczności lub grupy nie zostaną wysłane żadne powiadomienia. Zmiana właściciela biznesowego działania Tylko bieżący właściciel biznesowy może przekazać prawo własności biznesowej działania innemu członkowi. Osoba tworząca działanie jest właścicielem biznesowym działania. Każde działanie musi mieć właściciela biznesowego i może mieć tylko jednego właściciela biznesowego. Rozdział 1. Działania 61

66 Właściciel biznesowy może wykonywać dowolne działania wykonywane przez właściciela działania. Ma on również możliwość przekazania roli właściciela biznesowego innemu członkowi działania, który ma aktywne konto LotusLie. Uwaga: Nie można przekazać prawa własności biznesowej gościowi działania, a gość będący właścicielem biznesowym również nie może przekazać tego prawa. Aby zmienić właściciela biznesowego działania, wykonaj następujące kroki. 1. W widoku Moje działania kliknij działanie, aby je otworzyć. 2. Kliknij opcję Członkowie na panelu nawigacyjnym. 3. Kliknij opcję Edytuj obok członka społeczności, któremu ma być przypisana rola właściciela biznesowego. 4. Kliknij opcję Właściciel biznesowy, a następnie kliknij przycisk Zapisz. 5. Kliknij przycisk OK, aby potwierdzić zmianę. Wyniki Użytkownik przestał być właścicielem biznesowym. Edytowanie znaczników działań Znaczniki działania lub wpisu działania można edytować w celu ich modyfikacji. Można także wstawiać i usuwać znaczniki. Zanim rozpoczniesz Właściciele mogą edytować wszystkie znaczniki, zarówno znaczniki działań, jak i znaczniki wpisów. Autorzy mogą edytować znaczniki wpisów, i to tylko te powiązane z wpisami, których są autorami. W celu zwiększenia spójności znacznika z innymi znacznikami można go zmodyfikować. Jeśli na przykład dla niektórych wpisów działania stosowany jest znacznik raport, a dla innych wpisów zostanie użyta liczba mnoga, raporty, to z drugiej wersji wystarczy usunąć literę y tak, aby wszystkie znaczniki były spójne. 1. Wykonaj jedną z następujących czynności: Aby zmodyfikować znaczniki powiązane z działaniem, na karcie Działania kliknij opcję Więcej obok tytułu działania, a następnie kliknij opcję Edytuj. Aby zmodyfikować znaczniki powiązane z wpisem, otwórz działanie zawierające ten wpis, kliknij tytuł wpisu, aby go rozwinąć, a następnie kliknij opcję Edytuj. Działanie może być edytowane tylko przez jego właściciela. Dany wpis może być edytowany tylko przez właściciela działania lub osobę, która utworzyła ten wpis. 2. Edytuj znaczniki podane w polu Znaczniki. Wpisz przecinek między poszczególnymi znacznikami. Aby usunąć znacznik, usuń go z tego pola. 3. Kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać zmiany. 62 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

67 Co to jest znacznik? Znacznik to opisowy termin przypisywany do działania lub wpisu. Znaczniki można przypisywać do działań i wpisów w celu zorganizowania ich według tematów, łatwiejszego wyszukiwania oraz współużytkowania treści z innymi członkami. Użytkownik oraz inni członkowie działania mogą prowadzić wyszukiwanie według znaczników w celu wyszukania działań pokrewnych lub identyfikacji osób o podobnych zainteresowaniach lub określonej wiedzy. Znaczniki można przypisać do działania lub wpisu podczas ich tworzenia. Można je również edytować później, modyfikując odpowiednie działanie lub wpis. Właściciele mogą przypisywać znaczniki do działania i dowolnych spośród jego wpisów. Ponadto mogą oni edytować i usuwać wszystkie znaczniki. Autorzy mogą przypisywać znaczniki tylko do własnych wpisów, a później mogą je edytować. Nie mogą oni edytować ani usuwać znaczników na poziomie działania. Znacznik może być wyłącznie pojedynczym słowem i nie może zawierać spacji. Może on zawierać znaki, takie jak podkreślenie (_) lub znak at (@). Na przykład jako znaczników można użyć terminów ciąg_dalszy, ciąg-dalszy i ciągdalszy, ale nie można użyć tekstu ciąg dalszy. Litery tworzące znacznik są zapisywane jako małe litery. Jeśli zostanie dodany znacznik zawierający wielkie litery, litery te zostaną przekształcone w małe litery podczas dodawania tego znacznika do wpisu lub działania. Jeśli na przykład wpisano ciągdalszy, zostanie zapisany znacznik ciągdalszy. Znacznik przypisany do działania jest dostępny tylko dla członków tego działania i jest wyświetlany w kolekcji znaczników znajdującej się w widoku Moje działania każdego członka. Znaki przypisane do wpisów działania są wyświetlane w kolekcji znaczników wyświetlanej w obrębie działania. Znaczniki przypisane do wpisów prywatnych nie są wyświetlane w tej kolekcji. Użytkownik może wybrać sposób wyświetlania znaczników w kolekcji znaczników - w postaci listy lub chmury. Lista znaczników służy do wyświetlania znaczników w postaci listy, przy czym na jej początku znajdują się najbardziej popularne znaczniki. Chmura znaczników wizualizuje popularność znaczników w kolekcji przez grupowanie znaczników i wyświetlanie najczęściej używanych znaczników przy użyciu większej i ciemniejszej czcionki, a znaczników rzadziej używanych - przy użyciu mniejszej i jaśniejszej czcionki. Lista znaczników zawiera tylko 10 najbardziej popularnych znaczników. Chmura znaczników zawiera większy zbiór najpopularniejszych znaczników, ale istnieje limit liczby znaczników, która może zostać wyświetlona. Aby znaleźć znacznik, który nie jest wyświetlany w kolekcji, należy kliknąć opcję Znajdź znacznik i wpisać nazwę znacznika w polu wyszukiwania, a następnie kliknąć ikonę wyszukiwania. Aby znaleźć działanie lub wpis według znacznika, należy kliknąć znacznik z kolekcji znaczników. Dzięki temu liczba wyświetlanych działań lub wpisów zostanie ograniczona tylko do tych, które są powiązane z wybranym znacznikiem. Aby jeszcze bardziej zawęzić listę, należy kliknąć kolejny znacznik. Ta czynność spowoduje, że na liście wyświetlanych działań i wpisów zostaną uwzględnione wyłącznie te, z którymi są powiązane oba znaczniki. Rozdział 1. Działania 63

68 64 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

69 Rozdział 2. Zawiera ponownie wykorzystaną treść pomocy komponentu Działania Tego tematu nie należy umieszczać w pliku ditamap. Zawiera tekst, do którego istnieją odwołania conref w innych tematach. Dodaj członków do działania. W danym momencie użytkownik może dodać pojedynczą osobę lub wszystkich członków społeczności, wybierając w pierwszym polu opcję Osoba lub Społeczność. Aby dodać członka do roli innej niż rola domyślna (Autor), należy kliknąć strzałkę w dół obok pola Autor, a następnie wybrać opcję Właściciel lub Czytelnik. Opcje poziomu dostępu są zdefiniowane w następujący sposób: Autor Może wyświetlać treść i dodawać wpisy. Właściciel Właściciel może dodawać treść, wyświetlać i edytować wszystkie wpisy, a także zarządzać przypisaniem działania. Użytkownik, który utworzył działanie, jest automatycznie do niego dodawany jako właściciel. Czytelnik Nie może brać udziału w działaniu. Jego dostęp jest ograniczony tylko do przeglądania treści. W polu tekstowym należy rozpocząć wpisywanie nazwy społeczności albo imienia i nazwiska lub adresu osoby, która ma zostać dodana. Uwaga: Jeśli produkt jest skonfigurowany w taki sposób, że adresy są ukrywane, podczas wpisywania w polu adresu nie są zwracane żadne pasujące wyniki. W takiej sytuacji zamiast adresu należy wpisać nazwę społeczności lub imię i nazwisko osoby. Podczas wpisywania będzie wyświetlana lista zgodnych nazw oraz imion i nazwisk. Aby dodać odpowiednią osobę lub społeczność, na liście należy kliknąć imię i nazwisko osoby lub nazwę społeczności. Jeśli osoba, która ma zostać dodana, nie znajduje się na liście, należy ją wyszukać w katalogu. Powtarzaj ten krok, aby dodać kolejnych członków. IBM Corporation 2007, 2011 IBM 2010,

70 66 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

71 Rozdział 3. LotusLie Społeczności Dołącz do osób o podobnych zainteresowaniach. Czy jesteś nowym użytkownikiem komponentu Społeczności? Obejrzyj obraz wideo, aby dowiedzieć się więcej o komponencie Społeczności. Ostatnie aktualizacje Czym jest społeczność? Tutaj znajdują się informacje o tym, jakie składniki zostały dodane od czasu wydania ostatniej aktualizacji. Używaj komponentu Społeczności Dołącz do społeczności i zacznij współtworzyć Współużytkuj pliki ze społecznością Zbierz grupę osób o podobnych zainteresowaniach, tworząc własną społeczność Aby uzyskać pomoc dotyczącą innych czynności, należy kliknąć odpowiedni temat w spisie treści. Społeczność umożliwia komunikowanie się osobom posiadającym wspólne zainteresowania. Co składa się na społeczność? Społeczności są grupami ludzi o wspólnych zainteresowaniach. Do społeczności z otwartym dostępem mogą dołączać wszyscy użytkownicy należący do organizacji, natomiast możliwość przypisania do zastrzeżonej społeczności jest zarezerwowana dla konkretnej grupy. Społeczność w organizacji można również uruchomić w taki sposób, aby dostęp do niej był moderowany, co pozwala sterować przypisaniami i zarządzać dostępem do zasobów społeczności. Społeczność udostępnia użytkownikom środki pozwalające pozostawać w kontakcie, współużytkować informacje i wymieniać się pomysłami. Społeczności stanowią doskonały sposób na połączenie członków zespołu projektowego, zorganizowanie grupy wykonawczej badającej nową technologię albo na zebranie grupy ludzi o wspólnych zainteresowaniach. Narzędzia udostępniane przez składnik Społeczności pozwalają znajdować informacje, nawiązywać kontakty, organizować informacje i współużytkować informacje. Właściciel społeczności może zapraszać do niej inne osoby oraz zarządzać jej treścią i przypisaniami. Najważniejsze informacje o społecznościach Niezależnie od tego, czy użytkownik został dodany do społeczności lub do niej dołączył, czy tworzy własną społeczność, może użyć opisanych poniżej opcji, aby osiągnąć najlepsze z możliwych rezultaty. Uczestnictwo w forum dyskusyjnym społeczności umożliwia przeglądanie zagadnień dotyczących wspólnych zainteresowań i dyskutowanie na temat rozwiązań wspólnych problemów. IBM Corporation 2007, 2012 IBM 2010,

72 Strona Członkowie umożliwia dodawanie członków do społeczności i usuwanie ich z niej. Listę osób należących do społeczności mogą wyświetlać wszyscy jej członkowie. Znaczniki pozwalają przypisywać do społeczności opisowe słowa kluczowe. Znaczniki są przydatne do wyszukiwania społeczności określonego typu oraz do filtrowania wyników wyszukiwania. Użytkownik może dodawać do społeczności dodatkowe widgety, aby udostępniać jej członkom dodatkową funkcjonalność. Często zadawane pytania dotyczące komponentu Społeczności Ta sekcja zawiera odpowiedzi na pytania często zadawane przez użytkowników komponentu Społeczności. Po dołączeniu do społeczności znajduję mnóstwo przydatnych informacji. Jak rozszerzyć przypisanie o moich znajomych, aby także oni mogli czerpać korzyści z przypisania? Co to jest zakładka? Czy można edytować wypowiedzi dodane na forum przez inne osoby? Jak archiwizować tematy na forum społeczności? W jaki sposób mogę współpracować z innymi członkami mojej społeczności? Jak tworzyć różne listy dystrybucyjne w ramach jednej społeczności? Co to jest widget? Jaki jest cel dodawania widgetów do społeczności? Jak ograniczyć możliwość dodawania treści do społeczności przez jej członków? Jak anulować subskrypcję wiadomości społeczności? Jak uzyskać dostęp do aktualnych informacji o najnowszych działaniach podejmowanych w ramach mojej społeczności? Jak sprawdzić, które przypisania do społeczności są wspólne dla mnie i danej osoby? W jaki sposób po przypadkowym kliknięciu przycisku Opuść społeczność dla społeczności, której jestem właścicielem, przywrócić status właściciela tej społeczności? Jak wymienić obraz używany w roli logo mojej społeczności? W jaki sposób można wyświetlić najnowsze aktualizacje dotyczące zdarzeń i działań związanych z przypisaniami i społecznością? Po dołączeniu do społeczności znajduję mnóstwo przydatnych informacji. Jak rozszerzyć przypisanie o moich znajomych, aby także oni mogli czerpać korzyści z przypisania? Tylko właściciel społeczności może dodawać do niej członków. Być może warto wysłać odsyłacz do społeczności do osób, które mogą być zainteresowane dołączeniem, lub poprosić właściciela społeczności o dodanie ich w roli członków. Co to jest zakładka? Zakładka jest wskaźnikiem do serwisu WWW ułatwiającym późniejsze odtworzenie adresu URL lub strony WWW. Czy można edytować wypowiedzi dodane na forum przez inne osoby? Tak, ale może to robić tylko właściciel społeczności. Jak archiwizować tematy na forum społeczności? Obecnie nie ma możliwości archiwizowania tematów forum społeczności. W jaki sposób mogę współpracować z innymi członkami mojej społeczności? Pomysły i informacje można dzielić z innymi członkami społeczności, wypowiadając się na forum dyskusyjnym, wysyłając powiadomienia oraz dodając do społeczności zakładki. 68 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

73 Jak tworzyć różne listy dystrybucyjne w ramach jednej społeczności? Właściciel społeczności może tworzyć w jej ramach społeczności podrzędne, aby grupować podzbiory członków swojej społeczności. Ta funkcjonalność jest przydatna w sytuacji, gdy tworzone listy dystrybucyjne nie obejmują wszystkich członków społeczności lub gdy w ramach tej społeczności mają powstać grupy koncentrujące uwagę na węższych zagadnieniach. Co to jest widget? Widget jest samodzielną reprezentacją aplikacji opartą na języku HTML. Do społeczności można dodać widgety, które są dostępne na palecie treści. Jaki jest cel dodawania widgetów do społeczności? Dodanie widgetów do społeczności powoduje udostępnienie dodatkowej funkcjonalności dla członków tej społeczności. Na przykład przy użyciu widgetu Pliki można przesłać pliki w celu ich udostępnienia do współużytkowania dla innych członków. Jak ograniczyć możliwość dodawania treści do społeczności przez jej członków? Właściciel społeczności może usuwać dowolne widgety w ramach tej społeczności. Jeśli na przykład członkowie społeczności mają utracić możliwość dodawania zakładek do społeczności, wystarczy usunąć z tej społeczności widget Zakładki. Należy w tym celu przejść do menu działań widgetu i wybrać opcję Ukryj lub Usuń. Ukrycie widgetu powoduje jego tymczasowe usunięcie; dopiero właściwe usunięcie powoduje, że wraz z widgetem jest usuwana cała powiązana z nim treść. Widgety można w dowolnym momencie ponownie dodać do społeczności, klikając przycisk Działania dotyczące społeczności > Dostosuj na początku strony społeczności i wybierając odpowiedni widget. Jak anulować subskrypcję wiadomości społeczności? Aplikacja Społeczności nie oferuje obecnie opcji anulowania subskrypcji wiadomości społeczności. Problem można obejść, odpowiednio konfigurując filtr wiadomości w kliencie poczty elektronicznej. Należy pamiętać, że na karcie Preferencje poczty elektronicznej można wyłączyć powiadomienia dla wszystkich użytkowników programu IBM Connections. Więcej informacji na ten temat zawiera sekcja Ustawianie preferencji powiadamiania za pomocą poczty elektronicznej. Jak uzyskać dostęp do aktualnych informacji o najnowszych działaniach podejmowanych w ramach mojej społeczności? Bieżące informacje na temat funkcjonowania społeczności można uzyskiwać, subskrybując różne strony w ramach tej społeczności. Aby zasubskrybować stronę społeczności, należy ją otworzyć i kliknąć odsyłacz widoczny obok ikony kanału informacyjnego w dolnej części strony. Użytkownik może na przykład subskrybować stronę Członkowie, aby otrzymywać informacje o nowych użytkownikach przystępujących do społeczności. Jak sprawdzić, które przypisania do społeczności są wspólne dla mnie i danej osoby? Podczas wyświetlania profilu innego użytkownika z prawej strony pod nagłówkiem Społeczności jest widoczna lista społeczności, do których należą obaj użytkownicy. W jaki sposób po przypadkowym kliknięciu przycisku Opuść społeczność dla społeczności, której jestem właścicielem, przywrócić status właściciela tej społeczności? Jedyny właściciel społeczności nie może jej opuścić. Skoro opuszczenie społeczności było możliwe, musi istnieć przynajmniej jeszcze jeden właściciel, który może przywrócić status właściciela użytkownikowi. Jak wymienić obraz używany w roli logo mojej społeczności? Tylko właściciel społeczności ma prawo edycji jej logo. Aby wymienić logo społeczności, należy wybrać opcję Działania dotyczące społeczności > Edytuj społeczność i kliknąć opcję Prześlij obraz społeczności. Rozdział 3. Społeczności 69

74 W jaki sposób można wyświetlić najnowsze aktualizacje dotyczące zdarzeń i działań związanych z przypisaniami i społecznością? Najnowsze aktualizacje dotyczące zdarzeń i działań, które miały miejsce w społecznościach dostępnych dla użytkownika, są wyświetlane na panelu kontrolnym. Przeglądanie lub wyszukiwanie społeczności W ramach organizacji użytkownik może przeglądać i wyszukiwać społeczności, które go interesują. Istnieje kilka sposobów wyszukiwania interesujących społeczności i łączenia się z nimi. Można na przykład przeglądać społeczności, aby sprawdzić ich dostępność, albo wyszukiwać społeczności według określonych słów kluczowych. Znaczniki są wygodnym sposobem wyszukiwania i przeglądania społeczności w organizacji. Jeśli na przykład użytkownik interesuje się fotografiką, wyszukiwanie z użyciem znacznika fotografika pozwoli uzyskać listę wszystkich społeczności, które używają tego znacznika. Podczas tworzenia społeczności należy pamiętać o dołączeniu odpowiednich znaczników, które będą wskazywać przeznaczenie społeczności i ułatwiać innym użytkownikom jej znalezienie. Użytkownik może przeglądać i wyszukiwać społeczności przy użyciu następujących metod. Uwaga: Karta Społeczności <nazwa organizacji użytkownika> i opcja wyszukiwania są niedostępne dla gości. Aby przeglądać zasoby sieciowe w poszukiwaniu społeczności: 1. Kliknij kartę Społeczności <nazwa organizacji użytkownika>, aby wyświetlić wszystkie społeczności z dostępem otwartym lub moderowanym w organizacji, lub kliknij kartę Moje społeczności, aby wyświetlić tylko te społeczności, do których należysz. Lista ta zawiera opis społeczności, liczbę jej członków, datę ostatniej aktualizacji, nazwisko osoby, która dokonała ostatniej aktualizacji, a także znaczniki powiązane z tą społecznością. 2. Aby znaleźć społeczność, posortuj listę alfabetycznie według najpopularniejszych lub ostatnio zaktualizowanych społeczności. Aby wyszukać słowo kluczowe występujące w nazwie społeczności, w jej opisie lub w znacznikach: 1. Wprowadź wyszukiwane słowo w polu Szukaj u góry strony. 2. Określ, czy mają być wyszukiwane wszystkie społeczności, czy tylko społeczności, do których należysz, klikając strzałkę w dół i dokonując wyboru. 3. Kliknij ikonę wyszukiwania. Aby wyszukać społeczność według znaczników: Kliknij znacznik w chmurze znaczników poniżej panelu nawigacyjnego, aby znaleźć społeczności używające tego znacznika. Znajdź w tym widoku odpowiednią społeczność. Następnie, aby znaleźć inne społeczności używające tego znacznika, na liście znaczników wyświetlonej poniżej opisu społeczności kliknij jeden ze znaczników powiązanych z tą społecznością. Dla każdej społeczności można wykonać następujące czynności: 70 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

75 Umieść kursor nad nazwiskiem osoby i kliknij odsyłacz w celu wyświetlenia wizytówki tej osoby. Kliknij nazwę społeczności, aby otworzyć jej stronę Przegląd. Dołączanie do społeczności zgodnych z zainteresowaniami Do społeczności można dołączyć na wiele różnych sposobów. Do społeczności z dostępem otwartym w organizacji może dołączyć każda osoba z organizacji - wystarczy otworzyć tę społeczność i kliknąć opcję Dołącz do tej społeczności. Jeśli dostęp do społeczności jest moderowany, użytkownik musi zażądać przypisania. Użytkownik może też zostać zaproszony do dołączenia do społeczności, jeśli właściciel społeczności zaprosi użytkownika do zostania jej członkiem. Dołączanie do społeczności Użytkownik może dołączyć do społeczności poświęconej tematowi, którym jest zainteresowany, i uczestniczyć w niej. Zanim rozpoczniesz Aby wyszukać społeczność w celu dołączenia do niej, można przeglądać wszystkie społeczności z dostępem otwartym lub moderowanym w ramach organizacji na karcie Społeczności <nazwa organizacji użytkownika> albo wyszukać społeczność poświęconą określonemu tematowi. Uwaga: Do społeczności w organizacji z otwartym dostępem można dołączyć, klikając przycisk, ale w celu dołączenia do moderowanych społeczności w organizacji należy zażądać dołączenia. Zastrzeżone społeczności są prywatne i nie są wyświetlane na karcie Społeczności <nazwa organizacji użytkownika>. Do społeczności tego typu można dołączyć tylko wtedy, gdy właściciel społeczności doda użytkownika jako członka społeczności lub zaprosi go do dołączenia. Aby dołączyć do społeczności, wykonaj następujące kroki. 1. Na karcie Społeczności <nazwa organizacji użytkownika> wybierz społeczność, do której masz zamiar dołączyć. 2. W zależności od poziomu dostępu, jaki ma społeczność, wykonaj jedną z poniższych czynności: Jeśli dostęp do społeczności jest otwarty, wybierz opcję Dołącz do tej społeczności. Jeśli dostęp do społeczności jest moderowany, wybierz opcję Zgłoś żądanie dołączenia do tej społeczności. Napisz, dlaczego chcesz dołączyć do społeczności, i kliknij przycisk Wyślij. Żądanie zostanie przesłane do właściciela społeczności, który następnie może podjąć decyzję o dodaniu użytkownika do społeczności. Użytkownik dodany jako członek otrzyma pocztą elektroniczną powiadomienie potwierdzające dodanie do społeczności. Wyniki Po dołączeniu do społeczności o otwartym dostępie ta społeczność zostaje natychmiast dodana do listy społeczności użytkownika na karcie Moje społeczności. Jeśli użytkownik zażądał dostępu do społeczności moderowanej, społeczność nie jest wyświetlana na karcie Moje społeczności do momentu zatwierdzenia członkostwa przez właściciela społeczności. Rozdział 3. Społeczności 71

76 Zadania pokrewne: Przeglądanie lub wyszukiwanie społeczności na stronie 70 W ramach organizacji użytkownik może przeglądać i wyszukiwać społeczności, które go interesują. Opuszczanie społeczności na stronie 78 Jeśli użytkownik nie chce dłużej uczestniczyć w społeczności, może anulować swoje przypisanie do tej społeczności. Akceptowanie zaproszeń do społeczności Użytkownik, który otrzymuje zaproszenie do dołączenia do społeczności, może to zaproszenie zaakceptować bądź odrzucić. Kiedy właściciel zaprasza użytkownika do dołączenia do społeczności, użytkownik ten otrzymuje powiadomienie z zaproszeniem i kilkoma podstawowymi informacjami o społeczności, takimi jak nazwa czy opis. Użytkownik może wówczas zaakceptować lub odrzucić to zaproszenie przy użyciu odsyłaczy zawartych w wiadomości . Zaproszenie do społeczności można obsłużyć jednym z następujących sposobów: Aby zaakceptować zaproszenie i dołączyć do społeczności, kliknij opcję Dołącz do tej społeczności. Społeczność zostanie dodawana do listy społeczności użytkownika na karcie Moje społeczności. Aby odrzucić zaproszenie, kliknij odsyłacz Odrzuć to zaproszenie. Właściciel społeczności nie otrzyma powiadomienia o odrzuceniu zaproszenia przez użytkownika. Możesz też zignorować zaproszenie, nie podejmując żadnych czynności. W przypadku zignorowania zaproszenia do dołączenia do społeczności zaproszenie to pozostanie bezterminowo otwarte, chyba że właściciel społeczności zdecyduje się je odwołać. Właściciel społeczności może też ponowić zaproszenie w formie odpowiedniego przypomnienia. Tworzenie społeczności znajomych z podobnymi zainteresowaniami Uruchomienie społeczności sprzyja podejmowaniu współpracy przez osoby w organizacji mające wspólne zainteresowania albo takie same cele. Społeczności mogą być otwarte, moderowane lub zastrzeżone. Społeczności otwarte i moderowane są widoczne dla wszystkich osób należących do organizacji. Społeczności zastrzeżone nie są widoczne dla osób, które nie są członkami tych społeczności. Goście spoza organizacji mogą zostać członkami tylko społeczności zastrzeżonych. Aby uruchomić społeczność, wykonaj następujące czynności: 1. Na karcie Społeczności <nazwa organizacji użytkownika> lub Moje społeczności kliknij opcję Uruchom społeczność. 2. Wymagane: W polu Nazwa wpisz nazwę społeczności. Wybierz nazwę określającą przeznaczenie społeczności. 72 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

77 Uwaga: Nie można tworzyć wielu społeczności organizacji ani moderowanych o takich samych nazwach, jednak może istnieć wiele społeczności zastrzeżonych o tej samej nazwie. To oznacza, że w systemie może istnieć społeczność organizacji o takiej samej nazwie jak społeczność zastrzeżona bądź też społeczność moderowana o takiej samej nazwie jak społeczność zastrzeżona. 3. Wprowadź co najmniej jeden znacznik w polu Znaczniki. Znaczniki są słowami kluczowymi definiowanymi, aby zapewnić użytkownikom więcej sposobów rozpoznawania przeznaczenia społeczności. Znaczniki muszą być pojedynczymi słowami albo kilkoma słowami połączonymi znakami podkreślenia lub łącznikami. Na przykład społeczność dotycząca problemów z ułatwieniami dostępu może mieć znaczniki dostępność i słabo-widzący. Znaczniki dają użytkownikom więcej niż jeden sposób wyszukania społeczności, która ich interesuje. Znaczniki zdefiniowane w tym miejscu są wyświetlane obok nazwy społeczności na karcie Społeczności <nazwa organizacji użytkownika>. 4. Wymagane: Określ poziom dostępu, który ma zostać zastosowany dla tej społeczności: Tabela 9. Poziomy dostępu do społeczności Opcja Zastrzeżona (osoby muszą być zapraszane do dołączenia) Zezwól osobom spoza mojej organizacji na zostanie członkami tej społeczności Moderowana (każda osoba z organizacji może wyświetlić zawartość, ale warunkiem dołączenia jest przesłanie żądania) Otwarta (każda osoba z organizacji może dołączyć) Opis Tę opcję należy wybrać, aby społeczność była zastrzeżona i aby przypisanie do niej zależało od wysłania zaproszenia. Ta opcja jest dostępna tylko w przypadku społeczności zastrzeżonych. Tę opcję należy wybrać, aby uwzględnić zarówno członków organizacji użytkownika, jak i gości spoza niej. Zaznaczenie tej opcji można później usunąć, jeśli członkowie zewnętrzni nie zostali dodani czy zaproszeni do społeczności lub z niej usunięci. Społeczności zewnętrzne są identyfikowane przy użyciu ikony Zewnętrzna tytułu społeczności. znajdującej się obok Opcji tej nie należy wybierać, jeśli mają zostać uwzględnieni tylko członkowie organizacji użytkownika. Nie można później zezwolić na przypisanie osób zewnętrznych do wewnętrznej społeczności. Tę opcję należy wybrać, jeśli społeczność ma być dostępna dla organizacji, a użytkownicy mają prosić o uzyskanie członkostwa. Tę opcję należy wybrać, jeśli społeczność ma być otwarta i każda osoba z organizacji mogła do niej dołączyć. 5. Wpisz nazwy osób, które mają zostać dodane jako członkowie społeczności. Nazwiska można wyszukać w katalogu organizacji. Funkcja automatycznego uzupełniania podpowiada nazwisko, kiedy jest ono wpisywane, porównując je z nazwiskami w katalogu określonym przez administratora. Jeśli zostanie zaproponowane odpowiednie nazwisko, kliknij je. Nazwisko zostanie dodane do społeczności. Uwaga: Po wprowadzeniu adresu osoby spoza organizacji użytkownika zostanie wyświetlona prośba o wysłanie do tej osoby zaproszenia tak, aby po zapisaniu społeczności dołączyła jako gość. Zanim goście będą mogli uzyskać dostęp do społeczności, w przypadku których zostali dodani jako członkowie, muszą zaakceptować zaproszenie w celu dołączenia do produktu LotusLie jako użytkownicy o statusie gościa. Rozdział 3. Społeczności 73

78 Jeśli członkowie społeczności nie mają być dodawani na tym etapie, można wrócić do edycji społeczności i dodawania członków w dowolnym momencie. Uwaga: Aby dodać właścicieli społeczności, należy kliknąć strzałkę w dół obok pozycji Członkowie i wybrać opcję Właściciele, a następnie powtórzyć proces opisany w tym kroku i dotyczący dodawania członków społeczności.użytkownik będący twórcą społeczności jest automatycznie dodawany do niej jako właściciel biznesowy. Użytkownik może przekazać prawo własności biznesowej innemu członkowi społeczności. 6. Podaj opis celu społeczności w polu Opis. Powinien on być możliwie konkretny. Określa on również cele społeczności. Istnieje ograniczenie do 2048 bajtów łącznie ze znacznikami HTML. Używać można jednobajtowych, dwubajtowych lub czterobajtowych znaków. 7. Kliknij opcję Prześlij obraz społeczności, aby wyszukać obraz i powiązać go ze społecznością na stronie przeglądu. Obraz może być w formacie JPEG, GIF lub PNG. 8. Kliknij przycisk Zapisz. Co dalej Do społeczności można teraz dodawać treść. 74 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

79 Praca ze społecznościami Pojęcia pokrewne: Dostosowywanie społeczności w celu wyróżnienia jej spośród innych na stronie 98 Dostosowanie społeczności to sposób na jej odróżnienie od innych społeczności. Możliwe opcje dostosowania obejmują powiązanie ze społecznością wyróżniającej grafiki oraz dodanie składników udostępniających społeczności dodatkową funkcjonalność. Społeczność może zostać dostosowana tylko przez jej właściciela. Jak dodawać członków społeczności? na stronie 79 Właściciel społeczności może w dowolnym momencie dodawać do niej członków. Może też zapraszać osoby do dołączania do społeczności oraz - jeśli jest to społeczność moderowana - decydować o akceptacji bądź odrzucaniu przychodzących żądań przypisania. Aby jednocześnie dodać do społeczności wielu członków, należy użyć narzędzia importu na stronie Członkowie. Zarządzanie społecznościami na stronie 91 Właściciel społeczności może edytować społeczność, aktualizując podstawowe informacje na jej temat oraz na temat powiązanych z nią aplikacji. Jeśli społeczność nie jest już potrzebna lub jeśli została utworzona przez pomyłkę, można tę społeczność usunąć. Zadania pokrewne: Edytowanie społeczności na stronie 91 Właściciel społeczności może edytować informacje na jej temat. Usuwanie społeczności należących do użytkownika na stronie 93 Jeśli społeczność nie jest już użyteczna albo stała się ona nieaktywna, można rozważyć jej usunięcie. Tworzenie społeczności podrzędnych na stronie 93 Użytkownik może utworzyć społeczność podrzędną, aby zgromadzić podzbiór członków już istniejącej społeczności. Dodawanie widgetów do społeczności w celu udostępniania dodatkowej funkcjonalności na stronie 88 Użytkownik może dodawać widgety do społeczności, aby udostępniać jej członkom dodatkową funkcjonalność. Tylko właściciel społeczności ma możliwość dodawania widgetów do społeczności i ich usuwania ze społeczności. Odsyłacze pokrewne: Praca z zakładkami społeczności na stronie 99 Dodanie zakładek umożliwia udostępnianie przydatnych zasobów WWW bezpośrednio z poziomu społeczności. Praca z forami społeczności na stronie 101 Korzystając z forum społeczności, można publikować wątki dyskusji i dzielić się pomysłami. Praca z plikami społeczności na stronie 115 Widget Pliki umożliwia przesyłanie i współużytkowanie plików społeczności oraz pracę z tymi plikami. Praca z działaniami społeczności na stronie 122 Działania umożliwiają zorganizowanie informacji i zadań związanych ze społecznością. Członek społeczności może wysyłać wiadomości do innych członków. Użytkownik może opuścić społeczność w dowolnej chwili, jeśli nie chce dłużej do niej należeć. Wyświetlanie członków społeczności Użytkownik może dowiedzieć się, kto należy do jego społeczności. Rozdział 3. Społeczności 75

