ZARZĄDZENIE Nr I/155/2006. Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego. z dnia 6 marca 2006r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr I/155/2006 Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego z dnia 6 marca 2006r. w sprawie: Planu Ochrony Informacji Niejawnych w Urzędzie Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego. Na podstawie art. 18 ust. 1 i 2 w związku z ust. 4 pkt 5 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631) z a r z ą d z a m, c o n a s t ę p u j e: 1. Zatwierdzam Plan Ochrony Informacji Niejawnych w Urzędzie Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego zwany dalej Planem Ochrony, w brzmieniu stanowiącym załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Nadzór nad realizacją Planu Ochrony powierzam Pełnomocnikowi Ochrony Informacji Niejawnych Urzędu Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego, zwany dalej Pełnomocnikiem Ochrony. 3. Zobowiązuję Kierownika Referatu ds. Komputeryzacji Urzędu Miasta do wykonania Szczegółowych Wymagań Bezpieczeństwa Sieci Komputerowej Urzędu Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego i przedłożenia ich Prezydentowi Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego do zatwierdzenia w nieprzekraczalnym terminie do dnia 28 kwietnia 2006 r. 4. Traci moc zarządzenie Nr 2/2002 Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego z dnia 25 kwietnia 2002 roku w sprawie Planu Ochrony Informacji Niejawnych Urzędu Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego. 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Prezydent Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego mgr Jan Szostak

2 Załącznik do Zarządzenia Prezydenta Miasta Ostrowca Św. Nr I/155/2006 z dnia 6 marca 2006 r. P L A N O C H R O N Y informacji niejawnych w Urzędzie Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego opracowany na podstawie art. 18 ust. 4 pkt. 5 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631) zwanej dalej "ustawą o ochronie informacji niejawnych". I. PRZEDMIOT OCHRONY Przedmiotem ochrony w Urzędzie Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego zwanego dalej Urzędem, są: 1) informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową oznaczone, klauzulą "poufne", występujące w zakresie działania Urzędu, wymienione w załączniku Nr 1 do Planu Ochrony. 2) informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową oznaczone, klauzulą "zastrzeżone", występujące w zakresie działania Urzędu, wymienione w załączniku Nr 2 do Planu Ochrony. 3) informacje stanowiące tajemnicę służbową, które chronione są na mocy odrębnych aktów prawnych występujące w zakresie działania Urzędu, wymienione w załącznikach Nr 3 i 4 do Planu Ochrony. II. EWIDENCJA INFORMACJI PODLEGAJĄCYCH OCHRONIE 1. Informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową oznaczone klauzulą "poufne", podlegają ewidencjonowaniu w Kancelarii Tajnej Urzędu, zwaną dalej kancelarią tajną 2. Informacje stanowiące tajemnicę służbową oznaczone klauzulą "zastrzeżone", podlegają ewidencjonowaniu w Wydziale Spraw Obywatelskich Urzędu dla wydziałów i komórek organizacyjnych mających siedzibę w budynkach Urzędu Miasta przy ul. Głogowskiego oraz odrębnie podlegają ewidencjonowaniu w Urzędzie Stanu Cywilnego mającego siedzibę przy ul. Siennieńskiej 3. a/ Dokumenty i materiały zawierające informacje niejawne podlegają ewidencjonowaniu w Dzienniku Ewidencji Wykonanych Dokumentów (DEWD) oraz w Dzienniku Korespondencji, b/ W dziennikach korespondencji ewidencjonowaniu podlegają wszystkie dokumenty, zarówno otrzymane przez Urząd, jak też i wysyłane z Urzędu. Każdy dokument podlega ewidencjonowaniu w odrębnej, kolejnej pozycji właściwego dziennika korespondencji. c/ Numer kolejny wpisu do dziennika stanowi : - dla dokumentów otrzymanych przez Urząd - numer ewidencyjny, który jest numerem sprawy, uwidoczniony na pieczątce wpływu dokumentu do kancelarii tajnej lub wydziału, - dla dokumentów wychodzących, a więc wykonanych w Urzędzie - numer wychodzący, poprzedzony literami PF, w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą poufne" natomiast w przypadku dokumentów oznaczonych klauzulą zastrzeżone, literą Z. 4. a/ Wykonane dokumenty zawierające informacje stanowiące tajemnicę, oznaczone klauzulą poufne" podlegają ewidencjonowaniu w kancelarii tajnej, jak w pkt. II.1., natomiast dokumenty oznaczone klauzulą "zastrzeżone" ewidencjonuje się w Wydziale Spraw Obywatelskich Urzędu i Urzędzie Stanu Cywilnego, jak pkt. II. 2. w dziennikach ewidencji wykonanych dokumentów, a przy wysyłce także w dzienniku korespondencji. b/ Ewidencjonowaniu w kancelarii tajnej podlegają wszystkie wykonane w Urzędzie dokumenty o klauzuli poufne, bez względu na to, w której komórce organizacyjnej Urzędu dokument został sporządzony i wykonany.

3 c/ Numer kolejny wpisu dokumentu do dziennika ewidencji wykonanych dokumentów, który jest numerem tzw. "maszynowym", odrębnym dla każdego wykonanego dokumentu, podlega wpisaniu na każdej stronie dokumentu w lewym dolnym rogu, a na ostatniej stronie - pod rozdzielnikiem. W każdym przypadku, wymieniony wyżej numer, wpisać należy po słowach "Nr DEWD (dziennik ewidencji wykonanych dokumentów" i po wpisaniu symbolu - jak w pkt. II.3.c. 5. Ewidencji dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczonych klauzulą "poufne", zarówno otrzymanych przez Urząd jak i wykonanych w Urzędzie, dokonuje kierownik kancelarii tajnej jak w pkt. II.1. III. ZABEZPIECZENIE INFORMACJI NIEJAWNYCH 1. Informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową oznaczone klauzulą "poufne, wymagają oddzielnego przechowywania i zabezpieczania w kancelarii tajnej, w odrębnych szafach pancernych z zamkami o skomplikowanym mechanizmie, bądź w ich częściach, jeżeli pozwalają one na osobne zamknięcie dokumentów. 2. W przypadkach uzasadnionych, podyktowanych względami dłuższego okresu czasu, niezbędnego do realizacji zadań związanych z dostępem do informacji niejawnych, dokumenty oznaczone klauzulą poufne", mogą być wydawane poza kancelarię tajną, ale jedynie w przypadku, gdy odbiorca dokumentu zapewnia warunki ochrony tych dokumentów w szafach pancernych. 3. Szafy pancerne, w których przechowywane są dokumenty zawierające informacje niejawne o klauzuli poufne, po zakończeniu pracy powinny być zamknięte i oplombowane. 4. Po zakończeniu pracy, kierownik kancelarii tajnej obowiązany jest w sposób prawidłowy zamknąć i zaplombować pomieszczenie kancelarii. 5. Klucze do kancelarii tajnej oraz do szaf pancernych, podlegają codziennemu zdawaniu przez kierownika kancelarii dyżurującemu strażnikowi Straży Miejskiej w dyżurce Urzędu, za pokwitowaniem. Pobieranie w/w kluczy przed rozpoczęciem pracy, także odbywać się musi za pokwitowaniem. Klucze do kancelarii tajnej zabezpieczane są w szafie w dyżurce Urzędu, a klucz od tej szafy zabezpieczany jest przez dyżurnego Straży Miejskiej, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób nieuprawnionych. 6. Potwierdzenia zdawania i odbioru kluczy do kancelarii tajnej, jak w pkt. III.5, dokonywać należy w zarejestrowanej książce ewidencji kluczy, znajdującej się u dyżurnego portiera Urzędu. Książka ewidencji kluczy musi zawierać instrukcję pobierania kluczy oraz wykaz osób, którym te klucze mogą być wydawane. 7. Klucze wymienione w pkt. III.5, wymagają zabezpieczania w kasecie metalowej; kaseta wymaga zamykania na klucz i oplombowania. Klucz od kasety dyżurny portier zabezpiecza w sposób uniemożliwiający pobranie kluczy przez osobę nieuprawnioną. IV. DOSTĘP DO INFORMACJI NIEJAWNYCH 1. Informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową oznaczone klauzulą "poufne", mogą być udostępniane pracownikom zatrudnionym na stanowiskach określonych w wykazie stanowisk, jak w pkt XIII.3. pkt 2 2. Informacje niejawne, jak w pkt. IV.1, mogą być udostępniane wyłącznie pracownikowi uprawnionemu do dostępu do informacji niejawnych o określonej klauzuli tajności. 3. Uzyskanie uprawnień do dostępu do informacji niejawnych może nastąpić po spełnieniu łącznie dwóch przesłanek: a/ po przeprowadzeniu postępowania sprawdzającego i po uzyskaniu przez danego pracownika poświadczenia bezpieczeństwa, 2

