Strategie zakupu asortymentu

Transkrypt

1 Strategie zakupu asortymentu Geneza rozwoju zarządzania strategicznego w obszarze zakupów W większości przedsiębiorstw podejście strategiczne do zakupów bierze swój początek w kryzysie bądź w sytuacji, gdy trudno podnieść rentowność firmy generując dodatkową sprzedaż. Niewielu zarządzających zwraca szczególną uwagę na zakupy, gdy sytuacja finansowa organizacji jest zadowalająca, a rynki dostaw w miarę ustabilizowane. W efekcie charakterystycznym czynnikiem dla fazy wczesnego rozwoju przedsiębiorstwa jest koncentracja menedżerów na funkcjach związanych głównie ze sprzedażą i marketingiem. Tymczasem aktywne zarządzanie zakupami raczej nie występuje lub schodzi na dalszy plan. Wiadomo, że faza rozkwitu przedsiębiorstwa, nawet jeśli się ostatecznie nie kończy, to nie trwa nieustannie. Dla każdej z firm przychodzi moment, gdy dalsze zwiększenie sprzedaży pociąga za sobą konieczność poniesienia ponad proporcjonalnych wydatków marketingowych bądź inwestycyjnych. Szczegółowe analizy mogą pokazać, iż takie wydatki, chociaż generują dodatkowe obroty, jednocześnie mogą doprowadzić do długofalowego spadku rentowności, a nawet zmniejszenia wartości przedsiębiorstwa. W obliczu nacisku właścicieli na dalszy wzrost wartości firmy, alternatywą dla pobudzania sprzedaży jest restrukturyzacja zakupów. Obszary usprawniania zakupów Zmiana sposobu dokonywania zakupów ma zazwyczaj charakter wieloetapowy i odbywa się na kilku płaszczyznach. W pierwszej kolejności ulega modyfikacji zakres zadań i kompetencji pracowników zaangażowanych w funkcje zakupowe. Równolegle usprawniane są procesy zakupowe, zarówno w obszarze pozyskania źródeł zaopatrzenia, jak i operacyjnej obsługi zamówień. Jednak kluczowym elementem optymalizacji procesu pozyskania źródeł zaopatrzenia jest rozwój strategii zakupu asortymentu. Opracowanie skutecznej metodyki budowy strategii uważa się za główną determinantę efektywności zaopatrzenia. Wynika to z faktu, iż strategia stanowi drogowskaz dla wszelkich działań w zakresie pozyskania danego produktu. Błędne założenia przy opracowaniu strategii powodują nieefektywność dalszych działań w zakresie wyboru dostawcy i dalszej z nim współpracy. Czym jest strategia zakupu asortymentu? Ze względu na znaczenie strategii zakupu asortymentu warto odpowiedzieć sobie na pytanie, co tak naprawdę kryje się pod jej nazwą? W gruncie rzeczy chodzi o optymalny plan pozyskania dobra,

2 którego parametry funkcjonalno-techniczne odpowiadają rzeczywistym potrzebom przedsiębiorstwa. Jednocześnie plan powinien doprowadzić do minimalizacji całkowitego kosztu posiadania nabywanego dobra oraz ograniczenia ryzyka nieciągłości bądź nieterminowości dostaw. Ze względu na niejednorodność funkcjonalno-techniczną nabywanych produktów i usług oraz różną sytuację na ich rynku dostaw, strategie zakupu powinny być opracowywane dla każdego z asortymentów z osobna. Trudno w ten sam sposób kupować artykuły biurowe i maszyny produkcyjne. Nawet gdyby rynek dostaw charakteryzował się podobnymi parametrami, to oba produkty najprawdopodobniej mają całkowicie inne znaczenie dla funkcjonowania przedsiębiorstwa. Elementy strategii zakupu asortymentu Precyzując pojęcie strategii zakupu asortymentu warto przyjrzeć się jej podstawowym elementom. Punktem wyjścia dla opracowania strategii jest określenie granic pomiędzy tym, co przedsiębiorstwo ma zamiar wytwarzać, a tym, co będzie kupować. Powyższa decyzja determinuje stopień uzależnienia organizacji od jej dostawców. Drugim elementem strategii zakupu jest wybór zakresu standaryzacji nabywanego dobra. Niepowtarzalność kupowanego asortymentu wpływa na jakość i unikalność finalnego dobra, często podnosząc jego wartość w oczach konsumenta. Z drugiej strony brak standaryzacji generuje znaczące koszty, które wynikają między innymi z potrzeby utrzymania wyższego poziomu zapasów. Kolejnym elementem strategii jest wybór poziomu agregacji potrzeb pomiędzy różnymi jednostkami organizacyjnymi. Im większa kooperacja jednostek zakupowych, tym większa siła przetargowa przedsiębiorstwa w relacjach z dostawcami. Przedsiębiorstwo powinno również odpowiedzieć na pytanie o charakter relacji, które należy rozwijać z dostawcą danego asortymentu. Z niektórymi współpraca przyjmie znamiona partnerstwa opartego na zaufaniu, wspólnym rozwoju. Tymczasem z innymi warto utrzymywać relacje stricte handlowe, wykorzystując wszelkie atuty negocjacyjne w celu uzyskania lepszych warunków kontraktu. Jednym z najbardziej zaawansowanych elementów strategii zakupu jest decyzja o zakresie intensywności współpracy z dostawcą przy rozwoju nabywanego asortymentu oraz inwestycjach w automatyzację procesu obsługi zamówień. Dojrzałe organizacje decydują się na uruchomienie projektów rozwojowych wspólnie z dostawcami w celu maksymalizacji potencjału intelektualnego czy finansowego. Tymczasem informatyzacja procesu obsługi zamówień prowadzi do redukcji kosztów operacyjnych i zwiększenia poziomu satysfakcji klientów wewnętrznych. Podstawowe elementy strategii zakupu asortymentu prezentuje rysunek 1.

