POLITYKA ZARZADZĄNIA ABSENCJĄ CHOROBOWĄ

Transkrypt

1 POLITYKA ZARZADZĄNIA ABSENCJĄ CHOROBOWĄ Tayside Contracts dąży do zapewnienia frekwencji wszystkich swoich pracowników w trakcie tygodniowego wymiaru czasu pracy. Niemniej jednak, firma ma świadomość, iż możliwym jest pewien poziom absencji chorobowych oraz, że pracownicy ze względu na swój stan zdrowia, nie zawsze będą w stanie należycie wykonywać swoje obowiązki zawodowe. Polityka Tayside Contracts w tymże zakresie dotyczy: Monitorowania i kontrolowania absencji chorobowych. Minimalizowania jakichkolwiek skutków absenteizmu, które mogłyby wpływać na standard świadczonych usług. Minimalizowania jakichkolwiek skutków absenteizmu, które mogłyby wpływać na pracowników w trakcie wykonywania pracy. Aby osiągnąć powyższe cele, niezbędnym jest zapewnienie, iż zarówno pracownicy jak i zarząd całkowicie ze sobą współpracują i działają w sposób odpowiedzialny w sprawach dotyczących wszelkich aspektów związanych z procedurami zgłaszania, rejestrowania, monitorowania i ewaluacji (oceny absencji chorobowej. Obowiązki Pracodawcy Utrzymywanie obowiązujących procedur dotyczących: Zgłaszania absencji chorobowej. Monitorowania i kontrolowania absencji chorobowej. Zapewnienie, że: Pracownicy są świadomi obowiązujących procedur. Kierownictwo i zarząd otrzymują odpowiednie szkolenie z zakresu ich ról w obowiązujących procedurach. Obowiązki Pracownika Odpowiedzialność za zapewnienie, na tyle, na ile jest to możliwe chronienia zarówno siebie jak i innych pracowników obecnych w pracy przed ryzykiem infekcji, urazu lub możliwego do uniknięcia stresu pojawiającego się w trakcie wykonywanej pracy. Podejmowanie działań zapewniających promocję dobrego stanu zdrowia oraz minimalizowanie poziomu zachorowań i związanej z tym absencji. Zgłaszanie niezdolności przyjścia do pracy zgodnie z procedurą zgłaszania absencji chorobowej. 1

2 PROCEDURA ZGŁASZANIA ABSENCJI CHOROBOWEJ Zgodnie z obowiązująca procedurą w przypadku absencji chorobowej pracownik ma obowiązek zgłoszenia swojej niezdolności przyjścia do pracy: W pierwszym dniu absencji chorobowej należy powiadomić swego bezpośredniego przełożonego/biuro tak szybko jak jest to możliwe, ale w żadnym wypadku nie później niż godzinę przed planowym rozpoczęciem pracy, informując również o przewidywanym czasie trwania absencji. Jeśli choroba rozpoczyna się w dniu wolnym od pracy, absencję należy zgłosić jak najszybciej jest to możliwe ale nie później niż godzinę przed rozpoczęciem pracy pierwszego dnia pracującego. Pierwszy dzień choroby uważany jest za pierwszy dzień absencji chorobowej. Po powrocie do pracy po 1, 2 lub 3 dniach absencji chorobowej należy pobrać i wypełnić formularz oświadczenia o powodach nieobecności w pracy (self-certification form). Jeśli absencja chorobowa trwa nadal w czwartym dniu należy tego że dnia lub pierwszego dnia pracującego (jeśli dzień ten jest dniem wolnym od pracy) powiadomić bezpośredniego przełożonego/biuro o przewidywanym czasie trwania absencji. Po powrocie do pracy po 4, 5, 6 lub 7 dniach absencji należy pobrać i wypełnić formularz oświadczenia o powodach nieobecności w pracy (self-certification form). Jeśli absencja chorobowa trwa 8 dni lub dłużej nie później niż 8-go dnia należy uzyskać od lekarza zaświadczenie lekarskie oraz pobrać i wypełnić formularz oświadczenia o powodach nieobecności w pracy (self-certification form), a następnie przesłać oba te zaświadczenia bezpośredniemu przełożonemu. W przypadku dalszej absencji należy przedłożyć kolejne zaświadczenia lekarskie. NOTA i. Wszystkie 7 dni tygodnia są dodawane przy obliczaniu długości absencji chorobowej, wliczając w to dni niepracujące, np.: jeśli pierwszym dniem absencji jest piątek to czwartym dniem absencji będzie najbliższy poniedziałek. ii. Postępowanie niezgodne z obowiązującą w tym zakresie procedurą może prowadzić do wstrzymana wypłaty zasiłku chorobowego, oraz do wszczęcia postępowania dyscyplinarnego przeciwko pracownikowi. PROCEDURA DOTYCZĄCA ABSENCJI CHOROBOWEJ Celem Procedury dotyczącej Absencji Chorobowej jest zapewnienie monitorowania i kontrolowania absencji chorobowej w sposób, który jest jednakowy i sprawiedliwy w całej organizacji oraz upewnienie się, że pracownicy są traktowani życzliwie i sprawiedliwie. Firma Tayside Contracts przyjęła stosowanie tejże procedury, gdyż uważa, że monitorowanie i kontrolowanie absencji chorobowej nie powinno być rozpatrywane w ramach postępowania dyscyplinarnego. Poprzez przyjęcie omawianej procedury Tayside Contracts rozumie, że każda uzyskana informacja dotycząca stanu zdrowia pracownika będzie traktowana jako poufna. 2

