Instrukcja użytkownika systemu e-bok

Transkrypt

1 Instrukcja użytkownika systemu e-bok Międzyrzecz, luty

2 SPIS TREŚCI I. Wstęp Kto może korzystać z e-bok a? Funkcje systemu e-bok Wymagania techniczne sprzętu komputerowego Bezpieczeństwo Mapa serwisu e-bok... 5 II. Szczegółowy opis funkcjonalności Rejestracja użytkownika Logowanie Przypomnienie hasła Struktura systemu e-bok po zalogowaniu Panel główny e-bok Promocje i nowości Pliki do pobrania Formularz kontaktowy Mój profil Dane użytkownika Zmiana hasła Klienci Pomoc Wyloguj się

3 I. Wstęp Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta EWE(e-BOK) jest nowoczesną platformą internetową udostępnioną dla Klientów spółki EWE energia odbierających gaz ziemny. e-bok ma na celu ułatwienie i usprawnienie kontaktu Klienta z EWE. System e-bok to bezpieczny, przejrzysty oraz przyjazny dla Klienta, wygodny i szybki dostęp do informacji związanych z poborem i rozliczeniem paliwa gazowego. e-bok dostępny jest 24 godz. na dobę, 7 dni w tygodniu. Dostęp do e-bok jest darmowy, wystarczy, że posiadasz dostęp do internetu. 1. Kto może korzystać z e-bok a? e-bok przeznaczony jest dla klientów EWE energia, którzy: - zawarli z EWE energia umowę kompleksową na dostarczenie paliwa gazowego oraz otrzymali fakturę zaliczkową (dane z faktury zaliczkowej są potrzebne do dokonania rejestracji do systemu e-bok) - posiadają dostęp do internetu - posiadają aktualną skrzynkę mailową - zaakceptują regulamin e-bok a oraz politykę bezpieczeństwa - dokonają poprawnej rejestracji do systemu e-bok - zostaną pozytywnie zweryfikowani przez system e-bok - dokonają poprawnego logowania do e-bok 2. Funkcje systemu e-bok - rejestracja i logowanie użytkowników - łatwe zarządzanie kilkoma umowami jednocześnie (dostęp do informacji o różnych punktach poboru gazu, poprzez jedno logowanie) - sprawdzanie salda Klienta - przesyłanie stanu gazomierza 3

4 - dokonanie zmian niektórych danych ewidencyjnych (adres do korespondencji, numery telefonów) - archiwalne stany gazomierza, z możliwością przedstawienia ich na wykresie - podgląd dokonanych płatności - możliwość skorzystania z EKO faktury lub jej rezygnacji - możliwość nawiązania kontaktu z EWE poprzez formularze kontaktowe - ustawienie przypomnień dot. wystawienia faktur, terminu płatności, terminu podania odczytu gazomierza - informacje o promocjach i nowościach - podgląd przydatnych plików i formularzy 3. Wymagania techniczne sprzętu komputerowego Do poprawnego funkcjonowania e-bok a potrzebny jest dostęp do Internetu poprzez przeglądarkę internetową Firefox 6.0, Chrome 16.0, Internet Explorer 7.0 lub nowsze ich wersje. Do obsługi podglądu dokumentów i EKO faktury wymagana jest przeglądarka plików.pdf (np. Adobe Acrobat Reader > 5.0). 4. Bezpieczeństwo EWE dokłada wszelkich starań, aby dane Klientów były bezpieczne. System e-bok zabezpiecza dane poprzez: - bezpieczne logowanie (szyfrowane połączenie) system e-bok posiada specjalny certyfikat bezpieczeństwa - szyfrowany protokół HTTPS. Żadne informacje nie są przesyłane przez internet otwartym tekstem. Zastosowany certyfikat SSL został wystawiony przez renomowany Urząd Certyfikacji, przez co Użytkownicy strony mają absolutną pewność, że łączą się bezpiecznie z właściwym serwisem. - dokładna weryfikacja danych podczas rejestracji użytkowników - odzyskanie hasła dostępowego. System umożliwia bezpieczne odzyskanie hasła dostępowego, jeśli użytkownik je zapomni opcja przypomnij hasło 4