80 Każdy, kto ma dostęp do społeczności, może wyświetlić jej członków. Aby wyświetlić członków społeczności, wykonaj jeden z następujących kroków: Wyświetl losowo wybranych członków społeczności w obszarze Członkowie strony Przegląd społeczności. Kliknij ikonę wizytówki znajdującą się obok nazwiska osoby, aby wyświetlić wizytówkę tego członka społeczności. Kliknij opcję Wyświetl wszystko, aby wyświetlić pełną listę członków społeczności na stronie Członkowie. Na panelu nawigacyjnym kliknij opcję Członkowie, aby otworzyć stronę Członkowie i wyświetlić pełną listę przypisań do społeczności. Przy użyciu menu Filtruj według wyświetl pełną listę członków lub posortuj listę przypisań według roli. Za pomocą opcji Sortuj wg można posortować listę według pola Nazwisko, co spowoduje wyświetlenie listy członków społeczności w porządku alfabetycznym, lub według pola Data dodania, co spowoduje wyświetlenie listy z ostatnio dodanymi członkami społeczności na początku. Aby znaleźć konkretnego członka społeczności lub konkretną grupę, kliknij opcję Znajdź członka na stronie Członkowie, a następnie w udostępnionym polu wprowadź imię i nazwisko osoby lub nazwę grupy. Po rozpoczęciu wpisywania zostanie wyświetlona lista sugestii na podstawie listy przypisań społeczności. Zapewnianie aktualności społeczności za pomocą powiadomień Poczta elektroniczna umożliwia nawiązywanie kontaktów z innymi członkami społeczności i przekazywanie im najnowszych wiadomości związanych ze społecznością. Tylko członkowie społeczności mogą wysyłać wiadomości do innych członków tej społeczności. Wiadomości do innych członków społeczności można wysyłać bezpośrednio z poziomu społeczności. Liczba osób, do których można wysłać wiadomość , nie jest ograniczona, ale nie można wybrać poszczególnych członków społeczności jako odbiorców. Powiadomienie musi zostać wysłane do wszystkich członków społeczności lub tylko do jej właścicieli. Wybranie opcji wysyłania powiadomienia do wszystkich członków społeczności oznacza, że wiadomość zostanie wysłana także do właścicieli społeczności. Do grup nie można wysłać wiadomości . Uwaga: Opcja dotycząca grupy jest dostępna na żądanie. Aby uzyskać informacje, należy się skontaktować z administratorem organizacji. 1. Na stronie Przegląd społeczności wybierz opcję Działania dotyczące społeczności > Wyślij wiadomość do społeczności. 2. Wykonaj jedną z poniższych czynności. Aby użyć udostępnionego formularza wiadomości a. Określ odbiorców wiadomości . Aby wysłać wiadomość do wszystkich członków społeczności, wybierz opcję Członkowie. Aby wysłać wiadomość tylko do właścicieli społeczności, wybierz opcję Właściciele. 76 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

81 b. Wprowadź tytuł wiadomości w polu Temat. Domyślnie tytuł wiadomości jest poprzedzony nazwą społeczności. c. Wpisz treść wiadomości w polu Wiadomość i kliknij przycisk Wyślij. Subskrybowanie kanału informacyjnego komponentu Społeczności w celu uzyskiwania automatycznych aktualizacji Po zasubskrybowaniu kanału informacyjnego danych produktu IBM LotusLie aktualizacje są wysyłane do czytnika kanałów. Czytnik kanałów automatycznie dostarcza aktualizacje do użytkownika, gdy zostanie zmieniona strona subskrypcji kanałów informacyjnych. Zanim rozpoczniesz Na komputerze musi być zainstalowany czytnik kanałów, który obsługuje kanały informacyjne Atom. Atom to oparty na języku XML format pliku, który jest używany do syndykowania treści WWW, takiej jak nagłówki, blogi lub serwisy WWW. Kanały informacyjne Atom pełnią tę samą funkcję co kanały informacyjne RSS (Rich Site Summary), ale jest w ich przypadku używana inna metoda. Subskrybowanie kanału informacyjnego upraszcza monitorowania działań wykonywanych w programie LotusLie, ponieważ czytnik kanałów automatycznie sprawdza dostępność aktualizacji treści dla każdego kanału informacyjnego i pobiera je. Więcej informacji na ten temat zawiera sekcja Praca z kanałami informacyjnymi. 1. Przejdź do strony zawierającej treść, którą chcesz subskrybować. Na przykład można zastosować filtr do listy zakładek, aby wyświetlić zestaw zakładek powiązanych z osobą, znacznikiem lub innym kryterium wyboru. 2. Kliknij opcję Kanał informacyjny dla tych plików obok ikony kanału informacyjnego, aby zasubskrybować aktualnie wyświetlaną treść. 3. Dodaj kanał informacyjny do preferowanego czytnika kanałów. Kroki, które należy wykonać w tym celu, różnią się w zależności od używanej przeglądarki WWW i czytnika kanałów. Szczegółowe informacje na ten temat zawiera dokumentacja przeglądarki WWW i czytnika kanałów. Tylko komponent Społeczności: podając adres WWW kanału informacyjnego, można podać parametr określający inną wielkość strony dla kanału informacyjnego. Domyślnie kanały informacyjne w komponencie Społeczności wyświetlają 10 pozycji na stronie. Aby określić inną wielkość strony, należy użyć parametru ps. Domyślnie pobierana jest pierwsza strona z dziesięcioma pozycjami. Używając parametru page, można jednak pobrać kolejne strony. Na przykład w celu pobrania drugiej strony kanału informacyjnego Moje społeczności, której wielkość jest ustawiona na 20 pozycji, należy użyć następującego adresu WWW: atom/communities/my?page=2&ps=20. Klasyfikowanie społeczności za pomocą znaczników Znacznik to słowo kluczowe przypisywane przez użytkownika do społeczności w celu jej sklasyfikowania i ułatwienia wyszukiwania. W kolekcjach znaczników w komponencie Społeczności wyświetlane są znaczniki zgodnie z wybranym obecnie widokiem. Użytkownik może wybrać sposób wyświetlania znaczników w kolekcji znaczników: w postaci listy lub chmury. Lista znaczników służy do wyświetlania znaczników w postaci listy, przy czym na jej początku znajdują się najbardziej popularne znaczniki. Chmura znaczników Rozdział 3. Społeczności 77

82 wizualizuje popularność znaczników w kolekcji przez grupowanie znaczników i wyświetlanie najczęściej używanych znaczników przy użyciu większej i ciemniejszej czcionki, a znaczników rzadziej używanych - przy użyciu mniejszej i jaśniejszej czcionki. Znacznik może być wyłącznie pojedynczym słowem i nie może zawierać spacji. Może on zawierać znaki, takie jak podkreślenie (_) lub znak at (@). Na przykład jako znaczników można użyć terminów ciąg_dalszy, ciąg-dalszy i ciągdalszy, ale nie można użyć tekstu ciąg dalszy. W poniższej tabeli opisano znaczniki, które są powiązane z poszczególnymi widokami komponentu Społeczności: Tabela 10. Widoki i znaczniki Strona Społeczności organizacji użytkownika Moje społeczności Przegląd Zakładki Wyświetlane są znaczniki, których przypisanie obejmuje: Poniżej określonego limitu zostaną wyświetlone wszystkie społeczności organizacji. W chmurze znaczników zostaną wyświetlone znaczniki, które są najbardziej popularne w odniesieniu do tego limitu. Chmura nie zawiera znaczników treści z tych społeczności. Uwaga: Ze znacznikami w tym widoku powiązana jest pamięć podręczna, przez co znaczniki mogą nie zostać wyświetlone natychmiast po dodaniu do społeczności. Wartość domyślna dla pamięci podręcznej wynosi 60 sekund. Wszystkie społeczności, do których należy użytkownik, łącznie z tymi, które nie są wyświetlane na bieżącej stronie. Chmura nie zawiera znaczników z zakładek dodanych do tych społeczności. Działania, zakładki i pliki powiązane z bieżącą społecznością. Chmura nie zawiera znaczników przypisanych do bieżącej społeczności. Wszystkie zakładki powiązane z bieżącą społecznością. Opuszczanie społeczności Jeśli użytkownik nie chce dłużej uczestniczyć w społeczności, może anulować swoje przypisanie do tej społeczności. Zanim rozpoczniesz Do opuszczenia społeczności jest wymagane jawne przypisanie. Jeśli użytkownik jest członkiem społeczności za pośrednictwem grupy, nie może opuścić tej społeczności. Jeśli użytkownik jest jawnym członkiem społeczności, a także za pośrednictwem grupy, może opuścić tę społeczność jako jej jawny członek, lecz nadal pozostanie członkiem społeczności za pośrednictwem grupy. Uwaga: Opcja dotycząca grupy jest dostępna na żądanie. Aby uzyskać informacje, należy się skontaktować z administratorem organizacji. 78 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

83 Aby opuścić społeczność, wykonaj następujące kroki: 1. Na stronie Przegląd społeczności wybierz opcję Działania dotyczące społeczności > Opuść społeczność. Uwaga: Ostatni pozostały właściciel jednostki biznesowej społeczności nie może opuścić społeczności. 2. Kliknij przycisk OK, aby potwierdzić zamiar usunięcia z przypisania do społeczności. Wyniki Społeczność nie będzie już wyświetlana na karcie Moje społeczności. Zadania pokrewne: Dołączanie do społeczności na stronie 71 Użytkownik może dołączyć do społeczności poświęconej tematowi, którym jest zainteresowany, i uczestniczyć w niej. Jak dodawać członków społeczności? Właściciel społeczności może w dowolnym momencie dodawać do niej członków. Może też zapraszać osoby do dołączania do społeczności oraz - jeśli jest to społeczność moderowana - decydować o akceptacji bądź odrzucaniu przychodzących żądań przypisania. Aby jednocześnie dodać do społeczności wielu członków, należy użyć narzędzia importu na stronie Członkowie. Zadania pokrewne: Tworzenie społeczności znajomych z podobnymi zainteresowaniami na stronie 72 Uruchomienie społeczności sprzyja podejmowaniu współpracy przez osoby w organizacji mające wspólne zainteresowania albo takie same cele. Zarządzanie przypisaniem do społeczności na stronie 96 Właściciel społeczności jest odpowiedzialny za zarządzanie przypisaniami do tej społeczności. Na przykład czasem może zaistnieć potrzeba zmiany roli członka społeczności w celu zwiększenia lub ograniczenia możliwości wprowadzania przez niego zmian w treści społeczności. Może również zaistnieć sytuacja, w której członek społeczności przestanie być aktywnym kontrybutorem i jego przypisanie do tej społeczności nie będzie już potrzebne. Wtedy należy rozważyć jego usunięcie z listy przypisań. Odsyłacze pokrewne: Co może robić właściciel społeczności? na stronie 85 Informacje o dotyczących społeczności czynnościach, jakie może wykonywać użytkownik będący jej właścicielem. Dodawanie do własnej społeczności członków o podobnych zainteresowaniach Właściciel społeczności może ją powiększyć, dodając nowych członków. Dodanie osób do społeczności powoduje automatycznie, że stają się one członkami społeczności. Aby zapewnić osobom możliwość wyboru, czy chcą zostać członkami społeczności, zamiast dodawać należy zaprosić je do dołączenia do społeczności. Tylko właściciel społeczności może dodawać do niej członków. Wielkość społeczności nie jest niczym ograniczona; można do niej dodawać dowolną liczbę członków. Rozdział 3. Społeczności 79

84 Aby dodać do społeczności nowych członków, wykonaj następujące kroki. 1. Na karcie Moje społeczności wybierz społeczność, do której mają zostać dodani członkowie. 2. Kliknij opcję Członkowie na panelu nawigacyjnym. 3. Kliknij opcję Dodaj członków. Aby dodać zwykłych członków społeczności, wybierz opcję Osoba na liście rozwijanej Członkowie, a następnie w polu Członkowie wprowadź nazwiska osób, które mają zostać dodane. Funkcja automatycznego uzupełniania podpowiada nazwisko, kiedy jest ono wprowadzane, porównując je z nazwiskami w katalogu organizacji lub na liście kontaktów. Jeśli zostanie zaproponowane odpowiednie nazwisko, kliknij je. Nazwisko zostanie dodane do społeczności. W przeciwnym razie wprowadź adres osoby i kliknij ikonę ze znakiem plus. Jeśli w przypadku społeczności zewnętrznej zostanie wprowadzony adres osoby spoza organizacji użytkownika, zostanie wyświetlona prośba o wysłanie do tej osoby zaproszenia, tak aby po zapisaniu listy przypisań ta osoba dołączyła jako gość. Zanim goście będą mogli uzyskać dostęp do społeczności, w przypadku których zostali dodani jako członkowie, muszą zaakceptować zaproszenie w celu dołączenia do produktu LotusLie jako użytkownicy o statusie gościa. Aby dodać właścicieli społeczności, kliknij strzałkę w dół znajdującą się w drugim polu obok opcji Członkowie i wybierz opcję Właściciele. Następnie wprowadź w polu Właściciele nazwiska osób, które mają zostać dodane. Uwaga: Właściciele społeczności mają możliwość edytowania społeczności. Aby dodać grupy do społeczności, wybierz opcję Grupy na liście rozwijanej Członkowie, a następnie w polu Członkowie wprowadź nazwy grup, które mają zostać dodane. Funkcja automatycznego uzupełniania podpowiada nazwisko, kiedy jest ono wprowadzane, porównując je z nazwiskami w katalogu organizacji lub na liście kontaktów. Jeśli zostanie zaproponowane odpowiednie nazwisko, kliknij je. Nazwisko zostanie dodane do społeczności. Alternatywnie można wyszukać konkretną grupę, klikając opcję Przeglądaj grupy, a następnie wprowadzając słowo kluczowe i klikając opcję Znajdź grupy. Należy kliknąć odpowiednią grupę, a następnie kliknąć opcję Dodaj. Jeśli grupa zawiera zagnieżdżone grupy, można dodać grupę nadrzędną lub wybrać zagnieżdżoną grupę. W celu przełączenia między poziomami zagnieżdżonych grup należy użyć ścieżki nawigacyjnej powyżej selektora grupy. Użytkownik nie może dodać grup do społeczności jako właścicieli. Uwaga: Opcja dotycząca grupy jest dostępna na żądanie. Aby uzyskać informacje, należy się skontaktować z administratorem organizacji. 4. Kliknij przycisk Zapisz. Wyniki Nowi członkowie otrzymają powiadomienia z informacją, że zostali dodani do społeczności. Powiadomienia nie są wysyłane do grup. 80 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

85 Zadania pokrewne: Zapraszanie osób do dołączenia do społeczności Społeczność można rozszerzyć, zapraszając osoby do zostania członkami społeczności. Importowanie wielu członków do społeczności w celu zaoszczędzenia czasu na stronie 84 Do społeczności można jednocześnie dodać wielu członków, używając narzędzia importu na stronie Członkowie. Członkowie mogą być importowani do społeczności tylko przez jej właściciela. Zapraszanie osób do dołączenia do społeczności Społeczność można rozszerzyć, zapraszając osoby do zostania członkami społeczności. Właściciel społeczności może dotrzeć do osób, które mogą być zainteresowane społecznością, zapraszając ich do zostania członkami społeczności. Zaproszone osoby otrzymują powiadomienie z zaproszeniem do dołączenia do społeczności. Mogą one zaakceptować zaproszenie lub je odrzucić. Osoby można zapraszać do dołączenia tylko jako zwykli członkowie społeczności. Nie można ich zapraszać w celu dołączenia jako właściciele społeczności. Jeśli społeczność nie zezwala na członków spoza organizacji, nie można zapraszać osób z zewnątrz do dołączania do społeczności. Aby do społeczności podrzędnej mogła należeć osoba lub grupa, musi ona być członkiem społeczności nadrzędnej. Uwaga: Opcja dotycząca grupy jest dostępna na żądanie. Aby uzyskać informacje, należy się skontaktować z administratorem organizacji. Aby zaprosić osoby do dołączenia do społeczności, wykonaj następujące kroki. 1. Na karcie Moje społeczności wybierz społeczność, do której chcesz zaprosić nowych członków społeczności. 2. Kliknij opcję Członkowie na panelu nawigacyjnym. 3. Kliknij opcję Zaproś członków. 4. W polu Członkowie wpisz nazwy osób, które chcesz zaprosić. Funkcja automatycznego uzupełniania podpowiada nazwisko, kiedy jest ono wprowadzane, porównując je z nazwiskami w katalogu organizacji. Jeśli zostanie zaproponowane odpowiednie nazwisko, kliknij je. Nazwisko zostanie dodane do społeczności. Jeśli w przypadku społeczności zewnętrznej zostanie wprowadzony adres osoby spoza organizacji użytkownika, zostanie wyświetlona prośba o wysłanie do tej osoby zaproszenia do zostania gościem. 5. Kliknij opcję Wyślij zaproszenia. Co dalej Wszystkie oczekujące zaproszenia do społeczności można wyświetlić na karcie Zaproszenia na stronie Członkowie społeczności. Na tej karcie wyświetlane są informacje, kiedy i do kogo wysłano poszczególne zaproszenia. Rozdział 3. Społeczności 81

86 Zadania pokrewne: Dodawanie do własnej społeczności członków o podobnych zainteresowaniach na stronie 79 Właściciel społeczności może ją powiększyć, dodając nowych członków. Dodanie osób do społeczności powoduje automatycznie, że stają się one członkami społeczności. Aby zapewnić osobom możliwość wyboru, czy chcą zostać członkami społeczności, zamiast dodawać należy zaprosić je do dołączenia do społeczności. Wysyłanie zaproszeń wsadowych w celu zaproponowania dołączenia do społeczności wielu osobom Korzystając z narzędzia importowania na stronie Członkowie, można wysyłać wsadowe wiadomości w celu zaproszenia wielu osób do dołączenia do społeczności. Osoby można zapraszać do dołączenia tylko jako zwykli członkowie społeczności. Nie można ich zapraszać w celu dołączenia jako właściciele społeczności. Zanim rozpoczniesz Aby wysłać wsadową wiadomość z zaproszeniem osób do dołączenia do społeczności, należy być właścicielem społeczności. Liczba osób, które można zaprosić do dołączenia do społeczności, nie jest ograniczona. Ograniczeniem może być jednak ilość dostępnej pamięci serwera. Przy użyciu opcji dostępnych na karcie Zaproszenia na stronie Członkowie nie można ponownie wysłać ani odwołać wsadowych zaproszeń do społeczności. Aby zaprosić wiele osób do dołączenia do społeczności, wykonaj następujące kroki. 1. Otwórz stronę Członkowie społeczności, do której członkowie mają zostać zaproszeni. 2. Kliknij przycisk Importuj członków. 3. Wybierz opcję Zaproś osoby do społeczności. 4. Wykonaj jedną z następujących czynności: Aby zaprosić osoby, używając ich adresów a. Wybierz opcję Wprowadź rozdzielaną przecinkami listę adresów . b. Wprowadź adresy osób, które mają zostać zaproszone, a następnie kliknij opcję Importuj. Ważne: Format adresu musi być zgodny z formatem rekordów profili w katalogu LDAP lub w bazie danych profili. W przypadku użycia niepoprawnego adresu , to znaczy adresu w formacie niezgodnym z formatem używanym w rekordach profili, w interfejsie użytkownika zostanie wyświetlony błąd. Aby zaprosić osoby przy użyciu informacji zawartych w pliku CSV: a. Kliknij opcję Wybierz plik CSV z adresami . b. Kliknij przycisk Przeglądaj, aby znaleźć plik CSV zawierający adresy osób, które mają zostać zaproszone, a następnie kliknij opcję Importuj. Ponowne wysyłanie zaproszeń do społeczności w celu przypomnienia o możliwości dołączenia Istnieje możliwość przypomnienia osobom o oczekujących zaproszeniach do dołączenia do społeczności przez ponowne wysłanie powiadomienia o zaproszeniu. 82 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

87 Zanim rozpoczniesz Aby ponownie wysłać zaproszenia do społeczności, użytkownik musi być właścicielem społeczności. Wszystkie oczekujące zaproszenia do społeczności można wyświetlić na karcie Zaproszenia na stronie Członkowie społeczności. Na tej karcie wyświetlane są informacje, kiedy i do kogo wysłano poszczególne zaproszenia. Jeśli widoczne są jakieś zaproszenia, które oczekują od pewnego czasu, można przypomnieć zaproszonym osobom o zaproszeniach, wysyłając ponownie oryginalne powiadomienie. Aby ponownie wysłać zaproszenie do społeczności, wykonaj następujące kroki. 1. Na stronie Przegląd kliknij opcję Członkowie. 2. Kliknij kartę Zaproszenia. 3. Wybierz osobę, do której ma zostać wysłane następne zaproszenie, a następnie kliknij opcję Wyślij ponownie. Odwoływanie oczekujących zaproszeń do społeczności Jeśli użytkownik wysłał zaproszenie do dołączenia do społeczności, a następnie zmienił zdanie, może anulować oczekujące zaproszenie. Zanim rozpoczniesz Aby odwołać zaproszenia do społeczności, użytkownik musi być właścicielem społeczności. Jeśli podczas zapraszania osób do dołączenia do społeczności pomyłkowo wysłano zaproszenie do niewłaściwej osoby, można odwołać to zaproszenie pod warunkiem, że ta osoba jeszcze go nie zaakceptowała. Wszystkie oczekujące zaproszenia do społeczności można wyświetlić na karcie Zaproszenia na stronie Członkowie społeczności. Na tej karcie wyświetlane są informacje, kiedy i do kogo wysłano poszczególne zaproszenia. Aby odwołać zaproszenie do społeczności, wykonaj następujące kroki. 1. Na stronie Przegląd kliknij opcję Członkowie. 2. Kliknij kartę Zaproszenia. 3. Wybierz zaproszenie, które ma zostać anulowane, a następnie kliknij opcję Odwołaj. 4. Kliknij przycisk OK, aby potwierdzić zamiar odwołania zaproszenia. Wyniki Odwołane zaproszenie zostanie usunięte z karty Zaproszenia. Jeśli zapraszana osoba otworzy oryginalne powiadomienie o zaproszeniu i kliknie opcję Dołącz do tej społeczności, zostanie wyświetlony komunikat informujący, że zaproszenie zostało odwołane. Rozdział 3. Społeczności 83

88 Zadania pokrewne: Zarządzanie przypisaniem do społeczności na stronie 96 Właściciel społeczności jest odpowiedzialny za zarządzanie przypisaniami do tej społeczności. Na przykład czasem może zaistnieć potrzeba zmiany roli członka społeczności w celu zwiększenia lub ograniczenia możliwości wprowadzania przez niego zmian w treści społeczności. Może również zaistnieć sytuacja, w której członek społeczności przestanie być aktywnym kontrybutorem i jego przypisanie do tej społeczności nie będzie już potrzebne. Wtedy należy rozważyć jego usunięcie z listy przypisań. Akceptowanie żądań przypisania Właściciel społeczności moderowanej otrzymuje wiadomość z powiadomieniem za każdym razem, gdy inny użytkownik żąda dołączenia do tej społeczności. Aby nie akceptować żądania przypisania, można zignorować lub usunąć powiadomienie o żądaniu. Aby zaakceptować żądanie przypisania, należy dodać nadawcę wiadomości do społeczności, do której chce zostać przypisany, wykonując następujące kroki. 1. Otwórz wiadomość z żądaniem i kliknij odsyłacz Dodaj tę osobę jako członka. Zostanie wyświetlony formularz Dodawanie członków, a nazwisko osoby żądającej przypisania zostanie automatycznie dodane do pola Członkowie tego formularza. 2. Kliknij przycisk Zapisz, aby dodać tę osobę do społeczności. Wyniki Nowy członek otrzyma wiadomość powiadamiającą o dodaniu do społeczności. Importowanie wielu członków do społeczności w celu zaoszczędzenia czasu Do społeczności można jednocześnie dodać wielu członków, używając narzędzia importu na stronie Członkowie. Członkowie mogą być importowani do społeczności tylko przez jej właściciela. Zanim rozpoczniesz Liczba osób, które można zaimportować do społeczności, nie jest ograniczona. Ograniczeniem może być jednak ilość dostępnej pamięci serwera. Do społeczności o otwartym lub moderowanym dostępie nie można importować członków spoza organizacji. Członków spoza organizacji można natomiast importować do społeczności zastrzeżonej. Aby zaimportować członków do społeczności, wykonaj następujące kroki. 1. Otwórz stronę Członkowie społeczności, do której członkowie mają zostać zaimportowani. 2. Kliknij przycisk Importuj członków. 3. Upewnij się, że wybrano opcję Dodaj osoby do społeczności. 4. Z listy Dodaj osoby do społeczności jako wybierz rolę przypisania dla nowych członków społeczności. Wszyscy członkowie zostaną przypisani do tej samej roli. 5. Wykonaj jedną z następujących czynności: 84 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

89 Aby zaimportować osoby, używając ich adresów a. Wybierz opcję Wprowadź rozdzielaną przecinkami listę adresów . b. Wprowadź adresy osób, które mają zostać zaimportowane, a następnie kliknij opcję Importuj. Ważne: Format adresu musi być zgodny z formatem rekordów profili w katalogu LDAP lub w bazie danych profili. W przypadku użycia niepoprawnego adresu , to znaczy adresu w formacie niezgodnym z formatem używanym w rekordach profili, w interfejsie użytkownika zostanie wyświetlony błąd. Aby zaimportować członków z pliku CSV: a. Kliknij opcję Wybierz plik CSV z adresami . b. Kliknij przycisk Przeglądaj, aby znaleźć plik CSV zawierający informacje, które mają zostać zaimportowane, a następnie kliknij opcję Importuj. Uwaga: Jeśli w przypadku społeczności zewnętrznej zostanie wprowadzony adres osoby spoza organizacji użytkownika lub plik użytkownika zawiera adres takiej osoby, po kliknięciu opcji Importuj zostanie wyświetlona prośba o wysłanie do tej osoby zaproszenia do dołączenia jako gość. Zanim goście będą mogli uzyskać dostęp do społeczności, w przypadku których zostali zaimportowani jako członkowie, muszą zaakceptować zaproszenie w celu dołączenia do produktu LotusLie jako użytkownicy o statusie gościa. Zadania pokrewne: Dodawanie do własnej społeczności członków o podobnych zainteresowaniach na stronie 79 Właściciel społeczności może ją powiększyć, dodając nowych członków. Dodanie osób do społeczności powoduje automatycznie, że stają się one członkami społeczności. Aby zapewnić osobom możliwość wyboru, czy chcą zostać członkami społeczności, zamiast dodawać należy zaprosić je do dołączenia do społeczności. Role przypisania do społeczności Czynności, które można wykonać w aplikacji Społeczności, zależą od roli przypisanej użytkownikowi. W tym temacie opisano możliwości dostępne dla właściciela lub członka społeczności. Wskazówka: Aplikacja Społeczności oferuje prosty sposób sortowania społeczności użytkownika według roli przypisania. Należy otworzyć kartę Moje społeczności i wybrać jedną z następujących opcji: Jestem członkiem. Ta opcja powoduje wyświetlenie społeczności, których użytkownik jest członkiem. Jestem właścicielem. Ta opcja powoduje wyświetlenie społeczności należących do użytkownika lub utworzonych przez niego. Użytkownik, który tworzy społeczność, jest jej właścicielem biznesowym. Właściciel biznesowy może wykonywać wszystkie czynności dostępne dla właściciela społeczności, a także może przekazać prawo własności biznesowej innej osobie. Co może robić właściciel społeczności? Informacje o dotyczących społeczności czynnościach, jakie może wykonywać użytkownik będący jej właścicielem. Wskazówka: Jeśli użytkownik nie jest pewien, jaka jest jego rola w społeczności, może otworzyć stronę Członkowie i odnaleźć swoje imię i nazwisko lub nazwę grupy, do której należy. Rola użytkownika jest wyświetlana pod jego imieniem i nazwiskiem lub nazwą grupy. Rozdział 3. Społeczności 85

90 Oprócz czynności, które mogą być wykonywane przez zwykłych członków społeczności, właściciele społeczności mogą wykonywać następujące czynności związane z zarządzaniem. Tabela 11. Czynności związane z zarządzaniem Typ czynności Czynności dostępne dla właścicieli społeczności Zarządzanie społecznością Usuwanie społeczności. Aktualizowanie nazwy społeczności Aktualizowanie opisu społeczności Zmienianie poziomu dostępu społeczności Przesyłanie obrazu, który ma zostać powiązany ze społecznością Dodawanie i usuwanie znaczników społeczności Edytowanie i usuwanie treści społeczności Tworzenie, edytowanie i usuwanie społeczności podrzędnych Zarządzanie przypisaniem Dodawanie i usuwanie członków Zapraszanie nowych członków Zmienianie ról członków Importowanie członków społeczności Zarządzanie widgetami Dodawanie widgetów Edytowanie ustawień widgetów Przenoszenie widgetów Ukrywanie widgetów Usuwanie widgetów Podczas pracy z zasobami społeczności właściciele społeczności mogą także wykonywać poniższe czynności. Tabela 12. Czynności dotyczące widgetów społeczności Zasób Czynności dostępne dla właścicieli społeczności Działania Edytowanie i usuwanie dowolnych działań społeczności Oznaczanie działań jako zakończone Dodawanie i usuwanie członków działania (przez aktualizowanie członków społeczności) Zakładki Edytowanie i usuwanie dowolnych zakładek społeczności Pliki Aktualizowanie i usuwanie plików społeczności Fora Tworzenie, edytowanie i usuwanie forów społeczności Edytowanie, przenoszenie, blokowanie, przypinanie i usuwanie wątków forum Właściciel biznesowy społeczności Użytkownik, który tworzy społeczność, jest jej właścicielem biznesowym. Społeczność może mieć tylko jednego właściciela biznesowego. Właściciel biznesowy może wykonywać 86 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

91 wszystkie czynności dostępne dla właściciela społeczności, ale może również przekazać prawo własności biznesowej innej osobie. Pojęcia pokrewne: Zarządzanie społecznościami na stronie 91 Właściciel społeczności może edytować społeczność, aktualizując podstawowe informacje na jej temat oraz na temat powiązanych z nią aplikacji. Jeśli społeczność nie jest już potrzebna lub jeśli została utworzona przez pomyłkę, można tę społeczność usunąć. Jak dodawać członków społeczności? na stronie 79 Właściciel społeczności może w dowolnym momencie dodawać do niej członków. Może też zapraszać osoby do dołączania do społeczności oraz - jeśli jest to społeczność moderowana - decydować o akceptacji bądź odrzucaniu przychodzących żądań przypisania. Aby jednocześnie dodać do społeczności wielu członków, należy użyć narzędzia importu na stronie Członkowie. Zadania pokrewne: Dodawanie widgetów do społeczności w celu udostępniania dodatkowej funkcjonalności na stronie 88 Użytkownik może dodawać widgety do społeczności, aby udostępniać jej członkom dodatkową funkcjonalność. Tylko właściciel społeczności ma możliwość dodawania widgetów do społeczności i ich usuwania ze społeczności. Odsyłacze pokrewne: Co może robić członek społeczności? Informacje o dotyczących społeczności czynnościach, jakie może wykonywać użytkownik będący jej członkiem. Praca z działaniami społeczności na stronie 122 Działania umożliwiają zorganizowanie informacji i zadań związanych ze społecznością. Praca z zakładkami społeczności na stronie 99 Dodanie zakładek umożliwia udostępnianie przydatnych zasobów WWW bezpośrednio z poziomu społeczności. Praca z plikami społeczności na stronie 115 Widget Pliki umożliwia przesyłanie i współużytkowanie plików społeczności oraz pracę z tymi plikami. Praca z forami społeczności na stronie 101 Korzystając z forum społeczności, można publikować wątki dyskusji i dzielić się pomysłami. Co może robić członek społeczności? Informacje o dotyczących społeczności czynnościach, jakie może wykonywać użytkownik będący jej członkiem. Wskazówka: Jeśli użytkownik nie jest pewien, jaka jest jego rola w społeczności, może otworzyć stronę Członkowie i odnaleźć swoje imię i nazwisko lub nazwę grupy, do której należy. Rola użytkownika jest wyświetlana pod jego imieniem i nazwiskiem lub nazwą grupy. Członek społeczności może wykonywać następujące czynności ogólne: Wyświetlanie treści społeczności Wyświetlanie szczegółów przypisania do społeczności Wysyłanie wiadomości do członków społeczności Opuszczanie społeczności Członkowie społeczności mogą też wykonywać poniższe czynności, gdy używają zasobów należących do społeczności. Rozdział 3. Społeczności 87

