Podręcznik Użytkownika

Transkrypt

1 POLO, OMEGA, QUATRO (wersja 4.5) Podręcznik Użytkownika River Spółka Jawna Kraków, ul. Juliusza Lea 210 B; tel. (0-12) , fax. (0-12) ,

2 Opracowanie Instrukcji Obsługi : Robert Walaszczyk 2 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

3 Spis treści GŁÓWNE MENU PROGRAMU...13 SPRZEDAŻ...16 Prowadzenie sprzedaży...17 Wybór towaru...18 Dokumenty sprzedaży...25 Ustalanie płatności...30 Zaokrąglenie ceny oraz rabat...33 Zakończenie sprzedaży...33 Sprzedaż na podstawie cennika ( niemagazynowa )...34 Sprzedaż niemagazynowa: faktury, rachunki i paragony bez rozchodu towaru...35 Zmiana trybu pracy podczas wystawiania dokumentu...35 Aktualizacja magazynu...36 Ułatwienia przy sprzedaży...38 Zmiana sposobu sortowania towarów i kontrahentów...38 Dodatkowe informacje o towarze...38 Bilans płatniczy z kontrahentem...39 Rabat przypisany do odbiorcy...40 Kilku sprzedawców przy jednym komputerze...41 Blokowanie sprzedaży...42 Sprzedaż na podstawie zamówienia...45 Sprzedaż na podstawie dokumentu źródłowego...46 Fakturowanie sumarycznej sprzedaży z dłuższego okresu...47 Sprzedaż towaru zamówionego przez klienta...48 Faktura do paragonu fiskalnego...48 Ewidencja całej sprzedaży na drukarce fiskalnej...49 Przegląd dokumentów sprzedaży...50 Firmy rejestrujące na urządzeniach fiskalnych tylko sprzedaż detaliczną...50 Firmy rejestrujące całą sprzedaż na urządzeniach fiskalnych...51 Firmy nie stosujące urządzeń fiskalnych...52 Fiskalizacja paragonów wystawionych na stanowiskach sprzedaży...53 Dokumenty WZ...54 Prawidłowa instalacja programu...54 Ustawienia w konfiguracji programu...55 Wydanie dokumentu WZ...56 Sprzedaż na podstawie WZ...57 Specyfika dokumentów wystawionych na podstawie WZ...58 Korekta dokumentu WZ...58 Drukowanie archiwalnych dokumentów WZ...59 Raporty ze sprzedaży...59 Raporty z dostaw...62 Informacje wstępne 3

4 Eksport danych do innych programów...63 Korekta dokumentu sprzedaży...63 Nagłówek dokumentu korygującego...66 Lista towarów zwrot...66 Lista towarów korekta wartościowa...68 Płatność za dokument korygujący...68 Korekta paragonu...69 Poprawy...69 Wydruki archiwalne...72 Zestawienie towarów do wydania z magazynu...73 Zestawienie do konkretnego dokumentu sprzedaży...73 Zbiorcze zestawienie towarów z kilku dokumentów...73 Lista towarowa - zestawienie dla wybranych towarów...74 Drukowanie zestawienia na drukarce magazynowej...75 Informacje o sprzedaży podgląd ostatnich transakcji...75 Aktualizacja danych...75 Informacja o sprzedaży dla kontrahenta...76 Informacja o sprzedaży towaru...76 Sprzedaż detaliczna kasy, drukarki fiskalne, skanery kodów kreskowych...76 Komputer w roli kasy drukarki fiskalne...77 Dla sklepów: kasy fiskalne i program Fiskas...78 Sprzedaż z użyciem skanera kodów kreskowych...79 OPERACJE KASOWE...80 Prezentowanie kwot przychodów i wydatków...80 Rozliczenia gotówkowe - dokumenty KP i KW...81 Szczególne przypadki wystawiania dokumentów KP i KW...84 Zaliczki...84 Wydanie zaliczki...85 Lista zaliczek...85 Rozliczenie zaliczki gotówkowej...86 Rozliczenie zaliczki wydanej czekiem...87 Zbiorcze rozliczanie zaliczek...88 Rozrachunki, czyli zobowiązania i należności...89 Różne typy rozrachunków...89 Lista rozrachunków...91 Zaznaczanie wg maski...92 Usuwanie zaznaczeń wg maski...94 Bilans - aktualny stan rozrachunków...94 Informacja o odsetkach za przeterminowane płatności...95 Zmiana parametrów płatności...96 Rozliczanie zobowiązań lub należności...97 Zbiorcze rozliczanie zobowiązań lub należności...98 Drukowanie polecenia przelewu Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

