PFRON. Rewolucja we wpłatach. Zmiany od 1 lipca 2016 r. mniejsze ulgi nowe obowiązki zmiany w procedurze nowe formularze PFRON. Rewolucja we wpłatach

Transkrypt

1 PFRON Rewolucja we wpłatach Luiza Klimkiewicz P rawnik, absolwentka WPiA UW. Od kilkunastu lat związana z Biurem Pełnomocnika Rządu ds. Osób Niepełnosprawnych w resorcie pracy. Popularyzuje problematykę wpłat oraz pomocy na rehabilitację i zatrudnianie osób niepełnosprawnych. Współpracuje z Gazetą Prawną. Autorka książek, kilkuset artykułów i opracowań w tym zakresie. Wykładowca z wieloletnim doświadczeniem. Ekspert Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych. Wpłatami na PFRON zajmuje się od 1999 r. PFRON Rewolucja we wpłatach Zmiany od 1 lipca 2016 r. mniejsze ulgi nowe obowiązki zmiany w procedurze nowe formularze ISBN Luiza Klimkiewicz

2

3 PFRON Rewolucja we wpłatach Zmiany od 1 lipca 2016 r. mniejsze ulgi nowe obowiązki zmiany w procedurze nowe formularze Luiza Klimkiewicz

4 Autor Luiza Klimkiewicz Redakcja Elżbieta Pietrak Redaktor prowadzący Renata Krasowska-Kłos Projekt graficzny okładki Kinga Pisarczyk Korekta Mirosława Jasińska-Nowacka Skład i łamanie Leszek Ogrodowczyk Copyright by INFOR Biznes Sp. z o.o. Wydanie I/2016, lipiec 2016 r. ISBN Adres redakcji: Warszawa, ul. Okopowa 58/ Biuro Obsługi Klienta: Warszawa, ul. Okopowa 58/72 tel , , bok@infor.pl Druk: Mazowieckie Centrum Poligrafii

5 Spis treści Wstęp 7 Rozdział 1. Jaki jest mechanizm wpłaty 9 Rozdział 2. Jaki jest mechanizm ulg 16 Rozdział 3. Zagadnienia wstępne 20 Rozdział 4. Kto jest pracodawcą Czy forma organizacyjno-prawna ma znaczenie Jak rozliczają się podmioty o złożonej strukturze organizacyjnej i organy założycielskie Jak traktować podmioty powiązane i konsorcja Jak rozliczać agencje pracy czasowej i pracodawców-użytkowników 26 Rozdział 5. Kto jest pracownikiem 27 Rozdział 6. Na co zwrócić uwagę, dokumentując niepełnosprawność Definicja osoby niepełnosprawnej Jakie dokumenty potwierdzają niepełnosprawność Jakie dokumenty potwierdzają szczególne schorzenia Kim są osoby wykazywane jako bez ustalonego stopnia niepełnosprawności Czy niepełnosprawność podlega obowiązkowemu ujawnieniu Dyskryminacja a przedstawienie orzeczenia Jak udokumentować otrzymanie orzeczenia od pracownika Czy pracownik może żądać usunięcia orzeczenia z akt Czy moment dokonywania analizy wpływa na jej wynik 49 Rozdział 7. Co jest istotne przy obliczaniu zatrudnienia ogółem Dlaczego oblicza się stan zatrudnienia ogółem Czym jest stan zatrudnienia ogółem 51 3

6 PFRON Rewolucja we wpłatach 7.3. Jak stosować wyłączenia Kiedy wyłączać pracownika ze stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych Kiedy wyłączać pracownika ze stanu zatrudnienia osób sprawnych Jak obliczać dane w wartościach przeciętnych miesięcznych Przykładowe obliczenie przeciętne miesięczne zatrudnienie ogółem 59 Rozdział 8. Jak ustalać stany zatrudnienia osób niepełnosprawnych Data początkowa uwagi ogólne i stany zatrudnienia (okresy do grudnia 2010 r.) Data początkowa stany osób niepełnosprawnych Data początkowa stany zatrudnienia (okresy od 2011 r.) Data początkowa osoby o szczególnych schorzeniach Data końcowa wszyscy Wyjątkowe okoliczności 84 Rozdział 9. Jak zakwalifikować się do właściwej grupy podmiotów rozliczających się z wpłat Kto nie ma obowiązku ustalania struktury zatrudnienia Na jakiej podstawie rozliczyć wpłaty Jak czynnik międzynarodowy wpływa na obowiązek wpłat 92 Rozdział 10. Jak obliczyć wpłatę należną Wplata należna Przeciętne wynagrodzenie Liczba brakujących etatów Wskaźnik zatrudnienia osób pozbawionych wolności 100 Rozdział 11. Ulgi we wpłatach na PFRON 102 Rozdział 12. Strony kooperacji Kto może nabyć prawo do ulgi Kto może udzielać ulg 105 Rozdział 13. Zakres kooperacji Produkcja czy usługa Wykonawstwo i wkład własny 115 4

