Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Transkrypt

1 Biblioteka Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w praktyce Ujednolicona treść ustawy z komentarzem eksperta Zasady tworzenia oraz gospodarowania ZFŚS w pytaniach i odpowiedziach Wzory dokumentów

2 Biblioteka Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w praktyce Ujednolicona treść ustawy z komentarzem eksperta Zasady tworzenia oraz gospodarowania ZFŚS w pytaniach i odpowiedziach Wzory dokumentów

3

4 Adres redakcji: Warszawa, ul. Okopowa 58/72, Autorzy: Magdalena Sobczak, Marcin Wilczyński Redaktor merytoryczny: Magdalena Sobczak, Anita Jackiewicz Redaktor prowadzący: Renata Krasowska-Kłos Redakcja i korekta: Maciej Weryński Projekt graficzny okładki: Kinga Pisarczyk DTP: Paweł Żurawski Biuro Obsługi Klienta: Warszawa, ul. Batalionu Platerówek 3, tel , , , bok@infor.pl Copyright by INFOR Biznes Sp. z o.o. Wydanie I/2014, sierpień 2014 r. ISBN:

5 Spis treści Wstęp...5 Rozdział 1. Komentarz do ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych...7 Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2012 r., poz. 592 z późn.zm.)...7 Rozdział 1. Przepisy ogólne (art. 1 2)... 9 Rozdział 2. Tworzenie Funduszu (art. 3 12a) Rozdział 3. Zmiany w przepisach obowiązujących oraz przepisy przejściowe i końcowe (art ) Indeks rzeczowy...62 Rozdział 2. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w pytaniach i odpowiedziach ZASADY TWORZENIA ZFŚS Kto tworzy fundusz socjalny...63 Jakie są podstawowe zasady tworzenia funduszu Czy zmiana stanu zatrudnienia w ciągu roku powoduje rezygnację z tworzenia funduszu Czy rozpoczynający działalność od razu tworzą ZFŚS...70 Czy jednostki sfery budżetowej zawsze tworzą fundusz W jaki sposób prowadzić wspólną działalność socjalną Wzór umowy o prowadzeniu wspólnej działalności...75 ZASADY KORZYSTANIA ZE ŚRODKÓW ZFŚS Jak stosować kryterium socjalne Co należy ująć w regulaminie...82 Wzór regulaminu ZFŚS...85 Jak małżonkowie zatrudnieni u tego samego pracodawcy korzystają z ZFŚS Kto zawsze jest, a kto może być uprawniony do pomocy z ZFŚS Jakie są kryteria udzielania pomocy socjalnej...91 Czy pracownik zatrudniony na zastępstwo może korzystać z ZFŚS...93 Jak oceniać sytuację pracownika...93 Który fundusz jest właściwy dla ponownie zatrudnionego emeryta Na jakie cele można przyznać pożyczkę z ZFŚS...97 Wzory wniosków o pożyczkę na cele mieszkaniowe Wzór umowy pożyczki Jakich wydatków nie należy finansować z ZFŚS Czy można sfinansować pielgrzymkę Czy wypłacić pieniądze za wczasy pod gruszą bez potwierdzeń wydatków Co bierze pod uwagę komisja rozpatrująca zapomogę w przypadku kradzieży Czy z ZFŚS można finansować zapomogi z tytułu urodzenia dziecka przez pracownicę Wzór wniosku o zapomogę Jak udokumentować dochody pracownika Wzór oświadczenia o dochodach ŚWIADCZENIE URLOPOWE Czy zawsze wypłaca się świadczenie Jak wypłacać świadczenie urlopowe

