WYKAZ ZMIAN W INSTRUKCJI UśYTKOWNIKA KSI

Transkrypt

1 WYKAZ ZMIAN W INSTRUKCJI UśYTKOWNIKA KSI 29 sierpnia 2012 r. WNIOSKI O DOFINANSOWANIE blokada pola Status pole jest blokowane do edycji w chwili utworzenia Umowy/ decyzji o dofinansowaniu dla danego wniosku o dofinansowaniu (umowę moŝna utworzyć jedynie dla wniosków o statusie Zatwierdzony ). uszczegółowienie zapisów dla bloku Miejsce realizacji projektu : Dany obszar nie moŝe się powtarzać i nie moŝe się w nim zawierać; wszystkie obszary muszą być rozłączne. Wstępna walidacja odbywa się na etapie dodawania kolejnego rekordu. Tabela miejsca realizacji musi zawierać unikatowe wpisy. W sytuacji nie spełnienia powyŝszych warunków system prezentuje następujący komunikat: Dodawany obszar nie moŝe powtarzać /zawierać/ obejmować obszaru juŝ wcześniej wprowadzonego. Wszystkie obszary muszą być rozłączne. UMOWY/ DECYZJE O DOFINANSOWANIU uszczegółowienie zapisów dla Pola Numer wniosku (Sygnatura) : jest polem wymagalnym, jeśli umowa/decyzja tworzona jest na podstawie wniosku aplikacyjnego. Nie jest wymagalne dla umowy/decyzji bez wniosku. Wartość przepisywana jest z formularza wniosku aplikacyjnego z pola Numer wniosku (Sygnatura). Pole nie jest edytowalne dla wszystkich uŝytkowników, poza Administratorem danych. Uwaga: JeŜeli umowę utworzono bez wniosku o dofinansowanie wskutek błędu UŜytkownika, Administrator Danych po zgłoszeniu w Clear Quest przez Administratora Merytorycznego w instytucji ma moŝliwość uzupełnienia pustego pola Numer wniosku (Sygnatura ) numerem wniosku aplikacyjnego odpowiadającego numerowi umowy (jeśli wniosek o dofinansowanie jest zarejestrowany w systemie, ma status Zatwierdzony i jego numer odpowiada numerowi umowy), bez aktualizacji innych wartości z wniosku na karcie umowy. uszczegółowienie zapisów dla bloku Miejsce realizacji projektu (vide: zmiany we wniosku o dofinansowanie) zmiana zapisów dla pola REGON : Jest to pole numeryczne o maksymalnym rozmiarze 14 cyfr. Dla umów, w których w polu Kraj wybrano wartość Polska dopuszczalne wartości w tym polu są następujące: brak wartości; 9 cyfr; 14 cyfr. 1

2 W pozostałych przypadkach, w momencie zapisu formularza system prezentuje komunikat blokujący zapis: Nieprawidłowy format REGON. WNIOSKI O PŁATNOŚĆ zmiana działania Systemu w przypadku próby utworzenia wniosku o płatność dla umowy rozwiązanej/ anulowanej: JeŜeli UŜytkownik wybiera nr umowy/ decyzji, dla której: wypełniono pole Data rozwiązania/ anulowania (dotyczy umowy/decyzji, dla której nie utworzono aneksu/zmiany), utworzono aneks/zmianę, w ramach którego wypełniono pole Data rozwiązania/ anulowania po zainicjowaniu kolejnych pól formularza, System prezentuje komunikat w formie popup blokujący moŝliwość edycji karty informacyjnej wniosku o płatność: Wybraną umowę [nr umowy/ decyzji albo aneksu/ zmiany] rozwiązano/ anulowano z dniem [wartość pola Data rozwiązania/ anulowania ]. Czy na pewno chcesz stworzyć dla niej wniosek o płatność? Wybór opcji TAK pozwala kontynuować wypełnianie karty informacyjnej wniosku o płatność. Wybór opcji NIE powoduje powrót do wyboru z listy zarejestrowanych w Systemie umów/decyzji. nowa walidacja w polu Data zatwierdzenia - Wprowadzona data nie moŝe być równieŝ późniejsza niŝ Data rozwiązania/ anulowania (jeśli pole to jest wypełnione), w umowie/ decyzji albo aneksie/ zmianie, do której jest tworzony wniosek o płatność. grupowanie pól wchodzących w skład pola Wydatki rozliczane ryczałtowo, w tym (domyślnie lista pól jest zwinięta) nowa grupa pól Odsetki narosłe na rachunku, w tym (Domyślnie lista pól w ramach pola Odsetki narosłe na rachunku, w tym jest zwinięta) zmiana zapisów dla pola Nazwa towaru lub usługi pole alfanumeryczne z moŝliwością wprowadzenia do 600 znaków. KOREKTY DO WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ grupowanie pól wchodzących w skład pola Wydatki rozliczane ryczałtowo, w tym (domyślnie lista pól jest zwinięta) nowa grupa pól Odsetki narosłe na rachunku, w tym (Domyślnie lista pól w ramach pola Odsetki narosłe na rachunku, w tym jest zwinięta) zmiana zapisów dla pola Nazwa towaru lub usługi pole alfanumeryczne z moŝliwością wprowadzenia do 600 znaków. nowa walidacja uniemoŝliwiająca zapisanie korekty pomniejszającej wkład publiczny. Jest konieczna, gdyŝ korygowanie na minus wartości wkładu publicznego, który 2