7 Spis treści Co to znaczy, że produkcja lub usługi mają zostać odpowiednio wytworzone lub świadczone. Czy wpływa to na sposób obliczenia ulgi Czy można odsprzedać przedmiot zakupu bez utraty prawa do ulgi 121 Rozdział 14. Jaki dokument może potwierdzać dokonanie zakupu 123 Rozdział 15. Zapłata za zakup Termin płatności Data i forma zapłaty 128 Rozdział 16. Informacja o kwocie obniżenia Czy sprzedający może nie wystawiać informacji niektórym podmiotom W jakim terminie należy wystawiać informacje o kwocie obniżenia Czy wystawiana ulga jest ulgą starą, przejściową czy nową. Jak ją dokumentować Jak wypełnić INF-U Jak oznaczać informacje INF-U 146 Rozdział 17. Jak korzystać z ulg 151 Rozdział 18. Ewidencja ulg Co powinna zawierać ewidencja ulg Jakie są ogólne zasady dokonywania wpisów w ewidencji W jakich formach można prowadzić ewidencję ulg Jakie dodatkowe warunki należy spełnić, prowadząc ewidencję w formie pisemnej Jakie dodatkowe warunki należy spełnić, prowadząc ewidencję w formie elektronicznej? Dlaczego wprowadzono warunek dostępności z WCAG Oznaczenia niewidomi ewidencja Ochrona, przechowywanie i archiwizacja ewidencji 170 Rozdział 19. Nowy obowiązek sprawozdawczy. Jak wypełnić INF-1-u 171 Rozdział 20. Forma INF-U i INF-1-u 174 Rozdział 21. Wpłata z tytułu niewłaściwego wykonania obowiązków sprzedającego Przesłanki pierwotne 176 5

8 PFRON Rewolucja we wpłatach Przesłanka wtórna Niwelowanie nieprawidłowości Wpłata należna i wyłączenie obowiązku 183 Rozdział 22. Zwiększanie dostępności 184 Rozdział 23. Rozporządzenia wykonawcze 187 ROZPORZĄDZENIE Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 czerwca 2016 r. w sprawie określenia wzorów miesięcznych i rocznych informacji o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych (Dz.U. poz. 938) 187 Załącznik nr 1. Wzór INF Załącznik nr 2. Wzór INF-Z 191 Załącznik nr 3. Wzór INF ROZPORZĄDZENIE Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 czerwca 2016 r. w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten Fundusz (Dz.U. poz. 956) 195 Załącznik nr 1. Wzór DEK-I-O 198 Załącznik nr 2. Wzór DEK-I-a 200 Załącznik nr 3. Wzór DEK-I-b 202 Załącznik nr 4. Wzór DEK-I-u 204 Załącznik nr 5. Wzór DEK-II-a 206 Załącznik nr 6. Wzór DEK-II-b 208 Załącznik nr 7. Wzór DEK-II-u 210 Załącznik nr 8. Wzór DEK-W 212 Załącznik nr 9. Wzór DEK-R 213 Załącznik nr 10. Wzór DEK-Z 215 ROZPORZĄDZENIE Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 czerwca 2016 r. w sprawie informacji dotyczących kwot obniżenia wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz ewidencji wystawionych informacji o kwocie obniżenia (Dz.U. poz. 928) 217 Załącznik nr 1. Wzór INF-U 221 Załącznik nr 2. Wzór INF-1-u 223 6

9 Wstęp 1 lipca 2016 r. weszły w życie przepisy ustawy z 25 września 2015 r. o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. poz. 1886) dalej jako nowelizacja. Modyfikują one sposób naliczania wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) z tytułu niezapewniania wymaganego poziomu zatrudnienia osób niepełnosprawnych, o których mowa w art. 21 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 127, poz. 721 z późn. zm.) dalej jako u.r.o.n. Zmiany wprowadzone nowelizacją dotyczą bowiem kręgu podmiotów zwolnionych ze wspomnianych wpłat oraz zasad nabywania i odliczania ulg przez zobowiązanych do tych wpłat. Ustanowiono także dodatkowe obowiązki dla sprzedających, którzy udzielają ulg pracodawcom zobowiązanym do wpłat z tytułu niezapewniania wymaganego poziomu zatrudniania osób niepełnosprawnych, a także katalog nowych wpłat na PFRON opłacanych przez sprzedających niewłaściwie wypełniających obowiązki związane z udzielaniem ulg (art. 22 i 22b u.r.o.n.). Opracowanie przybliża praktycznie zmieniony proces rozliczania wpłat na PFRON z tytułu niezapewniania wymaganego poziomu zatrudnienia osób niepełnosprawnych, nowy zakres obowiązków sprzedających udzielających ulg, a w tym nowy katalog wpłat, do których mogą być zobowiązani sprzedający. Jednocześnie, biorąc pod uwagę liczne błędy przy dokumentowaniu niepełnosprawności i obliczaniu stanów zatrudnienia, opracowanie szczegółowo i praktycznie przedstawia tę problematykę tak, by pozostałe opisane w nim mechanizmy związane z rozliczaniem wpłat i udzielaniem ulg zostały zastosowane prawidłowo. Ponadto omawiana problematyka koresponduje ze sposobem wypełniania: informacji INF-1, o której mowa w rozporządzeniu ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 22 czerwca 2016 r. w sprawie określenia wzorów miesięcznych i rocznych informacji o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych (Dz.U. poz. 938) dalej jako r.inf., deklaracji DEK-I-0, DEK-I-a, DEK-I-b, DEK-I-u, DEK-II-u, o których mowa w rozporządzeniu ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 22 czerwca 2016 r. w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten Fundusz (Dz.U. poz. 956) dalej jako r.dek. oraz 7

