Przydział czynności na stanowisku sekretarz szkoły

Transkrypt

1 Przydział czynności na stanowisku sekretarz szkoły A. Umocowanie i czas pracy. 1. Sekretarz podlega służbowo bezpośrednio dyrektorowi szkoły. 2. Dni pracy - robocze, od poniedziałku do piątku. 3. Czas pracy od godz do godz B. Zakres powinności wynikających z art. 100 i 211 K.P. 1. Obowiązkiem pracownika jest sumienne i staranne wykonywanie pracy i stosowanie się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Pracownik jest obowiązany w szczególności przestrzegać: a. obowiązującego u pracodawcy czasu pracy, b. pełnej znajomości przepisów prawa właściwych dla realizacji zadań stanowiska pracy, c. ustalonych zasad porządku i dyscypliny pracy; d. przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych, e. ochrony tajemnicy państwowej i służbowej określonej w odrębnych przepisach, f. zasad współżycia społecznego, g. dbać o dobro pracodawcy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić na szkodę pracodawcę lub osoby. 2. Ponadto podstawowym obowiązkiem pracownika jest: a. przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej Zespołu Szkół, b. stałe podnoszenie kwalifikacji w drodze samokształcenia, c. wnikliwe i terminowe wykonywanie zadań oraz bezstronne i kulturalne załatwianie interesantów, d. udział w szkoleniach z zakresu bhp oraz ochrony przeciwpożarowej i poddawanie egzaminom sprawdzającym, e. dbałość o należyty stan maszyn, urządzeń i sprzętu oraz o porządek i ład w miejscu pracy, f. stosowanie środków ochrony zbiorowej i indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego zgodnie z ich przeznaczeniem, g. poddawanie się wstępnym, okresowym i kontrolnym oraz innym badaniom lekarskim i stosowanie się do wskazań lekarskich, h. niezwłoczne zawiadomienie przełożonych o zauważonym w zakładzie pracy wypadku. C. Zakres obowiązków na zajmowanym stanowisku pracy: W zakresie spraw administracyjnych: 1. Prowadzenie sekretariatu z uwzględnieniem następujących zadań: a. przyjmowanie, rejestrowanie i wysyłanie poczty, b. gromadzenie, przechowywanie i archiwizacja dokumentacji, w tym archiwizacja w wersji cyfrowej w chmurze obliczeniowej, 1 / 5

2 c. opracowywanie korespondencji w zakresie administracyjno gospodarczym, d. przyjmowanie interesantów, współpracowników osobiście lub przez telefon, e. prowadzenie kalendarza sekretariatu poprzez ustalanie spotkań, podróży służbowych i konferencji oraz nadzorowanie aby wszystko przebiegało zgodnie z planem, f. uczestniczenie w spotkaniach w celu sporządzenia notatek lub protokołów ze spotkań, g. tworzenie informacji poprzez pisanie, redagowanie, formatowanie i edytowanie tekstów, listów, danych, wykresów dla dyrektora, h. zbieranie informacji, tworzenie na ich podstawie raportów oraz sprawne przekazywanie informacji odpowiednim osobom, i. zabezpieczanie dokumentów, sortowanie ich, porządkowanie oraz czuwanie nad terminowym i prawidłowym obiegiem dokumentów, j. utrzymywanie dokumentów obwarowanych tajemnicą służbową w tajemnicy, k. organizowanie spotkań, zebrań, wyjazdów służbowych i konferencji, zgodnie z poleceniami przełożonego, l. bieżące i właściwie użytkowanie urządzeń komputerowych i biurowych do wykonywania wymienionych w niniejszym zakresie oraz zleconych czynności służbowych, m. utrzymywanie powyższego sprzętu w należytym stanie, z troską o ich gotowość do pracy w każdym momencie, n. tworzenie, przetwarzanie i przechowywanie dokumentacji zawierającej dane osobowe w warunkach uniemożliwiających dostęp do niej osobom nieupoważnionym, o. prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania, sprawowanie opieki nad archiwum zakładowym, p. przyjmowanie materiałów dostarczonych do szkoły, ustalenie ilości przyjmowanych materiałów, czuwanie nad ich odbiorem technicznym q. r. prowadzenie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, ewidencji ruchu i stanów zapasów (ilościowej ewidencji magazynowej) oraz innych wymaganych ewidencji, rejestrów, wykazów, sprawozdań, 2. Organizowanie i zaopatrywanie szkoły w materiały potrzebne do funkcjonowania biura: a. artykuły i materiały biurowe, b. prasę określoną przez dyrektora, c. przedmioty nietrwałe, d. środki trwałe i zaopatrzenie socjalne, po uzgodnieniu z dyrektorem. W zakresie spraw gospodarczych: 3. Koordynacja wszelkich usterek i awarii występujących na terenie szkoły oraz prowadzenie rejestru napraw z uwzględnieniem kosztów, użytych materiałów i kontrola wykonania potwierdzona podpisem, 4. Inwentaryzacja wszystkich kluczy w placówce (właściwe opisanie), 5. Prowadzenie nadzoru nad kompletnością kluczy zapasowych klucze te winny znajdować się w zamkniętej szafce, a wydawanie ich może następować wyłącznie za zgodą dyrekcji i za pokwitowaniem w rejestrze; klucze od szafki posiadają również dyrektor i wicedyrektor, 2 / 5

