Jak się poruszać w systemie wdraŝania Funduszy Europejskich ?

Transkrypt

1 Jak się poruszać w systemie wdraŝania Funduszy Europejskich ? Podpowiedzi dla członków komitetów monitorujących Nr 5/2009 Łukasz Domagała Grupa do spraw horyzontalnych P oniższy artykuł przybliża sposób oraz dorobek pracy Grupy ds. horyzontalnych Komitetu Monitorującego Program Operacyjny Kapitał Ludzki. Celem artykułu jest ukazanie, jaką funkcję grupy robocze komitetów i podkomitetów monitorujących mogą pełnić w systemie planowania i monitorowania wdrażania funduszy strukturalnych. Według przyjętych przez Komitet Monitorujący Program Operacyjny Kapitał Ludzki założeń grupy stanowić mają forum wymiany opinii, informacji oraz doświadczeń partnerów zaangażowanych w realizację PO KL. Mają wspierać instytucje zaangażowane w zarządzanie największym w Unii Europejskiej programem finansowanym przez Europejski Fundusz Społeczny. Grupa robocza ds. horyzontalnych jest jedną z sześciu grup roboczych utworzonych w ramach Komitetu Monitorującego Program Operacyjny Kapitał Ludzki. Jako jedyna ma charakter przekrojowy. Pozostałe zajmują się poszczególnymi obszarami wsparcia EFS, takimi jak zatrudnienie i integracja społeczna (Priorytet I, VI, VII), edukacja (Priorytet III, IV), adaptacyjność i transfer wiedzy (Priorytet II), dobre rządzenie (Priorytet V) oraz grupa ds. komponentu regionalnego PO KL. GŁÓWNYM WYRÓŻNIKIEM GRUPY DS. HORYZONTALNYCH JEST JEJ PRZEKROJOWY CHARAKTER Celem działania grupy jest monitorowanie procesu wdrażania na poziomie regionalnym i centralnym następujących zagadnień horyzontalnych: innowacyjność współpraca ponadnarodowa partnerstwo gender-mainstreaming. Strona 1

2 Ponadto dodatkowym zadaniem Grupy roboczej ds. horyzontalnych jest analizowanie, proponowanie i rekomendowanie Komitetowi Monitorującemu PO KL propozycji tematów dla projektów innowacyjnych, a także wsparcie Instytucji Zarządzającej, czyli Departamentu Zarządzania EFS w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego w przygotowaniu kryteriów wyboru projektów innowacyjnych i ponadnarodowych. Uczestnicy Do pracy w grupie zaproszeni zostali przedstawiciele wszystkich sektorów reprezentowanych w Komitecie Monitorującym PO KL (tj. przedstawiciele pracodawców, związków zawodowych, organizacji pozarządowych, uczelni wyższych, samorządów, jednostek zaangażowanych w proces wdrażania EFS). W pracach grupy biorą udział z ramienia organizacji pozarządowych Ogólnopolska Federacja Organizacji Pozarządowych, która przewodniczy pracom grupy, oraz Wspólnota Robocza Związków Organizacji Socjalnych WRZOS. Oprócz tego ze strony partnerów społecznych i gospodarczych reprezentację w grupie mają prawie wszystkie organizacje pracodawców i pracowników oraz uczelnie wyższe (Uniwersytet Warszawski, Politechnika Wrocławska). Skład dopełniają pracownicy ministerstw (pracy i polityki społecznej, edukacji, nauki i szkolnictwa wyższego, rozwoju regionalnego), przedstawiciele czterech regionalnych instytucji pośredniczących (z Opola, Gdańska, Szczecina, Poznania) i Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich. Na każdym spotkaniu obecni są również przedstawiciele Fundacji Fundusz Współpracy, która pełni rolę Krajowej Instytucji Wspomagającej dla projektów innowacyjnych i ponadnarodowych. Grupa ma możliwość zapraszania na spotkania zewnętrznych ekspertów. UCZESTNIKAMI GRUPY DS. HORYZNOTALNYCH SĄ PRZEDSTAWICIELE: - pracodawców - związków zawodowych - organizacji pozarządowych (OFOP, WRZOS) - uczelni wyższych (Uniwersytet Warszawski, Politechnika Wrocławska) - samorządów - jednostek zaangażowanych we wdrażanie EFS Sposób funkcjonowania grupy Zgodnie z ustaleniami Komitetu Monitorującego PO KL obsługę organizacyjną i techniczną prac