10 PFRON Rewolucja we wpłatach informacji INF-U i INF-1-u, o których mowa w rozporządzeniu ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 22 czerwca 2016 r. w sprawie informacji dotyczących kwot obniżenia wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz ewidencji wystawionych informacji o kwocie obniżenia (Dz.U. poz. 928) dalej jako r.o.w. Luiza Klimkiewicz

11 Rozdział 1 Jaki jest mechanizm wpłaty Osoby niepełnosprawne stanowią kilkanaście procent ogółu populacji. Jednocześnie są one wyraźnie niedoreprezentowane na rynku pracy, a nie zawsze wynika to z obiektywnego niedopasowania oferowanej pracy i kwalifikacji lub zdolności kandydatów do pracy. Często jest to skutkiem specyficznych decyzji pracodawców. Wprowadzone art. 4 ustawy z 9 maja 1991 r. o zatrudnianiu i rehabilitacji zawodowej osób niepełnosprawnych (Dz.U. poz. 201 z późn. zm.) dalej jako u.z.r.o.n., a obecnie regulowane w art. 21 u.r.o.n. wpłaty na PFRON z tytułu niezapewniania wymaganego poziomu zatrudnienia osób niepełnosprawnych stawiają pracodawców przed wyborem: albo osiągnąć wymagany wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, albo dokonać wpłaty na PFRON. W tym sensie nie stanowią one sankcji (dlatego m.in. kwot uiszczonych wpłat nie można odliczyć od podatku dochodowego), lecz są alternatywą dla zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Warto tu zwrócić uwagę na dwie rzeczy. Po pierwsze, maksymalny ustawowo wymagany wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi 6%, a więc jest co najmniej dwukrotnie niższy od odsetka, jaki stanowi ta grupa w społeczeństwie. Od pracodawcy nie wymaga się zatem wiernego odwzorowania struktury społecznej w strukturze personelu. Po drugie, wpłaty z tytułu niezapewniania wymaganego poziomu zatrudnienia stanowią główne źródło wpływów PFRON, z których wspierani są pracodawcy zatrudniający osoby niepełnosprawne. W ten sposób wspomniane wybory pracodawców nigdy nie pozostają ekonomicznie i społecznie obojętne dla nich samych (obowiązek wpłaty) ani dla innych pracodawców, którzy zdecydowali się na zatrudnienie odpowiedniej liczby osób niepełnosprawnych i mogą w związku z tym liczyć na wiele form wsparcia bezpośredniego ze środków PFRON (jak np. dofinansowanie do wynagrodzeń osób niepełnosprawnych) lub pośredniego (możliwość udzielania ulg we wpłatach na PFRON lub korzystania z preferencji w sferze zamówień publicznych). Konstrukcja miesięcznej wpłaty na PFRON z tytułu niezatrudniania wymaganego poziomu zatrudnienia osób niepełnosprawnych jest obecnie unormowana w art. 21 ust. 1 u.r.o.n. Zgodnie z tym przepisem każdy pracodawca o co najmniej 25-etatowym zatrudnieniu ogółem podlega obowiązkowi wpłat na PFRON. Wyjątek stanowią podmioty sfery prawa międzynarodowego wymienione w art. 21 ust. 6 u.r.o.n. pracodawcy ci są wyłączeni od obowiązku wpłat. 9

