POLITYKA SKŁADANIA ORAZ ROZPATRYWANIA SKARG I ZAŻALEŃ. Wprowadzenie

Transkrypt

1 POLITYKA SKŁADANIA ORAZ ROZPATRYWANIA SKARG I ZAŻALEŃ Wprowadzenie Polityka składania oraz rozpatrywania skarg i zażaleń jest niezbędnym mechanizmem umożliwiającym pracownikom dochodzenie roszczeń w przypadku skarg i zażaleń odnoszących się do ich zatrudnienia, w sytuacjach w których normalna komunikacja pomiędzy kierownictwem firmy i pracownikiem nie rozstrzyga sprawy. Procedura, na którą się powołujemy, umożliwia szybkie rozstrzyganie skarg i zażaleń na jak najwcześniejszym etapie postępowania. Polityka ta ma zastosowanie w przypadkach, gdy pracownik zamierza złożyć oficjalną skargę dotyczącą warunków pracy lub stosowania przepisów Umowy zawartej na szczeblu krajowym (National Agreement) bądź lokalnego porozumienia zawartego pomiędzy Tayside Contracts oraz związkami zawodowymi. Polityka ta nie dotyczy skarg związanych z kategorią wynagrodzenia, systemem emerytalnym ani sprawami dyscyplinarnymi. Niniejsza polityka jest zgodna z Kodeksem Postępowania Acas w sprawie Procedur Dyscyplinarnych i Procedur Składania Skarg z 2009 r. (the 2009 Acas Code of Practice on Disciplinary and Grievance procedures) i dotyczy wszystkich pracowników Tayside Contracts z wyjątkiem Dyrektora Zarządzającego, który podlega odrębnej, choć podobnej procedurze. OGÓLNE ZASADY Polityka składania oraz rozpatrywania skarg i zażaleń nie została sporządzona w celu zastąpienia relacji pomiędzy kierownictwem firmy i pracownikiem, lecz w celu ich uzupełnienia. Przed wszczęciem formalnej procedury należy dołożyć wszelkich starań, aby skargę lub potencjalną skargę rozpatrzyć nieformalnie, przy użyciu takich metod jak: rozmowa pracownika z bezpośrednim przełożonym lub zaangażowanie przedstawiciela związku zawodowego w dialog pomiędzy pracodawcą oraz pracownikiem. Polityka składania oraz rozpatrywania skarg i zażaleń nie dotyczy płac, kategorii wynagrodzenia ani spraw dyscyplinarnych. Istnieją inne procedury oraz metody odwoławcze mające zastosowanie w tych kwestiach. Przedstawiciel działu personalnego (HR Services) będzie obecny na wszystkich formalnych przesłuchaniach zwołanych zgodnie z obowiązującą Polityką Składania oraz Rozpatrywania Skarg i Zażaleń. Podczas wszystkich formalnych przesłuchań, zwołanych zgodnie z Polityką Składania oraz Rozpatrywania Skarg i Zażaleń, pracownik może być reprezentowany przez przedstawiciela związków zawodowych lub może mu/jej towarzyszyć wybrany współpracownik. Odpowiedzialnością pracownika jest zapewnienie, iż jego/jej przedstawiciel będzie obecny na przesłuchaniu. Pracownik nie może rościć sobie Zatwierdzone przez CMT- 23 października Data Ostatniego Wglądu 30 listopad 2017

