POLITYKA DOTYCZĄCA PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI KADROWEJ (RETENTION OF HR RECORDS POLICY)

Transkrypt

1 POLITYKA DOTYCZĄCA PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI KADROWEJ (RETENTION OF HR RECORDS POLICY) WPROWADZENIE Tayside Contracts jest zobowiązany do zarządzania skutecznym i wydajnym systemem ewdencji kadr. Niniejsza polityka opisuje szczegółowo w jaki sposób przechowujemy, prowadzimy i usuwamy rejestry danych HR z zachowaniem odpowiedniego bezpieczeństwa. Rejestry danych kadrowych (HR) zawierają informacje na temat wynagrodzeń, szkoleń oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Zgodnie z Ustawą o Ochronie Danych z 2018 roku (the Data Protection Act 2018) i Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (the General Data Protection Regulation), Tayside Contracts nie przechowuje żadnych danych przez okres dłuższy od wymaganego prawnymi przepisami. PRZECHOWYWANIE REJESTRÓW DANYCH KADROWYCH OBECNIE ZATRUDNIONYCH PRACOWNIKÓW Wszelka aktualna dokumentacja kadrowa w formie papierowej będzie przechowywana i utrzymywana w indywidualnych aktach pracownika zawierających dane kadrowe (HR files), jakie są umieszczane w porządku alfabetycznym, przy użyciu imienia i nazwiska pracownika, oraz przechowywane w zabezpieczonym pomieszczeniu do przechowywania akt oraz na systemie (komputerowym) o nazwie Snowdop. Zgodnie z Polityką Tayside Contracts w zakresie Bezpieczeństwa Technologii Informacyjnych (the Tayside Contracts IT Security Policy) odpowiedzialność i rozliczalność za bezpieczeństwo wszelkich informacji, które są w użyciu, ale nie najdują się w aktach pracowniczych zawierających dane kadrowe, spoczywa na osobie, która z nich korzysta. PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI KADROWEJ W CZASIE OKRESU PRZETRZYMYWANIA Wszelka aktualna dokumentacja kadrowa w formie papierowej, jaka nie jest już wymagana, zostanie zachowana w indywidualnych aktach pracowniczych, zawierających dane kadrowe (HR files), jakie są umieszczane w pudełkach i bezpiecznie przechowywane w magazynie na Soutar Street. W celu zapewnienia, że niszczenie tych akt odbywa się zgodnie z zasadami tej polityki, wszystkie pudła będą oznaczone datą w dniu, w którym zostaną wniesione do Sign Shop i przechowywane w odpowiednim wyznaczonym obszarze. WNIOSEK O UDOSTĘPNIENIE DANYCH (SUBJECT ACCESS REQUEST) W celu uzyskania szczegółowych informacji na temat składania i rozpatrywania wniosków (o udostępnienie danych) należy zapoznać się z treścią Polityki Tayside Contracts o Ochronie Danych (Tayside Contracts Data Protection Policy). LIKWIDACJA DOKUMENTACJI KADROWEJ Likwidacja dokumentacji kadrowej będzie monitorowana i dokonywana przez Kierownika Działu ds. Wsparcia Biznesowego (the Business Support Manager). CMT Approved 2 May Date Last Reviewed 8 June 2018