5 Eksport danych do programu EdiCash Wezwanie do zapłaty Kompensata Sposób przeprowadzenia kompensaty Warunki prawidłowej kompensaty Kasowanie kompensaty Wspólna lista rozrachunków Usuwanie dokumentów kasowych Kasowanie dokumentów Kasowanie operacji bezdokumentowych Przegląd operacji kasowych Wydruki archiwalne Historia płatności Rozrachunki rozliczone Automatyczna blokada kontrahenta PRZYJĘCIE TOWARU Sposoby przyjęcia towaru na PZ Przyjęcie towarów z jednoczesną rejestracją faktur Nagłówek dokumentu PZ Lista dokumentów Towary Import listy towarów z kolektora danych Uzgodnienie cen aktualizacja cennika Towary, produkty i koszty Kalkulacja dodatkowych kosztów Wydruk Efekty przyjęcia pełnej dostawy Dostawa na raty, czyli dokumenty i towary otrzymujemy oddzielnie Dostawa niefakturowana otrzymujemy transport towaru, czekamy na dokumenty Towary w drodze dostarczono nam tylko dokumenty Dokumenty są już zarejestrowane, otrzymujemy wreszcie towary Jak zarejestrować fakturę za transport? Połączenie dostaw Rozliczenie połączonej dostawy Przyjęcie towarów i rejestracja faktur RR Typy dostaw podsumowanie Przyjęcie towaru na przesunięcie wewnętrzne (PP) Przyjęcie zwrotu korekta faktury (KF) Inne operacje Korekta dostawy Poprawy Wydruki archiwalne Informacje wstępne 5

6 PRZESUNIĘCIE WEWNĘTRZNE Przesunięcie wewnętrzne Drukowanie dokumentu PW - pełne czy skrócone? Przesunięcie ręczne czy automatyczne? Rozchód wewnętrzny Poprawy Wydruki archiwalne PRODUKCJA Receptury Definiowanie receptury Dane niezbędne w recepturze produkcji Dane niezbędne w recepturze dekompletacji Produkcja Produkcja zgodna z recepturą Produkcja z modyfikacją receptury Dekompletacja Dekompletacja zgodna z recepturą Dekompletacja według zmodyfikowanej receptury Kasowanie dokumentów Wydruki archiwalne ZAMÓWIENIA Przyjęcie zamówienia od klienta Dodanie nowego zamówienia Przegląd listy zamówień Rezerwacja zamówionych towarów Modyfikacja zamówień Realizacja zamówienia i jego status Archiwum zamówień PRZECENA Zanim przystąpimy do przeceny Przecena Przeglądamy listę towarów Przeceniamy pojedynczy towar Zaznaczamy towary do przeceny Wstępne przeliczenie cen Ujednolicenie aktualnych cen Przecena na raty Ostatnie poprawki Zatwierdzenie przeceny Aktualizacja cennika Wydruki archiwalne Edytor grup Definiujemy nowy podział na grupy Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

7 Sporządzamy listę towarów Tworzymy listę grup towarowych Przypisujemy towary do grup Zaznaczanie towarów RAPORTY Parametry oraz listy wyboru dostępne przy tworzeniu raportów Kartoteki Kartoteka kontrahentów Kartoteka towarów Kartoteka receptur Raporty o aktualnych stanach Magazyn Stan kasy Stan rozrachunków Zaliczki Zamówienia Transakcje Dokumenty Towary Płatności Odchylenia Raporty kasowe Raport kasowy gotówkowy Raport kasowy czekowy Raport kasowy bankowy Raport kasowy ze zmian parametrów VAT Rozliczenia VAT Ewidencje VAT Cenniki Cennik z kartoteki Z magazynu Standardy i ostatnie ustawienie gotowe wzorce raportów Raporty z zaznaczaniem a praca w sieci KONFIGURACJA Ustawienia podstawowe Dane firmy Stawki VAT Konfiguracja wydruków Prefiksy i nazwy dokumentów Konfiguracja sprzedaży Konfiguracja dostawy Inne Informacje wstępne 7