3 6. Aktualizacja rzeczowych spisów inwentarzowych w poszczególnych pomieszczeniach i umieszczanie ich w widocznym miejscu, W zakresie nadzoru i konserwacji sprzętu komputerowego i oprogramowania oraz innych urządzeń: 7. Opieka, nadzór i wdrażanie programów specjalistycznych typu obsługa sekretariatu, program do świadectw, oraz programów wspomagających zarządzanie szkołą, 8. Prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego, w tym: serwerów, komputerów stacjonarnych, komputerów przenośnych, monitorów, projektorów, tablic interaktywnych, drukarek, skanerów, ploterów, przełączników, modemów, routerów, punktów dostępowych, zestawów głośnikowych, pamięci przenośnych, zasilaczy UPS, innych urządzeń komputerowych, 9. Prowadzenie ewidencji sprzętu biurowego i alarmowego: kserokopiarek, faksów, central telefonicznych, central alarmowych, aparatów telefonicznych, rejestratorów monitoringu, czujek alarmowych, pożarowych i kamer, 10. Prowadzenie ewidencji pozostałego sprzętu typu: telewizory, magnetowidy, kamery i aparaty fotograficzne, odtwarzacze CD /DVD, radiomagnetofony, system nagłośnieniowy, odkurzacze, pralki, lodówki, czajniki elektryczne itp, 11. prowadzenie rejestru napraw, 12. Prowadzenie dokumentacji gwarancyjnej poszczególnych urządzeń, 13. Ewidencje o jakich mowa powyżej zawierać winna co najmniej: numer inwentarzowy, nazwę sprzętu, oznaczenie modelu, serii, numer seryjny, wyposażenie (w przypadku komputerów parametry komputera i nośników pamięci), miejsce zainstalowania osobę przejmującą na stan (na podstawie protokołu przejęcia), datę zainstalowania, wartość początkową, szacunkową wartość bieżącą, adresację sieciową o ile jest stała, zestaw haseł dostępowych użytkownika o uprawnieniach administratora, W zakresie spraw uczniowskich: 15. Terminowe przygotowywanie dokumentacji egzaminacyjnej i uczniowskiej oraz zgłaszanie szkoły do egzaminów zewnętrznych według obowiązujących zasad, 16. Administrowanie oraz uzupełnianie dokumentacji szkolnej w używanym w szkole systemie, w zakresie określonym przez dyrektora, 17. Wystawianie legitymacji uczniowskich i zaświadczeń uczniom oraz prowadzenie stosownych rejestrów, 18. Prowadzenie dokumentacji związanej z żywieniem/dożywianiem uczniów oraz wsparciem socjalnym, 19. Drukowanie oraz wydawanie za potwierdzeniem odbioru świadectw końcowych, 20. Sporządzanie sprawozdań do SIO, 21. Zbieranie na zlecenie kadry kierowniczej informacji, tworzenie na ich podstawie raportów, sprawozdań dotyczących kształcenia oraz sprawne przekazywanie ich wskazanym osobom, 22. Wsparcie prac komisji rekrutacyjnej w zakresie gromadzenia i segregowania dokumentacji rekrutacyjnej, 23. Udział w przygotowaniu materiałów promujących szkołę, W zakresie zamówień publicznych: 24. Prowadzenia niezbędnych postępowań w trybie zamówień publicznych, 25. Sporządzanie i publikowanie koniecznej dokumentacji z kontrolą jej kompletności, 3 / 5