2 Raportami o nazwie Crystal będzie zarządzać Zespół Administracyjny Działu ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi (HR Admin Team), jaki bęzzie dokonywać co cztery tygodnie identyfikacji wszystkich danych elektronicznych, których okres przechowywania dobiegł końca, po czym je usuwać. Likwidacja dokumentacji kadrowej będzie przeprowadzana corocznie, w tym sprawdzenie odpowiedniej liczby akt oraz rejestrów (danych), aby zapewnić zgodność, na ile to możliwe, ze sporządzonym harmonogramem przechowywania dokumentów. Szczegółowe informacje na temat okresów przechowywania (danych) znajdują się w Załączniku A. NARUSZENIA ZASAD POLITYKI Naruszenie zasad niniejszej polityki może doprowadzić do wszczęcia dochodzenia lub postępowania dyscyplinarnego wobec osób, które dopuściły się naruszenia, zgodnie z Polityką Dyscyplinarną Tayside Contracts (Tayside Contracts Disciplinary Policy). (INNE) POWIĄZANE POLITYKI Polityka dotyczącą Przechowywania Dokumentacji Kadrowej jest powiązana z następującymi strategiami i (innymi) politykami, jakie są dostępne na stronie Intranet lub jakich kopię można uzyskać od pracowników Zespołu Administracyjnego Działu ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi (the HR Admin Team): Strategią Zarządzania Informacjami i Dokumentacją (Information and Records Management Strategy) Polityką Dyscyplinarną (Disciplinary Policy) Polityką Składania i Rozpatrywania Skarg oraz Zażaleń (Grievance Policy) Polityką w zakresie Bezpieczeństwa Technologii Informacyjnych (IT Security Policy) Polityką w zakresie Ochrony Danych (Data Protection Policy) Powyższy lista nie jest kompletna. PRZEGLĄD POLITYKI Polityka dotycząca Przechowywania Dokumentacji Kadrowej będzie poddawana przeglądowi co trzy lata lub zgodnie ze zmianami legislacyjnymi bądź zmianami innego rodzaju. OGÓLNE ROZPORZĄDZENIE O OCHRONIE DANYCH (GENERAL DATA PROTECTION REGULATION) Tayside Contracts szanuje prywatność swoich pracowników. Wszelkie dane osobowe będą przetwarzane przy zastosowaniu zasad niniejszej polityki zgodnie z Ustawodawstwem o Ochronie Danych (Data Protection Legislation). Dodatkowe informacje na temat tego w jaki sposób dane osobowe mogą być przetwarzane na potrzeby stosowania niniejszej polityki znajdują się w naszym Zawiadomieniu o Ochronie Prywatności (Privacy Notice). W przypadku jakichkolwiek zapytań lub w celu uzyskania dodatkowych wyjaśnień odnośnie jakiegokolwiek aspektu tej polityki lub powiązanych z nią polityk należy się skontaktować z Działem ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi (HR Services) pod numerem telefonu lub na adres employment.policies@tayside-contracts.co.uk CMT Approved 2 May Date Last Reviewed 8 June 2018

3 W celu uzyskania niniejszego dokumentu przetłumaczonego na inny język lub w innym formacie, np. audio bądź napisanego dużym drukiem należy się skontaktować z Angie Thompson, Kierownikiem ds. Równouprawnienia i Komunikacji (Equalities and Communications Manager) pod numerem telefonu lub na adres angie.thompson@tayside-contracts.co.uk Przekład z języka angielskiego: Monika Majkutowska, Urzędnik ds. Równouprawnienia i Komunikacji/Tłumacz (Dyplom Tłumacza Służb Publicznych) CMT Approved 2 May Date Last Reviewed 8 June 2018

4 ZAŁĄCZNIK A: OKRESY PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI KADROWEJ Działanie Opis/ Rodzaj Danych Powód wydarzenie określające początek okresu przechowywania Administrowani e pracownikami Akta Pracownika Poradnictwo Psychologiczne Monitorowanie absencji Dyscyplinarne - dokumentacja dotycząca dyscyplinowania pracowników np. listy zapraszające na spotkania w sprawie dochodzenia, listy zapraszające na przesłuchania dyscyplinarne itp. Dyscyplinarne listy zawierające ostateczne pisemne ostrzeżenie Dyscyplinarne nie wydano Okres Przechowywa nia Jak usuwane są dokumenty Upoważnienie Źródło / Notatki 6 lat Zniszczyć Ustawowe Ustawa dotycząca Okresów Przedawnienia i innych Ograniczeń (Szkocja) z 1973 roku c.52 oraz 1984 roku c.45 Koniec bieżącego roku 3 lata Zniszczyć podatkowego 6 lat Zniszczyć Data ostrzeżenia 15 miesięcy Zniszczyć Data decyzji o nie kontynuowaniu Natychmiast Zniszczyć Ustawa o Zatrudnieniu z 2002 roku dotyczy rozstrzygania sporów, ale nie podaje limitów czasowych przechowywania dokumentów. Zobacz także kod postępowania ACAS dotyczący procedur dyscyplinarnych oraz zgłaszania i rozpatrywania skarg i zażaleń Ustawa o Zatrudnieniu z 2002 roku dotyczy rozstrzygania sporów, ale nie podaje limitów czasowych przechowywania dokumentów. Kodeks Postępowania ACAS zaleca stałe przechowywanie dokumentów w Aktach HR Postępowanie gdy zarzuty okazały się nieuzasadnione. DPA Zatwierdzone przez Zarząd 2 maja Data Ostatniego Przeglądu 8 czerwiec 2018

