Bądźmy przygotowani! Zalety posiadania procedur kryzysowych

Transkrypt

1 HYDROPREZENTACJE XXI 2018 Bądźmy przygotowani! Zalety posiadania procedur kryzysowych Marek Przytulski

2 Dobre praktyki - procedury Procedury Eksploatacyjne Zarządzanie Majątkiem Sieciowym Plany Bezpieczeństwa Wodnego Polityka PR (identyfikacja wizualna) Procedury Kryzysowe Procedury Obsługi Klienta Procedury BHP

3 Norma PN-EN Bezpieczeństwo zaopatrzenia w wodę do spożycia (Bezpieczeństwo dostawy wody pitnej) Wytyczne zarządzania ryzykiem oraz zarządzania kryzysowego Część 1: Zarządzanie kryzysowe Część 2: Zarządzanie ryzykiem

4 Podstawy zarządzania kryzysowego (definicje) 2.1 sytuacja kryzysowa wydarzenie lub sytuacja mogąca poważnie wpłynąć na dostawcę wody pitnej, który może wymagać innych struktur organizacyjnych i prawdopodobnie więcej niż zazwyczaj środków działania mających na celu reakcję na sytuację awaryjną 2.2 zarządzanie kryzysowe specjalny rodzaj zdolności organizacyjnej mający na celu przeprowadzenie dostawcy wody pitnej przez sytuację kryzysową poza organizacją normalnej pracy Wyprzedzające stworzenie systemu uwzględnienie sytuacji możliwych do przewidzenia (redukcja zakresu nieprzewidywanego), szkolenia i ćwiczenia

5 Podstawy zarządzania kryzysowego (Zespół Zarządzania Kryzysowego) Kaskadowy system tworzenia ZZK opcjonalnie zależnie od przewidywanego zasięgu kryzysu Zadania ZZK Rozpoznanie i ocena sytuacji Podejmowanie decyzji i ich realizacja Nadzór i kontrola realizacji Dokumentacja Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna Ciągła dostaw materiałów dla przydzielonych zespołów

6 Podstawy zarządzania kryzysowego (elementy gotowości) Zasada współpracy opracowanie dróg i sposobów wymiany informacji pomiędzy jednostkami wewnętrznymi i zewnętrznymi Gotowość środków środki techniczne (łączność dwukanałowa, komputery), dostęp do mediów, gotowe szablony dokumentów (protokoły, ogłoszenia, komunikaty), zasoby rezerwowe zewnętrzne (lista możliwości) ZZK decyzyjność jednoosobowa Przewodniczącego Zespołu, przedstawiciele decyzyjni i operacyjni (dublowanie ról), zasady delegowania przedstawicieli do jednostek zewnętrznych, Komunikacja zewnętrzna rzecznik prasowy lub osoba wytypowana do kontaktów z mediami (zawsze jedne kanał)

7 Etapy zarządzania kryzysowego (relacje procedur)

8 Podsumowanie Procedury Kryzysowe umożliwiają ograniczenie zasięgu/rozmiarów kryzysu ale przede wszystkim skracają cenny czas mobilizacji Planowe i skoordynowane działanie wynikające z postępowania zgodnego z procedurą przyczynia się do zmniejszenia strat zarówno w wymiarze materialnym jak i wizerunkowym Po zakończeniu każdej z sytuacji kryzysowych należy przeprowadzić ocenę funkcjonowania istniejących procedur skierowaną na weryfikację ich skuteczności Istotny wpływ na uniknięcie/przygotowanie do/działanie w sytuacji kryzysowej ma zespół procedur Dobre praktyki/procedury mogą w określonych przypadkach zapobiec sytuacji kryzysowej

9 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Marek Przytulski

10 Procedury Eksploatacyjne Płukanie i dezynfekcja po awariach Procedury regulacyjne sieci Płukanie końcówek sieci Analizy wody + zwiększają zasoby informacji o sieci rutynowo stosowane mogą wpływać na uniknięcie lub ograniczenie stanów kryzysowych - ograniczony wpływ na sytuacje kryzysowe

11 Zarządzanie Majątkiem Sieciowym Świadomość stanu sieci (korozja, osady, stan materiału) Utrzymywanie optymalnego wskaźnika wymian reinwestycyjnych Ustalanie priorytetów wymiany rurociągów + umożliwiają szybszą identyfikację przyczyn kryzysu przy zapewnieniu odpowiedniego wskaźnika wymian ograniczają występowanie kryzysów (wtórne zanieczyszczenie, awarie) - do pełnego obrazu wymagają pełnej bazy danych wejściowych Gwarantują pewien stopień ochrony wyłącznie pod warunkiem utrzymania wskaźnika wymian problem finansowania

12 Plany Bezpieczeństwa Wodnego Działanie proaktywne Określanie ryzyk dla CCP i ich eliminacja/ograniczanie Wprowadzanie działań zapobiegawczych Ciągła analiza funkcjonowania zgodnie z cyklem Deminga + skierowane na zapobieganie sytuacjom kryzysowym w zaopatrzeniu w wodę Elementy działań zapobiegawczych mogą zostać wykorzystane w kryzysie - w trakcie kryzysu nie dają wartości dodanej

13 Polityka PR Stabilna i świadomie kreowana opinia na temat firmy Dostępność stałych kanałów komunikacyjnych Zaprzyjaźnione media Dobre relacje z władzami i instytucjami + znacząco ułatwia dotarcie z komunikatami w trakcie kryzysu stanowi gotowe narzędzie do wykorzystania w Procedurach Kryzysowych - stosowana nadmiernie może doprowadzić do przesytu, podobnie jak reklamy

14 Procedury Kryzysowe Jasne i czytelne zasady postępowania w kryzysie Dostępność awaryjnych zasobów technicznych Świadomość zakresu działań i odpowiedzialności wśród pracowników + konieczne dla prawidłowego i świadomego działania w kryzysie mogą znacząco ograniczyć skutki sytuacji kryzysowej zarówno w wymiarze technicznym jak i PR - nie wpływają na wystąpienie stanów kryzysowych