Biuro Partnera projektu F5 Konsulting Sp. z o.o. ul. Składowa 5, Poznań T: F:

Transkrypt

1 Plan Kmunikacji na temat prjektu samceny Urzędu Gminy w Skłyszynie Skłyszyn, sierpień 2011 r.

2 SPIS TREŚCI: WPROWADZENIE Prjekt wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Plan kmunikacji uczestników wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Zaintereswane strny Ptrzeby infrmacyjne Dstawca infrmacji Częsttliwść dstarczania kmunikatów nt. prjektu Metdy kmunikacji Mbilizacja pracwników Urzędu na rzecz zaangażwania w prces samceny

3 WPROWADZENIE Celem niniejszeg dkumentu jest kreślenie planu kmunikacji dla prjektu wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Gminy w Skłyszynie. W szczególnści w dkumencie kreślne zstaną: cel prjektu wdrżenia metdy CAF, strny zaintereswane prjektem raz ich ptrzeby kmunikacyjne, spsób, frma i częsttliwść infrmacji na temat realizwaneg prjektu przekazywanej pszczególnym grupm dbirców, spsób mbilizacji pracwników na rzecz zaangażwania w prces samceny. 1. Prjekt wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Pwszechny Mdel Oceny CAF (ang. Cmmn Assesment Framewrk) jest narzędziem przeznacznym dla jednstek administracji publicznej, mającym na celu pprawę zarządzania. Mdel skupia się na przeprwadzeniu samceny, identyfikacji bszarów dsknalenia raz wprwadzaniu wymaganych usprawnień zarządczych. Metda samceny prpnwana w ramach CAF piera się na załżeniu, iż siągnięcie pżądanych rezultatów działań urzędu zależy d jakści przywództwa, wpływająceg na plitykę i strategię rganizacji, zarządzanie zasbami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania związków partnerskich, zasby i prcesy zarządzania zmianą. Dzięki CAF rganizacje wyrażające chęć wdrżenia systematyczneg prcesu dsknalenia swich działań uzyskują prste, przystswane d specyfiki sektra administracji publicznej, narzędzie samceny. Samcena parta mdel CAF dstarcza infrmacji będących pdstawą d dsknalenia funkcjnwania urzędu, pprzez: identyfikację mcnych strn, identyfikację bszarów d dsknalenia, pracwanie i wdrżenie zbiru dbrych praktyk, mżliwść prównania wyników z innymi jednstkami administracji publicznej z terenu Plski raz innych państw człnkwskich Unii Eurpejskiej (benchmarking), przygtwanie urzędu d aplikwania nagrdy jakści. 3

4 2. Plan kmunikacji uczestników wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Wzajemna kmunikacja, t pdstawwy bszar wszelkich przedsięwzięć w zakresie zarządzania zmianami, a zwłaszcza pdczas przeprwadzania samceny. Plan kmunikacji bejmuje kmunikację pmiędzy bezpśrednimi uczestnikami prjektu wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Gminy w Skłyszynie jak również pmiędzy uczestnikami prjektu a jeg tczeniem Zaintereswane strny Zaintereswanymi strnami prjektu wdrżenia CAF są : Kierwnictw Urzędu, Krdynatr CAF, Człnkwie grupy samceny, Pracwnicy Urzędu, Petenci, Mieszkańcy Gminy, Ekspert wspierający wdrżenie, Partnerstw: Ministerstw Spraw Wewnętrznych i Administracji raz F5 Knsulting Sp. z.. (nadzrujące wdrażanie prjektu) Ptrzeby infrmacyjne Ptrzeby infrmacyjne głównych uczestników wdrżenia mdelu CAF w Urzędzie: 1. Infrmwanie celach i zasadach wdrżenia metdy CAF. 2. Infrmwanie przebiegu realizacji metdy CAF w Urzędzie Gminy Skłyszyn, w tym pszczególnych etapów prjektu. 3. Mbilizacja d aktywneg udziału, zaangażwania. 4. Zapewnienia właściweg biegu infrmacji efektywnści wdrażania. 5. Budwanie wizerunku Urzędu JST jak efektywneg, ciągle dsknalneg Urzędu. 4