5 - blokada konta na 24 godz. po trzykrotnym błędnie wpisanym haśle. Bezpieczeństwo Państwa danych zależy również od Was samych. Prosimy o niepodawanie loginu i hasła osobom trzecim. 5. Mapa serwisu e-bok 1. Strona logowania: Rejestracja użytkownika Logowanie użytkownika Przypomnienie hasła 2. Strona po zalogowaniu: 2.1. Panel główny e-bok: Informacje o e-bok Rozliczenie Klienta: saldo klienta podawanie stanu gazomierza wiadomości Ewidencja: informacje o odbiorcy zmiana danych ewidencyjnych odbiorcy Gazomierze: odczyty stanu gazomierza archiwalne odczyty gazomierzy wykresy odczytów gazomierza Rachunki i płatności: archiwum dokonanych płatności wykresy dokonanych płatności Przypomnienia: ustawienie przypomnienia dot. wystawionych faktur ustawienie przypomnienia dot. terminu płatności ustawienie przypomnienia dot. terminu podania stanu gazomierza Rejestr czynności Promocje i nowości Pliki do pobrania Formularz kontaktowy 5

6 2.2. Pomoc 2.3. Mój profil Lista kontaktów Nowy kontakt Dane użytkownika Zmiana danych ewidencyjnych posiadacza konta Zmiana hasła Klienci Nowy klient Klienci aktualni 2.4. Wyloguj się II. Szczegółowy opis funkcjonalności W tej części Pomocy użytkownika przedstawiono szczegółowy opis funkcjonalności, jakie zawarte są w systemie e-bok. 1. Rejestracja użytkownika Aby skorzystać z platformy internetowej e-bok wymagana jest rejestracja. W tym celu należy wybrać przycisk 6

7 Do założenia konta nowego użytkownika potrzebne są dane osobowe użytkownika, a także dane Klienta EWE. Aby dokonać rejestracji potrzebne będą następujące dane: Dane osobowe dla konta e-bok: Adres Powtórzony adres Imię, drugie imię oraz nazwisko Pesel Zatwierdzenie regulaminu e-bok Zatwierdzenie polityki bezpieczeństwa danych Dane Klienta EWE: Numer Klienta Numer faktury Kwota brutto z faktury zliczkowej 7

8 Rodzaj Klienta: Osoba fizyczna Podmiot gospodarczy Dane adresowe osoby fizycznej: Województwo Miejscowość Kod pocztowy Ulica Numer budynku Numer mieszkania Telefon stacjonarny Telefon komórkowy 8

9 Dane podmiotu gospodarczego: Pełna nazwa firmy NIP Dane adresowe podmiotu gospodarczego: Województwo Miejscowość Kod pocztowy Ulica Numer budynku Numer mieszkania Telefon stacjonarny Telefon komórkowy W przypadku podania błędnych danych rejestracja będzie niemożliwa. Na adres mailowy podany przy rejestracji zostanie wysłana informacja z podaniem, w jakich polach dane były niezgodne oraz numer kontaktowy do Administratora e-bok. W przypadku poprawnej aktywacji Klienta, automatycznie zostanie wygenerowana wiadomość potwierdzająca i wysłana na adres podany przy rejestracji. 9

10 2. Logowanie Logowanie możliwe jest po dokonaniu rejestracji i uzyskaniu pełnego dostępu do konta. Podanie nieprawidłowego loginu lub hasła powoduje wyświetlenie się komunikatu Logowanie nie powiodło się. Podano nieprawidłowy identyfikator lub hasło. 10

11 Trzykrotne wpisanie błędnego hasła skutkuje zablokowaniem konta na 24 godziny. Pola oznaczone to pola z podpowiedzią. 11

12 3. Przypomnienie hasła Opcja Przypomnij hasło daje możliwość odzyskania hasła. 12

