Regulamin. udzielania zamówień publicznych w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Poznaniu zgodnie z Ustawą Prawo zamówień publicznych

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 94/2015 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu z dnia 30 października 2015 r. Regulamin udzielania zamówień publicznych w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Poznaniu zgodnie z Ustawą Prawo zamówień publicznych Rozdział I Postanowienia ogólne 1 Niniejszy regulamin określa zasady planowania, przygotowania i prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych z zastosowaniem Ustawy Prawo zamówień publicznych, w których Zamawiającym jest Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu. 2 Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o: 1) WUP - należy przez to rozumieć Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu 2) Dyrektorze należy przez to rozumieć Dyrektora lub Wicedyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu, 3) Wydziale merytorycznym należy przez to rozumieć Oddział Zamiejscowy, Wydział, Oddział lub Samodzielne stanowisko pracy, z którego działalnością wiąże się dane zamówienie. 4) Ustawie Pzp oznacza to ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.) Zamówienia publiczne realizowane są zgodnie z przepisami ustawy Pzp, aktami wykonawczymi do ustawy Pzp, przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.) a także na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie. 2. Przy zamówieniach, które są współfinansowane ze środków Unii Europejskiej, stosuje się zasady realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej Rozdział II Ogólne zasady udzielania zamówień publicznych 4 1. Wszelkie procedury udzielania zamówień finansowanych ze środków publicznych, od których powstaje obowiązek stosowania Ustawy Pzp przy uwzględnieniu ustawowego zakazu dzielenia zamówień, przeprowadzane są przez Wydział ds. Zamówień Publicznych we współpracy z Wydziałem merytorycznym z zastosowaniem ustawy Pzp. 1

2 2. Podstawą do podjęcia działań związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy, usługi i roboty budowlane jest Plan zamówień publicznych. 3. Zamówień nieuwzględnionych w Planie zamówień publicznych udziela się w sytuacji wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w momencie jego tworzenia. Rozdział III Planowanie zamówień 5 1. W WUP w Poznaniu, w celu koordynacji zamówień, do ustalenia wartości zbiorczej zamówień tego samego rodzaju oraz wyboru odpowiedniej procedury, tworzy się Plan Zamówień Publicznych WUP. 2. Wydziały merytoryczne WUP w terminie do dnia 30 października każdego roku przekazują do Wydziału ds. Zamówień Publicznych plan potrzeb na dostawy, usługi i roboty budowlane przewidywane do zrealizowania w następnym roku budżetowym, zgodnie z danymi zgłoszonymi do projektu budżetu na kolejny rok budżetowy. 3. Plan potrzeb, o którym mowa w ust. 2, zawiera informacje dotyczące przedmiotu zamówienia, planowanej wartości, źródła finansowania oraz terminu realizacji zamówienia. 4. W oparciu o Plan potrzeb, o którym mowa w ust. 2, Wydział ds. Zamówień Publicznych sporządza projekt Planu Zamówień Publicznych na kolejny rok i przedstawia go do zatwierdzenia Dyrektorowi w nieprzekraczalnym terminie do 15 grudnia roku poprzedzającego jego realizację. 5. Wydział ds. Zamówień Publicznych przekazuje Wydziałom merytorycznym zatwierdzony przez Dyrektora Plan zamówień publicznych. Rozdział IV Przygotowanie postępowania, w tym ustalanie wartości zamówienia 6 1. Wszczęcie procedury dotyczącej wydatkowania środków publicznych, bez względu na źródło finansowania (środki na realizację zamówienia z budżetu państwa w tym fundusze celowe, budżetu województwa wielkopolskiego, środki unijne lub inne środki pomocowe), następuje na podstawie pisma wnioskującego o udzielenie zamówienia, które Wydział merytoryczny kieruje do Dyrektora. 2. Pismo wnioskujące o udzielenie zamówienia zawiera opis przedmiotu zamówienia, w którym Wydział merytoryczny zobowiązany jest do jego przedstawienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty i realizację zamówienia, takich jak: a) wielkość i zakres zamówienia, b) wysokość środków finansowych przeznaczonych na realizację zamówienia oraz źródło finansowania, c) termin realizacji, d) sposób realizacji, e) etapy realizacji, 2

