Biuro Partnera projektu F5 Konsulting Sp. z o.o. ul. Składowa 5, Poznań T: F:

Transkrypt

1 Plan Kmunikacji na temat prjektu samceny Urząd Gminy Słupca Słupca, wrzesień 2011 r.

2 SPIS TREŚCI: WPROWADZENIE Prjekt wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Plan kmunikacji uczestników wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Zaintereswane strny Ptrzeby infrmacyjne Dstawca infrmacji Częsttliwść dstarczania kmunikatów nt. prjektu Metdy kmunikacji Mbilizacja pracwników Urzędu na rzecz zaangażwania w prces samceny

3 WPROWADZENIE Celem niniejszeg dkumentu jest kreślenie planu kmunikacji dla prjektu wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Gminy Słupca W szczególnści w dkumencie kreślne zstaną: cel prjektu wdrżenia metdy CAF, strny zaintereswane prjektem raz ich ptrzeby kmunikacyjne, spsób, frma i częsttliwść infrmacji na temat realizwaneg prjektu przekazywanej pszczególnym grupm dbirców, spsób mbilizacji pracwników na rzecz zaangażwania w prces samceny. 1. Prjekt wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Pwszechny Mdel Oceny CAF (ang. Cmmn Assesment Framewrk) jest narzędziem przeznacznym dla jednstek administracji publicznej, mającym na celu pprawę zarządzania. Mdel skupia się przeprwadzeniu samceny, identyfikacji bszarów dsknalenia raz wprwadzaniu wymaganych usprawnień zarządczych. Metda samceny prpnwana w ramach CAF piera się na załżeniu, iż siągnięcie pżądanych rezultatów działań urzędu zależy d jakści przywództwa, wpływająceg na plitykę i strategię rganizacji, zarządzanie zasbami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania związków partnerskich, zasby i prcesy zarządzania zmianą. Dzięki CAF rganizacje wyrażające chęć wdrżenia systematyczneg prcesu dsknalenia swich działań uzyskują prste, przystswane d specyfiki sektra administracji publicznej, narzędzie samceny. Samcena parta mdel CAF dstarcza infrmacji będących pdstawą d dsknalenia funkcjnwania urzędu, pprzez: identyfikację mcnych strn, identyfikację bszarów d dsknalenia, pracwanie i wdrżenie zbiru dbrych praktyk, mżliwść prównania wyników z innymi jednstkami administracji publicznej z terenu Plski raz innych państw człnkwskich Unii Eurpejskiej (benchmarking), przygtwanie urzędu d aplikwania nagrdy jakści. 3

4 2. Plan kmunikacji uczestników wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Wzajemna kmunikacja, t kluczwa strefa wszelkich przedsięwzięć w zakresie zarządzania zmianami, a zwłaszcza pdczas przeprwadzania samceny. Pdjęcie decyzji przeprwadzeniu i wdrżeniu metdy CAF rzpczyna cały prces zarządzania jakścią w Urzędzie Gminy Słupca Zaintereswane strny Lista zaintereswanych wdrżeniem samceny zgdnej z metdą CAF 2006 w Urzędzie Gminy Słupca: Kierwnictw Urzędu, Człnkwie Zespłu Samceny, pracwnicy Urzędu (kierwnicy Referatów), klienci (bywatele), Partnerstw: Ministerstw Spraw Wewnętrznych i Administracji raz F5 Knsulting Sp. z.. (nadzrujące wdrażanie prjektu we wszystkich 250 urzędach). 4

5 Harmngram samceny Upwszechnienie infrmacji prjekcie samceny Planwanie prcesu samceny Przeprwadzenie samceny Wyniki samceny Planwanie dsknalenia Sprządzenie prjektu planu dsknalenia Realizacja prjektu planu dsknalenia Sprawdzenie realizacji działań Wyniki realizacji działań 2.2. Ptrzeby infrmacyjne Lista zaintereswanych strn w prjekcie wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Gminy Słupca raz ich zaangażwanie w pszczególnych etapach prjektu: Kierwnik Urzędu Kierwnicy referatów Krdynatr CAF Człnkwie grupy CAF I I D I I U / D U / D I I I I I, R U I I U U I, R I I I I, R U U U U R N N R I I U U U U U I I I Pracwnicy I I I I I I I R I I Legenda: D pdejmwanie decyzji, I trzymywanie infrmacji danym etapie działań, N nadzór nad realizacją, R - realizacja zaplanwanych zadań, U uczestnictw w danym etapie prcesu samceny Odrębnymi strnami zaintereswanymi prjektem są klienci (bywatele) raz firma F5 Knsulting, z którą kntakt będzie utrzymywany za pśrednictwem eksperta CAF. D kmunikacji z bywatelami będzie służyć strna internetwa Urzędu ( infrmująca aktualnych działaniach Urzędu. Umieszczn również w budynku Urzędu plakaty infrmujące działaniach pprawiających zarządzanie. Dla celów infrmwania prjekcie klientów Urzędu (bywateli) przewiduje się zamieszczenie infrmacji nt. sameg faktu wdrażania w Urzędzie metdy CAF raz krzyści z teg płynących dla spłeczeństwa, jak również wyników z realizacji prjektu 5