6 4 Czy wliczamy weekendy Jak liczymy świadczenie urlopowe na przełomie roku Jaka jest wysokość świadczenia urlopowego w 2014 r Jaki liczyć wymiar składek ZUS i podatku Świadczenie urlopowe czy dopłata do wypoczynku Czy jednostka budżetowa wypłaca świadczenie urlopowe Czy można otrzymać świadczenie wiele razy Czy jest minimalna wysokość świadczenia urlopowego ADMINISTROWANIE FUNDUSZEM Jakie obowiązki ma pracodawca administrujący ZFŚS Czy związki mogą administrować funduszem W jakich terminach dokonywać obliczeń i przekazywać środki Czy pracodawca może swobodnie dysponować pieniędzmi odprowadzonymi na ZFŚS Czy firma w likwidacji odprowadza odpis Czy można na bieżąco korygować odpisy na ZFŚS Po co stosować plan roczny wydatków socjalnych W jaki sposób działa komisja socjalna Wzór decyzji komisji socjalnej Wzór ramowego regulaminu prac komisji socjalnej W jaki sposób dokonywać wyboru członków komisji socjalnej Wzór zarządzenia o powołaniu komisji socjalnej ZFŚS W JEDNOSTKACH OŚWIATOWYCH Kto odpowiada za administrowanie funduszem socjalnym w szkole Kto odpowiada za nieprzekazanie środków finansowych na ZFŚS dla nauczycieli Ile wynosi odpis na jednego nauczyciela w 2014 r Jak liczyć odpis na ZFŚS w szkole Jak uzyskać informację o wysokości emerytur Wzór oświadczenia o wysokości emerytury lub renty Czy nauczyciel ma prawo do dodatkowych świadczeń w różnych szkołach Kto może otrzymać świadczenie urlopowe Na jakich zasadach wypłaca się świadczenie urlopowe nauczycieli Czy nauczyciele mają prawo do innych świadczeń NALICZANIE ODPISU Jaka jest wysokość odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2014 roku Jak ustalić odpis dla zatrudnionego przez pół roku w szczególnych warunkach Jaki wskaźnik dla osób na urlopie wychowawczym Zwiększenie funduszu czy odpisu na emeryta Czy we wrześniu można dokonać korekty Czy wliczać pracowników na okresie próbnym Jak ustalić planowaną liczbę zatrudnionych Jak policzyć odpis przy zatrudnieniu młodocianych Czy na koniec roku księgowy weryfikuje wyliczenia dotyczące środków ZFŚS Jaki dokument jest podstawą ustalenia odpisu Wzór zestawienia (załącznik do PK) Wzór zestawienia (załącznik do PK) Rozdział 3. Wzory dokumentów Regulamin zfśs w cba Załączniki...170

7 Wstęp Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 592 z późn. zm.; dalej: ustawa o ZFŚS) obowiązuje już niemal 20 lat, a ciągle pojawiają się nowe zagadnienia dotyczące jej regulacji zarówno w orzecznictwie, jak i w publikacjach. Poniższy komentarz jest próbą przedstawienia wszystkich bieżących problemów i zagadnień związanych z prowadzeniem działalności socjalnej. W komentarzu szczegółowo omówiono dwa kluczowe zagadnienia, czyli zasady tworzenia samego funduszu socjalnego w zakładzie pracy oraz przyznawania z niego świadczeń dla pracowników. Istotnym elementem jest również szczegółowa analiza zasad naliczania odpisu na fundusz z uwzględnieniem różnych kategorii pracowników i sposobów ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych. Wskazano również, jakie świadczenia mogą być przyznawane z funduszu, a jakie nie mieszczą się w pojęciu świadczeń socjalnych, a nad których wprowadzeniem w przepisach wewnątrzzakładowych pracodawcy czasem się zastanawiają. Ma to istotne znaczenie, gdyż świadczenia socjalne są jednym z rodzajów przychodów, które są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i nie podlegają opodatkowaniu. Tak więc błędy popełniane w tym zakresie mogą pociągać za sobą konsekwencje w postaci zaległości składkowych i podatkowych oraz korekt różnych dokumentów, co poza ryzykiem finansowym wiąże się nierzadko także z dużym nakładem pracy służb kadrowo-płacowych zatrudnianych przez pracodawców. Niestety ze względu na trudną sytuację budżetową państwa od jakiegoś czasu kontrole ZUS i skarbowe prezentują bardzo fiskalne podejście, a problematyka świadczeń z funduszu, zwłaszcza bonów przyznawanych przy okazji różnych świąt, jest w tym aspekcie szczególnie interesująca, gdyż w wielu firmach są one ciągle wypłacane błędnie (bez odniesienia do kryteriów socjalnych) w tej samej wysokości. W komentarzu odniesiono się również do orzecznictwa Sądu Najwyższego w zakresie kwestii związanych z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS). Szczególne znaczenie ma tutaj przyznawanie świadczeń na podstawie kryteriów socjalnych, czyli sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, których stosowanie w praktyce często budzi wątpliwości. Kwestią, która wymaga wykładni orzecznictwa, pozostaje ocena, czy wszystkie te kryteria muszą być bezwzględnie spełniane łącznie oraz jak szczegółowa powinna być analiza sytuacji pracownika dokonywana przez osoby decydujące o przyznaniu lub odmowie wypłaty danego świadczenia. W drugiej części opracowania ekspert odpowiada na najczęściej zadawane pytania dotyczące tworzenia i prowadzenia zakładowych funduszy świadczeń socjalnych i wyjaśnia praktycznie wątpliwości co do naliczania odpisów, przyznawania świadczeń, odprowadzania składek i zaliczek na podatki itp. Przedstawiono również przykład opracowanego regulaminu ZFŚS wraz z wzorami dokumentów. 5