5 ostrzeżenia Dyscyplinare nota o poprawie wydana na przesłuchaniu dyscyplinarnym Dyscyplinarne - ostrzeżenia obejmujące dzieci lub osoby dorosłe wymagające specjalnej troski Dyscyplinarne pisemne ostrzeżenia Działania dyscyplinarne pisemne oświadczenie skierowane do pracownika, który został zwolniony podczas absencji spowodowanej urlopem adopcyjnym Ujawnianie informacji Data ostrzeżenia 6 miesięcy Zniszczyć 25 lat Zniszczyć Data ostrzeżenia 9 miesięcy Zniszczyć Kodeks Postępowania ACAS Zaleca stałe przechowywanie dokumentów w Aktach HR Kodeks Postępowania ACAS Zaleca stałe przechowywanie dokumentów w Aktach HR 6 lat Zniszczyć Ustawowe Ustawa o Prawach Pracowniczych z 1996 roku Ustęp 92 (4A) sporządzona na piśmie Zastąpione 1 rok Zniszczyć Zatwierdzone przez Zarząd 2 maja Data Ostatniego Przeglądu 8 czerwiec 2018

6 Dane pracownika (stanowiska nie wymagające przedstawienia zaświadczenia o niekaralności) Dane pracownika (stanowiska wymagające przedstawienia zaświadczenia o niekaralności) Warunki Zażalenia Indywidualne rejestry szkoleniowe 6 lat Zniszczyć (Zob. Nota) 25 lat Zniszczyć (Zob. Nota) Ustawowe 6 lat Zniszczyć 6 lat Zniszczyć Zniszczyć Data zakończenia + 6 lat ALE jeśli odnosi się to do szkoleń dla pracy z dziećmi lub osobami dorosłymi wymagającymi szczególnej opieki należy zachować przez 25 lat przechowywania rejestrów: imion, DAT URODZENIA, daty powołania (na stanowisko), szczegóły dotyczące historii, tytuły & daty rozpoczęcia (pracy) na zajmowanych stanowiskach jako dowód i do celów związanych z wypłatą emerytur przechowywania rejestrów: imion, DAT URODZENIA, daty powołania (na stanowisko), szczegóły dotyczące historii, tytuły & daty rozpoczęcia (pracy) na zajmowanych stanowiskach jako dowód i do celów związanych z wypłatą emerytur Zatwierdzone przez Zarząd 2 maja Data Ostatniego Przeglądu 8 czerwiec 2018

7 Sprawozdawczo ść (zasady i warunki, godziny pracy) Wnioski o wypowiedzenie i zawiadomienia (inne niż emerytury) Wytyczne HR/ Procedury/ Polityki Szkolenie wstępne (dla nowo zatrudnionych) Data ukończenia Data zakończenia + 3 lata Odejście Bieżący rok Bieżący rok + 2 lata Oceny medyczne Data urodzenia/zakończenie /bieżący rok Urlop macierzyński/tacierzyń ski W tym kompromisowego porozumienia/umo wy ugodowej Bieżący rok podatkowy plus 6/25 lat w stosownych przypadkach chyba że dłuższy wymóg obowiązuje zgodnie z ustawodawst wem w zakresie bhp Bieżący rok podatkowy + 3 lata Zniszczyć Zniszczyć Zniszczyć Zniszczyć Bieżący rok podatkowy 3 lata Zniszczyć Data odejścia 6 lat Zniszczyć Zastąpione Data zastąpienia Zachować Zależnie od tego czy wymogi dotyczące BHP lub Monitorowania są istotne. Zobacz sekcję dotyczącą BHP poniżej. Wytyczne HMRC w celach informacyjnych Uwzględnienie wartości historycznej Zatwierdzone przez Zarząd 2 maja Data Ostatniego Przeglądu 8 czerwiec 2018

