ZAPYTANIE OFERTOWE NR 56-EFS-2013 z dnia

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE NR 56-EFS-2013 z dnia Na realizację usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu pt. Rozwój kompetencji pracowników i pracownic Unilever Polska - Zwyciężanie poprzez LUDZI, współfinansowanym przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Nazwa i adres Zamawiającego: Unilever Polska Sp. z o.o. Ul. Domaniewska Warszawa Tryb udzielenia zamówienia: Postępowanie o udzielenie zamówienia w oparciu o zasadę konkurencyjności zgodnie z zasadami finansowania POKL dla działania 2.1.1, tj. w trybie zamkniętym. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu pt. Rozwój kompetencji pracowników i pracownic Unilever Polska - Zwyciężanie poprzez LUDZI w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet II. Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących, Działanie 2.1 Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki, Poddziałanie Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach. Numer umowy o dofinansowanie: UDA-POKL /10. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych ani ofert od pośredników. Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej. Dane dot. projektu (zgodnie z wnioskiem): Okres realizacji projektu: r r. Liczba osób objętych wsparciem: 1892 Liczba uczestników szkoleń: 8532 Liczba uczestników doradztwa: 416 Liczba gr. językowych: 8 Wyżej wymienione dane w rzeczywistości uległy niewielkiemu odchyleniu. Zakres zamówienia: Oferent zrealizuje usługę przeprowadzia audytu końcowego projektu pt. Rozwój kompetencji pracowników i pracownic Unilever Polska - Zwyciężanie poprzez LUDZI, przy założeniach, że: 1. Audyt będzie obejmować wydatki wszystkich kategorii kosztorysu poniesione w zakresie realizacji projektu. 2. Celem audytu jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a projekt jest realizowany zgodnie z umową i wnioskiem oraz wydanie opinii w tym zakresie. W opinii audytor poświadcza, że wszelkie zadania wykonywane w ramach projektu zostały wykonane zgodnie z zapisami niniejszych Wytycznych. 1

2 3. Minimalne kwalifikacje audytora: Osoba podpisująca raport powinna posiadać uprawnienia biegłego rewidenta lub inne kwalifikacje audytora wymagane przez organizację będącą członkiem Międzynarodowej Federacji Księgowych - International Federation of Accountants, Osoba podpisująca raport powinna posiadać minimum 3 letnie doświadczenie w przeprowadzaniu audytów oraz powinna uczestniczyć w 2 audytach projektów finansowanych ze środków UE. 4. Audyt będzie przeprowadzony zgodnie z międzynarodowymi standardami audytu (International Standards of Auditing ISA). 5. Zakres ogólny audytu: Audytor sprawdza czy działania, na które przedstawiono wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane, czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie/wniosku o dofinansowanie, czy są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi. Powyższe weryfikowane jest w szczególności na podstawie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych (stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów) oraz na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (wnioski o płatność wraz ze wszystkimi załącznikami finansowymi i merytorycznymi), które powinny odpowiadać we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów. 6. Usługa będzie realizowana w następującej lokalizacji: Warszawa, sale wewnętrzne Unilever Polska Sp. z o.o. 7. Po przeprowadzeniu usługi, Oferent prześle Zamawiającemu raport, który będzie zawieraj następujące informacje: I. Informacje ogólne Data sporządzenia raportu Numer audytowanego przedsięwzięcia Imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie. Termin przeprowadzenia audytu. Okres objęty audytem. II. Cel i metodologia (cel, zakres, zastosowane techniki) audytu Cel audytu Zakres przedmiotowy audytu. Zastosowane techniki audytu. Audytor powinien dokonać sprawdzenia dokumentacji oraz zapewnić identyfikowalność dokumentów, które podlegały badaniu. Wykaz sprawdzonych dokumentów stanowić będzie załącznik do raportu z audytu. III. Ustalenia stanu faktycznego - zgodnie ze szczegółowym zakresem audytu. IV. Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz zaznaczenia, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy. V. Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień. VI. Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje. VII. Opinia w zakresie spełnienia wszystkich wymogów określonych w zakresie ogólnym i szczegółowym audytu 2