12 PFRON Rewolucja we wpłatach Jeżeli jednak pracodawca nie podlega ustawowemu wyłączeniu od obowiązku wpłat, a więc gdy jest podmiotem tej wpłaty na PFRON, to musi ustalić, czy jest zwolniony z wpłat, czy zobowiązany do wpłat. Pracodawców zwolnionych z wpłat, o których mowa w art. 21 u.r.o.n., można podzielić na dwie grupy. Do pierwszej należą ci, których zwolnienie z wpłat jest niezależne od szczegółowej struktury zatrudnienia. Są oni zwolnieni z wpłat bez konieczności ustalania żadnych wskaźników i stanów zatrudnienia. Należą tu pracodawcy prowadzący zakłady w likwidacji lub upadłości (art. 21 ust. 3 u.r.o.n.), domy pomocy społecznej, hospicja, zakłady opiekuńczo-lecznicze oraz jednostki prowadzące wybrane rodzaje działalności na rzecz osób niepełnosprawnych (art. 21 ust. 2e u.r.o.n.). Do tej grupy zalicza się także wybrane podmioty, którym przepisy dotyczące restrukturyzacji w różnych sektorach przyznały takie prawo na mocy odrębnych przepisów (m.in. niektóre podmioty z branży górniczej, które w dalszej części opracowania zostaną pominięte). Do drugiej grupy zwolnionych z wpłat na PFRON z tytułu niezapewniania wymaganego poziomu zatrudnienia osób niepełnosprawnych należą ci, którzy są zobowiązani do ustalania szczegółowej struktury zatrudnienia na takich samych zasadach jak pracodawcy zwolnieni z wpłat. Różnią się od nich jednak tym, że osiągają wymagane wskaźniki, od których zależy ich prawo do zwolnienia. Co do zasady, wskaźnikiem tym jest wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, jednak prawo do częściowego lub całkowitego zwolnienia z wpłat na PFRON przez przywięzienne zakłady pracy wymaga alternatywnie osiągania wskaźników zatrudnienia osób pozbawionych wolności określonych w ustawie z 28 sierpnia 1997 r. o zatrudnianiu osób pozbawionych wolności (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1116) dalej jako u.z.p.w. Pozostali pracodawcy o co najmniej 25-etatowym zatrudnieniu ogółem są zobowiązani do wpłat. Wszyscy zobowiązani do wpłat należą do jednej grupy podmiotów, które były zobowiązane do ustalania szczegółowej struktury zatrudnienia, lecz nie osiągnęły wymaganego poziomu zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Pracodawców tych można podzielić na trzy zasadnicze grupy. Określono je w art. 21 ust. 1 2b u.r.o.n. W art. 21 ust. 2b u.r.o.n. znalazły się niektóre jednostki szkolnictwa i nauki, a w art. 21 ust. 2a u.r.o.n. niektóre jednostki publiczne, instytucje kultury i podmioty zajmujące się ochroną pomników historii (art. 21 ust. 2a u.r.o.n.). Pozostali zostali uwzględnieni w art. 21 ust. 1 i 2 u.r.o.n. Wspomniane wyżej przywięzienne zakłady pracy mogą teoretycznie należeć do każdej z tych trzech grup. Wówczas obliczają wpłaty na analogicznych zasadach jak inni pracodawcy rozliczający się z wpłat na danej podstawie, z tym że dodatkowo uwzględniają wspomniany wskaźnik zatrudnienia osób pozbawionych wolności. 10

13 Rozdział 1. Jaki jest mechanizm wpłaty Tabela. Pracodawcy a miesięczne wpłaty na PFRON (art. 21 u.r.o.n.) przegląd statusów i sprawozdawczości Podmiot Obowiązek wpłat Obowiązek sprawozdawczy Pracodawcy niebędący podmiotami wpłat na PFRON, o których mowa w art. 21 u.r.o.n. Nie-pracodawca (art. 21 ust. 1 u.r.o.n.) placówka dyplomatyczna, urząd konsularny, przedstawicielstwo lub misja zagraniczna nie dotyczy nie sprawozdaje x (art. 21 ust. 6 u.r.o.n.) Pracodawca zatrudniający do 25 pracowników w przeliczeniu na etaty (art. 21 ust. 1 u.r.o.n.) Pracodawcy o co najmniej 25-etatowym zatrudnieniu ogółem Pracodawca prowadzący zakład pracy w likwidacji albo co do którego ogłoszono upadłość (art. 21 ust. 3 u.r.o.n.) Pracodawca będący: domem pomocy społecznej w rozumieniu przepisów o pomocy społecznej, hospicjum w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej, zakładem opiekuńczo-leczniczym, publiczną lub niepubliczną jednostką organizacyjną, której wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza osób niepełnosprawnych, edukacja osób niepełnosprawnych lub opieka nad osobami niepełnosprawnymi (art. 21 ust. 2e u.r.o.n.) Pracodawca będący: publiczną lub niepubliczną uczelnią publiczną lub niepubliczną szkołą, wyższą szkołą zawodową zakładem kształcenia nauczycieli placówką opiekuńczo-wychowawczą placówką resocjalizacyjną organem założycielskim dla ww. podmiotów i nie prowadzącym innych podmiotów (art. 21 ust. 2b u.r.o.n.) Osiąga ustawowy wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych (z uwzględnieniem osób kształconych) 2% (art. 21 ust. 2b-2d u.r.o.n.) Osiąga obniżony wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych (art. 21 ust. 2b i 4 u.r.o.n.) Nie osiąga żadnego z powyższych wskaźników, korzystający zwolniony nie sprawozdaje Informacja (art. 21 ust. 2f u.r.o.n.) x Symbol INF-1 DEK-I-b + DEK-I-u 11

