Rozdział 1 Postanowienia wstępne

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 50/2016 Starosty Lubelskiego z dnia 16 czerwca 2016 r. INSTRUKCJA obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w Starostwie Powiatowym w Lublinie uwzględniająca obieg dokumentów związanych z realizacją programów finansowanych ze środków pochodzących ze źródeł zagranicznych Rozdział 1 Postanowienia wstępne 1. Zakres Instrukcji 1. Instrukcja reguluje zasady obiegu dowodów finansowo - księgowych oraz określa niezbędne czynności kontrolne, do których zobowiązane są poszczególne komórki organizacyjne i stanowiska pracy Starostwa Powiatowego w Lublinie. W szczególności instrukcja ustala: 1) rodzaje dowodów księgowych oraz ich kompletowanie; 2) zasady kontroli dowodów księgowych; 3) komórki i stanowiska pracy uprawnione do kontroli bieŝącej merytoryczno finansowej; 4) obieg dowodów księgowych, w tym obieg: a) dokumentów związanych z ewidencją środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, b) dokumentów związanych z ewidencją naleŝności, c) dokumentów związanych z udzielaniem i rozliczaniem dotacji, d) dokumentów związanych z wydatkowaniem środków, e) pozostałych dowodów księgowych, f) dowodów księgowych związanych z zaangaŝowaniem wydatków. 2. Niniejszą Instrukcję stosuje do obiegu i kontroli dowodów księgowych związanych z realizacją projektów finansowanych ze środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Dopuszcza się moŝliwość ustalenia odrębnych instrukcji regulujących obieg i kontrolę dokumentów w poszczególnych projektach. 2. Ilekroć w niniejszej Instrukcji jest mowa o: 1) wydziale Fn naleŝy przez to rozumieć Wydział Finansowy; 2) wydziale IGM naleŝy przez to rozumieć Wydział Inwestycji i Funduszy Pomocowych; 3) wydziale Or - naleŝy przez to rozumieć Wydział Organizacyjny; 4) wydziale AB naleŝy przez to rozumieć Wydział Architektoniczno-Budowlany; 5) wydziale GGN naleŝy przez to rozumieć Wydział Geodezji; 6) wydziale KTD naleŝy przez to rozumieć Wydział Komunikacji, Transportu i Drogownictwa; 7) wydziale EKS naleŝy przez to rozumieć Wydział Edukacji, Kultury i Spraw Społecznych; 8) wydziale OŚR naleŝy przez to rozumieć Wydział Ochrony Środowiska, Rolnictwa i Leśnictwa; 9) wydziale WZK naleŝy przez to rozumieć Wydział Zarządzania Kryzysowego, Ochrony Ludności i Spraw Obronnych; 10) ZRP - naleŝy przez to rozumieć Zespół Radców Prawnych; 11) wydziale AKJ naleŝy przez to rozumieć Wydział Audytu, Kontroli i Jakości; 12) komórce organizacyjnej naleŝy przez to rozumieć Wydział, Referat lub Samodzielne Stanowisko; 13) wydziale merytorycznym - naleŝy przez to rozumieć wszystkie komórki organizacyjne Starostwa z wyłączeniem Wydziału Finansowego; 14) BRP naleŝy przez to rozumieć Biuro Rady i Zarządu Powiatu; 15) PCPR naleŝy przez to rozumieć Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Lublinie;

2 16) instrukcji kancelaryjnej naleŝy przez to rozumieć instrukcję określoną rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67, z późn. zm.). Rozdział 2 Dowody księgowe i ich kontrola 3. Dowód księgowy 1. Podstawą zapisu w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Prawidłowy dokument księgowy powinien zawierać: 1) określenie rodzaju dowodu; 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej; 3) opis operacji oraz jej wartość, jeŝeli to moŝliwe, określoną takŝe w jednostkach naturalnych; 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą takŝe datę sporządzenia dowodu; 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów; 6) potwierdzenie przez uprawnione komórki organizacyjne dokonania sprawdzenia dowodu pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym poprzez złoŝenie podpisu przez osoby upowaŝnione; 7) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja na poszczególne konta analityczne przy czym klasyfikację budŝetową moŝna pominąć jeŝeli zawarta jest w treści lub opisie dokumentu, symbol jednostki organizacyjnej Powiatu Lubelskiego równieŝ moŝna pominąć gdyŝ wykaz jednostek zawarty jest w załączniku do zarządzenia w sprawie Zasad prowadzenia rachunkowości w Starostwie Powiatowym w Lublinie - w Tabeli 10, podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania; 8) numer identyfikacyjny dowodu umieszczony w górnym prawym rogu w kolorze czerwonym, zezwalający na powiązanie dowodu z dokonanymi na jego podstawie zapisami księgowymi. Dowody księgowe oznaczane są wg następującego schematu: symbol dziennika/nr kolejny dokumentu w danym miesiącu/numer miesiąca/rok. 2. Dowody księgowe powinny być kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Błędy w dowodach zewnętrznych obcych i własnych moŝna korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyraŝeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złoŝenie podpisu osoby dokonującej poprawy. 4. Podział dowodów księgowych Dowody księgowe dzielimy na: 1) dowody zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów; 2) dowody zewnętrzne własne przekazywane kontrahentom; 3) dowody wewnętrzne. 5. Dowody zewnętrzne obce Do dowodów zewnętrznych obcych zalicza się: 1) faktury i rachunki na dostawę materiałów i towarów oraz za świadczone roboty i usługi; 2) dowody zakupu usługi parkingowej -paragony; 3) przelewy i wyciągi bankowe; 4) orzeczenia sądowe i arbitraŝowe opatrzone klauzulą wykonalności; 5) postanowienia egzekucyjne; 2

