ZESTAW DOSTAWCY. - JAK WYSYŁAĆ FAKTURY w formacie PDF. Dostawcy kierują się Instrukcją zawartą w procedurze Zestaw Dostawcy WRZESIEŃ 2018

Transkrypt

1 E-FAKTURY W FORACIE PDF 1 ZESTAW DOSTAWCY - JAK WYSYŁAĆ FAKTURY w formacie PDF WRZESIEŃ 2018 Dostawcy kierują się Instrukcją zawartą w procedurze Zestaw Dostawcy Zwiększenie wydajności procesu od momentu zakupu do płatności. Faktury są płacone w terminie, s. co oszczędza czas i pieniądze Basware Corporation Copyright Basware Corporation All rights reserved

2 E-FAKTURY W FORACIE PDF 2 Spis treści A. WPROWADZENIE... 3 B. Proces rejestracji Tworzenie konta... 4 A. Aktywacja konta Rozpoczęcie wysyłania czytelnych faktur w formacie PDF... 6 a. Tworzenie czytelnej faktury w formacie PDF... 6 b. Przygotowanie załącznika (zgodnie z zasadami dotyczącymi załączników)... 7 c. Wysłanie czytelnej faktury w formacie PDF... 9 C. Dostarczanie faktur... 9 D. onitorowanie faktur E. Dodatkowe wsparcie i informacje kontaktowe Załącznik 1 Adresy Załącznik 2 Obowiązkowe pola wymagane na fakturze w formacie PDF Załącznik 3 Weryfikacja i odrzucenie przetworzonej faktury PDF... 16

3 E-FAKTURY W FORACIE PDF 3 A. WPROWADZENIE W staramy się zapewnić naszym partnerom biznesowym najlepszy możliwy poziom usług. Aby osiągnąć ten cel, podejmuje inicjatywę transformacyjną zmierzającą do standaryzacji i kontroli naszych procesów finansowych, skrócenia i usprawnienia cyklu dostaw oraz przyspieszenia płatności. Niniejszy przewodnik zawiera szczegółowe instrukcje dotyczące wysyłania do faktur elektronicznych w formacie PDF. Dla naszych dostawców ta usługa jest bezpłatna. Przesyłaj czytelne faktury w formacie PDF w 3 prostych krokach: Utwórz konto za pomocą linku rejestracyjnego Aktywuj swoje konto Rozpocznij wysyłanie czytelnych faktur w formacie PDF za pomocą skrzynek pocztowych przedstawionych poniżej: Kraj Jednostka Numer VAT lub inny identyfikator Adres dla faktur w formacie PDF (wymagana rejestracja) POLSKA Sp.z o.o. PL kone.sp.zoo@ .basware.com Pełna lista adresów do wysyłania faktur w formacie PDF znajduje się w Załączniku 1. Powyższe instrukcje zostały opisane dokładniej poniżej. Zapoznaj się z całym przewodnikiem, aby uzyskać więcej wskazówek, jak skutecznie wysyłać faktury. Z poważaniem,

4 E-FAKTURY W FORACIE PDF 4 B. Proces rejestracji Korzystając z bezpłatnej usługi PDF, możesz zacząć wysyłać e-faktury do. Aby zacząć to robić, należy zarejestrować się w usłudze e-faktury PDF za pośrednictwem portalu Basware: 1. Tworzenie konta Otwórz link rejestracyjny: Na stronie docelowej usługi wprowadź swój adres i kliknij Sign Up. Zapamiętaj ten adres , ponieważ stanie się on Twoją nazwą użytkownika podczas logowania się do portalu. Wybierz bezpieczne hasło i utwórz konto. o Otrzymasz wiadomość potwierdzającą na swój adres . Zauważ, że wiadomość z potwierdzeniem została wysłana z adresu <no.reply@basware.com> i może być poddana filtrom antyspamowym, dlatego dobrze jest sprawdzić również folder Spam/Junk. Otwórz wiadomość z potwierdzeniem i aktywuj konto w ciągu maksymalnie 7 dni (168 godzin), w przeciwnym razie link potwierdzający wygaśnie. Upewnij się, że podany adres znajduje się w monitorowanej skrzynce odbiorczej. Jeśli wysyłasz faktury w czytelnym formacie PDF za pośrednictwem systemu ERP, skontaktuj się z działem IT w swojej organizacji, aby potwierdzić ten adres .