3 f) specyfikacja techniczna (w przypadku zamówienia na roboty budowlane, zamówienie opisuje się za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych, przedmiaru robót, kosztorysu inwestorskiego), g) określenie najistotniejszych postanowień dotyczących specyfiki danego zamówienia nie uwzględnionych w opisie przedmiotu zamówienia, które zostaną umieszczone w istotnych postanowieniach umowy, h) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków, i) kryteria oceny ofert: cena (kryterium ceny może być zastosowane jako jedyne kryterium oceny ofert, jeżeli przedmiot zamówienia jest powszechnie dostępny oraz ma ustalone standardy jakościowe. Ponadto Wydział merytoryczny musi wykazać, w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty ponoszone w całym okresie korzystania z przedmiotu zamówienia), albo cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, w szczególności jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne, serwis, termin wykonania zamówienia oraz koszty eksploatacji, j) informację o konieczności zamieszczenia w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, ogłoszeniu o zamówieniu lub zaproszeniu do negocjacji zapisu dot. możliwości wykluczenia wykonawcy na podstawie art. 24 ust. 2a ustawy Pzp, jeśli Wydział merytoryczny uzna, że istnieje ryzyko udziału wykonawcy, który w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania w sposób zawiniony poważnie naruszył obowiązki zawodowe. 3. Opis przedmiotu zamówienia na dostawę artykułów informacyjno - promocyjnych i związanych z nimi usług projektów graficznych, przygotowywany jest przez Wydział Promocji i Informacji we współpracy z Wydziałem merytorycznym. 1. Wydział merytoryczny zobowiązany jest do załączenia do pisma wnioskującego o udzielenie zamówienia, o którym mowa w 6 niniejszego Regulaminu, wykazu z wytypowanymi podmiotami, co najmniej 5 jednak nie więcej niż 15, wykonującymi usługi lub dostawy objęte planowanym zamówieniem mogącymi zrealizować przedmiot zamówienia. W sytuacji, kiedy na rynku przedmiot zamówienia oferowany jest przez mniejszą liczbę podmiotów, Wydział merytoryczny zobowiązany jest do zawarcia przedmiotowej informacji w załączonym wykazie uzasadniając wskazanie mniejszej liczby podmiotów. Wykaz winien zawierać dane teleadresowe: nazwę, adres siedziby, adres mailowy/faks Wykonawcy. 2. Wydział merytoryczny przedkłada ww. dokument Dyrektorowi, co najmniej na trzy miesiące przed planowanym terminem realizacji zamówienia określonym w Planie, o którym mowa w 5 niniejszego Regulaminu. 3. W przypadku akceptacji realizacji zamówienia, Dyrektor dekretuje pismo wnioskujące, na Wydział ds. Zamówień Publicznych. 4. Wydział merytoryczny pismo wnioskujące przekazuje do Wydziału ds. Zamówień Publicznych w wersji papierowej oraz przesyła drogą elektroniczną na adres zamowienia.publiczne@wup.poznan.pl. 7 3