poszczególnych grup roboczych zapewnia Sekretariat grupy roboczej utworzony w instytucji, z której wywodzi się Przewodniczący grupy roboczej. Przewodniczącą grupy ds. horyzontalnych jest Mirosława Hamera reprezentująca w komitecie Ogólnopolską Federację Organizacji Pozarządowych. Do końca 2008 roku na zlecenie Ministerstwa Rozwoju Regionalnego sekretariat grupy prowadziła Ogólnopolska Federacja Organizacji Pozarządowych. Do jego zadań należała obsługa organizacyjna grupy podczas spotkań i pomiędzy nimi oraz zapewnienie wsparcia merytorycznego. Ze względów komunikacyjnych uczestnicy przyjeżdżają z całej Polski, spotkania grupy odbywają się w Warszawie. Bardzo ważna dla jakości i efektywności pracy grupy jest możliwości organizowania również spotkań dwudniowych. Podczas takiego dwudniowego spotkania członkowie grupy mają możliwość Strona 2

3 poznania się, wymiany doświadczeń, a także dłuższej refleksji nad podejmowanymi zagadnieniami. Na każde ze spotkań przygotowywane są prezentacje wprowadzające, pokazujące różne doświadczenia lub ekspertyzy, np. realizacji projektów Inicjatywy Wspólnotowej Equal Członkowie grupy mogą sami proponować tematykę spotkań czy wnosić o zaproszenie zewnętrznych ekspertów albo zlecenie ekspertyzy lub ewaluacji dotyczącej danego zagadnienia. Podczas spotkań grupa pracuje metodami warsztatowymi w małych podgrupach dyskutowane są poszczególne zagadnienia, które później podgrupy prezentują na forum. Taki sposób pracy pozwala na pełne zaangażowanie się wszystkich członków grupy, tak by dyskusja opierała się na bardzo różnorodnych doświadczeniach. Spotkania grupy prowadzone są przez dwie osoby przewodniczącą grupy i osobę ją wspierającą. Kolejna osoba z sekretariatu grupy przygotowuje protokół. Taki podział zadań umożliwia zaangażowanie się w dyskusję osób prowadzących, z drugiej strony umożliwia sprawne prowadzenie dyskusji nastawionej na wypracowanie stanowiska grupy, prezentowanego później na spotkaniu Komitetu Monitorującego POKL. Członkowie grupy mają wspólną grupę mailingową utworzoną na darmowym narzędziu Każde ze spotkań jest protokołowane, po spotkaniach sprawozdanie rozsyłane jest do wszystkich członków grupy oraz zostaje umieszczone na stronie internetowej. Dotychczas odbyło się już 10 jedno- lub dwudniowych spotkań grupy, średnio raz na trzy miesiące. Poza sposobem organizacji spotkań kluczowe znaczenie dla pracy grupy miało podejście przedstawicieli Instytucji Zarządzającej. IZ chciała, by grupa ds. horyzontalnych była prawdziwą platformą dyskusji i wymiany doświadczeń osób zaangażowanych we wdrażanie EFS. Bardzo często podczas posiedzeń komitetu monitorującego brakuje czasu na dyskusje i dokładną analizę szczegółowych zagadnień. To właśnie grupa robocza jest mechanizmem pozwalającym na pogłębioną dyskusje, analizę i wypracowanie rozwiązań. Efekty pracy grupy prezentowane są na posiedzeniach komitetu monitorującego POKL i stanowią materiał wyjściowy przy tworzeniu dokumentacji zatwierdzanej przez IZ. Tak przebiegała praca grupy Grupa robocza ds. horyzontalnych rozpoczęła swoją pracę w drugiej połowie 2007 roku od opracowania zasad współpracy w ramach grupy (w formie prostego regulaminu) oraz harmonogramu prac. W pierwszym okresie funkcjonowania grupy roboczej dyskutowano podstawowe zagadnienia związane z projektami innowacyjnymi i ponadnarodowymi. Członkowie wspólnie szukali odpowiedzi na pytania: czym jest innowacja, jak wybierać projekty innowacyjne, jak wykorzystać doświadczenia z wdrażania Inicjatyw Wspólnotowej Equal, czy realizacja projektów w partnerstwie wzmacnia ich innowacyjność, jak dbając o publiczne środki pozwolić na projekty eksperymentalne? Bazą do dyskusji były liczne prezentacje dotyczące innowacji i projektów