5 E-FAKTURY W FORACIE PDF 5 Po wykonaniu powyższych czynności pomyślnie utworzyłeś konto i możesz teraz logować się za pomocą nazwy użytkownika i hasła w portalu. 2. Aktywacja konta. Teraz musisz podać dane swojej organizacji, aby aktywować usługę e-faktur PDF w portalu Basware. a. Podaj dane swojej firmy. W sekcji Organization s Contact Information podaj dane swojej organizacji: imię i nazwisko, kraj, nazwę Twojej firmy itp. o Dodaj swój identyfikator biznesowy. Zależy on od przepisów i regulacji obowiązujących w danym kraju (np. w USA należy podać numer TIN, a w Zjednoczonym Królestwie numer VAT). ożesz to zrobić, wybierając opcję Add Organization Identifier w sekcji Organization Identifiers. Z menu wybierz VAT i wprowadź identyfikator firmy jak pokazano poniżej. W sekcji Organization s Contact Information wpisz nazwę firmy, nazwisko osoby kontaktowej, powiązany adres i numer telefonu. Należy pamiętać, że jest to kluczowy adres, na który będą wysyłane ważne powiadomienia, takie jak odrzucenie faktury, dlatego należy unikać korzystania z ogólnej, niemonitorowanej lub udostępnionej głównej skrzynki pocztowej.

6 E-FAKTURY W FORACIE PDF 6 b. Dodaj adresy do faktur w formacie PDF Aby dodać adresy , z których będą wysyłane e-faktury PDF, kliknij opcję Add Address. Faktury można wysyłać tylko z adresów określonych w tym miejscu. ożesz dodać maksymalnie 200 adresów Każdy adres dodany do portalu należy potwierdzić. Prosimy w tym celu użyć linku potwierdzającego dostęp wysłanego w specjalnej wiadomości . Bez tego potwierdzenia faktury nie zostaną dostarczone. Faktury wysłane z innych adresów, niż te podane tutaj, nie zostaną dostarczone do w celu przetworzenia faktury i realizacji płatności. Po wykonaniu powyższych czynności konto jest aktywne i można zacząć wysyłać czytelne faktury w formacie PDF. Aby dodać kolejne adresy Przejdź do portalu Basware: i zaloguj się. Przejdź do zakładki Services i kliknij pole o nazwie PDF e-invoice. Kliknij opcję View details. Następnie przejdź do sekcji I send invoices from i kliknij Add an address, aby dodać adres, z którego będą wysyłane faktury do. 3. Rozpoczęcie wysyłania czytelnych faktur w formacie PDF Aby usługa działała, wysyłane faktury muszą mieć taki sam układ jak pierwsza faktura. Ponieważ faktury są czytane elektronicznie, treść każdej faktury musi być w formacie tekstowym do odczytu maszynowego faktury nie mogą być odręczne, zeskanowane ani zawierać informacji w formacie graficznym. Upewnij się, że faktury w formacie PDF można odczytywać maszynowo. ożesz to zrobić, otwierając dokument PDF i próbując wybrać zawartość pola (np. numer faktury). Jeśli możesz wybrać, skopiować i wkleić dane do innego dokumentu, wówczas plik PDF można odczytać komputerowo. a. Tworzenie czytelnej faktury w formacie PDF Istnieje wiele sposobów tworzenia czytelnej faktury w formacie PDF:

7 E-FAKTURY W FORACIE PDF 7 ożesz użyć swojego bieżącego oprogramowania księgowego, jeśli pozwala ono eksportować faktury w formacie PDF możliwym do odczytu maszynowego. Zobacz poniżej, jak sprawdzić, czy faktura może być odcztana maszynowo. ożesz użyć edytora tekstu lub arkusza kalkulacyjnego (np. narzędzi z pakietu icrosoft Office), jeśli umożliwiają zapisywanie dokumentów w formacie PDF możliwym do odczytu maszynowego, zmieniając typ pliku w polu Zapisz jako z.xls/.xlsx/.doc/.docx itd. na.pdf. PDF*(.pdf) Nazwa pliku faktury może być dowolna, o ile nie zawiera żadnego z poniższych 6 słów: attachment, anhang, anlage, adjunto, annex lub liite. W jednym pliku PDF można wysłać tylko jedną fakturę lub notę kredytową. Wysyłanie wielu faktur w jednym pliku PDF nie jest obsługiwane. Niektóre pola, takie jak numer faktury, są obowiązkowe. Pełna lista pól obowiązkowych znajduje się w Załączniku 2. Jeśli którekolwiek z pól obowiązkowych nie jest wyraźnie widoczne, faktura NIE zostanie przekazana do przetworzenia i płatności, ale zostanie odrzucona. b. Przygotowanie załącznika (zgodnie z zasadami dotyczącymi załączników) Należy pamiętać, że dokumenty niezwiązane z fakturą (np. wyciągi z rachunku, przypomnienia itp.) nie powinny być przygotowywane i wysyłane tą drogą. Zamiast tego można je wysłać na adres: Polska: ContactAP_PL@kone.com Lista adresów w innych krajach jest dostępna tutaj. Załączniki do pliku faktury powinny zawierać dokumentację niezbędną do lepszego zrozumienia faktury w formacie PDF (np. dokumenty dostawy, inne szczegółowe zestawienia niezbędne dla rozliczanych projektów itp.), a wszystkie dane powinny być czytelne tylko w formacie PDF. Jeśli chcesz dodać dodatkowe załączniki lub dokumenty potwierdzające do wiadomości , np. dokument dostawy, przestrzegaj poniższych reguł: Załącznik zostanie zidentyfikowany i zaakceptowany, jeśli zawiera słowo: attachment, anhang, anlage, adjunto, annex, or liite. Na przykład, attachment_ pdf. W przypadku pojedynczych e-faktur w formacie PDF każdy załącznik jest automatycznie łączony z fakturą w formacie PDF. Jeśli wysyłasz wiele załączników, Basware zaleca wysyłanie jednej faktury w każdej wiadomości .

8 E-FAKTURY W FORACIE PDF 8 Wiadomość Jedna faktura / nota kredytowa Załącznik 1.pdf Załącznik 2.pdf Jeśli musisz wysyłać wiele e-faktur w formacie PDF z załącznikami w jednym u, postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami: o Upewnij się, że każdy załącznik zawiera słowa kluczowe w nazwie pliku. Nazwa pliku załącznika musi zawierać nazwę pliku (bez rozszerzenia pliku) czytelnej e-faktury lub noty kredytowej w formacie PDF. Na przykład dokument1_attachment.pdf zostanie powiązany z plikiem dokument1.pdf. Wiadomość Faktura01.pdf NotaKredytowa01.pdf Faktura01_attachmen t1.pdf Faktura01_attachmen t2.pdf NotaKredytowa01_att achment1.pdf NotaKredytowa01_att achment2.pdf o Załączniki są prawidłowe, jeśli: Wiadomość zawiera co najmniej jedną czytelną e-fakturę / notę kredytową w formacie PDF. Każdy dodatkowy załącznik jest powiązany z czytelną e-fakturą / notą kredytową w formacie PDF. Załączniki, które nie spełniają powyższych zasad, nie będą wysyłane do klienta, co spowoduje opóźnienie w przetwarzaniu faktur i wysłanie dodatkowych zapytań.