2 prawa do tego, aby podczas przesłuchania towarzyszył mu/jej żaden inny przedstawiciel, w tym członkowie rodziny. Zgodnie z zasadami uczciwości oraz tzw. sprawiedliwości naturalnej (natural justice) na każdym z etapów Procedury Rozpatrywania Skargi (Grievance Procedure) będzie ją rozważać inna komisja. Podczas wszystkich formalnych przesłuchań, zwołanych zgodnie z Polityką Składania oraz Rozpatrywania Skarg i Zażaleń, pracownik będzie miał możliwość wezwania świadków i zadawania im pytań oraz/lub przedstawienia dokumentacji dowodowej. W sytuacji gdy pracownik uważa, iż nie może omówić swej skargi z bezpośrednim przełożonym/kierownikiem liniowym, gdyż przykładowo skarga ta dotyczy właśnie tej osoby lub w sytuacji gdy skarga dotyczy molestowania seksualnego, prześladowań na tle rasowym lub innym, pracownik może omówić swoje zażalenie z reprezentantem działu personalnego (HR Services). PROCEDURA SKARGOWA Etap 1 (Skarga Nieformalna) Przed złożeniem formalnej skargi pracownik w pierwszej kolejności ma obowiązek podjęcia próby rozwiązania poruszonych kwestii w sposób nieformalny poprzez omówienie ich ze swoim bezpośrednim przełożonym/kierownikiem liniowym, który ma 2 dni robocze od złożenia skargi na udzielenie pracownikowi ustnej odpowiedzi na ten temat. Etap 2 (Formalna Skarga) W razie niezadowolenia z udzielonej mu odpowiedzi pracownik ma 7 dni kalendarzowych na zwrócenie się w tej sprawie na piśmie do odpowiedniego członka Zarządu Firmy (Corporate Management Team - CMT) z dokładnym określeniem podstaw wnoszonej skargi oraz rodzaju zadośćuczynienia, jakiego się on/a domaga. Członek Zarządu (CMT) lub wyznaczony przedstawiciel, w ciągu 7 dni kalendarzowych od otrzymania pisemnej skargi pracownika, zorganizuje Przesłuchanie Dyscyplinarne (Grievance Hearing). Przesłuchanie to ma na celu potwierdzenie, iż zrozumiały jest charakter złożonej skargi oraz rodzaj zadośćuczynienia, a następnie rozpatrzenie skargi. W sytuacji gdy pracownik nie dostarczy w pisemnej skardze wszystkich wymaganych informacji dotyczących podstaw wniesionej skargi lub zadośćuczynienia, otrzyma on/a od działu personalnego formularz, jaki należy wypełnić przed rozpoczęciem przesłuchania. Jeśli będzie to możliwe przesłuchanie odbędzie się w ciągu 4 tygodni od daty otrzymania pisemnej skargi. W określonych przez członków komisji (panel) uzasadnionych przypadkach przesłuchanie może zostać odroczone w celu zgromadzenia dodatkowych informacji lub wszczęcia dochodzenia. Po zakończeniu dochodzenia posiedzenie dotyczące rozpatrzenia skargi zostanie zwołane ponownie. Zatwierdzone przez CMT- 23 października Data Ostatniego Wglądu 30 listopad 2017

3 Pod koniec przesłuchania przewodniczący komisji może poinformować pracownika o wnioskach, jakie wyciągnięto. W każdym razie swoją decyzję w tej sprawie Komisja potwierdzi na piśmie w ciągu 7 dni kalendarzowych od daty przesłuchania. Etap 3 (Odwołanie) W przypadku, gdy pracownik w dalszym ciągu nie jest zadowolony z wyniku złożonej skargi oraz sposobu jej rozpatrzenia na Drugim Etapie (Procedury Skargowej), ma on/a prawo złożyć odwołanie do Dyrektora Zarządzającego (Managing Director). Pracownik ma 7 dni kalendarzowych, od dnia otrzymania pisemnego potwierdzenia decyzji podjętej na Etapie Drugim (Procedury Skargowej), na wniesienie odwołania do Dyrektora Zarządzającego. W odwołaniu należy wskazać na chęć kontynuowania sprawy, podać powody dla których w dalszym ciągu jest się nieusatysfakcjonowanym z rozwiązania skargi, udzielić wszelkich dodatkowych informacji mających związek ze sprawą oraz określić szczegółowo rodzaj zadośćuczynienia. W terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania pisemnego odwołania Dyrektor Zarządzający lub wyznaczony przedstawiciel zleci przeprowadzenie Przesłuchania Odwoławczego (Appeal Hearing). Dołożone zostaną wszelkie starania, aby przesłuchanie to zostało przeprowadzone w ciągu 4 tygodni od daty otrzymania pisemnego odwołania. W stosownych przypadkach członkowie Komisji Apelacyjnej (panel of the Appeal Hearing) mogą odroczyć przesłuchanie w celu zebrania dodatkowych informacji bądź przeprowadzenia dochodzenia. Po zakończeniu dochodzenia Przesłuchanie Odwoławcze zostanie ponownie zwołane. Pod koniec Przesłuchania Odwoławczego przewodniczący Komisji Apelacyjnej może poinformować pracownika o wnioskach, jakie wyciągnięto. W każdym razie swoją decyzję w tej sprawie Komisja potwierdzi na piśmie w ciągu 7 dni kalendarzowych od daty przesłuchania. Etap 4 (Podkomisja Odwoławcza) W przypadku, gdy pracownik w dalszym ciągu nie jest zadowolony z wyniku złożonej skargi oraz sposobu jej rozpatrzenia na Trzecim Etapie (Procedury Skargowej), ma on/ona prawo złożyć odwołanie do Podkomisji Odwoławczej Komisji Wspólnej (Appeals Sub-Committee of the Joint Committee). Pracownik ma 14 dni kalendarzowych, od dnia otrzymania pisemnego potwierdzenia decyzji podjętej na Etapie Trzecim (Procedury Skargowej), na wniesienie odwołania do Dyrektora Zarządzającego. W odwołaniu należy wskazać na chęć kontynuowania sprawy, podać powody dla których w dalszym ciągu jest się nieusatysfakcjonowanym z rozwiązania skargi, udzielić wszelkich dodatkowych informacji mających związek ze sprawą oraz określić szczegółowo rodzaj zadośćuczynienia. Na tym etapie pracownik zostaje poinformowany o procedurach przestrzeganych w ramach procesu apelacyjnego do Podkomisji Odwoławczej (the Appeals Sub-Committee), która rozpatrzy odwołanie w ciągu 10 tygodni od otrzymania listu odwoławczego. Listy złożone na Etapie 2 i 3 tej procedury (skargowej) stanowić będą podstawę wniesienia odwołania do Zatwierdzone przez CMT- 23 października Data Ostatniego Wglądu 30 listopad 2017