14 PFRON Rewolucja we wpłatach z ulg (art. 21 ust. 2b i 2g i art. 22 u.r.o.n.) Nie osiąga żadnego z powyższych wskaźników, nie korzystający z ulg (art. 21 ust. 2b i 2g u.r.o.n.) zobowiązany deklaracja (art. 49 ust. 2 u.r.o.n. ) DEK-I-b Pracodawca będący: państwową lub samorządową jednostką organizacyjną będącą: jednostką budżetową zakładem budżetowym gospodarstwem pomocniczym instytucją kultury jednostką organizacyjną zajmującą się statutowo ochroną dóbr kultury uznanych za pomnik historii (art. 21 ust. 2a u.r.o.n.) Osiąga ustawowy wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych 6% (art. 21 ust. 2a-2d u.r.o.n.) Osiąga obniżony wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych (art. 21 ust. 2a i 4 u.r.o.n.) Nie osiąga żadnego z powyższych wskaźników, korzystający z ulg (art. 21 ust. 2a i 2g i art. 22 u.r.o.n.) Nie osiąga żadnego z powyższych wskaźników, nie korzystający z ulg (art. 21 ust. 2a i 2g u.r.o.n.) zwolniony zobowiązany Informacja (art. 21 ust. 2f u.r.o.n.) deklaracja (art. 49 ust. 2 u.r.o.n. ) INF-1 DEK-I-a + DEK-I-u DEK-I-a Pozostali pracodawcy (art. 21 ust. 2 u.r.o.n.) Osiąga ustawowy wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych 6% (art. 21 ust. 2 u.r.o.n.) Osiąga obniżony wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych (art. 21 ust. 2 i 4 u.r.o.n.) zwolniony Informacja (art. 21 ust. 2f u.r.o.n.) INF-1 Nie osiąga żadnego z powyższych wskaźników, korzystający z ulg (art. 21 ust. 1 i art. 22 u.r.o.n.) Nie osiąga żadnego z powyższych wskaźników, niekorzystający z ulg (art. 21 ust. 1 u.r.o.n.) zobowiązany deklaracja (art. 49 ust. 2 u.r.o.n. ) DEK-I-0 + DEK-I-u DEK-I-0 12

15 Rozdział 1. Jaki jest mechanizm wpłaty To, czy pracodawca mający obowiązek ustalania szczegółowej struktury zatrudnienia jest zobowiązany do wpłat, czy z nich zwolniony, zależy od tego, czy obliczona przez niego liczba brakujących etatów osób niepełnosprawnych jest wyższa od 0 (wówczas jest zobowiązany do wpłat), czy równa lub mniejsza od 0 (wówczas jest zwolniony z wpłat). W celu obliczenia liczby brakujących etatów należy liczbę etatów pracowników niepełnosprawnych rzeczywiście zatrudnianych przez pracodawcę odjąć od liczby etatów odpowiadających wskaźnikowi wymaganemu. Co do zasady, wskaźnikiem wymaganym jest wskaźnik ustawowy. Wskaźnik ten wynosi 6% ogółu zatrudnionych u pracodawcy. Może być on jednak niższy. Wynosi bowiem 2% dla niektórych podmiotów sektora oświaty i szkolnictwa, które mogą również uwzględniać w tym wskaźniku osoby kształcone (zob. art. 21 ust. 2b u.r.o.n.). Dodatkowo wskaźnik ustawowy może zostać obniżony w przypadku, gdy pracodawca zatrudnia osoby o szczególnych schorzeniach potencjalnie zmniejszających szanse osób niepełnosprawnych na rynku pracy (art. 21 ust. 4 u.r.o.n.). Wskaźnik obniżony staje się wówczas wskaźnikiem wymaganym zamiast wskaźnika ustawowego. Obliczoną liczbę brakujących etatów mnoży się przez 40,65% przeciętnego wynagrodzenia, uzyskując w ten sposób wpłatę należną. Zasadniczo wpłatę tę uiszcza się na rzecz PFRON, jednak może ona zostać pokryta ulgami z tytułu zakupów produkcji lub usług wytworzonych przez pracodawcę o kwalifikowanej strukturze zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Wpłata podlega pomniejszeniu maksymalnie do wysokości limitu pokrywalności (dotychczas było to 80% wpłaty należnej, od 1 lipca 2016 r. 50% wpłaty należnej). Różnica pomiędzy wpłatą należną a kwotą wykorzystanego obniżenia przekazywana jest do PFRON tytułem wpłaty do zapłaty, chyba że zostanie objęta którąkolwiek z form złagodzenia obowiązku wpłat (umorzenie, rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności, zaniechanie poboru w opracowaniu zostaną jedynie wzmiankowane). Pracodawców rozliczających się z wpłat na PFRON, o których mowa w art. 21 u.r.o.n., dotyczą obowiązki sprawozdawcze. Pracodawca zobowiązany do wpłat na PFRON składa za dany miesiąc deklarację odpowiednio DEK-I-0, DEK-I-a lub DEK-I-b dołączając do niej DEK-I-u, jeżeli obniżał wpłatę za dany miesiąc. Natomiast pracodawcy zwolnieni z wpłat składają informacje INF-1. Wszystkie dokumenty składane są do PFRON w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym. Oto przegląd obowiązków sprawozdawczych. 13