9 E-FAKTURY W FORACIE PDF 9 c. Wysłanie czytelnej faktury w formacie PDF Używając standardowego programu do obsługi poczty (np. Outlook), utwórz nową wiadomość . Załącz do tej wiadomości czytelny skan faktury w formacie PDF stworzony w kroku 3.a. i zapisany na komputerze. Istnieje możliwość załączenia kilku faktur do jednej wiadomości. Załącz dodatkowe dokumenty do wiadomości . Załączniki muszą być zawsze dostarczone wraz z fakturą w formacie PDF. Instrukcje dotyczące nazewnictwa kolejnych załączników można znaleźć w Zasadach dotyczących załączników opisanych w kroku 3.b. Wpisz adres faktury PDF w polu odbiorcy wiadomości . Skorzystaj z poniższej listy, aby poprawnie zidentyfikować jednostkę, która powinna otrzymać fakturę. Kraj Jednostka Numer VAT lub inny identyfikator Adres dla faktur w formacie PDF (wymagana rejestracja) POLAND Sp.zo.o. PL kone.sp.zoo@ .basware.com Pełna lista adresów dla faktur PDF znajduje się w Załączniku 1. Wyślij widomość . BASWARE PDF-SERVICE DOSTARCZA DO TYLKO FAKTURY W FORACIE PDF, KTÓRE ZOSTAŁY WYSYŁANE Z ADRESÓW E-AIL ZAREJESTROWANYCH W SYSTEIE. PORTAL BĘDZIE AUTOATYCZNIE ODRZUCAŁ FAKTURY WYSYŁANE Z NIEZAREJESTROWANYCH ADRESÓW E-AIL. C. Dostarczanie faktur Basware skonfiguruje proces konwersji po wysłaniu pierwszej faktury do systemu. Otrzymasz od Basware potwierdzenie pomyślnego dostarczenia pierwszej wiadomości a do. Przetworzenie pierwszej faktury w formacie PDF może zająć kilka dni roboczych do mementu jej dostarczenia do.

10 E-FAKTURY W FORACIE PDF 10 o Pamiętaj, że powiadomienie zostanie odebrane z tego samego adresu , <no.reply@basware.com> i może być poddane filtrom anyspamowym, dlatego dobrze jest również sprawdzić folder Spam/Junk. Żadne dalsze wiadomości z potwierdzeniem nie będą wysyłane, chyba że wystąpią problemy z dostawą faktur. Należy pamiętać, że powiadomienie o potwierdzeniu oraz wszystkie powiadomienia o odrzuceniu są wysyłane na adres , z którego wysłano fakturę (utworzoną w kroku B.2.b), a także na adres osoby kontaktowej firmy, która została wskazana podczas rejestracji (w kroku B.2.a). Dlatego należy upewnić się, że adresy są monitorowanymi skrzynkami pocztowymi. Listę najczęstszych przyczyn odrzucenia i sposobu radzenia sobie z nimi można znaleźć w Załączniku 3. D. onitorowanie faktur Jeśli chcesz sprawdzić status dostarczenia faktury, przejdź do portalu Basware i zaloguj się. Przejdź do zakładki Documents i zobacz przegląd wysłanych faktur w formacie PDF. Do innych celów nie musisz już logować się ani korzystać z portalu; było to konieczne tylko raz do rejestracji i aktywacji usługi. E. Dodatkowe wsparcie i informacje kontaktowe Jeśli masz pytania dotyczące wysyłania faktur do, skontaktuj się z nami, korzystając z poniższych danych: Basware Linki: Pytania dotyczące treści faktury (np. który podmiot powinien być zafakturowany) Pytania dotyczące sposobu wysyłania pierwszej faktury PDF (np. Jak utworzyć czytelną fakturę w formacie PDF) Informaje o innych opcjach faktur Załącznik 1 Adresy Polska: ContactAP_PL@kone.com Aby uzyskać więcej informacji kontaktowych, kliknij tutaj Formularz kontaktowy (w języku angielskim) Proszę użyj poniższych adresów mailowych kiedy wysyłasz faktury w formacie PDF do :

11 E-FAKTURY W FORACIE PDF 11 Kraj Jednostka Numer VAT lub inny identyfikator Adres dla faktur w formacie PDF (wymagana rejestracja) AUSTRALIA KEP AU (Australia) GST: kone.kep.au@ .basware.com NOWA ZELANDIA KEP NZ (New Zealand) kone.kep.nz@ .basware.com AUSTRIA AG ATU kone.ag@ .basware.com BAHRAIN BAHRAIN Bahrain SPC Elevators SPC Bahrain.SPC@ .basware.com Elevators.SPC@ .basware.com BELGIA Belgium S.A. BE kone.belgium.sa@ .basware.com BELGIA International N.V. BE kone.international.nv@ .basware.com KANADA Inc. CKE kone.inc.cke@ .basware.com KANADA Inc. CKQ kone.inc.ckq@ .basware.com CYPR Elevators Cyprus Ltd J Kone.Elevators.Cyprus.Ltd@ .basware.com CZECHY a.s. CZ kone.as@ .basware.com CZECHY Industrial - koncern s.r.o. CZ kone.industrial.koncern@ .basware.com DENIA Elevator A/S DK kone.elevator.as@ .basware.com EGIPT LLC LLC@ .basware.com ESTONIA AS EE as.kone@ .basware.com FINLANDIA Oyj FI kone.oyj@ .basware.com FINLANDIA Industrial Oy FI kone.industrial.oy@ .basware.com FINLANDIA Elevators Oy FI kone.hissit.oy@ .basware.com FINLANDIA Export Oy FI kone.export.oy@ .basware.com FRANCJA KONÉ S.A. FR kone.sa@ .basware.com NIECY ontage GmbH DE kone.montage.gmbh@ .basware.com

12 E-FAKTURY W FORACIE PDF 12 NIECY GmbH, (Frontline) DE kone.gmbh@ .basware.com NIECY Holding GmbH DE kone.holding.gmbh@ .basware.com NIECY Escalator SSC Europe GmbH DE kone.escalator.slk.gmbh@ .basware.com NIECY Automatiktüren GmbH DE kone.automatiktueren.gmbh@ .basware.com NIECY HONGKONG HONGKONG Servicezentrale GmbH Elevator (HK) Limited Ben Fung achineries and Engineering Ltd DE kone.servicezentrale.gmbh@ .basware.com kone.elevator.hk@ .basware.com kone.bfm.hk@ .basware.com HONGKONG Shan On Engineering Company Ltd kone.soec.hk@ .basware.com WĘGRY Felvonó Kft kone.felvono@ .basware.com IRLANDIA Ireland Limited IE T kone.ireland.limited@ .basware.com WŁOCHY S.p.A. IT kone.spa@ .basware.com WŁOCHY Slimpa S.p.A. IT slimpa@ .basware.com WŁOCHY Industrial Spa IT kone.industrial.spa@ .basware.com KENIA Kenya Limited A P.Kenya.Limited@ .basware.com ŁOTWA SIA Lifti Latvija LV SIA..Lifti.Latvija@ .basware.com LITWA UAB LT UAB.@ .basware.com LUKSEBURG Luxembourg S.A.R.L. LU kone.luxembourg@ .basware.com LUKSEBURG LUICO S A R L B kone.lumico@ .basware.com ALEZJA Elevator () Sdn. Bhd kone.elevator.my@ .basware.com

13 E-FAKTURY W FORACIE PDF 13 HOLANDIA Holland B.V kone.holland@ .basware.com HOLANDIA B.V kone.bv@ .basware.com HOLANDIA Hissi B.V hissi.bv@ .basware.com HOLANDIA HOLANDIA HOLANDIA NORWEGIA OAN Nederland Holding B.V. Deursystemen B.V. Kone Finance Holding BV Aksjeselskap AS Assarain LLC kone.nederland.holding@ .basware.com kone.deursystem@ .basware.com kone.finance.holding@ .basware.com VA kone.aksjeselskap.as@ .basware.com Assarain.LLC@ .basware.com POLAND Sp.zo.o. PL kone.sp.zoo@ .basware.com PORTUGALIA Portugal - Elevadores Lda R3 kone.portugal@ .basware.com KATAR Elevators LLC Elevators.LLC@ .basware.com ARABIA SAUDYJSKA Areeco Ltd Areeco.Ltd@ .basware.com SINGAPUR Pte. Ltd N kone.pte.ltd@ .basware.com SŁOWACJA s.r.o. SK kone.sro@ .basware.com SŁOWACJA SSC s.r.o kone.ssc@ .basware.com SŁOWENIA d.o.o. SI kone.doo@ .basware.com REPUBLIKA POŁUDNIOWEJ AFRYKI Elevators South Africa (Pty) Ltd South.Africa.Pty.Ltd@ .basware.com HISZPANIA Elevadores S.A. A kone.elevadores@ .basware.com HISZPANIA arvi Ascensores SL B marvi.ascensore@ .basware.com SZWECJA Ab SE kone.ab@ .basware.com SZWAJCARIA (Schweiz) AG CHE WST kone.schweiz@ .basware.com