4 b/ po przeszkoleniu pracownika, w zakresie ochrony informacji niejawnych, kończącego się wydaniem określonego przepisami zaświadczenia. 4. Postępowanie sprawdzające zwykłe do dostępu do informacji niejawnych, stanowiących tajemnicę służbową, oznaczonych klauzulą poufne, a także w związku z dostępem do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową, oznaczonych klauzulą zastrzeżone, przeprowadza Pełnomocnik Ochrony, na pisemne polecenie Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego. 5. Każda osoba, w odniesieniu do której będzie przeprowadzane postępowanie sprawdzające obowiązana jest : - wyrazić zgodę na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego. - własnoręcznie, w sposób dokładny i zgodny z prawdą, wypełnić określoną przepisami ankietę bezpieczeństwa osobowego, 6. Odmowa poddania się postępowaniu sprawdzającemu, ze strony osoby, która jest lub miałaby być zatrudniona na stanowisku w Urzędzie z którym związany będzie dostęp do informacji niejawnych, a więc nie uzyskanie poświadczenia bezpieczeństwa warunkującego dostęp do informacji podlegających ochronie może skutkować: a/ przeniesieniem danego pracownika na stanowisko nie związane z informacjami stanowiącymi tajemnicę, b/ rozwiązaniem umowy o pracę w przypadku niemożności zmiany stanowiska, jak w lit. a/, c/ niemożnością zatrudnienia na danym stanowisku, w odniesieniu do osoby ubiegającej się o zatrudnienie w Urzędzie. 7. Nie wydanie przez ABW lub przez Pełnomocnika Ochrony, a więc nie uzyskanie poświadczenia bezpieczeństwa, między innymi z przyczyn ukrywania lub niezgodnego z prawdą podania przez osobę sprawdzaną w postępowaniu sprawdzającym informacji zawartych w ankiecie bezpieczeństwa osobowego, może powodować skutki jak w pkcie IV Akta zakończonych postępowań sprawdzających prowadzonych przez Pełnomocnika Ochrony, związanych z dostępem do informacji stanowiących tajemnicę służbową oznaczonych klauzulą "poufne" i "zastrzeżone", przechowuje Pełnomocnik Ochrony w szafie pancernej, zamykanej i plombowanej. Zasady udostępniania tych akt określa art. 42 ust. 3 ustawy o ochronie informacji niejawnych. V. ZAKRES UDOSTĘPNIANIA INFORMACJI NIEJAWNYCH 1. Zakres udostępnianych pracownikowi Urzędu informacji niejawnych warunkuje posiadanie przez niego stosownego i ważnego poświadczenia bezpieczeństwa. 2. Udostępnienie informacji stanowiącej tajemnicę służbową określonej osobie lub instytucji, która nie posiada stosownego poświadczenia bezpieczeństwa, może nastąpić za pisemną zgodą Prezydenta Miasta i tylko w odniesieniu do informacji wytworzonych w Urzędzie. 3. Udostępnienie określonej osobie lub instytucji, która nie posiada stosownego poświadczenia bezpieczeństwa, informacji stanowiących tajemnicę służbową, otrzymanych przez Urząd, może nastąpić po uzyskaniu pisemnej zgody jednostki, która te informacje wytworzyła. VI. UDOSTĘPNIENIE INFORMACJI NIEJAWNYCH 1. Informacje niejawne mogą być udostępnione wyłącznie pracownikom dającym rękojmię zachowania tajemnicy i tylko w zakresie niezbędnym do załatwienia konkretnej sprawy. 2. Kancelaria tajna odmawia udostępnienia lub wydania dokumentu, zawierającego informacje stanowiące tajemnicę służbową oznaczone klauzulą "poufne, pracownikowi nie posiadającemu stosownego i ważnego poświadczenia bezpieczeństwa. 3. Dokumenty zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową oznaczone klauzulą "poufne" mogą być udostępnione tylko pracownikowi wyznaczonemu w imiennej 3