16 PFRON Rewolucja we wpłatach Tabela. Zestawienie obowiązki sprawozdawcze rozliczanie wpłat z art. 21 u.r.o.n. Symbol Częstotliwość składania Okres sprawozdawczy DEK-I-0 DEK-I-a miesiąc miesiąc, w którym pracodawca nie osiągał wymaganej struktury zatrudnienia DEK-I-b DEK-I-u Brak dokument miesiąc, za który do obniżenia o wykorzystaniu wpłaty pracodawca wykorzystał ulg do obniżenia ulgi, wpłaty należnej DEK-R rok rok (miesiące I-XII) Termin składania do 20. dnia miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym 20 stycznia roku następującego po roku sprawozdawczym Uwagi dokument składany zamiennie z INF-1 dokument składa się zawsze wraz z DEK-I-0, DEK-I-a lub DEK-I-b dokument nie jest składany zamiennie z INF-1 DEK-Z incydentalnie dokument jest składany z inną deklaracją wpłat (DEK-I-0, DEK-I-a, DEK-I-b, DEK-II-a, DEK-II-b, DEK-II-u, DEK-W) INF-1 miesiąc miesiąc, w którym pracodawca osiągał wymaganą strukturę zatrudnienia albo korzystał ze zwolnienia z wpłat na podstawie art. 21 ust. 2e lub 3 u.r.o.n. INF-2 rok rok (miesiące I XII) do 20. dnia miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym 20 stycznia roku następującego po roku sprawozdawczym dokument składany zamiennie z DEK-I-0, DEK-I-a lub DEK-I-b dokument nie jest składany zamiennie z DEK-Z INF-Z* incydentalnie Wraz z pierwszą składaną INF-1 oraz wraz INF-1 za miesiąc, w którym nastąpiły zmiany danych ewidencyjnych Określenia, jak pracodawca powinien rozliczać się z wpłaty z tytułu niezapewniania wymaganego poziomu zatrudnienia ogółem (wymaga ustalenia stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych i stanu zatrudnienia osób sprawnych) oraz ustalenia, czy nie zachodzą wyłączenia ustawowe ani przesłanki do zwolnienia z wpłat bez konieczności ustalania szczegółowej struktury zatrudnienia. Jeżeli przesłanki te nie zachodzą, należy: ustalić, na jakiej podstawie pracodawca ma rozliczać się z wpłat (art. 21 ust. 1, 2a lub 2b u.r.o.n.), ustalić rzeczywisty stan zatrudnienia osób niepełnosprawnych, obliczyć wymaganą ustawowo liczbę etatów osób niepełnosprawnych, ustalić, czy pracodawca zatrudnia osoby o szczególnych schorzeniach, a jeżeli tak, to należy obliczyć wskaźnik obniżony, 14

17 Rozdział 1. Jaki jest mechanizm wpłaty następnie należy odjąć od wymaganego (ustawowego lub obniżonego) stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych zatrudnienie rzeczywiste, jeżeli różnica ta jest wyższa od 0, to należy uzyskany wynik pomnożyć przez 0,4065 przeciętnego wynagrodzenia i wykazać jako wpłatę należną w deklaracji DEK-I-0, DEK-I-a lub DEK-I-b, jeżeli pracodawcy przysługują ulgi we wpłatach na PFRON, to można wpłatę należną pomniejszyć o kwotę ulg, nie przekraczając limitu pokrywalności wpłaty ulgami, powstałą w ten sposób różnicę pomiędzy wpłatą należną a kwotą wykorzystanych ulg należy wpłacić do PFRON, tak ustalona kwota podlegająca wpłacie może być przedmiotem złagodzenia obowiązku wpłat na wniosek pracodawcy. 15

