PROTOKÓŁ Z III POSIEDZENIA PODKOMITETU MONITORUJĄCEGO PROGRAM OPERACYJNY KAPITAŁ LUDZKI WOJEWÓDZTWA OPOLSKIEGO Z DNIA 05LISTOPADA 2008 R.

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ Z III POSIEDZENIA PODKOMITETU MONITORUJĄCEGO PROGRAM OPERACYJNY KAPITAŁ LUDZKI WOJEWÓDZTWA OPOLSKIEGO Z DNIA 05LISTOPADA 2008 R. 1. Trzecie posiedzenie Podkomitetu Monitorującego Program Operacyjny Kapitał Ludzki Województwa Opolskiego (PKM PO KL) miało miejsce 05 listopada 2008 roku w Opolu, w sali konferencyjnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego. 2. W posiedzeniu uczestniczyło 17 osób z prawem głosu (członkowie i zastępcy), co zapewniło kworum wymagane do podejmowania uchwał (lista obecności stanowi załącznik do protokołu). 3. Pan Marszałek Józef Sebesta, Przewodniczący Podkomitetu, powitał wszystkich uczestników spotkania, a następnie omówił porządek obrad trzeciego posiedzenia Podkomitetu, który zaakceptowano jednogłośnie. 4. Nikt nie zgłosił zastrzeŝeń do protokołu z II posiedzenia. Protokół poprzez głosowanie został przyjęty jednogłośnie. 5. Następnie, Pan Przewodniczący przedstawił zmiany w składzie Podkomitetu, które miały miejsce od czasu ostatniego posiedzenia, tj.: zmiana zastępcy członka z ramienia Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, którym została Pani Julia Falborska (na miejsce Pani Joanny Held); zmiana instytucji prowadzącej Regionalny Ośrodek Europejskiego Funduszu Społecznego w Opolu Dom Współpracy Polsko Niemieckiej (zamiast Fundacji Rozwoju Śląska i Wspierania Inicjatyw Lokalnych). Jego przedstawicielami w pracach Podkomitetu zostali: Pan Rafał Bartek jako członek Podkomitetu, Pani Kalina Jurek jako zastępca członka Podkomitetu; z ramienia Komisji Europejskiej jako obserwator został wskazany Pan Jarosław Hawrysz (na miejsce Pani Katarzyny Ptak). 6. Kolejnym punktem obrad było zapoznanie Podkomitetu ze Sprawozdaniem okresowym z realizacji Priorytetów VI X w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w województwie opolskim oraz informacją miesięczną z realizacji PO KL w województwie opolskim. Przewodniczący poprosił o przedstawienie 1

2 sprawozdania Panią Brygidę Głąb, pracownika Referatu Europejskiego Funduszu Społecznego w Departamencie Koordynacji Programów Operacyjnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego. Pani Brygida Głąb zaprezentowała wyniki konkursów ogłoszonych w 2008 roku oraz konkursów pilotaŝowych z roku ubiegłego. Tylko w roku 2008 alokacja przeznaczona na konkursy wyniosła ponad 82 mln złotych. Jak podkreśliła, największym zainteresowaniem dotychczas cieszyły się konkursy w ramach poddziałania Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw, gdzie kwota złoŝonych wniosków wielokrotnie przekroczyła dostępną alokację. Natomiast w przypadku działania 9.2 Podniesienie atrakcyjności i jakości szkolnictwa zawodowego zainteresowanie okazało się mniejsze niŝ oczekiwano. Ponadto, Pani Brygida Głąb omówiła krótko projekty systemowe realizowane w ramach komponentu regionalnego PO KL. Na zakończenie przedstawiła informację miesięczną z realizacji programu sporządzoną przez Instytucję Zarządzającą PO KL według stanu na dzień 31 sierpnia 2008 r. Z zawartych w niej danych wynika, Ŝe województwo opolskie plasuje się w ścisłej czołówce, jeśli chodzi o poziom kontraktacji w poszczególnych Priorytetach (82% w Priorytecie VI, 52% w Priorytecie VII, 31% w Priorytecie VIII, 12% w Priorytecie IX) a takŝe w całym komponencie regionalnym (49%). 