W zakresie spraw organizacyjnych

Transkrypt

1 Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Wójtowi Gminy Rozprza, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej. Łódź, dnia 23 listopada 2011 roku Pan Janusz Jędrzejczyk Wójt Gminy Rozprza WK 602/60/2011 Na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 ze zm.) informuję Pana Wójta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Urzędzie Gminy Rozprza. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat , dotyczące przede wszystkim: kontroli finansowej, prowadzenia rachunkowości; sporządzania sprawozdań finansowych; gospodarki kasowej; realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych; realizacji dochodów z majątku; udzielanie zamówień publicznych; ewidencji i inwentaryzacji majątku 1. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z nieprzestrzegania obowiązujących przepisów oraz naruszenia procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności: W zakresie spraw organizacyjnych 1. Obowiązujący w jednostce statut Gminy Rozprza uchwalony został uchwałą nr VII/50/03 z dnia 30 czerwca 2003 roku Rady Gminy w Rozprzy i od tego czasu nie był nowelizowany mimo licznych zmian w stanie prawnym i faktycznym, które wymagały uwzględnienia w treści statutu. 1 Przy formułowaniu niniejszego wystąpienia zostały uwzględnione wyjaśnienia zawarte w piśmie Janusza Jędrzejczyka Wójta Gminy Rozprza z dnia 4 października 2011 roku sygn. WG oraz przedłożone przez Gminę w dniu 17 listopada 2011 roku dodatkowe dokumenty.

2 2. Nie zaktualizowano także Regulaminu Organizacyjnego obowiązującego w Urzędzie Gminy, wprowadzonego zarządzeniem nr 4/08 Wójta Gminy Rozprza z dnia 25 stycznia 2008 roku, mimo utworzenia dwóch referatów: Inwestycyjnego i Gospodarki Mieniem. Powyższe zmiany w strukturze organizacyjnej Urzędu Gminy nie znalazły odzwierciedlenia w postanowieniach Regulaminu Organizacyjnego. 3. Kontrolująca stwierdziła, że pracowników Urzędu Gminy nie zapoznano z treścią Instrukcji w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł. W zakresie gospodarki kasowej W kontrolowanej jednostce obowiązywała w części nieaktualna Instrukcja kasowa, wprowadzona zarządzeniem Wójta Gminy nr 24 /2003 z dnia 30 grudnia 2003 roku, z uwagi na to, że obecnie raporty kasowe sporządza się w systemie komputerowym w programie kasa. Natomiast zgodnie z ww. Instrukcją - raporty kasowe sporządzane są ręcznie. W instrukcji oprócz braku zapisu o raportach kasowych sporządzanych komputerowo, nie wymieniono także nazw prowadzonych raportów kasowych, nie zamieszczono informacji o przekazywaniu wynagrodzeń i nagród dla pracowników na osobiste rachunki bankowe. W zakresie gospodarowania majątkiem gminy 1. W rezultacie czynności kontrolnych ustalono, że przetarg na zbycie działki nr 471 odbył się w dniu 27 czerwca 2006 roku. Zgodnie z protokołem, przetargiem objętych zostało 6 nieruchomości, w tym zabudowana działka nr 471, o powierzchni 0,07 ha, położona w Rozprzy. Zgodnie z 14 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz. 2108), o wysokości postąpienia decydują uczestnicy przetargu, z tym że postąpienie nie może wynosić mniej niż 1 % ceny wywoławczej, z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych. W opisywanym przetargu wysokość postąpienia została zaniżona z uwagi na zaniechanie zaokrąglenia w górę do pełnych dziesiątków złotych - postąpienie wyniosło 388 zł, powinno być 390 zł. 2. W dniu 1 września 2006 roku Urząd Gminy w Rozprzy pismem nr KR.7224/27-2/2006 zawiadomił nabywców o miejscu i terminie (6 września 2006 roku) sporządzenia aktu notarialnego. Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2010 r., Dz. U. nr 102, poz. 651 ze zm.) - organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną, jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Z powołanego pisma wynikało, że w powyższej sprawie naruszono obydwa terminy, tj. termin 21 dni (na zawiadomienie osoby ustalonej, jako nabywca nieruchomości), oraz termin 7 dni (termin zawarcia umowy sprzedaży liczony od dnia doręczenia zawiadomienia). W zakresie inwentaryzacji składników majątkowych 2