8 Odsetki Periody Aktualizacja programu Definiowanie drukarki Dodatkowe ustawienia Dodatkowa informacja tekstowa na fakturze Zmiana standardu polskich znaków na drukarce Katalog roboczy z plikami tymczasowymi Jakie czynności należy wykonać po wprowadzeniu nowej stawki VAT? Aktualizacja listy podatków (zmiana konfiguracji) Przecena towarów w magazynie Zmiany w cenniku (katalogu towarów) Zmiana stawek podatku VAT w drukarce fiskalnej Zmiany w pozostałych cennikach Zmiana stawek VAT w konfiguracji programu Fiskas Zmiana stawek VAT w pamięci kasy fiskalnej Przyporządkowanie stawek VAT w programie Fiskas do stawek VAT zaprogramowanych w kasie Zdefiniowanie stawek VAT dla poszczególnych działów Cały obrót gotówką rejestrowany za pomocą dokumentów KP i KW Wspólna lista rozrachunków Aktyn w systemie Windows Drukarka sieciowa w systemie Windows UŻYTKOWNICY Rejestracja - pierwsza czynność po uruchomieniu programu Przegląd listy użytkowników i ustalenie ich uprawnień Szczegółowe uprawnienia użytkowników Zmiana hasła Wyrejestrowanie INWENTARYZACJA Kolejność czynności podczas Inwentaryzacji Arkusz spisu z natury rozpoczynamy kontrolę Inwentaryzacja Sposób wyświetlania listy towarów Brak towaru w magazynie Brak towaru w ewidencji komputerowej Ilość towaru w ewidencji niezgodna ze stanem faktycznym Ilość i wartość towaru w magazynie Zatwierdzenie gotowej listy Ponowne uruchomienie programu (inwentaryzacja na raty ) Kasowanie inwentaryzacji Wydruki archiwalne Dokumenty generowane przez program Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

9 Komunikacja z kolektorami danych Optikon, Denso, ScanPal DODATKI Poruszanie się po katalogach Poszukiwanie kontrahenta na podstawie sekwencji znaków Kontrahenci Automatyczne przydzielenie rabatu Karty stałego klienta Katalog towarów (cennik) Konstruowanie kodu towaru Edycja katalogu towarów (cennika) Kontrola poprawności kodów EAN Towary, koszty, produkty i usługi, czyli typy towarów Wyszukiwanie starych towarów Zmiana podatku VAT Zaznaczanie towarów w cenniku, których cena została zmieniona automatycznie Stanowiska Tabela rabatów Uzgodnienie cen Odtwarzanie kluczy Kasowanie plików Odlokowywanie plików Remanent początkowy Mazanie WSK Obliczanie limitów Magazyn Grupy Zaawansowany system rabatów Automatyczne przydzielenie rabatu Tabela rabatów na podstawie kodu Tabela rabatów na podstawie działu Tabela rabatów na podstawie pliku Jak program uczy się tabeli rabatów? Uwaga na sumowanie się rabatów! WSPÓŁPRACA Z KASĄ Import sprzedaży z Fiskas-a Import transakcji Niezgodności podczas importu Kasa rejestruje sprzedaż z jednego magazynu Kasa rejestruje sprzedaż z różnych magazynów ARCHIWIZACJA DANYCH Kopiowanie danych Które dane umieścić w archiwum? Informacje wstępne 9

10 Gdzie i w jaki sposób zapisać kopię danych? Weryfikacja archiwum i kasowanie starych danych Jak zorganizować archiwum? Odtwarzanie danych Odtwarzanie danych z dłuższego okresu ZMIANA STANOWISKA NARZĘDZIA Ustalenie listy programów narzędziowych Jak wykorzystywać NARZĘDZIA? Dodatkowe raporty Ewidencja VAT zakupów w cenach detalicznych Rankingi sprzedaży Raport z nadmiernych rabatów Raport ze sprzedaży wg dostawców Raport dotyczący towarów zalegających w magazynie Raport dotyczący towarów zarezerwowanych Harmonogram rozrachunków Konfiguracja raportów różnych Magazyn Archiwalny Jak korzystać z programu? Zapisywanie raportu w pliku tekstowym Magazyn Archiwalny a przeceny bezdokumentowe Magazyn Archiwalny jako test spójności danych Wystawianie faktur eksportowych Raporty dbase Jak przygotować program do pracy? Jak korzystać z programu? Tworzenie struktury raportów - wykorzystanie parsera Struktura pliku dbf Eksport i Import Jak zorganizować pracę, aby uniknąć błędów? Praca programów w sieci Dla początkujących: Jak w prosty sposób przenieść dane? Program Eksport Program Import Szczególne przypadki wykorzystania programu Edytor kodów Jak korzystać z edytora kodów? Zamiana istniejących kodów Zmiana danych Wyświetlanie i zaznaczanie Zatwierdzenie wprowadzonych zmian Dodanie brakujących pozycji Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

