Jak zmieniać stawki VAT?

Transkrypt

1 Jak zmieniać stawki VAT? Opis najnowszych mechanizmów programu Aktyn Pro. Wstęp W związku z nową ustawą o podatku od towarów i usług zmieniają się stawki VAT dla wielu towarów. Konsekwencją tego jest konieczność wykonania odpowiednich zmian w opisach towarów w programach służących do prowadzenia sprzedaży i gospodarki magazynowej. Aktyn posiada wiele mechanizmów, które ułatwiają i przyspieszają przeprowadzenie tego procesu. Niniejszy tekst zawiera najbardziej aktualny opis mechanizmów Aktyna służących do zmiany stawek VAT towarów. Skorzystanie z nich wymaga zainstalowania najnowszych wersji modułów Dodatki i Przecena (data kompilacji po 26/04/2004). Moduły te można pobrać z naszej strony www. Przed rozpoczęciem procesu zmiany stawek VAT w Aktynie proszę zapoznać się z całym tym opisem i wykonać pełną kopię bezpieczeństwa danych Aktyna. Proszę też pamiętać o tym, że dodatkowe informacje o opisywanych tu modułach i mechanizmach znajdują się w Podręczniku Użytkownika Aktyna. Jeśli po lekturze niniejszej porady i Podręcznika Użytkownika pozostaną jakieś pytania lub wątpliwości proszę kontaktować się z działem wsparcia technicznego hot-line Aktyna. Instalacja nowych modułów W celu zainstalowania nowych modułów Aktyna należy wykonać następujące kroki: - Pobrać plik zawierający nowe moduły Aktyna z naszej strony www i zapisać go w jakimś pomocniczym katalogu na dysku komputera na którym używany jest Aktyn - Pobrany plik to archiwum samorozpakowujące, należy więc go uruchomić by rozpakował swoją zawartość - Po ukończeniu rozpakowywania powinno pojawić się kilka plików w tym plik instaluj.exe - Kolejny krok to uruchomienie programu instaluj.exe i instalacja aktualizacji programu Aktyn - Po zakończeniu instalacji można wykasować plik pobrany z naszej strony www i pliki powstałe po rozpakowaniu go by nie zaśmiecały dysku. Aktualizacja może być przeprowadzona tylko wtedy, gdy program Aktyn jest na gwarancji tj. wtedy gdy data gwarancji pokazywana w oknie dostępnym po wybraniu z menu głównego Aktyna opcji Konfiguracja i Aktualizacja programu jest większa lub równa dacie bieżącej.

2 Instalacja aktualizacji powoduje wymianę niektórych modułów Aktyna na nowe. Poprzednio używane moduły są zachowywane w katalogu STARY. Nie opisuję szczegółowo przebiegu instalacji, gdyż jest on bardzo podobny do procesu instalacji Aktyna i wszystkich programów dodatkowych Aktyna. W razie potrzeby proszę sięgnąć do Podręcznika Użytkownika Pierwsze Kroki, gdzie opisany jest proces instalacji Aktyna. Mechanizmy Aktyna, które mogą pomóc w przeprowadzeniu zmiany stawek VAT dla towarów Należy pamiętać o tym, że zmiana stawek VAT towarów musi być dokonana nie tylko w danych o towarach w cenniku, ale też w danych o towarach we wszystkich magazynach. W większości firm wymagane jest też aby zmiana stawek VAT pociągnęła za sobą również odpowiednią korektę cen detalicznych i hurtowych brutto. Przeprowadzenie zmiany stawek VAT dla towarów w cenniku zaleca się wykonać wg następującego schematu postępowania: - Uruchamiamy Aktyna - Z menu głównego wybieramy opcję Dodatki - Po wejściu do menu głównego modułu Dodatki wchodzimy do opcji Towary - W tabeli towarów odznaczamy wszystkie towary za pomocą np. klawisza SZARY- - Następnie zaznaczamy te pozycje, którym chcemy zmienić stawki VAT np. z 7% na 22% - Po zaznaczeniu takich towarów wchodzimy do edycji jednego z nich klawiszem ENTER i ręcznie zmieniamy mu stawki VAT na takie jakie mają być docelowo dla wszystkich zaznaczonych. Towar ten będzie wzorcem zmian dla innych zaznaczonych pozycji. - Jeżeli zmiany zostały już dokonane upewniamy się, że podświetlenie znajduje się ciągle na towarze, który jest wzorcem zmian i naciskamy klawisz F1 - W pokazanym oknie opcje VAT zak. i VAT sprz. ustawiamy równe Tak, a opcję Zmian. cen. ustawiamy równą Brutto i akceptujemy