ZAPYTANIE OFERTOWE. 2. Szkolenie odbędzie w terminie od 11 do 12 grudnia 2018 roku dwa dni (jeden nocleg)

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku (zwany dalej PORD lub Zamawiający) zwraca się z zapytaniem ofertowym na usługę wynajmu lokalu wraz z zakwaterowaniem i wyżywieniem w celu organizacji szkolenia. 1. Przedmiotem zapytania ofertowego jest usługa wynajmu lokalu na terenie powiatu kościerskiego wraz z zakwaterowaniem i wyżywieniem w celu organizacji posiedzenia wyjazdowego Pomorskiej Rady Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego dla maksymalnie 40 uczestników. 2. Szkolenie odbędzie w terminie od 11 do 12 grudnia 2018 roku dwa dni (jeden nocleg) wg następującego harmonogramu: 1) r. zameldowanie w godzinach 9:00 10:00, 2) r. wymeldowanie pełnej liczby uczestników do godziny 14: Wymagania Zamawiającego: A. Obiekt, w którym będą świadczone przedmiotowe usługi, musi spełniać następujące wymogi: 1) Hotel, pensjonat lub inny obiekt, w którym będą świadczone usługi hotelarskie, musi zapewniać możliwość noclegu dla maksymalnie 40 uczestników szkolenia wg. następującego podziału: 20 pokoi 2 osobowych. 2) Wyżywienie, sala konferencyjna oraz nocleg winny znajdować się w jednym budynku. 3) Parking z przeznaczeniem dla Zamawiającego, dla minimum 25 samochodów osobowych. B. Sala konferencyjna: Wykonawca zobowiązany jest zapewnić salę konferencyjną dla uczestników szkolenia na miejscu pobytu: 1) dzień 1 (11.12) w godz. 9:00 19:00, dzień 2 (12.12) w godz. 9:00 13:00, 2) dostosowaną do zgłoszonej liczby uczestników, 3) klimatyzowaną z dostępem do światła dziennego oraz możliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego, 4) z odpowiednim nagłośnieniem nagłośnienie zapewniające dobrą słyszalność w każdym punkcie sali, 5) wyposażoną w projektor multimedialny oraz ekran do wyświetlania obrazu z projektora (obraz na ekranie widoczny dla każdego uczestnika, z każdego miejsca sali),

2 C. Wyżywienie: 1) Wykonawca zobligowany jest do zapewnienia uczestnikom szkolenia całodziennego wyżywienia na terenie obiektu, wg następującego podziału: Dzień 1 (11.12) obiad godzina 14:00, kolacja od godziny 19:00; Dzień 2 (12.12) śniadanie 8:00 9:00, obiad 13:00; Przerwy w trakcie szkolenia - dostęp do serwisu kawowego obejmującego: kawę i herbatę w saszetkach, cytrynę, cukier, wrzątek, mleko do kawy, wodę mineralną (gazowaną i niegazowaną), kruche ciastka. Wykonawca zobligowany jest przygotować serwis kawowy wg następującego harmonogramu: Dzień 1: 1 serwis dostępny dla uczestników od godziny 11:00 do 13:30 2 serwis od godz. 16:00 do 18:30 Dzień 2: 1 serwis (bez uzupełniania) dostępny dla uczestników od godziny 11:00 do 13:00 2) Śniadanie Śniadanie w formie szwedzkiego stołu, w skład którego powinny wchodzić co najmniej: minimum 1 posiłek na ciepło; przekąski na zimno (zimna płyta), ser żółty, wędlina, jogurty, musli, płatki owsiane, ciepłe mleko, dżem, warzywa, masło, pieczywo, herbata w saszetkach, cytryna, cukier, kawa, mleko wrzątek.