3 6) rachunki do umów zleceń i umów o dzieło za wykonanie czynności określonych w umowach; 7) noty księgowe obce; 8) protokóły zdawczo - odbiorcze; 9) akty notarialne; 10) inne dowody przewidziane przepisami szczególnymi; 11) PT protokół przekazania środka trwałego; 12) dowody uiszczenia opłat na rzecz jednostek sektora finansów publicznych; 13) dowody zakupu oraz sprzedaŝy walut obcych; 14) decyzje i inne. 6. Dowody zewnętrzne własne Do dowodów zewnętrznych własnych zalicza się: 1) faktury i rachunki dokumentujące sprzedaŝ; 2) decyzje w sprawie umorzenia naleŝności; 3) decyzje w sprawie odroczenia terminu płatności; 4) umowy o zwolnienie z długu; 5) decyzje wypłaty odszkodowania; 6) czeki gotówkowe; 7) PT- protokół przekazania środka trwałego; 8) protokóły zdawczo-odbiorcze; 9) noty księgowe (obciąŝeniowe); 10) noty odsetkowe; 11) dokumenty obliczenia opłaty oraz ich zbiorcze zestawienia. 7. Dowody wewnętrzne: Do dowodów wewnętrznych zalicza się: 1) OT przyjęcie środka trwałego wzór określono w załączniku nr 1; 2) Ln likwidacja środka trwałego wzór określono w załączniku nr 2; 3) PT - przekazanie środka trwałego wzór określono w załączniku nr 3; 4) polecenia przelewu wzór określono w załączniku nr 4; 5) polecenia księgowania wzór określono w załączniku nr 5; 6) tabele amortyzacyjne amortyzacja bilansowa wzór określono w załączniku nr 6; 7) naliczenie opłaty z tytułu trwałego zarządu wzór określono w załączniku nr 7; 8) naliczenie opłaty z tytułu uŝytkowania wieczystego wzór określono w załączniku nr 8; 9) listy płac -wzór określono w załączniku nr 9 do niniejszej instrukcji; 10) listy wypłat wynagrodzeń dla członków komisji kwalifikacyjnych i lekarskich; 11) listy wypłat diet radnych; 12) zmiana stanu mienia-wykaz; 13) protokóły zdawczo-odbiorcze; 14) raporty kasowe; 15) KP kasa przyjmie; 16) KW kasa wypłaci; 17) wnioski o zaliczkę; 18) rozliczenie zaliczki; 19) polecenie wyjazdu słuŝbowego; 20) postanowienie o nałoŝeniu grzywny; 21) informacje z wydziałów merytorycznych o wysokości odpisu; 22) przypisy księgowe naleŝności; 23) listy wypłat ekwiwalentów za zalesianie gruntów; 24) naliczenie zaangaŝowania; 25) zestawienia przychodu i rozchodu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. 3

4 8. Kompletowanie dowodów księgowych 1. Dowody księgowe kompletuje się odrębnie dla kaŝdego dziennika częściowego w kolejności zgodnej z zapisami w dzienniku. Zbiory te oznacza się symbolem jednolitego rzeczowego wykazu akt zgodnie z instrukcją kancelaryjną oraz skróconą nazwą dziennika. 2. Listy płac tworzą odrębny zbiór dokumentów. 3. Dowody księgowe dotyczące kosztów inwestycji kompletuje się osobno dla kaŝdej inwestycji. 4. Dowody księgowe związane z rozliczaniem podatku od towarów i usług kompletuje się osobno. 5. Na podstawie dowodów źródłowych wymienionych w pkt 2, 3 i 4 naleŝy wystawić dowód zastępczy PK. Dokument ten pozostaje w zbiorze dowodów księgowych poszczególnych dzienników. 9. Zasady kontroli dowodów księgowych 1. KaŜdy dowód stanowiący podstawę wypłaty powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzony do realizacji. 2. Ustala się, Ŝe sprawdzenie dowodów pod względem merytorycznym naleŝy do zakresu czynności komórki organizacyjnej odpowiedzialnej merytorycznie za dany zakres działalności. Podpis składa kierujący komórką organizacyjną lub jego zastępca działający na podstawie upowaŝnienia Starosty. Pracownik upowaŝniony do kontroli merytorycznej składa w wydziale Fn wzór podpisu na druku stanowiącym załącznik nr 13 do niniejszej instrukcji. 3. Poprzez złoŝenie podpisu pod względem merytorycznym rozumie się wykonanie uprzednio czynności takich jak zbadanie co najmniej: 1) zgodności cen, norm, stawek z obowiązującymi cennikami, bądź z przyjętym powszechnie ich poziomem; 2) ilość i jakość dostarczonych materiałów lub wykonanych robót i usługz ich wyszczególnieniem na rachunku oraz zgodności z zamówieniem lub umową; 3) celowość, zgodność operacji gospodarczej z obowiązującymi przepisami oraz zasadą gospodarności; 4) zabezpieczenie środków finansowych w planie wydatków budŝetowych. 4. Sprawdzenie dowodów pod względem formalnym i rachunkowym następuje po sprawdzeniu pod względem merytorycznym i naleŝy do zakresu czynności pracowników wydziału Fn. 5. Sprawdzenie dowodu pod względem formalnym i rachunkowym polega na zbadaniu, Ŝe: 1) ustalono prawidłowość techniczną jego sporządzenia (nazwy, adresy stron, dat wystawienia dowodu, przedmiot operacji gospodarczej, jej wartościowo ilościowe określenie, podpisy osób odpowiedzialnych za jej dokonanie i udokumentowanie); 2) sprawdzono, iŝ nie zawiera błędów arytmetycznych; 3) do dowodu zostały załączone zamówienia, zlecenia; 4) zweryfikowano wydatek z planem finansowym. 6. Skarbnik lub Zastępca Głównego Księgowego (w ramach udzielonego upowaŝnienia) dokonuje wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji. Dowodem dokonania powyŝszej kontroli jest podpis złoŝony na dokumentach dotyczących operacji. ZłoŜenie podpisu oznacza, Ŝe: 1) nie zgłasza zastrzeŝeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem; 2) nie zgłasza zastrzeŝeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji; 3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie. 7. Starosta lub Wicestarosta zatwierdzają dokumenty do realizacji. ZłoŜenie podpisu oznacza ostateczne zatwierdzenie wykonania operacji finansowych i gospodarczych wskazanych w tych dokumentach. 4