8

9 Rozdział 1. Komentarz do ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych USTAWA z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych* Tekst ujednolicony przez redakcję (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 592, zm.: Dz.U. z 2012 r., poz. 908, poz. 1456; Dz.U. z 2013 r., poz. 747, poz. 1645) * W ustawie została wyróżniona boldem zmiana, która weszła w życie w 2014 r., wynikająca z: art. 1 ustawy z dnia 8 listopada 2013 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z realizacją ustawy budżetowej (Dz.U., poz. 1645). Zmiana weszła w życie 1 stycznia 2014 r. W ustawie została także wyróżniona boldem z kursywą zmiana wynikająca z: art. 5 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zmianie ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym oraz niektórych innych ustaw (Ustawa w dniu oddawania książki do druku była na etapie prac sejmowych), która wejdzie w życie 1 października 2014 r. 7

10

11 Art. 1. [Zakres regulacji] Rozdział 1 Przepisy ogólne 1. Ustawa określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zwanego dalej Funduszem, i zasady gospodarowania środkami tego Funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. 2. Minister właściwy do spraw wewnętrznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw pracy oraz ministrem właściwym do spraw finansów publicznych, w stosunku do pracowników zatrudnionych w podległych mu jednostkach sfery budżetowej, niebędących funkcjonariuszami lub żołnierzami zawodowymi, a Minister Sprawiedliwości w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw pracy oraz ministrem właściwym do spraw finansów publicznych w stosunku do pracowników zatrudnionych w jednostkach sfery budżetowej więziennictwa, niebędących funkcjonariuszami Służby Więziennej, określą, w drodze rozporządzenia: 1) sposób tworzenia i gromadzenia środków Funduszu; 2) wysokość odpisu na Fundusz, jednak nie wyższą od określonej w ustawie. 3. Minister Obrony Narodowej w porozumieniu z Ministrami Pracy i Polityki Socjalnej 1 oraz Finansów 2 może określić, w drodze rozporządzenia, sposób tworzenia i gromadzenia środków Funduszu oraz wysokość odpisu na Fundusz jednak nie wyższą od określonej w ustawie w stosunku do pracowników cywilnych wojska. komentarz n Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest funduszem socjalnym, celowym, tworzonym na poziomie zakładu pracy. Jego podstawowym zadaniem jest sfinansowanie przez pracodawcę pomocy socjalnej m.in. na rzecz pracowników i ich rodzin. Należy podkreślić, że świadczenia socjalne nie są elementem stosunku pracy i nie mają charakteru należności ze stosunku pracy, chociaż w art. 16 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.; dalej: k.p.) wskazano, że pracodawca stosownie do możliwości i warunków zaspokaja bytowe, socjalne i kulturalne 1 Obecnie: minister właściwy do spraw pracy i polityki społecznej, zgodnie z art. 4 ust. 1, art. 5 pkt 16 i 26 oraz art. 21 i 31 ustawy z dnia 4 września 1997 r. o działach administracji rządowej (Dz.U. z 2007 r. Nr 65, poz. 437, ost. zm.: Dz. U. z 2011 r. Nr 240, poz. 1429), która weszła w życie z 1 kwietnia 1999 r. 2 Obecnie: minister właściwy do spraw finansów publicznych, zgodnie z art. 4 ust. 1, art. 5 pkt 3 i art. 8 ustawy z dnia 4 września 1997 r. o działach administracji rządowej (Dz.U. z 2007 r. Nr 65, poz. 437, ost. zm.: Dz.U. z 2011 r. Nr 240, poz. 1429), która weszła w życie z 1 kwietnia 1999 r. 9