14 E-FAKTURY W FORACIE PDF 14 UGANDA Uganda Limited Uganda.Limited@ .basware.com ZJEDNOCZONE KRÓLESTWO ZJEDNOCZONE KRÓLESTWO ZJEDNOCZONE EIRATY ARABSKIE Plc. GB kone.plc@ .basware.com (NI) Ltd. GB kone.ni.ltd@ .basware.com iddle East LCC iddle.East.LCC@ .basware.com USA Inc kone.inc@ .basware.com USA arine Elevators LLC marine.elevators.llc@ .basware.com Załącznik 2 Obowiązkowe pola wymagane na fakturze w formacie PDF Przed wysłaniem wiadomości upewnij się, że poniższe informacje znajdują się na fakturze w formacie PDF. Jeśli jedno pole obowiązkowe () będzie puste, faktura zostanie zwrócona. Informacje ogólne Numer faktury Pole Faktura VAT / Nota kredytowa VAT (wskazuje, czy jest to faktura debetowa lub kredytowa) Jeśli nota kredytowa, odwołanie do błędnej faktury * Data dokumentu (data faktury) 2 Termin płatności * Data dostawy / miesiąc dostawy * Waluta Numer zamówienia kupującego * Informacje o kupującym * Numer kontaktowy * Numer dowodu dostawy * Informacje o odbiorcy Pełna nazwa podmiotu Pełny adres podmiotu * Numer VAT podmiotu * Informacje o dostawcy

15 E-FAKTURY W FORACIE PDF 15 Pełna nazwa nadawcy (nazwa dostawcy) Pełny adres nadawcy (adres dostawcy) Identyfikator VAT nadawcy (identyfikator VAT dostawcy) P () P () P () IBAN (numer rachunku bankowego w formacie IBAN) * SWIFT (BIC) * Inne rachunki bankowe dostawcy (drugi rachunek bankowy w formacie IBAN) Konto bankowe nadawcy (numer lokalny) * Referencje płatności (numer referencyjny, numer OCR, numer KID) * Podsumowanie * Kwota netto (bez VAT) Kwota brutto (z VAT)² Fracht * Stawka VAT * Podział podstawy opodatkowania (bez VAT) według stawki VAT lub zwolnienia Podział kwoty podatku VAT według stawki VAT lub zwolnienie z podatku VAT Całkowita kwota należnego podatku VAT (całkowita kwota VAT) * Zaokrąglenia * P 2 * ² Informacje podane przez dostawcę podczas rejestracji w serwisie. Obowiązkowe. Faktura zostanie odesłana do nadawcy pocztą , jeśli którekolwiek pole tego typu będzie puste. Obowiązkowe. Faktura zostanie odesłana do nadawcy pocztą , jeśli data nie jest prawidłową datą kalendarzową. Rejestrowane przy pierwszym przesłaniu faktury do usługi. Dane z faktury muszą być w formacie czytelnym maszynowo. Jeśli kwota brutto nie jest równa kwocie netto + całkowitej kwocie podatku VAT (+ fracht), faktura zostaje odesłana do nadawcy.

16 E-FAKTURY W FORACIE PDF 16 Załącznik 3 Weryfikacja i odrzucenie przetworzonej faktury PDF Basware wyśle powiadomienie em, jeśli faktura nie zostanie dostarczona. Oto przykładowa treść takiej wiadomości: Brak waluty na fakturze lub nieprawidłowy format. Typowe scenariusze odrzucania faktury PDF: Scenariusze odrzucenia Rozwiązanie Faktura PDF nie może być odczytana maszynowo Upewnij się, że plik PDF można odczytać i wysyłać ponownie (tutaj znajdziesz instrukcję) Faktura została wysłana z niezarejestrowanego adresu Dodaj dodatkowe adresy (tutaj znajdziesz instrukcję) i wyślij ponownie Pola obowiązkowe nie zawierają treści Upewnij się, że wszystkie obowiązkowe pola (lista tutaj) mają zawartość i wyślij ponownie Nazwa dodatkowego pliku załącznika nie zawiera jednego z następujących słów: attachment/anlage/adjunto/annex/liite Ponownie sprawdź zasady dotyczące polityki załączników tutaj i wyślij ponownie. Aby uzyskać wgląd do pełnej listy problemów, które można napotkać i informacji jak je rozwiązać, należy zapoznać się z naszą dokumentacją pomocy online tutaj.