System Oceny Usług Rozwojowych pytania i odpowiedzi

Transkrypt

1 System Oceny Usług Rozwojowych pytania i odpowiedzi 1. Jeśli wpisujemy w kartę usług - usługę w postaci szkolenia e-learning i wiadomo nie wszystkie pola w karcie będą aktywne (chociażby miejsce realizacji) i ustalono, że w przypadku e-learningu dobrze, aby była możliwość wpisania początku realizacji, ale bez określania daty do, ponieważ jest to usługa ciągła to tak się zastanawiam nad czysto techniczną stroną oceny. W jaki sposób System będzie wysyłał przypomnienia do uczestników nie mając daty końcowej danej usługi? Jak rozumiem wszystko ma się robić automatycznie pod warunkiem, że system zawierał będzie ramy czasowe. Odp. PARP: Obowiązek określenia daty zakończenia udziału w usłudze dotyczy również tych usług, które świadczone są w formie e-learningu. Data ta (przypisana do konkretnego przedsiębiorcy/użytkownika indywidualnego) powinna znaleźć się w potwierdzeniu przyjęcia do udziału w usłudze. W przypadku wcześniejszego zakończenia udziału w usłudze, usługodawca może dokonać aktualizacji informacji dotyczących tej daty, aby dana osoba/przedsiębiorca mógł dokonać oceny. 2. W przypadku szkolenia otwartego nie ma potrzeby, aby oceniał je pracodawca. Odp. PARP: Należy zwróci uwagę, że to pracodawca jest podmiotem delegującym pracownika do udziału w usłudze szkoleniowej. Tego typu decyzja podyktowana jest konkretnymi oczekiwaniami, które stanowią podstawę dla późniejszej oceny usługi. Z tego powodu pracodawcy uzyskali podmiotowość w ramach systemu oceny usług rozwojowych również w odniesieniu do szkoleń. 3. Pytanie o realizację celów usług rozwojowej ma sens, jeżeli pomiędzy realizacją badania potrzeb a faktyczną realizacją szkolenia nie zmieni się lista uczestników. Co jeżeli pracodawca w ostatnim momencie zmieni listę uczestników? Wykonane badanie potrzeb przestaje być ważne. Czy firma szkoleniowa musi je wykonać jeszcze raz, przed rozpoczęciem realizacji szkolenia? Ile razy takie badanie trzeba wykonywać, jeżeli uczestnicy zmieniają się w różnym momencie? To może prowadzić do absurdów nie da się zrobić rzetelnego badania potrzeb w takiej sytuacji. Jak więc dana usługa może być rzetelnie oceniona? Odp. PARP: Założenia funkcjonowania Rejestru Usług Rozwojowych nie przewidują obligatoryjnej analizy potrzeb rozwojowych. Obowiązek przeprowadzenia tego typu badania wprowadzić mogą wyłącznie Instytucje Zarządzające Regionalnymi Programami Operacyjnymi. Niezależnie od powyższej kwestii należy zwrócić uwagę, że podmiot świadczący usługę ma również prawo do dokonania jej oceny. Stwarza mu to możliwość odniesienia się do ocen dokonanych przez uczestników i pracodawców, jeśli podmiot uznaje je za nierzetelne z powodów wskazanych w pytaniu. 4. Co jeżeli podczas realizacji szkolenia Trener zmieni cele szkolenia? Które cele ocenia później uczestnik/ pracodawca? Pierwotne czy zmienione? Kto informuje pracodawcę o zmianie celów w trakcie szkolenia? Taka sytuacja może się na przykład zdarzyć, kiedy badanie