12 art. 1 ZFŚS w praktyce potrzeby pracowników. Charakter art. 16 k.p. jest ogólny, a sam zakres przewidzianego zaspakajania bytowych, socjalnych i kulturalnych potrzeb pracowników ograniczony jest miarą posiadanych przez pracodawcę środków (art. 94 pkt 8 k.p.). Obowiązek pracodawcy zaspokajania potrzeb socjalnych pracowników jest ujęty w sposób względnie warunkowy w ustawie o ZFŚS. Pojęcie socjalny najczęściej jest utożsamiane w języku potocznym i w różnych aktach prawnych z zaspokajaniem potrzeb bytowych, materialnych i kulturalnych osób będących w trudnej sytuacji życiowej. Natomiast pojęciem zasad gospodarowania określa się tryb podejmowania decyzji w kwestii wydatkowania (ustalenie przeznaczenia, konsultacji ze związkami zawodowymi), gromadzenia oraz sposób przechowywania (na odrębnym rachunku) środków finansowych przeznaczonych na cele socjalne (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 11 października 2004 r., sygn. akt III SA 2275/03, LEX nr ). n Fundusz socjalny może służyć dofinansowaniu obiektów socjalnych będących w posiadaniu pracodawców (ust. 1), co oznacza możliwość przeznaczenia z funduszu środków w określonej wysokości na zmniejszenie wydatków ogólnych związanych z utrzymaniem zakładowych obiektów socjalnych lub sfinansowanie konkretnego zakupu, np. wyposażenia budynków socjalnych. Należy podkreślić, że koszty związane z utrzymaniem zakładowych obiektów socjalnych (remonty, konserwacje, ogrzewanie, oświetlenie czy płace pracowników obsługi obiektów socjalnych) są w takim przypadku ponoszone jako koszty działalności zakładu pracy. n W art. 1 ust. 1 wskazuje się także na możliwość przeznaczenia środków z ZFŚS na finansowanie przez zakład pracy zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli i innych form wychowania przedszkolnego. Tym samym środki funduszu mogą być przeznaczone na utworzenie zakładowej placówki opieki nad dzieckiem (na zakup, budowę, dzierżawę bądź najem odpowiedniego obiektu). Także w tym przypadku wydatki związane z funkcjonowaniem tych placówek po ich utworzeniu, zwłaszcza wydatki na działalność bieżącą (wynagrodzenie pracowników zatrudnionych w tych placówkach, opłaty za prąd, gaz) nie mogą być finansowane z ZFŚS, tylko bezpośrednio przez pracodawcę i będą wchodzić w koszty jego działalności. Zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi wydatki ponoszone przez pracodawcę na utrzymanie zakładowych obiektów socjalnych w części niepokrytej ze środków funduszu uznaje się za koszty uzyskania przychodu pracodawcy. Dofinansowanie z ZFŚS zakładowego obiektu socjalnego (żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola, zakładowej placówki opieki nad dzieckiem) może się sprowadzić do udzielenia dotacji socjalnej na podniesienie standardu usług świadczonych przez taką placówkę (zakup niezbędnych elementów wyposażenia, zabawek, książek). Dofinansowując z funduszu zakładową placówkę opiekuńczą, pracodawca może obniżyć wysokość opłat, które ponoszą pracownicy. Z kolei opłaty ponoszone przez pracowników z tego tytułu są również jednym ze źródeł finansowania kosztów utrzymania. Przyjmowanie przez pracodawców takich rozwiązań do tworzenia pla- 10