11 Ponowne uruchomienie programu (zamiana kodów na raty ) Raport Eksport i import zamiana kodów na kilku komputerach (nie połączonych w sieć) Krok pierwszy: zamiana danych i przygotowanie dyskietki Krok drugi: przyjęcie importu na komputerze docelowym Krok trzeci: zamiana kodów na podstawie zaimportowanego pliku Wpływ zamiany kodów na programy współpracujące z Aktynem INFORMACJA O AKTUALNYM STANIE SYSTEMU Dane systemowe Informacje o stanowisku Najważniejsze liczby Stan magazynu Wersja programu DODATKOWE INFORMACJE Poszukiwanie nie wykorzystanych numerów dokumentów DODATEK 1: KALKULATOR Jak posługiwać się kalkulatorem? Kalkulator stale w pamięci Pomoc Zaawansowane opcje (wybór pamięci) DODATEK 2: AUTORYZACJA PRZEZ TELEFON Etap pierwszy: złożenie zamówienia Dalsze czynności (dyskietka autoryzacyjna) Dalsze czynności (klucz sprzętowy) DODATEK 3: PRZELEWY Przygotowanie do drukowania przelewów Sposób użycia programu Informacje wstępne 11

12 12 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

13 GŁÓWNE MENU PROGRAMU Aby uruchomić program, należy: r przejść do katalogu AKTYN30 i wywołać program przez wpisanie: aktyn [Enter] (lub skorzystać ze skrótu Windows); r wpisać swój identyfikator i hasło (jeśli pomylimy się, musimy wpisać je jeszcze raz, tym razem poprawnie); na początku program zna tylko jednego użytkownika. Posiada on identyfikator NADZORCA i puste hasło. r sprawdzić, czy data pamiętana przez komputer jest poprawna (w razie potrzeby wpisać właściwą) oraz zdecydować, czy chcemy pracować zgodnie z konfiguracją zapisaną na dysku (jeśli NIE, przystępujemy automatycznie do jej zmiany). Po udzieleniu odpowiedzi na ostatnie pytanie program wyświetla główne menu różne dla poszczególnych wersji programu. Niezależnie jednak od posiadanej wersji, w Konfiguracji programu możemy ustalić, która postać menu (właściwa dla wersji UNO, POLO czy OMEGA) ma być wyświetlana. w wersji POLO 1 - Sprzedaż 2 - Operacje kasowe 3 - Przyjęcie towaru 4 - Przesunięcia 6 - Zamówienia 7 - Przecena 8 - Raporty 9 - Konfiguracja U - Użytkownicy D - Dodatki F - Współpraca z kasą A - Archiwizacja danych N - Narzędzia K - Koniec Informacje wstępne 13

14 w wersji OMEGA i QUATRO: 1 - Sprzedaż 2 - Operacje kasowe 3 - Przyjęcie towaru 4 - Przesunięcia 5 - Produkcja 6 - Zamówienia 7 - Przecena 8 - Raporty 9 - Konfiguracja U - Użytkownicy D - Dodatki F - Współpraca z kasą A - Archiwizacja danych Z - Zmiana stanowiska N - Narzędzia K - Koniec Możemy w nim znaleźć: 1. Sprzedaż. (moduł przeznaczony dla sprzedawcy); sprzedaż towarów, przyjmowanie zwrotów od klientów (z wystawieniem dokumentów korygujących), drukowanie archiwalnych dokumentów sprzedaży (faktur, rachunków i paragonów). Możliwość wystawienia faktury na podstawie wcześniejszego zamówienia. 2. Operacje kasowe. Przyjmowanie płatności na dokument KP, wydawanie gotówki z wystawieniem dokumentu KW, obsługa zaliczek. Kontrola stanu rozrachunków (należności i zobowiązań firmy) oraz ich realizacja. 3. Przyjęcie towaru. Przyjmowanie dostaw towaru z możliwością uwzględnienia dodatkowych kosztów, ustalanie form i terminów płatności. Przyjęcie PZ towarowego (tylko przyjęcie towarów do magazynu) lub dokumentowego (dla towarów w drodze ). Połączenie obu typów PZ, w celu obliczenia faktycznej ceny nabycia towaru. Przyjęcie przesunięcia towaru z innego stanowiska. Przyjmowanie zwrotów towaru sprzedanego przed wprowadzeniem programu AKTYN. Zwroty dostaw. 14 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

