Wykaz skrótów... Wprowadzenie...

Transkrypt

1 Spis treści Wykaz skrótów... Wprowadzenie... XIII XIX Rozdział I. Obowiązek tworzenia akt osobowych Zakres podmiotowy Pracodawca Osoba reprezentująca pracodawcę w sprawach pracowniczych Pracownik Umowy cywilnoprawne Zakres przedmiotowy Dokumenty umieszczane w aktach Dokumenty kandydata do pracy Dokumenty z okresu zatrudnienia pracownika Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia... 8 Rozdział II. Prowadzenie akt osobowych Termin założenia akt osobowych pracownika Sposób prowadzenia akt osobowych Wymogi techniczne dla teczki osobowej Akta osobowe w formie elektronicznej Rozdział III. Warunki, miejsce i okres przechowywania akt Miejsce i warunki przechowywania akt Okres przechowywania dokumentacji Przechowywanie akt osobowych w firmie zewnętrznej (outsourcing) Rozdział IV. Ochrona danych osobowych Uwagi ogólne Obowiązek rejestracji zbioru danych Dane kandydatów i pracowników, które pracodawca może przetwarzać Upoważnienie w zakresie dostępu do danych osobowych Pisemna ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych V

2 VI 6. Opracowanie i wdrożenie dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych oraz środki zapewniające ochronę danych V. Wykorzystanie zdjęcia pracownika do celów służbowych Uwagi ogólne Pozyskanie zdjęcia pracownika przy rekrutacji Wykorzystanie zdjęcia pracownika do wystawienia przepustki, identyfikatora, legitymacji służbowej Zdjęcie pracownika w intranecie lub w gablocie firmowej Zdjęcia pracownika na firmowej stronie internetowej Zdjęcie pracownika z firmowej imprezy w gazetce zakładowej Oświadczenie pracownika w sprawie publikacji wizerunku Rozdział VI. Udostępnianie akt osobowych Udostępnianie dokumentów pracownikom Udostępnianie akt byłym pracownikom Udostępnianie akt osobowych podmiotom zewnętrznym Udostępnienie akt osobowych innej osobie zatrudnionej u pracodawcy Rozdział VII. Postępowanie z aktami w związku z przejściem pracownika do innego pracodawcy w trybie art KP Obowiązek przekazania akt osobowych Ustalenie, czy nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części Poglądy Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości Poglądy wyrażane w orzecznictwie krajowym Ocena konkretnego przypadku Rozdział VIII. Postępowanie z aktami osobowymi w przypadku upadłości lub likwidacji pracodawcy Obowiązek przekazania akt osobowych Likwidacja pracodawcy prywatnego Likwidacja pracodawcy będącego państwową jednostką organizacyjną Likwidacja pracodawcy będącego spółdzielnią Rozdział IX. Postępowanie w przypadku zniszczenia lub zaginięcia akt Uwagi ogólne Odtworzenie akt osobowych Rozdział X. Odpowiedzialność za nieprowadzenie akt lub inne nieprawidłowości w aktach osobowych Konsekwencje niewykonania obowiązku prowadzenia akt osobowych Odpowiedzialność cywilna pracodawcy Odpowiedzialność za niezwrócenie oryginałów dokumentów Odpowiedzialność wykroczeniowa Odpowiedzialność pracownika działu kadr Rozdział XI. Najczęściej popełniane błędy w prowadzeniu akt osobowych Uwagi ogólne... 81