13 13

14 4. Struktura systemu e-bok po zalogowaniu Po prawidłowym zalogowaniu się do systemu e-bok Klient ma możliwość przechodzenia między głównymi zakładkami i funkcjonalnościami e-bok. Budowa stron w systemie e-bok Menu górne (menu 1) składa się: Panel główny Panelu głównego Pomocy Mojego profilu Button a wyloguj się Wyboru Klienta przypisanego do konta użytkownika W Panelu głównym użytkownik może przeglądać dane rozliczeniowe i statystyczne wybranego klienta EWE, a także wprowadzać odczyty gazomierzy lub skontaktować się z EWE. Dodatkowo zalogowany użytkownik może pobrać pliki (np. z aktualną taryfą cen gazu), przeczytać informacje o aktualnych promocjach i nowościach). 14

15 Mój profil W panelu Mój profil zawarte są dane użytkownika e-bok, czyli osoby, która dokonała rejestracji konta. Tutaj użytkownik może dokonać zmiany hasła oraz danych podanych przy rejestracji. Odbiorcy gazu posiadający więcej niż jedną umowę, mogą podpiąć pod jedno konto kilka umów/punktów poboru gazu (zakładka Klienci). Tutaj można również skonfigurować jego listę usług oferowanych przez system e-bok takie jak EKO Faktura. Wybór Klienta przypisanego do konta użytkownika Użytkownicy, którzy mają więcej niż jednej punkt poboru gazu, mogą za pomocą jednego loginu (jednego konta użytkownika) zarządzać wszystkimi umowami. W tym miejscu menu, można dokonać szybkiej i łatwej zmiany Klienta (punktu poboru gazu). 5. Panel główny Panel główny składa się z 4 głównych zakładek: e-bok Promocje i nowości 15

16 Pliki do pobrania Formularz kontaktowy 5.1. e-bok Zakładka e-bok jest głównym panelem użytkowym portalu. Stąd można przejść do pozostałych zakładek zawierających informacje o rozliczeniu wybranego Klienta (zakładki: Informacje, Rozliczenia, Ewidencja, Gazomierze, Rachunki i płatności, Przypomnienia, Rejestr czynności) Informacje Znajdują się tutaj informacje dotyczące zalet i możliwości systemu e-bok. 16

17 Rozliczenia W zakładce Rozliczenia znajdują się informacje na temat bieżącego salda rachunku każdego z Klientów, wskazania stanu licznika dla każdego z punktów poboru gazu klienta. Przy pomocy formularza Aktualizuj stan licznika można przesłać do EWE informację o aktualnym wskazaniu gazomierza. W tej zakładce znajdują się również ważne wiadomości i informacje np. przypominające o dokonaniu odczytów gazomierza, informujące o zmianach w cenach gazu Ewidencja Zakładka Ewidencja daje możliwość użytkownikowi portalu e-bok opcję przejrzenia i zmiany niektórych danych wybranego Klienta: identyfikator użytkownika, numer klienta, dane osobowe i adresowe, a także numeru telefonu komórkowego i stacjonarnego. 17

18 Gazomierze W zakładce Gazomierze wyświetlane są wszystkie punkty poboru gazu (wszyscy założeni Klienci), dla których użytkownik ma aktywne umowy sprzedaży gazu. Dla każdego z punktów wyświetlane są informacje o: adresie punktu, numerze gazomierza zamontowanego w danym punkcie, Taryfie, Mocy, Odbiornikach zamontowanych w danym punkcie, Dacie ostatniego odczytu oraz Stan licznika. Klikając ikonę zobacz odczyty lub zobacz wykres użytkownik może zobaczyć szczegółowe dane na temat profilu zużycia gazu (kolejnych odczytów). W profilu zużycia gazu dla danego punktu, dostępna jest tabela odczytów gazomierza podpiętego do wybranego punktu poboru. Listę tę można filtrować podając zakres dat odczytów. 18

19 19

20 Dostępna jest też opcja wyświetlania wykresu zużycia gazu. Odczyty są oznaczone innymi kolorami w zależności od rodzaju odczytu. Po najechaniu myszką na punkt, na linii ze wskazaniem, wyświetlają się wszystkie szczegóły odczytu Rachunki i płatności W zakładce Rachunki i płatności użytkownik systemu e-bok może zapoznać się z informacjami dotyczącymi historii płatności za zużyty gaz oraz z bieżącymi płatnościami oczekującymi na wpłatę Klienta. Od momentu wyrażenia zgody na otrzymywanie EKO faktur widoczny jest obraz faktur w formacie.pdf 20