5 dekretacji Prezydenta Miasta, dokonanej w sposób trwały na dokumencie, której ta dekretacja dotyczy. 4. Dokumenty, o których mowa w pkt. VI.3, mogą być udostępnione pracownikowi uprawnionemu, na miejscu, w kancelarii tajnej lub też mogą być one wydane poza kancelarię tajną w przypadkach określonych w pkt. III 2 oraz gdy pracownik pobrany dokument w tym samym dniu zwróci do kancelarii tajnej. 5. Kierownik kancelarii tajnej w każdym przypadku uzgadnia z pracownikiem wyznaczonym imienną dekretacją, jak w pkt. VI.3 i pkt. VI.4, zasadność wydania dokumentu poza kancelarię tajną i możliwości zapewnienia ochrony tych dokumentów przed nieuprawnionym ujawnieniem, a następnie wydaje dokument uprawnionemu pracownikowi. 6. Dokumenty, jak w pkt. VI.4, mogą być wydane wyłącznie za pokwitowaniem dokonywanym w rubryce Nr 13 dziennika korespondencji. 7. Zwrot pobranych z kancelarii tajnej dokumentów, następuje za pokwitowaniem dokonanym przez kierownika kancelarii tajnej, w rubryce Nr 14 dziennika korespondencji. 8. Fakt zapoznania się przez uprawnionego pracownika z dokumentem zawierającym informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową oznaczone klauzulą "poufne", odnotowuje się na tym dokumencie. Adnotacji o zapoznaniu się z dokumentem dokonuje każdy pracownik, któremu dany dokument został udostępniony. VII. WYKONYWANIE DOKUMENTÓW ZAWIERAJĄCYCH INFORMACJE NIEJAWNE 1. Dokumenty zawierające informacje stanowiące tajemnicę oznaczone klauzulą "poufne", mogą być sporządzane przez pracowników załatwiających daną sprawę i posiadajcych uprawnienie do dostępu do informacji o określonej klauzuli. 2. Propozycję przyznania klauzuli tajności na sporządzanym dokumencie przedstawia pracownik sporządzający dokument. 3. Klauzulę tajności jaką ma być oznaczony dany dokument, przyznaje pracownik, który jest upoważniony do podpisania dokumentu. Postępowanie w sprawie obniżenia, podwyższenia lub zniesienia klauzuli tajności reguluje art. 21 ustawy o ochronie informacji niejawnych. 4. Wykonanie czystopisu dokumentu zawierającego informacje stanowiące tajemnicę, może być powierzone wyłącznie pracownikowi posiadającemu stosowne do rodzaju klauzuli poświadczenie bezpieczeństwa. 5. Rękopisy sporządzonych dokumentów, zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę, muszą być wykonane w brulionach uprzednio zarejestrowanych w kancelarii tajnej. Z wykorzystanych brulionów pracownik za nie odpowiedzialny rozlicza się w kancelarii tajnej. 6. Sporządzone i wykonane w Urzędzie dokumenty zawierające informacje stanowiące tajemnicę, jak w pkt.vii.l., muszą posiadać wszystkie wymagane oznaczenia określone rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 października 2005 roku w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności (Dz. U. z 2005 r. Nr 205, poz. 1696). 7. Sporządzone i wykonane w Urzędzie dokumenty, jak w pkt. VII.1., podlegają zarejestrowaniu według zasad określonych w pkt. II.1, 2 i Dokumenty zawierające informacje niejawne muszą być wykonywane tylko w takiej ilości egzemplarzy, jaka jest niezbędna dla załatwienia sprawy, a więc z wyeliminowaniem zbędnych egzemplarzy. 9. Dokumenty o klauzuli poufne należy wykonywać bez używania sieci lub systemu komputerowego. 4

6 VIII. WYKONYWANIE DOKUMENTÓW ZAWIERAJĄCYCH INFORMACJE NIEJAWNE O KLAUZULI ZASTZREŻONE ZA POMOCĄ KOMPUTERA Pracownicy, którzy do opracowywania i wykonywania dokumentów zawierających informacje stanowiące tajemnicę służbową, wykorzystują urządzenia komputerowe, OBOWIĄZANI są zabezpieczać informacje podlegające ochronie przed ich nieuprawnionym ujawnieniem, a także przed dotarciem do tych informacji przez osoby, które nie powinny zapoznać się z ich treścią. W zakresie tym konieczne jest aby : 1) pracownicy, którzy sami korzystają z komputera, gdy komputer związany jest z określonym stanowiskiem pracy, dokonywali codziennego uruchamiania i wyłączania komputera za pomocą nazwy użytkownika i hasła, które znane byłyby tylko temu jednemu pracownikowi. Nazwa użytkownika i hasło stanowią "klucz" do uruchomienia komputera. 2) w przypadku potrzeby zachowania tekstu zawierającego informacje niejawne, wykonywanego za pomocą komputera : a/ nie stosować jego rejestrowania (zapisu) na dysku twardym, a więc w stałej pamięci komputera, natomiast b/ po zakończeniu pracy(edycji dokumentu),zapisać go na nośnik przenośny (dyskietkę) 3) dyskietka, na których została zarejestrowana informacja stanowiąca tajemnicę, a więc podlegająca ochronie i która może być potrzebna do późniejszego wykorzystania, jak w pkt. VIII.2b., powinna być zarejestrowana w Dzienniku Korespondencji Dokumentów o odpowiedniej klauzuli, jako nośnik informacji podlegającej ochronie, 4) w przypadku wykonywania dokumentów przy wykorzystaniu komputera, gdy nie zachodzi potrzeba zachowania tekstu dokumentu na elektronicznym nośniku magnetycznym, a więc w przypadku wykorzystywania komputera jedynie jako maszyny do pisania, nie stosować zapisu dokumentu zarówno na dysk twardy, jak też na dyskietkę, a po zakończeniu drukowania dokumentu w niezbędnej ilości egzemplarzy zakończyć edycję tego dokumentu wychodząc z edytora bez zapisu tego dokumentu. 5) zapis utrwalony i zachowany na dyskietce, jak w pkt. VIII.3, z chwilą uznania za nie podlegający dalszemu archiwizowaniu /przechowywaniu/ podlegał skasowaniu poprzez: a/ wykasowanie tekstu, b/ sformatowanie pełne dyskietki, skutkiem czego wcześniejsze zapisy dokonane na dyskietce ulegają skasowaniu, c/ fizyczne zniszczenie dyskietki. 6) po fakcie dokonania zmiany zapisu lub wykasowania zapisu pierwotnego na dyskietce, (pkt. VIII.5) dokonać zmian w zapisach ewidencyjnych w odniesieniu do dyskietek w odpowiednim Dzienniku Korespondencyjnym. 7) w przypadku zmiany pracownika korzystającego z komputera np. związanego z przemieszczeniem komputera na inne stanowisko pracy, aby pracownik wcześniej pracujący na danym komputerze dokonał oczyszczenia pamięci komputera, a więc wykasowania zarejestrowanych w pamięci stałej komputera( na dysku twardym) informacji, eliminując nawet przypadkowe ich odczytanie. 8) zmiana użytkownika komputera nie mogła nastąpić bez wiedzy pracownika wcześniej pracującego na tym komputerze, zmiana powyższa może nastąpić dopiero w przypadku oczyszczenia pamięci stałej komputera( dysku twardego), pkt VIII.7 i uzyskania zapewnienia pracownika, ze na dysku twardym nie ma informacji podlegających ochronie, a szczególnie informacji stanowiących tajemnicę służbową. Pełne formatowanie dysku twardego jest w tych warunkach najlepszym sposobem na wyczyszczenie dysku z jego zawartości 5

