Instrukcja określająca sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli ZASTRZEŻONE w Urzędzie Miejskim w Radomiu

Transkrypt

1 Załącznik Nr 4 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Radomia Nr 3674/2013 z dnia 12 kwietnia 2013 r. ZATWIERDZAM:.. Podpis Prezydenta Miasta Radomia Instrukcja określająca sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli ZASTRZEŻONE w Urzędzie Miejskim w Radomiu Radom, dnia. Strona 1 z 12

2 Spis treści Spis treści...2 Znaczenie użytych terminów i skrótów...3 Wstęp...5 Rozdział I. Wymagania dotyczące dokumentów i materiałów oznaczonych klauzulą ZASTRZEŻONE...6 Rozdział II. Minimalne warunki dotyczące przetwarzania informacji niejawnych oznaczonych klauzulą ZASTRZEŻONE...7 Rozdział III. Miejsca ewidencji, gromadzenia i przechowywania materiałów i dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą ZASTRZEŻONE...8 Rozdział IV. Zasady przekazywania materiałów i dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą ZASTRZEŻONE...9 Rozdział V. Sposoby i miejsca wytwarzania, kopiowania i skanowania dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą ZASTRZEŻONE Rozdział VI. Zasady i sposoby niszczenia materiałów i dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą ZASTRZEŻONE Rozdział VII. Odpowiedzialność karna i dyscyplinarna Strona 2 z 12

3 Znaczenie użytych terminów i skrótów Ilekroć w Planie Ochrony Informacji Niejawnych Urzędu Miejskiego w Radomiu lub procedurach stanowiących załącznik do planu mowa jest o: ASTI należy przez to rozumieć administratora systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 52 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2010 r. poz. 182 nr 1228), BAG należy przez to rozumieć Biuro Administracyjno Gospodarcze Urzędu Miejskiego w Radomiu, BO należy przez to rozumieć Wydział Ochrony Urzędu Miejskiego w Radomiu, BSK należy przez to rozumieć Bezpieczne Stanowisko Komputerowe w Urzędzie Miejskim w Radomiu Czynnościach serwisowych należy przez to rozumieć wszelkie czynności związane z naprawą, konserwacją, sprzątaniem lub przeglądem technicznym infrastruktury technicznej służącej ochronie osób i mienia, GI należy przez to rozumieć grupę interwencyjną Straży Miejskiej, w obsadzie, co najmniej dwóch funkcjonariuszy Straży Miejskiej wyposażonych tak jak funkcjonariusz pełniący służbę na Posterunku Stałym a także w środek transportu, godziny urzędowania należy przez to rozumieć godziny normalnego funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Radomiu tj.: od poniedziałku do piątku w godzinach , IBTI należy przez to rozumieć inspektora bezpieczeństwa teleinformatycznego, o którym mowa w art. 52 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2010 r. poz. 182 nr 1228), IN należy przez to rozumieć informacje niejawne, o których mowa w ustawie z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2010 r. poz. 182 nr 1228), Incydencie - należy przez to rozumieć wszelkie zdarzenia związane z bezpieczeństwem IN, zaobserwowane lub podejrzewane słabości bezpieczeństwa oraz nieprawidłowości w funkcjonowaniu systemów wchodzących w skład systemu ochrony IN Urzędu Miejskiego w Radomiu. Incydentami są również naruszenia zasad opisanych w POIN, KKT należy przez to rozumieć Kierownika Kancelarii Tajnej Urzędu Miejskiego w Radomiu KT - należy przez to rozumieć Kancelarię Tajną Urzędu Miejskiego w Radomiu, Macierzystych komórkach organizacyjnych - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne UM odpowiedzialne za realizację zadań, z którymi wiąże się konieczność przetworzenia dokumentów niejawnych, PB należy przez to rozumieć poświadczenie bezpieczeństwa, o którym mowa w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2010 r. poz. 182 nr 1228), PBE należy przez to rozumieć dokument: Procedury Bezpiecznej Eksploatacji dla Systemu Przetwarzania Informacji Niejawnych (SPIN) na Bezpiecznych Stanowiskach Komputerowych w Urzędzie Miejskim w Radomiu Strona 3 z 12

