Biuro Partnera projektu F5 Konsulting Sp. z o.o. ul. Składowa 5, Poznań T: F:

Transkrypt

1 Plan Kmunikacji na temat prjektu samceny Urząd Gminy Czarny Dunajec Czarny Dunajec, wrzesień 2011 r. F5 Knsulting Sp. z..

2 SPIS TREŚCI: WPROWADZENIE Prjekt wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Plan kmunikacji uczestników wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Zaintereswane strny Ptrzeby infrmacyjne Dstawca infrmacji Częsttliwść dstarczania kmunikatów nt. prjektu... 6 Infrmacje będą udstępniane strnm zaintereswanym z następującą częsttliwścią: Metdy kmunikacji... 7 Sprawzdania... 7 Sptkania bezpśrednie Mbilizacja pracwników Urzędu na rzecz zaangażwania w prces samceny... 9 F5 Knsulting Sp. z.. 2

3 WPROWADZENIE Celem niniejszeg dkumentu jest kreślenie planu kmunikacji dla prjektu wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Gminy Czarny Dunajec. W szczególnści w dkumencie kreślne zstaną: cel prjektu wdrżenia metdy CAF, strny zaintereswane prjektem raz ich ptrzeby kmunikacyjne, spsób, frma i częsttliwść infrmacji na temat realizwaneg prjektu przekazywanej pszczególnym grupm dbirców, spsób mbilizacji pracwników na rzecz zaangażwania w prces samceny. 1. Prjekt wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Pwszechny Mdel Oceny CAF (ang. Cmmn Assesment Framewrk) jest narzędziem przeznacznym dla jednstek administracji publicznej, mającym na celu pprawę zarządzania. Mdel skupia się na przeprwadzeniu samceny, identyfikacji bszarów dsknalenia raz wprwadzaniu wymaganych usprawnień zarządczych. Metda samceny prpnwana w ramach CAF piera się na załżeniu, iż siągnięcie pżądanych rezultatów działań urzędu zależy d jakści przywództwa, wpływająceg na plitykę i strategię rganizacji, zarządzanie zasbami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania związków partnerskich, zasby i prcesy zarządzania zmianą. Dzięki CAF rganizacje wyrażające chęć wdrżenia systematyczneg prcesu dsknalenia swich działań uzyskują prste, przystswane d specyfiki sektra administracji publicznej, narzędzie samceny. Samcena parta mdel CAF dstarcza infrmacji będących pdstawą d dsknalenia funkcjnwania urzędu, pprzez: identyfikację mcnych strn, identyfikację bszarów d dsknalenia, pracwanie i wdrżenie zbiru dbrych praktyk, mżliwść prównania wyników z innymi jednstkami administracji publicznej z terenu Plski raz innych państw człnkwskich Unii Eurpejskiej (benchmarking), przygtwanie urzędu d aplikwania nagrdy jakści. F5 Knsulting Sp. z.. 3

4 2. Plan kmunikacji uczestników wdrżenia metdy CAF w Urzędzie CEL KOMUNIKACJI: Budwanie pzytywneg wizerunku Urzędu wśród pracwników i klientów pprzez infrmwanie jeg działaniach. Wsparcie realizacji zadań niezbędnych d wdrżenia metdy CAF. Upwszechnianie infrmacji na temat w/w systemu zarządzania, celów i krzyści wynikających z wdrżenia. Zapewnienie dstępu d różneg rdzaju materiałów infrmacyjnych, dkumentów prgramwych i pdręczników niezbędnych w realizacji zadań. Rzwijanie zasady partnerstwa i współpracy Zaintereswane strny Zaintereswane strny w prjekcie wdrżenia CAF w Urzędzie: Kierwnictw Urzędu, Człnkwie Grupy Samceny, Krdynatr ds. wdrażania CAF, pracwnicy Urzędu, klienci (mieszkańcy), Ministerstw Spraw Wewnętrznych i Administracji raz F5 Knsulting Sp. z Ptrzeby infrmacyjne Kierwnictw Urzędu będzie trzymywał wszelkie infrmacje planwanych i realizwanych działaniach na sptkaniach z ekspertem Knsrcjum raz krdynatrem CAF i Wójtem Gminy. Pnadt prtkły z narad wraz z załącznikami raz ewentualne inne pracwania ( sprawzdania, plany, relacje ) związane z wdrażaniem prjektu będzie trzymywał na skrzynki mailwe. Człnkwie grupy samceny będą wymieniać infrmacje na sptkaniach z ekspertem F5 Knsulting, krdynatrem CAF i Wójtem Gminy. Pnadt będą trzymywać F5 Knsulting Sp. z.. 4

