Biuro Partnera projektu F5 Konsulting Sp. z o.o. ul. Składowa 5, Poznań T: F:

Transkrypt

1 Plan Kmunikacji na temat prjektu samceny Urząd Gminy Janów Pdlaski Urząd Gminy Janów Pdlaski, maj 2011 r. Biur Partnera prjektu F5 Knsulting Sp. z.. ul. Składwa 5, Pznań

2 SPIS TREŚCI: WPROWADZENIE Prjekt wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Plan kmunikacji uczestników wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Zaintereswane strny Ptrzeby infrmacyjne raz frma i częsttliwść infrmacji Dstawca infrmacji Metdy kmunikacji Mbilizacja pracwników Urzędu na rzecz zaangażwania w prces samceny... 7 Biur Partnera prjektu F5 Knsulting Sp. z.. ul. Składwa 5, Pznań 2

3 WPROWADZENIE Celem niniejszeg dkumentu jest kreślenie planu kmunikacji dla prjektu wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Gminy Janów Pdlaski. W szczególnści w dkumencie kreślne zstaną: cel prjektu wdrżenia metdy CAF, strny zaintereswane prjektem raz ich ptrzeby kmunikacyjne, spsób, frma i częsttliwść infrmacji na temat realizwaneg prjektu przekazywanej pszczególnym grupm dbirców, spsób mbilizacji pracwników na rzecz zaangażwania w prces samceny. 1. Prjekt wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Pwszechny Mdel Oceny CAF (ang. Cmmn Assesment Framewrk) jest narzędziem przeznacznym dla jednstek administracji publicznej, mającym na celu pprawę zarządzania. Mdel skupia się przeprwadzeniu samceny, identyfikacji bszarów dsknalenia raz wprwadzaniu wymaganych usprawnień zarządczych. Metda samceny prpnwana w ramach CAF piera się na załżeniu, iż siągnięcie pżądanych rezultatów działań urzędu zależy d jakści przywództwa, wpływająceg na plitykę i strategię rganizacji, zarządzanie zasbami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania związków partnerskich, zasby i prcesy zarządzania zmianą. Dzięki CAF rganizacje wyrażające chęć wdrżenia systematyczneg prcesu dsknalenia swich działań uzyskują prste, przystswane d specyfiki sektra administracji publicznej, narzędzie samceny. Samcena parta mdel CAF dstarcza infrmacji będących pdstawą d dsknalenia funkcjnwania urzędu, pprzez: identyfikację mcnych strn, identyfikację bszarów d dsknalenia, pracwanie i wdrżenie zbiru dbrych praktyk, Biur Partnera prjektu F5 Knsulting Sp. z.. ul. Składwa 5, Pznań 3

4 mżliwść prównania wyników z innymi jednstkami administracji publicznej z terenu Plski raz innych państw człnkwskich Unii Eurpejskiej (benchmarking), przygtwanie urzędu d aplikwania nagrdy jakści. Celem przeprwadzenia metdy samceny w ramach CAF w Urzędzie Gminy Janów Pdlaski jest: wytyczenie kierunków działań usprawniających funkcjnwanie Urzędu Gminy Janów Pdlaski, kreślenie planu dsknalenia i wdrżenie dla dbra wspólnty samrządwej, zaangażwanie pracwników d współdziałania w dsknaleniu funkcjnwania urzędu, zapczątkwanie wdrażania w urzędzie i ciągłe stswanie Zasad Dsknałści, uzyskanie śrdków finanswych na realizację usprawnień w Urzędzie Gminy (knkurs MSWiA) 2. Plan kmunikacji uczestników wdrżenia metdy CAF w Urzędzie 2.1. Zaintereswane strny Lista zaintereswanych strn w prjekcje wdrżenia CAF w Urzędzie Gminy Janów Pdlaski bejmuje: Kierwnictw Urzędu, Człnków Zespłów Samceny, pracwników Urzędu, klientów/bywateli (mieszkańców), Partnerstw: Ministerstw Spraw Wewnętrznych i Administracji raz F5 Knsulting Sp. z.. (nadzrujące wdrażanie prjektu we wszystkich 250 urzędach), Biur Partnera prjektu F5 Knsulting Sp. z.. ul. Składwa 5, Pznań 4