4 Pionie ochrony należy przez to rozumieć pion ochrony informacji niejawnych w Urzędzie Miejskim w Radomiu, o którym mowa w art. 15 ust. 2 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2010 r. poz. 182 nr 1228), Prezydencie należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Radomia, Przetwarzaniu IN należy przez to rozumieć przetwarzanie informacji niejawnych, o którym mowa w ustawie z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2010 r. poz. 182 nr 1228), PO należy przez to rozumieć pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych, POIN należy przez to rozumieć Plan Ochrony Informacji Niejawnych Urzędu Miejskiego w Radomiu Pomieszczeniu wyposażonym w system kontroli dostępu należy przez to rozumieć wyznaczone pomieszczenia macierzystych komórek organizacyjnych, do których dostęp mają wyznaczeni pracownicy, w których możliwe jest przetwarzanie informacji niejawnych oznaczonych klauzulą ZASTRZEŻONE, PS należy przez to rozumieć posterunek stały Straży Miejskiej, na którym dyżur pełni przynajmniej jeden funkcjonariusz Straży Miejskiej wyposażony w środki przymusu bezpośredniego w postaci pałki wielofunkcyjnej, miotacza gazu i kajdanek, środki bezprzewodowej łączności bezpośredniej (radiowej) z Grupą Interwencyjną za pośrednictwem dyżurnego Straży Miejskiej, Rozporządzeniu należy przez to rozumieć Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia r. w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczania informacji niejawnych (Dz.U. z 2012 nr 683), Sekretarzu należy przez to rozumieć Sekretarza Miasta Radomia, SM należy przez to rozumieć Straż Miejską w Radomiu, strefie ochronnej II (lub SO II) należy przez to rozumieć strefę ochronną II, o której mowa w 5 ust. 1 pkt. 2 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia r. w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczania informacji niejawnych (Dz.U. z 2012 nr 683), strefie ochronnej III (lub SO III) - należy przez to rozumieć strefę ochronną III, o której mowa w, o której mowa w 5 ust. 1 pkt. 3 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia r. w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczania informacji niejawnych (Dz.U. z 2012 nr 683), SWB należy przez to rozumieć dokument: Szczególne Wymagania Bezpieczeństwa dla Systemu Przetwarzania Informacji Niejawnych (SPIN) na Bezpiecznych Stanowiskach Komputerowych w Urzędzie Miejskim w Radomiu UM należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Radomiu, Upoważnieniu należy przez to rozumieć upoważnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 4 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2010 r. poz. 182 nr 1228), Ustawie należy przez to rozumieć ustawę z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2010 r. poz. 182 nr 1228), WBZK należy przez to rozumieć Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Urzędu Miejskiego w Radomiu, Strona 4 z 12

5 Wstęp Niniejsza dokumentacja opracowana został na podstawie art. 43 ust. 5 ustawy. Celem opracowania niniejszego dokumentu jest wprowadzenie i ujednolicenie sposobu i trybu przetwarzania IN oznaczonych klauzulą ZASTRZEŻONE na terenie UM. Ilekroć w niniejszym opracowaniu mowa jest o IN rozumie się przez to IN oznaczone klauzulą ZASTRZEŻONE. Strona 5 z 12

6 Rozdział I. Wymagania dotyczące dokumentów i materiałów oznaczonych klauzulą ZASTRZEŻONE 1. System obiegu dokumentów ma zapewnić możliwość ustalenia w każdych okolicznościach, gdzie znajduje się materiał lub dokument zawierający IN. 2. Materiał lub dokument zawierający IN może być przekazywany poza UM za pośrednictwem KT. 3. Zasady dotyczące klasyfikowania IN określa Rozdział 2 ustawy. 4. Dostęp do IN oznaczonej klauzulą ZASTRZEŻONE może nastąpić pod warunkiem posiadania stosownego upoważnienia lub PB oraz po odbyciu szkolenia w zakresie ochrony IN. 5. Dostęp do IN może być przyznawany tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków na zajmowanym stanowisku. Strona 6 z 12