okno naciskając ENTER na polu OK. Firmy rejestrujące sprzedaż za pomocą kas fiskalnych mogą użyć opisywanej funkcji do zmiany przypisania towaru do działu co może być konieczne dla niektórych modeli kas. Patrz też - Wskazówki dla firm rejestrujących sprzedaż detaliczną za pomocą kas fiskalnych. - Program w tym momencie rozpoczyna proces zmiany stawek VAT dla zaznaczonych pozycji w cenniku wg zdefiniowanego wzorca zmian. Czekamy na zakończenie procesu. - Po zakończeniu sprawdzamy wyrywkowo poprawność wykonania zmian w cenniku wchodząc klawiszem ENTER do edycji zmienionych pozycji. Należy zwrócić uwagę na to, że Aktyn pozwala w łatwy sposób zaznaczyć w cenniku pozycje o takiej samej stawce VAT sprzedaży co może być bardzo pomocne. Robi się to za pomocą klawisza SZARY+ w tabeli cennika. Następnie przez naciśnięcie ^P należy wybrać stawkę VAT. Po tym Aktyn zaznaczy w cenniku te pozycje, które mają VAT sprzedaży równy wybranemu.

3 Opisany powyżej sposób przeprowadzania zmiany stawek VAT w cenniku spowoduje, że zmienione zostaną stawki VAT zakupu i sprzedaży i to, że ceny detaliczna i hurtowa brutto zmienią się w związku ze zmianą wartości stawki VAT sprzedaży, a ceny detaliczne i hurtowe netto pozostaną bez zmian. Taki sposób wykonania zmian wydaje się być najbardziej sensowny, ale gdyby komuś nie odpowiadał może to zrobić po swojemu odpowiednio ustawiając parametry. Ustawienie parametru VAT zak. na Tak powoduje, że zmieniane będą stawki VAT zakupu. Jeśli będzie równy Nie to stawki VAT zakupu nie będą zmieniane. Ustawienie parametru VAT spr. na Tak powoduje, że zmieniane będą stawki VAT sprzedaży. Jeśli będzie równy Nie to stawki VAT sprzedaży nie będą zmieniane. Ustawienie parametru Zmian.cen na Brutto powoduje, że zmiana wartości stawki VAT sprzedaży spowoduje odpowiednią zmianę cen detalicznych i hurtowych brutto w cenniku, a ceny detaliczne i hurtowe netto pozostaną niezmienione. Ustawienie parametru Zmian.cen na Netto powoduje, że zmiana wartości stawki VAT sprzedaży spowoduje odpowiednią zmianę cen detalicznych i hurtowych netto w cenniku, a ceny detaliczne i hurtowe brutto pozostaną niezmienione. Zmiana stawek VAT towarów w magazynach powinna być wykonana poprzez wystawienie dokumentów przeceny. Zalecamy wykonać to po dokonaniu najpierw zmian w cenniku w następujący sposób: - Uruchamiamy Aktyna - Za pomocą opcji Zmiana stanowiska wchodzimy na magazyn na którym zamierzamy przeceniać towary - Z menu głównego wybieramy opcję Przecena - Po uruchomieniu modułu wchodzimy do wystawiania dokumentu przeceny - Akceptujemy klawiszem ENTER pouczenie pokazywane przez program informujące, że w czasie wykonywania przeceny inne stacje w sieci używające Aktyna nie powinny wykonywać żadnych operacji na przecenianym magazynie. - W przypadku wyświetlenia okna z opcjami Kontynuacja na podstawie pliku i Rozpoczęcie procesu od nowa wybieramy ta druga opcję i akceptujemy okno z informacją, że skasowaniu ulegnie n pozycji z przeceny zdefiniowanej w starym pliku. - Akceptujemy naciskając kilka razy klawisz ENTER okno nagłówka dokumentu przeceny i wchodzimy do tabeli pokazującej towary w magazynie - Zaznaczamy wszystkie towary w magazynie posługując się klawiszem SZARY+. W firmach, które nie dbają o to by w cenniku i w bazach stanów magazynowy ceny detaliczne i hurtowe towarów były ustawione sensownie zaleca się zaznaczyć w magazynie tylko te pozycje, które mają mieć zmieniane stawki VAT. Ograniczy to zakres dokonywanej przeceny do niezbędnego minimum. Tak jak w tabeli cennika można skorzystać tu z zaznaczania klawiszem SZARY+ towarów o danej stawce VAT wskazanej po naciśnięciu ^P. - Przez naciśnięcie klawisza F9 wchodzimy do okna definiowania przeceny - W oknie tym ustawiamy pola Cena bazowa równe Kat., pola Wsp. równe 0 i pole Zmiana podatku równe Wg Cennika. Po tym akceptujemy okno naciskając ENTER na polu OK.