92 Tabela 13. Czynności członka społeczności Zasób Czynności dostępne dla członków społeczności Działania Uruchamianie działań społeczności Współuczestniczenie w czynnościach społeczności, których jest się członkiem Zakładki Dodawanie zakładek Edytowanie i usuwanie dodanych zakładek Pliki Pobieranie plików Udostępnianie plików do współużytkowania Przesyłanie nowych wersji plików Fora Tworzenie wątków forum Edytowanie i usuwanie dodanych przez użytkownika wątków forum Udzielanie odpowiedzi w wątkach forum innych osób Edytowanie i usuwanie własnych odpowiedzi w wątkach forum Przenoszenie wątków forum użytkownika na inne forum. Odsyłacze pokrewne: Co może robić właściciel społeczności? na stronie 85 Informacje o dotyczących społeczności czynnościach, jakie może wykonywać użytkownik będący jej właścicielem. Praca z działaniami społeczności na stronie 122 Działania umożliwiają zorganizowanie informacji i zadań związanych ze społecznością. Praca z zakładkami społeczności na stronie 99 Dodanie zakładek umożliwia udostępnianie przydatnych zasobów WWW bezpośrednio z poziomu społeczności. Praca z plikami społeczności na stronie 115 Widget Pliki umożliwia przesyłanie i współużytkowanie plików społeczności oraz pracę z tymi plikami. Praca z forami społeczności na stronie 101 Korzystając z forum społeczności, można publikować wątki dyskusji i dzielić się pomysłami. Dodawanie widgetów do społeczności w celu udostępniania dodatkowej funkcjonalności Użytkownik może dodawać widgety do społeczności, aby udostępniać jej członkom dodatkową funkcjonalność. Tylko właściciel społeczności ma możliwość dodawania widgetów do społeczności i ich usuwania ze społeczności. Widgety to samodzielne reprezentacje aplikacji oprogramowania oparte na języku HTML. W momencie dodawania widgetu do społeczności tworzone jest powiązanie między tą społecznością a aplikacją widgetu. Przypisanie społeczności i aplikacji widgetu jest synchronizowane, a odsyłacze do pełnej aplikacji widgetu są tworzone w interfejsie użytkownika społeczności, dzięki czemu znalezienie pełnej aplikacji i praca z jej użyciem są 88 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

93 łatwiejsze. Podsumowanie najnowszych działań jest publikowane na stronie Przegląd społeczności. Użytkownik ma dostęp do pełnej aplikacji w dowolnym momencie - wystarczy, że kliknie odpowiedni odsyłacz umieszczony na lewym pasku nawigacyjnym. W nowo utworzonej społeczności domyślnie jest wyświetlany widget Pliki. Społeczność można dostosować, dodając kolejne widgety. Na przykład dodanie widgetu Fora udostępnia członkom społeczności miejsce do publikowania wątków dyskusji i dzielenia się pomysłami. Na palecie treści jest wyświetlany pełny wybór widgetów udostępnionych społeczności do użytku przez administratora. Aby dodać widget do społeczności, wykonaj następujące kroki. 1. Na stronie Przegląd społeczności wybierz opcję Działania dotyczące społeczności > Dostosuj, aby otworzyć paletę treści. 2. Kliknij widget, który ma zostać dodany do społeczności. 3. Opcjonalne: kliknij przycisk Zamknij paletę w prawym górnym rogu, aby zamknąć paletę. Wyniki Sekcja zawierająca widget zostanie dodana do panelu głównego strony Przegląd, a na pasku bocznym nawigacji zostanie wyświetlony odsyłacz do pełnej aplikacji widgetu. Zadania pokrewne: Dodawanie forów do społeczności na stronie 102 Społeczność użytkownika może zawierać więcej niż jedno forum na potrzeby organizowania dyskusji społeczności dotyczących różnych tematów. Tworzenie społeczności znajomych z podobnymi zainteresowaniami na stronie 72 Uruchomienie społeczności sprzyja podejmowaniu współpracy przez osoby w organizacji mające wspólne zainteresowania albo takie same cele. Odsyłacze pokrewne: Co może robić właściciel społeczności? na stronie 85 Informacje o dotyczących społeczności czynnościach, jakie może wykonywać użytkownik będący jej właścicielem. Przenoszenie widgetów społeczności Po dodaniu widgetów do społeczności można je przenosić, aby uzyskać układ dopasowany do potrzeb społeczności. Zanim rozpoczniesz Widget społeczności może być przenoszony tylko przez właściciela społeczności. Rozdział 3. Społeczności 89

94 Układ strony Przegląd można dostosować do potrzeb danej społeczności. Uwaga: Nie można przenosić treści w obrębie widgetu, a jedynie sam widget. Aby przenieść widget, wykonaj następujące kroki. 1. Kliknij pasek tytułu widgetu i przeciągnij widget do nowego położenia na stronie. 2. Zwolnij przycisk myszy, aby zadokować widget w wybranym położeniu. Praca z widgetami społeczności Opcje dostępne w menu Działania widgetu umożliwiają interakcję z widgetami w danej społeczności. Czynności, które można wykonywać, zależą od roli użytkownika w społeczności. Zanim rozpoczniesz Tylko właściciel społeczności może edytować, ukrywać, przenosić i usuwać widgety w społeczności. Na stronie Przegląd społeczności kliknij ikonę Działania na pasku tytułu widgetu, z którym zamierzasz pracować, a następnie wykonaj jedną z następujących czynności: Aby rozwinąć lub zwinąć treść widgetu, wybierz odpowiednio opcję Maksymalizuj lub Minimalizuj. Aby zaktualizować ekran widgetu, kliknij opcję Odśwież. Aby tymczasowo usunąć widget ze społeczności, kliknij opcję Ukryj. Widget można ponownie aktywować w dowolnym momencie, wybierając opcję Działania dotyczące społeczności > Dostosuj, a następnie wybierając widget w sekcji Ukryte na palecie treści. Ukrycie widgetu nie powoduje usunięcia informacji już dodanych. Po ponownym dodaniu widgetu do społeczności wszystkie dodane wcześniej informacje zostaną odtworzone w społeczności. Uwaga: Ukrycie widgetu Zakładki spowoduje również ukrycie widgetu Ważne zakładki. 90 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

95 Zarządzanie społecznościami Aby trwale usunąć widget ze społeczności, kliknij opcję Usuń. Po wybraniu tej opcji wszystkie wcześniej dodane informacje zostaną trwale usunięte. Uwaga: Usunięcie widgetu Zakładki spowoduje również usunięcie widgetu Ważne zakładki. Właściciel społeczności może edytować społeczność, aktualizując podstawowe informacje na jej temat oraz na temat powiązanych z nią aplikacji. Jeśli społeczność nie jest już potrzebna lub jeśli została utworzona przez pomyłkę, można tę społeczność usunąć. Zadania pokrewne: Tworzenie społeczności znajomych z podobnymi zainteresowaniami na stronie 72 Uruchomienie społeczności sprzyja podejmowaniu współpracy przez osoby w organizacji mające wspólne zainteresowania albo takie same cele. Odsyłacze pokrewne: Co może robić właściciel społeczności? na stronie 85 Informacje o dotyczących społeczności czynnościach, jakie może wykonywać użytkownik będący jej właścicielem. Edytowanie społeczności Właściciel społeczności może edytować informacje na jej temat. Edycja społeczności umożliwia zmianę jej nazwy, opisu i powiązanych znaczników. Istnieje również możliwość zmiany obrazu powiązanego ze społecznością. Rozdział 3. Społeczności 91

96 Aby edytować społeczność, wykonaj następujące kroki. 1. Na karcie Moje społeczności wybierz społeczność, która ma być edytowana. Jeśli użytkownik nie jest jeszcze zalogowany, zostanie wyświetlona prośba o zalogowanie się. 2. Wybierz opcję Działania dotyczące społeczności > Edytuj społeczność i, zależnie od potrzeb, wykonaj następujące czynności: a. Aby zmienić nazwę społeczności, wpisz nową nazwę w polu Nazwa. b. Aby dodać lub usunąć znaczniki społeczności, przeprowadź edycję zawartości pola Znaczniki. c. Aby zmienić poziom dostępu dla społeczności, określ jedną z następujących opcji: Tabela 14. Poziomy dostępu do społeczności Opcja Zastrzeżona (osoby muszą być zapraszane do dołączenia) Zezwól osobom spoza mojej organizacji na zostanie członkami tej społeczności Moderowana (każda osoba z organizacji może wyświetlić zawartość, ale warunkiem dołączenia jest przesłanie żądania) Otwarta (każda osoba z organizacji może dołączyć) Opis Tę opcję należy wybrać, aby społeczność była zastrzeżona i aby przypisanie do niej zależało od wysłania zaproszenia. Jeśli początkowo zezwolono na zewnętrznych członków społeczności, która następnie ma zostać zmodyfikowana w celu objęcia wyłącznie członków organizacji, anuluj wybór opcji Zezwól osobom spoza organizacji na dołączanie do tej społeczności. Nie możesz zmienić tej opcji, jeśli istnieją zewnętrzni członkowie społeczności, którzy zostali dodani, zaproszeni lub dołączeni do społeczności. Społeczność zewnętrzną można zmienić na wewnętrzną dopiero po usunięciu jej zewnętrznych członków i odwołaniu zaproszeń, na podstawie których zostali przypisani. Po zmianie społeczności zewnętrznej na wewnętrzną ikona Zewnętrzna jest usuwana z tytułu społeczności. Uwaga: jeśli utworzono społeczność zezwalającą wyłącznie na wewnętrznych członków społeczności, nie jest możliwa zmiana tego uprawnienia. Tę opcję należy wybrać, jeśli społeczność ma być dostępna dla organizacji, a użytkownicy mają prosić o uzyskanie członkostwa. Tę opcję należy wybrać, jeśli społeczność ma być otwarta i każda osoba z organizacji mogła do niej dołączyć. d. Aby zmienić opis społeczności, przeprowadź edycję zawartości pola Opis. e. Aby zmienić obraz powiązany ze społecznością, kliknij opcję Prześlij obraz społeczności i znajdź obraz do przesłania. 3. Po zakończeniu wprowadzania zmian kliknij przycisk Zapisz. 92 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

97 Pojęcia pokrewne: Dostosowywanie społeczności w celu wyróżnienia jej spośród innych na stronie 98 Dostosowanie społeczności to sposób na jej odróżnienie od innych społeczności. Możliwe opcje dostosowania obejmują powiązanie ze społecznością wyróżniającej grafiki oraz dodanie składników udostępniających społeczności dodatkową funkcjonalność. Społeczność może zostać dostosowana tylko przez jej właściciela. Zadania pokrewne: Zarządzanie działaniami społeczności na stronie 126 Po dodaniu do społeczności widgetu Działania można edytować szczegóły działania, przenieść widget, ukryć go lub usunąć ze społeczności, gdy stanie się już niepotrzebny. Zarządzanie widgetem Pliki na stronie 121 Po dodaniu do społeczności widgetu Pliki można odświeżyć ten widget w celu wyświetlenia najnowszych aktualizacji plików, ukryć go lub usunąć ze społeczności, gdy stanie się już niepotrzebny. Tworzenie społeczności znajomych z podobnymi zainteresowaniami na stronie 72 Uruchomienie społeczności sprzyja podejmowaniu współpracy przez osoby w organizacji mające wspólne zainteresowania albo takie same cele. Usuwanie społeczności należących do użytkownika Jeśli społeczność nie jest już użyteczna albo stała się ona nieaktywna, można rozważyć jej usunięcie. Zanim rozpoczniesz Aby mieć możliwość usuwania społeczności, użytkownik musi być właścicielem społeczności lub właścicielem biznesowym. Przed usunięciem społeczności należy się upewnić, że nie korzysta z niej aktywnie żaden z członków. Ponadto należy sprawdzić, czy ze społecznością są powiązane jakieś działania. Usunięcie społeczności powoduje usunięcie powiązanych działań tej społeczności. Aby usunąć społeczność, wykonaj następujące kroki. 1. Na karcie Moje społeczności otwórz społeczność, która ma zostać usunięta. Jeśli użytkownik nie jest jeszcze zalogowany, zostanie wyświetlona prośba o zalogowanie się. 2. Wybierz opcję Działania dotyczące społeczności > Usuń społeczność. 3. Kliknij przycisk OK, aby potwierdzić zamiar usunięcia społeczności. Wyniki Społeczność zostanie usunięta z karty Moje społeczności. Zadania pokrewne: Tworzenie społeczności znajomych z podobnymi zainteresowaniami na stronie 72 Uruchomienie społeczności sprzyja podejmowaniu współpracy przez osoby w organizacji mające wspólne zainteresowania albo takie same cele. Tworzenie społeczności podrzędnych Użytkownik może utworzyć społeczność podrzędną, aby zgromadzić podzbiór członków już istniejącej społeczności. Rozdział 3. Społeczności 93

98 Zanim rozpoczniesz Aby mieć możliwość tworzenia społeczności podrzędnych, użytkownik musi być właścicielem społeczności lub właścicielem biznesowym. Użytkownik tworzący społeczność podrzędną i wszyscy pozostali właściciele społeczności automatycznie stają się właścicielami nowej społeczności podrzędnej. Właściciel biznesowy społeczności nadrzędnej zostaje także właścicielem biznesowym społeczności podrzędnej. Funkcjonalność społeczności podrzędnej jest dokładnie taka sama jak społeczności macierzystej; społeczność podrzędna jest wyświetlana na stronie Moje społeczności, można ją edytować, dodawać do niej widgety oraz wykonywać te same czynności, które są dostępne dla społeczności macierzystej. Tworzenie społeczności podrzędnej jest przydatnym sposobem organizowania członków społeczności w ramach mniejszych grup koncentrujących się na nieco innych obszarach. Utworzenie społeczności podrzędnej umożliwia współużytkowanie informacji i współpracę z węższą, ściślej wyselekcjonowaną grupą osób przy jednoczesnym zachowaniu celów społeczności nadrzędnej. Do społeczności można dodać dowolną liczbę społeczności podrzędnych. Uwaga: w ramach społeczności nie można tworzyć zagnieżdżonych społeczności podrzędnych. Nie można też dodawać istniejącej społeczności do społeczności podrzędnej innej społeczności. Aby utworzyć społeczność podrzędną, wykonaj następujące kroki. 1. Otwórz społeczność, do której ma zostać dodana społeczność podrzędna. 2. Na stronie Przegląd wybierz opcję Działania dotyczące społeczności > Utwórz społeczność podrzędną. 3. Wymagane: w polu Nazwa wpisz nazwę społeczności podrzędnej. 4. Wprowadź co najmniej jeden znacznik w polu Znaczniki. 5. Wymagane: Określ poziom dostępu, który ma być stosowany dla społeczności. Widoczne opcje dostępu zależą od poziomu dostępu do społeczności macierzystej. W przypadku otwartej społeczności macierzystej dostęp do społeczności podrzędnej można ustawić na poziomie otwartym, moderowanym lub zastrzeżonym. W przypadku moderowanej społeczności macierzystej dostęp do społeczności podrzędnej można ustawić na poziomie moderowanym lub zastrzeżonym. W przypadku zastrzeżonej społeczności macierzystej także społeczność podrzędna musi być zastrzeżona. 6. Dodaj członków do społeczności podrzędnej, wykonując jedną z poniższych czynności: Aby dodać do społeczności podrzędnej podzbiór członków społeczności macierzystej, w wyświetlonym polu Członkowie wpisz nazwy osób lub grup, które mają zostać dodane. Aby dodać do społeczności podrzędnej wszystkich członków społeczności macierzystej, kliknij przycisk Dodaj wszystkich członków tej społeczności do nowej społeczności podrzędnej. Uwaga: Aby zostać członkiem społeczności podrzędnej, dana osoba musi być członkiem społeczności nadrzędnej. 7. W polu Opis wprowadź opis społeczności podrzędnej. 8. Aby przesłać obraz dla społeczności podrzędnej, kliknij opcję Prześlij obraz społeczności i wskaż plik tego obrazu. 94 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

99 9. Kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać społeczność podrzędną. Wyniki Społeczność podrzędna zostanie utworzona jako element potomny społeczności macierzystej. Odsyłacz do społeczności nadrzędnej znajduje się powyżej karty społeczności w lewej górnej części strony Przegląd społeczności podrzędnej. Do paska bocznego nawigacji zostanie dodany odsyłacz Społeczności podrzędne, który umożliwi użytkownikowi otwarcie społeczności podrzędnej z poziomu społeczności nadrzędnej. Dostęp do społeczności podrzędnej można uzyskiwać także z poziomu karty Moje społeczności. Co dalej Do społeczności podrzędnych można dodawać treść, można je też edytować, dostosowywać i usuwać. Praca ze społecznością podrzędną przebiega dokładnie tak samo, jak w przypadku zwykłej społeczności. W przypadku utworzenia wielu społeczności podrzędnych w ramach jednej społeczności warto rozważyć dodanie widgetu Społeczności podrzędne do społeczności macierzystej. Ten widget umożliwia użytkownikowi przeglądanie wszystkich społeczności podrzędnych i łatwe przechodzenie do nich z poziomu społeczności macierzystej. Rozdział 3. Społeczności 95

100 Pojęcia pokrewne: Dostosowywanie społeczności w celu wyróżnienia jej spośród innych na stronie 98 Dostosowanie społeczności to sposób na jej odróżnienie od innych społeczności. Możliwe opcje dostosowania obejmują powiązanie ze społecznością wyróżniającej grafiki oraz dodanie składników udostępniających społeczności dodatkową funkcjonalność. Społeczność może zostać dostosowana tylko przez jej właściciela. Zadania pokrewne: Tworzenie społeczności znajomych z podobnymi zainteresowaniami na stronie 72 Uruchomienie społeczności sprzyja podejmowaniu współpracy przez osoby w organizacji mające wspólne zainteresowania albo takie same cele. Edytowanie społeczności na stronie 91 Właściciel społeczności może edytować informacje na jej temat. Usuwanie społeczności należących do użytkownika na stronie 93 Jeśli społeczność nie jest już użyteczna albo stała się ona nieaktywna, można rozważyć jej usunięcie. Dodawanie widgetów do społeczności w celu udostępniania dodatkowej funkcjonalności na stronie 88 Użytkownik może dodawać widgety do społeczności, aby udostępniać jej członkom dodatkową funkcjonalność. Tylko właściciel społeczności ma możliwość dodawania widgetów do społeczności i ich usuwania ze społeczności. Zarządzanie przypisaniem do społeczności Właściciel społeczności jest odpowiedzialny za zarządzanie przypisaniami do tej społeczności. Na przykład czasem może zaistnieć potrzeba zmiany roli członka społeczności w celu zwiększenia lub ograniczenia możliwości wprowadzania przez niego zmian w treści społeczności. Może również zaistnieć sytuacja, w której członek społeczności przestanie być aktywnym kontrybutorem i jego przypisanie do tej społeczności nie będzie już potrzebne. Wtedy należy rozważyć jego usunięcie z listy przypisań. Zanim rozpoczniesz Aby móc edytować role przypisań, użytkownik musi być właścicielem społeczności. Aby móc usunąć przypisanie osoby do społeczności, użytkownik musi być właścicielem społeczności lub osobą, której przypisanie usuwa. Członkowie społeczności mogą samodzielnie usunąć własne przypisania do społeczności, wybierając opcję Działania dotyczące społeczności > Opuść społeczność. Osoby, które są członkami społeczności za pośrednictwem grupy, nie mogą jednak opuścić społeczności. Uwaga: Opcja dotycząca grupy jest dostępna na żądanie. Aby uzyskać informacje, należy się skontaktować z administratorem organizacji. Aby zarządzać przypisaniem do społeczności, wykonaj następujące kroki. 1. Na karcie Moje społeczności kliknij społeczność, aby otworzyć jej stronę Przegląd. Jeśli użytkownik nie jest jeszcze zalogowany, zostanie wyświetlona prośba o zalogowanie się. 2. Na panelu nawigacyjnym kliknij pozycję Członkowie i wykonaj jeden z następujących kroków: Aby zmienić rolę przypisania: Kliknij opcję Edytuj obok członka, którego rola ma zostać zmieniona. Wybierz rolę i kliknij opcję Zapisz. 96 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

101 Uwaga: nie jest możliwa zmiana roli grupy. Aby usunąć członka: Kliknij przycisk Usuń obok członka, który ma zostać usunięty. Kliknij przycisk OK, aby potwierdzić zmiany. Wyniki Członkowie otrzymają powiadomienia z informacją o zmianie ich statusu przypisania. Powiadomienia nie są wysyłane do grup. Pojęcia pokrewne: Jak dodawać członków społeczności? na stronie 79 Właściciel społeczności może w dowolnym momencie dodawać do niej członków. Może też zapraszać osoby do dołączania do społeczności oraz - jeśli jest to społeczność moderowana - decydować o akceptacji bądź odrzucaniu przychodzących żądań przypisania. Aby jednocześnie dodać do społeczności wielu członków, należy użyć narzędzia importu na stronie Członkowie. Zmiana właściciela biznesowego społeczności Tylko bieżący właściciel biznesowy społeczności może przekazać prawo własności biznesowej innemu członkowi społeczności. Twórca społeczności jest jej właścicielem biznesowym. Każda społeczność musi mieć właściciela biznesowego i może mieć tylko jednego właściciela biznesowego. Właściciel biznesowy może wykonywać wszystkie działania, które są dostępne dla właściciela społeczności. Ma on również możliwość przekazania roli właściciela biznesowego innemu członkowi społeczności, który ma aktywne konto LotusLie. Osoba ta musi być również członkiem tej samej organizacji. Uwaga: Nie można przekazać prawa własności biznesowej gościowi społeczności, a gość będący właścicielem biznesowym również nie może przekazać tego prawa. Aby zmienić właściciela biznesowego społeczności, wykonaj następujące kroki. 1. Na karcie Moje społeczności kliknij społeczność, aby otworzyć jej stronę Przegląd. 2. Kliknij opcję Członkowie na panelu nawigacyjnym. Rozdział 3. Społeczności 97

102 3. Opcjonalne: W przypadku przeszukiwania dużej społeczności, jeśli znana jest nazwa jej członka, kliknij opcję Znajdź członka społeczności i rozpocznij wpisywanie nazwy. Funkcja automatycznego uzupełniania filtruje nazwy z katalogu organizacji. 4. Kliknij opcję Edytuj obok członka społeczności, któremu ma być przypisana rola właściciela biznesowego. 5. Kliknij opcję Właściciel biznesowy, a następnie kliknij przycisk Zapisz. 6. Kliknij przycisk OK, aby potwierdzić zmianę. Wyniki Twoja rola została zmieniona na rolę właściciela, a wybrany członek jest teraz właścicielem biznesowym. Dostosowywanie społeczności w celu wyróżnienia jej spośród innych Dostosowanie społeczności to sposób na jej odróżnienie od innych społeczności. Możliwe opcje dostosowania obejmują powiązanie ze społecznością wyróżniającej grafiki oraz dodanie składników udostępniających społeczności dodatkową funkcjonalność. Społeczność może zostać dostosowana tylko przez jej właściciela. Istnieje wiele sposobów dostosowywania społeczności: Dodanie obrazu. Przyciągająca wzrok grafika może być skutecznym sposobem na zwrócenie uwagi i zainteresowanie potencjalnych członków. Grafika dodana do społeczności jest wyświetlana w wizytówce społeczności, która odzwierciedla jej tożsamość i zainteresowania prezentowane poza aplikacją Społeczności. Wiążąc konkretny obraz ze społecznością, oznakowuje się ją marką, która jest unikalna dla jej członków. Obraz można dodać nie tylko podczas tworzenia społeczności, ale też podczas edycji istniejącej społeczności. Dodanie rozszerzonej funkcjonalności. Funkcjonalność społeczności można dostosować, dodając treść odzwierciedlającą różne aspekty społeczności, jej centra uwagi i obszary zainteresowań. Na przykład jeśli priorytetem jest organizacja obciążenia projektu, dodanie widgetu Działania umożliwia utworzenie obszaru, w którym członkowie mogą pracować nad dokumentami projektu w zadanym czasie, przypisywać i realizować zadania oraz współużytkować zasoby. Jeśli ważnym celem społeczności jest współpraca, może zaistnieć potrzeba użycia widgetu Pliki, aby umożliwić jej członkom współużytkowanie plików i wspólną pracę nad dokumentami projektu. Zmiana układu. Układ strony Przegląd danej społeczności można zmienić w taki sposób, aby ustalić priorytet dla określonej funkcjonalności. Jeśli na przykład w społeczności najbardziej aktywną częścią jest forum dyskusyjne, można je umieścić na samej górze strony, aby nadać mu priorytet i aby członkowie widzieli najnowsze wypowiedzi. 98 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

103 Zadania pokrewne: Tworzenie społeczności znajomych z podobnymi zainteresowaniami na stronie 72 Uruchomienie społeczności sprzyja podejmowaniu współpracy przez osoby w organizacji mające wspólne zainteresowania albo takie same cele. Tworzenie społeczności podrzędnych na stronie 93 Użytkownik może utworzyć społeczność podrzędną, aby zgromadzić podzbiór członków już istniejącej społeczności. Edytowanie społeczności na stronie 91 Właściciel społeczności może edytować informacje na jej temat. Dodawanie widgetów do społeczności w celu udostępniania dodatkowej funkcjonalności na stronie 88 Użytkownik może dodawać widgety do społeczności, aby udostępniać jej członkom dodatkową funkcjonalność. Tylko właściciel społeczności ma możliwość dodawania widgetów do społeczności i ich usuwania ze społeczności. Praca z zakładkami społeczności Dodanie zakładek umożliwia udostępnianie przydatnych zasobów WWW bezpośrednio z poziomu społeczności. Zadania pokrewne: Tworzenie społeczności znajomych z podobnymi zainteresowaniami na stronie 72 Uruchomienie społeczności sprzyja podejmowaniu współpracy przez osoby w organizacji mające wspólne zainteresowania albo takie same cele. Odsyłacze pokrewne: Rozdział 3, LotusLie Społeczności, na stronie 67 Dołącz do osób o podobnych zainteresowaniach. Dodawanie widgetu Zakładki na potrzeby współużytkowania zasobów WWW Dodanie widgetu Zakładki umożliwia członkom społeczności udostępnianie przydatnych zasobów WWW bezpośrednio ze społeczności. Zanim rozpoczniesz Widget Zakładki może zostać dodany do społeczności tylko przez jej właściciela. Po dodaniu widgetu Zakładki do społeczności jej członkowie mogą dodawać nowe zakładki bezpośrednio do społeczności. Aby dodać widget Zakładki do społeczności, wykonaj następujące kroki: 1. Na stronie Przegląd społeczności wybierz opcję Działania dotyczące społeczności > Dostosuj, aby otworzyć paletę treści. 2. Na palecie treści kliknij opcję Zakładki. 3. Opcjonalne: kliknij opcję Zamknij paletę, aby zamknąć paletę. Rozdział 3. Społeczności 99

104 Wyniki Sekcja Zakładki zostanie utworzona i wyświetlona na stronie Przegląd społeczności. Ponadto do paska bocznego nawigacji zostanie dodany odsyłacz Zakładki. Za pomocą tego odsyłacza można wyświetlić wszystkie zakładki powiązane ze społecznością. Dodawanie do społeczności zakładek do istotnych serwisów WWW Użytkownik może dodać do społeczności zakładki do istotnych serwisów WWW z obszaru zakładek tej społeczności. Aby dodać zakładkę z poziomu społeczności, wykonaj następujące kroki. 1. Kliknij pozycję Zakładki na pasku bocznym nawigacji i wybierz opcję Dodaj zakładkę. 2. Wymagane: W polu Adres URL wpisz adres WWW zasobu, do którego ma być utworzona zakładka. 3. Wymagane: Wpisz nazwę odsyłacza zakładki w polu Nazwa. 4. Dodaj opis odsyłacza zakładki w polu Opis. 5. Dodaj jeden lub kilka znaczników, aby określić treść odsyłacza zakładki. 6. Wybierz opcję Dodaj do ważnych zakładek, aby dodać odsyłacz do listy ważnych zakładek na stronie Przegląd społeczności. 7. Kliknij przycisk Zapisz. Edytowanie zakładek społeczności Zakładki należy regularnie aktualizować, aby zapewnić ich użyteczność i trafność. Zanim rozpoczniesz Prawo edycji zakładki społeczności ma tylko właściciel tej społeczności oraz osoba, która dodała daną zakładkę. Jeśli strona WWW, dla której utworzono zakładkę, została przeniesiona lub zmieniona, szczegóły danej zakładki można zaktualizować przy użyciu formularza Edytuj zakładkę. 1. Na pasku bocznym nawigacji społeczności zawierającej zakładkę, która ma zostać zmieniona, kliknij pozycję Zakładki. 2. Kliknij opcję Więcej obok zakładki, którą chcesz edytować. 3. Kliknij opcję Edytuj, aby otworzyć formularz Edytuj zakładkę. 4. Wprowadź wymagane zmiany, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Usuwanie zakładek społeczności Jeśli zakładka jest nieodpowiednia albo przestała funkcjonować, można ją usunąć z obszaru zakładek społeczności. 100 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

105 Zanim rozpoczniesz Prawo usunięcia zakładki społeczności ma tylko właściciel tej społeczności oraz osoba, która dodała daną zakładkę. Aby usunąć zakładkę ze społeczności, wykonaj następujące kroki. 1. Na stronie Przegląd społeczności kliknij opcję Zakładki, aby otworzyć listę zakładek społeczności. 2. Kliknij opcję Więcej obok zakładki, która ma zostać usunięta. 3. Kliknij przycisk Usuń. 4. Kliknij przycisk OK, aby potwierdzić zamiar usunięcia tej zakładki. Wyszukiwanie zakładek w społeczności W społeczności użytkownicy mogą wyszukiwać zakładki do zasobów z ich sfery zainteresowań. Praca z forami społeczności Zakładki w ramach społeczności można wyszukiwać następującymi metodami. Na karcie Społeczności <nazwa organizacji użytkownika> lub Moje społeczności wybierz społeczność, aby wyświetlić jej stronę Przegląd. W obszarze Ważne zakładki przejrzyj zakładki uznane przez innych użytkowników za przydatne. Przejrzyj najnowsze zakładki w obszarze Zakładki, aby wyszukać zasoby, o których informacje mogły być wcześniej niedostępne. Aby wyszukać zakładkę poświęconą określonemu tematowi, w chmurze znaczników społeczności kliknij znacznik, który najlepiej reprezentuje ten temat. Wyniki wyszukiwania będą obejmować wszystkie zakładki w bieżącej społeczności, w których użyto tego znacznika do określenia poruszanych tematów. Na panelu nawigacyjnym kliknij opcję Zakładki, aby wyświetlić listę wszystkich zakładek powiązanych ze społecznością. Korzystając z forum społeczności, można publikować wątki dyskusji i dzielić się pomysłami. Rozdział 3. Społeczności 101

106 Zadania pokrewne: Tworzenie społeczności znajomych z podobnymi zainteresowaniami na stronie 72 Uruchomienie społeczności sprzyja podejmowaniu współpracy przez osoby w organizacji mające wspólne zainteresowania albo takie same cele. Praca z widgetami społeczności na stronie 90 Opcje dostępne w menu Działania widgetu umożliwiają interakcję z widgetami w danej społeczności. Czynności, które można wykonywać, zależą od roli użytkownika w społeczności. Odsyłacze pokrewne: Rozdział 3, LotusLie Społeczności, na stronie 67 Dołącz do osób o podobnych zainteresowaniach. Dodawanie widgetu Fora w celu umożliwienia użytkownikom publikowania wątków dyskusji Dodany widget Fora umożliwia wszystkim właścicielom społeczności publikowanie wątków dyskusji i udostępnianie pomysłów. Zanim rozpoczniesz Widget Fora może zostać dodany do społeczności tylko przez jej właściciela. Aby dodać widget Fora do społeczności, wykonaj następujące kroki: 1. Na stronie Przegląd społeczności wybierz opcję Działania dotyczące społeczności > Dostosuj, aby otworzyć paletę treści. 2. Na palecie treści kliknij opcję Fora. 3. Opcjonalne: kliknij opcję Zamknij paletę, aby zamknąć paletę. Wyniki Forum zostanie utworzone i wyświetlone na stronie Przegląd społeczności. Ponadto do paska bocznego nawigacji zostanie dodany odsyłacz Fora. Za pomocą tego odsyłacza można wyświetlić wszystkie fora powiązane ze społecznością. Dodawanie forów do społeczności Społeczność użytkownika może zawierać więcej niż jedno forum na potrzeby organizowania dyskusji społeczności dotyczących różnych tematów. Zanim rozpoczniesz Tylko właściciel społeczności może dodać do niej forum. Dodawanie forów jest możliwe tylko wtedy, gdy społeczność zawiera widget Fora. W widgecie jest wyświetlanych pięć zaktualizowanych ostatnio tematów forum. Jeśli widget został usunięty, można go ponownie dodać w dowolnym momencie. Dodanie wielu forów do jednej społeczności zapewnia jej członkom możliwość prowadzenia rozmów na różne tematy. Na poszczególnych forach mogą zadawać pytania i dyskutować 102 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