4 1. Po otrzymaniu pisma wnioskującego o udzielenie zamówienia o którym mowa w 6 niniejszego Regulaminu, zaakceptowanego przez Dyrektora, Wydział ds. Zamówień Publicznych dokonuje ustalenia wartości zamówienia zgodnie z postanowieniami art ustawy Pzp. 2. Ustalenie wartości zamówienia o której mowa w ust. 1 na dostawy i usługi przeprowadzić należy w drodze rozeznania cenowego, w szczególności przez porównanie cen zamawianych dostaw/usług na podstawie wycen przekazanych pisemnie, drogą elektroniczną lub faksem. Podstawą ustalenia wartości zamówienia na roboty budowlane jest kosztorys inwestorski. 3. W przypadku, kiedy po dwukrotnej próbie ustalenia wartości zamówienia brak jest odpowiedzi ze strony Wykonawców, należy przyjąć wartość zamówienia na podstawie Planu Zamówień Publicznych WUP albo w przypadku zamówień nieuwzględnionych w Planie, zgodnie z kwotą przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia i zabezpieczonymi środkami. 4. Po dokonaniu czynności opisanych w ust. 2 Wydział ds. Zamówień Publicznych przekazuje kserokopię Protokołu z przeprowadzonego rozeznania cenowego, Wydziałowi merytorycznemu celem sporządzenia zapotrzebowania na dostawę, usługę. Zapotrzebowanie na roboty budowlane sporządzane jest na podstawie kosztorysu inwestorskiego. Zapotrzebowanie jest potwierdzeniem dostępności środków w planie finansowym. 5. Wydział ds. Zamówień Publicznych po otrzymaniu podpisanego przez Dyrektora zapotrzebowania podejmuje działania konieczne do udzielenia zamówienia określone w 9 niniejszego Regulaminu. 8 Rozdział V Procedura przygotowania i prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego 9 1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przygotowuje i przeprowadza Komisja przetargowa powołana Zarządzeniem Dyrektora, zaś w przypadku trybu zamówienia z wolnej ręki osoby przez niego wyznaczone. 2. W skład Komisji przetargowej wchodzi co najmniej 5 osób, w tym: a) Radca prawny, który jest przewodniczącym Komisji, b) co najmniej dwóch pracowników Wydziału merytorycznego, lub jedna osoba w przypadku samodzielnego stanowiska, c) dwóch pracowników Wydziału ds. Zamówień Publicznych, z których jeden jest sekretarzem Komisji. 3. Zadania i tryb pracy Komisji przetargowej zostały określone w załączniku nr 1 do niniejszego Regulaminu. 4. Zadania i tryb pracy osób wyznaczonych do przeprowadzenia postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki zostały określone w załączniku nr 2 do niniejszego Regulaminu. 5. Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzone zgodnie z trybami określonymi w ustawie Pzp, podlegają ewidencji w Rejestrze zamówień publicznych, prowadzonym w Wydziale ds. Zamówień Publicznych w formie elektronicznej - osobny rejestr, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu, 4

5 dla zamówień publicznych współfinansowanych ze środków pochodzących z Europejskich Funduszy Strukturalnych, które oznacza się symbolem akt 3322 (kategoria archiwalna B 10), osobny rejestr dla pozostałych postępowań o zamówienie publiczne, które oznacza się symbolem akt 3321 (kategoria archiwalna B 5), zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną dla WUP. 6. Wpis do Rejestru zamówień publicznych następuje z chwilą zatwierdzenia przez Dyrektora zapotrzebowania. 7. Wydział ds. Zamówień Publicznych sporządza, a następnie przedkłada Dyrektorowi do akceptacji wniosek o wszczęcie procedury opatrzony podpisami Kierownika Wydziału merytorycznego, Kierownika Wydziału ds. Zamówień Publicznych oraz Głównego Księgowego WUP lub ich zastępców, bądź osoby upoważnione. 8. Przyjmowanie i rejestracja ofert oraz innych dokumentów dotyczących danego postępowania odbywa się za pośrednictwem pracownika sekretariatu WUP. 9. Pracownik sekretariatu dokonujący czynności, o których mowa w ust. 8, zobowiązany jest do zachowania w poufności wszelkich informacji związanych z prowadzonym postępowaniem. 10. Po podpisaniu umowy wyłączny nadzór nad prawidłowym i zgodnym z zapisami umowy wykonaniem zamówienia sprawuje Kierownik właściwego Wydziału merytorycznego. Załączniki: 1. Zadania i tryb Komisji Przetargowej załącznik nr 1 do Regulaminu. 2. Zadania i tryb pracy osób wyznaczonych do przeprowadzenia postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki załącznik nr 2 do Regulaminu. 3. Rejestr zamówień publicznych załącznik nr 3 do Regulaminu. 5