15 4. Przesunięcie. Wydanie towaru w ramach przesunięcia wewnętrznego lub zużycie towaru w ramach rozchodu wewnętrznego. 5. Produkcja. Składanie produktów z elementów znajdujących się w magazynie. Dekompletacja, czyli rozkładanie złożonych produktów na elementy. 6. Zamówienia. Przyjmowanie zamówień od klientów. 7. Przecena. Zmiana cen sprzedaży obowiązujących na aktualnym stanowisku. Wprowadzanie informacji o ewentualnych zmianach stawek podatkowych. 8. Raporty. Drukowanie raportów z działalności firmy, tj. raportów ze sprzedaży, z dostaw (z możliwością wyboru pewnej grupy kontrahentów lub towarów) oraz przesunięć wewnętrznych. Sporządzanie raportów kasowych i raportów o stanie magazynu. Ewidencja zakupów i sprzedaży VAT oraz rozliczenia podatku VAT. Drukowanie cenników oraz katalogów towarów i kontrahentów. Drukowanie aktualnego stanu zobowiązań i należności. 9. Konfiguracja. Ustalanie priorytetów (praw użytkowników do poszczególnych modułów programu), standardu polskich znaków. Definiowanie informacji drukowanych na dokumentach i stosowanych w nich zaokrągleń. Organizacja drukowania i zapisu danych na dysku. Nazwy drukowanych dokumentów. U - Użytkownicy. Spis użytkowników uprawnionych do korzystania z programu, ustalenie ich szczegółowych uprawnień. D - Dodatki. Katalogi towarów i kontrahentów. Remanent początkowy. Funkcje awaryjne. F - Współpraca z kasą. Współdziałanie Aktyna z elektroniczną kasą rejestrującą (fiskalną): przygotowanie cennika na podstawie katalogu towarów lub aktualnego stanu magazynu, import danych o dokonanej sprzedaży (kontrola stanu magazynu). Sporządzanie raportów o zaimportowanej sprzedaży. A - Archiwizacja danych. Kopiowanie danych na dyskietki archiwalne. Z - Zmiana stanowiska. Zmiana obsługiwanego aktualnie stanowiska (magazynu i kasy). Lista stanowisk obsługiwanych przez program. N - Narzędzia. Dostęp do dołączonych uprzednio dodatkowych programów wspomagających pracę w systemie. K - Koniec. Zakończenie pracy z programem. Informacje wstępne 15

16 SPRZEDAŻ Podstawową i najczęściej wykorzystywaną funkcją programu jest rejestracja sprzedaży towarów. Sprawna i szybka obsługa klienta jest rzeczą szczególnie ważną, dlatego w tej części programu znalazły się wszystkie niezbędne funkcje wykorzystywane przez sprzedawcę. Menu modułu sprzedaży zawiera więc następujące opcje: 1 - Sprzedaż na FA (faktury) 2 - Sprzedaż na PA (paragony) 3 - Sprzedaż na RA 4 - RA, RF do paragonu 5 - FA do paragonu 6 - Wydanie towarów na WZ 7 - Inne operacje A - Aktualizacja magazynu Z - Zmiana stanowiska N - Narzędzia K - Koniec Pierwsze trzy opcje prowadzą nas do tego samego celu: na ekranie ukazuje się lista towarów dostępnych w magazynie. Wstępny wybór dotyczy typu dokumentu sprzedaży, jaki chcemy wystawiać, a jeszcze dokładniej - stosowanego sposobu zaokrąglania cen. Nie oznacza to, że po wybraniu opcji Sprzedaż FA nie możemy wystawić paragonu! Jak okaże się za chwilę, ewentualna rezygnacja z faktury na rzecz paragonu (lub odwrotnie) jest błyskawiczna, a w żadnym wypadku nie wymaga powtórnego wypełniania listy towarów. Przy pomocy opcji RA, RF do paragonu możemy wystawić dodatkowy dokument potwierdzający dokonanie zakupu na paragon fiskalny (dzieje się tak zwykle w przypadku, gdy sprzedaż detaliczną rejestrujemy na kasie fiskalnej, ale klient prosi nas o wystawienie faktury). Natomiast opcja Faktura do paragonu służy do zamiany paragonu (wystawionego przy pomocy programu lub zarejestrowanego na kasie fiskalnej) na fakturę. Wydanie towarów na WZ (dostępna tylko w wersji Quatro) pozwala rejestrować dokumenty wydania towaru na zewnątrz (bez dokonywania płatności). Inne operacje to wystawianie dokumentów korygujących, poprawy istniejących dokumentów oraz wydruki archiwalne. Możemy ponadto wydrukować zestawienie towarów do wydania z magazynu (na podstawie wcześniej wystawionych dokumentów sprzedaży). Jeśli posługujemy się czytnikiem kodów kreskowych, możemy tu zdefiniować własny standard tzw. kodu wagowego EAN. Dostępna jest także dodatkowa informacja o sprzedaży, czyli tworzona przez Użytkownika lista zarejestrowanych w ostatnim czasie transakcji sprzedaży. W modułach 16 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