4 Podkomisji Odwoławczej. W razie potrzeby dodatkowe informacje zostaną zaprezentowane werbalnie (podczas przesłuchania). Sprawa powinna być zakończona na etapie rozpatrywania skargi przed Podkomisją Odwoławczą, chyba że obie strony uznają, iż poruszono ważną kwestię dotyczącą przestrzegania zasad, która powinna być rozpatrzona przez odpowiedni krajowy zespół negocjacyjny. W takim wypadku pracownik zostanie poinformowany o procedurze dalszego postępowania. Przewodniczący Podkomisji Odwoławczej na zakończenie Przesłuchania Odwoławczego zazwyczaj informuje pracownika o wnioskach, jakie wyciągnięto. W każdym razie swoją decyzję w tej sprawie Podkomisja potwierdzi na piśmie w ciągu 7 dni kalendarzowych. Potencjalne Rezultaty Formalnych Skarg i Postępowań Odwoławczych Istnieją trzy potencjalne rezultaty skarg wniesionych i rozpatrywanych w ramach Procedury Składania oraz Rozpatrywania Skarg i Zażaleń: 1. Skarga jest podtrzymana lub poparta dowodami, a pierwotna decyzja dotycząca rozpatrywanej skargi unieważniona. 2. Skarga nie jest podtrzymana ani poparta dowodami i pierwotna decyzja dotycząca rozpatrywanej skargi nadal obowiązuje. 3. Skarga jest częściowo podtrzymana lub częściowo poparta dowodami. W tym przypadku konieczne jest podjęcie pewnych działań odnośnie pierwotnie wydanej decyzji, ale nie wszystkie aspekty skargi uznano za podtrzymane. W przypadku gdy skarga jest podtrzymana lub częściowo podtrzymana, decyzja dotycząca stosowności oraz dostępnych metod rozwiązania sytuacji spornej jest determinowana przez obradującą w tej sprawie komisję. Nakładające się Skargi i Sprawy Dyscyplinarne Jeśli pracownik składa skargę w trakcie trwającego już postępowania dyscyplinarnego, proces ten może zostać tymczasowo wstrzymany, aby umożliwić rozpatrzenie wniesionej skargi. Jednakże w przypadku, gdy skarga jest powiązana z rozpatrywaną sprawą dyscyplinarną, właściwe może być rozpatrzenie obu spraw jednocześnie. Skargi Zbiorowe Skargi składane przez przedstawiciela uznanego związku zawodowego w imieniu dwóch lub większej liczby pracowników będą rozpatrywane przez Kierownika Działu Personalnego (HR Manger) przy zaangażowaniu pełnoetatowego urzędnika odpowiedniego związku zawodowego. Zatwierdzone przez CMT- 23 października Data Ostatniego Wglądu 30 listopad 2017

5 Przegląd Polityki Przegląd Polityki Składania oraz Rozpatrywania Skarg i Zażaleń będzie dokonywany co roku. W przypadku jakichkolwiek pytań lub w celu uzyskania dodatkowych wyjaśnień odnośnie któregokolwiek z aspektów niniejszej polityki należy się kontaktować z Działem Personalnym (HR Services) pod numerem telefonu lub pisząc na adres e- mailowy employment.policies@tayside-contracts.co.uk. Zatwierdzone przez CMT- 23 października Data Ostatniego Wglądu 30 listopad 2017