7 Rozdział II. Minimalne warunki dotyczące przetwarzania informacji niejawnych oznaczonych klauzulą ZASTRZEŻONE 1. Zakres stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego określa POIN. 2. Ewidencję materiałów zawierających IN oznaczonych klauzulą ZASTRZEŻONE prowadzi KT. 3. Pracownik, który pokwitował odbiór dokumentu z KT staje się jego dysponentem i jest za niego odpowiedzialny. 4. Na terenie UM możliwe jest przetwarzanie IN oznaczonych klauzulą ZASTRZEŻONE przy użyciu sprzętu teleinformatycznego. Tryb i zasady korzystania ze sprzętu teleinformatycznego na potrzeby przetwarzania IN regulują SWB i PBE. 5. IN oznaczone klauzulą ZASTRZEŻONE w UM mogą być, z zastrzeżeniem pkt. 4, przetwarzane we wszystkich pomieszczeniach UM pod warunkiem zastosowania środków bezpieczeństwa wykluczających możliwość podglądu z zewnątrz lub możliwość wglądu w treść IN spowodowanym wejściem osób nieuprawnionych do tego pomieszczenia. 6. KT kieruje KKT. Przekazywanie obowiązków na stanowisku KKT następuje na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego, w obecności PO lub jego zastępcy, osoby zdającej i osoby przyjmującej obowiązki. 7. Obowiązki KKT określa Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych (Dz.U. z 2011 poz. 276 nr 1631). 8. Przy udostępnianiu IN w dowolnej postaci obowiązuje zasada wiedzy niezbędnej przy spełnieniu warunku bezpieczeństwo osobowe. 9. Dokumenty udostępniane są na podstawie dekretacji odręcznej na dokumencie. 10. Dekretacji może dokonać Prezydent lub inna osoba przez niego upoważniona. 11. O zakresie udostępnienia decydują ww. osoby. 12. W uzasadnionych przypadkach dyspozycja dotycząca udostępnienie IN może zostać wyrażonego na odrębnym dokumencie. Zasady, o których mowa w pkt. 9 i 10, mają odpowiednio zastosowanie. 13. KKT odmawia udostępnienia lub wydania materiału osobie nieuprawnionej. Strona 7 z 12

8 Rozdział III. Miejsca ewidencji, gromadzenia i przechowywania materiałów i dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą ZASTRZEŻONE 1. IN oznaczone klauzulą ZASTRZEŻONE w UM są ewidencjonowane i przechowywane w KT. 2. W uzasadnionych przypadkach przechowywanie możliwe jest poza KT pod warunkiem zapewnienia minimalnych środków bezpieczeństwa. 3. Przed końcem pracy Urzędu IN są zwracane do miejsca składowania. 4. Zasady tworzenia i gromadzenia akt w UM określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. poz. 14 nr 67). 5. IN oznaczone klauzulą ZASTRZEŻONE przechowuje się w szafie zamykanej na klucz. Szczegółowe wymagania określa POIN. 6. Po zakończeniu pracy dysponent zamyka i zabezpiecza urządzenia do przechowywania IN oraz zabezpiecza pomieszczenia. 7. Zasady dotyczące zarządzaniem kluczami i kodami do drzwi i zamków, w których przechowywane są IN określa POIN. Strona 8 z 12