ponadnarodowych, a także ekspertyzy i wyniki ewaluacji. Podczas swoich prac grupa ds. horyzontalnych najwięcej czerpała z doświadczeń realizacji Inicjatywy Wspólnotowej Equal. Ze względu na duże znaczenie tych doświadczeń dla decyzji o przeznaczeniu środków z EFS najwięcej czasu poświęcono definicji projektu innowacyjnego dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki ( ). Zdecydowano się na zaproponowanie Instytucji Zarządzającej realizacji projektów innowacyjnych w dwóch etapach. Pierwszy miał obejmować diagnozę problemów, opracowanie produktu oraz strategii wdrażania, drugi testowanie innowacyjnego produktu i opracowanie jego finalnego kształtu. Jednocześnie w ramach projektu innowacyjnego nie powinno zabraknąć elementów upowszechniania oraz włączania jego rezultatów do głównego nurtu polityki. Szczegółowe opracowanie ww. założeń było o tyle istotne, że na projektu innowacyjne i ponadnarodowe może być przeznaczone jedynie 5% środków w każdym priorytecie Kapitału Ludzkiego. Na podstawie materiałów wypracowanych przez grupę dokonano aktualizacji Wytycznych dotyczących wdrażania projektów innowacyjnych i ponadnarodowych oraz innych dokumentów wspierających proces wyłaniania. Strona 3

4 Specyfika projektów innowacyjnych zadecydowała o tym, iż grupa po wielu dyskusjach i zgodzie Instytucji Zarządzającej zdecydowała się również zaproponować odrębne kryteria wyboru dla projektów innowacyjnych. Dla każdego z obszarów oceny projektów w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki opracowano listę, która powinna być uwzględniona przy konkursach na projekty innowacyjne. Na tej podstawie Komitet Monitorujący w połowie 2008 roku przyjął kryteria ogólne (merytoryczne i horyzontalne) dla projektów innowacyjnych. Przedmiotem prac grupy ds. horyzontalnych w 2008 roku była również lista przykładowych szczegółowych kryteriów wyboru dla projektów innowacyjnych i ponadnarodowych. Materiał przekazany Instytucji Zarządzającej obejmował propozycje kryteriów dostępu oraz strategicznych dla tego rodzaju projektów. Zarówno jedne, jak i drugie odgrywają ważną rolę w wyborze projektów do realizacji. Projektodawca musi spełnić wszystkie kryteria dostępu, aby móc realizować projekt, natomiast za kryteria strategiczne może otrzymać dodatkowe punkty, które będą premiować jego projekt. Listy kryteriów dostępu i strategicznych dla projektów innowacyjnych oraz ponadnarodowych wypracowane przez grupę stanowiły bazę ostatecznie przyjętych przez Komitet Monitorujący Planów Działań na 2009 rok. Na kolejnych spotkaniach, także w 2008 roku, dyskutowano nad tematami projektów innowacyjnych. Największą trudnością było takie dobranie tematów, aby z jednej strony ukierunkować przyszłe projekty na dany problem (jak np. poszukiwanie metod wczesnej interwencji socjalnej i przeciwdziałania wykluczeniu społecznemu dzieci i młodzieży), a z drugiej strony nie tworzyć barier uniemożliwiających realizację projektu innowacyjnego poprzez zbyt mocne zawężenie tematu. Po długich dyskusjach grupa rekomendowała Komitetowi Monitorującemu akceptację listy kilkudziesięciu tematów w ramach czterech grup: zatrudnienie i integracja społeczna, adaptacyjność, edukacja i szkolnictwo wyższe, dobre rządzenie. Ostateczną decyzję o wyborze tematów w danym priorytecie podejmuje Instytucja Zarządzająca w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego i poszczególne instytucje pośredniczące. W drugiej połowie 2008 roku istotny element prac grupy stanowiła struktura i sposób działania sieci tematycznych dla projektów innowacyjnych. Bazą do pracy były krajowe sieci tematyczne funkcjonujące w ramach Inicjatywy Wspólnotowej Equal. Jednak złożoność sposobu wdrażania (poziom krajowy i poziom regionalny oraz różnorodność obszarów