6 Załącznik nr 1 do Regulaminu ZADANIA I TRYB PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ 1. Komisja jest zespołem pomocniczym Dyrektora powołanym do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia. 2. Komisja rozpoczyna działalność z dniem powołania, a kończy z dniem podjęcia przez Dyrektora decyzji o wyborze najkorzystniejszej oferty Wykonawcy, z którym zostanie zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego albo o unieważnieniu postępowania. 3. Obowiązkiem członków Komisji jest złożenie oświadczenia o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp. 4. Czynność otwarcia ofert wymaga obecności co najmniej dwóch członków Komisji, pozostałe czynności w postępowaniu wymagają udziału co najmniej połowy składu osobowego Komisji. 5. Do zadań Komisji należy w szczególności: a) propozycja wyboru trybu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, b) przygotowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zwanej dalej SIWZ, c) udzielanie wyjaśnień dotyczących treści SIWZ - odpowiedzialnym za treść udzielanych wyjaśnień Wykonawcom dotyczących opisu przedmiotu zamówienia jest Wydział merytoryczny, d) prowadzenie negocjacji z Wykonawcami w trybach innych niż podstawowe i zamówienie z wolnej ręki, e) ocena spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, f) wnioskowanie do Dyrektora o wykluczenie Wykonawców oraz o odrzucenie oferty w przypadkach określonych ustawą, g) ocena ofert nie podlegających odrzuceniu, h) przygotowanie propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty Wykonawcy, z którym zostanie zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego bądź unieważnienia postępowania. 6. Członkowie Komisji zobowiązani są do zachowania w poufności wszelkich informacji związanych z przebiegiem prac Komisji, w tym w szczególności informacji związanych z: a) liczbą złożonych ofert do momentu otwarcia ofert, b) przebiegiem badania, oceną i porównaniem treści złożonych ofert. 7. Jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych, Komisja kieruje wniosek o powołanie biegłego do Dyrektora, który podejmuje decyzję o jego powołaniu. 8. Biegły składa oświadczenie, o którym mowa w ust Biegły przedstawia opinię na piśmie w terminie określonym w umowie, a na wniosek przewodniczącego Komisji bierze udział w jej posiedzeniach z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień. 10. Rozstrzygnięcia podejmowane są przez Komisję w drodze głosowania zwykłą większością głosów. Przy równej liczbie głosów decyduje głos przewodniczącego Komisji. 11. Do zadań przewodniczącego Komisji należy w szczególności: a) nadzorowanie i kierowanie pracami Komisji oraz wyznaczanie terminów jej prac, b) nadzór nad zachowaniem ustawowych terminów, c) sprawdzanie dokumentacji postępowania w sprawie udzielenia zamówienia, w tym protokołu z postępowania. 6

7 12. Do zadań sekretarza Komisji należy w szczególności: a) prowadzenie dokumentacji postępowania w sprawie udzielenia zamówienia, b) obsługa techniczno-organizacyjna posiedzeń Komisji, c) zamieszczanie dokumentacji zgodnie z wymogami ustawy na stronie BZP i na stronie internetowej WUP. 13. Komisja ponosi odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia. 14. W przypadku umieszczenia na wniosek Wydziału merytorycznego informacji dotyczącej możliwości wykluczenia wykonawcy na podstawie art. 24 ust. 2a ustawy Pzp, Komisja po otwarciu ofert niezwłocznie przedkłada Wydziałowi merytorycznemu listę wykonawców, którzy złożyli oferty/przystąpili do negocjacji. Wydział merytoryczny zobowiązany jest do ustalenia ewentualnego wystąpienia po stronie wykonawcy przesłanek z art. 24 ust. 2a ustawy Pzp oraz sporządzenia na tej podstawie wniosku o wykluczenie wykonawcy wraz z uzasadnieniem, który należy przedłożyć Komisji w terminie 5 dni. Zebranie i ocena dowodów w zakresie sposobu wykonania umowy z wykonawcą w innych postępowaniach, które mają stanowić przesłankę do wykluczenia, leży wyłącznie po stronie Wydziału merytorycznego W przypadku otrzymania wniosku o wykluczenie wykonawcy wraz z zebranymi przez Wydział merytoryczny dowodami zawinionego, poważnego naruszenia obowiązków zawodowych przez wykonawcę, o których mowa w art. 24 ust. 2a ustawy Pzp, Komisja wzywa wykonawcę do niezwłocznego ustosunkowania się do tych dowodów oraz do udowodnienia, że podjął konkretne środki techniczne, organizacyjne i kadrowe, które mają zapobiec zawinionemu i poważnemu naruszaniu obowiązków zawodowych w przyszłości oraz naprawił szkody powstałe w wyniku naruszenia obowiązków zawodowych lub zobowiązał się do ich naprawienia W przypadku kwestionowania dowodów ze strony Wykonawcy, Wydział merytoryczny w terminie 3 dni od otrzymania stanowiska Wykonawcy, przedłoży Komisji pismo, w którym określi czy podtrzymuje wniosek o jego wykluczenie. 7