13 Rozdział 1. Przepisy ogólne art. 1 cówek przedszkolnych usytuowanych w pobliżu miejsca zatrudnienia pracowników ma wpływ na postrzeganie atrakcyjności pracodawcy i świadczy o zainteresowaniu sytuacją życiową pracowników. n Komentowany przepis w ust. 2 i 3 zawiera delegacje dla ministrów spraw wewnętrznych, sprawiedliwości oraz obrony narodowej do wydania rozporządzeń, w których określone zostaną sposoby tworzenia i gromadzenia środków funduszu oraz wysokość odpisu na fundusz w stosunku do pracowników tych resortów, którzy nie są funkcjonariuszami, z zastrzeżeniem, że wysokość odpisu na fundusz dla tych pracowników i innych osób uprawionych do korzystania z funduszu nie może być wyższa od określonej w ustawie o ZFŚS. Oznacza to, że ustawa odnosi się do pracowników cywilnych zatrudnionych w powyższych resortach, jednak nie dotyczy służb mundurowych. Minister obrony narodowej wydał przepisy o korzystaniu z funduszu w stosunku do osób pobierających emeryturę wojskową, rentę inwalidzką lub wojskową rentę rodzinną. W rozporządzeniu Ministra Obrony Narodowej z dnia 24 czerwca 2009 r. w sprawie funduszu socjalnego dla emerytów i rencistów wojskowych oraz przekazywania środków funduszu socjalnego między wojskowymi organami emerytalnymi (Dz.U. Nr 107, poz. 890) określono rodzaje świadczeń socjalnych, tryb i szczególne warunki ich przyznawania, a także wysokość pomocy pieniężnej oraz sposób jej wypłacania. Świadczenia socjalne dla tej grupy osób wypłacane są w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych, klęski żywiołowej, przewlekłej choroby albo też innej przyczyny powodującej pogorszenie sytuacji materialnej osoby uprawionej do wojskowego zaopatrzenia emerytalnego albo członka jego rodziny. Organem właściwym w sprawach tworzenia ZFŚS oraz przyznawania świadczeń socjalnych tej grupie osób jest wojskowy organ emerytalny. Dyrektor wojskowego biura emerytalnego jest zobowiązany przekazać równowartość dokonanego odpisu na dany rok na rachunek bankowy funduszu socjalnego w dwóch ratach: co najmniej 75% do 31 maja danego roku i pozostałą część do 30 września tego roku. Określeni w tym rozporządzeniu świadczeniobiorcy mogą korzystać z następujących świadczeń socjalnych: zapomogi pieniężnej (przyznanej nie częściej niż raz na kwartał), zwrotu kosztów opieki paliatywno-hospicyjnej, częściowego zwrotu kosztów leczenia w sanatoriach, uzdrowiskach oraz zakładach rehabilitacyjnych (raz na dwa lata). Łączna wysokość przyznawanych świadczeń (z wyłączeniem zwrotu kosztów opieki paliatywno-hospicyjnej) nie może w ciągu roku kalendarzowego przekroczyć dziesięciokrotności najniższej emerytury. Rozporządzenie przewiduje także pomoc pieniężną na kontynuowanie nauki dla dzieci pobierających wojskową rentę rodzinną po żołnierzu, którego śmierć nastąpiła w związku z wykonywaniem zadań służbowych. Przyznaje się ją dwa razy w roku kalendarzowym, w wysokości kwoty stanowiącej trzykrotność najniższej emerytury. 11

14 art. 2 ZFŚS w praktyce Świadczenia socjalne przyznaje na wniosek świadczeniobiorcy wojskowy organ emerytalny w ramach środków posiadanych na ten cel. Pomoc pieniężna na kontynuowanie nauki dla dzieci pobierających wojskową rentę rodzinną po żołnierzu, którego śmierć nastąpiła w związku z wykonywaniem zadań służbowych, przyznaje wojskowy organ emerytalny na podstawie zaświadczenia o kontynuowaniu nauki. n W rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 11 marca 2013 r. w sprawie sposobu tworzenia i gromadzenia środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników zatrudnionych w jednostkach sfery budżetowej podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych oraz wysokości odpisu na ten fundusz (Dz.U., poz. 387) określono sposób tworzenia i gromadzenia środków ZFŚS oraz wysokość odpisu na ten fundusz dla pracowników zatrudnionych w jednostkach sfery budżetowej podległych temu ministrowi, którzy nie są funkcjonariuszami ani żołnierzami zawodowymi. Fundusz tworzy się na zasadach określonych w art. 5 omawianej ustawy o ZFŚS. Środki funduszu gromadzone są na odrębnych rachunkach bankowych jednostek tworzących fundusz. Zgodnie z 2 rozporządzenia jednostka tworząca fundusz przekazuje środki na rachunek bankowy w terminie do 30 września danego roku kalendarzowego, z tym że w terminie do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1 3 ustawy o ZFŚS. Środki funduszu zwiększa się zgodnie z art. 7 ustawy o ZFŚS. n W rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 marca 1995 r. w sprawie sposobu tworzenia i gromadzenia środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników zatrudnionych w jednostkach sfery budżetowej więziennictwa, niebędących funkcjonariuszami Służby Więziennej, oraz wysokości odpisu na ten fundusz (Dz.U. Nr 37, poz. 182) wskazano, że ZFŚS dla zatrudnionych w jednostkach sfery budżetowej więziennictwa niebędących funkcjonariuszami Służby Więziennej tworzy się również na zasadach ogólnych określonych w art. 5 ustawy o ZFŚS we wszystkich jednostkach sfery budżetowej więziennictwa, z tym że w rejonowych aresztach śledczych i rejonowych zakładach karnych fundusz może być tworzony w uzgodnieniu z kierownikami podległych jednostek dla pracowników zatrudnionych w rejonie i w tych jednostkach. 12 Art. 2. [Definicje] Użyte w ustawie określenia oznaczają: 1) działalność socjalna usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej rzeczowej lub

15 Rozdział 1. Przepisy ogólne art. 2 finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową; 2) coroczny odpis podstawowy równowartość dokonanych odpisów na rachunek bankowy Funduszu w wysokości określonej w art. 5, na zasadach określonych w art. 6 ust. 2; 3) (uchylony); 4) zakładowe obiekty socjalne ośrodki wczasowe i kolonijne, domy wypoczynkowe, sanatoria, ogrody działkowe, obiekty sportowo-rekreacyjne, żłobki, kluby dziecięce i przedszkola oraz obiekty służące działalności kulturalnej; 5) osoby uprawnione do korzystania z Funduszu pracowników i ich rodziny, emerytów i rencistów byłych pracowników i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie, o którym mowa w art. 8 ust. 2, prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu; 6) przedsiębiorca osobę fizyczną, osobę prawną, a także jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, jeżeli przedmiot jej działania obejmuje prowadzenie działalności gospodarczej. komentarz n Zgodnie z art. 1 ustawy o ZFŚS fundusz socjalny przeznaczony jest na finansowanie działalności socjalnej w stosunku do osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści byli pracownicy i ich rodziny, a także inne osoby, którym pracodawca przyznał prawo do korzystania ze świadczeń finansowanych z funduszu. Pracodawca nie może w regulaminie ZFŚS dowolnie wyłączyć możliwości korzystania z funduszu przez określone kategorie pracowników, np. przez pracowników sezonowych lub emerytów i rencistów byłych pracowników. Jest natomiast możliwe rozszerzenie w regulaminie kręgu osób uprawnionych do korzystania z funduszu, do czego upoważnia pracodawcę art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS. n W pojęciu pracownicy mieszczą się wszystkie osoby, z którymi pracodawca zawarł umowę o pracę, bez względu na wymiar czasu pracy oraz staż zakładowy, osoby zatrudnione na podstawie powołania, mianowania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę, a także pracownicy młodociani i sezonowi, w tym także osoby korzystające z urlopów i zwolnień od pracy. Należy podkreślić, że w okresie wypowiedzenia pracownik zachowuje swoje uprawnienia pracownicze aż do momentu rozwiązania umowy o pracę. Dotyczy to również uprawnienia do ubiegania się o przyznanie świadczeń finansowanych z ZFŚS stosownie do zasad określonych w regulaminie funduszu dotyczących wszystkich pracowników zakładu pracy. W sytuacji gdy w zakładzie 13