5 W pniższej tabeli przedstawieni zstali wszyscy interesariusze prjektu (adresaci działań, dstawcy infrmacji), każdej z grup przypisan realizwane wbec nich ptrzeby infrmacyjne jw. INTERESARIUSZE POTRZEBY INFORMACYJNE WEWNĘTRZNI Kierwnictw Urzędu 1, 2, 3, 4, 5 Krdynatr CAF 1, 2, 3, 4 Człnkwie grupy samceny 1, 3, 4, 5 Pracwnicy Urzędu 1, 2, 3, 4, 5 ZEWNĘTRZNI Ekspert wspierający wdrżenie, 2, 4, 5 MSWiA 2, 5 Petenci, mieszkańcy Gminy 1, 2, 5 5

6 Schemat biegu infrmacji między Interesariuszami prjektu. MSWIA Kierwnictw UG Skłyszyn Media Krdynatr CAF Spłecznść lkalna Knsultant F5 Knsulting Przewdniczący Zespłu Samceny Grupa Samceny Petenci UG Skłyszyn Pracwnicy UG Skłyszyn 6

7 2.3. Dstawca infrmacji Infrmacje dla Kierwnictwa, człnków grupy samceny, raz pzstałych pracwników Urzędu na temat prjektu wdrażania CAF, będzie przygtwywał i przekazywał Krdynatr CAF raz sba wspierająca. Krdynatr CAF, uwzględniając ptrzeby infrmacyjne pszczególnych grup dbirców pracwuje i przekazuje zaintereswanym strnm materiały infrmacyjne. W przypadku, gdy autrami infrmacji są inne sby np. człnkwie Zespłu Samceny, Krdynatr CAF jest dpwiedzialny za sprawdzenie ich treści. Dstawcy infrmacji będą przestrzegać ustalnych terminów przekazywania infrmacji raz zachwają ustalną zawartść kmunikatów na temat pszczególnych faz wdrażania prjektu Częsttliwść dstarczania kmunikatów nt. prjektu Częsttliwść przekazywania infrmacji nt. prjektu jest uzależnina d pszczególnych faz prjektu. Odbirca infrmacji Kierwnictw i wszyscy pracwnicy Urzędu Kierwnictw Urzędu Pracwnicy, mieszkańcy Gminy Człnkwie grupy samceny Przewdniczący Zespłu Samceny Krdynatr, Knsultant Cel infrmacji Pinfrmwanie prjekcie, wybór grupy samceny Infrmwanie planwanych i realizwanych działaniach stała infrmacja prjekcie infrmwanie planwanych i realizwanych działaniach z samceny sptkania, warsztaty uzgadniające, sptkania dradcze Wymagania (zakres raz frma infrmacji) - infrmacja ustna realizacji działań, sptkania bezpśrednie - sprawzdania z pstępów realizacji prjektu strna internetwa urzędu, media - infrmacja ustna, papierwa, - infrmacja ustna, papierwa, infrmacja ustna, sprawzdania z pstępów w realizacji prjektu Częsttliwść/terminy przekazywania infrmacji na bieżąc na bieżąc na bieżąc wrzesień październik 2011 wrzesień październik 2011 na bieżąc 7