7. Wobec braku pytań i uwag do przedstawionej prezentacji, Przewodniczący poddał pod głosowanie Uchwałę nr 5/2008 Podkomitetu Monitorującego Program Operacyjny Kapitał Ludzki Województwa Opolskiego w sprawie zaopiniowania Sprawozdania okresowego za I półrocze 2008 r. z realizacji Priorytetów VI, VII, VIII, IX i X w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w województwie opolskim. Uchwała została przyjęta jednogłośnie. 8. Następnie, Pan Marszałek poprosił Pana Tomasza Hanzla, Kierownika Referatu Europejskiego Funduszu Społecznego w Departamencie Koordynacji Programów Operacyjnych UMWO, o przedstawienie Planów Działań na rok Pan Tomasz Hanzel wyjaśnił, Ŝe Plan Działania jest przygotowywany przez kaŝdą Instytucję Pośredniczącą, w ścisłej współpracy z Instytucją Zarządzającą PO KL. Po wydaniu opinii nt. dokumentu przez Podkomitet Monitorujący, kryteria wyboru projektów w nim zawarte, zatwierdzone zostaną przez Komitet Monitorujący PO KL. Do końca roku ostateczna wersja dokumentów powinna zostać zatwierdzona i zamieszczona na stronach internetowych, aby beneficjenci wiedzieli, jakie są moŝliwości realizacji projektów w nadchodzącym roku. Następnie, omówił kryteria dostępu obowiązujące dla wszystkich konkursów w ramach komponentu regionalnego PO KL, a później szczegółowo zaprezentował kwoty alokacji, terminy konkursów wraz ze specyficznymi kryteriami dla wszystkich działań i poddziałań. Poinformował ponadto, Ŝe uruchomione zostaną po raz pierwszy projekty innowacyjne (w Priorytetach VI, VIII i IX) oraz projekty ponadnarodowe. 9. Wobec braku pytań, Pan Przewodniczący poinformował, iŝ zgodnie z zapisami Regulaminu Podkomitetu w przypadku akceptacji Planów Działań przedstawiciele Instytucji Pośredniczącej oraz Instytucji Pośredniczącej II stopnia nie uczestniczą w głosowaniu. Ponadto, w Uchwale zamieszczono na prośbę IZ klauzulę o następującej treści: Podkomitet Monitorujący Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2

3 Województwa Opolskiego upowaŝnia Instytucję Pośredniczącą do naniesienia w przyjętych Planach Działań zmian wynikających z uwag zgłoszonych przez Instytucję Zarządzającą PO KL oraz Komisję Europejską w związku z procesem opiniowania Planów Działań przed przekazaniem do rozpatrzenia przez Komitet Monitorujący PO KL. Poddano pod głosowanie Uchwałę Nr 6/2008 Podkomitetu Monitorującego Program Operacyjny Kapitał Ludzki Województwa Opolskiego w sprawie rekomendowania Planów Działań dla Priorytetów VI-IX komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Województwa Opolskiego na rok 2009, w tym szczegółowych kryteriów wyboru projektów. W głosowaniu wzięło udział 14 osób (po wyłączeniu przedstawicieli IP oraz IP II). Za przyjęciem Uchwały opowiedziało się 13 osób, 1 osoba wstrzymała się od głosu. 10. Następnie o zaprezentowanie Okresowego planu ewaluacji PO KL w województwie opolskim na rok 2009 Pan Przewodniczący poprosił Pana Krzysztofa Kiełbasę, Dyrektora Departamentu Polityki Regionalnej i Przestrzennej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego. Pan Krzysztof Kiełbasa zaznaczył, Ŝe jest to dokument przygotowany przez Jednostkę Ewaluacyjną we współpracy z Grupą Sterującą Ewaluacją, który został zatwierdzony przez Zarząd Województwa Opolskiego w dniu 21 października 2008 r. Omówił pokrótce planowane na rok 2009 ewaluacje, tj. Ocena moŝliwości osiągnięcia wskaźników załoŝonych w Planach Działań dla Priorytetów VI-IX na lata w województwie opolskim, Identyfikacja i ocena podjętych lub planowanych do podjęcia lokalnych inicjatyw na terenach wiejskich w ramach PO KL w latach w województwie opolskim oraz badanie ad hoc (prowadzona w odpowiedzi na doraźną potrzebę IZ, IP lub IP II w ramach PO KL) oraz typy działań, które zostaną podjęte, aby wzmacniać potencjał ewaluacyjny wśród instytucji zaangaŝowanych w realizację programu. 