2 potrzeb przeprowadzane jest nie z bezpośrednio uczestnikami, ale ich przełożonym, który nie bierze udziału w szkolenia. On udziela jakiejś informacji, na tej podstawie przygotowany zostaje program, a na szkolenia okazuje się, że przełożony był w błędzie co do wiedzy/ kompetencji uczestników i albo trener zmieni cele szkolenia albo nie będzie ono miało żadnego sensu? Uczestnicy mogli zrealizować swoje indywidualne cele ustalone na szkoleniu, ale wcześniej ustalony cel szkolenia nie został zrealizowany i wtedy, zgodnie z prawdą, uczestnicy wystawia ocenę np. 3, choć są bardzo zadowoleni. Propozycja: ocena celów ze szkolenia, a nie z karty usługi. Jeżeli cele nie zmienią się będą to cele tożsame z Kartą Usługi, jeżeli zmienią się informacja ta będzie zawarta informacji do Klienta, np. w raporcie poszkoleniowym. Odp. PARP: W przypadku usługi o charakterze otwartym zmiana celów w trakcie trwania usługi nie jest możliwa. W przypadku usługi o charakterze zamkniętym zmiana celów usługi w trakcie jej trwania jest możliwa wyłącznie poprzez wycofanie usługi z systemu i dokonanie ponownej rejestracji usługi. Warto zaznaczyć, że przeprowadzenie analizy potrzeb pozwoli na zminimalizowanie ryzyka związanego z koniecznością zmiany celu usługi rozwojowej w trakcie jej trwania. 5. Podobnie sprawa się ma, jeżeli ze strony pracodawcy niewłaściwa osoba ocenia usługę taka, która albo nie zna się na treści merytorycznej szkolenia, albo nie pracuje z uczestnikami i nie może rzetelnie ocenić realizacji celów szkolenia. W każdym z tych przypadków usługa nie będzie rzetelnie oceniona. Jeśli taka ocena w ogóle ma mieć jakaś wartość, to musiałby dokonywać jej bezpośredni przełożony uczestnika, ale mam dwie wątpliwości. Po pierwsze osobie, która nie uczestniczyła w szkoleniu trudno jest ocenić samo szkolenie, może je oceniać jedynie przez rezultaty, które znalazły swoje odniesienie w zmianie wiedzy bądź zachowania uczestnika szkolenia. Tu pojawia się jednak druga wątpliwość szkolenie mogło być super, trener wywiązał się z realizacji programu i celów, jednak uczestnik nie zaczął korzystać z poznanych narzędzi, bo np. jest leniwy i mu się nie chce. W takim przypadku pracodawca nie zaobserwuje żadnych zmian po szkoleniu, więc nie oceni go pozytywnie. Stawia to w ogóle pod znakiem zapytania ocenę ze strony pracodawcy jest bardzo dużo wątpliwości i możliwości nierzetelnej oceny, działającej na niekorzyść instytucji szkoleniowej. Propozycja: ocena usługi dokonywana wyłącznie przez osobę, której stanowisko pozwala rzetelnie ocenić usługę. Propozycja: może zwiększenie liczby pytań do pięciu pozwoli uniknąć takiego poziomu ogólności pytań jaki występuje w tej chwili? Odp. PARP: Wszystkie próby rozszerzenia listy pytań mogłyby wpłynąć negatywnie na przejrzystość systemu oceny usług rozwojowych. Treść pytań uzgodniona została w wyniku konsultacji społecznych i opiera się na założeniu koncentracji oceny na skutkach zrealizowanych usług. Na obecnym etapie nie planujemy więc zwiększenia liczby pytań. Warto zaznaczyć, że wraz z uruchomieniem Rejestru Usług Rozwojowych planowane jest przeprowadzenie kampanii informacyjno-edukacyjnej, która powinna zminimalizować ryzyko związane z nieprawidłowym korzystaniem z możliwości systemu oceny usług rozwojowych przez przedsiębiorców.

