INFORMACJA POKONTROLNA NR 27/11/INT-IV

Transkrypt

1 Egzemplarz nr 1 INFORMACJA POKONTROLNA NR 27/11/INT-IV 1 Numer i nazwa projektu 2 Nazwa jednostki kontrolowanej 3 Adres jednostki kontrolowanej INT Projekt pilotażowy dotyczący uprawy winorośli i nowych gatunków roślin w regionie Pomerania Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny w Szczecinie Al. Piastów Szczecin 4 Termin kontroli 1 2 grudnia 2011 r. 5 Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego Rozporządzenie (WE) nr 1783/ Osoby przeprowadzające kontrolę Pani Aneta Chowańska inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich kierownik Zespołu Kontrolującego; Pani Małgorzata Jeż inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Pani Małgorzata Bielecka - inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Pani Katarzyna Rzymyszkiewicz - inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Pani Małgorzata Kruszewska starszy inspektor w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego. 7 Zakres kontroli 1. Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia; 2. Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; 3. Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego; 1

2 4. Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską; 5. Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) zamówień publicznych, b) prawa budowlanego; 6. Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu; 7. Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. 8 Ustalenia kontroli Kontrolę przeprowadzono w trakcie realizacji projektu na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta oraz wizji lokalnej przedsięwzięcia. W okresie objętym kontrolą, tj. od dnia r. do dnia r. funkcje jn. sprawowali: prof. dr hab. inż. Włodzimierz Kiernożycki Rektor Zachodniopomorskiego Uniwersytetu Technologicznego w Szczecinie; mgr inż. Jarosław Potaczek Kanclerz Zachodniopomorskiego Uniwersytetu Technologicznego w Szczecinie; mgr Edward Zawadzki - Kwestor Zachodniopomorskiego Uniwersytetu Technologicznego w Szczecinie; dr hab. Piotr Chełpiński Kierownik Projektu Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy i zlecenia oraz przyjął decyzje: 1. Umowa nr ZP/WKŚiR/484/2010 z dnia r. zawarta pomiędzy Zachodniopomorskim Uniwersytetem Technologicznym w Szczecinie, a PROGRESS Systemy komputerowe Sp. z o.o. Przedmiotem umowy był zakup aparatury pomiarowej w postaci spektrofotometru marki/model Konica Minolta CM-700d z oprogramowaniem i oprzyrządowaniem. 2. Umowa nr 2/2010 z dnia r. zawarta pomiędzy Zachodniopomorskim Uniwersytetem Technologicznym w Szczecinie, a GEOMETRA S.C. Marcin Moszkowicz i Zdzisław Moszkowicz. Przedmiotem umowy był zakup urządzeń do produkcji wina i wyposażenia winiarni. Ponadto zgodnie z Instrukcją postępowania przy udzielaniu przez Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny zamówień wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych Beneficjent udzielił następujących zamówień: 1. W dniu r. w firmie Plantmar Mariusz Lewandowski zamówiono sadzonki kasztana jadalnego i derenia jadalnego. 2