11. Po zakończeniu prezentacji, Pan Profesor Krzysztof Malik, zwrócił się z pytaniem do Pana Krzysztofa Kiełbasy: Czy w systemie ewaluacji komponentu regionalnego PO KL przewiduje się odniesienie wskaźników do realizacji Strategii Rozwoju Województwa Opolskiego. 12. Pan Dyrektor Krzysztof Kiełbasa odpowiedział, Ŝe Jednostka Ewaluacyjna jako zleceniodawca badania moŝna ewaluatorowi zewnętrznemu wskazać konkretne kwestie do uwzględnienia, np. odniesienie wskaźników do realizacji Strategii Rozwoju Województwa Opolskiego. Podkreślił, Ŝe cenna uwaga Pana Profesora zostanie zapisana i przy kolejnej ewaluacji uwzględniona. 13. Następnie poddano głosowaniu Uchwałę Nr 7/2008 Podkomitetu Monitorującego Program Operacyjny Kapitał Ludzki Województwa Opolskiego z dnia 05 listopada 2008 r. w sprawie zaopiniowania Okresowego planu ewaluacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w województwie opolskim na rok Uchwałę przyjęto jednogłośnie. 3

4 14. Pan Przewodniczący ponownie oddał głos Pana Krzysztofowi Kiełbasie, prosząc o przedstawienie wyników badania ewaluacyjnego pn. Ocena systemu zarządzania i wdraŝania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na poziomie regionalnym. Pan Dyrektor poinformował, Ŝe badanie zrealizowane zostało przez firmę PSDB Sp. z o.o., na zlecenie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego. Jego głównym celem była ocena funkcjonalności systemu zarządzania zasobami ludzkimi, analiza skuteczności procesu komunikacji i współpracy osób i struktur oraz ocena procedur w instytucjach zaangaŝowanych we wdraŝanie PO KL w województwie opolskim. Podkreślił, Ŝe ze względu na duŝą liczbę rekomendacji przedstawi tylko te, które nie zostały przyjęte. Natomiast Pani Maja Byrdak, Zastępca Dyrektora Departamentu Koordynacji Programów Operacyjnych UMWO będzie prezentowała przyczyny ich odrzucenia przez Instytucję Pośredniczącą PO KL. a) Pierwsza nieprzyjęta rekomendacja dotyczyła ograniczenia roli IP w bieŝącym wdraŝaniu Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, poprzez doprecyzowanie roli IP jako instytucji zajmującej się sterowaniem w ramach komponentu regionalnego PO KL. Pani Maja Byrdak podkreśliła, Ŝe rolą Instytucji Pośredniczącej jest właśnie nadzór strategiczny. Akceptowanie list rankingowych projektów do dofinansowania przez Marszałka Województwa Opolskiego, słuŝy nie temu Ŝeby weryfikować pracę Instytucji Pośredniczącej II stopnia, ale aby Zarząd Województwa Opolskiego miał pełną wiedzę o tym, jaka jest aktywność beneficjentów w pozyskiwaniu środków europejskich. Poinformowała ponadto, Ŝe na ostatnim spotkaniu z Komisją Europejską dotyczącym podsumowania wdraŝania PO KL w 2007 roku, zwracano szczególną uwagę na komplementarność programów i podjęcia kroków w celu uniknięcie podwójnego finansowania, a takie działania właśnie to zapewniają. b) Druga omawiana uwaga dotyczyła organizacji pracy w IP. Ewaluator zaproponował podzielenie Referat Europejskiego Funduszu Społecznego na mniejsze komórki organizacyjne, aby usprawnić proces zarządzania. Odpowiadając, Pani Maja Byrdak, podkreśliła, Ŝe takie rozwiązanie funkcjonuje w praktyce. Referat EFS jest podzielony na sekcje, które są nadzorowane przez głównych specjalistów, koordynujących zadania i pracę zespołów. c) Trzecia rekomendacja zawierała propozycję wprowadzenia systemu rotacji pracowników pomiędzy komórkami organizacyjnymi, aby zapewnić wzrost