7 IX. GROMADZENIE DOKUMENTÓW ZAWIERAJĄCYCH INFORMACJE NIEJAWNE 1. Dokumenty zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową oznaczone klauzulą "poufne", podlegają gromadzeniu w teczkach akt oznaczonych właściwą klauzulą tajności. 2. Dokumenty ostatecznie załatwionych spraw, po zakończeniu roku, wymagają wszywania do teczek akt, zgodnie z rzeczowym podziałem akt. Całość zawartości teczki kwalifikuje się według dokumentu o najwyższej klauzuli tajności. 3. Dokumenty zawierające informacje, jak w pkt. IX.l., muszą być przechowywane w kancelarii tajnej, w szafach pancernych, jak w pkt. III Dokumenty, jak w pkt. IX.1., mogą być okresowo przechowywane poza kancelarią tajną, jeśli wydane zostaną na podstawie zasad określonych w pkt. III.2 i pkt VI.6. Po załatwieniu sprawy pobrane dokumenty podlegają natychmiastowemu zwróceniu tzn. przekazaniu do kancelarii tajnej jak w pkt. VI Organizacja pracy kancelarii tajnej musi zapewnić możliwość ustalenia w każdych okolicznościach, gdzie znajduje się dokument zawierający wiadomości stanowiące tajemnicę. Wymagania te wymuszają udokumentowanie każdorazowego pobrania i zwrotu każdego dokumentu, co wiąże się z wymogiem zachowania ciągłości odpowiedzialności za udostępniany i zwracany do kancelarii tajnej dokument. 6.Okres przechowywania akt oznaczanych klauzulą "poufne" i zastrzeżone, - określają postanowienia art. 25 ust 3 ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz 16 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 października 2005 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 208 poz. 1741) X. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA DOKUMENTY ZAWIERAJĄCE INFORMACJE STANOWIĄCE TAJEMNICĘ 1. Odpowiedzialność za dokumenty stanowiące tajemnicę służbową oznaczone klauzulą "poufne", ponosi każdy pracownik, któremu dokument zawierający te informacje został przekazany lub udostępniony. 2. Odpowiedzialność za dokument zawierający informacje, o których mowa w pkt. X.l., rozpoczyna się od chwili pokwitowania odbioru dokumentu, a kończy się w momencie przekazania dokumentu do kancelarii tajnej. 3. Odpowiedzialność pracownika, któremu powierzono dokument zawierający informacje podlegające ochronie polega na: a/ stworzeniu warunków do ochrony dokumentów przed nieuprawnionym ujawnieniem, b/ zabezpieczeniu dokumentów w szafie pancernej, przez cały okres niezbędny do realizacji zadań związanych z dostępem do informacji zawartych w treści posiadanych dokumentów, c/ wyeliminowaniu ewentualności utraty dokumentu, d/ nie udostępnianiu dokumentów innym osobom bez wyraźnej zgody, wyrażonej w drodze rozszerzenia imiennej dekretacji dokonanej przez Prezydenta Miasta, jak w pkt. VI.3., e/ dopilnowaniu, by osoby dodatkowo uprawnione do zapoznania się z treścią dokumentu, dokonały stosownych zapisów stwierdzających ten fakt, według zasad określonych w pkt. VI Odpowiedzialność za prawidłową ewidencję dokumentów ponosi kierownik kancelarii tajnej, w którego zakresie działania występują dokumenty podlegające ochronie. 5. Kierownik kancelarii tajnej odpowiada za wszystkie dokumenty, których odbiór został przez niego potwierdzony, a więc za: a / dokumenty, które wpłynęły do Urzędu, b/ egzemplarze dokumentów wykonanych w Urzędzie, które pozostają w aktach Urzędu, c/ dokumenty zwrócone przez pracowników, po załatwieniu sprawy. 6. Kierownik kancelarii tajnej oraz Pełnomocnik Ochrony obowiązani są do prowadzenia bieżącej kontroli na stanowiskach pracy Urzędu, w zakresie postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne, które zostały udostępnione pracownikom, jak w pkt. III.2. i 3. 6

8 XI. KANCELARIA TAJNA ZADANIA W ZAKRESIE OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH 1. Kancelaria tajna, jak w pkt. II.1., wymaga zabezpieczenia i wyposażenia, określonego w 5 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 października 2005 roku w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych (Dz.U. z 2005 r. Nr 208, poz. 1741). 2. W kancelarii tajnej gromadzeniu podlegają dokumenty oznaczone klauzulą "poufne". Dokumenty stanowiące tajemnicę państwową podlegają fizycznemu oddzieleniu od dokumentów stanowiących tajemnicę służbową, poprzez przechowywanie tych dokumentów w odrębnych szafach pancernych, jak w pkt. III.l. 3. Do obowiązków Kierownika kancelarii tajnej, oprócz zadań wymienionych w: a/ pkt. II, dotyczącym ewidencji dokumentów otrzymanych i wykonanych b/ pkt. III, dotyczącym zabezpieczania informacji niejawnych c/ pkt. VI, dotyczącym udostępniania informacji niejawnych, d/ pkt. IX, dotyczącym gromadzenia i przechowywania dokumentów, e/ pkt. X, dotyczącym odpowiedzialności na dokumenty zawierające informacje stanowiące tajemnicę, n a l e ż y t a k ż e: 1/ bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych w wydziałach i na innych stanowiskach pracy Urzędu, 2/ egzekwowanie zwrotu dokumentów zawierających informacje niejawne, 3/ kontrola przestrzegania właściwego oznaczania dokumentów zawierających informacje niejawne, wykonanych w Urzędzie. 4. a/ Kancelaria tajna przygotowuje dokumenty stanowiące tajemnicę państwową i służbową, do wysyłki, uwzględniając zasady zawarte w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz.U. z 2005 r. Nr 200, poz. 1650). b/ Kancelaria tajna wysyła materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową i służbową - za pośrednictwem Poczty Specjalnej Wojewódzkiej Komendy Policji w Kielcach, - za pośrednictwem przedsiębiorstwa "Poczta Polska", lub doręcza je osobiście odbiorcom miejscowym, na podstawie książki doręczeń przesyłek miejscowych. XII. KANCELARIA TAJNA - DOSTĘPNOŚĆ DO POMIESZCZEŃ KANCELARII 1. Kancelarią tajną kieruje Kierownik Kancelarii, wyznaczony przez Prezydenta Miasta, na wniosek Pełnomocnika Ochrony. 2. Kancelaria tajna prowadzona jest w obsadzie jednoosobowej. 3. Do Kancelarii Tajnej prawo wstępu mają: a/ Prezydent Miasta b/ Kierownik Kancelarii Tajnej c/ Sekretarz Gminy Nacz. Wydz. Organizacyjno - Prawnego d/ Pełnomocnik Ochrony 4. Pracownicy korzystający z materiałów zawierających informacje stanowiące tajemnicę, odbierający dokumenty lub dokonujący zwrotu dokumentów po załatwieniu sprawy, przekazujący dokumenty do zarejestrowania i do wysyłki, a także oczekujące pomocy lub instruktażu w zakresie zagadnień związanych z ochroną informacji niejawnych, mają prawo do przebywania i wejścia do kancelarii tajnej 5. W przypadku zmiany na stanowisku kierownika kancelarii tajnej, osoba przejmująca kancelarię, ma prawo samodzielnego wejścia do pomieszczeń kancelarii, z chwilą podpisania protokołu przejęcia kancelarii tajnej. 7