3 6. Jeżeli celem biznesowym szkolenia jest przygotowanie np. strategii rozwoju działu sprzedaży, to jak w 30 dni osoba oceniająca ze strony przedsiębiorcy ma ocenić dokument, który najpierw musi przejść na przykład przez 4 inne działy? Miesiąc to zdecydowanie za mało czasu. Propozycja: Należałoby doprecyzować, co w takich przypadkach albo np. wydłużyć czas oceny w przypadku jeżeli cel wiąże się w wyprodukowaniem jakiegoś dokumentu lub wdrożeniem nowych zachować itp. To instytucja szkoleniowa mogłaby w systemie zaznaczać ile dni daje na ocenę usługi. Katalog wyboru byłby ograniczony np. 30 dni, 90 dni, pół roku. Odp. PARP: W chwili obecnej nie ma możliwości wydłużenia 30 dniowego terminu na ocenę usługi rozwojowej, tym bardziej iż od jej dokonania uzależniona może być refundacja kosztów usługi ze środków EFS. Dlatego tez należy tak sformułować cel usługi, aby był on możliwy do osiągnięcia w powyższym terminie. Należy przy tym zwrócić uwagę, że termin ten został w wyniku konsultacji społecznych wydłużony z 7 do 30 dni. 7. Nie ma rozróżnienia na pytania dotyczące merytorycznej części szkolenia oraz logistyki (dokumenty, obsługa, catering, sala itp.). Przydałoby się pytanie dot. Logistyki, ponieważ pozwoli to ocenić rzetelność całego procesu realizacji usługi. Jak ktoś będzie miał uwagi dotyczącą klimatyzacji w Sali, nie obniży punktacji za realizację części merytorycznej szkolenia. Z drugiej strony, logistyka jest ważna i również powinna podlegać ocenie. Jeżeli takiego pytania nie chcecie jednak Państwo dawać, należy zaznaczyć, żeby przy ocenie usługi, szczególnie w pytaniu drugim, nie oceniać logistyki szkolenia. Propozycja: dodanie pytania o ocenę logistyki usługi. Odp. PARP: Wszystkie próby rozszerzenie listy pytań mogłyby wpłynąć negatywnie na przejrzystość systemu oceny usług rozwojowych. Treść pytań uzgodniona została w wyniku konsultacji społecznych i opiera się na założeniu o koncentracji oceny na skutkach zrealizowanych usług. Tymczasem propozycja dodatkowego pytania nie odnosi się do ww. skutków, ale do przebiegu samej usługi. Jednocześnie doprecyzujemy treść pytania nr 2, aby rozwiać wątpliwości o jakie oczekiwania chodzi. 8. Jest to tak zwana skala szkolna od 1 do 6, co sprawia, że ludzie mogą ją interpretować bardzo indywidualnie, opierając się na swoich przeszłych doświadczeniach np. Nigdy nie daje piątek i szóstek, ponieważ uważam, że są to oceny dla wybitnych lub Daje 4, bo przecież to dobra ocena. Jeżeli przyjmie się, że pozytywna ocena dla instytucji szkoleniowej to właśnie 5-6, żadna z instytucji nie ma szansy na pozytywną ocenę. Żeby uniknąć takiej sytuacji, skala ocen powinna zostać bardzo dobrze opisana, np. 6 wszystkie cele szkolenia zostały zrealizowane w 100% 5 cele szkolenia zostały w większości zrealizowane 4 na szkoleniu została zrealizowana tylko niespełna połowa przewidzianych celów (jeżeli 4 nie stanowi już oceny pozytywnej. 3- Itp. Przy takim opisie uczestnicy będą świadomi, że dając ocenę 4, dają już ocenę mało pozytywną. Propozycja: szczegółowe opisanie skali ocen oraz uznanie oceny 4 jako oceny pozytywnej (tak jak w szkole, jeżeli już korzystamy z takiej skali).