5 Rozdział 3 Obieg dowodów księgowych 10. Obieg dokumentów związanych z ewidencją środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych 1. Podstawą zapisu w księgach rachunkowych operacji związanych z gospodarką środkami trwałymi są następujące dowody: 1) PT Protokół przekazania przejęcia środka trwałego; 2) Ln Likwidacja środka trwałego; 3) OT Przejęcie środka trwałego; 4) zmiana stanu mienia-wykaz; 5) faktury lub rachunki za zakupione środki trwałe; 6) akty notarialne; 7) protokoły zdawczo odbiorcze; 8) tabele amortyzacyjne amortyzacja bilansowa; 9) decyzje; 10) zestawienia przychodu i rozchodu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i inne. 2. Faktury lub rachunki za zakupione środki trwałe opisywane są przez pracowników wydziału merytorycznego, pracownik, który prowadzi ewidencję analityczną środków trwałych na dzień kończący miesiąc ewidencjonuje zakup środków trwałych. 3. Dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości (oryginały) przechowywane są w wydziale IGM. Pracownik Dotacje celowe w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz środków wydziału, któremu powierzono prowadzenie ewidencji nieruchomości przekazuje na stanowisko do spraw ewidencji środków trwałych zmianę stanu mienia wraz z kopią aktu notarialnego, decyzji i innych dokumentów, które powodują zmianę stanu nieruchomości Skarbu Państwa i Powiatu Lubelskiego w terminie do 10 dni po zakończeniu miesiąca w którym zdarzenie gospodarcze miało miejsce. Wartość nieruchomości naleŝy wycenić według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe. Nieruchomości otrzymane nieodpłatnie na podstawie decyzji właściwego organu, mogą być wycenione w wartości określonej w decyzji. JeŜeli nie jest moŝliwe ustalenie wartości nieruchomości według cen nabycia lub kosztów wytworzenia naleŝy wycenić nieruchomości według ceny rynkowej bądź inaczej określonej wartości godziwej. Na podstawie tej informacji dokonuje się zapisu w ewidencji analitycznej, a następnie syntetycznej. 4. Środki trwałe, które w prosty sposób moŝna przemieścić poza teren Starostwa podlegają ewidencji ilościowej na kartach wyposaŝenia osobistego pracowników zgodnie z zarządzeniem Nr 56/2013 Starosty Lubelskiego z dnia 27 maja 2015 r. w sprawie wprowadzenia dokumentacji systemu Bezpieczeństwa informacji w Starostwie Powiatowym w Lublinie. Na potwierdzenie tego faktu pracownik wydziału Or dokonuje na dowodzie zakupu zapisu o następującej treści: Wpisano w kartotekę wyposaŝenia Nr.. Ob..... data.. podpis 5. W przypadku zniszczenia, uszkodzenia środka trwałego fakt ten pracownik powinien niezwłocznie zgłosić przewodniczącemu stałej komisji do likwidacji składników rzeczowych majątku ruchomego. Komisja podejmuje decyzję o wykreśleniu środka trwałego z ewidencji po uprzednim rozpatrzeniu moŝliwości naprawy jednocześnie wskazuje sposób likwidacji (sprzedaŝ, złomowanie, itp.) protokół wymaga akceptacji Starosty. Na podstawie protokółu komisji pracownik wydziału Fn ds. środków trwałych dokonuje zmian w ewidencji analitycznej. 6. Wszyscy pracownicy mają obowiązek zgłaszać przemieszczenie środków trwałych pomiędzy pokojami wzór informacji stanowi załącznik nr 12 do niniejszej instrukcji. 7. Po zakończeniu realizacji inwestycji dotyczącej nieruchomości znajdujących się w ewidencji bilansowej Starostwa pracownik wydziału IGM po uzgodnieniu ostatecznych kosztów poniesionych 5

6 na realizację przedsięwzięcia z wydziałem Fn sporządza zmianę stanu mienia wykaz oraz przekazuje wykaz do wydziału Fn w terminie 7 dni od zakończenia. 8. Pracownik wydziału IGM niezwłocznie po zakończeniu inwestycji dotyczącej nieruchomości Powiatu Lubelskiego znajdującej się w ewidencji bilansowej innych niŝ Starostwo jednostek organizacyjnych sporządza protokół zdawczo-odbiorczy przekazujący wartość poniesionych kosztów inwestycji jednostce organizacyjnej. Dokument ten powinien być zatwierdzony przez Starostę i Wicestarostę oraz Skarbnika Powiatu. Dokument naleŝy wystawić w trzech egzemplarzach: jeden naleŝy pozostawić w wydziale IGM, drugi do wydziału Fn celem zaewidencjonowania przekazania inwestycji, trzeci naleŝy przekazać jednostce organizacyjnej. 9. Po zakończeniu miesiąca pracownik ds. ewidencji środków trwałych sporządza zestawienia przychodu oraz rozchodu środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych w podziale na pozostałe środki trwałe oraz środki trwałe podlegające stopniowemu naliczaniu kosztów amortyzacji oraz wartości niematerialne i prawne. Wzory zestawień stanowią załączniki nr 10 i 11. Zestawienia zatwierdza kierownik jednostki oraz skarbnik lub zastępca głównego księgowego. 10. Naliczenie kosztów amortyzacji sporządza pracownik wydziału Fn na dzień kończący miesiąc obrotowy w dwóch egzemplarzach, z których jeden przekazuje na stanowisko ds. księgowości Starostwa, a drugi pozostaje w ewidencji analitycznej. 11. Protokoły zdawczo-odbiorcze środków trwałych pozyskanych w drodze umowy uŝyczenia, dzierŝawy, leasingu i innych umów naleŝy w ciągu 7 dni od dnia podpisania protokołu lub umowy wraz z umową przekazać do wydziału Fn. 11. Obieg dokumentów związanych z ewidencją naleŝności 1. Dokumenty stanowiące podstawę przypisu naleŝności (faktury, rachunki, przypisy naleŝności, noty obciąŝeniowe i.t.p) naleŝy w terminie 7 dni od daty wystawienia dokumentu przekazać do wydziału Fn z zastrzeŝeniem ust Przypis naleŝności z tytułu przekształcenia prawa uŝytkowania wieczystego w prawo własności naleŝy przekazać do wydziału Fn w terminie co najmniej 3 dni po otrzymaniu ostatniego zwrotnego potwierdzenia odbioru decyzji przez strony postępowania. 3. NaleŜności ustalone w drodze postępowania sądowego. Kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem prawomocnego wyroku czy teŝ postanowienia sądu ustalającego naleŝności na rzecz Powiatu Lubelskiego lub Skarbu Państwa naleŝy przekazać do wydziału Fn w terminie 7 dni od otrzymania dokumentu. Oryginał dokumentu pozostaje w aktach sprawy. Na podstawie otrzymanej kopii pracownik wydziału Fn sporządza dokument PK. 4. Przypisy naleŝności z tytułu uŝytkowania wieczystego naleŝy przekazać do wydziału Fn w terminie co najmniej 10 dni przed terminem płatności. 5. W odniesieniu do naleŝności z zakresu właściwości wydziału KTD, AB oraz OŚR (z wyłączeniem naleŝności wynikających z umów dzierŝawy obwodów łowieckich oraz innych naleŝności o charakterze cywilno-prawnym) ust. 1 nie stosuje się. Przypisu naleŝności dokonuje się na podstawie wpływów do kasy lub na rachunek bankowy. Przed wydaniem dokumentów z zakresu właściwości wydziału naleŝy sprawdzić uiszczenie opłaty przez klienta. W szczególności pracownik zobowiązany jest sprawdzić prawidłowość rachunku bankowego, na który dokonana jest wpłata. Oryginał dowodu wpłaty naleŝy dołączyć do akt sprawy. JeŜeli klient wystąpi z prośbą o wydanie dokumentu potwierdzającego uiszczenie opłaty za wymienioną wyŝej czynność, pracownik kasy na podstawie kopii dowodu uiszczenia opłaty wystawia rachunek - oryginał otrzymuje klient, natomiast kopię pozostawia się w kasie. 6. W przypadku ustanowienia hipoteki na nieruchomości lub ustanowienia innej formy zabezpieczenia naleŝności kopię dokumentu stwierdzającego zabezpieczenie potwierdzoną za zgodność z oryginałem naleŝy w ciągu 7 dni od otrzymania przekazać do wydziału Fn. 7. Dokument stanowiący podstawę naleŝności powinien zawierać oprócz danych, o których mowa w 3 ust. 1 niniejszej Instrukcji, takŝe termin płatności i informację, czy jest to naleŝność Powiatu Lubelskiego czy Skarbu Państwa. 8. Zasady wystawiania faktur VAT: 1) Faktury wystawiają pracownicy upowaŝnieni przez Starostę do wystawiania faktur VAT za pomocą programu: Rozliczenie zakupu systemu ZETO ERP. Pracownik który wystawia 6

7 faktury ponosi odpowiedzialność za prawidłowość zafakturowania operacji zgodnie z obowiązującymi przepisami. 2) Faktury wystawia się w trzech egzemplarzach: jeden egzemplarz dla kontrahenta, dwa egzemplarze naleŝy przekazać niezwłocznie do wydziału Fn. Termin płatności faktury powinien być określony na fakturze w sposób nie budzący wątpliwości. 3) Stosuje się następujące oznaczenia faktur: a)./igm/rok - faktury wystawiane przez wydział IGM za wynajem, sprzedaŝ, dzierŝawę mienia itp.; b)./p/ rok faktury wystawiane przez wydział Or za dozór mienia, odsetki od poŝyczek itp.; c)./ws/rok faktury wystawiane przez wydział Or za dostawę wody i odprowadzenie ścieków d)./ EC / rok faktury wystawiane przez wydział Or za energię cieplną e)./ E / rok faktury wystawiane przez wydział Or za dostawę energii elektrycznej f)./ NK / rok faktury wystawiane przez wydział Or za wywóz nieczystości g)./ W/ rok - faktury wystawiane przez wydział Or za najem pomieszczeń h)./ T/ rok faktury wystawiane przez wydział Or za rozmowy telefoniczne i)./ R/ rok inne faktury wystawiane przez wydział Or j) 2/./rok faktury wystawiane przez ośrodek dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej za kserokopie k). /FN/rok faktury wystawiane przez wydział Fn za pobór opłaty skarbowej l)./ośr/rok faktury wystawiane przez wydział OŚR m)./ D/rok faktury wystawiane przez wydział Or za stoiska handlowe w związku z organizacją DoŜynek n)./ US/ rok faktury wystawiane przez wydział Or za świadczenie usług reklamowych (.- numer kolejny faktury) 9. Umarzanie wierzytelności, rozkładanie na raty, odraczanie terminu płatności. Po skompletowaniu dokumentów z zakresu danej sprawy pracownik przekazuje na posiedzenie zarządu lub do Starosty propozycje decyzji i innych aktów w tym zakresie rozstrzygających stosownie do obowiązujących przepisów w celu ich zatwierdzenia. PowyŜsze dokumenty przed przedłoŝeniem do zatwierdzenia powinny być przekazane do ZRP celem sprawdzenia zgodności z prawem powyŝszych działań na potwierdzenie dokonania sprawdzenia radca prawny składa podpis na jednym egzemplarzu. Dokument jest sporządzany w trzech egzemplarzach: jeden naleŝy przekazać do wydziału Fn, drugi egzemplarz pozostaje w aktach sprawy trzeci dla dłuŝnika. 10. Inne naleŝności W przypadku powstania innych naleŝności nie wymienionych w niniejszej Instrukcji (np. obciąŝenia z tytułu kar umownych i t. p. pracownik, który prowadzi sprawę ma obowiązek wystawić notę księgową (obciąŝeniową) lub inny dokument potwierdzający dokonanie operacji (po uzgodnieniu z wydziałem Fn) i przekazać kopię do wydziału Fn celem zaewidencjonowania w terminie 5 dni od wystawienia dokumentu. 12. Obieg dokumentów związanych z udzielaniem i rozliczaniem dotacji 1. Wydziały merytorycznie odpowiedzialne za przygotowanie dokumentacji umoŝliwiającej udzielenie dotacji oraz jej rozliczenie: 1) dotacje z zakresu kultury i sportu wydział EKS; 2) dotacje z zakresu pomocy społecznej wydział EKS przy współpracy z PCPR; 3) dotacje z zakresu ochrony środowiska- wydział OŚR; 4) dotacje z zakresu ochrony zdrowia wydział EKS; 5) dotacje z zakresu ochrony przeciwpoŝarowej i dotacje dla policji wydział WZK; 6) dotacje dla jednostek oświatowych wydział EKS; 7) dotacje dla instytucji kultury wydział EKS; 8) dotacje na zadania powierzone w drodze porozumień wydział Or w porozumieniu z innymi wydziałami z zakresu działalności których zadania są powierzane; 7