3 2. W dniu r. w firmie Winnice Jaworek Sp. z o.o. zostało złożone zamówienie na sadzonki winorośli. 3. W dniu r. w firmie Zakład Produkcyjno Handlowy Anpol Anna Piotrowska-Klej zamówiono elementy do ogrodzenia oraz drut do konstrukcji wspierającej dla winorośli. 4. W dniu r. zostało złożone zamówienie w firmie AKM Krzysztof Górka na sadzonki winorośli. 5. W dniu r. w firmie Teleport 2000 Bożena Krzanowska zakupiono przelotki PCV do drutu naciągowego. 6. W dniu r. w firmie Castorama Polska Sp. z o.o. zakupiono cement. 7. W dniu r. w firmie Karolina Trans Wiesława Strożyńska zakupiono żwir i piasek. 8. W dniu r. w firmie Castorama Polska Sp. z o.o. zakupiono drzwi 9. W dniu r. w firmie Winnica Cieplice Jacek Szmajło zostało złożone zamówienie na elementy do wykonania konstrukcji wspierającej do winorośli. 10. W dniu r. w firmie Szkółka Roślin Ozdobnych Clematisy zostało złożone zamówienie na sadzonki aktinidii oraz cytryńca. 11. W dniu r. w firmie Castorama Polska Sp. z o.o. zakupiono lampy, oprawy i świetlówki. 12. W dniu r. w firmie ANEXO Lekkie Konstrukcje Budowlane i Metalowe Dariusz Nawrotkiewicz zostało złożone zamówienie na zakup materiałów remontowych oraz materiałów do wyposażenia pomieszczeń gospodarczych. 13. W dniu r. w firmie GEOMETRA S.C. Marcin Moszkowicz i Zdzisław Moszkowicz zamówiono filtr nierdzewny. 14. W dniu r. w Okręgowej Stacji Chemiczno Rolniczej złożono zamówienie na wykonanie badania składu owoców oraz gleby ogrodniczej. 15. W dniach r. oraz r. w firmie ANEXO Lekkie Konstrukcje Budowlane i Metalowe Dariusz Nawrotkiewicz zamówiono materiały niezbędne do założenia farmy pokazowej. 16. W dniu r. w firmie UP Umweltanalytische Produkte GmbH Gerhard Kast zostało złożone zamówienie na urządzenie Kirschenzipper - miernik siły odrywania owocu. 17. W dniu r. w firmie Zakład Produkcyjno Handlowy Anpol Anna Piotrowska-Klej zamówiono materiały niezbędne do wykonania ogrodzenia plantacji. Ponadto Beneficjent zawarł umowy o pracę (łącznie 2 etaty): - pracownik naukowo techniczny (badanie wpływu zmian klimatycznych na możliwość uprawy winorośli na bazie nowych nasadzeń); - pracownik naukowo techniczny (inżynier do przeprowadzania doświadczeń); oraz umowy zlecenia z własnymi pracownikami: - na obsługę finansowo księgową (pracownik działu księgowości, pracownik działu wynagrodzeń, pracownik działu finansowego); - specjalista ds. przetargów; 3

4 - pracownik naukowy adiunkt Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. a. Wielkość wydatków kwalifikowalnych dla partnera polskiego. Dla Zachodniopomorskiego Uniwersytetu Technologicznego zakontraktowano w ramach projektu kwotę wydatków kwalifikowalnych równą ,00 EUR z czego wysokość dofinansowania stanowi 85% równą kwocie ,00 EUR. b. Sprawdzenie posiadanych przez Beneficjenta dokumentów stanowiących podstawę do wnioskowania o refundację. Beneficjent zwrócił się do Kontrolera z trzema Raportami partnera: - INT /02/01 za okres: na kwotę ,64 PLN; - INT /02/02 za okres: na kwotę ,25 PLN; - INT /02/03 za okres: na kwotę ,93 PLN. Łączna kwota wydatków kwalifikowalnych ( ,82 PLN) umieszczonych w Raportach została potwierdzona dowodami księgowymi ujętymi w załącznikach nr 2 do raportów. Partner przedstawił kontrolującym oryginały w/w dowodów księgowych. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz zostały zatwierdzone do zapłaty. Na dokumentach zostały umieszczone opisy wymagane zapisami Wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach (Załącznik nr 2 Zasady dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów księgowych). Wydatki umieszczone w raportach poparte zostały wymaganymi dokumentami potwierdzającymi realizację projektu. W trakcie kontroli dokonano analizy porównawczej pod kątem zgodności dokumentów księgowych dołączonych do raportów z oryginałami znajdującymi się u Beneficjenta. Kontrolujący stwierdzają, że kopie dokumentów są zgodne z ich oryginałami. c. Sprawdzenie prawidłowości dokonywanych płatności związanych z realizacją projektu. W toku czynności kontrolnych ustalono, iż koszty kwalifikowalne poniesione w ramach projektu zostały zapłacone na rachunki wskazane w dokumentach księgowych z rachunków bankowych należących do Beneficjenta. Podatek VAT nie stanowi kosztu projektu. d. Sprawdzenie poprawności prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizowanego projektu. Beneficjent spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu (zgodnie z w/w wytycznymi dotyczacymi kwalifikowalności). Beneficjent zarejestrował operacje dotyczące badanego projektu w swoim systemie 4