4 Odp. PARP: Skala, przy pomocy której oceniane będą usługi rozwojowe będzie miała zakres pięciostopniowy. Ustalenie poziomu, od którego ocenę usługi traktować będzie można jako pozytywną jest w dalszym ciągu przedmiotem dyskusji, niemniej jednak propozycja opisu poszczególnych punktów na skali zawarta w uwadze prowadzi do przesunięcia środka ciężkości w ocenie na podanej skali w sposób mogący wprowadzać w błąd potencjalnych użytkowników. 9. Sugerujemy, aby regułą stało się, aby podpis osoby dokonującej komentarza obligatoryjnie był opatrzony nazwiskiem (w przypadku komentarza ujawnionego, jak i nieujawnionego) z możliwością jego usunięcia przez wpisującego oraz możliwość dodania komentarza organizatora usługi rozwojowej. Odp. PARP: Funkcjonalność systemu oceny usług rozwojowych będzie zakładać możliwość dodania komentarza przez podmiot świadczący usługę rozwojową. Nie przewiduje się natomiast możliwości naruszenia zasady anonimowości wpisów w systemie (chyba, że użytkownik wstawiając komentarz wyrazi zgodę na publikację swoich danych). 10. W Karcie usługi przyjęto zasadę dominacji celu biznesowego nad celem edukacyjnym w przypadku usług mieszanych (tj. o charakterze biznesowo-edukacyjnym). Jeżeli usługę oceniać będzie pracownik, który np. uczestniczył tylko w szkoleniach np. z zakresu wdrażania rozwiązania opracowanego w firmie, lub jakiegokolwiek innego szkolenia, to w ankiecie pojawi się pytanie: W jakim stopniu wg Pana Pani opinii cel usługi rozwojowej został zrealizowany / osiągnięty? Jeżeli zostanie z Karty Usługi przywołany cel biznesowy to pracownik nie będzie w stanie odpowiedzieć na zadane pytanie, a jeśli odpowie to nie będzie to wiarygodna informacja. Proponujemy w karcie usługi dodać możliwość wpisywania celów edukacyjnych, tak aby w przypadku pracowników oceniających usługę szkoleniową, pokazywał się cel edukacyjny. Odp. PARP: W Karcie Usługi przyjęto rozwiązanie, zgodnie z którym w przypadku usług o charakterze biznesowo-edukacyjnym podmiot świadczący usługę rozwojową będzie miał możliwość określenia obydwu rodzajów celów. 11. W Karcie Usługi znajdują się dwa pola informujące o możliwej cenie usługi. Punkt 7 to Koszt usługi, czyli np. cena dla całej grupy szkoleniowej. Punkt 7.1 to Cena osobogodziny usługi (jeżeli dotyczy), czyli koszt będący wynikiem podzielenia kosztu usługi (z pkt. 7) przez minimalną liczbę osób przez liczbę godzin usługi. Należy doprecyzować, co oznacza cena usługi w konsultowanym dokumencie, gdyż nie jest to jasne i spójne z zapisami Karty Usługi. Ponadto rzeczywisty koszt usługi (czyli np. cena za przeszkolenie jednej grupy szkoleniowej) będzie dokładnie znany w momencie, gdy uczestnictwo w szkoleniu potwierdzą wszyscy uczestnicy, gdyż część kosztów jest pochodną właśnie liczby uczestników). Cena usługi, np. w przypadku szkoleń, powinna być ceną za uczestnika, gdyż takiej właśnie informacji wyszukują intuicyjnie przedsiębiorcy. Odp. PARP: Koszt usługi przypadający na 1 uczestnika jest rzeczywiście niezależny od liczby uczestników. Kalkulacja tego kosztu powinna być zatem przeprowadzona w oparciu o minimalną liczbę uczestników (poza systemem).