6 (p jeg zakńczeniu) na strnie internetwej Urzędu lub/raz na tablicy głszeń w Urzędzie bk plakatu prmująceg prjekt). W przypadku pracwników Urzędu przekazywane będą krótkie infrmacje nt. pdejmwanych w prjekcie działań (np. streszczenie sprawzdania z wyników samceny). Infrmacje te będą przekazywane za pśrednictwem strny intranetwej urzędu, pczty elektrnicznej raz sptkań z pracwnikami. W przypadku Kierwnictwa Urzędu przekazywanie infrmacji w frmie pełnej (kmpletne sprawzdanie z wyników samceny) Dstawca infrmacji Dstawcą infrmacji nt. prjektu wdrżenia CAF jest Krdynatr CAF (Kierwnik Prjektu) przy wsparciu Eksperta CAF. W przypadku części kmunikatów frmalnych wpisanych w ramy prjektu i przekazywanych przez MSWiA, dstawcą infrmacji będzie F5 Knsulting Częsttliwść dstarczania kmunikatów nt. prjektu Odbirca infrmacji Cel infrmacji Wymagania (zakres raz frma infrmacji) Częsttliwść/terminy przekazywania infrmacji Kierwnik Urzędu Kierwnicy referatów Człnkwie grupy CAF nadzór nad prjektem uczestnictw i prawidłwa realizacja uczestnictw bezpśrednie sptkania inf. umieszczne w Flderze Publicznym Urzędu lub bezpśrednie sptkania p każdym krku wg ptrzeb wg ptrzeb pracwnicy Klient (bywatel) utrzymanie świadmści raz realizacja działań uświadmienie działań usprawniających inf. umieszczne w Flderze Publicznym Urzędu ew. infrmacje d kierwników gólne infrmacje umieszczne na strnie internetwej Urzędu wg ptrzeb wg ptrzeb 2.5. Metdy kmunikacji sptkanie z pracwnikami Urzędu w ramach, mające na celu przedstawienie infrmacji nt. prjektu wdrżenia w Urzędzie CAF raz infrmacji dtyczącej przyjęteg planu kmunikacji, 6

7 sprawzdanie za wyników samceny zstanie przekazane w frmie pisemnej Kierwnikwi Urzędu raz w wersji elektrnicznej wszystkim pracwnikm Urzędu za pśrednictwem Flderu Publiczneg, przekazywanie infrmacji pstępach w realizacji prjektu (p zakńczeniu samceny raz p ustaleniu planów usprawniających) raz streszczenia ze sprawzdań (w zakresie zatwierdznym przez Kierwnictw Urzędu) wszystkim pracwnikm Urzędu za pśrednictwem Flderu Publiczneg Urzędu, przekazywanie infrmacji za pśrednictwem tablic infrmacyjnych, dstępnych dla wszystkich interesantów, prezentacja gólnej infrmacji wdrażaniu przez Urząd metdy CAF (infrmacja kierwana d spłeczeństwa) za pśrednictwem strny internetwej Urzędu, sptkania bezpśrednie w przypadku pracwników zaangażwanych w prces samceny, z udziałem knsultanta widąceg udzielająceg wyjaśnień i pmcy, w zakresie uzgadniania wyników samceny raz pszukiwania knsensusu, prezentacja wyników samceny i planu dsknalenia pracwnikm Urzędu. 3. Mbilizacja pracwników Urzędu na rzecz zaangażwania w prces samceny Krzyści dla pracwników Urzędu wynikające z sbisteg zaangażwania w prces samceny: Dgłębne pznanie macierzystej jednstki, w tym szczegółweg zakresu jej działania, realizwanych prcesów raz wdrażania planów usprawnień, Oficjalna pchwała i uznanie Kierwnictwa, przekazana d wiadmści gółu pracwników - p wyknaniu z sukcesem działań związanych z samceną, Ddatkwym narzędziem mże być nagrda finanswa skierwana d pracwników bezpśredni zaangażwanych w prces samceny w miarę psiadanych śrdków finanswych, Uzyskanie zaświadczenia dbytym szkleniu, Zaangażwanie pracwników birących udział w prcesie prjektwania i wdrażania planów usprawnień, c daje pracwnikm pczucie realneg wpływu na kształtwanie rganizacji. 7