5 infrmacje związane z wdrażaniem prjektu relacje) na skrzynki mailwe. (sprawzdania, plany, pracwania, Pzstali pracwnicy urzędu będą infrmwani planwanych i pdejmwanych działaniach na sptkaniach z ekspertami F5 Knsulting raz krdynatrem CAF i Wójtem Gminy. Prtkły z zebrań wraz z załącznikami raz inne dkumenty związane z wdrażaniem CAF (sprawzdania, plany, relacje) będą umieszczane na gólndstępnym serwerze Urzędu w katalgu nazwie CAF. Klienci (bywatele) zstaną pinfrmwani udziale Urzędu w prjekcie przez wywieszenie plakatu trzymaneg d partnera prjektu F5 Knsulting raz pprzez umieszczenie infrmacji na strnie internetwej Urzędu Krótka infrmacja wynikach samceny raz pdjętych i zrealizwanych działaniach dsknalących zstanie umieszczna na gólndstępnym serwerze Urzędu w katalgu nazwie CAF raz bk plakatu Dstawca infrmacji Infrmacje dla kierwnictwa, człnków zespłu samceny raz pzstałych pracwników będzie przygtwywał i przekazywał krdynatr CAF. Infrmacje dla klientów (bywateli) będzie przygtwywał krdynatr CAF. Infrmacje będą udstępniane przez spsób zwyczajw przyjęty w urzędzie. Infrmacje dla MSWiA będzie przekazywał krdynatr CAF pprzez F5 Knsultingpartnera prjektu. Kmunikacją z F5 Knsulting partnerem prjektu raz wymianą wymaganych infrmacji będzie zajmwała się sba wspierająca Krdynatra CAF. Infrmacje frmalne i systemwe (gólne dla wszystkich wdrażających CAF) mgą także pchdzić d F5 Knsulting, d wykrzystania pprzez Krdynatra ds. CAF. F5 Knsulting Sp. z.. 5

6 2.4. Częsttliwść dstarczania kmunikatów nt. prjektu Infrmacje będą udstępniane strnm zaintereswanym z następującą częsttliwścią: Odbirca infrmacji Cel infrmacji Wymagania (zakres raz frma infrmacji) Częsttliwść/ter miny przekazywania infrmacji Kierwnictw urzędu Pinfrmwanie planwanych i realizwanych działaniach 1. Infrmacje ustne realizacji działań, Na bieżąc 2. Prtkły z dbytych zebrań, zrealizwanych przedsięwzięć ( w frmacie dkumentów WORD elektrnicznie ) Niezwłcznie realizacji p Człnkwie grupy/zespłu samceny Pinfrmwanie planwanych i realizwanych działaniach 1. Infrmacje ustne i e- mailwe zaplanwanych i zrealizwanych przedsięwzięciach; Na bieżąc 2. Prtkły, plany i sprawzdania (w frmacie dkumentów WORD, elektrnicznie) Krdynatr CAF 1. Wymiana infrmacji z Knsrcjum celem właściweg krdynwania wdrażania metdy CAF, 2. Infrmacje d kierwnictwa pdejmwanych działaniach związanych z bieżącym funkcjnwaniem urzędu raz pstępach we wdrżeniu CAF i działań dsknalących Infrmacje ustne na sptkaniach z knsultantem; Infrmacje frmalne i systemwe (w frmacie dkumentów papierwe i elektrniczne) Bezpśredni na sptkaniach raz drgą e- maliwą Wg. harmngramu, na bieżąc telefnicznie i e- mailw, Na bieżąc, 3. Infrmacje d człnków zespłu samceny i Wg. F5 Knsulting Sp. z.. 6