8 Relacje z pracownikami Sprawozdawczo ść ze spraw dyscyplinarnych Sprawy dyscyplinarne - sprawozdawczość Data raportu Sądy Pracy Formularz ET1 itp. Współpraca ze Umowa związkami o wzajemnym zawodowymi - uznaniu strategia Współpraca ze związkami zawodowymi - administracja Uzupełniająca i ruytnowa dokumentacja Do czasu zastąpienia Zniszczyć Zastąpiona Na stałe Zachować dla wartości historyczn ej 6 lat Zniszczyć Zastąpiona 2 lata Zniszczyć Zatwierdzone przez Zarząd 2 maja Data Ostatniego Przeglądu 8 czerwiec 2018

9 Równe szanse Równość i różnorodność wytyczne/proce dury/polityki Równość i różnorodność - dochodzenia akta sprawy Statystyki dotyczące Nękania Program na rzecz Równości Osób Niepełnosprawn ych Program na rzecz Równości Płci Równość Płci Roczne Sprawozdania Formularze Monitoringu Do czasu zastąpienia 1 rok Zniszczyć Zakończone dochodzenie i powstrzymane działanie/zachować bieżące informacje przez okres 5 lat/employm ent term Zniszczyć Bieżący Rok 1 rok Przeglądn ąć Zastąpione 3 lata Zniszczyć Zastąpione 3 lata Zniszczyć Bieżący Rok 3 lata Zniszczyć Uwzględnienie wartości historycznej Rozporządzenia dotyczące Dyskryminacji Osób Niepełnosprawnych (Organy Władz Publicznych) (Statutowe Obowiązki) (Szkocja) z 2005 roku SSI 2005 Nr 565 Rozporządzenie 2. Przegląd dokonywany co trzy lata Nakaz dotyczący Dyskryminacji ze względu na Płeć (Organy Władz Publicznych) (Statutowe Obowiązki) (Szkocja) z 2007 roku SSI 2007 Nr 32. Paragraf 3. Przegląd dokonywany co trzy lata Nakaz dotyczący Dyskryminacji ze względu na Płeć (Organy Władz Publicznych) (Statutowe Obowiązki) (Szkocja) z 2007 roku SSI 2007 Nr 32. Paragraf 5 Zatwierdzone przez Zarząd 2 maja Data Ostatniego Przeglądu 8 czerwiec 2018

10 Oświadczenie w sprawie równości wynagrodzeń Audyt równości wynagrodzeń Monitorowanie pracowników Okresowa Ocena Pracowników Listy Establishmentu Medycyna Pracy Zgłaszanie absencji Monitorowanie absencji Sprawozdanie z audytu równości wynagrodzeń opubliowane online Dokumentacja dotycząca Tay Review Zastąpione 3 lata Zniszczyć Data audytu 3 lata Zniszczyć ustawowy Data ukończenia 5 lat Zniszczyć Na bieżąco Na bieżąco Zniszczyć Data po zakończeniu działania 5 lat Zniszczyć 6 lat Zniszczyć Nakaz dotyczący Dyskryminacji ze względu na Płeć (Organy Władz Publicznych) (Statutowe Obowiązki) (Szkocja) z 2007 roku SSI 2007 Nr 32. Paragraf 6 Ustawa Równościowa z 2010 roku (Audyty Równości Wynagrodzeń) Rozporządzenia z 2014 roku SI 2014 Nr 2559 Sekcja 3 (1) (a) oraz Sekcja 9(1) (a) Uwzględnianie wartości historycznej Ustawa o Udostępnianiu Dokumentacji Medycznej z 1988 roku c28 zawiera ogólne przepisy dotyczące prawa dostępu do rejestrów utworzonych po 1 stycznia 1989 roku. Ustawa o Udostępnianiu Dokumentacji Medycznej z 1988 roku c28 zawiera ogólne przepisy dotyczące prawa dostępu do rejestrów utworzonych po 1 stycznia 1989 roku. Zatwierdzone przez Zarząd 2 maja Data Ostatniego Przeglądu 8 czerwiec 2018