9 XIII. POSTĘPOWANIE Z INFORMACJAMI NIEJAWNYMI OZNACZONYMI KLAUZULĄ ZASTRZEŻONE 1. Do obiegu dokumentów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową oznaczone klauzulą zastrzeżone stosuje się przepisy instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w Urzędzie. 2. Zasady postępowania z dokumentami zawierającymi informacje o klauzuli zastrzeżone, jak w pkt. XIII.1, określają SZCZEGÓŁOWE WYMAGANIA, stanowiące załącznik nr 5 do Planu Ochrony Dostęp do informacji oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" mają pracownicy posiadający poświadczenie uprawniające do dostępu do dokumentów o klauzuli zastrzeżone lub do klauzuli wyższej wyłącznie w zakresie określonym w art. 3 ustawy o ochronie informacji niejawnych. 2. Pełnomocnik Ochrony zgodnie z Zarządzeniem Nr I/551/2004 Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiedo z dnia 13 października 2004 r w sprawie określenia stanowisk w Urzędzie Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego, z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych, prowadzi wykaz stanowisk odrębnie dla każdej klauzuli. XIV. NADZÓR W ZAKRESIE OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH Pełnomocnik do Spraw Ochrony realizując zadania określone ustawą o ochronie informacji niejawnych: 1) sprawuje nadzór nad realizacją zadań i przestrzeganiem przepisów określonych w Planie Ochrony. 2) sprawuje kontrolę w zakresie ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych, w odniesieniu do wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu. 3) wykonuje inne zadania przewidziane dla tego stanowiska w ustawie o ochronie informacji niejawnych. XV. ODPOWIEDZIALNOŚĆ KARNA, DYSCYPLINARNA i SŁUŻBOWA ZA NARUSZENIE PRZEPISÓW O OCHRONIE INFORMACJI NIEJAWNYCH 1. Odpowiedzialność karną osób, które dopuściły się przestępstwa lub czynu zabronionego przeciwko ochronie informacji niejawnych stanowiących tajemnicę państwową i tajemnicę służbową, określają przepisy Kodeksu Karnego, w artykułach od 265 do 269 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 roku, Kodeks Karny, (Dz. U. Nr 88 poz. 553 z późniejszymi zmianami) 2. W stosunku do pracowników, którzy nie przestrzegając wymagań związanych z ochroną informacji niejawnych i nierzetelnie wykonując swoje obowiązki, dopuszczą się uchybień w zakresie zabezpieczenia dokumentów i informacji podlegających ochronie, stwarzając warunki do ujawnienia tajemnicy osobom nieuprawnionym, mogą być zastosowane przewidziane prawem sankcje dyscyplinarne i służbowe. 3. Nie przestrzeganie zasad i nie realizowanie, bądź niewłaściwe realizowanie określonych w Planie Ochrony zadań związanych z ochroną informacji niejawnych, występujących w działalności Urzędu, powodować może zastosowanie sankcji, jak w pkt. XV.2. XVI. USTALENIA KOŃCOWE 1. Naczelnicy wydziałów, kierownicy referatów, a także Pełnomocnik Ochrony: a/ zapoznają podległych pracowników z ustaleniami Planu Ochrony, b/ zapewnią bieżące przestrzeganie postanowień Planu Ochrony w zakresie ochrony informacji niejawnych, mogących występować w działalności kierowanej komórki organizacyjnej. 2. Osoby, jak w pkt. XVI.l., wprowadzą jako obowiązującą zasadę, zapoznawania z Planem Ochrony wszystkie osoby, które podejmują pracę w Urzędzie. 8

10 3. W przypadkach przyjmowania przez Urząd stażystów i praktykantów zobowiązuję Pełnomocnika Ochrony do zapoznania w/w osób pod kątem prawnie chronionych informacji, z jakimi mogą się zapoznać w trakcie wykonywania swoich obowiązków oraz o odpowiedzialności za ich ujawnienie. 4.W przypadku wystąpienia wątpliwości, a także potrzeby przybliżenia zasad dotyczących realizacji zadań związanych z ochroną informacji niejawnych, sporządzania i wykonania dokumentów zawierających informacje stanowiące tajemnicę państwową i tajemnicę służbową, pracownicy Urzędu mogą w każdym czasie zwracać się o wyjaśnienia czy też instruktaż do: a/ Pełnomocnika Ochrony, b/ Kierownika Kancelarii Tajnej. 5. Zagadnienia wymienione w załączniku Nr w pkt. II. ppkt. 1, 2, 3 i 4 zgodnie z Ordynacją podatkową objęte są tajemnicą skarbową i podlegają oznaczeniu klauzulą "tajemnica skarbowa". Sposób postępowania z tymi informacjami określają przepisy ustawy Ordynacja podatkowa z dnia 29 sierpnia 1997 r. (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późniejszymi zmianami) i nie dotyczą ich zasady i tryb postępowania dotyczący ewidencji i korespondencji wynikające z postanowień Planu Ochrony. 6. Informacje wymienione w załączniku Nr 3 i załączniku Nr 4 stanowią tajemnicę służbową lecz nie dotyczą ich postanowienia pkt. II 3 lit. a, b, c, pkt. II 4 a Planu Ochrony z uwagi na to, iż udostępnianie tych informacji na zewnątrz Urzędu regulują postanowienia aktów prawnych przytoczonych w w/w załącznikach. 7. Wykaz zbiorów danych osobowych Urzędu zarejestrowanych u Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych stanowi załącznik Nr 4 do Planu Ochrony. 8. Integralną część Planu Ochrony stanowią załączniki w ilości - 5 szt. 9

11 Załącznik nr 1 do PLANU OCHRONY Tajemnicą służbową o klauzuli "poufne", w przypadku gdy ich nieuprawnione ujawnienie powodowałoby szkodę dla interesów państwa, interesu publicznego lub prawnie chronionego interesu obywateli objęte są następujące informacje: I. ze względu na art. 23 ust.2 pkt. 1 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631) 1. Plan Obrony Cywilnej miasta Ostrowca Świętokrzyskiego. 2. Prowadzenie postępowań sprawdzających oraz ankiety bezpieczeństwa osobowego osób zatrudnionych na stanowiskach, z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych o klauzuli poufne 3. Korespondencja z Agencją Bezpieczeństwa Wewnętrznego. 4. Informacje uzyskane spoza Urzędu, którym nadawca nadał klauzulę poufne III. ze względu na Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 18 maja 2001 r. (Dz. U. z 2001 r. Nr 56, poz. 589) w sprawie materiałów geodezyjnych i kartograficznych oznaczonych klauzulą "poufne" - materiały geodezyjne i kartograficzne oznaczone klauzulą poufne