5 12. Kiedy linki do ankiety będzie wysyłany do uczestnika i przedstawiciela, a kiedy tylko do przedstawiciela przedsiębiorstwa? Czy to oznacza, że przedsiębiorstwo będzie oceniało usługę tylko w niektórych przypadkach, np. jak deleguje swojego pracownika? Odp. PARP: Ocena usług rozwojowych będzie dokonywana poprzez wypełnienie ankiety on-line lub w innej postaci przewidzianej w systemie (np.: sms). Linki do wypełnienia ankiety będą wysyłane na adresy przypisane do uczestników usługi i/lub adresy przedstawiciela przedsiębiorstwa delegującego do udziału w usłudze. 13. Czy oceniający (uczestnik czy przedsiębiorstwo) będzie wiedział co oznacza pojęcie "usługa rozwojowa"? Odp. PARP: Podmiot oceniający powinien posiadać wiedzę na temat pojęcia usługi rozwojowej, gdyż jej definicja znajdować się będzie w podręczniku/instrukcji użytkownika Wnioskujemy o niezadawanie pytania nr 2 i 3 przedsiębiorcy, bo odpowie na nie przypadkowo lub zasugeruje się opinią/oceną od swojego pracownika. Odp. PARP: Pozbawienie przedsiębiorcy możliwości odpowiedzi na pytania nr 2 i 3 uniemożliwiałoby mu wypowiedzenie się na temat oczekiwań wobec usługi oraz możliwości jej rekomendowania. 15. Czy podmiot musi wprowadzić wszystkie dane identyfikacyjne uczestnika (które by uczestnik wprowadzał rejestrując się sam w RUR) czy tylko podstawowe np. imię, nazwisko, i pesel? Czy uczestnikowi dopisanemu przez podmiot, tworzy się automatycznie konto w RUR? Odp. PARP: Podmiot świadczący usługę rozwojową nie ma możliwości rejestrowania kont uczestników. Konta takie mogą zostać założone przez przedsiębiorców delegujących do udziału w usłudze bądź przez samych uczestników. 16. A co z usługą realizowaną przez kilka/kilkanaście dni? Jak podmiot zachowa się w sytuacji: 1. uczestnik nie pojawia się pierwszego dnia np. szkolenia, ale bierze udział w pozostałych dniach zajęć - zgodnie z zapisem podmiot zaktualizuje dane w RUR w pierwszym dniu tj. usunie uczestnika z listy, przekreślając możliwość udziału w całej usłudze? 2. uczestnik jest obecny na części usługi dofinansowanej (np. przez dwa dni z trzech dni szkolenia) - czy podmiot gdzieś wykazuje obecności uczestników? czy obecność jakkolwiek wpływa na dofinansowanie i późniejszą ocenę? Odp. PARP: 1. Aktualizacja informacji dotyczących rzeczywistej liczby uczestników usługi nie odnosi się do obecności w każdym dniu realizacji usługi, ale do uczestnictwa w całej usłudze. Nieobecność w jednym dniu trwania nie musi wcale skutkować usunięciem danych osoby z listy uczestników. 2. Wszelkie warunki i wymagania dotyczące udziału w usłudze ustalać będą Instytucje Zarządzające Regionalnymi Programami Operacyjnymi. 17. A może lepiej by wypłacenie dofinansowania uczestnikowi było uzależnione od dopełnienia wszystkich formalności, w tym oceny usługi? Wtedy jest szansa na większą zwrotność

6 ankiet; podmiot nie będzie miał mocnego argumentu by dopilnować uczestnika w wypełnieniu ankiety Odp. PARP: Istnieje zależność między oceną a rozliczeniem dofinansowania, ale szczegóły dofinansowania będą opracowane przez poszczególne Instytucje Zarządzające Regionalnymi Programami Operacyjnymi. Dopilnowanie wypełnienia ankiety nie należy do obowiązków podmiotu świadczącego usługę rozwojową. Funkcjonalność system przewidywać będzie mechanizm monitowania uczestnika w kwestii dokonania oceny zakończonej usługi rozwojowej. 