18 Rozdział 2 Jaki jest mechanizm ulg Ulgi we wpłatach na PFRON są ważnym wsparciem dla pracodawców rozliczających się z wpłat na PFRON, o których mowa w art. 21 u.r.o.n., jak również, o ile nie przede wszystkim, dla pracodawców, którzy nie tylko są zwolnieni z tych wpłat, ale również zapewniają kwalifikowaną strukturę zatrudnienia osób niepełnosprawnych i mogą udzielać ulg. Generalnie mechanizm ulg we wpłatach na PFRON opiera się na zachęceniu pracodawców zobowiązanych do wpłat, o których mowa w art. 21 u.r.o.n., do dokonywania potwierdzonych fakturami zakupów towarów i usług wytworzonych przez pracodawców, którzy osiągają wysokie wskaźniki zatrudnienia osób niepełnosprawnych określone w art. 22 ust. 1 u.r.o.n. Skutkiem dokonania zakupu (i zapłaty za ten zakup w terminie określonym na fakturze) jest wystawienie przez sprzedającego informacji o kwocie obniżenia wpłat (tzw. informacja o uldze). Informacje wystawiane od dnia 1 lipca 2016 r. zostały zestandaryzowane i oznaczone symbolem INF-U. Z kolei uzyskanie informacji o uldze przez nabywcę umożliwia mu obniżenie wpłaty należnej z tytułu niezapewniania wymaganego poziomu zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Obniżenie wpłaty polega na pomniejszeniu pokrywalnej części kwoty wpłaty należnej, o której mowa w art. 21 u.r.o.n., o kwotę ulg i zadeklarowaniu pomniejszonej wpłaty odpowiednio w deklaracji DEK-I-0, DEK-I-a lub DEK-I-b u.r.o.n. Wymaga to także załączenia deklaracji DEK-I-u, w której podaje się szczegółowe informacje o ulgach wykorzystanych do obniżenia wpłaty za dany miesiąc. Później nabywca powinien już tylko sprawdzać na bieżąco, czy prawo do ulgi nie uległo przedawnieniu (czy nie upłynął okres na wykorzystanie ulgi rozpoczynający się od dnia otrzymania przez niego informacji). Natomiast po udzieleniu ulgi sprzedawca monitoruje, czy wartości, na podstawie których obliczył ulgę, nie uległy wstecznej zmianie (ponieważ oznacza to konieczność skorygowania informacji o kwocie ulgi). Ponadto po 1 lipca 2016 r. sprzedający zewidencjonuje ulgę (w prowadzonej przez siebie ewidencji) oraz poinformuje PFRON o wystawionych informacjach o kwocie obniżenia (na formularzu INF-U, do którego załączy kopie wystawionych informacji INF-U). Rozwiązanie to jest korzystne dla obu stron. Nabywca pomniejsza ulgi z tytułu zakupów, których i tak dokonałby (więc ulga stanowi dla niego wartością dodaną). Natomiast oferta sprzedającego staje się bardziej atrakcyjna dla kontrahentów bez konieczności stosowania rygorów pomocy publicznej. W tym sensie ulgi we wpłatach na PFRON stanowią instrument pozapomocowego wsparcia pośredniego dla sprzedającego. 16

19 Rozdział 2. Jaki jest mechanizm ulg 17

20 PFRON Rewolucja we wpłatach Skutki ulg w sferze publicznoprawnej są także pozytywne. Wprawdzie do PFRON wpływa mniej środków z tytułu wpłat, o których mowa w art. 21 u.r.o.n., jednak nabywca, który może zmniejszyć znacząco o 50 80% wpłaty na PFRON, mniej chętnie ich unika, a przy tym ma świadomość, że swoim zakupem wspiera zatrudnienie osób niepełnosprawnych. Wie także, że osoby te mogą brać udział w wytworzeniu przedmiotu zakupu, który uprawnił go do ulgi, przez co jest mniej skłonny do ulegania stereotypom o gorszej jakości efektów pracy osób niepełnosprawnych. Wreszcie, dzięki temu, że oferta sprzedającego jest atrakcyjniejsza, ma on większe szanse na zdobycie zamówień na wytwarzane przez siebie dobra, co z kolei ułatwia stabilne zatrudnianie osób niepełnosprawnych o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, a to w związku z ich zatrudnianiem sprzedający ma prawo udzielać ulg we wpłatach na PFRON lub obliczać je w większych kwotach. Dotychczas sprzedający, jako zwolniony z wpłat na PFRON zgodnie z art. 21 ust. 2 u.r.o.n., powinien był składać informację INF-1, o której mowa w art. 21 ust. 2f u.r.o.n., w celu wykazania PFRON swojej struktury zatrudnienia. Natomiast od 1 lipca 2016 r. wprowadzono nowe wpłaty na PFRON związane z nieprawidłowym wykonaniem obowiązków sprzedającego udzielającego ulg (art. 22b u.r.o.n.). Wpłaty te będą deklarowane w deklaracji DEK-II-u. Tabela. Obowiązki sprawozdawcze sprzedającego Cel Wykazanie struktury zatrudnienia Informacja roczna o zwolnieniu z wpłat, o których mowa w art. 21 u.r.o.n. Wykazanie danych ewidencyjnych Symbol, dokument INF-1 Adresat Częstotliwość Termin miesiąc Do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprawozdawczym INF-2 rok (miesiące I XII) Do 20 stycznia roku następującego po roku sprawozdawczym PFRON INF-Z* incydentalnie Wraz z pierwszą składaną INF-1 oraz wraz INF-1 za miesiąc, w którym nastąpiły zmiany danych ewidencyjnych Ulga INF-U nabywca Jednokrotnie w przypadku spełnienia warunków, o których mowa w art. 22 u.r.o.n. Ulgi dotychczasowe i przejściowe niezwłocznie po terminowym uregulowaniu należności za zakup ulgi nowej niezwłocznie po terminowym uregulowaniu należności, jednak nie później niż do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności za zakup 18