11 Nadzór medyczny w miejscu pracy w odniesieniu do zajęć poddawanych ocenie ryzyka Szkolenie personelu w zakresie BHP, np. HAVS szkolenia stanowiskowe Oceny osobistego ryzyka Poważne urazy Data urodzenia (o ile nie ma odniesienia w poniższych uwagach) 75 lat Zniszczyć Ustawowe W przypadku gdy przeprowadzono ustawowy nadzór zdrowotny, rejestry powinny być przechowywane przez 40 lat od ostatniego nadzoru lub 75 lat od Daty Urodzenia, w zależności od tego który z okresów jest dłuższy. Zob. również sekcję poniżej dotyczącą BHP Data ukończenia kursu 50 lat Zniszczyć Po dokonaniu zweryfikowanej oceny ryzyka lub zakończeniu 6 lat Zniszczyć 40 lat Zniszczyć W przypadku gdy rejestry odnoszą się do szkoleń dotyczących ustawowego Nadzoru Zdrowotnego. Następnie rejestry te powinny być przechowywane przez ten sam okres czasu co karta zdrowia danej osoby W przypadku gdy oceny ryzyka odnoszą się do ustawowego nadzoru stanu zdrowia, oceny powinny być zachowane przez taki sam czas co dokumentacja medyczna z zakresu Medycyny Pracy. Należy umieścić ostatnią ocenę w aktach HR/dotyczących Medycyny Pracy. Ustawa o Udostępnianiu Dokumentacji Medycznej z 1988 roku c28 zawiera ogólne przepisy dotyczące prawa dostępu do rejestrów utworzonych po 1 stycznia 1989 roku. Sekcja 6. Przechowywanie raportów. Kopie wszelkich raportów medycznych dostarczonych przez lekarza do celów związanych z zatrudnieniem lub ubezpieczeniami powinna być przez niego zachowana przez co najmniej sześć miesięcy od daty ich dostarczenia. Zatwierdzone przez Zarząd 2 maja Data Ostatniego Przeglądu 8 czerwiec 2018

12 Rekrutacja Zezwolenie Formularze wniosków dotyczących ogłoszeń Zakończono rekrutację 6 miesięcy Zniszczyć Opisy stanowisk Data zastąpienia 6 miesięcy Zniszczyć Proces rekrutacji Zakończono rekrutację 6 miesięcy Zniszczyć Tymczasowe przeniesienie Ochotnicy Ogłoszenia, formularze wnioskowe, referencje, notatki z rozmów (o pracę) itp. 6 lat Zniszczyć 6 lat Zniszczyć Okres przechowywania może zależeć od ustawodawstwa w zakresie bhp jakim informacje te są objęte. Może być wymagane dostarczenie odpowiednich informacji dla płatności emerytalnych. Zatwierdzone przez Zarząd 2 maja Data Ostatniego Przeglądu 8 czerwiec 2018

13 Zasady i warunki Świadczenia Pracownicze Uznanie Pracowników Zasady i Warunki Zatrudnienia Szkolenia Szkolenie kierowców Sprawozdawczość Szkolenia wspierające Kursy szkoleniowe Prywatny komputer/rowerem do pracy/dokumentacja dotycząca bonów na opiekę nad dziećmi Dokumentacja dotycząca nagród za długi staż pracy Oświadczenie o szczegółowych informacjach na temat, listy z opisem zmian w zasadach i warunkach itp. Zatrudnienia Zatrudnienia Zatrudnienia 6 lat Zniszczyć 6 lat Zniszczyć 6 lat Zniszczyć Zatrudnienia 6 lat Zniszczyć Data po zakończeniu 5 lat Zniszczyć działania 6 lat Zniszczyć Zatrudnienia Bieżący Rok 5 lat Zniszczyć Dokumentacja dotycząca szkoleń w aktach HR dotycząca dzieci lub szkoleń w zakresie bhp np. ręcznego przemieszczenia, przemocy i agresji. Plan treningowy Data po zakończeniu działania 2 lata Zniszczyć Zatwierdzone przez Zarząd 2 maja Data Ostatniego Przeglądu 8 czerwiec 2018