107 tematy istotne z perspektywy tej społeczności. Jeśli na przykład zespół napotyka problem uniemożliwiający postęp realizacji projektu, warto utworzyć forum poświęcone rozwiązywaniu problemów, aby za jego pośrednictwem znaleźć w społeczności kogoś, kto doświadczył podobnego problemu, i zapytać tę osobę o sugerowane rozwiązanie. Aby dodać forum do społeczności, wykonaj następujące kroki. 1. Na pasku bocznym nawigacji kliknij opcję Fora, a następnie kliknij kartę Fora. 2. Kliknij opcję Uruchom forum. 3. Wymagane: W polu Nazwa wpisz nazwę forum. 4. Wprowadź co najmniej jeden znacznik w polu Znaczniki. 5. W polu Opis wprowadź opis forum, a następnie kliknij opcję Zapisz. Wyniki Po zapisaniu forum jest ono otwierane w interfejsie użytkownika komponentu Fora, gdzie członkowie społeczności mogą rozpocząć publikowanie tematów i pytań. Aby uzyskać dostęp do forum z poziomu społeczności, należy na stronie Przegląd danej społeczności wybrać opcję Fora, kliknąć kartę Fora, a następnie kliknąć tytuł forum w celu jego otwarcia. Widget Fora na stronie Przegląd społeczności umożliwia też śledzenie najnowszych aktualizacji tematów forum. W widgecie jest wyświetlana lista pięciu ostatnio zaktualizowanych tematów forum. Aby uzyskać dostęp do pełnej listy tematów na forum społeczności, należy w widgecie kliknąć opcję Wyświetl wszystkie. Więcej informacji na temat pracy z forami społeczności można znaleźć, klikając odsyłacz Pomoc na pasku nawigacyjnym u góry strony. Do społeczności można wrócić w dowolnym momencie, korzystając z odsyłaczy nawigacyjnych wyświetlanych z boku strony. Po kliknięciu opcji Działania dotyczące społeczności i wybraniu opcji z wyświetlonej listy można też wykonywać czynności dotyczące społeczności nadrzędnej. Co dalej Bezpośrednio z poziomu społeczności można wykonywać następujące działania: Rozpoczynać temat na forum, klikając opcję Rozpocznij temat i wypełniając wyświetlony formularz. Kliknąć tytuł tematu w widgecie Fora, aby go otworzyć. W tym widgecie jest wyświetlana lista pięciu tematów z najnowszymi aktualizacjami. Uzyskać dostęp do pełnej listy tematów na forum, klikając opcję Wyświetl wszystkie. Rozdział 3. Społeczności 103

108 Zadania pokrewne: Dodawanie widgetów do społeczności w celu udostępniania dodatkowej funkcjonalności na stronie 88 Użytkownik może dodawać widgety do społeczności, aby udostępniać jej członkom dodatkową funkcjonalność. Tylko właściciel społeczności ma możliwość dodawania widgetów do społeczności i ich usuwania ze społeczności. Dodawanie wątków do forum społeczności w celu rozpoczęcia dyskusji na stronie 106 Dyskusję z członkami danej społeczności można rozpocząć, dodając wątek do jednego z forów społeczności. Nowy wątek może być wyświetlany przez wszystkie osoby mające dostęp do forów. Usuwanie forów społeczności Właściciel społeczności może usuwać poszczególne fora tej społeczności, tymczasowo ukrywać fora społeczności lub w całości usunąć funkcję forów ze społeczności. Usuwanie forów społeczności Właściciel społeczności może usuwać poszczególne fora tej społeczności, tymczasowo ukrywać fora społeczności lub w całości usunąć funkcję forów ze społeczności. Zanim rozpoczniesz Tylko właściciel społeczności może usuwać, ukrywać i wyłączać fora społeczności. Jeśli właściciel stwierdza, że jego społeczność nie potrzebuje miejsca do prowadzenia rozmów, może usunąć funkcję forów z tej społeczności. W przypadku trwałego usunięcia tej funkcji usuwana jest też cała treść forum. Istnieje też możliwość tymczasowego ukrycia funkcji forów - treść forum jest wówczas ukrywana, ale nie usuwana. Po przywróceniu tej funkcji w przyszłości cała treść dodana wcześniej na forach zostanie odtworzona i będzie wyświetlana. Poszczególne fora, które nie są już używane przez daną społeczność, można usuwać. Usunięcie forum społeczności powoduje trwałą utratę całej treści tego forum. Aby usunąć fora społeczności, wykonaj jedną z poniższych procedur. 1. Aby tymczasowo ukryć fora społeczności: a. Na stronie Przegląd społeczności kliknij ikonę Działania na pasku tytułu widgetu Fora, a następnie wybierz opcję Ukryj. Aby ponownie wyświetlić widget, należy wybrać opcję Działania dotyczące społeczności > Dostosuj na stronie Przegląd, wybrać opcję Ukryte, a następnie wybrać opcję Fora. Widget Fora zostanie odtworzony wraz z całą treścią. 2. Aby trwale usunąć fora społeczności: a. Na stronie Przegląd społeczności kliknij ikonę Działania na pasku tytułu widgetu, a następnie wybierz opcję Usuń. Wybór tej opcji spowoduje trwałe usunięcie całej treści forum. 3. Aby usunąć pojedyncze forum społeczności: a. Wybierz opcję Fora na pasku bocznym nawigacji i kliknij kartę Fora. b. Otwórz formularz, który ma zostać usunięty. c. Wybierz opcję Więcej działań > Usuń forum. d. Kliknij przycisk Usuń, aby potwierdzić zamiar usunięcia forum. 104 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

109 Zadania pokrewne: Dodawanie forów do społeczności na stronie 102 Społeczność użytkownika może zawierać więcej niż jedno forum na potrzeby organizowania dyskusji społeczności dotyczących różnych tematów. Przeglądanie forów społeczności Fora dyskusyjne są przydatnym miejscem do zorganizowania burzy mózgów i zebrania opinii dotyczących tematów istotnych dla danej społeczności. Fora dyskusyjne społeczności umożliwiają jej członkom wymianę pomysłów i omawianie interesujących tematów. Zanim rozpoczniesz Każdy, kto ma dostęp do społeczności, automatycznie uzyskuje dostęp do forów powiązanych z tą społecznością. Aby publikować wątki lub udzielać na nie odpowiedzi, użytkownik musi być członkiem społeczności. Jeśli właściciel społeczności utworzył fora w celu użycia przez społeczność, członkowie społeczności mogą publikować wątki dyskusji i odpowiadać na istniejące wątki na tych forach. Pięć najnowszych aktualizacji z forów jest wyświetlanych w obszarze Fora strony Przegląd społeczności. W tym obszarze można wyświetlić statystyki użycia każdego z tematów. Ta statystyka umożliwia identyfikowanie wątków cieszących się zainteresowaniem społeczności. Udostępnia również informacje o tym, kim są najbardziej aktywni uczestnicy. Aby przeglądać fora w społeczności, wykonaj następujące kroki. 1. Na dowolnej stronie społeczności kliknij opcję Fora na pasku bocznym nawigacji. 2. Wykonaj jedną z poniższych czynności. a. Aby przeglądać forum, kliknij kartę Fora w celu wyświetlenia wszystkich forów w społeczności. Po znalezieniu interesującego forum kliknij jego tytuł, aby otworzyć forum i rozpocząć przeglądanie wątków. b. Aby przeglądać według wątków, kliknij kartę Wątki. Ta karta przedstawia listę wszystkich wątków forów społeczności. Wątki są wyświetlane według daty. Ostatnio zaktualizowane wątki znajdują się na górze strony. Jeśli właściciel forum przypiął jakieś wątki forum, są one wyświetlane na górze strony, niezależnie od daty ich dodania lub aktualizacji. 3. Aby otworzyć dowolny wątek, kliknij jego tytuł. Zostanie wyświetlony widok tematu podzielony na wątki, zawierający temat oryginalny i udzielone na niego odpowiedzi. Podczas przeglądania długich wątków dyskusji kliknięcie nazwy pod tytułem odpowiedzi spowoduje wyświetlenie wpisu macierzystego dla danego tematu u góry strony. Ten widok ułatwia powiązanie odpowiedzi z wpisami na forum. Co dalej Aby otrzymywać powiadomienia dotyczące aktualizacji interesującego forum społeczności, należy otworzyć forum i wybrać opcję Śledź > Śledź to forum. Tylko członkowie społeczności mogą śledzić forum społeczności. Rozdział 3. Społeczności 105

110 Zadania pokrewne: Dodawanie wątków do forum społeczności w celu rozpoczęcia dyskusji Dyskusję z członkami danej społeczności można rozpocząć, dodając wątek do jednego z forów społeczności. Nowy wątek może być wyświetlany przez wszystkie osoby mające dostęp do forów. Dodawanie wątków do forum społeczności w celu rozpoczęcia dyskusji Dyskusję z członkami danej społeczności można rozpocząć, dodając wątek do jednego z forów społeczności. Nowy wątek może być wyświetlany przez wszystkie osoby mające dostęp do forów. Zanim rozpoczniesz Dodawanie wątku dyskusji jest możliwe, gdy dla danej społeczności jest dostępna aplikacja Fora. Jeśli na stronie Przegląd społeczności widoczny jest obszar Fora, oznacza to, że aplikacja została włączona dla społeczności. Aby publikować wątki na forach społeczności, użytkownik musi być członkiem społeczności. Aby dodać wątek do forum społeczności, wykonaj następujące kroki. 1. W obszarze Forum strony Przegląd społeczności kliknij opcję Rozpocznij wątek. Jeśli dodawany temat ma być pierwszym tematem forum, jest wyświetlany odsyłacz Rozpocznij pierwszy temat. 2. Wymagane: Wprowadź tytuł wątku dyskusji w polu Tytuł. 3. Aby oznaczyć temat jako pytanie, wybierz opcję Oznacz ten temat jako pytanie. 4. Wprowadź co najmniej jeden znacznik w polu Znaczniki. 5. Wprowadź treść tematu w polu tekstu formatowanego. Powinna ona być możliwie opisowa. Należy pamiętać, że temat ma rozpocząć dyskusję, dlatego wiadomość powinna zawierać istotne informacje, które mogą zainteresować innych członków i wciągnąć ich do dyskusji. 6. Wymagane: Na liście Forum wybierz forum społeczności, do którego ma zostać dodany wątek. 7. Aby załączyć plik do wątku, kliknij opcję Załącz plik i wyszukaj plik. 8. Kliknij przycisk Zapisz. Zadania pokrewne: Dodawanie forów do społeczności na stronie 102 Społeczność użytkownika może zawierać więcej niż jedno forum na potrzeby organizowania dyskusji społeczności dotyczących różnych tematów. Przeglądanie forów społeczności na stronie 105 Fora dyskusyjne są przydatnym miejscem do zorganizowania burzy mózgów i zebrania opinii dotyczących tematów istotnych dla danej społeczności. Fora dyskusyjne społeczności umożliwiają jej członkom wymianę pomysłów i omawianie interesujących tematów. Praca z wątkami forum Użytkownik może edytować, przenosić i usuwać wątki forum, a także oznaczać treść wątku jako niestosowną. Edytowanie wątków forum Po dodaniu wątku do forum można go edytować w celu wprowadzenia zmian. Na przykład można zmienić tytuł wątku lub dołączyć do niego plik. 106 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

111 Zanim rozpoczniesz Wątek forum społeczności może być edytowany tylko przez użytkownika, który jest jego twórcą, lub przez właściciela społeczności. Edytowanie wątku dyskusji nie wpływa na treść opublikowanych odpowiedzi na wątek dyskusji. Aby edytować wątek forum, wykonaj następujące kroki: 1. Na pasku bocznym nawigacji kliknij opcję Fora, a następnie kliknij kartę Fora. 2. Otwórz forum zawierające wątek, który chcesz edytować, a następnie otwórz odpowiedni wątek. 3. Kliknij przycisk Edytuj poniżej wpisu wątku. 4. Wprowadź żądane modyfikacje wątku i kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać zmiany. Usuwanie wątków forum Aby zapewnić zrozumiałość i użyteczność forum, należy usuwać nieistotne wątki oraz wątki, które zawierają niestosowną treść. Usunięcie wątku dyskusji powoduje całkowite usunięcie wątku z forum. Właściciele społeczności mogą usunąć każdy wątek z forum. Członkowie społeczności mogą usuwać tylko te wątki, które sami utworzyli, pod warunkiem, że te wątki nie mają odpowiedzi innych członków społeczności. Aby usunąć wątek forum, wykonaj następujące kroki: 1. Na pasku bocznym nawigacji kliknij opcję Fora, a następnie kliknij kartę Fora. 2. Otwórz wątek, który chcesz usunąć. 3. Kliknij opcję Usuń pod tym wątkiem. 4. Ponownie kliknij opcję Usuń, aby potwierdzić zamiar usunięcia wątku. Udzielanie odpowiedzi w wątkach forum Użytkownik może przyłączyć się do dyskusji, udzielając odpowiedzi w interesujących go wątkach forum. Zanim rozpoczniesz Aby udzielić odpowiedzi w wątku na forum społeczności, użytkownik musi być członkiem tej społeczności. Aby udzielić odpowiedzi na wątek dyskusji, wykonaj następujące kroki. 1. Na pasku bocznym nawigacji kliknij opcję Fora, a następnie kliknij kartę Fora. 2. Otwórz forum zawierające wątek, w którym ma zostać udzielona odpowiedź, a następnie otwórz odpowiedni wątek. Rozdział 3. Społeczności 107

112 3. Kliknij opcję Odpowiedz w sekcji wątku, na który ma zostać udzielona odpowiedź. 4. Opcjonalne: Aby zmienić tytuł odpowiedzi, kliknij opcję Edytuj tytuł i wprowadź tytuł w udostępnionym polu. 5. Wprowadź odpowiedź w udostępnionym polu tekstu formatowanego. 6. Aby załączyć plik do odpowiedzi, kliknij opcję Załącz plik i wyszukaj plik. 7. Kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać odpowiedź. Usuwanie odpowiedzi udzielonych w wątkach na forum Jeśli użytkownik zmieni zdanie na temat odpowiedzi opublikowanej w wątku na forum, może ją usunąć z wątku dyskusji. Każdy, kto opublikował odpowiedź w ramach dyskusji, może taką odpowiedź usunąć. Ta czynność powoduje usunięcie samej treści wiadomości. Obiekt zastępczy dla tego wpisu jest nadal widoczny na forum, jednak sam wpis jest oznaczany jako usunięty. Podczas usuwania odpowiedzi dotyczącej wątku można wprowadzić opis przyczyny usunięcia. Opis tej przyczyny zostanie wyświetlony w obiekcie zastępczym wpisu po usunięciu odpowiedzi. Aby usunąć odpowiedź na temat dyskusji, wykonaj następujące kroki. 1. Na pasku bocznym nawigacji kliknij opcję Fora, a następnie kliknij kartę Fora. 2. Otwórz wątek zawierający odpowiedź, którą chcesz usunąć. 3. Kliknij opcję Usuń pod tą odpowiedzią. 4. Opcjonalne: Wpisz przyczynę usunięcia odpowiedzi. 5. Kliknij przycisk Usuń. Przypinanie wątków forum, aby były wyświetlane na górze strony Ważne wątki można wyróżnić lub oznaczyć jako priorytetowe, przypinając je. Przypięty wątek jest wyświetlany u góry listy wątków forum w celu zwrócenia uwagi innych użytkowników tego forum. Zanim rozpoczniesz Tylko właściciel społeczności może przypinać wątki na forum społeczności. Odszukanie przypiętego wątku na forum jest łatwe nawet wtedy, gdy forum zawiera wiele wypowiedzi. Na przykład w przypadku publikowania szczegółów dotyczących ważnego zdarzenia społeczności może zaistnieć potrzeba przypięcia tego wątku, aby członkowie społeczności mogli go łatwo znaleźć. Przypięte wątki są oznaczane ikoną pinezki. Aby przypiąć wątek forum, wykonaj następujące kroki. 1. Otwórz wątek, który ma zostać przypięty. 2. Wybierz opcję Przypnij ten wątek znajdującą się pod wątkiem. 108 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

113 Wyniki Jeśli w pewnym momencie wątek przestanie być priorytetowy, można przywrócić mu jego zwykłe miejsce w sekwencji, wybierając opcję Odepnij ten wątek. Praca z załącznikami Użytkownik może zastępować lub usuwać pliki załączników, które dodał do wątków forum. Zanim rozpoczniesz Na forum społeczności tylko właściciel społeczności lub osoba, która przesłała załącznik, mogą edytować ten załącznik. Tworząc wątki dyskusji lub udzielając na nie odpowiedzi, użytkownik może udostępniać załączniki innym osobom uczestniczącym w dyskusji. Dodawanie załączników może być dobrym sposobem dołączania dodatkowych informacji, które są zbyt długie, żeby zmieścić je w treści wiadomości. Aby później usunąć lub zastąpić załącznik, można edytować wiadomość. W razie potrzeby można także przesłać dodatkowe załączniki. Aby pracować z plikami załączników, wykonaj następujące kroki: 1. Otwórz wątek zawierający załącznik, z którym chcesz pracować. 2. Kliknij przycisk Edytuj poniżej wypowiedzi, która ma być edytowana. Następnie wykonaj jedną z następujących czynności: Aby zastąpić plik zaktualizowaną wersją, kliknij opcję Zastąp obok pliku, następnie kliknij przycisk Przeglądaj w celu znalezienia pliku, który ma zostać dodany zamiast poprzedniego. Następnie kliknij przycisk OK. Aby usunąć plik z wypowiedzi, kliknij opcję Usuń obok pliku. Aby dodać inny załącznik, kliknij przycisk Załącz plik, następnie kliknij przycisk Przeglądaj i wybierz położenie pliku, po czym kliknij przycisk OK. 3. Kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać zmiany. Pobieranie załączników na potrzeby ich lokalnego wyświetlania Załączniki, które użytkownik i inne osoby dodają do wypowiedzi na forum, można pobrać na komputer lokalny. Zanim rozpoczniesz Każda osoba z dostępem do forum może pobrać załączniki opublikowane na forum. Dodawanie załączników może być dobrym sposobem udostępniania informacji innym osobom lub dołączania dodatkowych danych, które są zbyt długie, aby można było umieścić je w treści wypowiedzi. Użytkownik z dostępem do forum może pobierać dowolne załączniki przesyłane na forum przez siebie lub innych użytkowników. Aby pobrać plik załącznika, wykonaj następujące kroki: 1. Otwórz wątek forum zawierający załącznik, który chcesz pobrać. Rozdział 3. Społeczności 109

114 2. Kliknij nazwę pliku, a następnie wybierz, czy plik ma zostać otwarty czy zapisany. Zarządzanie forami Właściciel forum może edytować, usuwać, blokować i odblokowywać forum. Ponadto może on przypinać wątki forum u góry forum. Przenoszenie wątków forum Po dodaniu wątku do dyskusji można przenieść go na inne forum, jeśli jego treść będzie bardziej odpowiednia dla tego forum. Przeniesienie wątku dyskusji między forami powoduje także przeniesienie na nowe forum wszystkich odpowiedzi na ten wątek. Zanim rozpoczniesz Tylko właściciel społeczności może przenosić wątki z forum społeczności. Wątek można przenieść tylko na forum znajdujące się w tej samej społeczności. Aby przenieść wątek forum, wykonaj następujące kroki: 1. Otwórz wątek forum, który chcesz przenieść, a następnie kliknij opcję Przenieś. 2. Wybierz forum, na które chcesz przenieść wątek, a następnie ponownie kliknij opcję Przenieś. Wyniki Ścieżka nawigacyjna powyżej tytułu wątku zostanie zaktualizowana, aby wyświetlić forum wybrane w kroku 2. Edytowanie forów Forum można edytować, aby zmienić jego nazwę lub opis albo dodać lub usunąć znaczniki forum. Zanim rozpoczniesz Forum społeczności może być edytowane tylko przez właściciela społeczności. Aby edytować forum, wykonaj następujące kroki. 1. Otwórz forum, które chcesz edytować. 2. Wybierz opcję Więcej działań > Edytuj forum. 3. Wprowadź wymagane zmiany, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Blokowanie forów w celu uniemożliwienia użytkownikom dodawania nowych wątków i odpowiedzi Istnieje możliwość zablokowania forów, aby uniemożliwić użytkownikom dodawanie nowych wątków lub publikowanie odpowiedzi na istniejące wątki. Zanim rozpoczniesz Właściciele społeczności mogą blokować i odblokowywać forum i jego wątki. Każdy użytkownik, który ma uprawnienia do blokowania forum, może tworzyć wątki i odpowiedzi na forum, nawet gdy jest ono zablokowane. Ta funkcja umożliwia właścicielom 110 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

115 forów wprowadzanie zmian na forum bez konieczności odblokowywania go i otwierania dla całej społeczności. Forum i zawarte w nim wątki pozostają zablokowane dla wszystkich innych użytkowników. Forum można zablokować, jeśli zostanie uznane, że kwestie na forum zostały rozwiązane lub treść jest kompletna. Na przykład jeśli forum uruchomiono w celu rozwiązania konkretnego problemu, a ten problem został już rozwiązany, można rozważyć zablokowanie forum, aby uniemożliwić wprowadzanie dalszych zmian. Po zablokowaniu forum użytkownicy w dalszym ciągu mogą przeglądać treść forum, ale nie mogą dodawać żadnych nowych wątków ani wprowadzać zmian w istniejącej treści. Aby zablokować forum, wykonaj następujące kroki: 1. Otwórz forum, które chcesz zablokować. 2. Wybierz opcję Więcej działań > Zablokuj forum. Wyniki W interfejsie użytkownika forum zostanie oznaczone jako zablokowane, aby użytkownicy wiedzieli, że nie mogą w nim uczestniczyć. Co dalej Forum można odblokować, aby ponownie umożliwić użytkownikom dodawanie wątków i publikowanie odpowiedzi do istniejących wątków. Aby odblokować forum, należy otworzyć forum i wybrać opcję Więcej działań > Odblokuj forum. Blokowanie wątków forum w celu uniemożliwienia użytkownikom edytowania wątków lub dodawania odpowiedzi Wątek forum można zablokować, aby uniemożliwić użytkownikom edytowanie wątku lub publikowanie odpowiedzi na ten wątek. Rozdział 3. Społeczności 111

116 Zanim rozpoczniesz Tylko właściciel społeczności może zablokować lub odblokować wątek forum społeczności. Jeśli nie jest wymagane zablokowanie całego forum, można zablokować treść forum na poziomie wątku, aby uniemożliwić użytkownikom edytowanie wątku lub publikowanie do niego odpowiedzi. Wątek forum można na przykład zablokować po uznaniu go za rozstrzygnięty lub kompletny. Po zablokowaniu wątku forum użytkownicy w dalszym ciągu mogą przeglądać wątek, ale nie mogą publikować odpowiedzi ani wprowadzać zmian w istniejącej treści. Właściciel forum może jednak edytować zablokowany wątek i publikować w nim odpowiedzi, mimo że ten wątek pozostaje zablokowany dla innych użytkowników. Ta funkcja daje większe możliwości sterowania treściami zawartymi na forum. Jeśli na przykład wątek zawiera niestosowną treść, można go zablokować, a następnie zaktualizować, usuwając lub edytując niektóre odpowiedzi bez konieczności ponownego otwierania wątku. Aby zablokować wątek forum, wykonaj następujące kroki: 1. Otwórz wątek, który ma zostać zablokowany. 2. Kliknij opcję Zablokuj wątek. Wyniki W interfejsie użytkownika wątek zostanie oznaczony jako zablokowany, aby użytkownicy wiedzieli, że nie mogą już uczestniczyć w tym wątku dyskusji. Co dalej Jeśli w późniejszym czasie konieczne będzie odblokowanie wątku, należy go otworzyć i kliknąć opcję Odblokuj wątek na górze strony. Publikowanie pytań na forum Opublikowanie pytania na forum to świetny sposób na uzyskanie odpowiedzi od ekspertów. Zanim rozpoczniesz Tylko członkowie społeczności mogą publikować pytania na forum społeczności. Aby uzyskać odpowiedź na określone pytanie, można opublikować to pytanie na odpowiednim forum. Twórca wątku może moderować odpowiedzi udzielane przez użytkowników, a także wybierać, czy odpowiedzi mają zostać zaakceptowane, czy odrzucone. Użycie formatu pytanie i odpowiedź to również przydatny sposób udostępniania informacji dla członków forum w czytelnym układzie. Tworząc wątki tego typu, członkowie forum mogą budować przydatne repozytorium informacji dla użytkowników, którzy dopiero poznają dany temat i zadają te same pytania. Aby opublikować pytanie na forum, wystarczy utworzyć zwykły wątek, pamiętając jednak, aby oznaczyć go jako pytanie. Gdy wątek zostanie oznaczony jako pytanie, w interfejsie 112 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

117 użytkownika jest dodawana do niego ikona znaku zapytania, ułatwiając użytkownikom forum identyfikowanie, które z wątków na forum są pytaniami. Aby opublikować pytanie na forum, wykonaj następujące kroki: 1. Otwórz forum, na którym chcesz opublikować pytanie. 2. Kliknij opcję Rozpocznij wątek. 3. Wprowadź tytuł wątku w polu Tytuł. 4. Wymagane: wybierz opcję Oznacz ten wątek jako pytanie. 5. Aby oznaczyć wątek, wprowadź co najmniej jeden znacznik w polu Znaczniki. 6. Wprowadź pytanie w udostępnionym polu tekstu formatowanego. 7. Aby załączyć plik do pytania, kliknij opcję Załącz plik i wskaż plik załącznika. 8. Kliknij przycisk Zapisz. Co dalej Odpowiedź na własne pytanie można opublikować, klikając opcję Dodaj swoją odpowiedź, a następnie wykonując kroki opisane w temacie Udzielanie odpowiedzi na pytania na forum. W przypadku publikowania odpowiedzi na utworzone przez siebie pytanie odpowiedź zostaje automatycznie oznaczona jako odpowiedź zaakceptowana. Aby zaakceptować odpowiedź opublikowaną przez innego użytkownika, należy kliknąć opcję Zaakceptuj tę odpowiedź poniżej odpowiedzi. Odpowiedź zostanie oznaczona jako odpowiedź zaakceptowana, a ikona obok pierwotnego pytania zmieni się w zielony znacznik wyboru. Odpowiedzi zaakceptowane zostają także wyróżnione za pomocą zielonego tła, co ułatwia ich identyfikację, jeśli pytanie ma wiele odpowiedzi. Można zaznaczyć wiele odpowiedzi jako odpowiedzi zaakceptowane. Jeśli jedna z odpowiedzi zostanie zaakceptowana, cały wątek zostanie oznaczony jako pytanie z udzieloną odpowiedzią. Aby odrzucić odpowiedź, która już została oznaczona jako zaakceptowana, należy kliknąć opcję Odrzuć tę odpowiedź poniżej odpowiedzi. Jeśli pytanie zostało oznaczone jako pytanie z udzieloną odpowiedzią, ale później użytkownik stwierdzi, że wymagane są dodatkowe informacje, można kliknąć opcję Otwórz ponownie pytanie poniżej oryginalnej wypowiedzi, aby ponownie otworzyć pytanie. Pytanie zostanie ponownie oznaczone jako otwarte, a użytkownicy będą mogli publikować nowe odpowiedzi. Odpowiadanie na pytania na forum Odpowiadając na pytania opublikowane na forach interesujących użytkownika, można dzielić się swoją wiedzą z innymi osobami. Publikować można także odpowiedzi na dodane przez siebie pytania, aby dzielić się informacjami z innymi użytkownikami w formacie pytanie-odpowiedź. Zanim rozpoczniesz Aby odpowiedzieć na pytanie opublikowane na forum społeczności, należy być członkiem tej społeczności. Pytania, na które nie odpowiedziano na forum, są oznaczone ikoną znaku zapytania ułatwia członkom społeczności ich identyfikację.,co Rozdział 3. Społeczności 113

118 Kiedy na pytanie na forum zostanie udzielona odpowiedź, osoba, która opublikowała pytanie, otrzyma powiadomienie zawierające tę odpowiedź. Adresat powiadomienia może wówczas zdecydować, czy zaakceptować tę odpowiedź, czy też ją odrzucić. Jeśli odpowiedź zostanie zaakceptowana, pytanie zostanie oznaczone w interfejsie użytkownika jako pytanie z udzieloną odpowiedzią (oznaczone zielonym znacznikiem wyboru) w celu wskazania, że na pytanie została udzielona poprawna odpowiedź. Dla jednego pytania może istnieć wiele poprawnych odpowiedzi. Aby udzielić odpowiedzi na pytanie na forum, wykonaj następujące kroki: 1. Otwórz forum zawierające pytanie, na które chcesz odpowiedzieć, i wybierz to pytanie. 2. Kliknij opcję Odpowiedz. 3. Wpisz odpowiedź w wyświetlonym polu tekstu formatowanego. 4. Opcjonalne: Aby załączyć plik do odpowiedzi, kliknij opcję Załącz plik, kliknij przycisk Przeglądaj w celu wybrania położenia pliku, a następnie kliknij przycisk OK. 5. Kliknij przycisk Zapisz, aby opublikować odpowiedź. Śledzenie forów i wątków forum Śledzenie forum umożliwia użytkownikowi otrzymywanie powiadomień o najnowszych aktualizacjach forum. Jeśli użytkownik jest zainteresowany konkretnym wątkiem forum, może także śledzić treść forum na poziomie wątku. Dzięki śledzeniu forum użytkownik może otrzymywać powiadomienia o najnowszych aktualizacjach forum. Śledzenie wątku forum jest przydatne, kiedy użytkownik jest zainteresowany konkretnym wątkiem dyskusji i chce mieć aktualne informacje o postępach tego wątku. Tylko członkowie społeczności mogą śledzić forum tej społeczności. Użytkownik tworzący forum automatycznie rozpoczyna śledzenie tego forum. Nie trzeba wykonywać żadnych dodatkowych czynności w celu śledzenia tego forum. Aby śledzić treść forum, wykonaj jedną z następujących czynności. Aby śledzić forum: 1. Otwórz forum, które chcesz śledzić. 2. Wybierz opcję Śledź > Śledź to forum. Aby śledzić wątek forum: 1. Otwórz wątek, który chcesz śledzić. 2. Wybierz opcję Śledź > Śledź ten wątek. Co dalej Jeśli użytkownik nie chce już otrzymywać powiadomień o aktualizacjach forum lub wątku forum, może zatrzymać jego śledzenie. Aby zatrzymać śledzenie forum, należy otworzyć forum i wybrać opcję Śledź > Zatrzymaj śledzenie tego forum. Aby zatrzymać śledzenie wątku forum, należy otworzyć wątek i kliknąć opcję Śledź > Zatrzymaj śledzenie tego wątku. 114 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

119 Praca z plikami społeczności Widget Pliki umożliwia przesyłanie i współużytkowanie plików społeczności oraz pracę z tymi plikami. Zadania pokrewne: Tworzenie społeczności znajomych z podobnymi zainteresowaniami na stronie 72 Uruchomienie społeczności sprzyja podejmowaniu współpracy przez osoby w organizacji mające wspólne zainteresowania albo takie same cele. Praca z widgetami społeczności na stronie 90 Opcje dostępne w menu Działania widgetu umożliwiają interakcję z widgetami w danej społeczności. Czynności, które można wykonywać, zależą od roli użytkownika w społeczności. Odsyłacze pokrewne: Rozdział 3, LotusLie Społeczności, na stronie 67 Dołącz do osób o podobnych zainteresowaniach. Dodawanie widgetu Pliki w celu umożliwienia udostępniania plików i folderów do współużytkowania dla społeczności Dodanie do społeczności widgetu Pliki umożliwia użytkownikowi i pozostałym członkom współużytkowanie plików oraz folderów z resztą społeczności. Zanim rozpoczniesz Widget Pliki jest automatycznie dodawany do społeczności w czasie jej tworzenia. Istnieje możliwość jego usunięcia ze społeczności i ponownego dodania w przyszłości. Widget Pliki może zostać dodany do społeczności tylko przez jej właściciela. Po dodaniu do społeczności widgetu Pliki jej członkowie mogą współużytkować pliki i foldery z aplikacji Pliki z resztą społeczności. Współużytkowanie plików jest dobrym sposobem promowania współpracy w społeczności. Zachęcając członków społeczności do dzielenia się wiedzą z dziedzin interesujących społeczność, można budować cenne repozytorium informacji, które będzie dostępne z poziomu tej społeczności. Aby dodać widget Pliki do społeczności, wykonaj następujące kroki. 1. Na stronie Przegląd społeczności wybierz opcję Działania dotyczące społeczności > Dostosuj, aby otworzyć paletę treści. 2. Kliknij pozycję Pliki, aby dodać do społeczności funkcję współużytkowania plików. 3. Opcjonalne: kliknij opcję Zamknij paletę, aby zamknąć paletę. Wyniki Na stronie Przegląd zostanie wyświetlony nowy obszar: Pliki. Ten obszar początkowo jest pusty, ale kiedy członkowie społeczności zaczną aktywnie współużytkować pliki, na stronie będzie wyświetlanych pięć plików ostatnio zaktualizowanych lub przesłanych do obszaru współużytkowania plików społeczności. Odsyłacz Pliki do obszaru współużytkowania plików społeczności zostanie również dodany do paska bocznego nawigacji. Każdy członek domyślnie może teraz rozpocząć współużytkowanie plików i folderów z resztą społeczności. Rozdział 3. Społeczności 115