4 - Program rozpoczyna definiowanie zmiany cen detalicznych i hurtowych oraz podatku VAT sprzedaży dla zaznaczonych w tabeli magazynu pozycji. Czekamy na zakończenie tego procesu. - Za pomocą klawiszy ^F2 sprawdzamy wyrywkowo poprawność zdefiniowanych zmian. W razie potrzeby można wejść do edycji danych towaru za pomocą klawisza ENTER i ręcznie poprawić ceny detaliczne, hurtowe i stawkę VAT sprzedaży. - Przez ^ENTER uruchamiamy zapis dokumentu przeceny i czekamy na jego zakończenie. - Na pytanie: Czy zmieniać ceny w cenniku? odpowiadamy Nie, gdyż zmiany w cenniku zostały już dokonane. - Drukujemy dokument przeceny w wybranej cenie w postaci pełnej. Uwagi W podobny sposób należy wykonać przeceny na innych stanowiskach/magazynach programu Aktyn. Przecena wykonana w opisany powyżej sposób powoduje, że ceny detaliczne i hurtowe oraz stawka VAT sprzedaży dla towarów w magazynie staną się równe tym jakie dla danych towarów są zdefiniowane w cenniku. Jeśli komuś nie odpowiada taki sposób wykonania przeceny może to robić inaczej. Opis dostępnych opcji i funkcji znajdzie w Podręczniku Użytkownika Aktyna. W firmach, w których liczba pozycji w cenniku dla których należałoby dokonać zmian stawek VAT jest znacząco większa niż liczba pozycji w bazach magazynowych dla których trzeba to zrobić (w sytuacji gdy wielu pozycji z cennika nie ma w magazynach ponieważ np. zostały wysprzedane, firma nie handluje już nimi lub są sezonowe i pojawią się w sprzedaży dopiero za jakiś czas) należy rozważyć inny od przedstawionego scenariusz dokonywania zmian stawek VAT. Może się okazać, że w firmach takich korzystniej jest najpierw wykonać zmianę stawek VAT i cen brutto w magazynie za pomocą dokumentu przeceny, a po zapisie dokumentu przeceny na pytanie Czy zmieniać ceny w cenniku? odpowiedzieć Tak. Zmiany dla towarów, których w chwili obecnej nie ma w magazynie dokonywane byłyby później przy okazji rejestrowania ich dostaw poprzez prostą edycję danych towaru w cenniku. Trzeba tu pamiętać, że przy takim sposobie wykonywaniu przeceny należy zaznaczyć w tabeli magazynu do przeceny tylko te pozycje, którym ma być zmieniana stawka VAT, w oknie pokazywanym po F9, gdzie definiuje się sposób wykonania przeceny ustawić pole Detaliczna cena bazowa równe Det., Hurtowa cena bazowa równe Hur., Zmiana podatku równe Tak i w polu Nowy podatek wpisać docelową wartość stawki VAT dla przecenianych towarów. Wskazówki dla firm rejestrujących sprzedaż detaliczną za pomocą drukarek fiskalnych Zmiana stawki VAT towarów może doprowadzić do dużych perturbacji w tych firmach, gdzie sprzedaż rejestrowana jest na drukarkach fiskalnych. Po takiej zmianie, często nie da się sprzedać towaru z nową stawką VAT, gdyż podczas drukowania paragonu drukarka fiskalna zgłasza błąd PTU. Jest to cecha drukarek fiskalnych wynikająca z wymogów Ministerstwa

5 Finansów dot. tych urządzeń. Drukarka zgłasza ten błąd, gdy towar o nazwie np. A był sprzedawany z jakąś stawką VAT i potem towar o takiej samej nazwie jest sprzedawany z inną stawka VAT. Rozwiązanie problemu polega na zmianie nazwy sprzedawanego towaru na taką dla jakiej sprzedaż nie była jeszcze na tej drukarce rejestrowana. Zmianę nazw towarów w Aktynie można wykonać na kilka sposobów. Zalecamy wykorzystanie do tego celu modułu dodatkowego Aktyna o nazwie Edtkod. W celu zmiany nazw dla towarów przy sprzedaży, których drukarka fiskalna zgłasza błąd PTU należy wykonać następujące czynności: - Uruchamiamy Aktyna - Z menu głównego wybieramy opcję Narzędzia i następnie opcję Edtkod - Po uruchomieniu modułu wchodzimy do opcji Towary i