14 Planowanie dotyczące siły roboczej Planowanie rozwoju pracowników Wartościowanie stanowisk pracy Wartościowanie stanowisk pracy Wartościowanie stanowisk pracy Wartościowanie stanowisk pracy Zgodność z przepisami BHP Strategia i planowanie Polityka w zakresie BHP Sprawozdania końcowe JE dokumentacja dotycząca jednakowego JE Noty przypominające Procesy systemowe Data ostatniego działania 5 lat Zniszczyć Bieżące Data ukończenia ewaluacji Data ukończenia ewaluacji Zachować na zawsze Zachować 5 lat Zniszczyć 5 lat Zniszczyć Data zaprzestania lub zastąpienia procesu 1 rok Zniszczyć Date superseded 1 rok Zniszczyć Jest to odrębne zadanie w ramach Monitoringu Pracowników (skoncentrowane w głównej mierze na pracownikach). Jest ono bardziej skupione na procesie i może być podzielone na mniejsze zadania, np. proces wstępnej ewaluacji i odwołania. Szkolenie w zakresie Bezpieczeństwa Pożarowego Dowód odpowiedniego szkolenia. Dołączyć do akt HR Koniec bieżącego roku 10 lat Zniszczyć Rozporzędzenia w sprawie Bezpieczeństwa Pożarowego (Szkocja) z 2006 roku. SSI 2006 Nr 456 Rozporządzenie 20 Zatwierdzone przez Zarząd 2 maja Data Ostatniego Przeglądu 8 czerwiec 2018

15 Pierwsza Pomoc listy informujące o przyznaniu certyfikatu Pierwsza Pomoc lista obecności na kursie dla wewnętrznych wydarzeń firmowych Ręczna obsługa lista obecności na kursie Ręczna obsługa list informujący o przyznaniu certyfikatu Monitorowanie bezpieczeństwa i higieny pracy Wypadki i zgłaszanie incydentów zgłaszanie wypadków osób dorosłych Raport/rejestr wypadków Koniec bieżącego roku 3 lata Zniszczyć Koniec bieżącego roku 3 lata Zniszczyć Koniec bieżącego roku 5 lat Zniszczyć Koniec bieżącego roku 5 lat Zniszczyć Data wpisu/ Księga wypadków data ostatniego wpisu. Certyfikaty są ważne przez 3 lata Są to podpisane kopie rejestrów frekwencji i okres ich przechowywania pokrywa się z okresem ich zatwierdzenia Są to podpisane kopie rejestrów frekwencji. Należy uczestniczyć w szkoleniu co pięć lat lub częściej gdy dojdzie do zmian stanu zdrowia lub zmian na stanowisku pracy Należy uczestniczyć w szkoleniu co pięć lat lub częściej gdy dojdzie do zmian stanu zdrowia lub zmian na stanowisku pracy 3 lata Zniszczyć Ustawowe Rozporządzenie dotyczące Zgłaszania Urazów, Chorób i Niebezpiecznych Zdarzeń z 2013 roku SI 2013 Nr 1471 Przepis 12(2). Ustawa dotycząca Okresów Przedawnienia (Szkocja) z 1973 roku Zatwierdzone przez Zarząd 2 maja Data Ostatniego Przeglądu 8 czerwiec 2018