18. W oparciu o nasze doświadczenia (o co pytają szukający studiów czy szkoleń) warto dodać jako kryteria: dni tygodnia, kiedy jest realizowana usługa (do zaznaczenia nazwy dni lub do zaznaczenia: w tygodniu, w weekend) godziny usługi (do wpisania godziny od-do lub do zaznaczenia: do południa, po południu, wieczorem, cały dzień) Odp. PARP: W obecnym kształcie systemu oceny nie przewidziano zaproponowanych takich kryteriów filtrowania. Zostaną one jednak rozważone w trakcie okresowej analizy preferencji użytkowników w tym zakresie po uruchomieniu Rejestru. 19. Czy przywołany z karty usługi cel będzie logicznie wpisywał się w całość pytania nr 1? Myślę, że obecna konstrukcja pytania stwarza zagrożenie dla powstania tzw. "pytań potworków", które będą brzmiały dziwacznie i niezrozumiale dla respondenta wypełniającego kwestionariusz. W załączonym pliku exel - arkuszu 1 przedstawiam pytanie nr 1 w różnych wersjach stworzonych na podstawie CELÓW, których treść skopiowałam z losowo wybranych opisów usług rozwojowych dostępnych na Jak widać, cele podawane przez firmy szkoleniowe, kiedy włożone do środka pytania nr 1, powodują, iż pytanie staje się często nieczytelne i nielogiczne. Odp. PARP: Obowiązek sformułowania celu należy do podmiotu świadczącego usługę rozwojową. Z uwagi na problemy z formułowaniem celów do końca III kwartału br. PARP zaproponuje przykłady poprawnie sformułowanych celów rozwojowych. 20. Czy przedstawiciel pracodawcy - poproszony o ocenę stopnia realizacji celu EDUKACYJNEGO - będzie w stanie udzielić odpowiedzi do 30 dni od zrealizowania usługi? Te USŁUGI rozwojowe, które mają CEL BIZNESOWY (inaczej, cel wynikowy), czyli kończą się wytworzeniem konkretnego produktu, wyniku (np. strategia rozwoju hr firmy, przeprowadzenie egzaminu, audytu, zdobycie konkretnych kwalifikacji), są relatywnie łatwo mierzalne i zarówno bezpośredni odbiorca usługi jak i jego pracodawca powinni móc ocenić stopień realizacji celu do 30 dni po zakończeniu realizacji usługi (pod warunkiem, że firma szkoleniowa określi ten cel zgodnie z zasadą SMART, a `T` w SMART będzie równoznaczne z zakończeniem usługi > warto uczulić firmy szkoleniowe, aby zwracały uwagę na aspekt czasowy celu - "T" w SMART). Odp. PARP: Cel edukacyjny musi być możliwy do zmierzenia w ciągu 30 dni. Obowiązek sformułowania celu możliwego do osiągnięcia w tym terminie spoczywa na Podmiocie.

7 21. Proponuję pozostawienie oceny usługi rozwojowej poprzez pytanie nr 1, 2 i 3 w obecnym kształcie, przy czym należy dodać ograniczenie liczby znaków dla opisu celu BIZNESOWEGO i EDUKACYJNEGO w karcie usługi, żeby wstawiany do pytania nr 1 cel był krótki, co umożliwi respondentowi przeczytanie pyt. nr 1 ze zrozumieniem. Dodatkowo należy szczegółowo wytłumaczyć w karcie usługi przy polu "Cel usługi", jak należy opisać cel BIZNESOWY zgodnie ze SMART (dodatkowo podać przykłady smartnych celów). stopień realizacji celu EDUKACYJNEGO usługi pytać tylko uczestnika szkolenia i firmę szkoleniową (nie pracodawcę, bo ten w większości przypadków nie będzie znał odpowiedzi na pytanie). Odp. PARP: Ograniczenie liczby znaków jest możliwe, ale będzie ono uzależnione od wyników testów systemu oceny usług rozwojowych. Warto przypomnieć, że do końca III kwartału br. zaproponowane zostaną przykłady poprawnie sformułowanych celów rozwojowych. Z uwagi na fakt, iż to pracodawcy uczestniczą w określaniu celów edukacyjnych delegowanych przez siebie pracowników, powinni oni potrafić ocenić stopień osiągnięcia tych celów. 