3 Tayside Contracts zdaje sobie także sprawę, iż oprócz niniejszej formalnej procedury, dobrą praktyką w trakcie trwania absencji jest utrzymywanie kontaktu pomiędzy zarządem, a pracownikiem oraz przeprowadzenie rozmowy związanej z jego/jej powrotem do pracy po zakończeniu absencji chorobowej. PROCEDURA 1. Historia (rejestr) absencji chorobowej wszystkich pracowników jest poddawana ciągłemu monitorowaniu i ocenie. 2. Pracownik zostanie wezwany na rozmowę (interview) w celu omówienia jego/jej rejestru absencji w sytuacji: i gdy wskaźnik absencji chorobowej będzie znacznie gorszy od wskaźników pracowników na podobnych stanowiskach; ii gdy poziom wskaźnika stwarza szczególne trudności operacyjne; iii gdy pracownik był nieobecny trzykrotnie lub więcej lub gdy był nieobecny przez łączny okres 6- ciu dni pracujących w przeciągu okresu dwunastu miesięcy; iv gdy pracownik rozpoczyna otrzymywanie połowy swojego wynagrodzenia lub gdy nie będzie otrzymywał żadnego wynagrodzenia zgodnie z jego/jej uprawnieniami do przysługującego zasiłku chorobowego. Decyzja o konieczności przeprowadzenia formalnego spotkania dotyczącego absencji będzie podejmowana po dokonaniu wstępnej oceny rejestru absencji pracownika. W przypadku, gdy pracownika dotyczy wyżej wymieniony punkt iv, pracodawca będzie kontaktował się z nim/nią w tejże sprawie. 3. Na podstawie wstępnej oceny wskaźnika absencji podjęta zostanie decyzja czy absencja zostanie zakwalifikowana do jednej z dwóch kategorii często powtarzające się absencje krótkoterminowe lub absencja długoterminowa. Poniższe punkty od 4-6 przedstawiają ogólne wytyczne, które należy stosować w odniesieniu do poniższych kategorii. Przy zastosowaniu tychże ogólnych wytycznych należy pamiętać, że : i. pracownik będzie traktowany zgodnie z jego/jej indywidualną sytuacją, co może wymagać odstępstw od opisanych wytycznych ; ii. spotkania (interviews) w tejże sprawie należy organizować wyłącznie po przeprowadzeniu rozmowy z działem personalnym. Przedstawiciel działu będzie obecny na każdym spotkaniu, które mogłoby prowadzić do zwolnienia pracownika, jak i również na każdym innym spotkaniu; iii. na spotkaniu pracownikowi może towarzyszyć przedstawiciel związków zawodowych lub inny współpracownik; iv. po zakończeniu każdego z tych spotkań, w ciągu 10 dni roboczych pracownik otrzyma list potwierdzający rezultat tegoż że spotkania; v. W przypadku gdy pracownik jest skierowany na wywiad do Doradcy Medycznego (Medical Adviser) zostanie on/ona poproszony/a o wyrażenie pisemnej zgody pozwalającej Doradcy 3