17 sprzedaży fiskalnej dostępna jest tu opcja Aktualizacja programu umożliwiająca wprowadzenie kodu gwarancyjnego (w standardowym module sprzedaży opcja ta nie jest wykorzystywana). Aktualizacja magazynu odnosi się do opisanej na str. 34 sprzedaży niemagazynowej. Polega na uaktualnieniu stanu magazynu na podstawie dokumentów wystawionych w trybie niemagazynowym. Prowadzenie sprzedaży Przed przystąpieniem do sprzedaży wybieramy jedną z opcji Sprzedaż na FA, Sprzedaż na PA lub Sprzedaż na RA. Decydujemy wstępnie, jakie dokumenty sprzedaży chcemy wystawiać. Nie oznacza to jednak, że wybór ten jest ostateczny. Jeżeli np. po wybraniu towarów na paragon klient zmieni zdanie i zażyczy sobie wystawienia faktury wystarczy, że skorzystamy z odpowiedniego klawisza funkcyjnego. Wstępnego wyboru dokumentu sprzedaży dokonujemy po to, aby program zastosował odpowiedni algorytm zaokrąglania wartości towaru (netto i brutto) oraz sposób prezentacji cen. Dalsza kolejność postępowania przy sprzedaży jest analogiczna do kolejności czynności wykonywanych przez sprzedawcę. Procedura sprzedaży składa się bowiem z trzech etapów: r sporządzenie listy towarów; r wprowadzenie danych odbiorcy, zatwierdzenie numeru dokumentu i opatrzenie go ewentualnym komentarzem (w przypadku paragonu nie wprowadzamy danych odbiorcy); r ustalenie sposobu płatności. Przez ustawienie odpowiedniej opcji (Konfiguracja - Inne - Wybór kontrahenta przed listą towarową) możemy zmienić standardową kolejność powyższych czynności. Rozpoczynamy wówczas edycję dokumentu od wypełnienia nagłówka dokumentu, a więc i od wprowadzenia danych kontrahenta. Dzięki temu przed wypełnieniem listy towarowej możemy sprawdzić, czy wybrany klient dokonywał już zakupów w naszej firmie, jaki przyznano mu rabat, czy nie zalega z płatnościami itp. Dodatkowo w wersji Quatro mamy możliwość tworzenia listy rabatowej (zob. str. 337). Możemy z niej korzystać tylko wtedy, gdy wybór kontrahenta następuje przed sporządzeniem listy towarów. Uwaga: Dokumenty sprzedaży (faktury, dokumenty RA oraz paragony) umieszczane są automatycznie w rejestrze sprzedaży VAT. Modyfikacja rejestru sprzedaży po wystawieniu dokumentu jest możliwa jedynie w tym samym dniu na drodze Poprawy tego dokumentu lub wystawienia dokumentu korygującego. Sprzedaż 17

18 Wybór towaru W górnej części okna widoczna jest informacja, jaki rodzaj dokumentu zostanie wystawiony (np. faktura w cenach brutto). Wybierając towary do sprzedaży będziemy obsługiwać dwa okna (Rys. 1): Sprzedawane towary wybieramy z widocznej w dolnej części ekranu listy. Standardowo jest to lista towarów znajdujących się w magazynie. (W przypadku sprzedaży niemagazynowej wyświetlana jest lista towarów zapisanych w cenniku. Co to jest sprzedaż niemagazynowa zob. str. 35) Rys. 1. W dolnej części ekranu widoczne są towary dostępne w magazynie, towary wybrane do sprzedaży pojawią się na górnej liście. Towary, które wybierzemy do sprzedaży, pojawią się w górnym oknie. W jaki sposób wybieramy towary do sprzedaży? Po wybraniu z menu Sprzedaż jednej z trzech pierwszych opcji na ekranie ujrzymy następującą sytuację (Rys. 2). W górnej części ekranu znajdują się pola Szukaj kodu towaru oraz Szukaj nazwy towaru. A zatem prowadząc sprzedaż możemy szukać interesującego nas towaru korzystając zarówno z kodu towaru jak i z jego nazwy. r W każdej chwili możemy wywołać pełny spis towarów do dolnego okna. Możemy to uczynić przez dwukrotne naciśnięcie [Enter], tzn. zaakceptowanie obu pól pustych. W dolnym oknie pojawi się wówczas spis wszystkich towarów znajdujących się w magazynie. (Jest to najszybszy sposób wywołania listy towarów). 18 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