22. Co jeśli pomimo zapisania się do udziału w usłudze, uczestnik nie pojawi się na szkoleniu? Kto poniesie koszt? Jak zabezpieczone będą interesy finansowe organizatora? Czy organizator będzie miał obowiązek prowadzenia sprawozdawczości zrealizowanych szkoleń? Czy będzie ta dokumentacja kontrolowana? Co w przypadku obecności na danym szkoleniu osób finansowanych z EFS i komercyjnie w aspekcie przetwarzania przez IP/Administratora systemu danych osobowych uczestników samodzielnie finansujących swój udział (czy Organizator będzie musiał udostępniać np. listy obecności z nazwiskami osób samodzielnie finansujących udział w szkoleniu)?. Odp. PARP: Samo zapisanie się poprzez RUR nie zagwarantuje dostatecznie interesów finansowych organizatora. Dlatego sugerujemy, aby Podmiot wystawiając usługę w Rejestrze wskazał warunki konieczne, aby w niej uczestniczyć (np. dokonanie wpłaty na x dni przed rozpoczęciem usługi pod rygorem wykreślenia z listy). Jeśli chodzi o dokumentację, to zalecamy jej prowadzenie niezależnie od źródła finansowania usługi, zaś w przypadku udziału uczestników z dofinansowaniem z EFS pewien minimalny zakres dokumentacji może być wymagany przez instytucję w regionie udzielającą wsparcia i może ona podlegać sprawdzeniu w trakcie wizyt monitorujących usługi. W kwestii przetwarzania danych osobowych każdy użytkownik indywidualny rejestrując się w RUR wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Administratora, ponadto przystępując do każdej usługi, otrzymując wsparcie lub dodając siebie do listy pracowników przedsiębiorcy, użytkownik ten będzie musiał wyrazić zgodę na przetwarzanie danych. 23. A co jeśli pomimo naszych monitów nie dopełni tego obowiązku? Podmiot organizujący usługę ponosi wyłączne ryzyko finansowe z tym związane?? Kto zapłaci za zrealizowanie tej usługi? Czy organizatora i firmę będzie wiązała umowa, która umożliwi dochodzenie należności za zrealizowaną usługę w przypadku gdy organizator nie otrzyma jej z EFS?. Odp. PARP: W przypadku usług komercyjnych nie przewiduje się na chwilę obecną żadnych konsekwencji w takiej sytuacji. W przypadku udziału w usłudze ze współfinansowaniem ze środków EFS, wypełnienie ankiety będzie obowiązkowe, zaś konsekwencje braku wypełnienia ankiety powinna regulować umowa lub inna forma zobowiązania nałożona przez właściwą instytucję w regionie udzielającą wsparcia. Co ważne stroną takiej umowy (w związku z wprowadzeniem

8 Podmiotowego Systemu Finansowania) będzie przedsiębiorca lub użytkownik indywidualny, a nie Podmiot świadczący usługi rozwojowe, zatem Podmiot nie będzie miał żadnego zobowiązania wobec instytucji w regionie (będzie je miał przedsiębiorca lub użytkownik indywidualny). Co do zawierania umów pomiędzy Podmiotami i przedsiębiorcami sugerujemy ich zawieranie poza systemem (po przyjęciu zgłoszenia na usługę, a przed jej rozpoczęciem). 