120 Zadania pokrewne: Zarządzanie widgetem Pliki na stronie 121 Po dodaniu do społeczności widgetu Pliki można odświeżyć ten widget w celu wyświetlenia najnowszych aktualizacji plików, ukryć go lub usunąć ze społeczności, gdy stanie się już niepotrzebny. Współużytkowanie plików ze społecznością Istnieje możliwość udostępniania plików z aplikacji Pliki do współużytkowania dla członków danej społeczności. Zanim rozpoczniesz Każdy członek społeczności może z poziomu aplikacji Pliki udostępniać pliki i foldery do współużytkowania dla społeczności. Folder to miejsce grupowania plików o pokrewnej lub podobnej treści. Aby było możliwe udostępnianie plików do współużytkowania dla społeczności, społeczność musi zawierać widget Pliki. Ten widget zostaje dodany automatycznie do utworzonej społeczności, ale jeśli został usunięty, można go dodać ponownie do społeczności. Właściciele plików mogą także udostępniać do współużytkowania pliki w ramach społeczności lub przekazywać kopię pliku do społeczności bezpośrednio z aplikacji Pliki. Każdy może udostępniać do współużytkowania pliki w społeczności, do której ma dostęp, ale tylko właściciel społeczności i właściciel pliku może usunąć odwołanie do pliku ze społeczności. Widget Pliki umożliwia członkom społeczności udostępnianie plików lokalnych i plików z aplikacji Pliki do współużytkowania dla pozostałych członków społeczności. Współużytkowanie plików jest świetnym sposobem promowania współpracy w społeczności. Zachęcając członków do przesyłania plików do społeczności, można wspólnie pracować nad współużytkowanymi dokumentami i budować cenne repozytorium informacji, które będzie dostępne z poziomu tej społeczności. Aby udostępnić pliki do współużytkowania dla społeczności, wykonaj następujące kroki. 1. W widgecie Pliki na stronie Przegląd kliknij opcję Udostępnij pliki do współużytkowania. Uwaga: Jeśli użytkownik jest pierwszą osobą, która udostępnia pliki do współużytkowania dla społeczności, należy kliknąć opcję Udostępnij pierwszy plik do współużytkowania. 2. Wykonaj jedną z następujących czynności: a. Aby przesłać plik z lokalnego systemu plików: 1) Kliknij opcję Przeglądaj pliki na komputerze. 2) Kliknij przycisk Przeglądaj, aby znaleźć plik w celu udostępnienia do współużytkowania. 3) Zmień nazwę pliku zgodnie z potrzebami, wprowadź znaczniki w polu Znaczniki, a następnie kliknij przycisk Prześlij. Plik jest teraz własnością społeczności. Nie jest widoczny na liście Moje pliki w aplikacji Pliki. b. Aby udostępnić plik do współużytkowania z poziomu aplikacji Pliki: 116 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

121 1) Należy wybrać typ pliku, który ma zostać udostępniony do współużytkowania, korzystając z opcji wyświetlanych po lewej stronie okna. Tabela 15. Opcje udostępniania pliku do współużytkowania Opcja Ostatnio używane pliki Przypięte pliki Moje pliki Udostępnione dla mnie do współużytkowania Pliki innych osób Przypięte foldery Moje foldery Współużytkowane foldery Opis Pliki, które zostały ostatnio przesłane do aplikacji Pliki. Pliki, które zostały oznaczone jako priorytetowe w aplikacji Pliki. Pliki, które zostały przesłane do aplikacji Pliki. Pliki, które zostały udostępnione do współużytkowania dla użytkownika z poziomu aplikacji Pliki. Pliki publiczne innych osób lub pliki, które zostały udostępnione do współużytkowania dla użytkownika z poziomu aplikacji Pliki. Foldery, które zostały oznaczone jako priorytetowe w aplikacji Pliki. Pliki z folderów osobistych użytkownika w aplikacji Pliki. Pliki ze współużytkowanych folderów w aplikacji Pliki. 2) Wybierz z listy co najmniej jeden plik. 3) Określ, czy członkowie społeczności będą mogli edytować pliki, a następnie kliknij opcję Współużytkuj pliki. c. Jeśli szukany plik nie jest widoczny, wprowadź nazwę pliku w polu wyszukiwania u góry okna dialogowego, a następnie kliknij ikonę wyszukiwania. Zadania pokrewne: Dodawanie widgetów do społeczności w celu udostępniania dodatkowej funkcjonalności na stronie 88 Użytkownik może dodawać widgety do społeczności, aby udostępniać jej członkom dodatkową funkcjonalność. Tylko właściciel społeczności ma możliwość dodawania widgetów do społeczności i ich usuwania ze społeczności. Zarządzanie dostępem do plików społeczności na stronie 120 Istnieje możliwość zarządzania dostępem do plików dodawanych do społeczności przez użytkownika i innych członków społeczności. Współużytkowanie folderów ze społecznością Istnieje możliwość udostępniania folderów z aplikacji Pliki do współużytkowania dla członków danej społeczności. Pobieranie plików udostępnionych do współużytkowania dla społeczności na potrzeby lokalnego wyświetlania na stronie 119 Pliki przesłane do społeczności można pobrać w celu dalszej pracy nad nimi. Zarządzanie plikami społeczności na stronie 119 Do pracy z plikami przesłanymi przez członków i udostępnionymi przez nich do współużytkowania dla społeczności służy widget Pliki. Współużytkowanie folderów ze społecznością Istnieje możliwość udostępniania folderów z aplikacji Pliki do współużytkowania dla członków danej społeczności. Rozdział 3. Społeczności 117

122 Zanim rozpoczniesz Aby było możliwe udostępnianie folderów do współużytkowania dla społeczności, społeczność musi zawierać widget Pliki. Ten widget zostaje dodany automatycznie do utworzonej społeczności, ale jeśli został usunięty, właściciel społeczności może go dodać ponownie. Informacje na temat dodawania widgetów do społeczności zawiera sekcja Dodawanie widgetów do społeczności. Każdy może udostępniać do współużytkowania foldery dla społeczności, do której ma dostęp, ale tylko właściciel społeczności i właściciel folderu może usunąć folder ze społeczności. Za pomocą widgetu Pliki każdy członek społeczności może udostępniać foldery z aplikacji Pliki do współużytkowania w społeczności. Typ folderów, które można udostępniać do współużytkowania, jest zależny od typu społeczności, w której mają zostać udostępnione foldery do współużytkowania. Społeczność organizacji może zawierać tylko foldery organizacji, natomiast społeczność zastrzeżona może zawierać foldery organizacji lub prywatne. Aby udostępnić foldery do współużytkowania ze społecznością, wykonaj następujące kroki. 1. W widgecie Pliki na stronie Przegląd kliknij kartę Foldery. 2. Kliknij opcję Udostępnij foldery do współużytkowania. Uwaga: Jeśli użytkownik jest pierwszą osobą, która udostępnia folder do współużytkowania ze społecznością, należy kliknąć opcję Udostępnij pierwszy folder do współużytkowania. 3. Wybierz kategorię folderu, używając następujących opcji: Tabela 16. Kategorie folderów Opcja Ostatnio używane foldery Moje foldery Foldery udostępnione dla mnie do współużytkowania Folder <organizacja użytkownika> Opis Foldery, które zostały ostatnio utworzone w aplikacji Pliki. Foldery, których właścicielem w aplikacji Pliki jest użytkownik. Foldery, które zostały udostępnione do współużytkowania dla użytkownika z poziomu aplikacji Pliki. Foldery, które w aplikacji Pliki są widoczne dla wszystkich członków organizacji. 4. Wybierz folder lub foldery, które mają zostać udostępnione do współużytkowania. 5. Na liście Członkowie społeczności mogą uzyskać dostęp do wybranych folderów określ poziom dostępu, jaki mają mieć członkowie społeczności do folderów: Tabela 17. Poziomy dostępu do folderów Poziom dostępu Czytelnik Opis Czytelnicy mogą wyświetlać treść wszystkich plików znajdujących się w folderze. 118 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

123 Tabela 17. Poziomy dostępu do folderów (kontynuacja) Poziom dostępu Kontrybutor Właściciel Opis Kontrybutorzy mogą dodawać pliki do folderu, usuwać dodane przez siebie pliki i wyświetlać informacje o plikach znajdujących się w folderze. Właściciele mają prawo własności do folderu wraz z oryginalnym właścicielem. Mogą oni współużytkować folder z innymi osobami, a także usunąć dowolny plik. Właściciel pliku może go usunąć z folderu. 6. Kliknij opcję Udostępnij foldery do współużytkowania. Zadania pokrewne: Współużytkowanie plików ze społecznością na stronie 116 Istnieje możliwość udostępniania plików z aplikacji Pliki do współużytkowania dla członków danej społeczności. Pobieranie plików udostępnionych do współużytkowania dla społeczności na potrzeby lokalnego wyświetlania Pliki przesłane do społeczności można pobrać w celu dalszej pracy nad nimi. Zanim rozpoczniesz Każda osoba z dostępem do społeczności może pobrać pliki udostępnione do współużytkowania dla społeczności. Aby pobrać plik ze społeczności, wykonaj następujące kroki. 1. W obszarze Pliki kliknij nazwę pliku, aby go wybrać. Jeśli plik, który ma zostać pobrany, nie jest widoczny, należy kliknąć opcję Wyświetl wszystko, aby wyświetlić pełną listę plików społeczności dostępnych do pobrania. 2. Kliknij opcję Pobierz ten plik, zdecyduj, czy chcesz ten plik otworzyć, czy zapisać, a następnie kliknij przycisk OK. Zadania pokrewne: Współużytkowanie plików ze społecznością na stronie 116 Istnieje możliwość udostępniania plików z aplikacji Pliki do współużytkowania dla członków danej społeczności. Zarządzanie plikami społeczności Do pracy z plikami przesłanymi przez członków i udostępnionymi przez nich do współużytkowania dla społeczności służy widget Pliki. Pracując z plikami społeczności, członkowie mogą przesyłać nowe wersje plików oraz zmieniać nazwę i opis pliku. Członkowie mogą również skonfigurować powiadomienia, aby otrzymywać wiadomość po każdej modyfikacji pliku. Tylko właściciele społeczności mogą usuwać z niej pliki. Więcej informacji na temat korzystania z komponentu Pliki produktu LotusLie znajduje się w pomocy do komponentu Pliki produktu LotusLie. Rozdział 3. Społeczności 119

124 Podczas pracy z plikami społeczności można wykonywać następujące czynności. Aby przesłać nową wersję pliku: 1. Kliknij plik, a następnie opcję Prześlij nową wersję. 2. Kliknij przycisk Przeglądaj, aby znaleźć plik do przesłania. 3. W polu Uwaga wprowadź zwięzły opis wprowadzonych zmian i kliknij przycisk Prześlij nową wersję. Aby zaktualizować nazwę lub opis pliku: 1. Kliknij plik, którego nazwa ma zostać zmieniona, kliknij opcję Zmień nazwę obok nazwy pliku, wprowadź odpowiednie zmiany, a następnie kliknij opcję Zapisz. 2. Kliknij plik, który wymaga zaktualizowanego opisu, kliknij opcję Dodaj opis, wprowadź zmiany i kliknij opcję Zapisz. Aby otrzymywać powiadomienia o zmianach wprowadzanych w pliku: 1. Kliknij plik, dla którego mają zostać ustawione powiadomienia, a następnie kliknij opcję Włącz powiadamianie. Aby usunąć plik: Uwaga: Tylko właściciel społeczności może usuwać z niej pliki. 1. Kliknij opcję Wyświetl wszystko. 2. Kliknij opcję Więcej, a następnie kliknij opcję Usuń ze społeczności poniżej pliku do usunięcia. 3. Kliknij przycisk OK, aby potwierdzić zamiar usunięcia tego pliku. Uwagi: Prawo usunięcia pliku społeczności ma tylko właściciel tej społeczności oraz osoba, która przesłała dany plik. Użytkownik może usuwać tylko pliki należące do społeczności, czyli pliki przesłane do społeczności. Nie można usunąć plików, które zostały udostępnione do współużytkowania ze społecznością. Zadania pokrewne: Współużytkowanie plików ze społecznością na stronie 116 Istnieje możliwość udostępniania plików z aplikacji Pliki do współużytkowania dla członków danej społeczności. Zarządzanie dostępem do plików społeczności Istnieje możliwość zarządzania dostępem do plików dodawanych do społeczności przez użytkownika i innych członków społeczności. Zarządzanie dostępem do plików społeczności Istnieje możliwość zarządzania dostępem do plików dodawanych do społeczności przez użytkownika i innych członków społeczności. Zanim rozpoczniesz Aby zmieniać poziomy dostępu do plików społeczności, użytkownik musi być właścicielem społeczności. Gdy społeczność zostanie utworzona od podstaw, wszyscy członkowie tej społeczności będą mieć domyślnie przypisaną rolę Edytujący, aby mogli współużytkować i przesyłać pliki. W 120 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

125 zależności od wymagań prywatności danej społeczności można zmienić poziom dostępu do plików dla jej członków. Poziom dostępu do plików społeczności zawsze dotyczy całej społeczności. Właściciele społeczności są zawsze właścicielami plików i mają pełny dostęp do przesyłania, edytowania i usuwania plików oraz do zarządzania uprawnieniami do plików. Członkowie społeczności mogą mieć jeden z następujących poziomów dostępu na potrzeby przesyłania plików: Tabela 18. Poziomy dostępu w celu przesyłania i współużytkowania plików Rola Edytujący Czytelnik Czynności dostępne dla członków społeczności o tej roli Przesyłanie plików należących do społeczności i pobieranie plików. Współużytkowanie plików za pomocą aplikacji Pliki oraz pobieranie plików. Role Edytujący i Czytelnik umożliwiają właścicielom społeczności określanie, czy członkowie społeczności mogą przesyłać do społeczności nowe pliki należące do społeczności. Członkowie społeczności zawsze mają możliwość udostępniania do współużytkowania plików w społeczności za pomocą aplikacji Pliki. Możliwość wyświetlania plików społeczności jest zależna od typu społeczności. Wszyscy użytkownicy mogą wyświetlać i pobierać pliki ze społeczności organizacji o dostępie otwartym, natomiast w przypadku społeczności zastrzeżonej możliwość wyświetlania i pobierania plików jest ograniczona tylko do członków społeczności. Aby edytować poziomy dostępu do pliku dla członków społeczności, wykonaj następujące kroki. 1. Wybierz opcję Działania dotyczące społeczności > Edytuj społeczność na górze strony Przegląd społeczności, a następnie wybierz kartę Pliki. Dostęp do opcji edycji umożliwia również wybranie z menu działań widgetu Pliki opcji Edytuj. 2. Wprowadź wymagane zmiany i kliknij przycisk Zapisz. Wszystkim członkom społeczności zostanie nadany ten sam poziom dostępu. Zadania pokrewne: Współużytkowanie plików ze społecznością na stronie 116 Istnieje możliwość udostępniania plików z aplikacji Pliki do współużytkowania dla członków danej społeczności. Zarządzanie plikami społeczności na stronie 119 Do pracy z plikami przesłanymi przez członków i udostępnionymi przez nich do współużytkowania dla społeczności służy widget Pliki. Zarządzanie widgetem Pliki Po dodaniu do społeczności widgetu Pliki można odświeżyć ten widget w celu wyświetlenia najnowszych aktualizacji plików, ukryć go lub usunąć ze społeczności, gdy stanie się już niepotrzebny. Zanim rozpoczniesz Aby móc ukryć, przenieść lub usunąć widget Pliki ze społeczności, użytkownik musi być właścicielem społeczności. Rozdział 3. Społeczności 121

126 Aby zarządzać widgetem Pliki, wykonaj następujące kroki. Na stronie Przegląd danej społeczności kliknij ikonę Działania na pasku tytułu widgetu Pliki i wybierz opcję z wyświetlonego menu. Aby rozwinąć lub zwinąć treść widgetu, wybierz odpowiednio opcję Maksymalizuj lub Minimalizuj. Aby odświeżyć widget i wyświetlić wszystkie najnowsze pliki przesłane do społeczności lub zaktualizowane, wybierz opcję Odśwież. Aby przenieść widget Pliki w górę lub w dół na stronie Przegląd, wybierz odpowiednio opcję Przenieś w górę lub Przenieś w dół. Aby ukryć widget Pliki, wybierz opcję Ukryj i potwierdź, że pliki społeczności mają zostać tymczasowo ukryte. Aby wznowić współużytkowanie plików, należy wybrać opcję Działania dotyczące społeczności > Dostosuj w celu otwarcia palety treści, a następnie wybrać opcję Pliki w sekcji Ukryte tej palety. Cała treść zostanie odtworzona. Aby trwale usunąć widget Pliki, wybierz opcję Usuń i potwierdź, że widget ma zostać trwale usunięty. Uwagi: Wybór tej opcji spowoduje trwałe usunięcie wszystkich plików dodanych wcześniej do społeczności. Jeśli w społeczności istnieje galeria multimediów, nie można usunąć widgetu Pliki ze społeczności, ponieważ jest on używany do przechowywania plików galerii multimediów. Jednak można ukryć widget Pliki, aby uniemożliwić członkom korzystanie z niego. Szczegółowe informacje na ten temat zawiera poprzedni podpunkt. Aby uzyskać dostęp do dokumentacji pomocy dla widgetu, wybierz opcję Pomoc. Zadania pokrewne: Edytowanie społeczności na stronie 91 Właściciel społeczności może edytować informacje na jej temat. Praca z działaniami społeczności Działania umożliwiają zorganizowanie informacji i zadań związanych ze społecznością. 122 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

127 Zadania pokrewne: Tworzenie społeczności znajomych z podobnymi zainteresowaniami na stronie 72 Uruchomienie społeczności sprzyja podejmowaniu współpracy przez osoby w organizacji mające wspólne zainteresowania albo takie same cele. Praca z widgetami społeczności na stronie 90 Opcje dostępne w menu Działania widgetu umożliwiają interakcję z widgetami w danej społeczności. Czynności, które można wykonywać, zależą od roli użytkownika w społeczności. Odsyłacze pokrewne: Rozdział 3, LotusLie Społeczności, na stronie 67 Dołącz do osób o podobnych zainteresowaniach. Co może robić właściciel społeczności? na stronie 85 Informacje o dotyczących społeczności czynnościach, jakie może wykonywać użytkownik będący jej właścicielem. Co może robić członek społeczności? na stronie 87 Informacje o dotyczących społeczności czynnościach, jakie może wykonywać użytkownik będący jej członkiem. Dodawanie widgetu czynności w celu śledzenia realizacji celów oraz przypisywania czynności do wykonania Użytkownik może dodawać widgety do społeczności, aby udostępniać jej członkom dodatkową funkcjonalność. Tylko właściciel społeczności ma możliwość dodawania widgetów do społeczności i ich usuwania ze społeczności. Widgety to samodzielne reprezentacje aplikacji oprogramowania oparte na języku HTML. W momencie dodawania widgetu do społeczności tworzone jest powiązanie między tą społecznością i aplikacją widgetu. Przypisanie społeczności i aplikacji widgetu jest synchronizowane, a odsyłacze do pełnej aplikacji widgetu są tworzone w interfejsie użytkownika społeczności, dzięki czemu znalezienie pełnej aplikacji i praca z jej użyciem są łatwiejsze. Podsumowanie najnowszych działań jest publikowane na stronie Przegląd społeczności. Użytkownik ma dostęp do pełnej aplikacji w dowolnym momencie - wystarczy, że kliknie odpowiedni odsyłacz umieszczony na lewym pasku nawigacyjnym. Gdy użytkownik po raz pierwszy tworzy społeczność, domyślnie jest wyświetlany widget Pliki. Społeczność można dostosować, dodając kolejne widgety. Na przykład dodanie widgetu Fora udostępnia członkom społeczności miejsce do publikowania wątków dyskusji i dzielenia się pomysłami. Na palecie treści jest wyświetlany pełny wybór widgetów udostępnionych społeczności do użytku przez administratora. Aby dodać widget do społeczności, wykonaj następujące kroki. 1. Na stronie Przegląd społeczności wybierz opcję Działania dotyczące społeczności > Dostosuj, aby otworzyć paletę treści. 2. Kliknij widget, który ma zostać dodany do społeczności. Rozdział 3. Społeczności 123

128 3. Opcjonalne: kliknij przycisk Zamknij paletę w prawym górnym rogu, aby zamknąć paletę. Wyniki Sekcja zawierająca widget zostanie dodana do panelu głównego strony Przegląd, a na pasku bocznym nawigacji zostanie wyświetlony odsyłacz do pełnej aplikacji widgetu. Tworzenie działania społeczności Do społeczności można dodawać działania, aby udostępnić członkom społeczności lokalizację umożliwiającą przypisywanie zadań oraz współużytkowanie informacji i zasobów. Po uruchomieniu działania w społeczności można przyznać dostęp do działania dla wszystkich członków społeczności lub ograniczyć dostęp do podzbioru członków społeczności. Zanim rozpoczniesz Aby członkowie społeczności mogli tworzyć działania, właściciel społeczności musi najpierw dodać do niej widget Działania. Utworzenie działania jest dobrym sposobem na współużytkowanie czynności do wykonania, publikowanie informacji o zdarzeniach oraz organizowanie konferencji w ramach społeczności. Tworzenie działania jest proste - wystarczy kliknąć przycisk i wypełnić formularz. Nie istnieją żadne wymagane pola. Działanie można edytować później, aby dodać lub zmienić informacje. Działanie można utworzyć na podstawie szablonu. Szablon zawiera zadania wymagane do wykonania konkretnego zadania. Na przykład szablon Patent może zawierać odsyłacze do plików, baz danych, narzędzi lub serwisów WWW, których może potrzebować wynalazca szukający patentu. Może on także zawierać listę czynności do wykonania, które wynalazca musi zrealizować w ramach procesu ubiegania się o patent. Właściciele działań mogą także udostępniać działania do współużytkowania dla społeczności, korzystając z aplikacji Działania. Kiedy właściciel działania udostępnia je do współużytkowania dla społeczności, odsyłacz do działania jest wyświetlany w społeczności. Ikona powiązania jest wyświetlana obok tytułu działania, aby wskazać, że jest to działanie współużytkowane. Aby utworzyć działanie społeczności, wykonaj następujące kroki. 1. Na stronie Przegląd społeczności w obszarze Działania kliknij opcję Uruchom działanie. Jeśli tworzone jest pierwsze działanie społeczności, wyświetlany jest odsyłacz Utwórz swoje pierwsze działanie. 124 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

129 2. W polu Nazwa wpisz nazwę skróconą opisującą cel działania. 3. W polu Znaczniki wpisz jeden lub więcej terminów odpowiadających znacznikom we wpisie. Podczas wpisywania jest wyświetlana lista zgodnych znaczników z kolekcji znaczników. Kliknięcie znacznika umożliwia jego dodanie. Można również wpisywać dalej znacznik, którego nie ma na liście. Poszczególne znaczniki należy oddzielać przecinkami. 4. Dodaj członków społeczności do działania, wykonując jeden z następujących kroków: Aby dodać wszystkich członków społeczności do działania jako autorów, zaakceptuj domyślną opcję Zezwól wszystkim członkom tej społeczności na dostęp do działania z uprawnieniami autora. Aby dodać podzbiór członków społeczności do działania jako autorów: a. Wybierz opcję Zezwól tylko następującym członkom społeczności na dostęp do działania z uprawnieniami i upewnij się, że z listy rozwijanej wybrano opcję Autor. Aby dodać wszystkich członków społeczności lub ich podzbiór do działania z rolą inną niż autor: a. Wybierz opcję Zezwól tylko następującym członkom społeczności na dostęp do działania z uprawnieniami. b. Kliknij strzałkę w dół znajdującą się obok pola Autor, a następnie wybierz opcję Właściciel lub Czytelnik. c. Zaznacz pole wyboru obok każdego członka społeczności, który ma zostać dodany do działania. Uwaga: Właściciele społeczności nie są wyświetlani, ponieważ domyślnie są oni dodawani automatycznie do działań społeczności. 5. W polu Cel działania wprowadź opis działania. Wprowadź jedno lub dwa zdania streszczające cel działania, jego odbiorców lub typ treści, którą członkowie mogą do niego dodawać. 6. W polu Data zakończenia podaj datę wskazującą termin zakończenia działania. Wpisz datę lub wybierz ją z kalendarza. 7. Aby utworzyć działanie na podstawie szablonu: Rozdział 3. Społeczności 125

130 a. Rozwiń pozycję Opcje szablonu. b. Kliknij opcję Wybierz szablon działania, aby wyświetlić listę dostępnych szablonów. Po wybraniu szablonu wyświetlany jest opis tego szablonu. Aby zrezygnować z użycia szablonu, należy wybrać na liście pozycję Brak. 8. Kliknij opcję Zapisz, aby zakończyć tworzenie działania. Wyniki Po zapisaniu działania jest ono otwierane w interfejsie użytkownika komponentu Działania, w którym można rozpocząć dodawanie wpisów oraz czynności do wykonania. Co dalej Z poziomu społeczności można wykonać następujące czynności: Kliknij opcję Uruchom działanie, aby utworzyć inne działanie. Kliknij opcję Działania, aby wyświetlić pełną listę działań powiązanych ze społecznością. Zadania pokrewne: Dodawanie widgetów do społeczności w celu udostępniania dodatkowej funkcjonalności na stronie 88 Użytkownik może dodawać widgety do społeczności, aby udostępniać jej członkom dodatkową funkcjonalność. Tylko właściciel społeczności ma możliwość dodawania widgetów do społeczności i ich usuwania ze społeczności. Zarządzanie działaniami społeczności Po dodaniu do społeczności widgetu Działania można edytować szczegóły działania, przenieść widget, ukryć go lub usunąć ze społeczności, gdy stanie się już niepotrzebny. Zarządzanie działaniami społeczności Po dodaniu do społeczności widgetu Działania można edytować szczegóły działania, przenieść widget, ukryć go lub usunąć ze społeczności, gdy stanie się już niepotrzebny. Zanim rozpoczniesz Aby edytować działania społeczności albo ukrywać, przenosić lub usuwać widget Działania, użytkownik musi być właścicielem społeczności. Aby edytować informacje dotyczące działania społeczności, takie jak tytuł działania, cel, znaczniki itp., należy dokonać edycji działania w aplikacji Działania. Właściciele społeczności nie mogą wykonywać czynności zarządzania dla żadnych działań, które zostały udostępnione do współużytkowania dla społeczności. Takim działaniem może zarządzać tylko właściciel działania, który udostępnił to działanie do współużytkowania dla społeczności. Jeśli społeczność nie używa już działań, można usunąć widget Działania ze społeczności lub ukryć go do czasu, gdy będzie znów potrzebny. W tym celu można użyć opcji dostępnych w menu działań widgetu. Aby zarządzać działaniami społeczności, otwórz społeczność i wykonaj następujące czynności zgodnie z potrzebami. 126 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

131 Aby zmienić podstawowe informacje dotyczące działania, na przykład jego tytuł, cel i znaczniki, kliknij tytuł działania w celu jego otwarcia w aplikacji Działania. Następnie wybierz opcję Więcej działań > Edytuj działanie, aby edytować działanie. Klikając ikonę Działania na pasku tytułu widgetu i wybierając odpowiednią opcję z wyświetlanego menu, można także wykonywać następujące czynności dotyczące zarządzania widgetami: Aby przenieść widget w górę lub w dół na stronie Przegląd, wybierz odpowiednio opcję Przenieś w górę lub Przenieś w dół. Aby ukryć widget, wybierz opcję Ukryj i potwierdź, że widget ma zostać tymczasowo usunięty ze społeczności. Ukrycie widgetu Działania nie powoduje usunięcia żadnej treści działań. Aby ponownie korzystać z działań, należy wybrać opcję Działania dotyczące społeczności > Dostosuj w celu otwarcia palety treści, kliknąć opcję Ukryte i wybrać pozycję Działania w celu odtworzenia widgetu w społeczności. Zostanie odtworzona cała treść, którą dodano uprzednio do tego widgetu. Aby trwale usunąć widget, wybierz opcję Usuń i potwierdź, że widget ma zostać usunięty. Ważne: Wybranie tej opcji powoduje trwałe usunięcie wszystkich działań społeczności. Usuniętej treści nie można odzyskać. W przypadku działań, które zostały udostępnione do współużytkowania dla społeczności, usunięcie widgetu Działania powoduje tylko usunięcie dostępu społeczności. Działania ciągle istnieją w aplikacji Działania, ale nie są już udostępniane do współużytkowania dla społeczności. Zadania pokrewne: Edytowanie społeczności na stronie 91 Właściciel społeczności może edytować informacje na jej temat. Tworzenie działania społeczności na stronie 124 Do społeczności można dodawać działania, aby udostępnić członkom społeczności lokalizację umożliwiającą przypisywanie zadań oraz współużytkowanie informacji i zasobów. Po uruchomieniu działania w społeczności można przyznać dostęp do działania dla wszystkich członków społeczności lub ograniczyć dostęp do podzbioru członków społeczności. Wyszukiwanie w społeczności Wyszukiwanie danego słowa kluczowego w społeczności zwraca całą treść społeczności zawierającą to słowo kluczowe. Ta treść pochodzi ze wszystkich składników dodanych do społeczności, na przykład z działań, ale nie jest to treść z plików ani folderów społeczności. Zanim rozpoczniesz Przed rozpoczęciem wyszukiwania treści w danej społeczności należy otworzyć tę społeczność. Treść jest indeksowana przez produkt LotusLie okresowo. Oznacza to, że nowa treść, która została dodana do społeczności, może nie zostać natychmiast wyświetlona w wynikach wyszukiwania. Aby przeszukać treść społeczności, wykonaj następujące kroki. 1. Kliknij strzałkę w dół obok elementu sterującego wyszukiwania i upewnij się, że została wybrana opcja Ta społeczność. Ta opcja jest wybrana domyślnie. 2. Wpisz co najmniej jedno słowo kluczowe do wyszukiwania w polu tekstowym. Rozdział 3. Społeczności 127

132 3. Kliknij ikonę wyszukiwania. Zadania pokrewne: Przeglądanie wyników wyszukiwania W celu znalezienia najbardziej interesujących informacji należy użyć opcji dostępnych do filtrowania wyników wyszukiwania. Przeglądanie wyników wyszukiwania W celu znalezienia najbardziej interesujących informacji należy użyć opcji dostępnych do filtrowania wyników wyszukiwania. Podczas przeszukiwania treści w społeczności wyniki są zwracane w widoku składającym się z kart. Każda z tych kart odpowiada danej aplikacji w społeczności. Kolejność kart jest zgodna z porządkiem, w jakim te aplikacje są wyświetlane w społeczności. Jeśli więc określonej aplikacji zostanie nadany priorytet przez umieszczenie jej u góry strony społeczności, wyniki wyszukiwania dla tej aplikacji wyświetlone w widoku z kartami również będą mieć odpowiedni priorytet. Aby przejrzeć wyniki wyszukiwania, wykonaj następujące czynności: Kliknij tytuł jednego z wyników, aby go otworzyć i wyświetlić szczegółowe informacje. Kliknij kartę, aby wyświetlić wyniki z określonej aplikacji. Użyj elementu sterującego Znaczniki, aby przeszukać wyniki ze względu na określone znaczniki lub słowa kluczowe. Kliknij znacznik w chmurze znaczników, aby wyświetlić tylko treść oznaczoną wybranym znacznikiem. Co dalej Jeśli wyświetlonych jest zbyt wiele wyników, można ponownie przeprowadzić operację wyszukiwania. Aby wyszukać pojedyncze słowo kluczowe, należy wprowadzić wyszukiwany termin w polu Wyszukiwany termin i kliknąć opcję Szukaj ponownie. Zadania pokrewne: Wyszukiwanie w społeczności na stronie 127 Wyszukiwanie danego słowa kluczowego w społeczności zwraca całą treść społeczności zawierającą to słowo kluczowe. Ta treść pochodzi ze wszystkich składników dodanych do społeczności, na przykład z działań, ale nie jest to treść z plików ani folderów społeczności. 128 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