3 3) Obiad: Obiad podany w pomieszczeniu odrębnym od sali, w której prowadzone jest szkolenie lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników szkolenia. Obiad winien obejmować dla każdego uczestnika: dwa dania gorące: zupa oraz drugie danie mięsne oraz rybne (do wyboru przez konsumenta). Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamówienia pojedynczych porcji obiadowych dla wegetarianina, sałatka, dodatek skrobiowy, woda mineralna niegazowana i gazowana oraz soki 100%, deser w postaci wyrobów cukierniczych, 4) Kolacja w formie szwedzkiego stołu w skład której powinno wchodzić co najmniej: minimum 1 posiłek na ciepło, przekąski na zimno (zimna płyta), ser żółty (co najmniej 2 rodzaje), wędlina, (co najmniej 2 rodzaje), warzywa i owoce masło, pieczywo, herbata w saszetkach, cytryna, cukier, kawa, mleko wrzątek, woda mineralna, 5) W zakresie wyżywienia Wykonawca zobowiązany jest do: terminowego przygotowania i podania posiłków, zgodnie z planem szkolenia (szczegółowe ustalenia odnośnie harmonogramu zostaną przekazane Wykonawcy przy zawarciu umowy); przygotowania posiłków zgodnie z zasadami racjonalnego wyżywienia urozmaiconych z pełnowartościowych świeżych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia. przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. z 2010r. nr 136, poz. 914 ze zm.). stosowania się do wszelkich uwag i zaleceń Zamawiającego w zakresie kwestii technicznych i organizacyjnych. rozliczenia z wykonywanych przez Wykonawcę usług na podstawie

4 wystawionej przez Wykonawcę faktury- ze szczegółowym zestawieniem określającym rodzaj usługi oraz ilości wydanych porcji. Termin płatności faktury 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu. Uwagi: Zamawiający poinformuje Wykonawcę o planowanej liczbie uczestników najpóźniej na 2 dni przez planowanym przyjazdem. Ostateczne rozliczenie za zrealizowana na rzecz Zamawiającego przez Wykonawcę usługę dokonane zostanie po realizacji usługi w oparciu o rzeczywistą liczbę osób korzystających z usługi będącej przedmiotem niniejszego zapytania (w oparciu o liczbę osób opisaną w protokole realizacji usługi, podpisanym przez przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcę) oraz cenę jednostkową brutto/ 1 os. określoną w formularzu ofertowym. 4. Termin wykonania zamówienia Wykonawca będzie świadczył usługi od dnia: r do dnia: r 5. Opis sposobu przygotowywania oferty 1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Oferta musi być sporządzona z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności. 3. Wykonawca zobligowany jest do wskazania w formularzu ofertowym: 1) ceny jednostkowej brutto wyżywienia i zakwaterowania w pokojach 2 osobowych oraz pozostałych usług związanych ze szkoleniem. 2) przeliczenia wartości brutto oferty z uwzględnieniem cen jednostkowych 3) nazwy obiektu i miejsca świadczenia przedmiotowych usług (dokładny adres). 4. Ofertę należy sporządzić w języku polskim. 5. Ofertę musi podpisać uprawniony przedstawiciel Wykonawcy czytelnie, bądź zaparafować przy jednoczesnym użyciu pieczęci imiennej. 6. Opis sposobu obliczenia ceny 1. Cenę należy obliczyć zgodnie z tabelą zawartą w Formularzu ofertowym. Wartość brutto będzie stanowiła cenę oferty. 2. Cena ta musi zawierać całe należne Wykonawcy wynagrodzenie związane z przygotowaniem, realizacją i rozliczeniem przedmiotu zapytania ofertowego. 3. Oferowana cena musi być zgodna z przepisami ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

5 7. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o poniższe kryterium wyboru ofert: Cena: waga 100% najniższa łączna cena ofertowa brutto spośród nieodrzuconych ofert Ilość punktów = X 100 X waga kryterium łączna cena ofertowa brutto badanej oferty Zamawiający za najkorzystniejszą uzna ofertę, która zdobędzie najwyższą łączną ilość punktów. 8. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku, Gdańsk, ul. Równa 19/21, pok. 101, I piętro (budynek dwukondygnacyjny) lub mailowo na adres: pord@pord.pl do dnia r. do godziny 12:00. Decydująca jest data dostarczenia oferty w powyższe miejsce, a nie data nadania. Za dostarczenie oferty przez pocztę lub kuriera pod wskazany adres odpowiada Wykonawca. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania bądź unieważnienia zapytania ofertowego i ponownego skierowania zapytań ofertowych zawierających uzupełnione lub zmodyfikowane przez Zamawiającego warunki. O takim fakcie wszyscy Wykonawcy, którzy terminowo złożyli kompletną i prawidłową pod względem formalnym ofertę, zostaną poinformowani oraz zaproszeni do złożenia nowej oferty. 10. Złożenie oferty przez Wykonawcę jest jednoznaczne z zaakceptowaniem bez zastrzeżeń treści i warunków niniejszego zapytania ofertowego. 11. Do oferty należy dołączyć: Formularz ofertowy, Oświadczenie, Kwestionariusz