12 Załącznik nr 2 do PLANU OCHRONY Tajemnicą służbową o klauzuli "zastrzeżone", w przypadku gdy ich nieuprawnione ujawnienie mogłoby spowodować szkodę dla prawnie chronionych interesów obywateli albo jednostki organizacyjnej objęte są następujące informacje: I. ze względu na art. 23 ust.2 pkt. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631) 1. Plan operacyjny funkcjonowania miasta Ostrowca Świętokrzyskiego w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny. 2. Dokumentacja przekazywania sygnałów alarmowych w Systemie Wczesnego Ostrzegania i Alarmowania Ludności. 3. Wnioski o nałożenie świadczeń osobistych i rzeczowych. 4. Plan działania stałego dyżuru Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego. 5. Dokumentacja Akcji Kurierskiej. 6. Prowadzenie prac reklamacyjnych (na wniosek) w stosunku do osób, które podlegają obowiązkowi służby wojskowej. 7. Wnioski o nałożenie świadczeń osobistych i rzeczowych. 8. Prowadzenie postępowań sprawdzających oraz ankiety bezpieczeństwa osobowego osób zatrudnionych na stanowiskach z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone. 9. Obsługa poczty specjal;nej. 10. Szczegółowe Wymagania Bezpieczeństwa Sieci Komputerowej 11. Loginy użytkowników systemu komputerowego 12. Wnioski w sprawie nadania orderów, medali i odznaczeń. 13. Plan ochrony fizycznej, elektronicznej i dozoru kamer obiektów Urzędu. 14. Dokumentacja techniczna sieci komputerowej. 15. Kody systemów alarmowych Urzędu. 16. Przygotowanie nieruchomości do sprzedaży - do czasu sporządzenia projektu uchwały Rady Miasta. 17. Sprawy dotyczące nabywania nieruchomości do zasobu gminnego - do czasu sporządzenia projektu uchwały Rady Miasta. 18. Przekształcenia prywatyzacyjne w spółkach gminnych do czasu przygotowania projektu uchwały Rady Miasta. 19. Sprawy dotyczące wykupów terenów pod inwestycje miejskie - do czasu zakończenia procedury wykupów wszystkich terenów objętych granicami inwestycji, z zastrzeżeniem nie ujawniania nazwisk osób zbywających. 20. Inwestycje, których ujawnienie przed podjęciem ostatecznej wersji (do czasu podania ich do publicznej wiadomości) może być niecelowe lub powodujące szkodę. 21. Informacje uzyskane spoza Urzędu, którym nadawca nadał klauzulę zastrzeżone. II. ze względu na art i 2 pkt 1,2,3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 z późniejszymi zmianami), 1. Informacje składane przez podatników, płatników, właścicieli i inkasentów zawarte w kartach podatkowych. 2. Akta postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, spraw karno - skarbowych. 3. Akta czynności sprawdzających. 4. Dane przekazywane w formie tytułów wykonawczych do egzekucji administracyjnej i sądowej.

13 Załącznik nr 3 do PLANU OCHRONY INFORMACJE stanowiące tajemnice służbową, które są chronione na podstawie niżej wymienionych aktów prawnych I. ze względu na art. 3 ust. 3, 4 i 5 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 123 poz z późniejszymi zmianami) Udzielanie porad prawnych oraz informacje uzyskane przez radców prawnych w związku z wykonywaniem obsługi prawnej Urzędu. II. ze względu na art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 z późniejszymi zmianami), art. 23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16 poz. 93 z późniejszymi zmianami) oraz art. 30 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926 z późniejszymi zmianami) 1. Akta osobowe pracowników Urzędu. 2. Akta osobowe dyrektorów placówek oświatowych. 3. Wynagrodzenia pracowników Urzedu. 4. Informacje dotyczące sytuacji materialnej pracowników i emerytów Urzędu ubiegających się o przyznanie zapomóg z ZFŚS. III. ze względu na art. 96 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19 poz. 177 z późniejszymi zmianami) Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. IV. ze względu na art. 40 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926 z późniejszymi zmianami) Zbiory danych zarejestrowanych u Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Wykaz zbiorów zarejestrowanych przedstawia załącznik Nr 4 do Planu Ochrony. V. ze względu na art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926 z późniejszymi zmianami) Dokumentacja związana z podjęciem działań związanych z leczeniem odwykowym. VI. ze względu na art. 29 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926 z późniejszymi zmianami) oraz art. 24 ust. 4 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. prawo geodezyjne i kartograficzne (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 240 poz. 2027)

14 1. Udostępnianie gruntów Gminy (zbywanie, najem, dzierżawa, użyczenie) 2. Nabywanie gruntów do zasobu gminnego. 3. Prowadzenie rejestrów ewidencji użytkowników wieczystych, najemców, ewidencji nieruchomości obiętych postępowaniem o ustalenie opłaty adiacenckiej, rejestry lokali mieszkalnych i użytkowych. 4. Nabywanie gruntów pod inwestycje. 5. Oznaczenie strony w decyzji o podziale nieruchomości i decyzji o rozgraniczeniu nieruchomości. 6. Dostęp do bazy danych ewidencji gruntów i budynków miasta Ostrowca Świętokrzyskiego prowadzonej przez Starostę Ostrowieckiego bez prawa udostępniania informacji w niej zawartych osobom trzecim. VII. ze względu na art. 3 ust. 1 i 2, art. 27 ust. 1, art. 29 ust. 1,2,3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz 926 z późniejszymi zmianami) oraz art. 44g ust. 1 i 2, art. 44h ust. 1 do 10 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 87 poz. 960 z późniejszymi zmianami) Dane wynikające z ewidencji ludności i dowodów osobistych VIII. ze względu art. 11 ust. 11 i art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 12 kwietnia 2001 r. Ordynacja wyborcza do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej i Senatu Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2001 r. Nr 46 poz. 499 z późniejszymi zmianami), art. 37 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 września 1990 o wyborze Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity Dz. U. z 2000 r. Nr 47 poz. 544 z późniejszymi zmianami), art. 35 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 16 lipca 1998 r. Ordynacji wyborczej do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw ( tekst jednolity Dz. U. z 2003 r. Nr 159 poz z późniejszymi zmianami) oraz art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta (Dz. U. z 2002 r. Nr 113 poz. 984 z późniejszymi zmianami). Rejestr wyborców i spis wyborców. IX. ze względu na art. 83 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1986 r. o aktach stanu cywilnego ( tekst jednolity Dz. U. z 2004 r. Nr 161 poz. 1688). Informacje dotyczące stanu cywilnego obywateli. X. ustawa z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jednolity Dz. U. z 2003 r. Nr 153 poz z późniejszymi zmianami) Informacje w zakresie tajemnicy przedsiębiorstwa.