133 Rozdział 4. LotusLie Pliki Współużytkowanie plików i współpraca nad plikami. Czy jesteś nowym użytkownikiem komponentu Pliki? Aby uzyskać więcej informacji o komponencie Pliki, należy obejrzeć film wideo. Ostatnie aktualizacje Tutaj znajdują się informacje o tym, jakie składniki zostały dodane od czasu wydania ostatniej aktualizacji. Korzystanie z komponentu Pliki Dodawanie własnych plików Znajdowanie plików Witamy w komponencie Pliki Edytowanie, komentowanie i rekomendowanie plików Aby uzyskać pomoc dotyczącą innych czynności, należy kliknąć odpowiedni temat w spisie treści. Komponent Pliki jest to narzędzie wspomagające pracę grupową, które umożliwia przesyłanie plików oraz zezwalanie innym użytkownikom na wyświetlanie tych plików i pracę z nimi. Użytkownik ma również możliwość przeglądania plików innych osób i pracy z nimi. Komponent Pliki udostępnia wygodny sposób współużytkowania plików i informacji oraz wymieniania różnych treści i pomysłów między członkami zespołu bez konieczności przesyłania plików przy użyciu poczty elektronicznej. Wystarczy tylko poznać kilka zasad korzystania z komponentu Pliki: Przesyłanie plików Pliki można przesłać ze swojego komputera po zalogowaniu się i kliknięciu opcji Prześlij pliki z dowolnego miejsca komponentu Pliki. Więcej informacji zawiera sekcja Jak dodać własne pliki?. Współużytkowanie plików Pliki prywatne są to pliki, które odczytywać i z którymi pracować może tylko ich właściciel. Pliki można udostępnić do współużytkowania dla określonych osób lub społeczności, pozwalając im na udostępnianie tych plików do współużytkowania dla innych osób. Można także udostępnić pliki w taki sposób, że będą one widoczne dla każdego w danej organizacji. Więcej informacji zawiera sekcja Jak udostępniać pliki do współużytkowania?. Znajdowanie plików Pliki można znajdować, przeglądając ich listy w różnych widokach. Widoki można sortować według kolumn. Filtrowanie widoków umożliwia zawężenie listy według daty, według sposobu udostępniania do współużytkowania lub według poziomu dostępu. Pliki można wyszukiwać lub znajdować przy użyciu znaczników. Pliki, z Copyright IBM Corp. 2010,

134 którymi aktualnie się pracuje, można przypiąć w celu umożliwienia ich szybkiego znalezienia, gdy będą potrzebne. Ostatnią możliwością jest umieszczanie plików w folderach w celu ich łatwiejszego znajdowania. Więcej informacji zawiera sekcja Jak wyszukać pliki?. Śledzenie plików Otwarcie pliku i kliknięcie opcji Śledź powoduje, że użytkownik będzie otrzymywać wiadomości , gdy dany plik zostanie poddany edycji lub skomentowany. Więcej informacji zawiera sekcja Jak śledzić zmiany wprowadzane w plikach i folderach?. Poziomy dostępu Osobom lub społecznościom, którym pliki są udostępniane do współużytkowania, można przyznać dostęp z uprawnieniami czytelnika lub edytującego. Udostępniając foldery osobom lub społecznościom, można przyznać im dostęp z uprawnieniami czytelnika, kontrybutora lub właściciela. Udostępnienie plików wszystkim oznacza przyznanie im dostępu z uprawnieniami czytelnika. Więcej informacji zawiera sekcja Jak udostępniać pliki do współużytkowania?. Rekomendowanie i komentowanie Pliki można rekomendować i komentować. Więcej informacji zawiera sekcja Co można zrobić w przypadku plików innych osób?. Znaczniki Znaczniki są to słowa kluczowe przypisywane do plików, które ułatwiają ich późniejsze wyszukiwanie. Więcej informacji zawiera sekcja Co można zrobić za pomocą znaczników w komponencie Pliki?. Umieszczanie plików w folderach Pliki można umieszczać w folderach. Podobnie jak w przypadku plików, foldery można śledzić, aby otrzymywać wiadomości w przypadku ich aktualizacji. Foldery mogą być prywatne, współużytkowane lub publiczne (dostępne dla wszystkich w danej organizacji). Foldery prywatne są to foldery, z którymi pracować może tylko ich właściciel. Użytkownik może udostępnić foldery do współużytkowania dla wybranych osób lub grup i określić ich poziom dostępu. Można także udostępnić foldery wszystkim, aby były widoczne dla każdego w organizacji. Więcej informacji zawiera sekcja Jak utworzyć folder?. Wersje Po dodaniu pliku jest on zapisywany jako pierwsza wersja pliku. Po przeprowadzeniu edycji i zapisaniu go tworzona jest druga wersja i tak dalej. Użytkownik z uprawnieniami do odczytu pliku może również przeglądać jego wersje. Właściciel pliku może usuwać wersje. Więcej informacji zawiera sekcja Co dzieje się w przypadku, gdy inny użytkownik edytuje mój plik?. Kosz Przeniesienie plików do kosza powoduje usunięcie ich z komponentu Pliki. Pliki znajdujące się w koszu nie zostały jeszcze trwale usunięte. Aby znaleźć pliki, które zostały przeniesione do kosza, należy kliknąć opcję Kosz znajdującą się w oknie nawigacyjnym. Inne osoby nie mogą oglądać ani dowiązywać plików znajdujących się w koszu danego użytkownika. Więcej informacji zawiera sekcja Jak działa kosz?. 130 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

135 Pojęcia pokrewne: Kto może pracować z plikami? na stronie 132 Właściciele plików mogą zachować je jako prywatne, udostępnić do współużytkowania innym osobom i społecznościom lub udostępnić jako publiczne wszystkim użytkownikom danej organizacji. Co dzieje się w przypadku, gdy inny użytkownik edytuje mój plik? na stronie 145 Po przesłaniu pliku tworzona jest jego wersja początkowa. W tej pierwszej wersji utworzona przez autora pliku treść przechowywana jest do momentu usunięcia pliku. Kiedy ten sam lub inny użytkownik z uprawnieniami edytującego modyfikuje plik i ponownie go przesyła, tworzona jest nowa wersja. Zadania pokrewne: Jak dodać własne pliki? na stronie 139 W celu dodania plików należy przesłać je ze swojego komputera. Jak udostępniać pliki do współużytkowania? na stronie 141 Pliki można udostępnić do współużytkowania innym osobom lub społecznościom albo oznaczyć je jako widoczne dla wszystkich w organizacji. Co można zrobić w przypadku plików innych osób? na stronie 137 Możliwości korzystania z plików użytkownika lub plików innych osób zależą od poziomu dostępu do plików nadanemu użytkownikowi przez te osoby. Pracować z plikiem innego użytkownika można wtedy, gdy został on udostępniony użytkownikowi do współużytkowania lub gdy został on udostępniony osobom w organizacji. Jak utworzyć folder? na stronie 146 Foldery umożliwiają grupowanie plików w logiczny sposób. Foldery mogą być oznaczone jako prywatne, współużytkowane lub dostępne dla wszystkich w danej organizacji. Co można zrobić za pomocą znaczników? na stronie 156 Dodanie znaczników umożliwia przypisanie do plików znaczników z możliwością wyszukiwania, które później mogą zostać użyte przez użytkownika lub inne osoby do wyszukiwania lub grupowania plików. Pliki można wyszukiwać według znacznika, wybierając jedną lub więcej nazw znaczników z listy lub wpisując nazwę znacznika. Jak wyszukać pliki? na stronie 134 Istnieje wiele różnych sposobów przeglądania list plików. Użytkownik może je sortować i filtrować, może przełączać się między różnymi sposobami ich prezentacji oraz może poszukiwać w nich określonych słów kluczowych. Jak śledzić zmiany wprowadzane w plikach i folderach? na stronie 154 Istnieje możliwość zażądania powiadomienia o zmianach dokonanych w pliku, folderze lub widoku. Jak działa kosz? na stronie 157 Przeniesienie plików do kosza powoduje usunięcie ich z aplikacji Pliki. Pliki znajdujące się w koszu można odtworzyć lub trwale usunąć. Co można osiągnąć za pomocą współużytkowania plików? Aplikacja Pliki umożliwia bieżącemu użytkownikowi i innym osobom przesyłanie plików do centralnej pamięci masowej i udostępnianie ich do współużytkowania dla wyznaczonych osób. Współużytkowanie plików umożliwia współpracę z innymi osobami. Dzięki kontroli dostępu można określić, kto może wyświetlać pliki udostępnione do współużytkowania przez bieżącego użytkownika lub udostępnione bieżącemu użytkownikowi, a także wykonywać na nich operacje. Współużytkowanie plików umożliwia współpracę z innymi osobami przy określonych plikach i grupach plików.następujące typy plików mogą być udostępniane do współużytkowania: Dokumenty i arkusze kalkulacyjne Prezentacje Rozdział 4. Pliki 131

136 Filmy wideo, ścieżki głosowe i obrazy Kod i programistyczne pliki źródłowe Specyfikacje projektowe i funkcjonalne oraz dokumentacja techniczna Układy i projekty Współużytkowanie plików jest szczególnie przydatne na etapie planowania projektu, kiedy wielu członków zespołu musi mieć możliwość wyświetlania pomysłów i podejmowania działań z nimi związanych w sposób umożliwiający wszystkim członkom zespołu sprawdzanie zmian i reagowanie na nie. Elementy sterujące obejmują ustawienia dostępu na poziomie osoby lub społeczności, takie jak uprawnienia odczytu i edycji lub tylko odczytu. Opcjonalnie można grupować pliki w folderach, a także wyznaczać foldery z określonymi ustawieniami dostępu, w tym dostępu na poziomie kontrybutora. Jeśli użytkownik ma dostęp do pliku z uprawnieniami właściciela lub edytującego, może pobrać plik i dokonać w nim zmian, a następnie przesłać nowe wersje pliku. Jeśli użytkownik ma dostęp do pliku z uprawnieniami czytelnika, może pobrać plik, ale nie może przesłać jego nowych wersji na stronę tego pliku. Dostępne są następujące możliwości śledzenia plików: Kontrola wersji po przesłaniu każdej nowej wersji pliku zostaje zwiększony numer wersji. Komentowanie komentowanie jest dostępne dla wszystkich osób z dostępem do pliku. Subskrypcja czytnika kanałów i powiadomienia o aktualizacjach użytkownicy otrzymują powiadomienie po zaktualizowaniu pliku, którego są właścicielem lub który został im udostępniony do współużytkowania. Opcjonalnie można utworzyć kanał informacyjny w celu odbierania powiadomień o aktualizacjach w wybranym czytniku kanałów. Zadania pokrewne: Jak udostępniać pliki do współużytkowania? na stronie 141 Pliki można udostępnić do współużytkowania innym osobom lub społecznościom albo oznaczyć je jako widoczne dla wszystkich w organizacji. Jak udostępniać foldery do współużytkowania? na stronie 150 Foldery można udostępnić do współużytkowania innym osobom lub społecznościom albo oznaczyć je jako publiczne. Kto może pracować z plikami? Właściciele plików mogą zachować je jako prywatne, udostępnić do współużytkowania innym osobom i społecznościom lub udostępnić jako publiczne wszystkim użytkownikom danej organizacji. Osoba, która przesyła plik po raz pierwszy, zostaje jego właścicielem. Jeśli właściciel nie udostępni pliku do współużytkowania ani go nie udostępni wszystkim w organizacji, plik pozostaje prywatny i tylko właściciel może go odczytywać i edytować. Właściciele mogą udostępniać swoje pliki do współużytkowania innym osobom lub społecznościom i przypisywać dostęp do pliku z uprawnieniami czytelnika lub edytującego. Dostęp z uprawnieniami czytelnika: czytelnicy mogą czytać, komentować, pobierać i rekomendować pliki, otrzymywać powiadomienia o zmianach plików oraz udostępniać 132 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

137 pliki do współużytkowania. Mogą dodać plik do jednego ze swoich folderów lub do folderu, do którego mają dostęp z uprawnieniami kontrybutora. Dostęp z uprawnieniami edytującego: edytujący mogą czytać, edytować, komentować, pobierać i rekomendować pliki, przesyłać ich nowe wersje oraz ustawiać właściwości pliku. Mogą otrzymywać powiadomienia o zmianach w pliku i udostępniać go do współużytkowania. Edytujący mogą także dodać plik do swojego folderu lub do folderu, do którego mają dostęp z uprawnieniami kontrybutora. Właściciel pliku może go także udostępnić wszystkim w organizacji, co oznacza, że każda osoba mająca dostęp do komponentu Pliki będzie mogła go odczytywać. Po przesłaniu pliku właściciel może opcjonalnie umożliwić innym użytkownikom udostępnianie pliku do współużytkowania dla innych osób. Jeśli plik jest jednocześnie dostępny dla każdego w organizacji i współużytkowany, jest oznaczony ikoną Publiczny. Rozdział 4. Pliki 133

138 Jak wyszukać pliki? Pojęcia pokrewne: Witamy w komponencie Pliki na stronie 129 Komponent Pliki jest to narzędzie wspomagające pracę grupową, które umożliwia przesyłanie plików oraz zezwalanie innym użytkownikom na wyświetlanie tych plików i pracę z nimi. Użytkownik ma również możliwość przeglądania plików innych osób i pracy z nimi. Zadania pokrewne: Jak dodać własne pliki? na stronie 139 W celu dodania plików należy przesłać je ze swojego komputera. Jak udostępniać pliki do współużytkowania? na stronie 141 Pliki można udostępnić do współużytkowania innym osobom lub społecznościom albo oznaczyć je jako widoczne dla wszystkich w organizacji. Co można zrobić w przypadku plików innych osób? na stronie 137 Możliwości korzystania z plików użytkownika lub plików innych osób zależą od poziomu dostępu do plików nadanemu użytkownikowi przez te osoby. Pracować z plikiem innego użytkownika można wtedy, gdy został on udostępniony użytkownikowi do współużytkowania lub gdy został on udostępniony osobom w organizacji. Jak utworzyć folder? na stronie 146 Foldery umożliwiają grupowanie plików w logiczny sposób. Foldery mogą być oznaczone jako prywatne, współużytkowane lub dostępne dla wszystkich w danej organizacji. Co można zrobić za pomocą znaczników? na stronie 156 Dodanie znaczników umożliwia przypisanie do plików znaczników z możliwością wyszukiwania, które później mogą zostać użyte przez użytkownika lub inne osoby do wyszukiwania lub grupowania plików. Pliki można wyszukiwać według znacznika, wybierając jedną lub więcej nazw znaczników z listy lub wpisując nazwę znacznika. Jak wyszukać pliki? Istnieje wiele różnych sposobów przeglądania list plików. Użytkownik może je sortować i filtrować, może przełączać się między różnymi sposobami ich prezentacji oraz może poszukiwać w nich określonych słów kluczowych. Jak śledzić zmiany wprowadzane w plikach i folderach? na stronie 154 Istnieje możliwość zażądania powiadomienia o zmianach dokonanych w pliku, folderze lub widoku. Jak działa kosz? na stronie 157 Przeniesienie plików do kosza powoduje usunięcie ich z aplikacji Pliki. Pliki znajdujące się w koszu można odtworzyć lub trwale usunąć. Istnieje wiele różnych sposobów przeglądania list plików. Użytkownik może je sortować i filtrować, może przełączać się między różnymi sposobami ich prezentacji oraz może poszukiwać w nich określonych słów kluczowych. Użytkownik może wyświetlać pliki przypięte przez siebie, własne pliki, pliki udostępnione do współużytkowania dla użytkownika i przez użytkownika, pliki widoczne dla każdego w organizacji oraz pliki znajdujące się w folderze Kosz. Ikony Wyświetl znajdujące się nad listą służą do przełączania się między wersją szczegółową i kompaktową. 134 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

139 1. Aby wyszukać pliki, wykonaj dowolną z poniższych czynności: Opcja Aby znaleźć przypięte przez siebie pliki: Opis Kliknij opcję Przypięte pliki w oknie nawigacyjnym. Aby przypiąć plik, kliknij ikonę pinezki znajdującą się obok pliku na liście lub otwórz ten plik i kliknij ikonę pinezki. Aby znaleźć przesłane przez siebie pliki: Aby znaleźć pliki udostępnione do współużytkowania przez inne osoby: Kliknij opcję Moje pliki w oknie nawigacyjnym. Kliknij opcję Udostępnione dla mnie do współużytkowania w oknie nawigacyjnym. Są to pliki udostępnione do współużytkowania przez inne osoby dla danego użytkownika. Pliki udostępnione do współużytkowania dla danego użytkownika mogą być także publiczne. Aby znaleźć pliki udostępnione przez siebie do współużytkowania innym osobom: Kliknij opcję Udostępnione przeze mnie do współużytkowania w oknie nawigacyjnym. Są to pliki udostępnione do współużytkowania dla konkretnych osób. Pliki udostępnione do współużytkowania przez danego użytkownika mogą być także publiczne. Aby znaleźć widoczne dla siebie pliki społeczności: Kliknij opcję Pliki społeczności w oknie nawigacyjnym. Aby znaleźć pliki udostępnione każdemu w danej organizacji: Kliknij opcję Pliki firmy Nazwa firmy w oknie nawigacyjnym. Aby wyszukać pliki: Wybierz pozycję z menu wyszukiwania, na przykład Wszystkie pliki lub Osoby, wpisz znaki w polu wyszukiwania, na przykład nazwę pliku lub osoby, a następnie kliknij ikonę wyszukiwania. 2. Aby dodatkowo filtrować pliki lub uzyskać do nich dostęp, wykonaj dowolną z poniższych czynności: Opcja Aby wyświetlić pliki według znaczników: Opis Rozwiń sekcję Znaczniki lub Znaczniki publiczne i kliknij znacznik znajdujący się w chmurze znaczników. Można też wpisać znacznik w polu i kliknąć ikonę wyszukiwania, aby wyświetlić pliki z danym znacznikiem. Istnieje także możliwość otwarcia pliku, do którego masz dostęp, i wyświetlenia przypisanych znaczników. Rozdział 4. Pliki 135

140 Opcja Aby wyświetlić informacje o sposobie współużytkowania pliku: Aby wyświetlić pliki według daty: Aby wyświetlić należące do innych osób pliki, które możesz edytować: Aby wyświetlić swoje pliki, które inne osoby mogą edytować: Aby dodać kolumny do widoku: Aby pobrać wszystkie pliki z widoku: Opis Otwórz plik w jednej z następujących sekcji folderów i wybierz opcję Współużytkowanie, aby wyświetlić informacje o współużytkowaniu: Przypięte pliki Moje pliki Pliki udostępnione dla mnie do współużytkowania Pliki firmy Nazwa firmy Rozwiń sekcję Data aktualizacji i kliknij dowolny z następujących odsyłaczy: Dzisiaj Ostatnie 7 dni Ostatnie 30 dni Ostatnie 365 dni Daty plików są także wyświetlane w różnych widokach list plików. W widoku Udostępnione dla mnie do współużytkowania rozwiń sekcję Rola,a następnie kliknij opcję Edytujący. W widoku Udostępnione przeze mnie do współużytkowania rozwiń sekcję Rola,a następnie kliknij opcję Edytujący. W widoku dowolnego folderu kliknij opcję Dostosuj. Wybierz dane, które mają być wyświetlane w kolumnach widoku, a następnie kliknij opcję Pokaż. U dołu widoku kliknij opcję Pobierz wszystkie pliki, aby pobrać plik ZIP zawierający wszystkie pliki znajdujące się w widoku (w tym również te, których nie widać na bieżącej stronie). Maksymalna wielkość pliku ZIP to 4 GB. Uwaga: W przypadku wykonywania kilku operacji pobierania pierwszy pobrany plik ZIP nosi nazwę files.zip. Kolejne pobierane pliki noszą tę samą nazwę z dodanym numerem na przykład files(1).zip, files(2).zip. Nazwy plików ZIP można później zmienić. Jeśli jakieś nazwy plików pobieranych do pliku ZIP zawierają znaki spoza alfabetu angielskiego, można użyć ustawienia Globalne (wartość domyślna). Ustawienie Globalne (wartość domyślna) informuje program pakujący pliki ZIP o konieczności użycia znaków UTF-8, dzięki czemu będzie możliwe poprawne przetworzenie znaków z nazw plików podczas pakowania. Jeśli nazwy plików w pliku ZIP nie są wyświetlane poprawnie po wybraniu ustawienia Globalne (wartość domyślna), należy kliknąć opcję Globalne (wartość domyślna), określić język po wyświetleniu zapytania i powtórzyć operację pobierania. 136 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

141 Opcja Aby otrzymywać powiadomienia o zmianach wprowadzanych w widoku: Opis U dołu widoku kliknij opcję Utwórz kanał informacyjny dla tych plików i zgodnie z wyświetlanymi instrukcjami utwórz subskrypcję czytnika kanałów. Pojęcia pokrewne: Witamy w komponencie Pliki na stronie 129 Komponent Pliki jest to narzędzie wspomagające pracę grupową, które umożliwia przesyłanie plików oraz zezwalanie innym użytkownikom na wyświetlanie tych plików i pracę z nimi. Użytkownik ma również możliwość przeglądania plików innych osób i pracy z nimi. Kto może pracować z plikami? na stronie 132 Właściciele plików mogą zachować je jako prywatne, udostępnić do współużytkowania innym osobom i społecznościom lub udostępnić jako publiczne wszystkim użytkownikom danej organizacji. Co dzieje się w przypadku, gdy inny użytkownik edytuje mój plik? na stronie 145 Po przesłaniu pliku tworzona jest jego wersja początkowa. W tej pierwszej wersji utworzona przez autora pliku treść przechowywana jest do momentu usunięcia pliku. Kiedy ten sam lub inny użytkownik z uprawnieniami edytującego modyfikuje plik i ponownie go przesyła, tworzona jest nowa wersja. Co można zrobić w przypadku plików innych osób? Możliwości korzystania z plików użytkownika lub plików innych osób zależą od poziomu dostępu do plików nadanemu użytkownikowi przez te osoby. Pracować z plikiem innego użytkownika można wtedy, gdy został on udostępniony użytkownikowi do współużytkowania lub gdy został on udostępniony osobom w organizacji. Jeśli plik jest dostępny dla wszystkich osób w organizacji, mogą one otwierać i pobierać ten plik. Osoby te mogą współużytkować plik, dodawać go do folderu i komentować. Mogą także otrzymywać powiadomienia o modyfikacjach i komentarzach do tego pliku. Jeśli plik został udostępniony do współużytkowania danemu użytkownikowi, użytkownik ten może uzyskać do niego dostęp z uprawnieniami czytelnika lub edytującego: Dostęp z uprawnieniami czytelnika: czytelnicy mogą czytać, komentować, pobierać i rekomendować pliki, otrzymywać powiadomienia o zmianach plików oraz udostępniać pliki do współużytkowania. Mogą dodać plik do jednego ze swoich folderów lub do folderu, do którego mają dostęp z uprawnieniami kontrybutora. Dostęp z uprawnieniami edytującego: edytujący mogą czytać, edytować, komentować, pobierać i rekomendować pliki, przesyłać ich nowe wersje oraz ustawiać właściwości pliku. Mogą otrzymywać powiadomienia o zmianach w pliku i udostępniać go do współużytkowania. Edytujący mogą także dodać plik do swojego folderu lub do folderu, do którego mają dostęp z uprawnieniami kontrybutora. Właściciele plików mogą podjąć decyzję o uniemożliwieniu innym osobom współużytkowania tych plików. Jeśli pliku nie można współużytkować, użytkownik nie może go udostępnić do współużytkowania innym osobom lub społecznościom, ani dodawać do folderów. Aby dowiedzieć się, jaki poziom uprawnień do pliku został przypisany użytkownikowi, należy otworzyć stronę pliku i kliknąć kartę Współużytkowanie. Następnie należy przejrzeć listę czytelników i edytujących pod kątem nazwy użytkownika. Jeśli na liście czytelników Rozdział 4. Pliki 137

142 znajduje się nazwa firmy, oznacza to, że plik jest dostępny dla wszystkich osób w organizacji. Otwórz stronę pliku i wykonaj co najmniej jedną z następujących czynności na pliku. Opcja Aby zarekomendować plik: Aby skomentować plik: Opis Na dowolnej liście plików znajdź plik i kliknij ikonę rekomendowania (gwiazda) znajdującą się w jego wierszu. Ponowne kliknięcie gwiazdy, a następnie kliknięcie opcji Rekomendowane przez bieżącego użytkownika powoduje usunięcie rekomendacji. Możliwe jest także kliknięcie ikony gwiazdy na stronie pliku poniżej tytułu pliku. Otwórz stronę pliku, kliknij kartę Komentarze,a następnie kliknij opcję Dodaj komentarz. Wpisz komentarz, a po zakończeniu kliknij opcję Zapisz. Aby pobrać plik: Aby pobrać jeden plik, otwórz stronę pliku i kliknij opcję Pobierz ten plik. Aby pobrać jeden lub więcej plików, otwórz widok plików lub folderu, zaznacz pola wyboru obok plików do pobrania, a następnie kliknij przycisk Pobierz. Aby pobrać wszystkie pliki w widoku, kliknij opcję Pobierz wszystkie pliki na dole listy. Spowoduje to pobranie pliku ZIP zawierającego wszystkie pliki, włącznie z plikami, które nie znajdują się na bieżącej stronie. Maksymalna wielkość pliku ZIP to 4 GB. Uwaga: W przypadku wykonywania kilku operacji pobierania pierwszy pobrany plik ZIP nosi nazwę files.zip. Kolejne pobierane pliki noszą tę samą nazwę z dodanym numerem na przykład files(1).zip, files(2).zip. Nazwy plików ZIP można później zmienić. Jeśli jakieś nazwy plików pobieranych do pliku ZIP zawierają znaki spoza alfabetu angielskiego, można użyć ustawienia Globalne (wartość domyślna). Ustawienie Globalne (wartość domyślna) informuje program pakujący pliki ZIP o konieczności użycia znaków UTF-8, dzięki czemu będzie możliwe poprawne przetworzenie znaków z nazw plików podczas pakowania. Jeśli nazwy plików w pliku ZIP nie są wyświetlane poprawnie po wybraniu ustawienia Globalne (wartość domyślna), należy kliknąć opcję Globalne (wartość domyślna), określić język po wyświetleniu zapytania i powtórzyć operację pobierania. 138 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

143 Opcja Aby edytować właściwości pliku: Aby dodać pliki do folderu: Opis Otwórz stronę pliku, a następnie kliknij opcję Więcej działań > Edytuj właściwości. Zmień nazwę pliku, opis lub rozszerzenie nazwy pliku, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Edycję właściwości pliku innej osoby może przeprowadzić jedynie właściciel lub użytkownik o uprawnieniach edytującego. Otwórz stronę pliku, a następnie kliknij opcję Dodaj do folderów. Wybierz folder, a następnie kliknij opcję Dodaj do folderów. Więcej informacji zawiera odpowiedź na pytanie Jak dodawać pliki do folderów?. Jak dodać własne pliki? Pojęcia pokrewne: Witamy w komponencie Pliki na stronie 129 Komponent Pliki jest to narzędzie wspomagające pracę grupową, które umożliwia przesyłanie plików oraz zezwalanie innym użytkownikom na wyświetlanie tych plików i pracę z nimi. Użytkownik ma również możliwość przeglądania plików innych osób i pracy z nimi. Kto może pracować z plikami? na stronie 132 Właściciele plików mogą zachować je jako prywatne, udostępnić do współużytkowania innym osobom i społecznościom lub udostępnić jako publiczne wszystkim użytkownikom danej organizacji. Co dzieje się w przypadku, gdy inny użytkownik edytuje mój plik? na stronie 145 Po przesłaniu pliku tworzona jest jego wersja początkowa. W tej pierwszej wersji utworzona przez autora pliku treść przechowywana jest do momentu usunięcia pliku. Kiedy ten sam lub inny użytkownik z uprawnieniami edytującego modyfikuje plik i ponownie go przesyła, tworzona jest nowa wersja. Zadania pokrewne: Jak dodawać pliki do folderów? na stronie 148 Foldery zawierają pliki i umożliwiają ich organizowanie. Pliki można dodawać do folderów, do których ma się dostęp na poziomie kontrybutora lub właściciela. W celu dodania plików należy przesłać je ze swojego komputera. Administrator decyduje o tym, kto może przesyłać pliki, dlatego niektórzy użytkownicy mogą nie mieć odpowiednich uprawnień. Administrator wyznacza też ilość miejsca, które użytkownik może przeznaczyć na potrzeby przechowywania plików. Po osiągnięciu tego limitu użytkownik nie może dodawać nowych treści w komponencie Pliki. Do przechowywanych plików zaliczają się wszystkie wersje przesłanych plików. Ilość wykorzystanego miejsca jest wyświetlana w widoku Moje pliki u dołu listy plików. W celu uzyskania miejsca można usuwać stare wersje plików. Administrator ustawia także limit wielkości jednego pliku. Przesyłać można pliki dowolnych typów, na które zezwolił administrator. Rozdział 4. Pliki 139

144 1. Kliknij opcję Prześlij pliki. 2. Kliknij przycisk Przeglądaj, wybierz pliki i kliknij przycisk Otwórz. 3. Opcjonalne: Na liście plików do przesłania kliknij plik, aby zmienić jego nazwę, lub kliknij znak x, aby usunąć plik z listy. 4. Opcjonalne: Wpisz znaczniki, oddzielając je spacjami. 5. Wybierz dowolną z poniższych opcji: Opcja Nikt Osoby lub społeczności Wszyscy w firmie Nazwa firmy Zezwól innym osobom na udostępnianie tego pliku do współużytkowania Opis Służy do oznaczania plików jako prywatnych. Tylko właściciel może je wyświetlać i edytować. Służy do udostępniania pliku do współużytkowania dla konkretnych osób lub społeczności. Wykonaj następujące kroki: 1. Wybierz opcję Osoba lub Społeczność. 2. Wybierz poziom dostępu jako czytelnik lub jako edytujący: Czytelnicy mogą odczytywać, komentować, pobierać i rekomendować plik. Mogą oni dodawać pliki do folderów, do których mają dostęp na poziomie kontrybutora, otrzymywać powiadomienia o zmianach w pliku i współużytkować plik z innymi osobami. Edytujący mogą odczytywać, edytować, komentować, pobierać i rekomendować pliki, przesyłać ich nowe wersje oraz ustawiać właściwości pliku. Mogą oni dodawać pliki do folderów, do których mają dostęp na poziomie kontrybutora, otrzymywać powiadomienia o zmianach w pliku i współużytkować plik z innymi osobami. 3. Wykonaj jedną z następujących czynności: Aby udostępnić plik do współużytkowania dla osoby (opcja Osoba), zacznij wpisywać nazwę osoby i wybierz ją, gdy zostanie wyświetlona. Aby udostępnić plik do współużytkowania dla społeczności (opcja Społeczność), zacznij wpisywać nazwę społeczności i wybierz ją, gdy zostanie wyświetlona. Uwaga: Jeśli plik zostanie udostępniony do współużytkowania dla społeczności publicznej, stanie się publiczny. 4. Dodaj opcjonalną wiadomość dla osób, którym plik został udostępniony do współużytkowania. Służy do udostępniania plików wszystkim w danej organizacji. To ustawienie przyznaje dostęp z uprawnieniami czytelnika. Zezwala osobom i społecznościom, którym udostępniono ten plik do współużytkowania, na udostępnianie go do współużytkowania dla innych osób. 140 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

145 Opcja Zezwól na udostępnianie plików do współużytkowania dla osób spoza firmy Zabezpieczenia: Zaszyfruj zawartość tych plików Opis Zezwala na udostępnianie pliku do współużytkowania dla osób spoza firmy. Ta opcja jest dostępna tylko podczas przesyłania pliku. Nie można jej zmienić po przesłaniu pliku. Jeśli administrator włączył tę opcję, można zaszyfrować dodawane pliki. 6. Kliknij opcję Prześlij. Pojęcia pokrewne: Witamy w komponencie Pliki na stronie 129 Komponent Pliki jest to narzędzie wspomagające pracę grupową, które umożliwia przesyłanie plików oraz zezwalanie innym użytkownikom na wyświetlanie tych plików i pracę z nimi. Użytkownik ma również możliwość przeglądania plików innych osób i pracy z nimi. Kto może pracować z plikami? na stronie 132 Właściciele plików mogą zachować je jako prywatne, udostępnić do współużytkowania innym osobom i społecznościom lub udostępnić jako publiczne wszystkim użytkownikom danej organizacji. Co dzieje się w przypadku, gdy inny użytkownik edytuje mój plik? na stronie 145 Po przesłaniu pliku tworzona jest jego wersja początkowa. W tej pierwszej wersji utworzona przez autora pliku treść przechowywana jest do momentu usunięcia pliku. Kiedy ten sam lub inny użytkownik z uprawnieniami edytującego modyfikuje plik i ponownie go przesyła, tworzona jest nowa wersja. Jak udostępniać pliki do współużytkowania? Pliki można udostępnić do współużytkowania innym osobom lub społecznościom albo oznaczyć je jako widoczne dla wszystkich w organizacji. Innym osobom i społecznościom można przyznać dostęp z uprawnieniami czytelnika lub edytującego. Dostęp z prawem do odczytu można przyznać wszystkim osobom w organizacji. Dostęp z uprawnieniami czytelnika: czytelnicy mogą odczytywać, komentować, pobierać i rekomendować plik. Czytelnicy mogą także dodawać pliki do folderów, do których mają dostęp na poziomie kontrybutora, otrzymywać powiadomienia o zmianach w plikach i udostępniać je do współużytkowania dla innych osób. Dostęp z uprawnieniami edytującego: edytujący mogą czytać, edytować, komentować, pobierać i rekomendować pliki, przesyłać ich nowe wersje, a także ustawiać właściwości pliku. Edytujący mogą także dodawać pliki do folderów, do których mają dostęp na poziomie kontrybutora, otrzymywać powiadomienia o zmianach w pliku i udostępniać go do współużytkowania dla innych osób. Osoby otrzymują powiadomienie po udostępnieniu im pliku do współużytkowania oraz po dokonaniu aktualizacji na stronie pliku. Aby anulować śledzenie aktualizacji, należy otworzyć stronę pliku i kliknąć opcję Więcej działań > Anuluj śledzenie. Możliwe jest również udostępnianie kolejnym osobom do współużytkowania plików, które zostały wcześniej udostępnione do współużytkowania przez innego użytkownika, jeśli właściciel pliku na to zezwala. Tylko właściciele mogą udostępnić plik wszystkim użytkownikom w firmie. Aby dowiedzieć się, komu plik został udostępniony do współużytkowania, należy otworzyć stronę pliku i kliknąć kartę Współużytkowanie. Rozdział 4. Pliki 141