21 Rozdział 2. Jaki jest mechanizm ulg Ewidencjonowanie ulg Poinformowanie PFRON o wystawionych ulgach Rozliczenie wpłat z art. 22b u.r.o.n. Roczne rozliczenie wpłat na PFRON Wykazanie danych ewidencyjnych Ewidencja brak Dokument prowadzony stale, wpisy dokonywane incydentalnie Niezwłocznie po wystawieniu informacji INF-U INF-1-u PFRON miesiąc Do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu wystawienia INF-U DEK-II-u Incydentalnie, w przypadku ujawnienia przez PFRON nieprawidłowości związanych z realizacją obowiązków sprzedającego Do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu ujawnienia nieprawidłowości DEK-R rok Do 20 stycznia roku następującego po roku sprawozdawczym DEK-Z* incydentalnie Wraz z pierwszą składaną deklaracją wpłat oraz wraz z deklaracją za miesiąc, w którym nastąpiły zmiany danych ewidencyjnych * Dokumenty składane zamiennie. Brak obowiązku składania DEK-Z, jeżeli pracodawca zgłosił lub zaktualizował dane ewidencyjne w INF-Z oraz brak obowiązku składania INF-Z, jeżeli pracodawca zgłosił lub zaktualizował dane ewidencyjne w DEK-Z. Dla określenia, jak postępować w procesie udzielania i korzystania z ulg; należy przede wszystkim ustalić, czy sprzedający jest pracodawcą w rozumieniu art. 3 k.p. oraz czy zapewnia on kwalifikowaną strukturę zatrudnienia określoną w art. 22 ust. 1 u.r.o.n. W tym celu należy ustalić rzeczywisty stan zatrudnienia ogółem oraz ustalić stan zatrudnienia osób niepełnosprawnych o znacznym stopniu niepełnosprawności oraz osób o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności ze szczególnymi schorzeniami i na ich podstawie obliczyć wskaźnik zatrudnienia tych osób. Kolejną kwestią jest ustalenie, czy dany zakup może uprawniać do ulgi. W tym celu konieczne jest ustalenie stron kooperacji, przedmiotu zakupu, określenia wytwórcy i jego powiązań z zasobami zewnętrznymi, ustalenie, czy zapłaty za zakup dokonano terminowo oraz czy wystawiono informację o kwocie obniżenia. W celu ustalenia tego, czy prawidłowo obliczono kwotę ulgi wykazaną w tej informacji, należy przede wszystkim ustalić, na jakich zasadach należało ją obliczać, a następnie ustalić niezbędne dane o przychodach, zatrudnieniu i wynagrodzeniach właściwe dla danego okresu. 19

22 Rozdział 3 Zagadnienia wstępne Z powyższych zarysów naliczenia wpłat na PFRON oraz ich obniżania z wykorzystaniem ulg wynika, że prawidłowe wykonanie tych czynności wymaga ustalenia pewnych podstawowych okoliczności, takich jak sprawdzenie: czy analizowany podmiot jest pracodawcą, czy dana osoba jest pracownikiem pracodawcy, czy i w jakim okresie dana osoba jest niepełnosprawna, czy i w jakim okresie może być wliczona do ustalanego stanu lub stanu zatrudnienia. W praktyce zarówno rozliczający się z wpłat, jak i udzielający ulg, mają pewne problemy. Tymczasem rozwiązanie tych problemów likwiduje większość problemów, które mogą pojawić się przy rozliczeniu wpłat, udzielaniu ulg i korzystaniu z nich do obniżenia wpłat. 20