3 Rysunek 1. Elementy strategii zakupu asortymentu Decyzje make or buy Współpraca przy obsłudze zamówień Zakres standaryzacji Współpraca przy rozwoju produktu Charakter relacji z dostawcami Poziom agregacji Źródło: Opracowanie własne Narzędzia analityczne wykorzystywane przy budowie strategii zakupowych Rozwinięcie prawidłowej strategii zakupu wymaga przeprowadzenia wielu pracochłonnych analiz. W celu uproszczenia pracy swoich partnerów biznesowych firmy doradcze rozwinęły szereg narzędzi badawczych. Do katalogu najpopularniejszych z nich z pewnością należy Macierz Kraljic a, przedstawiona na rysunku 2. Model Petera Kraljic a jest portfelową metodą oceny sytuacji zakupowej oraz segmentacji kupowanego asortymentu. Czteropolowa macierz dzieli nabywane asortymenty ze względu na dwa kryteria: znaczenie nabywanych dóbr dla funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz stopień komplikacji rynku dostaw. Przyporządkowanie asortymentu do jednego z czterech pól pozwala rozpoznać, które asortymenty mają strategiczne znaczenie dla przedsiębiorstwa, gdzie leży potencjał największych oszczędności oraz pozyskanie których dóbr może rodzić potencjalne trudności. Rysunek 2. Macierz Kraljic a Stopień komplikacji rynku dostaw Wąskie gardła Asortymenty strategiczne Zakupy rutynowe Dźwignie zakupowe Znaczenie asortymentu dla przedsiębiorstwa Źródło: Opracowanie własne na podstawie: C. Gelderman, A.J. van Weele, Purchasing portfolio usage and purchasing sophistication, Open University of Netherlands, Heerlen 2005, s.4.

4 Narzędzie Petera Kraljic a, choć zrewolucjonizowało swego czasu zarządzanie w obszarze zakupów, nie dostarcza wystarczających informacji do rozwoju optymalnych strategii. W modelu brakuje spojrzenia na zakupy oczami dostawcy. Do prawidłowego oszacowania rozkładu sił negocjacyjnych niezbędne są dane o sposobie postrzegania nabywcy przez jego dostawców. W odpowiedzi na potrzeby analityczne zakupowców opracowano macierz preferencji dostawców, przedstawioną na rysunku 3. Konstrukcja czteropolowej macierzy opiera się na ocenie nabywcy w oparciu o dwa kryteria: atrakcyjność nabywcy oraz udział jego zakupów w obrotach dostawcy. Rysunek 3. Macierz Preferencji Dostawców Atrakcyjność nabywcy Rozwojowy kluczowy utrapienie do eksploatacji Udział zakupów nabywcy w obrotach dostawcy Źródło: Opracowanie własne na podstawie: Supplier relationship management, CIPS Positions on Practice, The Chartered Institute of Purchasing and Supply, s. 2-3 Połączenie powyższych dwóch analiz dostarcza kompleksowych danych o pozycji negocjacyjnej przedsiębiorstwa względem dostawców oraz o znaczeniu nabywanego asortymentu dla budowy przewagi konkurencyjnej. Na bazie tych informacji zarządzający zakupami opracowują strategię zakupu asortymentu. Przedstawione powyżej narzędzia stanowią jedynie wybrane pozycje z szerokiego portfolio analiz stosowanych przy opracowaniu strategii zakupu asortymentu. Obecnie coraz większe grono przedsiębiorstw rozwija własne modele, które dostosowane są do specyfiki zakupów przedsiębiorstwa. W rezultacie firmy są w stanie zwiększać swoją rentowność poprzez redukcję zbędnych kosztów oraz uzyskanie dodatkowej sprzedaży, na skutek relatywnego zwiększenia wartości dobra oferowanego finalnemu nabywcy.

5 W dobie nieustannych fluktuacji cen na rynkach towarowych, dynamicznego rozwoju technologii, koncentracji rynków dostaw, strategiczne zarządzanie zakupami nabiera kluczowego znaczenia dla utrzymania pozycji konkurencyjnej przedsiębiorstwa. W rezultacie eksperci firm doradczych są zgodni, iż w kolejnych latach będziemy świadkami coraz szerszego zastosowania strategii zakupu asortymentu. Autor: Marcin Kotewicz, konsultant firmy Marketplanet