146 Uwaga: Istnieje możliwość udostępnienia pliku do współużytkowania dla osoby, która nie jest użytkownikiem produktu LotusLie. Gość musi zaakceptować zaproszenie do dołączenia do produktu LotusLie, zanim uzyska dostęp do współużytkowanego pliku. Jeśli do listy współużytkowania zostanie dołączony adres osoby niebędącej użytkownikiem produktu LotusLie, bieżący użytkownik będzie proszony o podanie imienia i nazwiska tej osoby. Ta osoba otrzyma wiadomość z zaproszeniem do dołączenia do produktu LotusLie. Po dołączeniu do tej społeczności osoba ta będzie miała dostęp do współużytkowanego pliku. Plik można udostępnić do współużytkowania w następujący sposób. Opcja Aby udostępnić plik do współużytkowania podczas przesyłania: Opis 1. Kliknij opcję Prześlij pliki. 2. Wpisz ścieżkę do pliku lub wyszukaj plik. 3. Wpisz nazwę pliku. 4. Opcjonalnie: Wpisz znaczniki, oddzielając je spacjami. 5. Wybierz opcję Osoby lub społeczności. 6. Wybierz opcję Osoba lub Społeczność. 7. Przypisz poziom dostępu, wybierając opcję jako czytelnik lub jako edytujący. 8. Wykonaj jedną z następujących czynności: Aby współużytkować plik z osobą, zacznij wpisywać nazwę osoby i zaznacz ją, kiedy zostanie wyświetlona. Aby współużytkować plik ze społecznością, zacznij wpisywać nazwę społeczności i zaznacz ją, kiedy zostanie wyświetlona. 9. Opcjonalnie: Usuń zaznaczenie opcji Zezwól innym osobom na udostępnianie tego pliku do współużytkowania, aby uniemożliwić osobom, którym udostępniasz plik, współużytkowanie go z nowymi osobami. 10. Opcjonalnie: Usuń zaznaczenie opcji Zezwól na udostępnianie plików do współużytkowania dla innych osób spoza organizacji, aby uniemożliwić innym osobom udostępnianie pliku do współużytkowania na zewnątrz. 11. Dodaj opcjonalną wiadomość dla osób, którym plik został udostępniony do współużytkowania. 12. Kliknij opcję Prześlij. 142 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

147 Opcja Aby udostępnić plik wszystkim osobom w organizacji podczas przesyłania: Aby udostępnić do współużytkowania już przesłany plik: Aby udostępnić plik wszystkim osobom w organizacji po jego przesłaniu: Opis 1. Kliknij opcję Prześlij pliki. 2. Wpisz ścieżkę do pliku lub wyszukaj plik. 3. Wpisz nazwę pliku. 4. Opcjonalnie: Wpisz znaczniki, oddzielając je spacjami. 5. Wybierz opcję Wszyscy w firmie Nazwa firmy. 6. Opcjonalnie: Usuń zaznaczenie opcji Zezwól innym osobom na udostępnianie tego pliku do współużytkowania, aby uniemożliwić osobom, którym udostępniasz plik, współużytkowanie go z nowymi osobami. 7. Opcjonalnie: Usuń zaznaczenie opcji Zezwól na udostępnianie plików do współużytkowania dla innych osób spoza organizacji, aby uniemożliwić innym osobom udostępnianie pliku do współużytkowania na zewnątrz. 8. Kliknij opcję Prześlij. 1. Otwórz stronę pliku. 2. Kliknij opcję Współużytkuj. 3. Wybierz opcję Osoba lub Społeczność. 4. Przypisz poziom dostępu, wybierając opcję jako czytelnik lub jako edytujący. 5. Wykonaj jedną z następujących czynności: Aby udostępnić plik do współużytkowania dla osób, kliknij w polu w celu wyświetlenia nazw osób, którym ostatnio udostępniono pliki do współużytkowania. Jeśli szukana osoba została wyświetlona, wybierz ją. W przeciwnym razie wpisz nazwę lub adres , a następnie wybierz osobę. Jeśli szukana nazwa nie została wyświetlona, kliknij opcję Osoby nie ma na liście? Użyj pełnego wyszukiwania... w celu jej znalezienia. Aby współużytkować ze społecznością, zacznij wpisywać nazwę społeczności i zaznacz ją, kiedy zostanie wyświetlona. Uwaga: Jeśli plik zostanie udostępniony do współużytkowania dla społeczności publicznej, stanie się publiczny. 6. Opcjonalnie: Dodaj opcjonalną wiadomość dla osób, którym plik został udostępniony do współużytkowania. 7. Kliknij opcję Współużytkuj. 1. Otwórz stronę pliku. 2. Kliknij opcję Współużytkuj. 3. Wybierz opcję Wszyscy w firmie Nazwa firmy. 4. Kliknij opcję Współużytkuj. Rozdział 4. Pliki 143

148 Opcja Kopiowanie pliku do społeczności Aby anulować udostępnienie pliku wszystkim osobom w organizacji: Aby oznaczyć plik współużytkowany jako prywatny: Aby obniżyć poziom dostępu osoby do pliku współużytkowanego: Aby zakończyć współużytkowanie plików, które zostały udostępnione użytkownikowi do współużytkowania: Opis Zamiast udostępnić do współużytkowania możesz skopiować najnowszą wersję pliku do społeczności. Tylko właściciel może kopiować plik do społeczności, a społeczność musi mieć widget Pliki. 1. Otwórz stronę pliku. 2. Kliknij opcję Więcej działań > Przekaż kopię społeczności. 3. Zacznij wpisywać nazwę społeczności i zaznacz ją, kiedy zostanie wyświetlona. 4. Opcjonalnie zmień nazwę pliku. 5. Opcjonalnie przypisz znacznik do pliku. 6. Kliknij przycisk Kopiuj. 1. Otwórz stronę pliku. 2. Kliknij kartę Współużytkowanie znajdującą się na dole. 3. Kliknij znak x znajdujący się obok opcji Wszyscy, a następnie kliknij przycisk OK. Osoby i społeczności, którym specjalnie przyznano prawa do współużytkowania pliku, nadal mogą go przeglądać i pracować z nim. 1. Otwórz stronę pliku. 2. Kliknij kartę Współużytkowanie znajdującą się na dole. 3. Kliknij odsyłacz Zakończ współużytkowanie. 4. Kliknij przycisk OK. Spowoduje to, że użytkownik będzie jedyną osobą mającą uprawnienia do przeglądania pliku i pracy z nim. 1. Otwórz stronę pliku. 2. Kliknij kartę Współużytkowanie znajdującą się na dole. 3. Kliknij przycisk x obok osoby lub społeczności. 4. Wybierz nowy poziom dostępu i kliknij przycisk OK. 1. Otwórz stronę pliku. 2. Kliknij kartę Współużytkowanie znajdującą się na dole. 3. Wykonaj jedną z poniższych czynności: Aby zakończyć współużytkowanie ze wszystkimi osobami, kliknij opcję Zatrzymaj moje relacje współużytkowania, a następnie kliknij przycisk OK. Aby zakończyć współużytkowanie z osobą lub społecznością, kliknij przycisk x obok nazwy, a następnie kliknij przycisk OK. 144 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

149 Pojęcia pokrewne: Co można osiągnąć za pomocą współużytkowania plików? na stronie 131 Aplikacja Pliki umożliwia bieżącemu użytkownikowi i innym osobom przesyłanie plików do centralnej pamięci masowej i udostępnianie ich do współużytkowania dla wyznaczonych osób. Współużytkowanie plików umożliwia współpracę z innymi osobami. Dzięki kontroli dostępu można określić, kto może wyświetlać pliki udostępnione do współużytkowania przez bieżącego użytkownika lub udostępnione bieżącemu użytkownikowi, a także wykonywać na nich operacje. Witamy w komponencie Pliki na stronie 129 Komponent Pliki jest to narzędzie wspomagające pracę grupową, które umożliwia przesyłanie plików oraz zezwalanie innym użytkownikom na wyświetlanie tych plików i pracę z nimi. Użytkownik ma również możliwość przeglądania plików innych osób i pracy z nimi. Kto może pracować z plikami? na stronie 132 Właściciele plików mogą zachować je jako prywatne, udostępnić do współużytkowania innym osobom i społecznościom lub udostępnić jako publiczne wszystkim użytkownikom danej organizacji. Co dzieje się w przypadku, gdy inny użytkownik edytuje mój plik? Po przesłaniu pliku tworzona jest jego wersja początkowa. W tej pierwszej wersji utworzona przez autora pliku treść przechowywana jest do momentu usunięcia pliku. Kiedy ten sam lub inny użytkownik z uprawnieniami edytującego modyfikuje plik i ponownie go przesyła, tworzona jest nowa wersja. Co dzieje się w przypadku, gdy inny użytkownik edytuje mój plik? Po przesłaniu pliku tworzona jest jego wersja początkowa. W tej pierwszej wersji utworzona przez autora pliku treść przechowywana jest do momentu usunięcia pliku. Kiedy ten sam lub inny użytkownik z uprawnieniami edytującego modyfikuje plik i ponownie go przesyła, tworzona jest nowa wersja. Aby uzyskać dostęp do wersji pliku, należy otworzyć stronę pliku i kliknąć kartę Wersje. Zostaną wyświetlone informacje, takie jak numer wersji, czas ostatniej edycji oraz nazwa edytującego. Wersje pliku można pobierać, a właściciel pliku i osoby z uprawnieniami do edycji mogą przywracać wcześniejsze wersje i ustawiać je jako najnowsze. Tylko właściciel lub administrator może usunąć wersję pliku. Uwaga: Przywrócenie starszej wersji pliku dotyczy tylko jego treści. Tytuł, znaczniki i inne właściwości na stronie pliku nie ulegają zmianie. Rozdział 4. Pliki 145

150 Jak utworzyć folder? Pojęcia pokrewne: Witamy w komponencie Pliki na stronie 129 Komponent Pliki jest to narzędzie wspomagające pracę grupową, które umożliwia przesyłanie plików oraz zezwalanie innym użytkownikom na wyświetlanie tych plików i pracę z nimi. Użytkownik ma również możliwość przeglądania plików innych osób i pracy z nimi. Zadania pokrewne: Jak dodać własne pliki? na stronie 139 W celu dodania plików należy przesłać je ze swojego komputera. Jak udostępniać pliki do współużytkowania? na stronie 141 Pliki można udostępnić do współużytkowania innym osobom lub społecznościom albo oznaczyć je jako widoczne dla wszystkich w organizacji. Co można zrobić w przypadku plików innych osób? na stronie 137 Możliwości korzystania z plików użytkownika lub plików innych osób zależą od poziomu dostępu do plików nadanemu użytkownikowi przez te osoby. Pracować z plikiem innego użytkownika można wtedy, gdy został on udostępniony użytkownikowi do współużytkowania lub gdy został on udostępniony osobom w organizacji. Jak utworzyć folder? Foldery umożliwiają grupowanie plików w logiczny sposób. Foldery mogą być oznaczone jako prywatne, współużytkowane lub dostępne dla wszystkich w danej organizacji. Co można zrobić za pomocą znaczników? na stronie 156 Dodanie znaczników umożliwia przypisanie do plików znaczników z możliwością wyszukiwania, które później mogą zostać użyte przez użytkownika lub inne osoby do wyszukiwania lub grupowania plików. Pliki można wyszukiwać według znacznika, wybierając jedną lub więcej nazw znaczników z listy lub wpisując nazwę znacznika. Jak wyszukać pliki? na stronie 134 Istnieje wiele różnych sposobów przeglądania list plików. Użytkownik może je sortować i filtrować, może przełączać się między różnymi sposobami ich prezentacji oraz może poszukiwać w nich określonych słów kluczowych. Jak śledzić zmiany wprowadzane w plikach i folderach? na stronie 154 Istnieje możliwość zażądania powiadomienia o zmianach dokonanych w pliku, folderze lub widoku. Jak działa kosz? na stronie 157 Przeniesienie plików do kosza powoduje usunięcie ich z aplikacji Pliki. Pliki znajdujące się w koszu można odtworzyć lub trwale usunąć. Foldery umożliwiają grupowanie plików w logiczny sposób. Foldery mogą być oznaczone jako prywatne, współużytkowane lub dostępne dla wszystkich w danej organizacji. Pliki znajdujące się w folderach prywatnych mogą odczytywać tylko ich właściciele i tylko oni mogą z nimi pracować. Po zmianie folderu prywatnego w folder, który jest dostępny dla każdego, pliki, które nie są oznaczone jako widoczne dla każdego, są usuwane z tego folderu. Osoby i społeczności, którym udostępniono folder do współużytkowania, mogą przeglądać pliki w folderach współużytkowanych i pracować z nimi. Osoby i społeczności mogą otrzymać dostęp do folderu z uprawnieniami czytelnika, kontrybutora lub właściciela. Czytelnicy mogą czytać pliki znajdujące się w folderze. Kontrybutorzy mogą dodawać pliki do folderu, usuwać dodane pliki i przeglądać informacje o plikach znajdujących się w folderze. Właściciele mają prawo własności do folderu wraz z oryginalnym właścicielem. Mogą oni udostępnić folder do współużytkowania dla innych osób, a także usunąć dowolny plik. 146 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

151 Po udostępnieniu przez użytkownika folderu do współużytkowania innym osobom lub społecznościom mogą one przeglądać należące do niego pliki. Nie mogą jednak przeglądać tych samych plików znajdujących się w innych miejscach, jeśli pliki nie zostały im jawnie udostępnione. Właściciel może na przykład dodać plik do folderu i udostępnić ten folder do współużytkowania Katarzynie, nie udostępniając jej jednak samego pliku. Katarzyna będzie mogła przeglądać i otwierać plik w tym folderze, nie będzie natomiast widziała tego pliku na żadnej innej liście. Osoby, którym użytkownik udostępni folder do współużytkowania lub których role zmieni, zostaną o tym powiadomione. Właściciel folderu może włączyć opcję Każdy może współtworzyć ten folder, aby zezwolić wszystkim na dodawanie plików do tego folderu. 1. Kliknij opcję Nowy folder. 2. Wpisz nazwę folderu. 3. Opcjonalne: Opcjonalnie: wpisz opis. 4. Wybierz dowolną z następujących opcji: Wybierz opcję Nikt, aby oznaczyć folder jako prywatny. Tylko właściciel może go wyświetlać i edytować. Wybierz opcję Osoby lub społeczności, aby udostępnić plik do współużytkowania konkretnym osobom. Wykonaj następujące kroki: a. Wybierz opcję Osoba lub Społeczność. b. Przypisz poziom dostępu Właściciel, Kontrybutor lub Czytelnik. c. Rozpocznij wpisywanie nazwy lub adresu , a następnie wybierz nazwę lub adres, gdy zostanie wyświetlony. Wybierz opcję Wszyscy w firmie Nazwa firmy, aby oznaczyć folder jako widoczny dla każdego w danej organizacji. Spowoduje to nadanie prawa do odczytu. 5. Kliknij opcję Zezwól na udostępnianie folderu do współużytkowania dla innych osób spoza firmy, aby oznaczyć folder jako publiczny i aby każdy mógł wyświetlać i pobierać pliki z tego folderu. 6. Jeśli oznaczono folder jako publiczny, można kliknąć opcję Każdy może współtworzyć ten folder, aby zezwolić wszystkim użytkownikom na dodawanie do niego plików. 7. Kliknij przycisk Zapisz, aby utworzyć folder. Rozdział 4. Pliki 147

152 Pojęcia pokrewne: Witamy w komponencie Pliki na stronie 129 Komponent Pliki jest to narzędzie wspomagające pracę grupową, które umożliwia przesyłanie plików oraz zezwalanie innym użytkownikom na wyświetlanie tych plików i pracę z nimi. Użytkownik ma również możliwość przeglądania plików innych osób i pracy z nimi. Kto może pracować z plikami? na stronie 132 Właściciele plików mogą zachować je jako prywatne, udostępnić do współużytkowania innym osobom i społecznościom lub udostępnić jako publiczne wszystkim użytkownikom danej organizacji. Co dzieje się w przypadku, gdy inny użytkownik edytuje mój plik? na stronie 145 Po przesłaniu pliku tworzona jest jego wersja początkowa. W tej pierwszej wersji utworzona przez autora pliku treść przechowywana jest do momentu usunięcia pliku. Kiedy ten sam lub inny użytkownik z uprawnieniami edytującego modyfikuje plik i ponownie go przesyła, tworzona jest nowa wersja. Jak dodawać pliki do folderów? Foldery zawierają pliki i umożliwiają ich organizowanie. Pliki można dodawać do folderów, do których ma się dostęp na poziomie kontrybutora lub właściciela. Dostępna jest możliwość otwarcia folderu i dodania plików, otwarcia pliku i dodania go do folderu lub przeciągnięcia i upuszczenia plików w folderach. 1. Aby otworzyć folder i dodać pliki, wykonaj następujące kroki: a. Otwórz folder. b. Kliknij opcję Dodaj pliki. c. Znajdź pliki w dowolny z następujących sposobów: Wybór Przeglądaj pliki na moim komputerze Ostatnio używane pliki Opis Należy przesłać pliki z komputera do folderu. Przesłanie pliku do folderu publicznego sprawia, że plik staje się publiczny. Przesłanie pliku do współużytkowanego folderu oznacza udostępnienie pliku do współużytkowania wszystkim osobom, z którymi współużytkowany jest ten folder. Należy wybrać pliki, które zostały ostatnio przesłane lub udostępnione do współużytkowania dla użytkownika. Aby wyszukiwać wśród wszystkich plików, należy wpisać znaki w polu wyszukiwania i kliknąć ikonę wyszukiwania. Wszystkie pliki obejmują pliki użytkownika, pliki publiczne i pliki udostępnione do współużytkowania dla użytkownika. Przypięte pliki Moje pliki Należy dokonać wyboru z listy przypiętych plików. Należy wybrać pliki przesłane przez użytkownika. Aby wyszukiwać wśród plików użytkownika, należy wpisać znaki w polu wyszukiwania i kliknąć ikonę wyszukiwania. 148 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

153 Wybór Udostępnione dla mnie do współużytkowania Opis Należy wybrać pliki, które zostały udostępnione do współużytkowania dla użytkownika przez inne osoby. Aby wyszukiwać wśród plików udostępnionych do współużytkowania dla użytkownika, należy wpisać znaki w polu wyszukiwania i kliknąć ikonę wyszukiwania. Pliki innych osób Należy wybrać pojedyncze pliki innych osób, które są publiczne lub udostępnione do współużytkowania dla danego użytkownika. W tym celu należy rozpocząć wpisywanie nazwy lub adresu w polu wyszukiwania, a następnie wybrać tę nazwę lub adres. Jeśli nazwa ani adres nie są wyświetlane, należy kliknąć ikonę wyszukiwania. Moje foldery Należy wybrać pliki z folderów użytkownika. W tym celu należy rozwinąć listę Moje foldery, kliknąć folder, a następnie wybrać pliki z tego folderu. Aby wyszukiwać wśród wszystkich plików, należy wpisać znaki w polu wyszukiwania i kliknąć ikonę wyszukiwania. Wszystkie pliki obejmują pliki użytkownika, pliki publiczne i pliki udostępnione do współużytkowania dla użytkownika. Foldery współużytkowane Należy wybrać pliki z folderów, które zostały udostępnione do współużytkowania dla danego użytkownika. W tym celu należy rozwinąć listę Foldery współużytkowane, kliknąć folder, a następnie wybrać pliki z tego folderu. Aby wyszukiwać wśród wszystkich plików, należy wpisać znaki w polu wyszukiwania i kliknąć ikonę wyszukiwania. Wszystkie pliki obejmują pliki użytkownika, pliki publiczne i pliki udostępnione do współużytkowania dla użytkownika. d. Kliknij opcję Dodaj pliki. e. Opcjonalnie zaznacz pole wyboru, aby zezwolić członkom folderu na edycję wszystkich plików należących do bieżącego użytkownika. 2. Aby otworzyć plik i dodać go do folderów, wykonaj następujące kroki: a. Otwórz plik. b. Kliknij opcję Dodaj do folderów. c. Znajdź foldery w jeden z poniższych sposobów: Rozdział 4. Pliki 149

154 Wybór Ostatnio używane foldery Opis Poniżej etykiety Foldery, do których ostatnio zostały dodane przeze mnie pliki należy wybrać foldery, do których ostatnio zostały dodane pliki. Poniżej etykiety Ostatnio zaktualizowane foldery należy wybrać foldery, które zostały ostatnio dodane, foldery, które inne osoby ostatnio udostępniły do współużytkowania, i foldery, do których ostatnio dodały pliki inne osoby. Aby wyszukiwać we wszystkich tych folderach, należy wpisać znaki w polu wyszukiwania i kliknąć ikonę wyszukiwania. Moje foldery Należy wybrać utworzone przez siebie foldery. Aby wyszukiwać we wszystkich tych folderach, należy wpisać znaki w polu wyszukiwania i kliknąć ikonę wyszukiwania. Foldery udostępnione dla mnie do współużytkowania Należy wybrać foldery, które zostały udostępnione do użytkowania dla użytkownika przez inne osoby. Aby wyszukiwać we wszystkich tych folderach, należy wpisać znaki w polu wyszukiwania i kliknąć ikonę wyszukiwania. Foldery nazwa firmy Należy wybrać foldery, które są widoczne dla osób w organizacji. Aby wyszukiwać we wszystkich tych folderach, należy wpisać znaki w polu wyszukiwania i kliknąć ikonę wyszukiwania. d. Kliknij opcję Dodaj do folderów. Co dalej Aby usunąć pliki z folderów, należy otworzyć plik, kliknąć kartę Foldery, kliknąć znak x znajdujący się obok folderu, który ma zostać usunięty, a następnie kliknąć przycisk OK. Zadania pokrewne: Co można zrobić w przypadku plików innych osób? na stronie 137 Możliwości korzystania z plików użytkownika lub plików innych osób zależą od poziomu dostępu do plików nadanemu użytkownikowi przez te osoby. Pracować z plikiem innego użytkownika można wtedy, gdy został on udostępniony użytkownikowi do współużytkowania lub gdy został on udostępniony osobom w organizacji. Jak udostępniać foldery do współużytkowania? Foldery można udostępnić do współużytkowania innym osobom lub społecznościom albo oznaczyć je jako publiczne. Osobom, grupom i społecznościom można nadać uprawnienie dostępu do folderu na poziomie czytelnika, kontrybutora lub właściciela. Dostęp z uprawnieniami czytelnika: Czytelnicy mogą czytać pliki w folderze. 150 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

155 Dostęp z uprawnieniami kontrybutora: Kontrybutorzy mogą dodawać pliki do folderu, usuwać dodane pliki i przeglądać informacje o plikach znajdujących się w folderze. Dostęp z uprawnieniami właściciela: Właściciele mają prawo własności do folderu wraz z pierwotnym właścicielem. Mogą oni udostępnić folder do współużytkowania dla innych osób, a także usunąć dowolny plik. Właściciel pliku może go usunąć z folderu. Osoby i społeczności, dla których użytkownik udostępnia foldery do współużytkowania, otrzymują powiadomienia w sekcji Aktualizacje. Aby dowiedzieć się, które osoby mają dostęp do folderów użytkownika, należy otworzyć stronę folderu i kliknąć kartę Współużytkowanie. Opcja Aby udostępnić folder do współużytkowania podczas jego tworzenia: Opis 1. Kliknij opcję Nowy folder. 2. Wpisz nazwę. 3. Wpisz opis. 4. Wykonaj jedną z następujących czynności: Wybierz opcję Osoby lub społeczności, aby udostępnić folder do współużytkowania określonym osobom i społecznościom. Zaznacz opcję Osoba lub Społeczność,a następnie wybierz poziom dostępu (opisany w tym temacie). Następnie rozpocznij wpisywanie nazwy lub adresu i wybierz nazwę lub adres, kiedy zostanie wyświetlony. Wyświetlone zostaną tylko osoby i społeczności dostępne w katalogu przedsiębiorstwa. Wybierz opcję Wszyscy w firmie Nazwa firmy, aby przyznać wszystkim dostęp z uprawnieniami czytelnika. Wybierz opcję Każdy może współtworzyć ten folder, aby przyznać wszystkim dostęp z uprawnieniami kontrybutora. Kiedy folder zostaje udostępniony wszystkim osobom w organizacji, pliki, których nie udostępniono wszystkim osobom w organizacji, zostają usunięte z folderu. 5. Kliknij przycisk Zapisz. Uwaga: Folderu prywatnego nie można udostępnić w celu współużytkowania dla społeczności publicznej. Rozdział 4. Pliki 151

156 Opcja Aby udostępnić folder do współużytkowania po jego utworzeniu: Aby anulować udostępnienie folderu wszystkim osobom w organizacji: Aby oznaczyć folder współużytkowany jako prywatny: Opis 1. Otwórz folder. 2. Kliknij opcję Współużytkuj. 3. Wykonaj jedną z następujących czynności: Wybierz opcję Osoby lub społeczności, aby udostępnić folder do współużytkowania określonym osobom i społecznościom. Zaznacz opcję Osoba lub Społeczność,a następnie wybierz poziom dostępu (opisany w tym temacie). Następnie rozpocznij wpisywanie nazwy lub adresu i wybierz nazwę lub adres, kiedy zostanie wyświetlony. Wyświetlone zostaną tylko osoby i społeczności dostępne w katalogu przedsiębiorstwa. Wybierz opcję Wszyscy w firmie Nazwa firmy, aby przyznać wszystkim osobom w organizacji dostęp z uprawnieniami czytelnika. Wybierz opcję Każdy może współtworzyć ten folder, aby przyznać wszystkim osobom w organizacji dostęp z uprawnieniami kontrybutora. Kiedy folder zostaje udostępniony wszystkim osobom w organizacji, pliki, których nie udostępniono wszystkim osobom w organizacji, zostają usunięte z folderu. 4. Kliknij opcję Współużytkuj. Uwaga: Folderu prywatnego nie można udostępnić w celu współużytkowania dla społeczności publicznej. 1. Otwórz stronę folderu. 2. Kliknij kartę Współużytkowanie znajdującą się na dole. 3. Kliknij przycisk x obok pozycji Wszyscy. Osoby i społeczności, którym specjalnie przyznano prawa do współużytkowania folderu, nadal mogą go przeglądać i pracować z nim. 1. Otwórz stronę folderu. 2. Kliknij kartę Współużytkowanie znajdującą się na dole. 3. Kliknij odsyłacz Zakończ współużytkowanie. 4. Kliknij przycisk OK. Spowoduje to, że użytkownik będzie jedyną osobą mającą uprawnienia do przeglądania folderu i pracy z folderem. 152 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

157 Opcja Aby obniżyć poziom dostępu osoby do folderu współużytkowanego: Opis 1. Otwórz stronę folderu. 2. Kliknij kartę Współużytkowanie znajdującą się na dole. 3. Kliknij przycisk x obok osoby, grupy lub społeczności. 4. Wybierz nowy poziom dostępu i kliknij przycisk OK. Jak wyszukać foldery? Pojęcia pokrewne: Co można osiągnąć za pomocą współużytkowania plików? na stronie 131 Aplikacja Pliki umożliwia bieżącemu użytkownikowi i innym osobom przesyłanie plików do centralnej pamięci masowej i udostępnianie ich do współużytkowania dla wyznaczonych osób. Współużytkowanie plików umożliwia współpracę z innymi osobami. Dzięki kontroli dostępu można określić, kto może wyświetlać pliki udostępnione do współużytkowania przez bieżącego użytkownika lub udostępnione bieżącemu użytkownikowi, a także wykonywać na nich operacje. Istnieje wiele różnych sposobów przeglądania list folderów. Użytkownik może je sortować i filtrować, może przełączać się między różnymi sposobami ich prezentacji oraz może poszukiwać w nich określonych słów kluczowych. Użytkownik może wyświetlać foldery przypięte przez siebie, własne foldery, foldery udostępnione do współużytkowania dla użytkownika i foldery widoczne dla danej organizacji. 1. Aby wyszukać foldery, wykonaj dowolną z następujących czynności: Opcja Aby znaleźć przypięte przez siebie foldery: Opis Kliknij opcję Przypięte foldery w oknie nawigacyjnym. Aby przypiąć folder, kliknij ikonę pinezki znajdującą się obok tego folderu. Aby znaleźć utworzone przez siebie foldery: Aby znaleźć foldery udostępnione do współużytkowania przez inne osoby: Kliknij opcję Moje foldery w oknie nawigacyjnym. Kliknij opcję Foldery udostępnione dla mnie do współużytkowania w oknie nawigacyjnym. Są to foldery udostępnione do współużytkowania przez inne osoby dla danego użytkownika. Aby znaleźć foldery dostępne dla danej firmy: Kliknij opcję Foldery firmy Nazwa firmy w oknie nawigacyjnym. 2. Aby dodatkowo filtrować foldery lub uzyskać do nich dostęp, wykonaj dowolną z następujących czynności: Rozdział 4. Pliki 153

158 Opcja Opis Aby wyszukać foldery: Wybierz pozycję z menu wyszukiwania, na przykład Wszystkie foldery lub Osoby, wpisz znaki w polu wyszukiwania, na przykład nazwę folderu lub osoby, a następnie kliknij ikonę wyszukiwania. Aby wyświetlić informacje o sposobie współużytkowania folderów: Otwórz folder w jednej z następujących sekcji folderów i wybierz opcję Współużytkowanie, aby wyświetlić informacje o współużytkowaniu: Przypięte foldery Moje foldery Foldery udostępnione dla mnie do współużytkowania Foldery firmy Nazwa firmy Aby pobrać pliki z folderu: Aby otrzymywać powiadomienia o zmianach wprowadzanych w widoku: U dołu widoku kliknij opcję Pobierz wszystkie pliki, aby pobrać plik ZIP zawierający wszystkie pliki znajdujące się w folderze (w tym również te, których nie widać na bieżącej stronie). Maksymalna wielkość pliku ZIP to 4 GB. Uwaga: W przypadku wykonywania kilku operacji pobierania pierwszy pobrany plik ZIP nosi nazwę files.zip. Kolejne pobierane pliki noszą tę samą nazwę z dodanym numerem na przykład files(1).zip, files(2).zip. Nazwy plików ZIP można później zmienić. Jeśli jakieś nazwy plików pobieranych do pliku ZIP zawierają znaki spoza alfabetu angielskiego, można użyć ustawienia Globalne (wartość domyślna). Ustawienie Globalne (wartość domyślna) informuje program pakujący pliki ZIP o konieczności użycia znaków UTF-8, dzięki czemu będzie możliwe poprawne przetworzenie znaków z nazw plików podczas pakowania. Jeśli nazwy plików w pliku ZIP nie są wyświetlane poprawnie po wybraniu ustawienia Globalne (wartość domyślna), należy kliknąć opcję Globalne (wartość domyślna), określić język po wyświetleniu zapytania i powtórzyć operację pobierania. U dołu widoku kliknij opcję Utwórz kanał informacyjny dla tych plików i zgodnie z wyświetlanymi instrukcjami utwórz subskrypcję czytnika kanałów. Jak śledzić zmiany wprowadzane w plikach i folderach? Istnieje możliwość zażądania powiadomienia o zmianach dokonanych w pliku, folderze lub widoku. 154 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

159 Kiedy użytkownik śledzi plik lub folder, po zaktualizowaniu tego pliku lub folderu do jego strony głównej wysłane zostaje powiadomienie. Foldery, pliki i listy plików udostępniają odsyłacze do kanałów informacyjnych. Można zasubskrybować te kanały informacyjne w celu otrzymywania powiadomień o aktualizacjach w czytniku kanałów. Więcej informacji zawiera temat Subskrybowanie kanału informacyjnego. Uwaga: Gdy kanał informacyjny zostanie zasubskrybowany, użytkownik uzyska dostęp do kanału informacyjnego Atom, więc na komputerze użytkownika musi znajdować się czytnik kanałów obsługujący kanały informacyjne Atom. Po wprowadzeniu zmian na liście kanał informacyjny jest aktualizowany. Aby śledzić zmiany pliku i folderu, wykonaj jedną z poniższych czynności. Opcja Aby otrzymywać powiadomienia o dodaniu pliku do folderu: Aby otrzymywać powiadomienia o edycji pliku lub dodaniu do niego komentarza: Aby zasubskrybować kanał informacyjny listy: Aby zasubskrybować kanał informacyjny pojedynczego pliku (komentarze lub wersje): Opis Otwórz folder i kliknij opcję Śledź. Domyślnie opcja ta jest włączona w folderach, których dany użytkownik jest właścicielem, i wyłączona w folderach publicznych i folderach, których dany użytkownik jest członkiem. Otwórz stronę pliku i kliknij opcję Więcej działań > Śledź. Domyślnie opcja ta jest włączona w plikach, których dany użytkownik jest właścicielem, i wyłączona w plikach publicznych i plikach, których dany użytkownik jest członkiem. Istnieje możliwość subskrybowania listy plików lub folderu. Otwórz listę i w dolnej części strony kliknij odsyłacz do kanału informacyjnego, na przykład Kanał informacyjny dla publicznych plików lub Kanał informacyjny dla tych folderów. Otwórz stronę pliku. Aby zasubskrybować aktualizacje komentarzy, kliknij znacznik Komentarze, a następnie kliknij opcję Kanał informacyjny dla tych komentarzy. Aby zasubskrybować aktualizacje wersji, kliknij znacznik Wersje, a następnie kliknij opcję Kanał informacyjny dla tych wersji. Rozdział 4. Pliki 155

