ZESTAW DOSTAWCY JAK KLUCZ W E-FAKTACH NA PORTALU. Dostawcy postępują zgodnie z zasadami Zestawu dla dostawców. WRZESIEŃ 2018

Transkrypt

1 KEY IN PRZEWDNIK 1 ZESTAW DSTAWCY JAK KLUCZ W E-FAKTACH NA PRTALU WRZESIEŃ 2018 Dostawcy postępują zgodnie z zasadami Zestawu dla dostawców. Firma KNE usprawnia cykl płatności i zwiększa efektywność procesu. Basware Corporation Copyright Basware Corporation All rights reserved Faktury opłacane są terminowo, co pozawala zaoszczędzić czas i pieniądze.

2 KEY IN PRZEWDNIK 2 Zawartość A. Firma KNE zaczyna wystawiać faktury elektroniczne... 3 Przesyłaj czytelne faktury w formacie PDF w 3 prostych krokach:... 3 B. Jak utworzyć fakturę... 5 Krok 1: Na stronie Dokumenty kliknij Utwórz nowe> Faktura (Create New > Invoice) Krok 2: Wybierz nadawcę Krok 3: Wybierz odbiorcę... 6 Krok 4: Wprowadź szczegóły faktury Krok 5: Wprowadź dane linii Krok 6: Dodaj załączniki do faktury Krok 7: Kliknij Wyślij fakturę, aby wysłać fakturę do klienta C. Utwórz note kredytową D. Załączniki Wymagania dotyczące faktur Pobierz pliki faktury Jak szukać faktury... 15

3 KEY IN PRZEWDNIK 3 A. Firma KNE zaczyna wystawiać faktury elektroniczne W KNE staramy się zapewnić naszym partnerom biznesowym najlepszy możliwy poziom usług. Aby osiągnąć ten cel, KNE podejmuje inicjatywę transformacyjną wspierającą nasze cele w celu zwiększenia standaryzacji i kontroli w naszych procesach finansowych, dążąc do poprawy zakupów w celu zapewnienia cyklu płatniczego i wydajności procesów, a także do poprawy czasu płatności. Niniejszy przewodnik zawiera szczegółowe instrukcje dotyczące wprowadzania faktur w portalu Basware, które będą wysyłane do KNE. Przestrzegając tych instrukcji, KNE otrzyma faktury w formacie elektronicznym bezpośrednio w swoich systemach. Dla ciebie jako dostawcy ta usługa jest bezpłatna. Przesyłaj czytelne faktury w formacie PDF w 3 prostych krokach: : 1. Utwórz konto 2. Aktywuj swoje konto 3. Utwórz fakturę i wyślij ją. patrz poniżej szczegóły w rozdziale B 1. Utwórz konto twórz link rejestracyjny: Na stronie docelowej usługi wprowadź swój adres i kliknij w Sign Up Zarejestruj się. Zapamiętaj ten adres , ponieważ stanie się on Twoją nazwą użytkownika podczas logowania do portalu. Wybierz bezpieczne hasło i utwórz konto. o Portal wysyła wiadomość potwierdzającą na twój adres . Zauważ, że wiadomość z potwierdzeniem została wysłana z <no.reply@basware.com> i może być poddana filtrom antyspamowym, dlatego uprzejmie radzimy ci również sprawdzić folder Spam / Junk. twórz wiadomość z potwierdzeniem i aktywuj konto w ciągu maksymalnie 7 dni (168 godzin), w przeciwnym razie link potwierdzający wygaśnie.

4 KEY IN PRZEWDNIK 4 Po wykonaniu powyższych czynności pomyślnie utworzyłeś konto i możesz teraz logować się za pomocą nazwy użytkownika i hasła w portalu. 2. Aktywuj swoje konto Teraz musisz podać kilka informacji o swojej organizacji, aby aktywować Basware KEY IN e-faktura Portal do pobrania usługi. Podaj dane swojej firmy.details W sekcji rganization s Contact Information "Informacje Kontaktowe rganizacji" podaj dane swojej organizacji: imię i nazwisko, kraj, nazwę Twojej firmy itp o Dodaj swój identyfikator biznesowy. W zależności od przepisów i regulacji obowiązujących w poszczególnych krajach będzie trzeba wybrać inny identyfikator firmy (np. Numer TIN w Stanach Zjednoczonych Ameryki). Na przykład w Wielkiej Brytanii należy podać swój numer VAT. Możesz to zrobić, wybierając opcję "Dodaj identyfikator organizacji" w sekcji Identyfikatory organizacji. Z menu wybierz podatek VAT i wprowadź numer firmowy zgodnie z poniższą migawką W sekcji rganization s Contact Information "Informacje kontaktowe organizacji" wpisz nazwę firmy, nazwisko osoby kontaktowej, powiązany adres i numer telefonu. Należy pamiętać, że jest to kluczowy adres, na który będą wysyłane ważne powiadomienia, takie jak odrzucenie faktury, dlatego należy unikać korzystania z ogólnej, niemonitorowanej lub udostępnionej głównej skrzynki pocztowej.

5 KEY IN PRZEWDNIK 5 Jeśli masz pytania dotyczące wysyłania faktur do KNE, skontaktuj się z nami według poniższej instrukcji: Company KNE Basware Pytania dotyczące treści faktury (np. który KNE podmiot powinien być zafakturowany) Pytania dotyczące sposobu wysyłania pierwszej faktury PDF (np. Jak utworzyć czytelną fakturę w formacie PDF) Contact details Polska: ContactAP_PL@kone.com Aby uzyskać więcej informacji kontaktowych, kliknij w link here here Contact Form (in English) B. Jak utworzyć fakturę Po wejściu do portalu zostaniesz przekierowany do ekranu z opcjami dostępnymi jako użytkownik. Krok 1: Na stronie Dokumenty kliknij Utwórz nowe> Faktura (Create New > Invoice). Basware Network otwiera widok faktury edycji i tworzy fakturę roboczą Krok 2: Wybierz nadawcę. Domyślnie usługa wybiera swoją ulubioną organizację jako nadawcę. Możesz zmienić nadawcę ręcznie, jeśli to konieczne.

6 KEY IN PRZEWDNIK 6 a. Aby zmienić nadawcę, kliknij Zmień w sekcji Nadawca. b. Znajdź firmę, którą chcesz wybrać jako nadawcę, i kliknij Wybierz. Kliknij ikonę obok nazwy firmy, aby ustawić tę firmę jako swoją ulubioną. Twoje ulubione firmy zawsze będą wyświetlane na górze listy. Krok 3: Wybierz odbiorcę. a. Kliknij Wybierz odbiorcę. b. Znajdź firmę, którą chcesz wybrać jako odbiorcę, i kliknij Wybierz.

7 KEY IN PRZEWDNIK 7 Użyj pola wyszukiwania, aby odfiltrować firmy z listy. Jeśli odbiorca, którego zaznaczyłeś posiada numer rejestracji podatkowej w wielu krajach otworzy się lista dostępnych krajów rejestracji podatków. Wybierz kraj rejestracji podatku, dla którego chcesz użyć tą fakturę. Krok 4: Wprowadź szczegóły faktury. Usługa sprawdza zawartość pól i powiadamia użytkownika, jeśli zawartość pola nie przejdzie sprawdzania poprawności. Pola zaznaczone na niebiesko są obowiązkowe, aby można było kontynuować składanie faktury. Aby przesłać fakturę zgodną z zamówieniem, należy postępować zgodnie z listą obowiązkowych pól i ich opisów Tabela 1. Pola nagłówka faktury

8 KEY IN PRZEWDNIK 8 Krok 5: Wprowadź dane linii. a. Na karcie Dane linii kliknij Dodaj linię, aby dodać nową linię faktury. b. Wprowadź szczegóły elementu zamówienia. bowiązkowe pola są oznaczone na niebiesko. W przypadku gdy nie podasz stawki VAT, system automatycznie przypisze tę wartość do 0 %. Możesz wybrać tylko typy linii obsługiwane przez odbiorcę. Aby uzyskać opisy pól i więcej informacji o typach linii, patrz Tabela 2 w załączniku- sekcja wymagań dotyczących treści faktury. Separatory rozdzielające miejsca dziesiętne używane w elementach zamówienia różnią się w zależności od wybranego przez użytkownik języka interfejsu (byłby to język wybrany podczas rejestracji ze szczegółami firmy w portalu Basware). Czy użycie niewłaściwego separatora dziesiętnego może spowodować,

9 KEY IN PRZEWDNIK 9 że Basware Network zapisze nieprawidłowo wprowadzony numer? Aby dowiedzieć się, które separatory dziesiętne obsługuje każdy język, zobacz Tabela 3 w załączniku Sekcja wymagania faktury. Jeśli Twój lokalny język nie znajduje się na liście, oznacza to, że nie jest on obsługiwany przez Basware, więc będziesz musiał wybrać język angielski jako język faktury. Po wprowadzeniu danych linii system automatycznie wyświetli podatek i łączną kwotę. Sprawdź tę łączną kwotę, aby upewnić się, że jest poprawna zgodnie z danymi, które zamierzasz wprowadzić. W przypadki kiedy zapomnisz dodać podatek kwota łączna nie będzie pasować. c. Kliknij Dodaj linię, aby dodać kolejny element zamówienia, jeśli to konieczne. Jeśli profil organizacji wysyłającej nie ma konta bankowego, możesz dodać konto bankowe w sekcji Szczegóły nadawcy. Konta bankowe dodawane bezpośrednio do faktury nie zostaną zapisane w profilu organizacji.

10 KEY IN PRZEWDNIK 10 Pamiętaj, że dane rachunku bankowego muszą być wypełnione. Jeśli nie dodałeś ich do profilu twojej organizacji, na tym etapie będziesz musiał podać szczegóły Jeśli w swoim profilu zostały już dodane dane bankowe i chcesz dodać dodatkowe konto bankowe na fakturze, pamiętaj, że obie te informacje zostaną wyświetlone na fakturze i zostaną sprawdzone z Twoimi danymi dostępnymi w danych podstawowych KNE przed zapłatą. Krok 6: Dodaj załączniki do faktury. a. Kliknij Pliki, aby otworzyć kartę Pliki. b. Kliknij zaznaczony tekst, aby wyszukać załączniki, lub przeciągnij i upuść pliki bezpośrednio na podświetlonym tekście, aby dołączyć je do dokumentu. Nie dodawaj obrazu faktury jako załącznika, chyba że osobno uzgodniono to z klientem. braz faktury jest automatycznie tworzony po wysłaniu faktury. Należy pamiętać, że dokumenty, które nie są związane z fakturą (np. Wyciągi z rachunków, przypomnienia itp.), Nie powinny być wysyłane tą drogą. Załączniki do pliku faktury powinny zawierać dokumentację niezbędną do lepszego zrozumienia opłat (np. Dowody dostawy, szczegółowe zestawienia czasu pracy dla rozliczanych projektów itp.) Krok 7: Kliknij Wyślij fakturę, aby wysłać fakturę do klienta. Basware Network nie przechowuje danych faktury w nieskończoność. Pamiętaj, aby pobrać kopię obrazu dokumentu za pomocą karty Pliki i zapisać ją lokalnie. Aby pobrać załączniki, należy skorzystać z sekcji Dodatek pod następującym linkiem: Pobierz pliki faktury Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia faktury, możesz uzyskać dostęp do następującego linku z filmem demonstracyjnym:

11 KEY IN PRZEWDNIK 11 C. Utwórz note kredytową Istnieją dwie możliwości utworzenia noty kredytowej: Konwertuj istniejącą wysłaną fakturę na notę kredytową - w ten sposób nie musisz wypełniać we wszystkich polach noty kredytowej sam, ale system wypełnia pola w oparciu o oryginalną fakturę. twórz fakturę i kliknij "Konwertuj na notę kredytową" Utwórz notę kredytową od zera. Na stronie dokumentów możesz wybrać opcję "Utwórz notę kredytową", a następnie postępuj zgodnie z tymi samymi instrukcjami, jak powyżej (patrz na rozdział Jak utworzyć fakturę) D. Załączniki Wymagania dotyczące faktur Basware Network weryfikuje zawartość faktury zgodnie z przepisami lokalnymi i międzynarodowymi w niektórych krajach. Możesz wysłać fakturę tylko wtedy, gdy treść faktury przejdzie tę weryfikację. Basware nie gwarantuje jednak legalności faktur wysyłanych za pośrednictwem sieci Basware. bowiązkiem nadawcy faktury jest upewnienie się, że faktura jest zgodna z odpowiednimi przepisami. Uwaga! - w celu przedłożenia zgodnej faktury musi zawierać następujące pola: Tabela 1. Pola nagłówka faktury X (=dostępny) M (=bowiązkowe) (=opcjonalny) C (=warunkowy) R (=tylko czytać lub obliczony lub wypełnione danymi organizacji) L (=tylko obraz prawny) *(= kryty) General Information pis PL Numer faktury Unikatowy numer faktury M (Typ dokumentu w tytule) Podatkowa faktura/nota kredytowa (wskazuje, czy faktura jest debetowa czy kredytowa) R Data faktury Data kiedy faktura została wystawiona M Data wymagalności płatności Data kiedy faktura musi być zapłacona

12 KEY IN PRZEWDNIK 12 Data dostarczenia Data dostarczenia fakturowanych towarów Termin płatności Warunki związane z płatnością za zamówione towary dsetki dsetki - Waluta Lista rozwijana. Wybierz walutę w której fakturujesz podmiot KNE M Numer zamówienia Numer zamówienia, na podstawie którego wystawiona jest ta faktura. Upewnij się, że z góry uzyskałeś te informacje od KNE Buyer przed wypełnieniem tego pola. Pomoże to KNE Finance zidentyfikować, kto zamówił towary i / lub usługi podczas przetwarzania faktury Numer kontraktu Numer umowy między Twoją organizacją i podmiot KNE Numer referencyjny dostawcy Numer referencyjny faktury dostarczonej przez dostawcę. Może to być: Centrum kosztów, Numer projektu, Numer sieci. Upewnij się, czy z góry uzyskałeś te informacje od KNE przed wypełnieniem tego pola. Pomoże to KNE Finance zidentyfikować, kto zamówił towary i / lub usługi podczas przetwarzania faktury. Transport/ Freight płata za transport zamówionego towaru * płata manipulacyjna Koszt opakowań oraz koszt wysłania zamówienia pocztą * Kurs waluty Jeśli kod waluty jest inny niż kod waluty Krajowa waluta nadawcy (na przykład, jeśli dostawca z Wielkiej Brytanii wystawi fakturę w EUR), zostanie wyświetlone pole kursu wymiany. W tym przypadku pole obowiązkowe musi wypełnić nadawca. Po wypełnieniu wartości Basware Network automatycznie wyliczy wszystkie kwoty podatku obrotowego w lokalnej walucie. * Komentarz Dostawca może dodać wiadomość do kupującego w tym polu Podatek od frachtu i obsługi (%) Podatek od frachtu i obsługi (%) * Sender Information pis PL Nazwa nadawcy Pełna nazwa nadawcy M Nr organizacji Identyfikator nadawcy, domyślny Miejscowość, kod pocztowy, ulica, kod kraju Pełny adres dostawcy Podatek/ Tax/VAT Numer Twój numer fiskalny i numer identyfikacji podatkowej (VAT dla firm europejskich, numer podatkowy dla USA) R Nr organizacji: Numer organizacji dostawcy R soba kontaktowa od strony dostawcy soba kontaktowa po stronie organizacji, z którą może skontaktować się podmiot KNE Doradca podatkowy dostawcy (jeśli dotyczy) Doradca podatkowy dostawcy (jeśli dotyczy) - Nr konta Konto banku nadawcy (w formacie lokalnym) MC Rachunki bankowe na dokumencie Rachunek bankowy M IBAN IBAN (rachunek bankowy w formacie IBAN) MC SWIFT/BIC SWIFT (BIC) Adres e-faktury nadawcy Adres e-faktury nadawcy - Referencje płatności Numery referencyjne płatności * rganisasjonsnummer (Norwegia) rganisasjonsnummer (Norwegia) Nr referencyjny płatnika Nr referencyjny płatnika - Podatek odroczony Podatek odroczony *

13 KEY IN PRZEWDNIK 13 Fields Populated from rganisation And to be filled In rganisation pis PL Kapitał zakładowy Kapitał zakładowy * Miejsce rejestracji Miejsce rejestracji * Status prawny Status prawny * Syrena Syrena * Numer identyfikacji podatkowej (NIP) Numer identyfikacji podatkowej (NIP) * Dyrektor zarządzający Dyrektor zarządzający * ytunnus ytunnus * STEUERNUMMER: STEUERNUMMER * Customer Information pis PL Nazwa odbiorcy Pełna nazwa klienta M Numer klienta Numer klienta - Miejscowość, kod pocztowy, ulica, kod kraju Numer podatku obrotowy (nagłówek) Adres e-fakturowania odbiorcy Miejscowość, kod pocztowy, kraj (adres dostawy) Pełny adres klienta Numer VAT odbiorcy (kraj i identyfikator rejestracji podatkowej) Adres e-faktury odbiorcy Adres dostawy M M Numer organizacji odbiorcy Numer organizacji odbiorcy - Doradca podatkowy klienta (jeśli dotyczy) Doradca podatkowy klienta (jeśli dotyczy) - soba kontaktowa od strony odbiorcy soba kontaktowa po stronie podmiotu KNE, z którą organizacja może się skontaktować adres odbiorcy Adres firmy KNE, która otrzymuje tą fakturę Numer referencyjny kupującego Numer identyfikacyjny Kupującego podany przez podmiot KNE. Zazwyczaj może to być: Centrum kosztów, Numer projektu, Numer sieci. Upewnij się, że z góry uzyskałeś te informacje od KNE Buyer przed wypełnieniem tego pola. Pomoże to KNE Finance zidentyfikować, kto zamówił towary i / lub usługi podczas przetwarzania faktury Tabela 2: Pozycje wiersza faktury X (=dostępny) M (=bowiązkowe) (=opcjonalny) C (=warunkowy) R (=tylko czytać lub obliczony lub wypełnione danymi organizacji) L (=tylko obraz prawny) *(= kryty) Line item Line Data pis PL Identyfikator wiersza Numer wiersza R Adres dostawy Adres dostawy - Identyfikator towaru lub usługi Identyfikator towaru lub usługi Nazwa produktu Nazwa produktu Ilość Ilość towarów dostarczonych lub zakres i charakter świadczonych usług M Numer zamówienia Numer zamówienia *

14 KEY IN PRZEWDNIK 14 Cena jednostkowa (bez VAT) Cena jednostkowa (bez VAT) M Suma (netto) Suma (netto) R VAT % VAT % Podatek obrotowy Kwota VAT * Podatek obrotowy w <waluta lokalna> Kwota VAT w walucie lokalnej * Suma brutto Suma (brutto) L Wszelkie rabaty nieuwzględnione w cenie jednostkowej Wszelkie rabaty nieuwzględnione w cenie jednostkowej - Kwota rabatu Kwota rabatu - Jednostka miary (UM) Jednostka miary (UM) M Numer dowodu dostawy Numer dowodu dostawy - Kod produktu klienta Kod produktu klienta - pis pis/charakter towarów lub usług Summary Sales Tax Detail pis PL Suma netto Kwota netto (bez VAT) R SUMA BRUTT Kwota brutto (z VAT) R Podatek obrotowy (%) Zastosowane stawki VAT/GST R Suma netto Przekrój kwoty do opodatkowania (bez VAT) według stawki VAT/GST lub zwolnienia R Szczegóły podatku obrotowego kwota Przekrój kwoty VAT według stawki VAT/GST lub zwolnienia R Podatek obrotowy Suma VAT/GST do zapłaty (całkowita kwota VAT) R Kwoty zaokrągleń Kwoty zaokrągleń - Tabela 3. Separatory dziesiętne Język Czeski, duński, holenderski (wszystkie warianty), fiński, francuski (wszystkie warianty), niemiecki, grecki, węgierski, włoski, norweski, polski, portugalski, hiszpański, szwedzki, Angielski (wszystkie warianty), Arabski Separator dziesiętny, (przecinek). (kropka) Pobierz pliki faktury Możesz pobierać pliki faktur zarówno na podstawie faktury utworzonej przez Basware, jak i załączniki do faktury, korzystając z karty Pliki na dowolnej stronie faktury. czynności: Po zalogowaniu się na portalu przy użyciu swojego użytkownika i hasła wykonaj poniższe

15 KEY IN PRZEWDNIK Kliknij Dokumenty. 2. Przejdź do faktury, z której chcesz pobrać załączniki, i kliknij tytuł faktury. Stronę faktury można otworzyć na karcie spod Wszystkie, debrane, Wysłane lub spod Faktury 3. Na stronie faktury otwórz zakładkę Pliki. 4. Kliknij ikonę załącznika, aby pobrać załącznik Jak szukać faktury Po zalogowaniu się użytkownika na stronie Basware możesz uzyskać dostęp do dokumentów karty, aby zobaczyć listę faktur, które wysłałeś lub utworzyłeś za pomocą portalu Basware. Możesz wyświetlić status ostatniego znacznika czasu aktualizacji, a także wyszukać określony dokument, wpisując numer / słowo kluczowe w polu wyszukiwania.

16 KEY IN PRZEWDNIK 16