19 r Jeśli interesuje nas pewna klasa towarów, wpisujemy pierwszą literę kodu (lub kilka początkowych liter), w zależności od tego, jak wąską grupę towarów chcemy wywołać. Sekwencję kończymy klawiszem [Enter], drugie okno pozostawiamy puste ponownie naciskając [Enter]. W dolnym oknie pojawia się wówczas spis tych towarów, których kod rozpoczyna się od wpisanej sekwencji. Jeżeli w magazynie jest tylko jeden taki towar, zostanie on natychmiast wybrany do wpisania na fakturę lub paragon. r Gdy znamy kod konkretnego towaru, możemy wpisać cały kod i w ten sposób wybrać towar bezpośrednio do wpisania na listę. r Możemy też pozostawić puste pole kodu, posługując się w opisany wyżej sposób polem dotyczącym nazwy towaru. r Istnieje wreszcie możliwość jednoczesnego korzystania z obu pól, np. wpisanie w polu kodu litery K, a w polu nazwy - litery N spowoduje wybranie tych wszystkich towarów, których kod rozpoczyna się od litery K, a nazwa - od litery N. Wybór towaru z listy następuje przy pomocy strzałek oraz klawiszy [PgUp] i [PgDn]. Gdy Rys. 2. Ekran po wybraniu opcji Sprzedaż na FA. wychodzimy poza zasięg okna, spis przewija się w górę lub w dół. Można też posłużyć się polem Szukaj kodu towaru : wpisanie w tym polu pierwszej litery lub cyfry szukanego kodu powoduje natychmiastowe wyszukanie pierwszego towaru, którego kod rozpoczyna się od tego znaku. Wpisanie drugiej - ustawia kursor na pozycji rozpoczynającej się od sekwencji wpisanych przez nas dwóch znaków itd. Po odnalezieniu właściwego towaru akceptujemy wybór klawiszem [Ins] - Pobranie towaru. Jeśli zamiast klawisza [Ins] użyjemy [Enter], to po umieszczeniu towaru na fakturze powrócimy do listy towarów dostępnych w magazynie. Sprzedaż 19

20 Jeśli wolimy posługiwać się nie kodami, ale nazwami towarów, możemy skorzystać z klawisza [F2] - sortowanie. Zmienimy wówczas sposób wyświetlania towarów: ustawią się one w kolejności alfabetycznej według nazwy. Opisana powyżej metoda poszukiwania towaru przez wpisywanie kolejnych liter odnosi się teraz do nazwy towaru, a nie do kodu. Obok każdego towaru widoczna jest jego cena detaliczna. Klawiszem [F5] - zmiana ceny możemy przełączać cenę widoczną obok nazwy towaru. Dostępne są ceny: r detaliczna (brutto); r hurtowa (brutto); r zakupu (brutto); r nabycia; r detaliczna (netto); r hurtowa (netto); r zakupu (netto). Rys. 3. W oknie znajdują się dokładne informacje dotyczące sprzedawanego towaru. Po wybraniu towaru do sprzedaży ujrzymy okienko zawierające informacje dotyczące danego towaru (Rys. 3). Są to: r kod i nazwa towaru oraz jego numer według PKWiU oraz numer działu, do którego przypisano towar; r archiwalia, czyli nr dokumentu PZ (ewentualnie PP lup KF), na który towar został po raz pierwszy przyjęty do magazynu oraz data wystawienia tego dokumentu; 20 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