3 1. W kontrolowanej jednostce obowiązywała Instrukcję inwentaryzacyjna, która nie była aktualizowana od 2006 roku. 2. W odniesieniu do inwentaryzacji za 2009 i 2010 rok stwierdzono, że: - w zakresie inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania brak było porównania wyników spisu z natury ze stanami ewidencyjnymi; - kontrolującym nie przedłożono sprawozdania opisowego z przebiegu spisu z natury sporządzonego według wzoru, stanowiącego załącznik nr 6 do załącznika do zarządzenia nr 23/2006 Wójta Gminy z dnia 2 października 2006 roku w sprawie wprowadzenia Instrukcji inwentaryzacyjnej. Dokument pod nazwą Zestawienie dokumentacji inwentaryzacyjnej sporządzony w dniu 15 stycznia 2010 roku oraz Zestawienie dokumentacji inwentaryzacyjnej sporządzony w dniu 15 stycznia 2011 roku nie odpowiadał wymogom określonym w obowiązującej w jednostce Instrukcji inwentaryzacyjnej. 3. W wyniku kontroli stwierdzono, że zgodnie z treścią protokołu kontroli kasy (na dzień 31 grudnia 2009 i 2010 roku), w kasie nie było gotówki. W protokole kontroli kasy w punkcie 2 i 4 komisja spisowa stwierdziła, że pogotowie kasowe ustalone przez kierownika jednostki wynosi zł, podczas gdy takiej kwoty nie było w kasie (nie była pobierana z banku gotówka na pogotowie kasowe). Członkowie komisji spisowej złożyli wyjaśnienie, że w czasie inwentaryzacji w kasie nie było gotówki. 4 W odniesieniu do inwentaryzacji za 2010 rok stwierdzono uchybienia w następującym zakresie: nie wszystkie arkusze spisowe posiadały numery druków ścisłego zarachowania, na arkuszach spisowych brakowało imienia i nazwiska oraz podpisu osoby, która winna była sprawdzić wszystkie podliczenia kwot spisanych składników mienia. Odpowiedzialność za powyższe uchybienia i nieprawidłowości ponoszą Wójt Gminy Rozprza oraz Skarbnik Gminy, jak również rzeczowo właściwi pracownicy wskazani w protokole kontroli. Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w wyniku kontroli, proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne: 1. Podjąć czynności w celu zaktualizowania postanowień Statutu Gminy Rozprza. 2. Podjąć czynności w celu zaktualizowania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Rozprzy. 3. Dokonać niezbędnych aktualizacji w obowiązującej w jednostce Instrukcji kasowej. 4. Każdorazowo po ustaleniu przez Wójta Gminy instrukcji i procedur kontroli wewnętrznej zapoznawać z ich treścią właściwych pracowników Urzędu Gminy. 3

4 5. Wysokość postąpienia w przetargach na zbycie nieruchomości ustalać zgodnie z 14 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości, tj. postąpienie nie może wynosić mniej niż 1 % ceny wywoławczej, z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych. 6. Zawiadamiać osoby ustalone, jako nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży w terminie 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. 7. Zapewnić przeprowadzanie inwentaryzacji zgodnie z obowiązującą w jednostce Instrukcją inwentaryzacyjną. 8. Rozważyć czy wysokość ustalonego w jednostce pogotowia kasowego odpowiada potrzebom jednostki. Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich nie wykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ww. ustawy, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżeń, w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem. Do wiadomości: Przewodniczący Rady Gminy w Rozprzy Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Rozprzy aa 4

5 5