3 2. Zwłoka w założeniu teczki pracownika Zwłoka w dokładaniu dokumentów do teczek Kilka teczek akt osobowych dla jednej osoby Zaniechanie podziału dokumentów na trzy części Brak numeracji dokumentów oraz wykazów dokumentów Umieszczanie dokumentów w niewłaściwych częściach akt Brak dokumentów, które powinny się znajdować w danej części akt Wprowadzanie do akt oryginałów dokumentów Zbyt długie przechowywanie w aktach zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową Kopiowanie dowodu osobistego pracownika do akt Przechowywanie zaświadczenia o niekaralności pracownika bez uzasadnienia Umieszczanie w aktach osobowych pracownika dokumentacji umów cywilnoprawnych Rozdział XII. Język dokumentacji wytwarzanej i składanej do akt Rozdział XIII. Podpis, parafa, faksymile, pieczątka, potwierdzanie za zgodność Pojęcie dokumentu Podpis pod dokumentem Złożenie podpisu w imieniu pracodawcy Potwierdzanie kopii dokumentów osobowych za zgodność z oryginałem Rozdział XIV. Dokumenty osobowe, w których najczęściej popełniane są błędy Uwagi ogólne Część A akt osobowych Skierowanie na profilaktyczne badanie lekarskie Kwestionariusz osobowy kandydata i pracownika Część B akt osobowych Umowa o pracę Rodzaj umowy o pracę Strony umowy Data zawarcia umowy Rodzaj pracy Miejsce wykonywania pracy Wynagrodzenie za pracę Wymiar czasu pracy Klauzula określająca dodatek za przekroczenie wymiaru czasu pracy Termin rozpoczęcia pracy Podpisy stron Potwierdzenie zawarcia umowy w innej formie niż pisemna Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia Uwagi ogólne Zakres informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia Norma czasu pracy Częstotliwość wypłat wynagrodzenia za pracę Wymiar urlopu wypoczynkowego VII

4 Długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę Objęcie pracownika układem zbiorowym pracy Metody sformułowania informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia u pracodawcy zatrudniającego do 20 osób Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia u pracodawcy kierującego pracownika do pracy na terytorium państwa spoza UE Informacja o zmianie dodatkowych warunków zatrudnienia pracownika Dokumenty sporządzane przed przystąpieniem pracownika do pracy Część C akt osobowych Uwagi ogólne Porozumienie rozwiązujące umowę o pracę Wypowiedzenie umowy o pracę Ustalenie długości okresu wypowiedzenia Przyjęcie wypowiedzenia przez pracownika Wskazanie przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie Pouczenie o prawie odwołania się do sądu pracy Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika Termin na złożenie oświadczenia pracownikowi Data rozwiązania umowy Forma i treść oświadczenia pracodawcy Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia bez winy pracownika Świadectwo pracy Uwagi ogólne Zbiorcze świadectwo pracy za umowy terminowe Wypełnianie świadectwa pracy Miejscowość i data Dane identyfikacyjne pracodawcy i pracownika Okres zatrudnienia Wymiar czasu pracy Rodzaj wykonywanej pracy Podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy Urlop wypoczynkowy wykorzystany przez pracownika Okres korzystania z urlopu bezpłatnego Okres korzystania z urlopu wychowawczego Liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie gwarancyjne Wykorzystanie zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 KP Zastosowanie skróconego okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art KP Okres odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych VIII

5 Okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze Wykorzystanie dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia przewidzianego przepisami prawa pracy Okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty Liczba dni, za które pracownik nie otrzymał wynagrodzenia gwarancyjnego w 2003 r Wzmianka o zajęciu wynagrodzenia za pracę Informacje uzupełniające Podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej Pouczenie o przysługujących uprawnieniach Informacje, których nie wpisuje się do świadectwa pracy Opinia o pracowniku (referencje) Obiegówka na zakończenie zatrudnienia Rozdział XV. Dodatkowe dokumenty szczególnych grup zawodowych Kierowcy Cudzoziemcy Chałupnicy Rozdział XVI. Przechowywanie w aktach osobowych dokumentów niewymienionych w DokStosPrR Uwagi ogólne Miejsce przechowywania nietypowych dokumentów Zaświadczenie lekarskie o potrzebie stosowania okularów korygujących wzrok Zaświadczenie lekarskie o przeprowadzeniu konsultacji psychologicznej Zaświadczenie lekarskie przed przystąpieniem pracownika do egzaminu na kierowcę wózków jezdniowych Wniosek niepełnosprawnego o stosowanie skróconej normy czasu pracy Notatki służbowe dotyczące pracy i sposobu wywiązywania się przez pracowników z obowiązków służbowych Notatki dotyczące badania stanu trzeźwości Dokumentacja zajęć komorniczych Dokumenty związane z naliczaniem wynagrodzenia Dokumentacja czasu pracy Dokumentacja korzystania z urlopów wypoczynkowych i zwolnień okolicznościowych Kwestionariusze ocen okresowych Dokumenty zgłoszeniowe do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Korespondencja z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, dokumenty zasiłkowe Dokumenty związane z ubieganiem się o pomoc socjalną Odpis aktu zawarcia związku małżeńskiego Oświadczenie lustracyjne Rozdział XVII. Postępowanie z fałszywym dokumentem złożonym przez pracownika IX