wsparcia) przyjętego w ramach Kapitału Ludzkiego spowodowała konieczność modyfikacji sprawdzonego rozwiązania. Po kilku spotkaniach grupa przedstawiała Ministerstwu Rozwoju Regionalnego strukturę sieci tematycznych opartą o komitet i podkomitety odgrywającą istotną rolę w akceptacji dalszej realizacji projektu innowacyjnego przy przejściu z pierwszego do drugiego etapu realizacji. Sukcesy grupy ds. horyzontalnych Podsumowując, w ciągu niespełna dwóch lat działania grupa ds. horyzontalnych Komitetu Monitorującego Program Operacyjny Kapitał Ludzki spotkała się 10 razy na jedno- i dwudniowych sesjach, które miały charakter mocno angażujący wszystkich członków grupy w prace nad aspektami wdrażania projektów innowacyjnych i ponadnarodowych. W tym czasie grupa opracowała i przedstawiła właściwym instytucjom (najczęściej komitetowi oraz MRR) definicję projektu innowacyjnego wraz z konkretnymi zapisami do dokumentów programowych, kryteria wyboru ogólne i szczegółowe projektów innowacyjnych, szczegółowe kryteria wyboru projektów ponadnarodowych, tematy projektów innowacyjnych, które będą podlegać weryfikacji przez grupę co dwa lata. Większość członków grupy wykazywała dużą aktywność podczas spotkań i pomiędzy nimi, dzieląc się swoimi doświadczeniami w ramach omawianych dziedzin. Tak duża efektywność nie byłaby możliwa bez dużego Strona 4

5 zaangażowania organizacyjnego Ogólnopolskiej Federacji Organizacji Pozarządowych oraz dobrej współpracy z Instytucją Zarządzającą. Natomiast dotychczasowe efekty prac zostaną zweryfikowane przez pierwsze konkursy na projekty innowacyjne i ponadnarodowe, które zostały zaplanowane na drugą połowę 2009 roku. Dlaczego warto tak pracować? Grupy robocze tworzone w ramach komitetów i podkomitetów mogą być bardzo dobrym narzędziem usprawniającym prace. Dzięki ich pracy można stworzyć przestrzeń do dyskusji usprawniających proces wdrażania funduszy strukturalnych. Tworząc taką przestrzeń, nie tylko dajemy możliwość wykorzystania wiedzy i doświadczeń partnerów, ale również wciągnięcia ich do pracy, a także podzielenia się odpowiedzialnością za jej efekty. Obserwując różnego rodzaju problemy związane z wdrażaniem funduszy europejskich można odnieść wrażenie, że wielu trudności dałoby się uniknąć tworząc przestrzeń do opisanego powyżej sposobu pracy. Tworzenie grup roboczych w ramach komitetów i podkomitetów jest nadal zbyt mało wykorzystywanym narzędziem. Oczywiście sama intencja tworzenia grup roboczych to za mało, kluczowe znaczenie ma zaangażowanie członków grupy, którego podstawą jest przekonanie, że ich głos się liczy, a wypracowane rozwiązania znajdą odzwierciedlenie w przyjętej dokumentacji i praktyce działania. *** Łukasz Domagała Przewodniczący Zarządu Sieci Wspierania Organizacji Pozarządowych SPLOT, Przewodniczący Zarządu Regionalnego Centrum Wspierania Inicjatyw Pozarządowych, zastępca członkini Komitetu Monitorującego PO KL z ramienia Ogólnopolskiej Federacji Organizacji Pozarządowych. Ogólnopolska Federacja Organizacji Pozarządowych jest jedynym w Polsce ponadbranŝowym zrzeszeniem NGO, skupiającym ponad 80 organizacji z całej Polski, niezaleŝnie od ich zasięgu działania, wielkości i przedmiotu działalności. PoniewaŜ członkami stowarzyszenia są m.in. regionalne i branŝowe związki stowarzyszeń, na poziomie podstawowym, tj. uwzględniającym członków naszych organizacji członkowskich, jest to kilkaset organizacji i ponad milion osób. OFOP jest niezaleŝną i stabilną platformą dyskusji, uzgadniania i upowszechniania stanowisk szerokiego grona organizacji pozarządowych. Ogólnopolska Federacja Organizacji Pozarządowych ul. Szpitalna 5/ Warszawa tel. (22) , wew. 161, 135, 154 faks (22) ofop@ofop.engo.pl program.europejski@ofop.engo.pl Strona 5