6 FORMULARZ OFERTOWY Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku ul. Równa 19/ Gdańsk Nawiązując do zapytania ofertowego, składam/składamy* ofertę na usługę wynajmu lokalu w celu organizacji szkolenia wraz z zakwaterowaniem i wyżywieniem. Ja/My* niżej podpisani: działając w imieniu i na rzecz: (nazwa (firma), dokładny adres Wykonawcy / Wykonawców) (w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie podać nazwy (firmy) i dokładne adresy wszystkich wspólników spółki cywilnej lub członków konsorcjum) 1. Oferuję / oferujemy* wykonanie w/w. przedmiotu zapytania ofertowego: Przedmiot zapytania ofertowego Zakwaterowanie i wyżywienie dla uczestników szkolenia wraz z pozostałymi usługami w dniach r r. w pokojach 2- osobowych Cena jednostkowa brutto / 1os. Ilość osób 40 Cena ofertowa brutto RAZEM Cena ofertowa brutto słownie: złotych Nazwa obiektu: Obiekt zlokalizowany jest (dokładny adres) Jednocześnie oświadczam /oświadczamy*, że: 1. Oferuje / oferujemy realizację przedmiotu zapytania ofertowego w terminie wymaganym przez Zamawiającego. 2. Cena oferty uwzględnia wszystkie należne nam elementy wynagrodzenia wynikające z tytułu przygotowania, realizacji i rozliczenia przedmiotu zapytania ofertowego.

7 3. Oświadczam / oświadczamy*, że zdobyłem / zdobyliśmy* wszystkie niezbędne informacje konieczne do rzetelnego skalkulowania naszej oferty. 4. Oświadczam /oświadczamy, że zapoznaliśmy się z wymogami zawartymi w zapytaniu ofertowym. 5. Oświadczam / oświadczamy, że do kontaktów z Zamawiającym w zakresie związanym z niniejszym zamówieniem upoważniam / upoważniamy następujące osoby: tel. tel. 6. Integralną część złożonej oferty stanowią następujące dokumenty: 1) 2) Miejscowość i data (podpis i pieczęć osoby upoważnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy)

8 OŚWIADCZENIE Przystępując do zapytania ofertowego na działając w imieniu Wykonawcy (podać nazwę i adres Wykonawcy) oświadczam, że podmiot, który reprezentuje : a a. posiada kompetencje lub uprawnienia* do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów, b b. znajduje się w sytuacji ekonomicznej lub finansowej* pozwalającej na realizację przedmiotu zamówienia zawartego w zapytaniu ofertowym, c c. posiadam odpowiedni potencjał techniczny lub zawodowy* pozwalający na realizację przedmiotu zamówienia zawartego w zapytaniu ofertowym., dnia r. (miejscowość) podpis wraz z pieczęcią osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy

9 KWESTIONARIUSZ DLA WYKONAWCY NIE BĘDĄCEGO PRACOWNIKIEM PORD, PRZED ZAWARCIEM UMOWY Dane Wykonawcy (nazwa i adres) KRS NIP REGON Nr telefonu (miejscowość i data) (podpis Wykonawcy) Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do realizacji celu jakim jest zawarcie i realizacja umowy. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c) RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych). Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z , str. 1), dalej RODO, informuję, że: administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku z siedzibą w Gdańsku, ul. Równa 19/21, Gdańsk, zwany dalej PORD; z administratorem można się skontaktować poprzez adres pord@pord.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora;

10 zgodnie z art. 37 RODO został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych Osobowych. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem i ochroną danych osobowych może Pan/Pani kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych. Taki kontakt może się odbyć tel: , fax , drogą elektroniczną na adres iod@pord.pl lub tradycyjnie w formie pisemnej na adres Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku, ul. Równa 19/21, Gdańsk * ; Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie zapytania ofertowego; odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz i 2018), dalej ustawa Pzp ; Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy; obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp; w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO; posiada Pani/Pan: na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących; na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ** ; na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***; prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO; nie przysługuje Pani/Panu: w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

11 na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Oświadczam że zapoznałam(-em) się z treścią klauzuli informacyjnej (miejscowość i data) oświadczenie) (podpis osoby składającej * Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych. ** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników. *** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.