16 art. 2 ZFŚS w praktyce pracy zatrudnieni są oboje małżonkowie, każde z nich na takich samych zasadach może korzystać z funduszu. Natomiast grupa emerytów byłych pracowników zakładu to osoby pobierające emeryturę, na którą przeszły po okresie zatrudnienia w ostatnim zakładzie pracy, bezpośrednio po zakończeniu umowy o pracę lub pośrednio, np. po okresie pobierania renty. Emerytem byłym pracownikiem zakładu można być tylko w odniesieniu do ostatniego pracodawcy, nawet jeśli pracownik uprzednio pobierał emeryturę, a następnie podjął zatrudnienie i po jego ustaniu kontynuował pobieranie emerytury. Podobne stanowisko zajął Sąd Najwyższy w uchwale z 15 listopada 1991 r. (sygn. akt I PZP 56/91, OSNC 1992/4/63), w której wskazano, że osoba, która uprzednio przeszła na wcześniejszą emeryturę i podjęła w nowym zakładzie pracy zatrudnienie przy zawieszeniu wypłaty emerytury, a następnie po rozwiązaniu stosunku pracy ponownie pobiera emeryturę, jest w rozumieniu art. 3 ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia 24 października 1986 r. o zakładowych funduszach socjalnym i mieszkaniowym w jednostkach gospodarki uspołecznionej (t.j. Dz.U. z 1990 r. Nr 58, poz. 343; akt uchylony z dniem 1 stycznia 1994 r.) emerytem byłym pracownikiem tego ostatniego zakładu pracy. Prawo emerytów byłych pracowników do korzystania ze środków przekazywanych na fundusz zostało ograniczone, gdyż SN w wyroku z 7 września 1999 r. (sygn. akt I PKN 253/99, OSNP 2001/1/11) wskazał, że pracownicy (emeryci), którzy w momencie prywatyzacji przedsiębiorstwa państwowego nie byli już w nim zatrudnieni, nie są uprawnieni do korzystania ze środków przekazywanych w razie jego sprzedaży do zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (art. 48 ust. 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 1996 r. o komercjalizacji i prywatyzacji przedsiębiorstw państwowych, t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 216 z późn. zm.). Z kolei rencistą byłym pracownikiem zakładu jest osoba pobierająca rentę (w rozumieniu ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, t.j. Dz.U. z 2013 r., poz z późn. zm.), będąca uprzednio pracownikiem danego zakładu pracy, z tym że taki status jest związany wyłącznie z ostatnim miejscem pracy. n Kolejną grupą osób uprawnionych są rodziny pracowników oraz emerytów i rencistów byłych pracowników zakładu. Ponieważ komentowana ustawa o ZFŚS nie definiuje pojęcia rodziny, należy uznać, że prawo do zdefiniowania osób stanowiących członków rodziny uprawnionych do korzystania z funduszu przysługuje pracodawcy i związkom zawodowym. Mogą oni w regulaminie funduszu dokonać określenia pojęcia rodzina. Przeważnie uregulowania wewnątrzzakładowe wśród osób mieszczących się w pojęciu rodziny wymieniają: pozostające na utrzymaniu i wychowaniu dzieci własne, przysposobione oraz przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej do ukończenia 18. roku życia, a jeżeli kształcą się w szkole do momentu ukończenia nauki, nie dłużej jednak niż do ukończenia 25 lat, współmałżonków, rodziców niepełnosprawnych lub w wieku powyżej 80 lat, o ile pozostają we wspólnym gospodarstwie domowym, a pracownik uczestniczy w ich utrzymaniu. 14

17 Rozdział 1. Przepisy ogólne art. 2 Dzięki rozszerzeniu kręgu osób, którym pracodawcy mogą udzielać pomocy socjalnej ze środków funduszu, i przyznawaniu pracodawcom prawa do obejmowania opieką również innych osób niż określone w ustawie o ZFŚS możliwe jest korzystanie ze świadczeń socjalnych przez współmałżonków lub dzieci zmarłych pracowników, a także przez podopiecznych domów dziecka lub opieki społecznej. Istnieje też możliwość objęcia opieką socjalną osób niebędących pracownikami tych zakładów, jednakże ściśle z nimi związanych przez wykonywaną pracę, np. nauczycieli szkół przyzakładowych. n Pracodawca może przyznać w regulaminie uprawnienia do korzystania z funduszu np. osobom świadczącym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (chałupnicy, agenci, osoby zatrudnione na podstawie umów-zleceń) lub członkom rodzin zmarłych pracowników, emerytów i rencistów. Środki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mogą być przeznaczone na cele związane z pomocą dla poszkodowanych zatrudnionych u pracodawcy, który utworzył fundusz socjalny, a także dla poszkodowanych zatrudnionych u innego pracodawcy. Taką możliwość daje art. 10 ustawy z dnia 16 września 2011 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi (Dz.U. Nr 234, poz z późn. zm.). Stanowią one, że środki funduszu socjalnego mogą być przeznaczone na cele związane z pomocą i likwidacją skutków powodzi na rzecz pracowników i ich rodzin innego pracodawcy. Podmioty dysponujące funduszem mogą zdecydować o przekazaniu środków z konta funduszu na rzecz pracowników innego zakładu pracy, którzy ucierpieli na skutek powodzi. W przypadku nieprowadzenia funduszu socjalnego u pracodawcy otrzymującego przekazane środki w związku z powodzią, środki te powinny być kwotowo wyodrębnione na osobne konto i przeznaczone wyłącznie na cele likwidacji skutków powodzi. Ustawa nie wyklucza przekazania środków z funduszu bezpośrednio na rzecz konkretnego pracownika innego zakładu, który ucierpiał w czasie powodzi. W takim przypadku o podziale środków na rzecz pracowników dotkniętych skutkami powodzi decyduje indywidualnie pracodawca, który przekazuje je na podstawie obowiązującego w zakładzie regulaminu ZFŚS. n Artykuł 2 komentowanej ustawy zawiera wyliczenie usług pracodawcy, które można uznać za realizację celu socjalnego. Są to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej i rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Realizacji celu socjalnego służą także działania wspierające wypoczynek, zarówno zorganizowany przez zakład pracy, jak i przez samych pracowników. Chodzi tu o różnego rodzaju wczasy (także profilaktyczne, połączone z leczeniem w sanatorium), agroturystykę, wczasy pod gruszą, wypoczynek weekendowy, kolonie dla dzieci i młodzieży, obozy, zimowiska i zielone szkoły. Należy wskazać, że w zakresie działalności socjalnej, która jest fi- 15

18 art. 2 ZFŚS w praktyce nansowana ze środków funduszu, według orzecznictwa mieszczą się m.in.: działalność w postaci imprez masowych, takich jak pikniki, organizowanie wycieczek (wyrok SN z 23 października 2008 r., sygn. akt II PK 74/08, OSNP 2010/7-8/88), oraz bezzwrotna pomoc na cele mieszkaniowe (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 13 czerwca 2001 r., sygn. akt I SA/Lu 657/00, RPP 2002/4/43). n W art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS objęto zakresem działalności socjalnej finansowanej z funduszu świadczenia usługi opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach i innych formach wychowania przedszkolnego. W planie wydatków z funduszu (preliminarz rocznych wydatków) stanowiącym element zakładowego regulaminu funduszu można przewidzieć przeznaczanie dopłat z ZFŚS do czesnego, opłat wnoszonych przez pracowników posyłających dzieci do publicznych i niepublicznych żłobków, świetlic, prywatnych przedszkoli i korzystania z innych form wychowania przedszkolnego. Zasady przeznaczania pomocy finansowej na ten cel, częstotliwość, wysokość i tryb jej przyznawania także powinien określać regulamin. Należy w tym przypadku pamiętać o generalnej zasadzie, że przy udzielaniu pomocy socjalnej na dofinansowanie pracownikom kosztów usług opiekuńczych zawsze ma zastosowanie reguła zapisana w art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS. Uzależnia ona przyznanie dopłat oraz wysokości ich kwot wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby ubiegającej się o korzystanie z funduszu. W tym przypadku w pierwszej kolejności chodzi o uwzględnienie pracowników samotnie wychowujących dzieci, zarówno matki, jak i ojców, rodziny wielodzietne i rodziny o niskim dochodzie na osobę. Dysponenci funduszu (pracodawca i zakładowe organizacje związkowe jako reprezentant załogi) decydują o tym, czy w danym zakładzie pracy korzysta się z możliwości przeznaczenia środków ZFŚS na dofinansowanie opłat z tytułu pobytu dzieci w placówkach opieki na dziećmi. n Możliwe jest także finansowanie ze środków funduszu form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej oraz sportowo-rekreacyjnej i to nie tylko w kraju. Pracodawca może dopłacić do wypoczynku pracownika również za granicą. Tak wynika z wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 28 marca 2007 r. (sygn. akt K 40/04, OTK.-A 2007/3/33), w którym stwierdzono, że jedynym warunkiem korzystania ze świadczeń ZFŚS powinna być sytuacja życiowa, rodzinna i materialna danej osoby, a nie miejsce spędzania wypoczynku. Ze środków funduszu można więc dofinansować wyjazdy dzieci poza granice kraju, np. na obozy językowe. Pracodawcy mogą też wypłacać dofinansowanie z funduszu także pracownikom, którzy odpoczywają za granicą. Zależy to jednak od zapisów w regulaminie funduszu zakładowego. Może on bowiem stanowić, że środki funduszu przeznaczone są tylko na działalność socjalną w kraju. Niektórzy pracodawcy w ramach prowadzonej działalności socjalnej wypłacają dopłaty do tzw. wczasów pod gruszą, czyli do kosztów wypoczynku organizowanego indywidualnie przez pracownika. Tego rodzaju świadczeń nie 16