8 Kierwnictw, wszyscy pracwnicy prezentacja wyników samceny sptkanie, sprawzdanie, prezentacja wrzesień październik 2011 Petenci, mieszkańcy Gminy prezentacja wyników samceny i plan dsknalenia sprawzdanie, prezentacja z Krdynatrem i grupą samceny, strna internetwa październik 2011 Partnerstw wymiana infrmacji w celu zapewnienia sprawnej realizacji prjektu , zestaw materiałów infrmacyjnych, kpie pracwanych dkumentów na bieżąc przez kres trwaniaprjektu 2.5. Metdy kmunikacji Sptkania bezpśrednie i uzgdnienia telefniczne lub pprzez . Sptkanie planistyczne knsultanta z Kierwnictwem Urzędu, Krdynatrem raz Zespłem Samceny, Sptkania/kntakty tel./ . z knsultantem w celu udzielenia wyjaśnień i pmcy w trakcie prac. Kntakty dradcze Krdynatra z knsultantem dtyczyć będą zwłaszcza: - ustalenia zakresu samceny, zasad wybru grupy samceny, - stwrzenia planu kmunikacji, - mnitrwania prcesu samceny i jej uzgdnienia, - pracwania samceny, - uzgdnienia wyników samceny raz knsensusu, - przygtwania planu usprawnień i wsparcia ich realizacji. Szklenie grupy samceny (2-dniwe z udziałem Knsultanta), Sptkanie uzgadniające zespłu przed rzpczęciem samceny, Warsztaty uzgadniające zespłu (z udziałem knsultanta), Prezentacja wyników samceny (sptkanie z Kierwnictwem Urzędu), Sptkania dtyczące prezentacji planu dsknalenia. 8

9 Sprawzdania Prezentacja wyników samceny, Infrmacja planie dsknalenia. Sprawzdania infrmujące pstępach w realizacji prjektu, uwzględniające działania zrealizwane raz pis działań planwanych d realizacji wraz z zakładanymi terminami będą przekazywane Kierwnictwu Urzędu. P przeprwadzeniu warsztatów i sptkań uzgadniających grupy samceny, nastąpi pracwanie wyników samceny i pracwanie planu usprawnień. Sprawzdania będą przekazywane Kierwnictwu i pracwnikm. Strna WWW raz Intranet Na strnie internetwej Urzędu Gminy Skłyszyn będzie zamieszczana w specjalnie przygtwanej zakładce Metda CAF w Urzędzie Gminy Skłyszyn bieżąca infrmacja na temat wdrażania prjektu. Infrmacja będzie kierwana zarówn dla klientów zewnętrznych jak i pracwników Urzędu. Biuletyny Raz na kwartał ukazuje się lkalna gazetka Wieści Skłyszyńskie, w której zstanie zmieszczny artykuł dtyczący prwadznej samceny metdą CAF. Prezentacje Kńcwa prezentacja wyników samceny będzie przedstawina Kierwnictwu raz pracwnikm Urzędu, niezależnie d przygtwywanych sprawzdań. Prezentacja będzie również przedstawiana innym interesariuszm prjektu (Rada Gminy, media, inne samrządy). 9

10 3. Mbilizacja pracwników Urzędu na rzecz zaangażwania w prces samceny Krzyści dla pracwników Urzędu Gminy Skłyszyn wynikające z sbisteg zaangażwania w prces samceny: 1) zdbycie wiedzy nwczesnych technikach zarządzania raz systemach zarządzania jakścią, stswanych w administracji publicznej, 2) dgłębne pznanie macierzystej jednstki, w tym szczegółweg zakresu jej działania, realizwanych prcesów raz mechanizmów kntrli wewnętrznej, 3) uzyskanie realneg wpływu na kształtwanie i funkcjnwanie Urzędu dzięki uczestnictwu w prcesie prjektwania i wdrażania planów usprawnień, 4) uzyskanie większeg wpływu na kształtwanie pzytywneg wizerunku Urzędu, 5) wsparcie najwyższeg Kierwnictwa Urzędu w prcesie samceny raz zbierania dwdów dkumentujących mcne strny rganizacji i wdrżne elementy systemu zarządzania, 6) ficjalna pchwała i uznanie Kierwnictwa, przekazana d wiadmści gółu pracwników Urzędu - p wyknaniu z sukcesem działań związanych z samceną. 10