5 księgowym, zgodnie z dekretem na kontach księgowych służących do ewidencji operacji gospodarczych projektu: 010 środki trwałe Środki trwałe w budowie INTERREG IVA WINOROŚLA WKŚiR Zakup gotowych środków trwałych WKŚiR Pracownia Sadownictwa R-k bieżący funduszy strukturalnych i Inicj. Wsp. INTERREG WINOROŚLA Pozostała działalność dydaktyczna i działalność pomocnicza projekt INTERREG IVA Rozliczenia międzyokresowe przychodów INTERREG IVA WINOROŚLA 1. Koszty inwestycyjne: - otrzymanie faktury: Wn (081 7) - Środki trwałe w budowie INTERREG IVA WINOROŚLA WKŚiR, Wn ( ) Zakup gotowych środków trwałych WKŚiR Pracownia Sadownictwa / Ma (200) rozrachunki z dostawcami z analityką dla poszczególnych kontrahentów, - zapłata za fakturę: Wn (200) rozrachunki z dostawcami z analityką dla poszczególnych kontrahentów / Ma (134 2) R-k bieżący funduszy strukturalnych i Inicj. Wsp. INTERREG WINOROŚLA. - przyjęcie środka trwałego: Wn (010) środki trwałe / Ma (081 7) - Środki trwałe w budowie INTERREG IVA WINOROŚLA WKŚiR, Ma ( ) Zakup gotowych środków trwałych WKŚiR Pracownia Sadownictwa. 2. Wydatki kosztowe: Wn ( ) Pozostała działalność dydaktyczna i działalność pomocnicza projekt INTERREG IVA / Ma (200) rozrachunki z dostawcami z analityką dla poszczególnych kontrahentów oraz Ma (234) Rozrachunki z pracownikami, - Płatność: Wn (200) rozrachunki z dostawcami z analityką dla poszczególnych kontrahentów oraz Wn (234) Rozrachunki z pracownikami / Ma (134 2 ) R-k bieżący funduszy strukturalnych i Inicj. Wsp. INTERREG WINOROŚLA. 3. Refundacja poniesionych kosztów: Wn (134 2 ) R-k bieżący funduszy strukturalnych i Inicj. Wsp. INTERREG WINOROŚLA / Ma ( ) - Rozliczenia międzyokresowe przychodów INTERREG IVA WINOROŚLA. Wszystkie zapisy na kontach księgowych wydzielonych na potrzeby zrealizowanego projektu pokrywają się z przedstawionymi dowodami. Podatek VAT nie stanowi kosztu zrealizowanego projektu. Jako koszt projektu zaksięgowano kwoty brutto wynikające z dowodów księgowych dołączonych do Raportu partnera. 8.3 Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego Celem projektu jest wykorzystanie zaistniałych zmian warunków klimatycznych 5