21 Możliwe jest również podejrzenie Archiwum wszystkich faktur, wystawionych od momentu podpisania umowy z EWE, a także wyświetlenie graficzne wykresu wszystkich dokonanych płatności. Po najechaniu na konkretną fakturę (pojedynczy punkt na wykresie) można podejrzeć szczegółowe informacje na jej temat. 21

22 Eko-faktura Użytkownik ma możliwość ustawienia funkcji Eko-faktura. Gdy funkcja ta jest włączona Klient nie będzie otrzymywał papierowych faktur. 22

23 Wszystkie faktury od momentu włączenia tej funkcji będą dostępne w e-bok w zakładce Rachunki i płatności. Zielony listek przy numerze faktury oznacza, iż podgląd faktury jest dostępny. 23

24 Przypomnienia Użytkownik ma możliwość ustawienia powiadomień dot. wystawienia faktur, terminu płatności oraz terminu podania stanu gazomierza, wysyłanych, jako wiadomość mailową. 24

25 Rejestr czynności Tutaj dostępne są szczegółowe informacje wraz z datami i godzinami o wykonanych przez użytkownika czynnościach takich jak: rejestracja użytkownika w e-bok, dodawanie klientów, logowanie, włączenie/wyłączenie usługi EKO Faktura, udana/nieudana próba zmiany hasła itp. 25

26 5.2. Promocje i nowości W tej zakładce użytkownik e-bok ma możliwość zapoznania się z prowadzonymi aktualnie na jego terenie akcjami marketingowymi Pliki do pobrania Tutaj użytkownik znajdzie dokumenty, formularze, regulaminy oraz instrukcje. Zamieszczone pliki można pobrać, wydrukować lub obejrzeć. 26

27 5.4. Formularz kontaktowy Zakładka Formularz kontaktowy podzielona jest na dwie mniejsze zakładki: Lista kontaktów Nowy kontakt W zakładce Lista kontaktów zebrana jest cała korespondencja jak była wysłana do EWE oraz odpowiedzi od EWE. W zakładce Nowy kontakt użytkownik e-bok a ma możliwość wysłania zapytanie do EWE. 27

28 6. Mój profil Mój profil jest panelem umożliwiającym edycję profilu użytkownika e-bok. Użytkownik może tutaj zmienić hasło dostępu do portalu, edytować swoje dane teleadresowe oraz dodać bądź usunąć klientów EWE, którymi zarządza w systemie e-bok. Z panelu tego można również zarządzać usługami (EKO faktura) dla każdego z założonego Klienta Dane użytkownika W tej zakładce użytkownik może dokonać zmiany swoich danych personalnych. 28

29 6.2. Zmiana hasła Tutaj użytkownik może zmienić swoje hasło dostępu do portalu. Jeśli użytkownik zapomniał dotychczasowego hasła, powinien skorzystać z opcji przypomnij hasło dostępnej na stronie logowania Klienci W zakładce Klienci umożliwia użytkownikowi dodawanie i usuwanie ze swojego konta e-bok klientów (punkty poboru gazu). Może również zarządzać usługami aktywowanymi dla każdego z klientów. Zakładka Klienci dzieli się na dwie mniejsze zakładki: 29

30 Nowy klient Klienci aktywni Jeśli użytkownik e-bok posiada więcej niż jedną umowę sprzedaży gazu może za pomocą jednego konta zarządzać wszystkimi umowami. W zakładce Nowy klient można założyć nowego klienta (nowy punkt poboru gazu). W zakładce Aktywni klienci można aktywować lub dezaktywować usługę EKO faktury. Tutaj można również usunąć danego klienta. 30

31 7. Pomoc Na stronie zamieszczona jest instrukcja użytkownika systemu e-bok 8. Wyloguj się Kliknięcie buttonu z systemu e-bok. powoduje natychmiastowe wylogowanie użytkownika 31