3 Czas realizacji usługi: między 1 a 15 sierpnia 2013r. Dokładny termin zostanie ustalony między Zamawiającym a wyłonionym Wykonawcą Oferta musi zawierać: W ofercie należy powołać się na numer zapytania ofertowego. Złożona oferta musi zawierać datę ważności oraz: Plan działań w ramach usługi wraz z harmonogramem Opis metodyki przeprowadzania usługi Cenę netto przeprowadzenia usługi Potwierdzenie kwalifikacji audytora wymaganych przez organizację będącą członkiem Międzynarodowej Federacji Księgowych - International Federation of Accountants Doświadczenie audytora w przeprowadzaniu audytów projektów finansowanych ze środków UE w tym ilość przeprowadzonych audytów oraz ich wykaz (w przypadku kilku audytorów osobno dla każdego) Doświadczenie audytora w przeprowadzaniu audytów projektów finansowanych ze środków UE w latach (w przypadku kilku audytorów osobno dla każdego) Ponadto, do oferty należy dołączyć: a) oświadczenie, że Oferent spełnia niżej wymienione warunki: posiada niezbędne doświadczenie oraz potencjał techniczny do realizacji zamówienia; znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia; nie jest objęty postępowaniem upadłościowym i likwidacyjnym; b) oświadczenie, że Oferent po podpisaniu Umowy na realizację usługi zobowiązuje się do wystawienia faktury za usługi zgodnie z poniższym schematem: po wyświadczeniu usługi realizujący zlecenie podmiot wystawia fakturę pro-forma, którą dostarcza do akceptacji formalnej w formie elektronicznej na adres wskazany przez Zamawiającego w umowie; po zaakceptowaniu przez Zamawiającego treści i formy faktury pro-forma, realizujący zlecenie wystawia fakturę zgodnie z zaakceptowanym wzorem; faktura przesyłana jest na adres: Unilever Polska Sp. z o.o., ul. Domaniewska 49, Warszawa z dopiskiem EFS Projekt c) Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych między Oferentem a Zamawiającym, przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Unilever Polska Sp. z o.o. lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Unilever Polska Sp. z o.o. lub osobami wykonującymi w imieniu Unilever Polska Sp. z o.o. czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Oferentem, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 5% udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Brak w ofercie jakiejkolwiek informacji wymaganej w punkcie Oferta musi zawierać będzie powodował wykluczenie oferty z konkursu pod względem formalnym. Sposób przygotowania oferty: 3

4 Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, pismem czytelnym. Oferta musi zostać odręcznie podpisana zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji. Jeżeli Oferenta reprezentuje pełnomocnik, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo, podpisane przez osobę uprawnioną zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub ewidencji. Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby podpisującej ofertę. Na ofercie powinien znajdować się zapis, że oferta stanowi ofertę w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego. Umieszczenie takiego zapisu nie oznacza zmiany trybu udzielenia zamówienia na tryb Kodeksu cywilnego. Tak przygotowana oferta musi być przesłana w formacie PDF na adres: marta.beczek@unilever.com (skan). Minimalny termin ważności oferty: Ustala się, że minimalny czas ważności oferty to 30 dni od dnia następnego od ostatniego dnia terminu składania ofert. Termin i sposób składania ofert: Ofertę należy złożyć do 27. czerwca 2013 roku do końca dnia w formacie PDF na adres marta.beczek@unilever.com Termin wykonania zamówienia: Oferent będzie przeprowadzał szkolenie w terminie: między 1 a 15 sierpnia 2013r. Dokładny termin zostanie ustalony między Zamawiającym a wyłonionym Wykonawcą Kryteria wyboru oferty: Oferty będą oceniane zgodnie z poniższymi kryteriami wyboru: Cena oferty- 40% najwyższą ocenę otrzyma oferta o najniższej cenie, wg wzoru: C = (C min / C oferty ) x 40%, gdzie: C - punktacja w kryterium Cena oferty C min - najniższa cena netto przeprowadzenia usługi w ramach konkursu ofert C oferty - cena netto przeprowadzenia usługi zaoferowana przez danego Oferenta Doświadczenie audytora w przeprowadzaniu audytów projektów finansowanych ze środków UE ilość przeprowadzonych audytów 30% najwyższą ocenę otrzyma oferta o największym doświadczeniu, mierzonym wg wzoru: D1= (D1 oferty / D1 max ) x 30% gdzie: D1- punktacja w kryterium Doświadczenie audytora w przeprowadzaniu audytów projektów finansowanych ze środków UE ilość przeprowadzonych audytów D1 max największe spośród wszystkich ofert doświadczenie audytora w przeprowadzaniu audytów projektów finansowanych ze środków UE ilość przeprowadzonych audytów D1 oferty - doświadczenie audytora przedstawionego w danej ofercie w przeprowadzaniu audytów projektów finansowanych ze środków UE ilość przeprowadzonych audytów Doświadczenie audytora w przeprowadzaniu audytów projektów finansowanych ze środków UE ilość lat 30% najwyższą ocenę otrzyma oferta o największym doświadczeniu, mierzonym wg wzoru: D2= (D2 oferty / D2 max ) x 30% gdzie: 4