15 Załącznik nr 4 do PLANU OCHRONY WYKAZ ZBIORÓW DANYCH OSOBOWYCH URZĘDU ZAREJESTROWANYCH u GENERALNEGO INSPEKTOR OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH WYDZIAŁ ORGANIZACYJNO - PRAWNY Lp. Nazwa zbioru UWAGI 1. Zbiór danych dotyczących korespondencji przychodzącej i wychodzącej 2. Baza danych osobowych dotycząca Radnych Rady Miasta. 3. Zbiór danych oferentów biorących udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego 4. Zbiór danych osobowych do prowadzenia ewidencji osób wchodzących w skład Rad Osiedlowych WYDZIAŁ FINANSOWY 1. Zbiór osób fizycznych, którym wydawane są zaświadczenia o stanie majątkowym i niezaleganiu w podatku. 2. Zbiór osób fizycznych, na których ciąży obowiązek podatkowy w podatku leśnym kartoteka + komp. 3. Zbiór osób fizycznych na których ciąży obowiązek podatkowy z tytułu posiadania psa 4. Zbiór osób fizycznych, na których ciąży obowiązek podatkowy w podatku rolnym 5. Zbiór osób fizycznych, na których ciąży obowiązek podatkowy w podatku od nieruchomości 6. Lista osób które otrzymały mandaty kredytowe Straży Miejskiej 7. Zbiór osób fizycznych, na których ciąży obowiązek podatkowy w podatku od środków transportowych. WYDZIAŁ MIENIA KOMUNALNEGO 1. Zbiór osób, które otrzymały grunt pod garażem w użytkowanie wieczyste oraz nieodpłatnie własność garażu 2. Ewidencja osób, które wykupiły mieszkania komunalne 3. Ewidencja płatników opłat adiacenckich 4. Zbiór osób, które ubiegają się o wykupienie mieszkania komunalnego 5. Zbiór osób ubiegających się o przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności 6. Rejestr dzierżawców gruntów Gminy Ostrowiec kartoteka + komp. 7. Rejestr najemców garaży 8. Rejestr osób ubiegających się o nabycie nieruchomości 9. Zbiór osób, które ubiegają się o uwłaszczenie garaży, usytuowanych na gruntach stanowiących własność Gminy 10. Rejestr wieczystych użytkowników 11. Zbiór osób, które są umieszczone w ewidencji gruntów i budynków miasta Ostrowca Św.

16 WYDZIAŁ ROZWOJU MIASTA 1. Ewidencja Komitetów Czynowych w zakresie infrastruktury technicznej 2. Ewidencja osób, których nieruchomościom nadaje się numery 3. Zbiór osób, którym wydano decyzje o podziale nieruchomości 4. Zbiór osób, którym wydano postanowienie o wszczęciu postępowania rozgraniczającego oraz którym wydano decyzje o rozgraniczeniu 5. Ewidencja osób, których grunty będące w wieczystym użytkowaniu, użytkowaniu i zarządzie, podlegają komunalizacji 6. Ewidencja osób, od których zostaną nabyte grunty pod inwestycje miejskie 7. Ewidencja osób, którym wydawane są zaświadczenia o zabudowie działki i jej położeniu 8. Ewidencja osób, którym wydano decyzje o ustaleniu warunków zabudowy i zagospodarowania terenu WYDZIAŁ GOSPODARKI KOMUNALNEJ i OCHRONY ŚRODOWISKA 1. Wykaz osób i firm ubiegających się o zezwolenie na zjazdy z dróg 2. Wykaz osób i firm ubiegających się o zezwolenie na zajęcie pasa drogowego 3. Zbiór danych dotyczących korespondencji wychodzącej i przychodzącej 4. Rejestr osób, którym wydano decyzje na lokalizację w pasach drogowych będących w zarządzie Gminy Ostrowiec Św. urządzeń nie służących drodze 5. Rejestr osób, których decyzje o Warunkach Zabudowy i Zagospodarowania Terenu oraz o zatwierdzeniu projektu budowlanego i wydaniu pozwolenia na budowę przesłano celem wydania opinii 6. Rejestr Społecznych Komitetów Budowy inwestycje 7. Rejestr osób występujących o zajęcie pasa zieleni pasa drogowego 8. Ewidencja osób zgłaszających wnioski o likwidację uciążliwości wynikających z nieprzestrzegania przepisów ochrony środowiska 9. Ewidencja osób ukaranych karami pieniężnymi za nielegalne usuwanie lub niszczenie drzew, krzewów i terenów zielonych 10. Ewidencja osób, którym udzielono pożyczkę lub dotację z Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej 11. Ewidencja osób, którym udzielono zezwolenia na usuwanie drzew i krzewów 12. Wykaz posiadaczy psów z terenu miasta Ostrowca Świętokrzyskiego 13. Wykaz właścicieli i władających gruntami położonymi w obrębie stref ochronnych wokół zakładów przemysłowych 14. Rejestr osób, którym wydano zezwolenie na posiadanie psa rasy uznawanej za agresywną

17 15. Wykaz osób ubiegających się o wydanie zaświadczenia stwierdzającego posiadanie gospodarstwa rolnego 16. Ewidencja osób podłączonych do kanalizacji miejskiej 17. Ewidencja osób zgłaszających zakłócenia stosunków wodnych 18. Rejestr osób zgłaszających wnioski o zalesienia 19. Ewidencja osób nie posiadających pojemników na gromadzenie odpadów na nieruchomości własnej 20. Ewidencja osób zgłaszających wnioski w zakresie prowadzonej selektywnej zbiórki odpadów 21. Ewidencja osób występujących o wskazanie sposobu i miejsca wykorzystania bądź unieszkodliwiania odpadów komunalnych WYDZIAŁ SPRAW SPOŁECZNO ADMINISTRACYJNYCH 1. Ewidencja działalności gospodarczej nie podlega ochronie ze względu na zmianę ustawy Prawo działalności gospodarczej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2003 r. Nr 217 poz art. 7a ust. 2) 2. Ewidencja osób posiadających zezwolenia na handel uliczny 3. Ewidencja osób wykonujących krajowy drogowy przewóz osób 4. Ewidencja osób ubiegających się o wydanie zezwolenia na alkohol 5. Ewidencja osób ubiegających się o mieszkanie komunalne 6. Rejestr osób składających wnioski paszportowe przesyłane do oddziału 7. Ewidencja osób otrzymujących dowody tożsamości i osób które dowód zagubiły 8. Rejestr osób zameldowanych i wymeldowanych 9. Wykaz rejestr przedpoborowych 10. Lista poborowych WYDZIAŁ EDUKACJI Ewidencja nauczycieli szkół podstawowych i gimnazjów miasta Ostrowca Św. URZĄD STANU CYWILNEGO Urząd Stanu Cywilnego w Ostrowcu Świętokrzyskim kartoteka + komp. kartoteka + komp.

18 Załącznik nr 5 do PLANU OCHRONY SZCZEGÓŁOWE WYMAGANIA W zakresie ochrony informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową oznaczonych klauzulą ZASTRZEŻONE w Urzędzie Miasta Ostrowiec Św. Na podstawie art.20 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz.1631) oraz w związku z 15 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 października 2005 roku w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnej (Dz. U. z 2005 r. Nr 208, poz. 1741), ustala się SZCZEGÓŁOWE WYMAGANIA i zasady postępowania z informacjami niejawnymi stanowiącymi tajemnicę służbową oznaczonymi klauzulą ZASTRZEŻONE. I. Szczegółowe Wymagania stanowią wewnętrzne uregulowania w odniesieniu do całokształtu zagadnień związanych z informacjami niejawnymi stanowiącymi tajemnicę służbową oznaczonymi klauzulą zastrzeżone, zwanymi dalej informacjami zastrzeżonymi, określające: 1/ zakres rzeczowy informacji zastrzeżonych, 2/ warunki dostępności do informacji zastrzeżonych: - postępowanie sprawdzające, - poświadczenie bezpieczeństwa, - przeszkolenie w zakresie ochrony informacji niejawnych, 3/ zasady ewidencjonowania dokumentów zastrzeżonych, 4/ obieg dokumentów zastrzeżonych: - otrzymanych przez Urząd, - wykonanych w Urzędzie, 5/ zasady udostępniania dokumentów zastrzeżonych, 6/ zakres udostępniania informacji zastrzeżonych, 7/ wymagania w zakresie opracowywania, oznaczania materiałów, w tym klauzulami tajności oraz sposobu umieszczania klauzul na tych materiałach, 8/ zasady kopertowania i zabezpieczania przesyłek zawierających informacje zastrzeżone, 9/ gromadzenie dokumentów zastrzeżonych, 10/ zasady przechowywania i zabezpieczania dokumentów zastrzeżonych, 11/ odpowiedzialność za informacje zastrzeżone, 12/ nadzór w zakresie ochrony informacji zastrzeżonych: - Kierowników komórek organizacyjnych - Pełnomocnika Ochrony. 1