16 Inspekcje bezpieczeństwa urządzeń Raporty COSHH na temat kontroli substancji niebezpiecznych dla zdrowia Inspekcje BHP Monitoring Radonu Monitoring Radonu Coroczne inspekcje codzienne /co miesięczne/ co tygodniowe inspekce Zbiór dokumentów na temat rutynowych inspekcji zawierających raport z inspekcji, korespondencję itp. hałas w miejscu pracy, monitoring ekranów wyświetlacza Ocena dawki i rejestracja zakwalifikowanej osoby (zatwierdzona służba dozymetryczna) Monitorowanie wyników Data inspekcji 2 lata Zniszczyć Data ostatnio podjętego działania. Data zastąpienia/data ostatniego działania Data przeprowadzenia (monitoringu) Zawarte w treści umowy, iż dostęp musi być zapewniony przez okres 2 lat po rozwiązaniu umowy 40 lat Zniszczyć Ustawowe Przepisy doytczące Kontroli Substancji Niebezpiecznych dla Zdrowia z 2002 roku. SI 2002 Nr 2677 Przepis 11 Rejestry przechowywane zgodnie z Przepisami z 1994 i 1999 roku. Należy stosować się do Przepisów jakby nie wydano Rozporządzenia z 2002 roku. Przepis 18 (2) 3 lata Zniszczyć 50 lat lub do 75 urodzin danej osoby Nie są one bezpośrednio związane z dochodzeniem w sprawie konkretnych incydentów Zniszczyć Ustawowe Rozporządzenie w sprawie Promieniowania Jonizującego z 1999 roku. SI 1999 Nr Przepis 21(3) Data zarejestrowania 2 lata Zniszczyć Ustawowe Rozporządzenie w sprawie Promieniowania Jonizującego z 1999 roku. SI 1999 Nr Przepis 21(3) Zatwierdzone przez Zarząd 2 maja Data Ostatniego Przeglądu 8 czerwiec 2018

17 Kontrola azbestosu Kontrola azbestosu Informacje/instruk cje/szkolenie dla pracownika Ustalenia dotyczące postępowania w razie wypadków, incydentów oraz sytuacji kryzysowych Bezpieczeństwo i Higiena Pracy Kontrola azbestosu Kontrola Azbestosu Kontrola Azbestosu Rejestr lub odpowiednie podsumowanie monitoringu powietrza dla pracowników narażonych na działanie azbestosu Dokumentacja dotycząca Zdrowia w przypadku gdy narażenie przekracza poziom na jakim podejmowane jest działanie Zaświadczenia badań lekarskich Zatrudnienia W razie jakiegokolwiek wypadku, incydentu lub sytuacji kryzysowej LUB zastąpione Data monitoringu Data ostatniego incydentu 6 lat Zniszczyć 40 lat 3 lata 5 lat lub 40 lat jeśli wymagana jest dokumentacja medyczna Zniszczyć Przepisy dotyczące Kontroli Azbestosu w Miejscu Pracy z 2012 roku SI 2012 Nr 632 Przepis 10 Przepisy dotyczące Kontroli Azbestosu w Miejscu Pracy z 2012 roku SI 2012 Nr 632 Przepis 15. Informacje jakie mają być wyświetlane w miejscu pracy oraz dostępne dla służb ratunkowych Zniszczyć Ustawowe Przepisy dotyczące Kontroli Azbestosu w Miejscu Pracy z 2012 roku SI 2012 Nr 632 Przepis lat Zniszczyć Ustawowe Przepisy dotyczące Kontroli Azbestosu w Miejscu Pracy z 2012 roku SI 2012 Nr 632. Przepis 22 (b) oryginał lub kopia mogą być przechowywane. Każdy pracownik ma prawo wglądu w dokument jeśli powiadomił odpowiednio wcześniej o tym zamiarze Data wydania 40 lat Zniszczyć Ustawowe Przepisy dotyczące Kontroli Azbestosu w Miejscu Pracy z 2012 roku SI 2012 Nr 632 Przepis 22(4) Zatwierdzone przez Zarząd 2 maja Data Ostatniego Przeglądu 8 czerwiec 2018