7 pracwników harmngramu Pzstali pracwnicy urzędu Pinfrmwanie planwanych i realizwanych działaniach, zaangażwanie w prjekt 1. Infrmacje ustne pprzez kierwnictw; 2. Infrmacje papierwe (plany, sprawzdania, prtkły, relacje) w frmacie dkumentów WORD elektrniczne Na bieżąc Klienci (bywatele ) Pinfrmwanie pdjętych i zrealizwanych działaniach Na strnie internetwej urzędu: Plakaty, papierwe kmunikaty na tablicach głszeń. Na bieżąc Partner/ekspert Wymiana infrmacji w celu zapewnienia sprawnej realizacji prjektu 1. Infrmacje ustne na sptkaniu z knsultantem, 2. Prtkły z dbytych zebrań, zrealizwanych przedsięwzięć Frmat WORD, PDF Na bieżąc, Wg. harmngramu Na bieżąc 2.5. Metdy kmunikacji Sprawzdania Kierwnictw raz wszyscy pracwnicy urzędu trzymają w wersji elektrnicznej infrmację planie kmunikacji raz prjekcie wdrżenia CAF. Człnkwie grupy/zespłu samceny trzymają w frmie elektrnicznej na skrzynki mailwe wykaz kryteriów i zaptrzebwanie na dwdy celem przygtwania się d warsztatów CAF i przeprwadzenia samceny. Kierwnictw urzędu trzyma w wersji elektrnicznej pełne sprawzdanie z wyników samceny. Pzstali pracwnicy urzędu trzymają zbirczą infrmację wynikach samceny. Kierwnictw urzędu trzyma prjekty usprawnień, ustalne mierniki i rezultaty raz zidentyfikwane przyczyny zagrżeń dla prjektów, mżliwe spsby ich usuwania raz dalszeg rzwijania prjektów. Pzstali pracwnicy urzędu trzymają skrócną infrmację nt. przyjęteg planu dsknalenia. F5 Knsulting Sp. z.. 7

8 Kierwnictw urzędu trzyma pełną wersję raprtu kńcweg wdrżenia CAF pracwaną przez Zespól ds. samceny. Kierwnictw urzędu trzyma w wersji elektrnicznej relacje z udziału ze sptkań mnitując - ewaluacyjnych raz jedndniwej knferencji pdsumwującej i upwszechniającej rezultaty prjektu przygtwaną przez uczestnika sptkania ze strny Urzędu. Pnieważ urząd nie psiada wewnętrzneg Intranetu, Wójt Gminy udstępnił dla wszystkich pracwników serwer, na którym w katalgu nazwie CAF będą umieszczane w wersji elektrnicznej następujące infrmacje dla pracwników Urzędu: - deklaracja udziału we wdrżeniu CAF w frmacie PDF, - umwa wraz z harmngramem wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Gminy, - Przewdnik p samcenie, według metdy CAF 2006 CAF w samrządzie terytrialnym dstarczny przez F5 Knsulting w frmacie PDF, - Przewdnik CAF p CAF ie - Checklista- kryteria ptencjału i wyników Przygtwanie jednstek samrządu terytrialneg d stswania Wspólnej Metdy Oceny CAF w prcesie mierzenia ptencjału i dknań pprzez szklenia pracwników i pmc dradczą, - plan kmunikacji, - sprawzdanie z wyników samceny, - plan dsknalenia, - relacje z udziału ze sptkań mnitując - ewaluacyjnych raz jedndniwej knferencji pdsumwującej i upwszechniającej rezultaty prjektu. Sptkania bezpśrednie Knsultanci F5 Knsulting będą dbywali bezpśrednie sptkania z pracwnikami urzędu zaplanwane w harmngramie wdrżenia CAF. Krdynatr CAF i Wójt Gminy będą rganizwali sptkania infrmacyjne z pracwnikami urzędu przewidziane w harmngramie wdrżenia CAF. F5 Knsulting Sp. z.. 8

9 3. Mbilizacja pracwników Urzędu na rzecz zaangażwania w prces samceny Pracwnicy bezpśredni zaangażwani w prces samceny tj. człnkwie grupy/zespłu samceny trzymają p zakńczeniu prjektu ficjalną pchwałę d Wójta Gminy w frmie dyplmu, który zstanie dłączny d ich akt sbwych. Infrmacja pchwale zstanie przekazana d gółu pracwników na sptkaniu z pracwnikami. Pracwnicy wspierający zespół samceny w zakresie zbierania dwdów, dzielący się swimi pmysłami nt. działań dsknalących raz zachęcający klegów d udziału w prjekcie dstaną ustne pchwały d Kierwnika referatu na sptkaniu z pracwnikami, c zstanie zaprtkłwane. Zaangażwanie pracwników w prces wdrażania prjektu zstanie uwzględniny przy przyznawaniu nagród. F5 Knsulting Sp. z.. 9