8 Załącznik nr 2 do Regulaminu ZADANIA I TRYB PRACY OSÓB WYZNACZONYCH DO PRZEPROWADZENIA POSTĘPOWANIA W TRYBIE ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI 1. Osoby wyznaczone przez Dyrektora do prowadzenia zamówienia z wolnej ręki (zwane dalej Osobami) są zespołem pomocniczym powołanym do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, w skład którego wchodzi co najmniej 4 pracowników Urzędu dwóch pracowników Wydziału ds. Zamówień Publicznych i dwóch pracowników Wydziału merytorycznego lub jedna osoba w przypadku samodzielnego stanowiska. W szczególnych przypadkach Dyrektor może powołać Radcę prawnego do pracy w zespole. 2. Osoby rozpoczynają działalność z dniem powołania, a kończą z dniem podjęcia przez Dyrektora decyzji o zawarciu umowy albo o odstąpieniu od negocjacji. 3. Obowiązkiem członków - Osób jest złożenie oświadczenia o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o którym mowa w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp. 4. Do zadań Osób należy w szczególności: a) przygotowanie zaproszenia do negocjacji wraz z opisem przedmiotu zamówienia i istotnymi dla stron postanowieniami umownymi, b) ocena spełniania przez Wykonawcę warunków formalnych przystąpienia do negocjacji, c) prowadzenie negocjacji z zaproszonym Wykonawcą, d) przygotowanie propozycji zawarcia umowy bądź odstąpienia od negocjacji. 5. Osoby zobowiązane są do zachowania w poufności wszelkich informacji związanych z przebiegiem prac, w tym w szczególności informacji związanych z przebiegiem negocjacji. 6. Wyznaczony pracownik Wydziału ds. Zamówień Publicznych odpowiada za: a) prowadzenie dokumentacji postępowania w sprawie udzielenia zamówienia, b) obsługę techniczno-organizacyjną negocjacji, c) zamieszczanie dokumentacji zgodnie z wymogami ustawy na stronie BZP i na stronie internetowej WUP. 7. Osoby wyznaczone przez Dyrektora do prowadzenia zamówienia z wolnej ręki, ponoszą odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w szczególności: - Osoby będące pracownikiem/ami Wydziału merytorycznego za opis przedmiotu zamówienia, - Osoby będące pracownikiem/ami Wydziału ds. Zamówień Publicznych za przeprowadzenie postępowania zgodnie z przepisami ustawy Pzp. 8

9 Załącznik nr 3 do Regulaminu Rejestr zamówień publicznych Lp. Numer postępowania Przedmiot zamówienia Kwota przeznaczona na realizację zamówienia (w zł brutto) Tryb udzielenia zamówienia Data ogłoszenia postępowania Termin składania ofert Czy postępowanie unieważniono; powody unieważnienia Cena wybranej oferty: netto brutto Numer i data zawarcia umowy 9