21 r ilość towaru w magazynie z uwzględnieniem ilości opakowań zbiorczych; r ceny sprzedaży: detaliczną i hurtową; możemy przepisać jedną z nich do pola Cena sprzedaży naciskając odpowiednio klawisz [F4] lub [F5]. Klawisze funkcyjne [F4] i [F5] działają przez cały czas edycji ramki. r informacje o obowiązującym podatku VAT (podpowiadane są ceny i podatek, jaki wpisano na dokument PZ podczas przyjmowania dostawy); r naciskając klawisz [F7] wywołujemy okienko z dodatkowym opisem towaru (możemy tu przechowywać informację o numerach seryjnych, numerach atestów, danych technicznych itp.) r aby udzielić dodatkowego rabatu promocyjnego, korzystamy z klawisza [F8] - rabat. Pojawia się wówczas okienko złożone z jednego pola Rabat, w którym wpisujemy żądaną wartość procentową rabatu. r pod klawiszem [F10] dostępna jest informacja o cenie nabycia towaru czasem jest ona potrzebna przy szczególnych przypadkach udzielania rabatu (klawisz działa tylko wówczas, gdy użytkownik ma prawo do wglądu w ceny nabycia). r po naciśnięciu [Ctrl]+[F2] (nie opisane na ekranie) pojawia się informacja o aktualnie obowiązujących dla danego towaru poziomach zaokrągleń cen odpowiednio ceny sprzedaży netto i brutto. (Jeśli np. poziom ten jest ustalony na 1 zł, to towar który kosztuje 2.88 zł zostanie sprzedany za 3 zł.) Widoczne w ramce zaokrąglenia możemy zmienić, jednak zmiana ta będzie obowiązywać tylko do momentu zakończenia pracy z modułem Sprzedaż. W ramce tej wypełniamy kolejno: r ilość towaru (standardowo podpowiadana jest 1). Wybierając towar do sprzedaży możemy operować ilością towaru w postaci pojedynczych sztuk lub opakowań zbiorczych. Po wpisaniu ilości sztuk aktualizowana jest ilość opakowań zbiorczych i reszta, która nie mieści się w pełnych opakowaniach. Analogicznie po wypełnieniu ilości opakowań i reszty - modyfikuje się ilość pojedynczych sztuk. W polu Ilość można wpisać dowolną liczbę różną od zera, nie większą jednak niż ilość towaru w magazynie. W przeciwnym razie zostanie wyświetlony komunikat: Przekroczona ilość towaru a na fakturę zostanie wpisany cały zapas, jaki posiadamy w magazynie. Może się zdarzyć, że w magazynie znajdują się towary o tym samym kodzie, ale występujące jako oddzielne pozycje (różnią się opisem, ceną, pochodzą z różnych dostaw itp.). Towar jest wybierany do sprzedaży zawsze z tej pozycji, która jest podświetlona. Jeśli zażądamy ilości większej, niż występująca w danej pozycji Sprzedaż 21

22 brakująca ilość może być automatycznie dobrana z innej. Automatyczne dobieranie jest zależne od ustawienia parametrów w Konfiguracji sprzedaży, (zob. str. 259). O tym, jak towary z różnych dostaw będą prezentowane na wydruku, decyduje opcja Sklejanie towarów i usług na wydruku (zob. Konfiguracja wydruków, str. 255). r cenę sprzedaży (podpowiadana jest ta z cen detaliczna lub hurtowa, netto lub brutto która jest wyświetlana podczas wybierania towarów). Wpisujemy tu tę cenę, jaka pojawi się na dokumencie sprzedaży. W przypadku paragonu lub rachunku uproszczonego jest to cena brutto, w przypadku faktury - cena netto lub brutto, w zależności od rodzaju faktury. r za pomocą strzałek możemy powrócić do położonej wyżej części okna, aby wpisać procentowy rabat, jakiego udzielamy naszemu klientowi. Rabat ten dotyczy tylko konkretnego towaru (o rabacie do całej faktury powiemy w dalszej części). Możemy tu wpisać ujemną wartość, przy czym najpierw wprowadzamy liczbę, a następnie znak. Ujemny rabat oznacza dopłatę (np. rabat 10% oznacza 10% dopłaty). Uwaga: Mamy możliwość udzielenia rabatu w wysokości ułamkowych części procenta (np. rabat 2.41 %). Rabat obliczany jest z dokładnością do setnych części procenta, ale (z uwagi na przejrzystość wydruku), na fakturze drukowana jest wysokość rabatu z dokładnością do dziesiątych części procenta, np. (2.4%). Po wpisaniu rabatu oraz po każdej wprowadzonej zmianie automatycznie modyfikowana jest cena sprzedaży. Uwaga: Rabat, który wpiszemy w ramce dotyczącej pierwszego ze sprzedawanych towarów, będzie podpowiadany przy pobraniu następnego towaru na ten dokument. Zob. też zaawansowany system rabatowy str Niezależnie od tego po wypełnieniu całej listy towarów możemy udzielić rabatu na całą fakturę. Podpowiedzi pojawiające się w poszczególnych polach ułatwiają szybkie prowadzenie sprzedaży, wymagają bowiem jedynie zaakceptowania klawiszem [Enter]. Sprzedanie jednej sztuki towaru po cenie detalicznej wymaga tylko trzykrotnego naciśnięcia [Enter] lub zaakceptowania całej zawartości okienka przez [Ctrl]+[Enter]. Dodanie kolejnego towaru odbywa się w identyczny sposób. Standardowo, jeżeli towar znajduje się na liście nie możemy go już dopisać (na fakturze nie mogą pojawić się dwie 22 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie