Wgrywanie danych z plików excela do bazy MS SQL 2008 server

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Wgrywanie danych z plików excela do bazy MS SQL 2008 server"

Alina Sabina Chmielewska
7 lat temu
Przeglądów:

1 SoftwareStudio Poznań, ul. Ostroroga 5 Tel , , mail: poznan@softwarestudio.com.pl Wgrywanie danych z plików excela do bazy MS SQL 2008 server Instrukcja użytkownika

2 Wstęp 2 Dostarczona dokumentacja dotyczy komercyjnych systemów oferowanych przez SoftwareStudio Sp. z o.o. dla wersji ASP.net przez przeglądarkę internetową IE w wersji 7 lub nowszej. Przedstawione przykłady zastosowań zostały przygotowane na podstawie materiałów z wdrożonych systemów, a zawarte w nich informacje są przykładowe dla zilustrowania procesów, ich zbieżność z danymi rzeczywistymi może być przypadkowa i nie może stanowić podstawy do jakichkolwiek roszczeń bądź pretensji. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości, bądź uwag do przedstawionych informacji prosimy o niezwłoczne pisemne zgłoszenie, które pozwoli nam wprowadzić stosowne poprawki do niniejszej dokumentacji. Podjęto wszelkie wysiłki, by w przekazywanym do rąk Państwa dokumencie przedstawić pewne i sprawdzone informacje wg stanu na dzień przygotowania niniejszego opracowania. Zawarty w opisie zakres funkcjonalny jest obrazem możliwości systemu, natomiast dostarczane indywidualne rozwiązania są różne w zależności od zakupionych i wdrożonych modułów. Producent nie bierze na siebie żadnej odpowiedzialności za wynikłe błędy powstałe poza jego kontrolą i informuje, że nie może także zagwarantować, że zmiany w oprogramowaniu oraz wyposażenie komputerów wykonane przez innych producentów nie wpłyną na jakość działania produktu (produkt będzie funkcjonować niezgodnie z informacjami zawartymi w opisie). Producent nie ponosi również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w niniejszej dokumentacji. Informacje zawarte w dokumentacji odzwierciedlają aktualne stanowisko producenta w sprawie zagadnień tu przedstawionych w dacie publikacji. Ponieważ producent reaguje na zmienne warunki rynku tym samym klientów producenta i użytkowników systemów, nie należy interpretować instrukcji jako zobowiązanie. Producent nie może gwarantować zgodności przedstawionych informacji po dacie ich publikacji. Producent nie udziela żadnych gwarancji co do informacji zawartych w dokumentacji. Przestrzeganie wszystkich stosownych praw autorskich leży w gestii użytkownika, bez zgody producenta żadnej części dokumentacji nie wolno kopiować, przechowywać w systemach przetwarzania danych ani przekazywać w żadnej formie za pomocą nośników elektronicznych. Autorzy: Joanna Ciebień Adam Potomski Adam Siemiątkowski Wszelkie prawa zastrzeżone Copyright SoftwareStudio Sp. z o.o. Poznań 2009 Microsoft (R) is a U.S. registered trademark of Microsoft Corp. MS-DOS (R) is a U.S. registered trademark of Microsoft Corporation. Windows (R) and MS Windows (R) are U. S. registered trademarks of Microsoft Corp.

3 Wstęp 3 SPIS TREŚCI Wstęp 4 Zasady tworzenia plików Excel XLS 4 Ważne kolumny 4 Tabela KNASO 4 Tabela KNKON 4 Import kartotek z pliku Excela XLS 5 Aktualizacja kartotek z pliku Excel XLS 6

4 Wstęp 4 Wstęp Programy z firmy SoftwareStudio Sp. z o.o. wykorzystają standardowo jako bazę danych Microsoft SQL 2008 server. Ponieważ w trakcie wdrożeń oraz zwykłej eksploatacji systemu pojawiają się potrzeby szybkiej aktualizacji lub uzupełniania danych dostępny może być moduł za pomocą którego można w łatwy sposób wgrywać nowe kartoteki do bazy lub aktualizować istniejące zapisy bezpośrednio z plików w formacie MS Excel pliki z rozszerzeniem XLS. Zasady tworzenia plików Excel XLS W celu prawidłowego wgrywania danych do bazy SQL programów SoftwareStudio należy przygotować pliki w formacie XLS wg następujących zasad: Nazwa pliku zawierająca dane do wgrania kartotek może być dowolna, ale format pliku musi być XLS Plik Excela musi zawierać zakładkę z której będą pobierane dane o nazwie Arkusz1 W pierwszym wierszu tabeli należy podać nazwy kolumn zgodne z aktualną strukturą tabel SQL (w tym celu należy sprawdzić aktualną konfigurację i dokumentację danej wersji używanego programu) Kolejne wiersze tabeli muszą zawierać dane jakie mają być przegrane do bazy programu Wiersze muszą zwierać dane zgodne z formatami przyjętymi przez bazę SQL. W szczególności należy prawidłowo podawać dane dla kolumn logicznych typu TAK lub NIE, data oraz kolumny numeryczne np. ceny. o Kolumny logiczne 0 oznacza NIE, 1 oznacza TAK o Data w formacie YYYY-MM-DD o Wartości podawać w formacie tylko cyfry, miejsca dziesiętne oddzielone przecinkiem Można w dowolny sposób formatować graficznie kolumny, kolorować oraz wprowadzać komentarze Nie wolno podawać nazw kolumn w tabeli, których nie ma w bazie SQL dane się nie przegrają Strona kodowa polskich znaków diakrytycznych Windows 1250 Standardowo można wgrywać dane dotyczące kartotek asortymentowych (tabela knaso) oraz kontrahentów (tabela knkon) Ważne kolumny W trakcie wgrywania danych, a w szczególności wykonywania aktualizacji zapisów w bazie SQL (metoda UPDATE) niektóre kolumny są obowiązkowe, aby cały proces został prawidłowo wykonany Tabela KNASO Tabela KNKON PRX 3 znakowy identyfikator do wydzielenia rodzaju wgrywanej kartoteki, np. TH towary handlowe, CZE części, USL usługi MAGAZYN 5 znakowy identyfikator symbolu magazynu, jeżeli nie jest wykorzystywany to należy podać MG INDEKS identyfikator danego artykułu, razem z kodem PRX i symbolem magazynu wymuszają unikalność zapisu w bazie tzn. nie można dopisać 2 kartotek o tym samym indeksie w ramach grupy PRX i tego samego magazynu ACH 1 znakowy identyfikator rozróżniający kontrahentów np. K klient, P pracownik, S spedytor, R partner

5 Import kartotek z pliku Excela XLS 5 Import kartotek z pliku Excela XLS W celu wgrania nowych kartotek towarowych z pliku Excela należy podać (wskazać) plik do wgrania oraz wybrać typ danych do wgrania: Asortyment wgrywanie danych do tabeli KNASO dotyczy asortymentu, części zamiennych, usług itp. Kontrahenci wgrywanie danych do tabeli KNKON dotyczy klientów, pracowników, partnerów, spedytorów itp. Jeżeli jakaś pozycja (lub więcej pozycji) nie może zostać prawidłowo wgrane do bazy to zostanie wyświetlona lista takich pozycji w postaci polecenie SQL, za jego pomocą można próbować diagnozować przyczyny. Odrzucone zostają także wszystkie rekordy nie spełniające wymagań zgodności bazy np. jeżeli wiersz w tabeli Excela zawiera cenę mniejszą od zera to taki wiersz nie zostanie wgrany do bazy.

6 Aktualizacja kartotek z pliku Excel XLS 6 Aktualizacja kartotek z pliku Excel XLS Import nowych kartotek przeprowadza się standardowo na początku wdrożenia przegrywając dane ze starego systemu. Można także wgrywać dane otrzymywane w formie nowych katalogów od dostawców, jednak inną częstą czynnością jest opcja uzupełniania aktualizacji danych w bazie. Kartoteki można oczywiście modyfikować za pomocą formularzy dostępnych z poziomu programu, ale w przypadku wielu zmian szybsze i łatwiejsze może być przygotowanie odpowiedniego arkusza Excela i uruchomienie procedury aktualizacji danych. W celu określenia dla jakiego wiersza dane mają być przegrywane program stosuje identyfikację na podstawie unikalnych identyfikatorów: Tabela KNASO kartoteki asortymentowe symbol PRX, MAGAZYN oraz INDEKS Tabela KNKON kartoteki kontrahentów identyfikator ACH oraz ANALITYKA

Podobne dokumenty

Instrukcja użytkownika

60-349 Poznań, ul. Ostroroga 5 Tel. 061 66 90 641, 061 66 90 642 061 66 90 643, 061 66 90 644 Fax 061 86 71 151 mail: kontakt@softwarestudio.com.pl StudioSystem2012 Instrukcja użytkownika SoftwareStudio