dalej do opcji Zmiana rekordów. - W przypadku wyświetlenia okna z opcjami Kontynuacja na podstawie pliku i Rozpoczęcie procesu od nowa wybieramy ta drugą opcję. - Program po chwili pokaże tabele służącą do zdefiniowania zmian jakie mają być dokonane w opisach towarów. - W tabeli tej odnajdujemy towar dla którego chcemy zmienić nazwę i przez naciśnięcie ENTER wchodzimy do okna gdzie definiuje się zmiany opisu towaru. - W oknie tym zmieniamy tylko nazwę towaru, np. dopisując kropkę na końcu nazwy. - W podobny sposób zmieniamy nazwy dla innych towarów, które nie chcą się sprzedawać na drukarce fiskalnej z powodu błędu PTU. - Po zdefiniowaniu zmian dla wszystkich towarów, którym chcemy zmienić nazwę naciskamy ^ENTER, ENTERem akceptujemy pokazane pouczenie, ^ENTER akceptujemy tabelę stanowisk, ENTERem akceptujemy kolejne pouczenie i wpisujemy zakres dat w jakim mają być zmieniane dane. - Program rozpocznie wykonywanie konwersji nazw towarów. Zmieni je w zależności od podanego zakresu dat co najmniej w bazie cennika i w bazach stanów magazynowych na wszystkich stanowiskach. - Ostatni krok to wyrywkowe sprawdzenie, czy program poprawnie przeprowadził zmiany nazw towarów. Sprawdzenie to najlepiej wykonać w tabeli cennika w module Dodatki (opcja Towary) i w tabeli magazynu dostępnej np. po naciśnięciu F8 i F2 w menu głównym Aktyna. W idealnym przypadku konwersję danych o towarach należałoby przeprowadzić w zakresie dat od początku pracy z Aktynem do daty ostatniej transakcji zarejestrowanej w programie. Konwersja taka trwałaby bardzo długo. Z tego powodu zaleca się podać tu jakiś mniejszy przedział czasu, np. max. za jaki firma robi raporty ze sprzedaży. W przypadku bałaganu w opisach towarów w Aktynie program Edtkod może w niektórych przypadkach nie dokonać zmiany nazwy. Gdyby gdzieś ten efekt wystąpił zmianę nazwy towaru trzeba dokonać korzystając z innej metody. Pierwsza metoda polega na wykonaniu zmiany nazwy towaru w cenniku i w magazynie poprzez prostą edycję danych towaru. Zmianę nazwy towaru w cenniku można zrobić np. w module Dodatki, w opcji Towary po wejściu do edycji danych towaru przez naciśnięcie klawisza ENTER. Zmianę nazwy towaru w magazynie można zrobić np. w module Dodatki, w opcji Magazyn po wejściu do edycji danych towaru przez naciśnięcie klawisza ENTER. Trzeba pamiętać, że

6 możliwość taka mają tylko ci użytkownicy Aktyna, którzy mają uprawnienie Dostęp do zmiany pewnych danych w magazynie. Jest to uprawnienie szczegółowe w grupie uprawnień dotyczących modułu Dodatki. Stosując ta metodę należy dopilnować tego by nowa nazwa dla danego towaru w cenniku i w magazynie była taka sama. Metody tej nie należy nadużywać. Należy ją stosować jako uzupełnienie zmiany nazw poprzez Edtkod. Druga metoda polega na zmianie nazw towarów poprzez poprawę dokumentu PP. Ma ona tą przewagę nad opisanymi powyżej, że zmiana nazw towarów jest udokumentowana. W dużym skrócie metoda ta polega na przesunięciu za pomocą dokumentów PW i PP na pomocniczy magazyn towarów, którym chcemy zmienić nazwę, zmianie nazw towarów w poprawie tego PP i wykonaniu przesunięcia powrotnego tak zmienionych towarów. Wskazówki dla firm rejestrujących sprzedaż detaliczną za pomocą kas fiskalnych W niektórych modelach kas fiskalnych stawka VAT towarów sprzedawanych na kasie wynika z działu do jakiego towar jest przypisany. W takiej sytuacji w przypadku konieczności wykonania zmiany stawek VAT dla towarów trzeba też pamiętać o zmianie przypisania towaru do działu. Oczywiście po dokonaniu wszystkich potrzebnych zmian w cenniku Aktyna lub programu Fiskas