19 II. Zakres rzeczowy informacji zastrzeżonych określa: 1) art.23 ust.2 pkt.2 ustawy o ochronie informacji niejawnych. 2) Załącznik Nr 2 do Planu Ochrony, w zakresie ochrony informacji niejawnych w Urzędzie. III. Uprawnienia do dostępu do informacji zastrzeżonych posiadają: 1) pracownicy, którzy uzyskali poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową oznaczonych klauzulą poufne. 2) pracownicy, którzy nabyli uprawnienia do dostępu do informacji zastrzeżonych w efekcie: a/ przeprowadzenia zwykłego postępowania sprawdzającego, wymagającego wypełnienia ankiety bezpieczeństwa osobowego, którego wzór określa załącznik Nr 2a do ustawy o ochronie informacji niejawnych. Zwykłe postępowanie sprawdzające, zgodnie z postanowieniami art.36 ust.1 pkt.1 i art.37 ust.1 ustawy o ochronie informacji niejawnych, przeprowadza Pełnomocnik Ochrony, b/ uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową oznaczonych klauzulą zastrzeżone. Poświadczenie bezpieczeństwa ważne jest przez okres 10 lat, licząc od daty jego wydania, c/ przeszkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych. Przeszkolenie pracownika kończy się wydaniem zaświadczenia stwierdzającego odbycie szkolenia. IV. 1.Dokumenty i materiały zawierające informacje zastrzeżone zarówno otrzymane, jak też i wykonane w Urzędzie podlegają obowiązkowemu ewidencjonowaniu. w Wydziale Spraw Obywatelskich dla wydziałów i komórek organizacyjnych mających siedzibę w budynkach Urzędu Miasta przy ul. Głogowskiego oraz odrębnie podlegają ewidencjonowaniu w Urzędzie Stanu Cywilnego mającego siedzibę przy ul. Siennieńskiej 2. Ewidencji dokumentów należy dokonać w dzienniku korespondencji, według wzoru, jak w załączniku nr 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 października 2005 roku w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych (Dz.U. z 2005 r. Nr 208, poz. 1741), a więc takim samym jaki jest wykorzystywany do ewidencji dokumentów poufnych. 3. Dziennik korespondencji, przed rozpoczęciem dokonywania zapisów, należy zarejestrować w kancelarii tajnej Urzędu. 4. Zapisów w dzienniku korespondencji należy dokonywać według wzoru określonego w załącznik Nr 1 do Szczegółowych Wymagań 5. Z chwilą zarejestrowania dokumentu, na każdym z dokumentów należy (na pieczątce wpływu) wpisać numer ewidencyjny, pod którym dany dokument został zarejestrowany. Numer rejestracyjny będzie jednocześnie numerem sprawy. 6. Dokumenty wykonane w Urzędzie należy zarejestrować w Dzienniku Ewidencji Wykonanych Dokumentów (DEWD) wg. wzoru stanowiącego załącznik Nr 2 do Szczegółowych Wymagań. 2

20 V.1.Dokumenty zastrzeżone, z chwilą otrzymania, przed lub po zarejestrowaniu w dzienniku korespondencji (według ustaleń Prezydenta Miasta) wymagają decyzji Prezydenta Miasta, w formie imiennej dekretacji dokonanej w sposób trwały na dokumencie, kierującej ten dokument do konkretnego pracownika do załatwienia. 2.Po uzyskaniu dekretacji, pracownik ewidencjonujący dokumenty przekazuje dokument wskazanemu w dekretacji pracownikowi: wpisując nazwisko pracownika w rubryce nr 13dziennika korespondencji, uzyskując potwierdzenie przyjęcia dokumentu w rubryce nr 13 tegoż dziennika. VI. 1. Dokumenty zawierające informacje zastrzeżone mogą być udostępnione uprawnionemu pracownikowi, o którym mowa w pkt III, wyłącznie za pokwitowaniem dokonanym, w trybie pkt V ust.2. 2.Dokumenty zastrzeżone mogą być udostępniane tylko temu pracownikowi, który wskazany został imienną dekretacją Prezydenta Miasta. 3.W przypadku potrzeby związanej z załatwieniem sprawy, zapoznania z treścią dokumentu innego pracownika, wymagane jest rozszerzenie pierwotnej dekretacji dokonanej na dokumencie. 4. Każdy pracownik, który zapoznał się z treścią dokumentu zastrzeżonego, dokonuje stosownej adnotacji fakt ten stwierdzającej, bezpośrednio na tym dokumencie. 5. Pracownik załatwiający sprawę dokonuje na dokumencie adnotacji informującej o sposobie załatwienia sprawy, z jednoczesnym wpisaniem numeru pisma, pod którym odpowiedź, a więc pismo załatwiające sprawę zarejestrowane zostało w dzienniku korespondencji. VII. 1. Informacje zastrzeżone mogą być udostępniane pracownikom uprawnionym, tylko w takim zakresie, jaki jest niezbędny do załatwienia konkretnej sprawy. 2. Informacje zastrzeżone mogą być udostępnione tylko pracownikom uprawnionym do dostępu do informacji określonych tą klauzulą, określone w pkt III ust. 1 i 2 i z uwzględnieniem ograniczenia określonego w ust.1. VIII. Dokumenty zawierające informacje zastrzeżone podlegają opracowaniu według zasad przewidzianych dla dokumentów zawierających informacje stanowiące tajemnicę, określonych Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 października 2005 roku w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli (Dz. U. z 2005 r., Nr 205, poz.1696), w myśl którego: 1) wykonany dokument zawierający informacje zastrzeżone wymaga następujących oznaczeń: a) w prawym górnym rogu ( pod datą) klauzula tajności zastrzeżone i numer egzemplarza na każdej stronie dokumentu, b) na każdej stronie, prawym dolnym rogu klauzula tajności "zastrzeżone" oraz pod tym numer kolejny strony łamane przez liczbę stron całego dokumentu, c) w lewym górnym rogu na pierwszej stronie dokumentu, numer dokumentu, składający się z symbolu literowo-cyfrowego komórki organizacyjnej i teczki akt oraz symbolu Z i po myślniku numer ewidencyjny, tj. numer, pod którym dany dokument zarejestrowany został w dzienniku korespondencji, ostatnim elementem numeru jest oznaczenie roku; 3