4 Medycznemu na skontaktowanie się z lekarzem rodzinnym pracownika oraz poinformowany/a o przysługujących jemu/jej prawach zgodnie z obowiązującą Ustawą o Dostępie do Raportów Lekarskich z 1988 roku (the Access to Medical Reports Act 1988); vi. nie wywiązanie się z obowiązku uczestniczenia w spotkaniu (interview) i/lub niewyrażenie zgody na wywiad u Doradcy Medycznego może prowadzić do wstrzymana wypłaty zasiłku chorobowego oraz wszczęcia postępowania dyscyplinarnego przeciwko pracownikowi. 4. Jeżeli wstępna ocena rejestru absencji pracownika wykaże CZĘSTO POWTARZAJĄCE SIĘ ABSENCJE KRÓTKOTERMINOWE spotkanie będzie miało na celu: i. określenie wszelkich zasadniczych tendencji, częstotliwości oraz przyczyn nieobecności w pracy; ii. poinformowanie pracownika, iż poziom jego/jej absencji jest nieakceptowalny i nie sprzyja wydajnemu i skutecznemu świadczeniu usług; iii. umożliwienie pracownikowi poprawy wskaźnika absencji w trakcie realistycznego okresu czasu, w którym to wskaźnik będzie nadal poddawany ocenie; iv. wyjaśnienie jakie działania mogą zostać podjęte jeżeli pracownik nie wykaże się oczekiwaną poprawą absencji. Jako alternatywa oraz w oparciu o wszelkie informacje uzyskane w procesie opisanym powyżej w punkcie (i), spotkanie może zostać przesunięte w czasie, po to, by Doradca Medyczny miał możliwość przeprowadzenia wywiadu z pracownikiem w celu ustalenia, czy pracownik cierpi na jakiegokolwiek rodzaju zasadnicze schorzenie. Po otrzymaniu raportu Doradcy Medycznego, spotkanie zostanie wznowione i jeżeli ustalony zostanie brak występowania schorzenia, spotkanie będzie przeprowadzone zgodnie z wytycznymi punktów ii-iv zamieszczonych powyżej. W przypadku, gdy stwierdzi się istnienie zasadniczego schorzenia, należy odnieść się do informacji zamieszczonych w punkcie 6 iii niniejszej polityki. 5. Jeżeli w określonym z góry okresie czasu wskaźnik absencji pracownika nie ulegnie zadowalającej poprawie, zorganizowane zostanie kolejne spotkanie (interview). Spotkanie to zostanie przeprowadzone w oparciu o te same zasady, które obowiązywały w trakcie pierwszego spotkania, a jego rezultatem mogą być: i. przyznanie pracownikowi kolejnego, ostatecznego okresu czasu na poprawę wskaźnika absencji do zadowalającego poziomu oraz udzielenie pracownikowi informacji, iż w przypadku braku jakiejkolwiek poprawy poziomu wskaźnika, zwolnienie pracownika ze stanowiska pracy może zostać wzięte pod uwagę. ii. Zwolnienie pracownika oraz prawo do odwołania się od tejże decyzji. Przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji o zwolnieniu pracownika ze stanowiska pracy, zostanie wzięte pod uwagę, o ile nie nastąpiło to już wcześniej w trakcie postepowania proceduralnego skierowanie go/jej na wywiad do Doradcy Medycznego w celu ustalenia, czy istnieje jakiegokolwiek rodzaju medyczny powód przyczyniający się do niskiej frekwencji (w takim przypadku prosimy odnieść się do punktu 6 iii niniejszej polityki). 4