6 oraz powrót do dzięwiętnastowiecznych tradycji upraw winorośli, poprzez wprowadzenie nowych roślin uprawnych oraz stworzenie dodatkowych możliwości zarobkowych dla przedsiębiorstw rolniczych. Projekt przewiduje przebadanie możliwości wprowadzenia do uprawy nowych roślin, tj. szczepów winorośli i roślin ciepłolubnych dających się uprawiać w regionie Pomerania. W ramach projektu Beneficjent zamierza stworzyć zakład doświadczalny, na bazie którego powstanie punkt doradztwa dla zainteresowanych rolników regionu Pomerania. Celem założenia pokazowego zakładu doświadczalnego jest chęć zainteresowania rolników i przedsiębiorców innowacyjnymi uprawami oraz pokazania możliwości jakie dają uprawy roślin ciepłolubnych w regionie Pomorza Zachodniego. W ramach zakładu będą prowadzone badania naukowe na temat uprawy winorośli i innych roślin ciepłolubnych, których wyniki będą udostępniane wszystkim zainteresowanym. Wyniki prac doświadczalnych zostaną opublikowane w Studium możliwości zbytu produktów regionalnych w Polsce oraz w zeszytach naukowych. W okresie objętym kontrolą Beneficjent wykonał większość zaplanowanych w projekcie działań. Została założona plantacja doświadczalna, na której przeprowadzane są badania naukowe na temat uprawy winorośli i innych roślin ciepłolubnych. W ramach projektu wykonano następujące działania: - założono plantację doświadczalną dla uprawy winorośli; - założono poletko doświadczalne dla roślin ciepłolubnych; - wykonano ogrodzenie zabezpieczające; - wykonano konstrukcję wspierającą dla winorośli; - zainstalowano system nawadniający; - zakupiono sadzonki winorośli, moreli, kasztana jadalnego, derenia jadalnego, aktinidii i cytryńca; - zakupiono aparaturę pomiarową do wykonywania analiz parametrów jakościowych owoców (Spektrofotometr); - zakupiono urządzenie do badania dojrzałości owoców na podstawie siły odrywania szypułki (Kirschenzipper); - zakupiono materiały do wyposażenia pomieszczeń gospodarczych w celu stworzenia farmy pokazowej; - założono farmę pokazową przydomową; - zakupiono urządzenia do produkcji wina i wyposażenia winiarni; - zakupiono filtr nierdzewny; - wykonano badanie składu owoców; - przeprowadzono badanie gleby ogrodniczej. W okresie objętym kontrolą na plantacji doświadczalnej prowadzono badania właściwości owoców wybranych winorośli ze szczególnym uwzględnieniem wyboru właściwego terminu zbioru owoców każdej z odmian. Do przeprowadzenia analiz 6

7 wykorzystano zakupione w ramach projektu urządzenia pomiarowe. Wykonano badania klimatu, polegające na codziennych obserwacjach temperatur, wysokości opadów i innych parametrów pogody. W trakcie realizacji projektu zbadano możliwości oraz sposoby wytwarzania produktów z winogron. W tym celu, na założonej farmie pokazowej przydomowej, analizowano możliwości przerobu płynnych, stałych i pasteryzowanych produktów w polskich gospodarstwach oraz uzyskania typowego dla regionu smaku wina z owoców różnych odmian winorośli. Ponadto Beneficjent zaprezentował wyniki badań przeprowadzonych w ramach projektu podczas Międzynarodowej Konferencji Winiarskiej na temat stanu upraw winorośli w województwie zachodniopomorskim, a także w trakcie zorganizowanego kursu w zakresie uprawy winorośli. Postęp prac przedstawia dokumentacja fotograficzna wykonana podczas kontroli na miejscu realizacji projektu w dniu 2 grudnia 2011 r. (Raport z oględzin - Załącznik nr 1). 8.4 Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską Plantacja doświadczalna została oznakowana tablicą informacyjną z nazwą i logo programu, logo Unii Europejskiej, informacją o współfinansowaniu ze środków UE w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz nazwą projektu. Na tablicy zamieszczono także informacje: o całkowitej wartości inwestycji, kwocie dofinansowania z EFRR dla całego projektu, kwocie dofinansowania przyznanej polskiemu partnerowi. Zakupiona aparatura pomiarowa oraz pozostałe urządzenia zostały opatrzone naklejkami z logo programu, logo UE oraz nazwą funduszu. Na wszystkich dokumentach znajdują się wymagane elementy związane z promocją. 8.5 Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a. Zamówień publicznych Zarządzenie Nr 22 Rektora Zachodniopomorskiego Uniwersytetu Technologicznego w Szczecinie z dnia 8 stycznia 2009 r. w sprawach dotyczących zamówień publicznych w Zachodniopomorskim Uniwersytecie Technologicznym w Szczecinie wprowadza: - Regulamin wykonywania ustawy Prawo zamówień publicznych w Zachodniopomorskim Uniwersytecie Technologicznym w Szczecinie ; - Instrukcję postepowania przy udzielaniu zamówień wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych w Zachodniopomorskim Uniwersytecie Technologicznym w Szczecinie ; - Instrukcję postepowania w sprawach planowania zamówień publicznych w Zachodniopomorskim Uniwersytecie Technologicznym w Szczecinie. Wobec powyższego, w oparciu o art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych wybrano wykonawców: 7