nie wolno zapomnieć o wysłaniu zaktualizowanego cennika do kas fiskalnych. W Aktynie szybką zmianę przypisania towarów do działów można wykonać za pomocą opisywanej już funkcji F1 w tabeli cennika w module Dodatki w opcji Towary. Aby dział był zmieniany w pokazywanym po F1 oknie trzeba ustawić opcje Dział równą Tak.. Sam proces wykonywania zmian jest analogiczny do opisanego procesu zmiany stawek VAT. W niektórych Fiskasach również są funkcje, które pozwalają zmienić przypisanie towaru do działu. Np. w Fiskasie Tango można to zrobić za pomocą funkcji uruchamianej klawiszem F7 w tabeli służącej do edycji cennika. Firmy używające programu Fiskas powinny też pamiętać o funkcji pozwalającej zmienić ceny detaliczne brutto i stawki VAT dla zaznaczonych w cenniku pozycji. Uruchamiana jest ona poprzez naciśnięcie klawisza F9 w tabeli służącej do edycji cennika. Jest ona dostępna w Fiskasach do większości modeli kas fiskalnych. Funkcja ta pozwala zmienić stawki VAT towarów w cenniku i da się jej użyć też np. do zwiększenia cen detalicznych brutto co zazwyczaj wykonuje się w sytuacji gdy zwiększa się VAT na towary. Przy zmianie stawki VAT z 7% na 22% w polu określającym o ile procent mają być zmienione ceny należy wpisać (obliczone jako (1.22/1.07-1)*100). W innych przypadkach należy wyliczyć tą wartość z odpowiedniego wzoru. Dodatkowych informacji i wskazówek należy szukać w Podręczniku Użytkownika programu Fiskas.

7 Wskazówki dla firm w których Aktyn pracuje w wielu oddziałach/sklepach W firmach, w których Aktyn pracuje w wielu oddziałach pojawia się pytanie: Czy jest jakaś metoda by wykorzystać to, że np. oddział 1 wykonał już zmiany stawek VAT tak by łatwiej wykonać podobne zmiany w Aktynie pracującym w oddziale 2? Są takie metody ale wymagają one pewnego zaawansowania więc są polecane dla serwisantów Aktyna i doświadczonych użytkowników. Jeśli w centrali lub jakimś oddziale dokonano już koniecznych zmian stawek VAT i cen detalicznych i hurtowych brutto w cenniku to cennik ten można przekazać innym oddziałom. Dzięki temu te inne oddziały nie będą już musiały dokonywać zmian w cenniku, a ograniczą się jedynie do wykonania zmian stawek VAT i cen w magazynach za pomocą dokumentów przeceny. Oczywiście można to zrobić tylko wtedy, gdy wszystkie oddziały firmy używają takich samych opisów towarów tzn. starają się by cenniki w ich Aktynach były takie same. W celu przeniesienia cennika z oddziału A do oddziału B należy wykonać następujące czynności: - Skopiować pliki zawierające bazę cennika Aktyna pracującego w oddziale A. Są to pliki towary.cnn i towary.mem znajdujące się w katalogu danych Aktyna w katalogu CENNIKI (typowo C:\AKTYN30\DANE\CENNIKI). - Pliki te wkopiować do katalogu CENNIKI Aktyna pracującego w oddziale B. Po tym trzeba koniecznie pamiętać o wykasowaniu plików indeksowych towary.k0?. Jeśli firma zmuszona była do wykonania zmiany nazw dla dużej grupy towarów ze względu na problemy z rejestracją sprzedaży na drukarkach fiskalnych to tabelę konwersji stworzoną w programie Edtkod w centrali lub jakimś oddziale można przekazać do innych oddziałów by i one na jej podstawie dokonały zmiany nazw. Sposób postępowania przy wykonaniu tej czynności opisany jest w Podręczniku Użytkownika programu Aktyn w rozdziale dotyczącym modułu dodatkowego Edtkod. Tu ograniczymy się do stwierdzenia, że służą do tego opcje Export i Import w programie Edtkod. Oczywiście tak jak poprzednio można to zrobić tylko wtedy, gdy wszystkie oddziały firmy używają takich samych opisów towarów tzn. starają się by cenniki w ich Aktynach były takie same.