kwalifikacji i doświadczenia pracowników, a takŝe wyeliminować rutynę. Pani Maja Byrdak uzasadniając odrzucenie rekomendacji podkreśliła, Ŝe w opinii IP taki system rotacji pracowników nie zapewnia obiektywizmu w podejściu do realizacji projektu, poniewaŝ mogłoby dojść do sytuacji, w której ten sam pracownik doradzał potencjalnemu beneficjentowi, następnie projekt oceniał, wdraŝał i kontrolował. Udział pracowników w szkoleniach z róŝnej tematyki, zapewnia wzrost ich kwalifikacji, a tym samym zapewnia większy obiektywizm w przebiegu całej procedury. 4

5 d) Kolejny problem to niemoŝność rozwiązania problemu na szczeblu niŝszym niŝ kierownik. Ewaluator sugeruje przeniesienie decyzyjności niŝej w hierarchii organizacyjnej, dotyczy to szczególnie uzgadniania wspólnego stanowiska. Pani Maja Byrdak odpowiedziała, Ŝe na poziomie współpracy między IP oraz IP II funkcjonują grupy robocze złoŝone z pracowników, które na bieŝąco wypracowują rozwiązania niezbędne do wdraŝania programu. Natomiast kwestia podejmowania decyzji zgodnie ze strukturami kończy się na stanowiskach dyrektorskich i nie ma moŝliwości delegowania tych funkcji niŝej. e) Przedostatnie spostrzeŝenie ewaluatora dotyczyło elementów w ramach procedury konkursowej, które powodują wydłuŝanie całej procedury i rozmycie odpowiedzialności, a nie są niezbędne z punktu widzenia prawidłowości prowadzenia procesu wyboru projektów. Dotyczy to szczególnie akceptacji list członków komisji oceny projektów, akceptacji list rankingowych i parafek radcy prawnego. Ewalutor sugeruje zmianę procedur i ograniczenie odpowiedzialności za procedurę konkursową jedynie do IP II. Pani Maja Byrdak odpowiadając podkreśliła, Ŝe rekomendacja częściowo nawiązuje do rekomendacji pierwszej, która równieŝ została odrzucona. Takie rozwiązanie ma zapewnić stałe monitorowanie realizacji Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia oraz zachowanie spójności między Europejskim Funduszem Społecznym i Europejskim Funduszem Rozwoju Regionalnego. f) Ostatnie spostrzeŝenie dotyczyło niewystarczającej, zdaniem ewaluatora, wiedzy oceniających o przedmiocie oceny. Sugeruje on ustalić listę ekspertów, konsultantów. Pani Maja Byrdak odpowiedziała, Ŝe listę ekspertów tworzy Instytucja Zarządzająca PO KL i nie ma potrzeby tworzenia drugiej. W razie potrzeby eksperci będą powoływania z ww. listy. Podsumowując podkreśliła, Ŝe gros uwag ewaluatora zostało wdroŝonych bądź juŝ funkcjonowało. Dodatkowo IP oraz IP II przeszły audyt zgodności przeprowadzony przez Urzędy Kontroli Skarbowej, które Ŝadnych zastrzeŝeń do procedury ani trybu pracy nie wniosły. Dodała, Ŝe w województwie opolskim jako w jedynym w kraju funkcjonuje Zespół ds. koordynacji wykorzystania funduszy strukturalnych. Komisja Europejska uznała to rozwiązanie za modelowe i godne naśladowania przez inne województwa. 15. Na zakończenie, Pan Krzysztof Kiełbasa zapewnił, Ŝe Jednostka Ewaluacyjna będzie monitorowała wdraŝanie rekomendacji, a wyniki monitoringu zostaną przedstawione Podkomitetowi po I kwartale 2009 roku. 16. Następnie Pan Marszałek poddał pod głosowanie Uchwałę Nr 8/2008 Podkomitetu Monitorującego Program Operacyjny Kapitał Ludzki Województwa Opolskiego w sprawie przyjęcia wyników z badania ewaluacyjnego pn. Ocena systemu zarządzania i wdraŝania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na poziomie regionalnym. Uchwała została przyjęta jednogłośnie. 17. Ostatnim punktem porządku obrad było przedstawienie przez Panią BoŜenę Drobek- Stelmach, Kierownika Referatu Informacji i Promocji Funduszy Strukturalnych 5

6