6 Rozdział XVIII. Prowadzenie akt osobowych w pytaniach i odpowiedziach Udokumentowanie okresu zaliczanego do stażu pracy a wymiar urlopu wypoczynkowego Podstawa zaliczenia danego okresu pracy do stażu pracy Świadectwo pracy w języku obcym Aktualny adres na wypowiedzeniu Dokument potwierdzający zmianę danych osobowych pracownika Dokumentacja urlopu macierzyńskiego i wypłaty zasiłku Nazwisko panieńskie na dyplomie składanym do akt Dokumenty procesowe odwołania od kary porządkowej Informacja o zaprzestaniu korzystania z przerw na karmienie dziecka Karta kontrolna wykorzystania urlopu wypoczynkowego Łączony kwestionariusz osobowy Brak w aktach osobowych świadectwa pracy a możliwość wydania zaświadczenia o zatrudnieniu Podwójne prowadzenie akt osobowych w oddziale i w centrali Ponowne zatrudnienie pracownika z wykorzystaniem starej teczki osobowej Zmiana daty urodzenia przez pracownika Obowiązek przechowywania w aktach wypowiedzenia po zmianie trybu rozwiązania umowy na porozumienie stron Rozdział XIX. Akty prawne Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy Dział Drugi. Stosunek pracy Rozdział I. Przepisy ogólne Rozdział II. Umowa o pracę Oddział 1. Zawarcie umowy o pracę Oddział 2. Przepisy ogólne o rozwiązaniu umowy o pracę Oddział 3. Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem Oddział 4. Uprawnienia pracownika w razie nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę Oddział 5. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia Oddział 6. Uprawnienia pracownika w razie niezgodnego z prawem rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia Oddział 6a. Uprawnienia pracodawcy w razie nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia Oddział 7. Wygaśnięcie umowy o pracę Rozdział IIa. Warunki zatrudnienia pracowników skierowanych do pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej z państwa będącego członkiem Unii Europejskiej Rozdział IIb. Zatrudnianie pracowników w formie telepracy Rozdział III. Stosunek pracy na podstawie powołania, wyboru, mianowania oraz spółdzielczej umowy o pracę X

7 Oddział 1. Stosunek pracy na podstawie powołania Oddział 2. Stosunek pracy na podstawie wyboru Oddział 3. Stosunek pracy na podstawie mianowania Oddział 4. Stosunek pracy na podstawie spółdzielczej umowy o pracę Dział Czwarty. Obowiązki pracodawcy i pracownika Rozdział I. Obowiązki pracodawcy Dział Trzynasty. Odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych Rozdział 1. Przepisy ogólne Rozdział 2. Organ ochrony danych osobowych Rozdział 3. Zasady przetwarzania danych osobowych Rozdział 4. Prawa osoby, której dane dotyczą Rozdział 5. Zabezpieczenie danych osobowych Rozdział 6. Rejestracja zbiorów danych osobowych oraz administratorów bezpieczeństwa informacji Rozdział 7. Przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego Rozdział 8. Przepisy karne Rozdział 9. Zmiany w przepisach obowiązujących, przepisy przejściowe i końcowe Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika Rozdział 1. Dokumentowanie podjęcia pracy przez pracownika Rozdział 2. Prowadzenie akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy Rozdział 3. Przepisy przejściowe i końcowe Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania XI