5 D2- punktacja w kryterium Doświadczenie audytora w przeprowadzaniu audytów projektów finansowanych ze środków UE ilość lat D2 max największe spośród wszystkich ofert doświadczenie audytora w przeprowadzaniu audytów projektów finansowanych ze środków UE ilość lat D2 oferty - doświadczenie audytora przedstawionego w danej ofercie w przeprowadzaniu audytów projektów finansowanych ze środków UE ilość lat Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Oferentami. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty: Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie przekazana w formie pisemnej. Oferentom nie będą przekazywane protokoły wyboru ani inne dokumenty związane z postępowaniem, lecz jedynie informacja o wyniku postępowania. Informacja o terminie i miejscu podpisania umowy: Zamawiający podpisze umowę z Oferentem, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Oferenta. Dodatkowe informacje: W przypadku pytań związanych z zapytaniem ofertowym prosimy o kontakt z p. Martą Beczek Tel.: Uwaga! W konkursie ofert nie mogą brać udziału podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Unilever Polska Sp. z o.o., przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się następujące wzajemne powiązania między Unilever Polska Sp. z o.o. lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Unilever Polska Sp. z o.o. lub osobami wykonującymi w imieniu Unilever Polska Sp. z o.o. czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 5% udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania od Oferenta pisemnych wyjaśnień dotyczących złożonych ofert. Niezłożenie wyjaśnień w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego będzie skutkowało odrzuceniem oferty. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania postępowania lub unieważnienia jego wyniku bez podawania przyczyn. Oferentowi nie przysługuje odszkodowanie z tytułu odwołania lub unieważnienia postępowania. Z wybranym Oferentem zostanie podpisana umowa. Zamawiający zastrzega sobie prawo do uzasadnionych zmian w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia, w uzgodnieniu z Oferentem oraz zgodnie z zasadami POKL. Na każdym etapie realizacji zamówienia Zamawiający zastrzega możliwość kontroli i oceny realizacji przedmiotu zamówienia. 5 Z poważaniem,

6 Marta Beczek Indirects Purchasing Department desk mobile fax Unilever Polska sp z o.o. Ul. Domaniewska Warszawa Poland Załączniki: Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr 56-EFS-2013 Formularz oświadczenia Oferenta 6

7 ... (dane wykonawcy)... oświadcza, że: 1. Oferent posiada niezbędne doświadczenie oraz potencjał techniczny do realizacji zamówienia. 2. Oferent znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia. 3. Oferent nie jest objęty postępowaniem upadłościowym i likwidacyjnym. 4. Nie istnieją powiązania osobowe i kapitałowe między Oferentem a Zamawiającym, przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Unilever Polska Sp. z o.o. lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Unilever Polska Sp. z o.o. lub osobami wykonującymi w imieniu Unilever Polska Sp. z o.o. czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Oferentem, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 5 % udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 5. Po podpisaniu Umowy, Oferent zobowiązuje się do wystawienia faktury za usługi zgodnie z poniższym schematem: po wyświadczeniu usługi realizujący zlecenie podmiot wystawia fakturę pro-forma, którą dostarcza do akceptacji formalnej w formie elektronicznej na adres wskazany przez Zamawiającego w umowie; po zaakceptowaniu przez Zamawiającego treści i formy faktury pro-forma, realizujący zlecenie wystawia fakturę zgodnie z zaakceptowanym wzorem; faktura przesyłana jest na adres: Unilever Polska Sp. z o.o., ul. Domaniewska 49, Warszawa z dopiskiem EFS Projekt.... (odręczny podpis osoby upoważnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Oferenta) 7