18 Kontrola Azbestosu Zarządzanie ryzykiem związanym z BHP Oceny ryzyka Wynagrodzenie i emerytury Listy płac główne rejestry Listy płac drobne rejestry P45 (Podatek dochodowy pracownicy kończący zatrudnienie) Zaświadczenie o zwolnieniu Kopie odcinków wypłat, wydruki na koniec roku płac, pensje zestawienia zbiorcze Karty Ewidencji Czasu Pracy, wydruki miesięcznych obliczeń wynagrodzeń Wygaśnięcie/Unieważnie nie Data ostatniej oceny/ostatnie działanie Koniec bieżącego roku podatkowego Koniec bieżącego roku podatkowego 40 lat Zniszczyć Ustawowe Przepisy dotyczące Kontroli Azbestosu w Miejscu Pracy z 2012 roku SI 1012 Nr 632 Przepis 32. Należy rozważyć dodanie kopii zaświadczenia do dokumentacji dotyczącej zdrowia oraz przechowywanie przez 40 lat 3 lata Zniszczyć Przepisy dotyczące Zarządzania BHP w Miejscu Pracy z 1992 roku 6 lat Zniszczyć Ustawowe Podatek Dochodowy (Regulamin Zatrudnienia) S.I / 744; Krajowe Przepisy dotyczące Płacy Minimalnej S.I / 584; Ustawa o Zarządzaniu Podatkami z 1970; Ustawa dotycząca Okresów Przedawnienia i innych Ograniczeń (Szkocja) z 1973 r. c.52 and 1984 c.45 3 lata Zniszczyć Ustawowe Podatek Dochodowy (Regulamin Zatrudnienia) S.I / 744; Krajowe Przepisy dotyczące Płacy Minimalnej S.I / 584; Ustawa o Zarządzaniu Podatkami z 1970; Ustawa dotycząca Okresów Przedawnienia i innych Ograniczeń z 1973 r. c.52 and 1984 c.45 Koniec 5 lat Zniszczyć Ustawowe Ustawa o Zarządzaniu Podatkami z 1970 roku Zatwierdzone przez Zarząd 2 maja Data Ostatniego Przeglądu 8 czerwiec 2018

19 P60 Rejestry programu dotyczącego Ustawowego Zasiłku Chorobowego Rejestry programu dotyczącego Ustawowego Zasiłku Macierzyńskiego Raporty na temat systemu emerytalnego Dokumenty dotyczące emerytur poszczególnych pracowników Zarządzanie systemem emerytalnym Rachunki, zwroty, wyceny Zestawienie zasad regulujących decyzje dotyczące inwestycji Koniec bieżącego roku podatkowego Koniec bieżącego roku podatkowego Koniec bieżącego roku podatkowego 2 lata Zniszczyć Ustawowe Ustawa o Zarządzaniu Podatkami z 1970 roku 3 lata Zniszczyć Ustawowe (Ogólne) Przepisy dotyczące Ustawowego Zasiłku Chorobowego S.I / lata Zniszczyć Ustawowe (Ogólne) Przepisy dotyczące Ustawowego Zasiłku Macierzyńskiego (General) S.I / 1960 w wersji zmienionej przez SI 2005 No 989 Koniec bieżącego roku 6 lat Zniszczyć Ustawowe Ustawa o Zarządzaniu Podatkami z 1970 roku; Ustawa dotycząca Podatku Dochodowego i Podatku Dochodowego od Osób Prawnych z 1988 roku Koniec bieżącego roku po dacie płatności 10 lat Zniszczyć Wymogi biznesowe Rozporządzenie dotyczące Systemu Emerytalnego Lokalnego Samorządu (Zarządzanie i Inwestowanie Funduszy) (Szkocja) z 2010 roku (SSI 2010/233) Do czasu zastąpienia 10 lat Zniszczyć Ustawowe Rozporządzenie dotyczące Systemu Emerytalnego Lokalnego Samorządu (Zarządzanie i Inwestowanie Funduszy) (Szkocja) z 2010 roku. S.S.I. 2010/233 Przepis 12 Zatwierdzone przez Zarząd 2 maja Data Ostatniego Przeglądu 8 czerwiec 2018

20