3 występuje w deklaracji wydatków, powinno być realizowane poprzez zarejestrowanie sprawy w ROP. W przypadku wyboru w polu Powód korekty opcji innej niŝ uzupełnienie danych w związku z zarejestrowaniem sprawy/decyzji w ROP suma pól Środki wspólnotowe oraz Krajowe środki publiczne, w tym kolumny Kwota wydatków kwalifikowalnych powinna być równa lub większa od zera. KONTROLE nowa walidacja w polu Data przeprowadzenia kontroli nie moŝe być późniejsza niŝ data w polu audytowym Kiedy utworzył. uszczegółowienie zapisów w polach: o Data przeprowadzenia kontroli W trakcie rejestracji kontroli typu Inne (przeprowadzone przez podmioty zewnętrzne), w sytuacji gdy nie jest moŝliwe określenie: - daty zakończenia czynności kontrolnych - w polu naleŝy wprowadzić datę zatwierdzenia wyniku kontroli lub informacji pokontrolnej, - daty zakończenia czynności kontrolnych ani daty zatwierdzenia wyniku kontroli lub informacji pokontrolnej - w polu naleŝy wprowadzić datę przekazania wyniku kontroli lub informacji pokontrolnej do Instytucji Zarządzającej. o Typ kontroli : Jeśli w polu Typ kontroli wybrano pozycję Inne (przeprowadzone przez podmioty zewnętrzne), pole Podmiot kontrolujący jest edytowalne i wymagalne. Podmioty zewnętrzne rozumiane są jako podmioty nie będące instytucjami systemu zarządzania i kontroli poszczególnych programów operacyjnych (z wyjątkiem podmiotów prowadzących kontrole w ramach tego systemu na zasadzie outsourcingu), mające prawo realizacji kontroli projektów rejestrowanych w KSI SIMIK 07-13, współfinansowanych z funduszy unijnych (np. ETO, NIK, UKS, IPOC). Informacje o wynikach kontroli przeprowadzonych przez organy dochodzeniowo-śledcze lub słuŝby specjalne Rzeczypospolitej Polskiej, będące w posiadaniu Instytucji Zarządzającej ze względu na swą charakterystykę nie podlegają rejestracji. o Kontrole PZP : Rejestrując kontrolę, w trakcie której dokonano zarówno: - weryfikacji stosowania zasad zamówień publicznych odnośnie podpisanych juŝ umów, jak i - weryfikacji stosowania zasad zamówień publicznych przed podpisaniem umowy z wykonawcą, 3

4 w polu Kontrole PZP naleŝy wybrać pozycję "ex-post", a w polu Wynik kontroli zawrzeć informację dotyczącą przeprowadzenia kontroli PZP przed podpisaniem umowy z Wykonawcą. o Wynik kontroli : W przypadku kontroli PZP naleŝy podać dodatkowo: nazwę zamówienia (w sytuacji rejestracji informacji o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych UZP, nazwę zamówienia moŝna zastąpić podaniem numeru i daty zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w BZP), tryb udzielenia zamówienia, rodzaj zamówienia, szacunkową wartość zamówienia, a takŝe wskaźnik procentowy zastosowanej korekty oraz kwotę wydatków kwalifikowalnych stanowiących podstawę wyliczenia korekty (jeśli korekta miała miejsce). Instytucja Zarządzająca moŝe rozszerzyć katalog informacji podlegających rejestracji w polu Wynik kontroli. Uwaga: JeŜeli w wyniku odwołania beneficjenta podjęta zostanie decyzja o odstąpieniu od nałoŝenia korekty finansowej lub decyzja o zmniejszeniu wysokości korekty stwierdzonej w trakcie kontroli, naleŝy podać informację o tym fakcie. zmiana zachowania Systemu Dla kontroli zarejestrowanych w systemie przed r., Uwaga: Dla kontroli zarejestrowanych w systemie przed r., które mają wypełnione pole Opis zaleceń pokontrolnych, a w polu Zalecenia pokontrolne pozostaje pozycja z pustą wartością, w momencie wejścia na kartę kontroli system wyświetla następujący komunikat ostrzegawczy: PowyŜsze oznacza, Ŝe uŝytkownik nie ma moŝliwości wyboru opcji 'Bez zastrzeŝeń' W momencie wyświetlenia tego komunikatu pole Opis zaleceń pokontrolnych pozostaje wypełnione dotychczasową wartością i zablokowane do edycji. W chwili wyboru przez uŝytkownika odpowiedniej wartości dla pola Zalecenia pokontrolne pozostaje ono uzupełnione odpowiednią wartością a pole 'Opis zaleceń pokontrolnych jest odblokowane do edycji i uzupełnione dotychczasowymi wartościami. Nie ma moŝliwości przejścia do karty kontroli bez wyboru jednej z opcji przedstawionych w ww. komunikacie. Zamknięcie komunikatu skutkuje wyjściem do rejestru kontroli. Po wyborze opcji i zamknięciu komunikatu uŝytkownik moŝe wybrać dowolną wartość jaka 4

5 jest dostępna na liście rozwijalnej dla pola Zalecenia pokontrolne. REJESTR OBCIĄśEŃ NA PROJEKCIE Zmiana 2 etykiet pola: o Typ nieprawidłowości na Raportowanie do OLAF, o Wykazane w raporcie do KE na Wykazanie w oświadczeniu rocznym o kwotach. 5