8 9) dotacje udzielane na inne zadania, niŝ wymienione w pkt 1-8, np. budowa i remont dróg wydział Fn lub IGM (dotyczy wyłącznie zadań nadzorowanych przez wydział IGM) w porozumieniu z Zarządem Dróg Powiatowych w BełŜycach. 2. Wydziały, o których mowa w ust. 1 mają następujące obowiązki: 1) przeprowadzenie procedury udzielania dotacji zgodnie z obowiązującymi przepisami; 2) przygotowanie umowy do podpisu (umowa wymaga podpisu pracownika, który przygotował umowę po podpisu, naczelnika wydziału lub zastępcy, podpisu radcy prawnego oraz kontrasygnaty skarbnika); 3) nadzór i kontrola wykorzystania dotacji; 4) przekazanie do wydziału Fn polecenia przelewu dotacji na co najmniej 5 dni przed upływem terminu przekazania dotacji wraz z egzemplarzem umowy; 5) zbieranie dokumentów rozliczeniowych od jednostek dotowanych potwierdzenie dokonania rozliczenia naleŝy przedłoŝyć w wydziale Fn. Pracownik dokonujący rozliczenia dotacji sporządza informację o dokonanym rozliczeniu na druku PK i przekazuje do wydziału Fn w terminie 7 dni od dnia dokonania rozliczenia; 6) w przypadku niewykorzystania dotacji w pełnej wysokości lub wykorzystania dotacji niezgodnie z przeznaczeniem - poinformowanie wydziału Fn o wysokości dotacji orzeczonej do zwrotu. 3. Ustala się komórki organizacyjne odpowiedzialne za rozliczanie otrzymywanych dotacji: 1) dotacje na kwalifikację wojskową wydział WZK; 2) dotacje na zadania związane z gospodarką nieruchomościami wydział IGM; 3) dotacje na zadania inwestycyjne wydział IGM; 4) dotacje na zadania geodezyjne wydział GGN; 5) dotacje dla jednostek oświatowych otrzymywane za pośrednictwem powiatu wydział EKS; 6) dotacje na zadnia z zakresu pomocy społecznej wydział EKS przy współpracy PCPR; 7) dotacje i pomoc finansowa na remonty i modernizację dróg powiatowych wydział Fn (z wyjątkiem dotacji na zadania inwestycyjne nadzorowane przez wydział IGM). 4. Komórki organizacyjne, do których naleŝy rozliczanie poszczególnych dotacj, mają następujące obowiązki: 1) wnioskowanie do odpowiedniej instytucji o przyznanie środków na realizację powyŝszych zadań jeden egzemplarz naleŝy przedłoŝyć do wydziału Fn. 2) po uzyskaniu pisemnego potwierdzenia otrzymania dotacji naleŝy przekazać informację Zarządowi za pośrednictwem wydziału Fn o konieczności dokonania zamian w budŝecie powiatu; w przypadku, gdy wystąpi konieczność zabezpieczenia środków na realizację zadań na współfinansowanie środki te powinny być zabezpieczone przed złoŝeniem wniosku o przyznanie dotacji, o czym równieŝ naleŝy poinformować Zarząd za pośrednictwem wydziału Fn; 3) zapewnienie wykorzystanie dotacji zgodnie z celem określonym w umowie, czy teŝ innym dokumencie; 4) dokonanie rozliczenia otrzymanej dotacji zgodnie z zawartą umową. 13. Obieg dokumentów związanych z wydatkowaniem środków 1. Wydatki budŝetowe dokonywane są zgodnie z przepisami ustawy - Prawo zamówień publicznych. Zasady udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym określa uchwała Nr 672/2014 Zarządu Powiatu w Lublinie z dnia 15 kwietnia 2014 r. w sprawie trybu postępowania w sprawach dotyczących udzielania zamówień publicznych powyŝej EURO w Starostwie Powiatowym w Lublinie oraz uchwała Nr 673/2014 Zarządu Powiatuw Lublinie z dnia 15 kwietnia 2014 r. w sprawie trybu postępowania w sprawach dotyczących udzielania zamówień publicznych poniŝej EURO w Starostwie Powiatowym w Lublinie. 2. Pracownicy obowiązani są przekazywać dokumenty stanowiące podstawę realizacji płatności do wydziału Fn w terminie umoŝliwiającym ich terminową realizację. 3. Obieg dokumentów takich jak: faktury i rachunki na dostawę materiałów i towarów oraz za świadczone roboty i usługi oraz rachunki do umów zleceń i umów o dzieło przedstawia Tabela 1. 8

9 Tabela 1. Obieg dokumentów takich jak: faktury i rachunki na dostawę materiałów i towarów oraz za świadczone roboty i usługi oraz rachunki do umów zleceń i umów o dzieło Etap obiegu dokumentu Wydział lub stanowisko Czynności I II III IV V VI Kancelaria Wydział Fn Wydział merytoryczny Wydział finansowy Starosta lub Wicestarosta Wydział finansowy - ewidencja w dzienniku podawczym oraz przekazanie dokumentów pracownikowi wydziału Fn -przekazuje dokumenty do właściwych wydziałów merytorycznych celem sprawdzenia ich pod względem zgodności dostaw i usług - opis dowodu księgowego Opis powinien zawierać: a) cel operacji gospodarczej na którą jest wystawiony dowód, jeŝeli nie wynika to z jego treści, np. materiały zostaną wykorzystane do... ; b) numer i datę umowy, zlecenia, zamówienia. Dowody księgowe za zakupione ksiąŝki podlegają ewidencji w wydziale Or poprzez wprowadzenie na karty wyposaŝenia osobistego pracowników. Fakt ten powinien być odnotowany na dowodach dotyczących zakupu. - sprawdzenie dokumentu pod względem merytorycznymczas sprawdzenia nie moŝe przekroczyć 5 dni roboczych licząc od daty otrzymania dokumentu. Do dowodu naleŝy dołączyć, zlecenia, zamówienia i.t.p. Dokumenty te powinny być niezzwłocznie przekazane do wydziału Fn celem dokonania płatności i zaewidencjonowania lub co najmniej na 2 dni robocze przed terminem płatności. - sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym, - przygotowanie przelewu, - kontrola dokumentu dokonywana przez Skarbnika lub Zastępcę Głównego Księgowego, - zatwierdzenie dokumentu do wypłaty - realizacja zobowiązania, - dekretacja księgowa, - ewidencja analityczna i syntetyczna dowodu 4. Inne dokumenty zewnętrzne obce obciąŝające koszty, takie jak np.: noty księgowe obce, zawiadomienia o wysokości kosztów egzekucyjnych, wezwanie do uiszczenia zaliczki na wydatki, decyzje, postanowienia sądu, i t. p. Oryginały powyŝszych dokumentów moŝna pozostawić w aktach prowadzonych spraw natomiast do wydziału finansowego naleŝy przekazać kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem. Wydział merytoryczny ma obowiązek wystawić polecenie przelewu. Obieg powyŝszych dokumentów według tabeli Akty notarialne. Podstawą realizacji płatności wynikającej z aktu notarialnego jest faktura lub polecenie przelewu w przypadku zakupu dokonanego od osoby fizycznej, które sporządza pracownik prowadzący sprawę. Oryginał aktu notarialnego pozostaje w aktach sprawy, do wydziału Fn naleŝy przekazać kopie potwierdzoną za zgodność z oryginałem. 6. Obieg dokumentów pn. Polecenie wyjazdu słuŝbowego przedstawia Tabela 2. 9

10 Tabela 2. Obieg dokumentów pn. Polecenie wyjazdu słuŝbowego Etap obiegu Wydział lub stanowisko Czynności dokumentu I II III IV V VI Sekratariat Starosta, Wicestarosta, Etatowy Członek Zarządu, Sekretarz Naczelnik wydziału lub zastępca - wyłącznie pracownikom wydziału, Kierownik referatu wyłącznie pracownikom referatu, Skarbnik pracownikom wydziału finansowego, Koordynator ZRP pracownikom ZRP Delegowany pracownik Wydział Finansowy Starosta lub Wicestarosta Wydział finansowy -sporządzenie dokumentu, -rejestracja dokumentu, - akceptacja zlecenia wyjazdu: - potwierdzenie realizacji polecenia słuŝbowego w ramach delegacji, - pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróŝy nie później niŝ w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróŝy, Do rozliczenia naleŝ dołączyć dowody poniesionych kosztów, (faktury, rachunki, bilety, w wyjątkowych sytuacjach- gdy nie moŝna uzyskać faktury paragon z kasy fiskalnej) oraz niezbędne oświadczenia o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych koszów podróŝy i ich wysokość. Załącznik nr 14 stanowi wzór oświadczenia o bezpłatnym wyŝywieniu oraz zwrocie kosztów dojazdu komunikacją miejską. Na wniosek pracownika pracodawca moŝe wyrazić zgodę na zwrot udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej wzór wniosku stanowi załącznik nr 15 do niniejszej instrukcji. JeŜeli pracodawca nie wskaŝe miejscowości rozpoczęcia podróŝy uznaje się, Ŝe miejscowością rozpoczęcia podróŝy jest miejsce pracy. - sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym, - przygotowanie przelewu, - kontrola dokumentu dokonywana przez Skarbnika lub Zastępcę Głównego Księgowego, - zatwierdzenie dokumentu do zapłaty - realizacja zobowiązania, - dekretacja księgowa, - ewidencja analityczna i syntetyczna dowodu 10

11 7. Obieg dokumentów związanych z pobraniem i rozliczeniem zaliczki przedstawia Tabela 3. Tabela 3. Obieg dokumentów związanych z pobraniem i rozliczeniem zaliczki Etap obiegu Wydział lub stanowisko Czynności dokumentu I II III IV Wydział Merytoryczny, Sekretarz Wydział Finansowy Starosta lub Wicestarosta Wydział finansowy - sporządzenie wniosku o zaliczkę, - kontrola merytoryczna planowanych wydatków - sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym, - przygotowanie polecenia wypłaty w kasie - kontrola dokumentu dokonywana przez Skarbnika lub Zastępcę Głównego Księgowego, - zatwierdzenie dokumentu do wypłaty - wypłata zaliczki, V VI VII Pracownik Wydział finansowy Starosta lub Wicestarosta - w ciągu 14 dni od pobrania zaliczki jednak nie później niŝ do ostatniego dnia miesiąca pracownik ma obowiązek rozliczenia zaliczki do rozliczenia naleŝy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku. W wyjątkowych sytuacjach po uzgodnieniu z wydziałem Fn termin rozliczenia zaliczki moŝna przedłuŝyć, - zwrot niewydatkowanej kwoty zaliczki do kasy Starostwa w terminie rozliczenia zaliczki, - sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym, - przygotowanie polecenia wypłaty gdy pracownik wydatkował kwotę wyŝszą od zaliczki pobranej, - kontrola dokumentu dokonywana przez Skarbnika lub Zastępcę Głównego Księgowego, - zatwierdzenie rozliczenia zaliczki 8. Obieg dokumentów w zakresie wypłat członkom komisji kwalifikacyjnych i lekarskich przedstawia Tabela 4. Tabela 4. Obieg dokumentów w zakresie wypłat członkom komisji kwalifikacyjnych i lekarskich Etap obiegu Wydział lub stanowisko Czynności dokumentu I Wydział WZK - przygotowanie list stanowiących podstawę wypłaty wynagrodzeń członków komisji kwalifikacyjnych i lekarskich II Wydział finansowy - sporządzenie list płac, - sprawdzenie pod względem formalnym i rachunkowym, 11

12 III Naczelnik - kontrola merytoryczna dokumentu IV Wydział finansowy - kontrola dokumentu dokonywana przez Skarbnika lub Zastępcę Głównego Księgowego, V Starosta lub Wicestarosta - zatwierdzenie dokumentu do zapłaty IV Wydział finansowy - realizacja przelewów lub wypłata w kasie - dekretacja księgowa, - ewidencja analityczna i syntetyczna dowodu 9. Polecenie przelewu sporządza się w szczególności dla następujących operacji: 1) przekazania środków jednostce organizacyjnej Powiatu sporządzają pracownicy wydziału finansowego; 2) przekazania dotacji dla innej jednostki samorządu terytorialnego; 3) przekazania dotacji dla jednostek spoza sektora finansów publicznych; 4) zwrotu wniesionego zabezpieczenia wykonania umowy sporządzają pracownicy wydziałów merytorycznych; 5) zwrotu kwot, którymi mylnie uznano rachunki bankowe powiatu; 6) przelewu kwot wynikających z orzeczeń sądu, postanowień i decyzji innych organów władzy publicznej - sporządzają pracownicy wydziałów merytorycznych; 7) wpłaty podatków wynikających z deklaracji podatkowych; 8) przelewu dochodów z zakresu administracji rządowej do Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego - sporządzają pracownicy wydziału finansowego; 9) przelewu do nadleśnictw i gmin czynszu z tytułu dzierŝawy obwodów łowieckich pracownicy wydziału merytorycznego; 10) przelew dofinansowania do wczasów, kolonii, obozów i innych świadczeń finansowanych z ZFŚS - pracownicy wydziału merytorycznego; 11) przelew opłaty ewidencyjnej; 12) opłata za ubezpieczenie- pracownicy wydziału merytorycznego; 13) opłacenie składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy - sporządzają pracownicy wydziału finansowego; 14) zwrot niewykorzystanej dotacji. 10. Polecenie przelewu powinno być przekazane do wydziału Fn w terminie umoŝliwiającym terminową realizację przelewu - co najmniej na 3 dni przed upływem terminu płatności. W przypadku gdy z uwagi na szczególne okoliczności (np. krótki termin płatności) nie jest moŝliwe dostarczenie polecenia przelewu do wydziału Fn na 3 dni przed upływem terminu płatności naleŝy przekazać je niezwłocznie. 11. Deklaracje do PFRON. Deklaracje składa pracownik wydziału Or. Kopię wraz z poleceniem przelewu przekazuje do wydziału Fn celem realizacji płatności. 12. Deklaracje na podatek od nieruchomości. Pracownik Wydziału IGM sporządza deklaracje na podatek od nieruchomości. Kopię wraz z poleceniami przelewu podatku przekazuje do wydziału Fn co najmniej 5 dni przed upływem terminu płatności podatku od nieruchomości. 13. Polisy ubezpieczeniowe. Ubezpieczeniem mienia Powiatu Lubelskiego zajmuje się wydział Or. Oryginał polisy ubezpieczeniowej przechowywany jest w wydziale Or. Kopię polisy przekazuje się wraz z poleceniem przelewu składki na rachunek firmy ubezpieczeniowej do wydziału Fn. 14. Wypłata wynagrodzeń pracowników. Umowy o pracę oraz inne dokumenty stanowiące podstawę wypłat wynagrodzeń (w tym równieŝ m.in. nagród jubileuszowych, odpraw emerytalnych, ekwiwalentów za urlop, dodatkowego wynagrodzenia rocznego) sporządza pracownik wydziału Or 12

13 i przekazuje do wydziału Fn. Listy wypłat oraz przelewy sporządza pracownik wydziału Fn. Listy wypłat kompletuje się osobno nadając kolejne numery. Na ich podstawie pracownik ds. płac sporządza naliczenie kosztów wynagrodzeń na druku PK ze wskazaniem numerów list których PK dotyczy oraz miesiąca wypłaty. 15. Wypłata diet dla radnych. Dokumentację stanowiącą podstawę do naliczenia diet dla radnych kompletuje BRP. Na podstawie list obecności radnych na komisjach i sesjach BRP sporządza listę radnych uprawnionych do wypłaty diet z wyszczególnieniem funkcji pełnionych przez poszczególnych radnych oraz uwzględniającą procent potrącenia diety stosownie do zapisów uchwały i obowiązujących przepisów. Lista powinna być podpisana przez Kierownika BRP lub przez innego pracownika BRP - podczas nieobecności Kierownika. Podpisem tym potwierdza prawidłowość zastosowanych potrąceń poszczególnym radnym. Tak sporządzoną listę przekazuje się do wydziału Fn na stanowisko ds. obsługi bankowej, do 5-tego dnia następującego po miesiącu, za który dieta jest naleŝna. Pracownik wydziału Fn stanowisko ds. obsługi bankowej na tej podstawie sporządza listę wypłat diet dla radnych. 16. Udzielanie poŝyczek. Postępowanie w sprawie udzielania poŝyczki dla zakładów opieki zdrowotnej prowadzi wydział EZS. Pracownik sporządza umowę udzielenia poŝyczki w trzech egzemplarzach jeden dla poŝyczkobiorcy, drugi dla wydziału Fn, trzeci egzemplarz umowy pozostaje w aktach sprawy. Egzemplarz umowy przeznaczony dla wydziału Fn naleŝy przekazać wraz z poleceniem przelewu poszczególnych transz poŝyczki najpóźniej na 5 dni przed terminem uruchomienia poŝyczki. Na pracowniku wydziału merytorycznego ciąŝy obowiązek nadzoru nad wykonaniem wszystkich zobowiązań wynikających z zawartych umów. Naliczenie odsetek od udzielonych poŝyczek dokonuje pracownik wydziału Fn - informacje o ich wysokości przekazuje do wydziału Or - osobie upowaŝnionej do wystawiania faktur celem wystawienia faktury. 17. Wypłaty odszkodowań dokonuje się na podstawie kopii decyzji potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę upowaŝnioną, którą naleŝy przekazać do wydziału Fn w terminie 5 dni po uprawomocnieniu się decyzji ustalającej odszkodowanie wraz z poleceniem przelewu środków na odpowiednie konto. W przypadku gdy wypłata odszkodowania uzaleŝniona jest od decyzji Wojewody w zakresie przyznania środków na ich wypłatę dokumenty te naleŝy przekazać do wydziału Fn niezwłocznie po otrzymaniu decyzji Wojewody. 18. Zwrot wadium. Pracownik, który zajmuje się przeprowadzeniem przetargu sporządza i przekazuje do wydziału Fn polecenie przelewu ze wskazaniem numeru rachunku bankowego, na który naleŝy przekazać oraz terminem zwrotu. Polecenie przelewu naleŝy przekazać na stanowisko ds. obsługi bankowej najpóźniej na 2 dni przed terminem zwrotu wadium. 19. Wypłata ekwiwalentu za zalesianie gruntów. Pracownik wydziału OŚR sporządza zestawienie ekwiwalentów naleŝnych właścicielom za prowadzenie upraw leśnych i przekazuje do wydziału Fn w terminie do 5 dnia miesiąca. Na tej podstawie pracownik ds. likwidatury sporządza listę wypłat i przygotowuje przelewy do realizacji. 20. Wypłata naleŝności w kasie Starostwa. Obieg dowodów obrotu kasowego jest uregulowany zarządzeniem w sprawie zasad gospodarki kasowej w Starostwie Powiatowym w Lublinie. 14. Obieg pozostałych dowodów księgowych 1. Polecenie księgowania. Polecenie księgowania sporządzają pracownicy wydziału Fn oraz pracownicy wydziałów merytorycznych w przypadku o których mowa w pkt 5. Polecenie księgowania sporządza się w jednym egzemplarzu. Dokument ten wystawia się w szczególności w następujących przypadkach: 1) celem dokonania korekty błędnych zapisów w księgach rachunkowych; 2) celem dokonania przeksięgowań kończących rok obrotowy; 3) celem naliczenia w koszty wynagrodzeń i pochodnych na podstawie list wypłat; 4) jako dokument zastępczy w sytuacji gdy oryginały dokumentów przechowuje się w innym zbiorze; 5) dla udokumentowania potwierdzenia rozliczenia dotacji; 6) naliczenie naleŝności; 7) dla udokumentowania innych operacji które podlegają zaewidencjonowaniu, a brak jest innych dowodów (w szczególności np. zaksięgowanie planu wydatków, dochodów i.t.p). 13

14 2. Weksle. Weksle obce stanowią zabezpieczenie prawidłowego wywiązania się kontrahentów z zawartych umów. Pracownik który zajmuje się poszczególnymi umowami ma obowiązek zebrać weksle wraz z deklaracją wekslową i zabezpieczyć je przed dostępem osób trzecich. 15. Obieg dowodów księgowych związanych z zaangaŝowaniem wydatków 1. Pracownik wydziału Fn na podstawie zawartych umów o pracę na druku PK dokonuje naliczenia zaangaŝowania wydatków na wynagrodzenia oraz składek na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy. 2. Pracownicy obowiązani są prowadzić ewidencję umów na dostawę towarów i usług za pomocą programu komputerowego Umowy system ZETO ERP. Zaewidencjonowanie umowy w systemie wymaga wprowadzenia danych identyfikujących umowę, rodzaj umowy, kontrahenta, terminy płatności oraz wskazanie kwot zaangaŝowanych w poszczególnych podziałkach klasyfikacji budŝetowej planu finansowego. Po wprowadzeniu danych umowy do systemu naleŝy sporządzić wydruk naliczenia zaangaŝowania według wzoru stanowiącego załącznik nr 16 do niniejszej instrukcji. Wydruk ten naleŝy dołączyć do umowy przekazując do Skarbnika lub Zastępcy Głównego Księgowego (w przypadku nieobecności Skarbnika) celem złoŝenia kontrasygnaty. Wydruk ten pozostaje w wydziale Fn. Po podpisaniu umowy pracownik obowiązany jest załączyć w programie Umowy skan umowy wraz z załącznikami oraz ewentualne aneksy. Po zakończeniu realizacji zadania moŝna równieŝ załączyć skan protokołu odbioru. 3. Umowa powinna być zweryfikowana pod względem merytorycznym przez naczelnika wydziału lub zastępcę. Dowodem weryfikacji jest podpis naczelnika lub jego zastępcy na umowie. 4. Umowa powinna być zweryfikowana przez radcę prawnego co do zgodności z przepisami prawa na potwierdzenie tego faktu radca składa podpis na umowie. 5. Zaleca się wpisywanie w treści umowy numer rachunku bankowego, na który naleŝy dokonać płatności wynagrodzenia wynikającego z umowy. 16. Obsługa płatności za pomocą kart płatniczych 1. Wprowadza się moŝliwość przyjmowania płatności bezgotówkowych dokonywanych przy uŝyciu kart płatniczych na stanowiskach pracy w wydziałach KTD i GGN. 2. Przy uŝyciu kart płatniczych mogą być dokonywane opłaty komunikacyjne, geodezyjne i inne opłaty przyjmowane na rachunek Starostwa Powiatowego z wyjątkiem opłaty skarbowej. 3. Terminale płatnicze instaluje się na stanowiskach pracy wyznaczonych przez Naczelników wydziału GGN i KTD. 4. Obsługę terminali płatniczych mogą wykonywać wyłącznie pracownicy przeszkoleni przez przedstawicieli firm z którymi zawarto umowę. 5. Do obowiązków pracownika przyjmującego wpłaty za pomocą kart płatniczych naleŝy: 1) Zapoznanie się z regulaminem akceptacji kart płatniczych stanowiący załącznik nr 11A do umowy nr 1/2013 z dnia r. zawartej z Polską Wytwórnią Papierów Wartościowych S. A. (pracownicy filii wydziału KTD) lub z regulaminem akceptacji kart płatniczych stanowiący załącznik nr 4 do umowy o akceptację kart płatniczych oraz dzierŝawę Zestawu POS z dnia r. zawartej z ecard S.A. ( pracownicy wydziału GGN oraz wydziału KTD obsługujący terminal w siedzibie głównej Starostwa). 2) Przyjęcie wpłaty w sposób zgodny z regulaminem o którym mowa w pkt 1. 3) Zaewidencjonowanie wpłaty w odpowiednim systemie: opłaty geodezyjne - w systemie Ośrodek, opłaty z zakresu komunikacji w filiach wydziału KTD w systemie Pojazd lub Kierowca, opłaty z zakresu komunikacji w siedzibie głównej Starostwa - w systemie ZETO ERP-moduł KASA-BANK. 4) Wydanie klientowi jednego egzemplarza dokumentu potwierdzającego przyjęcie opłaty wraz z wydrukiem z terminala. 5) Na zakończenie dnia sporządzenie wydruku zbiorczego przyjętych wpłat (raportu kasowego) z odpowiedniego systemu o którym mowa w pkt 3. Do wydruku naleŝy dołączyć kopie potwierdzeń wpłat bezgotówkowych oraz wydruk zbiorczy operacji z terminala. Dokumenty te naleŝy w ciągu tygodnia przekazać do wydziału Fn. 14

15 6. Pracownik, którego obowiązkiem jest przyjmowanie wpłat za pomocą kart płatniczych ponosi odpowiedzialność materialną za prawidłowość przeprowadzenia operacji. 7. Od pracownika, którego obowiązkiem jest przyjmowanie wpłat za pomocą kart płatniczych naleŝy pobrać i złoŝyć do akt osobowych oświadczenie o odpowiedzialności materialnej, którego treść jest zamieszczona w załączniku nr 17 do niniejszej instrukcji. 17. Faktury elektroniczne 1. Wprowadza się moŝliwość przyjmowania faktur elektronicznych. 2. Ustala się, Ŝe adresem a-mailowym właściwym do otrzymywania faktur elektronicznych jest: faktury@powiat.lublin.pl. 3. Niedopuszczalnym jest wskazywanie innego adresu a-mailowego niŝ wskazany w pkt 2 jako właściwego do przesyłania faktur elektronicznych. 4. Dopuszcza się moŝliwość przyjmowania faktur elektronicznych za pomocą portali internetowych udostępnionych w tym celu przez dostawców. 5. W przypadkach o których mowa w pkt 4 adresy portali internetowych, w których przechowywane są faktury elektroniczne naleŝy ująć w zawartych umowach. 6. Pracownik wydziału finansowego prowadzi wykaz portali internetowych za pomocą których Starostwo otrzymuje faktury elektroniczne. Wykaz ten obejmuje: dane dostawcy, adres internetowy portalu, imię i nazwisko pracownika upowaŝnionego do odbierania faktur elektronicznych. 7. Pracownik który został wskazany w umowie ma obowiązek niezwłocznego sporządzenia wydruku faktury oraz przekazania go do zaewidencjonowania na kancelarię, w szczególności w terminie umoŝliwiającym terminową realizację płatności. 15