8 - Firma: PROGRESS Systemy komputerowe Sp. z o.o., Al. Mickiewicza 27, Kraków - zakup aparatury pomiarowej w postaci spektrofotometru marki/model Konica Minolta CM-700d z oprogramowaniem i oprzyrządowaniem. W dniu r. zawarto umowę na kwotę ,08 PLN brutto; - Firma: GEOMETRA S.C. Marcin Moszkowicz i Zdzisław Moszkowicz, ul. Smolna 19, Głogów - zakup urządzeń do produkcji wina i wyposażenia winiarni. W dniu r. zawarto umowę na kwotę ,84 PLN brutto; - Firma: Plantmar Mariusz Lewandowski, Os. Orła Białego 99/7, Poznań (sadzonki kasztana jadalnego i derenia jadalnego); - Firma: Winnice Jaworek Sp. z o.o., ul. Kościuszki 48A, Miękinia (sadzonki winorośli); - Zakład Produkcyjno Handlowy Anpol Anna Piotrowska-Klej, ul. Fiołkowa 17, Szczecin (materiały do wykonania ogrodzenia plantacji oraz drut do konstrukcji wspierającej dla winorośli); - Firma: AKM Krzysztof Górka, ul. Grenadierów 5/8, Radom (sadzonki winorośli); - Firma: Teleport 2000 Bożena Krzanowska, ul. Chopina 35, Szczecin (przelotki PCV do drutu naciągowego); - Firma: Castorama Polska Sp. z o.o., ul. Krakowiaków 78, Warszawa (cement, drzwi, lampy, oprawy i świetlówki); - Firma Karolina Trans Wiesława Strożyńska, ul. Wiosny Ludów 59/8, Szczecin (żwir i piasek); - Firma: Winnica Cieplice Jacek Szmajło, Pławna Dolna 7, Lubomierz (elementy do wykonania konstrukcji wspierającej dla winorośli); - Firma: Szkółka Roślin Ozdobnych Clematisy, ul. Sportowa 1a, Kolinicz (sadzonki aktinidii oraz cytryńca); - Firma: ANEXO Lekkie Konstrukcje Budowlane i Metalowe Dariusz Nawrotkiewicz, ul. Światowida 89, Szczecin (materiały remontowe, materiały do wyposażenia pomieszczeń gospodarczych, materiały niezbędne do założenia farmy pokazowej); - Firma: GEOMETRA S.C. Marcin Moszkowicz i Zdzisław Moszkowicz, ul. Smolna 19, Głogów (filtr nierdzewny); - Okręgowa Stacja Chemiczno Rolnicza w Szczecinie, Al. Wojska Polskiego 117, Szczecin (badanie składu owoców oraz gleby ogrodniczej); - Firma: UP Umweltanalytische Produkte GmbH Gerhard Kast, Taubenstrasse 4, Cottbus (urządzenie Kirschenzipper - miernik siły odrywania owocu). 8.6 Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu Dokumenty związane z realizacją projektu są odpowiednio przechowywane, oznaczone nazwą projektu oraz zawierają wymagane elementy graficzne. Dokumentacja przechowywana jest zgodnie z Zarządzeniem nr 47 Rektora Zachodniopomorskiego Uniwersytetu Technologicznego w Szczecinie z dnia 4 lutego 2009 r. i znajduje się: - w Kwesturze Zachodniopomorskiego Uniwersytetu Technologicznego w Szczecinie (decyzja o przyznaniu wsparcia, decyzje zmieniające do decyzji 8

9 o przyznaniu wsparcia oraz dokumentacja finansowo księgowa); - w Dziale Zamówień Publicznych (dokumentacja zamówień); - w Dziale Kadr (dokumentacja kadrowa). Pozostałe dokumenty przechowuje Kierownik Projektu. Wszystkie dokumenty zostały udostępnione na życzenie Zespołu Kontrolującego. 8.7 Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W realizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej, a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska. 9 Stwierdzone uchybienia/ nieprawidłowości Brak... (Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego)... Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej do podpisywania informacji pokontrolnej... (Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej) Miejsce, data... 9