24. Uczestnik ma obowiązek dokonania oceny usługi - czyli też założenia swojego profilu i upoważnienia IP/Operatora do przetwarzania danych osobowych? Odp. PARP: Tak. 25. Czy zaktualizowanie listy uczestników rozumiane jest jako wprowadzenie danych uczestników do RUR? Dlaczego podmiot realizujący usługę? Obowiązek taki powinna mieć firma delegująca/pracownik? W praktyce będzie to oznaczało opóźnienie rozpoczęcia szkolenia ze względu na uzupełnianie w RUR danych koniecznych do rozpoczęcia szkolenia. Jak zostanie zapewnione wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeśli to organizator szkolenia będzie dokonywał zmian w RUR. Odp. PARP: Podmiot będzie miał prawo przyjąć aktualizację zgłoszenia od przedsiębiorcy, będzie mógł usunąć uczestnika z listy po podaniu przyczyny oraz będzie mógł przyjąć rezygnację uczestnika w usłudze. Podmiot nie będzie wprowadzał danych nowych użytkowników i nie będzie ich rejestrował na usługę oczywiście zalecamy, aby Podmioty kierowały wszystkich chętnych na usługi (tych zgłaszających się z dofinansowaniem obowiązkowo) do korzystania z formularza zgłoszeniowego w RUR, to pozwoli na lepszą koordynację procesu rejestracji uczestników po stronie Podmiotu. Nie widzimy tu ryzyka opóźnień wypełnianie zgłoszenia przez użytkownika czy nawet oznaczanie zmniejszającej się liczby miejsc przez Podmiot to nie będą czynności czasochłonne. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych będzie zaszyta w formularzu zgłoszeniowym. 26. Użytkownik zapisujący siebie lub innych użytkowników do skorzystania z usługi będzie odpowiedzialny za podanie danych użytkowników faktycznie uczestniczących w usłudze - podanie danych (komu? organizatorowi?) czy wprowadzenie do RUR? Odp. PARP: Chodzi o aktualizację formularza zgłoszeniowego na usługę, który zostanie poprzez system przekazany Podmiotowi świadczącemu usługę de facto więc odbywa się to za pośrednictwem RUR. 27. Co jeśli uczestnik weźmie udział w szkoleniu, a firma nie dopełni obowiązku podania/wprowadzenia danych? Jak organizator ma wtedy zaktualizować listę uczestników? Czy będzie wymagana lista obecności w wersji papierowej? Czy w związku z tym dopuszczamy możliwość dopisania się do listy uczestnika nie wprowadzonego do RUR i brania udziału w pierwszym dniu trwania usługi bez dopełnienia tego wymogu? Co jeśli pracodawca nie potwierdzi udziału tej osoby jako uczestnika delegowanego przez firmę?? Znowu ryzyko ponosi organizator. Odp. PARP: Zapis zmieniono będzie możliwość dodania do RUR nowego uczestnika w dniu jego przystąpienia do usługi. Informacja nt. aktualizacji jak wyżej. Jeśli chodzi o udział uczestników z dofinansowaniem muszą oni zapisać się poprzez system. W innym razie nie otrzymają dofinansowania z instytucji regionalnej (dla Podmiotu nie powinien być to problem otrzymuje on

9 zapłatę od uczestnika i jej uiszczenie powinno być warunkiem koniecznym do przystąpienia do udziału w usłudze). 28. Kiedy w takim razie i w jaki sposób (czy należy to dokumentować) organizator ma dopełnić obowiązku monitowania uczestników (punkt 12a). Odp. PARP: Podmiot nie ma obowiązku monitować uczestników będzie to robił mechanizm automatycznych powiadomień w systemie. 29. O jakie inne oczekiwania (poza wskazanym w pyt. 1 kluczowym oczekiwaniem osiągnięcia celu usługi) tutaj pytamy? Pytanie 1 i 2 pokrywają się, chyba że pytanie nr 2 zostanie doprecyzowane Odp. PARP: Obecna treść pytania to efekt uproszczenia poprzedniej wersji ankiety, która w ramach pytania 2 składała się z 9 pytań szczegółowych dot. zadowolenia z wybranych aspektów usługi. Odeszliśmy od tej propozycji, aby skoncentrować się na poziomie efektów usługi (nawet, jeśli są to efekty natychmiastowe) zamiast na poziomie reakcji na sposób przeprowadzenia usługi.