4 26. Właściwe zabezpieczenie i przechowywanie tej dokumentacji. W zakresie prac księgowych 27. Prowadzenie gotówkowej kasy szkolnej (przyjmowanie wpłat na konto szkoły oraz Rady Rodziców), 28. Terminowe sporządzanie sprawozdań do GUS-u oraz PFRON-u oraz deklaracji VAT Wystawianie faktur VAT,not obciążeniowych, 30. Prowadzenie rejestru sprzedaży i zakupów wg wstalonych wzorów. 31. Przygotowywanie, gromadzenie i przekazywanie dowodów, zgodnie z wytycznymi organu prowadzącego szkołę. W zakresie bezpieczeństwa informacji 32. Sekretarz z chwilą przyjęcia niniejszych obowiązków staje się Administratorem Bezpieczeństwa Informacji (ABI). 33. Zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych ABI wykonuje, w szczególności przez: a. sprawdzanie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych oraz opracowanie w tym zakresie sprawozdania dla administratora danych, b. nadzorowanie opracowania i aktualizowania dokumentacji, o której mowa w art. 36 ust. 2, oraz przestrzegania zasad w niej określonych, c. zapewnianie zapoznania osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych; 34. Prowadzenie rejestru zbiorów danych przetwarzanych przez administratora danych, z wyjątkiem zbiorów, o których mowa w art. 43 ust. 1 (Art. 36a ust 2 pkt 2). 35. Wykonywanie innych zleconych przez Administratora Danych Osobowych obowiązków, jeżeli nie naruszy to prawidłowego wykonywania zadań wymienionych w pkt. 1 i 2 (Art. 36a ust 4). W zakresie spraw osobowych 36. Zakładanie, prowadzenie i aktualizowanie akt osobowych pracowników zmiany zaszeregowania, nauczycieli, pracowników administracji i obsługi szkoły wynikających z obowiązujących przepisów, 37. Spisywanie umów z nowozatrudnionym oraz przygotowywaniem świadectw pracy, 38. Przekazywanie informacji w zakresie wynagrodzeń poszczególnych pracowników do księgowości, 39. Prowadzenie rejestru urlopów wypoczynkowych, okolicznościowych i zwolnień lekarskich oraz wystawianie kart urlopowych, 40. Prowadzenie i przechowywanie list obecności i kart ewidencji czasu pracy, 41. Prowadzenie ewidencji przebiegu i rozliczeń pojazdów służbowych, 42. Prowadzenie rejestru delegacji, przygotowywanie delegacji służbowych i rozliczanie zaliczek, 43. Prowadzenie wniosków emerytalno rentowych, 44. Sporządzanie sprawozdawczości w zakresie zatrudnienia, 45. Prowadzenie wniosków i ewidencji legitymacji służbowych, 46. Prowadzenie spraw socjalnych pracowników, 4 / 5

5 47. Prowadzenie ewidencji w zakresie szkoleń bhp pracowników i badań lekarskich pracowników, przygotowywanie skierowań do odpowiednich specjalistów oraz zgłaszanie przełożonemu przypadków zaniedbań pracowników wobec obowiązków poddawania się szkoleniom czy badaniom. D. Współpraca z przełożonym 1. prowadzenie terminarza spotkań dyrektora, 2. przygotowywanie podróży służbowych, 3. przygotowywanie konferencji i narad, 4. czynny udział w przygotowanie wizyty gości i obsługa wizyty w trakcie jej trwania, 5. wykonywanie innych prac zleconych przez dyrektora szkoły. Za niewypełnienie obowiązków wynikających z zakresu czynności ponosi odpowiedzialność wynikającą z Kodeksu Pracy. Pracodawca Przyjęłam do wiadomości: 5 / 5