5 6. Jeżeli wstępna ocena rejestru absencji pracownika wykaże DŁUGOTERMINOWĄ NIEOBECNOŚĆ spotkanie będzie miało na celu: i. ustalenie/potwierdzenie przyczyn(y) absencji i przewidywanego czasu jej trwania; ii. poinformowanie pracownika; a. iż tego rodzaju absencja nie sprzyja efektywnemu i skutecznemu świadczeniu usług; b. o obowiązku pracodawcy do zapewnienia, iż pracownik jest zdolny do wykonywania swoich obowiązków zawodowych i/lub, że praca, którą wykonuje nie wpływa szkodliwie na stan zdrowia pracownika. iii. skierowanie pracownika na wywiad do Doradcy Medycznego w celu ustalenia prawdopodobnego czasu trwania absencji oraz jej długoterminowego wpływu na zdolność w odniesieniu do wydajności pracy oraz frekwencji. Po otrzymaniu raportu od Doradcy Medycznego spotkanie zostanie wznowione, a jego rezultatem mogą być: a. rozważenie rozłożonego na etapy powrotu do pracy; b. rozważanie znalezienia alternatywnego zatrudnienia; c. przejście na emeryturę ze względu na zły stan zdrowia; d. zwolnienie ze stanowiska pracy pracownik ma prawo odwołania się od tejże decyzji; e. odroczenie decyzji na okres czasu, po upływie którego i gdzie wskaźnik absencji pracownika nie uległ znaczącej poprawie lub w przypadku gdy pracownik nie jest nadal w stanie powrócić do pracy, zastosowany zostanie jeden ze sposobów działania przedstawionych w powyższych punktach od a-d. PROCEDURA ZGŁASZANIA ABSENCJI NIESPOWODOWANYCH CHOROBĄ W przypadku nieobecności w pracy z przyczyn innych niż choroba, pracownik ma obowiązek zawiadomienia o swojej niezdolności do stawiennictwa w pracy zgodnie z następującą procedurą: W pierwszym dniu absencji -należy powiadomić swojego bezpośredniego przełożonego/biuro tak szybko jak jest to możliwe, ale w żadnym wypadku nie później niż godzinę przed planowym rozpoczęciem pracy oraz poinformować o okolicznościach uniemożliwiających stawienie się do pracy i o przewidywanym czasie trwania nieobecności. Następnie: 1. W sytuacji, gdy pracownik poinformował przełożonego o przypuszczalnym czasie trwania absencji, ma on/a obowiązek z wyprzedzeniem skontaktować się z przełożonym, w przypadku gdy pracownik nie jest zdolny do podjęcia pracy w uzgodnionym wcześniej terminie. 2. Jeżeli pracownik nie jest w stanie określić prawdopodobnego czasu trwania absencji, ma on/a obowiązek kontaktowania się z menadżerem codziennie, aż do czasu, w którym możliwym będzie uzgodnienie dnia powrotu do pracy. 5

6 NOTA 1. Należy dołożyć wszelkich starań, by wrócić do pracy jak najbliższej jest to możliwe. 2. Zgodnie z Ogólnokrajowym Porozumieniem (National Agreement) menadżer zdecyduje czy pracownikowi przyznany zostanie urlop płatny bądź bezpłatny za część lub za całość okresu absencji. Prawo Do Odwołania (Apelacji) Istnieje możliwość wniesienia odwołania od decyzji o zwolnieniu ze stanowiska pracy. W przypadku, gdy pracownik zdecyduje się skorzystać z tego prawa, ma on/ona obowiązek wniesienia pisemnego odwołania w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania pisemnego potwierdzenia rezultatu posiedzenia (spotkania), na którym podjęta została decyzja o zwolnieniu ze stanowiska pracy. Wszelkie odwołania są w pierwszej kolejności rozpatrywane przez Dyrektora Zarządzającego (Managing Director) lub wyznaczonego przez niego przedstawiciela. Rezultat odwołania zostanie potwierdzony pisemnie w ciągu 14 dni od daty posiedzenia. Jeśli odwołanie przeciwko zwolnieniu z pracy nie zostanie uznane za zasadne, pracownik w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania pisemnego potwierdzenia rezultatu pierwszego odwołania, ma prawo wniesienia ostatecznego pisemnego odwołania do Dyrektora Zarządzającego. Dyrektor Zarządzający zleci, aby posiedzenie ostatecznego odwołania zostało przeprowadzone przez Podkomisję Odwoławczą (apelacyjną) składającą się z wybranych członków wspólnej komisji Tayside Contracts. W toku posiedzenia odwoławczego (apelacyjnego) pracownik ma prawo towarzyszenia lub bycia reprezentowanym przez przedstawiciela związków zawodowych lub wybranego współpracownika. Pracownik jest sam odpowiedzialny za zapewnienie udziału przedstawiciela w trakcie posiedzenia. Przedstawiciel Działu Personalnego HR będzie obecny na wszystkich posiedzeniach odwoławczych i przedstawi materiały dowodowe Tayside Contracts, w sprawach apelacyjnych rozpatrywanych przez Podkomisję Odwoławczą Decyzja podjęta w trakcie posiedzenia odwoławczego jest ostateczna. Jednakże wszelkie prawo do wniesienia roszczenia do Sądu Pracy (Employment Tribunal) jest poza wpływem niniejszej polityki. Przegląd Polityki Przegląd polityki związanej z absencją chorobową odbywać będzie się corocznie. W przypadku jakichkolwiek pytań lub potrzeby dalszych wyjaśnień dotyczących któregokolwiek z aspektów tejże polityki prosimy o kontakt z Leanne Reilly, Menadżerem Działu Personalnego pod numerem telefonu: lub mailowo na adres: employment.policies@taysidecontracts.co.uk 6