9 Rozdział IV. Zasady przekazywania materiałów i dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą ZASTRZEŻONE 1. Zasady i tryb nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających IN reguluje Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia r. w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz.U. z 2011 r. poz. 271 nr 1603). 2. Wydanie materiałów zawierających IN poza KT odbywa się za pokwitowaniem w stosownej ewidencji. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się pokwitowania odbioru w innej formie o ile umożliwi ono zlokalizowanie wydanego materiału w razie niezwrócenia tego materiału prze odbiorcę. 3. Przekazywanie materiałów zawierających IN oznaczonych klauzulą ZASTRZEŻONE poza UM realizowane jest za pismem poleconym, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, za pośrednictwem kurierów zatrudnionych w UM, lub za pośrednictwem jednostek zewnętrznych, realizujących na rzecz UM usługi dostarczania przesyłek na podstawie odrębnych umów. 4. Podczas przewożenia lub przenoszenia materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą ZASTRZEŻONE należy zachować wszelkie środki ostrożności, aby nie doprowadzić do kradzieży, utraty lub zniszczenia materiału. W szczególności zabrania się: pozostawiać materiału bez nadzoru, przekazywać go osobom postronnym, wyjmować z teczki (lub innego opakowania) na trasie przejazdu, Strona 9 z 12

10 Rozdział V. Sposoby i miejsca wytwarzania, kopiowania i skanowania dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą ZASTRZEŻONE 1. Dokumenty zawierające IN należy sporządzać w ściśle określonej liczbie egzemplarzy i rozsyłać do adresatów na podstawie rozdzielnika pozostającego w aktach (w przypadku małej liczby adresatów rozdzielnik umieszczany jest na dokumencie). 2. Liczbę wykonanych egzemplarzy oraz zasięg ich obiegu ogranicza się do minimum niezbędnego do realizacji zadań służbowych, w miarę możliwości wykorzystując inne możliwości załatwienia sprawy. 3. Wytworzone dokumenty wykonawca techniczny ewidencjonuje w Dzienniku Ewidencji prowadzonym w KT oraz oznacza w sposób określony w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności (Dz.U. z 2011 r. poz. 288 nr 1692). 4. Na wykonanie kopii wymaga się uzyskania zgody osoby, która jest upoważniona do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału. 5. Wszystkie kopie podlegają ewidencji w Dzienniku Ewidencji prowadzonym w KT. 6. Kopie wykonuje się na maszynach kserograficznych nieposiadających pamięci kopiowanych stron. 7. Zabrania się skanowania oraz skanowania w celu sporządzenia kopii dokumentów niejawnych przy użyciu komputerów. Strona 10 z 12

11 Rozdział VI. Zasady i sposoby niszczenia materiałów i dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą ZASTRZEŻONE 1. Dokumenty oznaczone klauzulą ZASTRZEŻONE podlegają niszczeniu komisyjnemu. 2. Zezwolenie na zniszczenie materiałów niejawnych zakwalifikowanych przez komisję do zniszczenia wydaje Prezydent. 3. Fizyczne zniszczenie dokumentów następuje poprzez pocięcie w niszczarce posiadającej odpowiedni certyfikat bezpieczeństwa. 4. Na okoliczność zniszczenia sporządzany jest protokół zniszczenia dokumentów. 5. Protokół zniszczenia dokumentów stanowi podstawę dla KKT do zdjęcia z ewidencji wyszczególnionych w nim dokumentów, poprzez naniesienie w rubryce Uwagi odpowiedniego rejestru ewidencyjnego adnotacji o treści protokół zniszczenia znak: z dnia: oraz uwierzytelnienie adnotacji wpisaniem daty i podpisem. Strona 11 z 12

12 Rozdział VII. Odpowiedzialność karna i dyscyplinarna 1. Zastosowanie mają: przepisy Rozdziału XXXIII Kodeksu Karnego, przepisy Rozdziału II i VI Kodeksu Pracy, przepisy Rozdziału XI Regulaminu Pracy UM. Wyk. w 1 egz. Do akt Wydziału Ochrony Sporządził: P. Głowacki Wykonał: P. Głowacki Strona 12 z 12