5 Radę Gminy Ptrzeby infrmacyjne raz frma i częsttliwść infrmacji Odbirca infrmacji Kierwnictw Urzędu Cel i zakres infrmacji Infrmacje przebiegu i pstępach prjektu Frma infrmacji Zwięzły raprt pisemny krdynatra Infrmwanie sbiste Częsttliwść infrmacji W kluczwych etapach realizacji prjektu Na bieżąc Człnkwie Grupy Samceny Pracwnicy Klienci/bywatele (mieszkańcy) Infrmacje rganizacyjne ptrzebne d realizwania klejnych zadań prjektu Infrmacja kreślająca cel, załżenia prjektu raz infrmacja zaangażwaniu w prjekcie skierwanym d pracwników Ogólna infrmacja metdzie i celu prjektu Infrmacja ustna, pisemna, kmunikaty w frmie na indywidualne skrzynki mailwe Sptkania infrmacyjne Krdynatra z kadrą kierwniczą i pracwnikami Infrmacja na strnie internetwej Urzędu, w lkalnych mediach raz na tablicy głszeń Urzędu Na bieżąc, w miarę ptrzeb Regularne (w dstępach 1-2 tygdniwych) infrmacje przekazywane kaskadw wszystkim pracwnikm, zwięzły kmunikat zachęcający pracwników d uczestnictwa, A pnadt: w kluczwych etapach prjektu tj. -przystąpienie d prjektu, -rzpczęcie samceny, - wyniki samceny, -pracwanie planu dsknalenia, -zrealizwanie prjektów usprawniających W kluczwych etapach prjektu tj. -przystąpienie d prjektu, -rzpczęcie samceny, - wyniki samceny, -pracwanie planu dsknalenia, -zrealizwanie prjektów usprawniających Biur Partnera prjektu F5 Knsulting Sp. z.. ul. Składwa 5, Pznań 5

6 Odbirca infrmacji Realizatr prjektu - Partnerstw MSWiA i F5 Knsulting Sp. z.. Rada Gminy Cel i zakres infrmacji Cel i zakres kreślne w Regulaminie prjektu raz bieżąca wymiana z knsultantem infrmacji niezbędnych d realizacji pszczególnych etapów prjektu Infrmacja przebiegu i pstępach prjektu Frma infrmacji -frma kreślna w Regulaminie prjektu, - sptkania sbiste lub pprzez lub telefniczne z knsultantem, - dkumentacja sptkań szkleniwych i knsultacyjnych Infrmacja ustna na sesjach Rady Gminy Częsttliwść infrmacji Na bieżąc, wg terminów kreślnych w regulaminie prjektu, wg terminarza sesji 2.3. Dstawca infrmacji Dstawcą infrmacji nt. prjektu wdrżenia CAF będzie Krdynatr CAF i Przewdniczący grupy samceny w przumieniu z Krdynatrem Metdy kmunikacji Sprawzdania W trakcie wdrażania metdy CAF zstanie sprządzne sprawzdanie wstępne z przystąpienia d prjektu CAF, dtyczące stwrzenia grupy samceny raz zakresu i terminarza planwanych działań, a następnie sprawzdanie z wyników samceny i sprawzdanie ze zrealizwania planu dsknalenia Strna WWW Strna www zstanie wykrzystana d prezentacji gólnej infrmacji wdrażaniu przez Urząd Gminy Janów Pdlaski metdy CAF. Aktualizacja infrmacji, dtyczących wdrażania metdy CAF dbywać się będzie z częsttliwścią cmiesięczną. Czaspisma lkalne... Infrmacje rzpczęciu metdy CAF raz p przeprwadzeniu samceny zstaną umieszczne w gazecie lkalnej. Prezentacje Przygtwana zstanie prezentacja z wyników samceny dla pracwników urzędu. Prezentacja Krdynatra CAF na sesjach Rady Gminy Janów Pdlaski Na każdej sesji Rady Gminy Janów Pdlaski w trakcie realizacji prjektu radni, słtysi i mieszkańcy becni trzymają infrmacje przebiegu prac nad samceną. Tablica głszeń Urzędu Zstanie wykrzystana d infrmwania mieszkańców i pracwników w dpwiednim zakresie ich zaintereswania. Biur Partnera prjektu F5 Knsulting Sp. z.. ul. Składwa 5, Pznań 6

7 Pdsumwanie wyników samceny przy udziale kierwnictwa Urzędu Gminy i Knsultanta. Sptkanie Kierwnictwa Urzędu i Knsultanta w sprawie mówienia zakńczneg prcesu samceny. 3. Mbilizacja pracwników Urzędu na rzecz zaangażwania w prces samceny Isttnym elementem prjektu wdrżenia Wspólnej Metdy Oceny jest zapewnienie jak najszerszeg zaangażwania pracwników raz uzyskanie i pdtrzymanie wyskieg pzimu ich mtywacji pdczas realizacji prjektu: d rzpczęcia wdrżenia d zakńczenia realizacji prjektów usprawniających. Mbilizacja pracwników Urzędu Gminy Janów Pdlaski na rzecz zaangażwania w prcesie samceny bejmie następujące działania: - zakmunikwanie pracwnikm urzędu sbistych krzyści, wynikających ze zdbycia nwych umiejętnści i rzwju kmpetencji (w przypadku człnków grupy samceny/zespłu prjektweg - udkumentwany udział w realizacji prjektu, uzyskanie certyfikatów ukńczenia szkleń), - uświadmienie sbistej satysfakcji z udziału w prjekcie usprawniania funkcjnwania urzędu i dsknalenia usług dla mieszkańców gminy, - w miarę mżliwści zstaną wzięte pd uwagę inne narzędzia mtywwania. Biur Partnera prjektu F5 Knsulting Sp. z.. ul. Składwa 5, Pznań 7