160 Opcja Aby wyświetlić informacje o pliku Opis Otwórz stronę pliku i kliknij kartę Informacje o tym pliku znajdującą się u dołu strony. Można sprawdzić, kiedy plik został dodany i ostatnio zaktualizowany, jaka jest wielkość pliku i ile razy plik był pobierany, w tym ile razy był pobierany i rekomendowany przez użytkowników anonimowych. Można także sprawdzić, którzy użytkownicy pobrali plik. Aby uzyskać informacje o przesłanych wersjach, kliknij kartę Wersje. Aby uzyskać informacje o opublikowanych komentarzach, kliknij kartę Komentarze. Aby dowiedzieć się, w jaki sposób plik jest współużytkowany, kliknij kartę Współużytkowanie. Aby dowiedzieć się, które foldery zawierają odsyłacze do pliku, kliknij kartę Foldery. Pojęcia pokrewne: Witamy w komponencie Pliki na stronie 129 Komponent Pliki jest to narzędzie wspomagające pracę grupową, które umożliwia przesyłanie plików oraz zezwalanie innym użytkownikom na wyświetlanie tych plików i pracę z nimi. Użytkownik ma również możliwość przeglądania plików innych osób i pracy z nimi. Kto może pracować z plikami? na stronie 132 Właściciele plików mogą zachować je jako prywatne, udostępnić do współużytkowania innym osobom i społecznościom lub udostępnić jako publiczne wszystkim użytkownikom danej organizacji. Co dzieje się w przypadku, gdy inny użytkownik edytuje mój plik? na stronie 145 Po przesłaniu pliku tworzona jest jego wersja początkowa. W tej pierwszej wersji utworzona przez autora pliku treść przechowywana jest do momentu usunięcia pliku. Kiedy ten sam lub inny użytkownik z uprawnieniami edytującego modyfikuje plik i ponownie go przesyła, tworzona jest nowa wersja. Zadania pokrewne: Subskrybowanie kanałów informacyjnych na stronie 159 Po zasubskrybowaniu kanału informacyjnego danych produktu IBM LotusLie aktualizacje są wysyłane do czytnika kanałów. Czytnik kanałów automatycznie dostarcza aktualizacje do użytkownika, gdy zostanie zmieniona strona subskrypcji kanałów informacyjnych. Co można zrobić za pomocą znaczników? Dodanie znaczników umożliwia przypisanie do plików znaczników z możliwością wyszukiwania, które później mogą zostać użyte przez użytkownika lub inne osoby do wyszukiwania lub grupowania plików. Pliki można wyszukiwać według znacznika, wybierając jedną lub więcej nazw znaczników z listy lub wpisując nazwę znacznika. Użytkownik może przypisywać znaczniki do plików, których jest właścicielem i do których ma dostęp z uprawnieniami edytującego. Pliki można także wyszukiwać według nazwy znacznika. Dodawanie znaczników do jednego pliku 156 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

161 Jak działa kosz? Aby dodać znaczniki do pliku, wykonaj następujące kroki: 1. Otwórz stronę pliku. 2. Kliknij opcję Dodaj znaczniki. 3. Wpisz znaczniki, rozdzielając je pojedynczymi spacjami. 4. Kliknij przycisk Zapisz. Dodawanie znaczników do wielu plików Aby dodać znaczniki do wielu plików jednocześnie, wykonaj następujące kroki: 1. Otwórz widok Moje pliki lub Udostępnione przeze mnie do współużytkowania. 2. Zaznacz pola wyboru obok plików. 3. Kliknij opcję Dodaj znaczniki. 4. Wpisz znaczniki, rozdzielając je pojedynczymi spacjami. 5. Kliknij przycisk OK. Wyszukiwanie plików według nazwy znacznika Aby wyszukać pliki przy użyciu znaczników, wykonaj następujące kroki: 1. Otwórz dowolny folder lub listę plików. 2. W filtrze Znaczniki znajdującym się po lewej stronie kliknij znacznik w chmurze znaczników lub kliknij opcję Znajdź znacznik, wpisz nazwę znacznika i kliknij ikonę wyszukiwania. Pojęcia pokrewne: Witamy w komponencie Pliki na stronie 129 Komponent Pliki jest to narzędzie wspomagające pracę grupową, które umożliwia przesyłanie plików oraz zezwalanie innym użytkownikom na wyświetlanie tych plików i pracę z nimi. Użytkownik ma również możliwość przeglądania plików innych osób i pracy z nimi. Kto może pracować z plikami? na stronie 132 Właściciele plików mogą zachować je jako prywatne, udostępnić do współużytkowania innym osobom i społecznościom lub udostępnić jako publiczne wszystkim użytkownikom danej organizacji. Co dzieje się w przypadku, gdy inny użytkownik edytuje mój plik? na stronie 145 Po przesłaniu pliku tworzona jest jego wersja początkowa. W tej pierwszej wersji utworzona przez autora pliku treść przechowywana jest do momentu usunięcia pliku. Kiedy ten sam lub inny użytkownik z uprawnieniami edytującego modyfikuje plik i ponownie go przesyła, tworzona jest nowa wersja. Przeniesienie plików do kosza powoduje usunięcie ich z aplikacji Pliki. Pliki znajdujące się w koszu można odtworzyć lub trwale usunąć. Zanim rozpoczniesz Plik przeniesiony do kosza zostaje ukryty we wszystkich folderach i nie jest wyświetlany w wynikach wyszukiwania. Kiedy plik jest przenoszony do kosza, wraz z nim przenoszone są także wszystkie jego wersje, rekomendacje i komentarze, a sam plik jest ukrywany przed osobami, którym był udostępniony do współużytkowania. Po odtworzeniu pliku z kosza zostaje on powtórnie dodany do folderów, w których się wcześniej znajdował, a wszystkie dane zostają odtworzone. Odtworzenie pliku z kosza oznacza odtworzenie wszystkich jego wersji, rekomendacji i komentarzy. Oznacza to także, że osoby, którym ten plik był udostępniony do współużytkowania, znowu mogą go widzieć. Rozdział 4. Pliki 157

162 Jak blokować pliki? Zakładki do pliku, które nie działają, kiedy plik jest w koszu, działają ponownie po odtworzeniu pliku. Pliki znajdujące się w koszu są uwzględniane w limicie wielkości użytkownika. Po osiągnięciu limitu można usunąć pliki znajdujące się w koszu, aby zwiększyć ilość miejsca. Do kosza można przenieść jeden lub więcej plików, a następnie odtworzyć je lub usunąć. 1. Otwórz stronę pliku. 2. Kliknij opcję Więcej działań > Przenieś do kosza, a następnie kliknij przycisk OK. Uwaga: Aby przenieść wiele plików do kosza, należy otworzyć widok (taki jak Moje pliki), zaznaczyć pola wyboru obok plików do przeniesienia, kliknąć opcję Przenieś do kosza, a następnie kliknąć przycisk OK. Do kosza można przenosić tylko pliki, których jest się właścicielem. 3. Opcjonalne: Aby odtworzyć lub usunąć pliki w koszu, kliknij opcję Kosz w polu nawigacyjnym, a następnie wykonaj jedną z następujących czynności: Aby odtworzyć plik, kliknij ikonę strzałki znajdującą się obok nazwy pliku, a następnie wybierz opcję Odtwórz. Aby trwale usunąć plik, kliknij ikonę strzałki znajdującą się obok nazwy pliku, a następnie wybierz opcję Usuń. 4. Opcjonalne: Aby trwale usunąć wszystkie pliki znajdujące się w koszu, kliknij opcję Opróżnij kosz. Pojęcia pokrewne: Witamy w komponencie Pliki na stronie 129 Komponent Pliki jest to narzędzie wspomagające pracę grupową, które umożliwia przesyłanie plików oraz zezwalanie innym użytkownikom na wyświetlanie tych plików i pracę z nimi. Użytkownik ma również możliwość przeglądania plików innych osób i pracy z nimi. Kto może pracować z plikami? na stronie 132 Właściciele plików mogą zachować je jako prywatne, udostępnić do współużytkowania innym osobom i społecznościom lub udostępnić jako publiczne wszystkim użytkownikom danej organizacji. Co dzieje się w przypadku, gdy inny użytkownik edytuje mój plik? na stronie 145 Po przesłaniu pliku tworzona jest jego wersja początkowa. W tej pierwszej wersji utworzona przez autora pliku treść przechowywana jest do momentu usunięcia pliku. Kiedy ten sam lub inny użytkownik z uprawnieniami edytującego modyfikuje plik i ponownie go przesyła, tworzona jest nowa wersja. Zablokowanie plików uniemożliwia ich edycję przez inne osoby. Właściciele plików i edytujący mogą zablokować lub odblokować takie pliki. Na przykład właściciel przesłanego pliku może zablokować lub odblokować ten plik. Jeśli użytkownik przyzna innej osobie dostęp z uprawnieniami edytującego, może ona zablokować lub odblokować ten plik. Po zablokowaniu pliku inne osoby mogą nadal pobierać plik i odczytywać go, ale tylko użytkownik może przesyłać nowe wersje pliku. 158 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

163 Kiedy plik jest zablokowany, nie można go edytować, ale ciągle możliwe jest przeniesienie go do kosza i usunięcie, a także komentowanie i rekomendowanie pliku. 1. Otwórz stronę pliku. 2. Kliknij opcję Więcej działań > Zablokuj plik. 3. Aby odblokować plik, kliknij opcję Więcej działań > Odblokuj plik. Subskrybowanie kanałów informacyjnych Po zasubskrybowaniu kanału informacyjnego danych produktu IBM LotusLie aktualizacje są wysyłane do czytnika kanałów. Czytnik kanałów automatycznie dostarcza aktualizacje do użytkownika, gdy zostanie zmieniona strona subskrypcji kanałów informacyjnych. Zanim rozpoczniesz Na komputerze musi być zainstalowany czytnik kanałów, który obsługuje kanały informacyjne Atom. Atom to oparty na języku XML format pliku, który jest używany do syndykowania treści WWW, takiej jak nagłówki, blogi lub serwisy WWW. Kanały informacyjne Atom pełnią tę samą funkcję co kanały informacyjne RSS (Rich Site Summary), ale jest w ich przypadku używana inna metoda. Subskrybowanie kanału informacyjnego upraszcza monitorowania działań wykonywanych w programie LotusLie, ponieważ czytnik kanałów automatycznie sprawdza dostępność aktualizacji treści dla każdego kanału informacyjnego i pobiera je. Więcej informacji na ten temat zawiera sekcja Praca z kanałami informacyjnymi. 1. Przejdź do strony zawierającej treść, którą chcesz subskrybować. Na przykład można zastosować filtr do listy zakładek, aby wyświetlić zestaw zakładek powiązanych z osobą, znacznikiem lub innym kryterium wyboru. 2. Kliknij opcję Kanał informacyjny dla tych plików obok ikony kanału informacyjnego, aby zasubskrybować aktualnie wyświetlaną treść. 3. Dodaj kanał informacyjny do preferowanego czytnika kanałów. Kroki, które należy wykonać w tym celu, różnią się w zależności od używanej przeglądarki WWW i czytnika kanałów. Szczegółowe informacje na ten temat zawiera dokumentacja przeglądarki WWW i czytnika kanałów. Tylko komponent Społeczności: podając adres WWW kanału informacyjnego, można podać parametr określający inną wielkość strony dla kanału informacyjnego. Domyślnie kanały informacyjne w komponencie Społeczności wyświetlają 10 pozycji na stronie. Aby określić inną wielkość strony, należy użyć parametru ps. Domyślnie pobierana jest pierwsza strona z dziesięcioma pozycjami. Używając parametru page, można jednak pobrać kolejne strony. Na przykład w celu pobrania drugiej strony kanału informacyjnego Moje społeczności, której wielkość jest ustawiona na 20 pozycji, należy użyć następującego adresu WWW: atom/communities/my?page=2&ps=20. Rozdział 4. Pliki 159

164 Jak zmienić język interfejsu? Zadania pokrewne: Jak śledzić zmiany wprowadzane w plikach i folderach? na stronie 154 Istnieje możliwość zażądania powiadomienia o zmianach dokonanych w pliku, folderze lub widoku. Język używany w interfejsie użytkownika można zmienić, aby aplikacje były wyświetlane w preferowanym języku. Zanim rozpoczniesz Zmiana języka wyświetlania w komponencie Pliki nie wpływa na język tytułów wyświetlanych na listach ani na zawartość samych plików. Jeśli na przykład tytuł pliku jest w języku polskim, a użytkownik zmieni język wyświetlania na francuski, tytuł pliku będzie nadal wyświetlany na listach po polsku. Tylko interfejs użytkownika będzie wyświetlany w języku francuskim. 1. Kliknij opcję Mój panel kontrolny > Moje ustawienia konta. 2. W sekcji Lokalizacja kliknij opcję Zmień. 3. W sekcji Język wybierz język, w którym ma być wyświetlany interfejs, i kliknij przycisk Zapisz zmiany. Wyniki Ułatwienia dostępu Strona zostanie odświeżona i interfejs użytkownika będzie wyświetlany w wybranym języku. Ułatwienia dostępu umożliwiają korzystanie z technologii informatycznej użytkownikom, którzy są niepełnosprawni fizycznie (np. niepełnosprawni ruchowo lub niedowidzący). Korzystając w komponencie Pliki z lektora ekranowego JAWS, konieczne jest wyłączenie trybu wirtualnego kursora PC programu JAWS. W architekturze komponentu Pliki użyto komponentów Dojo, które służą do przyrostowego wyświetlania grafiki. To rozwiązanie zaimplementowano w pełnym trybie AJAX z rolą ARIA, która automatycznie wyłącza tryb wirtualnego kursora PC programu JAWS w przeglądarkach Firefox. W innych przeglądarkach użytkownicy muszą manualnie wyłączyć tryb wirtualnego kursora PC, naciskając klawisze Insert+Z. 160 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

165 Rozdział 5. Praca z komponentem Osoby w produkcie LotusLie Zarządzanie informacjami Możliwe jest zarządzanie kontaktami produktu LotusLie, aktualizowanie swojego profilu lub modyfikowanie ustawień konta. Utrzymywanie kontaktu ze znajomymi przez aktualizowanie profilu i wyświetlanie strony organizacji. Ta sekcja zawiera również informacje na temat aktualizowania ustawień konta. Dzięki określeniu ustawień profilu i konta pozostałym użytkownikom produktu LotusLie wyświetlane są dokładne i aktualne informacje. Obszar Ustawienia konta zawiera informacje specyficzne dla danego konta, w tym adres , hasło i preferencje języka. W tym obszarze można edytować nazwę użytkownika wyświetlaną w produkcie LotusLie. Obszar Mój profil zawiera informacje o użytkowniku, które mają być wyświetlane innym użytkownikom, w tym zdjęcie i informacje kontaktowe. Modyfikowanie ustawień konta Zaktualizowanie ustawień konta umożliwi wyświetlanie aktualnych informacji o użytkowniku. Należy zaktualizować nazwę, hasło, preferowany język i strefę czasową. Nazwa określona w tym miejscu jest wyświetlana w całym produkcie LotusLie, również w profilu użytkownika. Adres jest używany na potrzeby przesyłania systemowych wiadomości oraz wiadomości od innych użytkowników produktu LotusLie. 1. Na pasku nawigacyjnym kliknij swoją nazwę użytkownika, a następnie wybierz opcję Moje ustawienia konta. 2. Kliknij opcję Zmień dla pozycji, aby ją zaktualizować. 3. Edytuj pola zawierające informacje, które mają zostać zmienione. 4. Po wykonaniu tych czynności kliknij opcję Zapisz zmiany. Wyniki Ustawienia osobiste zostały zmodyfikowane. Aby zmodyfikować adres lub rolę albo włączyć zintegrowane aplikacje, należy się skontaktować z administratorem konta przy użyciu odsyłacza Kontakt z administratorem konta w dolnej części strony. Profile - informacje Własny profil można zmodyfikować, aby dołączyć informacje o sobie. Profil organizacji zawiera informacje o organizacji użytkownika i może go modyfikować tylko administrator konta tej organizacji. Profil użytkownika Profil zawiera informacje udostępnione przez użytkownika na swój temat, które są widoczne dla innych osób. Tylko dany użytkownik może edytować własny profil. Copyright IBM Corp. 2010,

166 Profil użytkownika jest jego tożsamością zawodową w serwisie. Zawiera nazwę, informacje o użytkowniku i jego zdjęcie. Jeśli użytkownik umożliwił publiczne wyszukiwanie swojej osoby w produkcie LotusLie, wyszukujący go znajomi mogą wyświetlić tylko jego nazwę, stanowisko, nazwę organizacji i zdjęcie, chyba że użytkownik znajduje się w ich sieci. Profil organizacji Profil organizacji danego użytkownika może znaleźć każdy zarejestrowany użytkownik produktu LotusLie. Ponieważ informacje o profilu organizacji są przeznaczone do publicznego wyświetlania, stronę profilu organizacji może edytować wyłącznie administrator konta. Administrator konta może zezwolić na wyświetlanie katalogu organizacji na stronie profilu organizacji. Wspólne kontakty sieciowe Podczas wyświetlania profilu innego użytkownika z prawej strony pod nagłówkiem Wspólne kontakty sieciowe są widoczne kontakty współużytkowane z tym użytkownikiem. Na tej liście znajdują się osoby znane i zaproszone do własnych sieci przez obu użytkowników. Wspólne społeczności Podczas wyświetlania profilu innego użytkownika z prawej strony pod nagłówkiem Społeczności jest widoczna lista społeczności, do których należą obaj użytkownicy. Edytowanie profilu Personalizowanie profilu obejmuje edytowanie informacji dotyczących użytkownika, które mogą być wyświetlane przez innych użytkowników produktu LotusLie. 1. Na pasku nawigacyjnym kliknij opcję Osoby > Mój profil. 2. Kliknij opcję Edycja mojego profilu. 3. Zdecyduj, czy profil ma zostać uwzględniony w katalogu publicznym. Jeśli profil jest wyświetlany w katalogu publicznym, inni użytkownicy mogą go znaleźć. 4. Zdecyduj, czy inni użytkownicy mogą przypisywać znaczniki do Twojego profilu. Niechciane znaczniki można w dowolnej chwili usunąć. 5. Podaj informacje kontaktowe, takie jak stanowisko, kraj, adres i numery telefonów. 6. Edytuj pole Informacje o mnie, aby przekazać innym informacje o sobie. W polu Informacje o mnie można udostępnić do współużytkowania informacje o doświadczeniu zawodowych, projektach i powiązaniach z organizacjami. Dodatkowo można udostępnić historię wykształcenia i zainteresowania (np. hobby, członkostwo w klubach). 162 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

167 7. Prześlij swoje zdjęcie. Poniżej obiektu zastępczego zdjęcia poszukaj odsyłacza Zmień. Wyszukaj zdjęcie na swoim komputerze. Obraz może być w formacie jpeg, gif lub png. Nie ma ograniczeń co do wielkości pliku. Uwaga: im większy przesyłany plik, tym dłużej serwer będzie przetwarzać obraz. 8. Kliknij przycisk Zapisz zmiany. Usuwanie znaczników z profilu Użytkownik może usunąć znaczniki utworzone w jego profilu przez inne osoby. Jeśli inne osoby mają zezwolenie na przypisywanie znaczników do profilu użytkownika, użytkownik może je usunąć z poziomu karty Mój profil w sekcji Osoby. 1. Wybierz opcję Osoby > Mój profil. 2. Obszar Znaczniki znajduje się poniżej zdjęcia w profilu. 3. Kliknij ikonę X obok znacznika do usunięcia. Edytowanie informacji o koncie Użytkownik może modyfikować nazwę profilu, hasło i położenie. Wykonaj następujące kroki, aby edytować informacje o koncie: 1. Kliknij swoją nazwę użytkownika na górnym pasku nawigacyjnym. 2. Kliknij opcję Moje ustawienia konta w menu rozwijanym. Zostanie wyświetlona strona Moje ustawienia konta. Rozdział 5. Praca z komponentem Osoby w produkcie LotusLie 163

168 3. Kliknij opcję Zmień w wierszu obok ustawienia, które ma zostać zmodyfikowane. 4. Wskaż elementy do zmiany i kliknij opcję Zapisz zmiany. Wyświetlanie informacji organizacji Na stronie firmy są wyświetlane wszystkie podstawowe informacje kontaktowe organizacji. Zarządzanie kontaktami Do strony firmy można przejść, klikając jej logo po zalogowaniu się do produktu LotusLie. Zostanie wtedy wyświetlony widok wewnętrzny strony organizacji. Administrator konta decyduje o tym, jakie informacje dodatkowe będą widoczne na stronie organizacji. Profil firmy jest publicznym widokiem jej strony. Każdy użytkownik produktu LotusLie wyszukujący daną firmę może znaleźć jej profil. Tylko administrator konta może edytować profil firmy i ustawiać wyświetlanie profilu firmy na jej stronie. Organizowanie kontaktów, aby ułatwić ich wyszukiwanie. Informacje o kontaktach Kontakt można porównać z pozycją w książce adresowej. Użytkownik tworzy i edytuje informacje kontaktowe o innych osobach, a także jest właścicielem tych informacji. Tylko dany użytkownik może wyświetlać własne kontakty. Na poniższej liście przedstawiono czynności dostępne do wykonania w przypadku kontaktów: Śledzenie istotnych informacji dotyczących klientów, znajomych, współpracowników, partnerów biznesowych, przyjaciół i członków rodziny. Synchronizowanie kontaktów z kontaktami produktu Lotus Notes lub programu Microsoft Outlook. 164 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

169 Importowanie istniejących kontaktów z innych aplikacji. Zapraszanie dowolnej osoby do swojej sieci bezpośrednio z poziomu rekordu kontaktu. Przesyłanie rekordu kontaktu w celu współużytkowania go ze znajomymi lub współpracownikami. Współużytkowanie pliku z inną osobą bezpośrednio z poziomu rekordu kontaktu. Rozpoczynanie działania i dołączanie do niego osoby jako członka bezpośrednio z poziomu rekordu kontaktu. Katalog firmowy Katalog firmowy jest listingiem osób powiązanych z kontem użytkownika, widocznym tylko dla członków danej organizacji. Z poziomu katalogu można uzyskać dostęp do profilu każdej osoby w firmie. Administrator konta zarządza użytkownikami wyświetlanymi na stronie katalogu firmowego. Administrator może włączyć wyświetlanie katalogu firmowego na stronie profilu firmy. Przypisywanie znaczników do kontaktów Aby łatwiej wyszukiwać kontakty, można dodać do nich znaczniki. Znaczniki będą widoczne tylko dla użytkownika. Aby dodać znaczniki do kontaktu, wykonaj następujące kroki: 1. Wybierz opcję Osoby > Kontakty. 2. Otwórz kontakt, do którego chcesz przypisać znacznik. 3. Kliknij opcję Edytuj pod nazwą kontaktu i obok etykiety Znaczniki. 4. Wprowadź znaczniki składające się z jednego słowa, oddzielając je przecinkami. 5. Po zakończeniu kliknij przycisk Zapisz. Wyniki Wprowadzone znaczniki zostaną wyświetlone pod nazwą kontaktu. Rozdział 5. Praca z komponentem Osoby w produkcie LotusLie 165

170 Przypisywanie znaczników do profili Aby ułatwić wyszukiwanie profilu i dostarczyć więcej informacji o nim, można dodać znaczniki. Jeśli dany użytkownik zezwala na przypisywanie znaczników do swojego profilu, można dodać znacznik do jego profilu. Dodany znacznik będzie widoczny dla wszystkich użytkowników. Właściciel profilu może edytować znaczniki przyłączone do jego profilu. 1. Wybierz opcję Osoby > Kontakty. 2. Otwórz kontakt, do którego profilu chcesz przypisać znacznik. 3. Jeśli właściciel profilu zezwala na przypisywanie znaczników, poniżej obrazu jest wyświetlana opcja Znaczniki. 4. Wprowadź znacznik i kliknij przycisk +. Znacznik nie może zawierać spacji. Dodawanie osób do sieci Po zaproszeniu kogoś do swojej sieci użytkownik uzyskuje dostęp do widoku rozszerzonego profilu tej osoby, a ponadto jest powiadamiany o aktualizacji informacji kontaktowych tej osoby. Z czasem użytkownik uzyska dostęp do jeszcze większych możliwości pracy grupowej z innymi użytkownikami w sieci. Dzięki temu łatwiejsza niż dotąd będzie praca z osobami i firmami, które mają największe znaczenie dla prowadzonej działalności. Jeśli dana osoba już należy do sieci użytkownika, obok jej nazwy na liście kontaktów jest wyświetlana etykieta kontakt sieciowy. Każdy użytkownik ma unikalny adres . Jeśli dodawany lub importowany rekord kontaktu zawiera adres zarejestrowanego użytkownika, zostanie udostępnione zaproszenie do dołączenia do sieci tej osoby. Zapraszanie do sieci osób, które nie używają produktu LotusLie Do usług pracy grupowej można włączyć dowolne osoby, z którymi są utrzymywane kontakty biznesowe. Dotyczy to także osób zewnętrznych, które nie są członkami sieci LotusLie. Każdy znajomy lub klient zewnętrzny może zostać użytkownikiem o statusie gościa i będzie możliwy kontakt z tą osobą. Importowanie kontaktów z produktu Lotus Notes Możliwe jest zapełnienie listy kontaktów programu LotusLie kontaktami już istniejącymi w programie IBM Lotus Notes. Dzięki zaimportowaniu istniejących kontaktów programu Lotus Notes można zapełnić książkę adresową programu LotusLie bez konieczności wprowadzania poszczególnych kontaktów. Obsługiwany jest wyłącznie produkt Lotus Notes 8 lub nowszy. Aby importować kontakty z produktu Lotus Notes do produktu LotusLie, wykonaj następujące kroki: 166 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

171 1. W produkcie Lotus Notes wybierz opcję Plik Eksportuj. Wybierz miejsce, do którego ma zostać wyeksportowany plik oraz nazwę pliku. Uwaga: W przypadku eksportowania kontaktów z produktu Lotus Notes 8.5 wybierz opcję eksportowania wyłącznie pól podstawowych. 2. W polu Zapisz jako typ wybierz opcję Wartości rozdzielane przecinkami. 3. W produkcie LotusLie wybierz opcję Osoby > Kontakty > Importuj. 4. Dla opcji Które kontakty mają zostać zaimportowane? wybierz ustawienie Lotus Notes. 5. Wyszukaj plik cs, a następnie kliknij opcję Kontynuuj. 6. Zaznacz liczbę rekordów, które chcesz importować. 7. Kliknij opcję Importuj, aby rozpocząć proces importowania. Uwaga: Podczas importowania kontaktów z produktu Lotus Notes nie są uwzględniane rekordy, które nie mają wpisanego adresu . Importowanie kontaktów z programu Microsoft Outlook Istniejące kontakty z programu Microsoft Outlook można importować do komponentu Kontakty produktu LotusLie. Aby importować kontakty z programu Microsoft Outlook, wykonaj następujące kroki: 1. W programie Microsoft Outlook wybierz opcję Plik Importuj/Eksportuj, aby uruchomić kreator importowania i eksportowania. 2. Wybierz opcję Eksportowanie do pliku, a następnie kliknij przycisk Dalej. 3. Jako typ pliku wybierz opcję wartości rozdzielone przecinkami, a następnie kliknij przycisk Dalej. 4. Wybierz opcję Kontakty z folderów, aby eksportować z listy. 5. Przejdź do położenia, w którym chcesz zapisać plik, a następnie wpisz nazwę pliku. 6. Kliknij przycisk Dalej. 7. W oknie Eksportowanie do pliku zostaną wyświetlone informacje o elementach przeznaczonych do eksportowania. Po zakończeniu przygotowań do eksportowania kliknij przycisk Zakończ. 8. W produkcie LotusLie wybierz opcję Osoby > Kontakty > Importuj. 9. Dla opcji Które kontakty mają zostać zaimportowane? wybierz ustawienie Microsoft Outlook. 10. Wyszukaj plik cs, a następnie kliknij opcję Kontynuuj. 11. Zaznacz liczbę rekordów, które chcesz importować. 12. Kliknij opcję Importuj, aby rozpocząć proces importowania. Synchronizowanie kontaktów Włączenie synchronizacji kontaktów umożliwia ich automatyczne aktualizowanie o najnowsze informacje w ramach produktu LotusLie. Po włączeniu synchronizacji wszystkie kontakty z innych aplikacji są dodawane do listy kontaktów. Następnie kontakty są przechowywane na potrzeby każdej kolejnej Rozdział 5. Praca z komponentem Osoby w produkcie LotusLie 167

172 synchronizacji. Po początkowej synchronizacji każdorazowo podczas przeprowadzania synchronizacji są wykonywane następujące operacje: Wszystkie kontakty, które nie są jeszcze obecne, zostaną dodane do kontaktów użytkownika. Kontakty z innej aplikacji, które są takie same jak kontakty użytkownika, będą aktualizowane przy użyciu informacji o kontaktach z tej aplikacji. Istniejące kontakty, które usunięto w innej aplikacji, będą usuwane z kontaktów użytkownika. Włączanie synchronizacji z programem Microsoft Outlook W oprogramowaniu można włączyć synchronizację kontaktów z programu Microsoft Outlook z produktem LotusLie. 1. Kliknij poniższy odsyłacz, aby pobrać plik zip na komputer. install/outlook_plugin_install/com.lotuslie.plugin.outlook.zip 2. Po pobraniu aplikacji uruchom ją. 3. Postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi przez kreator InstallShield. Włączanie synchronizacji z produktem Lotus Notes W oprogramowaniu można włączyć synchronizację kontaktów z produktu Lotus Notes 8 (lub nowszego) z produktem LotusLie. 1. Na stacji roboczej, na której zainstalowano produkt Lotus Notes, otwórz następujący plik w edytorze tekstu: [Katalog instalacyjny produktu Notes]\framework\rcp\plugin_customization.ini (katalog instalacyjny produktu Notes jest zwykle następujący: C:\Program Files\IBM\Lotus\Notes) 2. Wykonaj jeden z następujących kroków: a. Jeśli następujący wiersz nie istnieje, dodaj go na końcu pliku: com.ibm.notes.branding/enable.update.ui=true b. Jeśli wiersz istnieje, upewnij się, że wartość jest równa true. 3. Zapisz plik i zamknij edytor tekstu. 4. Jeśli produkt Lotus Notes działa, zatrzymaj go i zrestartuj. 5. Otwórz produkt Lotus Notes. 6. Kliknij opcję Plik > Aplikacja > Instaluj. Zostanie wyświetlone okno Aktualizowanie składników. 7. Wybierz opcję Wyszukaj nowe składniki do zainstalowania i kliknij przycisk Dalej. Zostanie wyświetlone okno Położenie aplikacji. 8. Kliknij opcję Dodaj położenie zdalne Dodaj następujące informacje: Nazwa: Aktualizacje LotusLie Adres URL: Kliknij przycisk OK, aby kontynuować. Nazwa Aktualizacje LotusLie zostanie wyświetlona na liście położeń. 11. Kliknij przycisk Zakończ. Zostanie wyświetlone nowe okno. 12. Wybierz opcję Aktualizacje LotusLie i kliknij przycisk Dalej. 13. Aby kontynuować, zaakceptuj umowę licencyjną, klikając przycisk Dalej. 168 LotusLie: LotusLie Engage i LotusLie Connections Podręcznik użytkownika

173 14. Kliknij przycisk Zakończ. Jeśli zostanie wyświetlone okno dotyczące zaufanych osób podpisujących, wybierz opcję Zainstaluj tę wtyczkę i kliknij przycisk OK, aby kontynuować. 15. Kliknij przycisk Tak, aby potwierdzić zrestartowanie produktu Lotus Notes. Przesyłanie informacji kontaktowych Kontakt można udostępnić do współużytkowania znajomym, przesyłając im informacje kontaktowe. Aby współużytkować kontakt ze znajomymi, wykonaj następujące kroki: 1. Na karcie Kontakty wybierz nazwę kontaktu, który chcesz wysłać. 2. Kliknij opcję Prześlij w górnej części ekranu. 3. Zostanie otwarte okno Przesyłanie kontaktów. Rozdział 5. Praca z komponentem Osoby w produkcie LotusLie 169